ANEXO 01

CRONOGRAMA ANUAL DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO CENTRAL

MES
ÓRGANO
ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SETIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE

CONSEJO DIRECTIVO

PRESIDENCIA EJECUTIVA

GERENCIA GENERAL

SECRETARÍA GENERAL

OFICINA DE DEFENSA NACIONAL

OFICINA DE COORDINACIÓN TÉCNICA

OFICINA CENTRAL DE PLANIFICACIÓN Y
DESARROLLO
ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL

OFICINA CENTRAL DE ASESORÍA JURÍDICA

GERENCIA CENTRAL DE GESTIÓN DE LAS
PERSONAS
DEFENSORÍA DEL ASEGURADO
GERENCIA CENTRAL DE PRESTACIONES DE
SALUD
GERENCIA CENTRAL DE ASEGURAMIENTO
GERENCIA CENTRAL DE PRESTACIONES
ECONÓMICAS Y SOCIALES
GERENCIA CENTRAL DE INFRAESTRUCTURA

GERENCIA CENTRAL DE LOGÍSTICA

GERENCIA CENTRAL DE FINANZAS

OFICINA CENTRAL DE TECNOLOGÍAS DE
INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES
OFICINA DE RELACIONES INSTITUCIONALES
OFICINA CENTRAL DE PROMOCIÓN Y
GESTIÓN DE CONTRATOS DE INVERSIONES

 Cabe precisar que los órganos señalados en el presente cronograma incluye a sus respectivas unidades orgánicas.
 La transferencia de documentos programada para el mes de diciembre se efectuará hasta el día 15 del mencionado mes.
 ANEXO 02

INSTRUCTIVO PARA LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DE LOS

ARCHIVOS DE GESTIÓN Y PERIFÉRICOS AL ARHIVO CENTRAL DEL SEGURO
SOCIAL DE SALUD – EJERCICIO 2014

1. La transferencia de documentos de los archivos de gestión y periféricos al Archivo Central,

se realizará respetando las fechas establecidas en el cronograma de transferencia para
cada órgano del Seguro Social de Salud (ESSALUD).

2. El responsable del archivo de gestión y/o archivo periférico solicitará la asistencia técnica
para la transferencia de documentos al especialista en archivos del Archivo Central de la
Oficina de Administración de la Información, señor Teddy Sánchez Gómez, para lo cual
remitirá una solicitud al correo electrónico: [email protected].

3. El responsable del archivo de gestión y/o archivo periférico identificará las series
documentales1 con dos (02) a más años de antigüedad en relación al ejercicio 2014 2 y que
hayan concluido su ciclo administrativo.

4. La documentación identificada para la transferencia no será transferida en archivador de

palanca, deberá ser agrupado en paquetes debidamente identificados con un rótulo
(Formulario 01) que permita la identificación de cada uno de ellos en el inventario de
transferencia. En caso, la documentación se encuentre en tomo empastado, folder manila,
etc., se considera a cada una de ellas como unidades de archivamiento igual al paquete y
se describirá como tal en el inventario de transferencia.

5. El paquete será sujetado con un nudo deslizable, utilizando para ello pabilo de algodón
N° 20. En caso la documentación se encuentre en tomo empastado, folder manila, etc., no
se considerará esta acción.

6. La documentación procesada se registra en el Inventario de Transferencia de Documentos

(Formulario 02 y 03) y se instala en la caja archivera debidamente rotulada (Formulario 04).

7. El Jefe de la unidad orgánica cuya documentación será transferida, comunicará mediante

carta al Jefe de la Oficina de Administración de la Información la transferencia de
documentos, adjuntando el Inventario de Transferencia de Documentos que consta de
Información General e Inventario Registro. Adicionalmente, el responsable de archivo cuya
documentación será transferida enviará al correo electrónico:
[email protected] el Inventario Registro de Transferencia en formato
electrónico (hoja excel).

8. Cada unidad orgánica, previo informe favorable del especialista en archivos del Archivo
Central de la Oficina de Administración de la Información, realizará la transferencia de su
documentación a las instalaciones del Archivo Central en el horario comprendido entre las
09:00 a 15:00 horas.

1
Entiéndase por serie documental al conjunto de documentos emitidos o recibidos por un órgano o unidad orgánica de ESSALUD
en cumplimiento a sus funciones y actividades, las mismas que tienen características comunes, el mismo tipo documental o el
mismo asunto y que por consiguiente son archivados, usados, transferidos o eliminados como unidad.

2
Los archivos de gestión y/o periféricos pueden realizar la transferencia de documentos tramitados hasta el año 2011 y los años
anteriores a este.
 FORMULARIO 01

RÓTULO DE PAQUETE

SEGURO SOCIAL DE SALUD

CAJA N°

PAQUETE N°

ÓRGANO:

UNIDAD ORGÁNICA:

SERIE DOCUMENTAL:

CORRELATIVO DE
SERIE DOCUMENTAL:

FECHAS EXTREMAS:

OBSERVACIONES:

SEGURO SOCIAL DE SALUD

CAJA N°

PAQUETE N°

ÓRGANO:

UNIDAD ORGÁNICA:

SERIE DOCUMENTAL:

CORRELATIVO DE
SERIE DOCUMENTAL:

FECHAS EXTREMAS:

OBSERVACIONES:

 ÓRGANO: Registra la denominación del órgano.

 UNIDAD ORGÁNICA: Registra la denominación de la unidad orgánica.
 SERIE DOCUMENTAL: Registra la denominación de la serie documental.
 CORRELATIVO DE LA
SERIE DOCUMENTAL: Registra la numeración correlativa de la serie documental (En caso
corresponda).
 FECHAS EXTREMAS: Registra la fecha más antigua a la fecha más reciente del paquete de
documentos.
 OBSERVACIONES: Registra alguna característica especial de los documentos
(documentos faltantes, formato A3, etc.)
 FORMULARIO 02

INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS (INVENTARIO - REGISTRO)

Pág. …. de ……págs.

1.ÓRGANO:
2.UNIDAD ORGÁNICA:
3.ELABORADO POR:

7.CORRELATIVO DEL 10.UBICACIÓN

5.NÚMERO 8.FECHAS EXTREMAS
4.NÚMERO DOCUMENTO 9.CANTIDAD TOPOGRÁFICA *
DE 6.SERIE DOCUMENTAL 11.OBSERVACIONES
CAJA DE FOLIOS
PAQUETE DEL AL DEL AL ESTANTE CUERPO BALDA

1. Registra la denominación del órgano.

2. Registra la denominación de la unidad orgánica.
3. Registra el nombre del personal encargado de elaborar el inventario.
4. Registra el número de caja.
5. Registra el número de paquete, fólder o tomo, según corresponda, de forma correlativa.
6. Registra la denominación de la serie documental.
7. Registra la numeración extrema de los documentos.
8. Registra las fechas extremas de los documentos.
9. Registra la cantidad de folios contenida en el paquete, fólder o tomo, según corresponda. Dicha foliación es requerida en comprobantes de pago, expedientes judiciales,
procesos de selección, legajos de personal, entre otros.
10. Campo para ser llenado por el archivo receptor de los documentos.
11. Registra alguna característica especial que presente el documento (formato A3, originales, fotocopias, deterioro, documentos faltantes, entre otros).
 FORMULARIO 03

INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS (INFORMACIÓN

GENERAL)

Pág. 1 de ……pags.

INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS

INFORMACIÓN GENERAL

1. SECTOR :
2. ENTIDAD :
3. ÓRGANO :
4. UNIDAD ORGÁNICA :
5. DATOS DE LA REMISIÓN

5.1 AÑO :
5.2 REMISIÓN N° :

6. DESCRIPCIÓN GENERAL DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO A TRANSFERIRSE:

7. METROS LINEALES DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO A TRANSFERIRSE:

8. LUGAR Y FECHA: 9. LUGAR Y FECHA:

………………………………………… …………………………………………
(Firma y Sello) (Firma y Sello)
ARCHIVO REMITENTE ARCHIVO RECEPTOR

1. Registra la denominación del sector al que pertenece el Seguro Social de Salud (ESSALUD).
2. Registra la denominación de la Entidad: Seguro Social de Salud (ESSALUD).
3. Registra la denominación del órgano.
4. Registra la denominación de la unidad orgánica cuya documentación va a transferir.
5. Registra datos de la remisión.
5.1. Registra el año en que se realiza la transferencia.
5.2. Registra el número de transferencia que se realiza en el año.
6. Registra las series documentales y fechas extremas.
7. Registra la cantidad de metros lineales de documentos y unidades de archivamiento a transferir.
8. Registra el lugar y fecha de procedencia de la transferencia, firmada por el responsable del archivo
cuya documentación va a transferir.
9. Registra el lugar y fecha de recepción de la transferencia, firmada por el responsable del Archivo
Periférico, Archivo Desconcentrado o Archivo Central, según corresponda.
 FORMULARIO 04

RÓTULO DE CAJA ARCHIVERA

Doblez

4 cm

26 cm CAJA N°

GERENCIA CENTRAL DE
ÓRGANO:
INFRAESTRUCTURA Y EQUIPAMIENTO

UNIDAD ORGÁNICA: GERENCIA DE INGENIERÍA CLÍNICA

SERIE DOCUMENTAL: CORRESPONDENCIA / CARTAS EMITIDAS

CORRELATIVO: DEL N° 001 - AL N° 320

ENERO - DICIEMBRE
FECHAS EXTREMAS:
2010
34 cm
DOC. DE REMISIÓN: CARTA N°

20 cm

CAJA N°

ÓRGANO:

14.5
UNIDAD ORGÁNICA:
cm

SERIE DOCUMENTAL:

CORRELATIVO N°:

FECHAS EXTREMAS:

DOC. DE REMISIÓN:

14 cm

 Las unidades orgánicas que posean documentación de tamaño distinto al A4, deberán modificar
las dimensiones de las cajas archiveras considerando el tamaño del documento a conservar en
las mismas, en coordinación con la Oficina de Administración de la información.