MINI/MANUAL No 4

TABLAS DE RETENCION Y
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

INTRODUCCION
Desde la promulgación de la ley 80 de 1989, la elaboración de las Tablas de Retención
Documental (TRD) ha sido una de las preocupaciones constantes tanto para el Archivo
General de la Nación de Colombia, ente rector de la política archivística, como para los
archivos de los Organismos Nacionales y para aquellos que hacen parte del Sistema
Nacional de Archivos.

En vista de que no todas las entidades dieron cumplimiento a dicha disposición, el Gobierno
Nacional promulgó el Decreto 1382 de 18 de agosto de 1995 "Por el cual se reglamenta la
ley 80 y se ordena la transferencia de los archivos de los Organismos Nacionales al Archivo
General de la Nación" que también obliga a todos los Organismos Nacionales a presentar
sus TRD en un plazo de sesenta días, contados a partir de la fecha de su publicación. En
cumplimiento de este Decreto, la Junta Directiva del Archivo General de la Nación expidió
los Acuerdos 8, 9, 11 y 12 de 1995 y 006 de 1996.

El mini manual tiene como objetivo servir de apoyo a los funcionarios de archivos de la
administración, para normalizar los procesos archivísticos relacionados con la gestión
documental. Como objetivos específicos se señalan los siguientes:

 Desarrollar los principios enunciados en el Reglamento General de Archivos y dar

cumplimiento a la Ley 594 de 2000, en torno a Tablas de Retención y Transferencias
Documentales.
 Precisar conceptos relacionados con los procesos de identificación, valoración,
selección y eliminación documentales, entre otros.
 Promover la elaboración y aplicación de Tablas de Retención en cada entidad.
Apoyar la elaboración de Tablas Generales de Retención Documental de las
Entidades de la Administración Nacional.
 Racionalizar y Regular los procesos de Transferencias Primarias y Secundarias.
 Facilitar las labores de organización física de la documentación histórica tanto para
el embalaje como para la ubicación en los depósitos del Archivo General de la
Nación cuando fuere del caso.
Este manual incluye tres temas:

 Tablas de Retención Documental: Se señalan las bases legales, las pautas y los
procedimientos para su elaboración y presentación. Incluye, además, una lista de
términos asociados con la administración de documentos, algunos de los cuales no
están contemplados en el Reglamento General de Archivos.

 Transferencias Documentales: Se precisa este concepto relacionándolo con las

diferentes fases de archivo (gestión, central e histórico) destacando la
responsabilidad del archivo central para liderar la administración de documentos en
cada entidad. También se señalan los procedimientos a seguir con miras a realizar
la transferencia y tratamiento físico de la documentación para garantizar su
conservación.

TABLAS DE RETENCION

DEFINICION E IMPORTANCIA

Las Tablas de Retención documental son un listado de series, con sus correspondientes
tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del
ciclo vital de los documentos.

La Administración se verá beneficiada con la elaboración de las Tablas de Retención ya

que éstas:

 Facilitan el manejo de la información.

 Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
 Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
 Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención
en ella estipulados.
 Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter
permanente.
 Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.
 Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.

Desde el punto de vista del trabajo archivístico las Tablas de Retención Documental son
fundamentales porque:

 Permiten el manejo integral de los documentos.

 Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de Archivo Total.
  Ayudan a controlar la producción y trámite documental.
 Identifican y reflejan las funciones institucionales.
 Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos.
 Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa
y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión.

MARCO JURIDICO

Los mandatos constitucionales referentes a la conservación y salvaguarda del Patrimonio

Cultural de la Nación, el derecho a la intimidad, el derecho de petición, el derecho a la
información y el libre acceso a los documentos públicos, entre otros, son pilares de la
normatividad aplicada a los documentos y el fundamento de la Política Archivística en el
país.

La Constitución Política de Colombia en el Título I de los Principios Fundamentales

establece:

Artículo 8: "Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y
naturales de la nación".

En el Título II de Los Derechos, Las Garantías y Los Deberes, en su Capítulo I de Los

Derechos Fundamentales, establece:

Artículo 15: "Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su
buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen
derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido en
bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás

garantías consagradas en la Constitución.

La correspondencia y demás formas de comunicación privadas son inviolables. Sólo

pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las
formalidades que establezca la ley.

Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención
del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos
privados, en los términos que señale la ley".

Artículo 20: "Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento
y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial..."
Artículo 23: "Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las
autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución..."

El capítulo II De Los Derechos Sociales, Económicos y Culturales preceptúa:

Artículo 72: "El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado. El
patrimonio arqueológico y otros bienes culturales que conforman la identidad nacional,
pertenecen a la nación y son inalienables, inembargables e imprescriptibles. La ley
establecerá los mecanismos para readquirirlos cuando se encuentren en manos de
particulares y reglamentará los derechos especiales que pudieran tener los grupos étnicos
asentados en territorios de riqueza arqueológica."

Artículo 74: "Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos
salvo los casos que establezca la ley.

El secreto profesional es inviolable".

Además de los preceptos constitucionales hay otras disposiciones legales vigentes que
hacen relación al manejo de los documentos y a las responsabilidades de los servidores
públicos como:

Ley 80 del 22 de diciembre de 1989: "Por la cual se crea el Archivo General de la Nación y
se dictan otras disposiciones."

Decreto 1777 de 1990. Por el cual se aprueba el Acuerdo 01 de mayo 15 de 1990 expedido
por la Junta Directiva del Archivo General de la Nación, sobre adopción de sus Estatutos.

Acuerdo 012 del 16 de octubre de 1991. Por el cual se fija un plazo de seis meses para la
presentación de las Tablas de Retención Documental de los Organismos Nacionales del
orden central.

Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994. Por el cual se adopta y se expide el Reglamento

General de Archivos.

Decreto 1382 del 18 de agosto de 1995. "Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se
ordena la transferencia de la documentación histórica de los archivos de los Organismos
Nacionales al Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones."

Acuerdo 08 del 18 de 0ctubre de 1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación
"Por el cual se reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los Organismos
del orden nacional al Archivo General de la Nación, ordenada por el Decreto 1382 de 1995."
Acuerdo 09 del 18 de octubre de 1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación
"Por el cual se reglamenta la presentación de la Tablas de Retención Documental al Archivo
General de la Nación, ordenadas por el Decreto No. 1382 de 1995."

Acuerdo 12 de 18 de octubre de 1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación

"Por el cual se modifica la Parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994 Reglamento
General de Archivos, Órganos de Dirección, Coordinación y Asesoría."

Ley 190 de 6 de junio de 1995. Estatuto Anticorrupción. Artículo 27: "El Código Penal tendrá
un artículo con el número 148A, del siguiente tenor: Utilización indebida de información
privilegiada. El servidor público o el particular que como empleado o directivo o miembro de
una junta u órgano de administración de cualquier entidad pública o privada que haga uso
indebido de información que haya conocido por razón o con ocasión de sus funciones, con
el fin de obtener provecho para sí o para un tercero, sea una persona natural o jurídica,
incurrirá... "¨

Artículo 79: "Será causal de mala conducta el hecho de que un funcionario público
obstaculice retarde o niegue inmotivadamente el acceso de la ciudadanía, en general, y de
los medios de comunicación, en particular, a los documentos que reposen en la
dependencia a su cargo y cuya solicitud se haya presentado con el cumplimiento de los
requisitos exigidos por la ley.

La decisión de negar el acceso a los documentos públicos será siempre motivada, con base
en la existencia de reserva legal o constitucional, o cuando exista norma especial que
atribuya la facultad de informar a un funcionario de superior jerarquía."

Ley 200 de 28 de julio de 1995. Código Disciplinario Único. Artículo 40 señala los DEBERES
de los servidores públicos:

Numeral 1. "Cumplir y hacer que se cumpla la Constitución, los Tratados Públicos

ratificados por el gobierno colombiano, las Leyes, las Ordenanzas, los Acuerdos
Municipales, los Estatutos de la Entidad, los Reglamentos, los Manuales de Funciones, las
órdenes Superiores, cuando correspondan a la naturaleza de sus funciones, las decisiones
judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas y contratos de trabajo".

Numeral 5. "Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su

empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo o
evitando la sustracción, destrucción, el ocultamiento o utilización indebidos."

Numeral 24 "Responder por la conservación de los documentos, útiles, equipos, muebles

y bienes confiados a su guarda o administración y rendir oportunamente cuenta de su
utilización."

El Artículo 41 señala las PROHIBICIONES de los servidores públicos:

Numeral 7. "Omitir, negar, retardar o entrabar el despacho de los asuntos a cargo de los
servidores públicos o la prestación del servicio a que están obligados."

Numeral 9. "Omitir y retardar o no suministrar oportunamente respuesta a las peticiones

respetuosas de los particulares o solicitudes de las autoridades, retenerlas o enviarlas a
destinatario diferente la que corresponda cuando sea de otra oficina."

Numeral 16. "Causar daños o pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos

que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones."

Ley 594 julio 14 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se
dictan otras disposiciones”.

El Artículo 24: “Obligatoriedad de las Tablas de Retención. Será obligatorio para las
entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas Tablas de Retención Documental”.

PRINCIPIOS BASICOS

La elaboración de las Tablas de Retención Documental debe basarse en la estructura

orgánico-funcional de la entidad productora, con el fin de identificar las series y subseries
documentales cualquiera sea el soporte de la información.

Los períodos de retención y disposición final de la documentación son fijados en la Tabla

de Retención. Estos pueden ser establecidos por ley, reglamento o propuestos por los
gestores de la documentación ante las instancias correspondientes.

En todo caso el tiempo de retención previsto para los documentos de archivo de oficina y
de archivo central debe estar acorde con las necesidades administrativas y las
disposiciones legales. Una vez elaboradas las Tablas de Retención Documental, avaladas
por el Comité de Archivo de cada entidad y aprobadas por la instancia correspondiente,
deberán difundirse en todas las dependencias de la Institución, con una guía explicativa a
fin de facilitar su comprensión, aplicación y actualización.

PROCESOS TECNICOS

El desarrollo de los principios básicos a nivel operativo se inicia con los procesos técnicos
que constituyen herramientas de primera mano en la gestión documental: Identificación,
Valoración, Selección y Eliminación. Los dos primeros preceden la elaboración de las
Tablas de Retención Documental y los dos últimos son su resultado. A continuación, se
detalla cada uno.
Identificación

La identificación permite reconocer la procedencia, caracterizar y describir la

documentación motivo de análisis.

La identificación puede establecerse de lo general a lo particular de la misma manera como

se realiza la descripción, así:

FONDO SECCION SUB-SECCION

Una vez identificados y establecidos los anteriores niveles jerárquicos se descenderá al

nivel documental:

 La SERIE esta constituida por unidades documentales que bien pueden ser
simples (un solo tipo documental) o complejas (tipos documentales diferentes).
Las series inventariadas son la base para verificar y controlar las transferencias
documentales. Así mismo, las series constituyen la unidad básica de valoración
porque reflejan las actividades desarrolladas por la oficina productora en virtud de
las funciones asignadas.
Valoración
El objetivo de la Valoración es proteger el Patrimonio Documental ya que permite el
establecimiento de los valores primarios y secundarios y su permanencia en cada una de
las fases de archivo.
La Valoración en el ciclo vital
Pueden existir criterios generales para la Valoración, teniendo como base el ciclo vital de
los documentos y el funcionamiento institucional. Para tales efectos es importante tener
en cuenta el uso, su frecuencia y las normas que regulan la producción documental. Estos
criterios permitirán determinar si un documento está en su fase activa, semiactiva o
inactiva. Las dos primeras fases hacen relación a los VALORES PRIMARIOS, en tanto
que la tercera puede contener o no documentos con VALORES SECUNDARIOS.
En un sistema integrado de archivos, la valoración debe realizarse desde dos
perspectivas:
- La del organismo productor, que se llevará a cabo desde el Archivo Central
correspondiente.
- La de la Administración General coordinada por el Archivo General de la Nación con la
participación activa de todos los archivos centrales de las Entidades Nacionales,
apoyados por comisiones del organismo que produjo los documentos.
VALORES PRIMARIOS DE LOS VALORES SECUNDARIOS
ARCHIVOS ADMINISTRATIVO DEL ARCHIVO PERMANENTE O
HISTORICO

 Valore Administrativo: el que

contiene un documento, una serie de
documentos o un grupo documental,
para la entidad productora,  Son aquellos que sirven de
relacionado con el trámite o asunto
que motivó su creación. Este valor referencia para la elaboración o
se encuentra en todos los reconstrucción de cualquier
documentos producidos o recibidos
en cualquier institución u organismo actividad de la administración;
para responder a una necesidad
administrativa mientras dure su como fuente primaria para la
trámite y son importantes por su historia y como testimonio de la
utilidad referencial para la toma de
decisiones y la planeación. memoria colectiva. Son el
Patrimonio Documental de la
 Valor Jurídico: aquel del que se
derivan derechos u obligaciones comunidad que los creó y los
legales regulados por el derecho
común. utiliza.

 Valor Legal: aquel que tienen los

documentos que sirven de  Algunos documentos nacen con
testimonio ante la ley.
valores permanentes, por las
 Valor Fiscal: es la utilidad o aptitud razones arriba citadas. Otros
que tienen los documentos para el
Tesoro o Hacienda Pública. alcanzan estos valores como
resultado de la valoración.
 Valor Contable: es la utilidad o
aptitud de los documentos que
soportan el conjunto de cuentas,
registros de los ingresos y egresos y
de los movimientos económicos de
una entidad pública
Selección
La Selección es el proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la
documentación por medio del muestreo. La selección documental permite:
- Optimizar el control y facilitar el acceso a los documentos requeridos por la
administración o por el usuario externo.
- Ofrecer acervos documentales integrales que reflejen la estructura de la entidad
productora.
- Reducir costos en espacio, tiempo y materiales.
- Garantizar la conservación documental.

Si bien es cierto que no hay una norma general de selección se pueden señalar algunos
elementos indispensables para abordar este proceso:
- La selección puede aplicarse a documentación que ha perdido su vigencia.
- La selección debe aplicarse a series documentales voluminosas y cuyo contenido
informativo se repite o se encuentra registrado en otras series.
- La selección se aplica a series documentales cuyo valor informativo debe
seleccionarse a través de muestreo.

Eliminación

Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico,

legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la
ciencia y la tecnología.

- La decisión de eliminar documentos, si no está establecida por ley o reglamento,

es responsabilidad del Comité de archivo de cada entidad.
- Un principio que debe observarse es aquel según el cual los documentos inactivos
que han sido de antemano señalados como eliminables, deben destruirse tan
pronto como se cumpla el plazo fijado por las Tablas de Retención.
- Ninguna serie documental puede ser destruida sin estar previamente registrada en
la correspondiente Tabla de Retención. La eliminación deberá realizarse
atendiendo lo estipulado al respecto.
- Las eliminaciones deben formar parte del proceso de preparación de las
transferencias primarias y secundarias, es decir, cuando los archivos de gestión
transfieren al central y este al histórico. En todos los casos deberá levantarse un
acta acompañada de su respectivo inventario (Ver anexos 12 y 13)
 PASOS METODOLOGICOS PARA LA ELABORACION Y APLICACION DE LAS
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

En la elaboración de las TRD se contemplan cuatro etapas:

Investigación preliminar sobre la institución

1. Compilación de la información institucional

- Disposiciones legales, actos administrativos y otras normas relativas a la creación
y cambios estructurales de la entidad (decretos, acuerdos, resoluciones.)

- Estructura interna vigente de la entidad, manuales de funciones y de

procedimientos.

- Organigrama actual, resoluciones y/o acto administrativo de creación de grupos y

asignación de funciones.

2. Entrevista con los productores de los documentos de la institución. (Ver

anexos 10 y 10.1)

- Identificación y definición de unidades documentales.

- Análisis de la producción y trámite documental teniendo en cuenta los manuales

de procedimientos de las dependencias.

- Identificación de valores primarios de la documentación

Análisis e interpretación de la información recolectada

- Conformación de series y subseries con sus respectivos tipos documentales,
teniendo como base la Encuesta Estudio Unidad Documental (parte II, ítem 8) y el
resultado del análisis de los manuales de procedimientos.

- Valoración y Selección Documental, basándose en los ítems 5, 7, 9, 10, 11, 12, 13,
14, de la Encuesta Estudio Unidad Documental (parte II).

Aplicación
Una vez elaboradas y aprobadas las TRD debe hacerse su difusión indicando:
- Fecha a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento.

- Instructivo para su aplicación

- Normas para la organización de los archivos de gestión en concordancia con la

TRD de cada oficina.

 Las instancias evaluadoras verificarán la aplicación de las Tablas de Retención
Documental y el Archivo General de la Nación, por su parte, ejercerá funciones de
inspección y vigilancia en concordancia con el artículo 32 de la Ley 594 de 2000.

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
DEFINICION E IMPORTANCIA
Remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de este al archivo histórico
de conformidad con las Tablas de Retención Documental (TRD) aprobadas.
El Archivo General de la Nación en cumplimiento de sus objetivos y de acuerdo con las
políticas de recuperación, custodia, conservación y difusión del patrimonio documental de
la Nación, lidera el Programa de Transferencias Documentales de los archivos
pertenecientes a entidades públicas del nivel central del orden nacional.
Las transferencias documentales permiten:
- Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información.
- Evitar la producción y acumulación irracional de documentos.
- Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación.
- Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de documentos en
las dependencias e instituciones productoras.
- Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones administrativas o para
el conocimiento del desarrollo histórico institucional.
- Guardar precaucionar o definitivamente la documentación, en las mejores condiciones
de conservación.
Archivo de gestión o de oficina
En este archivo reposan los documentos generados en los procesos de gestión
administrativa. El tiempo de permanencia de la documentación en éste depende
fundamentalmente del trámite y de las normas internas indicadas en las TRD, para luego
decidir su traslado al archivo central.
Las oficinas deberán transferir al Archivo Central aquellas series y subseries
documentales que hayan cumplido el tiempo de retención señalado en la TRD
correspondiente.
Archivo central o intermedio

A este archivo son transferidos los documentos de los archivos de gestión cuya consulta
no es tan frecuente, es decir, cuando están en su segundo ciclo de vida (semiactivos). El
archivo central deberá facilitar la consulta tanto a las oficinas productoras como al público
en general de acuerdo con las normas que lo regulen.
Archivo histórico o permanente

Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión
que, por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse
permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.

Al transferir la documentación al archivo histórico se debe cotejar con el inventario para

incorporarla al fondo documental correspondiente, señalándole la signatura topográfica.

PREPARACION FISICA DE LA DOCUMENTACION

Toda entidad, empresa u oficina transferente deberá arreglar la documentación siguiendo

los pasos que se enuncian a continuación:

Limpieza de la documentación

Esta labor debe adelantarse en un espacio con buenas condiciones de ventilación,

iluminación e higiene.

- El personal dedicado a esta tarea deberá disponer de elementos de trabajo

apropiados como: overol, gorra, mascarilla y guantes.

- Para realizar esta labor se debe contar con un equipo mínimo que comprende:
aspiradora, brochas, telas de algodón, bayetilla. La aspiradora debe estar dotada
de una boquilla de succión protegida con tela suave, las brochas deben ser de
cerda suave y las telas de algodón preferiblemente blancas. Emplear la aspiradora
sólo para las partes externas de los libros, tomos y demás encuadernaciones.
Para la parte interna y el interior del pliegue de los cuadernillos, utilizar la brocha
de cerdas suaves.

Eliminación de material metálico

Este proceso no debe realizarse independiente ni aisladamente. Debe efectuarse con
extremo cuidado para evitar la mezcla indiscriminada de documentos que pueda afectar la
foliación y descripción correspondiente.
- Eliminar el material metálico: clips, ganchos de cosedora, legajadores, etc.
procurando no ocasionar deterioros de tipo físico a la documentación.

- Con el fin de no separar la unidad documental de los expedientes, se puede

cambiar el material metálico por elementos elaborados en material plástico o con
recubrimientos que eviten su oxidación. En su defecto puede emplearse un
fragmento o trozo de papel, como barrera entre el material metálico y la
documentación.
 - Reemplazar las carpetas tradicionales por materiales desacidificados o de
cartulina blanca.

Identificación del material afectado por biodeterioro.

- Si se detecta material afectado especialmente por agentes biológicos como

hongos y/o insectos, debe separarse del no contaminado e identificar la unidad de
conservación con una marquilla de color rojo en un lugar visible. Dicho material
deberá mantenerse bajo condiciones de depósito con buena ventilación y aislado
de fuentes de alta humedad y temperatura.

- Con la aspiradora debe eliminarse el polvo de la unidad de conservación -caja,

carpeta, legajo- en su parte externa

- So/licitar servicio de personal especializado para los procesos de desinfección del

material afectado antes de incorporar dichos documentos a su sitio de depósito.

Revisión y Foliación

La documentación deberá numerarse consecutiva y cronológicamente al interior de esta,

teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones:

- Utilizar un lápiz de mina negra y blanda para numerar desde uno (1) en adelante,
en la esquina superior derecha de la hoja, de manera legible y sin enmendaduras.

- La numeración existente no debe corregirse y si se detecta algún error en ella

debe numerarse nuevamente, tachando la anterior.

- Los planos o cualquier documento que por su formato o tamaño estén doblados,
se numerarán como un sólo folio. Los impresos, insertos en la unidad documental
(folletos, estudios, boletines, plegables, etc.) deben numerarse en un solo folio y
en orden consecutivo. En el campo de notas del inventario se registrará el número
de folio del impreso, título, año y número total de páginas.

- Los folios totalmente en blanco (es decir, que no contengan información en recto ni
vuelto) y que estén sueltos, no se deben enviar en la transferencia. Aquellos que
estén cosidos o adheridos al legajo, no deben separarse ni foliarse.

Unidades de conservación y realmacenamiento.

Entre las unidades de conservación más comunes que pueden encontrarse en los
diferentes archivos, están las siguientes: Paquetes, Legajos, Tomos, Cajas, Carpetas y A-
Z. Cada una de estas unidades, dependiendo de su estado de conservación, deberá
prepararse de la siguiente manera para la transferencia:
- La documentación empastada o encuadernada cuyos lomos están desprendidos o
deteriorados deberá someterse al proceso de empaste o refuerzo del lomo
utilizando materiales y procedimientos adecuados.

- La documentación que no está encuadernada ni empastada deberá almacenarse

en cajas y carpetas.

Las unidades de conservación que el Archivo General de la Nación recomienda, no

sólo para la transferencia sino también para almacenar la documentación en archivos
centrales o históricos son las cajas y las carpetas, las cuales tendrán las siguientes
especificaciones:

Cajas

- Materiales. Elaboradas en cartón corrugado, recubierto en su cara interna por una

película a base de parafina y ceras vegetales. Adicionalmente, cada caja tendrá
dos fuelles elaborados en el mismo cartón.

- Tamaño. Las dimensiones más generalizadas son: alto 27 cms., ancho 40 cms. y
profundidad 12.5 cms. Cada entidad podrá establecer los tamaños de acuerdo con
su documentación. El diseño con pliegues y lengüetas que encajan por presión (a
manera de caja y espigo), permiten el ensamblaje sin la utilización de materiales
metálicos, cintas, y/o adhesivos, fuentes de deterioro para la documentación.

- Capacidad. Se recomienda introducir el número de carpetas necesario de manera

que no queden ni muy ajustadas ni muy sueltas. Para que conserven la
verticalidad se recomienda el uso de fuelles de cartón.

- Identificación. Las cajas deben ser rotuladas en sus tapas laterales, con los
siguientes datos generales:
Carpetas

- Material. Cartulina libre de acidez (neutra), o en su defecto, cartulina bond

(blanca).

- Diseño. Debe adaptarse al volumen y tamaño de la documentación, garantizando

la adecuada protección de los bordes. En lo posible debe mantenerse la unidad
del expediente, pero cuando este sobrepase los cien folios, la separación deberá
hacerse respetando el contenido de los cuadernos o temas.

- - Identificación: Se realizará sobre la solapa, en la esquina superior derecha, con

los siguientes datos:

Para documentos empastados que sobrepasan los 10 cms. de grosor y presenten

desprendimiento de la cubierta o fragmentación del cuerpo de la unidad, se han diseñado
bandejas de cartón protectoras que se encajan en las tapas de los tomos y se fijan
mediante la cinta de faya (4). Estos refuerzos permiten una fácil manipulación y a su vez
protegen la documentación del polvo y condiciones medioambientales.

Amarre

Este proceso es importante para reforzar estructuralmente las unidades de conservación

a transferir y a la vez facilitar su traslado. El procedimiento se realiza mediante el empleo
de una cinta de faya o hiladillo de 2,5 cm. de ancho que abrace la unidad en sentido
vertical y horizontal, a modo de paquete, anudado hacia la parte superior.

Embalaje.

Una vez se hayan cumplido los pasos de limpieza, revisión, foliación y amarre, se
procederá al embalaje o empaque, así:

- Utilizar cajas que cumplan las especificaciones mínimas sugeridas por el Archivo
General de la Nación.

- La cantidad de unidades de conservación a empacar en cada caja de transferencia

deberá ser moderada para evitar el deterioro de la documentación. No olvidar que
no sólo el volumen ha de tenerse en cuenta sino también su peso.

- Los tomos deben disponerse verticalmente con los lomos hacia arriba unos
seguidos de otros. Los de gran formato deberán colocarse horizontalmente unos
 encima de otros y rellenar los espacios vacíos con bolas de papel sin impresión,
preferiblemente papel periódico blanco.

- Al empacar se debe mantener el orden estricto del inventario.

- Las cajas de transferencia deberán numerarse consecutivamente, en lugar visible,

con marcador sobre un rótulo.

- Para cargar las cajas en el vehículo, se debe proceder de la siguiente manera: La

primera caja que ingrese corresponderá al último número de la remisión y así
sucesivamente en orden descendente, de tal manera que la última caja que
ingrese al vehículo sea la N°1.

En el caso de material cartográfico o de gran formato debe evaluarse su estado de

conservación con miras a establecer el sistema de embalaje más adecuado para su
transporte; el traslado se hará en tubos, guacales o siguiendo las indicaciones dadas para
las cajas.