EMITE ANGÉLICA RODRÍGUEZ

SERVICIO
EVALUADOR NACIONAL DE DIRIGIDO A
APRENDIZAJE
ORGANIZACIÓN
DOCUMENTAL EN
PROYECTO
EL ENTORNO
VIVIANA PAOLA GRAU CARO
LABORAL
INVENTARIO
INFORME N.º 3
DOCUMENTAL
 Tabla de contenido

1. INTRODUCCIÓN .............................................................................................................. 3

2. OBJETIVO .......................................................................................................................... 3

3. ABREVIATURAS .............................................................................................................. 3

4. PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA Y RECIBO DE LOS DOCUMENTOS Y

ARCHIVOS POR INVENTARIO ............................................................................................. 6

5. EJERCICIO COMPARATIVO FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO

DOCUMENTAL ........................................................................................................................ 6

6. DOCUMENTACIÓN APLICABLE .................................................................................. 8

Listado de figuras

Figura 1. Formato único de inventario. ...................................................................................................7

Figura 2. Ejemplo de diligenciamiento. ..................................................................................................8
 1. INTRODUCCIÓN

El inventario documental está definido como un instrumento de recuperación de información que tiene
la capacidad de describir de manera precisa y exacta las series y asuntos ubicados en un fondo de
documentos. Podría parecer que su elaboración no tiene un nivel de dificultad alto pero esto no le resta
la importancia dado que ya hemos evidenciado la importancia del acceso oportuno y adecuado a la
información, por ello se debe asumir con responsabilidad

El presente informe define los procedimientos necesarios para la correcta elaboración del inventario
documental conforme a los lineamientos establecidos por el archivo general de la nación en
cumplimiento de la ley general de archivo.

2. OBJETIVO

Realizar un informe de inventario documental de la empresa o contexto cercano.

3. ABREVIATURAS

A continuación se mencionan los ítems que componen el Formato Único.

ENTIDAD REMITENTE. Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la

documentación que se va a transferir.

ENTIDAD PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre completo o Razón Social de la entidad que
produjo o produce los documentos.

UNIDAD ADMINISTRATIVA. Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad

administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora.

OFICINA PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que produce y

conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.

OBJETO. Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias Primarias,
Transferencias Secundarias, Valoración de Fondos Acumulados, Fusión y Supresión de
entidades y/o dependencias, Inventarios individuales por vinculación, traslado, desvinculación.
HOJA No. Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. Se registrará el total, de hojas del
inventario.

REGISTRO DE ENTRADA. Se diligencia sólo para transferencias primarias y

transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dígitos
correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia (año, mes día). En NT se anotará el número
de la transferencia.

No. DE ORDEN. Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los
asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservación.

CÓDIGO. Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y
cada una de las series, subseries o asuntos relacionados.

NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS. Debe anotarse el nombre

asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un
mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Para las
transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por fusión y / o supresión de entidades o
dependencias, el asiento corresponderá a cada una de las unidades de conservación. En los
inventarios individuales, el asiento corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de las
funciones asignadas. Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo
asunto aquellos documentos que guarden relación con la misma función de la oficina productora.
Cuando se realiza el inventario de Fondos Acumulados, las series o asuntos deben
registrarse, en lo posible, en orden alfabético.

FECHAS EXTREMAS. Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita. (asiento).
Deben colocarse los cuatro (4) dígitos correspondientes al año. Ejemplo: 1950-1960. En el caso de una
sola fecha se anotará ésta. Cuando la documentación no tenga fecha se anotará s.f.

UNIDAD DE CONSERVACIÓN. Se consignará el número asignado a cada unidad de

almacenamiento. En la columna “otro” se registrarán las unidades de conservación
diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el número correspondiente.

NUMERO DE FOLIOS. Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de conservación
descrita. 14. SOPORTE. Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al
papel: Microfilmes (M), Videos (V), Casetes (C), soportes electrónicos (CD, DK, DVD), etc.
FRECUENCIA DE CONSULTA. Se debe consignar si la documentación registra un índice de
consulta alto, medio, bajo o ninguno; para tal efecto, se tendrán en cuenta los controles y registros
de préstamo y consulta de la oficina responsable de dicha documentación. Esta columna se
diligenciará especialmente para el inventario de fondos acumulados.

NOTAS. Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas
anteriores. Para la documentación ordenada numéricamente, como actas, resoluciones, memorandos,
circulares, entre otros, se anotarán los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeración y / o
repetición del número consecutivo en diferentes documentos. Para los expedientes deberá
registrarse la existencia de anexos: circulares, actas, memorandos, resoluciones, informes,
impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías, o cualquier objeto del cual se hable en el documento
principal; de éstos debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades anexas de cada tipo, ejemplo
una hoja con 5 fotografías o 5 fotografías sueltas; luego, el número consecutivo (sí lo tiene), ciudad,
fecha, asunto o tema de cada anexo. Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse
las características físicas y requerimientos técnicos para la visualización y/o consulta de la
información. Especificar programas de sistematización de la información. A los impresos se les asignará
un número de folio y se registrará el número de páginas que lo componen. Asimismo, se anotará
información sobre el estado de conservación de la documentación, especificando el tipo de deterioro:
físico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces y faltantes), químico (oxidación de
tinta y soporte débil) y biológico (ataque de hongos, insectos, roedores, etc.)

ELABORADO POR. Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de

elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.

ENTREGADO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona

responsable de entregar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.

RECIBIDO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de

recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se recibió.
 4. PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA Y RECIBO DE LOS DOCUMENTOS Y
ARCHIVOS POR INVENTARIO

Los Secretarios Generales o quien haga sus veces deberán garantizar que en los manuales de funciones
y procedimientos de la entidad respectiva, se regule la responsabilidad de recibo y entrega de los
documentos de Archivo por parte de los servidores públicos, que se encuentren en
situaciones administrativas de retiro temporal o definitivo de sus cargos y de la notificación de
estas situaciones al Jefe de la Unidad de Archivo para que oportunamente cumpla con el desempeño
de las responsabilidades que le correspondan.

El jefe de la Unidad Administrativa, o dependencia, será el responsable de la custodia de los archivos

de la oficina a su cargo.

Asignar la función al cargo que asuma en cada una de las unidades administrativas, la responsabilidad
por la permanente organización y administración del archivo de oficina sin perjuicio de la
responsabilidad que establece la Ley General de Archivos 594 de 2000

El jefe de la Unidad Administrativa de Archivo de la Entidad, deberá presenciar la entrega y recibo por
inventario de los documentos y archivos cuando un servidor público se retire total o parcialmente del
cargo y en constancia deberá firmar el Acta de entrega y recibo.

Garantizar que el recibo y entrega de los documentos y archivos se produzca durante el tiempo activo
del servidor que se desvinculará temporal o definitivamente de la entidad.

En caso de abandono del cargo, la Administración deberá designar el funcionario titular o en su defecto
el que deba levantar el inventario de los documentos y archivos existentes, en presencia del jefe de la
Unidad de Archivo y en constancia firmarán el acta correspondiente.

5. EJERCICIO COMPARATIVO FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

A continuación, se evidencian 2 imágenes, las cuales corresponden en primer medida al formato único
de inventario documental como ejemplo en el archivo general de la nación y en segunda medida a un
ejemplo de diligenciamiento de la vida real que corresponde a los archivos de direccionamiento
estratégico del Departamento de Planeación.
Figura 1. Formato único de inventario.

Se evidencia que el formato diligenciado se encuentra de acuerdo a lo mandatorio por el Archivo General
de la Nación y según la ley lo demanda.
Figura 2. Ejemplo de diligenciamiento.

6. DOCUMENTACIÓN APLICABLE

Para la realización del ensayo se citó y tuvo en cuenta la siguiente documentación:

Tabla 1. Documentación aplicable.

Nombre Código, Norma, Estándar, Procedimiento Versión/Año

Instructivo Archivo General de la Nación 2020