5-Coordinadores - C - Delegación Efectiva

Tema: Coordinadores
Asunto: Delegación efectiva

Fecha: Actualización 2019
Herramienta de Gestión Vincular:

DELEGACIÓN EFECTIVA
Al inicio de cada año todas las empresas afrontan un doble desafío: por un lado, establecer los objetivos a
alcanzar y, por otro, planificar las acciones cotidianas que permitan concretarlos, siempre tendiendo al
mejor funcionamiento de la organización. Ambos aspectos se vinculan con un punto central en la vida
empresarial: la organización de equipos de trabajo y la delegación.
En esta ocasión nos focalizaremos en el análisis del proceso de delegación, con el propósito de mostrar que
la delegación es una formidable herramienta de gestión para alcanzar los logros buscados.
En primer término, cabe señalar que muchas veces, a pesar de estar convencidos de la necesidad de la
delegación, lo cierto es que, al momento de llevarla a cabo, sobrevaloramos la experiencia propia en
detrimento de una planificación estratégica y distribución de responsabilidades y tareas. “Nadie lo hace
como yo” suele escucharse con demasiada frecuencia. El tiempo que poseen los Coordinadores, Mandos
Medios o Gerentes, es un recurso limitado y querer abarcar todas las aristas de su función en soledad
puede ocasionar que las cosas queden inconclusas o mal hechas. Aprender a delegar ayudará no sólo a
administrar mejor el tiempo y por tanto, a mejorar la productividad general sino también, a ser un mejor
líder.
 Ahora bien, ¿Qué es delegar?
La delegación es el proceso a través del cual se transfiere a un trabajador el poder, la autoridad, la

autonomía, la facultad o la responsabilidad para que pueda tomar decisiones, resolver problemas,
desempeñar funciones o ejecutar tareas, sin necesidad de consultar u obtener la aprobación de sus
superiores.
Es una habilidad muy importante para una gestión eficiente, siendo esto aún más cierto conforme se va
ascendiendo en la escala jerárquica de una organización.
Cabe señalar que cuando concedemos autoridad y responsabilidad para que se actúe en nuestro nombre,
debemos comprometernos con la decisión tomada. Este es un principio fundamental que,
paradójicamente, no siempre funciona en la práctica; pero es un principio que deberemos aceptar siempre
que decidamos delegar nuestra autoridad en otra persona.
Cuando concedemos autoridad y responsabilidad a otros debemos comprometernos en el proceso
 ¿Por qué delegar?
Es indiscutible que un Coordinador o conductor de un equipo no puede realizar por sí solo todo el trabajo
de su área o empresa.
Así entonces, el principal beneficio de la delegación es el de poder distribuir niveles adecuados de poder,
autoridad, autonomía, facultad y responsabilidad en gente del equipo y, de ese modo, fortalecer a todos
sus miembros, aumentando su esfuerzo y dedicación y, a la vez, aprovechando al máximo sus
conocimientos y capacidades.
Pero, además, la delegación ofrece otros beneficios:
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Tema: Coordinadores
 Potencia el aprovechamiento de competencias diversas de los trabajadores, aprovechando al

máximo los conocimientos, las habilidades, las capacidades, las aptitudes, la creatividad y el
liderazgo de los trabajadores.
 Brinda mayor motivación al sentirse y ser efectivamente más considerados, más útiles y más
importantes.
 Aumenta el compromiso al aumentar la identificación y la pertenencia con lo que se hace ya que se
es parte del logro.
 Mejora la eficiencia al permitir una mayor participación en la toma de decisiones, en la resolución
de problemas y en la ejecución de tareas.
Tal como vemos, la delegación aporta varios beneficios o ventajas; sin embargo, una delegación
inadecuada puede traer consecuencias negativas que pueden llegar a afectar el rumbo de la empresa.
 ¿Cuándo delegar?
Poder delegar implica un análisis previo de los resultados a esperar, de las competencias que muestran los
miembros de mi equipo y la potencialidad de acceso a recursos para poder desarrollar con éxito lo
encomendado.
Así, para determinar si una tarea o actividad puede ser delegada, debemos contestar las siguientes
preguntas:
 ¿Hay alguien dentro del equipo que tenga la información y/o la experiencia necesaria para poder
llevar a cabo esta tarea? Si no es así, ¿podemos brindarle el conocimiento?
 ¿La realización de esta tarea puede ser una oportunidad de crecimiento personal y profesional para
otra persona? ¿Puede permitirle a alguien adquirir nuevas habilidades?
 ¿Puedo estar seguro que en quien delego cuenta con la posibilidad de obtener todos los recursos
necesarios para realizar la actividad o función?
 Delegar requiere esfuerzo y tiempo, ¿Estoy dispuesto como conductor a invertir parte de mi tiempo
en asegurarme que se cuenten con los recursos adecuados, realizar la gestión y atender las
preguntas que puedan surgir, así como de supervisar el progreso y en el peor de los casos, volver a
realizar la tarea?
Clave: delegar no es desentenderse de lo encomendado. ¡Todo lo contrario!
 ¿Qué delegar?
Hablar del qué delegar sin hablar de a quien delegar es inútil. Son dos caras de la misma moneda. Para
saber qué delegar y a quién se requiere un panorama claro de qué se está haciendo, donde se está ubicado
y hacia dónde se quiere ir. Por lo tanto, es necesario comenzar por evaluar sus necesidades como
organización y qué cualidades de actitud y técnicas se necesitan para afrontar los retos. Ahora sí podremos
establecer qué actividades concretas delegaremos. Esto incluye no sólo el listado de actividades concretas
sino también en qué consiste cada una de ellas. Es decir, dónde empieza cada tarea y dónde termina. En lo
posible debemos delegar en función de objetivos, no de tareas. No es recomendable delegar de forma

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indiscriminada, motivado por asuntos de corto plazo, emergencias o en momentos de sobrecarga de

trabajo. Esto conducirá a delegar con base a quien esté disponible en un momento determinado, sin tener
tiempo de delegar como objetivo de desarrollo profesional a los que tengan potencial, por lo que la
delegación no será efectiva.
Cabe aclarar que la delegación prematura o excesiva puede ser negativa, pero también lo es no delegar
suficiente, pues puede conducir a la subutilización de las personas, ocasionando apatía y aburrimiento.
Cuando esto ocurre probablemente los colaboradores buscarán proyectos o empleos que ofrezcan
mayores retos.
 ¿A quién delegar?
Una vez que hemos decidido delegar una función, debemos decidir en quién y cómo hacerlo. La delegación
efectiva comienza con identificar cuáles personas del equipo están listas (tienen el potencial) para recibir
mayor responsabilidad, y qué función se les puede delegar. Para ello debemos considerar los siguientes
factores:
 La experiencia, conocimiento y habilidades de la persona en la que vamos a confiar. También es

importante evaluar si quien va a encargarse de la tarea tiene la actitud adecuada para llevarla a
cabo (acciones positivas, entusiasmo, compromiso, intención de asumir retos).
 Otro aspecto a evaluar es su estilo de trabajo: ¿se trata de una persona independiente?, ¿cuáles
son sus expectativas respecto a su trabajo?
 También es fundamental valorar si la persona a la que vamos a encomendar trabajo tiene tiempo
suficiente para asumir con eficacia el nuevo rol.
 Otro factor clave es su capacidad de autoevaluación y autoaprendizaje. Delegar impulsa al

crecimiento y si no se posee capacidad de aprendizaje estamos invirtiendo en la persona
inadecuada.
 ¿Cómo delegar?
Delegar requiere tener en cuenta las siguientes pautas:

 Definir claramente el resultado que se espera y comunicarlo detalladamente (asegurar que la
persona a quien se le está delegando la tarea entiende con exactitud lo que se necesita hacer y lo
que se espera de su participación).
 Asegurarnos que posee los recursos necesarios para afrontar la tarea con éxito. Si no los posee,
debe saber dónde buscarlos
 Identificar claramente las restricciones y límites. Esto es importante para que la persona en la que
se delega sepa cuál es su autoridad, cuáles sus responsabilidades y cuál es el proceso de supervisión
que recibirá. Esto le indicará si le dirán lo que debe hacer o si tiene que ser proactivo. También
debe quedar claro a quién y cuándo debe reportar, así como los recursos que puede o no emplear
en la ejecución de la tarea.

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 Si es posible, se recomienda que haya un proceso de formación en el que se expongan dudas o

inquietudes.
 Aunque se delegue, es necesario estar cerca y dar apoyo a quien se hará cargo de la tarea, estar
disponibles por si necesita hacer alguna consulta.
 Trabajar la motivación, estimular el compromiso del personal al que se le han delegado tareas.
Vincular permanentemente la labor encomendada con los resultados esperados y su impacto
organizacional.
En suma, la delegación de tareas y responsabilidades no sólo no implica pérdida de poder y/o autoridad,
sino que ayuda a construir “otro perfil” de liderazgo.
La delegación efectiva posibilita la identificación de los aspectos clave del rol de conducción, desarrollando
habilidades y adquiriendo herramientas que contribuyen a profesionalizar la gestión de la organización.

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