Resumen Acuerdo 038-2002

El servidor público será responsable de la adecuada conservación, organización, uso y
manejo de los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones, al
momento de ser vinculado, trasladado o desvinculado de su cargo, recibirá o entregará
los documentos y archivos debidamente inventariados garantizando la continuidad de la
gestión pública. La entrega y recibo de los documentos se hará de conformidad con la
Tabla de Retención Documental.
INSTRUCTIVO FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
1. ENTIDAD REMITENTE. Se coloca el nombre de la entidad responsable de la

documentación que se va a transferir.
2. ENTIDAD PRODUCTORA. Se coloca el nombre completo o Razón Social de la

entidad que produjo o produce los documentos.
3. UNIDAD ADMINISTRATIVA. Se debe consignar7 el nombre de la dependencia

o unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina
productora.
4. OFICINA PRODUCTORA. Se coloca el nombre de la unidad administrativa que

produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.
5. OBJETO. Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser:

Transferencias Primarias, Transferencias Secundarias, Valoración de Fondos
Acumulados, Fusión y Supresión de entidades y/o dependencias, Inventarios
individuales por vinculación, traslado, desvinculación.
6. HOJA No. Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. Se

registrará el total de hojas del inventario.
7. REGISTRO DE ENTRADA. Se diligencia sólo para transferencias primarias y

transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los
dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia (año, mes
día). En NT se anotará el número de la transferencia.
8. No. DE ORDEN. Debe anotarse en forma consecutiva el número

correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente
corresponde a una unidad de conservación.
9. CODIGO. Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las

oficinas productoras y cada una de las series, subseries o asuntos
relacionados.
10. NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS. Debe anotarse el

nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y
contenido homogéneos.
Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por fusión y /
o supresión de entidades o dependencias, el asiento corresponderá a cada una
de las unidades de conservación. En los inventarios individuales, el asiento
corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones
asignadas.
Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto

aquellos documentos que guarden relación con la misma función de la oficina
productora.
Cuando se realiza el inventario de Fondos Acumulados, las series o asuntos
deben registrarse, en lo posible, en orden alfabético.
11. FECHAS EXTREMAS. Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad
descrita. (asiento). Deben colocarse los cuatro (4) dígitos correspondientes al
año. Cuando la documentación no tenga fecha se anotará s.f. (Sin Fecha)
12. UNIDAD DE CONSERVACION. Se consignará el número asignado a cada

unidad de almacenamiento. En la columna ¨ otro ¨ se registrarán las unidades
de conservación diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y
debajo la cantidad o el número correspondiente.
13. NUMERO DE FOLIOS. Se anotará el número total de folios contenido en cada

unidad de conservación descrita.
14. SOPORTE. Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al
papel: Microfilmes (M), Videos (V), Casetes (C), soportes electrónicos (CD, DK,
DVD), etc.
15. FRECUENCIA DE CONSULTA. Se debe consignar si la documentación

registra un índice de consulta alto, medio, bajo o ninguno; para tal efecto, se
tendrán en cuenta los controles y registros de préstamo y consulta de la oficina
responsable de dicha documentación, (especialmente para el inventario de
fondos acumulados).
16. NOTAS. Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan

registrado en las columnas anteriores
17. ELABORADO POR. Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la
persona responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en
que se realiza.
18. ENTREGADO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la

persona responsable de entregar el inventario, así como el lugar y la fecha en
que se realiza.
19. RECIBIDO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona
responsable de recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se
recibió.
Las entidades públicas tendrán en cuenta los procedimientos generales para el

cumplimiento del recibo y entrega por inventario de los documentos y archivos
a cargo del servidor público que se encuentre en una de las situaciones
administrativas señaladas.
PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA Y RECIBO DE LOS DOCUMENTOS

Y ARCHIVOS POR INVENTARIO.
1) Los Secretarios Generales deberán garantizar que en los manuales de

funciones y procedimientos de la entidad respectiva se regule la
responsabilidad de recibo y entrega de los documentos de Archivo por parte
de los servidores públicos.
2) El jefe de la Unidad Administrativa, o dependencia, será el responsable de

la custodia de los archivos de la oficina a su cargo .
3) Asignar la función al cargo que asuma en cada una de las unidades

administrativas, la responsabilidad por la permanente organización y
administración que establece la Ley General de Archivos 594 de 2000.
4) El jefe de la Unidad Administrativa de Archivo de la Entidad deberá

presenciar la entrega y recibo por inventario de los documentos y archivos
cuando un servidor público se retire total o parcialmente del cargo con firma
de entrega y recibido
5) Garantizar que el recibo y entrega de los documentos y archivos se

produzca durante el tiempo activo del servidor
6) En caso de abandono del cargo, la Administración deberá designar el

funcionario titular o en su defecto el que deba levantar el inventario de los
documentos y archivos existentes, en presencia del jefe de la Unidad de
Archivo y en constancia firmarán el acta
Los servidores públicos que se trasladen retiren o posesionen omitiendo la entrega

y el recibo de los documentos y archivos de gestión, sin los procedimientos
anteriormente señalados, responderán ante las autoridades por las consecuencias
de esta omisión, el servidor público no podrá llevarse la documentación producida
en ejercicio del cargo por cuanto los documentos públicos son de propiedad del
Estado, ya que podrán incurrir sanciones previstas a la ley. Se podrán hacer
visitas para la inspección de verificación al cumplimento del Acuerdo

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El servidor público será responsable de la adecuada conservación, organización, uso y

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1. ENTIDAD REMITENTE. Se coloca el nombre de la entidad responsable de la

2. ENTIDAD PRODUCTORA. Se coloca el nombre completo o Razón Social de la

3. UNIDAD ADMINISTRATIVA. Se debe consignar7 el nombre de la dependencia

4. OFICINA PRODUCTORA. Se coloca el nombre de la unidad administrativa que

5. OBJETO. Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser:

6. HOJA No. Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. Se

7. REGISTRO DE ENTRADA. Se diligencia sólo para transferencias primarias y

8. No. DE ORDEN. Debe anotarse en forma consecutiva el número

9. CODIGO. Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las

10. NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS. Debe anotarse el

Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto

12. UNIDAD DE CONSERVACION. Se consignará el número asignado a cada

13. NUMERO DE FOLIOS. Se anotará el número total de folios contenido en cada

15. FRECUENCIA DE CONSULTA. Se debe consignar si la documentación

16. NOTAS. Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan

18. ENTREGADO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la

Las entidades públicas tendrán en cuenta los procedimientos generales para el

PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA Y RECIBO DE LOS DOCUMENTOS

1) Los Secretarios Generales deberán garantizar que en los manuales de

2) El jefe de la Unidad Administrativa, o dependencia, será el responsable de

3) Asignar la función al cargo que asuma en cada una de las unidades

4) El jefe de la Unidad Administrativa de Archivo de la Entidad deberá

5) Garantizar que el recibo y entrega de los documentos y archivos se

6) En caso de abandono del cargo, la Administración deberá designar el

Los servidores públicos que se trasladen retiren o posesionen omitiendo la entrega

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