Unidad 1 (EXCEL CURSO)

Unidad 1: Tareas básicas en Excel
Tareas básicas en Excel
¿Qué es Excel?
Excel es un programa basado en hojas de cálculos que te permite ingresar y almacenar
diferentes tipos de datos (fechas, textos, números, monedas etc.) y realizar con ellos
distintos tipos de operaciones.
Excel es una herramienta muy útil para realizar muchas de las tareas de una oficina. Puede
servir para, por ejemplo, hacer el control del stock de la mercadería de un negocio, para
llevar la contabilidad, para registrar los datos de los clientes y mucho más.
Pero los usos de este programa no acaban aquí. Podés usarlo para crear soluciones
creativas a muchas tareas cotidianas. Puede servirte, por ejemplo, para llevar un control
de tus ingresos y gastos, crear una lista de contactos o crear un presupuesto, entre otras
propuestas.
¿Cómo funciona Excel?: hojas de cálculos y celdas

Excel funciona como un conjunto de hojas de cálculo. ¿Qué es una hoja de cálculo?
Imaginemos por un momento una hoja cuadriculada, de esas que se utilizan para la clase
de matemática. Esta hoja está formada por líneas horizontales y verticales, es decir, por
filas y columnas. Cada cuadradito es lo que llamamos “celda”. Las celdas son los
espacios donde podemos ingresar y “guardar” datos para usarlos luego. Los datos que
podemos escribir en las celdas pueden ser números o letras (texto).
La imagen de la pantalla principal de Excel nos muestra una hoja de cálculo. Cada
rectángulo es una celda.
La magia del Excel es que podemos hacer muchas cosas con esos datos que guardamos
en las celdas:
 Podemos hacer cálculos como sumar, restar, multiplicar, dividir, obtener el

promedio, etc.
 Podemos ordenar los datos, por ejemplo, por fecha, por orden alfabético, de
mayor a menor, etc.
 Podemos hacer operaciones más complejas que suponen combinar distintos
datos y distintas condiciones. Por ejemplo, podemos pedirle a Excel que, a partir
de un listado en el que registramos las ventas que se hicieron en un negocio el
último año, nos diga cuánto dinero ingresó en el mes, cuáles artículos fueron los
que más se vendieron y qué margen de ganancia obtuvimos luego de descontar
los gastos. Aprenderemos todo eso en este curso.
Excel facilita muchas de las tareas que se realizan en una oficina, desde el control de gastos,
la contabilidad, la elaboración de listados de productos u otros ítems, registrar datos de
clientes y operaciones para luego consultarlos, y mucho más.
Las fórmulas
Para que el programa haga todo esto y mucho más necesita que, por un
lado, escribamos en las celdas los datos sobre los que necesitamos trabajar. Por
ejemplo, la cantidad de artículos que se venden en un negocio, sus precios, sus costos,
etc.
Por otro lado, necesitamos operar con esos datos, “ponerlos a trabajar”. Para esto
debemos ingresar, en otras celdas, lo que llamamos “fórmulas”.
¿Qué son las fórmulas? Son las instrucciones que le damos al programa para que realice
las distintas operaciones que necesitamos. Como veremos a lo largo del curso, cada
fórmula tiene una manera particular de escribirse.
Pero no nos adelantemos. Veamos ahora los pasos básicos para empezar.
Empezando con Excel: Cómo crear nuestro primer libro.

Para empezar a trabajar en un archivo de Excel vamos a tener que crear un “libro”. Un
libro es el documento sobre el que trabajaremos. Se lo llama libro porque contiene
distintas hojas de cálculo, tal como sucede con los viejos libros de contabilidad.
En un libro podemos agregar hojas de cálculo para mantener ordenada y separada

nuestra información. Entonces, podemos tener en un mismo libro una hoja con nuestros
gastos, otra con nuestros ingresos, otra con datos de clientes, etc. Si lo necesitamos,
Excel nos permitirá hacer operaciones con estos datos aunque se encuentren en hojas
distintas.
Para darle nombre a las hojas de cálculo simplemente tenemos que hacer doble clic
donde dice Hoja 1 y escribir allí un nombre que nos permita identificar los datos. Por
ejemplo: “gastos”.
Menú y Grupo de funciones.

Para crear un libro abrimos el programa y en la parte superior de la pantalla veremos una
primera línea con el menú principal del programa. En el menú encontraremos organizadas
las distintas funciones del programa: Archivo, Insertar, Disposición de Página,
Fórmulas, etc.
Por debajo de este menú encontramos grupos de funciones, que nos permiten acceder
rápidamente a muchas de las funciones que se encuentran en el menú. Estas
funciones cambiarán a medida que hacemos clic en las distintas pestañas del menú.
Crear un libro
Paso a paso
1. Con el mouse hacemos clic en Archivo

2. Luego hacemos clic en Nuevo
3. Por último hacemos clic en “Libro en blanco”
¡Listo! Ya estás trabajando en tu primer documento de Excel. Lo siguiente que necesitamos

hacer es comenzar a ingresar los datos.
Ingresar los datos en una hoja de Excel
Ingresar los datos es tan fácil como hacer clic en una celda y a continuación escribir los
datos que queremos registrar. Estos datos pueden ser palabras (textos), números o
fórmulas.
Cada dato que ingreses debe estar en una celda distinta. Así, si necesitás escribir, por
ejemplo, los días de la semana, en una celda escribirás lunes, en otra martes, en una
tercera miércoles y así sucesivamente.
Cada dato está en una celda distinta. El texto “Lunes”, por ejemplo, está en la celda B3.
Para ingresar un dato, entonces, seguimos este procedimiento:
Paso a paso
1. Hacé clic en una celda vacía.

2. Escribí un texto o un número en la celda.
3. Presioná ENTRAR o TAB para pasar a la celda siguiente.
Podés desplazarte por las distintas celdas usando las flechas del teclado. Para
seleccionar una celda, simplemente tenés que hacer clic en ella con el puntero del
mouse.
Ubicaciones y rangos de las celdas

Tal vez hayas notado que las columnas de las hojas de Excel tienen una letra en la
cabecera, y que, de izquierda a derecha, estas letras siguen un orden alfabético: la
primera columna es la A, la segunda es la B, la tercera la C, y así sucesivamente.
Las filas, en cambio, tienen un número y se ordenan de arriba hacia abajo, siguiendo un
orden ascendente: la primera fila es la 1, la segunda fila es la 2, y así sucesivamente.
Las letras de las columnas y los números de las filas nos sirven para identificar las
celdas en las que ingresamos los datos o las fórmulas. Así, la primera celda de toda
hoja de cálculo de Excel es la A1, hacia la derecha estará la B1, la C1, etc. Mientras que
hacia abajo tendremos la celda A2, la A3, etc.
Un grupo de celdas contiguas es lo que llamamos “rango de celda”. En el siguiente

ejemplo seleccionamos un rango de 5 celdas, b3: e3, lo que significa de la celda b3 hasta
la celda E3, (pasando por c3,d3).
Aplicar bordes y sombreados a la celda

Ahora que identificamos a las diferentes celdas podemos darles un borde que nos permita
ver con claridad donde empiezan y terminan los datos que vamos a utilizar. Excel nos
permite utilizar diferentes tipos de bordes.
Paso a paso
1. Seleccioná la celda o el rango de celdas a las que querés agregarle un borde.

2. En la pestaña inicio, en el Grupo “Fuente”, hacé clic en la flecha que está junto a
Bordes y, elegí un estilo de borde.
Listo. Ya tenemos una celda o un rango celdas con borde. Demos ahora un paso más y
apliquemos un sombreado.
Aplicar un sombreado de celda

Sombrear una celda es darle un color de fondo. Podemos hacer esto para destacar un
grupo de celdas a simple vista.
Paso a paso
Para aplicar un sombreado
1. Seleccioná la celda o rango de celdas a las que querés a aplicar el sombreado.

2. En la pestaña Inicio, en el grupo Fuente, elija la flecha situada junto a Color de
relleno y, a continuación, en Colores del tema o Colores estándar, seleccione el
color que desee.
Otras opciones básicas de formato

El grupo de funciones Fuente y Alineación nos permiten cambiar algunas características
visuales de la celda. Además de los bordes y sombreados, que ya hemos visto, en el
grupo fuente podemos cambiar el color del texto, el tamaño, elegir un subrayado o
destacado en negrita, entre otras opciones.
En Alineación podemos elegir si el texto se comienza en el borde izquierda de la celda, si

está centrado, o alineado a la derecha.
Usar Autosuma para sumar los datos

Ahora que ya tenemos una idea básica de cómo ingresar los datos en las celdas, la
ubicación de estos datos y cómo darles un formato, vamos a hacer nuestra primera
operación con Excel.
Vamos a ingresar una serie números a una hoja de cálculo y le pediremos a Excel que
nos devuelva la suma total de esos números.
Imaginá que tenés miles de datos en un documento de excel, por ejemplo, los
precios de todo el stock de productos de una librería. Si quisieras hacerlo con una
calculadora no tendrías más remedio que sumar uno por uno los números. Excel,
en cambio te permite hacer esta operación en un solo paso (en realidad permite
mucho más que eso, pero, pero vayamos de a poco)
Veamos cómo funciona la Autosuma con un ejemplo.
Imaginemos, entonces, que en una librería tenemos los siguientes productos, que hemos
ingresado ya en nuestra hoja de Excel:
Vemos que los artículos están organizados en la columna B y los precios en la columna
C, en el rango C5:C9.
Paso a paso
1. Para sumar el valor del precio de todos estos productos hacemos clic en la celda
vacía que está abajo o a la derecha de lo que vamos a sumar. En este caso, la
celda vacía es C10, y es allí donde veremos el resultado de la suma.
2. A continuación hacemos clic en el ícono de Autosuma en el grupo de Edición del
Menú Inicio y tocamos la tecla ENTER.
Resultado de la suma total del rango de celdas Precio usando Autosuma: 23200
Crear una fórmula simple

Ahora que ya realizamos la primera operación con la Autosuma estamos preparados para
crear nuestra primera fórmula simple.
Cómo ya mencionamos, las fórmulas son “órdenes” que le dicen a Excel que realice
distintas operaciones. Por ejemplo, podemos realizar una suma, resta, división,
multiplicación o sacar el promedio de los datos de distintas celdas de nuestra hoja de
cálculo.
Para escribir una fórmula en una celda debemos hacer clic en ella y escribir en primer
lugar el signo =, luego ingresamos la operación que queremos realizar y hacemos clic en
Enter. Por ejemplo:
La fórmula simple Y el resultado

Las fórmulas sirven para hacer cálculos en Excel. Siempre comienzan con el signo
igual: “=”
Veámoslo más claramente con un ejemplo.
Supongamos que en nuestra hoja de cálculo de la librería agregamos una columna con los artículos
que vendimos, y y queremos saber cuánto dinero ingresó, por ejemplo, por la venta de lapiceras
marca Y.
¿Cómo podríamos hacerlo utilizando fórmulas?
Para resolver este problema vamos a:
 Situarnos en una celda vacía que es donde queremos que se nos muestre el
resultado.
 En esa celda, entonces, escribimos el signo = y a continuación el número que
vamos a multiplicar (en este caso el precio de la lapicera marca Y), luego el signo
de multiplicación (*), y el número por el que lo vamos a multiplicar, en este caso, la
cantidad vendida de ese artículo
 Hacemos clic en enter y obtenemos nuestro resultado en la celda F8: por la venta
de las lapiceras marca Y obtuvimos 480 pesos.
La fórmula:
El resultado:
En lugar de escribir todos los datos de la fórmula podés desplazarte a las celdas que
contienen los valores con los que vas a operar.
Por ejemplo: en una celda vacía ponés el signo =, luego te desplazás hasta una celda que
contenga un número. De esa forma el valor de la celda ya se incorpora a la fórmula sin que
tengas que escribirlo.

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Tareas básicas en Excel

¿Cómo funciona Excel?: hojas de cálculos y celdas

 Podemos hacer cálculos como sumar, restar, multiplicar, dividir, obtener el

Empezando con Excel: Cómo crear nuestro primer libro.

En un libro podemos agregar hojas de cálculo para mantener ordenada y separada

Menú y Grupo de funciones.

1. Con el mouse hacemos clic en Archivo

¡Listo! Ya estás trabajando en tu primer documento de Excel. Lo siguiente que necesitamos

Para ingresar un dato, entonces, seguimos este procedimiento:

1. Hacé clic en una celda vacía.

Ubicaciones y rangos de las celdas

Un grupo de celdas contiguas es lo que llamamos “rango de celda”. En el siguiente

Aplicar bordes y sombreados a la celda

1. Seleccioná la celda o el rango de celdas a las que querés agregarle un borde.

Aplicar un sombreado de celda

1. Seleccioná la celda o rango de celdas a las que querés a aplicar el sombreado.

Otras opciones básicas de formato

En Alineación podemos elegir si el texto se comienza en el borde izquierda de la celda, si

Usar Autosuma para sumar los datos

Veamos cómo funciona la Autosuma con un ejemplo.

Crear una fórmula simple

La fórmula simple Y el resultado

¿Cómo podríamos hacerlo utilizando fórmulas?

Para resolver este problema vamos a:

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