RAP 3

CONCLUSIONES SOBRE GENERALIDADES DE MANUALES

YARA MÁRQUEZ CÁRCAMO

XILENA LORA MARTÍNEZ
JAIR ARROYO AYALA
RICARDO BELLO BETÍN

VICTORIA BUELVAS GARAY

CENTRO DE COMERCIO, INDUSTRIA Y TURISMO SENA

TECNÓLOGO EN GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO FICHA DE

CARACTERIZACIÓN (2068078)

MONTERÍA - CÓRDOBA

2020
 CONCLUSIONES SOBRE GENERALIDADES DE MANUALES

En este documento encontraremos las conclusiones sobre la temática tratada en la

guía de aprendizje entregada por la instructora, como fundamento para la
elaboración o ajuste del Manuel de Funciones de personal en una empresa, por lo
que empezaremos definiendo que es un Manual.

MANUAL: Se define como una guía de uso de un sistema de clasificación u otro tipo de
lenguaje documental, que proporciona instrucciones, procedimientos, criterios de
aplicación, glosarios y ejemplos, es decir es el documento guía de referencia como
conocimiento básico en asuntos específicos.

CLASES DE MANUALES
Los manuales los podemos clasificar en 3 grupos:
1- Por su contenido: Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad
de materiales, dentro de este tipo encontramos los siguientes:

 Historia de la empresa.
 Organización.
 Políticas.
 Procedimientos.
 Técnicos.

2- Por su alcance: Se refiere a todo el organismo en su conjunto, dentro de este

encontramos los siguientes:

 Generales o aplicación universal.

 Departamentales o específicos.

3- Por su actividad o Función: Se refiere a una función operacional específica a

tratar dentro de este tipo encontramos los siguientes:

 Ventas- compras.
 Producción o ingeniería.
 Finanzas.
 Generales.
 Del Empleo o Empleado o de Funciones o de Puestos.
Una vez definido el concepto de manual, sus clases y tipos, nos enfocaremos en el
manual de funciones o de puestos, que será nuestra guía base para poderlo realizar
y/o ajustar, para ello empezaremos con la definición de este.

MANUAL DE FUNCIONES

El Manual de Funciones constituye el documento formal que compila las diferentes

descripciones de puestos de trabajo de una organización. Es el resultado del estudio de
los puestos de trabajo, imprescindible para llevar a cabo la correcta gestión de las
personas.

UTILIDADES DEL MANUAL DE FUNCIONES

El Manual de Funciones permite:
 En primer lugar, Documentar los distintos puestos de trabajo de la organización
mediante una descripción exhaustiva de los mismos, de los flujos de trabajo y
sistemas.
 Establecer o completar el organigrama jerárquico-funcional de la organización.
 Facilitar el control y la mejora de los sistemas de gestión y producción de
servicios, estableciendo las bases para una adecuada definición de objetivos.
 También hace posible efectuar el desarrollo de una valoración de puestos de
trabajo ajustada a sus contenidos y exigencias.
 Integrar las competencias profesionales necesarias para el buen desempeño
del puesto de trabajo.
 Definir áreas de resultados. Haciendo factible la evaluación del rendimiento de
las personas que desempeñan los puestos de trabajo mediante sistemas más
válidos y fiables.
 Analizar las funciones identificando potenciales duplicidades en actividades,
funciones, tareas, responsabilidades…
 Finalmente, facilitar la función de prevención de riesgos laborales.
 Hacer posible la elaboración de planes de formación y el desarrollo
de procesos de selección más eficaces.
NOTA: En la administración pública, constituye un elemento clave para la correcta
elaboración de la Relación de Puestos de Trabajo.
Es importante aclarar que los manuales de funciones hacen parte de la estructura
organizacional de la empresa, por lo que daremos a conocer su concepto, tipos y
elementos.

¿QUE ES LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL?

Se conoce como estructura organizacional a las formas de organización interna y
administrativa de una empresa u organización. Esto incluye también el reparto del trabajo en
áreas o departamentos determinados según esa misma estructura.
Las empresas y organizaciones suelen organizarse a sí mismas en base a los objetivos que
se han trazado. Por otro lado, su estructura responde también al modelo de gestión interna
que emplean, es decir, a cómo conciben la autoridad, la jerarquía administrativa y la división
de sus labores.

CARACTERÍSTICAS DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Toda estructura organizacional es un orden formal, es decir, consta en los documentos de
la empresa y está reflejado en su organigrama. En este último se representan las distintas
personas que trabajan en ella y sus cargos específicos.
Estas estructuras pueden ser de dos tipos:
 Centralizado: Concentra las decisiones en los altos cargos de la jerarquía.
 Descentralizado: Permite a cada departamento importantes márgenes de
autonomía.

TIPOS DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Generalmente se habla de cuatro tipos de estructura organizacional:
 Lineal: Contempla la autoridad directa del jefe sobre sus subordinados, ya que
sobre él recaen todas las decisiones y todas las responsabilidades.
 Funcional: Propone la división de las labores de la organización en unidades
hiperespecializadas, cada una al mando de un jefe independiente.
 De Staff: Un modelo empresarial minimalista, que prefiere depositar en
contrataciones externas (outsourcing o tercerización).
 Matricial: La empresa se estructura en base a equipos de trabajo autónomo y
desconectado entre sí, es la estructura más dispersa conocida y la que más le
conviene a los gigantescos consorcios empresariales trasnacionales.
 ELEMENTOS DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
La estructura organizacional contempla siempre 5 elementos distintos:
 Ápice estratégico: La cúpula directiva de la empresa, donde se toman las
decisiones de alto nivel, y cumple funciones de supervisión directa, formulación de
estrategias y relación con el entorno de la empresa.
 Línea media: Directivos que sirven de enlace y brazo ejecutor entre el ápice
estratégico y el núcleo de operaciones, transmitiendo información de manera vertical
y horizontal (entre ellos).
 Núcleo de operaciones: La fuerza de trabajo básica de la empresa, compuesta por
sus trabajadores encargados de las funciones principales de generación de
productos y/o servicios.
 Tecnoestructura: Aquí se hallan un conjunto de especialistas y profesionales que
no forman parte de la dirección de la empresa, pero tampoco participan del circuito
principal de producción, sino que brindan apoyo a la estructura.
 Staff de apoyo: Personal generalmente tercerizado o subcontratado que hace vida
en la empresa y que brinda apoyo a la estructura.

Dentro de los manuales de funciones o de empleo encontraremos muchas partes

que lo conforman como las competencias, los roles y/o ocupaciones, funciones,
niveles de responsabilidades y la caracterización de los procesos y procedimientos,
es por eso que daremos a conocer detalle a detalle de lo que trata cada una de
estas partes, para tener las bases necesarias al momento de elaborar y/o ajustar el
manual de funciones de los empleados dentro de una organización.

¿QUÉ ES UNA COMPETENCIA?

Las competencias profesionales, son todas aquellas habilidades y aptitudes que tienen las
personas que les permiten desarrollar un trabajo de forma exitosa.
Las competencias técnicas de una profesión son valoradas para los empleadores, pero cada
vez se valoran más todas aquellas competencias transversales que te ayudan a diferenciarte
de los demás y te hacen más apto para un tipo de trabajo.
TIPOS DE COMPETENCIAS
Existen diferentes tipos de competencias que te identifican y te hacen más o menos apto
para un tipo de trabajo. Es importante que conozcas las competencias que posees y las que
se requerirán en el puesto de trabajo deseado para así saber si podrás optar o no a este
puesto.
 Las competencias de base: son aquellas que permiten el acceso a una formación
o a un trabajo, son los conocimientos básicos que permiten poder acceder a un
trabajo.
 Las competencias técnicas: hacen referencia a las competencias adquiridas
después de haber realizado una formación específica y son específicas de un puesto
de trabajo en concreto.
 Las competencias transversales o actuales: son todas aquellas habilidades y
aptitudes que hacen que un trabajador desarrolle de forma eficaz su trabajo. Estas
competencias están muy en sincronía con las nuevas necesidades y las nuevas
situaciones laborales.
 Las competencias Laborales: Capacidad productiva de un individuo que se define
y mide en términos de desempeño en un determinado contexto laboral.
 Las competencias funcionales: Se refieren a la capacidad real para desempeñar
las funciones individuales.

CRITERIOS PARA AGRUPAR LAS COMPETENCIAS LABORALES

1. IDENTIFICACIÓN DE LAS COMPETENCIAS (paso a paso)
 Identificación de las competencias distintivas de la organización.
 Identificación de las competencias de los procesos de las actividades principales.
 Procedimiento para la identificación de las competencias laborales del cargo en la
organización objeto de estudio.
2. CONSTRUCCIÓN DEL PERFIL DE COMPETENCIAS LABORALES DE LOS
PUESTOS DE TRABAJO CLAVES
El perfil de competencias constituye la descripción documentada del puesto de trabajo y
es el resultado de todas las acciones y técnicas aplicadas en el proceso de identificación
de las competencias laborales.
 Competencias técnicas o de conocimiento.
 Competencias de gestión o derivadas de la conducta.

3. PROCEDIMIENTO DE CERTIFICACIÓN DE LAS COMPETENCIAS LABORALES DE

LOS TRABAJADORES
Proceso que permite, mediante la evaluación correspondiente, reconocer y certificar por
medio de un documento, las competencias demostradas por el trabajador para un
determinado cargo, independientemente de la forma en que estas competencias fueron
adquiridas.
¿QUE SON LOS ROLES Y/O OCUPACIONES?
Se define como la actividad que realiza un trabajador, que hace parte de la misión de la
empresa y por la cual responde, es decir tiene la responsabilidad que se haga o funcione.

TIPOS DE ROLES Y/O OCUPACIONES

Existen tantos roles en un equipo de trabajo como necesidades al interior de los grupos,
de los cuales podemos encontrar los siguientes:
 El coordinador: Es el que define los objetivos del grupo y se encarga de la toma
de decisiones. También llamado líder o responsable, se ocupa además de dar un
buen manejo a los elementos de diversa índole que intervienen en el proyecto
 El investigador: Las fuentes son su principal fortaleza: estudios, análisis,
reportes, etc. Parte de su labor es extraer lo mejor de cada una de ellas y
aplicarlas al proceso actual.
 El creativo: Se caracteriza por ser una persona llena de ideas y que es capaz de
aportar sugerencias y opiniones originales.
 El cohesionador: Muchas veces suele ser el propio líder o responsable; en otras
ocasiones, esta tarea es asumida por un tercer miembro. Se caracteriza por la
diplomacia, la ponderación y un alto sentido de la justicia.
 El especialista: Se caracteriza por poseer conocimientos específicos y que
pueden ayudar al resto del equipo de manera puntual. Es disciplinado, atento y
tiene la virtud de centrarse en una sola cosa a la vez. En el resto de asuntos,
maneja un bajo perfil.
 El impulsor: Se trata de un individuo dinámico, proactivo y que está en
permanente búsqueda de nuevos recursos. No es un especialista en el mismo
sentido del teórico o investigador; sin embargo, su actitud enérgica contagia al
resto de integrantes y puede ser bueno en las situaciones de estancamiento o de
crisis.
 ¿QUÉ ES UNA FUNCIÓN?
Se define como la realización de ciertas actividades o deberes al tiempo que se coordinan
de manera eficaz y eficiente en conjunto con el trabajo de los demás.

DESCRIPCION DE UNA FUNCION

Permite a la empresa definir las esperas del empleador y de los empleados, delimitando
claramente, las competencias y responsabilidades del colaborador.

PROCEDIMIENTOS PARA LAS FUNCIONES

 Planeación: Función de la administración en la que se definen las metas, se fijan
las estrategias para alcanzarlas y se trazan planes para integrar y coordinar las
actividades
 Organización: Función de la administración que consiste en determinar qué
tareas hay que hacer, quién las hace, cómo se hacen, cómo se agrupan, quién
rinde cuentas a quién y dónde se toman las decisiones.
 Dirección: Función de la administración que consiste en motivar a los
subordinados, influir en los individuos y los equipos mientras hacen su trabajo.
 Coordinación: Consiste en unificar los esfuerzos organizacionales.
 Control: Función de la administración que consiste en vigilar el desempeño
actual, compararlo con una norma y emprender las acciones correctivas que
hicieran falta.
CLASES DE FUNCIONES
Existen dos tipos de funciones las cuales son:
Funciones Principales: Es aquella actividad que se realiza inicialmente y es considerada
la más destacada.
Funciones Secundarias: Es la actividad que refuerza o complementa a la principal pero
que no deja de ser vital durante el proceso.

CRITERIOS DE DESEMPEÑO PARA LAS FUNCIONES

Un criterio de desempeño se define como el estándar o la calidad de la ejecución de una
competencia que es uniforme para todos. Por tanto, el desarrollo de criterios de
desempeño puntual, crítico, objetivo y bien establecido para una competencia, asegura
una alta confiabilidad y validez en la evaluación.

¿QUE SON LOS NIVELES DE RESPONSABILIDADES?

Las responsabilidades parten de las empresas y la relación que sostienen con todos
aquellos que se ven involucrados en sus acciones y actividades en forma directa. Por lo
que frente a estas responsabilidades la empresa debe acceder y estar dispuesta a dar
cuentas de sus acciones a su entorno inmediato, como es su comunidad interna,
proveedores y accionistas, es decir son todas esas tareas y actividades necesarias para
desempeñar un determinado puesto de trabajo, ubicándose de manera jerárquica.
Un ejemplo claro de estos niveles puede ser el siguiente:

1- NIVEL INSTITUCIONAL
(Gerente de alto nivel).
2- NIVEL INTERMEDIO
(Gerente de nivel medio).
3- NIVEL OPERATIVO
(Gerente de primera línea).
CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Para esto debemos tener claro estos conceptos:

¿QUE ES UN PROCESO?
Un PROCESO es un <<qué se hace>>. No tiene existencia real o tangible, pero es un
concepto imprescindible para organizar lo que hacemos, medirlo y mejorarlo.

CARACTERÍSTICAS:

 Los Procesos son acciones o actividades organizadas e interrelacionadas,

orientadas a obtener un resultado específico.
 Transforman entradas en salidas mediante la utilización de recursos. Son
dinámicos y mensurables en su comportamiento.
 Los procesos se operan, se gestionan. Su objetivo es obtener resultados.
 Los Procesos establecen objetivos comunes que son compartidos por todos los
departamentos.
 Partiendo de la premisa que todo aquello que es cuantificable se puede mejorar,
cada proceso debe tener asignada una métrica que permita cuantificar la
eficiencia del mismo.
¿QUE ES UN PROCEDIMIENTO?
Un PROCEDIMIENTO es un <<cómo se hace>>. Son las instrucciones operativas o
protocolos de actuación. Tienen existencia real y son susceptibles de mejora. Su
representación gráfica se realiza mediante los diagramas de flujo”.

CARACTERÍSTICAS:
 Los Procedimientos definen la secuencia de los pasos para ejecutar una tarea.
 Son módulos que detallan y especifican como deben proceder los responsables
(recursos humanos y/o tecnológicos) en su ejecución estableciendo políticas,
normas y flujo de documentación.
 Se implementan y no experimentan cambios durante su uso. Al alcanzar
obsolescencia son reemplazados por nuevos procedimientos. Su objetivo es
finalizar una tarea.
 Los Procedimientos tienen objetivos diferentes para cada departamento de la
organización.

PARTES QUE CONFORMAN UN PROCEDIMIENTO

Una vez definido qué es un procedimiento, pasamos a detallar qué apartados

debemos incluir:
 Portada: La primera página del procedimiento suele incluir el título, código,
fecha de redacción, numero de versión (o revisión), índice de contenido, número
total de páginas, nombre y firmas.
 Distribución: Aquí se nombran los departamentos o personas a las que se les
debe distribuir el procedimiento una vez emitido.
 Objeto y alcance: En el objetivo se describe un resumen del propósito y
contenido del procedimiento. Además, en el alcance se explican los puntos que
incluye (y que no incluye) el mismo.
 Referencias: Se enumeran los documentos que han influido en la elaboración
del presente procedimiento.
 Definiciones: Las definiciones de las palabras técnicas que se usen en el
contenido del procedimiento.
 Responsabilidades: Una lista con los responsables (personas o
departamentos) encargados de realizar las actividades que se describen en el
procedimiento.
 Desarrollo (o Descripción): La parte donde se describe la actividad a realizar.
 Anexos: Se suele incluir como anexo todo lo que se considera importante pero
que ocupa demasiado espacio como para incluirlo.