INFORME

Informe inventario actividades
Kevin Alberto González puerta
Instructor: Samir cabrera Morelos
Montería/Córdoba
Informe inventario documental
El Inventario Documental es una herramienta archivística que describe la relación

sistemática y detallada de las unidades documentales existentes en los archivos,
siguiendo la organización de las series documentales y que el artículo 26 de la Ley
594 de 2000, obliga a las entidades de la Administración Pública a elaborar
inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de
manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.
Es una herramienta archivística que describe la relación sistemática y detallada de

las unidades documentales existentes en los archivos, siguiendo la organización
de las series documentales. Tiene como objetivo facilitar el control, la consulta y el
acceso a los documentos, obliga a las entidades a elaborar inventarios de los
documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se
asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.
1. ENTIDAD REMITENTE. Debe colocarse el nombre de la entidad responsable

de la documentación que se va a transferir.
2. ENTIDAD PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre completo o Razón Social

de la entidad que produjo o produce los documentos.
3. UNIDAD ADMINISTRATIVA. Debe consignarse el nombre de la dependencia o

unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina
productora.
4.OFICINA PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre de la unidad ejercicio de

sus funciones.
5. OBJETO. Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser:

Transferencias Primarias, Transferencias Secundarias, Valoración de Fondos
Acumulados, Fusión y Supresión de entidades y/o dependencias, Inventarios
individuales por vinculación, traslado, desvinculación.
6. HOJA No. Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. Se

registrará el total de hojas del inventario.
7. REGISTRO DE ENTRADA. Se diligencia sólo para transferencias primarias y

transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los
dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia (año, mes
día). En NT se anotará el número de la transferencia.
8. No. DE ORDEN. Debe anotarse en forma consecutiva el número

correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente
corresponde a una unidad de conservación.
9. CODIGO. Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las
oficinas productoras y cada una de las series, sub-series o asuntos relacionados.
10. NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS. Debe anotarse el

nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y
contenidos homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Para las transferencias
primarias, secundarias y las ocasionadas por fusión y / o supresión de entidades o
dependencias, el asiento corresponderá a cada una de las unidades de
conservación. En los inventarios individuales, el asiento corresponderá a los
asuntos tramitados en ejercicio delas funciones asignadas.
11. FECHAS EXTREMAS. Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad
descrita. (asiento). Deben colocarse los cuatro (4) dígitos correspondientes al año.
Ejemplo: 1950-1960. En el caso de una sola fecha se anotará ésta. Cuando la
documentación no tenga fecha se anotará s.f.
12. UNIDAD DE CONSERVACION. Se consignará el número asignado a cada

unidad de almacenamiento. En la columna ¨ otro ¨ se registrarán las unidades de
conservación diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la
cantidad o el número correspondiente.
13. NUMERO DE FOLIOS. Se anotará el número total de folios contenido en cada

unidad de conservación descrita.
14. SOPORTE. Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al
papel: Microfilmes (M), Videos (V), Casetes (C), soportes electrónicos (CD, DK,
DVD), etc.
15. FRECUENCIA DE CONSULTA. Se debe consignar si la documentación

registra un índice de consulta alto, medio, bajo o ninguno; para tal efecto, se
tendrán en cuenta los controles y registros de préstamo y consulta de la oficina
responsable de dicha documentación. Esta columna se diligenciará especialmente
para el inventario de fondos acumulados.
16. NOTAS. Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan

registrado en las columnas anteriores. Para la documentación ordenada
numéricamente, como actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre otros,
se anotarán los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeración y / o
repetición del número consecutivo en diferentes documentos. Para los
expedientes deberá registrarse la existencia de anexos: circulares, actas,
memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes,
fotografías, o cualquier objeto del cual se hable en el documento principal; de
éstos debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades anexas de cada
tipo, ejemplo una hoja con 5 fotografías o 5 fotografías sueltas; luego, el número
consecutivo (sí lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo.Para los
anexos legibles por máquina deberán registrarse las características físicas y
requerimientos técnicos para la visualización y/o consulta de la información.
Especificar programas de sistematización de la información. A los impresos se les
asignará un número de folio y se registrará el número de páginas que lo
componen.
Asi mismo, se anotará información sobre el estado de conservación de la
documentación, especificando el tipo de deterioro: físico (rasgaduras,
mutilaciones, perforaciones, dobleces y faltantes), químico (oxidación de tinta y
soporte débil) y biológico (ataque de hongos, insectos, roedores, etc.)
17. ELABORADO POR. Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la

persona responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que
se realiza.
18. ENTREGADO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la

persona responsable de entregar el inventario, así como el lugar y la fecha en que
se realiza.
19. RECIBIDO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona

responsable de recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se recibió.
que lo componen. Así mismo, se anotará información sobre el estado de
conservación de la documentación, especificando el tipo de deterioro: físico
(rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces y faltantes), químico (oxidación
de tinta y soporte débil) y biológico (ataque de hongos, insectos, roedores, etc.)

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1. ENTIDAD REMITENTE. Debe colocarse el nombre de la entidad responsable

2. ENTIDAD PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre completo o Razón Social

3. UNIDAD ADMINISTRATIVA. Debe consignarse el nombre de la dependencia o

4.OFICINA PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre de la unidad ejercicio de

5. OBJETO. Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser:

6. HOJA No. Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. Se

7. REGISTRO DE ENTRADA. Se diligencia sólo para transferencias primarias y

8. No. DE ORDEN. Debe anotarse en forma consecutiva el número

9. CODIGO. Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las

oficinas productoras y cada una de las series, sub-series o asuntos relacionados.

10. NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS. Debe anotarse el

12. UNIDAD DE CONSERVACION. Se consignará el número asignado a cada

13. NUMERO DE FOLIOS. Se anotará el número total de folios contenido en cada

15. FRECUENCIA DE CONSULTA. Se debe consignar si la documentación

16. NOTAS. Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan

17. ELABORADO POR. Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la

18. ENTREGADO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la

19. RECIBIDO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona

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