Sesión 3 - Documentación de Procesos

AUDITORÍA Y GESTIÓN DE
PROCESOS
MBA. JOSÉ JAVIER CASTILLO CARRILLO
Ciclo: 2024-10
Sesión 3:
Documentación de Procesos
Agenda
✓Documentación de procesos
✓Importancia de la documentación
✓Diagrama de Bloques
✓Ficha técnica
✓Diagrama de procesos
✓Nomenclatura
✓Aprobación y difusión de documentos
✓Elaboración de Procesos
Documentación de procesos
Mapa de
procesos
(procesos de
nivel 0)
Diagramas
de bloques
(para
desplegar los
procesos de
nivel 1 y
Los procesos de nivel 0 de la entidad siguientes)
Fichas
se documentan a través del mapa de Técnicas de
procesos, luego cada uno de ellos se procesos
(para todos
desagrega identificando los procesos los procesos
de los siguientes niveles (multinivel). de todos los
niveles)
Este desarrollo genera la siguiente Diagramas
documentación de procesos: de procesos
(por cada
proceso de
último nivel)
Fichas de
indicadores
(para todos
los procesos
de todos los
niveles)
Documentación de procesos
Fuente: Servir
Importancia de la documentación
Evidencian la planificación de cómo la

entidad realiza sus actividades
Permiten un mejor control para la

mejora continua
Al elaborarlos y revisarlos se identifican

oportunidades de mejora para innovar
en los métodos de trabajo
Contribuyen a desarrollar la gestión del

conocimiento
Diagrama de Bloques
Es una representación
Los bloques que dan
gráfica simplificada un
nombre al diagrama
sistema, proceso o sistema
representan los distintos
de control. Ofrece una
elementos de un sistema.
visión funcional de un
Las líneas y flechas
sistema e ilustra cómo se
muestran las relaciones
interrelacionan sus
entre dichos bloques. Estos
distintos elementos.
elementos visuales
Representan y describen
proporcionan una visión
los principales
funcional de alto nivel del
componentes y procesos
sistema, fácil de digerir y
que tienen lugar dentro de
comprender
un sistema
Ventajas de los Diagrama de Bloques
Diagrama
de
bloques
Diagrama de bloques de procesos misionales
En el ejemplo del IPD, el
proceso de nivel 0 que se
está desagregando se
llama “Gestión del
deporte de alta
competencia”; el cual se
descompone en 4
procesos de nivel 1:
“Gestión del Registro
Nacional Deportivo”,
“Subvención a
deportistas calificados”,
“Compra y entrega de
material deportivo a
federaciones” y “Apoyo
económico a
federaciones”.
Fuente: Servir
Ficha Técnica
Ficha Técnica
Nivel 0
Gestión del
Deporte de
Alta
Competencia
Ficha Técnica
Nivel 1
Subvención a
deportistas
calificados
Diagrama de procesos
Es una representación gráfica de
los principales procesos que se
llevan a cabo en una compañía, su
orden y sus interrelaciones.
Muestra la secuencia e
interacción de las actividades de
un proceso a través de símbolos
gráficos, que proporcionan una
mejor visualización del
funcionamiento del proceso,
ayudando a su entendimiento y
haciendo su descripción más
visual e intuitiva.
Beneficios de los Diagramas de Procesos
Favorece la comprensión del proceso
que trata de simular
Permite identificar de una forma rápida
los problemas y dónde se producen
Permite definir claramente los límites
de cada proceso
Es una herramienta de formación para
nuevos empleados
Un buen diagrama
Determinar los componentes del proceso
Ordenar las actividades
Elegir los símbolos adecuados
Hacer la conexión entre actividades
Indicar el comienzo y el final de cada proceso
Revisar el diagrama de procesos y asegurarse de que su representación

gráfica es la adecuada
Nomenclatura básica
Business Process Model and Notation – BPMN
Diagrama de
Proceso
Proceso
Nivel 2
Evaluación de
la Subvención
https://www.youtube.com/watch?v=uFUboyAX1b8
https://www.youtube.com/watch?app=desktop&v=ZtYT2GILpXs
https://www.youtube.com/watch?v=-U-RQKJ9KKg
Aprobación y difusión de documentos
La documentación de los procesos es aprobada por los respectivos dueños de cada proceso, previa
conformidad del responsable de la materia de gestión por procesos en cada entidad.
El Mapa de Proceso es consolidado por el responsable de la materia de gestión por procesos en cada
entidad, quien lo revisa y da su conformidad previa elevación a la máxima autoridad administrativa de la
entidad para su aprobación.
Los documentos aprobados deberán ser difundidos mediante comunicaciones al personal de la entidad, y
de ser el caso, a los grupos de interés. Las comunicaciones podrán ser por medios escritos, murales, correos
electrónicos, portales web, sensibilizaciones, charlas, talleres, capacitaciones, entre otros.
Esta información aprobada sirve para la toma de decisiones sobre:

• Identificación de oportunidades de mejora
• Implementación del Sistema de Control Interno
• Alineamiento con los objetivos de la entidad
• Implementación de sistemas de calidad y mejora del servicio al ciudadano
• Implementación de tableros de control
Elaboración de Procedimientos
• Una vez que se ha documentado el proceso a través de la
caracterización, ya se pueden elaborar los procedimientos que
conforman los procesos de último nivel (nivel “n”). El procedimiento
se elabora sobre la base de la información del proceso a documentar,
es decir, la información de la caracterización registrada en la Ficha
Técnica del Proceso y en el Diagrama del Proceso.
• La elaboración de procedimientos es una manera de documentar los
procesos de la entidad. Al conjunto de procedimientos se le
denomina Manual de Procedimientos (MAPRO).
Contenido mínimo de un procedimiento
• Objetivo: que es lo que se logra ejecutando el procedimiento.
• Alcance: lugares o áreas en donde se ejecuta el procedimiento.
• Base Normativa: disposiciones legales que regulan el procedimiento.
• Responsable: puesto designado para la ejecución del procedimiento.
• Siglas y definiciones: descripción de las abreviaturas y acrónimos que se emplean en el
procedimiento, así como de los conceptos o términos que serán mencionados durante el desarrollo
del procedimiento.
• Diagrama del proceso: incluir el diagrama del proceso del que se deriva el procedimiento.
• Desarrollo: que incluye la descripción de las actividades que conforman el procedimiento. Deben
indicarse los cargos que realizan las actividades.
Esta descripción se puede complementar utilizando la herramienta Diagrama de Flujo o Flujograma.
• Registros: formatos que se llenan o en general cualquier evidencia de que el procedimiento ha sido
• ejecutado.
• Anexos: detalle de cualquier explicación adicional o formatos que se usan en el procedimiento.
Resumen

Sesión 3 - Documentación de Procesos

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Sesión 3 - Documentación de Procesos

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Sesión 3 - Documentación de Procesos

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

AUDITORÍA Y GESTIÓN DE

Evidencian la planificación de cómo la

Permiten un mejor control para la

Al elaborarlos y revisarlos se identifican

Contribuyen a desarrollar la gestión del

Ordenar las actividades

Elegir los símbolos adecuados

Hacer la conexión entre actividades

Indicar el comienzo y el final de cada proceso

Revisar el diagrama de procesos y asegurarse de que su representación

Esta información aprobada sirve para la toma de decisiones sobre:

También podría gustarte