Comparativo 02

ACUERDO 001 DE 2024
ACUERDO No. ox
“por el cual se establecen los criterios técnicos y jurídicos para implementar la Función Archivística en el
Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
ACUERDO No ()
(fecha)
“por el cual se establecen los criterios técnicos y jurídicos para implementar la

Función Archivística en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

JORGE PALACIOS PRECIADO
En ejercicio de sus facultades legales, en especial las que le confiere la Ley 80

de 1989, el artículo 76, literal b) de la Ley 489 de 1998, la Ley 1470 de 2011,
el Decreto 158 de 2022, el Decreto 1080 de 2015, el Acuerdo 09 de 2012 y,
CONSIDERANDO:
Que el literal b) del artículo 76 de la Ley 489 de 1998, faculta al Consejo Directivo
del Archivo General de la Nación para: “Formular a propuestas del representante
legal, la política de mejoramiento continuo de la entidad, así como los programas
orientados a garantizar el desarrollo administrativo; (…)”.
Que el artículo 1º de la Ley 594 de 2000, establece las reglas y principios

generales que regulan la función archivística del país.
Que, el artículo 3 de la Ley 594 del 2000 define la Función Archivística como las
“(…) actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que
comprenden desde la elaboración del documento hasta su eliminación o
conservación permanente”, por tanto, incluye todos los procesos de la gestión
documental y administración de archivos sin importar el soporte o formato de
los documentos”.
Que, el artículo 4 de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, designa,

dentro de los principios generales de la función archivística, al Archivo General
de la Nación como la Entidad: “(…) del Estado encargada de orientar y coordinar
la función archivística para coadyuvar a la eficiencia de la gestión del Estado y
salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la riqueza cultural
de la Nación, cuya protección es obligación del Estado, según lo dispone el título
I de los principios fundamentales de la Constitución Política; (…)”. “(...) Los
archivos actúan como elementos fundamentales de la racionalidad de la
administración pública y como agentes dinamizadores de la acción estatal. Así
mismo, constituyen el referente natural de los procesos informativos de
aquélla”; (…).
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Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado
Dirección: Carrera 6 No.6 - 91, Bogotá D.C., Colombia Página 1 de 140
Teléfono: (+57) 601 328 2888
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Que el artículo 34 de la Ley 594 de 2000, faculta al Archivo General de la Nación

para fijar: “(…) los criterios y normas técnicas y jurídicas para hacer efectiva la
creación, organización, transferencia, conservación y servicios de los archivos
públicos, teniendo en cuenta lo establecido en esta ley y sus disposiciones”.
Que la parte VIII del Decreto 1080 de 2015, Decreto Único Reglamentario del
Sector Cultura, reglamenta el Patrimonio Archivístico.
Que el literal i) del artículo 9º del Acuerdo 009 de noviembre 30 de 2012, faculta
al Consejo Directivo del Archivo General de la Nación para: “Expedir las normas
y reglamentos generales sobre el desarrollo de la función archivística del Estado,
de conformidad con la Ley 594 de 2000 y en general sobre aquellos aspectos
que exija la racionalización y normalización del trabajo archivístico a nivel
nacional y territorial”.
Que, con el fin de racionalizar las disposiciones vigentes expedidas por el

Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, se hace necesario unificar,
actualizar y reglamentar otros aspectos técnicos adicionales, para establecer los
criterios técnicos y jurídicos de la función archivística en el Estado Colombiano y
fijar otras disposiciones.
Que en mérito de lo expuesto:
ACUERDA
TÍTULO 1
DISPOSICIONES GENERALES
CAPÍTULO 1
Objeto, ámbito de aplicación y definiciones
Artículo 1.1.1. Objeto. Establecer los criterios técnicos y jurídicos para

implementar la función archivística en el Estado Colombiano y fijar otras
disposiciones en cumplimiento de la Ley 594 de 2000 y el Decreto 1080 de 2015
“Decreto Único del Sector Cultura” o por las normas que lo modifiquen.
Artículo 1.1.2. Ámbito de aplicación. El presente Acuerdo comprende a la

administración pública, en sus diferentes niveles: nacional, departamental,
distrital, municipal, así como las entidades privadas que cumplen funciones
públicas y demás organismos regulados por la Ley 594 de 2000.
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Artículo 1.1.3 Definiciones. Para todos los efectos del presente Acuerdo, se
tendrán en cuenta las definiciones del anexo. (Ver anexo 1 “Definiciones”)
Parágrafo. Los anexos que hacen parte integral del presente Acuerdo se podrán
actualizar sin que sea necesaria su aprobación a través de un nuevo Acuerdo por
parte del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación Jorge Palacios
Preciado
CAPÍTULO 2
Planeación de la función archivística
Artículo: 1.2.1. Deber de la planeación. Los sujetos obligados deben

establecer las actividades encaminadas al diseño, elaboración, aprobación y
evaluación de los lineamientos de la gestión documental y administración de
archivos en concordancia con el plan estratégico, plan de acción y con el modelo
de medición del desempeño institucional.
Parágrafo: Los representantes legales de las Entidades, los secretarios

generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía deben
velar por la debida planeación de los recursos tendientes a la implementación
de la Política de Archivos y de Gestión Documental.
Artículo 1.2.2. Diagnóstico integral de archivos. Es requisito para la

formulación del Plan Institucional de Archivos y Programa de Gestión
Documental el diagnóstico integral de archivos. Este debe ser elaborado
considerando la totalidad de los documentos producidos o gestionados en
soportes físicos y/o formatos electrónicos, dispuestos en diferentes medios y
sistemas de información, siguiendo los criterios metodológicos establecidos por
el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.
Artículo 1.2.3. Formulación de la Política de Gestión Documental. Los

sujetos obligados deben formular su Política de Gestión Documental teniendo en
cuenta los elementos establecidos en el artículos 2.8.2.5.6 y 2.8.2.5.7 del
Decreto 1080 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura, las
normas que los modifiquen, deroguen o sustituyan y armonizarse con los otros
sistemas administrativos y de gestión, para establecer el direccionamiento
estratégico de la alta dirección frente al cumplimiento de la Política Nacional de
Archivos y de Gestión Documental.
Parágrafo: Se tendrá como referencia para la formulación e implementación de

la Política, el Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos -
MGDA establecido por el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.
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CAPÍTULO 3
Responsabilidad con los documentos y archivos
Artículo 1.3.1. Responsabilidades. Los sujetos obligados y servidores

públicos serán responsables de la adecuada recepción, gestión, conservación,
organización, uso, manejo y entrega de los documentos y archivos que se
deriven del ejercicio de sus funciones.
Parágrafo: Los propietarios de los documentos, o quienes mediante acto

jurídico los tengan en posesión, control o custodia, realicen sobre ellos
tratamiento o intervención se encuentran obligados al cumplimiento de lo
dispuesto en la Ley 594 de 2000 y demás disposiciones reglamentarias.
Artículo 1.3.2. Recibo y entrega de documentos de archivo. Todo servidor

público al ser vinculado, trasladado o desvinculado de su cargo recibirá o
entregará según sea el caso, los documentos y archivos debidamente
inventariados para garantizar la continuidad de la gestión pública. Por lo anterior,
en desarrollo del Programa de Gestión Documental y en articulación con las
áreas de Gestión Humana y Contratación, o quien haga sus veces, se deben
establecer los procedimientos internos para incluir las disposiciones sobre el
particular.
Parágrafo. La entrega y recibo de los documentos y archivos se hará de

conformidad con las Tablas de Retención Documental y el Formato Único de
Inventario Documental- FUID. (Ver anexo 2 “Formato Único de Inventario
Documental - FUID”). Los documentos deben estar registrados en la respectiva
hoja de control o índice electrónico.
Artículo 1.3.3. Omisión en la recepción, gestión y entrega de

documentos. Los servidores públicos que se trasladen, retiren o posesionen
omitiendo la entrega, la debida gestión y el recibo de los documentos y archivos,
responderán ante las autoridades disciplinarias, penales, fiscales o
administrativas por las consecuencias de esta omisión.
Parágrafo. Por ningún motivo el servidor público podrá llevarse la documentación

producida en ejercicio del cargo por cuanto los documentos públicos son de
propiedad del Estado, so pena de encontrarse incurso en cualquiera de las
sanciones previstas por la Ley.
Artículo 1.3.4. Responsabilidad en la conformación de los archivos. Es

responsabilidad de los sujetos obligados garantizar la conformación,
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organización y conservación de los archivos y expedientes, atendiendo al ciclo

vital de los documentos, sin importar que estos se gestionen a través de
plataformas transaccionales de uso común en las entidades del Estado.
CAPÍTULO 4
Inspección, Vigilancia y Control
Artículo 1.4.1. Inspección, vigilancia y control. El Archivo General de la

Nación Jorge Palacios Preciado, ejercerá las facultades reglamentadas en el
artículo 35, en concordancia con lo normado en el artículo 32 y el artículo 33 de
la Ley 594 de 2000, dirigidas a prevenir y sancionar el incumplimiento del
presente Acuerdo.
Artículo 1.4.2. Normas complementarias. Con base en las facultades

otorgadas en el artículo 34 de la Ley 594 de 2000, son normas complementarias
del presente Acuerdo: procedimientos, manuales, guías o instructivos expedidos
y publicados por el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.
Parágrafo. Se podrán considerar para la implementación de la Política de

Archivos y de Gestión Documental parámetros establecidos por las normas
técnicas y estándares internacionales.
Artículo 1.4.3 Auditorías internas. Los jefes de control interno, o quien haga
sus veces, deben incorporar en su plan anual de auditorías las acciones
tendientes a verificar el cumplimiento del presente Acuerdo en desarrollo del
Programa de Gestión Documental.
TÍTULO 2
ÓRGANOS ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORES DEL SISTEMA
NACIONAL DE ARCHIVOS
Artículo 2.1. Objetivo. Establecer directrices para la articulación y el

cumplimiento de las funciones de los órganos asesores del Sistema Nacional de
Archivos.
CAPÍTULO 1
Comité Evaluador de Documentos
Artículo 2.1.1. Comité Evaluador de Documentos. Es la instancia de

articulación del Sistema Nacional de Archivos responsable de asesorar a la
Dirección General del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado en
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temas referentes al valor primario y secundario de los documentos, la

convalidación de Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración
Documental de los sujetos obligados al cumplimiento de la Ley 594 de 2000, y
la declaratoria de bienes de interés cultural de carácter documental archivístico,
los Planes Especiales de Manejo y Protección de Carácter Documental
Archivístico -PEMP, con miras a proteger el patrimonio documental del país y
propender por su conservación permanente.
Artículo 2.1.2. Conformación del Comité Evaluador de Documentos. El

Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación Jorge
Palacios Preciado, se integra de la siguiente forma:
1. Director(a) General del Archivo General de la Nación Jorge Palacios

Preciado quien lo presidirá.
2. Subdirector(a) de Política y Normativa Archivística quién actuará como
secretario(a) técnico (a) del Comité.
3. Subdirector(a) del Sistema Nacional de Archivos.
4. Subdirector(a) de Gestión del Patrimonio Documental.
5. Subdirector(a) de Transformación Digital e Innovación Archivística.
6. Subdirector(a) de Archivos de Entidades Liquidadas.
7. Director(a) de Patrimonio del sector Cultura, o en su ausencia un
delegado de este.
8. Presidente (a) de la Academia Colombiana de Historia o su delegado.
9. Un archivista de reconocida experiencia en valoración de patrimonio
documental archivístico, designado por el Colegio Colombiano de
Archivistas.
Parágrafo 1. La Oficina Asesora Jurídica del Archivo General de la Nación Jorge

Palacios Preciado, podrá participar como invitado sin voto, cuando así se
requiera.
Parágrafo 2. Invitación a integrar el Comité: El secretario del Comité Evaluador

de Documentos, invitará a los representantes de que tratan los numerales 7, 8,
9, del presente artículo mediante comunicación dirigida a los respectivos jefes o
directores de las entidades para que designen por el término de dos (2) años al
delegado que los representará en el Comité.
Parágrafo 3. Cambio de representantes ante el Comité Evaluador de

Documentos. Los representantes de que tratan los numerales 7, 8, 9, del
presente artículo, se designarán por un periodo de dos (2) años. Su inasistencia
a más de dos (2) sesiones, dará lugar a solicitar al ente competente su
reemplazo.
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Parágrafo 4. El secretario técnico es el responsable de levantar las Actas del

Comité y garantizar su custodia y protección.
Artículo 2.1.3. Funciones del Comité Evaluador de Documentos. Son

funciones del Comité Evaluador de Documentos, las siguientes:
1. Servir de órgano o instancia asesora del Archivo General de la Nación

Jorge Palacios Preciado, para estudiar los asuntos relativos al valor
secundario de los documentos y la preparación de lineamientos sobre
selección y eliminación de éstos.
2. Asesorar al director general del Archivo General de la Nación Jorge
Palacios Preciado sobre la convalidación de las Tablas de Retención
Documental y las Tablas de Valoración Documental aprobadas por las
entidades públicas en los diferentes niveles territoriales, ramas del
poder público y los particulares que cumplen funciones públicas, que
por competencia sean de su conocimiento o las que de oficio asuma
para tal fin.
3. Conceptuar a solicitud del director general del Archivo General de la
Nación Jorge Palacios Preciado, cuando existan controversias entre las
entidades públicas y los Consejos Departamentales y Distritales de
Archivos, sobre los resultados de la evaluación de las Tablas de
Retención Documental y Tablas de Valoración Documental, aprobadas
por las entidades departamentales, distritales y municipales, a
solicitud de las mismas entidades o de los Consejos Departamentales
y Distritales de Archivos.
4. Pronunciarse sobre los inventarios de documentos objeto de
eliminación, publicados por las entidades públicas del orden nacional,
departamental, distrital y municipal cuando lo considere pertinente.
Nación Jorge Palacios Preciado, sobre las observaciones y objeciones
presentadas por los ciudadanos a las listas de eliminación de
documentos publicadas por las diferentes entidades públicas y
privadas que cumplen funciones públicas.
6. Conceptuar y recomendar al director del Archivo General de la Nación
Jorge Palacios Preciado, sobre las solicitudes de declaratoria de Bienes
de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico BIC – CDA del
ámbito nacional, e inclusión en la Lista Indicativa de Candidatos a
Bienes de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico LIC –
BIC, de entidades públicas y privadas, de conformidad con la
normatividad vigente sobre esta materia.
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7. Conceptuar y recomendar al director del Archivo General de la Nación

Jorge Palacios Preciado sobre la necesidad de formular Planes
Especiales de Manejo y Protección de Carácter Documental
Archivístico PEMP – CDA del orden nacional y aprobarlos.
Nación Jorge Palacios Preciado, cuando existan controversias entre las
Entidades Públicas y los Consejos Departamentales y Distritales de
Archivos, sobre la viabilidad de la declaratoria de Bienes de Interés
Cultural de Carácter Documental Archivístico, presentadas entre las
Entidades departamentales, distritales y municipales, a solicitud de las
mismas entidades o de los Consejos Departamentales o Distritales de
Archivos.
9. Pronunciarse sobre la solicitud de inscripción al Registro Nacional de
Archivos Históricos Colombiano – RENAHC de los archivos privados de
significación histórica, de interés público o social.
10. Presentar al Consejo Directivo y al director general, informe anual de
sus actividades.
11. Las demás que le sean asignadas por el Consejo Directivo.
Artículo 2.1.4. Reuniones. El Comité Evaluador de Documentos del Archivo

General de la Nación Jorge Palacios Preciado se reunirá ordinariamente una vez
al mes, y extraordinariamente cuando sea necesario, a solicitud del director
general.
Parágrafo 1. El Comité podrá sesionar y decidir con la presencia de la mitad

más uno de los miembros que lo conforman y las decisiones se adoptarán con el
voto favorable de la mayoría simple de los asistentes.
Parágrafo 2. Las Actas del Comité Evaluador de Documentos, reposarán en el

archivo de gestión de la Subdirección de Política y Normativa Archivística, para
su custodia.
CAPÍTULO 2
Archivos Generales Territoriales y Consejos Territoriales de Archivo
Artículo 2.2.1. Funciones de los Archivos Generales Territoriales. El acto

administrativo de creación de los Archivos Generales Territoriales deberá fijar los
recursos, actividades y personal para el cumplimiento de las funciones
establecidas en el Decreto 1080 de 2015 “Decreto único del sector cultura” o la
norma que lo modifique, sustituya o derogue.
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Parágrafo: Los Archivo Generales Territoriales deben elaborar y publicar en su

página web un informe anual de las actividades adelantas durante la vigencia,
el cual deberá ser remitido a la Subdirección del Sistema Nacional de Archivos
del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado durante el primer
bimestre de la vigencia siguiente, de conformidad con los procedimientos y
formatos establecidos para tal fin.
Artículo 2.2.2. Trasferencias secundarias a los Archivo Generales

Territoriales. De conformidad con las funciones establecidas en el Decreto 1080
de 2015 “Decreto único del sector cultura” o la norma que lo modifique, sustituya
o derogue, los Archivos Generales Territoriales deben garantizar que las
entidades hayan dado aplicación a los instrumentos archivísticos establecidos
por el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, previo a la recepción
de las transferencias secundarias. Así mismo deben publicar de manera
permanente, en su página web, una lista de los fondos documentales recibidos
producto de las transferencias secundarias o producto de la liquidación, fusión o
supresión de entidades de su jurisdicción, la cual como mínimo deberá contener:
Nombre de la entidad, volumen documental (metros lineales o peso electrónico),
soportes, medios o formatos, fecha de ingreso.
Parágrafo. Los Archivo Generales Territoriales elaborarán instrumentos de

descripción que faciliten la consulta y acceso a los documentos recibidos
producto de las transferencias secundarias.
Artículo 2.2.3. Funciones de los Consejos Territoriales de Archivo. El acto

administrativo por el cual se conforme el Consejo Territorial de Archivo deberá
fijar su reglamento de funcionamiento para el cumplimiento de lo establecido en
el Decreto 1080 de 2015 “Decreto único del sector cultura” o la norma que lo
modifique, sustituya o derogue.
Parágrafo 1. Los Consejos Territoriales de Archivo deben elaborar y publicar en

la página web un informe semestral de las actividades adelantas durante la
vigencia, el cual deberá ser remitido a la Subdirección del Sistema Nacional de
Archivos del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, de
conformidad con los procedimientos y formatos establecidos para tal fin.
Parágrafo 2. Los representantes de la Academia de Historia, Colegio

Colombiano de Archivistas, instituciones de educación superior y Cámara de
Comercio deben ser elegidos por las mismas agremiaciones.
Artículo 2.2.4. Transición para el funcionamiento de nuevos Consejos

Territoriales de Archivo. El periodo de transición establecido en el acto
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administrativo por cambio de organización administrativa y/o territorial, debe

ser utilizado para la adecuación de los procesos y procedimientos necesarios
para asumir las nuevas funciones como Consejo Territorial de Archivo, sin
perjuicio del cumplimiento de las obligaciones que genera, de manera inmediata,
dicha transformación.
CAPÍTULO 3
Comités Internos de Archivo
Artículo 2.3.1. Funciones de los Comités Internos de Archivo. Las

funciones establecidas a los Comités Internos de Archivo en el Decreto 1080 de
2015 “Decreto único del sector cultura” o la norma que lo modifique, sustituya
o derogue deben ser ejercidas por el Comité Institucional de Gestión y
Desempeño o por el que lo modifique o sustituya.
Parágrafo 1. Las entidades que no están obligadas al cumplimiento del Modelo

Integrado de Planeación y Gestión – MIPG, deben conformar el Comité Interno
de Archivo.
Parágrafo 2. Los sujetos obligados cuya organización no permita la

conformación del Comité Interno de Archivo tomarán las decisiones a que haya
lugar a través de acto administrativo proferido por el representante legal.
TÍTULO 3
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
Artículo 3.1. Objetivo. Establecer las especificaciones técnicas y requisitos

mínimos que deben cumplir los sujetos obligados para garantizar las condiciones
generales de las instalaciones que contengan documentos y archivos públicos,
así como las personas naturales o jurídicas que presten servicios para la
administración de archivos en relación con el depósito, la custodia, organización,
reprografía y conservación de documentos, de archivo o administración de
archivos históricos, salvo que existan disposiciones de carácter especial.
CAPÍTULO 1
Requisitos para la administración de archivos
Artículo 3.1.1. Condiciones generales de las instalaciones que

contengan documentos y Archivos Públicos. Los edificios y áreas destinadas
para la custodia, el almacenamiento y la conservación de documentos de archivo
en cualquier soporte, medio o formato, deben cumplir con los requisitos técnicos
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señalados en el siguiente artículo. Además de lo establecido en la Título 6

“Conservación y preservación de documentos”, del presente Acuerdo.
Artículo 3.1.2. Instalaciones para servicios de depósito, custodia y

administración integral de documentos de archivo. Los sujetos obligados,
así como las personas naturales o jurídicas que presten servicios de depósito,
custodia o administración integral, deben cumplir las siguientes especificaciones
y requisitos:
1. Se deben cumplir las normas que reglamentan el artículo 13 de la Ley

594 de 2000 sobre las condiciones físicas necesarias para la
construcción y/o la adecuación de edificios y áreas de custodia
documental (ubicación, aspectos estructurales, capacidad de
almacenamiento, estantería, distribución, redes de servicios,
adecuaciones locativas, entre otros) y que los riesgos sean mitigados.
2. Se debe cumplir el Reglamento Colombiano de Construcción Sismo
Resistente vigente.
3. Se deberá garantizar el cumplimiento de las disposiciones en materia
de instalaciones eléctricas definidas por el Reglamento Técnico
Colombiano de Instalaciones Eléctricas RETIE con la certificación
correspondiente.
4. Los pisos, muros, techos, puertas y estanterías deben estar
construidos con materiales ignífugos de alta resistencia mecánica y
desgaste mínimo a la abrasión. Las puertas deben contar con un
sistema de apertura de emergencia interno.
5. Las zonas para procesos de conservación y restauración; las zonas de
trabajo archivístico; las zonas destinadas para la ubicación de
servidores o sistemas de almacenamiento digital y las áreas técnicas,
deben ser independientes de las otras áreas y deben contar con
elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los
archivos y documentos y su adecuada manipulación.
6. Las zonas para procesos de saneamiento de material con biodeterioro,
deben tener un aislamiento para evitar que los agentes
microbiológicos puedan contaminar las demás áreas y poner en riesgo
la salud del personal que trabaja en otras dependencias.
7. Las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios,
deben estar separadas de las áreas de almacenamiento, tanto por
razones de seguridad como de regulación y mantenimiento de las
condiciones ambientales en las áreas de custodia documental.
8. Las áreas técnicas deben estar conectadas con las áreas de custodia
documental, teniendo en cuenta el necesario aislamiento que debe
existir en cuanto a la función desarrollada, así como su accesibilidad
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con las zonas de custodia, recepción, organización y tratamiento de

los documentos.
9. El personal encargado deberá restringir el acceso a las áreas de
almacenamiento y de procesos técnicos, con el fin de garantizar la
seguridad de los documentos custodiados.
10. Garantizar la implementación de todos los planes y programas del
Sistema Integrado de Conservación.
Parágrafo 1. Los edificios y áreas de custodia documental y administración

integral, deben tener en cuenta las condiciones de infraestructura, dotación y
mantenimiento que se deben aplicar con el fin de garantizar las condiciones
ambientales adecuadas, la seguridad, la prevención de emergencias, mitigación
del riesgo y la distribución de áreas y mobiliarios óptimos para la conservación
documental y la integridad de la información.
Artículo 3.1.3. Servicios de Organización de documentos. Los sujetos

obligados y las personas naturales o jurídicas que presten servicios de
organización de documentos, deben acreditar que cuentan con personal idóneo
con formación académica en Archivística, o en las disciplinas relacionadas al
desarrollo de los servicios archivísticos requeridos, según su especialidad.
Artículo 3.1.4. Servicios de reprografía. Los sujetos obligados, así como las
personas naturales o jurídicas que presten servicios de reprografía
(microfilmación y digitalización) de documentos de archivo deben cumplir las
siguientes especificaciones y requisitos:
1. Disponibilidad de instalaciones, equipos y software adecuados para

llevar a cabo los procesos mencionados.
2. Personal debidamente certificado con experiencia específica de
mínimo dos (2) años.
3. La aplicación de las normas técnicas nacionales e internacionales para
el proceso de microfilmación y digitalización que se verificarán en los
correspondientes procesos de contratación, según el objeto
contractual.
4. Crear una base de datos con la descripción de los documentos, con
una estructura que atienda las políticas y normas archivísticas
nacionales e internacionales y demás normas adoptadas por el Archivo
General de la Nación Jorge Palacios Preciado para la descripción de
archivos, incluyendo la descripción técnica de los medios de
almacenamiento.
5. Actuar en concordancia con lo establecido en el Plan de Preservación
Digital a largo plazo de la Entidad contratante.
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Artículo 3.1.5. Servicio de conservación de documentos de archivo y

administración de archivos. Los sujetos obligados, así como las personas
naturales o jurídicas que presten servicios de depósito, custodia y administración
integral de documentos de archivo, deben implementar el Sistema Integrado de
Conservación, conforme lo ordena el artículo 46 de la Ley 594 de 2000 y el Título
6 “conservación y preservación de documentos”, del presente Acuerdo.
Artículo 3.1.6. Servicios de depósito, custodia, organización, reprografía

y conservación de documentos de archivo o administración de archivos
históricos. Los sujetos obligados, así como las personas naturales o jurídicas
que presten servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y
conservación de documentos de archivo o administración de archivos históricos
deben cumplir las siguientes especificaciones y requisitos:
1. En los servicios y procesos de conservación preventiva, conservación

y restauración, las personas naturales deben acreditar título
universitario en Conservación y Restauración de Bienes Muebles o
formación especializada en esta área en instituciones nacionales o
extranjeras debidamente acreditadas, además contar con personal de
apoyo con experiencia en procesos de conservación documental.
2. Acreditar, mediante certificaciones de prestación efectiva del servicio
ofrecido, que cuentan con experiencia específica para desarrollar la
actividad y/o servicio que va a prestar, incluidos los procesos de
Conservación y Restauración de documentos de archivo y las
disciplinas conexas que se requieran.
3. Acreditar que cuenta con personal idóneo con formación académica
en Archivística, de conformidad con lo establecido en la Ley 1409 de
2010, o en las disciplinas que tengan incidencia directa en el desarrollo
de los servicios archivísticos requeridos, según su especialidad.
4. Garantizar la disponibilidad de la infraestructura necesaria en cuanto
a instalaciones, estantería, así como la infraestructura tecnológica de
software, hardware, redes, servidores, equipos y materiales que
permitan la adecuada intervención.
Artículo 3.1.7. Servicios de repositorios digitales de expedientes

electrónicos. Los sujetos obligados, así como las personas naturales o jurídicas
que presten servicios de archivo electrónico a entidades públicas, deben
garantizar la utilización de repositorios digitales confiables, para la preservación
a largo plazo de los documentos y expedientes electrónicos de archivo de
acuerdo con los tiempos de retención establecidos en la Tabla de Retención
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Documental, mientras se encuentren bajo su custodia, deben cumplir las

siguientes especificaciones y requisitos:
1. El acceso a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo

producidos por las autoridades.
2. El monitoreo, planeación y mantenimiento de todos los documentos
electrónicos de archivo generados.
3. El mantenimiento, así como la estrategia para la implementación de
programas de preservación a largo plazo.
Parágrafo 1: Corresponderá al Archivo General de la Nación Jorge Palacios

Preciado definir los requisitos que deben cumplir los sujetos obligados para la
custodia y almacenamiento de documentos electrónicos.
Parágrafo 2: Los sujetos obligados deben garantizar la interoperabilidad de los

diferentes sistemas de información para permitir la recuperación, conservación
y preservación de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida.
Artículo 3.1.8. Servicios de intervención de Bienes de Interés Cultural

de Carácter Documental Archivístico- BIC-CDA. Cuando se trate de
contratos cuyo objeto sea la intervención en conservación documental de los
bienes declarados Bien de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico-
BIC-CDA, públicos y privados del ámbito nacional o territorial,
independientemente del tipo de soporte, la entidad deberá contar con la
aprobación de la autoridad competente nacional o territorial, según corresponda,
quien autorizará la intervención en conservación y restauración, disponiendo que
esta solo podrá realizarse bajo la dirección de profesionales idóneos en
conservación y restauración de bienes muebles y se oficializará mediante acto
administrativo, de conformidad con lo establecido en Capítulo 2 “Declaratoria de
Bienes de Interés Cultural de carácter documental archivístico BIC – CDA”, del
título 8 del presente Acuerdo.
Artículo 3.1.9. Administración de archivos históricos. Los sujetos

obligados, no podrán contratar con empresas privadas, la custodia de
documentos de conservación permanente, sobre los cuales exista la obligación
de transferirlos al Archivo General de la Nación o a los archivos generales
territoriales; tampoco podrán contratar con firmas privadas o terceros la
custodia o administración de documentos declarados como Bienes de Interés
Cultural (BIC). Solo se podrá contratar la administración de archivos históricos
con instituciones de reconocida solvencia académica e idoneidad.
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ACUERDO No. ox
CAPÍTULO 2
Lineamientos generales para la prestación de servicios archivísticos
Artículo 3.2.1. Cumplimiento de la normatividad archivística. En

desarrollo de un contrato estatal de servicios archivísticos, cualquiera que sea
su duración, objeto, alcance y naturaleza, el prestador del servicio contratado
está obligado a cumplir las normas expedidas por el Archivo General de la Nación
Jorge Palacios Preciado, que le sean aplicables, toda vez que intervendrá
documentos públicos.
Parágrafo. En los pliegos de condiciones, invitaciones, contratos y anexos

técnicos, se debe incluir la normatividad archivística aplicable, según el objeto
del contrato.
Artículo 3.2.2. Obligaciones del contratista en ocasión al proceso de

inspección, vigilancia y control de la función archivística. La persona
natural o jurídica contratada para la prestación de servicios archivísticos, por
una entidad pública o privada que cumple funciones públicas no podrá impedir
el acceso de los funcionarios del Archivo General de la Nación Jorge Palacios
Preciado, junto con sus equipos y elementos de trabajo para llevar a cabo las
visitas de inspección y vigilancia que se programen en el seguimiento y control
al contrato estatal, inspección que no requerirá de autorización previa de la
entidad pública contratante.
TÍTULO 4
GESTIÓN DE DOCUMENTOS
Artículo 4.1. Objetivo. Establecer los lineamientos que deben implementar los
sujetos obligados en el marco del Programa de Gestión Documental y sus
programas específicos de acuerdo con la estructura definida, (ver anexo 3
“Programa de Gestión Documental - PGD”), para la producción, gestión y
trámite, organización, transferencias y disposición final, de los documentos de
archivo en cualquier soporte físico y/o formato electrónico, que los sujetos
obligados produzcan o gestionen en desarrollo de sus funciones.
CAPÍTULO 1
Planeación y Producción documental
Artículo 4.1.1. Proceso de planeación y producción documental. Las

oficinas de gestión documental o quien haga sus veces, deben establecer en el
Programa de Gestión Documental - PGD las directrices para la creación y diseño
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ACUERDO No. ox
de los documentos de archivo a partir del análisis de las funciones, uso y

finalidad de los documentos, análisis diplomático y su registro en el sistema de
gestión documental, en articulación con el sistema integrado de gestión.
Parágrafo 1. El estudio de los documentos debe determinar en qué soportes,

medios o formatos se producen o ingresan los documentos, para su registro
como tipología documental de una serie o subserie documental en las Tablas de
Retención Documental y para garantizar su preservación.
Parágrafo 2. Con el propósito de reflejar una adecuada imagen, se debe

establecer la manera de elaborar comunicaciones oficiales (internas y externas)
y otros documentos, teniendo en cuenta las normas existentes para tal efecto e
indicando el asunto del documento y el área competente.
Parágrafo 3. Para la producción de comunicaciones oficiales se deben

incorporar en el pie de página los datos de contacto: la dirección, números
telefónicos, la dirección de la página web, la dirección del correo electrónico
institucional y redes sociales de la entidad, entre otros.
Artículo 4.1.2. Firmas responsables. Todos los sujetos obligados deben

establecer en los procedimientos los tipos de firma ya sea manual, digital o
electrónica y los cargos de los funcionarios autorizados para la firma de las
comunicaciones oficiales con destino interno y externo.
Parágrafo. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, orientará

sobre el uso de firmas a través de guías aclaratorias que permitan su
identificación e implementación a partir de los casos o contextos
organizacionales.
Artículo 4.1.3. Documento electrónico de archivo. Los sujetos obligados

que determinen efectuar la producción documental a través de medios
electrónicos deben establecer su relación como tipología documental para la
conformación de las series o subseries en las Tablas de Retención Documental
en cumplimiento de las funciones. Los documentos electrónicos de archivo
deberán ser tratados conforme a los principios y procesos archivísticos y
permanecer almacenados electrónicamente durante todo su ciclo de vida y de
conformidad con el Plan de Preservación Digital a largo plazo.
Parágrafo. Los documentos electrónicos de archivo deben contar con

características de fiabilidad, autenticidad, integridad, veracidad, e
inalterabilidad, con el fin de impedir la utilización no autorizada, la modificación,
el traslado, el ocultamiento o la destrucción de los documentos.
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ACUERDO No. ox
Artículo 4.1.4. Disponibilidad de los documentos electrónicos de

archivo. Los documentos electrónicos de archivo se pondrán a disposición de
las personas interesadas en formatos que permitan de forma gratuita la lectura,
comprobación de la firma electrónica y el descifrado, sin perjuicio de la reserva
legal, en concordancia con la Ley 1712 de 2014 o las normas que la reglamenten,
modifiquen o sustituyan.
CAPÍTULO 2
Gestión y trámite de las comunicaciones oficiales
Artículo 4.2.1. Proceso de gestión y trámite de los documentos. Las

oficinas de gestión documental o quien haga sus veces, deben establecer en el
Programa de Gestión Documental – PGD los criterios y controles para el
seguimiento de la gestión y trámite de los documentos que se producen o
ingresan a la entidad y adoptar formatos o planillas de recepción, registro,
vinculación, distribución, trámite, con su respectiva descripción (metadatos) que
garanticen la disponibilidad, recuperación y acceso para la consulta de los
documentos durante todo el ciclo vital, en relación con el sistema de gestión de
documentos o sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo.
Artículo 4.2.2. Ventanilla Única. Los sujetos obligados deben establecer de

acuerdo con su infraestructura, la ventanilla única que gestione de manera
centralizada y normalizada independientemente si es manual o automatizada,
presencial o integrada a la sede electrónica, los servicios de recepción, radicación
y distribución de sus comunicaciones, de tal manera que estos procedimientos
contribuyan al desarrollo y control de los procesos de producción, gestión y
trámite de los documentos durante su ciclo de vida.
Parágrafo 1. La Ventanilla Única deberá garantizar el control único institucional

de los consecutivos de las comunicaciones oficiales de entrada y salida. Si la
entidad cuenta con regionales, sucursales o sedes, la entidad determinará
conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las
comunicaciones oficiales, o si en cada regional, sucursal o sede, habrá oficina o
ventanilla única. El control de los consecutivos asignados a las comunicaciones
oficiales de entrada y salida se debe garantizar a través del procedimiento
establecido.
Parágrafo 2. La Ventanilla Única deberá contar con personal suficiente y

debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar
y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial,
mediante servicios de mensajería interna y externa y sistemas de información,
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que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que
contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración
pública.
Parágrafo 3. La Ventanilla Única debe habilitar los canales básicos de recepción

de documentos físicos y/o electrónicos en cualquier soporte, medio y/o formato,
entre los cuales se encuentran: presencial, telefónico, correo electrónico, página
web, redes sociales, formularios electrónicos, sedes electrónicas o sistemas de
información, dejando constancia del número de radicado, la fecha y hora de
recepción y envío, con el propósito de controlar el trámite. Sí al momento de la
recepción de documentos, la Entidad receptora cambia el formato o el soporte,
deberá dar aplicación a lo dispuesto en el Capítulo 3 “reproducción de
documentos por otros medios técnicos”, del Título 6 del presente Acuerdo.
Parágrafo 4. Si la Entidad cuenta con un Sistema de Gestión de Documentos

Electrónicos de Archivo – SGDEA, el módulo de radicación deberá centralizar la
administración del servicio de la Ventanilla Única para que desde cualquier sede
o medio de atención se recepcionen las comunicaciones oficiales.
Artículo 4.2.3. Procedimientos para la radicación de comunicaciones

oficiales. Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales
velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no
se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos,
enmendados, corregidos o tachados. La numeración será asignada en estricto
orden de recepción para las comunicaciones oficiales recibidas y en estricto
orden de producción para las comunicaciones enviadas.
Parágrafo 1. Cuando el usuario o peticionario presente las comunicaciones

oficiales en sede de manera presencial o a través de canales electrónicos o de
manera verbal, se deberá entregar un radicado de entrada.
Parágrafo 2. A partir del primero (1) de enero de cada año, se iniciará la

radicación consecutiva a partir de uno (1), utilizando sistemas manuales,
mecánicos o automatizados.
Parágrafo 3. Cuando existan errores en la radicación y se anulen los números,

se debe dejar constancia en un acta, con la respectiva justificación y firma del
jefe de la unidad o área de correspondencia.
Artículo 4.2.4. Comunicaciones internas. Para las comunicaciones internas

de carácter oficial, las entidades deben establecer controles manuales o
automatizados que permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas,
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utilizando los códigos de las dependencias, la numeración consecutiva y sistemas

que permitan la consulta oportuna, dejando documentado el procedimiento.
Artículo 4.2.5. Control de comunicaciones oficiales. Las Ventanillas Únicas,

elaborarán planillas, formatos y controles manuales o automatizados que
permitan constatar la recepción de los documentos por los canales habilitados
sean físicos o electrónicos, por parte de los funcionarios competentes en cada
una de las dependencias y dispondrán de servicios de alerta para el seguimiento
a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas de acuerdo con las
disposiciones vigentes, documentando el programa de gestión documental.
Artículo 4.2.6. Comunicaciones oficiales recibidas. Las comunicaciones

oficiales que ingresen a la Entidad por cualquier canal, deben ser remitidas a la
Ventanilla Única o sede electrónica para ser radicadas junto con sus anexos,
verificando que la comunicación cuente con los datos de contacto: dirección,
teléfono, correo electrónico para respuesta o notificación.
Parágrafo 1. Se asignarán de forma manual o automatizada los datos de fecha

de radicación, hora de radicación y número único consecutivo de radicación,
independientemente de los canales habilitados por la entidad.
Parágrafo 2. Cuando se presenten fallas en el sistema de información para la

radicación de las comunicaciones oficiales, la entidad deberá activar estrategias
de continuidad del servicio de radicación.
Parágrafo 3. Cuando se reciba un derecho de petición que no esté firmado ni

presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, se
considerará anónimo, deberá ser radicado y atendido conforme la ley 1755 de
2015 o la norma que la modifique, complemente, sustituya o derogue.
Artículo 4.2.7. Comunicaciones oficiales enviadas. Las comunicaciones

oficiales enviadas por parte de los sujetos obligados, deben contender un
número consecutivo único institucional, dejando constancia de la fecha y hora
de envío. Esto se realizará de manera controlada por la Ventanilla Única o con
el uso de la herramienta tecnológica, para efectos de control de las
comunicaciones oficiales enviadas, con el propósito de oficializar su trámite y
cumplir con los términos de vencimiento establecidos por la Ley.
Parágrafo 1. El número de copias de las comunicaciones enviadas obedece a

los lineamientos y políticas establecidos en la organización, con base en las
necesidades y bajo los principios de economía, eficiencia y eficacia.
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Parágrafo 2. La comunicación oficial enviada, así como la recibida, por parte

de la oficina productora se incluirá en el expediente de la serie o subserie de
acuerdo con lo establecido en la Tabla de Retención Documental de la entidad.
Artículo 4.2.8. Numeración de actos administrativos. Los sujetos obligados

deben establecer las unidades administrativas encargadas de generar los actos
administrativos de acuerdo con su estructura orgánica y las funciones delegadas
a las unidades administrativas.
Parágrafo 1. La numeración de los actos administrativos debe ser consecutiva

por cada año, única por entidad y por serie y subserie (Resoluciones, Circulares),
independientemente del número de oficinas encargadas de generar los actos
administrativos.
Parágrafo 2. Se deben llevar los controles, generar los reportes necesarios,

atender las consultas y garantizar que no se reserven, tachen o enmienden
números, no se numeren los actos administrativos que no estén debidamente
firmados por parte del funcionado designado y se cumplan todas las
disposiciones establecidas para tal efecto.
Parágrafo 3. A partir del primero (1) de enero de cada año, se iniciará la

numeración de los actos administrativos de manera consecutiva iniciando desde
uno (1), utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados
Parágrafo 4. Si se presentan errores en la numeración, se dejará constancia

mediante acta, con la firma del jefe de la dependencia a la cual está asignada la
función de numerar los actos administrativos. En ningún caso se reservan
números para ser usados posteriormente.
Artículo 4.2.9. Horarios de Atención al Público. En la oficina o ventanilla

única y en los canales habilitados por la entidad para la recepción y envío de las
comunicaciones oficiales, se informará el horario de atención al público, en un
lugar visible y de fácil acceso para los ciudadanos.
CAPÍTULO 3
Principios y criterios para el proceso de organización documental
SECCIÓN 1
Organización de archivos: clasificación, ordenación y descripción
Artículo 4.3.1.1. Procesos de la organización documental. Las oficinas de

gestión documental o quien haga sus veces, deben establecer en el Programa
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de Gestión Documental – PGD, los criterios para la organización de los

documentos de archivo y de los archivos a partir de los procesos técnicos de
clasificación, ordenación y descripción, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad
archivística.
Artículo 4.3.1.2. Respeto del principio de procedencia. En el proceso de

organización documental se debe respetar el principio de procedencia, por el
cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus
dependencias no deben mezclarse con los de otras.
Parágrafo. El principio de procedencia permite determinar quién produce los

documentos (las unidades administrativas u oficinas productoras) y por qué
razones lo hace (por asignación de funciones). Este principio se encuentra
vinculado con el proceso técnico de clasificación.
Artículo 4.3.1.3. Respeto del principio de orden original. En el proceso de

organización documental se debe respetar el principio de orden original, por el
cual se establece el orden de los documentos para la conformación de las
unidades documentales conforme al trámite.
Parágrafo. El principio de orden original busca asegurar la integridad para la

conformación de las unidades documentales durante todo su ciclo de vida, el
cual acredita la secuencia y orden como fueron tramitados los documentos. Este
principio se encuentra vinculado con el proceso técnico de ordenación.
Artículo 4.3.1.4. Obligatoriedad de la conformación de las unidades

documentales en sus diferentes soportes físicos y/o formatos
electrónicos. Los sujetos obligados deben crear y conformar unidades
documentales con la totalidad de los documentos de archivo agrupados en
desarrollo de un mismo trámite, actuación o procedimiento, independientemente
del tipo de información, soporte físico o formato electrónico; las unidades
documentales deben agruparse conformando series o subseries documentales,
teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original.
Artículo 4.3.1.5. Criterios para la organización de las unidades

documentales en sus diferentes soportes físicos y/o formatos
electrónicos:
1. La clasificación de las unidades documentales debe basarse en el

Cuadro de Clasificación Documental – CCD (Ver Anexo 6 “Instructivo
y Formato de Cuadro de Clasificación Documental - CCD”).
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2. La apertura e identificación de las unidades documentales debe

reflejar el nombre de las series y subseries correspondientes a cada
unidad administrativa u oficina productora.
3. La ubicación de los documentos responderá a la conformación de las
unidades documentales. Los tipos documentales se ordenarán de tal
forma que se pueda evidenciar el desarrollo del trámite (principio de
orden original).
4. En el caso de unidades documentales simples que presenten una
secuencia numérica o cronológica en su producción, se organizarán
siguiendo dicha secuencia.
5. Los tipos documentales que integran las unidades documentales de
las series y subseries deben estar debidamente foliados con el fin de
facilitar su ordenación, consulta y control. Para los documentos
electrónicos el equivalente funcional de la foliación será su asociación
a un índice electrónico.
6. La hoja de control se diligencia para las unidades documentales
complejas (expedientes) durante su fase activa. En esta se debe
consignar la información por cada tipo documental y debe ser ubicada
al inicio de cada unidad de conservación. Para los expedientes
electrónicos el índice electrónico será el equivalente funcional de la
hoja de control. La hoja de control no se debe foliar. La hoja de control
o índice electrónico debe ser firmada al cierre del expediente.
7. Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar,
marcar o rotular de tal forma que permitan la ubicación y recuperación
de la información contenida en los documentos de archivo. Dicha
identificación general será: fondo, sección, subsección, código y
nombre de la serie y subserie, número de expediente, número de
folios, fechas extremas, número de caja y número de carpeta.
8. Los expedientes electrónicos deben estar organizados manteniendo la
estructura lógica: fondo, sección, subsección, serie, subserie; se
deben establecer los metadatos tanto del documento como del
expediente para su recuperación y consulta.
9. En la organización de los archivos públicos se debe velar porque las
unidades de almacenamiento y sistemas de almacenamiento
garanticen la autenticidad, integridad, accesibilidad y disponibilidad de
los documentos.
Parágrafo. El sujeto obligado organizará los documentos de archivo conforme

al Cuadro de Clasificación Documental — CCD, aprobado por el Comité
Institucional de Gestión y Desempeño o quien haga sus veces, siguiendo el
principio de procedencia, y ordenará los documentos al interior de los
expedientes siguiendo el principio de orden original. Una vez convalidadas las
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Tablas de Retención Documental deberá realizar los ajustes a los procesos

técnicos de organización documental, a fin de que estos coincidan con el
instrumento archivístico convalidado.
Artículo 4.3.1.6. Documentos de apoyo. Los documentos de apoyo no se

consignarán en la Tabla de Retención Documental – TRD de las dependencias y,
por lo tanto, pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad, dejando
constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe de la unidad administrativa u
oficina productora.
Artículo 4.3.1.7. Cierre de las unidades documentales. El cierre de las

unidades documentales se debe llevar a cabo una vez finalizado el trámite
administrativo y cumplida su vigencia, teniendo en cuenta lo estipulado en las
Tablas de Retención Documental – TRD. Una vez cerrada la unidad documental
se empezarán a contar los tiempos de retención documental.
Artículo 4.3.1.8. Instrumentos de descripción, control y consulta. Para

facilitar el acceso y consulta de los documentos los sujetos obligados elaborarán:
1. Guías
2. Tablas de Retención Documental - TRD
3. Inventarios documentales
4. Hojas de Control
5. Índice electrónico
6. Catálogos
7. Índices
Artículo 4.3.1.9. Inventario Documental. Los sujetos obligados adoptarán el

Formato Único de Inventario Documental (FUID) junto con su instructivo de
diligenciamiento. (Ver anexo 2 “Formato Único de Inventario Documental -
FUID”).
Parágrafo 1. El inventario documental debe ser elaborado y actualizado desde

el momento de la conformación de las Unidades Documentales y durante todo
su ciclo vital, de tal forma que se asegure la integridad de los expedientes, para
facilitar el acceso y la consulta durante las diferentes fases de archivo.
Parágrafo 2. El inventario documental debe señalar aquellas unidades

documentales producidas o gestionadas en ejercicio de las funciones de la
entidad, relativas a Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario.
El inventario documental deberá dar cuenta de los documentos recibidos o
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transferidos a otras entidades, incluidas las transferencias y entregas realizadas

por supresión, fusión, privatización o liquidación.
Artículo 4.3.1.10. Historia institucional. Para llevar a cabo el proceso de

organización documental es necesario conocer la historia del productor de los
documentos. Esta investigación permitirá conocer su origen, desarrollo y
transformaciones, así como la comprensión de los antecedentes sociales e
históricos, para establecer los periodos orgánico-funcionales. Al elaborar esta
investigación se logrará comprender la procedencia y contexto de los
documentos, los trámites que los produjeron y sus valores testimoniales en
relación con el cumplimiento de la misión institucional o las actividades
desarrolladas.
SECCIÓN 2
Expediente electrónico
Artículo 4.3.2.1. Organización de expedientes electrónicos de archivo.

Los sujetos obligados deben crear y conformar los expedientes electrónicos de
acuerdo con el Cuadro de Clasificación Documental - CCD y las Tablas de
Retención Documental – TRD e incorporarlos al Sistema de Gestión de
Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA. Este proceso aplica desde el inicio
de un trámite, actuación o procedimiento hasta su finalización.
Parágrafo 1. Durante la creación, conformación y gestión de los expedientes,

conforme al ciclo de vida, deberá garantizarse el almacenamiento en repositorios
digitales confiables con criterios de seguridad de la información.
Parágrafo 2. Los expedientes electrónicos de archivo se conformarán con la

totalidad de los documentos de archivo generados en desarrollo de un mismo
trámite, actuación o procedimiento, independientemente del tipo de información
y formato, y deben agruparse formando series y subseries documentales.
Parágrafo 3. Para la implementación del Sistema de Gestión de Documentos

Electrónicos de Archivo – SGDEA, las entidades deben previamente elaborar el
Modelo de Requisitos de Documentos Electrónicos de Archivo atendiendo los
lineamientos establecidos por el Archivo General de la Nación Jorge Palacios
Preciado.
Artículo 4.3.2.2. Elementos del expediente electrónico de archivo. El

expediente electrónico tendrá mínimo los siguientes elementos:
1. Documentos electrónicos de archivo.

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2. índice electrónico.
3. Firma del índice electrónico.
4. Metadatos de contenido, estructura, contexto y los demás que se
definan por la entidad para los documentos y expedientes electrónicos
creados garantizando que se conserven y se actualicen durante el ciclo
de vida de los documentos. Los metadatos describen los documentos
y los expedientes electrónicos.
Parágrafo. Los estándares técnicos de documentos electrónicos, expediente

electrónico, índice electrónico y metadatos serán establecidos por el Archivo
General de la Nación Jorge Palacios Preciado en articulación con el Ministerio de
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Por su parte, los estándares
de gestión documental de los documentos electrónicos serán los que señale el
Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.
Artículo 4.3.2.3. Índice electrónico. Las entidades públicas deben

implementar mecanismos tecnológicos que permitan llevar un índice electrónico
de sus expedientes electrónicos, el cual deberá:
1. Permitir la identificación de la totalidad de los documentos electrónicos

de archivo que conforman un expediente.
2. Asegurar la secuencia de los documentos electrónicos de archivo
dentro del expediente electrónico, garantizando el orden original
definido para cada serie documental.
3. Garantizar la integridad del expediente electrónico durante todo su
ciclo de vida.
4. Actualizarse automáticamente cada vez que se incorpore un
documento electrónico de archivo al expediente electrónico para
asegurar la autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad y
disponibilidad del expediente electrónico.
5. Permitir la recuperación de los documentos electrónicos de archivo
que conforman el expediente electrónico y sus metadatos.
Artículo 4.3.2.4. Cierre del expediente electrónico. Cuando finalice la

actuación o procedimiento administrativo, el funcionario autorizado por
procedimiento deberá cerrar el expediente y firmar el índice electrónico.
Parágrafo 1. Se deben utilizar mecanismos electrónicos seguros e

interoperables para garantizar la autenticidad, integridad, inalterabilidad,
fiabilidad y disponibilidad durante el ciclo vital de los expedientes electrónicos
de archivo, de manera que no puedan ser modificados, eliminados o
reemplazados conforme a los lineamientos tecnológicos establecidos por el
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Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y los

lineamientos archivísticos establecidos por el Archivo General de la Nación Jorge
Palacios Preciado.
Parágrafo 2. Cuando los documentos del expediente se archiven, se debe

generar o convertir en un formato que permita asegurar la autenticidad,
integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y preservación a mediano y
largo plazo, conforme a los criterios de valoración de la serie o subserie
documental registrados en las Tablas de Retención Documental, en articulación
con el plan de preservación digital a largo plazo.
Artículo 4.3.2.5. Depuración de expedientes electrónicos. Se prohíbe la

depuración de documentos del expediente en cualquier etapa del trámite. Los
documentos electrónicos que componen el expediente deben corresponder a sus
versiones definitivas.
Artículo 4.3.2.6. Preservación a largo plazo del expediente electrónico.

La preservación a largo plazo aplica al documento electrónico de archivo con su
medio correspondiente en cualquier etapa del ciclo vital, manteniendo sus
características de autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad y
disponibilidad, para lo cual deben elaborar el Plan de Preservación Digital a largo
plazo.
SECCIÓN 3
Expediente híbrido
Artículo 4.3.3.1. Organización de expedientes híbridos. Cuando se

conformen de manera simultánea expedientes por documentos en soportes
físicos y formatos electrónicos, a pesar de estar separados por ser conservados
en sus formatos nativos (soportes originales), se debe garantizar que forman
una sola unidad documental en razón al trámite o actuación y mantener el
vínculo archivístico apoyado por el uso de herramientas tecnológicas.
Parágrafo 1. Los sujetos obligados deben implementar estrategias que les

permitan asegurar la completitud del expediente, cuya ordenación debe respetar
el principio de orden original; así mismo, el expediente deberá cumplir los
tiempos de retención y disposición final establecidos en la Tabla de Retención
Documental.
Parágrafo 2. En la hoja de control y en el índice electrónico, debe existir una

referencia cruzada que relacione y describa los documentos de naturaleza
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diferente (físico y electrónico) que conforman el expediente híbrido con el fin de

garantizar su integridad y vínculo archivístico.
CAPÍTULO 4
Transferencias documentales
Artículo 4.4.1. Proceso de transferencia documental. Las oficinas de

gestión documental o quien haga sus veces, deben establecer en el Programa
de Gestión Documental – PGD, el Plan de Transferencias Documentales
(primarias y secundarias) con los criterios para la entrega y recepción de los
archivos, garantizando que las Unidades Documentales objeto de transferencia
cumplan con los principios y procesos archivísticos de la organización
documental, en concordancia con las Tablas de Retención Documental – TRD y/o
las Tablas de Valoración Documental – TVD.
Parágrafo 1. Los procedimientos establecidos para las transferencias de

expedientes electrónicos deben contemplar las técnicas que aseguren la
integridad, autenticidad, fiabilidad, inalterabilidad, disponibilidad y preservación
a largo plazo, así como los metadatos que facilitarán la posterior consulta de las
series y subseries objeto de transferencia documental.
Artículo 4.4.2. Plan de transferencias documentales primarias. Los

sujetos obligados deben elaborar anualmente un Plan de Transferencias
Documentales para la entrega de las series y subseries documentales desde el
archivo de gestión al archivo central, independiente de su soporte físico y/o
formato electrónico, de conformidad con los tiempos de retención establecidos
en las Tablas de Retención Documental —TRD.
Parágrafo 1. La transferencia documental primaria se debe realizar por series

y subseries documentales con fundamento en la Tabla de Retención Documental
– TRD vigente al momento del cierre del expediente y una vez cumplidos los
tiempos de retención en el archivo de gestión.
Parágrafo 2. Cuando se realice la transferencia documental de las unidades

documentales complejas o expedientes, estas deben ir acompañadas de la
respectiva hoja de control o índice electrónico firmado.
Parágrafo 3. Las unidades de conservación o almacenamiento que se utilicen

para las transferencias documentales se identificarán así: fondo, sección (unidad
administrativa), subsección (oficina productora), código y nombre de la serie y
subserie, número de unidades de conservación (carpetas, libros, tomos),
número de caja y fechas extremas.
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Parágrafo 4. La entrega de las series o subseries documentales desde los

archivos de gestión al archivo central debe estar soportada con los inventarios
documentales y se debe suscribir un acta de entrega firmada por las partes
intervinientes. Estas actas deben ser parte integral del Plan de Transferencias
Documentales.
Parágrafo 5. Las actas de entrega deben contener como mínimo: nombre de la

oficina productora, nombres de las series y subseries transferidas, número de
unidades de conservación o almacenamiento; referenciar la Tabla de Retención
Documental – TRD utilizada para realizar la transferencia; ubicación del servidor,
repositorio o sistema de información en el cual se habrán de conservar y
preservar los documentos en formatos electrónicos; identificación de medios de
almacenamiento; explicar la estructura lógica bajo la cual se almacenaron los
expedientes y documentos electrónicos; indicar el peso (en megas o gigas bytes)
de los documentos electrónicos producto de la transferencia.
Artículo 4.4.3. Plan de transferencias documentales secundarias. Los

sujetos obligados deben elaborar el Plan de Transferencias Documentales para
efectuar las transferencias documentales secundarias para la entrega de las
series y subseries documentales, en soportes físicos y/o formatos electrónicos,
desde el archivo central de la entidad al Archivo Histórico: Archivo General de la
Nación Jorge Palacios Preciado, o a los Archivos Generales Territoriales, o a quien
haga sus veces, de conformidad con la disposición final (conservación total y
selección) establecida en las Tablas de Retención Documental —TRD o Tablas de
Valoración Documental — TVD.
Artículo 4.4.4. Instrumentos de descripción para las transferencias

documentales secundarias. La elaboración del inventario documental,
catálogos e índices son prioridad para la transferencia documental secundaria,
dado que facilitarán el acceso a la documentación una vez ha sido valorada,
seleccionada y organizada para su conservación permanente, en concordancia
con los Cuadros de Clasificación Documental, las Tablas de Retención y/o Tablas
de Valoración Documental, independientemente de los tipos documentales en
soportes físicos y/o formatos electrónicos.
CAPÍTULO 5
Disposición final de los documentos
Artículo 4.5.1. Proceso de disposición final de los documentos. Los

sujetos obligados deben establecer en el Programa de Gestión Documental –
PGD, la metodología para aplicar los criterios de disposición final de las series o
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subseries documentales (conservación total, selección o eliminación) de acuerdo

con la valoración registrada en las Tablas de Retención Documental – TRD o en
las Tablas de Valoración Documental - TVD.
Artículo 4.5.2. Conservación total. La conservación total de los documentos

de archivo en soportes físicos y/o formatos electrónicos debe ser establecida en
las Tablas de Retención Documental - TRD o Tablas de Valoración Documental —
TVD, campo disposición final – Conservación total (CT), teniendo en cuenta los
valores históricos, socio-culturales, científicos o estéticos de los documentos,
como evidencia y testimonio, entre otros, de las funciones, decisiones, hechos,
acciones, modos de vida, costumbres, tradiciones, ideologías, de las
instituciones, comunidades, pueblos, grupos sociales e individuos.
Artículo 4.5.3. Selección. La selección de los documentos de archivo en

soportes físicos y/o formatos electrónicos debe ser establecida en las Tablas de
Retención Documental - TRD o Tablas de Valoración Documental — TVD, campo
disposición final – Selección (S), teniendo en cuenta que se aplica a series y
subseries de gran volumen o cuyo contenido informativo se repite o se encuentra
registrado en otras series o subseries documentales.
Parágrafo 1. La selección debe estar sustenta en métodos estadísticos para la

definición de los tamaños de las muestras a conservar totalmente.
Parágrafo 2. Las series y subseries documentales de conservación total y

selección deben tener un tratamiento preferente frente a las diferentes técnicas
de conservación y preservación, para garantizar la permanencia de estos a lo
largo del tiempo, ya que constituyen el patrimonio documental.
Artículo 4.5.4. Eliminación. La eliminación de documentos de archivo en

soportes físicos y/o formatos electrónicos, debe ser establecida en las Tablas de
Retención Documental — TRD o Tablas de Valoración Documental — TVD, campo
disposición final – eliminación (E), teniendo en cuenta que la información objeto
de eliminación se encuentre recopilada o recogida en otra serie o subserie
documental cuya disposición final sea de conservación total o selección. Dicha
eliminación debe ser aprobada por el Comité Institucional de Gestión y
Desempeño o quien haga sus veces.
Para adelantar procesos de eliminación los sujetos obligados deben cumplir el

siguiente procedimiento:
1. Previo a adelantar el proceso de eliminación de documentos, los

sujetos obligados deben acreditar la inscripción de las Tablas de
________________________________________________________________________
Teléfono: (+57) 601 328 2888
ACUERDO No. ox
Retención Documental - TRD o Tablas de Valoración Documental —

TVD en el Registro Único de Series Documentales – RUSD.
2. Como requisito para adelantar el proceso de eliminación, los sujetos
obligados deben publicar en su sitio web, por un periodo de sesenta
(60) días hábiles, el inventario de los documentos que han cumplido
su tiempo de retención y que en consecuencia pueden ser eliminados,
de forma que los ciudadanos puedan enviar sus observaciones sobre
este proceso a la entidad, a los Consejos Territoriales de Archivos o al
3. En caso de que el sujeto obligado reciba directamente las
observaciones por parte de los ciudadanos, a partir de su radicación,
contará con treinta (30) días hábiles para solicitar concepto técnico a
los Consejos Territoriales de Archivos o al Archivo General de la Nación
Jorge Palacios Preciado sobre la pertinencia de suspender el proceso
de eliminación, para lo cual deberá remitir copia de las observaciones
de los ciudadanos a la propuesta de eliminación documental.
4. Los Consejos Territoriales de Archivos o el Archivo General de la
Nación Jorge Palacios Preciado deben estudiar las observaciones de
los ciudadanos y emitir concepto técnico, para lo cual contarán con
sesenta (60) días hábiles contados a partir de su radicación. Tales
instancias, con fundamento en lo requerido por los ciudadanos, podrán
solicitar al sujeto obligado que suspenda el proceso de eliminación,
amplíe el plazo de retención de los documentos de archivo y, de ser el
caso, modifique su disposición final. Todo lo anterior se hará público
en el sitio web de la entidad.
5. De acuerdo con la solicitud del respectivo Consejo Territorial de
Archivos o el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, el
sujeto obligado debe suspender el proceso de eliminación y modificar
la disposición final registrada en las Tablas de Retención Documental
— TRD o las Tablas de Valoración Documental — TVD para las series,
subseries o asuntos que propuso eliminar.
6. La aprobación de la eliminación de documentos de archivo, en
soportes físicos y/o formatos electrónicos, deberá constar en un acta
de eliminación de documentos, la cual suscribirán el presidente y
secretario técnico del Comité Institucional de Gestión y Desempeño o
quien haga sus veces.
7. Las actas de eliminación y el inventario de los documentos que han
sido eliminados se conservarán permanentemente y la entidad deberá
mantenerlos publicados en su sitio web para consulta.
8. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado será la última
instancia para decidir sobre las solicitudes de suspensión de los
procesos de eliminación de acuerdo con la naturaleza de los
________________________________________________________________________
Teléfono: (+57) 601 328 2888
ACUERDO No. ox
documentos y su valor legal, cultural, histórico o científico, cuando a

su juicio se pueda afectar el patrimonio documental del país.
9. La eliminación de documentos se debe llevar a cabo por series y
subseries documentales. Por ningún motivo se pueden eliminar tipos
documentales de una serie o expediente, excepto que se trate de
copias idénticas.
10. En el acta de eliminación se debe especificar el método empleado para
la eliminación de los expedientes físicos o electrónicos, en articulación
entre las Tablas de Retención Documental – TRD o Tablas de
Valoración Documental - TVD y el Programa de Gestión Documental,
proceso de disposición final.
Parágrafo. En las actas de eliminación de documentos de archivo, tanto físicos

como electrónicos, deben constar los nombres de las series y subseries
documentales que fueron objeto de eliminación, las fechas extremas de los
documentos y el volumen de las unidades documentales (simples o compuestas)
eliminadas. De igual forma, los datos del acta de aprobación y acto
administrativo de convalidación de las Tablas de Retención Documental — TRD
o Tablas de Valoración Documental — TVD en las que se estableció esa
disposición final.
TÍTULO 5
VALORACIÓN DOCUMENTAL
sujetos obligados en el marco del Programa de Gestión Documental, para la
valoración de los documentos de archivo que se producen, ingresan o gestionan,
en diferentes soportes físicos y/o formatos electrónicos.
Artículo 5.2. Criterios para la valoración documental. Los sujetos obligados

deben elaborar Tablas de Retención Documental – TRD determinando, desde la
planificación de la producción de los documentos, los criterios para definir los
tiempos de retención documental (valoración primaria) y la disposición final
(valoración secundaria).
Parágrafo 1. Los criterios para definir los tiempos de retención de las series y
subseries documentales se establecen a partir del estudio y análisis del valor
administrativo, legal, jurídico, contable o técnico de los documentos y deben
estar sustentados en normas jurídicas.
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Teléfono: (+57) 601 328 2888
ACUERDO No. ox
Parágrafo 2. Los criterios para definir la disposición final de las series o

subseries documentales se establecen a partir del estudio y análisis del valor
estético, histórico, científico o sociocultural de los documentos. Se deben tener
en cuenta los lineamientos establecidos en el Capítulo 5 “Disposición final de los
documentos” del presente Acuerdo.
Parágrafo 3. Se aplicará el proceso de elaboración de Tablas de Valoración

Documental para valorar las agrupaciones o fondos documentales cerrados que
adolecen de instrumentos archivísticos, procesos de organización y/o
conservación, para definir los tiempos de retención y disposición final, de
conformidad con los procedimientos establecidos en el presente Acuerdo.
CAPÍTULO 1
Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental
SECCIÓN 1
Elaboración y aprobación de las Tablas de Retención Documental - TRD
y Tablas de Valoración Documental – TVD
Artículo 5.1.1.1. Requisitos. Las Tablas de Retención Documental — TRD y

Tablas de Valoración Documental – TVD deben elaborarse para los documentos
de archivo que produce la entidad, en soportes físicos y/o formatos electrónicos,
con fundamento en los siguientes requisitos técnicos generales:
1. Las Tablas de Retención Documental – TRD se elaboran para los

documentos activos que produce o producirá una entidad en desarrollo
de las funciones asignadas a cada unidad administrativa u oficina
productora que la conforma.
2. Las Tablas de Valoración Documental – TVD se elaboran para
documentos ya producidos, que han pasado a su segunda o tercera
etapa del ciclo vital, es decir, a documentación semiactiva de uso
administrativo y legal ocasional o inactiva que ha dejado de emplearse
con fines legales o administrativos. Se elaboran para valorar fondos
acumulados, documentos sin criterios de organización archivística, o
para valorar fondos documentales de entidades liquidadas que
adolecen de instrumentos archivísticos.
3. Las Tablas de Retención Documental – TRD y las Tablas de Valoración
Documental – TVD deben seguir la estructura orgánico-funcional de la
entidad, es decir, deben estar en relación con las unidades
administrativas productoras o dependencias creadas y las funciones
atribuidas, mediante acto administrativo o documento equivalente,
proferido por la autoridad o instancia competente.
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Teléfono: (+57) 601 328 2888
ACUERDO No. ox
4. Las Tablas de Retención Documental – TRD y las Tablas de Valoración

Documental – TVD deben respetar el principio archivístico de
procedencia y contemplar el ciclo vital de los documentos.
5. Las Tablas de Retención Documental – TRD deben partir del Cuadro
de Clasificación Documental — CCD que represente de forma unificada
y debidamente codificadas y jerarquizadas, las agrupaciones
documentales en las cuales se subdivide el fondo, es decir, subfondos
(de ser el caso), secciones, subsecciones, series, subseries o asuntos
(en el caso de Tablas de Valoración Documental – TVD).
6. Las Tablas de Retención Documental – TRD deben reflejar la totalidad
de la producción documental de la entidad a través de la identificación
de las series, subseries o asuntos (en el caso de Tablas de Valoración
Documental — TVD) que surgen como resultado de las funciones
propias que tiene asignadas la entidad.
7. Las Tablas de Retención Documental- TRD deben registrar los tiempos
de retención y la disposición final de la totalidad de las series,
subseries o asuntos (en el caso de Tablas de Valoración Documental
— TVD) identificados, como resultado del proceso de valoración
documental. Los tiempos de retención y disposición final registrados
deben definirse y aplicarse a series, subseries y asuntos (en el caso
de Tablas de Valoración Documental — TVD) y no a tipologías
documentales.
Parágrafo. Las personas naturales y/o jurídicas, que por su naturaleza jurídica
carecen de una estructura organizacional definida, deben elaborar sus Tablas de
Retención Documental — TRD o Tablas de Valoración Documental — TVD a partir
de las funciones asignadas por ley de acuerdo con su naturaleza jurídica.
Artículo 5.1.1.2. Procedimiento para la elaboración de las Tablas de

Retención Documental — TRD. Las Tablas de Retención Documental – TRD
deben elaborarse teniendo en cuenta la metodología establecida por el Archivo
General de la Nación Jorge Palacios Preciado. (Anexo 4 “Etapas, formato e
instructivo - Tablas de Retención Documental”)
Artículo 5.1.1.3. Banco Terminológico de Series y Subseries. Para la

elaboración de las Tablas de Retención Documental — TRD, se podrán seguir
como lineamientos las denominaciones, los tiempos de retención documental y
la disposición final para series y subseries, propuestos en el Banco Terminológico
de Series y Subseries del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.
Parágrafo. En los casos en que no se adopten las denominaciones, tiempos de

retención documental o disposición final para series y subseries, la entidad que
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Teléfono: (+57) 601 328 2888
ACUERDO No. ox
elabora las Tablas de Retención Documental — TRD deberá sustentar su decisión

a partir del proceso de valoración documental.
Artículo 5.1.1.4. Procedimiento para la elaboración de las Tablas de

Valoración Documental — TVD. Las Tablas de Valoración Documental – TVD
deben elaborarse teniendo en cuenta las etapas establecidas en el Capítulo 2
“Valoración de fondos documentales acumulados”, del presente título del
Acuerdo.
Artículo 5.1.1.5. Equipo interdisciplinario para la elaboración de las

Tablas de Retención Documental — TRD y las Tablas de Valoración
Documental. Las Tablas de Retención Documental — TRD y las Tablas de
Valoración Documental – TVD deben ser elaboradas por un equipo
interdisciplinario, conformado por personas de diferentes disciplinas tales como:
archivística, historia, derecho, administración pública, ingeniería industrial, entre
otras.
Artículo 5.1.1.6. Firmas Responsables. Las Tablas de Retención Documental

– TRD y las Tablas de Valoración Documental – TVD deben ser firmadas por el
secretario general o funcionario administrativo de igual o superior jerarquía, y
por el responsable del área gestión documental de la entidad.
Artículo 5.1.1.7. Aprobación. Las Tablas de Retención Documental – TRD o

Tablas de Valoración Documental – TVD deben ser aprobadas por el Comité
Institucional de Gestión y Desempeño o quien haga sus veces, lo cual deberá
quedar consignado en el acta del respectivo comité.
Parágrafo. Cuando no sea posible integrar o conformar el Comité Interno de

Archivo o el Comité Institucional de Gestión y Desempeño que apruebe las Tablas
de Retención Documental – TRD y/o las Tablas de Valoración Documental – TVD,
por no contar taxativamente con los cargos que integran dicha instancia o sus
equivalentes, la aprobación se hará por acto administrativo o documento
equivalente expedido por el representante legal.
Artículo 5.1.1.8. Término para la elaboración de las Tablas de Retención

Documental – TRD. La elaboración de las Tablas de Retención Documental –
TRD y aprobación por parte del Comité Institucional de Gestión y Desempeño o
quien haga sus veces, deberá realizarse dentro de los dos (2) años siguientes a
la expedición del acto administrativo o documento equivalente, por el cual se fija
la estructura y establecen las funciones de la Entidad.
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ACUERDO No. ox
SECCIÓN 2
Evaluación y convalidación de Tablas de Retención Documental y
Tablas de Valoración Documental
Artículo 5.1.2.1. Presentación de las Tablas de Retención Documental –

TRD y Tablas de Valoración Documental – TVD para evaluación técnica
y convalidación. El secretario general de la entidad o quien haga sus veces,
presentará a la instancia competente las Tablas de Retención Documental – TRD
o Tablas de Valoración Documental – TVD, para su evaluación técnica y
convalidación, dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a su aprobación
por parte del Comité Institucional de Desempeño o quien haga sus veces.
Parágrafo. Las instancias competentes para la evaluación técnica y

convalidación de las Tablas de Retención Documental – TRD y Tablas de
Valoración Documental – TVD son las siguientes:
1. El Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación

Jorge Palacios Preciado, para las entidades del orden nacional, las
Alcaldías Distritales y las Gobernaciones.
2. Los Consejos Territoriales de Archivos, para las entidades del orden
territorial (departamento y municipio) de su respectiva jurisdicción.
Artículo 5.1.2.2. Evaluación técnica de las Tablas de Retención

Documental - TRD. Las instancias competentes deben verificar que las Tablas
de Retención Documental – TRD acrediten el cumplimiento de los siguientes
requisitos:
1. Memoria descriptiva.
2. Actos administrativos que establecen la estructura orgánica vigente
de la Entidad y las funciones de las Unidades Administrativas u oficinas
productoras.
3. Documentos de creación de Órganos Consultores de la entidad,
expedidos por los órganos de dirección o administración competentes,
el representante legal o quien haga sus veces.
4. Organigrama de la entidad, sustentado en los documentos que
establecen la estructura orgánica vigente, expedido por los órganos
de dirección o administración competentes, el representante legal o
quien haga sus veces.
5. Cuadro de clasificación documental – CCD, que represente las
agrupaciones documentales en las cuales se subdivide el fondo, es
decir, subfondos (de ser el caso), secciones, subsecciones, series y
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Teléfono: (+57) 601 328 2888
ACUERDO No. ox
subseries documentales de forma unificada y debidamente codificadas

y jerarquizadas.
6. Acta de aprobación de las Tablas de Retención Documental - TRD,
emitido por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño o quien
haga sus veces, o documento equivalente expedido por el
representante legal.
Artículo 5.1.2.3. Evaluación Técnica de las Tablas de Valoración

Documental – TVD. Las instancias competentes deben verificar que las Tablas
de Valoración Documental – TVD acrediten el cumplimiento de los siguientes
requisitos:
1. Memoria descriptiva.
2. Historia Institucional.
3. Documentos que contribuyeron a establecer o reconstruir las
estructuras orgánicas de cada periodo de la Historia Institucional de
la Entidad.
4. Documentos que contribuyeron a establecer las funciones de las
unidades administrativas que conformaron la estructura orgánica de
la Entidad en los diversos periodos de la historia Institucional.
5. Cuadros de Clasificación Documental – CCD por periodo orgánico-
funcional que representen las agrupaciones documentales en las
cuales se subdivide el fondo, es decir, subfondos, (de ser
archivísticamente factible), secciones, subsecciones, series o asuntos,
de forma unificada y debidamente codificadas y jerarquizadas.
6. Inventarios documentales por cada periodo orgánico-funcional en el
Formato Único de Inventario Documental – FUID, aprobado por el
7. Acta de aprobación de las Tablas de Valoración Documental - TVD,
emitido por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño o quien
haga sus veces, o documento equivalente expedido por el
representante legal.
Parágrafo. El proceso de evaluación y convalidación se efectuará cumpliendo

los requisitos técnicos establecidos en las guías o instructivos expedidos por el
Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado. No obstante, las instancias
competentes podrán solicitar documentación o requisitos técnicos adicionales a
los establecidos en el presente artículo, siempre y cuando contribuyan a aclarar
aspectos técnico-archivísticos para el proceso de evaluación de las Tablas de
Retención Documental – TRD y Tablas de Valoración Documental – TVD.
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Teléfono: (+57) 601 328 2888
ACUERDO No. ox
Artículo 5.1.2.4. Término para la evaluación técnica. Las instancias

competentes tendrán un plazo máximo de hasta sesenta (60) días hábiles, para
evaluar y emitir Informe Técnico de Evaluación, sobre las Tablas de Retención
Documental – TRD y las Tablas de Valoración Documental TVD que le sean
presentadas para convalidación. Este término inicia desde el día siguiente a la
radicación de la solicitud de convalidación de tales instrumentos archivísticos.
Parágrafo 1. Los sujetos obligados no podrán implementar las Tablas de

Retención Documental TRD y las Tablas de Valoración Documental — TVD a las
cuales, una vez surtido el término de sesenta (60) días, no se les haya emitido
Informe Técnico de Evaluación.
Parágrafo 2. Si pasado el término establecido el sujeto obligado no ha recibido

el informe técnico de evaluación del instrumento archivístico, deberá informar
de manera inmediata a la Subdirección de Inspección, Vigilancia y Control del
Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, a través de oficio y con los
soportes que evidencien la solicitud de evaluación.
Artículo 5.1.2.5. Evaluación técnica y solicitud de ajustes. Si el Informe

técnico de Evaluación determina que las Tablas de Retención Documental — TRD
o Tablas de Valoración Documental — TVD no cumplen con la documentación y
los requisitos técnicos exigidos, la instancia competente procederá a devolver el
instrumento archivístico junto con el Informe técnico de evaluación en el que se
ordenará realizar los ajustes correspondientes.
Parágrafo 1. La realización de los ajustes es de obligatorio cumplimiento por

parte del sujeto obligado.
Parágrafo 2. A partir del día siguiente a la radicación del informe técnico de

evaluación, el sujeto obligado contará con un plazo máximo de hasta treinta (30)
días hábiles, para realizar los ajustes ordenados al instrumento archivístico, y
radicarlo nuevamente ante la instancia competente para reanudar el proceso de
evaluación técnica y convalidación, los cuales podrán ser prorrogables hasta por
otros treinta (30) días hábiles, del plazo inicialmente indicado, siempre que lo
solicite por escrito, antes del vencimiento del plazo máximo otorgado y se motive
con argumentos técnicos y/o administrativos.
Parágrafo 3. Si el sujeto obligado no realiza los ajustes solicitados a las Tablas

de Retención Documental – TRD o Tablas de Valoración Documental – TVD,
dentro del término establecido anteriormente, el secretario técnico del Comité
Evaluador de Documentos o del Consejo Territorial de Archivos deberá dar
traslado inmediato a la Subdirección de Inspección, Vigilancia y Control del
________________________________________________________________________
Teléfono: (+57) 601 328 2888
ACUERDO No. ox
Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado a través de oficio y con los
respectivos soportes.
Parágrafo 4. Si el sujeto obligado tiene objeciones de carácter técnico con

respecto al informe técnico de evaluación de las Tablas de Retención Documental
— TRD o Tablas de Valoración Documental — TVD, mediante una solicitud
motivada podrá requerir la revisión del informe técnico de evaluación ante el
Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación Jorge Palacios
Preciado. En este caso el Comité Evaluador de Documentos tendrá un plazo
máximo hasta de sesenta (60) días hábiles para pronunciarse a través de
informe técnico que tendrá carácter definitivo y retornará ante la instancia
competente para continuar su trámite de evaluación y convalidación.
Artículo 5.1.2.6. Organización de los documentos durante el proceso de

evaluación. A partir de la aprobación de las Tablas de Retención Documental –
TRD por parte del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, o quien haga
sus veces, el sujeto obligado podrá organizar los documentos de archivo que
produce en razón del cumplimiento de sus funciones conforme al Cuadro de
Clasificación Documental — CCD siguiendo el principio de procedencia, y ordenar
los documentos al interior de los expedientes siguiendo el principio de orden
original y los procedimientos que tenga adoptados.
Parágrafo. Una vez convalidadas las Tablas de Retención Documental — TRD el

sujeto obligado deberá realizar los ajustes a los procesos de organización
documental, a fin de que estos coincidan con el instrumento archivístico
convalidado.
Artículo 5.1.2.7. Convalidación. Surtido el proceso de evaluación, la instancia

competente determinará, con base en el informe técnico de evaluación, si las
Tablas de Retención Documental — TRD o Tablas de Valoración Documental —
TVD cumplen los requisitos técnicos exigidos para su convalidación. El Comité
Evaluador de Documentos o Consejo Territorial de Archivos dejará constancia de
su decisión a través de un concepto emitido en la respectiva acta, suscrita por
todos sus integrantes.
SECCIÓN 3
Inscripción en el Registro Único de Series Documentales – RUSD y
publicación de las Tablas de Retención Documental - TRD y Tablas de
Valoración Documental – TVD
Artículo 5.1.3.1. Inscripción en el Registro Único de Series

Documentales — RUSD. Dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su
________________________________________________________________________
Teléfono: (+57) 601 328 2888
ACUERDO No. ox
convalidación, los Consejos Territoriales de Archivos deben solicitar ante el

Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, la inscripción de las Tablas
de Retención Documental – TRD o de las Tablas de Valoración Documental –
TVD, en el Registro Único de Series Documentales – RUSD, de conformidad con
el procedimiento establecido, para la emisión del respectivo Certificado de
Inscripción.
Parágrafo 1. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado realizará

el proceso de inscripción en el Registro Único de Series Documentales — RUSD
de las Tablas de Retención Documental — TRD y Tablas de Valoración
Documental — TVD que convalide el Comité Evaluador de Documentos.
Parágrafo 2. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado se

abstendrá de efectuar la inscripción en el Registro Único de Series Documentales
de las Tablas de Retención Documental TRD o de las Tablas de Valoración
Documental TVD, que no cumplan con los criterios de valoración documental, las
cuales serán devueltas al Consejo Territorial de Archivos, mediante oficio, para
lo de su competencia.
Artículo 5.1.3.2. Publicación. Las Tablas de Retención Documental – TRD y

las Tablas de Valoración Documental – TVD deben publicarse en el sitio web de
la entidad respectiva y mantenerse en dicho sitio permanentemente junto con
todos los anexos presentados para el proceso de evaluación y convalidación.
SECCIÓN 4
Actualización de las Tablas de Retención Documental – TRD
Artículo 5.1.4.1. Actualización. Las Tablas de Retención Documental deben

actualizarse en los siguientes casos:
1. Cuando existan cambios en la estructura orgánica de la entidad.

2. Cuando se creen o supriman grupos internos de trabajo.
3. Cuando se asignen o supriman funciones a la entidad.
4. Cuando se redistribuyan funciones entre las unidades administrativas
de la entidad.
5. Cuando la entidad sea sometida a procesos de fusión o escisión.
6. Cuando se expidan normas que impacten la producción documental
de la entidad.
7. Cuando se transformen tipos documentales físicos en electrónicos.
8. Cuando se generen nuevas series y subseries documentales.
9. Cuando se generen nuevos tipos documentales.
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Teléfono: (+57) 601 328 2888
ACUERDO No. ox
10. Cuando se hagan cambios en los criterios de valoración y, por lo tanto,

se modifiquen los tiempos de retención documental y disposición final
de las series y subseries; o por la identificación de series y subseries
documentales relativas a los derechos humanos que no habían sido
identificadas anteriormente como tales.
Parágrafo 1. Los sujetos obligados deben llevar un registro documentado con

los cambios que se hayan realizado, de tal forma que permita mantener el
control y la trazabilidad de las Tablas de Retención Documental – TRD.
Parágrafo 2. No se podrán reducir los tiempos de retención documental, ni

modificar la disposición final de las series y subseries registradas en las Tablas
de Retención Documental – TRD que hubiesen sido convalidadas por la instancia
competente, excepto que haya un pronunciamiento favorable por parte de la
misma instancia.
Artículo 5.1.4.2. Término para la actualización de las Tablas de

Retención Documental – TRD. La actualización y aprobación de las Tablas de
Retención Documental – TRD por parte del Comité Institucional de Gestión y
Desempeño o quien haga sus veces, deberá realizarse dentro de los seis (6)
meses siguientes al momento en el cual se configura la causal que da lugar a la
actualización.
Artículo 5.1.4.3. Aprobación de la actualización de las Tablas de

Retención Documental TRD. Todas las actualizaciones de las Tablas de
Retención Documental – TRD deben ser estudiadas y aprobadas por el Comité
Institucional de Gestión y Desempeño o quien haga sus veces, cuyo sustento
deberá quedar consignado en el acta del respectivo comité.
Artículo 5.1.4.4. Evaluación y convalidación de la actualización de las

Tablas de Retención Documental – TRD. La evaluación y convalidación de la
actualización de las Tablas de Retención Documental — TRD se efectuará por
parte de la instancia competente, cuando haya sido motivada únicamente por
las siguientes situaciones:
1. Cuando existan cambios en la estructura orgánica de la entidad.

2. Cuando se asignen o supriman funciones a la entidad.
3. Cuando la entidad sea sometida a procesos de fusión o escisión.
4. Cuando se generen nuevas series y subseries documentales.
5. Cuando ocurran cambios en los criterios de valoración.
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Teléfono: (+57) 601 328 2888
ACUERDO No. ox
Parágrafo 1. La evaluación y convalidación se adelantará de conformidad con

los lineamientos establecidos en la Sección 2 “Evaluación y convalidación de
Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental” del
presente capítulo del Acuerdo.
Parágrafo 2. Las actualizaciones de las Tablas de Retención Documental — TRD,

que no requieren evaluación y convalidación, deben ser remitidas por el sujeto
obligado ante el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado dentro de
los treinta (30) días hábiles siguientes a su aprobación por parte del Comité
Institucional de Gestión y Desempeño o quien haga sus veces, para su
inscripción en el Registro Único de Series Documentales – RUSD y se
implementarán una vez haya sido emitido el respectivo Certificado de
Inscripción.
Artículo 5.1.4.5. Disposición final de los expedientes de Tablas de

Retención Documental TRD y Tablas de Valoración Documental – TVD.
Los sujetos obligados deben conservar de manera permanente todos los
documentos referentes a la elaboración de las Tablas de Retención Documental
— TRD y las Tablas de Valoración Documental — TVD, así como los referentes a
su actualización, aprobación, evaluación, convalidación e inscripción en el
Registro Único de Series Documentales — RUSD efectuado ante la instancia
competente.
SECCIÓN 5
Implementación de las Tablas de Retención Documental -TRD y Tablas
de Valoración Documental – TVD
Artículo 5.1.5.1. Implementación. Una vez emitido el Certificado de

Inscripción en el Registro Único de Series Documentales - RUSD, los sujetos
obligados efectuarán las transferencias documentales y la disposición final de las
unidades documentales cerradas, conforme a los tiempos de retención
establecidos en las Tablas de Retención Documental - TRD o Tablas de Valoración
Documental – TVD.
Parágrafo 1. La implementación de las Tablas de Retención Documental – TRD

aplica desde el momento en el cual se configuró alguna de las causales que dio
lugar a la elaboración o actualización (Artículo 5.1.4.1. Actualización).
Parágrafo 2. La implementación de las Tablas de Retención Documental -TRD

y Tablas de Valoración Documental – TVD se debe realizar conforme a los
lineamientos establecidos en el Título 4 “Gestión Documental – Capítulo
________________________________________________________________________
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ACUERDO No. ox
Transferencias Documentales y Capítulo 5 Disposición final de documentos” del

presente Acuerdo.
Parágrafo 3. Los sujetos obligados al cumplimiento de la Ley 594 de 2000, Ley

General de Archivos, a las cuales les fueron aprobadas o convalidadas las Tablas
de Retención Documental – TRD, por la instancia competente, y no fueron
implementadas, no deben elaborar Tablas de Valoración Documental – TVD para
el mismo periodo orgánico-funcional. Por ello, la instancia competente deberá
confirmar en su sistema de información que no existan Tablas de Retención
Documental – TRD aprobadas o convalidadas para los mismos periodos orgánico-
funcionales de los cuales se solicita la convalidación de las Tablas de Valoración
Documental – TVD.
Parágrafo 4. Cuando el sujeto obligado detecte que las Tablas de Retención

Documental – TRD o las Tablas de Valoración Documental – TVD no cumplen con
criterios de valoración documental, se abstendrá de implementarlas y procederá,
de forma inmediata, a la actualización para las Tablas de Retención Documental
- TRD o ajustes para las Tablas de Valoración Documental - TVD, y deberá seguir
el mismo procedimiento de evaluación y convalidación para su posterior
implementación.
CAPÍTULO 2
Valoración de fondos documentales acumulados
Artículo 5.2.1. Lineamientos para la valoración. Los fondos documentales

acumulados deben ser organizados conforme a los principios y procesos
archivísticos para la elaboración de las Tablas de Valoración Documental - TVD,
conforme a las etapas señaladas en el presente capítulo del Acuerdo.
Artículo 5.2.2. Diagnóstico del fondo documental. Esta etapa debe

comprender la identificación de todos los documentos y unidades documentales
que integran el fondo documental conforme a sus funciones, independiente del
soporte físico y/o formatos electrónicos.
Artículo 5.2.3. Plan de Trabajo Archivístico Integral. A partir de los datos

obtenidos en el diagnóstico se debe elaborar un Plan de Trabajo Archivístico
Integral que contemple el tiempo y los recursos necesarios para atender los
gastos de organización, conservación, depósito o almacenamiento, migración a
nuevas tecnologías o reproducción de los documentos y elaboración de
instrumentos archivísticos. Este plan de trabajo debe ser aprobado por el Comité
Institucional de Gestión y Desempeño.
________________________________________________________________________
Teléfono: (+57) 601 328 2888
ACUERDO No. ox
Artículo 5.2.4 Etapas para la ejecución del Plan de Trabajo Archivístico

Integral. La ejecución del plan debe obedecer las siguientes etapas:
1. Elaboración de la Historia Institucional.

2. Clasificación: Este proceso de desarrolla atendiendo la estructura
orgánica del organismo u organismos productores. Elaboración de los
Cuadros de Clasificación Documental.
3. Ordenación: Las unidades documentales previamente clasificadas se
agruparán siguiendo un sistema de ordenación y conforme a las
funciones de las unidades administrativas productoras.
4. Descripción: Se diligenciará el Formato Único de Inventario
Documental - FUID adoptado por el Archivo General de la Nación Jorge
Palacios Preciado, incluyendo la documentación afectada
biológicamente o los medios que contienen información a la cual no
se puede acceder. El inventario documental debe describir todas las
unidades documentales que hacen parte del fondo documental y debe
estar articulado con el Cuadro de Clasificación Documental.
5. Valoración Documental: Se deben estudiar e identificar los valores
primarios (administrativos, contables, fiscales, legales y técnicos) y
los valores secundarios (históricos, científicos y socioculturales), que
posea la documentación. Esta valoración dará como resultado el
establecimiento de los tiempos de retención y su disposición final, los
cuales quedarán plasmados en la Tabla de Valoración Documental, de
manera armonizada con los Cuados de Clasificación Documental e
inventarios documentales.
6. Implementación de las Tablas de Valoración Documental: Proceder
con las transferencias documentales y disposición final de los
documentos, conforme a los lineamientos establecidos en el Título 4
“Gestión Documental – Capítulo Transferencias Documentales y
Capítulo 5 Disposición final de documentos” del presente Acuerdo.
Parágrafo. De requerirse el traslado de archivos o centralización de documentos

para la intervención del fondo documental en el Plan de Trabajo Archivístico
Integral se deben establecer los protocolos para garantizar las medidas de
control y seguridad para que no exista pérdida de información.
Artículo 5.2.5. Historia Institucional. Esta etapa debe comprender los

aspectos que cita el artículo 4.3.1.10., historia institucional, del presente
Acuerdo y conforme a los lineamientos establecidos por el Archivo General de la
Nación Jorge Palacios Preciado.
________________________________________________________________________
Teléfono: (+57) 601 328 2888
ACUERDO No. ox
Artículo 5.2.6. Formato Tabla de Valoración Documental. Las entidades de

la Administración Pública adoptarán el formato de Tabla de Valoración
Documental para la valoración de los fondos documentales acumulados. (Ver
anexo 5 “Instructivo y Formato de Tabla de Valoración Documental”)
Artículo 5.2.7 Requisitos técnicos para la elaboración, aprobación,

convalidación, inscripción e implementación de las Tablas de Valoración
Documental – TVD. Para la elaboración, aprobación, convalidación, inscripción
e implementación de las Tablas de Valoración Documental – TVD, se atenderán
todos los requisitos establecidos en el Capítulo 1 del Título 5, Valoración
Documental.
TÍTULO 6
CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DE DOCUMENTOS
sujetos obligados en el marco del Programa de Gestión Documental, durante el
ciclo vital de los documentos para su conservación y preservación en soportes
físicos y/o formatos electrónicos.
CAPÍTULO 1
Sistema Integrado de Conservación
SECCIÓN 1
Generalidades
Artículo 6.1.1.1. Propósito del Sistema Integrado de Conservación – SIC.

Garantizar la conservación y preservación de cualquier tipo de información,
independientemente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado,
manteniendo atributos tales como: integridad, autenticidad, fiabilidad y
accesibilidad de toda la documentación de una entidad, desde el momento de la
producción, durante su período de vigencia, hasta su disposición final, de
acuerdo con la valoración documental.
Artículo 6.1.1.2. Componentes del Sistema Integrado de Conservación -

SIC. En virtud de la naturaleza de los diferentes tipos de información y/o
documentos, los componentes del SIC son:
1. Plan de Conservación Documental: aplica a documentos de archivo

creados en medios físicos y/o analógicos.
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ACUERDO No. ox
2. Plan de Preservación Digital a largo plazo: aplica a documentos

digitales y/o electrónicos de archivo.
Parágrafo. El diagnóstico integral de archivos es un requisito para la

formulación de los planes del Sistema Integrado de Conservación - SIC.
Artículo 6.1.1.3. Formulación de los Planes del Sistema Integrado de

Conservación – SIC. Los planes del Sistema Integrado de Conservación - SIC
establecerán acciones a corto, mediano y largo plazo a partir de las necesidades
de los archivos evidenciadas en el diagnóstico integral de archivos y de
conformidad con la valoración de los documentos y su ciclo vital, mediante la
aplicación de una estrategia de mejora continua de los procesos.
Artículo 6.1.1.4. Programas de Conservación Preventiva. Son el conjunto

de procesos y procedimientos de conservación aplicables al Plan de conservación
documental y al Plan de preservación digital a largo plazo. Los programas de
conservación preventiva son los siguientes:
1. Capacitación y sensibilización
2. Inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento e
instalaciones físicas
3. Saneamiento ambiental: desinfección, desratización y desinsectación
4. Monitoreo y control de condiciones ambientales
5. Almacenamiento y realmacenamiento
6. Prevención de emergencias y atención de desastres.
Parágrafo. El Programa de prevención de emergencias y atención de desastres

en archivos, debe estar articulado con el panorama de riesgos de desastres y de
seguridad de la información de la entidad. Este programa debe estar enfocado
en minimizar los riesgos que puedan incidir en el deterioro o pérdida de los
documentos de archivo.
Artículo 6.1.1.5. Principios del Sistema Integrado de Conservación –

SIC. Los principios que orientan la implementación del Sistema Integrado de
Conservación - SIC, son los establecidos en el Artículo 2.8.2.5.5. del Decreto
1080 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura, “Principios del
proceso de gestión documental” y en el Artículo 2.8.3.5.9. “Procesos de la
gestión documental” del Literal g “Preservación a largo plazo” que aplican a la
administración pública, o los que establezca la norma que lo modifique, sustituya
o derogue.
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ACUERDO No. ox
Artículo 6.1.1.6. Responsabilidad Sistema Integrado de Conservación –

SIC. El Sistema Integrado de Conservación - SIC implica la ejecución de
procesos transversales al proceso de gestión documental, por lo tanto, su
implementación es responsabilidad del secretario general o de un funcionario de
igual o superior jerarquía, articulado con un equipo interdisciplinario de
profesionales del área de gestión documental, área de conservación documental,
área de tecnologías de la información y auditores internos.
Parágrafo. La responsabilidad en la implementación del Sistema Integrado de

Conservación – SIC, no estará sujeta a la conformación de equipos
interdisciplinarios, no obstante, el sujeto obligado debe adelantar las acciones
pertinentes para garantizar la conservación y preservación de los documentos.
Artículo 6.1.1.7. Coordinación del Sistema Integrado de Conservación –

SIC. La coordinación del Sistema Integrado de Conservación - SIC, le
corresponde a los respectivos secretarios generales o el funcionario de igual o
superior jerarquía, a través de las áreas responsables de la implementación de
los planes y programas del SIC.
Artículo 6.1.1.8. Aprobación y publicación de los planes del Sistema

Integrado de Conservación – SIC. Los planes de implementación del Sistema
Integrado de Conservación deben ser aprobados por el Comité Institucional de
Gestión y Desempeño o quien haga sus veces, cuyo sustento debe quedar
registrado en las actas del respectivo Comité y publicarse en la web de la entidad
luego de su aprobación.
Parágrafo. Cuando no sea posible integrar o conformar el Comité Institucional

de Gestión y Desempeño que apruebe los planes del Sistema Integrado de
Conservación - SIC, por no contar taxativamente con los cargos que integran
dicha instancia o sus equivalentes, la aprobación se hará por acto administrativo
o documento equivalente expedido por el representante legal.
SECCIÓN 2
Plan de Conservación Documental
Artículo 6.1.2.1. Plan de conservación documental. Es el conjunto de

acciones tendientes a garantizar la estabilidad estructural y funcional de los
documentos de archivo en soportes físicos, manteniendo los atributos de
autenticidad, integridad, fiabilidad y accesibilidad a través del tiempo.
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Artículo 6.1.2.2. Niveles de intervención en conservación documental.

Para los documentos de archivo existen dos niveles de intervención:
conservación preventiva y conservación – restauración.
1. Conservación preventiva: Conjunto de acciones tendientes a

minimizar el riesgo de deterioro de los documentos, mediante el
desarrollo e implementación de los programas de conservación
preventiva referidos en el Artículo 6.1.1.4 del presente Acuerdo.
2. Conservación – restauración: La conservación, hace referencia a los
procesos y procedimientos que buscan corregir y detener el deterioro
de los documentos, evitando daños mayores. La restauración, busca
además restituir los valores estéticos. Las intervenciones menores (o
de primeros auxilios) buscan detener el deterioro presente en los
documentos, sin generar alteraciones al soporte físico y/o a la
información. Son intervenciones directas sobre los documentos y
hacen parte de las acciones de conservación.
Parágrafo 1. Las acciones de conservación preventiva o conservación-

restauración deben estar regidas por los principios y criterios de la disciplina de
Restauración y los que establece el Archivo General de la Nación Jorge Palacios
Preciado para los documentos de archivo. Deben estar precedidas por la estricta
documentación del bien, así como de un diagnóstico que fundamente, sustente
y justifique el tipo y alcance de las medidas o tratamientos a implementar o del
establecimiento de proyectos y programas de conservación.
Parágrafo 2. Tanto los reportes de las acciones de conservación, como la

trazabilidad de los procedimientos ejecutados, darán cuenta del estado inicial,
los factores y mecanismos de deterioro, el tratamiento aplicado, los materiales
y métodos usados, los criterios con los cuales se intervino y las recomendaciones
para procurar la preservación del bien documental; igualmente, en ella se
consignará el nombre del profesional que ejecutó el tratamiento, quien con su
firma asumirá la responsabilidad derivada de su actuación.
Artículo 6.1.2.3. Procesos y procedimientos de conservación

documental. El plan de conservación documental debe incluir todos los
procesos y procedimientos utilizados para la conservación de los documentos de
archivo a lo largo del ciclo vital de los documentos, de acuerdo con la política
general de gestión documental, los instrumentos archivísticos para la gestión
documental y otros sistemas administrativos y de gestión, de conformidad con
las normas técnicas y estándares internacionales vigentes.
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ACUERDO No. ox
Parágrafo. Los procesos y procedimientos para la conservación documental de

manera general deben tener en cuenta:
1. Perfiles y competencias laborales del personal que realizará la

intervención.
2. Infraestructura física y tecnológica para adelantar los procesos de
conservación – restauración.
3. Elementos de protección personal y bioseguridad de acuerdo con la
normatividad vigente en la materia.
Artículo 6.1.2.4. Archivos audiovisuales, fotográficos o sonoros. Se

aplicarán los criterios establecidos por el Archivo General de la Nación Jorge
Palacios Preciado mediante la normatividad relativa a la conservación y
preservación de archivos audiovisuales, sonoros, fotográficos y otros archivos
especiales, generados en medio analógico, de conformidad con normas técnicas
y estándares internacionales vigentes.
SECCIÓN 3
Plan de Preservación Digital a Largo Plazo
Artículo 6.1.3.1. Responsabilidad sobre la preservación a largo plazo.

Los sujetos obligados son responsables de la preservación a largo plazo de los
documentos, datos, metadatos y expedientes electrónicos de archivo,
independientemente del sistema informático que los generó, tramitó, o en el
cual se almacenan, y deben adoptar las políticas, medidas y estándares
necesarios para asegurar su consulta en el tiempo, así como su autenticidad,
integridad, accesibilidad, disponibilidad y confiabilidad necesaria para
reproducirlo, cumpliendo las directrices emitidas por el Archivo General de la
Artículo 6.1.3.2. Plan de Preservación Digital a Largo Plazo. Es el conjunto

de acciones a corto, mediano y largo plazo que tienen como fin implementar los
programas, estrategias, procesos y procedimientos, tendientes a asegurar la
preservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo,
manteniendo sus características de autenticidad, integridad, confidencialidad,
inalterabilidad, fiabilidad, interpretación, comprensión y disponibilidad a través
del tiempo.
Parágrafo. Además de las disposiciones generales del presente Acuerdo, el Plan

de Preservación Digital a Largo Plazo debe partir de los lineamientos definidos
en los siguientes elementos:
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ACUERDO No. ox
1. Políticas de preservación de la entidad: marco conceptual y conjunto

de estándares para la gestión de la información electrónica;
metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención,
acceso y preservación de la información; programa de gestión
documental; mecanismos de cooperación, articulación y coordinación
permanente entre las áreas de tecnologías de la información, gestión
documental, auditorías internas y usuarios.
2. Obligaciones legales: aspectos jurídicos del sector, la entidad y de
gestión documental.
3. Limitaciones de la entidad, en términos jurídicos, financieros y las
limitaciones técnicas, respecto de la infraestructura tecnológica con
que cuenta la entidad.
4. Necesidades de los usuarios, en cuanto a medios tecnológicos y
capacitación, con base en la evaluación de la capacidad técnica de la
entidad y el nivel de conocimiento de los usuarios.
5. Buenas prácticas establecidas al interior de la entidad, guías, normas
técnicas y estándares vigentes.
Artículo 6.1.3.3. Estructura del Plan de Preservación Digital a Largo

Plazo. El Plan de Preservación Digital a Largo Plazo debe tener una estructura
normalizada que responda a las necesidades específicas de preservación digital
identificadas en el diagnóstico integral. Metodológicamente, la estructura debe
definir una serie de acciones específicas relacionadas con los siguientes
aspectos: Contexto de la preservación; identificación de medios de
almacenamiento y formatos digitales; evaluación de los aspectos técnicos,
riesgos y diferentes estrategias de preservación; resultados de la evaluación
realizada; estrategia de preservación seleccionada incluida la decisión con su
justificación; funciones y responsabilidades para el plan de preservación y su
seguimiento; presupuesto para la formulación y ejecución del Plan de
Preservación Digital a Largo Plazo y modelo de financiamiento del mismo.
Artículo 6.1.3.4. Condiciones de la preservación digital a largo plazo. Los

documentos electrónicos de archivo que han de preservarse en el tiempo deben
cumplir con los tiempos de retención documental establecidos en las Tablas de
Retención Documental – TRD o las Tablas de Valoración Documental de la
entidad – TVD; supervisados para la calidad del suministro del acceso;
interpretables, recuperables y protegidos contra la posible pérdida de derechos
de propiedad intelectual y confidencialidad; y almacenados en un entorno seguro
independientemente del formato digital y soporte.
Artículo 6.1.3.5. Riesgos para la preservación digital a largo plazo. Las

estrategias técnicas de preservación se identifican de acuerdo con los aspectos
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ACUERDO No. ox
técnicos de los diferentes tipos de información, soportes y formatos digitales, en

función de los riesgos de la preservación digital. Teniendo en cuenta la
naturaleza única de los documentos electrónicos y/o digitales, deben evaluarse
y dar tratamiento a los siguientes riesgos mínimos para la formulación de un
Plan de Preservación Digital a Largo Plazo:
1. Obsolescencia y degradación del soporte físico.

2. Obsolescencia del formato del documento digital.
3. Obsolescencia del software.
4. Obsolescencia del hardware.
5. Desastres naturales.
6. Ataques deliberados a la información.
7. Fallas organizacionales.
8. Errores humanos que pudiesen afectar la preservación de la
información.
Artículo 6.1.3.6. Estrategias de preservación digital a largo plazo. Las

estrategias y técnicas para la preservación digital a largo plazo, que pueden
aplicarse, sin perjuicio de emplear aquellas que pudiesen surgir en el futuro, son
las siguientes:
1. Migración: Cambio a nuevas plataformas (hardware y software) o

nuevos medios.
2. Conversión: Proceso de cambio de los documentos electrónicos de un
formato a otro, con fines de preservación o de consulta, previa
identificación de las necesidades de los sujetos obligados.
3. Emulación: Recreación en sistemas computacionales actuales del
entorno software y hardware para permitir la lectura de formatos
obsoletos.
4. Refreshing: Consiste en la transferencia de datos de un soporte a otro,
sin alterar el contenido.
Parágrafo. La estrategia seleccionada para la preservación digital deberá estar

soportada, documentada y justificada de acuerdo con los requisitos de
preservación de los documentos, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
1. El registro histórico de todas las acciones de gestión y administración

relativas a los documentos digitales y/o documentos electrónicos de
archivo.
2. Llevar a cabo de manera regular la vigilancia de los desarrollos
técnicos, las técnicas de conversión, migración y las normas técnicas
pertinentes.
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3. Elaborar un modelo aceptado de conceptos y utilizarlo como base para

el plan de preservación digital a largo plazo.
4. Capturar todos los metadatos asociados, transferirlos a los nuevos
formatos o sistemas y asegurar su almacenamiento.
Artículo 6.1.3.7. Procesos y procedimientos de la preservación digital a

largo plazo. El Plan de Preservación Digital a Largo Plazo debe incluir todos los
procesos y procedimientos utilizados para la preservación de los documentos
digitales y/o documentos electrónicos de archivo, de acuerdo con la política
general de gestión documental, los instrumentos archivísticos para la gestión
documental y otros sistemas administrativos y de gestión, de conformidad con
las normas técnicas y estándares internacionales vigentes, adoptados por la
entidad, de tal manera que se garantice la cadena de preservación de los
documentos electrónicos de archivo a lo largo del ciclo vital de los documentos.
Parágrafo 1. Los procesos y procedimientos para la preservación digital de

manera general deben tener en cuenta:
1. Los documentos digitalizados y nativos digitales, desde el proceso de

planeación y valoración de la gestión documental.
2. El cronograma de transferencias y eliminación de documentos de
conformidad con la TRD o TVD de la entidad.
3. Los formatos y medios o soportes de almacenamiento de los
documentos digitales.
4. Los requisitos de los metadatos asociados para documentos digitales.
5. Las acciones de preservación necesarias para garantizar la fiabilidad y
autenticidad de los documentos digitales.
6. Los requisitos legales y reglamentarios específicos para los
documentos digitales en cada jurisdicción.
7. Los riesgos asociados a la obsolescencia tecnológica.
8. Los requisitos de auditoría.
9. La Vigilancia tecnológica
Parágrafo 2. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado

reglamentará los lineamientos generales para la preservación de los documentos
a largo plazo teniendo en cuenta los estándares nacionales, internacionales y las
demás actualizaciones referentes a la materia.
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TÍTULO 7
ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS
sujetos obligados en el marco del Programa de Gestión Documental, para
garantizar el acceso y consulta de los documentos de archivo.
CAPÍTULO 1
Acceso a la información y los documentos
Artículo 7.1.1. Acceso a los documentos de archivo. Los documentos de

archivo en soportes físicos y/o formatos electrónicos se pondrán a disposición
de los interesados en el marco del cumplimiento de las disposiciones legales
vigentes sobre el acceso a la información, salvo que la ley disponga su reserva,
por lo cual, deberán estar calificados si corresponden a información pública,
clasificada o reservada en el “Índice de Información Clasificada y Reservada” y
en articulación con los demás instrumentos de la gestión de la información
pública.
Parágrafo 1. La reserva aplica a la información, no a los documentos, para lo

cual el responsable de la información verificará qué información está sometida a
reserva y cual no, y elaborará una versión pública que mantenga la reserva de
los titulares de los datos, para garantizar el principio de máxima publicidad y
conforme a las disposiciones legales vigentes sobre el acceso a la información.
Parágrafo 2. De existir reserva legal, se aplicarán como mínimo, los siguientes

criterios:
1. La reserva opera sobre el contenido del documento, no sobre la

existencia de este. Estos documentos deben ser identificados de
manera clara en los instrumentos de la gestión de información
pública.
2. La reserva legal solo opera sobre la información que compromete
derechos fundamentales o bienes constitucionales, no sobre los
procesos o actuaciones de los que hace parte. Para tal efecto se
realizarán versiones públicas de estos documentos, que impidan la
identificación de los titulares de los datos personales, como lo ordena
la normativa vigente.
3. La reserva deberá ser temporal, como lo determine la Ley.
Parágrafo 3. Para elaborar versiones públicas de documentos que contengan

información clasificada o reservada, la entidad aplicará estándares para la
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anonimización de datos. El proceso de anonimización de datos requiere una

adecuada comprensión del propósito final y uso de la información. Por tal motivo,
es importante que el administrador de los documentos identifique los datos
objeto de anonimización en articulación con la normativa vigente para la
protección de datos personales y acceso a la información.
Parágrafo 4. Los documentos electrónicos se dispondrán en formatos abiertos,

libres y accesibles que permitan su correcta representación. Si se trata de
documentos que cuentan con firmas electrónicas o digitales, estampas o sellos
(electrónicos o digitales), al interesado se le deben ofrecer los mecanismos que
le permitan la verificación de la autenticidad del documento o expediente en el
caso que así lo requiera.
CAPÍTULO 2
Restricciones de acceso a los documentos por razones de conservación
Artículo 7.2.1. Acceso a los documentos e información. Con el fin de

facilitar la prestación de los servicios de información que deben brindar los
archivos en el territorio nacional, se dispone que solo por razones de
conservación de soportes físicos, se podrá restringir el acceso a los documentos
originales, más no a la información en ellos contenida.
Artículo 7.2.2. Evaluación de soportes. La evaluación del estado de

conservación de los documentos de carácter histórico se hará teniendo en cuenta
las características tecnológicas, la tipología de alteración y la forma como ésta
se manifiesta y tomando como principio orientador la unidad que el soporte del
documento guarda con la imagen gráfica o el texto.
Artículo 7.2.3. Restricción de originales. La intensidad de los tipos de

alteración para los soportes físicos se determinará con base en el análisis de las
diversas manifestaciones en relación con la garantía de permanencia o
susceptibilidad de pérdida del documento. Este último será el criterio bajo el cual
se tomará la decisión de restringir el acceso al documento original, para lo cual
se tomarán las previsiones que garanticen suministrar la información por medio
de las técnicas de reproducción con que cuenta la entidad.
Artículo 7.2.4. Reproducción de información. Para suministrar la

información contenida en aquellos documentos que por razones de conservación
se restrinja su acceso, se deben utilizar técnicas de reproducción que propicien
tanto la preservación del original como la calidad y estabilidad del medio utilizado
previendo la ulterior reproducción a partir de la copia generada. Para ello se
recomiendan las técnicas de microfilmación, fotografía y digitalización. En todo
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caso se debe evitar, en lo posible, el proceso de fotocopiado por carecer de

características en lo atinente a la preservación del original. Cuando no sea
posible acceder a esta tecnología se podrá recurrir a la reproducción digitada o
manuscrita.
Parágrafo 1. Para la reproducción de documentos de gran formato como mapas

y planos y en general de documentos con información textual y gráfica deberá
adoptarse la técnica de reproducción fotográfica, micrográfica o digital de
acuerdo con la dimensión del documento.
Parágrafo 2. Para la reproducción de los documentos provenientes de formatos

y medios analógicos como microfilme, cintas fonográficas, cintas de video, rollos
cinematográficos o fotografía, o documentos en formato electrónicos en
diferentes medios como disquetes y discos ópticos, se deberá recurrir a la copia
o la migración de la información en un soporte o medio idéntico o compatible
con el sistema en el cual fue producido el documento con el fin de evitar pérdidas
en la calidad original.
Parágrafo 3. En los casos en que pueda estar comprometida la salud del

peticionario por el estado de conservación física del documento, se deben
adoptar las previsiones de protección según el caso.
Artículo 7.2.5. Fuentes bibliográficas de conservación. Se tendrá como

fuentes de conservación las orientaciones e instructivos proporcionados a través
de las publicaciones producidas por el Archivo General de la Nación Jorge
Palacios Preciado, la capacitación que a través de los programas desarrollados
por el Sistema Nacional de Archivos contribuyen al conocimiento de las
metodologías y técnicas de diagnóstico sobre el estado de conservación de los
soportes en los cuales se registra la información y las directrices de los
especialistas en la disciplina de Restauración de Bienes Muebles, no solo para
identificar los niveles de deterioro, sino esencialmente para proporcionar las
medidas correctivas para recuperar documentos alterados.
Parágrafo. Para los casos que requieran algún tipo de revisión especial del
estado de conservación de los documentos se debe recurrir a las áreas técnicas
del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado o a los Consejos
Territoriales de Archivo.
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ACUERDO No. ox
CAPÍTULO 3
Reproducción de documentos por otros medios técnicos
Artículo 7.3.1. Reproducción de documentos por otros medios técnicos.

Las entidades deben adoptar mecanismos para la reproducción de los
documentos por otros medios técnicos para su administración y consulta,
aplicando los lineamientos técnicos expedidos por el Archivo General de la
Parágrafo 1. La reproducción de documentos en otros medios no implica que

se puedan eliminar los documentos originales. La eliminación solo puede
realizarse atendiendo los tiempos de retención y disposición final establecidos
en la Tabla de Retención Documental o la Tabla de Valoración Documental.
Parágrafo 2. Los procedimientos para la reproducción los documentos por

cualquier medio técnico deben estar indicados en el Programa Específico de
Reprografía, en desarrollo del Programa de Gestión Documental, en atención a
los lineamientos establecidos por el Archivo General de la Nación Jorge Palacios
Preciado y lo dispuesto en los artículos 8º, 9º, 12º y 13º de la Ley 527 de 1999
y el artículo 19 de la Ley 594 de 2000.
TÍTULO 8
ARCHIVOS HISTÓRICOS
Artículo 8.1. Objetivo. Establecer los lineamientos generales y los

procedimientos para el Registro Nacional de Archivos Históricos Colombianos –
RENAHC y Declaratoria de Bienes de Interés Cultural de Carácter Documental
Archivístico – BIC-CDA, de personas naturales o jurídicas propietarias,
poseedoras o tenedoras de documentos o archivos de significación histórica, así
como la adquisición y expropiación de archivos que hacen parte del patrimonio
documental.
Parágrafo. Los propietarios, poseedores o tenedores de los archivos privados

declarados de interés cultural, continuarán con la propiedad, posesión o tenencia
de los mismos.
CAPÍTULO 1
Registro Nacional de Archivos Históricos Colombianos - RENAHC
Artículo 8.1.1. Instancia competente ante la que se formula la solicitud

de inscripción en el RENAHC. La solicitud de inscripción en el RENAHC deberá
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Teléfono: (+57) 601 328 2888
ACUERDO No. ox
formularse ante la Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental del

Artículo 8.1.2. Iniciativa para solicitar la inscripción. Deben solicitar la

inscripción en el RENAHC las personas naturales o jurídicas propietarias,
poseedoras o tenedoras de documentos o archivos de cierta significación
histórica o patrimonial.
Parágrafo. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado podrá

requerir a los propietarios, poseedores o tenedores de dichos documentos
cuando considere que estos son susceptibles de ser incluidos en el mencionado
registro.
Artículo 8.1.3. Actualización de datos. Los archivos que se encuentren

registrados en el RENAHC deben actualizar la información reportada en el
mencionado registro cada dos (2) años contados a partir de la fecha de su
registro.
Artículo 8.1.4. Facultades de la Subdirección de Gestión de Patrimonio

Documental. La Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental del Archivo
General de la Nación Jorge Palacios Preciado, establecerá un procedimiento para
la conformación y funcionamiento del RENAHC, el cual debe publicarse en la
página web de la entidad.
Artículo 8.1.5 Solicitud de registro. Le corresponde a la Subdirección de

Gestión del Patrimonio Documental analizar la solicitud de registro y emitir su
concepto para aprobación ante el Comité Evaluador de Documentos.
CAPÍTULO 2
Declaratoria de Bienes de Interés Cultural de Carácter Documental
Archivístico -BIC-CDA
SECCIÓN 1
Disposiciones generales
Artículo 8.2.1.1. Bienes de Interés Cultural de Carácter Documental

Archivístico - BIC-CDA. Categoría legal especial de bienes del patrimonio
cultural de la Nación de naturaleza documental, que tienen características y
valores de importancia para el patrimonio cultural de la nación. Son susceptibles
de ser declarados BIC-CDA, una unidad documental simple, un expediente, una
serie documental, una sección documental, o un fondo documental archivístico,
________________________________________________________________________
Teléfono: (+57) 601 328 2888
ACUERDO No. ox
que reúna las características de documento de archivo, sin importar el medio o

tecnología con la cual se haya elaborado.
Parágrafo 1. Se consideran BIC-CDA del ámbito nacional y territorial, los bienes

declarados como archivos, fondos documentales de archivo, unidades
documentales, u otras denominaciones que hayan sido objeto de tal declaratoria
por las autoridades competentes y, en consecuencia, quedan sujetos al Régimen
Especial de Protección.
Parágrafo 2. Los BIC-CDA pueden pertenecer, según el caso, a la Nación, a

entidades públicas de cualquier orden o a personas naturales o jurídicas de
derecho privado.
Artículo 8.2.1.2. Competencia. Para la declaratoria de los BIC-CDA serán

competentes las siguientes instancias:
1. Del nivel Nacional. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios

Preciado será el responsable de la declaratoria de los BIC-CDA del
ámbito nacional público y privado, previo concepto favorable del
órgano asesor, Comité Evaluador de Documentos.
2. Del nivel Territorial. Los gobernadores, alcaldes, autoridades indígenas
y autoridades de comunidades afrodescendientes serán los
responsables de las declaratorias de los BIC-CDA del ámbito territorial,
debido al interés especial que el bien revista para la comunidad en su
jurisdicción, previo concepto favorable del órgano asesor, Consejo
Territorial de Archivos correspondiente.
Parágrafo. La declaratoria de un BIC-CDA debe realizarse mediante acto

administrativo motivado firmado por el representante legal de la instancia
competente.
SECCIÓN 2
Lista Indicativa de Candidatos a Bienes de Interés Cultural de Carácter
Documental Archivístico - LICBIC-CDA
Artículo 8.2.2.1. Lista Indicativa de Candidatos a Bienes de Interés

Cultural de Carácter Documental Archivístico - LICBIC-CDA. La Lista
Indicativa de Candidatos a Bienes de Interés Cultural de Carácter Documental
Archivístico, en adelante LICBIC-CDA, es un registro de información al cual se
debe ingresar el bien que esté en proceso de declaratoria. El Archivo General de
________________________________________________________________________
Teléfono: (+57) 601 328 2888
ACUERDO No. ox
la Nación Jorge Palacios Preciado y las autoridades competentes conformarán y

administrarán su propia LICBIC-CDA y velarán por su publicación y actualización.
Parágrafo. La LICBIC-CDA deberá contener como mínimo la siguiente

información: el nombre del bien incorporado a la misma, la fecha de inscripción,
la coincidencia del bien con los valores y criterios de valoración requeridos para
la declaratoria, la solicitud del Plan Especial de Manejo y Protección de Carácter
Documental Archivístico - PEMP-CDA (si se requirió) y el número del acto
administrativo de inclusión. Así mismo, contendrá un campo de información
sobre las solicitudes no aceptadas, señalando los motivos de la no inclusión y
número de acto administrativo que así lo declaró.
Artículo 8.2.2.2. Requisitos para la inclusión de un bien en la LICBIC-

CDA. Las personas naturales o jurídicas que soliciten a la autoridad competente
la inclusión de un bien en la LICBIC-CDA, deben acreditar los siguientes
requisitos:
1. Información del solicitante:

1.1. Persona natural: nombre y fotocopia de la cédula de ciudadanía o
cédula de extranjería.
1.2. Persona jurídica: razón social; acta de posesión del representante
legal de la entidad pública (en el caso de entidades privadas se
deberá presentar certificado de existencia y representación
expedido por la Cámara de Comercio o la autoridad competente,
con fecha de expedición no superior a dos (2) meses); y, fotocopia
de la cédula de ciudadanía o de extranjería del representante legal.
1.3. Datos de ubicación: Domicilio o dirección de ubicación, correo
electrónico y teléfonos. Si el solicitante reside fuera del país debe
designar un apoderado en Colombia.
1.4. Calidad en la que actúa: Manifestación de ser propietario,
poseedor, usufructuario, custodio o tercero interesado en la
declaratoria del -BIC-CDA. En caso de que la solicitud se presente
por un tercero interesado, deberá contar con la autorización,
nombre y dirección del propietario. En caso de que los derechos de
propiedad sobre el bien se encuentren en discusión, se debe
advertir esta situación al momento en que se realiza la solicitud, e
informar el desarrollo y decisión final que defina la propiedad, con
el propósito de actualizar la información en el registro de los -BIC-
CDA”.
2. Información del bien de interés cultural de carácter documental
archivístico para inclusión en la LICBIC-CDA.
2.1. Identificación: nombre con el que se conoce el bien
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Teléfono: (+57) 601 328 2888
ACUERDO No. ox
2.2. Localización: departamento, municipio o distrito y dirección exacta

de ubicación del bien.
2.3. Descripción: debe incluir las fechas extremas, técnica de
elaboración, formato y volumen del bien (horas de grabación),
tamaño o dimensiones. Además, deberá indicar:
2.3.1. Contexto del bien: describe la historia de este, el nombre del o
los productores, la historia institucional/reseña biográfica,
historia archivística (cadena de custodia) y forma en que ingresó
el bien a su propiedad o tenencia.
2.3.2. Estado de conservación: en caso de que el bien presente
deterioro, se debe especificar los distintos tipos y niveles (físico,
químico y biológico; alto, medio o bajo), así como las condiciones
de almacenamiento.
2.3.3. Estado de organización y descripción: se debe detallar el estado
de organización (clasificación y ordenación), especificando el
nivel de organización y descripción, señalando los instrumentos
de consulta con que cuenta el bien: guías, catálogos, índices,
inventarios, u otros).
2.3.4. Condiciones de acceso al bien: describir su disponibilidad física
o mediante servicios reprográficos.
2.3.5. Existencia y localización de documentación asociada: identificar
si existe documentación asociada de originales, copias y
unidades de descripción asociadas al bien.
2.4. Inventario documental: deberá estar diligenciado en el Formato
Único de Inventario, normalizado por el Archivo General de la
Nación.
2.5. Material de apoyo: documentos e información independiente de su
soporte o formato, por ejemplo, fotos a color que permitan
visualizar el bien y estado en que se encuentra. El solicitante deberá
precisar si cuenta con equipos de grabación y reproducción, los
cuales se asocian como parte integral de los documentos, bienes y
archivos grabados en tecnología analógica o digital.
3. Razones de la solicitud: El solicitante deberá exponer de manera
concreta las razones que soportan su solicitud y específicamente,
deberá analizar y sustentar, de conformidad con lo dispuesto en el
presente Acuerdo, los criterios de valoración atribuidos al bien cuya
declaratoria se solicita.
Artículo 8.2.2.3. Criterios de valoración. Un bien puede reunir todos o

algunos de los criterios de valoración señalados en este artículo para ser
declarado por la autoridad competente como BIC-CDA del ámbito nacional o
territorial, según su representatividad.
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Los criterios de valoración son:

1. Antigüedad.
2. Autoría.
3. Constitución del bien.
4. Estado de conservación.
5. Representatividad y contextualización sociocultural.
Parágrafo. Los criterios de valoración antes señalados, permiten atribuir valor

a los bienes tales como histórico, estético y simbólico.
Artículo 8.2.2.4 Inclusión. Una vez reciba la solicitud de inclusión de un bien

en la Lista de Candidatos de Bienes de Interés Cultural de Carácter Documental
Archivístico - LICBIC-CDA, la autoridad competente tendrá un término no mayor
a noventa (90) días calendario para evaluar e incluir o no, el bien en la citada
Lista, previo concepto favorable del órgano asesor.
Parágrafo. Una vez incluido, la autoridad competente definirá si requiere de un

Plan Especial de Manejo y Protección de Carácter Documental Archivístico -
PEMP-CDA e indicará el término en el cual deberá presentarse el mencionado
Plan.
Parágrafo: Cumplidos los requisitos de inclusión y valoración, la autoridad

competente, previo concepto favorable del órgano asesor, incluirá dicho bien en
la LICBIC-CDA.
Artículo 8.2.2.6 Régimen de bienes incluidos en la LICBIC-CDA. La

inclusión de un bien en la LICBIC-CDA del orden nacional o territorial, no implica
para éste la aplicación de las obligaciones, restricciones y demás aspectos
propios del Régimen Especial de Protección establecido en la Ley 397 de 1997,
modificada y adicionada por la Ley 1185 de 2008, ni obliga a que éste sea
declarado como BIC-CDA.
Parágrafo. Cuando exista discusión o litigio sobre la propiedad de un bien, esta

no afecta ni condiciona la inclusión del bien en la LICBIC-CDA ni la declaratoria
de un bien como BIC-CDA.
SECCIÓN 3
Procedimiento para la declaratoria de BIC-CDA
Artículo 8.2.3.1. Requisitos para la Declaratoria de BIC-CDA. Podrán ser

declarados BIC-CDA por la autoridad competente del orden nacional o territorial,
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Teléfono: (+57) 601 328 2888
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previo concepto del órgano asesor, aquellos documentos de archivos públicos o

privados que cumplan los siguientes requisitos:
1. Estar incluidos en la Lista de Candidatos de Bienes de Interés Cultural

de Carácter Documental Archivístico - LICBIC-CDA.
2. Contar con la aprobación del Plan Especial de Manejo y Protección de
Carácter Documental Archivístico - PEMP-CDA, en caso de que este
haya sido requerido.
Artículo 8.2.3.2. Procedimiento para la declaratoria de los BIC-CDA. La

declaratoria de BIC-CDA del ámbito nacional y territorial, atenderá el siguiente
procedimiento:
1. Una vez se reciba la solicitud de declaratoria de Bienes de Interés

Cultural de Carácter Documental Archivístico - BIC-CDA, la autoridad
competente tendrá un término no mayor a noventa (90) días
calendario para evaluar si hay lugar o no a la declaratoria.
2. La solicitud será remitida al órgano asesor para que emita concepto
sobre la viabilidad de la declaratoria.
3. Si el órgano asesor emite concepto favorable, la autoridad competente
procederá a efectuar la declaratoria mediante acto administrativo.
4. En caso de requerirse Plan Especial de Manejo y Protección de Carácter
Documental Archivístico – PEMP-CDA, deberá quedar señalado en el
acto administrativo.
Parágrafo. Si el solicitante tiene alguna objeción de carácter técnico con

respecto al proceso de inclusión del bien en la LICBIC-CDA o la declaratoria como
BIC-CDA realizada por la autoridad del orden territorial, podrá solicitar un
segundo concepto al Archivo General de la Nación, adjuntando una solicitud
motivada, en un plazo no superior al de los diez (10) días hábiles siguientes a la
notificación del acto administrativo correspondiente; en este caso el Archivo
General de la Nación tendrá un plazo de noventa (90) días para pronunciarse.
Sobre esta decisión no procede nueva revisión.
Artículo 8.2.3.4. Declaratoria de BIC-CDA para los bienes de carácter

documental archivístico que hayan finalizado su trámite administrativo
antes del día 1 de enero de 1911. Se presumen BIC-CDA todos los
documentos públicos y privados que hayan finalizado su trámite administrativo
antes del 1 de enero de 1911, no obstante, para obtener su declaratoria formal
como de BIC-CDA, se debe adelantar el procedimiento establecido.
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Artículo 8.2.3.5. Registro de BIC-CDA. La autoridad competente, según

corresponda, deberá llevar un registro de los bienes declarados como BIC-CDA
y deben registrarse de manera oficiosa los bienes que se declaren BIC-CDA, así
como aquellos que hubieran sido declarados con anterioridad a la Ley 1185 de
2008 y todos los que hayan sido declarados antes de la vigencia del presente
Acuerdo.
Parágrafo. El registro de los BIC-CDA debe contener la información básica

registrada en el artículo 8.2.2.4. Inclusión, y debe ser publicado en la página
web de la autoridad competente.
Artículo 8.2.3.6. Reportes de declaratorias. El Archivo General de la Nación

Jorge Palacios Preciado consolidará la información recibida de las declaratorias
BIC-CDA de bienes del orden territorial, e incluirá el reporte de la declaratoria
del orden nacional y presentará anualmente un informe al Ministerio de Cultura.
Parágrafo. Los Consejos Territoriales de Archivo deben incluir en los informes

semestrales presentados al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado,
la información de las declaratorias y la inclusión de los bienes en las LICBIC-CDA
de su jurisdicción.
SECCIÓN 4
Régimen Especial de Protección de los Bienes de Interés Cultural de
Carácter Documental Archivístico – BIC-CDA
Artículo 8.2.4.1. Régimen Especial de Protección. Los BIC-CDA del orden

nacional y territorial, gozan de un Régimen Especial de Protección, el cual se
compone de cuatro elementos: Plan Especial de Manejo y Protección – PEMP, la
autorización de intervención en conservación documental, la salida temporal del
país y la enajenación del bien.
Artículo 8.2.4.2. Plan Especial de Manejo y Protección de Carácter

Documental Archivístico - PEMP-CDA. El Plan Especial de Manejo y
Protección de Carácter Documental Archivístico, en adelante PEMP-CDA, como
parte del Régimen Especial de Protección, es el instrumento de planeación y
gestión, mediante el cual se establecen las acciones necesarias con el objetivo
de garantizar la protección del bien, considerando la sostenibilidad del plan en
cuanto a los aspectos de la administración, organización, conservación,
apropiación social y divulgación de los BIC-CDA.
Artículo 8.2.4.3. Solicitud de un Plan Especial de Manejo y Protección de

Carácter Documental Archivístico PEMP-CDA. La autoridad competente,
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previo concepto del órgano asesor, determinará mediante acto administrativo si

se requiere de un PEMP- CDA.
Artículo 8.2.4.4. Plazo para formular y presentar el Plan Especial de

Manejo y Protección de Carácter Documental Archivístico - PEMP-CDA
ante la autoridad competente. El PEMP-CDA deberá ser formulado y
presentado por el solicitante de la declaratoria (propietario, poseedor,
usufructuario, custodio o tercero interesado), en el término que la autoridad
competente determine, a partir de la notificación del acto administrativo que
determine su inclusión en la LICBIC-CDA y realice la solicitud del Plan Especial
de Manejo y Protección de Carácter Documental Archivístico - PEMP-CDA. En
todo caso, el plazo máximo para presentar un PEMP-CDA no superará los dos
(2) años.
Parágrafo. El plazo para formulación y presentación del PEMP- CDA podrá ser
ampliado por una sola vez, a solicitud del interesado, por un término de tiempo
igual al inicial.
Artículo 8.2.4.5. Formulación de un Plan Especial de Manejo y Protección

de Carácter Documental Archivístico PEMP-CDA. Un PEMP-CDA, deberá
formularse teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
1. Contexto y valoración: Es la descripción física y valoración del bien

para efectos de su declaratoria como BIC-CDA
2. Diagnóstico Integral de Archivo, en armonía con los artículos
2.8.7.2.3. y 2.8.7.2.4 del Decreto 1080 de 201 5.
3. Propuesta Integral: niveles de intervención, condiciones de manejo y
plan de divulgación armonizado con el Programa de Gestión
Documental, de conformidad con el artículo 2.4.1.3.3. del Decreto
1080 de 2015 y el Título 6 “Conservación y Preservación de
documentos” del presente Acuerdo.
Parágrafo. El PEMP-CDA debe ser aprobado por el Comité Institucional de

Gestión y Desempeño o quien haga sus veces, en el caso de las entidades
públicas y privadas que cumplen funciones públicas, aprobación que deberá ser
previa a la expedida por la autoridad competente de acuerdo con lo establecido
en el artículo 8.2.3.6., aprobación del PEMP- CDA, del presente Acuerdo.
Artículo 8.2.4.6. Aprobación del PEMP- CDA. La autoridad competente,

previo concepto favorable del órgano asesor respectivo, aprobará el PEMP- CDA,
dentro de los seis (6) meses siguientes a la presentación del citado plan.
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Parágrafo 1. Si el órgano asesor lo considera necesario, requerirá al solicitante

para que realice las aclaraciones y allegue los soportes que le sean solicitados.
Parágrafo 2. En caso de emitirse concepto no favorable para la aprobación del

PEMP- CDA se devolverá el Plan y deberá presentarlo nuevamente en un término
no mayor a un (1) año.
Parágrafo 3. Los Órganos Asesores verificarán la implementación de los Planes
Especiales de Manejo y Protección de los BIC-CDA de su competencia.
Artículo 8.2.4.7. Salida temporal de BIC-CDA. La autorización de salida

temporal del país de los BIC-CDA, tanto públicos como privados, es un trámite
que se adelanta ante la autoridad competente nacional o territorial, según
corresponda, quien autorizará mediante acto administrativo la salida temporal
del país del bien.
El acto administrativo deberá contener como mínimo:
1. Identificación del acto administrativo mediante el cual el bien obtuvo

la declaratoria.
2. Identificación del propietario o tenedor del bien declarado, así mismo,
domicilio y datos de contacto actualizados.
3. Explicación detallada de las actividades para las cuales se autoriza la
salida temporal.
4. Descripción del estado actual de conservación del bien.
5. Plazo máximo por el que se autoriza la salida temporal del bien.
6. Descripción del régimen sancionatorio, así como de los efectos del
incumplimiento del plazo establecido.
7. Obligación del autorizado en el sentido de informar a la autoridad que
concede la autorización, sobre el reingreso del bien, indicando el
término dentro del cual deberá presentar el informe.
8. Obligación de cumplir cualquier otro requisito de carácter aduanero.
Parágrafo 1. Los Consejos Territoriales de Archivo informarán al Archivo

General de la Nación Jorge Palacios Preciado, en los reportes semestrales sobre
las autorizaciones de salida del país de los BIC-CDA del orden territorial, para lo
cual deben solicitar la información respectiva a las autoridades competentes.
Parágrafo 2. En el informe anual que debe presentar el Archivo General de la

Nación al Ministerio de Cultura informará sobre las autorizaciones de salidas
temporales de BIC-CDA tanto del orden nacional como territorial.
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Parágrafo 3. En ningún caso, el plazo de autorización de las salidas temporales

del país de los BIC-CDA podrá exceder un periodo de dos (2) años.
Artículo 8.2.4.8. Fines de la salida temporal. La salida temporal de estos

bienes se autorizará exclusivamente para fines: probatorios en procesos legales,
procesos técnicos y exposiciones culturales.
Artículo 8.2.4.9. Requisitos de la Solicitud de Autorización de Salida del

País. La solicitud de autorización de salida temporal del país de los BIC-CDA
deberá presentarse ante la autoridad competente y deberá contener:
1. Motivo de la salida temporal: razones en las que soporta la solicitud

de autorización de salida del país. Deberá estar acompañado por los
documentos que soporten la solicitud.
2. Descripción: relación de la documentación y descripción de los bienes,
adjuntando: muestra fotográfica de los bienes, en fondo blanco, de 9
x 12 centímetros; inventarios en el Formato Único de Inventario -
FUID-.
3. Destino: se especificará país, ciudad y dirección de destino del bien y
fecha de salida y de retorno.
4. Solicitante: propietario o su apoderado con el número de teléfono, fax,
dirección y correo electrónico.
5. Identificación: documento de identidad del propietario o apoderado,
representante legal y copia de la identificación tributaria para
personas jurídicas.
Parágrafo. Si la autoridad competente considera viable autorizar la salida del

país de un BIC-CDA, previamente a la expedición del acto administrativo de
autorización, requerirá al solicitante para que presente la póliza de seguro.
Artículo 8.2.4.10. Póliza de Seguro. En todos los casos, cuando se trate de

la salida temporal de BIC-CDA de entidades públicas, éstos deben asegurarse
durante el tiempo que duren fuera del país, mediante una póliza de seguro para
obras de arte, póliza denominada seguro clavo a clavo, cuyo beneficiario será la
autoridad competente que expide la autorización.
Parágrafo 1. Se asegurará el 100% del valor del -BIC-CDA-. Si el valor del bien
no fuere tasable, el valor de la cobertura del seguro no podrá ser inferior a cien
(100) salarios mínimos legales mensuales vigentes.
Parágrafo 2. En el caso de -BIC-CDA- de propiedad privada, lo aquí

contemplado podrá pactarse directamente a voluntad de su propietario, caso en
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el cual el beneficiario deberá ser la instancia competente que otorga la

autorización.
Parágrafo 3. La póliza será solicitada por la autoridad competente previamente

a expedir el acto administrativo de autorización de salida temporal y su vigencia
deberá cubrir desde la fecha que se proyecta que el bien salga del país, durante
el tiempo que éste estará fuera y treinta (30) días más, después de su retorno
a su ubicación original en Colombia.
Artículo 8.2.4.11. Exigencias aduaneras. Una vez cumplidos los requisitos

anteriores, el solicitante deberá cumplir las exigencias del Régimen Aduanero,
en particular del artículo 297 y pertinentes del Decreto 2685 de 1999, incluida
la constitución de la Garantía de Reimportación, o las normas que lo modifiquen,
deroguen o sustituya.
Artículo 8.2.4.12. Autorización de intervención a nivel de conservación

restauración. Los bienes, públicos y privados, del ámbito nacional y territorial,
declarados como BIC-CDA deben contar con la aprobación de la autoridad
competente nacional o territorial, según corresponda, quien autorizará la
intervención en conservación y restauración, disponiendo que esta solo podrá
realizarse bajo la dirección de profesionales idóneos en conservación y
restauración de bienes muebles y se oficializará mediante acto administrativo.
Parágrafo. Las intervenciones menores (o de primeros auxilios) no requieren

de autorización. Deben ser realizadas por personal debidamente capacitado.
Artículo 8.2.4.13. Requisitos para autorizar la intervención en

conservación restauración de los bienes declarados BIC-CDA. La solicitud
de autorización para intervenir un BIC-CDA a nivel de conservación restauración
deberá presentarse ante la autoridad competente. Los requisitos y soportes para
autorizar proyectos de intervención son los siguientes:
1. Solicitud de autorización expresa del propietario, representación legal,

poseedor, usufructuario o custodio del BIC-CDA, para la ejecución del
proyecto de intervención y datos básicos de contacto.
2. Autorización del propietario, representante legal, poseedor,
usufructuario o custodio del -BIC-CDA- a un profesional idóneo, para
presentar el proyecto y los documentos que acrediten dicha condición:
título profesional.
3. Diagnóstico del estado de conservación del bien que incluya:
identificación del bien, soporte, técnica de elaboración, descripción de
los deterioros presentes.
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4. Propuesta de intervención que deberá ajustarse a la normatividad y

lineamientos que el Archivo General de la Nación Jorge Palacios
Preciado ha expedido en la materia, siempre enmarcado dentro del
Sistema Integrado de Conservación.
Parágrafo. La información descrita anteriormente deberá estar sustentada en

estudios técnicos, memoria descriptiva y registro fotográfico de acuerdo con los
principios generales de intervención contemplados en el artículo 2.4.1.4.3. del
Decreto 1080 de 2015, o las normas que lo modifiquen, deroguen o sustituya.
Artículo 8.2.4.14. Informes de intervención en conservación

restauración de los bienes declarados BIC-CDA. El propietario del bien
declarado BIC-CDA intervenido en conservación restauración, deberá enviar a la
autoridad competente en un término de treinta (30) días, finalizada la
intervención, un informe de la intervención realizada, incluyendo una memoria
descriptiva y registro fotográfico.
Parágrafo 1. Los Consejos Territoriales de Archivo informarán al Archivo

General de la Nación Jorge Palacios Preciado, en los informes semestrales sobre
las autorizaciones de intervención y de los informes de las intervenciones en
conservación y restauración realizadas de los BIC-CDA del orden territorial, para
lo cual deben solicitar la información respectiva a las autoridades competentes.
Parágrafo 2. En el informe anual que debe presentar el Archivo General de la

Nación al Ministerio de Cultura, informará sobre las autorizaciones de
intervención y de los informes de las intervenciones en conservación
restauración realizadas de los BIC-CDA, tanto del orden nacional, como
territorial.
Artículo 8.2.4.15. Enajenación de Bienes Declarados como Interés

Cultural de Carácter Documental Archivístico - BIC- CDA. La enajenación
de documentos privados que fueren declarados BIC-CDA del orden nacional o
territorial de propiedad de personas naturales o jurídicas de derecho privado, no
establece limitación al derecho de dominio, es decir, no los saca del comercio.
Sin embargo, dentro de seis (6) meses siguientes a la enajenación, esta deberá
informase al Archivo General de la Nación, con la única finalidad de actualizar el
nombre del propietario en el Registro de los BIC – CDA, so pena de perder la
declaratoria de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente.
Parágrafo. Los BIC-CDA públicos, así como aquellos de las entidades privadas
que cumplen funciones públicas, conforme lo dispuesto en el artículo 72 de la
Constitución Política de Colombia, en concordancia con el artículo 14 de la Ley
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594 de 2000, son bienes culturales que conforman la identidad nacional,

pertenecen a la Nación y son inalienables, imprescriptibles e inembargables y,
en consecuencia, no son susceptibles de enajenación.
Artículo 8.2.4.16. Informe de Enajenación de los bienes declarados BIC-

CDA. El informe de enajenación de un bien privado declarado como BIC-CDA,
deberá presentarse por parte del vendedor y el comprador del bien ante el
Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado o ante la autoridad del
orden territorial, según corresponda.
Parágrafo. En los informes anuales que debe presentar el Archivo General de

la Nación al Ministerio de Cultura, informará sobre la enajenación de BIC-CDA.
CAPITULO 3
Adquisición y expropiación de archivos privados
Artículo 8.3.1. Adquisición de archivos privados. El Archivo General de la

Nación Jorge Palacios Preciado podrá adquirir archivos privados con cargo a su
presupuesto, en los casos que se indican a continuación.
1. Archivos privados declarados de interés público o de interés social,

cuando el propietario los ofreciere en venta.
2. Archivos privados que representen un interés cultural para la nación,
o que se encuentren en riesgo, declarados de interés público o de
interés social, para efectos de la expropiación por vía administrativa.
Artículo 8.3.2. Competencia. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios

Preciado queda facultado para declarar bienes de interés público o de interés
social, para efectos de la expropiación por vía administrativa a la que se refiere
la Constitución Política.
SECCIÓN 1
Adquisición de archivos privados por donación o compra
Artículo 8.3.1.1. Procedimiento para la adquisición por donación. El

Archivo General de la Nación o los Archivos históricos públicos podrán recibir
donaciones de archivos privados de interés público o de interés social en
cumplimiento de los siguientes requisitos:
1. Una vez se reciba la oferta de donación, la autoridad competente evaluará

si hay lugar o no a recibirla, teniendo en cuenta los criterios de valoración.
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ACUERDO No. ox
2. Si la avaluación es favorable, se presenta ante el órgano asesor de la

instancia competente, para que emita concepto sobre la pertinencia de la
aceptación de la oferta de donación.
3. La donación se perfeccionará a través del contrato suscrito por las partes
en el cual se dejará constancia de la sesión de los derechos para uso,
difusión y divulgación del bien, y conforme al procedimiento establecido.
Artículo 8.3.1.2. Procedimiento para la adquisición por compra. La

compra de los archivos privados descritos en el artículo 8.3.1. “Adquisición de
archivos privados”, deben contar previamente con una Declaratoria de Bienes de
Interés Público o Social realizada por el director general del Archivo General de
la Nación Jorge Palacios Preciado, mediante acto administrativo motivado y ser
objeto de un avalúo por parte del AGN, el cual servirá para determinar el precio
máximo de adquisición con cargo al presupuesto del Archivo General de la Nación
Jorge Palacios Preciado.
Parágrafo 1. Para tasar el valor de los archivos, se acudirá a curadores,

expertos o peritos idóneos quienes establecerán la suma de dinero que debe ser
pagada a quién acredite ser el titular del derecho de dominio.
Parágrafo 2. Como criterios para tasar la suma a ser pagada, debe

considerarse, por lo menos los requisitos indicados en el artículo 8.3.2.2.
“requisitos para la presentación de la solicitud de declaratoria Bien de Interés
Público o Social”, del presente Acuerdo.
Parágrafo 3. La adquisición por compra se realizará a través de contratación

directa.
SECCIÓN 2
Expropiación administrativa de archivos privados
Artículo 8.3.2.1. Expropiación administrativa de archivos privados. El

Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, por medio del
representante legal, podrá expropiar por la vía administrativa a la que se refiere
la Constitución Política, archivos privados que representen un interés público o
social, o que se encuentren en riesgo. Para ello deberá:
1. Efectuar la declaratoria del Bien de Interés Público o Social, de oficio o a

solicitud de parte, conforme al artículo 8.3.2.2. del presente Acuerdo y
previo concepto del órgano asesor.
2. Surtir las etapas establecidas en el artículo 8.3.2.3. del presente Acuerdo,
para declarar la expropiación administrativa.
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3. Expedir acto administrativo que decreta la expropiación administrativa,

conforme al artículo 8.3.2.4 del presente Acuerdo.
Artículo 8.3.2.2. Requisitos para la presentación de la solicitud de

declaratoria de un Bien de Interés Público o Social con fines de
expropiación. La solicitud de declaratoria Bien de Interés Público o Social con
fines de expropiación deberá contener la siguiente información y
documentación:
1. Información del propietario: para persona natural: copia de cédula

de ciudadanía o extranjería; para persona jurídica: Certificado de
existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio
de su respectiva jurisdicción con fecha de expedición no superior a un
mes, fotocopia de la cédula de ciudadanía o de extranjería del
representante legal, y manifestación escrita de ser el propietario del
bien, lo cual será entendido bajo la gravedad de juramento.
2. Señalar los datos de ubicación: domicilio o dirección, correo
electrónico y teléfonos.
3. Información del bien: Elaborar un informe pormenorizado de las
características del archivo privado candidato de ser declarado como
de interés público o social con la siguiente información.
3.1. Identificación: nombre con el que se conoce el bien.
3.2. Localización: departamento, municipio o distrito y dirección exacta
de ubicación del bien.
3.3. Descripción: debe incluir las fechas extremas, soporte, formato y
volumen del bien, tamaño o dimensiones. El volumen del bien
puede ser expresado en: unidades de almacenamiento, unidades
documentales o expedientes, número de folios (si está
identificado), metros lineales para los documentos en soporte
papel, tamaño expresado en MB en archivos electrónicos y horas
de grabación, entre otros.
3.4. El contexto del bien en el que describe la historia del mismo, el
nombre del o los productores, la historia institucional/reseña
biográfica (si aplica), historia archivística -cadena de custodia (si
aplica), y forma en que ingresó el bien a su propiedad o tenencia,
(si aplica).
3.5. Diagnóstico del estado de conservación: se debe especificar los
distintos tipos y niveles de deterioro (físico, químico y biológico;
alto, medio o bajo), así como las condiciones de almacenamiento.
3.6. Estado de organización y descripción: se debe detallar el estado de
organización (clasificación y ordenación), especificando el nivel de
________________________________________________________________________
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organización y descripción, señalando los instrumentos de consulta

con que cuenta el bien.
3.7. Condiciones de acceso al bien: en cuanto a si el bien cuenta con
alguna reserva de ley.
3.8. Existencia y localización de documentación asociada: identificar si
existe documentación asociada de originales, copias y unidades de
descripción asociada al bien (si aplica).
3.9. Informe: El informe deberá ser presentado en medio físico y
electrónico, acompañado de un registro fotográfico que dé cuenta
de las características de los bienes objeto de la declaratoria. Si
dentro de los bienes hay documentos analógicos o digitales,
especificar si el archivo cuenta con equipos de reproducción para
documentos sonoros o audiovisuales.
4. Listado o inventario documental: Este listado o inventario describirá
de manera general la documentación objeto de declarar y debe
contener como mínimo para cada unidad de conservación, las fechas
extremas, tema o asunto, y un aproximado del número de folios, o
inventario documental si existe.
5. Informe: El informe en medio físico y electrónico, acompañado de un
registro fotográfico que dé cuenta de las características de los bienes
objeto de la declaratoria. Si dentro de los bienes hay documentos
analógicos o digitales, especificar si el archivo cuenta con equipos de
reproducción para documentos sonoros o audiovisuales.
6. Criterios de valoración de carácter histórico-cultural: Los criterios de
valoración son los establecidos en el artículo 8.2.2.3 “criterios de
valoración”, del presente Acuerdo.
Parágrafo. En caso de que el propietario se niegue a atender la solicitud del

Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado para atender el
procedimiento de declaratoria de bien de interés público o social con fines de
expropiación, se realizará la declaratoria de manera oficiosa mediante acto
administrativo, sin considerar los requisitos establecidos en el presente artículo.
Artículo 8.3.2.3. Procedimiento para declarar la expropiación

administrativa. Previa a la declaratoria de expropiación por parte del
representante legal del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado,
deben surtirse las siguientes etapas:
1. Etapa de oferta de compra: El director general del Archivo General

de la Nación Jorge Palacios Preciado ordenará la compra de los
archivos privados de carácter histórico-cultural o, que se encuentren
en peligro de destrucción, desaparición, deterioro o pérdida, previa
________________________________________________________________________
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solicitud de avaluó, el cual servirá para determinar el precio máximo

de adquisición o indemnización y precio base de oferta que se hará
mediante un acto administrativo que contendrá la información de
oferta de compra que se hace al propietario. En el mismo acto se
indicará que el propietario podrá: (i) Aceptar la oferta de compra, en
cuyo caso se acudirá a lo dispuesto en el artículo 8.3.1.2
“Procedimiento de Adquisición por compra” del presente Acuerdo, (ii)
Aceptar la compra e iniciar la etapa de negociación sobre el precio
base o (iii) No aceptar la oferta de compra, en cuyo caso se continuará
con el proceso de expropiación administrativa.
2. Etapa de Negociación: Dentro de los 30 días siguientes contados a
partir de la ejecutoria del acto administrativo que determina que la
expropiación se hará por vía administrativa, se procederá a realizar la
negociación directa en la cual se podrá modificar el precio base
teniendo como máximo el arrojado por el avalúo y así terminar el
proceso anticipadamente por enajenación voluntaria acudiendo a un
contrato de compraventa.
3. Etapa de expropiación propiamente dicha: En caso de que no se
reciba respuesta o fracase la etapa de negociación, se expedirá un
nuevo acto administrativo en el cual se identifique el bien expropiado,
el valor de la indemnización que será el mismo valor de la oferta
inicialmente presentada y la forma de pago del mismo.
Parágrafo. En caso en el que el Archivo General de la Nación no realice el pago

correspondiente a la indemnización o no acredite su depósito dentro de los 10
días a la ejecutoria del acto administrativo que ordena la expropiación, la
decisión de expropiación no surtirá efecto alguno y el Archivo General de la
Nación Jorge Palacios Preciado deberá surtir nuevamente el proceso
expropiatorio.
Artículo 8.3.2.4. Contenido del acto administrativo que decreta la

expropiación administrativa. El acto administrativo que decreta la
Expropiación Administrativa también deberá contener:
1. Indicación del acto administrativo de Declaratoria del Bien de Interés

Público o Interés Social, objeto de expropiación, debido a su carácter
patrimonial o por encontrarse en peligro de destrucción, desaparición,
deterioro o pérdida.
2. Identificación precisa del documento o archivo a expropiar.
3. El valor del precio indemnizatorio y la forma de pago soportado en el
Certificado de Disponibilidad Presupuestal correspondiente.
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4. Órdenes de notificación al titular o titulares del derecho de dominio

sobre el archivo privado de carácter histórico-cultural que haya sido
Declarado de Interés Público o de Interés Social, debido a su carácter
patrimonial o por encontrarse en peligro de destrucción, desaparición,
deterioro o pérdida, expropiado, indicando los recursos que proceden
en la vía gubernativa.
5. Los motivos de utilidad pública o de interés social, con las condiciones
de urgencia que se hayan declarado.
Artículo 8.3.2.5. Requisitos para adelantar los procesos técnicos para la

protección del patrimonio documental. Una vez que ingresen al Archivo
General de la Nación Jorge Palacios Preciado los documentos o archivos privados
de carácter histórico-cultural que se encuentren en peligro de destrucción,
desaparición, deterioro o pérdida, se les adelantarán los procesos técnicos
necesarios para la protección del patrimonio documental.
TÍTULO 9
DISPOSICIONES ESPECIALES
CAPÍTULO 1
Archivos relativos a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional
Humanitario
Artículo 9.1.1. Objetivo. Establecer los criterios mínimos para la identificación,

valoración y aplicación de instrumentos archivísticos a la información y
documentos relativos a los Derechos Humanos - DDHH y al Derecho
Internacional Humanitario – DIH que se conservan en archivos de los sujetos
obligados.
SECCIÓN 1
Criterios para la identificación y valoración de documentos relativos a
los Derechos Humanos
Artículo 9.1.1.1. Identificación. Serán considerados documentos relativos a

los Derechos Humanos, todos los archivos y documentos contenidos en cualquier
soporte físico y/o formato electrónico, producidos, custodiados y divulgados por
entidades, organizaciones y personas de diversa naturaleza y procedencia, que
contengan datos que, más allá de la finalidad para la cual fueron concebidos,
puedan servir para:
1. Probar o atribuir derechos;

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2. Atestiguar o evidenciar la vulneración de derechos;

3. Justificar o sustentar la protección, satisfacción, garantía, exigencia,
ejercicio, restablecimiento individual y colectivo de los Derechos
Humanos, o los deberes correlativos a ellos;
4. Testimoniar las actuaciones de los sujetos obligados, en ejercicio de
sus obligaciones constitucionales y legales, en torno a los Derechos
Humanos.
5. Reflejar y soportar el reconocimiento y progresividad de derechos, de
acuerdo con la evolución del ordenamiento jurídico colombiano.
Artículo 9.1.1.2. Criterio Orgánico - Funcional. Los sujetos obligados

identificarán aquellas funciones relacionadas con la protección, satisfacción,
garantía, exigencia, ejercicio y restablecimiento de los Derechos Humanos, así
como las áreas y dependencias encargadas de ejecutar su cumplimiento a través
de planes, programas y proyectos, teniendo en cuenta el contexto de producción
documental. A partir de esta identificación se establecen las series y subseries
documentales.
Parágrafo. Las series y subseries documentales identificadas debido a su

relación con los Derechos Humanos deben relacionarse en las Tablas de
Retención Documental, en las Tablas de Valoración Documental y en los
inventarios, indicando en Memoria Descriptiva el o los derechos asociados,
mencionando el marco legal y normativo que los soporta en el respectivo
procedimiento, especificando si son de acceso público o se encuentran sujetos a
reserva.
Artículo 9.1.1.3. Criterios de contenido. La información relativa a los

Derechos Humanos contenida en los documentos y los archivos debe servir como
criterio de valoración inicial para atribuir valores primarios y secundarios,
teniendo en cuenta que:
1. Expliquen la repercusión que tienen en la sociedad, a nivel local,

regional o nacional, en cumplimiento de las funciones asignadas a los
sujetos obligados o su papel dentro del cumplimiento constitucional
de los fines del Estado.
2. Evidencien la asignación y cumplimiento de funciones en torno a los
derechos humanos a través de la ejecución de planes, programas y
proyectos.
3. Testimonien coyunturas, hechos extraordinarios o de relevancia social
en los cuales tuvo incidencia el sujeto obligado.
4. Contengan datos e información únicos o representativos de un
momento de la historia de la entidad y/o de la sociedad, en materia
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de Derechos Humanos, que puedan servir para la investigación en

diversas áreas (ciencias sociales, ciencias humanas, demografía,
estadística, investigación periodística, etc.).
SECCIÓN 2
Medidas de protección y acceso para los documentos y archivos
relativos a los Derechos Humanos y Derecho Internacional
Humanitario
Artículo 9.1.2.1. Criterios de Valoración documental. Serán de

conservación total los documentos que guarden relación con acciones
imprescriptibles, crímenes de lesa humanidad y graves y manifiestas violaciones
a los derechos humanos y al Derecho Internacional Humanitario.
Artículo 9.1.2.2. Ajustes en los tiempos de retención y disposición final.

Los sujetos obligados deben ajustar, en sus Tablas de Retención Documental o
en la Tablas de Valoración Documental, los tiempos de retención documental
para que se garantice la disponibilidad de aquellos documentos que guarden
relación con acciones imprescriptibles, crímenes de lesa humanidad y graves y
manifiestas violaciones a los derechos humanos y al Derecho Internacional
Humanitario.
Artículo 9.1.2.3. Responsabilidad de servidores públicos y contratistas.

Las Entidades que custodien, controlen o tengan en posesión documentos y/o
sean responsables o encargadas del tratamiento de información relativa a los
Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario, verificarán que
estas medidas se apliquen por parte de los funcionarios públicos y contratistas,
garantizando que no se desagreguen los expedientes o unidades documentales
y que los mismos se encuentren plenamente identificados en los instrumentos
archivísticos.
Parágrafo. De conformidad con lo ordenado en el artículo 15º de la Ley 594 de

2000, desarrollado por el artículo 2.8.2.2.4. del Decreto 1080 de 2015, los
servidores públicos y contratistas entregarán un inventario de los documentos
de archivo a su cargo, indicando de manera específica cuando corresponden a
documentos relativos a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional
Humanitario. Obligación que deberá quedar de forma clara y expresa en los
respectivos contratos o disposición legal que detalle las funciones de quién las
ejecuta.
Artículo 9.1.2.4. Acceso a documentos relativos a los Derechos

Humanos, Derecho Internacional Humanitario o Lesa Humanidad. Para
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el acceso a la información contenida en los documentos aplica el principio de

máxima publicidad. Por lo anterior, se debe tener en cuenta todos los aspectos
señalados en el Título 7 “Acceso y Consulta de los documentos”, del presente
Acuerdo.
Artículo 9.1.2.5. Integridad de los fondos documentales. En cumplimiento

de los principios de procedencia y de orden original, así como para mantener la
integridad, veracidad, autenticidad y fidelidad de los documentos de archivo, los
archivos de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario, deben
conformarse con todos los documentos que integran cada expediente o acreditan
hechos específicos.
Parágrafo. Se debe conservar la integridad de las series documentales,

manteniendo el vínculo archivístico y no separando series y subseries de su lugar
según la estructura orgánico–funcional de las entidades. No se deben establecer
colecciones o agrupaciones de documentos de Derechos Humanos fuera de las
series o subseries establecidas en los instrumentos archivísticos.
Artículo 9.1.2.6. Convenios y contratos nacionales e internacionales. Los

convenios y contratos suscritos con personas naturales o jurídicas, nacionales y
extranjeras, para desarrollar acciones, proyectos, planes e investigaciones
relacionadas con Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario en
Colombia, deben incluir una cláusula donde se establezca la obligación de estas
instituciones de entregar al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado
copias de los archivos y documentos públicos relacionadas con estas acciones y
relativos a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario,
conforme a lo ordenado en el artículo 42 de la Ley 594 de 2000.
Artículo 9.1.2.7. Articulación con otras entidades públicas para la

protección de los archivos relacionados con derechos humanos y el
Derecho Internacional Humanitario. El Archivo General de la Nación Jorge
Palacios Preciado, en articulación con otras entidades públicas, podrá suscribir
convenios interadministrativos o de cooperación, entre otros, para la
administración integral, control, conservación, preservación, posesión, custodia
y acceso, de los documentos públicos relativos a Derechos Humanos y el Derecho
Internacional Humanitario.
CAPÍTULO 2
Archivos fotográficos, sonoros y audiovisuales
Artículo 9.2.1. Objetivo. Establecer criterios técnicos y administrativos

específicos que deben tenerse en cuenta para la organización, gestión,
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conservación y preservación a largo plazo de archivos y documentos

fotográficos, sonoros y audiovisuales en cualquier soporte físico, formato
electrónico o medio de almacenamiento.
Artículo 9.2.2. Almacenamiento. Debe ser específico para cada soporte físico
y formato electrónico. Se debe incluir la referencia cruzada con los expedientes
de origen para su organización y control, y registrarse en los inventarios
correspondientes.
Artículo 9.2.3. Conservación de soportes analógicos. Los documentos

sonoros y audiovisuales en soportes o medios analógicos están necesariamente
vinculados y unidos a un tipo específico de soporte. De esa relación indivisible
entre el soporte y la grabación se obtiene su calidad, su estética, su integridad,
su originalidad y algunos de los criterios para su valoración, si son documentos
de conservación total por sus valores históricos, tecnológicos o estéticos.
Parágrafo. Tecnológicamente se debe conservar el soporte original,

independiente de las copias o migraciones efectuadas.
Artículo 9.2.4. Tecnología y bienes asociados. La tecnologías y bienes

asociados como las máquinas, hardware, dispositivos, repuestos, mobiliario y
otros, necesarios para la producción, reproducción, copiado, proyección,
transmisión, distribución y almacenamiento de documentos fotográficos,
sonoros y audiovisuales deben ser conservados asegurando el mantenimiento.
Artículo 9.2.5. Procesos de la gestión documental. Los documentos

fotográficos, sonoros y audiovisuales hacen parte integral de la gestión
documental, ya sea como parte de los expedientes, unidades documentales,
series o subseries.
Parágrafo. Serán considerados como fondos y/o colecciones solo cuando no

exista posibilidad ninguna de ser vinculadas con expedientes, unidades
documentales, series o subseries.
Artículo 9.2.6. Inventarios documentales. Los documentos fotográficos,

sonoros y audiovisuales deben estar identificados en el inventario documental,
ya sea en el archivo de gestión, central o histórico. Para esto se usará el Formato
Único de Inventario Documental – FUID.
Parágrafo. Para los fondos y/o colecciones de documentos fotográficos, sonoros

y audiovisuales, se deben diligenciar los formatos de descripción para
________________________________________________________________________
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documentos fotográficos, sonoros y audiovisuales En estos formatos se

referenciarán todos aquellos elementos conexos que den cuenta de su origen y
gestión. (Ver ANEXO 7 “Instructivo y formato para descripción de Fondos o
Colecciones de documentos fotográficos”; ANEXO 8 “Instructivo y formato para
descripción de Fondos o Colecciones de documentos sonoros”; ANEXO 9
“Instructivo y formato para descripción de Fondos o Colecciones de documentos
audiovisuales”)
CAPÍTULO 3
Reconstrucción de Expedientes
Artículo 9.3.1. Objetivo. Establecer el procedimiento técnico archivístico que

debe seguirse para la reconstrucción de los expedientes en caso de pérdida total
o parcial.
Artículo 9.3.2. Determinación de la pérdida total o parcial de

expedientes. De acuerdo con las evidencias materiales de la pérdida parcial o
total de los expedientes se debe proceder a verificar los instrumentos de consulta
y registro con los que cuente la entidad responsable de la custodia, tales como
inventarios documentales, sistemas de registro y control de préstamos de
expedientes, así como testimonios y evidencias aportadas por los titulares de los
expedientes o la información aportada por las autoridades para identificar cuáles
son los expedientes que se han perdido parcial o totalmente.
Artículo 9.3.3. Identificación de los expedientes a reconstruir. Advertida

la pérdida total o parcial de los expedientes y su identificación, incluidos los
casos en que la pérdida haya sido parcial o sin importar el soporte, medio o
formato de los documentos, se realizará un diagnóstico integral de los mismos
para determinar, cuáles son los expedientes que deben ser intervenidos y,
posteriormente reconstruidos
Artículo 9.3.4. Instrumentos y trámites para facilitar la reconstrucción

de los expedientes. Se deben utilizar instrumentos archivísticos como:
Inventarios Documentales, Cuadros de clasificación, Tablas de Retención
Documental, Tablas de Valoración Documental, Sistemas de Registro y Control
de Correspondencia y Comunicaciones Oficiales, generados tanto por la entidad
responsable de adelantar el proceso de reconstrucción como de entidades en las
que puedan reposar tipos documentales o expedientes completos que faciliten
la labor con el fin de lograr, en lo posible, la reconstrucción total o parcial de los
expedientes según corresponda.
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SECCIÓN 1
Procedimiento para la reconstrucción de expedientes
Artículo 9.3.1.1. Procedimiento para la reconstrucción de expedientes.

Para la reconstrucción de los expedientes se debe realizar el siguiente
procedimiento:
1. De inmediato, informar, a la Entidad propietaria de la información, de

lo cual se dejará constancia, de la pérdida del o los expedientes, por
parte del jefe inmediato a la sección y/o subsección que tenga a su
cargo el expediente, al secretario general o el funcionario de igual o
superior jerarquía.
2. Presentar la correspondiente denuncia a la fiscalía general de la
Nación, toda vez que los archivos e información pública son bienes del
Estado.
3. Elaborado el diagnóstico integral de los expedientes para determinar,
cuáles son los que deben ser intervenidos y, posteriormente
reconstruidos, se procederá a elaborar el Acto administrativo, de
apertura de la investigación por pérdida de expediente.
4. La investigación por pérdida de expedientes debe incluir la declaración
de pérdida del expediente y la información que se debe reconstruir.
5. Los secretarios generales de las entidades, o quienes hagan sus veces,
deben realizar un seguimiento periódico sobre el avance de la
reconstrucción de los expedientes hasta que culminen todas las
acciones que correspondan.
6. Reconstrucción del Expediente: Con las copias de los documentos
obtenidos debidamente certificadas o autenticadas según el caso, se
procederá a conformar el o los expedientes, dejando constancia
mediante acto administrativo del procedimiento realizado, el cual hará
parte integral del expediente.
Artículo 9.3.1.2. Requerimiento a terceros. Cuando se identifique en los

diferentes instrumentos archivísticos que la información para la reconstrucción
de los expedientes se encuentra en poder de terceros, el funcionario competente
solicitará a quién la tiene en su poder, que pida copia auténtica o copia con la
anotación que “el documento es fiel copia del que reposa o se encuentra en sus
archivos”, para que forme parte del expediente reconstruido.
Artículo 9.3.1.3. Práctica de pruebas. El funcionario competente practicará

las pruebas que estime conducentes y pertinentes, conforme lo reglamentado
en el Código General del Proceso, con el fin de lograr la integridad, veracidad y
autenticidad de la información contenida en los expedientes.
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Parágrafo. La práctica de pruebas puede consistir en visitas de inspección a

archivos y/o sistemas de información donde se pueda encontrar información que
sea pertinente para la correspondiente reconstrucción.
Artículo 9.3.1.4. Valor probatorio de los expedientes reconstruidos. El

valor probatorio de los expedientes reconstruidos será el que le asignen los
Códigos de Procedimiento de cada especialidad del Derecho.
Artículo 9.3.1.5. Autenticidad de los expedientes reconstruidos. El

funcionario competente, encargado del procedimiento de reconstrucción,
durante la ejecución de este, deberá asegurar que los expedientes reconstruidos
cumplan con requisitos de autenticidad, integridad, veracidad y fidelidad.
Artículo 9.3.1.6. Principio de prueba por escrito. Cuando con los

instrumentos archivísticos disponibles no sea posible la reconstrucción total de
los expedientes, se dará aplicación al principio de prueba por escrito.
Artículo 9.3.1.7. Deber de reconstrucción. Conocida la pérdida de los

expedientes, de forma inmediata, el responsable del área debe dar inicio al
proceso de reconstrucción.
CAPITULO 4
Expedientes Pensionales
Artículo 9.4.1. Objetivo. Establecer los lineamientos que deben seguir los
operadores del Sistema General de Pensiones y las entidades que tienen a su
cargo la resolución de solicitudes pensionales u otras prestaciones periódicas
(asignaciones de retiro), además de las obligaciones propias en el manejo de
sus archivos y la adecuada gestión del expediente pensional, sin perjuicio de lo
establecido en la Ley General de Archivos y sus normas reglamentarias.
Artículo 9.4.2. Características del Expediente Pensional. Las

características del expediente Pensional son:
1. Integridad: El Expediente Pensional se conforma por todos los

documentos o tipos documentales relacionados con una misma
persona y que sirven para decidir cualquier prestación económica.
2. Secuencialidad: Los documentos o tipos documentales del
Expediente Pensional deben ordenarse de manera cronológica,
atendiendo los procesos que se surten en cada trámite de la prestación
económica.
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3. Racionalidad técnica, jurídica y administrativa: Aplicación de criterios

técnicos, jurídicos y administrativos en la organización del expediente
pensional evidenciándose en forma lógica, clara y completa el
desarrollo y trazabilidad del proceso.
Artículo 9.4.3. Organización del Expediente Pensional. Los operadores del

Sistema General de Pensiones y las entidades que tienen a su cargo la resolución
de solicitudes pensionales u otras prestaciones periódicas (asignaciones de
retiro), deben, en relación con el Expediente Pensional, realizar las acciones
orientadas a la clasificación, ordenación, control y actualización de los
documentos que conforman dicho expediente. Se deberá incluir una hoja de
control o índice electrónico para registrar los documentos que conforman el
Expediente Pensional.
Parágrafo. Las entidades públicas y privadas que prestan servicios como

administradoras de pensiones deben implementar la hoja de control o índice
electrónico que se regula mediante el presente Acuerdo. Este formato podrá ser
adaptado de acuerdo con las particularidades de cada entidad, adicionando los
campos que requiera, sin suprimir los incluidos.
Artículo 9.4.4. Consulta del Expediente Pensional. Los operadores del

retiro), deben facilitar el acceso y entregar la información requerida a los
usuarios que respecto de su propia información acrediten un interés legítimo y
a las autoridades que tengan acceso por ley a dicha información manteniendo la
reserva legal a que haya lugar.
Artículo 9.4.5. Protección del Expediente Pensional. Los operadores del

retiro), deben implementar medidas y mecanismos apropiados para proteger los
documentos del Expediente Pensional, asumiendo la responsabilidad jurídica en
la administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su
titularidad.
Parágrafo. Las Entidades públicas y privadas que prestan servicios como

administradoras de pensiones podrán utilizar medios tecnológicos como la
digitalización para generar una copia digital o virtual del expediente con fines de
consulta y protección, sin que por este hecho se entienda que puede eliminarse
el expediente físico.
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Artículo 9.4.6. Disposición Final del Expediente Pensional. Los operadores

del Sistema General de Pensiones y las entidades que tienen a su cargo la
resolución de solicitudes pensionales u otras prestaciones periódicas
(asignaciones de retiro) deben realizar el proceso de valoración del expediente
pensional en cualquier etapa y registrarlo en las respectivas Tablas de Retención
y/o Valoración Documental con el fin de determinar un mecanismo apto para su
conservación y reproducción y definir su disposición final.
Artículo 9.4.7. Tiempo de retención del expediente pensional. El tiempo

de retención documental para el expediente pensional será mínimo de ochenta
(80) años, contados a partir de la fecha en que se extinga el derecho a la
prestación por cualquiera de las causales de ley.
CAPÍTULO 5
Historias Laborales
Artículo 9.5.1. Objetivo. Establecer lineamientos frente a la conformación,

tiempos de retención y cierre de las historias laborales, sin importar el soporte
físico y/o formato electrónico en que se encuentren, sin perjuicio de lo
establecido en la Ley General de Archivos y sus normas reglamentarias.
Artículo 9.5.2. Conformación de la Historia Laboral. La Historia laboral se

debe conformar con los tipos documentales mínimos establecidos para la serie
documental, descrita en el Banco Terminológico – BANTER del Archivo General
de la Nación Jorge Palacios Preciado
Parágrafo. Podrán identificarse tipos documentales adicionales a los señalados,

según la naturaleza jurídica de la Entidad y las funciones asignadas a ésta.
Artículo 9.5.3. Responsabilidad en la custodia y seguridad de la Historia

Laboral. La responsabilidad de la custodia del archivo de gestión de Historias
Laborales se encuentra en cabeza de la unidad de personal o quien haga sus
veces. Responsabilidad que debe quedar expresa en el Manual Específico de
Funciones y de Competencias Laborales, advirtiendo las consecuencias de tal
omisión.
Parágrafo 1. El área de custodia documental del archivo de historias laborales

debe ser de acceso restringido, limitado únicamente al personal autorizado y
llevando un estricto control de su consulta.
Parágrafo 2. Las áreas de custodia documental deben cumplir con las

condiciones técnicas locativas, materiales y ambientales que ha establecido el
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Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado para este tipo de espacios,
de manera tal que se garantice la integridad física y técnica de las historias
laborales sin alterar la información que contienen.
Artículo 9.5.4. Cierre de la Historia Laboral. El cierre de la Historia Laboral

se determina una vez cumplido todo el trámite administrativo establecido para
el retiro y pago de las prestaciones sociales definitivas del funcionario.
Parágrafo. Una vez efectuada la transferencia documental de la Historia Laboral

al archivo central, no se deben incluir nuevos documentos en los expedientes.
Frente a trámites posteriores que requieran la consulta de la Historia Laboral
para certificar hechos relacionados con el desempeño de sus funciones o del
tiempo de servicio con la entidad, los documentos generados deben ser
archivados en la serie o subserie documental correspondiente por la cual se
adelanta el trámite.
Artículo 9.5.5. Tiempo de retención de la serie historias laborales. Para

las historias laborales se recomienda un tiempo de retención de dos (2) años en
archivo de gestión contados a partir de la desvinculación del funcionario de la
entidad. Una vez se ha realizado la transferencia al Archivo Central se
recomienda un tiempo de retención mínimo de ochenta (80) años.
Parágrafo. La entidad podrá aumentar el tiempo de retención de las historias

laborales en archivo de gestión y archivo central de acuerdo con sus necesidades
particulares, pero no podrá reducir el tiempo de retención.
CAPÍTULO 6
Cámaras de Comercio
Artículo 9.6.1. Objetivo. Reglamentar los procesos de la gestión documental,

así como la difusión y acceso de los archivos generados, enviados, recibidos y
almacenados por las Cámaras de Comercio, en ejercicio de las funciones públicas
que le han sido delegadas por ley.
Parágrafo. Las Cámaras de Comercio se encuentran obligadas al cumplimiento

del presente Acuerdo en su integridad.
Artículo 9.6.2. Registro público. Entiéndase archivísticamente por registro

público, el conjunto de documentos, en cualquier soporte físico y/o formato
electrónico, administrados por las Cámaras de Comercio en ejercicio de las
facultades legales, respecto de los cuales la ley exige su inscripción.
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Artículo 9.6.3. Series y subseries documentales. En ejercicio de la función

pública delegada a las Cámaras de Comercio, se deben identificar las series y
subseries documentales acorde con los principios archivísticos y procesos de
valoración documental.
Parágrafo. Se tendrán como referente para la elaboración y/o actualización de

las Tablas de Retención Documental - TRD las series y subseries documentales
publicadas en el Banco Terminológico - BANTER del Archivo General de la Nación
Jorge Palacios Preciado, relacionadas con el desarrollo de la función pública de
las Cámaras de Comercio.
Artículo 9.6.4. Eliminación documental. La eliminación de aquellos

documentos que iniciaron trámites con fines registrales ante Cámara de
Comercio que no concluyeron en una operación de registro, no requieren su
conservación permanente y, en consecuencia, podrán ser eliminados cumplido
un (1) año después de ejecutoriado el acto administrativo que decreta el
desistimiento tácito, para lo cual se debe cumplir con el procedimiento de
eliminación establecido en el presente Acuerdo.
CAPÍTULO 7
Licencias urbanísticas y demás documentos que se producen en
ejercicio de la función pública asignada a los curadores urbanos por
mandato legal.
Artículo 9.7.1. Objetivo. Reglamentar la gestión documental de los

expedientes de las licencias urbanísticas, las actuaciones relacionadas con la
expedición de las licencias y demás documentos que se producen en ejercicio de
la función pública, a cargo de las autoridades municipales o distritales
competentes, o de los curadores urbanos.
Parágrafo. Los curadores urbanos en ejercicio de la función pública se

encuentran obligados al cumplimiento del presente Acuerdo en su integridad.
Artículo 9.7.2. Series y subseries documentales. Los documentos que se

producen durante el desarrollo de la función pública que la Ley les asigna a los
curadores urbanos, a partir de la descentralización por colaboración, se deben
identificar y clasificar en series y subseries documentales, acorde con los
principios archivísticos y procesos de valoración documental.
Parágrafo. Los curadores urbanos tendrán como referente para la elaboración

y/o actualización de las Tablas de Retención Documental – TRD, las series y
subseries documentales publicadas en el Banco Terminológico - BANTER del
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ACUERDO No. ox
Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, relacionadas con el

desarrollo de su función pública.
Artículo 9.7.3. Valoración documental. Los expedientes relacionados con

Licencias Urbanísticas, Reconocimiento de la existencia de edificaciones y
Legalizaciones Urbanísticas, serán de conservación total.
Parágrafo 1. Los documentos que corresponden a otras agrupaciones

documentales, que se producen en desarrollo de la función pública que la Ley
les asigna a los curadores urbanos, deben ser valorados para definir su
disposición final en las correspondientes Tablas de Retención Documental y
Tablas de Valoración Documental, atendiendo a criterios de territorialidad, aporte
al patrimonio documental de la nación y a la investigación.
Parágrafo 2. Los curadores urbanos deben aplicar la metodología de

intervención de fondos documentales acumulados, indicados en el Capítulo 2 del
Título 5 “Valoración Documental”, del presente Acuerdo, para valorar los
documentos y expedientes que hayan finalizado trámite y que carecen de
criterios de organización archivística, para definir su disposición final y posterior
entrega a la autoridad municipal o distrital competente de aquellos relacionados
con Licencias Urbanísticas, Reconocimiento de la existencia de edificaciones y
Legalizaciones Urbanísticas.
Artículo 9.7.4. Transferencia documental. Los documentos objeto de

transferencia a la autoridad de planeación municipal o distrital, o la entidad que
haga sus veces, deben quedar identificados en las Tablas de Retención
Documental — TRD o Tablas de Valoración Documental — TVD (campo
procedimiento) y dicha entrega se realizará conforme al procedimiento
establecido por la autoridad municipal o distrital y conforme a los tiempos de
retención documental indicados por el Gobierno Nacional.
Artículo 9.7.5. Eliminación documental. La eliminación de los expedientes

de los trámites desistidos y demás documentos derivados del desarrollo de la
función pública de los curadores urbanos, que se valoren con disposición final
eliminación, deben estar identificados por series y subseries en las Tablas de
Retención Documental — TRD o Tablas de Valoración Documental — TVD (campo
disposición final – eliminación (E), y se debe cumplir con el procedimiento de
eliminación establecido en el presente Acuerdo.
Artículo 9.7.6. Procedimiento para la entrega documental por faltas

temporales o absolutas o la pérdida de la función pública por parte del
curador urbano, por cualquier causa. En los casos de pérdida de la calidad
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de curador urbano o suspensión temporal o definitiva, se procederá de la

siguiente manera para la entrega de los archivos:
1. Cuando haya cambio de curador urbano, la entrega de las licencias

urbanísticas y otras actuaciones relacionadas con la expedición de las
licencias de competencia del curador urbano debe hacerse
personalmente al nuevo curador o a la autoridad municipal o distrital
competente, en presencia del jefe correspondiente o su delegado. Esta
entrega se realizará mediante acta, anexando el inventario
documental de los expedientes e indicando la fecha y lugar de esta,
así como los demás asuntos relacionados con la función.
2. El curador urbano saliente deberá entregar toda la documentación
debidamente ordenada, foliada, con hoja de control y/o índice
electrónico e inventario documental en unidades de conservación, a
quién se haya posesionado en su reemplazo, describiendo la etapa en
la que quedan los expedientes.
3. En caso de muerte, incapacidad por enfermedad o ausencia definitiva
por cualquier causa del curador urbano, un auditor, dos (2) testigos
designados por la autoridad municipal o distrital competente y la
persona que asuma sus funciones, procederán a levantar un acta de
entrega y recibo dejando constancia del estado en que se encuentran
los archivos.
TÍTULO 10
DISPOSICIONES FINALES
Artículo 10.1. Derogatoria. Según lo dispuesto en el artículo 3º de la Ley 153

de 1887, por existir una nueva reglamentación que regula íntegramente la
función archivística del Estado, quedan derogadas los Acuerdos: Acuerdo 007
de 1994; Acuerdo 011 de 1996; Acuerdo 047 de 2000; Acuerdo 049 de 2000;
Acuerdo 056 de 2000; Acuerdo 060 de 2001; Acuerdo 038 de 2002; Acuerdo
042 de 2002; Acuerdo 002 de 2004; Acuerdo 027 de 2006; Acuerdo 006 de
2011; Acuerdo 007 de 2012; Acuerdo 005 de 2013; Acuerdo 002 de 2014;
2018; Acuerdo 005 de 2018; Acuerdo 008 de 2018; Acuerdo 010 de 2018,
2021.
Parágrafo. Los actos administrativos expedidos con fundamento en las

disposiciones anteriormente derogadas mantendrán su vigencia y ejecutoriedad
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teniendo en cuenta que los fundamentos jurídicos permanecen vigentes en el

presente Acuerdo.
Artículo 10.2. Vigencia. El presente Acuerdo rige a partir de su expedición y

se tendrán seis (6) meses para su adopción.
Parágrafo. Los procesos, trámites y/o actuaciones que se vienen adelantando,

cuyo trámite no ha finalizado a la entrada en vigencia del presente Acuerdo,
continuarán desarrollándose con base en las normas que fundamentaron el
inicio del trámite, hasta la culminación y/o el vencimiento de los plazos
otorgados.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Expedido en Bogotá D.C.
Presidente
Secretario técnico
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ANEXOS DEL ACUERDO
ANEXO 1. “Definiciones”
Acceso a documentos de archivo: Derecho de los ciudadanos y atribución de

las autoridades a consultar la información que conservan los archivos de las
instituciones u organizaciones que desarrollan funciones públicas, en los
términos consagrados por la Ley; dicho ejercicio estará limitado cuando se trate
de información sujeta a reserva, previa autorización por la Constitución y la Ley.
Acervo documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por

su valor sustantivo, histórico o cultural.
Administración de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales

dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos,
tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento
de los archivos.
Almacenamiento de documentos: Acción de guardar sistemáticamente

documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación
apropiadas.
Archivística: Disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos y técnicos de

los archivos.
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte

material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública
o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden
para servir como testimonio e información a la persona o institución que los
produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede
entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la
información, la investigación y la cultura.
Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el

funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos
por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.
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Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su

documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta
administrativa.
Archivo del orden departamental: Archivo integrado por fondos

documentales procedentes de organismos del orden departamental y por
aquellos que recibe en custodia.
Archivo del orden distrital: Archivo integrado por fondos documentales

procedentes de los organismos del orden distrital y por aquellos que recibe en
custodia.
Archivo del orden municipal: Archivo integrado por fondos documentales

procedentes de los organismos del orden municipal y por aquellos que recibe en
custodia.
Archivo del orden nacional: Archivo integrado por los fondos documentales
procedentes de los organismos del orden nacional y por aquellos que recibe en
custodia.
Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y

tratados archivísticamente, siguiendo la estructura-orgánico funcional del
productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución
pública o privada, en el transcurso de su gestión.
Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado: Establecimiento

público encargado de formular, orientar y controlar la política archivística
nacional. Dirige y coordina el Sistema Nacional de Archivos y es responsable de
la salvaguarda del patrimonio documental de la nación y de la conservación y la
difusión del acervo documental que lo integra y del que se le confía en custodia.
Archivo General Territorial: es el Archivo General de su respectivo nivel

territorial (departamentales, distritales, municipales), cuya función principal es
coordinar y desarrollar la política archivística en los archivos de las entidades de
su territorio, de acuerdo con los lineamientos impartidos por el Archivo General
de la Nación Jorge Palacios Preciado. Estos serán creados, de acuerdo con su
autonomía, por las respectivas autoridades departamentales, distritales,
municipales, de los territorios indígenas y de los territorios especiales
biodiversos y fronterizos. Los Archivos Generales Territoriales son a su vez
archivos históricos.
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ACUERDO No. ox
Archivo histórico: Archivo conformado por los documentos que por decisión
del correspondiente Comité Interno de Archivo o quién ejerza las mismas
funciones, deben conservarse permanentemente, dado su valor como fuente
para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede
conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario,
adquisición o expropiación.
Archivos relativos a los Derechos Humanos: Todos los documentos,

información y archivos producidos, recibidos y custodiados por entidades de la
Administración Pública y particulares que cumplen funciones públicas, deben ser
considerados en su función de garantes de los derechos humanos,
independientemente de la fase del ciclo vital en el que se encuentren (archivo
de gestión, archivo central, archivo histórico). De la misma manera, los valores
primarios y secundarios de los documentos deben ser determinados teniendo en
cuenta, como criterio transversal, su relación con los Derechos Humanos.
Archivo privado: Conjunto de documentos producidos o recibidos por personas

naturales o jurídicas de derecho privado en desarrollo de sus funciones o
actividades.
Archivo privado de interés público: Aquel que, por su valor para la historia,
la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal
por el legislador.
Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales

y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades
privadas.
Archivo total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los

documentos en su ciclo vital.
Área de custodia documental: espacio especialmente equipado y adecuado

para el almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo.
Asiento descriptivo: Conjunto de elementos informativos que individualizan

las unidades de descripción de un instrumento de consulta y recuperación.
Asunto: Contenido de una unidad documental generado por una acción

administrativa.
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ACUERDO No. ox
Autenticación electrónica: Es la acreditación por medios electrónicos de la

identidad de una persona o autoridad, para elaborar o firmar documentos, o para
adelantar trámites y procedimientos administrativos.
Autenticidad: Característica técnica que permite identificar al autor de un

mensaje de datos, el cual es conservado en condiciones que permitan garantizar
su integridad, para preservar la seguridad de la información que busca asegurar
su validez en tiempo, forma y distribución. Así mismo, garantiza el origen de la
información, validando el emisor para evitar suplantación de identidades. Que
pueda demostrarse que el documento es lo que afirma ser, que ha sido creado o
enviado por la persona que afirma haberlo creado o enviado, y que ha sido
creado o enviado en el momento que se afirma.
Bienes de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico – BIC-

CDA: Corresponde a una categoría legal especial de bienes del patrimonio
cultural de la Nación de naturaleza documental que tienen características y
valores de importancia para el Patrimonio Cultural de la Nación.
Banco terminológico - BANTER: Instrumento archivístico por el cual se

estandariza la denominación de series y subseries documentales producidas en
razón de las funciones administrativas y misionales de la administración pública.
Registro de conceptos o términos, cuyo fin es brindar una herramienta que
facilite información (desde el punto de vista documental) de la entidad para una
buena comprensión de los términos y conceptos ligados a la actividad misional
de la entidad con fundamento en las temáticas del sector al cual pertenece.
Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los

documentos para su almacenamiento y preservación.
Catálogo: Instrumento de consulta que describe unidades documentales.
Certificación de documentos: Acción de constatar la presencia de

determinados documentos o datos en los archivos.
Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.
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Clasificación documental: Es la fase del proceso de organización documental,

en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con
la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección,
subsección, series, subseries o asuntos) y su resultado está basado en el Cuadro
de Clasificación Documental – CCD respetando así el principio de procedencia en
cada una de las etapas del ciclo vital del documento.
Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las

unidades productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y que
debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad.
Colección documental: Conjunto de documentos reunidos según criterios

subjetivos y que por lo tanto no tiene una estructura orgánica ni responde a los
principios de respeto a la procedencia y al orden original.
Comité de archivo: Grupo asesor de la alta Dirección, responsable de cumplir

y hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de gestión de
documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos
y técnicos de los archivos.
Comité Evaluador de Documentos: Órgano asesor del Archivo General de la

Nación Jorge Palacios Preciado, encargado de conceptuar sobre: el valor
secundario o no de los documentos de las entidades públicas y de las privadas
que cumplen funciones públicas.
Comité Institucional de Gestión y Desempeño: Comité creado por el

Decreto 1499 de 2017 (sustituye el título 22 de la parte 2 del libro 2 del Decreto
1083 de 2015), artículo 2.2.22.3.8. En relación con la función archivística es un
Grupo asesor de la alta Dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las
políticas archivísticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer
recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los
archivos, en cada una de las Entidades en las que se encuentran integrados.
Comités Técnicos del Archivo General de la Nación Jorge Palacios

Preciado: Comités creados por el Archivo General de la Nación como instancias
asesoras para la normalización y el desarrollo de los procesos archivísticos.
Comunicaciones oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas en

desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad,
independientemente del medio utilizado.
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Consejos Territoriales de Archivo: Instancias asesoras y de articulación del

Sistema Nacional de Archivo en el orden territorial.
Conservación – Restauración: Acciones que se realizan de manera directa

sobre los bienes documentales, orientadas a asegurar su conservación a través
de la estabilización de la materia. Incluye acciones urgentes en bienes cuya
integridad material física y/o química se encuentra en riesgo inminente de
deterioro y/o pérdida, como resultado de los daños producidos por agentes
internos y externos, sean estas acciones provisionales de protección para
detener o prevenir daños mayores, así como acciones periódicas y planificadas
dirigidas a mantener los bienes en condiciones óptimas.
Conservación de documentos: Conjunto de medidas de conservación

preventiva y conservación – restauración, adoptadas para asegurar la integridad
física y funcional de los documentos analógicos de archivo.
Conservación permanente: Decisión que se aplica a aquellos documentos que

tienen valor histórico, científico o cultural, que conforman el patrimonio
documental de una persona o entidad, una comunidad, una región o un país y
por lo tanto no son sujeto de eliminación.
Conservación preventiva de documentos: Se refiere al conjunto de políticas,

estrategias y medidas de orden técnico y administrativo con un enfoque global
e integral, dirigidas a reducir el nivel de riesgo, evitar o minimizar el deterioro
de los bienes y, en lo posible, las intervenciones de conservación – restauración.
Comprende actividades de gestión para fomentar una protección planificada del
patrimonio documental
Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de

documentos con el fin de conocer la información que contienen.
Convalidación: Procedimiento técnico mediante el cual la instancia competente

certifica que las Tablas de Retención Documental – TRD y Tablas de Valoración
Documental – TVD cumplen con los requisitos técnicos de elaboración y
aprobación.
Copia: Reproducción exacta de un documento.
Copia autenticada: Reproducción de un documento, expedida y autorizada por

el funcionario competente y que tendrá el mismo valor probatorio del original.
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Copia de seguridad: Copia de un documento realizada para conservar la

información contenida en el original en caso de pérdida o destrucción del mismo.
Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan

a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No
generan trámites para las instituciones.
Cuadernillo: Conjunto de folios plegados por la mitad. Un libro puede estar

formado por la costura de uno o varios cuadernillos.
Cuadro de Clasificación Documental - CCD: Esquema que refleja la

jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en el
que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries
documentales.
Custodia de documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de una

institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la
administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad.
Dato: Elemento primario de información y punto de partida para obtener

conocimiento. Por si solo carece de significación propia, pero cuando es sometido
a un tratamiento, procesamiento o análisis da como resultado una abstracción
que tiene sentido por sí misma.
Datos abiertos: Son todos aquellos datos primarios o sin procesar, que se
encuentran en formatos estándar e interoperables que facilitan su acceso y
reutilización, los cuales están bajo la custodia de las entidades públicas o
privadas que cumplen con funciones públicas y que son puestos a disposición de
cualquier ciudadano, de forma libre y sin restricciones, con el fin de que terceros
puedan reutilizarlos y crear servicios derivados de los mismos.
Declaratoria de un Bien de Interés Cultural de Carácter Documental

Archivístico: Acto administrativo mediante el cual las autoridades competentes,
declaran los bienes muebles de Carácter Documental Archivístico como Bienes
de Interés Cultural, previo cumplimiento del procedimiento establecido en el
presente Acuerdo, quedando cobijados por el Régimen Especial de Protección
previsto en la Ley.
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Depuración: Operación, dada en la fase de ordenación por la cual se retiran

documentos duplicados o documentos en blanco, para su posterior eliminación.
Acción de retirar de los documentos material metálico y abrasivo tales como
ganchos de cosedora, ganchos metálicos y cualquier otro elemento que pueda
ocasionar deterioro a los soportes documentales físicos.
Descripción documental: Fase del proceso de organización documental que

consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y
cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta.
Descriptor: Término normalizado que define el contenido de un documento y

se utiliza como elemento de entrada para la búsqueda sistemática de
información.
Deterioro de documento: Alteración o degradación de las propiedades físicas,

químicas y/o mecánicas del documento, causada por envejecimiento natural u
otros factores.
Diagnóstico de archivos: procedimiento de observación, levantamiento de

información y análisis, mediante el cual se establece el estado de los archivos y
se determina la aplicación de los procesos archivísticos necesarios.
Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se

encuentra guardada de manera analógica (papel, video, casettes, cinta, película,
microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por sistemas de
información.
Digitar: Acción de introducir datos en un computador por medio de un teclado.
Diplomática documental: Disciplina que estudia las características internas y

externas de los documentos conforme a las reglas formales que rigen su
elaboración, con el objeto de evidenciar la evolución de los tipos documentales
y determinar su valor como fuentes para la historia.
Disponibilidad: Que se puede localizar, recuperar, presentar, interpretar y leer.

Su presentación debe mostrar la actividad que lo produjo. El contexto de los
documentos debe ser suficientemente claro y contener la información necesaria
para la comprensión de las operaciones que los crearon y usaron. Debe ser
posible identificar un documento en el contexto amplio de las actividades y las
funciones de la organización. Se deben mantener los vínculos existentes entre
los documentos que reflejan una secuencia de actividades. Propiedad de que la
información sea accesible y utilizable por solicitud de una entidad autorizada.
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Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha

en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de
retención y/o Tablas de Valoración Documental, con miras a su conservación
total, eliminación o selección.
Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los

documentos lleguen a su destinatario.
Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio

utilizado.
Documento activo: Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.
Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras

oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales, pero es
de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.
Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una

persona o entidad pública o privada en razón a sus actividades o funciones, que
tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, histórico, técnico o cultural y
debe ser objeto de conservación en el tiempo, con fines de consulta posterior.
Documento digital: información representada por medio de valores numéricos

diferenciados – discretos o discontinuos-, por lo general valores numéricos
binarios (bits), de acuerdo con un código o convención preestablecidos.
Documento electrónico de archivo: Registro de información generada,

producida o recibida o comunicada por medios electrónicos, que permanece
almacenada electrónicamente durante todo su ciclo de vida, producida, por una
persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor
administrativo, fiscal, legal, o valor científico, histórico, técnico o cultural y que
debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.
Documento esencial: Documento necesario para el funcionamiento de un

organismo y que, por su contenido informativo y testimonial, garantiza el
conocimiento de las funciones y actividades del mismo, aun después de su
desaparición, por lo cual posibilita la reconstrucción de la historia institucional.
Documento facilitativo: Documento producido en cumplimiento de funciones

idénticas o comunes en todas las entidades.
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Documento histórico: Documento único que por su significado jurídico o

autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección
del Estado, la soberanía nacional, las relaciones internacionales o las actividades
científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio
histórico.
Documento inactivo: Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus

valores primarios.
Documento misional: Documento producido o recibido por una institución en

razón de su objeto social.
Documento original: Fuente primaria de información con todos los rasgos y

características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
Documento público: Documento otorgado por un funcionario público en

ejercicio de su cargo o con su intervención.
Documento semiactivo: Documento de uso ocasional con valores primarios.
Duplicado: Segundo ejemplar o documentos repetidos del mismo tenor literal

que el primero. Puede ser simple o autenticado.
Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada

en las Tablas de Retención o de Valoración Documental para aquellos
documentos que han perdido sus valores primarios.
Empaste: Técnica mediante la cual se agrupan folios sueltos para darles forma
de libro. La unidad producto del empaste se llama “legajo”.
Encuadernación: Técnica mediante la cual se cosen uno o varios cuadernillos

de formato uniforme y se cubren con tapas y lomo para su protección. La unidad
producto de la encuadernación se llama “libro”.
Estantería: Mueble con entrepaños para almacenar documentos en sus

respectivas unidades de conservación.
Evaluación Técnica: Gestión mediante la cual se evalúa que las Tablas de

Retención Documental – TRD y las Tablas de Valoración Documental – TVD
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reúnan los requisitos técnicos de elaboración y aprobación establecidos en la

norma.
Expediente: Conjunto de documentos producidos y recibidos durante el

desarrollo de un mismo trámite o procedimiento, acumulados por una persona,
dependencia o unidad administrativa, vinculados y relacionados entre sí y que
se conservan manteniendo la integridad y orden en que fueron tramitados, desde
su inicio hasta su resolución definitiva.
Expediente digital o digitalizado: Copia exacta de un expediente físico cuyos

documentos originales, tradicionalmente impresos, son convertidos a formato
electrónico mediante procesos de digitalización.
Expediente electrónico: Conjunto de documentos electrónicos

correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo
de información que contengan. El expediente electrónico deberá garantizar
condiciones de autenticidad, integridad y disponibilidad.
Expediente electrónico de archivo: Conjunto de documentos y actuaciones

electrónicos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite o
procedimiento, acumulados por cualquier causa legal, interrelacionados y
vinculados entre sí, manteniendo la integridad y orden dado durante el desarrollo
del asunto que les dio origen y que se conservan electrónicamente durante todo
su ciclo de vida, con el fin de garantizar su consulta en el tiempo.
Expediente híbrido: Conjunto conformado por documentos en soportes físicos

y formatos electrónicos simultáneamente que, a pesar de estar separados por
ser conservados en sus formatos nativos (soportes originales), forman una sola
unidad documental en razón al trámite o actuación que tratan, manteniendo un
vínculo archivístico, apoyado por el uso de herramientas tecnológicas.
Expediente virtual: Conjunto de documentos relacionados con un mismo

trámite o procedimiento administrativo, conservados en diferentes sistemas
electrónicos o de información, que se pueden visualizar simulando un expediente
electrónico, pero no puede ser gestionado archivísticamente, hasta que no sean
unificados mediante procedimiento tecnológicos seguros.
Facsímil: Reproducción fiel de un documento lograda a través de un medio

mecánico, fotográfico o electrónico, entre otros.
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Fechas extremas: Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión

de un expediente, independientemente de las fechas de los documentos
aportados como antecedente o prueba. Fechas: la más antigua y la más reciente
de un conjunto de documentos.
Fiabilidad: Condición técnica de un sistema de información de garantizar la

integridad de los datos. Su contenido representa exactamente lo que se quiso
decir en él. Es una representación completa y precisa de lo que da testimonio y
se puede recurrir a él para demostrarlo. Los documentos de archivo deben ser
creados en el momento o poco después en que tiene lugar la operación o
actividad que reflejan, por individuos que dispongan de un conocimiento directo
de los hechos o automáticamente por los instrumentos que se usen
habitualmente para realizar las operaciones.
Firma digital: Corresponde a un valor numérico que se adhiere a un mensaje

de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a
la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor
se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial
no ha sido modificado después de efectuada la transformación. Esta firma se
puede verificar utilizando la clave pública correspondiente al firmante. Si la firma
digital se verifica correctamente y el documento no ha sido modificado desde su
firma, se puede confiar en la autenticidad e integridad del documento.
Firma electrónica: Corresponde a métodos tales como códigos, contraseñas,

datos biométricos o claves criptográficas privadas, que permiten identificar a una
persona en relación con un mensaje, siempre y cuando el mismo sea confiable
y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, teniendo en
cuenta todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente.
Foliación: Acto de enumerar los folios solo por su cara recta. Operación incluida
en los trabajos de ordenación que consiste en numerar correlativamente todos
los folios de cada unidad documental.
Foliar: Acción de numerar hojas.
Folio: Hoja.
Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera.
Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.
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ACUERDO No. ox
Fondo abierto: Conjunto de documentos de personas naturales o jurídicas

administrativamente vigentes, que se completa sistemáticamente.
Fondo acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de

organización archivística, ni las mínimas condiciones de conservación y sin la
posibilidad de ser fuente de información y consulta.
Fondo cerrado: Conjunto de documentos cuyas series o asuntos han dejado de

producirse debido al cese definitivo de las funciones o actividades de las
personas naturales o jurídicas que los generaban.
Fondo documental: Conjunto de documentos producidos por una persona

natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades.
Fuente primaria de información: Información original, no abreviada ni

traducida. Se llama también “fuente de primera mano”.
Función archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer

archivístico que comprenden desde la elaboración del documento hasta su
eliminación o conservación permanente.
Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas,

tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final
con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Guía: Instrumento de consulta que describe genéricamente fondos

documentales de uno o varios archivos indicando sus características
fundamentales, como: organismos que los originan, secciones y series que los
forman, fechas extremas y volumen de la documentación, entre otros.
Hoja de control: Instrumento descriptivo en el cual se relacionan cada uno de

los tipos documentales que conforman un mismo expediente.
I
Identificación documental: Primera etapa de la labor archivística, que
consiste en indagar, analizar y sistematizar las categorías administrativas y
archivísticas que sustentan la estructura de un fondo.
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Implementación de Tablas de Retención Documental y/o Tablas de

Valoración Documental: Conjunto de actividades tendientes a realizar los
procesos de transferencias documentales primarias y secundarias y aplicar los
procesos de disposición final de series, subseries o asuntos, de acuerdo con los
tiempos de retención documental y disposición final establecidos en las Tablas
de Retención Documental — TRD o Tablas de Valoración Documental — TVD.
Índice: Instrumento de consulta en el que se listan, alfabética o

numéricamente, términos onomásticos, toponímicos, cronológicos, temáticos,
entre otros, acompañados de referencias para su localización.
Índice Electrónico: Documento electrónico generado por el Sistema de Gestión de

Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA para cada expediente electrónico, con
la capacidad de alimentación y actualización automática. Constituye un objeto digital
donde se establecen e identifican los documentos electrónicos que componen el
expediente, ordenados de manera cronológica y según la disposición de los
documentos, así como otros datos con el fin de preservar la integridad y permitir la
recuperación. Se ha determinado que “el foliado de los expedientes electrónicos se
llevará a cabo mediante un índice electrónico, firmado digitalmente por la autoridad,
órgano o entidad actuante, según proceda. Este índice garantizará la integridad del
expediente electrónico y permitirá su recuperación cuando se requiera.
Información pública: Es toda información que un sujeto obligado genere,

obtenga, adquiera o controle.
Integridad: Característica técnica de seguridad de la información con la cual se

salvaguarda la exactitud y totalidad de la información y los métodos de
procesamiento asociados a la misma. Condición que garantiza que la información
consignada en un mensaje de datos ha permanecido completa e inalterada.
Integridad de los expedientes. Los expedientes deben ser conformados

respetando los principios archivísticos, con la totalidad de los documentos que
lo integran.
Instrumentos Archivísticos: Herramientas con propósitos específicos, que

tienen por objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la
archivística y la gestión documental.
Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que

describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo
documental.
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ACUERDO No. ox
Interoperabilidad. Habilidad de transferir y utilizar información de manera

uniforme y eficiente entre varias organizaciones y sistemas de información, así
como la habilidad de los sistemas (computadoras, medios de comunicación,
redes, software y otros componentes de tecnología de la información) de
interactuar e intercambiar datos de acuerdo con un método definido, con el fin
de obtener los resultados esperados.
Legajo: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su

manipulación.
Legislación archivística: Conjunto de normas que regulan el quehacer

archivístico en un país.
Lista Indicativa de Candidatos de Bienes de Interés Cultural de Carácter

Documental Archivístico -LICBIC-CDA: Es un registro de información al cual
deben ingresar los bienes que están en proceso de ser declarados como un Bien
de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico.
Manuscrito: Documento elaborado a mano.
Marca de agua (Filigrana): Señal transparente del papel usada como

elemento distintivo del fabricante.
Material gráfico: Todos aquellos dibujos, croquis, mapas, planos, fotografías,

ilustraciones, pictografías, códices, prensa, entre otros.
Medio electrónico: Mecanismo tecnológico, óptico, telemático, informático o

similar, conocido o por conocerse que permite producir, almacenar o transmitir
documentos, datos o información.
Microfilmación: Técnica que permite registrar fotográficamente documentos

como pequeñas imágenes en película de alta resolución.
Muestreo: Técnica estadística aplicada en la selección documental, con criterios

cuantitativos y cualitativos.
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ACUERDO No. ox
Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos:

Instrumento archivístico para la gestión de documentos electrónicos que
establece los requisitos funcionales y técnicos para la gestión de documentos
electrónicos y proporciona una guía para la implementación de sistemas de
gestión de documentos electrónicos, definiendo los criterios mínimos esenciales
que deben tener estos sistemas para garantizar la autenticidad, integridad,
fiabilidad y accesibilidad de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de
vida.
Metadatos: Se define como la información adicional que se utiliza para

clasificar, ordenar, describir y gestionar otros datos. Los metadatos son datos
que proporcionan información sobre otros datos. Los metadatos ayudan a los
sistemas de búsqueda y recuperación de información a encontrar y filtrar los
datos de manera eficiente, desempeñando un rol fundamental en la
interoperabilidad y la preservación a largo plazo de los documentos de archivo.
Normalización archivística: Actividad colectiva encaminada a unificar criterios

en la aplicación de la práctica archivística.
Objeto Digital: Conjunto de datos binarios que permite la representación de

una unidad de información (Documento Textual., Imagen digital, Video o audio
digital, Base de datos, Hoja de cálculo, etc.) que tiene un identificador o nombre
único y que es creado, gestionado, almacenado y reproducido mediante recursos
informáticos.
Ordenación documental: Es la fase del proceso de organización documental

que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales
definidas en la fase de clasificación, respetando así el principio de orden original
en cada una de las etapas del ciclo vital del documento.
Organigrama: Representación gráfica de la estructura de una institución. En

archivística se usa para identificar las dependencias productoras de los
documentos.
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ACUERDO No. ox
Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas

cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con
criterios orgánicos o funcionales.
Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la

ordenación y la descripción de los documentos de archivo.
Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por su valor

histórico o cultural. También se refiere a los bienes documentales de naturaleza
archivística declarados como Bien de Interés Cultural de Carácter Documental
Archivístico.
Patrimonio documental archivístico: Conjunto de documentos conservados

por su valor histórico o cultural, producidos, recibidos y conservados por
cualquier organización o persona en el ejercicio de sus funciones, competencias
o en el desarrollo de una actividad.
Periodo orgánico-funcional: Periodo de tiempo de transformación de una

institución, fundamentado en actos administrativos. determinado por los
cambios a nivel de su estructura administrativa (creación, aparición de nuevas
dependencias, cambio de nombre, supresión de dependencias, fusión con otras
entidades, liquidación de la entidad) o cambios en el cumplimiento de sus
funciones (asignación o eliminación).
Plan de preservación digital: Documento estratégico que incorpora una serie

principios, políticas, estrategias y acciones específicas, tendientes a asegurar la
preservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo, donde se
deben establecer las necesidades generales y específicas para la preservación
de los documentos electrónicos de archivo de una Entidad, determinando las
prioridades e identificando las acciones y estrategias a implementar.
Preservación digital: Es el conjunto de principios, políticas, estrategias y

acciones específicas que tienen como fin asegurar la estabilidad física y
tecnológica de los datos, la permanencia y el acceso de la información de los
documentos digitales y proteger el contenido intelectual de los mismos por el
tiempo que se considere necesario.
Preservación a largo plazo: Conjunto de principios, políticas, medidas, planes

y estrategias de orden administrativo y operativo orientadas a asegurar la
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estabilidad física, tecnológica y de protección del contenido intelectual y de la

integridad del objeto documental, independiente de su medio y forma de registro
o almacenamiento. Aplica para los objetos documentales en medio electrónico
(documento electrónico de archivo y documentos digitales independiente del tipo
y formato) además de medios magnéticos, ópticos y extraíbles en su parte física.
Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría

archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos
debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la
ordenación de fondos, series y unidades documentales.
Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría

archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una
institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.
Producción documental: Generación de documentos hecha por las

instituciones en cumplimiento de sus funciones.
Productor: Entidad, familia o persona que ha producido, acumulado y

conservado los documentos en desarrollo de su propia actividad.
Programa de Gestión Documental – PGD: Es el instrumento archivístico que

permite a los sujetos obligados, formular y documentar a corto, mediano y largo
plazo, el desarrollo sistemático de los procesos de gestión documental,
encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y organización de
documentación producida y recibida, desde su origen hasta su destino final, para
facilitar su uso, conservación y preservación. (AGN).
Plan Institucional de Archivos - PINAR: Instrumento archivístico que

permite agrupar la planeación, seguimiento e implementación de aspectos
relevantes de los procesos de gestión documental y administración de archivos
en cumplimiento de las normas y directrices determinadas por el Archivo General
de la Nación Jorge Palacios Preciado.
Radicación de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual

las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o
producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el
propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que
establezca la ley.
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ACUERDO No. ox
Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control

que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son
remitidos por una persona natural o jurídica.
Reconstrucción de expedientes: Proceso técnico archivístico que debe

adelantarse con aquellos expedientes que se han deteriorado, extraviado o se
encuentran incompletos, para lograr su integridad, autenticidad, originalidad y
disponibilidad.
Recuperación de documentos: Acción y efecto de obtener, por medio de los

instrumentos de consulta, los documentos requeridos.
Registro de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las

entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de
correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando
datos como: nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre
o código de la dependencia competente, número de radicación, nombre del
funcionario responsable del trámite y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre
otros.
Registro de ingreso de documentos: Instrumento que controla el ingreso a

un archivo, siguiendo el orden cronológico de entrada, de documentos
provenientes de dependencias, instituciones o personas naturales.
Repositorios digitales: Sistema de almacenamiento que tiene como objetivo

conservar, preservar y almacenar los documentos electrónicos de archivo de
acuerdo con los tiempos de retención establecidos en la Tabla de Retención
Documental, mientras se encuentren bajo su custodia.
Reprografía: Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la

microfilmación y la digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos
originalmente consignados en papel.
Retención documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el

archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de
retención documental.
Sección: En la estructura archivística, es la unidad administrativa productora de

documentos.
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ACUERDO No. ox
Selección documental: Disposición final señalada en las tablas de retención o

de valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger
una muestra de documentos de carácter representativo para su conservación
permanente.
Sede electrónica: Es el sitio oficial en internet de cada autoridad, al que se

accede a través de una dirección electrónica en la que se dispone información,
trámites, servicios y demás elementos ofertados por la autoridad y cuya
titularidad, administración y gestión le corresponde.
Serie documental: Documentos organizados de acuerdo con un sistema de

archivo o conservados formando una unidad como resultado de la acumulación
del mismo proceso archivístico, o de la misma actividad; que tienen una forma
particular, o como consecuencia de cualquier actividad derivada de su
producción, recepción o utilización.
Signatura topográfica: Identificación convencional que señala la ubicación de

una unidad de conservación en el área de custodia documental y en el mobiliario
de archivo.
Sistema integrado de conservación - SIC: Es el conjunto de planes,

programas, estrategias, procesos y procedimientos de conservación documental
y preservación digital, bajo el concepto de archivo total, acorde con la política
de gestión documental y demás sistemas organizacionales, tendiente a asegurar
el adecuado mantenimiento de cualquier tipo de información, independiente del
medio o tecnología con la cual se haya elaborado, conservando atributos tales
como unidad, integridad autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y
accesibilidad, desde el momento de su producción y/o recepción, durante su
gestión, hasta su disposición final, es decir, en cualquier etapa de su ciclo vital.
Sistema Nacional de Archivos: Conjunto de instituciones archivísticas

articuladas entre sí que posibilitan la homogenización y la normalización de los
procesos archivísticos.
Sistema de información: Es un conjunto organizado de datos, operaciones y

transacciones que interactúan para el almacenamiento y procesamiento de la
información que, a su vez, requiere la interacción de uno o más activos de
información para efectuar sus tareas. Un sistema de información es todo
componente de software ya sea de origen interno o de origen externo, ya sea
adquirido por las entidades públicas o privadas como un producto estándar de
mercado o desarrollado para las necesidades de la entidad.
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ACUERDO No. ox
Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo: Sistema de

información que integra todos los documentos identificados como documentos
electrónicos de archivo, además de centralizar todas las actividades inherentes
a la gestión documental, asegurando su autenticidad, integridad, inalterabilidad,
fiabilidad, disponibilidad, conservación, preservación a largo plazo, seguridad y
almacenamiento, entre otros criterios de referencia para su implementación y
seguimiento.
Situación de riesgo para el material documental: Es un estado temporal

que a corto plazo produce un cambio en el ambiente donde se encuentran los
acervos y que a menudo produce consecuencias dañinas e irreversibles para la
integridad y el mantenimiento del material.
Subserie documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte

de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus
características específicas.
Tabla de Retención Documental — TRD: Listado de series y subseries, con

sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, así como una
disposición final.
Tabla de Valoración Documental — TVD: Listado de series documentales o

asuntos a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el Archivo Central,
así como una disposición final.
Tablas de Control de Acceso: Instrumento archivístico que establece las

restricciones de accesos y seguridad a los documentos.
Testigo documental: Elemento que indica la ubicación de un documento

cuando se retira de su lugar, en caso de salida para préstamo, consulta,
conservación, reproducción o reubicación y que puede contener notas de
referencias cruzadas.
Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad

administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven
como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.
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Tomo: Unidad encuadernada o empastada, con foliación propia, en que suelen

dividirse los documentos de cierta extensión.
Trámite de documentos: Recorrido del documento desde su producción o

recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa.
Transferencia documental: Proceso técnico, administrativo y legal mediante

el cual se entrega a los archivos centrales (transferencia primaria) o a los
archivos históricos (transferencia secundaria), los documentos que de
conformidad con las Tablas de Retención Documental y valoración, han cumplido
su tiempo de retención en la etapa de archivo de gestión o de archivo central
respectivamente; implica un cambio en el responsable de la tenencia y
administración de los documentos de archivo que supone obligaciones del
receptor de la transferencia, quien asume la responsabilidad integral sobre los
documentos transferidos.
Unidad administrativa: Unidad técnico – operativa de una institución.
Unidad de almacenamiento: Espacio físico o virtual dispuesto para la

conservación, preservación y custodia de documentos e información.
Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de

tal forma que garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de
conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos.
Unidad documental: Unidad archivística constituida por documentos del

mismo tipo formando unidades simples o por documentos de diferentes tipos
formando una unidad documental compleja (expediente).
Valor administrativo: Cualidad que para la administración posee un

documento como testimonio de sus procedimientos y actividades.
Valor científico: Cualidad de los documentos que registran información

relacionada con la creación de conocimiento en cualquier área del saber.
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Valor contable: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto

de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos
de una entidad pública o privada.
Valor estético: cualidad relacionada con la apreciación de las características

formales y físicas del bien y con su materialidad, reconociendo atributos de
calidad artística o de diseño, que reflejan una idea creativa en la técnica de
elaboración de sus soportes y en las formas escriturales, así como en las huellas
de utilización y uso dejadas por el paso del tiempo.
Valor fiscal: Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o
Hacienda Pública.
Valor histórico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben

conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles
para la construcción de la memoria de una comunidad.
Valor jurídico o legal: Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales,
regulados por el derecho común y que sirven de testimonio ante la ley.
Valor primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que
se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos, fiscales,
legales y/o contables.
Valor secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su

importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse permanentemente
en un archivo. Es el que interesa a los investigadores de información
retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los
documentos que tienen este valor se conservan permanentemente.
Valor sociocultural: Cualidad del documento que, por su contenido,

testimonia, entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres,
hábitos, valores, modos de vida o desarrollos económicos, sociales, políticos,
religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles para el conocimiento de
su identidad.
Valor técnico: Atributo de los documentos producidos y recibidos por una

institución en virtud de su aspecto misional.
Valoración documental: Proceso permanente y continuo, que inicia desde la

planificación de los documentos y por medio del cual se determinan los valores
primarios (para la administración y gestión) y secundarios (para la sociedad, la
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ACUERDO No. ox
historia, la cultura, la memoria) de los documentos, con el fin de establecer su

permanencia en las diferentes fases de archivo y determinar su disposición final
(conservación temporal o permanente).
Ventanilla única: Es el sitio, sede o canal, donde se realiza la totalidad de la

actuación administrativa, presencial o virtual, para la recepción de documentos,
solicitudes y atender requerimientos de los ciudadanos, usuarios o grupos de
valor.
Vínculo Archivístico: Los documentos resultantes de un mismo trámite deben

mantener el vínculo entre sí, mediante la implementación de sistemas de
clasificación, sistemas descriptivos y metadatos de contexto, estructura y
contenido, de forma que se facilite su gestión como conjunto.
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ANEXO 2. “Formato Único de Inventario Documental - FUID”
Las entidades de la Administración Pública adoptarán el Formato Único de

Inventario Documental, que determina el Archivo General de la Nación Jorge
Palacios Preciado, junto con su instructivo, los cuales a continuación se regulan.
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO ÚNICO DE

INVENTARIO DOCUMENTAL – FUID
IDENTIFICACIÓN:
• Entidad remitente: Debe colocarse el nombre de la entidad responsable

de la documentación que se va a transferir.
• Entidad productora: Debe colocarse el nombre completo o razón social
de la entidad que produce o produjo los documentos.
• Unidad administrativa: Debe consignarse el nombre de la dependencia
o unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina
productora.
• Oficina Productora: Debe colocarse el nombre de la Unidad
Administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en
ejercicio de sus funciones.
• Objeto: Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser:
Transferencias primarias, transferencias secundarias, valoración de
fondos acumulados, fusión y supresión de entidades y/o dependencias,
inventarios individuales.
• Registro de entrada: Se diligencia sólo para transferencias primarias y
transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas
los dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia
(año, mes, día). En NT se anotará el número de la transferencia.
FORMATO:
• Número de orden: Consignar en forma consecutiva el número

correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente
corresponde a una unidad documental.
• Código: Sistema convencional establecido por la entidad que identifica
las oficinas productoras y cada una de las Series, Subseries o asuntos
relacionados.
• Nombre de la Serie, Subserie o Asuntos: Consignar el nombre
asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y
contenidos homogéneos emanados de un mismo órgano o sujeto
productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
Para las transferencias primarias secundarias y las ocasionadas por fusión
y/o supresión de entidades o dependencias, el asiento corresponderá a
cada una de las unidades de conservación. En los inventarios individuales,
el asiento corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de las
funciones asignadas.
Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto
aquellos documentos que guarden relación con la misma función de la
oficina productora.
• Nombre del Expediente o Carpeta: Consignar el nombre atribuido con
el cual se identifica, de manera particular, el expediente o la unidad de
conservación.
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ACUERDO No. ox
• Fechas extremas: Consignar la fecha inicial y final de cada unidad

descrita. (asiento). Deben colocarse los cuatro dígitos correspondientes al
año, los dos dígitos correspondientes al mes y los dos dígitos
correspondientes al día. En el caso de una sola fecha se anotará ésta.
Cuando la documentación no tenga fecha se anotará s.f.
• Soporte o formato: corresponde al soporte o formato en el cual se
encuentra cada unidad descrita. (asiento). Marcar con una ‘X’ si la
información está en físico (papel) o si se encuentra en formato electrónico.
• Físico:
o Unidad de conservación: Se consignará el número asignado a
cada unidad de almacenamiento. En la columna otro se registrarán
las unidades de conservación diferentes escribiendo el nombre en
la parte de arriba y debajo la cantidad o el número correspondiente.
o Número de folios: Se anotará el número total de folios contenido
en cada unidad de conservación descrita.
• Electrónico:
o Ubicación: Consignar la ubicación (URL) o ruta de acceso del
expediente electrónico.
o Cantidad de objetos digitales: Consignar en números la
cantidad de objetos digitales que componen el expediente
electrónico
o Peso de los documentos electrónicos: Consignar, indicando la
unidad de medida, el peso total del expediente electrónico.
• Notas: Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan
registrado en las columnas anteriores. Para la documentación ordenada
numéricamente como actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre
otros, se anotarán los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la
numeración y/o repetición del número consecutivo en diferentes
documentos.
Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos:
circulares, actas, memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos,
facturas, disquetes, fotografías o cualquier objeto del cual se hable en el
documento principal. De estos debe señalarse, en primer lugar, el número
de unidades anexas de cada tipo, ejemplo: una hoja con 5 fotografías
sueltas: luego el número consecutivo (si lo tiene), ciudad, fecha, asunto
o tema de cada anexo.
Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse las
características físicas y requerimientos técnicos para la visualización y
consulta de la información. Especificar programas de sistematización de
la información.
A los impresos se le asignará un número de folio y se registrará el número
de páginas que lo componen.
Así mismo, se anotará información sobre el estado de conservación de la
documentación, especificando el tipo de deterioro: físico (rasgaduras,
mutilaciones, perforaciones, dobleces, faltantes), químico (oxidación de
tintas, soporte débil) y/o biológico (ataque de hongos, insectos,
roedores).
Anotar los soportes diferentes al papel, anexos a la documentación:
microfilmes (M), videos (V), casetes (C), medios de almacenamiento
como CD, DK, DVD, etc.
RESPONSABLES:
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ACUERDO No. ox
• Elaborado por: Se escribirá el nombres y apellidos, cargo, firma de la

persona responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha
en que se realiza la elaboración.
• Entregado por: Se anotará el nombres y apellidos, cargo, firma de la
persona responsable de entregar la transferencia, así como el lugar y la
fecha en que se realiza dicha entrega.
• Recibido por: Se registrará el nombres y apellidos, cargo, firma de la
persona responsable recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en
que se recibió.
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“por el cual se establecen los criterios técnicos y jurídicos para implementar la Función Archivística en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
Colombia. Archivo General de la Nación

FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
ENTIDAD REMITENTE: _________________________________________________________________________.

REGISTRO DE ENTRADA
ENTIDAD PRODUCTORA: _______________________________________________________________________. AÑO MES DIA Nº T
UNIDAD ADMINISTRATIVA: _____________________________________________________________________.
OFICINA PRODUCTORA: ________________________________________________________________________.
OBJETO: ____________________________________________________________________________________. Nº T: Número de Transferencia
FECHAS
SOPORTE O
EXTREMAS FISICO ELECTRÓNICO
NÚMERO NOMBRE DE LA NOMBRE DEL FORMATO
(AAAA-MM-DD)
DE CÓDIGO SERIE, SUBSERIE O EXPEDIENTE O NOTAS
Unidad de conservación Cantidad de Peso de los
ORDEN ASUNTOS CARPETA Número de
Inicial Final Físico Electrónico Ubicación objetos documentos
Caja Carpeta Tomo Otro folios
digitales electrónicos
Elaborado por: Entregado por: Recibido por:

Nombre: Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo: Cargo:
Firma: Firma: Firma:
Lugar: Fecha: Lugar: Fecha: Lugar: Fecha:
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ANEXO 3. “Programa de Gestión Documental – PGD”
I. Carátula
Descripción de los datos generales de la entidad, incorporando los requisitos del

Sistema de Gestión de Calidad de la entidad, para el control de los documentos.
a) Nombre de la Entidad.
b) Fecha de Aprobación.
c) Fecha de Vigencia.
d) Instancia de aprobación.
e) Denominación de la autoridad archivística institucional (dependencia).
f) Versión del documento.
g) Responsables de su elaboración.
II. Cuerpo o Contenido
Enmarca las estrategias para la adopción de políticas, procedimientos y

prácticas, en el diseño y en la ejecución del programa, de manera que cumpla
las expectativas de la organización y sean conformes con la legislación
colombiana y los entornos propios de la entidad.
1. Aspectos Generales
Requiere que las entidades realicen una revisión interna general con la finalidad
de conocer qué hace la entidad y cómo lo hace, y establece un modelo
conceptual que sirva de base, señalando la relación que media entre los
documentos y las actividades de la entidad.
a) Introducción.
b) Alcance (de acuerdo con el Plan Estratégico Institucional y Plan de Acción
Anual).
c) Público al cual está dirigido.
d) Requerimientos para el desarrollo del PGD.
1. Normativos.
2. Económicos.
3. Administrativos.
4. Tecnológicos.
2. Lineamientos para los procesos de la Gestión Documental
Se refieren a orientaciones de carácter administrativo, tecnológico, económico,

corporativo o normativo, que las entidades deben formular para lograr que los
procesos de la gestión documental se desarrollen acorde con los principios que
cita el artículo 2.8.2.5.5 del Decreto 1080 de 2015, o la norma que lo modifique
o sustituya.
a) Planeación.
b) Producción.
c) Gestión y trámite.
d) Organización.
e) Transferencia.
f) Disposición de documentos.
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g) Preservación a largo plazo.

h) Valoración.
3. Fases de Implementación del PGD
Las fases de implementar el PGD deben estar incluidas en el Plan Estratégico

Institucional y Plan de Acción Anual, con las siguientes orientaciones:
a) Debe estar alineado con los objetivos estratégicos.

b) Establecer las metas de corto, mediano y largo plazo.
c) Asignar los recursos necesarios, para alcanzar las metas y lograr los objetivos
definidos.
d) Articulación con otros programas y sistemas de la entidad de acuerdo, con la
normatividad de cada sector (salud, educación, etc.).
4. Programas específicos
Permitirán lograr las metas y objetivos haciendo la distribución correspondiente

a cada programa, asegurar que la entidad cuente con la documentación
necesaria para evidenciar su actuación, permitiendo cumplir con las políticas de
desarrollo y eficiencia administrativa, considerando la identificación,
racionalización, simplificación y automatización de los trámites, los procesos,
procedimientos y mejorando los sistemas de organización y recuperación,
garantizando a su vez la disponibilidad y acceso de los documentos a largo plazo.
a) Programa de normalización de formas y formularios electrónicos.

b) Programa de documentos vitales o esenciales (asociados al plan de riesgo
operativo de la entidad en caso de emergencia).
c) Programa de gestión de documentos electrónicos.
d) Programa de archivos descentralizados (incluye tercerización de la custodia o
la administración).
e) Programa de reprografía (incluye los sistemas de fotocopiado, impresión,
digitalización y microfilmación).
f) Programa de documentos especiales (gráficos, sonoros, audiovisuales, orales,
de comunidades indígenas o afrodescendientes, etc.).
g) Plan Institucional de Capacitación.
h) Programa de auditoría y control.
5. Armonización con el Modelo Estándar de Control Interno (MECI)
6. Armonización con el Sistema de Gestión de la Calidad -NTCGP1000
III. Anexos
a) Diagnóstico de gestión documental.

b) Cronograma de implementación del PGD.
c) Mapa de procesos de la entidad.
d) Presupuesto anual para la implementación del PGD.
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ANEXO 4. “Etapas, instructivo y formato - Tablas de Retención

Documental – TRD”
Las Tablas de Retención Documental – TRD deben elaborarse teniendo en cuenta

las siguientes etapas:
Primera Etapa. Compilación de Información Institucional. Consiste en

recopilar las fuentes que permitan identificar la estructura orgánico-funcional
vigente de la entidad a la cual se le van a elaborar las Tablas de Retención
Documental – TRD, es decir, el número, denominación y jerarquía de las
unidades administrativas u oficinas productoras que la conforman, así como las
funciones que formalmente tienen asignadas.
De igual forma, esta etapa contempla la recolección de datos tendientes a
determinar cuáles documentos producen las unidades administrativas en razón
del cumplimiento de sus funciones.
Segunda Etapa. Análisis e interpretación de la información

institucional. Consiste en analizar la información recopilada durante la primera
etapa, con el fin de, en primer lugar, determinar a cuáles unidades
administrativas de la entidad se les debe elaborar Tabla de Retención
Documental — TRD, puesto que como resultado del cumplimiento de sus
funciones producen documentos de archivo que deben ser objeto de valoración
para asignarles un tiempo de retención en cada etapa del ciclo vital y una
disposición final.
En segundo lugar, esta etapa contempla el análisis de las funciones que cumple
cada unidad administrativa con el objetivo de determinar los documentos que
producen y, por lo tanto, las series y subseries documentales que se generan y
deben ir registradas en las Tablas de Retención Documental – TRD. De igual
forma, se estudia la producción y trámite documental a fin de establecer los tipos
documentales que conforman las series y subseries documentales.
Tercera Etapa. Valoración documental. Consiste en analizar la totalidad de

la producción documental de una entidad, agrupada en series y subseries, a la
luz de su contexto de creación (unidades administrativas u oficinas productoras
y funciones que cumplen, tramitación, normatividad asociada), con miras a
determinar sus tiempos de retención documental y disposición final, en razón de
los valores primarios y valores secundarios que pueden poseer.
Cuarta Etapa. Elaboración de la Tabla de Retención Documental – TRD.

Consiste en registrar la información producto del desarrollo de la segunda y la
tercera etapa en el formato de Tablas de Retención Documental — TRD, es decir,
las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa u oficina
productora, con sus correspondientes tipos documentales, tiempos de retención
y disposición final. El formato de Tablas de Retención Documental – TRD y su
instructivo de diligenciamiento hacen parte integral del presente Acuerdo.
Durante esta etapa también se debe producir una memoria descriptiva del
proceso de elaboración de las Tablas de Retención Documental – TRD que detalle
las actividades adelantadas en cada una de las fases de elaboración del
instrumento archivístico, así como los resultados obtenidos. En ese sentido, la
memoria descriptiva debe brindar información como mínimo sobre los siguientes
aspectos: conformación de la estructura orgánica vigente; método de
codificación del Cuadro de Clasificación Documental — CCD y de las Tablas de
________________________________________________________________________
Teléfono: (+57) 601 328 2888
ACUERDO No. ox
Retención Documental — TRD; indicaciones sobre diligenciamiento y lectura del

formato de Tablas de Retención Documental — TRD; criterios generales con los
que se determinaron los tiempos de retención y disposición final de series y
subseries; indicaciones sobre cómo se harán los procesos de eliminación;
indicaciones sobre cómo se realizarán los procesos de reproducción técnica por
otros medios tecnológicos de los documentos en papel o en otros soportes
físicos, propendiendo por la reproducción de los documentos con valores
secundarios, tanto las series y subseries de disposición final conservación total
como las de selección; incluir un capítulo sobre la identificación de archivos
relativos a los derechos humanos.
Tener en cuenta que la información que constituye el formato de Tablas de

Retención Documental – TRD es mínima y obligatoria. No obstante, las entidades
podrán agregar otras casillas e información que consideren pertinente, previa
aprobación del Comité de Archivo integrado al Comité Institucional de Gestión y
Desempeño o quien haga sus veces. Sin embargo, para efectos de evaluación y
convalidación de las Tablas de Retención Documental – TRD se considerará
exclusivamente la información contemplada en el formato.
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE TABLA

DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD
IDENTIFICACIÓN
• Entidad productora: escribir el nombre completo o razón social de la

entidad productora de la documentación a registrar en las TRD.
• Oficina productora: consignar el nombre de la unidad administrativa
que produce la serie o subserie documental como resultado del ejercicio
de sus funciones.
FORMATO:
• Código: registrar los dígitos y/o signos con los cuales se identificó la serie
o subserie documental. Este debe responder al sistema de clasificación
documental establecido en la entidad en el Cuadro de Clasificación
Documental.
• Series, subseries y tipos documentales: consignar el nombre
asignado al conjunto de unidades documentales, resultantes de un mismo
órgano o sujeto productor como consecuencia de sus funciones (SERIE).
A continuación, escribir el nombre asignado a las unidades documentales
que forman parte de una serie y que se identifican de forma separada
debido a que los tipos documentales varían de acuerdo con el trámite de
cada asunto (Subserie). Por último, registrar cada uno de los tipos
documentales que conforman la serie o subserie.
• Soporte o Formato: indicar frente a cada tipo documental en que
soporte o formato se produce el documento. Marcar con una ‘X’ si la
información se produce en físico (papel). Si el documento se produce en
medio electrónico, indicar el formato electrónico (extensión) en la que se
produce el documento de archivo.
• Retención en archivo de gestión: diligenciar el tiempo que debe
permanecer la serie o subserie en el archivo de gestión, expresado en
número de años.
________________________________________________________________________
Teléfono: (+57) 601 328 2888
ACUERDO No. ox
• Retención en archivo de central: consignar el tiempo que debe

permanecer la serie o subserie en el archivo de central, expresado en
número de años.
• Disposición final: indicar el tipo de disposición final asignado a la serie
o subserie documental, marcar con una ‘X’ la abreviatura CT si se trata de
conservación total, E si es eliminación o S para el caso de selección.
• Reproducción técnica del papel: Indicar si con fines de respaldo de la
información y preservación de los soportes originales en papel o en otro
soporte físico, se dispuso la reproducción por cualquier medio técnico
(microfilmación o digitalización) de la serie o subserie. Marcar la opción
con una ‘X’.
• Serie de DDHH/DIH: Indicar con una ‘X’ si la serie o subserie es
producto de funciones relacionadas con la garantía, protección y
salvaguarda de los Derechos Humanos - DDHH y el Derecho Internacional
Humanitario – DIH.
• Procedimiento: registrar información referente al proceso de valoración
documental y actividades referentes a la implementación de las Tablas de
Retención Documental – TRD, tal como:
o Valor informativo: descripción detallada del contenido de la serie,
subserie o asunto.
o Registrar el sustento de la valoración documental por cada una de las
series, subseries o asuntos documentales; revisar que se desarrollen
los criterios de valoración documental.
o Para las series, subseries o asuntos documentales con disposición final
conservación total, referir por qué estas agrupaciones documentales
son importantes para la ciencia, la cultura, la historia, entre otros, con
relación a su valor estético, testimonial o informativo. Indicar si la
serie, subserie o asunto corresponde a los archivos relativos a la
Derechos humanos o Derecho Internacional Humanitario.
o Para las series, subseries o asuntos documentales con disposición final
selección, indicar el volumen o porcentaje de selección y referir los
criterios cuantitativos y cualitativos. Registrar que el volumen o
porcentaje seleccionado se conservará en su soporte original y el
restante de documentos se realizará la eliminación de acuerdo con los
procedimientos establecidos.
o Para las series, subseries o asuntos con disposición final eliminación,
indicar el área responsable de realizar el proceso y el método a usar.
En caso de que se compile en otra serie, subserie o asunto, indicar en
cuál y en qué unidad administrativa se conservará.
o Registrar el hecho o documento a partir del cual se empiezan a contar
los tiempos de retención documental para las series, subseries o
asuntos documentales.
o Para las serie y subseries documentales que se marca “Reproducción
técnica del papel” indicar en qué momento del Ciclo vital del
documento se realizará dicha reproducción.
RESPONSABLES:
• Jefe de la dependencia: Se escribirá el nombres y apellidos, cargo,

firma del jefe de la dependencia.
• Responsable del área gestión documental de la entidad: Se
escribirá el nombres y apellidos, cargo, firma del responsable del área
gestión documental de la entidad.
________________________________________________________________________
Teléfono: (+57) 601 328 2888
ACUERDO No. ox
• Secretario General o funcionario administrativo de igual o

superior jerarquía: Se escribirá el nombres y apellidos, cargo, firma del
secretario(a) general o funcionario(a) administrativo de igual o superior
jerarquía.
FECHAS
• Fecha de Aprobación: consignar la fecha de aprobación las Tablas de

Retención Documental – TRD.
• Fecha de Convalidación: consignar la fecha de convalidación las Tablas
de Retención Documental – TRD. (Si aplica)
________________________________________________________________________
Teléfono: (+57) 601 328 2888
ACUERDO No. ox

FORMATO DE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD
CONVENCIONES
C Conservación Total
ENTIDAD PRODUCTORA: _______________________________________________________________________________.
S Selección
OFICINA PRODUCTORA: ________________________________________________________________________________. E Eliminación
SOPORTE o FORMATO RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL REPRODUCCIÓN

SERIES, SUBSERIES TÉCNICA DEL SERIE DE
CÓDIGO Electrónico Archivo de Archivo PROCEDIMIENTO
Y TIPOS DOCUMENTALES Papel C S E PAPEL DDHH/DIH
(formato) Gestión Central (M/D)
Jefe de la dependencia Responsable del área de gestión documental de la entidad Secretario General o funcionario administrativo de igual o superior jerarquía
Nombre: Nombre: Nombre:
Fecha de Aprobación:
Fecha de Convalidación:
________________________________________________________________________
Teléfono: (+57) 601 328 2888
ACUERDO No. ox
ANEXO 5. “Instructivo y formato - Tabla de Valoración Documental –

TVD”
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE TABLA

DE VALORACIÓN DOCUMENTAL - TVD
IDENTIFICACIÓN
• Entidad productora: Consignar el nombre completo o razón social de la

entidad productora de la documentación a registrar en las TVD. Ejemplo:
Ministerio de Educación Nacional.
• Oficina productora: consignar el nombre de la unidad administrativa
que produce la serie o subserie documental como resultado del ejercicio
de sus funciones. Ejemplo: Oficina Asesora Jurídica.
FORMATO:
• Código: registrar los dígitos y/o signos con los cuales se identificó la serie
o subserie documental. Este debe responder al sistema de clasificación
documental establecido en la entidad.
• Series, subseries y tipos documentales: consignar el nombre
asignado al conjunto de unidades documentales, resultantes de un mismo
órgano o sujeto productor como consecuencia de sus funciones. A
continuación, escribir el nombre asignado a las unidades documentales
debido a que los tipos documentales varían de acuerdo al trámite de cada
asunto. Por último, registrar cada uno de los tipos documentales que
conforman la serie o subserie
• Soporte o Formato: indicar frente en que soporte o formato se produjo
el documento. Marcar con una ‘X’ si la información se produjo en físico
(papel). Si el documento se produjo en medio electrónico, indicar el
formato electrónico (extensión) en la que se produjo el documento.
• Retención en archivo de central: consignar el tiempo que debe
permanecer la serie o subserie en el archivo de central, expresado en
número de años.
• Disposición final: indicar el tipo de disposición final asignado a la serie
o subserie documental, marcar con una “X” la abreviatura CT si se trata
de conservación total, E si es eliminación o S para el caso de selección.
• Reproducción técnica del papel: si con fines de respaldo de la
información y preservación de los soportes originales, se dispuso la
reproducción por cualquier medio técnico (microfilmación o digitalización)
de la serie o subserie, marcar la opción con una “X”.
• Serie de DDHH/DIH: Indicar con una ‘X’ si la series o subserie es
producto de funciones relacionadas con la garantía, protección y
salvaguarda de los Derechos Humanos - DDHH y el Derecho Internacional
Humanitario – DIH.
• Procedimiento: registrar información referente al proceso de valoración
documental y actividades referentes a la implementación de las Tablas de
Valoración Documental – TVD, tal como:
o Valor informativo: descripción detallada del contenido de la serie,
subserie o asunto.
________________________________________________________________________
Teléfono: (+57) 601 328 2888
ACUERDO No. ox
o Registrar el sustento de la valoración documental por cada una de

las series, subseries o asuntos documentales; revisar que se
desarrollen los criterios de valoración documental.
o Para las series, subseries o asuntos documentales con disposición
final conservación total, referir por qué estas agrupaciones
documentales son importantes para la ciencia, la cultura, la
historia, entre otros, con relación a su valor estético, testimonial o
informativo. Indicar si la serie, subserie o asunto corresponde a los
archivos relativos a la Derechos humanos o Derecho Internacional
Humanitario.
o Para las series, subseries o asuntos documentales con disposición
final selección, indicar el volumen o porcentaje de selección y referir
los criterios cuantitativos y cualitativos. Registrar que el volumen o
porcentaje seleccionado se conservará en su soporte original y el
restante de documentos se realizará la eliminación de acuerdo con
los procedimientos establecidos.
o Para las series, subseries o asuntos con disposición final
eliminación, indicar el área responsable de realizar el proceso y el
método a usar. En caso de que se compile en otra serie, subserie o
asunto, indicar en cuál y en qué unidad administrativa se
conservará.
o Registrar el hecho o documento a partir del cual se empiezan a
contar los tiempos de retención documental para las series,
subseries o asuntos documentales.
o Para las serie y subseries documentales que se marca
“Reproducción técnica del papel” indicar en qué momento del Ciclo
vital del documento se realizará dicha reproducción.
RESPONSABLES:

superior jerarquía: Se escribirá el nombres y apellidos, cargo, firma de
secretario general o funcionario administrativo de igual o superior
jerarquía.
FECHAS
• Fecha de Aprobación: consignar la fecha de aprobación las Tablas de

Valoración Documental – TVD.
• Fecha de Convalidación: consignar la fecha de convalidación las Tablas
de Valoración Documental – TVD. (Si aplica)
________________________________________________________________________
Teléfono: (+57) 601 328 2888
ACUERDO No. ox

FORMATO DE TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL - TVD
ENTIDAD PRODUCTORA: ________________________________________________________________________. CONVENCIONES

C Conservación Total
OFICINA PRODUCTORA: _________________________________________________________________________.
S Selección
E Eliminación
SOPORTE o FORMATO RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL REPRODUCCIÓN

SERIES, SUBSERIES TÉCNICA DEL SERIE DE
CÓDIGO Electrónico Archivo PROCEDIMIENTO
Y TIPOS DOCUMENTALES Papel C S E PAPEL DDHH/DIH
(formato) Central (M/D)
Responsable del área de gestión documental de la entidad Secretario General o funcionario administrativo de igual o superior jerarquía
Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo:
Firma: Firma:
Fecha de Aprobación:
Fecha de Convalidación:
________________________________________________________________________
Teléfono: (+57) 601 328 2888
ACUERDO No. ox
ANEXO 6 “Instructivo y Formato de Cuadro de Clasificación Documental

- CCD”
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL CUADRO DE

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL - CCD
IDENTIFICACIÓN
• Entidad productora: escribir el nombre completo o razón social de la

entidad productora de la documentación a registrar en el CCD.
FORMATO:
• Acto Administrativo: Relacionar el acto administrativo, con artículo y

numeral que determina la función.
• Función: Transcribir la función o las funciones de la cual se derivan la
serie o subserie documental.
• Código sección: registrar los dígitos y/o signos con los cuales se
identificó la serie o subserie documental. Este debe responder al sistema
de clasificación documental establecido en la entidad.
• Sección: consignar el nombre de la unidad administrativa que produce la
serie o subserie documental como resultado del ejercicio de sus funciones.
• Código subsección: registrar los dígitos y/o signos con los cuales se
• Subsección: consignar el nombre de la oficina productora de la serie o
subserie documental como resultado del ejercicio de sus funciones.
• Código serie: registrar los dígitos y/o signos con los cuales se identificó
la serie o subserie documental. Este debe responder al sistema de
clasificación documental establecido en la entidad.
• Serie: consignar el nombre asignado al conjunto de unidades
documentales, resultantes de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia de sus funciones.
• Código subserie: registrar los dígitos y/o signos con los cuales se
• Subserie: Consignar el nombre asignado a las unidades documentales
debido a que los tipos documentales varían de acuerdo al trámite de cada
asunto
• Tipos Documentales: registrar cada uno de los tipos documentales que
conforman la serie o subserie. (No aplica para el levantamiento de los
Cuadros de Clasificación Documental – CCD dentro del proceso de
elaboración de Tablas de Valoración Documental -TVD)
RESPONSABLES:

superior jerarquía: Se escribirá el nombres y apellidos, cargo, firma de
________________________________________________________________________
Teléfono: (+57) 601 328 2888
ACUERDO No. ox
secretario(a) general o funcionario(a) administrativo de igual o superior

jerarquía.
FECHA
Fecha de elaboración: Consignar la fecha de elaboración del Cuadro de

Clasificación Documental – CCD.
________________________________________________________________________
Teléfono: (+57) 601 328 2888
ACUERDO No. ox

FORMATO CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL - CCD
ENTIDAD PRODUCTORA: ______________________________________________________________________________________.
TIPOS
ACTO CODIGO CÓDIGO
FUNCIÓN SECCIÓN CÓDIGO SUBSECCIÓN SUBSECCIÓN SERIE CÓDIGO SUBSERIE SUBSERIE DOCUMENTALES
ADMINISTRATIVO SECCIÓN SERIE
Responsable del área de gestión documental de la entidad Secretario General o funcionario administrativo de igual o superior jerarquía
Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo:
Firma: Firma:
Fecha de elaboración:
________________________________________________________________________
Teléfono: (+57) 601 328 2888
ACUERDO No. ox
ANEXO 7 “Instructivo y formato para descripción de Fondos o

Colecciones de documentos fotográficos”
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIMIENTO DEL FORMATO PARA

DESCRIPCIÓN DE FONDOS O COLECCIONES DE DOCUMENTOS
FOTOGRÁFICOS
1. ENTIDAD REMITENTE. Debe colocarse el nombre de la entidad o

persona natural responsable de la documentación que se va a
inventariar.
2. PRODUCTOR, AUTOR, O CREADOR. Debe colocarse el nombre
completo o razón social de la entidad, o persona natural que produce
o produjo los documentos.
3. UNIDAD ADMINISTRATIVA REMITENTE (si aplica). Debe
consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de
mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora.
4. OBJETO DEL INVENTARIO. Se debe consignar la finalidad del
inventario, que puede ser: Transferencias Primarias, Transferencias
Secundarias (en caso de entidades del estado), organización,
ordenación, etc.
5. Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. También se
registrará el total de hojas del inventario de la manera 1 de 5, 2 de 5
etc.
6. REGISTRO DE ENTRADA. Deben consignarse en las tres primeras
casillas los dígitos correspondientes a la fecha de inicio de la
elaboración del inventario. En NT se anotará el número de la
transferencia (si aplica).
7. No. DE ORDEN. Debe anotarse en forma consecutiva el número
correspondiente a cada uno de los asientos (elementos) descritos, que
generalmente corresponde a una unidad de conservación o a una
agrupación determinada.
8. CÓDIGO. Sistema convencional establecido por la entidad o persona,
que identifica los asientos o elementos, las series, subseries o asuntos
relacionados.
9. NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS/TÍTULO.
Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades
documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de
un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio
de sus funciones específicas. Debe anotarse en su idioma o lengua
original, teniendo en cuenta palabras, frases o símbolos que sirvan
para identificar el material sonoro. Para las transferencias primarias,
secundarias y las ocasionadas por fusión y / o supresión de entidades
o dependencias, el asiento corresponderá a cada una de las unidades
de conservación. En los inventarios individuales, el asiento
corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones
asignadas. Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo
un solo asunto aquellos documentos que guarden relación. Cuando se
realiza el inventario de fondos acumulados, las series o asuntos deben
registrarse, en lo posible, en orden alfabético.
10. DESCRIPCIÓN DEL CONTENIDO. Se anota un breve comentario
sobre la situación o hecho que se trata en el registro fotográfico. Esta
descripción debe ser clara y contener lo necesario para la identificación
________________________________________________________________________
Teléfono: (+57) 601 328 2888
ACUERDO No. ox
del contenido. Se indicará si el material está editado, sin editar, ha

sido publicado o es inédito.
11. DESCRIPTORES.
a. IDIOMA O LENGUAJE: Debe indicarse el Idioma o lenguaje en
el que se encuentra el título o comentario de la fotografía.
b. PERSONA NATURAL/JURÍDICA. Se anota el nombre de la
persona natural, jurídica o entidad que aparecen en el registro
fotográfico.
c. TOPONÍMICOS. Lugar o lugares que pueden distinguirse en la
imagen fotográfica.
d. TEMÁTICOS. Tema general que se aprecia en el registro
fotográfico.
e. CRONOLÓGICOS. Comentario breve sobre la presumible fecha
de datación de la fotografía. De no conocerse las fechas
extremas, puede inferirse de la simple observación.
12. FECHAS EXTREMAS. Debe consignarse la fecha inicial y final de cada
unidad descrita. (Asiento). Deben colocarse los cuatro (4) dígitos
correspondientes al año. Ejemplo: 1950-1960. En el caso de una sola
fecha se anotará ésta. Cuando la documentación no tenga fecha se
anotará s.f.
13. UNIDAD DE CONSERVACION. Se consignará el número asignado a
cada unidad de almacenamiento. En la columna ötro¨ se registrarán
las unidades de conservación diferentes escribiendo el nombre en la
parte de arriba y debajo la cantidad o el número correspondiente.
14. CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS.
a. SOPORTE. Se anota el material sobre el que se encuentra la
impresión fotográfica (papel, vidrio, lámina de bronce, digital,
etc.)
b. FORMATO. Se apunta el formato de medida estándar del
tamaño de la fotografía, (placa, película de 35mm, etc.)
c. DIMENSIONES. Se apuntan las medidas exactas del formato
mencionado en el campo anterior (placa de 8.5X10 cm.)
d. CROMÍA. Debe anotarse si la fotografía es a blanco y negro, en
colores, coloreada, etc.
15. FRECUENCIA DE CONSULTA. Se debe consignar si la
documentación registra un índice de consulta alto, medio, bajo o
ninguno; para tal efecto, se tendrán en cuenta los controles y registros
de préstamo y consulta de la oficina responsable de dicha
documentación. Esta columna se diligenciará especialmente para el
inventario de fondos acumulados.
16. MARCAS ADICIONALES. Se apunta cualquier elemento adicional
que se encuentre sobre el soporte fotográfico y que pueda servir para
distinguir elementos dentro de una colección o acervo (adhesivos,
cintas, marcas en relieve, etc.)
17. DOCUMENTOS RELACIONADOS. Deberá registrarse la existencia de
anexos o documentos relacionados: informes, impresos, planos,
facturas, disquetes, registros sonoros o audiovisuales, o cualquier
objeto importante en el contexto del documento principal; de éstos
debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades anexas de
cada tipo; luego, el número consecutivo (sí lo tiene), ciudad, fecha,
asunto o tema de cada anexo. Para los anexos legibles por máquina
deberán registrarse las características físicas y requerimientos
técnicos para la visualización y/o consulta de la información.
________________________________________________________________________
Teléfono: (+57) 601 328 2888
ACUERDO No. ox
Especificar programas de sistematización de la información. A los

impresos se les asignará un número de folio y se registrará el número
de páginas que lo componen.
18. NOTAS. Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan
registrado en las columnas anteriores. Se podrán anotar los siguientes
datos: faltantes, saltos por error en la numeración y / o repetición del
número consecutivo en diferentes documentos. Asimismo, se anotará
información sobre el estado de conservación de la documentación
objeto del inventario, especificando el tipo de deterioro: físico
(rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces y faltantes),
químico (soporte débil) y biológico (ataque de hongos, insectos,
roedores, etc.).
19. ENTREGADO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma
de la persona responsable de entregar el inventario, así como el lugar
y la fecha en que se realiza.
20. RECIBIDO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de
la persona responsable de recibir el inventario, así como el lugar y la
fecha en que se recibió.
________________________________________________________________________
Teléfono: (+57) 601 328 2888
ACUERDO No. ox
FORMATO PARA DESCRIPCIÓN DE FONDOS O COLECCIONES DE DOCUMENTOS FOTOGRÁFICOS
Entidad remitente (personal natural o jurídica):

Productor, autor o Creador (Personal natural o jurídica): Registro de entrada
Unidad administrativa remitente (si aplica): Año Mes Día NT
Objeto del inventario:
NOMBRE DE DESCRIPTORES FECHAS EXTREMAS UNIDAD DE CONSERVACIÓN CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS

N° DE ORDEN
Docum ento
SERIES, DESCRIPCIÓ FRECUENCI
Persona Dim ension Marcas s
C Ó D IG O SUBSERIES O N DEL Cronológic Libro/albu Portanegati A DE NOTAS
Idiom a Jurídica/Nat Toponím icos Tem áticos Inicial Final Caja Carpeta Sobre Soporte Form ato es (Alto x Crom ía adicionales relacionado
ASUNTOS/ CONTENIDO os m vo CONSULTA
ural/Rol ancho) s
TITULO

Lugar: Lugar: Lugar:
Fecha: Fecha: Fecha:
________________________________________________________________________
Teléfono: (+57) 601 328 2888
ACUERDO No. ox

Colecciones de documentos sonoros”

DESCRIPCIÓN DE FONDOS O COLECCIONES DE DOCUMENTOS SONOROS

inventariar.
4. OBJETO. Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser:
Transferencias Primarias, Transferencias Secundarias (en caso de
entidades del estado), organización, ordenación, etc.
etc.
6. REGISTRO DE ENTRADA. Debe consignarse en las tres primeras
agrupación determinada.
8. CÓDIGO. Sistema convencional establecido por la entidad o persona,
que identifica los asientos o elementos, las series, subseries o asuntos
relacionados.
para identificar el material sonoro. Para las transferencias primarias,
secundarias y las ocasionadas por fusión y / o supresión de entidades
o dependencias, el asiento corresponderá a cada una de las unidades
de conservación. En los inventarios individuales, el asiento
10. AUTOR/DIRECTOR/PRODUCTOR. Se anota el nombre del (los)
responsable(s) del contenido intelectual del documento audiovisual,
pudiendo ser una persona o una entidad.
sobre la situación o hecho que se trata en el registro sonoro (música,
entrevistas, paisaje sonoro, etc.). Esta descripción debe ser clara y
________________________________________________________________________
Teléfono: (+57) 601 328 2888
ACUERDO No. ox
contener lo necesario para la identificación del contenido. Se indicará

si el material está editado, sin editar, ha sido publicado o es inédito.
12. DESCRIPTORES.
a. IDIOMA O LENGUAJE: Debe indicarse el idioma o lenguaje en
el que aparece el contenido de la grabación, hablado o cantado.
persona natural, jurídica o entidad que intervienen en la
producción sonora en los niveles de autor, compositor,
investigador, productor, guionista, entrevistador, entrevistado o
intérprete. Puede agregarse un campo en el que se consignen el
nombre de disqueras, o cadenas radiales, por ejemplo. Estos
serán diferentes a los anotado en el campo de
AUTOR/DIRECTOR/PRODUCTOR.
c. TOPONÍMICOS. Se anotan los lugares mencionados en el
documento sonoro, o los sitios relacionados con su producción.
d. TEMÁTICOS. Palabra o palabras clave que identifican al
documento sonoro.
e. CRONOLÓGICOS. Anotar las fechas o época a las que se refiere
el documento.
unidad descrita (asiento). Deben colocarse los cuatro (4) dígitos
anotará s.f.
a. SOPORTE. Se anota el tipo de soporte en el que se encuentra
fijada la grabación sonora (magnético, electrónico, óptico, etc.)
b. FORMATO. Se apunta el tipo de formato en el que se encuentra
el archivo (v.g. carrete abierto de 1/2”, WAV, etc.). Si el formato
contiene alguna señal que identifique la capacidad total de
tiempo del soporte, debe anotarse también (v.g. 1/2” 180m)
c. DURACIÓN: Se anota el total de tiempo de duración del registro
sonoro en el soporte, anotada en horas, minutos, y segundos.
d. VELOCIDAD. Debe anotarse la cifra que representa la velocidad
de grabación y reproducción.
e. CALIDAD DEL SONIDO. Se anota la calidad del sonido en
términos generales, pudiendo ser esta: buena, regular, o mala.
Si es posible, se anotarán las fallas de sonido específicas.
de préstamo y consulta de los responsables de dicha documentación.
anexos o documentos relacionados: partituras, informes, impresos,
planos, facturas, disquetes, fotografías, o cualquier objeto importante
en el contexto del documento principal; de éstos debe señalarse, en
primer lugar, el número de unidades anexas de cada tipo, ejemplo una
hoja con 5 fotografías o 5 fotografías sueltas; luego, el número
consecutivo (sí lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo.
________________________________________________________________________
Teléfono: (+57) 601 328 2888
ACUERDO No. ox

características físicas y requerimientos técnicos para la visualización
y/o consulta de la información. Especificar programas de
sistematización de la información. A los impresos se les asignará un
número de folio y se registrará el número de páginas que lo
componen.
químico (síndrome del vinagre, soporte débil) y biológico (ataque de
hongos, insectos, roedores, etc.).
19. ELABORADO POR. Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de
la persona responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y
la fecha en que se realiza.
________________________________________________________________________
Teléfono: (+57) 601 328 2888
ACUERDO No. ox
FORMATO PARA DESCRIPCIÓN DE FONDOS O COLECCIONES DE DOCUMENTOS SONOROS

NOM BRE DE UNIDAD DE

DESCRIPTORES FECHAS EXTREM AS CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS Docum e nto
SERIES, DESCRIPCIÓ CONSERVACIÓN
ORDEN
N° DE
AUTOR/DIRECTO Pe rs ona Fre cue ncia s

C Ó D IG O SUBSERIES O N DEL Cronológic Calidad de l NOTAS
R/PRODUCTOR Idiom a Jurídica/Nat Toponím icos Te m áticos Inicial Final Caja Otro Soporte Form ato Duración Ve locidad de cons ulta re lacionado
ASUNTOS/ CONTENIDO os s onido
ural//Rol s
TITULO

________________________________________________________________________
Teléfono: (+57) 601 328 2888
ACUERDO No. ox

Colecciones de documentos audiovisuales”

DESCRIPCIÓN DE FONDOS O COLECCIONES DE DOCUMENTOS
AUDIOVISUALES

inventariar.
4. OBJETO. Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser:
Transferencias Primarias, Transferencias Secundarias (en caso de
entidades del estado), organización, ordenación, etc.
etc.
6. REGISTRO DE ENTRADA. Debe consignarse en las tres primeras
agrupación determinada
8. CÓDIGO. Sistema convencional establecido por la entidad que
identifica las oficinas productoras y cada una de las series, subseries
o asuntos relacionados.
para identificar el material audiovisual. Para las transferencias
primarias, secundarias y las ocasionadas por fusión y / o supresión de
entidades o dependencias, el asiento corresponderá a cada una de las
unidades de conservación. En los inventarios individuales, el asiento
10. AUTOR/DIRECTOR/PRODUCTOR. Se anota el nombre del (los)
responsable(s) del contenido intelectual del documento audiovisual,
pudiendo ser una persona o una entidad. Pueden agregarse aquí otros
datos pertinentes.
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Teléfono: (+57) 601 328 2888
ACUERDO No. ox

sobre la obra, situación o hecho que se trata en el registro audiovisual.
Esta descripción debe ser clara y contener lo necesario para la
identificación del contenido. Se indicará si el material está editado, sin
editar, ha sido publicado o es inédito.
12. DESCRIPTORES.
a. IDIOMA O LENGUAJE: Se debe anotar el idioma o lenguaje
original del documento audiovisual, sea este hablado, escrito, o
cantado.
persona natural, jurídica o entidad que intervienen en el material
audiovisual en los niveles de productor, guionista, entrevistador,
entrevistado o intérprete. Puede agregarse un campo en el que
se consigne específicamente el productor del registro (en este
campo se anotaría el nombre de disqueras, o cadenas radiales,
por ejemplo). Estos serán diferentes a los anotados en el campo
de AUTOR/DIRECTOR/PRODUCTOR.
c. TOPONÍMICOS. Se anotan los lugares mencionados en el
documento audiovisual, o los sitios relacionados con su
producción
d. TEMÁTICOS. Palabra o palabras clave que identifican al
documento audiovisual.
e. CRONOLÓGICOS. Anotar las fechas o época a las que se refiere
el documento.
unidad descrita (asiento). Deben colocarse los cuatro (4) dígitos
anotará s.f.
a. SOPORTE. Se anota el tipo de soporte en el que se encuentra
fijada la grabación sonora (fílmico, magnético, electrónico,
óptico, etc.)
b. FORMATO. Se apunta el tipo de formato en el que se encuentra
el archivo (v.g. carrete abierto de 1/2”, MOV, película de 35mm,
etc.). Si el formato contiene alguna señal que identifique la
capacidad total de tiempo del soporte, debe anotarse también
(v.g. 1/2” 180m).
c. DURACIÓN: Tiempo total desde que inicia hasta que termina la
grabación, expresada en horas, minutos, y segundos.
d. VELOCIDAD. Debe anotarse la cifra que representa la velocidad
de grabación y reproducción.
e. COLOR. Se enuncia la presencia o ausencia de color en el
documento audiovisual (color/blanco y negro)
f. SONIDO. Debe apuntarse si el documento no posee sonido.
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Teléfono: (+57) 601 328 2888
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de préstamo y consulta de la oficina responsable de dicha

documentación.
anexos o documentos relacionados: guiones, informes, impresos,
planos, facturas, disquetes, fotografías, o cualquier objeto importante
en el contexto del documento principal; de éstos debe señalarse, en
primer lugar, el número de unidades anexas de cada tipo, ejemplo una
hoja con 5 fotografías o 5 fotografías sueltas; luego, el número
consecutivo (sí lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo.
características físicas y requerimientos técnicos para la visualización
y/o consulta de la información. Especificar programas de
sistematización de la información. A los impresos se les asignará un
número de folio y se registrará el número de páginas que lo
componen.
químico (síndrome del vinagre, soporte débil) y biológico (ataque de
hongos, insectos, roedores, etc.).
19. ELABORADO POR. Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de
la persona responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y
la fecha en que se realiza.
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Teléfono: (+57) 601 328 2888
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FORMATO PARA DESCRIPCIÓN DE FONDOS O COLECCIONES DE DOCUMENTOS AUDIOVISUALES

UNIDAD DE
N° DE ORDEN
NOM BRE DE DESCRIPTORES FECHAS EXTREM AS CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS Docum e nto

AUTOR/DIRE DESCRIPCIÓ CONSERVACIÓN
SERIES, SUBSERIES Fre cue ncia s
C Ó D IG O CTOR/PROD N DEL Pe rs ona NOTAS
O ASUNTOS/ Cronológic de cons ulta re lacionado
UCTOR CONTENIDO Idiom a Jurídica/Nat Toponím icos Te m áticos Inicial Final Caja Otro Soporte Form ato Duración Ve locidad Color Sonido
TITULO os s
ural/ Rol

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NOTAS DE VIGENCIA
Vigente
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DECRETO 1080 DE 2015
(Mayo 26)
“Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”
EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA
En ejercicio de las facultades que le confiere el numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política,
y
CONSIDERANDO:
Que la producción normativa ocupa un espacio central en la implementación de políticas públicas,

siendo el medio a través del cual se estructuran los instrumentos jurídicos que materializan en gran
parte las decisiones del Estado.
Que la racionalización y simplificación del ordenamiento jurídico es una de las principales

herramientas para asegurar la eficiencia económica y social del sistema legal y para afianzar la
seguridad jurídica.
Que constituye una política pública gubernamental la simplificación y compilación orgánica del
sistema nacional regulatorio.
Que la facultad reglamentaria incluye la posibilidad de compilar normas de la misma naturaleza.
Que por tratarse de un decreto compilatorio de normas reglamentarias preexistentes, las mismas no
requieren de consulta previa alguna, dado que las normas fuente cumplieron al momento de su
expedición con las regulaciones vigentes sobre la materia.
Que la tarea de compilar y racionalizar las normas de carácter reglamentario implica, en algunos
casos, la simple actualización de la normativa compilada, para que se ajuste a la realidad institucional
y a la normativa vigente, lo cual conlleva, en aspectos puntuales, el ejercicio formal de la facultad
reglamentaria.
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General de la Nación el 11-04-2024 16:14:51
DECRETO 1080 DE 2015 | 1

Que en virtud de sus características propias, el contenido material de este decreto guarda
correspondencia con el de los decretos compilados; en consecuencia, no puede predicarse el
decaimiento de las resoluciones, las circulares y demás actos administrativos expedidos por distintas
autoridades administrativas con fundamento en las facultades derivadas de los decretos compilados.
Que la compilación de que trata el presente decreto se contrae a la normatividad vigente al momento
de su expedición, sin perjuicio de los efectos ultractivos de disposiciones derogadas a la fecha, de
conformidad con el artículo 38 de la Ley 153 de 1887.
Que por cuanto este decreto constituye un ejercicio de compilación de reglamentaciones

preexistentes, los considerandos de los decretos fuente se entienden incorporados a su texto, aunque
no se transcriban, para lo cual en cada artículo se indica el origen del mismo.
Que las normas que integran el Libro 1 de este Decreto no tienen naturaleza reglamentaria, como
quiera que se limitan a describir la estructura general administrativa del sector.
Que durante el trabajo compilatorio recogido en este Decreto, el Gobierno verificó que ninguna norma
compilada hubiera sido objeto de declaración de nulidad o de suspensión provisional, acudiendo para
ello a la información suministrada por la Relatoría y la Secretaría General del Consejo de Estado.
Que con el objetivo de compilar y racionalizar las normas de carácter reglamentario que rigen en el
sector y contar con un instrumento jurídico único para el mismo, se hace necesario expedir el
presente Decreto Reglamentario Único Sectorial.
Por lo anteriormente expuesto,
DECRETA:
LIBRO I.
ESTRUCTURA DEL SECTOR
PARTE 1.
SECTOR CENTRAL
TÍTULO I
CABEZA DEL SECTOR
ARTÍCULO 1.1.1.1. Ministerio de Cultura: El Ministerio de Cultura tendrá como objetivos formular,
coordinar, ejecutar y vigilar la política del Estado en materia cultural de modo coherente con los
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DECRETO 1080 DE 2015 | 2

planes de desarrollo, con los principios fundamentales y de participación contemplados en la
Constitución Política y en la ley y le corresponde formular y adoptar políticas, planes generales,
programas y proyectos del Sector Administrativo a su cargo.
(Decreto 1746 de 2003, Artículo 1- Decreto 4183 de 2011, Articulo 3)
TÍTULO II
FONDOS ESPECIALES
Artículo 1.1.2.1. Fondo Mixto de Promoción de la Cultura y de las Artes
(Ley 397 de 1997, Artículo 63)
Artículo 1.1.2.2. Fondo Mixto de Promoción Cinematográfica
TÍTULO III
ÓRGANOS SECTORIALES DE ASESORÍA Y COORDINACIÓN
ARTICULO 1.1.3.1. Consejo Nacional de Cultura.
(Ley 397 de 1997, Artículo 58 y Decreto 1782 de 2003)
ARTÍCULO 1.1.3.2. Comité Directivo.
(Resolución 2275 de 2013 del ministerio de cultura)
ARTÍCULO 1.1.3.3. Comité de Coordinación de control Interno.
(Decreto 1746 de 2003 artículo 5 modificado por el artículo 1 del decreto 4827 de 2008)
ARTÍCULO 1.1.3.4. Comité de Defensa Judicial y Conciliación.
(Decreto 1716 de 2009)
ARTÍCULO 1.1.3.5. Comisión de Personal.
(Decreto 1746 de 2003 artículo 5 modificado por el artículo 1 del decreto 4827 de 2008)
ARTÍCULO 1.1.3.6. Comité de Convivencia Laboral.
(Ley 1010 de 2006 y Resolución 3366 de 2014)
ARTÍCULO 1.1.3.7. Comisión de Antigüedades Náufragas

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(Decreto 1698 de 2014, Artículo 8)
TITULO IV.
SECTOR DESCENTRALIZADO
CAPITULO I
Entidades Adscritas
ARTICULO 1.1.4.1.1. Integración del Sector Administrativo de Cultura. El Sector Administrativo de

Cultura está integrado por el Ministerio de Cultura y sus entidades adscritas y vinculadas.
Son entidades adscritas al Ministerio de Cultura las siguientes:
Establecimientos Públicos
1. Instituto Colombiano de Antropología e Historia, Icahn.
2. Archivo General de la Nación.
3. Instituto Caro y Cuervo.
Unidades Administrativas Especiales sin personería jurídica
1. Museo Nacional.
2. Biblioteca Nacional.
Órganos de asesoría y coordinación
1. Consejo Nacional de Cultura.
2. Consejo Nacional de Patrimonio Cultural
LIBRO II.
RÉGIMEN REGLAMENTARIO DEL SECTOR CULTURA
PARTE I.
DISPOSICIONES GENERALES
TITULO I.
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DECRETO 1080 DE 2015 | 4

OBJETO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN
ARTICULO 2.1.1.1. Objeto. El objeto de este decreto es compilar la normatividad expedida por el
Gobierno Nacional en ejercicio de las facultades reglamentarias conferidas por el numeral 11 del
artículo 189 de la Constitución Política, para para la cumplida ejecución de las leyes del sector
Cultura.
ARTICULO 2.1.1.2. Ámbito de Aplicación. El presente decreto aplica a las entidades del sector
Cultura y rige en todo el territorio nacional.
PARTE II
SISTEMA NACIONAL DE CULTURA SNCu
TITULO I
ASPECTOS GENERALES DEL SNCu
Artículo 2.2.1.1. Definición del Sistema Nacional de Cultura. Se entiende por Sistema Nacional de
Cultura el conjunto de instancias, espacios de participación y procesos de desarrollo institucional,
planificación, financiación, formación, e información articulados entre sí, que posibilitan el desarrollo
cultural y el acceso de la comunidad a los bienes y servicios culturales.
Artículo 2.2.1.2. Objeto del Sistema. El sistema tendrá por objeto principal contribuir a garantizar el
acceso a las manifestaciones, bienes y servicios culturales y a promover la creatividad de los
colombianos, de conformidad con lo establecido en la Constitución Política y en la Ley 397 de 1997,
particularmente en su artículo 1º.
Artículo 2.2.1.3. Principios. El Sistema Nacional de Cultura se basa en los principios de

descentralización, diversidad, participación y autonomía.
(Decreto 1589 de 1998, Articulo 3)
Artículo 2.2.1.4. Articulación. El Sistema Nacional de Cultura, para garantizar su operatividad y

funcionamiento se articulará, relacionará e integrará con los diferentes actores o instancias
nacionales y territoriales involucradas en los procesos de planificación y ejecución de actividades
culturales.
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Igualmente se integrará y vinculará con otros sistemas nacionales y regionales, tales como el de
planificación, salud, educación, cofinanciación, ciencia y tecnología ambiental, deporte y recreación,
juventud, así como con los que se creen con posterioridad a este Decreto.
Artículo 2.2.1.5. Definiciones. Para efectos de la aplicación del Sistema Nacional de Cultura, se
adoptan las siguientes definiciones:
1. Instancias: Son las responsables de la formulación, ejecución y seguimiento de las políticas y de los
planes de cultura, conjuntamente con los espacios de participación.
2. Espacios de participación: Son el ámbito de encuentro de todos los actores del sistema en donde se
concedan las decisiones de la política y planificación cultural nacional o territorial y la vinculación y
articulación con los demás sistemas.
3. Procesos: Son el conjunto de acciones que enriquecen, potencian, transforman y divulgan el ámbito
cultural, observando criterios democráticos, participativos y multiculturales.
Los procesos son:
3.1. De desarrollo y fortalecimiento institucional: Fomenta y promueve la cooperación

interinstitucional desde el punto de vista organizativo, administrativo, financiero y programático
dirigido a las instancias encargadas de coordinar y ejecutar programas y proyectos culturales en las
entidades del orden nacional y territorial.
3.2. De planificación: Se orienta a la formulación de los Planes Territoriales de Cultura y del Plan
Nacional de Cultura y su integración a los Planes de Desarrollo.
3.3. De financiación: Identifica y canaliza los recursos públicos y privados nacionales, territoriales e
internacionales para la ejecución de los programas y proyectos.
4. Subsistemas. Hacen parte del Sistema Nacional de Cultura;
4.1. De gestión cultural: Mediante este subsistema se busca consolidar el Sistema Nacional de
Cultura, así como la planificación de todas aquellas acciones que permitan a las instancias y a los
espacios de concertación, participar y cumplir activamente con sus funciones específicas. A través de
este subsistema se hará la evaluación y seguimiento de los planes, programas y proyectos culturales.
4.2 De información cultural SINIC: Conjunto de instancias y procesos de desarrollo institucional en el

área de información articuladas entre sí que posibilitan la investigación y el acceso de la comunidad a
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DECRETO 1080 DE 2015 | 6

la información cultural. El subsistema Nacional de Información tiene como misión recoger, organizar,
procesar, comunicar y difundir la información del ámbito cultural desde y hacia las diferentes
entidades gubernamentales, institucionales, artísticas o de la comunidad nacional o internacional.
4.3 De concertación: A través de este subsistema el Ministerio de Cultura impulsará programas y

actividades de interés público acordes con el Plan Nacional de Cultura y los Planes Territoriales,
dirigidos a rescatar, defender y promover el talento nacional; democratizar el acceso de todas las
personas a los bienes, servicios y manifestaciones de la cultura y el arte, con énfasis en el público
infantil y juvenil, tercera edad y discapacitados físicos, síquicos y sensoriales; consolidar las
instituciones culturales y contribuir a profundizar su relación interactuante con la comunidad. Los
Participantes del Subsistema Nacional de Concertación son: El Ministerio de Cultura, los entes
territoriales y las entidades culturales privadas sin ánimo de lucro.
5. Redes culturales: Se entienden por redes de servicios culturales, el conjunto de organizaciones y

procedimientos que conducen a disponer de información y de los servicios relacionados con la misión
de cada organización en los procesos culturales del país.
En la conformación de las redes debe operar el principio de cooperación interinstitucional entre las
diferentes instancias y espacios de concertación que integran el Sistema Nacional de Cultura. Entre
las redes culturales están las de los museos, bibliotecas, y casas de cultura.
6. Consejos Nacionales de las Artes y la Cultura: Son órganos asesores del Ministerio de Cultura en la
formulación de políticas, planes y programas relacionados con su respectiva área.
Artículo 2.2.1.6. Herramientas del Subsistema de Gestión. Las herramientas del Subsistema de
Gestión son:
El Plan Indicativo: A través del cual se organizan y orientan las acciones, recursos y metas de las
entidades o actores del SNCu en cada uno de los niveles territoriales.
El Plan de Acción: Es la herramienta operativa de la gestión que permite a las diferentes instancias,
orientar la ejecución de sus procesos y actividades anuales con fijación de tiempos y metas, que
deben lograr para cumplir los objetivos del Plan Indicativo, dentro de los plazos que este señala.
El Banco de Programas y Proyectos: Es una herramienta de gestión que permite conocer la

información requerida por los procesos de planificación, seguimiento y evaluación de los programas y
proyectos, teniendo en cuenta que consolida toda la información suministrada durante las distintas
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DECRETO 1080 DE 2015 | 7

fases y etapas de los mismos.
Actividades de seguimiento y evaluación: Se basan en los principios de descentralización,

democratización, transparencia, y flexibilidad, orientadas a suministrar información oportuna sobre
los procesos de planificación y ejecución de los planes, programas y proyectos, así como sobre el
desempeño de las instancias, los espacios de concertación y de los resultados finales en los
receptores y beneficiarios de dichas acciones culturales, y la de ejercer un control sobre los recursos
financieros públicos y privados.
Artículo 2.2.1.7. Conformación del Sistema Nacional de Cultura. Las instancias del Sistema Nacional
de Cultura son el Ministerio de Cultura, las entidades y oficinas culturales territoriales, los Fondos
Mixtos para la Promoción de la Cultura y las Artes, y las demás entidades públicas o privadas, civiles
o comerciales, que desarrollan, financian, fomentan, ejecutan o promueven actividades culturales y
artísticas, en los ámbitos locales, regionales y nacional, tales como las bibliotecas, los museos, los
archivos, las casas de cultura, las asociaciones y agrupaciones de los creadores, gestores y
receptores de las diversas manifestaciones culturales, así como las empresas e industrias culturales.
Artículo 2.2.1.8. Coordinación del Sistema Nacional de Cultura. De conformidad con los artículos 57 y
66 de la Ley 397 de 1997, el Ministerio de Cultura es el organismo rector de la cultura y como
coordinador del sistema es el encargado de fijar, coordinar y vigilar las políticas generales sobre la
materia y de dictar las normas técnicas, operativas y administrativas a las que deberán ajustarse las
entidades de dicho sistema.
Artículo 2.2.1.9. Funciones del Ministerio de Cultura en relación con el Sistema Nacional de Cultura.
Son funciones del Ministerio de Cultura, en relación con el Sistema Nacional de Cultura, las siguientes:
1. Apoyar y asesorar a las respectivas instancias en la formulación del Plan Nacional de Cultura.
2. Diseñar políticas, estrategias y metodologías en los procesos de operatividad, seguimiento y

evaluación para la consolidación del Sistema.
3. Desarrollar programas de formación para el fortalecimiento de la gestión cultural.
4. Propiciar la creación de espacios para la participación de la comunidad en el desarrollo cultural.

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Artículo 2.2.1.10. Entidades y Oficinas Públicas de Cultura. Son las encargadas de ejecutar los Planes
Culturales y de dinamizar la operatividad del SNCu, (Sistema Nacional de Cultura) en su jurisdicción,
así como la de apoyar en la formulación de las políticas culturales.
Parágrafo. Se entienden dentro de este artículo, los institutos, las Secretarías de Cultura, las Oficinas
de Extensión, las Direcciones o el ente encargado del sector cultural a nivel departamental, distrital,
municipal y de los territorios indígenas.
Artículo 2.2.1.11. Funciones de las entidades y Oficinas Públicas de Cultura.Entre sus funciones,
además de las que les determina su acto de creación, tendrán en relación con el sistema, las
siguientes:
1. Ejecutar el plan de cultura, en coordinación con el Ministerio de Cultura.
2. Participar activamente en la formulación y seguimiento del Plan de Cultura en su jurisdicción.
3. Ejercer la Secretaría Técnica del Consejo de Cultura de su jurisdicción.
4. Articular, coordinar y ejecutar las políticas y programas de fortalecimiento institucional y promover

procesos y espacios de concertación.
Artículo 2.2.1.12. Fondos Mixtos de Cultura, FMCU. Les corresponde, en relación con el Sistema
Nacional de Cultura, canalizar e invertir recursos privados y públicos.
Artículo 2.2.1.13. Metodología, instructivos y formularios. El Ministerio de Cultura, como ente

coordinador del Sistema Nacional de Cultura, elaborará la metodología, instructivos y formularios del
Subsistema de Gestión y capacitará a las instancias, espacios de concertación y receptores del SNCu
(Sistema Nacional de Cultura) en la puesta en marcha y desarrollo del mismo.
Artículo 2.2.1.14. Formulación de normas técnicas y administrativas. El Ministerio de Cultura dictará

normas técnicas y administrativas para la puesta en marcha y funcionamiento de los subsistemas y
de las redes culturales, así como para garantizar la articulación y vinculación de las mismas a las
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instancias y espacios de concertación del Sistema Nacional de Cultura y de los demás sistemas.
Artículo 2.2.1.15. Naturaleza y funciones del Consejo Nacional de Cultura. De acuerdo con lo
establecido en el artículo 58 de la Ley 397 de 1997, el Consejo Nacional de Cultura, CNCu, es el
órgano de asesoría y consulta del Ministerio de Cultura y del Gobierno Nacional en materia cultural y
la instancia superior de asesoría del Sistema Nacional de Cultura y ejercerá las siguientes funciones:
1. Promover y hacer las recomendaciones que sean pertinentes para el cumplimiento de los planes,
políticas y programas relacionados con la cultura.
2. Sugerir al Gobierno Nacional las medidas adecuadas para la protección del patrimonio cultural de
la Nación y el estímulo y el fomento de la cultura y las artes.
3. Conceptuar sobre los aspectos que le solicite el Gobierno Nacional en materia de cultura.
4. Asesorar el diseño, la formulación e implementación del Plan Nacional de Cultura.
5. Vigilar la ejecución del gasto público invertido en cultura.
Artículo 2.2.1.16. Composición. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 59 de la Ley 397 de

1997, el Consejo Nacional de Cultura estará integrado por los siguientes miembros:
1. El Ministro de Cultura, quien lo presidirá, o en su defecto el Viceministro.
2. El Ministro de Educación Nacional, o en su defecto el Viceministro de Educación.
3. El Director del Departamento de Planeación Nacional, o su delegado.
4. Dos personalidades del ámbito artístico y cultural, nombradas por el señor Presidente de la
República, quienes serán sus representantes.
5. Los Presidentes de los Consejos Nacionales de las Artes y la Cultura en cada una de las
manifestaciones artísticas y culturales, que hayan sido creados y reglamentados por el Ministerio de
Cultura, de conformidad con lo establecido en el presente Decreto y las normas que lo modifiquen,
adicionen o sustituyan.
6. Un representante de la comunidad educativa designado por la Junta Nacional de Educación.
7. Un representante de los fondos mixtos departamentales, distritales y municipales de promoción de

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la cultura y las artes.
8. Un representante de las asociaciones de casas de la cultura.
9. Un representante de los secretarios técnicos de los consejos departamentales y distritales de

cultura.
10. Un representante de los pueblos o comunidades indígenas, y/o autoridades tradicionales.
11. Un representante de las comunidades negras.
12. Un representante del colegio máximo de las academias.
13. Un representante de las agremiaciones culturales de discapacitados físicos, psíquicos y

sensoriales.
14. Un representante de cada una de las expresiones culturales a que hace referencia el artículo 18
de la Ley 397 de 1997, elegido por sus organizaciones.
15. Un representante de la Fundación Manuel Cepeda Vargas para la Paz, la Justicia Social y la
Cultura.
Artículo 2.2.1.17. Criterios para la elección de representantes. Para la elección de los representantes
a que se refieren los numerales 7 al 11 del artículo anterior, se tendrán en consideración los
siguientes criterios generales:
1. Que las elecciones y designaciones se efectúen en forma democrática, buscando en todos los
casos la amplia participación de los diferentes actores.
2. Que en lo posible no haya dos representantes de un mismo departamento, municipio o distrito, con
el fin de asegurar una equitativa distribución territorial.
3. Que se garantice la rotación de los miembros del Consejo.
Artículo 2.2.1.18. Elección de los representantes de los Fondos Mixtos Departamentales, Distritales y
Municipales para la Promoción de la Cultura y las Artes. Cada uno de los diferentes Fondos Mixtos
Departamentales, Distritales y Municipales para la Promoción de la Cultura y las Artes, que se
encuentren debidamente constituidos, propondrá un candidato por cada una de las siguientes
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regiones agrupadas así:
Caribe: San Andrés y Providencia, Guajira, Magdalena, Cesar, Atlántico, Bolívar, Bolívar, Córdoba,
Sucre, Cartagena de Indias Distrito Turístico y Cultural, Distrito Turístico Cultural e Histórico de Santa
Marta y Barranquilla Distrito Especial Industrial y Portuario;
Occidente: Chocó, Valle, Cauca, Nariño, Antioquia, Risaralda, Caldas, Quindío.
Centro Oriente: Santander, Norte de Santander, Boyacá, Cundinamarca, Huila, Tolima y Bogotá
Distrito Capital;
Orinoquia: Arauca, Casanare, Meta, Guaviare, Guainía, Vaupés, Vichada;
Amazonia: Amazonas, Caquetá, Putumayo.
Parágrafo. De los representantes de cada una de las regiones se elegirán un (1) representante único
ante el Consejo Nacional de Cultura.
Artículo 2.2.1.19. Elección de los representantes de las Asociaciones de Casas de la Cultura. Para la
elección del representante de las asociaciones a que se refiere este artículo, se aplicará lo dispuesto
para elección de los representantes de los fondos mixtos para la promoción de las Artes y la Cultura
de que trata el artículo anterior.
Artículo 2.2.1.20. Elección de los representantes de los Secretarios Técnicos de los Consejos
Departamentales y Distritales de Cultura. Para la elección del representante de los Secretarios
Técnicos a que se refiere este artículo, se aplicará lo dispuesto para elección de los representantes de
los fondos mixtos para la promoción de las Artes y la Cultura de que trata el artículo 1.3.2.3.3 del
presente Decreto.
Artículo 2.2.1.21. Elección del representante de los pueblos o comunidades indígenas y/o autoridades
tradicionales. Las organizaciones nacionales jurídicamente reconocidas de los pueblos o comunidades
indígenas y/o autoridades tradicionales elegirán su representante, atendiendo los criterios generales
establecidos para la elección de los representantes del Consejo Nacional de Cultura.

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Artículo 2.2.1.22. Representante de las Comunidades Negras. El representante de las comunidades
negras, será elegido por la Comisión Consultiva de Alto Nivel de que tratan la Ley 70 de 1993 y las
normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan.
Artículo 2.2.1.23. Convocatoria y procedimiento para elección. Para las elecciones de los
representantes de los Fondos Mixtos Departamentales, Distritales y Municipales y para la Promoción
de la Cultura y las Artes; de los representantes de las Asociaciones de Casas de la Cultura y
Secretarios Técnicos de los Consejos Departamentales y Distritales de Cultura.
El Ministerio de Cultura efectuará una Convocatoria mediante la publicación de un aviso en un diario

de amplia circulación nacional y en la página web de la entidad.
Una vez publicada la Convocatoria, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes, las diferentes
entidades, sectores o comunidades destinatarias de la misma, procederán a efectuar la elección de
sus representantes, acatando los criterios establecidos en el presente decreto, incluso a través de
mecanismos idóneos que permitan efectuar la elección de dichos representantes, permitiéndose
efectuar reuniones no presenciales, siempre que se garantice su probanza mediante votación escrita,
la cual podrá hacerse vía fax.
De entre los cinco (5) candidatos seleccionados por regiones para cada caso, se elegirá uno (1) que
los represente ante el Consejo Nacional de Cultura; dicha elección será comunicada oficialmente a la
Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Cultura, a más tardar, al día siguiente al vencimiento del
plazo establecido para la elección, suministrando el nombre del representante respectivo, con
indicación de los demás datos que permitan su plena identificación y ubicación y señalando el
procedimiento seguido para efectuar la elección.
Parágrafo. En caso de no haberse comunicado a la Secretaría Técnica el resultado de las elecciones

de los representantes de que trata el presente artículo en el inciso primero dentro del término
establecido para la elección, el Ministro de Cultura designará directamente los respectivos
representantes, ciñéndose al régimen previsto en la Constitución, la ley y en este Decreto.
Artículo 2.2.1.24. Sesiones y quorum. El Consejo Nacional de Cultura, CNCu, se reunirá

ordinariamente dos (2) veces al año, en una (1) ocasión cada semestre y extraordinariamente cuando
sea convocado por iniciativa del Presidente o por solicitud de las dos terceras partes de los miembros
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DECRETO 1080 DE 2015 | 13

del mismo.
El Consejo Nacional de Cultura, CNCu, podrá sesionar con la mitad más uno (1) de sus miembros y las
recomendaciones, sugerencias y conceptos se adoptarán por mayoría de los asistentes.
En todo caso, dado el carácter asesor y consultivo otorgado por la ley al Consejo Nacional de Cultura,
CNCu, sus recomendaciones, sugerencias y conceptos no obligan al Gobierno Nacional, pero deberá
ser oído previamente, en los casos en que taxativamente lo determina la Ley 397 de 1997, y las
normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan.
De los asuntos discutidos al interior del Consejo Nacional de Cultura, CNCu, se llevará un registro
escrito, a través de actas fechadas y numeradas cronológicamente. En cada acta se dejará constancia
de:
1. La ciudad y lugar donde se efectúa la reunión;
2. La hora;
3. La fecha de la sesión respectiva;
4. Indicación de los medios utilizados por la Secretaría Técnica para comunicar la citación a los
miembros integrantes del Consejo;
5. Lista de los miembros del Consejo que asistieron a la sesión, indicando en cada caso la entidad,
comunidad o sector que representa;
6. Una síntesis de lo ocurrido en la reunión;
7. De cada recomendación, sugerencia o concepto se indicará el número de votos con que fue
aprobada o negada.
Parágrafo. Para efectos de sesiones y quorum, se tendrá como válido para todos los cómputos,
únicamente el número de miembros y asistentes al Consejo que efectivamente hayan sido
designados o elegidos y su elección y/o designación comunicada de conformidad con lo dispuesto en
la Ley 397 de 1997 y en el presente Decreto.
Artículo 2.2.1.25. Período. Salvo los funcionarios públicos de libre nombramiento y remoción, los
demás miembros del Consejo Nacional de Cultura, CNCu, tendrán un período de dos (2) años.
Parágrafo. Cuando por cualquier circunstancia, la persona que ejerza como representante ante el
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Consejo Nacional de Cultura, deje de ejercer el cargo o pierda la vinculación con la entidad que lo
designó como su representante ante el Consejo Nacional de Cultura, será reemplazado siguiendo el
mismo procedimiento señalado para cada caso en los artículos anteriores.
El mismo procedimiento se aplicará cuando el Consejo Nacional de Cultura retire o excluya a algún
miembro por causas legales o reglamentarias.
Artículo 2.2.1.26. Secretaría Técnica. La Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Cultura, CNCu,
será ejercida por la Dirección Fomento Regional del Ministerio de Cultura, en cabeza del respectivo
Director, el cual ejercerá las siguientes funciones:
1. Llevar un registro actualizado de los integrantes del Consejo Nacional de Cultura, CNCu.
2. Actuar como Secretario en las reuniones del Consejo Nacional de Cultura, CNCu.
3. Elaborar y remitir, oportunamente, las citaciones a las reuniones ordinarias y extraordinarias.
4. Levantar las actas correspondientes y suscribirlas conjuntamente con el Presidente del Consejo.
5. Elaborar en coordinación con las otras dependencias del Ministerio de Cultura los documentos que
incluyan informes, análisis y recomendaciones sobre los asuntos que en materia de política cultural se
sometan a consideración del Consejo Nacional de Cultura, CNCu, por iniciativa del Ministro de Cultura
o de cualquier otro integrante del citado Consejo.
6. Realizar estudios en coordinación con el Viceministro, los Directores de Area, los Jefes de las
Unidades Administrativas Especiales del Ministerio de Cultura y entidades adscritas al mismo, sobre
los asuntos de competencia del Consejo Nacional de Cultura, CNCu, y brindar apoyo y asesoría al
Ministro y al Viceministro en relación con las funciones que le son propias.
7. Coordinar lo relacionado con la elección de los representantes de las entidades, sectores y

comunidades, en los términos fijados en el presente decreto.
Artículo 2.2.1.27. Naturaleza de los Consejos Nacionales de las Artes y la Cultura. De conformidad con
lo establecido en el parágrafo del artículo 62 de la Ley 397 de 1997 adicionado por artículo 16 de la
Ley 1185 de 2008, los Consejos Nacionales de las Artes y la Cultura en cada una de las
manifestaciones artísticas y culturales, serán entes asesores del Ministerio de Cultura para las
políticas, planes y programas en su área respectiva.
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Artículo 2.2.1.28. Composición. Los Consejos Nacionales de las Artes y la Cultura en cada una de las
manifestaciones artísticas y culturales estarán conformados de la siguiente manera:
1. El Ministro de Cultura o su delegado que será el Director del área respectiva del Ministerio de
Cultura.
2. Dos (2) representantes con amplia trayectoria en la respectiva área, designados por el Ministro de
Cultura.
3. Un (1) representante por cada uno de los cinco (5) grupos regionales, conformados por los
Departamentos y Distritos que a continuación se indican, elegidos democráticamente, quienes
deberán contar con trayectoria en el área respectiva.
Los grupos regionales de Departamentos y Distritos estarán conformados así:
1. Caribe: San Andrés y Providencia; Guajira; Magdalena; Cesar; Atlántico; Bolívar; Córdoba; Sucre;
Cartagena de Indias, Distrito Turístico y Cultural; Distrito Turístico, Cultural e Histórico de Santa Marta
y Barranquilla, Distrito Especial, Industrial y Portuario.
2. Occidente: Chocó, Valle del Cauca, Antioquia, Risaralda, Caldas y Quindío.
3. Centro Oriente: Santander, Norte de Santander, Boyacá, Cundinamarca y Bogotá, Distrito Capital.
4. Amazonia y Orinoquia: Amazonas, Arauca, Casanare, Meta, Guaviare, Guainía, Vaupés y Vichada.
5. Sur: Huila, Tolima, Caquetá, Putumayo, Cauca y Nariño.
Parágrafo. Los miembros de los Consejos de las Artes y la Cultura en cada una de las manifestaciones
artísticas y culturales no podrán encontrarse incursos en ninguna de las causales de inhabilidad o
incompatibilidad previstas en la Constitución Política y en la ley para desempeñar cargos públicos o
ejercer funciones públicas, en particular las establecidas en el artículo 122 de la Constitución Política
y artículos 38 y 39 de la Ley 734 de 2002.
Artículo 2.2.1.29. Criterios para la realización de las elecciones de los representantes de los Grupos
Regionales. Para la elección de los representantes de los cinco Grupos Regionales a que se refiere el
artículo anterior, se tendrán en consideración los siguientes criterios generales.
1. Que el representante haya sido elegido de manera democrática a través de los espacios de
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participación que para cada área se hayan conformado en cada Departamento o Distrito, y que los
participantes en estos espacios de participación lo hayan designado como representante al Grupo
Regional.
2. Que las elecciones se efectúen en forma democrática, entre los representantes de los
Departamentos y Distritos del Grupo Regional al que correspondan, por cada área artística y cultural.
3. Que no haya reelección con el fin de garantizar la rotación de los miembros del Consejo.
Artículo 2.2.1.30. Requisitos para ser Consejero Nacional de las Artes y la Cultura. Para ser elegido
como Consejero Nacional de las Artes y La Cultura en cada una de las manifestaciones artísticas y
culturales se requiere:
1. Ser ciudadano colombiano o ser extranjero, mayor de edad.
2. Tener como mínimo un (1) año de residencia en el Departamento o Distrito al cual representa.
3. Acreditar trayectoria mínima de tres (3) años en la respectiva área artística y cultural
Artículo 2.2.1.31. Convocatoria y procedimiento para la elección de representantes. Las elecciones de

los representantes de los grupos regionales se efectuarán conforme al siguiente procedimiento:
El Ministerio de Cultura elaborará y difundirá, a través de las entidades responsables de los asuntos
culturales en cada Departamento y Distrito, los lineamientos y términos generales del proceso.
La entidad responsable de los asuntos culturales en cada Departamento y Distrito, a través de los
mecanismos democráticos y participativos que sean pertinentes, de acuerdo con las particularidades
y dinámicas territoriales, coordinará el proceso y la convocatoria de manera amplia entre los
diferentes agentes y organizaciones del área artística y cultural y como producto de este proceso
conformará y formalizará los espacios de participación, de lo cual se deberá producir un Acta que
contenga la descripción del proceso desarrollado, los participantes y los datos de las personas que
integran dichos espacios.
Las personas que integren el espacio de participación, con base en lo concertado con la entidad
responsable de los asuntos artísticos y culturales en cada Departamento y Distrito, se reunirán para
establecer su plan de acción, forma de operatividad, reglamento interno, periodicidad de reuniones,
mecanismos de comunicación e interlocución entre sí, con el Consejo Departamental y Distrital de
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Cultura y con sus representados del área artística y cultural en el respectivo Departamento y Distrito
y elegirá a su representante ante el Grupo Regional.
El Ministerio de Cultura coordinará entre los representantes elegidos por los partícipes en los espacios
de participación de Departamentos y Distritos, la elección del representante de cada Grupo Regional,
al Consejo Nacional de las Artes y la Cultura para la respectiva área artística y cultural.
Conocidos los resultados finales del proceso por cada área en el respectivo Grupo Regional, la
Secretaría Técnica del Consejo Nacional de las Artes y la Cultura en el área artística y cultural
respectiva, procederá a remitir las comunicaciones del caso a los elegidos.
Parágrafo. Si por cualquier motivo, dentro de los términos y procedimientos establecidos, no se

realiza la elección de cualquiera de los miembros de los grupos regionales, el Ministro de Cultura
designará directamente el (los) respectivo (s) representante (s), garantizando que la persona elegida
pertenezca al Grupo Regional en que no se surtió el proceso.
Artículo 2.2.1.32. Período. Los miembros de los Consejos Nacionales de las Artes y la Cultura en cada
una de las manifestaciones artísticas y culturales, tendrán un período de dos (2) años contados a
partir de su elección, salvo los funcionarios públicos de libre nombramiento y remoción y los dos (2)
representantes de amplia trayectoria en la respectiva área designados por el Ministro de Cultura.
Parágrafo 1º. Los integrantes del Consejo Nacional de las Artes y la Cultura en cada una de las
manifestaciones artísticas y culturales podrán ser removidos, antes del vencimiento del período para
el cual fueron elegidos o designados, cuando se presente alguna de las siguientes circunstancias:
1. Por muerte.
2. Por inasistencia consecutiva a dos (2) sesiones del mismo, sin justa causa debidamente
comprobada.
3. Cuando su comportamiento en las reuniones del Consejo sea indebido y los demás miembros
consideren reprochable su actuación y por mayoría absoluta propongan su exclusión.
4. Por solicitud explícita y justificada de la totalidad de partícipes de los espacios de participación del
Grupo Regional por el cual fue elegido.
Parágrafo 2º. Cuando se presente una cualquiera de las situaciones anteriores y alguno de los
miembros del Consejo deba ser removido antes del vencimiento del período para el cual fue elegido,
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será reemplazado por el representante del espacio de participación que haya obtenido la segunda
mayor votación en el Grupo Regional. En caso que no se haya dado esta última circunstancia, el
Ministro de Cultura designará su reemplazo por el tiempo que falte para cumplirse el período,
garantizando que el designado pertenezca al mismo Grupo Regional del Consejero removido.
Artículo 2.2.1.33. Régimen de sesiones y quorum. Los Consejos Nacionales de las Artes y la Cultura en
cada una de las manifestaciones artísticas y culturales se reunirán, ordinariamente, dos (2) veces al
año, una (1) vez por semestre y extraordinariamente por iniciativa del Ministro de Cultura o del
Presidente del Consejo respectivo.
Parágrafo. Los Consejos Nacionales de las Artes y la Cultura en cada una de las manifestaciones
artísticas y culturales podrán sesionar con la mitad más uno (1) de sus miembros, de los cuales al
menos uno (1) será El Ministro de Cultura o su delegado que será el Director del área respectiva del
Ministerio de Cultura o un representante con amplia trayectoria en la respectiva área, de los
designados por el Ministro de Cultura.
Las recomendaciones, sugerencias y conceptos se adoptarán por mayoría de los asistentes.
Artículo 2.2.1.34. Funciones de los Consejos Nacionales de las Artes y la Cultura. Los Consejos
Nacionales de las Artes y la Cultura en cada una de las manifestaciones artísticas y culturales
ejercerán las siguientes funciones:
1. Asesorar al Ministerio de Cultura en la formulación de las políticas, planes y programas del área
respectiva. Dado el carácter asesor otorgado por la ley a los Consejos Nacionales de las Artes y la
Cultura en cada una de las manifestaciones artísticas y culturales, sus recomendaciones no obligan al
Gobierno Nacional.
2. Formular las recomendaciones que considere pertinentes para el cumplimiento de los planes,
políticas y programas del área respectiva.
3. Apoyar al Ministerio de Cultura para que los planes, proyectos y actividades, en la respectiva área,
tengan el mayor cubrimiento y el máximo impacto en el avance del sector y de la cultura en general.
4. Conceptuar sobre los aspectos relacionados con el área artística y cultural de que se trate, cuando
lo solicite el Ministro de Cultura.
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5. Mantener informados permanentemente a los agentes y organizaciones del área artística y cultural
de que se trate, sobre el desarrollo de las políticas, planes y programas tratados en el Consejo.
Artículo 2.2.1.35. Presidentes de los Consejos Nacionales de las Artes y la Cultura. Los miembros de
cada uno de los Consejos Nacionales de las Artes y la Cultura en cada una de las manifestaciones
artísticas y culturales elegirán su Presidente, quien será su representante ante el Consejo Nacional de
Cultura, de conformidad con lo dispuesto en el numeral 5 del artículo 59 de la Ley 397 de 1997.
Parágrafo. No podrán ser Presidentes de los Consejos Nacionales de las Artes y la Cultura, en cada
una de las manifestaciones artísticas y culturales, ninguno de los funcionarios del Ministerio de
Cultura que integran dichos Consejos.
Artículo 2.2.1.36. Secretaría Técnica de los Consejos Nacionales de las Artes y la Cultura. La
Secretaría Técnica de los Consejos Nacionales de las Artes y la Cultura en cada una de las
manifestaciones artísticas y culturales será ejercida por el asesor del área respectiva del Ministerio de
Cultura o por el funcionario que se designe para el efecto. El Secretario técnico tendrá voz, pero no
voto en el Consejo.
Artículo 2.2.1.37. Funciones de la Secretaría Técnica. La Secretaría Técnica de los Consejos

Nacionales de las Artes y la Cultura en cada una de las manifestaciones artísticas y culturales
cumplirá las siguientes funciones:
1. Preparar la información objeto de estudio del Consejo.
2. Citar a las reuniones incluyendo el orden del día y remitir la documentación necesaria para el
conocimiento previo de los temas a tratar por parte de los miembros del Consejo.
3. Llevar un registro escrito, a través de actas fechadas y numeradas cronológicamente. En cada acta
se dejará constancia de:
a). La ciudad, el lugar, la fecha y hora en la que se efectúa la reunión;
b). La indicación de los medios utilizados por la Secretaría Técnica para comunicar la citación a los
miembros del Consejo del área respectiva;
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c). La lista de los miembros que asistieron a la sesión;
d). Una síntesis de lo ocurrido en la reunión;
e). El número de votos con que fueron aprobadas o negadas las recomendaciones, sugerencias o
conceptos formulados por el Consejo;
f). Elaborar y suscribir, junto con el Presidente del Consejo, las Actas de las reuniones.
4. Las demás que correspondan a la naturaleza de esta clase de Secretaría Técnica.
Artículo 2.2.1.37. Funciones del Consejo Nacional de las Artes y la Cultura en Cinematografía.
Funciones del Consejo Nacional de las Artes y la Cultura en Cinematografía. El Consejo Nacional de las
Artes y la Cultura en Cinematografía es el encargado de la dirección del Fondo para el Desarrollo
Cinematográfico y ejercerá además de las funciones señaladas en la ley y para los demás Consejos
Nacionales de las Artes y la Cultura, las siguientes:
1. Dirigir el Fondo para el Desarrollo Cinematográfico.
2. Aprobar el presupuesto del Fondo para el Desarrollo Cinematográfico para cada vigencia anual.
3. Establecer, dentro de los dos (2) últimos meses de cada año mediante acto de carácter general
(acuerdo), las actividades, porcentajes, montos, límites, modalidades de concurso o solicitud directa y
demás requisitos y condiciones necesarias para acceder a los beneficios, estímulos y créditos
asignables con los recursos del Fondo para el Desarrollo Cinematográfico en el año fiscal siguiente.
4. Decidir y asignar sobre la destinación de los recursos del Fondo para el Desarrollo Cinematográfico.
5. Establecer cuando lo considere necesario, subcomités para efectos de la evaluación y selección

técnica y financiera de los proyectos que participen para accederá los beneficios, estímulos y créditos
asignables con los recursos del Fondo para el Desarrollo Cinematográfico.
6. Apoyar al Ministerio de Cultura para que sus proyectos y actividades tengan el mayor cubrimiento
y el máximo impacto en el avance del sector cinematográfico.
7. Mantener informado permanentemente al sector de las decisiones que tome, a través de medios
electrónicos o cualquiera otro idóneo.
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Artículo 2.2.1.38. Composición. El Consejo Nacional de las Artes y la Cultura en Cinematografía -
CNACC- estará integrado por los siguientes miembros:
1. El Ministro de Cultura o su delegado.
2. El Director de Cinematografía del Ministerio de Cultura.
3. Dos representantes con amplia trayectoria en el sector cinematográfico designados por el Ministro
de Cultura.
4. Un representante de los Consejos Departamentales y Distritales en Cinematografía.
5. Un representante de los Productores de Largometraje.
6. Un representante de los Distribuidores.
7. Un representante de los Exhibidores.
8. Un representante de los Directores.
Parágrafo 1º. El Ministro de Cultura quien presidirá el CNACC, podrá delegar en los términos de la Ley
489 de 1998.
Si su delegado fuere el Director de Cinematografía del Ministerio de Cultura, éste contará con el voto
delegado y el suyo propio. Si el delegado fuere funcionario distinto, presidirá el Director de
Cinematografía.
Parágrafo 2º. El Consejo podrá invitar a sus deliberaciones a funcionarios públicos, o a particulares
representantes de las agremiaciones del sector cinematográfico y demás sectores de la sociedad civil
que estime necesario, de acuerdo con los temas específicos a tratar, quienes participarán con voz
pero sin voto. En caso de ser requerido de acuerdo con las cambiantes condiciones de la
cinematografía nacional, mediante resolución del Ministerio de Cultura se podrá ampliar en dos (2)
posiciones la representación de otros sectores de la actividad cinematográfica incluidas las entidades
académicas, caso en el cual se determinará en el mismo acto su forma de elección.
Parágrafo 3º. Los representantes del Consejo Nacional de las Artes y la Cultura en Cinematografía
podrán ser removidos antes del vencimiento del término para el cual fueron designados o elegidos,
cuando falten de manera consecutiva a tres (3) sesiones del mismo, sin justa causa debidamente
comprobada o cuando omitan cumplir con las funciones previstas en la ley o en este decreto.
Parágrafo 4º. El Ministerio de Cultura determinará la forma de elección del representante de los
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DECRETO 1080 DE 2015 | 22

Consejos Departamentales y Distritales de Cinematografía, la integración mínima de dichos Consejos
de manera que se garantice la representatividad de los diversos sectores cinematográficos en esos
niveles territoriales, y las competencias mínimas de las secretarías técnicas de dichos Consejos.
(Decreto 2291 de 2003, Artículo 2, Modificado por el Decreto 763 de 2009, Artículo 69)
Artículo 2.2.1.39. Participación de los miembros del Consejo Nacional de las Artes y de la Cultura en
Cinematografía. Los miembros del Consejo Nacional de las Artes y de la Cultura en Cinematografía no
podrán acceder a título particular a los recursos del Fondo para el Desarrollo Cinematográfico y
deberán declarar los conflictos de intereses que en algún caso llegaren a presentarse, cuando las
entidades por ellos representadas presenten proyectos para ser beneficiarios de los recursos. Las
agremiaciones, asociaciones, o entidades que representen podrán acceder a dichos recursos en
igualdad de condiciones con los demás participantes.
De conformidad con lo establecido en el artículo 12 de la Ley 814 de 2003, los miembros de la Junta
Directiva del Fondo Mixto de Promoción Cinematográfica podrán tener acceso a los recursos del
Fondo para el Desarrollo Cinematográfico, en igualdad de condiciones a los demás agentes del sector;
pero no podrán participar de las decisiones o responsabilidades que corresponden al Consejo Nacional
de las Artes y la Cultura en Cinematografía, sobre los recursos del Fondo para el Desarrollo
Cinematográfico.
En ningún caso quienes sean representantes en los órganos de dirección del Fondo Mixto de
Promoción Cinematográfica “Proimágenes Colombia”, podrán ser representantes de los sectores
establecidos en los numerales 3 a 8 del artículo 1.3.3.4.2.2 de este Decreto.
Artículo 2.2.1.40. Criterios para la elección de representantes. Modificado por el art. 1, Decreto
Nacional 554 de 2017. Para la elección de los representantes a que se refieren los numerales 4 al 8
del artículo 1.3.3.4.2.2 de este decreto, se tendrán en consideración los siguientes criterios generales:
1. Que los representantes a que se refieren los numerales 4 al 8 del artículo 1.3.3.4.2.2 de este
decreto, sean personas conocedoras del sector cinematográfico, a criterio de sus electores.
2. Que las elecciones se efectúen en forma democrática, buscando una amplia participación.
3. Que no haya reelección con el fin de garantizar la rotación de los miembros del Consejo.
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Artículo 2.2.1.41. Elección de los representantes de los Productores de Largometraje. Para la elección
del representante de los Productores de Largometraje a que se refiere este artículo, es requisito
indispensable que los electores (productores de largometraje), se encuentren registrados ante la
Dirección de Cinematografía del Ministerio de Cultura y que acrediten haber producido por lo menos
un largometraje.
Artículo 2.2.1.42. Elección de los representantes de los distribuidores. Para la elección del
representante de los distribuidores a que se refiere este artículo, es requisito indispensable que los
electores (distribuidores), se encuentren registrados ante la Dirección de Cinematografía del
Ministerio de Cultura y que acrediten en debida forma haber distribuido mínimo una película de cine,
dentro del año inmediatamente anterior a la elección.
Artículo 2.2.1.43. Elección del representante de los exhibidores. Para la elección del representante de
los exhibidores a que se refiere este artículo es requisito indispensable que los electores (exhibidores)
se encuentren registrados ante la Dirección de Cinematografía del Ministerio de Cultura y tengan por
lo menos una sala de cine o de exhibición.
Parágrafo. Adicionado por el art. 2, Decreto Nacional 554 de 2017.
Artículo 2.2.1.44. Representante de los Directores. Para la elección del representante de los
Directores a que se refiere este artículo, es requisito indispensable que los electores (directores) se
encuentren registrados ante la Dirección de Cinematografía del Ministerio de Cultura y que acrediten
una trayectoria de tres (3) años como mínimo, en la actividad cinematográfica en áreas creativas,
autorales o técnicas.
Artículo 2.2.1.45. Convocatoria y procedimiento para elección. Para las elecciones de los
representantes de los Consejos Departamentales (Regionales) de la Cinematografía; los productores
de largometraje; distribuidores; exhibidores y directores, la Dirección de Cinematografía del Ministerio
de Cultura efectuará una Convocatoria mediante la publicación de un aviso en un diario de amplia
circulación nacional y en la página web del Ministerio y del Fondo Mixto de Promoción
Cinematográfica.
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Una vez publicada la Convocatoria, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la misma, las
diferentes entidades y sectores destinatarios de ella, procederán a realizar la elección de sus
representantes, acatando los criterios establecidos en el presente Decreto, a través de mecanismos
idóneos que permitan efectuar la elección de dichos representantes, incluso mediante reuniones no
presenciales, siempre que se garantice su probanza mediante votación escrita, la cual podrá hacerse
vía fax, o cualquier otro medio electrónico.
Una vez efectuadas las elecciones de los representantes del Consejo Departamental de la
Cinematografía, productores de largometraje, distribuidores, exhibidores y directores, la Dirección de
Cinematografía del Ministerio de Cultura las comunicará oficialmente a la Secretaría Técnica del
Consejo Nacional de las Artes y la Cultura en Cinematografía, a más tardar dentro de los dos (2) días
hábiles siguientes al vencimiento del plazo establecido para las mismas, suministrando el nombre del
representante respectivo de cada sector, con indicación de los demás datos que permitan su plena
identificación y ubicación, señalando el procedimiento seguido para efectuar la elección.
Parágrafo. En caso de no haberse efectuado la elección de cualquiera de los miembros del Consejo de
las Artes y la Cultura en Cinematografía de que trata el presente artículo, dentro del término
establecido para el efecto, el Ministro de Cultura a través de la Dirección de Cinematografía designará
directamente los respectivos representantes.
Artículo 2.2.1.46. Sesiones y quorum. El Consejo Nacional de las Artes y la Cultura en Cinematografía,
se reunirá ordinariamente cuatro (4) veces al año en los meses de febrero, mayo, agosto y noviembre
y extraordinariamente cuando sea convocado por iniciativa del Presidente o por solicitud de las dos
terceras partes de los miembros del mismo.
El Consejo Nacional de las Artes y la Cultura en Cinematografía, podrá sesionar con la mitad más uno
(1) de sus miembros y las recomendaciones, sugerencias, conceptos y acuerdos se adoptarán por
mayoría de los asistentes.
En todo caso, dado el carácter asesor y consultivo otorgado por la ley al Consejo Nacional de las Artes
y la Cultura en Cinematografía, sus recomendaciones, sugerencias y conceptos no obligan al Gobierno
Nacional, pero deberá ser oído previamente, en los casos en que taxativamente lo determina la Ley
397 de 1997, y las normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan.
Parágrafo. Para efectos de sesiones y quorum, se tendrá como válido para todos los cómputos,
únicamente el número de miembros asistentes al Consejo que efectivamente hayan sido designados
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DECRETO 1080 DE 2015 | 25

o elegidos y su elección y/o designación haya sido comunicada a la Secretaría Técnica de
conformidad con lo dispuesto en la Ley 397 de 1997 y en el presente Decreto.
Artículo 2.2.1.47. Período de los miembros del Consejo Nacional de las Artes y la Cultura en
Cinematografía. Modificado por el art. 1, Decreto Nacional 1653 de 2015. Salvo los funcionarios
públicos de libre nombramiento y remoción, los demás miembros del Consejo Nacional de las Artes y
la Cultura en Cinematografía, tendrán un período de dos (2) años, contados a partir de su designación
y/o elección. Los miembros del Consejo y quienes hayan ocupado esa posición con anterioridad, son
reelegibles en consonancia con las formas de designación o elección.
Parágrafo 1º. En cuanto a la representación de la entidad pública Ministerio de Cultura ésta estará
sometida a los cambios que ocurran en ella, los cuales deberán informarse por escrito a la Secretaría
Técnica del Consejo dentro del mes siguiente a la fecha en que se produzca el cambio respectivo.
Cuando por cualquier circunstancia, la persona que ejerza como representante designado ante el
Consejo Nacional de las Artes y la Cultura en Cinematografía, deje de desempeñar dicha
representación, será reemplazada por el Ministerio de Cultura designando nuevo representante.
Cuando el Consejo Nacional de las Artes y la Cultura en Cinematografía retire o excluya por causas
legales o reglamentarias, a algún miembro elegido, este será reemplazado siguiendo el
procedimiento de elección señalado en el artículo 1.3.3.4.8. del presente decreto.
Si se produce el retiro de un miembro del Consejo por cualquier causa, antes de culminar su período,
el nuevo designado o elegido ocupará su posición hasta la fecha inicialmente prevista para el
vencimiento del período de quien deja de ocupar esa posición.
Parágrafo 2º. El Ministerio de Cultura podrá fijar otros requisitos que deberán reunir los candidatos,
para la elección o designación de los miembros del Consejo Nacional de las Artes y la Cultura en
Cinematografía.
Parágrafo 3°. Adicionado por el art. 1, Decreto Nacional 1653 de 2015.
Parágrafo 4°. Transitorio. Adicionado por el art. 2, Decreto Nacional 1653 de 2015.
(Decreto 2291 de 2003, Artículo 12, Modificado por el Decreto 763 de 2009, Artículo 70)
Artículo 2.2.1.48. Actas y acuerdos. De los asuntos discutidos al interior del Consejo Nacional de las
Artes y la Cultura en Cinematografía, se llevará un registro escrito, a través de actas fechadas y
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numeradas cronológicamente. En cada acta se dejará constancia de:
1. La ciudad, lugar, fecha y hora en la cual se efectúa la reunión;
2. Indicación de los medios utilizados por la Secretaría Técnica para comunicar la citación a los
miembros integrantes del Consejo;
3. Lista de los miembros del Consejo que asistieron a la sesión, indicando en cada caso la entidad,
comunidad o sector que representan;
4. Una síntesis de los temas tratados en la reunión, así como de las recomendaciones, sugerencias y
conceptos.
Parágrafo. Las decisiones adoptadas por el Consejo Nacional de las Artes y la Cultura en
Cinematografía, en su calidad de Director del Fondo para el Desarrollo Cinematográfico, deberán
constar en Acuerdos, en los que se indicará el número de votos con que fueron aprobadas, los cuales
formarán parte integral del acta respectiva de dicho Consejo.
Artículo 2.2.1.49. Secretaría Técnica y funciones. La Secretaría Técnica del Consejo Nacional de las
Artes y de la Cultura en Cinematografía estará a cargo del Fondo Mixto de Promoción
Cinematográfica, en calidad de administrador del Fondo para el Desarrollo Cinematográfico, quien
participará con voz pero sin voto y tendrá a cargo las siguientes funciones:
1. Llevar un registro actualizado de los integrantes del Consejo Nacional de las Artes y la Cultura en
Cinematografía.
2. Elaborar y remitir, oportunamente, las citaciones a las reuniones ordinarias y extraordinarias.
3. Elaborar las actas y los acuerdos correspondientes y suscribirlos conjuntamente con el Presidente
del Consejo.
4. Apoyar logísticamente a la Dirección de Cinematografía del Ministerio de Cultura en lo relacionado

con la elección del representante de los Consejos Regionales de la Cinematografía y de los sectores,
en los términos fijados en el presente decreto.
5. Implementar las decisiones y recomendaciones del Consejo Nacional de las Artes y de la Cultura en
Cinematografía y hacer seguimiento a las mismas.
6. Apoyar administrativamente la preparación del proyecto de presupuesto del Fondo para el

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DECRETO 1080 DE 2015 | 27

Desarrollo Cinematográfico.
7. Mantener la organización de los procedimientos y demás actividades relacionadas con el acceso

del sector cinematográfico a los recursos del Fondo para el Desarrollo Cinematográfico y someterlos a
consideración del Consejo Nacional de las Artes y de la Cultura en Cinematografía.
8. Apoyar logísticamente a la Dirección de Cinematografía del Ministerio de Cultura para las reuniones
del Consejo Nacional de las Artes y de la Cultura en Cinematografía.
9. Organizar y mantener en todo momento un archivo ordenado y actualizado en medios físico y

magnético, sobre las sesiones y actividades del Consejo.
10. Las demás que correspondan a la naturaleza de la Secretaría Técnica y las que le sean asignadas
por el Consejo Nacional de las Artes y la Cultura en Cinematografía.
TITULO II
FONDOS MIXTOS DE LA CULTURA Y LAS ARTES.
Artículo 2.2.2.1. Naturaleza jurídica. Los Fondos Mixtos de Promoción de la Cultura y las Artes, son
entidades con personería jurídica, sin ánimo de lucro, que se constituyen con aportes del sector
público y privado, regidos por el derecho privado, en lo que se relaciona con su dirección,
administración y régimen de contratación, sin perjuicio del porcentaje de aportes del sector público, y
se rigen por la Ley 397 de 1997 y demás normas concordantes.
Artículo 2.2.2.2. Fondos Mixtos de Territorios Indígenas. Los Fondos Mixtos de los Territorios Indígenas
sólo podrán crearse cuando se expida la Ley de Ordenamiento Territorial a que se refiere el artículo
329 de la Constitución Política.
Artículo 2.2.2.3. Régimen de los Convenios. Los convenios que suscriba el Ministerio de Cultura con
los fondos mixtos para la promoción de la cultura y de las artes a nivel nacional se regirán por el
artículo 355 de la Constitución Política.
Artículo 2.2.2.4. Régimen Jurídico. Las normas de este Decreto, en cuanto a la naturaleza jurídica,
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DECRETO 1080 DE 2015 | 28

aplicación del régimen de derecho privado en la administración, dirección y contratación y régimen
de convenios se extienden al Fondo Mixto de Promoción Cinematográfica y al Fondo Mixto Nacional
de Cultura.
PARTE III
SISTEMA NACIONAL DE PATRIMONIO CULTURAL DE LA NACIÓN – SNPCN-.
TITULO I
ASPECTOS GENERALES
Artículo 2.3.1.1. Sistema Nacional de Patrimonio Cultural de la Nación. El Sistema Nacional de

Patrimonio Cultural de la Nación, cuya sigla es -SNPCN-, está constituido por el conjunto de instancias
públicas del nivel nacional y territorial que ejercen competencias sobre el patrimonio cultural de la
Nación, por los bienes y manifestaciones del patrimonio cultural de la Nación, por los bienes de
interés cultural y sus propietarios, usufructuarios a cualquier título y tenedores, por las
manifestaciones incorporadas a la Lista Representativa de Patrimonio Cultural Inmaterial, por el
conjunto de instancias y procesos de desarrollo institucional, planificación, Información, y por las
competencias y obligaciones públicas y de los particulares, articulados entre sí, que posibilitan la
protección, salvaguardia, recuperación, conservación, sostenibilidad y divulgación del patrimonio
cultural de la Nación.
El SNPCN tiene por objeto contribuirá la valoración, preservación, salvaguardia, protección,

recuperación, conservación, sostenibilidad, divulgación y apropiación social del patrimonio cultural,
de acuerdo con lo establecido en la Constitución Política, en la legislación, en particular en la ley 397
de 1997, modificada por la Ley 1185 de 2008 y bajo los principios de descentralización, diversidad,
participación, coordinación y autonomía.
De conformidad con el artículo 5º de la Ley 397 de 1997, modificado por el artículo 2º de la Ley 1185
de 2008, el SNPCN está bajo la coordinación general del Ministerio de Cultura, el cual tiene la facultad
de fijar normas técnicas y administrativas, a las que deberán sujetarse las entidades y personas que
integran dicho sistema, en consonancia con la ley y con las previsiones del presente decreto.
Para promover la apropiación social del patrimonio cultural, el SNPCN propenderá por la
implementación de programas y proyectos formativos y procesos de información a nivel nacional y
regional, que incentiven la participación activa de las comunidades, instituciones, entes territoriales,
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DECRETO 1080 DE 2015 | 29

colectividades y agentes culturales, en los procesos de valoración y reflexión sobre el patrimonio
cultural.
Artículo 2.3.1.2. Articulación. Para garantizar su operatividad y funcionamiento el SNPCN se

coordinará, relacionará e Integrará con el Sistema Nacional de Cultura y con los diferentes actores e
instancias nacionales y territoriales involucrados en los procesos de planificación y ejecución de
acciones en favor del patrimonio cultural.
Del mismo modo, de conformidad con el artículo 4º de la Ley 397 de 1997, modificado por el artículo
1º de la Ley 1185 de 2008, literal “a”, para el logro de los objetivos del SNPC los planes de desarrollo
de las entidades territoriales y los planes de las comunidades, grupos sociales y poblacionales
incorporados a éstos, deberán armonizarse con el Plan Decenal de Cultura, con el Plan Nacional de
Desarrollo y deben asignar los recursos para la salvaguardia, conservación, recuperación, protección,
sostenibilidad y divulgación del patrimonio cultural.
(Decreto 763 de 2009, Articulo 3)
Artículo 2.3.1.3. Competencias institucionales públicas. Para los fines de este decreto, son entidades
públicas del Sistema Nacional de Patrimonio Cultural de la Nación, el Ministerio de Cultura, el Instituto
Colombiano de Antropología e Historia, el Archivo General de la Nación, el Instituto Caro y Cuervo, el
Consejo Nacional de Patrimonio Cultural, los Consejos Departamentales y Distritales de Patrimonio
Cultural, los departamentos, los distritos y municipios, las autoridades indígenas, las autoridades de
que trata la Ley 70 de 1993 y, en general, las entidades estatales que a nivel nacional y territorial
desarrollan, financian, fomentan o ejecutan actividades referentes al Patrimonio Cultural de la Nación.
Sin perjuicio de otras atribuciones específicas que les asignen la Constitución Política u otras
disposiciones legales, las actuaciones públicas que se establecen en la Ley 1185 de 2008 y en el
presente decreto en relación con los bienes del Patrimonio Cultural de la Nación y con los Bienes de
Interés Cultural, cuya sigla es -BIC-, son las enumeradas en este artículo.
En consonancia con lo anterior, cuando en este decreto se hace alusión a la competencia de la

“instancia competente” o “autoridad competente” en cada caso se entenderá referida a las siguientes
atribuciones específicas:
Del Ministerio de Cultura.
1.1. Competencias generales sobre BIC del ámbito nacional y territorial.

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1. Formular la política estatal en lo referente al patrimonio cultural de la Nación, y coordinar el
Sistema Nacional de Patrimonio Cultural de la Nación, para lo cual fijará las políticas generales y
dictará lineamientos técnicos y administrativos, a los que deberán sujetarse las entidades y personas
que integran dicho sistema.
2. Reglamentar los criterios de valoración que deberán aplicar todas las instancias competentes del
ámbito nacional y territorial para declarar BIC.
3. Reglamentar, en caso de estimarlo necesario de acuerdo con las cambiantes conceptualizaciones

del patrimonio cultural, categorías o clasificaciones de BIC adicionales a las establecidas en el
presente decreto, para el ámbito nacional y territorial.
4. Establecer aspectos técnicos y administrativos relativos al contenido general de los Planes

Especiales de Manejo y Protección, cuya sigla es -PEMP-, de los BIC del ámbito nacional y territorial,
de conformidad con la Ley 397 de 1997 modificada por la Ley 1185 de 2008 y este Decreto.
5. Determinar cuáles BIC declarados previamente a la expedición de la Ley 1185 de 2008 en los
ámbitos nacional y territorial requieren PEMP y el plazo para adoptarlo, si fuere necesario en forma
adicional a lo establecido en este decreto.
6. Autorizar de conformidad con la Ley 1185 de 2008 y este decreto, la exportación temporal de BIC
muebles de propiedad de diplomáticos independientemente de la instancia que hubiera efectuado su
declaratoria
7. Reglamentar aspectos técnicos y administrativos que se requieren para la exportación temporal de

BIC muebles tanto del ámbito nacional como territorial, sin perjuicio de las regulaciones en materia
aduanera.
8. Definir las herramientas y criterios para la conformación del Inventario del Patrimonio Cultural de la
Nación, en coordinación con las entidades territoriales, de conformidad con el artículo 14° de la Ley
397 de 1997, modificado por el artículo 9º. de la Ley 1185 de 2008.
9.Reglamentar los aspectos técnicos y administrativos para la elaboración y actualización de registros

de BIC de los ámbitos nacional y territorial, de conformidad con la Ley 397 de 1997, modificada por la
Ley 1185 de 2008, y con lo establecido en este decreto.
10. Recibir noticia y mantener un registro de las sanciones administrativas impuestas en el ámbito
nacional y territorial por las instancias competentes, en casos de vulneración al Patrimonio Cultural
de la Nación consagrados en el artículo 15° de la Ley 397 de 1997, modificado por el artículo 10° de
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DECRETO 1080 DE 2015 | 31

la Ley 1185 de 2008.
11. Celebrar con las correspondientes iglesias y confesiones religiosas, convenios para la protección y
para la efectiva aplicación del Régimen Especial de Protección cuando los bienes pertenecientes a
aquellas hubieran sido declarados como BIC.
12. Revocar, cuando proceda, las declaratorias de monumentos nacionales efectuadas por el
Ministerio de Educación.
13. Destinar los recursos que las leyes sobre la materia y las correspondientes leyes anuales de
presupuesto le asignen para las acciones relativas al Patrimonio Cultural de la Nación.
Las facultades del Ministerio de Cultura en lo referente a la expedición de lineamientos técnicos y

administrativos necesarios se ejercerán dentro de las previsiones de las normas legales y el presente
decreto.
1.2. Competencias específicas sobre BIC del ámbito nacional.
Lista Indicativa de Candidatos a Bienes de Interés Cultural.
1. Elaborar y administrar la Lista Indicativa de Candidatos a Bienes de Interés Cultural del ámbito
nacional, e Incluir en dicha Lista los bienes que podrían llegar ser declarados como BIC en dicho
ámbito.
2. Definir cuáles de los bienes incluidos en la Lista de que trata el numeral anterior requieren un Plan
Especial de Manejo y Protección -PEMP-.
Declaratorias y revocatorias.
3. Efectuar las declaratorias de los BIC del ámbito nacional.
4. Revocar los actos de declaratoria de BIC del ámbito nacional por razones legales o cuando los
respectivos bienes hubieran perdido los valores que dieron lugar a la declaratoria.
5. Someter al concepto del Consejo Nacional de Patrimonio Cultural los actos antes enumerados que
requieran de la participación de dicho Consejo, y acoger dichos conceptos cuando tengan carácter
obligatorio.
Régimen Especial de Protección de BIC.
6. Actuar como instancia competente en lo relacionado con la aplicación del Régimen Especial de
Protección, cuya sigla es -REP-, de que trata el artículo 11°. de la Ley 397 de 1997, modificado por el
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artículo 7º de la Ley 1185 de 2008, respecto de los bienes que declare como BIC del ámbito nacional
o de los declarados como tal con anterioridad a la Ley 1185 de 2008.
7. Aprobar los PEMP de bienes que declare como BIC del ámbito nacional o los declarados como tal
antes de la expedición de la Ley 1185 de 2008, si tales bienes requieren dicho plan, previo concepto
del Consejo Nacional de Patrimonio Cultural.
8. Autorizar las intervenciones en BIC del ámbito nacional, así como aquellas que se pretendan
realizar en sus áreas de influencia y/o en bienes colindantes con dichos bienes.
9. Autorizar las intervenciones en espacios públicos localizados en sectores urbanos declarados BIC
del ámbito nacional.
10. Registrar a profesionales que supervisen intervenciones de BIC del ámbito nacional.
11. Autorizar, cuando proceda en los casos previstos en la Ley 1185 de 2008 y bajo las condiciones
allí establecidas y reglamentadas en este decreto, la exportación temporal de BIC muebles del ámbito
nacional.
12. Evaluar los ofrecimientos de enajenación de BIC muebles del ámbito nacional, producto de la
intención de venta de sus propietarios y dar respuesta de conformidad con el artículo 11º. de la Ley
397 de 1997, modificado por el artículo 7° de la Ley 1185 de 2008, numeral 4º, y recibir noticia de la
transferencia de dominio de los BIC del ámbito nacional de conformidad con la misma disposición
legal.
13. Informar a la correspondiente Oficina de Registro de Instrumentos Públicos para que ésta
incorpore la anotación en el folio de matrícula Inmobiliaria respecto de los BIC Inmuebles que declare,
o los declarados con anterioridad a la expedición de la Ley 1185 de 2008 en el ámbito nacional, así
como sobre la existencia del PEMP aplicable al inmueble, si dicho plan fuese requerido. Igualmente,
informar sobre la revocatoria de tales declaratorias.
14. Autorizar en casos excepcionales, la enajenación o el préstamo de BIC del ámbito nacional que
pertenezcan a entidades públicas, entre entidades públicas de cualquier orden, y autorizar cuando
proceda a las entidades públicas propietarias de BIC del ámbito nacional, para darlos en comodato a
entidades privadas sin ánimo de lucro de reconocida idoneidad o celebrar con éstas convenios o
contratos de que trata el artículo 10° de la Ley 397 de 1997, modificado por el artículo 6º de la Ley
1185 de 2008.
15. Elaborar y mantener actualizado el registro de BIC del ámbito nacional, e incorporar los registros
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de BIC del ámbito territorial al Registro Nacional de BIC de conformidad con el artículo 14° de la Ley
397 de 1997, modificado por el artículo 9º de la Ley 1185 de 2008.
Sanciones
16. Aplicar o coordinar, según el caso, respecto de los BIC del ámbito nacional el régimen precautelar
y sancionatorio dispuesto en el artículo 15° de la ley 397 de 1997, modificado por el artículo 10º de la
ley 1185 de 2008.
Del Instituto Colombiano de Antropología e Historia, ICANH
Al Instituto Colombiano de Antropología e Historia, ICANH le compete aplicar con exclusividad en todo
el territorio nacional el Régimen Especial del Patrimonio Arqueológico, así como las funciones que le
asigna la Ley 397 de 1997, modificada por la Ley 1185 de 2008 en relación con dicho patrimonio, las
cuales se describen en éste Decreto en el título sobre Patrimonio Cultural de la Nación y Entidades
Rectoras, capítulo VIII sobre Patrimonio Arqueológico.
III. Del Archivo General de la Nación.
Al Archivo General de la Nación le compete con exclusividad y con sujeción a los procedimientos
establecidos en la Ley 397 de 1997, modificada por la Ley 1185 de 2008, llevar a cabo las acciones
de que trata este artículo, numeral 1.2 sus subnumerales, respecto de los bienes muebles de carácter
archivístico.
Sin perjuicio de lo anterior, las competencias del Archivo General de la Nación en la materia se
realizarán de manera que garantice la coordinación necesaria dentro del Sistema Nacional de
Archivos de que trata la Ley 594 de 2000.
Las disposiciones de este decreto serán aplicables en forma general al Archivo General de la Nación y
al Régimen Especial de Protección de archivos declarados BIC, en cuanto sean compatibles con la
naturaleza especial de tales bienes. En todo caso, el Ministerio de Cultura, en coordinación con el
Archivo General de la Nación, podrá expedir reglamentaciones técnicas relativas a la declaratoria de
archivos como BIC, a los criterios de valoración pertinentes y a la aplicación específica del Régimen
Especial de Protección de BIC.
IV. De los municipios.
A los municipios a través de la respectiva alcaldía municipal, de conformidad con el artículo 8º de la

Ley 397 de 1997, modificado por el artículo 5º de la Ley 1185 de 2008, les corresponde cumplir
respecto de los BIC del ámbito municipal que declare o pretenda declarar como tales, competencias
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DECRETO 1080 DE 2015 | 34

análogas a las señaladas en el numeral 1.2 y sus subnumerales de este artículo.
También aplicarán dichas competencias respecto de los bienes incluidos en los Planes de
Ordenamiento Territorial y los declarados como monumentos, áreas de conservación histórica o
arquitectónica, conjuntos históricos u otras denominaciones efectuadas por los concejos municipales
y alcaldías, homologadas a BIC de conformidad con lo establecido en el artículo 4º de la Ley 397 de
1997, modificado por el artículo 1º de la Ley 1185 de 2008, literal “b”.
Del mismo modo les compete, en coordinación con el respectivo Concejo Municipal, destinar los
recursos que las leyes y los presupuestos correspondientes señalan para las acciones relativas al
Patrimonio Cultural de la Nación en lo de su competencia.
A los municipios les corresponde la formulación del PEMP para los bienes del Grupo Urbano y los
Monumentos en espacio público localizados en su territorio.
V. De los distritos.
A los distritos a través de la respectiva alcaldía distrital, de conformidad con el artículo 8º de la ley
397 de 1997, modificado por el artículo 5º de la Ley 1185 de 2008, les corresponde cumplir respecto
de los BIC del ámbito distrital que declare o pretenda declarar como tales, competencias análogas a
las señaladas en el numeral 1.2 y sus subnumerales de este artículo.
También aplicarán dichas competencias respecto de los bienes declarados como monumentos, áreas
de conservación histórica o arquitectónica, conjuntos históricos u otras denominaciones efectuadas
por los concejos distritales o alcaldías, homologadas a BIC de conformidad con lo establecido en el
artículo 4º de la Ley 397 de 1997, modificado por el artículo 1º de la Ley 1185 de 2008, literal “b”.
Del mismo modo les compete, en coordinación con el respectivo Concejo Distrital, destinar los
recursos que las leyes y los presupuestos correspondientes señalan para las acciones relativas al
VI. De los departamentos.
A los departamentos a través de las gobernaciones, de conformidad con el artículo 8º de la Ley 397
de 1997, modificado por el artículo 5º de la Ley 1185 de 2008, les corresponde cumplir respecto de
los BIC del ámbito departamental que declare o pretenda declarar como tales, competencias análogas
a las señaladas en el numeral 1.2 y sus subnumerales de este artículo.
También aplicarán dichas competencias respecto de los bienes declarados como monumentos, áreas
de conservación histórica o arquitectónica, conjuntos históricos u otras denominaciones efectuadas
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por las asambleas departamentales o gobernaciones, homologadas a BIC de conformidad con lo
establecido en el artículo 4º de la Ley 397 de 1997, modificado por el artículo 1º de la Ley 1185 de
2008, literal “b”.
Del mismo modo les compete, en coordinación con la respectiva Asamblea Departamental, destinar
los recursos que las leyes y los presupuestos correspondientes señalan para las acciones relativas al
VIl. De las autoridades indígenas.
A las Autoridades Indígenas, de conformidad con el artículo 8º de la Ley 397 de 1997, modificado por
el artículo 5º de la Ley 1185 de 2008, les corresponde cumplir respecto de los BIC que declaren o
pretendan declarar como tales en sus jurisdicciones, competencias análogas a las señaladas en el
numeral 1.2 y sus subnumerales de este artículo.
VIII. De las autoridades de comunidades negras.
A las autoridades de las comunidades negras de que trata la Ley 70 de 1993, de conformidad con el
artículo 8º de la Ley 397 de 1997, modificado por el artículo 5º de la Ley 1185 de 2008, les
corresponde cumplir respecto de los BIC que declaren o pretendan declarar como tales en sus
jurisdicciones, competencias análogas a las señaladas en el numeral 1.2 y sus subnumerales de este
artículo.
IX. Del Consejo Nacional de Patrimonio Cultural.
Al Consejo Nacional de Patrimonio Cultural le corresponde emitir los conceptos previos y cumplir las
funciones que le asigna el presente Decreto o las normas que lo modifiquen o sustituyan, en especial
respecto de los bienes de competencia del Ministerio de Cultura y del Archivo General de la Nación
según las previsiones de este decreto.
X. De los Consejos Departamentales de Patrimonio Cultural.
A los Consejos Departamentales de Patrimonio Cultural les corresponde emitir los conceptos previos y
cumplir las funciones análogas para el Consejo Nacional de Patrimonio Cultural que se establecen en
este Decreto o las normas que lo modifiquen o sustituyan, respecto de los bienes de competencia de
los departamentos, municipios, autoridades indígenas y autoridades de comunidades negras de que
trata la Ley 70 de 1993.
XII. De los Consejos Distritales de Patrimonio Cultural.
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A los Consejos Distritales de Patrimonio Cultural les corresponde emitir los conceptos previos y
cumplir las funciones análogas para el Consejo Nacional de Patrimonio Cultural que se establecen en
este Decreto o las normas que lo modifiquen o sustituyan, respecto de los bienes de competencia de
los distritos.
TITULO II
CONSEJO NACIONAL DE PATRIMONIO CULTURAL.
Artículo 2.3.2.1. Conformación del Consejo Nacional de Patrimonio Cultural.De conformidad con el
artículo 4º de la Ley 1185 de 2008, modificatorio del artículo 7º de la Ley 397 de 1997, el Consejo
Nacional de Patrimonio Cultural es el órgano encargado de asesorar al Gobierno Nacional en cuanto a
la salvaguardia, protección y manejo del patrimonio cultural de la Nación.
1. El Consejo Nacional de Patrimonio Cultural se integra de la siguiente forma:
2. El Ministro de Cultura o su delegado, quien lo presidirá.
3. El Ministro de Comercio, Industria y Turismo o su delegado.
4. El Ministro de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial o su delegado.
5. El Decano de la Facultad de Artes de la Universidad Nacional de Colombia o su delegado.
6. El Presidente de la Academia Colombiana de Historia o su delegado.
7. El Presidente de la Academia Colombiana de la Lengua o su delegado.
8. El Presidente de la Sociedad Colombiana de Arquitectos o su delegado.
9. Un representante de las Universidades que tengan departamentos encargados del estudio del
patrimonio cultural.
10. Tres (3) expertos distinguidos en el ámbito de la salvaguardia o conservación del patrimonio
cultural designados por el Ministro de Cultura.
11. El Director del Instituto Colombiano de Antropología e Historia, ICANH o su delegado.
12. El Director del Instituto Caro y Cuervo o su delegado.
13. El Director de Patrimonio del Ministerio de Cultura, quien participará en las sesiones con voz pero
sin voto y ejercerá la Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Patrimonio Cultural.
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14. El Director del Archivo General de la Nación o su delegado.
Parágrafo 1º. El Consejo podrá invitar a sus deliberaciones a funcionarios públicos, o a particulares
representantes de las agremiaciones u organizaciones sectoriales, así como a las demás personas y
sectores de la sociedad civil que estime necesario, de acuerdo con los temas específicos a tratar,
quienes participarán con voz pero sin voto.
Parágrafo 2º. Los representantes señalados en numeral 9º de este artículo serán designados para
períodos de 2 años, prorrogables.
Estos podrán ser removidos antes del vencimiento del término para el cual fueron designados o
elegidos, cuando falten de manera consecutiva a tres (3) sesiones del Consejo, sin justa causa
debidamente comprobada o cuando omitan cumplir con las funciones previstas en la ley o en este
decreto.
La remoción será efectuada mediante acto que emita el Ministerio de Cultura. Si se tratare del
representante previsto en el numeral 8º. Se efectuará una nueva convocatoria en los términos
previstos en este decreto. En la designación de los expertos por el Ministro de Cultura se tendrá en
cuenta la diversidad regional.
Parágrafo 3º. En la designación de los expertos por el Ministro de Cultura se tendrá en cuenta la
diversidad regional.
(Decreto 1313 de 2008, artículo 1, Adicionado por el Decreto 763 de 2009, Artículo 76)
Artículo 2.3.2.2. Elección del representante de las universidades. El representante de las

universidades a que se refiere el numeral 8º del artículo anterior será designado por un término de
dos (2) años. Para la elección de este representante se seguirá el siguiente procedimiento:
1. El Ministerio de Cultura efectuará una Convocatoria mediante la publicación de un aviso en un

diario de amplia circulación nacional y en su página web. En esta convocatoria se especificarán los
requisitos que deberán cumplir las universidades que presenten candidatos, los requisitos que
deberán cumplir los candidatos, la modalidad de inscripción a la convocatoria, los documentos
necesarios para presentarse a esta y el sistema de puntuación que se utilizará durante el proceso de
selección.
2. Las universidades que cuenten con programas de pregrado o programas superiores como
posgrado, especialización, maestría u otros superiores al nivel de pregrado en áreas que defina la
convocatoria y que tengan relación con el estudio, investigación y demás relativas al patrimonio
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cultural de la Nación, según la convocatoria y requisitos de acreditación que defina el Ministerio de
Cultura, podrán proponer, a través de sus representantes legales, sus candidatos en el término
máximo de cinco (5) días hábiles a partir de la convocatoria.
Las propuestas de candidatos serán recibidas y consolidadas por la Dirección de Patrimonio del
Ministerio de Cultura, quien verificará en cada una el cumplimiento de los requisitos y les asignará un
puntaje según el sistema de puntuación previamente establecido.
3. Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al plazo descrito en el numeral anterior, el Ministerio
de Cultura publicará en su página web los nombres de los tres (3) candidatos que hayan obtenido el
mayor puntaje, a efectos de que por vía electrónica o mediante documento escrito, los
representantes legales de las universidades aceptadas por cumplir con los requisitos exigidos, emitan
su voto.
4. La emisión del voto se efectuará durante los tres (3) días hábiles siguientes al plazo descrito en el
numeral anterior, al cabo de los cuales el Ministerio de Cultura publicará el resultado en su página
web y se lo comunicará al representante elegido.
5. El representante elegido deberá expresar mediante escrito dirigido a la Dirección de Patrimonio del
Ministerio de Cultura, en los tres (3) días hábiles siguientes, su aceptación de la designación.
Parágrafo 1°. En caso que se presente un empate en la votación del representante, se escogerá al
que haya obtenido un mayor puntaje de acuerdo con el sistema de puntuación establecido por el
Ministerio de Cultura.
Parágrafo 2º. En caso que se presente un empate en la votación y en el puntaje, el Ministerio de

Cultura efectuará la correspondiente designación entre los candidatos que hayan quedado
empatados.
Parágrafo 3º. El representante en ejercicio cumplirá sus actividades hasta que se elija el nuevo
representante.
Parágrafo 4º. En caso que el representante en ejercicio se desvincule de la universidad que lo

presentó, se efectuará una nueva convocatoria.
(Decreto 1313 de 2008, artículo 3, Modificado por el Decreto 3322 de 2008, Artículo 1)
Artículo 2.3.2.3. Funciones. Son funciones del Consejo Nacional de Patrimonio Cultural, las siguientes:
1. Asesorar al Ministerio de Cultura, en el diseño de la política estatal relativa al patrimonio cultural de

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DECRETO 1080 DE 2015 | 39

la Nación, la cual tendrá como objetivos principales la salvaguardia, protección, recuperación,
conservación, sostenibilidad y divulgación del mismo, con el propósito de que sirva de testimonio de
la identidad cultural nacional, tanto en el presente como en el futuro.
2. Proponer recomendaciones al Ministerio de Cultura en el diseño de las estrategias para la

protección y conservación del patrimonio cultural de la Nación que puedan incorporarse al Plan
Nacional de Desarrollo Económico y Social, a través del Plan Nacional de Cultura.
3. Recomendar, sin interferir con la facultad legal exclusiva del Ministerio de Cultura, los bienes
materiales de naturaleza mueble o inmueble que podrían ser incluidos en la Lista Indicativa de
Candidatos a Bienes de Interés Cultural del ámbito nacional, para los propósitos descritos en el
artículo 5º de la Ley 1185 de 2008, numeral 1º, modificatorio del artículo 8º de la Ley 397 de 1997.
4. Estudiar y emitir concepto previo al Ministerio de Cultura para efectos de las decisiones que éste
Ministerio deba adoptar en materia de declaratorias y revocatorias relativas a bienes de interés
cultural del ámbito nacional.
La declaratoria de un bien o conjunto de bienes como de interés cultural del ámbito nacional, así
como la revocatoria de tales declaratorias deberá contar con el concepto previo favorable del Consejo
Nacional de Patrimonio Cultural según lo establecido en la Ley 1185 de 2008.
5. Estudiar y emitir concepto previo al Ministerio de Cultura respecto de si el bien material del ámbito
nacional declarado como Bien de Interés Cultural requiere o no, del Plan Especial de Manejo y
Protección -PEMP- y, conceptuar sobre el contenido del respectivo PEMP.
El concepto de que trata este numeral tendrá carácter obligatorio para el Ministerio de Cultura.
6. Recomendar, sin interferir con la facultad legal exclusiva del Ministerio de Cultura, las
manifestaciones que podrían llegar a ser incluidas en la Lista Representativa de Patrimonio Cultural
Inmaterial, prevista en el artículo 8º de la Ley 1185 de 2008, mediante el cual se adicionó el artículo
11-1 a la Ley 397 de 1997.
7. Estudiar y conceptuar a solicitud conjunta del Ministerio de Cultura y el Instituto Colombiano de

Antropología e Historia, sobre la inclusión de manifestaciones en la Lista Representativa de
Patrimonio Cultural Inmaterial, y sobre el Plan de Salvaguardia propuesto para el respectivo caso,
entendiéndose que dicho Plan debe estar orientado al fortalecimiento, revitalización, sostenibilidad y
promoción de la respectiva manifestación.
La inclusión de una manifestación en la Lista Representativa de Patrimonio Cultural Inmaterial y el

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DECRETO 1080 DE 2015 | 40

Plan de Salvaguardia que necesariamente deberá adoptarse para el efecto, deberá contar en todos
los casos con el concepto previo favorable del Consejo Nacional de Patrimonio Cultural.
8. Asesorar al Ministerio de Cultura en los aspectos que éste solicite relativos a la regulación,
reglamentación, manejo, salvaguardia, protección, recuperación, conservación, sostenibilidad y
divulgación del patrimonio cultural de la Nación.
9. Recomendar si lo estima procedente, lineamientos que pudieran ser tenidos en consideración en el

ámbito departamental, municipal, de los territorios indígenas y de las comunidades negras de que
trata la Ley 70 de 1993, para efectos de manejo del patrimonio cultural y los bienes de interés
cultural en las respectivas jurisdicciones, sin perjuicio de las competencias que la Ley 1185 de 2008 le
atribuye con exclusividad a las autoridades en las jurisdicciones mencionadas y a los Consejos
Departamentales y Distritales de Patrimonio Cultural.
10. Recomendar criterios para la aplicación del principio de coordinación que debe emplearse en la
declaratoria y manejo de los Bienes de Interés Cultural y para la inclusión de Manifestaciones en las
Listas Representativas de Patrimonio Cultural Inmaterial en los diferentes ámbitos territoriales.
11. Formular al Ministerio de Cultura propuestas sobre planes y programas de cooperación en el

ámbito nacional e internacional que pudieran contribuir a la salvaguardia, protección, recuperación,
conservación, sostenibilidad y divulgación del patrimonio cultural de la Nación y apoyar en la gestión
de tales mecanismos de cooperación.
12. Las demás funciones que correspondan a su naturaleza de organismo asesor.
(Decreto 1313 de 2008, artículo 2)
Artículo 2.3.2.4. Reuniones. El Consejo Nacional de Patrimonio Cultural se reunirá una vez dentro de
cada bimestre calendario anual y extraordinariamente cuando sea convocado por su presidente o por
tres (3) o más de sus miembros.
Artículo 2.3.2.5. Participación de los miembros del Consejo Nacional de Patrimonio Cultural. Los
miembros del Consejo Nacional de Patrimonio Cultural deberán declarar los conflictos de intereses
que en cualquier caso llegaren a presentarse entre sus funciones como miembros del Consejo y sus
expectativas o intereses particulares.
Los miembros de las universidades y los tres expertos que integran el Consejo Nacional de Patrimonio
Cultural, -aunque no son funcionarios públicos, cumplen funciones públicas en el ejercicio de sus
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DECRETO 1080 DE 2015 | 41

actividades en el Consejo.
Artículo 2.3.2.6. Quorum. El Consejo Nacional de Patrimonio Cultural podrá sesionar con la asistencia
de mínimo siete (7) de sus miembros.
Las decisiones se adoptarán por la mayoría de los miembros presentes. No integrará esta mayoría
decisoria el Director de Patrimonio del Ministerio de Cultura, quien carece de voto.
Artículo 2.3.2.7. Honorarios y gastos. Los miembros del Consejo Nacional de Patrimonio Cultural no
percibirán honorarios por su participación en el mismo. Su actividad se realizará ad-honorem.
El Ministerio de Cultura podrá cubrir los viáticos o los gastos de transporte, hospedaje y alimentación,
que demande la participación de los miembros del Consejo e invitados cuando residan fuera de
Bogotá D.C., o similares gastos cuando las reuniones deban hacerse fuera de Bogotá D.C..
Artículo 2.3.2.8. Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Patrimonio Cultural. La Secretaría técnica
y administrativa será ejercida por la Dirección de Patrimonio del Ministerio de Cultura.
Artículo 2.3.2.9. Funciones de la Secretaría Técnica. La Secretaría Técnica del Consejo Nacional de
Patrimonio Cultural será ejercida por la Dirección de Patrimonio del Ministerio de Cultura, y tendrá las
siguientes funciones:
1. Convocar oportunamente a las sesiones ordinarias y extraordinarias del Consejo Nacional de

Patrimonio Cultural.
2. Elaborar las actas de las deliberaciones y decisiones del Consejo nacional de Patrimonio Cultural, y
suscribirlas conjuntamente con el Presidente del Consejo.
Las actas deberán contener como mínimo:
a). La ciudad, lugar, fecha y hora en la cual se efectúa la reunión.
b). Indicación de los medios utilizados por la Secretaría Técnica para comunicar la citación a los
miembros integrantes del Consejo.
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c). Lista de los miembros del Consejo asistentes a la sesión, indicando en cada caso la entidad o
sector que representan.
d). Síntesis de los temas tratados en la reunión, así como de las recomendaciones y conceptos.
e). En caso de que el quorum establecido en este decreto para deliberar así lo exigiere, se dejará
constancia del sentido del voto de cada miembro del Consejo.
3. Actuar como secretario en las reuniones del Consejo Nacional de Patrimonio Cultural, para lo cual
podrá contar con la asistencia de funcionarios de la Dirección de Patrimonio.
4. Presentar al Consejo Nacional de Patrimonio Cultural los informes, estudios, propuestas y demás
documentación que sea necesaria para el cumplimiento de las funciones a cargo del Consejo Nacional
de Patrimonio Cultural.
5. Velar por la implementación de las decisiones y recomendaciones del Consejo Nacional de

Patrimonio Cultural.
6. Coordinar logísticamente las reuniones del Consejo Nacional de Patrimonio Cultural.
7. Organizar y mantener en todo momento un archivo ordenado y actualizado en medios físico y

magnético, sobre las sesiones y actividades del Consejo Nacional de Patrimonio Cultural.
8. Mantener un registro actualizado de los integrantes del Consejo Nacional de Patrimonio Cultural.
9. Las demás que correspondan a la naturaleza de la Secretaría Técnica y las que le sean asignadas
por el Ministro de Cultura.
Artículo 2.3.2.10. Consejos Departamentales y Distritales de Patrimonio Cultural. Los Consejos

Departamentales y Distritales de Patrimonio Cultural que se creen de conformidad con el Artículo 4º
de la Ley 1185 de 2008, modificatorio del artículo 7º de la Ley 397 de 1997, cumplirán dentro de las
jurisdicciones y respecto de los bienes y manifestaciones que dicha ley les asigna, funciones análogas
a las establecidas para el Consejo Nacional de Patrimonio Cultural y se sujetarán a lo aquí señalado
en materia de no pago de honorarios.
Parágrafo. En la composición de los Consejos Departamentales y Distritales de Patrimonio Cultural

deberá garantizarse la participación diversa y técnica que determina el parágrafo 1º del artículo 4º de
la Ley 1185 de 2008, modificatorio del artículo 7º de la Ley 397 de 1997.
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PARTE IV
PATRIMONIO CULTURAL MATERIAL
TITULO I
BIENES DE INTERÉS CULTURAL -BIC-
Artículo 2.4.1.1. Prevalencia de disposiciones sobre patrimonio cultural. De conformidad con lo

dispuesto en el artículo 7 de la Ley 1185 de 2008, numeral 1.5 y con lo preceptuado en la Ley 388 de
1997 o las normas que los modifiquen o sustituyan, las disposiciones sobre conservación,
preservación y uso de las áreas e inmuebles declaradas como BIC prevalecerán al momento de
adoptar, modificar o ajustar los Planes de Ordenamiento Territorial de municipios y distritos.
Artículo 2.4.1.2. Criterios de Valoración. Los criterios de valoración son pautas generales que orientan
y contribuyen a la atribución y definición de la significación cultural de un bien mueble o inmueble. La
significación cultural es la definición del valor cultural del bien a partir del análisis Integral de los
criterios de valoración y de los valores atribuidos.
Los BIC del ámbito nacional y territorial serán declarados por la instancia competente, de
conformidad con los siguientes criterios de valoración, sin perjuicio de otros que de ser necesario
podrá señalar el Ministerio de Cultura:
1. Antigüedad: Determinada por la fecha o época de origen, fabricación o construcción del bien.
2. Autoría: Identificación del autor, autores o grupo que hayan dejado testimonio de su producción,
asociada a una época, estilo o tendencia. La autoría puede ser, excepcionalmente, atribuida.
3. Autenticidad: Determinada por el estado de conservación del bien y su evolución en el tiempo. Se

relaciona con su constitución original y con las transformaciones e intervenciones subsiguientes, las
cuales deben ser claramente legibles. Las transformaciones o alteraciones de la estructura original no
deben desvirtuar su carácter.
4. Constitución del bien: Se refiere a los materiales y técnicas constructivas o de elaboración.
5. Forma: Se relaciona con los elementos compositivos y ornamentales del bien respecto de su origen
histórico, su tendencia artística, estilística o de diseño, con el propósito de reconocer su utilización y
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sentido estético.
6. Estado de conservación: Condiciones físicas del bien plasmadas en los materiales, estructura,
espacialidad o volumetría, entre otros. Entre las condiciones que lo determinan se encuentran el uso,
el cuidado y el mantenimiento del bien.
7. Contexto ambiental: Se refiere a la constitución e implantación del bien en relación con el

ambiente y el paisaje.
8. Contexto urbano: Se refiere a la inserción del bien como unidad individual, en un sector urbano
consolidado. Se deben analizar características tales como el perfil, el diseño, los acabados, la
volumetría, los elementos urbanos, la organización, los llenos y vacíos y el color.
9. Contexto físico: Se refiere a la relación del bien con su lugar de ubicación. Analiza su contribución a
la conformación y desarrollo de un sitio, población o paisaje. Si el bien se ubica dentro de un inmueble
debe analizarse si fue concebido como parte integral de este y/o si ha sido asociado con un nuevo uso
y función relevantes dentro del inmueble.
10. Representatividad y contextualización sociocultural: Hace referencia a la significación cultural que

el bien tiene en la medida que crea lazos emocionales de la sociedad hacia los objetos y sitios. Revela
el sentido de pertenencia de un grupo humano sobre los bienes de su hábitat toda vez que implica
referencias colectivas de memoria e identidad.
Los criterios de valoración antes señalados permiten atribuir valores a los bienes tales como:
1. Valor histórico: Un bien posee valor histórico cuando se constituye en documento o testimonio para
la reconstrucción de la historia, así como para el conocimiento científico, técnico o artístico. Es la
asociación directa del bien con épocas, procesos, eventos y prácticas políticas, económicas, sociales y
culturales, grupos sociales y personas de especial importancia en el ámbito mundial, nacional,
regional o local.
2. Valor estético: Un bien posee valor estético cuando se reconocen en éste atributos de calidad
artística, o de diseño, que reflejan una idea creativa en su composición, en la técnica de elaboración o
construcción, así como en las huellas de utilización y uso dejadas por el paso del tiempo.
Este valor se encuentra relacionado con la apreciación de las características formales y físicas del
bien y con su materialidad.
3. Valor simbólico: Un bien posee valor simbólico cuando manifiesta modos de ver y de sentir el
mundo. El valor simbólico tiene un fuerte poder de identificación y cohesión social. Lo simbólico
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mantiene, renueva y actualiza deseos, emociones e ideales construidos e interiorizados que vinculan
tiempos y espacios de memoria.
Este valor hace referencia a la vinculación del bien con procesos, prácticas, eventos o actividades
significativas para la memoria o el desarrollo constante de la comunidad.
Parágrafo. Un bien puede reunir todos o algunos de los valores o basarse en uno o varios de los
criterios de valoración señalados en este artículo, para ser declarado por la instancia competente
como BIC del ámbito nacional o territorial, según su representatividad para el ámbito de que se trate.
Artículo 2.4.1.3. Procedimiento para declarar BIC. El procedimiento que deberá seguir la autoridad
competente en todos los casos para declarar BIC, es el establecido en el artículo 8º de la Ley 397 de
1997, modificado por el artículo 5º de la Ley 1185 de 2008.
Las declaratorias de BIC que se lleven a cabo sin seguir el procedimiento definido en la referida ley y
reglamentado en este decreto, estarán viciadas de nulidad conforme a lo previsto en el Código
Contencioso Administrativo. La solicitud de nulidad podrá formularla cualquier instancia o persona.
(Decreto 763 de 2009; Artículo 7)
Artículo 2.4.1.4. Lista Indicativa de Candidatos a Bienes de Interés Cultural. La inclusión de un bien en
la Lista Indicativa de Candidatos a Bienes de Interés Cultural, cuya sigla es – LICBIC-, constituye el
primer paso que deberá cumplir la instancia competente dentro del proceso de declaratoria de BIC.
Esta inclusión no implica la sujeción del mismo al Régimen Especial de Protección establecido en la
Ley 1185 de 2008 y reglamentado en este Decreto.
La LICBIC consiste en un registro de información que administrará, en cada caso, la autoridad

competente.
Podrán ingresar a la LICBIC aquellos bienes que, de acuerdo con su significación cultural en el ámbito
correspondiente (nacional, departamental, distrital, municipal, territorios indígenas o territorios de
comunidades negras de que trata la Ley 70 de 1993 y por estar acorde con los criterios de valoración
señalados en este Decreto, son susceptibles de ser declarados como BIC.
Una vez incluido un bien en la LICBIC, la autoridad competente definirá si el mismo requiere o no la
formulación de un Plan Especial de Manejo y Protección -PEMP-.
La inclusión de un bien en la LICBIC se comunicará al solicitante o al propietario, usufructuario o

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persona interesada o a los terceros Indeterminados, en la forma dispuesta por el Código Contencioso
Administrativo.
La LICBIC debe integrarse al Inventario de Patrimonio Cultural de la Nación que administra el

Ministerio de Cultura o a los inventarios que administren, en sus respectivas especialidades, las
autoridades nacionales y territoriales competentes. En todo caso la Inclusión de bienes en una LICBIC
del ámbito nacional o territorial debe informarse en un término no superior a un mes al Ministerio de
Cultura, el cual podrá fijar las características que deberá reunir dicha información.
Artículo 2.4.1.5. Iniciativa para la declaratoria. La iniciativa para la declaratoria de un BIC puede surgir
de la autoridad competente para el efecto, del propietario del bien y/o de un tercero con
independencia de su naturaleza pública o privada, natural o jurídica.
Cuando la iniciativa provenga del propietario o de un tercero, la solicitud debe formularse ante la
autoridad competente de efectuar la declaratoria.
Si el bien requiere la formulación de PEMP a juicio de la autoridad competente según lo señalado en el

artículo anterior, el propietario o interesado deberán formularlo. Durante este período la autoridad
competente no perderá la facultad de formular oficiosamente el PEMP de lo cual informará
oportunamente al autor de la iniciativa.
El Ministerio de Cultura establecerá, de conformidad con las facultades que le otorga la Ley 1185 de
2008, los requisitos técnicos y administrativos que deberá cumplir quien solicite una declaratoria de
BIC.
Artículo 2.4.1.6. Concepto del Consejo de Patrimonio Cultural. Una vez incluido un bien en la LICBIC y
formulado el respectivo PEMP, si el bien lo requiere a juicio de la autoridad competente, se someterá
la propuesta de declaratoria de BIC y el PEMP al concepto del Consejo de Patrimonio Cultural
correspondiente.
El Consejo respectivo emitirá su concepto sobre la declaratoria y aprobación del PEMP si fuere el caso
o sobre la necesidad de efectuar correcciones. La propuesta se podrá presentar tantas veces como
sea necesario.
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Artículo 2.4.1.7. Principio de coordinación. De conformidad con lo previsto en el artículo 8º de la Ley
397 de 1997, modificado por el artículo 5º de la Ley 1185 de 2008, para la declaratoria y manejo de
los BIC se aplicará el principio de coordinación entre los niveles nacional, departamental, distrital,
municipal o de los territorios indígenas y de las comunidades negras de que trata la Ley 70 de 1993.
Todos los expedientes de declaratoria de BIC que sean sometidos a partir de la expedición de este
decreto a los Consejos Distritales o Departamentales de Patrimonio Cultural, deberán informarse al
Ministerio de Cultura con una antelación no menor a quince (15) días hábiles a dicha postulación.
El Ministerio de Cultura podrá emitir las opiniones que estime necesarias. Del mismo modo, podrá
solicitar que se suspenda el proceso e iniciar uno nuevo.
Artículo 2.4.1.8. Naturaleza de las declaratorias. Los actos de declaratoria o revocatoria de BIC son
actos administrativos en los términos del Código Contencioso Administrativo.
La actuación administrativa consiste en el procedimiento previsto en el artículo 5º de la Ley 1185 de

2008, modificatorio del artículo 8º de la Ley 397 de 1997, sin perjuicio de los términos reglamentados
en este decreto.
Artículo 2.4.1.9. Contenido del acto de declaratoria. Todo acto administrativo que declare un bien
como BIC deberá contener como mínimo:
1. La descripción y localización del bien o conjunto de bienes.
2. La delimitación del área afectada y la zona de influencia, en el caso de bienes inmuebles.
3. La descripción del espacio de ubicación en el caso de bienes muebles.
4. Los criterios de valoración y valores considerados para establecer la significación cultural del bien o
conjunto de bienes.
5. La referencia al Régimen Especial de Protección de los BIC previsto en el artículo 7° de la Ley 1185
de 2008, modificatorio del artículo 11° de la Ley 397 de 1997.
6. La aprobación del Plan Especial de Manejo y Protección -PEMP-, si éste se requiere, en cuyo caso
hará parte integral del acto administrativo.
7. La referencia al régimen sancionatorio previsto en el artículo 10° de la Ley 1185 de 2008,

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modificatorio del artículo 15° de la Ley 397 de 1997.
8. La decisión de declarar el bien o conjunto de bienes de que se trate, como BIC.
9. La obligatoriedad de notificar y comunicar el acto, según el caso, y la indicación de los recursos

que proceden.
10. La obligatoriedad de remitir el acto administrativo a la Oficina de Registro de Instrumentos

Públicos, en el caso de los bienes inmuebles.
Parágrafo. Cuando se trate de bienes inmuebles, la autoridad competente deberá remitir a la Oficina
de Registro de Instrumentos Públicos copia del acto de declaratoria y de aprobación del PEMP, si fuere
pertinente, para efectos de su registro en él(los) folio(s) de matrículas respectivo(s) dentro de los
quince (15) días hábiles siguientes a la entrada en vigor de la declaratoria. De conformidad con lo
previsto en el artículo 11 de la Ley 397 de 1997, modificado por el artículo 7° de la Ley 1185 de 2008,
este tipo de inscripciones no tiene ningún costo. Del mismo modo deberá procederse en caso de
revocatoria de la declaratoria.
Artículo 2.4.1.10. Bienes Inmuebles de Interés Cultural. En desarrollo de lo acordado en la Séptima

Conferencia Panamericana, reunida en Montevideo en el año de 1933, se consideran como bienes de
interés cultural los monumentos inmuebles, además de los de origen colonial y prehispánico, los
siguientes:
a). Los que están íntimamente vinculados con la lucha por la Independencia y con el período inicial de
la organización de la República;
b). Las obras de la naturaleza de belleza especial o que tengan interés científico para el estudio de la
flora, la fauna, la geología y la paleontología.
Artículo 2.4.1.11. Objetos de valor artístico e histórico. Se consideran objetos de valor artístico o
histórico los enumerados en el Tratado celebrado entre las Repúblicas Americanas en la Séptima
Conferencia Panamericana, al cual adhirió Colombia por medio de la Ley 14 de 1936, salvo lo
dispuesto en la Ley 1675 de 2013 sobre Patrimonio Cultural Sumergido, así:
1. De la época precolombina: las armas de guerra o utensilios de labor, las obras de alfarería, los
tejidos, las joyas y amuletos, los grabados, diseños y códice, los equipos, los trajes, los adornos de
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toda índole y en general todo objeto mueble que por su naturaleza o procedencia muestre que
proviene de algún inmueble que auténticamente pertenece a aquella época histórica;
2. De la época colonial: las armas de guerra y los utensilios de trabajo, trajes, medallas, monedas,
amuletos y joyas, los diseños, pinturas, grabados, planos y cartas geográficas, los códices y todo libro
raro por su escasez, forma y contenido, los objetos de orfebrería, porcelana, marfil, carey, los de
encaje, y en general todas las piezas recordatorias que tengan valor histórico o artístico;
3. De la época de emancipación y de comienzos de la República: los mencionados en la enumeración

anterior y que correspondan a este período histórico;
4. De todas las épocas: 1) Las bibliotecas oficiales y de instituciones, las bibliotecas particulares
valiosas tomadas en su conjunto, los archivos nacionales y las colecciones de manuscritos oficiales y
particulares de alta significación histórica. 2) Como riqueza natural, los ejemplares zoológicos de
especies bellas y raras que están amenazadas de exterminio o de extinción natural, y cuya
conservación sea necesaria para el estudio de la fauna.
Artículo 2.4.1.12. Bienes pertenecientes a la época colonial. Los bienes muebles e inmuebles
pertenecientes a la época colonial que hubieren sido declarados o lo sean con posterioridad a la
vigencia de este decreto como monumentos nacionales o como bienes de interés cultural, se les
aplicarán las disposiciones del artículo 11 de la Ley 397 de 1997, modificado por la Ley 1185 de 2008,
artículo 7.
Artículo 2.4.1.13. Declaratoria de sectores antiguos. Sin perjuicio de otras reservas que puedan
decretarse en el futuro, se incluyen en las reservas especificadas en el artículo 4° de la Ley 163 de
1959 los sectores antiguos de Bogotá, Socorro, San Gil, Pamplona, Rionegro (Antioquia), Marinilla y
Girón.
Para los efectos de la declaratoria a que se refieren este artículo y el 4° de la mencionada Ley, se
entenderá por sectores antiguos las calles, plazas, plazoletas, murallas y demás inmuebles originarios
de los siglos XVI, XVII, XVIII y principios del XIX.
Artículo 2.4.1.14. Autorización de Exportaciones de BIC. Las exportaciones temporales de BIC serán
autorizadas por la instancia competente según lo previsto en este Decreto, cuando se comprueben
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estrictamente los fines determinados en la Ley 397 de 1997, modificada por la Ley 1185 de 2008.
El Ministerio de Cultura, fijará aspectos técnicos generales para que procedan las autorizaciones, sin
perjuicio de las regulaciones aduaneras.
Artículo 2.4.1.15. Enajenación y otros contratos sobre BIC de entidades públicas. De conformidad con
el artículo 10° de la Ley 397 de 1997, modificado por el artículo 6° de la Ley 1185 de 2008, los BIC de
propiedad de entidades públicas, son inembargables, imprescriptibles e inalienables.
La autorización de enajenaciones o préstamos entre entidades públicas, se llevará a cabo mediante

acto administrativo motivado que expida la autoridad competente.
Del mismo modo en caso de la celebración de contratos de que trata el parágrafo de la referida
disposición, respecto de entidades privadas sin ánimo de lucro, se expedirá acto administrativo
motivado, sin perjuicio de los demás requisitos que señala el artículo 355 de la Constitución Política, o
los artículos 95 y 96 de la Ley 489 de 1998. Este tipo de contratos o convenios con particulares sólo
podrá tener como finalidad principal garantizar lo necesario para la protección, recuperación,
conservación, sostenibilidad y divulgación del respectivo BIC sin afectar su inalienabilidad,
imprescriptibilidad e inembargabilidad.
En este sentido, el uso que se le de al inmueble debe garantizar su integridad.
Sin perjuicio de otras Informaciones, ni de las estipulaciones de los respectivos contratos, el acto
administrativo a que se refiere este artículo deberá contener como mínimo:
1. La identificación de las partes y de sus representantes legales, cuando al momento de la

autorización se conozca la parte contratista.
2. La descripción y localización del bien o bienes de que se trate.
3. La situación administrativa, técnica, jurídica u otras que describan la situación actual del bien.
4. El acto de declaratoria como BIC.
5. El PEMP, en caso de que el bien lo tuviere.
6. La descripción de actividades de protección, recuperación, conservación, sostenibilidad y

divulgación del bien, que la entidad llevará a cabo de acuerdo con el PEMP, si el bien lo tuviere.
Si el bien no cuenta con PEMP, serán de conformidad con las indicaciones de la entidad comodante, o
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enajenante si se trata de enajenación entre entidades públicas.
7. La entidad comodataria, la adquirente de la propiedad, o el particular, deberá manifestar por

escrito su compromiso irrevocable de cumplir con las actividades de protección, recuperación,
conservación, sostenibilidad y divulgación del bien.
8. La descripción sobre las partes, objeto, obligaciones, valores, plazo y condiciones del contrato a
celebrar.
Parágrafo 1°. Será de responsabilidad exclusiva de la entidad que celebre el respectivo contrato, dar
cumplimiento a las exigencias legales.
Parágrafo 2°. Durante el desarrollo del contrato, la entidad pública que lo celebre deberá enviar a la
entidad que otorgó la autorización, la información que ésta requiera. Una vez terminado el contrato
deberá, enviar un informe final sobre la ejecución y liquidación del mismo. En todo caso, la entidad
que otorgue la autorización podrá realizar labores de supervisión y vigilancia con el fin de verificar
que las condiciones en las cuales fue otorgada la autorización se estén cumpliendo.
Parágrafo 3°. Previo a la autorización, la autoridad competente podrá establecer la necesidad de

adoptar un PEMP para el BIC, en caso de que éste no lo tuviere.
CAPÍTULO I
Planes Especiales de Manejo y Protección -PEMP-.
Artículo 2.4.1.1.1. Objetivo de los PEMP. Los Planes Especiales de Manejo y Protección -PEMP- son un
instrumento de gestión del Patrimonio Cultural de la Nación, mediante el cual se establecen acciones
necesarias con el objetivo de garantizar la protección, conservación y sostenibilidad de los BIC o de
los bienes que pretendan declararse como tales si a juicio de la autoridad competente dicho Plan se
requiere.
Los PEMP como instrumento del Régimen Especial de Protección de los BIC, deben:
1. Definir las condiciones para la articulación de los bienes con su contexto físico, arquitectónico,
urbano o rural, los planes preexistentes y su entorno socio-cultural, partiendo de la conservación de
sus valores, la mitigación de sus riesgos y el aprovechamiento de sus potencialidades.
2. Precisar las acciones de protección de carácter preventivo y/o correctivo que sean necesarias para
la conservación de los bienes.
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3. Establecer las condiciones físicas, de mantenimiento y de conservación de los bienes.
4. Establecer mecanismos o determinantes que permitan la recuperación y sostenibilidad de los

bienes.
5. Generar las condiciones y estrategias para el mejor conocimiento y la apropiación de los bienes por
parte de la comunidad, con el fin de garantizar su conservación y su transmisión a las futuras
generaciones.
Artículo 2.4.1.1.2. Categorías de bienes Inmuebles. Los bienes inmuebles, para efectos de la adopción
de PEMP se clasifican como se indica a continuación, sin perjuicio de otros que por vía general
reglamente el Ministerio de Cultura:
I. Del Grupo Urbano:
1. Sector Urbano: Fracción del territorio de una población dotada de fisonomía, características y de
rasgos distintivos que le confieren cierta unidad y particularidad.
2. Espacio Público: Conjunto de inmuebles de uso público, y de elementos de los inmuebles privados
destinados por su naturaleza, usos o afectación a la satisfacción de necesidades urbanas colectivas
que trascienden los límites de los intereses individuales de los habitantes.
II. Del Grupo Arquitectónico: Construcciones de arquitectura habitacional, institucional, comercial,

industrial, militar, religiosa, para el transporte y las obras de ingeniería.
Artículo 2.4.1.1.3. PEMP para bienes Inmuebles. En el caso de las categorías de inmuebles señaladas
en el artículo anterior se tendrá en cuenta lo siguiente para efectos de la formulación de PEMP:
I. Del Grupo Urbano: Procurará formularse un PEMP para los inmuebles del Grupo Urbano que se
incluyan en la Lista Indicativa de Candidatos a Bienes de Interés Cultural – LICBIC-, sin perjuicio de las
atribuciones autónomas de decisión con que cuentan las autoridades competentes en la materia.
Los bienes del Grupo Urbano del ámbito nacional y territorial declarados BIC con anterioridad a la Ley
1185 de 2008 requieren en todos los casos la formulación de PEMP.
II. Del Grupo Arquitectónico: Procurará formularse un PEMP para los inmuebles del Grupo
Arquitectónico que se incluyan en la Lista Indicativa de Candidatos a Bienes de interés Cultural -
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LICBIC-, en el ámbito nacional y territorial y sin perjuicio de las atribuciones autónomas con que
cuentan las autoridades competentes en la materia, cuando presenten alguna de las siguientes
condiciones:
1. Riesgo de transformación o demolición parcial o total debido a desarrollos urbanos, rurales y/o de
infraestructura.
2. Cuando el uso represente riesgo o limitación para su conservación.
3. Cuando el bien requiera definir o redefinir su normativa y/o la de su entorno para efectos de su
conservación.
Los bienes del Grupo Arquitectónico del ámbito nacional y territorial declarados BIC con anterioridad a
la Ley 1185 de 2008, requieren PEMP cuando se encuentren en cualquiera de las circunstancias antes
enumeradas, sin perjuicio de las atribuciones de la autoridad competente para formularlos en otros
casos.
Los inmuebles del Grupo Arquitectónico localizados en un Sector Urbano declarado BIC, no requieren
obligatoriamente un PEMP específico.
Artículo 2.4.1.1.4. Contenido de los PEMP de bienes Inmuebles. De conformidad con lo previsto en el
artículo 11° de la Ley 397 de 1997, modificado por el artículo 7° de la Ley 1185 de 2008, numeral 1,
cuando la declaratoria de un BIC inmueble imponga la formulación de un PEMP, éste establecerá el
área afectada, la zona de influencia, el nivel permitido de intervención, las condiciones de manejo y
plan de divulgación que asegurará el respaldo comunitario a la conservación del bien.
Artículo 2.4.1.1.5. Área Afectada. Es la demarcación física del inmueble o conjunto de inmuebles,
compuesta por sus áreas construidas y libres, para efectos de su declaratoria como BIC.
Artículo 2.4.1.1.6. Zona de Influencia. Es la demarcación del contexto circundante o próximo del
inmueble, necesario para que los valores del mismo se conserven. Para la delimitación de la zona de
influencia, se debe realizar un análisis de las potencialidades y de las amenazas o riesgos que puedan
afectar al bien, en términos de paisaje, ambiente, contexto urbano o rural e infraestructura.

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Artículo 2.4.1.1.7. Nivel permitido de Intervención: Son las pautas o criterios relacionados con la
conservación de los valores del inmueble y su zona de influencia.
Define el(los) tipo(s) de obra que pueden acometerse en el área afectada y su zona de influencia, con
el fin de precisar los alcances de la intervención. Se deben tener en cuenta los siguientes niveles de
intervención, sin perjuicio de la facultad del Ministerio de reglamentar por vía general otros niveles de
intervención para BIC del ámbito nacional y territorial:
1. Nivel 1. Conservación integral: Se aplica a inmuebles del grupo arquitectónico de excepcional valor,
los cuales, por ser Irreemplazables (sic), deben ser preservados en su integralidad. En éstos,
cualquier intervención puede poner en riesgo sus valores e integridad, por lo que las obras deben ser
legibles y dar fe del momento en el que se realizaron. Si el inmueble lo permite, se podrán realizar
ampliaciones, en función de promover su revitalización y sostenibilidad.
En relación con los inmuebles del Grupo Urbano debe garantizarse la preservación del trazado,
manzanas, paramentos, perfiles, alturas, índices de ocupación, vías, parques, plazas y pasajes, entre
otros. Se permite la modificación de los espacios internos del inmueble, siempre y cuando se
mantenga la autenticidad de su estructura espacial: disposición de accesos, vestíbulos, circulaciones
horizontales y verticales.
Tipos de obras permitidos en el Nivel 1: Restauración, reparaciones locativas, primeros auxilios,

rehabilitación o adecuación funcional, reforzamiento estructural, reintegración, ampliación,
consolidación y liberación.
2. Nivel 2. Conservación del tipo arquitectónico. Se aplica a inmuebles del Grupo Arquitectónico con
características representativas en términos de implantación predial (rural o urbana), volumen
edificado, organización espacial y elementos ornamentales las cuales deben ser conservadas. Se
permite la modificación de los espacios internos del inmueble, siempre y cuando se mantenga la
autenticidad de su estructura espacial: disposición de accesos, vestíbulos, circulaciones horizontales y
verticales.
Tipos de obras permitidos en el Nivel 2: Restauración, reparaciones locativas, primeros auxilios,

rehabilitación o adecuación funcional, remodelación, reforzamiento estructural, reintegración,
ampliación, consolidación y liberación.
3. Nivel 3. Conservación contextual. Se aplica a inmuebles ubicados en un Sector Urbano, los cuales,
aún cuando no tengan características arquitectónicas representativas, por su implantación, volumen,
perfil y materiales, son compatibles con el contexto.
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De igual manera, se aplica para inmuebles que no son compatibles con el contexto, así como a
predios sin construir que deben adecuarse a las características del sector urbano.
Este nivel busca la recuperación del contexto urbano en términos del trazado, perfiles, paramentos,
índices de ocupación y volumen edificado.
Tipos de obras permitidos en el Nivel 3: Demolición, obra nueva, modificación, remodelación,

reparaciones locativas, primeros auxilios, reconstrucción, reforzamiento estructural, consolidación y
ampliación.
Artículo 2.4.1.1.8. Condiciones de manejo. Las condiciones de manejo son el conjunto de pautas y
determinantes para el manejo del inmueble, en tres (3) aspectos: Físico-Técnicos, Administrativos y
Financieros, los cuales deben propender por su preservación y sostenibilidad.
1. Aspectos Físico-Técnicos: Determinantes relacionadas con usos, volumetría, alturas, índices de

ocupación y construcción, accesibilidad, movilidad, parqueaderos, antejardines, aislamientos,
señalización, redes de servicios públicos, equipamientos urbanos, espacio público y demás aspectos
relacionados con las condiciones físicas del Inmueble y su zona de influencia.
2. Aspectos Administrativos: Esquema de manejo administrativo del inmueble, que defina y garantice
un responsable que se encargue del cuidado del mismo y de la aplicación del PEMP correspondiente.
3. Aspectos Financieros: Medidas económicas y financieras para la recuperación y sostenibilidad del

inmueble, que comprenden la identificación y formulación de proyectos para incorporarlo a la
dinámica económica y social y determinar las fuentes de recursos para su conservación y
mantenimiento.
El PEMP deberá fijar, en los casos en que sea pertinente, las determinantes que desarrollarán las
diferentes administraciones locales, en relación con los instrumentos de gestión del suelo, tales como
planes parciales, unidades de actuación urbanística, procesos de expropiación y de renovación
urbana, entre otros; así como los compromisos de inversión pública y privada.
Los planes de desarrollo, según sea el caso, deberán contemplar las previsiones necesarias tanto
técnicas como financieras y presupuéstales para desarrollar e implementar los PEMP de inmuebles del
Grupo Urbano.
Las entidades públicas, propietarias de bienes inmuebles declarados BIC están en la obligación de
destinar recursos técnicos y financieros para su conservación y mantenimiento.
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Dentro de este tipo de aspectos se incluyen los incentivos tributarios.
Artículo 2.4.1.1.9. Plan de Divulgación. Es el conjunto de acciones para difundir las características y
los valores del inmueble. El objetivo principal de este plan es asegurar el respaldo comunitario a la
conservación del bien.
Cuando un inmueble se declare como BIC, la autoridad competente deberá informar a las entidades
encargadas de cultura y turismo en el departamento, municipio y/o distrito en donde éste se localice,
con el fin de promover su conocimiento y apropiación por parte de la ciudadanía en general.
CAPITULO II
Planes especiales de manejo y protección para bienes muebles
Artículo 2.4.1.2.1. Categorías de bienes muebles. Los bienes muebles, para efectos de la adopción de
PEMP se clasifican como se indica a continuación, sin perjuicio de otros que por vía general
reglamente el Ministerio de Cultura:
1. Colecciones Privadas y Públicas: Bienes que conforman las colecciones que pertenecen a entidades
públicas, bibliotecas, museos, casas de cultura, iglesias y confesiones religiosas, entre otras.
2. Monumentos en Espacio Público: Monumentos ubicados en espacios públicos como vías, plazas y
parques.
Artículo 2.4.1.2.2. PEMP para bienes muebles. Dentro de las categorías de muebles señaladas en el
artículo anterior, se tendrá en cuenta lo siguiente para efectos de la formulación de PEMP:
Procurará formularse PEMP para las Colecciones Privadas y Públicas y los Monumentos en Espacio
Público que se incluyan en la Lista Indicativa de Candidatos a Bienes de Interés Cultural -LICBIC-, sin
perjuicio de las atribuciones autónomas de decisión que corresponden a cada autoridad competente.
Se formulará PEMP para los Monumentos en Espacio Público declarados BIC con anterioridad a la
expedición de la ley 1185 de 2008, sin perjuicio de la facultad de cada autoridad competente para
formularlo en otros casos.

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Artículo 2.4.1.2.3. Contenido de los PEMP de bienes muebles. De conformidad con lo previsto en el
inciso 4° del numeral 1 del artículo 7° de la ley 1185 de 2008, cuando la declaratoria de un BtC
mueble imponga la formulación de un PEMP, éste indicará el bien o conjunto de bienes, las
características del espacio donde están ubicados, el nivel permitido de intervención, las condiciones
de manejo y plan de divulgación que asegurará el respaldo comunitario a su conservación.
Artículo 2.4.1.2.4. Bien o Conjunto de bienes. Es la descripción física del bien o del conjunto de bienes
y de sus partes constitutivas, la cual se define para efectos de su declaratoria como BIC.
Artículo 2.4.1.2.5. Espacio de ubicación. Es la descripción, demarcación y caracterización del espacio

en el que se encuentra ubicado el bien o el conjunto de bienes. El uso apropiado de este espacio es
necesario para que los valores del bien o del conjunto se conserven.
Artículo 2.4.1.2.6. Nivel permitido de intervención. En los muebles declarados BIC solamente se
permitirá el nivel de conservación integral, teniendo en cuenta que éstos deben ser preservados en
su integralidad. Cualquier intervención puede poner en riesgo sus valores y su integridad, por lo que
las acciones que se pretendan efectuar deben ser legibles y dar fe del momento en el que se hicieron.
Artículo 2.4.1.2.7. Condiciones de manejo. Son el conjunto de pautas y determinantes para el manejo
del bien mueble o conjunto de bienes muebles, en tres (3) aspectos: Físico- Técnicos, Administrativos
y Financieros, los cuales deben propender por su preservación y sostenibilidad.
1. Aspectos Físico-Técnicos: Determinantes relacionadas con las condiciones físicas del bien o del
conjunto de bienes, con su uso y función, espacio de ubicación, condiciones de exhibición,
presentación, manipulación, almacenamiento, seguridad y con el ambiente (temperatura, humedad e
iluminación).
2. Aspectos Administrativos: Esquema administrativo del bien o del conjunto de bienes, que defina y
garantice un responsable que se encargue del cuidado del mismo y de la aplicación del PEMP
correspondiente.
3. Aspectos Financieros: Medidas económicas, financieras y tributarias para la recuperación y

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DECRETO 1080 DE 2015 | 58

sostenibilidad del bien o del conjunto de bienes, que comprenden la identificación y formulación de
proyectos para incorporarlos a la dinámica económica y social y determinar las fuentes de recursos
para su conservación y mantenimiento. Incorpora los aspectos tributarios reglamentados en este
decreto.
Artículo 2.4.1.2.8. Plan de Divulgación. Es el conjunto de acciones para difundir las características y
los valores del bien mueble o conjunto de éstos. El objetivo principal de este plan es asegurar el
respaldo comunitario a la conservación de los mismos.
Cuando un mueble se declare como BIC, la autoridad competente deberá informar a las entidades
encargadas de cultura y turismo en el departamento, municipio y/o distrito en donde éste se ubique,
con el fin de que éstas puedan promover su conocimiento y apropiación por parte de la ciudadanía en
general.
CAPITULO III
Competencias para la formulación de planes especiales de manejo y protección – PEMP-
Artículo 2.4.1.3.1. Competencias para la formulación de los PEMP. Para los bienes del Grupo
Arquitectónico y las Colecciones Privadas y Públicas, la formulación del PEMP corresponde al
propietario. En dicha formulación podrá concurrir el tercero solicitante de la declaratoria.
Para los bienes del Grupo Urbano y los Monumentos en Espacio Público, la formulación del PEMP
corresponde a las autoridades Distritales o Municipales del territorio en donde éstos se localicen. Las
autoridades competentes departamentales y nacionales podrán concurrir mediante el aporte de
recursos en este caso.
Artículo 2.4.1.3.2. Iniciativa de particulares para formular los PEMP. Los particulares propietarios de
bienes declarados BIC o incluidos en la LICBIC pueden adelantar la formulación del PEMP aunque no
sea requerido por la autoridad competente, con el fin de llevar a cabo acciones de protección y
preservación de los bienes.
Artículo 2.4.1.3.3. Procedimiento para la formulación y aprobación de los PEMP. El Ministerio de

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Cultura podrá definir aspectos técnicos y administrativos que desarrollen como mínimo dos fases del
PEMP: Fase I Análisis y Diagnóstico; Fase II Propuesta Integral.
Artículo 2.4.1.3.4. Implementación de los PEMP. Una vez expedido el acto administrativo de
declaratoria del bien como BIC y de aprobación del PEMP respectivo, se deberá dar inicio a la
Implementación del mismo.
Parágrafo 1°. La autoridad competente para realizar la declaratoria y aprobar el PEMP, será la
encargada de verificar la implementación del mismo. Para el efecto, programará visitas técnicas al
bien por lo menos una (1) vez al año, las cuales deberán ser realizadas por profesionales idóneos.
Como resultado de las mismas se elaborará un informe.
Parágrafo 2°. Para el caso de los BIC del ámbito nacional, el Ministerio de Cultura podrá hacer la
verificación directamente o a través de las autoridades territoriales competentes para el manejo del
patrimonio cultural.
Artículo 2.4.1.3.5. Régimen de transición. Los Planes Especiales de Protección -PEP- formulados y
aprobados con anterioridad a la expedición del presente decreto, los cuales en adelante serán
considerados PEMP, se regirán por los actos respectivos de adopción. Sin embargo, las modificaciones
de aquéllos deberán sujetarse a lo previsto en el presente decreto.
Los PEMP que a la fecha de expedición del presente decreto se encuentren en proceso de formulación
deberán ajustarse a las disposiciones contenidas en éste.
Artículo 2.4.1.3.6. Términos para formulación y aprobación de PEMP. En razón de la naturaleza

diferencial de los BIC muebles e Inmuebles y de las diversas categorías de bienes, el Ministerio de
Cultura reglamentará por vía general los plazos para la formulación y aprobación de PEMP.
Del mismo modo señalará los plazos máximos para determinar cuáles BIC declarados con
anterioridad a la Ley 1185 de 2008 requieren PEMP, así como el plazo máximo para formular y
aprobar tales PEMP, sin que el plazo máximo total para el efecto pueda superar diez (10) a partir de la
entrada en vigencia del presente Decreto.

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Artículo 2.4.1.3.7. Competencia residual. No obstante lo establecido, las autoridades competentes
para declarar BIC, podrán formular directamente los PEMP que estimen necesarios.
CAPITULO IV
Intervenciones de BIC
Artículo 2.4.1.4.1. Definición. Por intervención se entiende todo acto que cause cambios al BIC o que
afecte el estado del mismo. Comprende, a título enunciativo, actos de conservación, restauración,
recuperación, remoción, demolición, desmembramiento, desplazamiento o subdivisión, y deberá
realizarse de conformidad con el Plan Especial de Manejo y Protección si éste existe.
La intervención comprende desde la elaboración de estudios técnicos, diseños y proyectos, hasta la

ejecución de obras o de acciones sobre los bienes.
Artículo 2.4.1.4.2. Autorización. Toda intervención de un BIC, con independencia de si el BIC requiere
o no de un Plan Especial de Manejo y Protección, deberá contar con la previa autorización de la
autoridad competente que hubiera efectuado la declaratoria.
Artículo 2.4.1.4.3. Principios generales de intervención. Toda intervención de un BIC deberá observar
los siguientes principios:
1. Conservar los valores culturales del bien.
2. La mínima intervención entendida como las acciones estrictamente necesarias para la

conservación del bien, con el fin de garantizar su estabilidad y sanearlo de las fuentes de deterioro.
3. Tomar las medidas necesarias que las técnicas modernas proporcionen para garantizar la
conservación y estabilidad del bien.
4. Permitir la reversibilidad de la intervención si en el futuro se considera necesario.
5. Respetar la evolución histórica del bien y abstenerse de suprimir agregados sin que medie una
valoración crítica de los mismos.
6. Reemplazar o sustituir solamente los elementos que sean indispensables para la estructura. Los
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nuevos elementos deberán ser datados y distinguirse de los originales.
7. Documentar todas las acciones e intervenciones realizadas.
8. Las nuevas Intervenciones deben ser legibles.
Artículo 2.4.1.4.4. Tipos de obras para BIC inmuebles. Las diferentes obras que se pueden efectuar en
BIC inmuebles, de acuerdo con el nivel de Intervención permitido y previa autorización de la autoridad
competente, son las siguientes:
1. Primeros auxilios: Obras urgentes a realizar en un inmueble que se encuentra en peligro de ruina,
riesgo inminente, o que ha sufrido daños por agentes naturales o por la acción humana. Incluye
acciones y obras provisionales de protección para detener o prevenir daños mayores, tales como:
apuntalamiento de muros y estructuras, sobrecubiertas provisionales y todas aquellas acciones para
evitar el saqueo de elementos y/o partes del inmueble, carpinterías, ornamentaciones, bienes
muebles, etc.
2. Reparaciones Locativas: Obras para mantener el Inmueble en las debidas condiciones de higiene y
ornato sin afectar su materia original, su forma e integridad, su estructura portante, su distribución
interior y sus características funcionales, ornamentales, estéticas, formales y/o volumétricas. Incluye
obras de mantenimiento y reparación como limpieza, renovación de pintura, eliminación de goteras,
reemplazo de piezas en mal estado, obras de drenaje, control de humedades, contención de tierras,
mejoramiento de materiales de pisos, cielorrasos, enchapes, y pintura en general. También incluye la
sustitución, mejoramiento y/o ampliación de redes- de instalaciones hidráulicas, sanitarias, eléctricas,
ventilación, contra incendio, de voz y datos y de gas.
3.Reforzamiento Estructural: Es la consolidación de la estructura de uno o varios inmuebles, con el

objeto de acondicionarlos a niveles adecuados de seguridad sismorresistente de acuerdo con los
requisitos de la Ley 400 de 1997 o la norma que la adicione, modifique o sustituya y su reglamento.
4. Rehabilitación o Adecuación Funcional: Obras necesarias para adaptar un inmueble a un nuevo

uso, garantizando la preservación de sus características. Permiten modernizar las instalaciones, y
optimizar y mejorar el uso de los espacios.
5. Restauración: Obras tendientes a recuperar y adaptar un inmueble o parte de éste, con el fin de

conservar y revelar sus valores estéticos, históricos y simbólicos. Se fundamenta en el respeto por su
integridad y autenticidad.
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6. Obra Nueva: Construcción de obra en terrenos no construidos.
7. Ampliación: Incremento del área construida de una edificación existente, entendiéndose por área
construida la parte edificada que corresponde a la suma de las superficies de los pisos, excluyendo
azoteas y áreas sin cubrir o techar.
8. Consolidación: Fortalecimiento de una parte o de la totalidad del inmueble.
9. Demolición: Derribamiento total o parcial de una o varias edificaciones existentes en uno o varios
predios.
10. Liberación: Obras dirigidas a retirar adiciones o agregados que van en detrimento del inmueble ya
que ocultan sus valores y características. El proceso de liberación de adiciones o agregados
comprende las siguientes acciones:
a. Remoción de muros construidos en cualquier material, que subdividan espacios originales y que
afecten sus características y proporciones.
b. Demolición de cuerpos adosados a los volúmenes originales del inmueble, cuando se determine
que éstos afectan sus valores culturales.
c. Reapertura de vanos originales de ventanas, puertas, óculos, nichos, hornacinas, aljibes, pozos y
otros.
d. Retiro de elementos estructurales y no estructurales que afecten la estabilidad del inmueble.
e. Supresión de elementos constructivos u ornamentales que distorsionen los valores culturales del
inmueble.
11. Modificación: Obras que varían el diseño arquitectónico o estructural de una edificación existente,
sin incrementar su área construida.
12. Reconstrucción: Obras dirigidas a rehacer total o parcialmente la estructura espacial y formal del
inmueble, con base en datos obtenidos a partir de la misma construcción o de documentos gráficos,
fotográficos o de archivo.
13. Reintegración: Obras dirigidas a restituir elementos que el inmueble ha perdido o que se hace
necesario reemplazar por su deterioro Irreversible.
Parágrafo. En el caso de inmuebles también son objeto de esta autorización las intervenciones en las
áreas de influencia, bienes colindantes con dichos bienes y espacios públicos localizados en sectores
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urbanos declarados BIC e identificados en el PEMP.
Artículo 2.4.1.4.5. Tipos de acciones e intervenciones para BIC muebles. Las diferentes acciones o
intervenciones que se pueden efectuar en BIC muebles, de acuerdo con el nivel de conservación
Integral y previa autorización de la autoridad competente, son las siguientes:
1. Conservación- Preventiva: Se refiere a estrategias y medidas de orden técnico y administrativo

dirigidas a evitar o minimizar el deterioro de los bienes y, en lo posible, las intervenciones directas.
Comprende actividades tales como almacenamiento, manipulación, embalaje, transporte, control de
condiciones ambientales, planificación de emergencias, capacitación del personal y sensibilización del
público.
2. Conservación – Restauración: Acciones directas sobre los bienes, orientadas a asegurar su

preservación a través de la estabilización de la materia. Se realizan a partir de la formulación del
proyecto de restauración. Incluye acciones urgentes en bienes cuya integridad física y/o química se
encuentra en peligro y/o riesgo inminente, como resultado de los daños producidos por agentes
naturales o la acción humana, acciones provisionales de protección para detener o prevenir daños
mayores, así como acciones periódicas y planificadas dirigidas a mantener los bienes en condiciones
óptimas.
Dentro de las acciones se encuentran: Limpieza superficial, limpieza profunda, desinfección,

desinsectación, desalinización, desacidificación, recuperación de plano, refuerzos estructurales, unión
de rasgaduras o de fragmentos, consolidación, fijado, injertos, restitución de partes y/o faltantes,
remoción de material biológico, remoción de intervenciones anteriores y/o de materiales agregados,
resanes y reintegración cromática, entre otros.
Artículo 2.4.1.4.6. Solicitud de autorización. La solicitud de autorización para intervenir un BIC deberá
presentarse ante la autoridad competente, por su propietario o representante legal o por el
profesional debidamente autorizado por el propietario, según requisitos que señalará el Ministerio de
Cultura tanto para los BIC del ámbito nacional como territorial.
La autorización constará en resolución motivada, en la cual se señalará el tipo de intervención

aprobada.
En el caso de BIC inmuebles, al mismo procedimiento están sujetos los inmuebles colindantes o
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localizados en la zona de influencia del BIC.
Parágrafo. El Ministerio de Cultura podrá reglamentar los casos de intervenciones mínimas de BIC
inmuebles y muebles que no requieran autorización previa.
Artículo 2.4.1.4.7. Obligación de restitución de BIC por demolición no autorizada. Si un BIC fuere
demolido parcial o totalmente, o fuere intervenido sustancialmente, sin la autorización
correspondiente y en contravención de las normas que obligan a su conservación, la autoridad
competente procederá de manera inmediata a la paralización de dicha actividad en concurso con las
autoridades de policía o locales si fuere el caso, y ordenará al propietario o poseedor la restitución de
lo indebidamente demolido o intervenido según su diseño original, sin perjuicio de las sanciones
previstas en la ley.
CAPITULO V
Faltas contra el patrimonio cultural
Artículo 2.4.1.5.1. Aplicación inmediata e información al Ministerio de Cultura. Las autoridades

competentes descritas en el Título I de este decreto, que cuentan con facultades para imposición de
las sanciones administrativas a que se refiere el artículo 15 de la Ley 397 de 1997, modificado por el
artículo 10 de la Ley 1185 de 2008, darán aplicación a las disposiciones y principios de la actuación
administrativa acorde con la Parte Primera y demás pertinentes del Código Contencioso
Administrativo.
La Imposición de sanciones por parte de las autoridades territoriales, el Archivo General de la Nación,
o el Instituto Colombiano de Antropología e Historia, en lo de sus respectivas competencias, se
informará al Ministerio de Cultura en cada caso puntual de sanción.
La información contendrá cuando menos:
1. Nombre de la persona a quien se impone la sanción.
2. Bien de Interés Cultural sobre el cual se cometió la falta.
3. Sanción adoptada.

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Artículo 2.4.1.5.2. Decomiso material y definitivo. El decomiso material de un BIC por cualquiera de
las causales previstas en el artículo 15 de la Ley 397 de 1997, modificado por el artículo 10 de la Ley
1185 de 2008, consiste en el acto de aprehensión del bien, el cual podrá efectuarse por las
autoridades de Policía o las demás dependencias del Estado debidamente facultadas por la ley de
manera oficiosa o a Instancias de cualquiera de las autoridades competentes según lo señalado en el
Título I de este decreto.
Los bienes decomisados materialmente por cualquiera de las causales establecidas en dicha ley serán
puestos a disposición de la autoridad competente prevista en el Título I de este decreto, a efectos de
que la misma inicie la actuación administrativa tendiente a decidir si se realiza o no el decomiso
definitivo y en su caso la sanción a adoptar.
TITULO II
ESTÍMULOS PARA LA CONSERVACIÓN Y MANTENIMIENTO DE BIENES DE INTERÉS CULTURAL
Artículo 2.4.2.1. Gastos deducibles por conservación y mantenimiento de BiC. Los gastos sobre los
que opera la deducción establecida en los incisos 1° y 2° del artículo 56 de la Ley 397 de 1997,
modificado por el artículo 14 de la Ley 1185 de 2008, son los siguientes:
1. Por la elaboración del Plan Especial de Manejo y Protección -PEMP-: Serán deducibles los gastos
efectuados en contratación de servicios especializados para la formulación del PEMP hasta en un
monto máximo de cien (100) salarios mínimos legales mensuales, únicamente si el PEMP es aprobado
por la autoridad que hubiere efectuado la declaratoria del BIC, máximo dentro de los tres (3) primeros
meses del año calendario siguiente al año gravable en el que efectivamente se realicen los gastos
que pretenden deducirse.
Para el efecto, la autoridad competente de efectuar la declaratoria del BIC deberá haber definido
previamente si el bien requiere PEMP, según el procedimiento señalado en el artículo 8° de la Ley 397
de 1997, modificado por el artículo 5° de la Ley 1185 de 2008.
La aplicación de la deducción podrá llevarse a cabo, una vez la entidad competente de la declaratoria
y de la aprobación del PEMP expida una certificación de aprobación del respectivo gasto realizado a
nombre del propietario del BIC. Para estos efectos, la comprobación de la realización efectiva del
gasto sólo será aceptable mediante factura expedida por el prestador del servicio a nombre del
propietario del BIC, en los términos del Estatuto Tributario.
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Dentro del rango máximo descrito en este numeral, el Ministerio de Cultura podrá fijar escalas
máximas de costos según diferenciaciones en los PEMP requeridos para bienes muebles o inmuebles
o subcategorías dentro de estos.
2. Por mantenimiento y conservación. Serán deducibles los gastos efectuados en:
i. Contratación de servicios relativos a la protección, conservación e intervención del BIC.
ii. Materiales e insumos necesarios para la conservación y mantenimiento del BIC.
iii. Tratándose de documentos escritos o fotográficos, son deducibles los gastos que se efectúen para
la producción, copia y reproducción de los mismos, siempre que estos tengan fines de conservación y
en ningún caso de distribución o finalidad comercial.
iv. Equipos necesarios y asociados directa y necesariamente a la Implementación del Plan Especial de
Manejo y Protección -PEMP- del respectivo BIC.
Parágrafo 1°. Para la aplicación del beneficio previsto en el numeral 2 de este artículo, los gastos
correspondientes deberán estar previamente discriminados en el proyecto de intervención que
apruebe la autoridad competente de efectuar la declaratoria del BIC.
Parágrafo 2°. Para la aplicación del beneficio previsto en el numeral 2 de este artículo, los gastos
efectuados serán deducibles hasta en un período de cinco (5) años gravables, siempre que la
autoridad competente de la declaratoria del BIC confronte y certifique la correspondencia de los
gastos efectuados con el proyecto de intervención autorizado, o PEMP aprobado cuando este exista.
Para estos efectos, la comprobación de la realización efectiva de gastos sólo será aceptable mediante
factura expedida por quien suministre el bien o servicio a nombre del propietario del BIC, en los
términos del Estatuto Tributario.
Parágrafo 3°. Para la aplicación del beneficio previsto en el numeral 2 de este artículo el Ministerio de
Cultura podrá fijar escalas máximas de costos según diferenciaciones sobre intervenciones en bienes
muebles o inmuebles.
Parágrafo 4°. Para la aplicación del beneficio previsto en el numeral 2 de este artículo se aceptarán
los gastos realizados en el territorio nacional para la protección, conservación y mantenimiento del
bien, salvo que por especiales circunstancias de imposibilidad técnica o por imposibilidad de
prestación de tales servicios en el país, los servicios, materiales e insumos necesarios deban
adquirirse en el exterior, y ello se encuentre aprobado en el proyecto de intervención o en el PEMP si
fuere el caso.
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Parágrafo 5°. Para el caso del patrimonio arqueológico, teniendo en consideración que este pertenece
a la Nación, lo establecido en los numerales 1 y 2 de este artículo será aplicable a las entidades
estatales que siendo contribuyentes del Impuesto de renta realicen los gastos descritos en relación
con la formulación y aplicación de Planes de Manejo Arqueológico, siempre y cuando estos no
correspondan a programas de arqueología preventiva ligados a los proyectos, obras o actividades a
cargo de la respectiva entidad.
Los gastos realizados en los Planes de Manejo Arqueológico definidos tendrán lugar en el marco de
convenios con el Instituto Colombiano de Antropología e Historia -ICANH-. En este caso el ICANH será
competente para expedir las acreditaciones de que tratan ambos numerales.
Parágrafo 6°. Es responsabilidad del beneficiario del incentivo reglamentado en este artículo el
cumplimiento de sus obligaciones fiscales y la acreditación de gastos que le fuera solicitada por la
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, de ser el caso.
(Artículo 77 Decreto 763 de 2009)
Artículo 2.4.2.2. Obligatoriedad del registro de BIC. No podrá aplicarse el beneficio reglamentado en
el artículo anterior, si el respectivo BIC no estuviere debidamente registrado y se hubieren cumplido
todas las obligaciones de registro e Información descritas en el artículo 14 de la Ley 397 de 1997,
modificado por el artículo 9° de la Ley 1185 de 2008.
Tampoco será aplicable el beneficio, si en el caso de inmuebles no se hubiere registrado el respectivo

BIC en los términos del numeral 1.2 del artículo 7° de la Ley 1185 de 2008, modificatorio del artículo
11 de la Ley 397 de 1997.
Para el caso de bienes arqueológicos que en virtud de la ley tienen el carácter de BIC, y Áreas
Protegidas a las que se aplique el Plan de Manejo Arqueológico, los registros se sujetarán a las
normas establecidas en este decreto.
(Decreto 763 de 2009; Artículo 78).
Artículo 2.4.2.3. Definición de Área Histórica. Adicionado por el art. 1, Decreto Nacional 056 de 2016.
Artículo 2.4.2.4. Declaratoria de Área Histórica. Adicionado por el art. 1, Decreto Nacional 056 de
2016.
Artículo 2.4.2.5. Modalidades de Inversión. Adicionado por el art. 1, Decreto Nacional 056 de 2016.
Artículo 2.4.2.6. Criterios mínimos generales que integrarán los estatutos para promover la inversión
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en las áreas históricas de los distritos. Adicionado por el art. 1, Decreto Nacional 056 de 2016.
Artículo 2.4.2.7. Incentivos Fiscales. Adicionado por el art. 1, Decreto Nacional 056 de 2016.
PARTE V
PATRIMONIO CULTURAL INMATERIAL
TÍTULO I
OBJETO, INTEGRACIÓN, DEFINICIONES, FOMENTO Y TITULARIDAD.
Artículo 2.5.1.1. Objeto. El Patrimonio Cultural de la Nación de naturaleza inmaterial se designará

para los efectos de este decreto y en consonancia con el artículo 8° de la Ley 1185 de 2008, como
Patrimonio Cultural Inmaterial -PCI-.
El manejo y regulación del Patrimonio Cultural Inmaterial hace parte del Sistema Nacional de
Patrimonio Cultural de la Nación, en la misma forma establecida en la Ley 1185 de 2008
reglamentada en lo pertinente por este decreto.
Artículo 2.5.1.2. Integración del Patrimonio Cultural Inmaterial. El Patrimonio Cultural Inmaterial se
integra en la forma dispuesta en los artículos 4° de la Ley 397 de 1997, modificado por el artículo 1°
de la Ley 1185 de 2008, y 11-1 de la Ley 397 de 1997, adicionado por el artículo 8° de la Ley 1185 de
2008.
En consonancia con las referidas normas y con la Convención de la UNESCO para la Salvaguardia del
Patrimonio Cultural Inmaterial aprobada en París el 17 de octubre de 2003, adoptada por Colombia
mediante la Ley 1037 de 2006 y promulgada mediante el Decreto 2380 de 2008, hacen parte de
dicho patrimonio los usos, prácticas, representaciones, expresiones, conocimientos y técnicas, junto
con los instrumentos, objetos, artefactos, espacios culturales y naturales que les son inherentes, así
como las tradiciones y expresiones orales, incluidas las lenguas, artes del espectáculo, usos sociales,
rituales y actos festivos, conocimientos y usos relacionados con la naturaleza y el universo, técnicas
artesanales, que las comunidades, los grupos y en algunos casos los individuos reconozcan como
parte de su patrimonio cultural. El Patrimonio Cultural Inmaterial incluye a las personas que son
creadoras o portadoras de las manifestaciones que lo integran.
A los efectos de este decreto se tendrá en cuenta únicamente el Patrimonio Cultural Inmaterial que
sea compatible con los instrumentos internacionales de derechos humanos existentes y con los
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imperativos de respeto mutuo entre comunidades, grupos e individuos y de desarrollo sostenible.
Los diversos tipos de Patrimonio Cultural Inmaterial antes enunciados, quedan comprendidos para
efectos de este decreto bajo el término “manifestaciones”.
Artículo 2.5.1.3. Comunidad o colectividad. Para los efectos de este decreto, se entiende como
comunidad, colectividad, o grupos sociales portadores, creadores o vinculados, aquellos que
consideran una manifestación como propia y como parte de sus referentes culturales.
Para los mismos efectos, se podrá usar indistintamente el término “comunidad”, “colectividad”, o
“grupo social”.
Artículo 2.5.1.4. En consonancia con la Ley 397 de 1997, modificada por la Ley 1185 de 2008 y dentro
de los límites, parámetros y procedimientos allí establecidos, las entidades que integran el Sistema
Nacional de Patrimonio Cultural tienen la responsabilidad de fomentar la salvaguardia, sostenibilidad
y divulgación del Patrimonio Cultural Inmaterial con el propósito de que éste sirva como testimonio de
la identidad cultural nacional en el presente y en el futuro. Para el efecto, las entidades estatales de
conformidad con sus facultades legales, podrán destinar los recursos necesarios para este fin.
El Ministerio de Cultura, de conformidad con la Ley 1037 de 2006, aprobatoria de la Convención de la

UNESCO para la Salvaguardia del Patrimonio Cultural Inmaterial, en coordinación con sus entidades
adscritas, entidades territoriales y las instancias del Sistema Nacional de Patrimonio Cultural, apoyará
las iniciativas comunitarias de documentación, investigación y revitalización de estas
manifestaciones, y los programas de fomento legalmente facultados.
Parágrafo. El Consejo Nacional de Política Económica y Social -Conpes- emitirá un documento Conpes
en el que se tracen los lineamientos necesarios en materia de política, en particular en campos del
Patrimonio Cultural Inmaterial asociados a conocimientos tradicionales, sitios de significación cultural
y paisajes culturales, medicina tradicional y artesanía tradicional sin perjuicio de otros aspectos
pertinentes a este patrimonio de interés estratégico para la Nación, y sin dilación de las acciones de
coordinación interministerial que se requieran desde la vigencia de la Ley 1185 de 2008.
Artículo 2.5.1.5. Titularidad. Ningún particular podrá abrogarse la titularidad del Patrimonio Cultural
Inmaterial, ni afectar los derechos fundamentales, colectivos y sociales que las personas y las
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comunidades tienen para el acceso, disfrute, goce o creación de dicho Patrimonio.
Quienes han efectuado procesos de registro, patentización, registro marcario o cualquier otro
régimen o instrumento de derechos de propiedad intelectual sobre actividades o productos
relacionados con el Patrimonio Cultural Inmaterial, ejercerán tales derechos sin que en ningún caso
ello pueda menoscabar los derechos de la comunidad o de las personas, mencionados en el párrafo
anterior.
Artículo 2.5.1.6. Lista Representativa de Patrimonio Cultural Inmaterial -LRPCI-. Algunas

manifestaciones relevantes de conformidad con los criterios de valoración y procedimientos definidos
en la Ley 1185 de 2008 y reglamentados en este decreto, podrán ser incorporadas a la Lista
Representativa de Patrimonio Cultural Inmaterial -LRPCI-.
La Lista Representativa de Patrimonio Cultural Inmaterial es un registro de información y un

instrumento concertado entre las instancias públicas competentes señaladas en el artículo siguiente y
la comunidad, dirigida a aplicar un Plan Especial de Salvaguardia a las manifestaciones que ingresen
en dicha Lista.
La inclusión de una manifestación en la Lista Representativa de Patrimonio Cultural Inmaterial

constituye un acto administrativo mediante el cual, previo análisis de los criterios de valoración y
procedimiento reglamentados en este decreto, la instancia competente determina que dicha
manifestación, dada su especial significación para la comunidad o un determinado grupo social, o en
virtud de su nivel de riesgo, requiere la elaboración y aplicación de un Plan Especial de Salvaguardia.
Artículo 2.5.1.7. Ámbitos de cobertura. Habrá una Lista Representativa de Patrimonio Cultural
Inmaterial en la que se incorporarán las manifestaciones del PCI relevantes en el ámbito nacional.
Esta Lista Representativa de Patrimonio Cultural Inmaterial del ámbito nacional se conformará y
administrará conjuntamente por el Ministerio de Cultura y el Instituto Colombiano de Antropología e
Historia -ICANH-.
De conformidad con la Ley 1185 de 2008 los municipios y distritos por intermedio del alcalde;
departamentos por intermedio del gobernador; autoridad de comunidad afrodescendiente de que
trata la Ley 70 de 1993 y autoridad de comunidad indígena reconocida según las leyes y
reglamentaciones pertinentes, podrán conformar y administrar una Lista Representativa de
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Patrimonio Cultural Inmaterial con las manifestaciones que en sus correspondientes jurisdicciones
tengan especial relevancia para las respectivas comunidades.
Parágrafo 1°. Sin perjuicio de lo señalado en el párrafo anterior, en el caso de las autoridades
indígenas y afrodescendientes de que trata la Ley 70 de 1993, el Ministerio de Cultura, previa
consulta con dichas autoridades, reglamentará el procedimiento para la conformación de sus
respectivas listas.
En ningún caso habrá más de una Lista Representativa de Patrimonio Cultural Inmaterial en cada uno
de los ámbitos de jurisdicción antes descritos.
Parágrafo 2°. Sin perjuicio de la pluralidad de listas que podrán conformarse y administrarse según lo
antes descrito, cuando el presente decreto se refiere en singular a la Lista Representativa de
Patrimonio Cultural Inmaterial se entiende que la respectiva regulación o reglamentación será
aplicada a la Lista del correspondiente ámbito nacional, departamental, municipal, distrital o de las
autoridades descritas en este artículo.
Parágrafo 3º. Por tratarse de un sistema público de información, las diversas instancias competentes
promoverán que su respectiva Lista Representativa de Patrimonio Cultural Inmaterial, se encuentre
actualizada, publicada y puesta en conocimiento de la correspondiente comunidad. Las entidades
territoriales y autoridades competentes deberán enviar antes del 30 de junio de cada año al Ministerio
de Cultura, por medios físicos o electrónicos, sus respectivas listas actualizadas.
Parágrafo 4º. De conformidad con la Ley 1185 de 2008, el Ministerio de Cultura, como rector y
coordinador del Sistema Nacional de Patrimonio Cultural de Nación, podrá reglamentar los
requerimientos técnicos y administrativos necesarios para la conformación de la Lista Representativa
de Patrimonio Cultural Inmaterial de los diversos ámbitos territoriales.
(Decreto 2941 de 2009; Artículo 1, el parágrafo 4 corresponde al artículo 25 del Decreto 2941 de
2009)
Artículo 2.5.1.2.8. Campos de alcance de la Lista Representativa de Patrimonio Cultural Inmaterial. La

Lista Representativa de Patrimonio Cultural Inmaterial se podrá integrar con manifestaciones que
correspondan a uno o varios de los siguientes campos:
1. Lenguas y tradición oral: Entendidos como vehículo del Patrimonio Cultural Inmaterial, y como
medio de expresión o comunicación de los sistemas de pensamiento, así como un factor de identidad
e integración de los grupos humanos.
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2. Organización social: Corresponde a los sistemas organizativos tradicionales, incluyendo el
parentesco y la organización familiar, y las normas que regulan dichos sistemas.
3. Conocimiento tradicional sobre la naturaleza y el universo: Conocimiento que los grupos humanos
han generado y acumulado con el paso del tiempo en su relación con el territorio y el medio
ambiente.
4. Medicina tradicional: Conocimientos y prácticas tradicionales de diagnóstico, prevención y

tratamiento de enfermedades incluyendo aspectos psicológicos y espirituales propios de estos
sistemas y los conocimientos botánicos asociados.
5. Producción tradicional: Conocimientos, prácticas e innovaciones propias de las comunidades

locales relacionados con la producción tradicional agropecuaria, forestal, pesquera y la recolección de
productos silvestres, y los sistemas comunitarios de intercambio.
6. Técnicas y tradiciones asociadas a la fabricación de objetos artesanales:Comprende el conjunto de

tradiciones familiares y comunitarias asociadas a la producción de tejidos, cerámica, cestería,
adornos y en general, de objetos utilitarios de valor artesanal.
7. Artes populares: Recreación de tradiciones musicales, dancísticas, literarias, audiovisuales y

plásticas que son perpetuadas por las mismas comunidades.
8. Actos festivos y lúdicos: Acontecimientos sociales y culturales periódicos, con fines lúdicos o que se
realizan en un tiempo y un espacio con reglas definidas y excepcionales, generadoras de identidad,
pertenencia y cohesión social. Se excluyen las manifestaciones y cualquier otro espectáculo que
fomente la violencia hacia los animales.
9. Eventos religiosos tradicionales de carácter colectivo: Acontecimientos sociales y ceremoniales

periódicos con fines religiosos.
10. Conocimientos y técnicas tradicionales asociadas al hábitat:Conocimientos, técnicas y eventos

tradicionales relacionados con la construcción de la vivienda y las prácticas culturales asociadas a la
vida doméstica.
11. Cultura culinaria: Prácticas tradicionales de transformación, conservación, manejo y consumo de

alimentos.
12. Patrimonio Cultural Inmaterial asociado a los espacios culturales: Este campo comprende los sitios
considerados sagrados o valorados como referentes culturales e hitos de la memoria ciudadana.
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Artículo 2.5.1.9. Criterios de valoración para incluir manifestaciones culturales en la Lista

Representativa de Patrimonio Cultural Inmaterial. La inclusión de una manifestación en la Lista
Representativa de Patrimonio Cultural Inmaterial de cualquiera de los ámbitos señalados en el
artículo 2.1.3.3. de este decreto con el propósito de asignarle un Plan Especial de Salvaguardia,
requiere que dentro del proceso institucional-comunitario se verifique el cumplimiento de los
siguientes criterios de valoración:
1. Pertinencia. Que la manifestación corresponda a cualquiera de los campos descritos en el artículo

anterior.
2. Representatividad. Que la manifestación sea referente de los procesos culturales y de identidad del
grupo, comunidad o colectividad portadora, creadora o identificada con la manifestación, en el
respectivo ámbito.
3. Relevancia. Que la manifestación sea socialmente valorada y apropiada por el grupo, comunidad o
colectividad, en cada ámbito, por contribuir de manera fundamental a los procesos de identidad
cultural y ser considerada una condición para el bienestar colectivo.
4. Naturaleza e identidad colectiva. Que la manifestación sea de naturaleza colectiva, que se

transmita de generación en generación como un legado, valor o tradición histórico cultural y que sea
reconocida por la respectiva colectividad como parte fundamental de su identidad, memoria, historia
y patrimonio cultural.
5. Vigencia. Que la manifestación esté vigente y represente un testimonio de una tradición o

expresión cultural viva, o que represente un valor cultural que debe recuperar su vigencia.
6. Equidad. Que el uso, disfrute y beneficios derivados de la manifestación sean justos y equitativos
respecto de la comunidad o colectividad identificada con ella, teniendo en cuenta los usos y
costumbres tradicionales y el derecho consuetudinario de las comunidades locales.
7. Responsabilidad. Que la manifestación respectiva no atente contra los derechos humanos, ni los
derechos fundamentales o colectivos, contra la salud de las personas o la integridad de los
ecosistemas.
Parágrafo 1º. Las manifestaciones que se encuentren en riesgo, amenazadas o en peligro de

desaparición, tendrán prioridad para ser incluidas en la Lista Representativa de Patrimonio Cultural
Inmaterial.
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Parágrafo 2º. Como rector del Sistema Nacional de Patrimonio Cultural, el Ministerio de Cultura, previo
concepto favorable del Consejo Nacional de Patrimonio Cultural, podrá determinar la aplicación de
otros criterios de valoración para la inclusión de manifestaciones en la Lista Representativa de
Patrimonio Cultural Inmaterial de cualquier ámbito, o especificar los que considere necesarios para
determinadas tipologías de manifestaciones. En cualquier caso, deberán considerarse como mínimo
los criterios señalados en este artículo.
TITULO II
POSTULACIÓN, REQUISITOS, PROCEDIMIENTO Y CONTENIDO DE LA RESOLUCIÓN DE

INCLUSIÓN EN LA LRPCI, Y REGLAMENTACIÓN ESPECIAL
Artículo 2.5.2.1. Postulación. La postulación para que una manifestación sea incluida en la Lista
Representativa de Patrimonio Cultural Inmaterial de cualquier ámbito, puede provenir de entidades
estatales o grupo social, colectividad o comunidad, persona natural o persona jurídica.
Del mismo modo, la iniciativa puede ser oficiosa por la entidad competente para realizar la inclusión
en la Lista Representativa de Patrimonio Cultural Inmaterial.
Artículo 2.5.2.2. Requisitos para la postulación en la Lista Representativa de Patrimonio Cultural

Inmaterial. La postulación de una manifestación para ser incluida en la Lista Representativa de
Patrimonio Cultural Inmaterial de cualquiera de los ámbitos descritos en este decreto, debe
acompañarse de los siguientes requisitos y soportes que deberá aportar el solicitante o postulante:
1. Solicitud dirigida a la instancia competente.
2. Identificación del solicitante, quien deberá especificar que actúa en interés general.
3. Descripción de la manifestación de que se trate, sus características y situación actual.
4. Ubicación y proyección geográfica y nombre de la comunidad(es) en la(s) cual(es) se lleva a cabo.
5. Periodicidad (cuando ello aplique).
6. Justificación sobre la coincidencia de la manifestación con cualquiera de los campos y con los
criterios de valoración señalados en los artículos 2.1.3.4. y 2.1.3.5. de este decreto.
Parágrafo. De conformidad con las facultades generales que le otorga la Ley 1185 de 2008, el
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Ministerio de Cultura podrá definir mediante acto de carácter general, si fuere necesario, otros
aspectos técnicos y administrativos que deberá reunir la solicitud, o el alcance de información que
deberá suministrarse para cada uno de los requisitos aquí descritos.
(Decreto 2941 de 2009; Articulo 11)
Artículo 2.5.2.3. Procedimiento para la inclusión en la Lista Representativa de Patrimonio Cultural

Inmaterial – LRPCI. La inclusión de una manifestación en la Lista Representativa de Patrimonio
Cultural Inmaterial de cualquier ámbito, deberá cumplir el procedimiento de postulación, evaluación
institucional por las instancias competentes señaladas en el artículo 2.1.3.3. de este decreto y los
respectivos consejos de patrimonio cultural, participación comunitaria y concertación que reglamente
el Ministerio de Cultura.
Este procedimiento deberá aplicarse tanto en el ámbito nacional como departamental, distrital y
municipal. En el caso de las autoridades indígenas y autoridades de comunidades afrodescendientes
de que trata la Ley 70 de 1993, el procedimiento aplicable será consultado con éstas siguiendo como
mínimo los lineamientos trazados en la Ley 1185 de 2008.
Recibida una postulación para la Lista Representativa de Patrimonio Cultural Inmaterial del ámbito
nacional, el Ministerio de Cultura podrá considerar que la misma se traslade a las instancias
territoriales, o autoridades correspondientes, para que allí se realice el proceso de evaluación para la
inclusión en una Lista en cualquiera de dichos ámbitos.
Artículo 2.5.2.4. Contenido de la resolución que decida la inclusión de una manifestación en la Lista
Representativa de Patrimonio Cultural Inmaterial. La resolución que decida la inclusión de una
manifestación en la Lista Representativa de Patrimonio Cultural Inmaterial deberá contener como
mínimo:
1. La descripción de la manifestación.
2. El origen de la postulación y el procedimiento seguido para la inclusión.
3. La correspondencia de la manifestación con los campos y criterios de valoración descritos en este

decreto, y con los criterios de valoración adicionales que fije el Ministerio de Cultura, de ser el caso.
4. Plan Especial de Salvaguardia, el cual se especificará en anexo a la resolución y hará parte de la

misma.
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Artículo 2.5.2.5. Reglamentación especial. Las Listas Representativas de Patrimonio Cultural

Inmaterial del ámbito de competencia de las autoridades indígenas y de las comunidades
afrodescendientes de que trata la Ley 70 de 1993, sólo podrán elaborarse en cuanto se haya
cumplido el procedimiento descrito en el parágrafo primero del artículo 2.1.3.3. de este decreto y se
haya emitido la reglamentación especial por parte del Ministerio de Cultura, en garantía de los
derechos de estas comunidades.
TÍTULO III
PLAN ESPECIAL DE SALVAGUARDIA-PES-, RESTRICCIONES, INTEGRACIÓN A PLAN DE

DESARROLLO, MONITOREO, REVISIÓN, DECLARATORIAS ANTERIORES Y REVOCATORIA.
Artículo 2.5.3.1. Plan Especial de Salvaguardia -PES-. El Plan Especial de Salvaguardia -PES- es un
acuerdo social y administrativo, concebido como un instrumento de gestión del Patrimonio Cultural de
la Nación, mediante el cual se establecen acciones y lineamientos encaminados a garantizar la
salvaguardia del Patrimonio Cultural Inmaterial.
Artículo 2.5.3.2. Contenido del Plan Especial de Salvaguardia. El Plan Especial de Salvaguardia debe
contener:
1. La identificación y documentación de la manifestación, de su historia, de otras manifestaciones

conexas o de los procesos sociales y de contexto en los que se desarrolla.
2. La identificación de los beneficios e impactos de la manifestación y de su salvaguardia en función

de los procesos de identidad, pertenencia, bienestar y mejoramiento de las condiciones de vida de la
comunidad identificada con la manifestación.
3. Medidas de preservación de la manifestación frente a factores internos y externos que amenacen

con deteriorarla o extinguirla. Esto implica contemplar en el Plan Especial de Salvaguardia la adopción
de medidas preventivas y correctivas frente a los factores de riesgo o amenaza.
Este componente contendrá un anexo financiero y una acreditación de los diversos compromisos
institucionales públicos o privados que se adquieren respecto del Plan Especial de Salvaguardia. El
Ministerio de Cultura podrá determinar los casos en los cuales no se requerirá este anexo financiero.
Los compromisos institucionales deberán estar acreditados en el Plan Especial de Salvaguardia, para
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lo cual podrá definirse la celebración de convenios, de instrumentos o documentos de compromiso
que garanticen la concertación y acuerdo interinstitucional y comunitario de dicho Plan.
4. Medidas orientadas a garantizar la viabilidad y sostenibilidad de la estructura comunitaria,

organizativa, institucional y de soporte, relacionadas con la manifestación.
Este componente contendrá un anexo financiero y una acreditación de los diversos compromisos
institucionales públicos o privados que se adquieren respecto del Plan Especial de Salvaguardia. El
Ministerio de Cultura podrá determinar los casos en los cuales no se requerirá este anexo financiero.
Los compromisos institucionales deberán estar acreditados en el Plan Especial de Salvaguardia, para
lo cual podrá definirse la celebración de convenios, de instrumentos o documentos de compromiso
que garanticen la concertación y acuerdo interinstitucional y comunitario de dicho Plan.
5. Mecanismos de consulta y participación utilizados para la formulación del Plan Especial de

Salvaguardia, y los previstos para su ejecución.
6. Medidas que garantizan la transmisión de los conocimientos y prácticas asociados a la

manifestación.
7. Medidas orientadas a promover la apropiación de los valores de la manifestación entre la

comunidad, así como a visibilizarla y a divulgarla.
8. Medidas de fomento a la producción de conocimiento, investigación y documentación de la

manifestación y de los procesos sociales relacionados con ella, con la participación o consulta de la
comunidad.
9. Adopción de medidas que garanticen el derecho de acceso de las personas al conocimiento, uso y
disfrute de la respectiva manifestación, sin afectar los derechos colectivos, y sin menoscabar las
particularidades de ciertas manifestaciones en comunidades tradicionales.
Este tipo de medidas podrán definir la eliminación de barreras en términos de precios, ingreso del
público, u otras que puedan afectar los derechos de acceso de la comunidad y de las personas o
constituir privilegios inequitativos, sin que ninguna de tales medidas definidas en el Plan Especial de
Salvaguardia afecte la naturaleza de la manifestación.
10. Medidas de evaluación, control y seguimiento del Plan Especial de Salvaguardia.
Parágrafo 1°. Los costos que demande la elaboración del Plan Especial de Salvaguardia que
acompañe la postulación serán sufragados por el autor de la postulación o por terceros plenamente
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identificados.
Las postulaciones o iniciativas podrán sufragarse mediante la asociación de recursos de diferentes

fuentes comprobables. Este tipo de comprobaciones contables deberán estar disponibles bajo la
custodia del autor de la postulación y podrán ser requeridas por la instancia competente, en forma
previa o posterior a la inclusión de la manifestación en la Lista Representativa de Patrimonio Cultural
Inmaterial, si fuere el caso.
Si la postulación se hiciere de oficio por la entidad competente para efectuar la inclusión en la Lista
Representativa de Patrimonio Cultural Inmaterial, esta cubrirá los gastos que demande la elaboración
del Plan Especial de Salvaguardia, sin perjuicio de la posibilidad de asociar recursos de otras
entidades, instancias o personas.
Parágrafo 2°. En los casos en los que la manifestación postulada para la Lista Representativa de
Patrimonio Cultural Inmaterial se refiera a los conocimientos, innovaciones y prácticas relacionadas
con el uso y aprovechamiento de los recursos de la biodiversidad, generados, desarrollados y
perpetuados por los grupos étnicos y comunidades locales, en los términos establecidos por el
artículo 8º, literal j), y conexos de la Ley 165 de 1994, por medio de la cual se aprueba el Convenio de
la Diversidad Biológica, o al ejercicio de la medicina tradicional, la instancia competente deberá hacer
las consultas pertinentes con las entidades nacionales que ejerzan competencias concurrentes en la
materia.
Parágrafo 3°. De conformidad con las facultades que le otorga la Ley 1185 de 2008, el Ministerio de
Cultura podrá definir los alcances de cada uno de los contenidos enumerados en este artículo, o
establecer otros que fueren necesarios.
Parágrafo 4°. Cuando la documentación del Plan Especial de Salvaguardia, tanto en su elaboración
como en su implementación, provenga de contratos entre instituciones públicas y particulares, se
dará cumplimiento a la Ley General de Archivos, en el sentido de entregar a la entidad pública
contratante las copias de los archivos producidos.
Artículo 2.5.3.3. Consignación de restricciones en el Plan Especial de Salvaguardia. Para la

salvaguardia de la manifestación y la garantía de los derechos sociales, fundamentales y colectivos
que le son inherentes, el Plan Especial de Salvaguardia determinará restricciones precisas en
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materias relativas a la divulgación, publicidad o prácticas comerciales que se asocien a la
manifestación, acceso o apropiación con fines privados, precios a espectáculos y actividades en sitios
públicos.
El Ministerio de Cultura, previo concepto favorable del Consejo Nacional de Patrimonio Cultural, podrá
definir restricciones generales, o específicas para ciertos campos de manifestaciones.
Artículo 2.5.3.4. Integración de PES en planes de desarrollo. Las instancias competentes promoverán
la incorporación de los Planes Especiales de Salvaguardia a los planes de desarrollo del respectivo
ámbito.
Artículo 2.5.3.5. Monitoreo y revisión. Los PES serán revisados por la autoridad competente como
mínimo cada cinco (5) años, sin perjuicio de poder ser revisado en un término menor según sea
necesario. Las modificaciones derivadas con el cumplimiento de los requisitos constarán en resolución
motivada, de conformidad con el presente decreto.
Artículo 2.5.3.6. Declaratorias anteriores a la Ley 1185 de 2008 de Bienes de Interés Cultural del
ámbito nacional. Las manifestaciones que con anterioridad a la Ley 1185 de 2008 hubieran sido
declaradas como Bienes de Interés Cultural del ámbito nacional, se incorporarán a la Lista
Representativa de Patrimonio Cultural Inmaterial del ámbito nacional.
Igual se procederá por las alcaldías y gobernaciones, en el caso de las manifestaciones culturales
declaradas como Bienes de Interés Cultural u otras categorías o denominaciones de protección por
dichas instancias competentes.
Esta incorporación se hará una vez se cuente con el correspondiente Plan Especial de Salvaguardia.
Artículo 2.5.3.7. Revocatoria de manifestaciones en la Lista Representativa de Patrimonio Cultural

Inmaterial. La entidad que hubiera efectuado la inclusión de una manifestación en su respectiva Lista
Representativa de Patrimonio Cultural Inmaterial podrá revocarla por las razones o causas previstas
en el Código Contencioso Administrativo o cuando la respectiva manifestación no cumpla con los
criterios de valoración que originaron la inclusión. Esta revocatoria podrá hacerse de manera oficiosa
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o a solicitud de cualquier persona.
En este caso se seguirá igual procedimiento al que señale el Ministerio de Cultura de conformidad con
el presente decreto.
TITULO IV
ESTÍMULOS Y DEDUCCIÓN TRIBUTARIA PARA LA SALVAGUARDIA DE MANIFESTACIONES DEL

PATRIMONIO CULTURAL INMATERIAL
Artículo 2.5.4.1. Sostenibilidad del Patrimonio Cultural de la Nación. Para la salvaguardia, creación,
divulgación o cualquier otra acción relativa al Patrimonio Cultural Inmaterial, la Nación a través del
Ministerio de Cultura y demás entidades competentes, los departamentos, municipios, distritos, y
autoridades facultadas para ejecutar recursos, podrán destinar los aportes y recursos que sean
pertinentes de conformidad con las facultades legales, sin perjuicio de la naturaleza o ámbito de la
respectiva manifestación.
Artículo 2.5.4.2. Gastos deducibles. La deducción tributaria establecida en el artículo 56, inciso
tercero de la Ley 397 de 1997, modificado por el artículo 14 de la Ley 1185 de 2008, se efectuará
sobre los aportes en dinero efectivo realizados por cualquier contribuyente del impuesto sobre la
renta en Colombia respecto del Plan Especial de Salvaguardia aplicable a las diferentes
manifestaciones que sean incorporadas en la Lista Representativa de Patrimonio Cultural Inmaterial
del ámbito nacional, siempre que con tales aportes efectivamente se hayan realizado gastos en dicho
Plan, bajo las condiciones de que tratan los artículos siguientes.
Artículo 2.5.4.3. Banco de Proyectos. Para efectos de la aplicación de la deducción y como mecanismo
de control, el Ministerio de Cultura conformará un Banco de Proyectos de manifestaciones
incorporadas a la Lista Representativa de Patrimonio Cultural Inmaterial del ámbito nacional.
Podrán tener acceso a recursos que den derecho a la deducción tributaria, únicamente las
manifestaciones que hayan cumplido satisfactoriamente con el proceso de viabilización en el Banco
de Proyectos de qué trata este artículo.
Los proyectos susceptibles de recibir aportes de dinero de los contribuyentes con derecho a la
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deducción tributaria reglamentada en este Capítulo, deberán reunir como mínimo las siguientes
características:
1. Ser relativos a una manifestación incluida en una Lista Representativa de Patrimonio Cultural
Inmaterial del ámbito nacional.
2. Los gastos correspondientes, susceptibles de ser sufragados con cargo a aportes de contribuyentes
con derecho a la deducción tributaria, deben estar discriminados en un plan financiero y presupuestal
dentro del Plan Especial de Salvaguardia, o anexo a dicho Plan que se presente con este exclusivo fin,
el cual se denominará “anexo financiero”.
3. Deberá discriminarse el plan financiero y presupuestal, así como la institución o instituciones

mediante las cuales se canalizarán los gastos correspondientes.
Los recursos que aporte cualquier contribuyente del impuesto de renta en Colombia para una
determinada manifestación, que pretendan acogerse a la deducción reglamentada en este Capítulo
deberán canalizarse y ejecutarse con exclusividad mediante un encargo fiduciario o patrimonio
autónomo, o una entidad sin ánimo de lucro que reúna los requisitos de idoneidad de que trata el
artículo 355 de la Constitución Política y sus reglamentaciones, lo cual deberá estar especificado en el
Plan Especial de Salvaguardia o en el anexo financiero. La correspondiente entidad se denominará
para efectos de este decreto como “entidad gestora”.
4. Disponer de un 10%, como mínimo, del presupuesto general que pretenda realizarse dentro de los
alcances del Plan Especial de Salvaguardia. La acreditación se hará mediante una cuenta abierta en
una entidad bancaria o fiduciaria vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia, a nombre
del respectivo proyecto o de la entidad gestora de los recursos respectivos.
El Ministerio de Cultura establecerá los demás aspectos administrativos y técnicos necesarios para
que los proyectos sean viabilizados.
Artículo 2.5.4.4. Procedimiento. Para la viabilización de los proyectos se seguirá el siguiente

procedimiento:
1. Solicitud de la entidad gestora. La presentación de proyectos al Banco de Proyectos se llevará a

cabo por la entidad gestora, y deberá ser posterior a la inclusión de la respectiva manifestación en la
Lista Representativa de Patrimonio Cultural Inmaterial del ámbito nacional.
2. Requerimientos adicionales. La solicitud de documentos, requisitos faltantes, acreditaciones, o

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aclaraciones que requiera el Ministerio de Cultura, se enviará a la entidad gestora en el término
máximo de un mes contado a partir de la presentación del proyecto.
3. Evaluación. Se realizará una evaluación en el Ministerio de Cultura, dentro del término máximo de
tres (3) meses a partir de la solicitud en debida forma y con la acreditación plena de los requisitos.
Para el efecto, el Ministerio de Cultura establecerá los comités de evaluación necesarios.
Los funcionarios del Ministerio de Cultura que participen en la evaluación deberán declarar cualquier
impedimento, inhabilidad, incompatibilidad o conflicto de intereses con las actividades a su cargo.
4. Concepto del Consejo Nacional de Patrimonio Cultural. Los proyectos que cumplan
satisfactoriamente con la evaluación preliminar a la que se refiere el numeral anterior, se presentarán
al Consejo Nacional de Patrimonio Cultural. El término para el pronunciamiento del Consejo será
máximo de tres (3) meses, periodo dentro del cual podrán solicitarse aclaraciones.
5. Resolución. Con fundamento en el concepto del Consejo Nacional de Patrimonio Cultural, el

Ministerio de Cultura emitirá una resolución que se denominará “Resolución de Viabilización de
Proyecto” en la que se apruebe o no la solicitud de gastos a los que se refiere el artículo 24. La
resolución que apruebe la realización de gastos amparados por la deducción tributaria, contendrá un
presupuesto discriminado por rubros de destinación de tales gastos.
6. Ejecución de gastos. Los gastos aprobados de que trata el numeral 2 del artículo 24 podrán
efectuarse por la entidad gestora en un término máximo de cinco (5) años, contados desde la fecha
de la vigencia de la resolución a la que se refiere el numeral anterior.
Parágrafo 1°. El Ministerio de Cultura fijará los demás aspectos administrativos y técnicos que estime
necesarios para llevar a cabo las verificaciones en los aspectos de que trata este artículo.
Parágrafo 2º. La veracidad de la información es responsabilidad exclusiva del contribuyente y la

entidad gestora.
Artículo 2.5.4.5. Aportes de dinero deducibles. Los aportes de dinero deducibles para los
contribuyentes del impuesto sobre la renta en Colombia por financiación de gastos aprobados en los
rubros que discrimine la “Resolución de Viabilización de Proyecto” serán aquellos relacionados directa
y necesariamente con el Plan Especial de Salvaguardia bajo los siguientes parámetros:
1. Por la elaboración del Plan Especial de Salvaguardia. Serán deducibles los aportes efectuados que
financien la contratación de servicios pertinentes para la formulación del Plan Especial de
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Salvaguardia, hasta en un monto máximo de doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales,
siempre que los gastos respectivos hubieran sido realizados efectivamente máximo en el año
gravable anterior a la fecha de dicha resolución. En todo caso, el gasto debe solicitarse en la
declaración que corresponda al período gravable de realización.
2. Por ejecución del Plan Especial de Salvaguardia. Serán deducibles los aportes que financien gastos
efectuados en:
i). Contratación de servicios necesarios para la ejecución del Plan Especial de Salvaguardia.
ii). Materiales, equipos, e insumos necesarios para la ejecución del Plan Especial de Salvaguardia.
iii). Documentación del Plan Especial de Salvaguardia en cualquier formato o soporte, siempre que
dicha documentación no tenga fines comerciales.
La deducción podrá solicitarse en el año gravable de realización efectiva de dicho gasto por parte de
la entidad gestora.
Parágrafo 1°. Para la solicitud de la deducción de que trata este artículo, el Ministerio de Cultura
deberá expedir una certificación en la que se especifique como mínimo el monto y año del gasto
efectivamente realizado.
La certificación de gasto emitida por el Ministerio de Cultura se entregará directamente a la entidad

gestora, la cual bajo su responsabilidad exclusiva tiene la obligación de entregarla al contribuyente.
Esta certificación hará parte de la documentación de soporte de la declaración de renta del respectivo
contribuyente.
Parágrafo 2°. Para la acreditación o comprobación de gastos realizados, el Ministerio de Cultura solo
aceptará facturas expedidas por el prestador del servicio o por quien suministre el respectivo bien, a
nombre de la entidad gestora, en los términos del Estatuto Tributario.
Parágrafo 3°. Sin perjuicio de las facultades de inspección y fiscalización que competen a la Dirección
de Impuestos y Aduanas Nacionales, el Ministerio de Cultura podrá solicitar a la entidad gestora
información financiera relativa al uso de recursos, sin la cual no se otorgará la certificación de gasto.
Parágrafo 4°. Para la solicitud de la deducción en la forma prevista en el numeral 2 de este artículo, el
Ministerio de Cultura podrá fijar escalas máximas de costos, según los campos descritos en este
decreto para las diversas manifestaciones.
Parágrafo 5°. Es responsabilidad del beneficiario de la deducción reglamentada en este Capítulo el

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cumplimiento de sus obligaciones fiscales y la acreditación de gastos que le fuera solicitada por la
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, de ser el caso.
TÍTULO V
PATRIMONIO LINGÜÍSTICO
Artículo 2.5.5.1. Objeto. El objeto de este título es reglamentar el funcionamiento, elección de

asesores, quórum y demás aspectos operativos pertinentes del Consejo Nacional Asesor de Lenguas
Nativas.
Artículo 2.5.5.2. Funciones. Son funciones del Consejo Nacional Asesor de Lenguas Nativas, las
siguientes:
1. Asesorar al Ministerio de Cultura en la definición, adopción y orientación de los planes, de

protección y fortalecimiento de las lenguas de los grupos étnicos presentes en el territorio nacional.
2. Asesorar la elaboración de planes y programas tendientes a la compilación y protección de los

documentos y tradiciones orales de los pueblos que utilizan las lenguas nativas.
3. Asesorar al Ministerio de Cultura en el diseño, implementación y evaluación de los programas de

protección de lenguas nativas.
4. Asesorar al Ministerio de Cultura en mecanismos que permitan evaluar proyectos de defensa y

fortalecimiento de lenguas nativas presentadas por Instituciones del sector público, privado o
personas naturales.
5. Asesorar en el procedimiento para efectuar la transcripción alfabética, efectuada por la entidad

competente para su registro, de los nombres y apellidos provenientes de la lengua y la tradición
cultural, usados por los hablantes de las lenguas nativas, con el fin de obtener su registro para
efectos públicos, tal como lo dispone el artículo 6° de la Ley 1381 de 2010.
6. Asesorar en el procedimiento para efectuar la transcripción alfabética, efectuada por la entidad

competente para su registro, de los nombres de lugares geográficos usados tradicionalmente en su
territorio por los integrantes de pueblos y comunidades donde se hablen lenguas nativas, con el fin de
obtener su registro para efectos públicos, tal como lo dispone el artículo 6° de la Ley 1381 de 2010.
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7. Efectuar los análisis de los indicadores técnicos que establecen la situación de vitalidad de todas
las lenguas nativas de Colombia para especificar el nivel de ayuda que requieren.
8. Elaborar la lista de lenguas nativas que se encuentren en peligro de extinción y asesorar en el

diseño y la realización de planes de urgencia con el fin de reunir toda la documentación posible sobre
cada una de las lenguas nativas que se encuentren en peligro de extinción.
9. Proponer mecanismos para evitar la extinción de las lenguas nativas.
10. Elaborar la lista de lenguas nativas que se encuentren en estado de precariedad y asesorar en el
diseño y la realización de programas de revitalización y fortalecimiento de las lenguas nativas que se
encuentren en estado de precariedad.
11. Actuar como instancia de articulación y concertación con el Ministerio de Cultura y las
instituciones del sector público, privado o personas naturales que puedan contribuir al desarrollo,
adopción y orientación de los planes de protección y fortalecimiento de las lenguas de los grupos
étnicos presentes en el territorio nacional.
12. Asesorar en el diseño de mecanismos de cooperación entre el Ministerio de Cultura y otras

entidades públicas, en la definición de lineamientos, criterios y normas relativas a la protección y
fortalecimiento de las lenguas nativas del territorio nacional.
13. Proponer métodos para fomentar el uso de las lenguas nativas en las comunidades.
14. Asesorar en el diseño de instrumentos de compilación de la información sobre lenguas nativas.
15. Hacer seguimiento a las acciones de corto, mediano y largo plazo, establecidas en los planes de
protección y fortalecimiento de las lenguas nativas teniendo en cuenta los objetivos definidos en la
Ley 1381 de 2010.
16. Asesorar al Ministerio de Cultura en la elaboración del Plan Decenal de acción a favor de las
lenguas nativas.
17. Proponer investigaciones sobre lenguas nativas.
18. Establecer el reglamento interno para el funcionamiento del Consejo Nacional Asesor de Lenguas
Nativas sin perjuicio de la presente normativa.
Artículo 2.5.5.3. Integración. El Consejo Nacional Asesor de Lenguas Nativas está integrado por:
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a). El Ministro (a) de Cultura o su delegado (a) quien presidirá el Consejo Nacional Asesor de Lenguas
Nativas.
b). Un representante de cada una de las organizaciones nacionales indígenas en calidad de

representante legal o su delegado como miembros de la Mesa Permanente de Concertación.
c). Dos representantes del Grupo étnico Rom o Gitano elegidos por los representantes de la Comisión
Nacional de Diálogo.
d). Dos representantes de la comunidad palenquera elegidos por la Junta Directiva del Consejo
Comunitario Makankamaná de San Basilio de Palenque.
e). Dos representantes del Pueblo Raizal elegidos de la consultiva departamental del Departamento
del Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina.
f). Un experto de lenguas nativas del Instituto Caro y Cuervo.
g). Un experto de lenguas nativas de la Universidad Nacional de Colombia.
h). Un experto en representación de las otras universidades que desarrollen programas de

investigación en lenguas nativas.
i). Un experto en representación de las universidades que desarrollan programas de etnoeducación.
j). Un delegado del Ministerio de Educación Nacional con responsabilidades en el tema de la

educación de grupos étnicos.
k). Un delegado del Ministerio de Tecnología de la Información y las Comunicaciones, responsable del
tema de medios de comunicación, dentro de los grupos étnicos.
Parágrafo 1°. El Consejo Nacional Asesor de Lenguas Nativas podrá invitar a las Instituciones o
personas cuya participación considere importante para el cumplimiento de sus funciones. Los
invitados participarán con voz pero sin voto.
Parágrafo 2°. Los miembros del Consejo Nacional Asesor de Lenguas Nativas podrán ser removidos
antes del vencimiento del término para el cual fueron designados o elegidos, cuando falten de
manera consecutiva a tres (3) sesiones del mismo, sin justa causa debidamente comprobada, o
cuando omita y/o incumpla con las funciones previstas en la ley y/o en este decreto.
Parágrafo 3°. Los miembros del Consejo Nacional Asesor de Lenguas Nativas previstos en los literales
f), g), de este artículo deberán ser funcionarios públicos de la respectiva entidad, tener por lo menos
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DECRETO 1080 DE 2015 | 87

2 años de experiencia en el tema. Sin perjuicio de otros que en representación de las demás
entidades, sectores o agremiaciones tengan la misma vinculación.
Artículo 2.5.5.4. Criterios para la elección de consejeros. Para la elección de los consejeros, se tendrán
en consideración los siguientes criterios generales:
1. Ser colombiano de nacimiento y en ejercicio.
2. Los representantes serán elegidos en forma democrática, buscando una amplia participación.
3. Los miembros del Consejo Nacional Asesor de Lenguas Nativas serán elegidos por un término de
cuatro (4) años.
4. Ser designado o elegido por la instancia que representa.
Artículo 2.5.5.5. Requisito para ser elegido Consejero de los grupos étnicos. Para participar en la
elección de los representantes de los grupos étnicos ante el Consejo Nacional Asesor de Lenguas
Nativas, se requiere ser hablante o tener conocimiento de la lengua nativa que representa y/o con
trayectoria en su promoción.
Artículo 2.5.5.6. Requisitos para la elección. Los representantes de los grupos étnicos que aspiren a
ser miembros del Consejo Nacional Asesor de Lenguas Nativas, allegarán a la Dirección de
Poblaciones del Ministerio de Cultura, con anterioridad mínima de veinte (20) días a la fecha
establecida al inicio de las sesiones del Consejo, los siguientes documentos:
a). Certificado expedido por la Dirección General de Asuntos Étnicos del Ministerio del Interior o de la
entidad que haga sus veces, en el cual conste: denominación, ubicación, representación legal y los
demás aspectos que sean necesarios para identificar la comunidad o etnia respectiva;
b). Copia del acta en la cual conste la elección del representante del grupo étnico que hará parte del
Consejo Nacional Asesor de Lenguas Nativas.
Parágrafo. La Dirección de Poblaciones del Ministerio de Cultura revisará los documentos presentados
por los grupos étnicos con el fin de verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos en el
presente artículo. Realizada la revisión, informará a los representantes la aceptación como miembros
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del Consejo Nacional Asesor de Lenguas Nativas y en caso contrario se les dará a conocer que
cuentan con un término de diez (10) días para aportar los documentos requeridos para tal fin.
Artículo 2.5.5.7. Requisitos para la elección de los consejeros de las universidades. Los
representantes de las universidades deberán ser Decano de una facultad con programas de
etnoeducación, lingüística o áreas afines a las lenguas nativas; Jefe de programa de etnoeducación,
lingüística o áreas afines a las lenguas nativas; vicerrector o rector.
Los representantes del Consejo Nacional Asesor de Lenguas Nativas señalados en los literales h), i)
del artículo 3°, de este decreto, serán elegidos teniendo en cuenta los siguientes criterios:
1. Número de proyectos de investigación interculturales finalizados.
2. Números de docentes con formación en programas de etnoeducación lingüística o áreas afines a

las lenguas nativas.
3. Número de estudiantes pertenecientes a grupos étnicos.
4. Número de estudiantes en programas de etnoeducación, lingüística o áreas afines a las lenguas

nativas.
5. Número de publicaciones en revistas indexadas.
Parágrafo. El numeral 1 tendrá una ponderación del cuarenta por ciento (40%), el numeral 2 tendrá
una ponderación del treinta por ciento (30%), el numeral 3 tendrá una ponderación del quince por
ciento (15%), el numeral 4 tendrá una ponderación del diez por ciento (10%) y el numeral 5 tendrá
una ponderación del cinco por ciento (5%).
Artículo 2.5.5.8. Elección de consejeros de los grupos étnicos. Los miembros del Consejo Nacional
Asesor de Lenguas Nativas señalados en los literales b), c), d), y e) del artículo 3°, de este decreto,
serán elegidos teniendo en cuenta el siguiente trámite:
1. Para la participación de los representantes de los grupos étnicos de los pueblos indígenas ante el
Consejo Nacional Asesor de Lenguas Nativas, la Dirección de Poblaciones del Ministerio de Cultura los
invitará mediante oficio dirigido a los representantes legales de las organizaciones a nivel nacional,
en el cual se indicarán los requisitos para ser miembro del Consejo, así como el lugar, día y hora
límites para la recepción de los documentos requeridos para su representatividad como consejero.
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DECRETO 1080 DE 2015 | 89

2. Para la participación de los representantes del grupo étnico Rom o Gitano ante el Consejo Nacional
Asesor de Lenguas Nativas, la Dirección de Poblaciones del Ministerio de Cultura convocará con
anterioridad mínima de veinte (20) días a la fecha establecida al inicio de las sesiones del Consejo, a
la Comisión Nacional de Diálogo para la elección de sus consejeros.
3. Para la participación de los representantes de la comunidad palenquera ante el Consejo Nacional

Asesor de Lenguas Nativas, estos serán elegidos por la Junta Directiva del Consejo Comunitario
Makankamaná de San Basilio de Palenque, para tal fin la Dirección de Poblaciones del Ministerio de
Cultura, mediante oficio dirigido al representante legal solicitará el nombre de los dos representantes
que serán elegidos por la Junta y respaldado con el acta de la reunión.
En el oficio enviado por la Dirección de Poblaciones se indicará el lugar, día y hora límites para la
recepción de los documentos que respaldan la elección.
4. La participación de los representantes de la comunidad raizal ante el Consejo Nacional Asesor de

Lenguas Nativas se establece por la presencia de los consultivos nacionales de alto nivel del
Departamento del Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina o los representantes
identificados como tales por el Ministerio del Interior, los cuales serán convocados por la Dirección de
Poblaciones del Ministerio de Cultura mediante oficio enviado veinte (20) días antes de la sesión del
Consejo Nacional Asesor de Lenguas Nativas.
Parágrafo. Para efectos del presente artículo, las formas de elección de los consejeros se adelantarán
por medio escrito, virtual, radial, televisivo o cualquier otro medio de comunicación.
Artículo 2.5.5.9. Convocatoria y procedimiento para elección. Para las elecciones a que se refiere a los
literales h), i) del artículo 3°, se adelantará el siguiente procedimiento:
1. El Ministerio de Cultura, a través de la Dirección de Poblaciones, efectuará una Convocatoria

mediante la publicación de un aviso en un diario de amplia circulación nacional y en su página web.
En esta convocatoria se especificarán los requisitos que deberán cumplir las universidades que
presenten candidatos.
2. Las universidades que cuenten con programas de investigación en lenguas nativas y las que
desarrollen programas de etnoeducación participarán mediante la convocatoria y previo al
cumplimiento de los requisitos que defina el Ministerio de Cultura, estas podrán proponer a través de
sus representantes legales, los candidatos en el término máximo de cinco (5) días hábiles a partir de
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DECRETO 1080 DE 2015 | 90

la convocatoria.
Las propuestas de candidatos serán recibidas y consolidadas por la Dirección de Poblaciones del
Ministerio de Cultura, la cual verificará en cada una el cumplimiento de los requisitos y les asignará
un puntaje según el criterio de puntuación previamente establecido.
3. Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al plazo descrito en el numeral anterior, el Ministerio
de Cultura publicará en su página web los nombres de los tres (3) candidatos de las universidades
que hayan obtenido el mayor puntaje, a efectos de que por vía electrónica o mediante documento
escrito, los representantes legales de las universidades aceptadas por cumplir con los requisitos
exigidos, emitan su voto.
4. La emisión del voto se efectuará durante los tres (3) días hábiles siguientes al plazo descrito en el
numeral anterior, al cabo de los cuales el Ministerio de Cultura publicará el resultado en su página
web y se lo comunicará al consejero elegido
5. El consejero elegido deberá expresar mediante escrito dirigido a la Dirección de Poblaciones del
Ministerio de Cultura, en los tres (3) días hábiles siguientes, su aceptación de la designación.
Parágrafo único. En caso que el consejero en ejercicio se desvincule de la universidad que lo

presentó, y teniendo en cuenta que obra ante el Consejo en representación de la misma, deberá ser
sustituido por una persona designada por la misma universidad y que cumpla con los requisitos
establecidos en el presente decreto.
Artículo 2.5.5.10. Periodo. Los consejeros del Consejo Nacional Asesor de Lenguas Nativas serán
elegidos por un periodo de cuatro (4) años. El consejero que lo sustituya, continuará por el término
restante del periodo inicial de cuatro (4) años.
Artículo 2.5.5.11. Causales de destitución de un consejero. Son causales de destitución de un

consejero:
1. Teniendo en cuenta que el Consejero actúa en representación de una de las entidades u

organizaciones mencionadas en el artículo tercero, su desvinculación de la misma genera su
destitución del Consejo.
2. Las establecidas en el reglamento del Consejo Nacional Asesor de Lenguas Nativas.

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DECRETO 1080 DE 2015 | 91

Artículo 2.5.5.12. Ausencias. Cuando cualquiera de los miembros del Consejo Nacional Asesor de
Lenguas Nativas mencionados en los literales f), g), j) y k) del artículo 3°, del presente decreto, falte
de manera consecutiva a tres (3) sesiones del Comité sin justa causa debidamente comprobada, o
cuando omita cumplir con las funciones previstas en la ley, el Ministro (a) de Cultura o su delegado lo
informará así a la respectiva entidad y podrá solicitar la designación de un nuevo representante.
Artículo 2.5.5.13. Participación de los miembros del Consejo Nacional Asesor de Lenguas Nativas. Los
miembros del Consejo Nacional Asesor de Lenguas Nativas deberán declarar los conflictos de
intereses que en cualquier caso llegaren a presentarse entre sus funciones como miembros del
Consejo y sus expectativas o intereses particulares.
Artículo 2.5.5.14. Reuniones. El Consejo Nacional Asesor de Lenguas Nativas se reunirá al menos una
vez dentro de cada semestre calendario anual y extraordinariamente cuando sea convocado por su
presidente o por tres (3) o más de sus miembros.
Artículo 2.5.5.15. Quórum. El Consejo Nacional Asesor de Lenguas Nativas podrá sesionar con la
asistencia de la mitad más uno de sus miembros. Las decisiones o recomendaciones se adoptarán por
la mayoría de los miembros presentes.
Artículo 2.5.5.16. Participación honoraria. Los miembros del Consejo Nacional Asesor de Lenguas
Nativas no percibirán honorarios por su participación en el mismo.
El Ministerio de Cultura podrá cubrir los viáticos o los gastos de transporte, hospedaje y alimentación,
que demande la participación de los miembros del Consejo cuando residan fuera de Bogotá D.C., o los
mismos gastos de los miembros del Consejo e invitados cuando las reuniones deban hacerse fuera de
Bogotá D.C.
Artículo 2.5.5.17. Secretaría Técnica. La Secretaría Técnica del Consejo Nacional Asesor de Lenguas
Nativas será ejercida por la Dirección de Poblaciones del Ministerio de Cultura.
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Artículo 2.5.5.18. Funciones de la Secretaría Técnica. La Secretaría Técnica del Consejo Nacional
Asesor de Lenguas Nativas ejercerá las siguientes funciones:
1. Convocar oportunamente a las sesiones ordinarias y extraordinarias del Consejo Nacional Asesor
de Lenguas Nativas.
2. Elaborar las actas de las deliberaciones y decisiones del Consejo, y suscribirlas conjuntamente con
el Presidente del Consejo, realizar la lectura de las mismas y entregar copia de ellas a cada miembro
del Consejo Nacional Asesor de Lenguas Nativas.
Las actas deberán contener como mínimo:
a). La ciudad, lugar, fecha y hora en la cual se efectúo la reunión.
b). Indicación de los medios utilizados por la Secretaría Técnica para comunicar la citación a los
miembros del Consejo.
c). Lista de los miembros del Consejo asistentes a la sesión, indicando en cada caso la entidad o
sector que representan.
d). Síntesis de los temas tratados en la reunión, así como de las recomendaciones y conceptos.
e). En caso de que el Consejo así lo decida en casos específicos, se dejará constancia del sentido del
voto de cada miembro del Consejo.
f). La existencia de quórum para deliberar, el voto de las decisiones deliberadas, el sentido de las
deliberaciones realizadas y las conclusiones.
3. Presentar al Consejo los informes, estudios, propuestas y demás documentación que sea necesaria
para el cumplimiento de las competencias a su cargo.
4. Velar por la implementación de las decisiones y recomendaciones del Consejo.
5. Coordinar logísticamente las reuniones del Consejo.
6. Organizar y mantener un archivo ordenado y actualizado en medios físico y electrónico, sobre las
sesiones y actividades del Consejo.
7. Mantener un registro actualizado de los datos de los integrantes del Consejo.
8. Velar porque se efectúe oportunamente la convocatoria a designación de representantes del

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DECRETO 1080 DE 2015 | 93

Consejo.
9. Las demás que correspondan a la naturaleza de la Secretaría Técnica.
PARTE VI
PATRIMONIO ARQUEOLÓGICO
TÍTULO I
OBJETIVOS, TERMINOLOGÍA, INTEGRACIÓN Y RÉGIMEN LEGAL
Artículo 2.6.1.1. Objetivos de la política estatal en relación con el patrimonio arqueológico. La política
estatal en lo referente al patrimonio arqueológico, tendrá como objetivos principales la protección, la
conservación, la rehabilitación, divulgación y recuperación de dicho patrimonio, con el propósito de
que éste sirva de testimonio de la identidad cultural nacional tanto en el presente como en el futuro.
Artículo 2.6.1.2. Terminología Utilizada. Para los efectos de este decreto se entiende por:
1. Contexto arqueológico. Conjunción estructural de información arqueológica asociada a los bienes

muebles o inmuebles de carácter arqueológico.
2. Información arqueológica. Datos y elementos de carácter inmaterial, científico e histórico sobre el

origen, valores, tradiciones, costumbres y hábitos que dan valor no comercial y sentido cultural a los
bienes muebles e inmuebles de carácter arqueológico.
3. Bienes muebles e inmuebles de carácter arqueológico. Bienes materiales considerados como

arqueológicos en razón de su origen y época de creación, de acuerdo con los tratados internacionales
aprobados por el país y con la legislación nacional.
4. Concepto de pertenencia al patrimonio arqueológico. Concepto técnico y científico emitido por el

Instituto Colombiano de Antropología e Historia, (ICANH) para los efectos que se requieran, a través
del cual se establece técnica y científicamente que un bien o conjunto de bienes determinados son de
carácter arqueológico.
5. Deterioro del contexto arqueológico por intervención indebida. Cualquier acción humana no
autorizada por la autoridad competente con los fines de carácter científico, cultural y demás previstos
en la ley, acción que produce irreparable afectación o pérdida de la información arqueológica. Entre
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otras, son constitutivas de este deterioro, la exploración, excavación, extracción, manipulación,
movilización del contexto arqueológico no autorizados previamente, o la desatención de los planes
especiales de manejo arqueológico.
6. Exploración de carácter arqueológico. Acciones de búsqueda, prospección, investigación o similares

de carácter arqueológico debidamente autorizadas en el territorio nacional, por el Instituto
Colombiano de Antropología e Historia o por las entidades que dicho instituto delegue.
7. Excavación de carácter arqueológico. Acciones de movimiento o remoción de tierras con fines

arqueológicos debidamente autorizadas en el territorio nacional, por el Instituto Colombiano de
Antropología e Historia, (ICAHN) o por las entidades que dicho Instituto delegue.
8. Intervención material de Áreas Arqueológicas Protegidas. Cualquier acción con capacidad de

afectar el contexto arqueológico existente en una Área Arqueológica Protegida.
9. Áreas Arqueológicas Protegidas. Área precisamente determinada del territorio nacional, incluidos
terrenos de propiedad pública o particular, en la cual existan bienes muebles o inmuebles integrantes
del patrimonio arqueológico, zona que deberá ser declarada como tal por la autoridad competente a
efectos de establecer en ellas un plan especial de manejo arqueológico que garantice la integridad
del contexto arqueológico.
10. Plan de manejo arqueológico. Concepto técnico de obligatoria atención emitido o aprobado por la
autoridad competente respecto de específicos contextos arqueológicos, bienes muebles e inmuebles
integrantes de dicho patrimonio o Áreas Arqueológicas Protegidas, mediante el cual se establecen
oficiosamente o a solicitud de sus tenedores, los niveles permitidos de intervención, condiciones de
manejo y planes de divulgación.
11. Profesionales acreditados en materia arqueológica. Profesionales, con experiencia, conocimientos

o especialización en el campo de la arqueología, aprobados por el Instituto Colombiano de
Antropología e Historia en eventos de realización de exploraciones o excavaciones de carácter
arqueológico, o por el Ministerio de Cultura o la autoridad que este delegue para la realización de
acciones de intervención sobre este patrimonio.
Artículo 2.6.1.3. Integración del Patrimonio Arqueológico. Los bienes muebles e inmuebles de carácter
arqueológico, la información arqueológica y/o en general el contexto arqueológico integran el
patrimonio arqueológico, el cual pertenece a la Nación, es inalienable, imprescriptible e
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inembargable.
De conformidad con el artículo 4° de la Ley 397 de 1997, modificado por el artículo 1º de la Ley 1185
de 2008 los bienes integrantes del patrimonio arqueológico son bienes de interés cultural que hacen
parte del patrimonio cultural de la Nación. En condición de bienes de interés cultural además de las
previsiones constitucionales sobre su propiedad, inalienabilidad, imprescriptibilidad e
inembargabilidad, son objeto del régimen de protección y estímulo previsto en la referida ley o en las
normas que la modifiquen.
Quien por cualquier causa o título haya entrado en poder de bienes integrantes del patrimonio
arqueológico, tiene la condición civil de tenedor. La tenencia de estos bienes podrá mantenerse
voluntariamente en quien haya entrado en ella, o ser autorizada de acuerdo con lo previsto en este
decreto.
Los derechos de los grupos étnicos sobre el patrimonio arqueológico que sea parte de su identidad
cultural y que se encuentre en territorios sobre los cuales aquellos se asienten, no comportan en
ningún caso excepción a la disposición constitucional sobre su inalienabilidad, imprescriptibilidad e
inembargabilidad.
Artículo 2.6.1.4. Régimen legal especial del patrimonio arqueológico. El patrimonio arqueológico se
rige con exclusividad por lo previsto en los artículos 63 y 72 de la Constitución Política, en lo
pertinente por los artículos 12 y 14 de la Ley 163 de 1959, por el artículo 6º de la Ley 397 de 1997,
modificado por el artículo 3º de la ley 1185 de 2008 y demás normas pertinentes, así como por lo
establecido en el presente decreto en el capítulo correspondiente al patrimonio arqueológico. Las
demás disposiciones de este decreto le serán aplicables al Patrimonio Arqueológico sólo cuando
expresamente lo señalen.
TÍTULO II
ÁREAS ARQUEOLÓGICAS PROTEGIDAS, ÁREAS DE INFLUENCIA Y TIPOSDE INTERVENCIÓN
Artículo 2.6.2.1. Áreas Arqueológicas Protegidas y áreas de influencia. De conformidad con el artículo
6º de la ley 397 de 1997, modificado por el artículo 3º de la Ley 1185 de 2008, el ICANH podrá
declarar áreas protegidas en las que existan bienes arqueológicos, sin que dicha declaratoria afecte
la propiedad del suelo, si bien éste queda sujeto al Plan de Manejo Arqueológico que apruebe dicha
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DECRETO 1080 DE 2015 | 96

entidad.
Las Áreas Arqueológicas Protegidas declaradas o que declare el ICANH serán áreas precisamente
determinadas del territorio nacional, incluidos terrenos de propiedad pública o particular, en las
cuales existan bienes muebles o inmuebles integrantes del patrimonio arqueológico, a efectos de
establecer en ellas un Plan de Manejo Arqueológico que garantice la integridad del contexto
arqueológico.
La declaratoria de Áreas Arqueológicas Protegidas podrá hacerse oficiosamente por el ICANH. En este
caso, el ICANH elaborará previamente el Plan de Manejo Arqueológico correspondiente, el cual deberá
ser socializado ante las autoridades territoriales, las comunidades indígenas y las comunidades
negras de que trata la Ley 70 de 1993, que tengan Jurisdicción sobre el Área. El ICANH podrá atender
las sugerencias hechas por las autoridades e incorporarlas al Plan de Manejo Arqueológico
correspondiente.
También podrá solicitarse la declaratoria de Áreas Arqueológicas Protegidas por las entidades
territoriales, las comunidades Indígenas y las comunidades negras de que trata la Ley 70 de 1993
cuando dichas áreas se encuentren dentro de su jurisdicción. Esta solicitud, que podrá ser individual o
conjunta entre las señaladas autoridades, deberá adjuntar el Plan de Manejo Arqueológico
correspondiente para aprobación del ICANH, para cuya realización podrá solicitar la Información que
el ICANH tenga sobre el Área, así como su asistencia en la formulación del Plan. En estos casos la
obligación de socializar el Plan de Manejo Arqueológico será de la entidad o comunidad que lo haya
propuesto.
Parágrafo 1°. Para todos los efectos, cuando se alude a zonas de influencia arqueológica se entenderá
referirse al término Áreas Arqueológicas Protegidas.
Parágrafo 2º. Para los efectos pertinentes, las áreas de conservación arqueológica, los parques
arqueológicos nacionales y aquellos BIC de carácter nacional que hayan sido declarados como tal en
virtud de su importancia arqueológica, serán considerados como Áreas Arqueológicas Protegidas. El
ICANH deberá elaborar el Plan de Manejo Arqueológico si no existiere, en un plazo máximo de diez
(10) años contados a partir del 10 de marzo de 2009.
Parágrafo 3º. De conformidad con el numeral 1.4, artículo 11 de la Ley 397 de 1997 modificado por el
artículo 7º de la Ley 1185 de 2008, efectuada la declaratoria de un Área Arqueológica Protegida, el
ICANH podrá establecer un Área de Influencia adyacente, cuya finalidad es servir de espacio de
amortiguamiento frente a las afectaciones que puedan producirse por la construcción u operación de
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obras, proyectos o actividades que se desarrollen en el perímetro inmediato de las mismas. La
determinación precisa de la extensión de las Áreas de Influencia, así como los niveles permitidos de
intervención, deberán establecerse en el Plan de Manejo Arqueológico del área protegida.
Parágrafo 4º. El ICANH reglamentará las acreditaciones, requisitos documentales y aspectos técnicos
para solicitar la declaratoria de Áreas Arqueológicas Protegidas.
Artículo 2.6.2.2. Tipos de intervención sobre el patrimonio arqueológico. Son tipos de intervenciones
sobre el patrimonio arqueológico, las cuales requieren autorización del ICANH;
1. Intervenciones en desarrollo de investigaciones de carácter arqueológico que impliquen actividades

de prospección, excavación o restauración.
Previo al inicio de las actividades, el interesado deberá presentar un proyecto de investigación ante el
ICANH.
2. Modificado por el art. 1, Decreto Nacional 1530 de 2016. Intervenciones en proyectos de

construcción de redes de transporte de hidrocarburos, minería, embalses, infraestructura vial, así
como en los demás proyectos, obras o actividades que requieran licencia ambiental, registros o
autorizaciones equivalentes ante la autoridad ambiental, o que ocupando áreas mayores a una
hectárea requieran licencia de urbanización, parcelación o construcción.
Previo al inicio de las obras o actividades, el interesado deberá poner en marcha un Programa de
Arqueología Preventiva que le permita en una primera fase formular el Plan de Manejo Arqueológico
correspondiente. Como condición para iniciar las obras, dicho Plan deberá ser aprobado por el
Instituto Colombiano de Antropología e Historia (ICANH).
Sin prejuicio de lo anterior, las actividades del Programa de Arqueología Preventiva que impliquen
actividades de prospección o excavaciones arqueológicas, el interesado deberá solicitar ante el ICANH
la respectiva autorización de intervención.
3. Intervenciones en proyectos, obras o actividades dentro de Áreas Arqueológicas Protegidas y Áreas

de Influencia, las cuales deberán hacerse acorde con el Plan de Manejo Arqueológico aprobado.
Previo al inicio de intervenciones materiales u obras, el solicitante deberá tener en cuenta los niveles
permitidos de Intervención y los lineamientos previstos en el Plan de Manejo Arqueológico que
acompañó la declaratoria del Área Arqueológica Protegida y la determinación del área de Influencia si
la hubiere, o el Plan de Ordenamiento Territorial cuando éste hubiere incorporado debidamente los
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términos del correspondiente Plan de Manejo Arqueológico.
Las intervenciones u obras a que se refiere este numeral se refieren a cualquiera que requiera o no
licencia ambiental, como acciones de parcelación, urbanización o construcción.
4. Intervenciones de bienes muebles de carácter arqueológico que se encuentran en calidad de

tenencia legal.
La persona natural o jurídica que en calidad de tenedora legal se encuentre en poder de bienes
muebles del patrimonio arqueológico y requiera adelantar actividades de conservación o restauración
de los mismos, deberá solicitar previamente al ICANH la autorización de intervención.
Para la obtención de esta autorización el ICANH podrá solicitar la presentación de un Plan de Manejo
Arqueológico ajustado a las características del bien o bienes muebles a intervenir.
Parágrafo 1°. Modificado por el art. 2, Decreto Nacional 1530 de 2016. Las intervenciones descritas en
los numerales 1 a 3 solo podrán realizarse bajo la supervisión de profesionales en materia
arqueológica debidamente acreditados ante el ICANH.
Parágrafo 2°. Modificado por el art. 3, Decreto Nacional 1530 de 2016. El ICANH reglamentará las
acreditaciones, requisitos documentales y aspectos técnicos necesarios para solicitar y expedir las
autorizaciones de intervención sobre el patrimonio arqueológico y podrá definir términos de
referencia mínimos para la realización de los Programas de Arqueología Preventiva y la elaboración y
aplicación de los Planes de Manejo Arqueológico.
(Artículo 57 Decreto 763 de 2009)
Artículo 2.6.2.3. Complementariedad. En todos los casos en los cuales el Área Arqueológica Protegida
se superponga en todo o en parte, con una zona declarada como área natural protegida, el Plan de
Manejo Arqueológico deberá tener en cuenta los lineamientos establecidos en la declaratoria
correspondiente. Para esto, las entidades encargadas del manejo de los temas, deberán establecer
formas de colaboración y cooperación que les permitan articular los Planes de Manejos respectivos.
Artículo 2.6.2.4. Incorporación de los Planes de Manejo Arqueológico en los Planes de Ordenamiento
Territorial. En virtud de lo dispuesto en la Ley 388 de 1997, y en el artículo 11° de la Ley 397 de 1997,
modificado por el artículo 7º de la Ley 1185 de 2008, los Planes de Ordenamiento Territorial de las
entidades territoriales en las cuales existan Áreas Arqueológicas Protegidas declaradas, deberán
incorporar los respectivos Planes de Manejo Arqueológico.
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DECRETO 1080 DE 2015 | 99

Las entidades territoriales en las cuales existan Áreas Arqueológicas Protegidas, deberán informar a
la respectiva Oficina de Instrumentos Públicos, a efectos de que ésta incorpore en los folios de
matrícula inmobiliaria las anotaciones correspondientes a la existencia de Planes de Manejo
Arqueológico en los predios cubiertos por la declaratoria, y deberán reportar al ICANH sobre estas
solicitudes.
Artículo 2.6.2.5. Autorización de actos de intervención material sobre Áreas Arqueológicas Protegidas.
Todo acto de intervención material sobre Áreas Arqueológicas Protegidas debe ser previamente
autorizada por la autoridad competente, bajo la supervisión de profesionales en materia arqueológica.
Artículo 2.6.2.6. Exploración y excavación de carácter arqueológico. Ningún acto de exploración o

excavación en relación con bienes integrantes del patrimonio arqueológico podrá realizarse en el
territorio nacional, incluidos los predios de propiedad privada, sin la previa autorización del Instituto
Colombiano de Antropología e Historia.
Toda acción de exploración, excavación o intervención de bienes integrantes del patrimonio

arqueológico que se encuentre en zonas en las cuales se hallen asentadas comunidades indígenas
podrá realizarse previa consulta con la comunidad indígena respectiva y autorización de la autoridad
competente. La consulta y coordinación a que se refiere este artículo, se realizará de acuerdo con los
procedimientos dispuestos en las normas vigentes o en las que se modifiquen en materia de consulta
a las comunidades indígenas.
Artículo 2.6.2.7. Fines de la exploración o excavación de carácter arqueológico. La exploración o

excavación de carácter arqueológico se autorizará de considerarse pertinente, con fines de
investigación cultural y científica, con finalidades de conservación del contexto arqueológico o con los
demás previstos en las normas vigentes. La exploración o excavación de que trata este artículo
deberá efectuarse por profesionales acreditados en materia arqueológica.
El Instituto Colombiano de Antropología e Historia, (ICANH), reglamentará mediante acto de contenido

general los requisitos que deberán acreditarse para la autorización de estas actividades, así como las
formas de intervención permitidas y las informaciones que deberán suministrársele.

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Artículo 2.6.2.8. Encuentro de bienes integrantes del patrimonio arqueológico.El encuentro de bienes
integrantes del patrimonio arqueológico no tiene para ningún efecto el carácter civil de invención,
hallazgo o descubrimiento de tesoros.
Artículo 2.6.2.9. Información sobre encuentro fortuito de bienes integrantes del patrimonio
arqueológico. De conformidad con el artículo 6°, inciso 3, de la Ley 397 de 1997 modificado por el
artículo 3º de la Ley 1185 de 2008, quien de manera fortuita encuentre bienes integrantes del
patrimonio arqueológico deberá dar aviso inmediato a las autoridades civiles o policivas más
cercanas, las cuales tienen como obligación informar el hecho al Ministerio de Cultura dentro de las
veinticuatro (24) horas siguientes al recibo del aviso.
Recibida la información por el Ministerio de Cultura ésta será inmediatamente trasladada al Instituto
Colombiano de Antropología e Historia, (ICANH) a efectos de realización de los estudios técnicos,
trámites y decisión de las medidas aplicables de acuerdo con lo reglamentado en este decreto. Los
estudios técnicos pueden realizarse directamente por dicho Instituto o a instancias suyas por
autoridades locales, instituciones o particulares especializados.
El aviso de que trata el inciso primero de este artículo puede darse directamente por quien encuentre
los bienes, al Instituto Colombiano de Antropología e Historia, (ICANH) cuando ello sea posible.
Las actividades que hayan originado el encuentro fortuito de bienes integrantes del patrimonio
arqueológico serán inmediatamente suspendidas para lo cual, de ser necesario, se acudirá al
concurso de la fuerza pública.
Artículo 2.6.2.10. Los monumentos muebles no son tesoros. Los monumentos muebles a que se
refiere la Ley 163 de 1959, no están cobijados por la noción de tesoros prevista en el artículo 700 del
Código Civil, salvo lo dispuesto en la Ley 1675 de 2013 sobre Patrimonio Cultural Sumergido,
En consecuencia, a ellos no se aplican los artículos 701 a 709 y 712 del Código Civil, ni las normas
que los subrogan.
Artículo 2.6.2.11. Condición civil de tenedor. Tiene la condición civil de tenedor, quien por cualquier
causa o título haya entrado en poder de bienes integrantes del patrimonio arqueológico. La tenencia
de estos bienes podrá mantenerse voluntariamente en quien haya entrado en ella, o ser autorizada
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DECRETO 1080 DE 2015 | 101

de acuerdo con lo previsto en este decreto.
(Decreto 833 de 2002; Artículo 3 inciso 3)
Artículo 2.6.2.12. Encuentro de bienes integrantes del patrimonio arqueológico durante actividades de
exploración o excavación de carácter arqueológico. Al encuentro de bienes integrantes del patrimonio
arqueológico durante actividades de exploración o excavación de carácter arqueológico se aplicará lo
dispuesto en las Leyes 397 de 1997 y 1185 de 2008 y en sus disposiciones reglamentarias sin
embargo la actividad de exploración o excavación de carácter arqueológico podrá continuarse previa
autorización del Instituto Colombiano de Antropología e Historia, ICANH.
Artículo 2.6.2.13. Los bienes del patrimonio arqueológico no requieren declaración. Los bienes
muebles e inmuebles de carácter arqueológico no requieren ninguna clase de declaración pública o
privada para ser considerados como integrantes del patrimonio arqueológico. El concepto de
pertenencia de un bien o conjunto de bienes determinados al patrimonio arqueológico no tiene
carácter declarativo, sino de reconocimiento en materia técnica y científica para determinados
efectos previstos en las normas vigentes.
Ninguna situación de carácter preventivo, de protección, promoción, conservación o de orden

prohibitorio o sancionatorio previstas en la Constitución Política, la ley o los reglamentos de cualquier
naturaleza en relación con los bienes integrantes del patrimonio arqueológico, requiere la existencia
de un previo concepto de pertenencia de los bienes objeto de la situación de que se trate a dicho
patrimonio.
En ningún caso la inexistencia de la declaratoria de una Área Arqueológica Protegida o la inexistencia

de un plan de manejo arqueológico, faculta la realización de alguna clase de exploración o excavación
sin la previa autorización del Instituto Colombiano de Antropología e Historia.
Para los efectos de este decreto, considérese el territorio nacional como un área de potencial riqueza
en materia de patrimonio arqueológico. Sin perjuicio de lo anterior, las Áreas Arqueológicas
Protegidas deberán ser previamente declaradas por la autoridad competente.
Artículo 2.6.2.14. Registro de bienes integrantes del patrimonio arqueológico. Compete al Instituto
Colombiano de Antropología e Historia, ICANH llevar un registro de bienes integrantes del patrimonio
arqueológico, el cual tendrá propósitos de inventario, catalogación e información cultural.
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El registro de bienes integrantes del patrimonio arqueológico se mantendrá actualizado y se integrará
al Registro Nacional del Patrimonio Cultural que administra el Ministerio de Cultura.
El Instituto Colombiano de Antropología e Historia, ICANH, reglamentará de manera acorde con el

Registro Nacional del Patrimonio Cultural, la forma, requisitos, elementos, informaciones y demás
atributos necesarios a efectos de mantener un adecuado registro.
El Instituto Colombiano de Antropología e Historia, ICANH realizará el registro de que trata este
artículo de manera oficiosa o a solicitud de tenedores de bienes integrantes del patrimonio
arqueológico.
En ningún caso el registro de bienes integrantes del patrimonio arqueológico, cuya tenencia se
mantenga radicada en quien haya entrado por alguna causa en la misma, conferirá derechos dé
prohibido ejercicio sobre los respectivos bienes, según lo previsto en la Constitución Política, en las
normas vigentes y en el presente decreto.
Artículo 2.6.2.15. Término máximo para el registro de bienes integrantes del patrimonio arqueológico.
Se fija un término máximo de cinco años, contados a partir de la fecha de promulgación de la Ley
1185 de 2008, o sea, a partir del 12 de marzo de 2008 para que quienes hayan entrado por cualquier
causa en tenencia de bienes integrantes del patrimonio arqueológico los registren ante el instituto
Colombiano de Antropología e Historia, ICANH.
Mediante este registro el tenedor de bienes integrantes del patrimonio arqueológico podrá continuar
en tenencia voluntaria de los mismos. De su lado, los tenedores de bienes integrantes del patrimonio
arqueológico cuyo registro haya sido efectuado con anterioridad a la vigencia de este decreto podrán
continuar en tenencia voluntaria de los mismos.
(Decreto 833 de 2002 artículo 15, en concordancia con artículo 61 del Decreto 763 de 2009 y el inciso
cuarto del artículo 6 de la Ley 397 de 1997, modificado por el artículo 3 de la Ley 1185 de 2008)
Artículo 2.6.2.16. Registro de bienes en tenencia voluntaria. En todos los actos de registro de bienes
integrantes del patrimonio arqueológico, cuya tenencia se mantenga en quien haya entrado por
alguna causa en la misma, se dejará constancia de dicha tenencia en condición voluntaria por el
tenedor, del régimen de prohibiciones y protección constitucional y legalmente establecido, de la
imposibilidad de realizar actos de intervención material sin la previa autorización de la autoridad
competente, del compromiso del tenedor de responder por la conservación, cuidado y guarda del bien
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DECRETO 1080 DE 2015 | 103

de que se trate bajo su exclusiva costa, así como de los demás elementos de información que estime
necesarios el Instituto Colombiano de Antropología e Historia.
La tenencia voluntaria de bienes integrantes del patrimonio arqueológico que se conceda a partir del
vencimiento del plazo de cinco años establecido en el artículo 3º inciso 4° de la Ley 1185 de 2008,
cesará a solicitud de la autoridad competente, mediante el requerimiento escrito de devolución del
respectivo bien a su tenedor voluntario autorizado.
Artículo 2.6.2.17. Cambio de tenencia de bienes arqueológicos. Los tenedores autorizados de bienes
arqueológicos que hubieran efectuado su registro ante el ICANH, podrán solicitarle el cambio del
tenedor, a condición de que el tercero interesado sea una persona natural o jurídica, pública o privada
que demuestre las condiciones necesarias para la conservación, manejo, seguridad y divulgación de
los bienes arqueológicos de que se trata. Una vez reunida la información necesaria, el ICANH podrá
autorizar el cambio.
Artículo 2.6.2.18. Obras indígenas prehistóricas. Declárense perteneciente al “Monumento Nacional

Bien de Interés Cultural del Alto Magdalena y San Agustín”, los monumentos y objetos arqueológicos,
como templos, sepulcros y sus contenidos, estatuas, cerámicas, utensilios, joyas, piedras labradas o
pintadas, ruinas y demás obras indígenas prehistóricas que se conozcan, aparezcan o sean
descubiertas en cualquier lugar de la República.
(Decreto 904 del 15 de mayo de 1941, Artículo 1)
Artículo 2.6.2.19. Prohibición de intervención. Como de conformidad con el artículo 1° de la Ley 103
de 1931 los objetos a que se refiere el artículo anterior son de utilidad pública, queda
terminantemente prohibido destruir, reparar, ornamentar, cambiar de lugar o destinar a un fin
particular, ninguno de dichos edificios, monumentos u objetos sin la previa autorización del Instituto
Colombiano de Antropología e Historia, ICANH.
(Decreto 904 del 15 de mayo de 1941, Artículo 1)
Artículo 2.6.2.20. Réplicas de bienes integrantes del patrimonio arqueológico. Toda réplica, copia o
imitación de bienes integrantes del patrimonio arqueológico que pretenda comercializarse o
exportarse, podrá contener un sello en bajo relieve y en lugar visible hecho durante su proceso de
producción o elaboración, en el que se lea la palabra “REPLICA”, mediante el cual se acreditará a
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DECRETO 1080 DE 2015 | 104

efectos de evitar interferencias no indispensables, que los respectivos elementos no son integrantes
del patrimonio arqueológico. En cualquier caso de duda por adquirentes o autoridades nacionales, se
acudirá al concepto del Instituto Colombiano de Antropología e Historia, ICANH.
El Ministerio de Cultura y el Instituto Colombiano de Antropología e Historia, ICANH. promoverán ante

la Superintendencia de Industria y Comercio la aplicación de lo previsto en este artículo.
Artículo 2.6.2.21. Faltas contra bienes integrantes del patrimonio arqueológico. Sin perjuicio del deber
de formular denuncia que asiste a los funcionarios públicos en conocimiento de infracción a la
legislación existente, el Instituto Colombiano de Antropología e Historia, ICANH formulará las
denuncias de carácter penal y policivo, por la comisión de las infracciones penales o policivas de las
que tenga conocimiento.
Artículo 2.6.2.22. Decomiso material de bienes integrantes del patrimonio arqueológico. El decomiso
de bienes integrantes del patrimonio arqueológico consiste en el acto en virtud del cual quedarán en
poder de la Nación tales bienes, ante la ocurrencia de uno cualquiera de los siguientes hechos:
1. Cuando los bienes de que se trate no se encuentren registrados dentro del término de cinco años
concedido por el artículo 6º de la Ley 397 de 1997, modificado por el artículo 3º de la Ley 1185 de
2008 contados a partir de la fecha de promulgación de la ley es decir, el 12 de marzo de 2008
2. Cuando sobre el respectivo bien se haya realizado cualquier acto de enajenación proscrito por la
Constitución Política.
3. Cuando el respectivo bien haya intentado exportarse, sin el permiso de la autoridad competente o
con desatención del régimen de exportación.
4. Cuando el respectivo bien se haya obtenido a través de cualquier clase de exploración o

excavación no autorizados por el Instituto Colombiano de Antropología e Historia.
5. Cuando el respectivo bien sea objeto de recuperación con ocasión de su exportación o sustracción
ilegales.
6. Cuando no se atendiere el requerimiento de la autoridad competente para su devolución voluntaria

a la Nación, cuya tenencia hubiere sido autorizada a partir del 12 de marzo de 2008 y en virtud de
encuentro fortuito de esta clase de bienes, encuentro de los mismos dentro de exploraciones o
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DECRETO 1080 DE 2015 | 105

excavaciones de carácter arqueológico o encuentro de bienes dentro del desarrollo de estudios de
impacto arqueológico.
Parágrafo. El decomiso no constituye forma de readquisición de bienes que se encuentren en manos

de particulares.
Artículo 2.6.2.23. Decomiso definitivo de bienes integrantes del patrimonio arqueológico. El Ministerio
de Cultura o la autoridad que éste delegue, con el concurso que se requiera de las autoridades
policivas, así como las autoridades aduaneras en lo de su competencia, realizarán el decomiso
material en los casos determinados en el artículo anterior.
El Ministerio de Cultura está investido de facultades de policía de conformidad con el parágrafo 2° del
artículo 15 de la Ley 397 de 1997.
En todos los casos, una vez efectuado el decomiso material, el Ministerio de Cultura o la autoridad
que éste delegue iniciará actuación administrativa de modo acorde con la Parte Primera y demás
pertinentes del Código Contencioso Administrativo a efectos de decidir a través de acto
administrativo motivado el decomiso definitivo de los bienes de que se trate o la procedencia de
mantener la tenencia material voluntaria del bien de que se trate en quien por alguna causa hubiere
entrado en su tenencia en el evento de que durante la actuación administrativa se demuestre la
inexistencia de la correspondiente causal que hubiere originado el decomiso material.
Dentro de la misma actuación administrativa, se decidirá sobre la imposición de las sanciones

pecuniarias previstas en el artículo 15, numerales 2 a 4, de la Ley 397 de 1997 modificado por el
artículo 10 de la Ley 1185 de 2008.
Artículo 2.6.2.24. Única autoridad competente y funciones. De conformidad con el artículo 6º de la

Ley 397 de 1997, modificado por el artículo 3° de la Ley 1185 de 2008, y los demás artículos
pertinentes de dicha ley y por delegación del Ministerio de Cultura, el Instituto Colombiano de
Antropología e Historia, ICANH es la única entidad facultada por las disposiciones legales para aplicar
el régimen de manejo del patrimonio arqueológico tanto en el nivel nacional, como en los diversos
niveles territoriales.
Sin perjuicio de otras competencias previstas en disposiciones legales o reglamentarias o de cualquier

otra que corresponda al manejo del patrimonio arqueológico en todo el territorio nacional, en
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DECRETO 1080 DE 2015 | 106

particular le compete al ICANH:
1. Autorizar a las personas naturales o jurídicas para ejercer la tenencia de los bienes muebles del
patrimonio arqueológico, siempre que éstas cumplan con las obligaciones de registro, manejo y
seguridad de dichos bienes que determine el ICANH.
2. Llevar el registro de bienes arqueológicos muebles en tenencia de terceros.
3. Elaborar y mantener actualizado el registro de bienes arqueológicos, Áreas Arqueológicas

Protegidas y sus Áreas de Influencia, y remitirlo anualmente al Ministerio de Cultura – Dirección de
Patrimonio, de conformidad con el numeral 2, artículo 14º de la Ley 397 de 1997, modificado por el
artículo 9º de la Ley 1185 de 2008.
4. Declarar, cuando proceda, Áreas Arqueológicas Protegidas y, si fuera el caso, delimitar el Área de
Influencia respectiva, declaratoria que no afecta la propiedad del suelo.
5. Declarar de carácter arqueológico bienes muebles e inmuebles representativos de la tradición e

identidad culturales de las comunidades indígenas actualmente existentes.
6. Conceptuar sobre los bienes pertenecientes al patrimonio arqueológico.
7. Aprobar los Planes de Manejo Arqueológico para las Áreas Arqueológicas Protegidas, los cuales
incluirán las Áreas de Influencia sí las hubiere. Sobre los bienes arqueológicos muebles dados en
tenencia, podrá exigir y aprobar dicho Plan de Manejo Arqueológico.
8. Recibir los avisos que cualquier persona esté en la obligación de llevar a cabo, con ocasión del
encuentro de bienes integrantes del patrimonio arqueológico, y definir las medidas aplicables para
una adecuada protección de dichos bienes.
9. Autorizar el desarrollo de prospecciones, exploraciones o excavaciones de carácter arqueológico.
10. Aprobar los Planes de Manejo Arqueológico en los proyectos de construcción de redes de
transporte de hidrocarburos, minería, embalses, infraestructura vial, así como en los demás proyectos
y obras que requieran licencia ambiental, registros o autorizaciones equivalentes ante la autoridad
ambiental, y definir las características de los Programas de Arqueología Preventiva en estos casos, de
conformidad con el numeral 1.4., artículo 11º de la Ley 397 de 1997, modificado por el artículo 7º de
la Ley 1185 de 2008.
11. Autorizar intervenciones de bienes del patrimonio arqueológico, Áreas Arqueológicas Protegidas y
Áreas de Influencia, de conformidad con los Planes de Manejo Arqueológico que existieren, y registrar
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DECRETO 1080 DE 2015 | 107

o acreditar los profesionales que podrán realizar las intervenciones respectivas, según lo dispone el
numeral 2, artículo 11º de la Ley 397 de 1997, modificado por el artículo 7º de la Ley 1185 de 2008.
12. Autorizar, cuando proceda y hasta por el término legal máximo, la exportación temporal de bienes
arqueológicos, de conformidad con el numeral 3, artículo 11º de la Ley 397 de 1997, modificado por
el artículo 7° de la Ley 1185 de 2008.
13. Aplicar el régimen de sanciones de su competencia, según lo previsto en el artículo 15º de la Ley
397 de 1997, modificado por el artículo 10º de la Ley 1185 de 2008.
Parágrafo 1°. En caso de ser necesario, el ICANH podrá delegar el ejercicio de las competencias que le
atribuyen la ley y los actos reglamentarios, de conformidad con los precisos parámetros de la Ley 489
de 1998.
Parágrafo 2°. Para el ejercicio de las competencias asignadas por la ley y enunciadas en el presente
artículo, el ICANH podrá establecer las acreditaciones, requisitos documentales y aspectos técnicos
que sean pertinentes dada la naturaleza del patrimonio arqueológico.
Parágrafo 3°. El Programa de Arqueología Preventiva es la investigación científica dirigida a Identificar

y caracterizar los bienes y contextos arqueológicos existentes en el área de aquellos proyectos, obras
o actividades que requieren licencia ambiental, registros o autorizaciones equivalentes ante la
autoridad ambiental o que, ocupando áreas mayores a una hectárea, requieren licencia de
urbanización, parcelación o construcción.
El propósito de este Programa es evaluar los niveles de afectación esperados sobre el patrimonio
arqueológico por la construcción y operación de las obras, proyectos y actividades anteriormente
mencionados, así como formular y aplicar las medidas de manejo a que haya lugar para el Plan de
Manejo Arqueológico correspondiente.
(Decreto 763 de 2009 artículo 55, en concordancia con el numeral 2 del artículo 2 del Decreto 833 de
2002)
Artículo 2.6.2.25. Colocación de bienes integrantes del patrimonio arqueológico a disposición del
Instituto Colombiano de Antropología e Historia, ICANH. Quien encuentre bienes integrantes del
patrimonio arqueológico y los haya conservado en tenencia, los pondrá en inmediata disposición del
Instituto Colombiano de Antropología e Historia, ICANH para su registro.
Una vez registrados, el Instituto Colombiano de Antropología e Historia, ICANH, decidirá con base en
las características de los bienes de que se trate y con base en la existencia de elementos de
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DECRETO 1080 DE 2015 | 108

información arqueológica que dichos bienes conserven, si los deja en tenencia voluntaria de quien
fortuitamente los haya encontrado o si los conserva directamente o a través de instituciones
especializadas.
Artículo 2.6.2.26. Actos sobre bienes integrantes del patrimonio arqueológico. Los bienes integrantes
del patrimonio arqueológico se encuentran fuera del comercio y son intransferibles a cualquier título
por su tenedor.
No podrá quien mantenga su tenencia, realizar su exportación o salida del país sin el previo permiso
de la autoridad competente.
(Decreto 833 de 2002 Artículo 17)
PARTE VII
PATRIMONIO CULTURAL SUMERGIDO
TÍTULO I
ALCANCE
Artículo 2.7.1.1. Alcance. La presente reglamentación no aplica a los bienes que en espacios
terrestres se encuentren por debajo del nivel freático. Tampoco aplica a aquellos bienes que se
encuentren en áreas o terrenos de bajamar.
Los bienes que hayan sido extraídos de aguas marinas, lacustres o fluviales antes de la expedición de
la Ley 1675 de 2013, se regirán por las normas generales asociadas al Patrimonio Cultural de la
Nación.
Artículo 2.7.1.2. Actividades que no requieren autorizaciones especiales. Las actividades de buceo
recreativo y deportivo no requieren de autorizaciones específicas, siempre que no intervengan los
contextos del patrimonio cultural sumergido. Lo anterior sin perjuicio de la licencia que otorga la
Dirección General Marítima a las empresas dedicadas a la actividad de buceo.
CAPÍTULO I
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DECRETO 1080 DE 2015 | 109

Instituciones relativas al patrimonio cultural sumergido
Artículo 2.7.1.1.1. Propiedad del patrimonio cultural sumergido. La Nación es la propietaria del
Patrimonio Cultural Sumergido. En ningún caso una autorización o contrato de exploración o de
intervención generará derechos de propiedad u otros derechos para el beneficiario de la licencia o el
contratista, sobre los bienes y contextos arqueológicos del Patrimonio Cultural Sumergido, en los
términos del artículo 1º del Decreto número 833 de 2002.
Artículo 2.7.1.1.2. Registro nacional de bienes del patrimonio cultural sumergido. El Instituto
Colombiano de Antropología e Historia ICANH, en colaboración con la Dirección General Marítima
(Dimar) llevará el Registro Nacional de los bienes del patrimonio cultural sumergido, los cuales se
documentarán científica y técnicamente, así como las áreas donde estos se encuentren. La Armada
Nacional vigilará especialmente dichas áreas.
Artículo 2.7.1.1.3. Información sobre bienes del Patrimonio Cultural Sumergido. Toda autoridad civil
que sea informada de la existencia de bienes y contextos relacionados con el Patrimonio Cultural
Sumergido, deberá remitir dicha información de manera inmediata al Instituto Colombiano de
Antropología e Historia ICANH y a la Dirección General Marítima (Dimar).
Artículo 2.7.1.1.4. Reglamentación técnica de las naves y artefactos navales. La Dirección General
Marítima (Dimar) establecerá la reglamentación técnica que deben cumplir las naves y artefactos
navales que intervengan en las actividades de que trata el artículo 4º de la Ley 1675 de 2013,
definirá aspectos relativos a tripulación, a equipos de investigación y a las competencias de los
inspectores, de acuerdo con lo previsto en el Decreto-Ley 2324 de 1984 y el Decreto 5057 de 2011, o
las normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan.
Artículo 2.7.1.1.5. Vigilancia y control. La Armada Nacional ejercerá vigilancia y control, en la medida
de sus capacidades, sobre los contextos arqueológicos y los bienes sumergidos consignados en el
Registro Nacional de los Bienes del Patrimonio Cultural Sumergido a fin de garantizar su integridad.
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Artículo 2.7.1.1.6. Comisión de Antigüedades Náufragas. La Comisión de Antigüedades Náufragas
creada por el Decreto 29 de 1984, continuará ejerciendo las funciones como cuerpo consultivo del
Gobierno nacional en esta materia.
CAPÍTULO II
Programas de Arqueología Preventiva
Artículo 2.7.1.2.1. Hallazgos fortuitos de patrimonio cultural sumergido. Será considerado como
hallazgo fortuito, todo aquel producido por fuera de una actividad científica debidamente autorizada,
que se desarrolle para buscar y localizar bienes del Patrimonio Cultural Sumergido, cualquiera sea el
método o sistema o recurso tecnológico especializado que se utilice para ello.
Quien encuentre un hallazgo fortuito debe informarlo en el curso de las veinticuatro (24) horas
siguientes del regreso a tierra a la autoridad civil o marítima más cercana, quien debe informarlo
inmediatamente al Instituto Colombiano de Antropología e Historia (ICANH) o a la Dirección General
Marítima (Dimar).
Artículo 2.7.1.2.2. Programa de Arqueología Preventiva. Modificado por el art. 4, Decreto Nacional
1530 de 2016. Las intervenciones en el lecho submarino o subacuático en desarrollo de permisos,
licencias o contratos con la Nación o con organismos nacionales, con fines distintos a la investigación
del patrimonio cultural sumergido, deben contar con un programa de arqueología preventiva, que
garantice la exploración y prospección del área de intervención y que en evento de encontrar bienes
del Patrimonio Cultural Sumergido permita tomar las medidas necesarias para su preservación. El
Instituto Colombiano de Antropología e Historia (ICANH) debe establecer los requisitos de dichos
programas.
Artículo 2.7.1.2.3. Formulación de Plan de Manejo. Modificado por el art. 5, Decreto Nacional 1530 de
2016. El resultado del programa de arqueología preventiva es el plan de manejo.
Si el Programa de Arqueología Preventiva define que para garantizar la protección de un hallazgo el

responsable de la operación deberá realizar actividades específicas, este deberá obtener autorización
por parte del Ministerio de Cultura.
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DECRETO 1080 DE 2015 | 111

En la solicitud de autorización respectiva deberá:
1. Presentar un proyecto de protección.
2. Señalar la metodología de investigación arqueológica.
3. Realizar la prospección completa del área que será intervenida, visual o por sensores remotos, de
acuerdo al caso.
4. Presentar la valoración y análisis de datos de la prospección.
5. Identificación y registro de los bienes del Patrimonio Cultural Sumergido hallados.
6. Plan de manejo para la conservación de los bienes pertenecientes al patrimonio cultural sumergido.
7. Señalar el arqueólogo competente en medios acuáticos responsable del proyecto.
En todo momento, las autoridades públicas podrán realizar visitas de seguimiento a fin de garantizar
la debida aplicación del plan de manejo.
Parágrafo. Cuando el titular de licencias o contratos con la Nación o con organismos nacionales para
realizar intervenciones en el lecho submarino o subacuático desee realizar las actividades de
exploración, intervención, aprovechamiento económico, conservación y/o curaduría del Patrimonio
Cultural Sumergido, con recursos ciento por ciento (100%) particulares, deberá suscribir el respectivo
contrato con el Ministerio de Cultura para lo cual se seguirá el procedimiento señalado en el presente
decreto.
Artículo 2.7.1.2.4. Aprobación del Plan de Manejo. El plan de manejo que resultare del programa de
arqueología preventiva será aprobado por el Ministerio de Cultura, previo visto bueno del Instituto
Colombiano de Antropología e Historia (ICANH), exclusivamente si se demuestra que queda
garantizada la integridad física de los bienes patrimoniales y la debida recolección de datos del
contexto arqueológico.
Artículo 2.7.1.2.5. Seguimiento a programas de arqueología preventiva. En todo momento, las

autoridades públicas podrán realizar visitas de seguimiento a fin de garantizar la debida aplicación
del plan de manejo preventivo para bienes y contextos del patrimonio cultural sumergido. Los costos
asociados al seguimiento y supervisión por parte del Instituto Colombiano de Antropología e Historia
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DECRETO 1080 DE 2015 | 112

(ICANH) y la Dirección General Marítima (Dimar), deberán ser cubiertos por los responsables del
programa de arqueología preventiva.
CAPÍTULO III
Exploración
Artículo 2.7.1.3.1. Autorización de exploración. Toda exploración en aguas marinas, lacustres o

fluviales que tenga por objeto la identificación de contextos y objetos pertenecientes al Patrimonio
Cultural Sumergido, debe tener autorización o contrato suscrito por el Ministerio de Cultura.
Artículo 2.7.1.3.2. Capacidad Estatal de exploración y demás actividades sobre el patrimonio

sumergido. El Ministerio de Cultura podrá autorizar al Instituto Colombiano de Antropología e Historia
(ICANH), para realizar actividades de exploración, intervención, aprovechamiento económico,
conservación y curaduría de los bienes pertenecientes o asociados al patrimonio cultural sumergido.
Para tal efecto el Instituto Colombiano de Antropología e Historia (ICANH) podrá suscribir convenios
con otras entidades gubernamentales que cuenten con capacidad técnica, económica y conocimiento
histórico para realizar dichas actividades referidas al Patrimonio Cultural Sumergido.
Artículo 2.7.1.3.3. Requisitos de las propuestas. Toda persona que participe o proponga como
originador un proceso de contratación pública sobre Patrimonio Cultural Sumergido deberá acreditar
como mínimo ante el Ministerio de Cultura:
1. Datos básicos
1.1. Nombre o Razón social del solicitante.
1.2. Arqueólogo subacuático coordinador del proyecto.
1.3. Personal o equipo de conservación del proyecto.
1.4. Demostración de la experiencia, capacidad técnica e idoneidad para realizar las actividades que
propone.
1.5. Polígonos georreferenciados del área para la que tiene interés en explorar.
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DECRETO 1080 DE 2015 | 113

2. Equipo científico.
El equipo científico que se conformará para ejecutar el proyecto el cual deberá demostrar idoneidad
en materia de patrimonio cultural sumergido, en temas náuticos y de actividades subacuáticas.
3. Fuentes documentales.
Señalar las fuentes documentales históricas que acreditan el soporte científico de su propuesta y los
antecedentes náuticos del área de exploración.
4. Plan de investigación que debe contener:
4.1. La metodología general de trabajo con un cronograma asociado. Se deberá señalar para las
actividades de investigación, de campo y de laboratorio los tiempos respectivos y los especialistas a
cargo de cada actividad, con su respectiva identificación.
4.2. Las técnicas y los procedimientos a desarrollar en cada una de las actividades de exploración,
con su debida justificación. Igualmente se deberá incluir el listado de los equipos propuestos para ser
utilizados en las distintas actividades, en donde se garantice que la tecnología empleada es la
adecuada para realizar exploraciones no intrusivas que permitan la documentación del contexto
arqueológico.
4.3. Informe detallado de los recursos financieros dispuestos por el solicitante o sus financiadores,
para apoyar los trabajos propuestos.
4.4. El esquema completo de la operación autorizada en términos de navegación, de tiempos,

patrones de búsqueda, equipos a utilizar: acústicos, magnéticos u otros.
5. Equipo de exploración.
El Equipo de exploración debe acreditar los siguientes parámetros:
5.1. Experiencia en supervisión de trabajos de campo en arqueología subacuática.
5.2. Experiencia de campo y entrenamiento en técnicas de prospección subacuática y conocimientos

generales sobre la teoría y aplicación de la tecnología de sensores remotos.
5.3. Experiencia y entrenamiento en el manejo, recuperación e interpretación de información

histórica, tecnología de navegación y arquitectura naval.
5.4. Experiencia en el diseño y ejecución de proyectos de arqueología subacuática.
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DECRETO 1080 DE 2015 | 114

5.5. Disponer de equipos de sensores remotos en ambientes acuáticos, articulados a la exploración y
evaluación de patrimonio cultural sumergido.
6. Proyecto de exploración.
El proyecto de exploración deberá cumplir con los siguientes requisitos mínimos:
6.1. Desarrollar un diseño de investigación con procedimientos adecuados para su total

implementación.
6.2. Analizar la información de sensores remotos y generar una interpretación escrita de estos
resultados.
6.3. Contar con la presencia de arqueólogos marítimos, navales o afines al frente de las tareas de
campo, durante la exploración.
6.4. Llevar el adecuado registro de los datos durante la exploración, de acuerdo con los lineamientos
y disposiciones del Instituto Colombiano de Antropología e Historia (ICANH).
6.5. Aceptar la supervisión del proyecto por parte del Instituto Colombiano de Antropología e Historia
(ICANH) y la Dirección General Marítima (Dimar) directamente o mediante peritos y presentar los
informes necesarios para documentar el proceso, por medio de reportes de avance, incluyendo
hallazgos, resultados parciales de los sensores remotos y de la investigación histórica.
6.6. Llevar una bitácora detallada de todos los aspectos del proyecto, la cual debe estar disponible
cuando las autoridades lo estimen conveniente.
Artículo 2.7.1.3.4. Prohibición especial. Las actividades de exploración se enmarcan dentro de la

aplicación de acciones no intrusivas que no implican intervención, alteración o modificación de sus
condiciones físicas ni del contexto del sitio en que se hallan los bienes, tales como remoción de
partes, cortes o desplazamientos. Los contratos pueden autorizar la toma de muestras en la
exploración.
Artículo 2.7.1.3.5. Área máxima de exploración. El área máxima sobre la cual se expedirá una
autorización de exploración sobre el Patrimonio Cultural Sumergido será determinada por el Ministerio
de Cultura y la Dirección General Marítima (Dimar) mediante un Polígono georreferenciado.
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Artículo 2.7.1.3.6. Duración de las autorizaciones. Las autorizaciones o contratos, en el marco de la

fase de exploración, tendrán una duración máxima de un (1) año, que podrá ser prorrogado hasta por
un tiempo igual al inicial, por una sola vez.
Para que proceda la prórroga deberá acreditarse la inversión de al menos el 50% de las inversiones
programadas en la fase de exploración.
Artículo 2.7.1.3.7. Exclusividad del polígono. El Ministerio de Cultura se abstendrá de suscribir

contratos de exploración en los polígonos ya asignados durante el tiempo en que exista otro contrato.
No se otorgará más de un contrato o licencia de exploración en el mismo periodo de tiempo a una

persona.
Artículo 2.7.1.3.8. Permisos ante la Dirección General Marítima (Dimar). Cada una de las naves o
artefactos navales vinculados al proyecto deberá contar con los respectivos certificados y permisos
expedidos por la Dirección General Marítima (Dimar).
Artículo 2.7.1.3.9. Garantía de Cumplimiento. Sin perjuicio de las garantías ordenadas por la ley o los
reglamentos para la contratación pública, quien obtenga la autorización para la exploración deberá
otorgar pólizas de seguros, garantía bancaria o patrimonio autónomo de acuerdo con lo previsto en el
Decreto 1510 de 2013 o las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan, que garanticen el
cumplimiento de las obligaciones derivadas de la autorización o contrato.
Artículo 2.7.1.3.10. Cesión de autorizaciones. En virtud de la especialidad de los contratos o

autorización de exploración del patrimonio cultural sumergido, queda prohibida su cesión total o
parcial a terceros, sin previa autorización escrita del Ministerio de Cultura.
Artículo 2.7.1.3.11. Informe. Toda exploración deberá presentar al término de esta un informe al
Ministerio de Cultura que contenga, como mínimo:
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1. La metodología y descripción de su aplicación en campo. El informe debe estar debidamente
documentado con evidencias fílmicas y fotográficas.
2. Los resultados brutos de los procedimientos que involucren sonares, radares, scanner, u otros
sensores remotos.
3. Descripción por cuadrantes de toda el área explorada, caracterizando cada cuadrante.
4. Ubicación georreferenciada de todas las anomalías detectadas, haciendo énfasis en aquellas que
puedan o estén relacionadas con evidencias de actividad humana del pasado y con contextos
susceptibles de ser considerados como de patrimonio cultural sumergido.
5. Batimetría de los cuadrantes en donde se produzcan hallazgos, a fin de ubicarlos en un mapa

topográfico o hidrográfico.
6. El estudio de magnetometría.
7. Descripción de los perfiles estratigráficos del sitio en donde se encuentran los hallazgos de
probables yacimientos arqueológicos.
8. Descripción del hallazgo: Objetos, materiales en términos de calidad y cantidad aparente.
9. Caracterización del contexto: distribución de materiales, relación entre ellos, disposición en el

fondo.
Artículo 2.7.1.3.12. Incorporación al Registro Nacional de los Bienes del Patrimonio Cultural
Sumergido. Los bienes que se encuentren como resultado de la exploración serán incorporados al
Registro Nacional de los Bienes del Patrimonio Cultural Sumergido, pero se mantendrá reserva sobre
su ubicación en los términos del artículo 17 de la Ley 1675 de 2013.
CAPÍTULO IV
Intervención en patrimonio cultural
Artículo 2.7.1.4.1. Definición de prioridades. Oída la Comisión de Antigüedades Náufragas, el

Ministerio de Cultura debe evaluar las características e importancia de los naufragios o contextos
arqueológicos sumergidos, haciendo énfasis en su localización, estado de conservación, registro
gráfico y fotográfico e información histórica disponible, definiendo prioridades y posibilidades para la
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DECRETO 1080 DE 2015 | 117

intervención.
El Ministerio de Cultura debe dar prioridad a los Procesos de Contratación sobre bienes del Patrimonio
Cultural Sumergido que estén amenazados o en inminente riesgo de destrucción por factores
naturales o humanos, y puede tomar las medidas necesarias para su preservación prioritaria.
Artículo 2.7.1.4.2. Requisitos para la contratación. El Ministerio de Cultura solo contratará

intervenciones en bienes y contextos espaciales inscritos en el Registro Nacional del Patrimonio
Cultural Sumergido.
Los contratos de intervención deben cumplir con los siguientes requisitos, además de los previstos
para la actividad de exploración:
1. Informe de la Exploración aprobado por el Ministerio de Cultura.
2. Plan de investigación que señale:
2.1. La metodología general y específica con base en magnetometría, perfiles y materiales de trabajo,
con un cronograma asociado.
2.2. Técnicas y procedimientos a desarrollar en cada momento de la intervención, con justificación.
2.3. Lista de los equipos propuestos para ser utilizados para la intervención en donde se garantice la
tecnología necesaria para realizar excavaciones controladas que permitan la documentación del
contexto arqueológico.
2.4. Plan de extracción de materiales. (Métodos, instrumentos y procesos).
2.5. Aceptación de la obligación del pago de los supervisores asignados por el Instituto Colombiano de
Antropología e Historia (ICANH), por la Dirección General Marítima (Dimar), o los peritos designados
por ellos.
2.6. Programa de conservación que involucre la totalidad de objetos asociados al contexto

arqueológico. Este programa debe incluir:
2.6.1. Laboratorios de restauración y áreas de conservación.
2.6.2. Métodos y técnicas de desplazamiento a centros de restauración y conservación.
2.6.3. Procedimientos a desarrollar en los objetos del contexto arqueológico intervenido,
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DECRETO 1080 DE 2015 | 118

diferenciados por materia, dimensiones y cualidades arqueológicas.
2.6.4. Propuesta de almacenamiento.
El Contratista debe estar a cargo del transporte, almacenamiento, seguros, conservación y

restauración del material recuperado en los términos del respectivo contrato, así como de cualquier
costo adicional relacionado con estas actividades.
Artículo 2.7.1.4.3. Descripción completa del yacimiento arqueológico. Toda intervención en Patrimonio
Cultural Sumergido debe realizar la planimetría completa del yacimiento arqueológico, en donde se
deberá registrar el conjunto de bienes asociados, su disposición y su estructura.
Artículo 2.7.1.4.4. Disposiciones especiales. Cuando se realice una intervención sobre el Patrimonio
Cultural Sumergido, se debe garantizar la presencia del Arqueólogo de campo responsable.
Las actividades de buceo deberán regirse por los estándares de seguridad profesional para
actividades subacuáticas. Todo procedimiento de buzos sobre Patrimonio Cultural Sumergido deberá
garantizar la integridad física de los participantes.
El contratista es el único responsable por las operaciones que se realizan amparadas por su contrato.
Artículo 2.7.1.4.5. Prácticas prohibidas o limitadas. Con el fin de preservar el contexto arqueológico,

en las intervenciones en Patrimonio Cultural Sumergido, queda prohibida:
1. La utilización de explosivos.
2. Los Procesos de extracción que incluyan los siguientes procedimientos:
2.1. Deflectores de flujo.
2.2. Dragado mecánico con cucharas que superen los parámetros autorizados por el Instituto
Colombiano de Antropología e Historia (ICANH).
2.3. Utilización de dragalinas, dragas de almeja, dragas de cabezal de corte.
2.4. Las mangas de succión o dragas de aire no podrán ser utilizadas para la extracción de
materiales. Su uso está restringido a las partículas suspendidas y remoción de sedimentos.
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DECRETO 1080 DE 2015 | 119

2.5. En el caso en que los pecios sean embarcaciones o medios de transporte, no se podrá en ningún
caso destruir la integridad de las estructuras de las naves.
2.6. Las demás que determine el Consejo Nacional de Patrimonio.
Artículo 2.7.1.4.6. Programa de conservación. Ninguna intervención podrá ser realizada sin que exista
un programa específico de conservación.
Artículo 2.7.1.4.7. Integridad física y su conservación. Ningún material del Patrimonio Cultural
Sumergido podrá ser objeto de exploración, intervención, aprovechamiento económico y
conservación, sin que se realicen los procedimientos técnicos necesarios para garantizar su
integridad física y su conservación en medios atmosféricos.
El contratista es responsable de las modificaciones de los lechos marinos y de las acumulaciones de

tierras o deshechos que se pudiesen producir durante la intervención. Se deberán garantizar en todo
caso medidas para no obstaculizar la navegación o cualquier otro uso del espacio acuático.
CAPÍTULO V
Uso y derechos sobre imágenes asociadas al patrimonio cultural sumergido
Artículo 2.7.1.5.1. Propiedad de imagen. Las imágenes generadas en el proceso de exploración y de

intervención sobre el Patrimonio Cultural Sumergido son propiedad de la Nación, sin perjuicio de los
derechos morales adquiridos por las personas autorizadas.
Artículo 2.7.1.5.2. Reserva de imagen. Las imágenes obtenidas, cualquiera que sea su procedimiento
(luz, sonar, eléctrica u otros) serán manejadas de manera restrictiva por el Instituto Colombiano de
Antropología e Historia (ICANH) y la Dirección General Marítima (Dimar).
Artículo 2.7.1.5.3. Derechos de explotación de la imagen. En el respectivo contrato se determinará el

valor de los Derechos de explotación (reproducción, distribución, comunicación pública, divulgación o
transformación) de las imágenes que se hubiesen generado durante los procesos de exploración e
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DECRETO 1080 DE 2015 | 120

intervención sobre los bienes y contextos asociados al Patrimonio Cultural Sumergido. Así mismo
fijará el valor a pagar para el uso y aprovechamiento económico de las imágenes de los bienes del
Patrimonio Cultural Sumergido que se encuentren inmersos, se extraigan para su conservación o sean
destinados para difusión y puesta en valor social.
Artículo 2.7.1.5.4. Derechos de imagen. Quienes hubiesen obtenido imágenes de contextos del
Patrimonio Cultural Sumergido podrán utilizar libremente sus registros en publicaciones académicas y
científicas, previa autorización del Instituto Colombiano de Antropología e Historia (ICANH).
Artículo 2.7.1.5.5. Cesión de imagen. El Ministerio de Cultura podrá ceder derechos de utilización de
imagen, como parte de la retribución financiera a los contratistas en los procesos de exploración,
intervención, aprovechamiento económico, conservación y/o curaduría sobre el Patrimonio Cultural
Sumergido.
CAPÍTULO VI
Bienes extraídos
Artículo 2.7.1.6.1. Custodia de los bienes del Patrimonio Cultural Sumergido. La totalidad de los
bienes extraídos de contextos sumergidos serán conservados en los términos del respectivo contrato,
bajo la supervisión y custodia del Ministerio de Cultura.
El Ministerio de Cultura podrá designar áreas de almacenamiento separado para bienes voluminosos
o de lento tratamiento de conservación, siempre que se garantice el acceso y el monitoreo de dichos
bienes.
Artículo 2.7.1.6.2. Inventarios y documentación de los bienes puestos en custodia. El contratista, con
la supervisión y custodia del Ministerio de Cultura, procederá a inventariar, referenciar y documentar
técnicamente y de manera individual cada uno de los objetos extraídos.
Los resultados del procedimiento técnico de inventarios serán presentados al Consejo Nacional de
Patrimonio Cultural, este evaluará la inclusión o no de cada uno de los objetos presentados como
Bienes del Patrimonio Cultural Sumergido de acuerdo con los criterios descritos en la Ley 1675 de
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DECRETO 1080 DE 2015 | 121

2013.
Artículo 2.7.1.6.3. Bienes no pertenecientes al Patrimonio Cultural Sumergido. Los bienes que no sean
considerados como bienes del Patrimonio Cultural Sumergido, serán objeto de peritaje internacional
aceptado de común acuerdo por las partes.
El peritaje permitirá adjudicarle un valor comercial a cada uno de los objetos, de manera ponderada y
equitativa, que podrá usar el Ministerio de Cultura para aplicar las fórmulas incluidas en cada contrato
para el posible pago por procesos de exploración, preservación, intervención, aprovechamiento
económico, conservación y curaduría.
El Ministerio podrá disponer económicamente de los bienes que no sean considerados como bienes
del Patrimonio Cultural Sumergido, mediante subasta u otros mecanismos apropiados. Los recursos
que se recauden tendrán la destinación señalada en el artículo 18 de la Ley 1675 de 2013.
CAPÍTULO VII
Tenencia y uso de los bienes pertenecientes al patrimonio cultural sumergido
Artículo 2.7.1.7.1. Propiedad y Tenencia del Patrimonio Cultural Sumergido. Los bienes pertenecientes
al Patrimonio Cultural Sumergido son propiedad de la Nación. La tenencia por particulares de bienes
extraídos de contextos arqueológicos de Patrimonio Cultural Sumergido está permitida y se rige por la
reglamentación que para tal fin establezca el Ministerio de Cultura, bajo lo dispuesto en la Ley 1185
de 2008 y el Decreto 763 de 2009.
Artículo 2.7.1.7.2. Tenencia de bienes arqueológicos pertenecientes al Patrimonio Cultural Sumergido.

Sin perjuicio de lo previsto en las Leyes 397 de 1997 y 1185 de 2008, el Instituto Colombiano de
Antropología e Historia (ICANH) realizará el registro de los bienes arqueológicos pertenecientes al
Patrimonio Cultural Sumergido que se entreguen en tenencia y definirá los sujetos y las condiciones
en las cuales se entregarán y preservarán.
TÍTULO II
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DECRETO 1080 DE 2015 | 122

ÁREAS ARQUEOLÓGICAS PROTEGIDAS
Artículo 2.7.2.1. Áreas arqueológicas protegidas. El Ministerio de Cultura, previo concepto favorable
del Consejo Nacional del Patrimonio Cultural, podrá declarar áreas arqueológicas protegidas en zonas
que se encuentren en aguas internas, fluviales y lacustres, en el mar territorial, en la zona contigua,
la zona económica exclusiva y la plataforma continental e insular, y otras áreas delimitadas por líneas
de base, donde existan indicios serios de la existencia de bienes del patrimonio cultural sumergido.
Para tal efecto, en la sesión del mencionado Consejo, se invitará a la Dirección General Marítima
(Dimar), con voz y voto.
La delimitación deberá hacerse señalando coordenadas específicas de las áreas arqueológicas

protegidas sobre las que pueden realizarse los procesos de contratación para la adecuada
exploración, intervención, aprovechamiento económico, conservación y/o curaduría del patrimonio
cultural sumergido.
Artículo 2.7.2.2. Plan Especial de Manejo y Protección. Cuando se efectúen las declaratorias de áreas
arqueológicas protegidas se aprobará por medio del Instituto Colombiano de Antropología e Historia
(ICANH), un plan especial de manejo y protección, de conformidad con la Ley 397 de 1997, 1185 de
2008 y el Decreto Reglamentario 763 de 2009, el cual indicará el área afectada y su área de
influencia, los niveles permitidos de intervención e incorporará los lineamientos de manejo para la
protección, gestión, divulgación y sostenibilidad del mismo.
TÍTULO III
CONTRATACIÓN
Artículo 2.7.3.1. Contenido mínimo de los Documentos del Proceso. Los Documentos del Proceso de
Contratación en el marco de las actividades de exploración, intervención y aprovechamiento
económico del Patrimonio Cultural Sumergido, deben contener, además de los requisitos establecidos
en el presente decreto y las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan la siguiente
información:
1. Identificación del área geográfica objeto del contrato, utilizando el sistema de localización utilizado
ordinariamente por la Dirección General Marítima (Dimar).
2. Definición clara de la actividad o actividades objeto del contrato de acuerdo con la definición
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DECRETO 1080 DE 2015 | 123

consignada en el artículo 4º de la Ley 1675 de 2013.
3. La remuneración del contratista teniendo en cuenta los parámetros definidos en el artículo 15 de la

Ley 1675 de 2013.
4. Plazo del contrato y cronograma detallado de actividades.
5. Mecanismos de auditoría y control.
6. Términos y condiciones en las cuales el contratista hará la transferencia tecnológica de los

métodos y procedimientos utilizados para cumplir las actividades objeto del Proceso de Contratación.
7. Términos y condiciones para la promoción y divulgación científica del hallazgo.
Artículo 2.7.3.2. Asociaciones público-privada de iniciativa pública. El Ministerio de Cultura puede

utilizar el instrumento de las asociaciones público-privadas de iniciativa pública para adelantar las
actividades previstas en el artículo 4º de la Ley 1675 de 2013 siempre que el Ministerio de Cultura
cuente con estudios técnicos y científicos suficientes que señalen la posible existencia de Patrimonio
Cultural Sumergido y para el efecto debe someterse a lo previsto en la Ley 1508 de 2012 y las
normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan. El Ministerio de Cultura puede utilizar el sistema de
precalificación en las asociaciones público-privadas de iniciativa pública.
Artículo 2.7.3.3. Asociaciones público-privada de iniciativa privada. Los particulares que cuentan con
información científica, técnica e histórica suficiente sobre el Patrimonio Cultural Sumergido el cual
haya sido informado al Instituto Colombiano de Antropología e Historia (ICANH), pueden presentar al
Ministerio de Cultura una iniciativa de asociación público-privada de iniciativa privada para adelantar
una, varias o todas las actividades previstas en el artículo 4º de la Ley 1675 de 2013.
Artículo 2.7.3.4. Admisibilidad de las asociaciones público-privadas de iniciativa privada. Las

asociaciones público-privadas de iniciativa privada no son admisibles cuando (a) La actividad de
exploración de que trata el artículo 4º de la Ley 1675 de 2013 requiere recursos del presupuesto
nacional o la asunción de riesgos de cualquier naturaleza por parte de la Nación; y (b) Desconozcan
las reglas de remuneración del contratista establecidas en el artículo 15 de la Ley 1675 de 2013.
En todos los demás casos son aplicables las reglas de la Ley 1508 de 2012 y sus decretos
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reglamentarios, o las normas que modifiquen, adicionen o sustituyan a la Ley 1508 de 2012 y a sus
decretos reglamentarios.
Artículo 2.7.3.5. Prefactibilidad. La prefactibilidad en los proyectos de iniciativa privada debe ajustarse
a lo establecido en el artículo 16 del presente decreto y ofrecer la realización por su cuenta y riesgo
de todas las actividades de exploración, preservación, intervención, aprovechamiento económico,
conservación y curaduría de los bienes del Patrimonio Cultural Sumergido.
El Ministerio de Cultura, previo concepto del Instituto Colombiano de Antropología e Historia (ICANH) y
de la Dirección General Marítima (Dimar), debe aprobar o improbar la prefactibilidad presentada por
el originador en un plazo no mayor a tres (3) meses contados a partir de la presentación del proyecto,
plazo que se suspenderá cuando el Ministerio de Cultura solicite aclarar o complementar información
relativa al estudio de prefactibilidad.
Artículo 2.7.3.6. Factibilidad y Exploración. En las asociaciones público-privadas de iniciativa privada,

el paso de prefactibilidad a factibilidad trae consigo la autorización para explorar el Patrimonio
Cultural Sumergido, en las condiciones que fije el Ministerio de Cultura, las cuales deben incluir la
delimitación del área geográfica objeto de autorización y el plazo para la exploración. La factibilidad
es el resultado de la exploración.
Artículo 2.7.3.7. Viabilidad de la Oferta. El Ministerio de Cultura con base en el informe de

exploración, el cual debe cumplir con lo establecido en el artículo 24 del presente decreto, debe
determinar la procedencia o viabilidad de la iniciativa, y en caso positivo aprobar los términos del
contrato y determinar el valor de la inversión realizada para la exploración.
Si el Ministerio de Cultura no considera conveniente autorizar la factibilidad de la iniciativa privada,

puede comprar los estudios presentados o simplemente desechar la propuesta del originador.
Artículo 2.7.3.8. Aplicación de las normas del sistema de contratación pública y de las asociaciones
público-privadas. El Ministerio de Cultura aplicará las normas del sistema de contratación pública y de
las asociaciones público-privadas en el trámite de las iniciativas públicas y privadas relacionadas con
el Patrimonio Cultural Sumergido.
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Artículo 2.7.3.1.9. Convenios con personas extranjeras de derecho público. El Ministerio de Cultura
puede celebrar convenios con personas extranjeras de derecho público para realizar labores
científicas que permitan la exploración de determinadas áreas submarinas, para la exploración,
intervención, conservación y curaduría del Patrimonio Cultural Sumergido.
En cualquier caso la intervención de entidades públicas de otros estados deberá ser coordinada con la
Dirección General Marítima (Dimar) y el Instituto Colombiano de Antropología e Historia (ICANH).
Artículo 2.7.3.10. Unidades Funcionales en materia de Patrimonio Cultural Sumergido. Adicionado por
el art. 1, Decreto Nacional 1389 de 2017.
Artículo 2.7.3.11. Publicación de Iniciativas privadas que no requieren desembolsos de recursos

públicos. Adicionado por el art. 2, Decreto Nacional 1389 de 2017.
TÍTULO IV
COMISIÓN DE ANTIGÜEDADES NÁUFRAGAS
Artículo 2.7.4.1. La Comisión de Antigüedades Náufragas estará adscrita al Ministerio de Cultura y

quedará integrada por las siguientes personas:
– El Ministro de Relaciones Exteriores o su delegado.
– El Ministro de Cultura o su delegado, quien la presidirá.
– El Director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República o su delegado.
– El Secretario Jurídico del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República o su

delegado.
– El Director de la Dirección General Marítima – Dimar.
– Cinco (5) Expertos designados por el Presidente de la República
Parágrafo. La Comisión tendrá un secretario que será designado por la misma.
(Decreto 498 de 2011, Artículo 1º)
PARTE VIII
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PATRIMONIO BIBLIOGRÁFICO, HEMEROGRÁFICO, DOCUMENTAL Y ARCHIVÍSTICO
TÍTULO I
PATRIMONIO BIBLIOGRÁFICO
Artículo 2.8.1.1. Biblioteca Nacional de Colombia – Deposito Legal. Definición. Para los efectos del
artículo 7 de la Ley 44 de 1993, se entiende por Depósito Legal la obligación que se le impone a todo
editor de obras impresas, productor de obras audiovisuales y productor de fonogramas en Colombia y
a todo importador de obras impresas, obras audiovisuales y fonogramas, de entregar para su
conservación en las entidades y por las cantidades determinadas en el presente decreto, ejemplares
de la obra impresa, audiovisual o fonograma producidos en el país o importados, con el propósito de
guardar memoria de la producción literaria, audiovisual y fonográfica y acrecentar el patrimonio
cultural.
Artículo 2.8.1.2. Definición de material sujeto a Depósito Legal. Para los efectos del presente decreto
se entiende por:
OBRAS IMPRESAS
a). Impreso de carácter monográfico: publicación completa en una sola parte o que se piensa
completar con un número determinado de partes, publicadas por separado y que no pertenece a una
serie. Los impresos de carácter monográfico abarcan: libros, folletos, pliegos sueltos.
Libro: Reunión de muchas hojas de papel, vitela, u otras, ordinariamente impresas, que se han cosido
o encuadernado juntas con cubierta de papel, cartón pergamino u otra piel, y que forman un
volumen.
Folleto: Obra impresa, no periódica, que no consta de bastantes hojas para formar un libro.
Pliego: Pieza suelta de papel impresa por uno o ambos lados;
b). Publicación seriada: publicación que aparece en partes sucesivas a intervalos regulares o
irregulares, cada una de las cuales presenta designaciones numéricas o cronológicas y que pretende
continuarse indefinidamente. Las publicaciones seriadas incluyen periódicos o diarios, anuarios,
revistas, memorias, actas, entre otros, de entes corporativos;
c). Material cartográfico: cualquier material que presente la totalidad o una parte de la tierra o de
cualquier cuerpo celeste. Los materiales cartográficos abarcan: mapas o planos en dos o tres
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DECRETO 1080 DE 2015 | 127

dimensiones; cartas aeronáuticas, de navegación o celestes; atlas; globos; diagramas en bloque;
fotografías aéreas con fines cartográficos; vistas a ojo de pájaro; croquis; grabados topográficos;
imágenes aéreas, espaciales y terrestres; modelos de relieve; entre otros;
d). Música: Serie de pentagramas en donde están impresas todas las partes instrumentales y/o
vocales de una obra musical, colocados uno debajo de otro en forma vertical, de modo que las partes
puedan leerse simultáneamente. Así mismo, los pentagramas para una de las voces o instrumentos
que participan en una obra musical. Incluye: partituras abreviadas, partituras cortas, partituras de
bolsillo, partes de piano del director, partituras vocales, partituras para piano, partituras corales,
partituras y partes en general.
FONOGRAMAS
e). Grabación sonora o fonograma: Dentro de las grabaciones sonoras se encuentran: discos, cintas
(abiertas carrete a carrete, cartuchos, cassettes), grabaciones en película (excepto las destinadas a
acompañar imágenes visuales), y bandas sonoras.
OBRA AUDIOVISUAL
f). Obras audiovisuales: Toda obra que consiste en una serie de imágenes fijadas y relacionadas entre
sí, acompañadas o no de sonidos, susceptible de hacerse visible y, si va acompañada de sonidos,
susceptible de hacerse audible.
SOFTWARE Y BASE DE DATOS
g) Archivo de datos legibles por máquina. Cuerpo de información codificado por métodos que
requieren el uso de una máquina (típicamente una computadora) para el procesamiento. Pertenecen
a esta categoría: archivos almacenados en cinta magnética, módulos de disco, tarjetas de marca
sensible, documentos fuente en caracteres de reconocimiento óptico.
El término de datos legibles por máquina, se refiere tanto a los datos almacenados en forma legible
por máquina como a los programas usados para procesar esos datos;
h) Material gráfico: representación en dos dimensiones, puede ser opaca o destinada a ser vista o
proyectada, sin movimiento, por medio de un aparato óptico. Los materiales gráficos abarcan:
carteles, diagramas, dispositivas, dibujos técnicos, estampas, estereografías, fotobandas, fotografías,
reproducciones de obras de arte, tarjetas nemotécnicas, tarjetas postales y transparencias;
i) Microforma: Término genérico para cualquier medio, ya sea transparente u opaco, que contenga
microimágenes, como las microfichas, microfilmes, microopacos, etc.
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Artículo 2.8.1.3. Entidad responsable del Depósito Legal. La Biblioteca Nacional de Colombia es la
entidad responsable del Depósito Legal.
Artículo 2.8.1.4. Procedimiento del Depósito Legal. El Depósito Legal se deberá efectuar observando
lo siguiente:
1. Obras impresas: Tratándose de obras impresas de carácter monográfico, publicaciones seriadas,

material cartográfico, material gráfico, microformas, soporte lógico (software), música o archivo de
datos legible por máquina, entre otros, el editor deberá entregar dos (2) ejemplares a la Biblioteca
Nacional de Colombia, un (1) ejemplar a la Biblioteca del Congreso y un (1) ejemplar a la Biblioteca de
la Universidad Nacional de Colombia.
a. Si la obra ha sido editada en lugar diferente al Departamento de Cundinamarca, deberá además

entregarse otro ejemplar a la Biblioteca Departamental donde tenga asiento principal el editor;
b. Si la obra impresa de carácter monográfico es una edición de alto valor comercial como los libros
arte, el editor estará exento del depósito legal en tirajes menores de 100 ejemplares. En tiraje de 100
a 500 ejemplares, deberá entregar un (1) ejemplar a la Biblioteca Nacional de Colombia, y de 500 ó
más, dos (2) ejemplares a la Biblioteca Nacional de Colombia;
c. Tratándose de obras impresas importadas, el importador estará obligado a depositar un ejemplar

en la Biblioteca Nacional de Colombia;
d. Tratándose de obras audiovisuales, el productor, videograbador o importador, según sea el caso,

deberá entregar un ejemplar a la Biblioteca Nacional de Colombia;
2. Fonogramas: Tratándose de fonogramas, el productor fonográfico o importador, según sea el caso,

deberá entregar un ejemplar a la Biblioteca Nacional de Colombia;
Parágrafo. La Biblioteca Nacional de Colombia podrá rechazar los ejemplares entregados en calidad
de Depósito Legal cuando no se encuentren en condiciones adecuadas para su conservación y
preservación.
Artículo 2.8.1.5. Remisión de obras a la Biblioteca Nacional. Surtido el trámite de inscripción de la

obra editada, incluido el soporte lógico (software), obras audiovisuales y fonogramas ante la Oficina
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DECRETO 1080 DE 2015 | 129

de Registro de la Dirección Nacional de Derecho de Autor, del Ministerio del Interior y de Justicia, los
ejemplares a ella entregados, será remitido un ejemplar de la obra registrada a la Biblioteca Nacional
de Colombia, en los términos y procedimientos que al efecto establezcan ambas entidades.
Parágrafo. Las obras editadas, obras audiovisuales y fonogramas, que por este concepto entregue la
Oficina de Registro de la Dirección Nacional del Derecho de Autor a la Biblioteca Nacional de
Colombia, serán el sustento probatorio del registro que de ellas se efectuó.
Artículo 2.8.1.6. Término para el Depósito Legal. El Depósito Legal de las diferentes obras impresas,
obras audiovisuales y fonogramas deberá efectuarse dentro de los sesenta (60) días hábiles
siguientes a su publicación, comunicación pública, reproducción o importación, respectivamente.
Artículo 2.8.1.7. Términos y Sanciones. El incumplimiento de las obligaciones derivadas del depósito
legal será sancionado por el Ministerio de Cultura, con un salario mínimo legal diario vigente por cada
día de retraso en el cumplimiento de tales obligaciones y hasta el momento en que se verifique su
cumplimiento. El responsable del depósito legal que no haya cumplido esta obligación, no podrá
participar directamente o por interpuesta persona en procesos de contratación estatal para la
adquisición de libros y dotaciones bibliotecarias, hasta tanto cumpla con dicha obligación y en su
caso, hubiera pagado en su totalidad las sanciones pecuniarias impuestas.
La mencionada sanción será impuesta mediante resolución motivada, la cual puede ser objeto de
recursos en la vía gubernativa.
Parágrafo. Las sumas de dinero provenientes de las sanciones impuestas en consonancia con este
artículo, constituirán fondos especiales que se destinarán a la inversión de la Biblioteca Nacional en
su misión patrimonial.
Artículo 2.8.1.8. Remisión de listado de obras al Instituto Caro y Cuervo. La Biblioteca Nacional de
Colombia deberá remitir al Instituto Caro y Cuervo dentro de los cinco (5) primeros días de cada mes,
un listado de las obras depositadas, acompañado del nombre del autor, del editor y del impresor,
número de edición, fecha de tiraje y demás datos que sean necesarios para la elaboración del Anuario
Bibliográfico Nacional por parte del Instituto Caro y Cuervo.

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Artículo 2.8.1.9. Facultades del Director de la Biblioteca Nacional en relación al Depósito Legal. El
Director de la Biblioteca Nacional de Colombia podrá establecer, mediante resolución motivada,
exigencias especiales para algunas categorías de obras o producciones sujetas a Depósito Legal, o
reducir o ampliar el número de ejemplares a entregar, así como contratar con otras personas o
entidades cuando sea necesario por motivos de preservación y conservación siempre y cuando no se
le ocasione al depositante condiciones financieras o prácticas de difícil cumplimiento.
Artículo 2.8.1.10. Obligación de la Cámara Colombiana del Libro. La Cámara Colombiana del Libro
como responsable de llevar el Número Internacional Normalizado para Libros o ISBN en Colombia,
deberá entregar trimestralmente a la Biblioteca Nacional de Colombia, un listado de las obras
inscritas durante ese lapso.
Artículo 2.8.1.11. Conservación. Con el único propósito de procurar la mejor conservación de las obras
o producciones depositadas actualizándolas de acuerdo con las tecnologías existentes, la Biblioteca
Nacional de Colombia podrá efectuar una reproducción de los ejemplares allí entregados.
CAPÍTULO I
INCUMPLIMIENTO DEL DEPÓSITO LEGAL
Artículo 2.8.1.1.1. Recursos por sanciones. De conformidad con el artículo 30 de la Ley 1379 de 2010,
las sanciones pecuniarias que imponga el Ministerio de Cultura, se recaudarán y apropiarán en el
Presupuesto General de la Nación como fondos especiales para proyectos de inversión de la
Biblioteca Nacional en el cumplimiento de su misión frente al Patrimonio Bibliográfico y Documental
de la Nación.
Artículo 2.8.1.1.2. Información sobre incumplimiento del Depósito Legal. El Ministerio de Cultura
Biblioteca Nacional deberá coordinar las formas de suministro de información de las Bibliotecas
Públicas Departamentales sobre el incumplimiento del Depósito Legal en la jurisdicción de cada
departamento.
Del mismo modo, el Ministerio de Cultura Biblioteca Nacional publicará en su página web,
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DECRETO 1080 DE 2015 | 131

www.mincultura.gov.co, con actualización al último día de cada mes calendario, la información
relativa a los responsables del Depósito Legal que hubieran sido sancionados por incumplimiento del
mismo y que, una vez en firme la sanción, no hubieran cumplido con dicho Depósito y no hubieran
cancelado la totalidad de las sumas impuestas como sanción.
Esta información deberá ser consultada por las entidades estatales, teniendo en cuenta que dicha
situación de incumplimiento impide participar directamente o por interpuesta persona en procesos de
contratación estatal para adquisición de libros y dotaciones bibliotecarias.
Para estos fines se entiende por libro y por dotación bibliotecaria lo definido en los numerales 1 y 5
del artículo 2° de la Ley 1379 de 2010.
CAPÍTULO II
FONDO PARA EL FOMENTO DE LA RED NACIONAL DE BIBLIOTECAS PÚBLICAS Y BIBLIOTECA NACIONAL
Artículo 2.8.1.2.1. Fondo para el Fomento de la Red Nacional de Bibliotecas Públicas y la Biblioteca
Nacional. El fondo cuenta al que se refiere el parágrafo del artículo 125 del Estatuto Tributario,
agregado por el artículo 40 de la Ley 1379 de 2010, se denominará Fondo para el Fomento de la Red
Nacional de Bibliotecas Públicas y Biblioteca Nacional.
A dicho fondo ingresarán las donaciones en dinero que efectúen las personas jurídicas obligadas al
pago del impuesto sobre la renta, con destino a la construcción, dotación o mantenimiento de las
bibliotecas públicas de la Red Nacional de Bibliotecas Públicas y de la Biblioteca Nacional.
Artículo 2.8.1.2.2. Encargo fiduciario. El Ministerio de Cultura como administrador del Fondo para el
Fomento de la Red Nacional de Bibliotecas Públicas y Biblioteca Nacional, dará apertura a un encargo
fiduciario contratado mediante los procedimientos definidos en la Ley 80 de 1993 y normas
modificatorias o reglamentarias, en el cual se administrarán las donaciones en dinero a las que se
refiere el artículo anterior.
Artículo 2.8.1.2.3. Situación de fondos. Los recursos del Fondo para el Fomento de la Red Nacional de
Bibliotecas Públicas y Biblioteca Nacional, no requerirán situación de fondos en materia presupuestal.

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DECRETO 1080 DE 2015 | 132

Artículo 2.8.1.2.4. Destinación de recursos del Fondo para el Fomento de la Red Nacional de
Bibliotecas Públicas y Biblioteca Nacional. Los recursos del Fondo para el Fomento de la Red Nacional
de Bibliotecas Públicas y Biblioteca Nacional, se destinarán prioritariamente a proyectos bibliotecarios
en municipios de categorías 4, 5 y 6 según metodologías que defina el Ministerio de Cultura, de
acuerdo con el Plan Nacional de Lectura y Bibliotecas.
En todo caso, podrán destinarse a municipios de categorías diferentes, una vez atendida la
priorización antes señalada, y siempre de acuerdo con el Plan Nacional de Bibliotecas Públicas.
Parágrafo 1°. Para el caso de donaciones en las que el destino de la donación estuviera previamente
definido por el donante para una determinada biblioteca pública de la Red Nacional de Bibliotecas
Públicas, tal situación deberá ser previamente avalada por el Ministerio de Cultura y la entidad estatal
que maneje la respectiva biblioteca pública destinataria de la donación.
Estos recursos, en todo caso, deberán ingresar y canalizarse a través del Fondo para el Fomento de la
Red Nacional de Bibliotecas Públicas y Biblioteca Nacional.
Parágrafo 2°. En todos los casos, las donaciones que ingresen al Fondo para el Fomento de la Red
Nacional de Bibliotecas Públicas y Biblioteca Nacional, deberán estar previamente consignadas en un
acto de donación que celebre con el donante el Ministerio de Cultura con el cumplimiento de las
formalidades legales, incluidas las previsiones del artículo 1458 del Código Civil.
En el caso previsto en el parágrafo primero, en el acto de donación también deberá participar la

entidad estatal respectiva que tenga a su cargo la biblioteca pública destinataria de la donación.
Artículo 2.8.1.2.5. Elegibilidad de proyectos. Para distribuir los recursos del Fondo entre las diferentes
bibliotecas públicas de la Red Nacional de Bibliotecas Públicas, sin perjuicio de la prioridad antes
señalada, y sin incluir aquí los casos de donaciones previamente aceptadas con un destino especial
definido por el donante, podrán evaluarse proyectos presentados por las entidades que tengan a su
cargo el manejo de la respectiva biblioteca pública, teniendo en cuenta como mínimo:
1. Presupuesto detallado del proyecto.
2. Estrategias de financiación que propone la entidad para concluir el proyecto.
3. Los demás requisitos que establezca el Ministerio de Cultura.
Parágrafo. Para los casos previstos en este artículo, el Ministerio de Cultura conformará un Comité de
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DECRETO 1080 DE 2015 | 133

Evaluación de Proyectos, y definirá las modalidades de comunicación pública de las convocatorias.
Artículo 2.8.1.2.6. Certificados de Donación Bibliotecaria. El Ministerio de Cultura entregará al

respectivo donante, el Certificado de Donación Bibliotecaria de que trata el parágrafo del artículo 125
del Estatuto Tributario, agregado por el artículo 40 de la Ley 1379 de 2010, una vez perfeccionado el
acto de donación y en cuanto los recursos hayan sido depositados por el donante en el encargo
fiduciario contratado por dicho Ministerio para el efecto.
En el Certificado de Donación Bibliotecaria constarán como mínimo el año de la donación,

entendiendo por tal la fecha en la que los recursos donados ingresan al encargo fiduciario, y el monto
exacto de la misma.
Artículo 2.8.1.2.7. Amortización o aplicación del incentivo tributario. Conforme a lo previsto en el

parágrafo del artículo 125 del Estatuto Tributario, agregado por el artículo 40 de la Ley 1379 de 2010,
los donantes amparados con el Certificado de Donación Bibliotecaria podrán deducir el 100% del valor
donado respecto de la renta a su cargo correspondiente al período gravable en el que se realice la
donación o, a su elección, amortizar dicho valor hasta en un término máximo de cinco (5) años
gravables desde la fecha de la donación.
En todo caso, el contribuyente sólo podrá utilizar una cualquiera de las dos opciones señaladas en
este artículo.
Artículo 2.8.1.2.8. Control. Los recursos del Fondo para el Fomento de la Red Nacional de Bibliotecas
Públicas y Biblioteca Nacional, son objeto de vigilancia por parte de los organismos de control del
Estado.
Artículo 2.8.1.2.9. Donaciones en especie. Las donaciones en especie con destino a las bibliotecas
públicas .de la Red Nacional de Bibliotecas Públicas, se regirán por las normas vigentes de dicho
Estatuto y no se ciñen a los procedimientos y requisitos previstos en el parágrafo del artículo 125 del
Estatuto Tributario, agregado por el artículo 40 de la Ley 1379 de 2010.
En este caso la deducción o amortización del valor de la donación puede aplicarse en los mismos
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DECRETO 1080 DE 2015 | 134

términos del artículo “Amortización o aplicación del incentivo tributario” de este decreto.
TÍTULO II
PATRIMONIO ARCHIVÍSTICO
CAPÍTULO I
El sistema nacional de archivos
Artículo 2.8.2.1.1. Ámbito de Aplicación. La presente parte se aplica a las entidades y organismos de
la Rama Ejecutiva del Poder Público del orden nacional, departamental, distrital, municipal; las
entidades territoriales indígenas, de los territorios especiales biodiversos y fronterizos y demás que se
creen por ley; las entidades privadas que cumplen funciones públicas; y demás organismos regulados
por la Ley 594 de 2000.
Artículo 2.8.2.1.2. Fines del Sistema Nacional de Archivos. El Sistema Nacional de Archivos tiene como
fin adoptar, articular y difundir las políticas, estrategias, metodologías, programas y disposiciones que
en materia archivística y de gestión de documentos y archivos establezca el Archivo General de la
Nación, Jorge Palacios Preciado, promoviendo la modernización y desarrollo de los archivos en todo el
territorio nacional.
Artículo 2.8.2.1.3. Instancias de Articulación del Sistema Nacional de Archivos. El Sistema Nacional de
Archivos tendrá las siguientes instancias de articulación en los diferentes niveles territoriales e
institucionales:
1. A nivel nacional
* El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, quien será el coordinador del Sistema
Nacional de Archivos.
* El Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.
* Los Comités Técnicos.
2. A nivel territorial
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* Los Archivos Generales departamentales, distritales, municipales, de los territorios indígenas y de
los Territorios Especiales Biodiversos y Fronterizos.
* Los Consejos Territoriales de Archivo.
3. A nivel institucional
* Los Archivos Institucionales
Parágrafo 1°. Se consideran instancias ejecutores, los archivos de las entidades públicas, los archivos
de que trata el artículo 7°, 8° y 9° de la Ley 594 de 2000, los archivos de entidades privadas que
cumplen funciones públicas, y los archivos privados de interés público.
Los archivos privados, con declaración de bien de interés cultural, harán parte del Sistema Nacional
de Archivos.
Los archivos de las entidades privadas que acojan la normatividad archivística, podrán hacer parte
del Sistema Nacional de Archivos.
Artículo 2.8.2.1.4. Instancias asesoras. Se establecen las siguientes instancias asesoras en materia de
aplicación de la política archivística:
a). En el orden nacional el Comité de Desarrollo Administrativo establecido en el Decreto 2482 de

2012, el cual cumplirá entre otras las funciones de Comité Interno de Archivo.
b). En el orden territorial los Consejos Departamentales y Distritales de Archivos creados por la
Administración Departamental y Distrital, según el caso.
c). En las entidades territoriales los Comités Internos de Archivo creados en las entidades públicas, así
como en las entidades descentralizadas, autónomas de los municipios, distritos y departamentos, y
en las entidades privadas que cumplan funciones públicas.
Artículo 2.8.2.1.5. De los Archivos Generales Territoriales. Las autoridades departamentales,

distritales, municipales, de los territorios indígenas y de los territorios especiales biodiversos y
fronterizos podrán, de acuerdo con su autonomía, crear el Archivo General en su respectivo nivel
territorial, cuya función principal será la de coordinar y desarrollar la política archivística en los
archivos de las entidades de su territorio, de acuerdo con los lineamientos impartidos por el Archivo
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DECRETO 1080 DE 2015 | 136

General de la Nación Jorge Palacios Preciado; y recibir las transferencias documentales que, de
acuerdo con la tabla de retención o valoración documental, hayan sido valoradas para conservación
permanente, así como los documentos de valor histórico entregados en comodato o donación por
particulares o entidades privadas.
Los Archivos Generales Territoriales que se creen, serán instancias coordinadoras de la función
archivística en su jurisdicción, deberán recibir y custodiar las transferencias documentales valoradas
para conservación permanente que realicen los órganos de la administración pública del
correspondiente nivel territorial, así como de las transferencias documentales realizadas por las
entidades adscritas, las entidades descentralizadas, autónomas y las entidades privadas que cumplan
funciones públicas.
Parágrafo. Cuando no exista Archivo General en el respectivo territorio, la coordinación del Sistema
Departamental, Distrital o Municipal de Archivos, será ejercida por el archivo central del
departamento, distrito o municipio.
Artículo 2.8.2.1.6. Funciones de los Archivos Generales Territoriales. Los entes territoriales mediante
acto administrativo, determinarán las funciones de los Archivos Generales territoriales, considerando
los siguientes parámetros:
1. Garantizar el acceso de los ciudadanos a los documentos públicos, en cumplimiento de las normas
vigentes en la materia.
3 (sic). Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental que integra los fondos del
ente territorial respectivo, así como el que se le confíe en custodia.
4. Recibir las transferencias secundarias que efectúen los archivos de los organismos territoriales
correspondientes, de acuerdo con las normas del Archivo General de la Nación Jorge Palacios
Preciado, así como las donaciones, depósitos y legados de documentos históricos.
5. Implementar los lineamientos y políticas que imparta el Archivo General de la Nación, referidos a la
preservación de los documentos electrónicos.
6. Atender los lineamientos que emita el Ministerio de Tecnologías de la Información y las

Comunicaciones referentes al uso de medios electrónicos.
7. Promover la organización y el fortalecimiento de los archivos del orden territorial correspondiente,

para garantizar la eficacia de la gestión archivística del Estado y la conservación del patrimonio
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DECRETO 1080 DE 2015 | 137

documental, así como apoyar e impulsar los archivos privados que revistan especial importancia
cultural, científica o histórica para el ente territorial.
8. Establecer relaciones y acuerdos de cooperación con instituciones educativas, culturales y de

investigación, de conformidad con las normas que regulan la materia.
9. Apoyar y estimular la investigación en los distintos archivos del ente territorial, a partir de las
fuentes primarias y el uso y consulta de los fondos, con fines administrativos, científicos y culturales.
10. Promover la formación y capacitación del personal vinculado a los archivos en los diferentes
niveles y áreas de trabajo.
12 (sic). Brindar asistencia técnica a los archivos de las entidades públicas y privadas que cumplen
funciones públicas de su correspondiente jurisdicción de conformidad con lo establecido en literal b)
artículo 6 de la Ley 594 de 2000 y de acuerdo con el procedimiento que para tal fin establezca el
14 (sic). Coordinar y dirigir la red de archivos de su jurisdicción territorial.
15 (sic). Participar en proyectos de recuperación de memoria y formación de identidad apoyándose

en la documentación contenida en sus fondos documentales.
Parágrafo 1°. Cuando no exista Archivo General en el respectivo territorio, las anteriores funciones
serán ejercidas por el Archivo Central de la Gobernación o Alcaldía de la Respectiva Jurisdicción
Territorial.
Parágrafo 2°. El Distrito Capital contará con un estatuto legal especial que promueva el desarrollo y la
consolidación del Sistema Distrital de Archivos y del Archivo General de Bogotá, en concordancia con
el presente decreto y sin perjuicio de las funciones asignadas por el Gobierno nacional al Archivo
General de la Nación Jorge Palacios Preciado, como ente rector de la política archivística del país.
Artículo 2.8.2.1.7. De los Consejos Territoriales de Archivos. A nivel territorial, las autoridades
competentes en los departamentos y distritos deberán crear Consejos Departamentales y Distritales
de Archivos como instancias responsables de articular y promover el desarrollo de la función
archivística en sus respectivos territorios.
Artículo 2.8.2.1.8. Conformación de los Consejos Departamentales y Distritales de Archivos. Los

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DECRETO 1080 DE 2015 | 138

Consejos Departamentales y Distritales de Archivos estarán conformados por los siguientes
miembros, así:
1. El Secretario General o un funcionario administrativo de igual jerarquía de la respectiva

Gobernación o Alcaldía, quien lo presidirá.
2. El funcionario responsable del Archivo General de la Gobernación o Alcaldía Distrital, quien actuará
como secretario técnico; si no existe Archivo General, dicha representación recaerá en el responsable
del Archivo Central de la Gobernación o Alcaldía Distrital.
3. El Secretario de Cultura o quien haga sus veces.
4. El presidente o secretario de la Academia de Historia establecida en la respectiva jurisdicción, o el

responsable del Archivo Histórico del departamento o distrito.
5. Un representante de las oficinas de control interno o planeación de la gobernación o alcaldía

distrital, o la dependencia que haga sus veces.
6. Un representante del área de tecnologías de la información de la Gobernación o Alcaldía Distrital.
7. Un representante de los archivistas, designado por el Colegio Colombiano de Archivistas y la

Sociedad Colombiana de Archivistas.
8. Un representante de las Instituciones de Educación Superior de la respectiva jurisdicción o del

Servicio Nacional de Aprendizaje.
9. Un representante de la Cámara de Comercio local o de un archivo privado local.
Parágrafo 1°. Los Consejeros de que trata los numerales 7, 8 y 9, serán designados para periodos de
dos (2) años, prorrogables por una única vez, por dos (2) años adicionales.
Parágrafo 2°. El Consejo podrá invitar a representantes de otros sectores, de acuerdo con los temas a
desarrollar, quienes tendrán voz pero no voto.
Artículo 2.8.2.1.9. Funciones de los Consejos Departamentales y Distritales de Archivos. Son funciones
de los Consejos Territoriales de Archivos las siguientes:
1. Asesorar al Archivo General de su respectiva jurisdicción territorial en materia de aplicación de la

política archivística.
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DECRETO 1080 DE 2015 | 139

2. Hacer seguimiento al cumplimiento de las políticas y normas archivísticas.
3. Programar y coordinar acciones acordes con las políticas, planes y programas pro puestos por el
Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, bajo la coordinación de los Archivos Generales
de la correspondiente jurisdicción territorial.
4. Evaluar las Tablas de Retención Documental – TRD y las Tablas de Valoración Documental – TVD de
las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas de su jurisdicción, incluyendo las de
los municipios, aprobadas por los Comités Internos de Archivo, emitir concepto sobre su elaboración y
solicitar, cuando sea del caso, los ajustes que a su juicio deban realizarse.
5. Emitir los conceptos sobre las TRD o las TVD que sean necesarios, luego de su revisión y
convalidación, y solicitar que se hagan los respectivos ajustes.
6. Presentar semestralmente dentro de la respectiva vigencia, informes de su gestión al Archivo

General de la Nación Jorge Palacios Preciado y a los archivos territoriales.
7. Evaluar y presentar al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado las solicitudes de
declaratoria de archivos y documentos como bienes de interés cultural.
8. Evaluar y aprobar los planes especiales de manejo y protección relacionados con los archivos y
documentos declarados como bienes de interés cultural.
9. Apoyar la gestión de programas y proyectos de los archivos de su jurisdicción, en todo lo atinente a

la organización, conservación y servicios de archivo, de acuerdo con la normatividad y parámetros
establecidos por el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.
10. Informar al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado como órgano coordinador del
Sistema Nacional de Archivos, las irregularidades en el cumplimiento de la legislación archivística, así
como sobre cualquier situación que a su juicio atente contra el patrimonio documental del país.
Parágrafo. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, podrá evaluar las Tablas de
Retención Documental y de Valoración Documental de las Gobernaciones y Distritos, de sus entidades
centralizadas, descentralizadas, autónomas y de las entidades privadas que cumplen funciones
públicas de los municipios, distritos y departamentos, una vez aprobadas por el Comité Interno de
archivo de la respectiva entidad.
Artículo 2.8.2.1.10. De las reuniones de los Consejos Departamentales y Distritales de Archivos. Los
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DECRETO 1080 DE 2015 | 140

Consejos territoriales de archivos, sesionarán ordinariamente cada dos meses y extraordinariamente
cuando se requiera; sus deliberaciones se consignarán en actas que deberán ser publicadas en las
páginas Web de las respectivas gobernaciones o alcaldías. Las sesiones podrán llevarse a cabo
virtualmente, teniendo en cuenta lo establecido en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo
Contencioso Administrativo.
Los Consejos Departamentales y Distritales de Archivos, deliberarán con las dos terceras partes de
sus miembros y las decisiones serán adoptadas por la mitad más uno de los miembros asistentes a la
respectiva reunión.
Artículo 2.8.2.1.11. Inhabilidades. A los miembros de los Consejos Territoriales de Archivos que
desempeñen cargos públicos, les aplican las normas establecidas en el Estatuto Anticorrupción y el
Código Disciplinario Único – Ley 734 de 2002, y para los archivistas, además, el Código de Ética del
Archivista promulgado en la Ley 1409 de 2010, quienes podrán ser sancionados conforme a dicha ley.
Artículo 2.8.2.1.12. De los Comités Técnicos. El Archivo General de la Nación creará Comités Técnicos
que faciliten el desarrollo de la función archivística, de acuerdo con las necesidades de la política
archivística.
La creación y conformación de los Comités Técnicos corresponderá a la naturaleza de los asuntos

técnicos que requieran un análisis especial. Podrán existir Subcomités Técnicos Regionales,
coordinados por el Comité Técnico respectivo.
Parágrafo. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, establecerá un reglamento único
para el funcionamiento de los Comités Técnicos y los Subcomités Regionales, así como para su
conformación.
Artículo 2.8.2.1.13. Funciones de los Comités Técnicos. Son funciones de los Comités Técnicos las
siguientes:
1. Asesorar al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado en la adopción de nuevos

estándares, procedimientos y prácticas para el desarrollo de la función archivística y la modernización
de los archivos públicos, privados que cumplen funciones públicas, y privados de significación
histórica.
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DECRETO 1080 DE 2015 | 141

2. Cooperar con el Archivo General de la Nación, Jorge Palacios Preciado, en la modernización y
desarrollo de los procesos archivísticos en materia de normalización, terminología, instrumentos de
referencia y procesos técnicos archivísticos.
3. Abordar el análisis de problemáticas archivísticas y proponer al Archivo General de la Nación Jorge

Palacios Preciado políticas, metodologías, técnicas, pautas y procedimientos para el desarrollo de los
procesos archivísticos.
4. Revisar las normas técnicas internacionales que en materia archivística y de gestión documental
requieran ser implementadas en el país, así como llevar a cabo el proceso de homologación o
adaptación en coordinación con el Instituto Colombiano de Normas Técnicas – Icontec.
5. Elaborar instructivos, guías, lineamientos y directrices que contribuyan al desarrollo e

implementación de las políticas y normas de archivos promulgadas por el Archivo General de la
Nación.
6. Llevar a cabo estudios, análisis e investigaciones en las áreas específicas de su competencia, de

acuerdo con su naturaleza y área de conocimiento.
Parágrafo. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y los Archivos Generales en los
Territorios podrán financiar el funcionamiento de los Comités Técnicos para el normal desarrollo de
sus funciones, con recursos de su propio presupuesto.
Artículo 2.8.2.1.14. Del Comité Interno de Archivo. Las entidades territoriales en los departamentos,
distritos y municipios establecerán mediante acto administrativo, un Comité Interno de Archivo cuya
función es asesorar a la alta dirección de la entidad en materia archivística y de gestión documental,
definir las políticas, los programas de trabajo y los planes relativos a la función archivística
institucional, de conformidad con la Ley 594 de 2000 y demás normas reglamentarias.
Parágrafo. En las entidades del orden nacional las funciones del Comité Interno de Archivos serán
cumplidas por el Comité de Desarrollo Administrativo establecido en el Decreto 2482 de 2012.
Artículo 2.8.2.1.15. Conformación del Comité Interno de Archivo. El Comité Interno de Archivo de que
trata el artículo “Del comité interno de archivo” del presente decreto, estará conformado de la
siguiente forma:
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DECRETO 1080 DE 2015 | 142

1. El funcionario del nivel directivo o ejecutivo del más alto nivel jerárquico de quien dependa de
forma inmediata el archivo de la entidad (Secretario General o Subdirector Administrativo, entre
otros), o su delegado, quien lo presidirá;
2. El jefe o responsable del archivo o del Sistema de Archivos de la entidad, quien actuará como
secretario técnico.
3. El jefe de la Oficina Jurídica;
4. El jefe de la Oficina de Planeación o la dependencia equivalente;
5. El jefe o responsable del área de Sistemas o de Tecnologías de la Información.
6. El Jefe del área bajo cuya responsabilidad se encuentre el sistema integrado de gestión.
7. El Jefe de la Oficina de Control Interno, quien tendrá voz pero no voto, o quien haga sus veces.
8. Podrán asistir como invitados, con voz pero sin voto, funcionarios o particulares que puedan hacer
aportes en los asuntos tratados en el Comité (funcionario de otras dependencias de la entidad,
especialistas, historiadores o usuarios externos entre otros).
En las entidades donde no existen taxativamente los cargos mencionados, integrarán el Comité
Interno de Archivo quienes desempeñen funciones afines o similares.
Artículo 2.8.2.1.16. Funciones del Comité Interno de Archivo. El Comité Interno de Archivo en las
entidades territoriales tendrá las siguientes funciones:
1. Asesorar a la alta dirección de la entidad en la aplicación de la normatividad archivística.
2. Aprobar la política de gestión de documentos e información de la entidad.
3. Aprobar las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental de la entidad y
enviarlas al Consejo Departamental o Distrital de Archivos para su convalidación y al Archivo General
de la Nación Jorge Palacios Preciado para su registro.
4. Responder por el registro de las tablas de retención documental o tablas de valoración documental
en el Registro Único de Series Documentales que para el efecto cree el Archivo General de la Nación.
5. Llevar a cabo estudios técnicos tendientes a modernizar la función archivística de la entidad,

incluyendo las acciones encaminadas a incorporar las tecnologías de la información en la gestión de
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DECRETO 1080 DE 2015 | 143

documentos electrónicos de conformidad con lo establecido en el Código de Procedimiento
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
6. Aprobar el programa de gestión de documentos físicos y electrónicos presentado por el área de

archivo de la respectiva Entidad.
7. Aprobar el plan de aseguramiento documental con miras a proteger los documentos contra
diferentes riesgos.
8. Revisar e interpretar la normatividad archivística que expida el Archivo General de la Nación Jorge
Palacios Preciado y los Archivos Generales Territoriales y adoptar las decisiones que permitan su
implementación al interior de la respectiva entidad, respetando siempre los principios archivísticos.
9. Evaluar y dar concepto sobre la aplicación de las tecnologías de la información en la Entidad

teniendo en cuenta su impacto sobre la función archivística interna y la gestión documental.
10. Aprobar el programa de gestión documental de la entidad.
11. Aprobar las formas, formatos y formularios físicos y electrónicos que requiera la entidad para el
desarrollo de sus funciones y procesos.
12. Acompañar la implementación del Gobierno en Línea de la entidad en lo referente al impacto de

este sobre la gestión documental y de información.
13. Presentar a las instancias asesoras y coordinadoras del Sistema Nacional de Archivos, propuestas
relacionadas con el mejoramiento de la función archivística.
14. Apoyar el diseño de los procesos de la entidad y proponer ajustes que faciliten la gestión de
documentos e información, tanto en formato físico como electrónico.
15. Aprobar la implementación de normas técnicas nacionales e internacionales que contribuyan a

mejorar la gestión documental de la entidad.
16. Consignar sus decisiones en Actas que deberán servir de respaldo de las deliberaciones y
determinaciones tomadas.
17. Hacer seguimiento a la implementación de las tablas de retención documental y tablas de

valoración documental, así como al Modelo Integrado de Planeación y Gestión, en los aspectos
relativos a la gestión documental.
La alta dirección podrá asignar funciones adicionales, siempre que estas se relacionen con el
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DECRETO 1080 DE 2015 | 144

desarrollo de la normatividad colombiana en materia de archivos y gestión documental.
Parágrafo. Las entidades públicas deberán ceñirse a los lineamientos y políticas del Ministerio de
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en lo concerniente con el uso de tecnologías,
Gobierno en línea, la iniciativa cero papel, y demás aspectos de competencia de este Ministerio.
Artículo 2.8.2.1.17. Los Archivos Históricos administrados por entidades académicas y/o privadas. Los
Archivos Históricos que no estén adscritos a entidades públicas de un ente territorial serán
responsables integralmente por el patrimonio documental que tienen a cargo, así como por la
adecuada organización y custodia de sus fondos, y la prestación de los servicios de consulta para los
ciudadanos y no podrán recibir a ningún título, transferencias secundarias provenientes de entidades
públicas o privadas que cumplen funciones públicas.
Parágrafo. Sus fondos documentales solo podrán incrementarse mediante la recepción de

documentos donados por particulares, la compra de archivos de entidades de derecho privado, de
familias o de personas naturales.
Artículo 2.8.2.1.18. Sistema Integral Nacional de Archivos Electrónicos. El Archivo General de la

Nación, establecerá y reglamentará el Sistema Integral Nacional de Archivos Electrónicos – Sinae
como un programa especial de coordinación de la política nacional de archivos electrónicos del
Estado Colombiano, de conformidad con lo establecido en la Ley 594 de 2000, la Ley 527 de 1999 y la
Ley 1437 de 2011.
Parágrafo. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, emitirá concepto sobre el impacto
de la implantación de las nuevas tecnologías en la gestión documental de forma que se garantice
homogeneidad en la gestión archivística del Estado y la preservación de los documentos electrónicos
que conforman el patrimonio documental digital.
Artículo 2.8.2.1.19. Sistema de Información del Sistema Nacional de Archivos – Sisna. El Archivo
General de la Nación Jorge Palacios Preciado desarrollará la plataforma tecnológica para evaluar y
hacer seguimiento en línea al desarrollo del Sistema Nacional de Archivos.
Parágrafo. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado implementará un observatorio que
permita hacer seguimiento al cumplimiento de la política archivística en todas las entidades del
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DECRETO 1080 DE 2015 | 145

Estado del orden nacional, departamental, distrital y municipal.
Artículo 2.8.2.1.20. Integración del Sistema Nacional de Archivos a otros Sistemas. El Sistema
Nacional de Archivos se integrará con el Sistema General de Información del Sector Público, el
Sistema Nacional de Cultura, el Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología, el Sistema Nacional de
Formación para el Trabajo (SNFT) y el Sistema Nacional de Patrimonio, así como de los demás
sistemas que establezca el Gobierno Nacional que sean acordes con su naturaleza.
CAPÍTULO II
Evaluación de documentos de archivo
Artículo 2.8.2.2.1. Evaluación de Documentos de Archivo. La Evaluación de Documentos de Archivo

deberá ser realizada por la Oficina de Archivo o de Gestión Documental de cada entidad, de acuerdo
con lo establecido en la Ley 594 de 2000.
El Comité Interno de Archivo de la respectiva entidad es el responsable de aprobar el resultado del

proceso de valoración de los documentos de archivo, a partir de agrupaciones documentales en
series y sub-series, sean estos físicos o electrónicos y de aprobar las tablas de retención documental
o las tablas de valoración documental.
Corresponde a los Consejos Territoriales de Archivo llevar a cabo la evaluación de documentos de

archivo que sean comunes para todas las entidades públicas de su respectiva jurisdicción, o un sector
de este, de conformidad con la normatividad expedida por el Archivo General de la Nación Jorge
Palacios Preciado.
Artículo 2.8.2.2.2. Elaboración y aprobación de las tablas de retención documental y las tablas de
valoración documental. El resultado del proceso de valoración de documentos de archivo que realicen
las entidades públicas o las privadas que cumplen funciones públicas, en cualquiera de las ramas del
poder público, se registrará en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración
documental.
El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, reglamentará el procedimiento para la

elaboración, evaluación, aprobación e implementación de las tablas de retención documental y tablas
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de valoración documental.
Artículo 2.8.2.2.3. Planes de Acción de los Archivos Territoriales. Los Archivos Generales o centrales
de los departamentos, distritos y municipios deberán incluir en sus planes de acción las actividades y
recursos que permitan desarrollar las funciones de los Consejos Territoriales de Archivos de forma
que estos puedan cumplir con su responsabilidad legal.
Artículo 2.8.2.2.4. Inventarios de documentos Es responsabilidad de las entidades del Estado a través
del Secretario General o de otro funcionario de igual o superior jerarquía, y del responsable del
archivo o quien haga sus veces, exigir la entrega mediante inventario, de los documentos de archivo
que se encuentren en poder de servidores públicos y contratistas, cuando estos dejen sus cargos o
culminen las obligaciones contractuales, De igual forma, deberán denunciar ante los organismos de
control el incumplimiento de esta obligación para las acciones del caso.
Parágrafo. El deber de entregar inventario de los documentos de archivo a cargo del servidor público,
se circunscribe tanto a los documentos físicos en archivos tradicionales, como a los documentos
electrónicos que se encuentren en equipos de cómputo, sistemas de información, medios portátiles
de almacenamiento y en general en cualquier dispositivo o medio electrónico.
Artículo 2.8.2.2.5. Eliminación de documentos. La eliminación de documentos de archivo deberá estar

respaldada en las disposiciones legales o reglamentarias que rigen el particular, en las tablas de
retención documental o las tablas de valoración documental con la debida sustentación técnica, legal
o administrativa, y consignada en conceptos técnicos emitidos por el Comité Interno de Archivo o por
el Archivo General de la Nación, cuando se haya elevado consulta a este último.
Parágrafo. La eliminación de documentos de archivo, tanto físicos como electrónicos, deberá constar
en Actas de Eliminación, indicando de manera específica los nombres de las series y de los
expedientes, las fechas, el volumen de documentos (número de expedientes) a eliminar, así como los
datos del acto administrativo de aprobación de la respectiva tabla de retención o valoración
documental; dicha Acta debe ser firmada por los funcionarios autorizados de acuerdo con los
procedimientos internos de la entidad y publicada en la página web de cada Entidad.
El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, reglamentará el procedimiento para la

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eliminación de documentos de archivo, garantizando siempre el principio de transparencia y máxima
divulgación.
CAPITULO III
Archivos de entidades privadas que cumplen funciones públicas
Artículo 2.8.2.3.1. Obligación de conformar archivos en entidades vigiladas por el Estado. Las
personas naturales o jurídicas de derecho privado, que estén bajo vigilancia del Estado deberán
contar con un archivo institucional creado, organizado, preservado y controlado, teniendo en cuenta
los principios de procedencia y de orden original, el ciclo vital de los documentos, y las normas que
regulen a cada sector así como las establecidas en la Ley 594 de 2000.
Parágrafo 1°. Es responsabilidad de las Superintendencias y los Ministerios en sus respectivos

sectores, establecer normas para el manejo de los archivos de las entidades privadas bajo su
inspección y vigilancia, de conformidad con lo establecido en la Ley 594 de 2000 y demás normas
reglamentarias, previa coordinación con el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.
Parágrafo 2°. Las entidades privadas que cumplen funciones públicas podrán hacer transferencias
secundarias de la documentación de valor histórico, científico, cultural o técnico, producto del
cumplimiento de sus obligaciones, a la entidad cabeza del sector a la cual pertenece, si existe
concepto favorable en cuanto a declaratoria de bien de interés cultural de dichos archivos; o al
Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado o al Archivo Territorial, previo concepto
favorable de estos últimos, según el caso.
Artículo 2.8.2.3.2. Archivos de personas jurídicas internacionales con sedes o filiales en Colombia. Las
personas jurídicas internacionales con sedes o filiales en Colombia, en relación con sus documentos
de archivo, se regularán por las convenciones internacionales y los contratos suscritos.
En todo caso, el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado o el Archivo Territorial al que le
competa o donde prestó sus servicios el ente jurídico internacional, deberá realizar las gestiones
pertinentes para recibir las transferencias documentales de dichas entidades, o una copia de los
mismos en medio micrográfico o digital.
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Artículo 2.8.2.3.3. Entidades liquidadas, escindidas, suprimidas o intervenidas. Las entidades privadas
que cumplen funciones públicas que sean liquidadas, suprimidas o intervenidas, una vez decretada la
liquidación, supresión o intervención, deberán levantar inventario de los documentos y archivos que
se deriven de la prestación del servicio público respectivo, el cual deberá ser entregado a la entidad
interventora o a la que se transfieren las funciones, con el fin de mantener un control sobre los
mismos.
Parágrafo. Las entidades privadas que cumplen funciones públicas, en proceso de liquidación,
supresión, fusión o escisión, deberán elaborar un plan integral de archivo, asegurando dentro de sus
presupuestos los recursos que este plan demande, con miras a la organización, conservación y
consulta de los documentos y archivos producidos en desarrollo de la prestación del servicio público;
del mencionado plan entregará una copia al Ministerio o superintendencia que haya ejercido el
control o la vigilancia o a la entidad que asuma sus funciones, para su correspondiente control y
seguimiento.
CAPÍTULO IV
Red Nacional de Archivos
Artículo 2.8.2.4.1. Red Nacional de Archivos. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado
desarrollará el Proyecto Red Nacional de Archivos, con el fin de articular, integrar e interconectar
mediante el uso de tecnologías de la información, sistemas de información y software especializado, a
los diferentes archivos del nivel nacional, departamental y municipal, así como a los archivos
históricos de titularidad pública y a los archivos que conserven documentos declarados como Bienes
de Interés Cultural, de manera que sus fondos y servicios puedan estar disponibles para consulta de
toda la ciudadanía.
Artículo 2.8.2.4.2. Censo Guía de Archivos del Sector Público. Es responsabilidad del Archivo General
de la Nación Jorge Palacios Preciado y de los Archivos Territoriales elaborar un Censo Guía de Archivos
Públicos del orden nacional o territorial y de mantenerlo actualizado.
Artículo 2.8.2.4.3. Normas para su desarrollo. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado,
a través del Consejo Directivo promulgará los Acuerdos que se requieran para desarrollar el presente
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DECRETO 1080 DE 2015 | 149

decreto.
CAPÍTULO V
Gestión de Documentos
Artículo 2.8.2.5.1. Ámbito de aplicación. El presente decreto comprende a la Administración Pública

en sus diferentes niveles, nacional, departamental, distrital, municipal; de las entidades territoriales
indígenas y demás entidades territoriales que se creen por ley; de las divisiones administrativas; las
entidades privadas que cumplen funciones públicas, a las entidades del Estado en las distintas ramas
del poder; y demás organismos regulados por la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos).
Artículo 2.8.2.5.2. Tipos de información. Las normas del presente decreto se aplicarán a cualquier tipo
de información producida y/o recibida por las entidades públicas, sus dependencias y servidores
públicos, y en general por cualquier persona que desarrolle actividades inherentes a la función de
dicha entidad o que hayan sido delegados por esta, independientemente del soporte y medio de
registro (análogo o digital) en que se produzcan, y que se conservan en:
a). Documentos de Archivo (físicos y electrónicos).
b). Archivos institucionales (físicos y electrónicos).
c). Sistemas de Información Corporativos.
d). Sistemas de Trabajo Colaborativo.
e). Sistemas de Administración de Documentos.
f). Sistemas de Mensajería Electrónica.
g). Portales, Intranet y Extranet.
h). Sistemas de Bases de Datos.
i). Disco duros, servidores, discos o medios portables, cintas o medios de video y audio (análogo o
digital), etc.
j). Cintas y medios de soporte (back up o contingencia).
k). Uso de tecnologías en la nube.

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Artículo 2.8.2.5.3. Responsabilidad de la gestión de documentos. La gestión de documentos está

asociada a la actividad administrativa del Estado, al cumplimiento de las funciones y al desarrollo de
los procesos de todas las entidades del Estado; por lo tanto, es responsabilidad de los servidores y
empleados públicos así como los contratistas que presten servicios a las entidades públicas, aplicar
las normas que en esta materia establezca el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, y
las respectivas entidades públicas.
Parágrafo. La responsabilidad en cuanto a la política, planes y programas del sector de las tecnologías
de la información y las comunicaciones es del Ministerio de Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones.
Artículo 2.8.2.5.4. Coordinación de la gestión documental. Teniendo en cuenta que la gestión

documental es un proceso transversal a toda la organización, los diferentes aspectos y componentes
de la gestión de documentos deben ser coordinados por los respectivos Secretarios Generales o
quienes hagan sus veces, a través de las oficinas de archivo de cada entidad.
Artículo 2.8.2.5.5. Principios del proceso de gestión documental. La gestión de documentos en toda la
administración pública se regirá por los siguientes principios.
a). Planeación. La creación de los documentos debe estar precedida del análisis legal, funcional y
archivístico que determine la utilidad de estos como evidencia, con miras a facilitar su gestión. El
resultado de dicho análisis determinará si debe crearse o no un documento.
b). Eficiencia. Las entidades deben producir solamente los documentos necesarios para el
cumplimiento de sus objetivos o los de una función o un proceso.
c). Economía. Las entidades deben evaluar en todo momento los costos derivados de la gestión de
sus documentos buscando ahorros en los diferentes procesos de la función archivística.
d). Control y seguimiento. Las entidades deben asegurar el control y seguimiento de la totalidad de
los documentos que produce o recibe en desarrollo de sus actividades, a lo largo de todo el ciclo de
vida.
e). Oportunidad. Las entidades deberán implementar mecanismos que garanticen que los
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documentos están disponibles cuando se requieran y para las personas autorizadas para consultarlos
y utilizarlos.
f). Transparencia. Los documentos son evidencia de las actuaciones de la administración y por lo
tanto respaldan las actuaciones de los servidores y empleados públicos.
g). Disponibilidad. Los documentos deben estar disponibles cuando se requieran independientemente
del medio de creación.
h). Agrupación. Los documentos de archivo deben ser agrupados en clases o categorías (series,
subseries y expedientes), manteniendo las relaciones secuenciales dentro de un mismo trámite.
i). Vínculo archivístico. Los documentos resultantes de un mismo trámite deben mantener el vínculo
entre sí, mediante la implementación de sistemas de clasificación, sistemas descriptivos y metadatos
de contexto, estructura y contenido, de forma que se facilite su gestión como conjunto.
j). Protección del medio ambiente. Las entidades deben evitar la producción de documentos impresos
en papel cuando este medio no sea requerido por razones legales o de preservación histórica, dada la
longevidad del papel como medio de registro de información.
k). Autoevaluación. Tanto el sistema de gestión documental como el programa correspondiente será
evaluado regularmente por cada una de las dependencias de la entidad.
l). Coordinación y acceso. Las áreas funcionales actuarán coordinadamente en torno al acceso y
manejo de la información que custodian para garantizar la no duplicidad de acciones frente a los
documentos de archivo y el cumplimiento de la misión de estos.
m). Cultura archivística. Los funcionarios que dirigen las áreas funcionales colaborarán en la
sensibilización del personal a su cargo, respecto a la importancia y valor de los archivos de la
institución.
n). Modernización. La alta gerencia pública junto con el Archivo Institucional propiciarán el
fortalecimiento de la función archivística de la entidad, a través de la aplicación de las más modernas
prácticas de gestión documental al interior de la entidad, apoyándose para ello en el uso de
tecnologías de la información y las comunicaciones.
o). Interoperabilidad. Las entidades públicas deben garantizar la habilidad de transferir y utilizar
información de manera uniforme y eficiente entre varias organizaciones y sistemas de información,
así como la habilidad de los sistemas (computadoras, medios de comunicación, redes, software y
otros componentes de tecnología de la información) de interactuar e intercambiar datos de acuerdo
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DECRETO 1080 DE 2015 | 152

con un método definido, con el fin de obtener los resultados esperados.
p). Orientación al ciudadano. El ejercicio de colaboración entre organizaciones para intercambiar

información y conocimiento en el marco de sus procesos de negocio, con el propósito de facilitar la
entrega de servicios en línea a ciudadanos, empresas y a otras entidades, debe ser una premisa de
las entidades del Estado (Marco de Interoperabilidad para el Gobierno en línea).
q). Neutralidad tecnológica. El Estado garantizará la libre adopción de tecnologías, teniendo en cuenta
recomendaciones, conceptos y normativas de los organismos internacionales competentes e idóneos
en la materia, que permitan fomentar la eficiente prestación de servicios, contenidos y aplicaciones
que usen Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y garantizar la libre y leal competencia,
y que su adopción sea armónica con el desarrollo ambiental sostenible.
r). Protección de la información y los datos. Las entidades públicas deben garantizar la protección de
la información y los datos personales en los distintos procesos de la gestión documental.
Artículo 2.8.2.5.6. Componentes de la política de gestión documental. Las entidades públicas deben
formular una política de gestión de documentos, constituida por los siguientes componentes.
a). Marco conceptual claro para la gestión de la información física y electrónica de las entidades
públicas.
b). Conjunto de estándares para la gestión de la información en cualquier soporte.
c). Metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la
información, independiente de su soporte y medio de creación.
d). Programa de gestión de información y documentos que pueda ser aplicado en cada entidad.
e). La cooperación, articulación y coordinación permanente entre las áreas de tecnología, la oficina de
archivo, las oficinas de planeación y los productores de la información.
Artículo 2.8.2.5.7. Etapas de la gestión de los documentos. Para asegurar una adecuada gestión
documental en las entidades del Estado, se deben tener en cuenta las siguientes etapas.
a). Creación. Los documentos se deben crear mediante procedimientos planificados y documentados
en los cuales de determine su identificación, formato y características.
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b). Mantenimiento. Se refiere al establecimiento de los requisitos que permitan mantener la
integridad técnica, estructural y relacional de los documentos en el sistema de gestión documental
así como sus metadatos.
c). Difusión. Abarca el establecimiento de los requisitos para el acceso, consulta, recuperación,
clasificación de acceso y visualización de los documentos.
d). Administración. Hace referencia a los procedimientos que permitan administrar todas las
operaciones relativas a los documentos, tanto funcionalmente como dentro del sistema de gestión
documental, o cualquier sistema de información.
Artículo 2.8.2.5.8. Instrumentos archivísticos para la gestión documental. La gestión documental en

las entidades públicas se desarrollará a partir de los siguientes instrumentos archivísticos.
a). El Cuadro de Clasificación Documental (CCD).
b). La Tabla de Retención Documental (TRD).
c). El Programa de Gestión Documental (PGD).
d). Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR).
e). El Inventario Documental.
f). Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos.
g). Los bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales.
h). Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades
administrativas de la entidad.
i). Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y

restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos.
Artículo 2.8.2.5.9. Procesos de la gestión documental. La gestión documental en las diferentes

entidades públicas en sus diferentes niveles, debe comprender como mínimo los siguientes procesos.
a). Planeación. Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los

documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico.
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Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis
diplomático y su registro en el sistema de gestión documental.
b). Producción. Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o

ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los
resultados esperados.
c). Gestión y trámite. Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite,
la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad,
recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que
surte el documento hasta la resolución de los asuntos.
d). Organización. Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de

gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo
adecuadamente.
e). Transferencia. Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos
durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la
migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de
preservación y los metadatos descriptivos.
f). Disposición de documentos. Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras
a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las
tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental.
g). Preservación a largo plazo. Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante
su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de
registro o almacenamiento.
h). Valoración. Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y
por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su
permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o
conservación temporal o definitiva).
Artículo 2.8.2.5.10. Obligatoriedad del programa de gestión documental. Todas las entidades del
Estado deben formular un Programa de Gestión Documental (PGD), a corto, mediano y largo plazo,
como parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción Anual.
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Artículo 2.8.2.5.11. Aprobación del programa de gestión documental. El Programa de Gestión

Documental (PGD) debe ser aprobado por el Comité de Desarrollo Administrativo conformado en cada
una de las entidades del orden nacional o el Comité Interno de Archivo en las entidades del orden
territorial. La implementación y seguimiento del PGD es responsabilidad del área de archivo de la
Entidad en coordinación con la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces.
Los Consejos Territoriales de Archivos podrán realizar observaciones y solicitar ajustes al Programa de
Gestión Documental (PGD), cuando las entidades de su jurisdicción no cumplan con las normas del
presente decreto y la normatividad que sobre esta materia establezca el Archivo General de la Nación
Jorge Palacios Preciado.
Artículo 2.8.2.5.12. Publicación del programa de gestión documental. El Programa de Gestión

Documental (PGD) debe ser publicado en la página web de la respectiva entidad, dentro de los
siguientes treinta (30) días posteriores a su aprobación por parte del Comité de Desarrollo
Administrativo de la Entidad en las entidades del orden nacional o el Comité Interno de Archivos en
las entidades del orden territorial, siguiendo los lineamientos del Manual de Gobierno en Línea.
Parágrafo. Así mismo las entidades en sus programas de gestión documental deberán tener en cuenta
la protección de la información y los datos personales de conformidad con la Ley 1273 de 2009 y la
Ley 1581 de 2012.
Parágrafo. El Archivo General de la Nación en conjunto con el Ministerio de Tecnologías de la

Información y las Comunicaciones, y la delegada de la protección de datos de la Superintendencia de
Industria y Comercio deberán dar las directrices y las políticas para proteger la información y los
datos personales que reposan en bases de datos y documentos electrónicos en los programas de
gestión documental.
Artículo 2.8.2.5.13. Elementos del programa de gestión documental. El Programa de Gestión

Documental (PGD) debe obedecer a una estructura normalizada y como mínimo los elementos que se
presentan en el Anexo denominado “Programa de Gestión Documental” que hará parte integral de
este decreto.
Parágrafo. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y cada entidad podrán incluir los
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elementos adicionales que considere necesarios para facilitar el desarrollo del programa de gestión
documental.
Artículo 2.8.2.5.14. Plan de Capacitación. Las entidades públicas y las privadas que cumplan
funciones públicas, deberán incluir en sus planes anuales de capacitación los recursos necesarios
para capacitar en el alcance y desarrollo del PGD, a los funcionarios de los diferentes niveles de la
entidad.
Artículo 2.8.2.5.15. Armonización con otros sistemas administrativos y de gestión. El Programa de

Gestión Documental (PGD) debe armonizarse con los otros sistemas administrativos y de gestión
establecidos por el gobierno nacional o los que se establezcan en el futuro.
CAPÍTULO VI
El Sistema de Gestión Documental
Artículo 2.8.2.6.1. Generalidades del sistema de gestión documental. Las entidades públicas deben
contar con un sistema de gestión documental que permita.
a). Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a través de cuadros de
clasificación documental.
b). Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los documentos electrónicos
de archivo en tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración documental (TVD).
c). Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos establecidos en
las TRD o TVD.
d). Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información conexa (metadatos) a lo

largo del ciclo de vida del documento.
e). Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones documentales, en series y

subseries.
f). Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por parte de la
ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos.
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g). Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y subseries, a largo plazo,
independientemente de los procedimientos tecnológicos utilizados para su creación.
Artículo 2.8.2.6.2. Características de los sistemas de gestión documental. La gestión adecuada de los
documentos debe basarse en el desarrollo de las funciones de las Entidades Públicas, sus
dependencias y funcionarios, así como en la normalización de sus procesos, procedimientos y
manuales administrativos, de acuerdo con reglas específicas. Para lograr lo anterior es necesario que
los sistemas de gestión de documentos respondan mínimo a las siguientes características.
a). Conformidad. Los sistemas de información, incluyendo los sistemas de gestión de documentos
electrónicos (SGDE), deben respaldar la gestión de la información a partir de los procesos
administrativos de las entidades.
b). Interoperabilidad. Los sistemas de gestión documental deben permitir la interoperabilidad con los
otros sistemas de información, a lo largo del tiempo, basado en el principio de neutralidad
tecnológica, el uso de formatos abiertos y estándares nacionales o internacionales adoptados por las
autoridades o instancias competentes.
c). Seguridad. Los sistemas de gestión documental deben mantener la información administrativa en
un entorno seguro.
d). Metadescripción. Se debe procurar la generación de metadatos normalizados, sean manuales o

automatizados, desde los mismos sistemas y aplicativos.
e). Adición de contenidos. El sistema de gestión documental debe permitir que sean agregados
nuevos contenidos a los documentos, en forma de metadatos, sin que se altere la autenticidad, valor
evidencial e integridad de los documentos.
f). Diseño y funcionamiento. La creación y captura de documentos en el sistema debe ser de fácil
manejo para los usuarios, haciéndola tan simple como sea posible.
g). Gestión Distribuida. Los sistemas de gestión documental deben ofrecer capacidades para importar
y exportar masivamente los documentos (series, subseries y expedientes y metadatos asociados
desde y hacia otros sistemas de gestión documental).
h). Disponibilidad y acceso. Un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos (SGDE) debe

asegurar la autenticidad, integridad, inalterabilidad, accesibilidad, interpretación y comprensión de
los documentos electrónicos en su contexto original, así como su capacidad de ser procesados y
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reutilizados en cualquier momento.
i). Neutralidad tecnológica. El Estado garantizará la libre adopción de tecnologías, teniendo en cuenta
recomendaciones, conceptos y normativas de los organismos internacionales competentes e idóneos
en la materia, que permitan fomentar la eficiente prestación de servicios, contenidos y aplicaciones
que usen Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y garantizar la libre y leal competencia,
y que su adopción sea armónica con el desarrollo ambiental sostenible.
Artículo 2.8.2.6.3. Preservación de documentos en ambientes electrónicos. En los sistemas de archivo

electrónico implementados en las entidades públicas, se debe garantizar la autenticidad, integridad,
confidencialidad y la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo que de
acuerdo con las Tablas de Retención Documental o las Tablas de Valoración Documental lo ameriten,
así como su disponibilidad, legibilidad (visualización) e interpretación, independientemente de las
tecnologías utilizadas en la creación y almacenamiento de los documentos.
Las medidas mínimas de conservación preventiva y a largo plazo podrán estar basadas en procesos
como la migración, la emulación o el refreshing, o cualquier otro proceso de reconocida capacidad
técnica que se genere en el futuro.
Artículo 2.8.2.6.4. Criterios para la Selección de Sistemas de Gestión de Documentos. La selección y

adquisición de sistemas de gestión de documentos debe tener en cuenta además de la normatividad
que expida el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, las necesidades de la Entidad, la
estructura organizacional, el modelo de gestión documental y la capacidad financiera y tecnológica
para su implementación y mantenimiento.
El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado reglamentará, en coordinación con el

Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, los requisitos funcionales y no
funcionales mínimos que deben tenerse en cuenta para desarrollar, seleccionar y adquirir sistemas de
gestión de documentos.
Artículo 2.8.2.6.5. Integridad de la información en los sistemas de gestión de documentos. Los

sistemas de gestión documental deben mantener el contenido, la estructura, el contexto y el vínculo
archivístico entre los documentos, de forma que se garantice su accesibilidad, agrupación y valor
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como evidencia de las actuaciones de la Entidad.
Artículo 2.8.2.6.6. Interoperabilidad de los sistemas de gestión documental. El Archivo General de la

Nación Jorge Palacios Preciado y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
definirán los estándares y protocolos que deberán cumplir las entidades públicas para la
interconexión y la interoperabilidad de los sistemas de información, de forma que se garantice el flujo
interno y externo de documentos.
CAPÍTULO VII
La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo
Artículo 2.8.2.7.1. Aspectos que se deben considerar para la adecuada gestión de los documentos
electrónicos. Es responsabilidad de las Entidades Públicas cumplir con los elementos esenciales tales
como: autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y conservación, que
garanticen que los documentos electrónicos mantienen su valor de evidencia a lo largo del ciclo de
vida, incluyendo los expedientes mixtos (híbridos), digitales y electrónicos.
Parágrafo 1°. Corresponderá al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y al Ministerio de
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, reglamentar los elementos esenciales de los
documentos electrónicos.
Parágrafo 2°. Cuando el procedimiento administrativo y judicial se adelante utilizando medios

electrónicos, los documentos deberán ser archivados en este mismo medio.
Artículo 2.8.2.7.2. Características del documento electrónico de archivo. Los documentos electrónicos
dependen de su estructura lógica más que de la física. Los documentos generados y gestionados a
través de sistemas electrónicos deben tener como mínimo las siguientes características.
a). Contenido estable. El contenido del documento no cambia en el tiempo; los cambios deben estar
autorizados conforme a reglas establecidas, limitadas y controladas por la entidad, o el administrador
del sistema, de forma que al ser consultado cualquier documento, una misma pregunta, solicitud o
interacción genere siempre el mismo resultado.
b). Forma documental fija. Se define como la cualidad del documento de archivo que asegura que su
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contenido permanece completo y sin alteraciones, a lo largo del tiempo, manteniendo la forma
original que tuvo durante su creación.
c). Vínculo archivístico. Los documentos de archivo están vinculados entre sí, por razones de la
procedencia, proceso, trámite o función y por lo tanto este vínculo debe mantenerse a lo largo del
tiempo, a través de metadatos que reflejen el contenido, el contexto y la estructura tanto del
documento como de la agrupación documental a la que pertenece (serie, subserie o expediente).
d). Equivalente Funcional. Cuando se requiera que la información conste por escrito, ese requisito
quedará satisfecho con un mensaje de datos, si la información que este contiene es accesible para su
posterior consulta.
Parágrafo. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y el Ministerio de las Tecnologías
de la Información y las Comunicaciones definirán las excepciones aplicables a este artículo cuando
por razones de obsolescencia tecnológica no sea posible garantizarlas, sin afectar la autenticidad,
integridad, inalterabilidad, fiabilidad y disponibilidad de los documentos.
Artículo 2.8.2.7.3. Requisitos para la presunción de autenticidad de los documentos electrónicos de

archivo. Sin perjuicio de lo establecido en las normas procesales se deben tener en cuenta además
los siguientes requisitos en la gestión de documentos electrónicos de archivo, para asegurar en el
tiempo su presunción de autenticidad.
a). Se debe expresar desde el momento de su creación los atributos del documento de archivo, tales
como el trámite o asunto al que corresponde, las nombres de quienes intervinieron en las diferentes
acciones que se llevaron a cabo con el documento, la fecha de creación, la fecha de transmisión, nivel
de acceso, los privilegios de acceso, mantenimiento, modificación, transferencia y disposición.
b). Definición de los procedimientos de protección para evitar la pérdida o corrupción de los
documentos de archivo, los medios de almacenamiento y la tecnología.
c). Desde el contexto jurídico de acuerdo con lo señalado en el artículo 10 de la Ley 527 de 1999,
según el cual en toda actuación administrativa o judicial no se negará eficacia probatoria, validez o
fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo de información en forma de un mensaje de datos.
d). Desde el contexto administrativo y documental según las reglas a partir de las cuales el
documento de archivo es creado.
e). Formas documentales, autenticación del documento de archivo y su identificación de autoridad.

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DECRETO 1080 DE 2015 | 161

f). Otra información de ayuda a la verificación de autenticidad a través de metadatos.
g). Establecer procedimientos idóneos para asegurar la cadena de preservación de los documentos
electrónicos de archivo a lo largo del ciclo de vida, y en el transcurso del tiempo.
Artículo 2.8.2.7.4. Requisitos para la Integridad de los Documentos Electrónicos de Archivo. Los
documentos deben permanecer completos y protegidos de manipulaciones o cualquier posibilidad de
cambio (de versión o cambio de un formato); así mismo se debe evitar su alteración o eliminación por
personas no autorizadas. En caso de requerirse un cambio a la estructura del documento electrónico,
por razones plenamente justificadas y por personal debidamente autorizado, se debe dejar evidencia
de dichos cambios en el sistema de gestión documental y en el documento, a través de metadatos.
Parágrafo. En el caso que se requiera para garantizar la autenticidad, integridad y confidencialidad de

la información, se podrá utilizar firmas electrónicas o digitales de acuerdo con lo señalado en las
normas vigentes.
Artículo 2.8.2.7.5. Requisitos para la inalterabilidad de los Documentos Electrónicos de Archivo. Se

debe garantizar que un documento electrónico generado por primera vez en su forma definitiva no
sea modificado a lo largo de todo su ciclo de vida, desde su producción hasta su conservación
temporal o definitiva, condición que puede satisfacerse mediante la aplicación de sistemas de
protección de la información, salvo las modificaciones realizadas a la estructura del documento con
fines de preservación a largo plazo.
Parágrafo. La modificación con fines de preservación a largo plazo no se considerará una alteración
del documento electrónico de archivo, siempre que se haga de acuerdo con las normas establecidas
por el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y las normas procesales.
Artículo 2.8.2.7.6. Requisitos para la fiabilidad de los Documentos Electrónicos de Archivo. Garantizan
que el contenido de los documentos electrónicos de archivo es una representación completa, fiel y
precisa de las operaciones, las actividades o los hechos que testimonia y por lo tanto, su carácter
evidencial asegura que se puede recurrir a estos en el curso de posteriores operaciones o actividades.
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DECRETO 1080 DE 2015 | 162

Artículo 2.8.2.7.7. Requisitos para la disponibilidad de los documentos electrónicos de archivo. Los
documentos electrónicos y la información en ellos contenida, debe estar disponible en cualquier
momento, mientras la entidad está obligada a conservarla, de acuerdo con lo establecido en las
Tablas de Retención Documental (TRD).
Parágrafo. Se deben establecer mecanismos técnicos que aseguren que la información se pueda
consultar y estar disponible en el futuro, independientemente del sistema que la produjo, su
estructura o medio de registro original.
Artículo 2.8.2.7.8. Requisitos para la preservación y conservación de los documentos electrónicos de

archivo. Sin perjuicio de lo establecido en las normas procesales se deben tener en cuenta además
los siguientes requisitos en la gestión de documentos electrónicos de archivo, para asegurar en el
tiempo la preservación y la conservación.
a). El documento electrónico de archivo debe estar relacionado con las actividades que desarrolla la
organización.
b). Se pueden conservar los documentos de archivo simultáneamente en formato análogo y digital de
acuerdo a criterios jurídicos, las necesidades de la organización y el valor que las normas procesales,
le otorguen a cada formato.
c). El proceso de conservar documentos electrónicos de archivo se extiende a lo largo de todo el ciclo
de vida de los documentos.
d). Resguardar y mantener la accesibilidad de copias auténticas de documentos de archivo digitales.
e). Asegurar que los componentes de los documentos de archivo existirán durante todo el tiempo
necesario para que las estrategias de preservación entren en aplicación.
f). La conservación de los documentos electrónicos de archivo deben considerar y atender los
principios de preservación en el tiempo, longevidad de los medios de almacenamiento, valoración,
vulnerabilidad y disponibilidad, sea que se encuentre en propiedad de los creadores o de las
dependencias responsables del archivo de la misma.
g). Teniendo en cuenta que el documento electrónico no es el mismo que era ni antes de ser
almacenado ni después de su recuperación, se debe asegurar que cualquier acción que afecte al
modo en que se presentan los documentos proteja su integridad, a través del respeto por la cadena
de conservación.
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DECRETO 1080 DE 2015 | 163

h). Proteger la información y los datos personales de conformidad con lo señalado en la Ley 1273 de
2009 y Ley 1581 de 2012.
Artículo 2.8.2.7.9. Metadatos mínimos de los documentos electrónicos de archivo. Los documentos
electrónicos de archivo deben contener como mínimo los siguientes metadatos.
I. De contenido:
a). Tipo de recurso de información.
b). Tipo documental.
c). Título del documento.
d). Autor o emisor responsable de su contenido, destinatario, responsable que proyectó el contenido,
nombre de la entidad que respalda el contenido, nombre de la persona o sistema desde donde el
documento es creado.
e). Clasificación de acceso (nivel de acceso).
f). Fecha de creación, transmisión y recepción.
g). Folio (físico o electrónico).
h). Tema o asunto administrativo al que se vincula (trámite).
i). Palabras clave.
II. De estructura:
a). Descripción.
b). Formato.
c). Estado.
d). Proceso administrativo.
e). Unidad Administrativa responsable.
f). Perfil autorizado.
g). Ubicación (en el sistema físico y/o lógico).

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DECRETO 1080 DE 2015 | 164

h). Serie/subserie documental.
III. De contexto:
a). Jurídico-administrativo.
b). Documental.
c). De procedencia.
d). Procedimental.
e). Tecnológico
Parágrafo. Las entidades públicas podrán, según sus necesidades, agregar otros tipos de metadatos,
siempre que se garantice la preservación de los documentos y esto facilite su acceso, disponibilidad
en el tiempo y recuperación.
Artículo 2.8.2.7.10. Uso de mecanismos de protección y autenticidad de los Documentos Electrónicos

de Archivo. Los sistemas de gestión de documentos electrónicos deben permitir que los documentos
sean gestionados aun cuando hayan sido creados con medidas de protección como firmas digitales,
mecanismos de encriptamiento, marcas digitales electrónicas y cualquier otro procedimiento
informático que se creen en el futuro.
Parágrafo. Si los documentos electrónicos han sido encriptados durante su transmisión, no deben ser
almacenados con dicha protección, la cual debe ser retirada (desencriptados) al momento de
transferirlos para su conservación definitiva, en repositorios de archivos electrónicos. Se debe
atestiguar mediante metadatos, los procesos de encriptación y descifrado utilizado, con miras a
garantizar la autenticidad del documento.
Artículo 2.8.2.7.11. Neutralidad tecnológica. En la gestión de documentos electrónicos así como en los
sistemas de gestión documental se deben utilizar estándares abiertos que no dependan de una
tecnología en particular.
Parágrafo. Las entidades públicas deben adoptar medidas en contra de la obsolescencia de hardware
y software, que eviten afectar la preservación, acceso, consulta y disponibilidad de los documentos
electrónicos de archivo a lo largo del tiempo.
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DECRETO 1080 DE 2015 | 165

LIBRO 3
DISPOSICIONES FINALES
TÍTULO I
VIGENCIA Y DEROGATORIA
Artículo 3.1.1. Derogatoria Integral. Este decreto regula íntegramente las materias contempladas en
él. Por consiguiente, de conformidad con el artículo 3 de la Ley 153 de 1887, quedan derogadas todas
las disposiciones de naturaleza reglamentaria relativas al sector Cultura que versan sobre las mismas
materias, con excepción, exclusivamente, de los siguientes asuntos:
1. No quedan cobijados por la derogatoria anterior los decretos relativos a la creación y conformación
de comisiones intersectoriales, comisiones interinstitucionales, consejos, comités, sistemas
administrativos y demás asuntos relacionados con la estructura, configuración y conformación de las
entidades y organismos del sector administrativo.
2. Tampoco quedan cobijados por la derogatoria anterior los decretos que desarrollan leyes marco.
3. Igualmente, quedan excluidas de esta derogatoria las normas de naturaleza reglamentaria de este
sector administrativo que, a la fecha de expedición del presente decreto, se encuentren suspendidas
por la Jurisdicción Contencioso Administrativa, las cuales serán compiladas en este decreto, en caso
de recuperar su eficacia jurídica.
Los actos administrativos expedidos con fundamento en las disposiciones compiladas en el presente
decreto mantendrán su vigencia y ejecutoriedad bajo el entendido de que sus fundamentos jurídicos
permanecen en el presente decreto compilatorio.
Artículo 3.1.2 Vigencia. El presente decreto rige a partir de su publicación en el Diario Oficial.
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.
Dado en Bogotá D.C., a los 26 días del mes de mayo del año 2015
LA MINISTRA DE CULTURA,
MARIANA GARCÉS CÓRDOBA
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DECRETO 1080 DE 2015 | 166

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DECRETO 1080 DE 2015 | 167

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ACUERDO 001 DE 2024

“por el cual se establecen los criterios técnicos y jurídicos para implementar la

EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

En ejercicio de sus facultades legales, en especial las que le confiere la Ley 80

Que el artículo 1º de la Ley 594 de 2000, establece las reglas y principios

Que, el artículo 4 de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, designa,

Que el artículo 34 de la Ley 594 de 2000, faculta al Archivo General de la Nación

Que, con el fin de racionalizar las disposiciones vigentes expedidas por el

Que en mérito de lo expuesto:

Artículo 1.1.1. Objeto. Establecer los criterios técnicos y jurídicos para

Artículo 1.1.2. Ámbito de aplicación. El presente Acuerdo comprende a la

Artículo: 1.2.1. Deber de la planeación. Los sujetos obligados deben

Parágrafo: Los representantes legales de las Entidades, los secretarios

Artículo 1.2.2. Diagnóstico integral de archivos. Es requisito para la

Artículo 1.2.3. Formulación de la Política de Gestión Documental. Los

Parágrafo: Se tendrá como referencia para la formulación e implementación de

Artículo 1.3.1. Responsabilidades. Los sujetos obligados y servidores

Parágrafo: Los propietarios de los documentos, o quienes mediante acto

Artículo 1.3.2. Recibo y entrega de documentos de archivo. Todo servidor

Parágrafo. La entrega y recibo de los documentos y archivos se hará de

Artículo 1.3.3. Omisión en la recepción, gestión y entrega de

Parágrafo. Por ningún motivo el servidor público podrá llevarse la documentación

Artículo 1.3.4. Responsabilidad en la conformación de los archivos. Es

organización y conservación de los archivos y expedientes, atendiendo al ciclo

Artículo 1.4.1. Inspección, vigilancia y control. El Archivo General de la

Artículo 1.4.2. Normas complementarias. Con base en las facultades

Parágrafo. Se podrán considerar para la implementación de la Política de

Artículo 2.1. Objetivo. Establecer directrices para la articulación y el

Artículo 2.1.1. Comité Evaluador de Documentos. Es la instancia de

temas referentes al valor primario y secundario de los documentos, la

Artículo 2.1.2. Conformación del Comité Evaluador de Documentos. El

1. Director(a) General del Archivo General de la Nación Jorge Palacios

Parágrafo 1. La Oficina Asesora Jurídica del Archivo General de la Nación Jorge

Parágrafo 2. Invitación a integrar el Comité: El secretario del Comité Evaluador

Parágrafo 3. Cambio de representantes ante el Comité Evaluador de

Parágrafo 4. El secretario técnico es el responsable de levantar las Actas del

Artículo 2.1.3. Funciones del Comité Evaluador de Documentos. Son

1. Servir de órgano o instancia asesora del Archivo General de la Nación

7. Conceptuar y recomendar al director del Archivo General de la Nación

Artículo 2.1.4. Reuniones. El Comité Evaluador de Documentos del Archivo

Parágrafo 1. El Comité podrá sesionar y decidir con la presencia de la mitad

Parágrafo 2. Las Actas del Comité Evaluador de Documentos, reposarán en el

Artículo 2.2.1. Funciones de los Archivos Generales Territoriales. El acto

Parágrafo: Los Archivo Generales Territoriales deben elaborar y publicar en su

Artículo 2.2.2. Trasferencias secundarias a los Archivo Generales

Parágrafo. Los Archivo Generales Territoriales elaborarán instrumentos de

Artículo 2.2.3. Funciones de los Consejos Territoriales de Archivo. El acto

Parágrafo 1. Los Consejos Territoriales de Archivo deben elaborar y publicar en

Parágrafo 2. Los representantes de la Academia de Historia, Colegio

Artículo 2.2.4. Transición para el funcionamiento de nuevos Consejos

administrativo por cambio de organización administrativa y/o territorial, debe

Artículo 2.3.1. Funciones de los Comités Internos de Archivo. Las

Parágrafo 1. Las entidades que no están obligadas al cumplimiento del Modelo

Parágrafo 2. Los sujetos obligados cuya organización no permita la

Artículo 3.1. Objetivo. Establecer las especificaciones técnicas y requisitos

Artículo 3.1.1. Condiciones generales de las instalaciones que

señalados en el siguiente artículo. Además de lo establecido en la Título 6

Artículo 3.1.2. Instalaciones para servicios de depósito, custodia y

1. Se deben cumplir las normas que reglamentan el artículo 13 de la Ley

con las zonas de custodia, recepción, organización y tratamiento de