e

Herramienta Administrativa Excel

Introducci
n a Excel

UNIVERSIDAD VIRTUAL DEL ESTADO DE MICHOACN

INFORMTICA

HERRAMIENTA ADMINISTRATIVA EXCEL

Herramienta Administrativa Excel

Introducci
n a Excel

ndice
1. Empezando a trabajar con Excel........................................................................................................ 3
1.1 Conceptos Bsicos de Excel...................................................................................................................... 3
1.2. Movimiento rpido en la hoja y libro ........................................................................................................ 4
1.3. Introducir datos........................................................................................................................................... 6
1.4. Modificar datos ........................................................................................................................................... 7
1.5. Tipos de datos ............................................................................................................................................. 8
1.6. Errores en los datos ................................................................................................................................... 8

2. Las Funciones .................................................................................................................................... 10

2.1. Introducir funciones ................................................................................................................................. 10
2.2. Autosuma y funciones ms frecuentes ................................................................................................. 11
2.3. Insertar funcin ......................................................................................................................................... 12
2.4. Tipos de Funciones .................................................................................................................................. 14
2.5. Controlar errores en funciones ............................................................................................................... 22

Bibliografa ................................................................................................................................................ 24

Herramienta Administrativa Excel

Introducci
n a Excel

1. Empezando a trabajar con Excel

1.1 Conceptos Bsicos de Excel
Libro de trabajo
Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este programa
se almacenar formando el libro de trabajo.
Los libros de trabajo de Excel tienen la extensin .XLSX para que el ordenador los reconozca como
tal.
Cuando se inicia una sesin de Excel automticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el
nombre provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel, en la barra de ttulo en la
parte superior de la ventana vers como pone Libro1 - Microsoft Excel.

Cada vez que empezamos un nuevo trabajo con Excel el nmero del libro ir variando dependiendo de
cuntos se hayan creado en esta sesin. As si empezamos otro trabajo, el nombre que se asigna ser
Libro2, el siguiente Libro3, y as sucesivamente.
Cuidado que el nombre asignado slo sirve como referencia para identificar los trabajos mientras no se hayan
guardado, en ningn caso significa que el archivo ya se encuentra guardado.
Un libro de trabajo est formado por varias hojas, en principio constar de 3 hojas aunque el nmero de
stas puede variar entre 1 y 255. Si observas en la parte inferior de la ventana de Excel encontrars las
diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombradas de la forma Hoja1, Hoja2...

Los libros de trabajo son una gran herramienta de organizacin, ya que por ejemplo todas las hojas referidas
a un mismo proyecto o trabajo podran agruparse en un slo libro.
Hoja de clculo
La hoja de clculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo. Es una
herramienta muy til para todas aquellas personas que trabajen con gran cantidad de nmeros y necesiten
realizar clculos u operaciones con ellos.
Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16384 columnas y 1.048.576 filas. Las hojas de clculo
estn formadas por columnas y filas.
Una
columna
es
el
conjunto
de
celdas
seleccionadas
nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV.

verticalmente. Cada columna se

Herramienta Administrativa Excel

Introducci
n a Excel

Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la seleccin horizontal de un conjunto de celdas de una
hoja de datos.

La interseccin de una columna y una fila se denominan Celda y se nombra con el nombre de la
columna a la que pertenece y a continuacin el nmero de su fila, por ejemplo la primera celda pertenece a la
columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1. Si observas la ventana de Excel podrs comprobar todo
lo explicado anteriormente.
Cuando el cursor est posicionado en alguna celda preparado para trabajar con sta, dicha celda se
denomina Celda activa y se identifica porque aparece ms remarcada que las dems.
De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa y columna activa, columna de
la celda activa.
Otro concepto muy importante en una hoja de clculo es el de Rango, que es un bloque rectangular de una
o ms celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Clculo, ya que todo tipo
de operaciones se realizan a base de rangos.
1.2. Movimiento rpido en la hoja y libro
Tan solo una pequea parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la mayora de
las veces, ocupar mayor nmero de celdas que las visibles en el rea de la pantalla y es necesario
moverse por el documento rpidamente.
4

Introducci
n a Excel

Herramienta Administrativa Excel

Cuando no est abierto ningn men, las teclas activas para poder desplazarse a travs de la hoja
son:
MOVIMIENTO

TECLADO

Celda Abajo

FLECHA ABAJO

Celda Arriba

FLECHA ARRIBA

Celda Derecha

FLECHA DERECHA

Celda Izquierda

FLECHA IZQUIERDA

Pantalla Abajo

AVPAG

Pantalla Arriba

REPAG

Celda A1

CTRL+INICIO

Primera celda de la columna

activa

FIN FLECHA ARRIBA

ltima celda de la columna

activa

FIN FLECHA ABAJO

Primera celda de la fila activa

FIN FLECHA IZQUIERDA o

INICIO

ltima celda de la fila activa

FIN FLECHA DERECHA

Otra forma rpida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir
es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de nombres a la izquierda de la barra de frmulas:

Por ejemplo, para ir a la celda DF15 debers escribirlo en la caja de texto y pulsar la tecla INTRO.
Aunque siempre puedes utilizar el ratn, movindote
para visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre sta.

con

las barras

de desplazamiento

Movimiento rpido en el libro

Herramienta Administrativa Excel

Introducci
n a Excel

Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de clculo. Por defecto aparecen 3 hojas de clculo
aunque el nmero podra cambiarse.
En este apartado trataremos los distintos mtodos para movernos por las distintas hojas del libro de
trabajo.
Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.

Observars como en nuestro caso tenemos 3 hojas de clculo, siendo la hoja activa, es decir, la hoja en la
que estamos situados para trabajar, la Hoja1.
Haciendo clic sobre cualquier pestaa cambiar de hoja, es decir, si haces clic sobre la pestaa Hoja3
pasars a trabajar con dicha hoja.
Si el nmero de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los botones de la
izquierda de dicha barra para visualizarlas:
Para visualizar a partir de la Hoja1.
Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando.
Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando.
Para visualizar las ltimas hojas.
Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastar con hacer clic sobre la etiqueta de sta.
Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrn ningn efecto.
Tambin se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro de
trabajo, como pueden ser:
MOVIMIENTO

TECLADO

Hoja Siguiente

CTRL+AVPAG

Hoja Anterior

CTRL+REPAG

1.3. Introducir datos

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros o frmulas. En todos los
casos, los pasos a seguir sern los siguientes:
Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir.
Aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Frmulas, como puedes observar en el
dibujo siguiente:
6

Herramienta Administrativa Excel

Introducci
n a Excel

Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres mtodos que te explicamos a
continuacin:
INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa pasa a ser la que se encuentra
justo por debajo.
TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa cambiar
dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA ser la celda contigua hacia
la derecha.
CUADRO DE ACEPTACIN: Es el botn
de la barra de frmulas, al hacer clic sobre l se valida
el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguir siendo la misma.
Si antes de introducir la informacin cambias de opinin y deseas restaurar el contenido de la celda a su
valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botn Cancelar
de la barra
de frmulas. As no se introducen los datos y la celda seguir con el valor que tena.
Si hemos introducido mal una frmula posiblemente nos aparezca un recuadro dndonos informacin sobre el
posible error cometido, leerlo detenidamente para comprender lo que nos dice y aceptar la correccin o no.
Otras veces la frmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecer algo raro en la celda, comprobar
la frmula en la barra de frmulas para encontrar el error.
En ocasiones, es posible que nos interese introducir varias lneas dentro de una misma celda, pero
al pulsar INTRO para realizar el salto de lnea lo que ocurre es que se valida el valor y pasamos a la
celda inferior. Para que esto no ocurra deberemos pulsar ALT+INTRO.

1.4. Modificar datos

Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se est escribiendo o ms tarde, despus
de la introduccin.
Si an no se ha validado la introduccin de datos y se comete algn error, se puede modificar
utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carcter situado a la izquierda del cursor,
haciendo retroceder ste una posicin. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a
validar la entrada de datos.
Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la celda
adecuada, despus activaremos la Barra de Frmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la
barra de frmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar.
La Barra de Estado cambiar de Listo a Modificar.
7

Herramienta Administrativa Excel

Introducci
n a Excel

En la Barra de Frmulas aparecer el punto de insercin o cursor al final de la misma, ahora es cuando
podemos modificar la informacin.
Despus de teclear la modificacin pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botn Introducir
.
Si despus de haber modificado la informacin se cambia de opinin y se desea restaurar el contenido de la
celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botn Cancelar
de la barra de frmulas. As no se introducen los datos y la celda muestra la informacin que ya tena.
Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el
nuevo valor directamente sobre sta.
1.5. Tipos de datos
En una Hoja de clculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:
VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un
nmero, una fecha u hora, o un texto.
FRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres,
funciones, u operadores. Es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se pueden realizar diversas
operaciones con los datos de las hojas de clculo como +, -, *, /, Sen, Cos, etc. En una frmula se pueden
mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La frmula se escribe en la
barra de frmulas y debe empezar siempre por el signo =.

1.6. Errores en los datos

Cuando introducimos una frmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error. Dependiendo del tipo
de error puede que Excel nos avise o no.

Cuando nos avisa del error, el cuadro de dilogo que aparece tendr un aspecto similar al que ves a la
derecha:
Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botn S o rechazar utilizando el
botn No.
Dependiendo del error, mostrar un mensaje u otro.
8

Herramienta Administrativa Excel

Introducci
n a Excel

Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un smbolo en la esquina
superior izquierda tal como esto:

Al hacer clic sobre el smbolo aparecer un cuadro como

que nos permitir saber ms sobre el error.

Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrar un cuadro u otro, siendo el
ms frecuente el que aparece a continuacin:

Este cuadro nos dice que la frmula es incoherente y nos deja elegir entre diferentes opciones. Posiblemente
el error sea simplemente que la frmula de la celda no tiene el mismo aspecto que todas las dems frmulas
adyacente (por ejemplo, sta sea una resta y todas las dems sumas).
Si no sabemos qu hacer, disponemos de la opcin Ayuda sobre este error.
Si lo que queremos es comprobar la frmula para saber si hay que modificarla o no, podramos utilizar la
opcin Modificar en la barra de frmulas.
Si la frmula es correcta, se utilizar la opcin Omitir error para que desaparezca el smbolo de la esquina de
la celda.
Puede que al introducir la frmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO , siendo TEXTO un
valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo:
##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora
negativa.
#NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar
textos.
#DIV/0! cuando se divide un nmero por cero.
#NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la frmula.
#N/A cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula.
9

Herramienta Administrativa Excel

Introducci
n a Excel

#REF! se produce cuando una referencia de celda no es vlida.

#NUM! cuando se escriben valores numricos no vlidos en una frmula o funcin.
#NULO! cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se intersectan. Tambin en estos casos,
la celda, como en el caso anterior, contendr adems un
smbolo en la esquina superior izquierda tal como:

. Este smbolo se

utilizar como hemos visto antes.

2. Las Funciones
Esta unidad es la ms importante, pues en su comprensin y manejo est la base de Excel. Qu es una hoja
de clculo sino una base de datos que utilizamos con una serie de frmulas para evitar tener que recalcular
por cada cambio que hacemos. Por eso esta unidad es fundamental para el desarrollo del curso y la buena
utilizacin de Excel.
Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel 2010 para agilizar la creacin de
hojas de clculo, estudiando la sintaxis de stas as como el uso del asistente para funciones,
herramienta muy til cuando no conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de stas.
2.1. Introducir funciones
Una funcin es una frmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con uno o ms valores y
devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda o ser utilizado para calcular la frmula que
la contiene.
La sintaxis de cualquier funcin es:
nombre_funcin (argumento1; argumento2; ...; argumentoN )
Siguen las siguientes reglas:
-

Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =.

Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes espacios antes o
despus de cada parntesis.
-

Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones.
- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.

Ejemplo: =SUMA(A1:C8)
Tenemos la funcin SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos
10

Herramienta Administrativa Excel

Introducci
n a Excel

identifica un rango de celdas, as A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, as la
funcin anterior sera equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+ C6+C7+C8
En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la funcin.
Las frmulas pueden contener ms de una funcin, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la
frmula.
Ejemplo:
=SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo que realizan. As hay
funciones matemticas y trigonomtricas, estadsticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lgicas, de base
de datos, de bsqueda y referencia y de informacin.
Para introducir una frmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto,
precedida siempre del signo =.
2.2. Autosuma y funciones ms frecuentes
Una funcin como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero
Excel dispone de herramientas que facilitan esta tarea.
En la pestaa Inicio o en la de Frmulas encontrars el botn
de Autosuma

que nos permite realizar la funcin SUMA de forma ms rpida

.

Con este botn tenemos acceso tambin a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del botn. Al
hacer clic sobre sta aparecer la lista desplegable de la imagen. Y podremos utilizar otra funcin que no sea
la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media aritmtica), Cuenta (cuenta valores), Mx (obtiene el
valor mximo) o Mn (obtiene el valor mnimo). Adems de poder accesar al dilogo de funciones a travs de
Ms Funciones....
Para utilizar stas opciones, asegrate de que tienes seleccionada la celda en que quieres que se realice la
operacin antes de pulsar el botn.
11

Herramienta Administrativa Excel

Introducci
n a Excel

2.3. Insertar funcin

Para insertar cualquier otra funcin, tambin podemos utilizar el asistente. Si queremos introducir una funcin
en una celda:
Situarse en la celda donde queremos introducir la funcin.
Hacer clic en la pestaa Frmulas
Elegir la opcin Insertar funcin.

O bien, hacer clic sobre el botn

de la barra de frmulas. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo

Insertar funcin:

Excel 2010 nos permite buscar la funcin que necesitamos escribiendo una breve descripcin de la
funcin necesitada en el recuadro Buscar una funcin: y a continuacin hacer clic sobre el botn
, de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que l
nos mostrar en el cuadro de lista Seleccionar una funcin: las funciones que tienen que ver con la
descripcin escrita.

12

Herramienta Administrativa Excel

Introducci
n a Excel

Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categora del cuadro
combinado O seleccionar una categora:, esto har que en el cuadro de lista slo aparezcan las funciones
de la categora elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categora podemos
elegir Todas.
En el cuadro de lista Seleccionar una funcin: hay que elegir la funcin que deseamos haciendo clic sobre
sta.
Observa como conforme seleccionamos una funcin, en la parte inferior nos aparecen los distintos
argumentos y una breve descripcin de sta. Tambin disponemos de un enlace Ayuda sobre esta funcin
para obtener una descripcin ms completa de dicha funcin.
A final, hacer clic sobre el botn Aceptar.
La ventana cambiar al cuadro de dilogo Argumentos de funcin, donde nos pide introducir los argumentos
de la funcin: Este cuadro variar segn la funcin que hayamos elegido, en nuestro caso se eligi la funcin
SUMA ().

En el recuadro Nmero1 hay que indicar el primer argumento que generalmente ser una celda o rango de
celdas tipo A1:B4 . Para ello, hacer clic sobre le botn
para que el cuadro se haga ms pequeo y
podamos ver toda la hoja de clculo, a continuacin seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas
como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas haz clic con el botn izquierdo del ratn sobre
la primera celda del rango y sin soltar el botn arrstralo hasta la ltima celda del rango) y pulsar la tecla
INTRO para volver al cuadro de dilogo.
En el recuadro Nmero2 habr que indicar cul ser el segundo argumento. Slo en caso de que existiera.
Si introducimos segundo argumento, aparecer otro recuadro para el tercero, y as sucesivamente.
13

Herramienta Administrativa Excel

Introducci
n a Excel

Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botn Aceptar. Si por algn motivo
insertramos una fila en medio del rango de una funcin, Excel expande automticamente el rango
incluyendo as el valor de la celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la funcin
SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la posicin 3 la frmula se expandir automticamente cambiando a
=SUMA(A1:A5).
Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones
Excel permite que en una funcin tengamos como argumentos expresiones, por ejemplo la suma de dos
celdas (A1+A3). El orden de ejecucin de la funcin ser primero resolver las expresiones y despus ejecutar
la funcin sobre el resultado de las expresiones.
Por ejemplo, si tenemos la siguiente funcin =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde:
A1 vale 1
A2 vale 5
A3 vale 2
A4 vale 3
Excel resolver primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos los valores 3 y 2
respectivamente, despus realizar la suma obteniendo as 5 como resultado.
Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones
Excel tambin permite que una funcin se convierta en argumento de otra funcin, de esta forma podemos
realizar operaciones realmente complejas en una simple celda. Por ejemplo =MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta
frmula consta de la combinacin de dos funciones, la suma y el valor mximo. Excel realizar primero la
suma SUMA(A1:A4) y despus calcular el valor mximo entre el resultado de la suma y la celda B3.

2.4. Tipos de Funciones

Funciones de fecha y hora

De entre todo el conjunto de funciones, en este apartado estudiaremos las funciones dedicadas al tratamiento
de fechas y horas.
Y estas son todas las posibles funciones ofrecidas por Excel.
En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor que nos devuelve es un "nmero de
serie". Pues bien, Excel llama nmero de serie al nmero de das transcurridos desde el 0 de enero de 1900
hasta la fecha introducida, es decir coge la fecha inicial del sistema como el da 0/1/1900 y a partir de ah
empieza a contar, en las funciones que tengan nm_de_serie como argumento, podremos poner un nmero o
bien la referencia de una celda que contenga una fecha.
14

Herramienta Administrativa Excel

Funcin

Descripcin

AHORA

Devuelve el nmero de serie correspondiente a la fecha y hora

actuales

AO

Convierte un nmero de serie en un valor de ao

DIA

Convierte un nmero de serie en un valor de da del mes

DIA.LAB

Devuelve el nmero de serie de la fecha que tiene lugar antes o

despus de un nmero determinado de das laborables

DIA.LAB.INTL

Devuelve el nmero de serie de la fecha anterior o posterior a un

nmero especificado de das laborables mediante parmetros
para indicar cules y cuntos das son das de fin de semana

DIAS.LAB

Devuelve el nmero de todos los das laborables existentes entre

dos fechas

DIAS360

Calcula el nmero de das entre dos fechas a partir de un ao de

360 das

DIASEM

Convierte un nmero de serie en un valor de da de la semana

FECHA

Devuelve el nmero de serie correspondiente a una fecha

determinada

FECHA.MES

Devuelve el nmero de serie de la fecha equivalente al nmero

indicado de meses anteriores o posteriores a la fecha inicial

FECHANUMERO

Convierte una fecha con formato de texto en un valor de nmero

de serie

FIN.MES

Introducci
n a Excel

Devuelve el nmero de serie correspondiente al ltimo da del

mes anterior o posterior a un nmero de meses especificado

FRAC.AO Devuelve la fraccin de ao que representa el nmero total de

das existentes entre el valor de fecha_inicial y el de fecha_final
HORA

Convierte un nmero de serie en un valor de hora

HOY

Devuelve el nmero de serie correspondiente al da actual

MES

Convierte un nmero de serie en un valor de mes

15

Herramienta Administrativa Excel

MINUTO

Convierte un nmero de serie en un valor de minuto

NSHORA

Devuelve el nmero de serie correspondiente a una hora

determinada

Introducci
n a Excel

NUM.DE.SEMANA Convierte un nmero de serie en un nmero que representa el

lugar numrico correspondiente a una semana de un ao

SEGUNDO Convierte un nmero de serie en un valor de segundo

VALHORA Convierte una hora con formato de texto en un valor de nmero

de serie

Funciones de texto

Una hoja de clculo est pensada para manejarse dentro del mundo de los nmeros, pero Excel tambin tiene
un conjunto de funciones especficas para la manipulacin de texto. Estas son todas las funciones de texto
ofrecidas por Excel.
Funcin

Descripcin

CARACTER
CODIGO

Devuelve el carcter especificado por el nmero de cdigo

Devuelve un cdigo numrico del primer carcter de una

cadena de texto

CONCATENAR

Concatena varios elementos de texto en uno solo

DECIMAL Da formato a un nmero como texto con un nmero fijo de

decimales
DERECHA, Devuelve los caracteres del lado derecho de un valor de
DERECHAB
texto
ENCONTRAR,
ENCONTRARB

Busca un valor de texto dentro de otro (distingue

maysculas de minsculas)

EXTRAE, EXTRAEB

Devuelve un nmero especfico de caracteres de una

cadena de texto que comienza en la posicin que se
especifique

HALLAR, HALLARB

Busca un valor de texto dentro de otro (no distingue

maysculas de minsculas)
16

Herramienta Administrativa Excel

IGUAL

Comprueba si dos valores de texto son idnticos

IZQUIERDA,
IZQUIERDAB

Devuelve los caracteres del lado izquierdo de un valor de

texto

LARGO, LARGOB

Devuelve el nmero de caracteres de una cadena de texto

LIMPIAR

Introducci
n a Excel

Quita del texto todos los caracteres no imprimibles

MAYUSC / MINUSC

Convierte el texto en maysculas o en minsculas

respectivamente

MONEDA Convierte un nmero en texto, con el formato de moneda $

(dlar)
NOMPROPIO

Pone en mayscula la primera letra de cada palabra de un

valor de texto

REEMPLAZAR,
REEMPLAZARB

Reemplaza caracteres de texto

REPETIR

Repite el texto un nmero determinado de veces

SUSTITUIR Sustituye texto nuevo por texto antiguo en una cadena de

texto
T

Si el valor es un texto lo devuelve, y si no devuelve una

cadena vaca

TEXTO
TEXTOBAHT

Convierte un nmero en texto, con el formato de moneda

(Baht)

Funciones de bsqueda

En una hoja de Excel es muy importante coger los datos correctos para trabajar con las frmulas diseadas.
Por eso existe una agrupacin de funciones especficas para realizar bsquedas de datos.
Comprendamos qu es en s una bsqueda, cuando queremos encontrar alguna informacin de algo no
buscamos directamente por lo que buscamos pues lo desconocemos, realizamos una bsqueda de una
propiedad o algo similar que conocemos que puede tener lo que buscamos. Por ejemplo, si buscamos a una
persona, describimos su aspecto fsico, si buscamos el n de telfono de un restaurante, buscamos en la gua
de telfonos por el nombre del restaurante. Normalmente el dato que queremos encontrar no lo conocemos
por eso buscamos por otros datos que s conocemos.
17

Herramienta Administrativa Excel

Introducci
n a Excel

Estas son las funciones disponibles por Excel para realizar bsquedas:
Funcin

Descripcin

AREAS

Devuelve el nmero de reas de una referencia

BUSCAR

Busca valores de un vector o una matriz

BUSCARH

Busca en la fila superior de una matriz y devuelve el

valor de la celda indicada

BUSCARV

Busca en la primera columna de una matriz y se

mueve en horizontal por la fila para devolver el valor
de una celda

COINCIDIR

Busca valores de una referencia o matriz

COLUMNA

Devuelve el nmero de columna de una referencia

COLUMNAS

Devuelve el nmero de columnas de una referencia

DESREF

Devuelve un desplazamiento de referencia respecto

a una referencia dada

DIRECCION

Devuelve una referencia como texto a una sola

celda de una hoja de clculo

ELEGIR

Elige un valor de una lista de valores

FILA

Devuelve el nmero de fila de una referencia

FILAS

Devuelve el nmero de filas de una referencia

HIPERVINCULO

Crea un acceso directo o un salto que abre un

documento almacenado en un servidor de red, en
una intranet o en Internet

IMPORTARDATOSDINAMICOS

Devuelve los datos almacenados en un informe de

tabla dinmica

INDICE

Usa un ndice para elegir un valor de una referencia

o matriz

INDIRECTO

Devuelve una referencia indicada por un valor de

texto

TRANSPONER

Devuelve la transposicin de una matriz

18

Herramienta Administrativa Excel

Introducci
n a Excel

Funciones financieras

Excel es una de las herramientas ms potentes para trabajar con informacin y clculos financieros, ofrece
una amplia gama de funciones prediseadas para crearte tu propia "caja de ahorros en casa".
Todas estas funciones estn agrupadas en la categora de Financieras.
Vamos a estudiar la amplia gama de funciones financieras que nos ofrece Excel:
Funcin

Descripcin

AMORTIZ.LIN

Devuelve la amortizacin de cada uno de los perodos

contables

AMORTIZ.PROGRE

Devuelve la amortizacin de cada perodo contable mediante

el uso de un coeficiente de amortizacin

CUPON.DIAS

Devuelve el nmero de das del perodo (entre dos cupones)

donde se encuentra la fecha de liquidacin

CUPON.DIAS.L1

Devuelve el nmero de das desde el principio del perodo de

un cupn hasta la fecha de liquidacin

CUPON.DIAS.L2

Devuelve el nmero de das desde la fecha de liquidacin

hasta la fecha del prximo cupn

CUPON.FECHA.L1

Devuelve la fecha de cupn anterior a la fecha de liquidacin

CUPON.FECHA.L2

Devuelve la fecha del prximo cupn despus de la fecha de

liquidacin

CUPON.NUM

Devuelve el nmero de pagos de cupn entre la fecha de

liquidacin y la fecha de vencimiento

DB

Devuelve la amortizacin de un bien durante un perodo

especfico a travs del mtodo de amortizacin de saldo fijo

DDB

Devuelve la amortizacin de un bien durante un perodo

especfico a travs del mtodo de amortizacin por doble
disminucin de saldo u otro mtodo que se especifique

DVS

Devuelve la amortizacin de un bien durante un perodo

especificado usando el mtodo de amortizacin acelerada
con una tasa doble y segn el coeficiente que se especifique.

DURACION

Devuelve la duracin anual de un valor burstil con pagos de

19

Herramienta Administrativa Excel

Introducci
n a Excel

inters peridico

INT.ACUM

Devuelve el inters acumulado de un valor burstil con pagos

de inters peridicos

INT.ACUM.V

Devuelve el inters acumulado de un valor burstil con pagos

de inters al vencimiento

INT.EFECTIVO

Devuelve la tasa de inters anual efectiva

INT.PAGO.DIR

Calcula el inters pagado durante un perodo especfico de

una inversin. Esta funcin se incluye para proporcionar
compatibilidad con Lotus 1-2-3.

MONEDA.DEC

Convierte una cotizacin de un valor burstil expresada en

forma fraccionaria en una cotizacin de un valor burstil
expresada en forma decimal

MONEDA.FRAC

Convierte una cotizacin de un valor burstil expresada en

forma decimal en una cotizacin de un valor burstil
expresada en forma fraccionaria

NPER

Devuelve el nmero de pagos de una inversin, basada en

pagos constantes y peridicos y una tasa de inters
constante.

PAGO.INT.ENTRE

Devuelve el inters acumulado pagado entre dos perodos

PAGO.PRINC.ENTRE

Devuelve el capital acumulado pagado de un prstamo entre

dos perodos

PAGOINT

Devuelve el pago de intereses de una inversin durante un

perodo determinado

PAGOPRIN

Devuelve el pago de un capital de una inversin determinada,

basado en pagos constantes y peridicos y una tasa de
inters constante.

SYD

Devuelve la depreciacin por mtodo de anualidades de un

bien durante un perodo especfico.

TASA

Devuelve la tasa de inters por periodo de un prstamo o una

inversin.

TASA.DESC

Devuelve la tasa de descuento de un valor burstil

Otras funciones
20

Herramienta Administrativa Excel

Introducci
n a Excel

Adems de las funciones anteriormente mencionadas, existe un gran abanico de funciones de diferentes
categoras que nos pueden ser de gran utilidad.
En este captulo veremos algunas de ellas clasificndolas por categoras.
Funcin

Descripcin

ABS

Devuelve el valor absoluto de un nmero

ALEATORIO

Devuelve un nmero entre 0 y 1

COMBINAT

Devuelve el nmero de combinaciones para un nmero

determinado de elementos

COS

Devuelve el coseno de un ngulo

ENTERO

Redondea un nmero hasta el entero inferior ms prximo

EXP

Realiza el clculo de elevar "e" a la potencia de un nmero

determinado

FACT

Devuelve el factorial de un nmero

NUMERO.ROMANO

Devuelve el nmero pasado en formato decimal a nmero

Romano

PI

Devuelve el valor de la constante pi

POTENCIA

Realiza el clculo de elevar un nmero a la potencia indicada

PRODUCTO

Devuelve el resultado de realizar el producto de todos los

nmeros pasados como argumentos

RAIZ

Devuelve la raiz cuadrada del nmero indicado

RESIDUO

Devuelve el resto de la divisin

MEDIA.ARMO

Devuelve la media armnica de un conjunto de nmeros positivos

MAX

Devuelve el valor mximo de la lista de valores

MIN

Devuelve el valor mnimo de la lista de valores

MEDIANA

Devuelve la mediana de la lista de valores

MODA

Devuelve el valor que ms se repite en la lista de valores

PROMEDIO

Devuelve la media aritmtica de la lista de valores

21

Herramienta Administrativa Excel

VAR

Devuelve la varianza de una lista de valores

K.ESIMO.MAYOR

Devuelve el valor k-simo mayor de un conjunto de datos

K.ESIMO.MENOR

Devuelve el valor k-simo menor de un conjunto de datos

FALSO

Devuelve el valor lgico Falso

VERDADERO

Devuelve el valor lgico Verdadero

SI

Devuelve un valor u otro, segn se cumpla o no una condicin

NO

Invierte el valor lgico proporcionado

Comprueba si todos los valores son verdaderos

Comprueba si algn valor lgico es verdadero y devuelve

VERDADERO

ESBLANCO
ESERR

Introducci
n a Excel

Comprueba si se refiere a una celda vaca

Comprueba si un valor es un error

ESLOGICO Comprueba si un valor es lgico

ESNOTEXTO

Comprueba si un valor no es de tipo texto

ESTEXTO Comprueba si un valor es de tipo texto

ESNUMERO
TIPO

Comprueba si un valor es de tipo numrico

Devuelve un nmero que representa el tipo de datos del valor

2.5. Controlar errores en funciones

Al igual que podamos definir condiciones de validacin para los datos, podemos controlar los errores en las
frmulas. Para corregirlos necesitaremos, primero, localizarlos.
Por ejemplo, al introducir una frmula manualmente podemos cometer un error sintctico como
=PROMEDO(A1:A9), lo que provocara que apareciese en la celda un error de
tipo #NOMBRE?.
Si pulsamos sobre la pestaa Formulas encontraremos el botn Comprobacin de errores... dentro del
grupo Auditora de frmulas.

22

Herramienta Administrativa Excel

Introducci
n a Excel

Desde la pequea flecha de la derecha podemos desplegar un men, con opciones interesantes como
localizar Referencias circulares. Si hay alguna, aparece su localizacin en el submen.
En ste apartado vamos a ver la primera opcin, Comprobacin de errores..., que realiza la misma accin
que pulsar directamente sobre el botn sin desplegar el men.
Aparece el cuadro de dilogo Comprobaciones de errores como el que vemos en la imagen donde nos
informa de qu tipo de error se ha detectado y en ocasiones nos puede ofrecer una correccin.

La parte ms interesante es la descripcin del error. Lo normal es que con ella sepamos cul es el problema y
pulsando Modificar en la barra de frmulas, la rectifiquemos manualmente.
Con los botones Anterior y Siguiente podremos ir movindonos entre los errores del libro, si es que hay ms
de uno.
Adems, disponemos de herramientas tiles como la Ayuda sobre este error, u Omitir error, para dejar la
frmula tal y como est.
El botn Mostrar pasos de clculo... nos abre un cuadro de dilogo donde evala la frmula y nos informa
dnde se encuentra el error, si es en el nombre de la funcin o si est en los parmetros de la frmula.
Otras herramientas de Auditora de frmulas
En la pestaa de Frmulas tambin hay disponibles otras opciones tiles.

23

Herramienta Administrativa Excel

Introducci
n a Excel

- Rastrear precedentes dibuja unas flechas indicando dnde estn las celdas involucradas en la frmula.
- Rastrear dependientes dibuja flechas indicando a qu frmula pertenece la celda seleccionada, si es que
pertenece a alguna frmula.
Tambin se pueden rastrear desde la opcin Rastrear error del men Comprobacin de errores.....
- Quitar flechas elimina las flechas indicativas de celdas creadas con Rastrear dependientes o Rastrear
precedentes.
- Evaluar frmula

abre un cuadro de dilogo que muestra la frmula de la celda activa y sus resultados.

- La Ventana inspeccin

permite hacer un seguimiento del valor de las celdas.

Bibliografa
Club Virtual. (s.f.). Manual excel avanzado. Recuperado el 01 de febrero de 2012, de
http://clubvirtual.gvaweb.com/admin/curricula/material/Manual_excelavanzado.pdf
Scribd. (s.f.). Manaul Microsoft Office Excel 2010. Recuperado el 01 de febrero de 2012, de
http://es.scribd.com/doc/76017124/Manual-Microsoft-Office-Excel-2010

24