Unidad 4: Manuales administrativos

La ciencia de la administracin se vale de los manuales administrativos para estandarizar o

formalizar actividades en pos de mejorar su eficiencia, control y producir economa de sus
recursos.

Pero, qu son los manuales administrativos?

Son documentos escritos en forma sistemtica que se utilizan para formalizar las
organizaciones, tanto en sus funciones administrativas como operativas, siendo empleados como
un medio de comunicacin y control, que contribuye a guiar las actividades organizacionales.

Hay diferentes clases de manuales administrativos segn las funciones que cumplen.

Si bien los manuales son muy tiles en toda organizacin, esto no significa que siempre se
pueda o se sugiera aplicarlos, por ejemplo en emprendimientos unipersonales.

Desglosemos estos conceptos con ms detalle:

Los manuales son guas prcticas documentadas que describen funciones, actividades,
procedimientos y normas para que todos los integrantes de la organizacin trabajen en forma
uniforme y de esta manera se economizan recursos.

Todo manual tiene un propsito o finalidad para lo cual se crea, esto significa que en su
redaccin no debemos perder este objetivo, es decir, si olvidamos la visin de la necesidad del por
qu hace falta, la creacin del manual se convertir en inservible para la organizacin.

Cmo nos damos cuenta de la necesidad de un manual administrativo para la

organizacin?

Algunos de los factores que muestran esa necesidad pueden ser:

Numerosos empleados que realizan actividades similares y/o complejas.
Alta rotacin de personal entre los puestos de trabajo.
Falta de un patrn o normativa que rijan las actividades como medio de control.
Trabajos muy especializados y no repetitivos.
Importantes y voluminosos flujos de informacin entre unidades funcionales, las que
deben estandarizarse.

Ahora bien, ya comprendimos la necesidad contar con manuales administrativos en una

organizacin, por lo cual estamos en condiciones de reconocer las ventajas y limitaciones que los
mismos presentan.

4.1. Ventajas de la disposicin y uso de manuales

Representan la recopilacin de la totalidad de las funciones y procedimientos que

se desarrollan en una organizacin y un motivo prctico de consultas.
La gestin administrativa y la toma de decisiones son regidas por normas que no
permiten las improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante.

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 Distinguen las responsabilidades por reas determinando qu niveles deben actuar
y qu tipo de decisin puede dictaminar o ejecutar.
Conservan la homogeneidad en las ejecuciones de las gestiones administrativas
Definen a la organizacin formal.
Facilitan el control por parte de los supervisores de tareas ya que se rigen por
normas que estn redactadas.
Son instrumentos informativos para capacitar al personal en toda la etapa dentro de
la organizacin.
Permiten que cada componente de la organizacin conozca los objetivos
organizacionales.
Constituyen un instrumento efectivo para la evaluacin objetiva del desempeo de
cada empleado.

4.2. Limitaciones de los manuales

Tienen costos de redaccin y confeccin que deben afrontarse.

Exigen una permanente actualizacin.
No incorporan los elementos propios de la organizacin informal.
Provocan en la organizacin el temor de que pueda conducir a una estricta
reglamentacin y rigidez como causa de la obsesin al control.
Su utilidad se ve muy limitada o es nula cuando la organizacin se compone de un
nmero reducido de personas.
Constituyen un instrumento til, pero no la solucin para todos los problemas
administrativos que se puedan presentarse.

4.3. Clasificacin de manuales administrativos

Continuemos desglosando los conceptos enunciados. Decamos que existan distintos

tipos de manuales segn el objetivo que se persegua. Esto da origen a una clasificacin que vara
de acuerdo a los autores. En esta materia seguimos la clasificacin citada en la bibliografa
bsica.

Los manuales administrativos se clasifican en:

Manual de Organizacin: describe la organizacin formal, mencionando para cada

puesto los objetivos, funciones, autoridades y responsabilidades.

Manual de Polticas: contiene los principios bsicos que regirn el accionar de los
ejecutivos que toman decisiones.

Manual de Procedimientos y Normas: detalla las operaciones que integran los

procedimientos administrativos en el orden de secuencia de su ejecucin y las
normas a cumplir para controlar los procedimientos.

Manual para Especialistas: incluye normas e indicadores referidos exclusivamente a

determinado tipo de actividad u oficio especfico.

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 Manual del Empleado: abarca objetivos de la empresa, actividades que se
desarrollan, planes de incentivos, derechos y obligaciones.

Manual de Propsitos Mltiples: reemplaza total o parcialmente a los anteriores

manuales. Se emplean segn la dimensin de la organizacin o volumen que
justifique su confeccin.

4.4. Partes componentes de un manual

Ahora que conocemos como se clasifican los manuales administrativos estamos en
condiciones de saber, qu partes debe contener como mnimo un manual:

a) Contenido: expone las secciones integrantes del manual.

b) ndice: muestra el nmero de pgina en que se localiza cada ttulo. Este ndice
puede ser numrico o temtico. Habitualmente el ndice temtico se localiza como
ltima seccin del manual.

c) Introduccin: expresa la finalidad del manual incluyendo comentarios que

predisponen al lector sobre la lectura de los contenidos de captulos siguientes.

d) Instrucciones para el uso: indica cmo localizar un tema dentro del manual, como
as tambin, la forma de actualizarlo por el surgimiento de nuevas necesidades o
prdida de vigencia.

e) Cuerpo principal: es la parte fundamental de todo manual ya que expone la razn

de su creacin. en esta seccin debe exhibirse los contenidos de forma simple y
gil para que sea ameno para el lector. Los detalles se pueden adicionar como
Anexos o Apndices del Manual.

f) Glosario: explica la terminologa usada en el manual, para que la comprensin de

los contenidos sean homogneos a todos los empelados de los distintos niveles de
la organizacin.

4.5. Proceso de elaboracin de un manual administrativo

Todo manual debe contar con ciertos requisitos, en su proceso de elaboracin, para
satisfacer las necesidades organizacionales, a saber:

Definir el objetivo: se elabora para satisfacer una necesidad concreta de la

organizacin a la cual debe dar respuesta.

Determinar los responsables de la redaccin: el encargado de la redaccin debe ser

un especialista en el tema a tratar, pudiendo ser interno o externo (consultor) a la
organizacin.

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 Establecer de un plan de trabajo o gua de acciones a seguir: el empleo de un plan
contribuye a guiar los pasos que deben realizarse secuencialmente para cumplir
con el objetivo y los tiempos establecidos.

Relevar las actividades o acciones que se quieren plasmar en el manual: para

poder describir, mejorar o incorporar acciones, primero debemos conocer la
informacin que se esta manejando, para ello se aplican tcnicas de relevamiento,
segn la informacin que se requiera.

Redaccin: para que la comunicacin del manual sea efectiva se debe seleccionar
muy bien el mtodo de redaccin, los cuales pueden ser narraditos o a travs del
empleo de grficos, pudiendo coexistir ambos mtodos de acuerdo a lo que se
desea transmitir.

4.6. Redaccin de manuales de acuerdo a la informacin a relevar y

tcnicas a aplicar
A continuacin se presenta una tabla en donde se establece una relacin entre la
informacin a relevar y la tcnica a emplear, para que posteriormente sea empleada en la
redaccin de los manuales correspondientes.

TECNICAS DE
TIPO DE INFORMACIN
RELEVAMIENTO
Objetivos de las reas que
componen la organizacin,
afectada al estudio Niveles
Establecimientos de polticas Superiores
Definicin de puestos y
jerarquas Entrevistas
Informacin que se recibe y
procesa en cada sector de la Niveles
organizacin Operativos
Tareas que ejecuta cada
integrante de un sector
Disposicin del personal y
oficinas
Estudio de tiempos y ritmo de
trabajo Observacin Personal
Homogeneidad o
heterogeneidad en los
procedimientos realizados
Datos personales y ubicacin
fsica del puesto
Descripcin de relaciones
jerrquicas, funciones y tareas Cuestionarios
Informacin sobre volmenes,
frecuencias y denominaciones
de la documentacin emitida y
recibida

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 Estatutos, decretos o
resoluciones de la
organizacin
Instrucciones internas
Reglamentaciones externas Estudio de Documentacin
que son obligaciones de la
organizacin
Estudio de contenidos y
archivos de documentos

Fuente Consultada: Tcnicas de Organizacin, Sistemas y Mtodos de Alberto Lardent1

4.7. Manuales de procedimientos. Conceptos bsicos. Contenido

Recuerdan la clasificacin de manuales administrativos? Ahora abordaremos unos de
esos manuales, describindolo detalladamente, por considerarse el de mayor empleo en las
organizaciones. Nos estamos refiriendo al manual de procedimientos.

Antes de abocarnos de lleno al manual de procedimientos, tendramos que definir: qu es

un procedimiento?

Un procedimiento es un plan que fija la manera de llevar adelante una accin, en forma
exacta y detallando los pasos cronolgicos, otorgando cierto grado de libertad de accin.

Entonces, cmo podemos definir al manual de procedimientos?

Como una fuente de informacin que, permanentemente actualizada, facilita al personal de

una empresa la correcta ejecucin de tareas normalizadas y que regula la participacin de los
distintos sectores de una organizacin, as como tambin de entes externos.

Qu ventajas proporciona su empleo?

Permite estandarizar la ejecucin de tareas, facilitando el proceso la toma de
decisiones programadas.
Evita la superposicin de tareas.
Permite el establecimiento de un sistema de informacin o bien modificar el
existente.
Simplifica y/o racionaliza la ejecucin de tareas que resultaban confusas y
voluminosas, reduciendo los costos por medio de la normatizacin.
Construye una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los
sistemas, actividades y mtodos.
Permite simplificar el asesoramiento y capacitacin a nuevos empleados de la
empresa.
Facilita las labores de auditora, y la evaluacin del control interno.
Aumenta la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y cmo
deben hacerlo.

1
Lardent, Alberto. Tcnicas de organizacin, Sistemas y Mtodos. Editorial Club de estudios.
Primera edicin. Buenos Aires. (1993), Pgina 213

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 Reduce la participacin de jefes y gerentes, ya que su intervencin se limitara a
casos no habituales, o sea a participar en las decisiones no programables.
Evita improvisaciones y/o decisiones apresuradas.

Despus de leer lo expuesto surge la siguiente pregunta, se pueden aplicar a cualquier

organizacin?

Los manuales de procedimientos pueden aplicarse a cualquier tipo de organizacin,

independientemente de las actividades que realicen o de los fines que persigan, pero no debemos
olvidarnos lo plasmado en la introduccin de este mdulo; en la que hacamos hincapi que en las
organizaciones pequeas tal vez no sea necesaria tanta estandarizacin, ya que los manuales
requieren un alto costo de redaccin y mantenimiento.

Cmo debe ser la estructura de un manual de procedimientos?

La norma IRAM 34.551 se ocupa del contenido y presentacin de los manuales de

procedimientos administrativos.

Si bien para nuestra asignatura no estudiaremos la norma IRAM 34.551, debemos conocer
como mnimo, las estructuras y contenidos que establecen para la construccin de un manual de
procedimientos administrativo:

Esta norma comprende los siguientes tpicos:

Contenido: incluye:
1. Enumeracin de contenido.
2. Enumeracin de la norma.
3. Cantidad de pginas de los procedimientos o parte de manual.

Objetivos: explica los propsitos del manual y los motivos por el cual fue creado.

Responsabilidad: Indica que unidad orgnica es la responsable de los

procedimientos definidos.

Alcance de los procedimientos: contiene la explicacin de las reas (entes) sobre

los que se aplican los procedimientos y cuando deben ser empleados, o por va de
excepcin cules son los lmites en que cesa la aplicacin de los mismos.

Instrucciones: incluye:
1. Estructura: disposicin y los fundamentos de las partes en que est
ordenado el manual.
2. Codificacin: explica el sistema de codificacin empleado en el manual
3. Actualizacin: informa sobre la forma de identificar las revisiones,
modificaciones o actualizaciones, como tambin como incluir nuevo
material o destruir el material invlido.
4. Criterios de cumplimiento: establece la forma de verificar el cumplimiento de
lo detallado en el manual.

Normas de procedimientos: es la parte fundamental del manual, incluyendo:

1. Cursogramas.
2. Normas de trmite.
3. Formularios.

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 4. Anexos.

Glosario: define los trminos tcnicos utilizados.

ndice temtico: los temas comprendidos deben estar ordenados alfabticamente

para facilitar la consulta.

ndice de referencias cruzadas: seala la ubicacin de los temas que comprende el

manual y que se hallan desarrollados en otros manuales.

Verificacin y asesoramiento: define la unidad orgnica facultada para verificar el

cumplimiento y asesorar, en caso de dudas, sobre el empleo de los procedimientos.

Indicacin de fechas: Los procedimientos debern tener fecha de emisin y fecha

de vigencia, a fin de identificar las distintas ediciones o modificaciones de la norma.

Numeracin de pginas: todas las hojas de un procedimiento deben contener

nmero de pginas, comenzando por el nmero 1 (uno) y la cantidad total de
pginas.

Formato: es conveniente que todos los manuales tengan formatos homogneos con
el fin de mantener un ordenamiento lgico de lectura y comprensin. Por ejemplo lo
establecido en las normas IRAM 3001 (norma que no es tema de estudio de esta
materia).

Armado: muestra el ordenamiento y la disposicin de las partes componentes del

manual, por ejemplo plegado de hojas.

A modo de sntesis, antes de finalizar, podemos decir que la importancia de los manuales
radica en que ellos explican de manera detallada los procedimientos dentro de una organizacin;
logrando evitar errores que suelen cometerse dentro de las reas funcionales. Adems son de
gran utilidad cuando ingresan nuevas personas a la organizacin ya que exponen todo lo
relacionado con su estructura organizacional, cultura, procedimientos, tareas, responsabilidades y
derechos.

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