Comprende elementos indispensables para definir y crear una estructura que

permita establecer jerarquías, distribuir el trabajo a realizarse en tareas específicas y

departamentos, asignar tareas y responsabilidades, coordinar tareas organizacionales
y crear mecanismos de coordinación que faciliten la implementación de estrategias y
procesos, así como la interacción entre las personas y la organización, permitiendo
establecer el control con el fin de lograr calidad, productividad y competitividad.

Importancia.- Permite conseguir un adecuado grado de eficiencia y eficacia de la

organización, la estructura formal es indispensable para lograr un ambiente interno
adecuado en la organización, en el que las actividades que realizan sus miembros
contribuyen al logro de los objetivos organizacionales, se puede mencionar además
que una estructura es eficiente si permite este logro con un bajo costo evitando
consecuencias imprevistas para la organización.

La estructura de una empresa es uno de los elementos claves para la organización,

la cual debe plasmarse en un organigrama que permita obtener la información
adecuada.

1.2 CONCEPTO Y DEFINICIONES DE ORGANIGRAMA

“El organigrama es la gráfica que representa la organización formal de una empresa,

ósea su estructura organizacional.”5

La palabra organigrama es la representación gráfica y esquemática de la estructura de

una empresa o cualquier otra organización en la que se muestran las relaciones que
guardan entre si los órganos que la componen.

Algunos conceptos de organigrama según varios autores

Según Ferrel, Hirt, Adriaenséns, Flores y Ramos, autores del libro "Introducción a
los Negocios en un Mundo Cambiante" (2004), el organigrama es una representación

5
HERNÁNDEZ, Carlos, “Análisis Administrativo: Técnicas y Métodos”. Editorial Universidad
Estatal San José, Costa Rica – 2007,p. 287.

2
visual de la estructura, líneas de autoridad, (cadena de mando), relaciones de
personal, comités permanentes y líneas de comunicación.

Para Enrique B. Franklin, autor del libro "Organización de Empresas", el

organigrama es " (2014), la representación gráfica de la estructura orgánica de una
institución o de una de sus áreas, en la que se muestran las relaciones que guardan
entre sí los órganos que la componen”.

Jack Fleitman, autor del libro "Negocios Exitosos" (2000), define el organigrama
como la “representación gráfica de la estructura orgánica que refleja, en forma
esquemática, la posición de las áreas que integran la empresa, los niveles jerárquicos,
las líneas de autoridad y de asesoría".

Finalidad.- Proporcionar información por medio de representaciones gráficas de los

aspectos fundamentales de los cuales se conforma la estructura organizacional,
permitiendo entender en lo general la relación e integración de los elementos que la
conforman.

Requisitos:

 Obtener todos los elementos de autoridad, los diferentes niveles jerárquicos y

la relación entre ellos.

 Tiene que ser de fácil entendimientos y sencillo al momento de utilizarlo.

 Contener únicamente los elementos indispensables.

En conclusión podemos mencionar que los organigramas son una fuente de consulta
e información, permitiéndonos muchas veces descubrir deficiencias funcionales,
reflejando los diversos tipos, departamentos y áreas laborales.

3
1.3 CONTENIDO Y DIVISIÓN:

Los organigramas deben constar de:

 Título
 Nombre de quién elaboró y autorizó su elaboración.
 Gráficos y simbología.
 Líneas de mando que deben caer siempre en forma vertical sobre el órgano
inmediato que va a recibir las órdenes del anterior.
 Líneas de nivel que son siempre horizontales.
 Unidades de mando, las líneas de mando que caen siempre en forma vertical
y por el lado superior del rectángulo.

Los organigramas consultivos tienen la línea que indica su relación de dependencia,

la cual es horizontal, tocándose por los lados menores del rectángulo.

Los organigramas se dividen, agrupan y coordinan las actividades de la organización

en cuanto a las relaciones entre los gerentes y los empleados, entre gerentes -
gerentes y entre empleados - empleados. Los departamentos de una organización se
pueden estructurar, formalmente, en tres formas básicas:

 Por función: Reúne, en un departamento, a todos los que se dedican a una

actividad o a varias relacionadas, que se llaman funciones. Es probable que la
organización funcional sea la forma más lógica y básica de departamentalización.

La usan principalmente las pequeñas empresas que ofrecen una línea limitada de
productos, porque aprovecha con eficiencia los recursos especializados. Otra
ventaja importante de la estructura por funciones es que facilita mucho la
supervisión, pues cada gerente sólo debe ser experto en una gama limitada de
habilidades. Además, la estructura funcional facilita el movimiento de las
habilidades especializadas, para poder usarlas en los puntos donde más se
necesitan.

4
 Por producto - mercado: La organización por producto/mercado puede seguir
uno de tres patrones. El más evidente es la división por producto, la división
geográfica es usada por empresas de servicios financieras y otras no fabriles, así
como por compañías mineras y productoras de petróleo. Y división por clientes,
la organización se divide de acuerdo con los diferentes usos que los clientes dan a
los productos.

 En forma de matriz: En ocasiones llamada "sistema de mando múltiple", es un

producto híbrido que trata de combinar los beneficios de los dos tipos de diseño,
al mismo tiempo que pretende evitar sus inconvenientes. Una organización con
una estructura matricial cuenta con dos tipos de estructura al mismo tiempo. Los
empleados tienen, de hecho, dos jefes; es decir, trabajan con dos cadenas de
mando.

Una cadena de mando es la de funciones o divisiones, el tipo que se diagrama en

forma vertical en las gráficas que anteceden. El segundo es una disposición
horizontal que combina al personal de diversas divisiones o departamentos
funcionales para formar un equipo de proyecto o negocio, encabezado por un gerente
de proyecto o grupo, que es experto en el campo de especialización asignado al
equipo.

En una estructura de la organización, la "cadena de mando" se refiere a la jerarquía

de una empresa de relaciones de información, desde la parte inferior hasta la parte
superior de una organización, que debe responder a quién. La cadena de mando no
sólo establece la rendición de cuentas, establece las líneas de una empresa de
autoridad y poder de toma de decisiones. Una cadena de mando asegura que cada
tarea, puesto de trabajo y departamento tiene una persona que asume la
responsabilidad del desempeño.

El flujo continuo de la cadena de mando establece claramente la autoridad

revelándose este en función de quien reporta a quien; para establecer el concepto
debemos manejar dos conceptos básicos.

5
 1. Autoridad: Facultad o capacidad de una posición superior para dar órdenes,
establecer metas o premisas y que estas sean cumplidas.
2. Unidad de mando: Principio organizativo que establece que cada
supervisado debe informar solo a un superior, que evidentemente preserva la
línea continua de autoridad.
3. Tramo de control: Determina en gran parte el número de niveles y
administradores que tiene una organización.

1.4 LOS ORGANIGRAMAS Y SU CLASIFICACIÓN.

“Los organigramas se diferencian entre sí por las características de la organización

que presentan. Por ello pueden mencionarse varios tipos tomando en cuenta una serie
de criterios y factores con fines únicamente didácticos.”6

 Por su naturaleza: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:

 Microadministrativos: Corresponden a una sola organización, y pueden

referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las áreas que la
conforman.

 Macroadministrativos: Involucran a más de una organización.

 Mesoadministrativos: Consideran una o más organizaciones de un mismo

sector de actividad o ramo especifico. Cabe señalar que el término
mesoadministrativo corresponde a una conversación utilizada
normalmente en el sector público, aunque también puede utilizarse en el
sector privado.

6
MORALES, Margarita. “Administración y Organización Educativa ”,
http://margaritamoralesescamilla.jimdo.com/administraci%C3%B3n-y-organizaci%C3%B3n-
educativa/manuales-por-su-funci%C3%B3n-y-sus-objetivos-organigramas/12/10/1014 9:19

6
 Por su finalidad: Este grupo se divide en cuatro tipos de Organigramas.

 Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se

diseñan con el objetivo de ser puestos a disposición de todo público, es
decir, como información accesible a personas no especializadas. Por ello,
solo deben expresar las partes o unidades del modelo y sus relaciones de
líneas y unidades asesoras, y ser graficados a nivel general cuando se trate
de organizaciones de ciertas dimensiones.

 Analítico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el análisis de

determinados aspectos del comportamiento organizacional, como también
de cierto tipo de información que presentada en un organigrama permite
la ventaja de la visión macro o global de la misma, tales son los casos de
análisis de un presupuesto, de la distribución de la planta de personal, de
determinadas partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones
informales, etc. Sus destinatarios son personas especializadas en el
conocimiento de estos instrumentos y sus aplicaciones.

 Formal: Se define cómo representa el modelo de funcionamiento

planificado o formal de una organización, y cuenta con el instrumento
escrito de su aprobación.

 Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo

planificado no cuenta todavía con el instrumento escrito de su aprobación

 Por su ámbito: Este grupo se divide en dos tipos de organigramas:

 Generales: Contienen información representativa de una organización

hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características.
En el sector público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o
su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el
nivel de departamento u oficina.

7
Ejemplo:

 Específicos: Muestran en forma particular la estructura de un área de la

organización.

Ejemplo:

8
 Por su contenido: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:

 Integrales: Son representaciones gráficas de todas las unidades

administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o
dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales e integrales
son equivalentes.

Ejemplo:

 Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas,

además de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es
de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organización en
forma general.

9
Ejemplo:

De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el

número de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. También se
incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas.

10
Ejemplo:

 Por su presentación o disposición gráfica: Este grupo se divide en cuatro tipos

de organigramas:

 Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del

titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos
en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la
administración, por lo cual, los manuales de organización recomiendan su
empleo.

11
 Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan
al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en
forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se
ordenan por líneas dispuestas horizontalmente.

 Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y

horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda
utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran número de unidades
en la base.

12
 De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad
de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por
su cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los últimos
niveles jerárquicos.

13
  Circulares: En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de
mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos
concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de
autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último
círculo, ósea el más extenso, indica el menor nivel de jerarquía de
autoridad. Las unidades igual jerarquía se ubican sobre un mismo círculo,
y las relaciones jerárquicas están indicadas por las líneas que unen las
figuras.

1.5 ELABORACIÓN DEL ORGANIGRAMA:

Para elaborar un organigrama es importante tomar en cuenta los siguientes pasos:

 Realizar una investigación sobre la estructura organizacional: determinando

las unidades que construyen la organización y la forma como establecen las
comunicaciones entre ellas.

 Funciones o actividades que realizan cada una.

14
  Relaciones o subordinaciones existentes entre las unidades organizativas.

Al construir un organigrama se debe tener presente:

 Las casillas deben ser rectangulares.

 Las líneas de mando deben caer siempre en forma vertical sobre el órgano
inmediato que va a recibir las órdenes del anterior.

 Las líneas de nivel son siempre horizontales.

 Delimitar con precisión las unidades o dependencias

 Escribir correctamente el nombre de las unidades o dependencias y en caso

de utilizar abreviaturas, indicarlo completamente el pie del gráfico.

Los organigramas deben ser muy claros, por ello se recomienda que no contengan
un número exclusivo de cuadros y puestos, ya que esto, en vez de ayudar a la
compresión de la estructura administrativa de la empresa, puede producir mayores
confusiones. Por ello, los cuadros deben quedar separados entre sí por espacios
apropiados.

Los organigramas no pueden representar un número muy grande de elementos de

organización, de ordinario sirven exclusivamente para lo señalado anteriormente.

Cuando se trata de representar en ellos, a base de colores, líneas gruesas, etc., otras
muchas características, como serían las de comunicación interdepartamental,
limitaciones, facultades, etc., sólo se logra hacerlos confusos. Los otros elementos
mencionados quedan ordinariamente consignados en los manuales de organización y
en los análisis de puestos, los cuales se deben sujetar a los organigramas.

15
Fases de elaboración

1. Autorización y apoyo de los niveles superiores.

La decisión de la implantación de un organigrama en una Administración local, o su

puesta en marcha o incluso la simple modificación de las líneas estratégicas del
existente, debe ser responsabilidad de la corporación, la cual es la máxima autoridad
para planear su elaboración, quien podrá trasladar dicha responsabilidad a las
diversas delegaciones o direcciones de área o jefes de servicio que, a su vez, se
encargarán de integrar los diversos equipos de trabajo, dada la máxima
compenetración y entendimiento que debe existir en su elaboración, con las diversas
unidades de trabajo o personal de apoyo.

2. Provisión de la información.

Esta fase con lleva varias subfases a la vez:

 Captación de la información: analizar la información, en una administración

se ha de empezar por estudio de los puestos y, así como la descripción de
puestos. Esta etapa debe concluir con una entrevista con los líderes técnicos
de cada área, y éstos con su personal operativo. De ahí que el mecanismo
técnico y la motivación del personal ha de ser pleno y mayoritario.
 Analizar la información: De toda la información obtenida se necesita realizar
un examen crítico con los datos obtenidos para detectar posibles
contradicciones, vacíos o duplicidad de funciones, y mecánicamente el
proceso de implantación ha de modificar y corregir los posibles fallos en la
organización, como veremos posteriormente.

3. Clasificación y registro de la información.

Una vez con la información (con las respectivas modificaciones que se hayan
efectuado sobre la estructura organizativa), se plasma la misma en un formato que
permita su manejo ágil y claro. Este soporte ha de tener dos formatos, el informático,
con el formato correspondiente y, a papel, recomendable para este último caso que
16
sea un documento fuerte y compacto, ya que su consulta ha de ser continúa y
constante, con hojas intercambiables que pueda permitir una continúa renovación del
mismo, con una numeración consecutiva que lo facilite.

4. Diseño del Organigrama.

Símbolos y referencias convencionales de mayor uso en un organigrama

Líneas:

Las líneas que unen los componentes orgánicos en el diagrama indican los diferentes
tipos de relaciones existentes entre éstos, entre una figura geométrica y otra. Los
organigramas más frecuentes suelen presentar una sola clase de línea, pero en
algunos casos puede observarse la existencia de distintos tipos de trazos, cada uno de
los cuales representará un tipo especial de relaciones.

1. Línea continua.- Se utiliza para ilustrar la relación jerárquica normal de

autoridad, responsabilidad y subordinación que existe entre los componentes
o unidades de trabajo de un mismo organismo o entre el organismo en
cuestión y otro exógeno.

2. Línea discontinua.- Se utiliza para representar varios tipos de relaciones

especiales entre componentes de una institución, es decir, para representar las
relaciones que no suponen subordinación. Su uso debe indicar al pie del
organigrama el significado que se daría a cada una de ellas. Entre estas líneas
encontramos:

Línea formada por pequeños trazos (-----)

Línea formada por puntos (.....) - Representa la relación formal de

coordinación, y la de control técnico.

17
 3. Línea formada por pequeños trazos y puntos (_._._.) -Representa la
relación especial entre organismos, donde el cuerpo rector del organismo
anexo será presidido por el ejecutivo del otro organismo.

4. Cuando la línea llena cae sobre la parte media y encima del

recuadro o figura geométrica (cuadrado, rectángulo y a veces círculos)
indica mando, autoridad.

5. Cuando la línea llena cae se coloca los lados de la figura geométrica o

recuadros, indica relación de apoyo. Unidad de apoyo es aquella a la cual se
le coloca la línea al lado y la que ha salido de las unidades de la línea de la
estructura principal.

6. Se recomienda línea gruesa y llena para los niveles superiores, y trazos

finos para las unidades de menor jerarquía. El grosor de las líneas debe ir en
disminución a que descendemos en la jerarquía.

7. Las líneas geométricas deben guardar relaciones con la jerarquía,

en lo que a su tamaño respecta; a mayor jerarquía de las unidades,
mayor será el tamaño relativo.

Línea con inflexión en su trayectoria, indica que no

existe relación en ella y la línea con la cual se cruza.

Líneas con zigzagueos al final y una flecha en el remate se continuación de la

estructura. También tienen el mismo significado una flecha sola (sin zigzagueos) en
el final.

Las figuras geométricas:

Las figuras geométricas simbolizan o representan a las unidades de trabajo que
componen la estructura de organización dibujada en la gráfica. Se debe representar,
además, la relación especial con organismos exógenos a dicha organización. Las
figuras sirven, además, para expresar gráficamente algunas particularidades relativas
a las unidades representadas.

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 1. La figura geométrica con un recuadro, significa condición especial o
autónoma.

2. Si se desea destacar una unidad, se utiliza medió recuadro, coloreado para

cada unidad que se vaya a resaltar. Este detalle se utiliza para llamar la
atención sobre las unidades que se quiere poner de relieve.

Las figuras más utilizadas para diseñar el diagrama de organización son:

1. Rectángulo

 Rectángulo formado por línea continua

 Rectángulo formado por línea entrecortada

 Rectángulo con lados dobles

2. Círculo

 Círculo formado por línea continua

 Círculo formado por línea entrecortada

 Elipse

1.6 FUNCIÓN DEL ÁREA DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

“Las funciones del área de recursos humanos, tiene a su cargo una amplia gama, de
temas a su cargo, desde los aspectos legales e impositivos en relación con las
personas que integran la organización, hasta la administración de los subsistemas
de recursos humanos.

Según la concepción actual de las funciones del área, se espera que participe
activamente en la consecución de los objetivos organizacionales (estrategia)
contemplando, al mismo tiempo, los intereses de los colaboradores. En a esto, en el

19