Unidad 3 Hojas de Calculos-Excel

POLITECNICO MARIA DE LA ALTAGRACIA, DE VILLA DUARTE
POMAVID.-
Módulo de Ofimática
Profesor/a: Flor Denise Matos
Módulo 1: Ofimática
Año Escolar: 2022-2023.-
Unidad Didáctica 111.-
Tabla de Contenido
Unidad Didáctica 111 Generalidades de las hojas de cálculos (Excel).
¿Qué es y para qué sirve Excel?
Excel es una aplicación que permite realizar

hojas de cálculo, que se encuentra integrada
en el conjunto ofimático de programas
Microsoft Office. Esto quiere decir que si ya
conoces otro programa de Office, como
Word, Access, Outlook, PowerPoint, te
resultará familiar utilizar Excel, puesto que
muchos iconos y comandos funcionan de forma similar en todos los programas de
Office.
Hojas de Cálculo
La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un
libro de trabajo. Es una herramienta muy útil para todas aquellas personas que
trabajen con gran cantidad de números y necesiten realizar cálculos u operaciones
con ellos.
Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16384 columnas y 1.048.576
filas. Las hojas de cálculo están formadas por columnas y filas.
Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada

columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV. Cada
fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la selección horizontal de un conjunto
de celdas de una hoja de datos.
Una fila es una hilera horizontal de celdas que está representada por un número
ubicado al lado izquierdo de la hoja de cálculo.
La intersección de una columna y una fila se denominan Celda y se nombra con

el nombre de la columna a la que pertenece y a continuación el número de su fila,
por ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la
celda se llama A1.
Si observas la ventana de Excel podrás comprobar todo lo explicado

anteriormente. Cuando el cursor está posicionado en alguna celda preparado para
trabajar con ésta, dicha celda se denomina Celda activa y se identifica porque
aparece más remarcada que las demás.
De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa y
columna activa, columna de la celda activa. Otro concepto muy importante en una
hoja de cálculo es el de Rango, que es
un bloque rectangular de una o más
celdas que Excel trata como una unidad.
Los rangos son vitales en la Hoja de

Cálculo, ya que todo tipo de operaciones
se realizan a base de rangos. Más adelante veremos las distintas formas de definir
un rango.
Excel también es capaz de dibujar gráficos a partir de los datos introducidos, del
estilo de los gráficos en forma de tarta y en forma de barras que se ven en las
encuestas. Excel se puede utilizar para multitud de cosas, tanto en el plano
personal como en el plano profesional. Desde llevar las cuentas familiares hasta
los más complejos cálculos
financieros.
Componentes de las hojas

de cálculos
Al iniciar Excel aparece una

pantalla inicial como ésta,
vamos a ver sus
componentes fundamentales,
así conoceremos los
nombres de los diferentes
elementos y será más fácil
entender el resto del curso.
La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso)
puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada
usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento.
Barra de títulos
Se encuentra en la parte de arriba del documento, aquí se muestra el nombre del
programa y el nombre de tu hoja de cálculo.
Barras de menús
Se encuentra justo debajo de la barra de títulos, aquí encontrarás todos los menús
que se encuentren activos en Excel. El contenido de cualquiera de estos menús, se
puede observar haciendo clic sobre el nombre del menú con el botón izquierdo
del ratón.
Cinta de opciones
Pueden aparecer como atajos algunos comandos de los menús que utilizan
imágenes e iconos asociados.
Títulos de las columnas
En una hoja de cálculo de Excel encuentras 256 columnas en total, cada una
está identificada con una letra o varias combinadas. Arriba de cada columna de
celdas encontrarás su nombre para que las puedas identificar.
Títulos de las filas
Al igual que con las columnas, cada hoja de cálculo cuenta con 65.536 filas en
total, todas ellas identificadas por un número.
Cuadro de nombres
Aquí se muestra la dirección de la selección que mantengas activa.
Barra de fórmulas
Te muestra la información que ya ha sido ingresada o a medida que se vaya
ingresando en la celda actual. En esta barra también puedes editar el contenido
de una celda.
Celdas de Excel
Cada celda es una selección de una columna y una fila. Cada una de estas celdas
tiene su propia dirección.
Botones de navegación y etiquetas

Estos te permiten desplazarte fácilmente
a otra hoja de cálculo dentro de un libro.
Por lo general se utilizan para observar la primera, la anterior, la siguiente o la
última hoja de cálculo de algún libro de Excel. Las
etiquetas separan un libro en hojas de cálculo específicas.
El libro viene con tres hojas, y cada libro debe tener por lo
menos una hoja de cálculo.
La ficha Archivo
Haciendo clic en la pestaña Archivo que se encuentra en la

parte superior izquierda de la pantalla podrás desplegar un
menú desde donde podrás ver las acciones que puedes
realizar sobre el documento, incluyendo Guardar,
Imprimir o crear uno Nuevo.
Contiene dos tipos básicos de elementos:
1. Los que muestran un panel justo a la derecha con

más opciones, ocupando toda la superficie de la
ventana Excel. Como Información o Imprimir. Al
situar el cursor sobre las opciones de este tipo
observarás que tienen un efecto verde oscuro. El
color permanecerá al hacer clic para que sepas qué panel está activo.
2. Los que abren un cuadro de diálogo. Como Abrir, o Guardar como. Al

situar el cursor sobre las opciones de este tipo observarás que tienen un
efecto verde claro. El color sólo permanece mientras el cursor está encima,
ya que al hacer clic, el propio cuadro de diálogo abierto muestra el nombre
de la acción en su barra de título. Para cerrar la ficha Archivo y volver al
documento pulsamos ESC o hacemos clic en otra pestaña.
Libro de trabajo
Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que
hacemos en este programa se almacenará formando el libro de trabajo.
Los libros de trabajo de Excel tienen la extensión .XLSX para que el ordenado r
los reconozca como tal. Cuando se inicia una sesión de Excel automáticamente se
abre un nuevo libro de trabajo con el nombre provisional de Libro1.
Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel, en la barra de título en la parte

superior de la ventana verás cómo pone Libro1 - Microsoft Excel. Cada vez que
empezamos un nuevo trabajo con Excel el número del libro irá variando
dependiendo de cuántos se hayan creado en esta sesión. Así si empezamos otro
trabajo, el nombre que se asigna será Libro2, el siguiente Libro3, y así
sucesivamente.
Cuidado que el nombre asignado sólo sirve como referencia para identificar los
trabajos mientras no se hayan guardado, en ningún caso significa que el archivo
ya se encuentra guardado.
Introducir datos
En cada una de las celdas de la

hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas. En todos los casos, los
pasos a seguir serán los siguientes:
Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los
datos que desees introducir.
Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, c omo

puedes observar en la imagen. Para introducir el valor en la celda puedes utilizar
cualquiera de los tres métodos que te explicamos a continuación: INTRO: Se
valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a ser la que se
encuentra justo por debajo.
TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y

además la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si
pulsamos FLECHA DERECHA será la celda contigua hacia la derecha.
CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el
botón de la barra de fórmulas, al hacer clic
sobre él se valida el valor para introducirlo
en la celda pero la celda activa seguirá
siendo la misma.
Fórmula Una fórmula de Excel es un código

que se introduce en una celda. Ese código realiza algunos cálculos y regresa un resultado que
es desplegado en la celda.
Modificar datos
Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté
escribiendo o más tarde, después de la introducción. Si aún no se ha validado la
introducción de datos y se comete algún error, se puede modificar utilizando la
tecla Retroceso del teclado para borrar el carácter situado a la izquierda del cursor,
haciendo retroceder éste una posición.
Errores en los datos
Cuando
introducimos una
fórmula en una
celda puede
ocurrir que se
produzca un error.
Dependiendo del
tipo de error
puede que Excel nos avise o no.
Cuando nos avisa del error, el cuadro de diálogo que aparece tendrá un aspecto
similar al que ves a la derecha: Nos da una posible propuesta que podemos aceptar
haciendo clic sobre el botón Sí o rechazar utilizando el botón No.
Dependiendo del error, mostrará un mensaje u otro. Podemos detectar un error sin
que nos avise cuando aparece la celda con un símbolo en la esquina sup erior
izquierda tal como esto
Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro como que nos

permitirá saber más sobre el error.
Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrará
un cuadro u otro, siendo el más frecuente el que aparece a continuación:
Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la celda
#TEXTO , siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de
error.
Por ejemplo: ##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o

cuando se utiliza una fecha o una hora negativa. #¡NUM! cuando se ha
introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar
textos. #¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.
#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto

de la fórmula. #N/A cuando un valor no está
disponible para una función o fórmula. #¡REF! se
produce cuando una referencia de celda no es
válida.
#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o

función. #¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se
intersectan. También en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendrá
además un símbolo en la esquina superior izquierda.
Funciones
Una función es una fórmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera
con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la
celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.
OPCIONES DE VISTA DE UNA HOJA
Las opciones de vista de una hoja de Excel aparecerán

en la parte derecha de la barra de estado en Excel.
Estas opciones nos permiten manejar el modo con el
que vemos la hoja de cálculo en Excel y el zoom que tiene dicha hoja. En la siguiente imagen
podemos ver cómo tenemos estas opciones de cálculo definidas en nuestro ejemplo.

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Unidad Didáctica 111 Generalidades de las hojas de cálculos (Excel).

¿Qué es y para qué sirve Excel?

Excel es una aplicación que permite realizar

Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada

La intersección de una columna y una fila se denominan Celda y se nombra con

Si observas la ventana de Excel podrás comprobar todo lo explicado

Los rangos son vitales en la Hoja de

Componentes de las hojas

Al iniciar Excel aparece una

Botones de navegación y etiquetas

Haciendo clic en la pestaña Archivo que se encuentra en la

Contiene dos tipos básicos de elementos:

1. Los que muestran un panel justo a la derecha con

2. Los que abren un cuadro de diálogo. Como Abrir, o Guardar como. Al

Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel, en la barra de título en la parte

En cada una de las celdas de la

Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, c omo

TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y

Fórmula Una fórmula de Excel es un código

Errores en los datos

Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro como que nos

Por ejemplo: ##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o

#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto

#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o

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