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N° 0065-2012-JUS
Lima, 10 DIC. 7012
VISTOS, el Oficio N° 3688-2012-JUS-OGA, de la Oficina General de
Administración; el Oficio N° 1505-2012-JUS/OGPP, de la Oficina General de
Planeamiento y Presupuesto; el Informe N° 060-2012/0GPP-ORA, de la Oficina de
Racionalización, y el Oficio N° 569-2012-JUS/OGAJ de la Oficina General de Asesoría
Jurídica;

CONSIDERANDO:

Que, la Oficina General de Administración ha elaborado el proyecto de

Directiva denominado "Normas y Procedimientos que regulan el trámite documentario en
el Ministerio de Justicia y Derechos Humanos", el mismo que cuenta con la opinión
favorable de la Oficina de Racionalización de la Oficina General de Planeamiento y
Presupuesto;

Que, el literal a) del artículo 42° del Reglamento de Organización y

Funciones del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos, aprobado mediante Decreto
Supremo N° 011-2012-JUS, establece que es función de la Oficina General de
Administración, entre otras, proponer, cumplir y hacer cumplir las normas y
procedimientos de los asuntos administrativos de las áreas del personal,
abastecimiento, contabilidad, tesorería, trámite documentario y archivo, vigentes en la
Administración Pública;

Que, asimismo, el numeral 5.2 de la Directiva N° 001-2008-JUS

3
"Lineamientos para la formulación y aprobación de directivas del Ministerio de Justicia",
aprobada por Resolución Ministerial N° 0623-2008-JUS, señala que la aprobación de las
114. 11,4. •
„opirectivas
• orientadas al accionar del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos será
.(,,,,,
,

Hrd - Yrealizada por la Secretaria General;

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9 is
he Torres S. De conformidad con la Ley N° 29809, Ley de Organización y Funciones
del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos y el Decreto Supremo N° 011-2012-JUS,
que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Justicia y
Derechos Humanos;

SE RESUELVE:

Artículo 1°.- Aprobar la Directiva N° 003-2012-JUS/OGA, "Normas y

rocedimientos que regulan el trámite documentario en el Ministerio de Justicia y
erechos Humanos", la que como Anexo forma parte integrante de la presente
esolución.
R. Montero
 Artículo 2°.- Dejar sin efecto la Directiva N° 002-2002-JUS/OGA,
"Normas para el trámite de las comunicaciones del Ministerio de Justicia", aprobada por
Resolución de Secretaria General N° 343-2002-JUS.

Artículo 3°.- Disponer la notificación de la presente Resolución a todos

los órganos y Unidades Orgánicas del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos, para
su cumplimiento obligatorio y su publicación en la INTRANET y en el portal institucional
del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos (www.minjus.gob.pe ).

Regístrese y comuníquese.

CLUtru
............................................
ROCIO D I PILAR MONTERO LAZO
Secretaria General
MINISTERIO DE JUSTICIA Y DERECHOS HUMANOS
 DIRECTIVA N° CITS -2012-JUS/OGA

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS QUE REGULAN EL TRÁMITE DOCUMENTARIO

EN EL MINISTERIO DE JUSTICIA Y DERECHOS HUMANOS

1. OBJETIVOS

1.1 Establecer las normas generales y procedimientos de la documentación en el

Ministerio de Justicia y Derechos Humanos, en cuanto al registro, seguimiento y
control de los documentos internos y externos, bajo criterios de oportunidad y en
condiciones adecuadas.

1.2 Convertir la administración documental en una herramienta de gestión mediante

el manejo de indicadores, reportes de gestión, control de tiempos de respuestas
de trámites y estadísticas, estableciendo estrategias para la mejora permanente
de los servicios de atención a nuestros administrados.

2. BASE LEGAL

Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.

Ley N° 29158, Ley Orgánica del Poder Ejecutivo.
Ley N° 29809, Ley de Organización y Funciones del Ministerio de Justicia y
Derechos Humanos.
Decreto Supremo N° 043-2003-PCM, que aprueba el Texto Único-Ordenado de
la Ley N° 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
Decreto Supremo N° 072-2003-PCM, que aprueba el Reglamento de la Ley de
Transparencia y Acceso a la Información Pública.
Decreto Supremo N° 011-2012-JUS, que aprueba el Reglamento de
Organización y Funciones del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos.
Resolución Ministerial N° 0623-2008-JUS, que aprueba la Directiva N° 001-2008-
JUS denominada "Lineamientos para la Formulación y Aprobación de Directivas
del Ministerio de Justicia".

3. ALCANCE

La presente Directiva es de obligatorio cumplimiento de los órganos, unidades

orgánicas y comisiones del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos.

4. RESPONSABILIDAD

Los funcionarios y servidores del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos,

independientemente del régimen laboral o relación contractual serán
sancionados administrativamente por incumplimiento de las obligaciones
establecidas en la presente Directiva, al amparo del Decreto Legislativo N° 276 y
su Reglamento, la Ley N° 27444 y demás normas aplicables.

5. MARCO CONCEPTUAL

5.1 Son obligaciones de los servidores y funcionarios del Estado, como lo establecé
la Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado — Ley N° 27658, entre,:
otras, privilegiar en el cumplimiento de sus funciones la satisfacción de las
necesidades del ciudadano y otorgar la información requerida en forma oportuna,
 teniendo como principios rectores de su accionar la legalidad, transparencia y
equidad.

5.2 El Ministerio de Justicia y Derechos Humanos busca dar atención con eficiencia
y oportunidad a los requerimientos presentados por cualquier persona natural o
jurídica, pública o privada, recurriendo al uso de recursos tecnológicos, como es
el aplicativo del Sistema de Trámite Documentado — SISTRA que será
denominado en forma genérica como SISTRA.

5.3 Siendo la institucionalización de la evaluación de la gestión por resultados, una

de las acciones en que se sustenta el proceso de modernización del Estado, el
uso del SISTRA es un medio idóneo para el registro automatizado de la
correspondencia interna y externa, que facilita la administración documentaria,
permitiendo conocer el cumplimiento de las funciones del Ministerio de Justicia y
Derechos Humanos.

6. DISPOSICIONES GENERALES

6.1 El procedimiento administrativo se regirá por los principios establecidos en la Ley

N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.

6.2 El trámite documentario es el proceso integral de recepción, clasificación,

registro, distribución y control de la documentación externa e interna del
Ministerio de Justicia y Derechos Humanos.

La recepción será dentro del horario de atención que se establezca en el

Ministerio. El proceso de trámite documentario se inicia con la recepción de
documentos por parte de la Oficina de Administración Documentaria y Archivo,
que realiza el registro de los mismos en forma automatizada a través del SISTRA
y efectúa su distribución ante el área respectiva.

6.3 La Oficina de Administración Documentada y Archivo es la encargada de

administrar el servicio que brinda Mesa de Partes del Ministerio de Justicia y
Derechos Humanos, por consiguiente, es la responsable de orientar y brindar
información a los administrados sobre la presentación y seguimiento de sus
documentos y trámites.

6.4 Si se extraviara un expediente deberá procederse conforme a lo establecido en

el numeral 153.4 del artículo 153° de la Ley 27444 - Ley del Procedimiento
Administrativo General (LPAG). Si un expediente se extraviara la Administración
tiene la obligación, bajo responsabilidad, de reconstruir el mismo,
independientemente de la solicitud del interesado. Para tal efecto se aplicarán,
en lo que le fuera aplicable, las reglas contenidas en el artículo 140° del Código
Procesal Civil.

En este sentido, la reconstrucción del expediente corresponderá a la

dependencia que tuvo el expediente antes de la ocurrencia del hecho, debiendo
solicitar, de ser el caso, el apoyo de las unidades orgánicas del Ministerio.

6.5 Cualquier persona natural o jurídica, pública o privada puede promover un

procedimiento administrativo ante la autoridad respectiva como titulares de
derechos o intereses legítimos individuales o colectivos. Asimismo, lo son
aquellos que sin haber iniciado el procedimiento poseen derechos o intereses
legítimos que puedan verse afectados por la decisión que se adopte.

N.l „e r
 6.6 La tramitación de los expedientes administrativos se efectuará conforme al
procedimiento establecido por la Ley aplicable y en lo que corresponda según el
procedimiento establecido en el Texto Único Ordenado de Procedimientos
Administrativos — TUPA del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos.

7. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

DE LAS COMUNICACIONES EXTERNAS RECIBIDAS

A. DEL HORARIO

7.1 El horario de atención de la recepción de los documentos, a través de Mesa de

Partes, es de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 6:15 p.m.

La Secretaría General podrá recibir fuera del horario establecido en el párrafo

anterior, documentos provenientes de la Presidencia de la República, de la
Presidencia del Consejo de Ministros, del Congreso de la República o de la
Contraloría General de la República, así como dispositivos legales que sean
remitidos por la Presidencia del Consejo de Ministros u otros sectores.

7.2 La Oficina General de Administración, a través de la Oficina de Administración

Documentaria y Archivo, organizará el servicio de atención de Mesa de Partes
en el horario establecido.

B. RECEPCIÓN, TRAMITACION Y VERIFICACIÓN

7.3 La Oficina de Administración Documentaria y Archivo del Ministerio de Justicia y

Derechos Humanos recibe los documentos o expedientes que son presentados
por las personas naturales o jurídicas, púbicas o privadas ante Mesa de Partes.
Sin embargo, de incumplir los requisitos establecidos por Ley correspondiente o
en el TUPA, de conformidad con lo establecido en la Ley N° 27444, Ley del
Procedimiento Administrativo General, en un solo acto y por única vez, al
momento de la presentación, la Mesa de Partes realizará las observaciones por
el incumplimiento de requisitos que no puedan ser salvadas de oficio, invitando
al administrado a subsanarlas dentro de un plazo máximo de dos (2) días
hábiles.

7.4 Las observaciones indicadas por Mesa de Partes deberán anotarse bajo firma
del receptor en la solicitud y en la copia que conservará el administrado, con las
alegaciones respectivas, si las hubiere, indicando también que si no levanta las
observaciones se tendrá por no presentada su petición. Asimismo, mientras esté
pendiente la subsanación, son aplicables las siguientes reglas:

• No procede el cómputo de plazos para que opere el silencio

administrativo, ni para la presentación de la solicitud o el recurso.
• No procede la aprobación automática del procedimiento administrativo,
de ser el caso.
• Mesa de Partes no cursa la solicitud o el formulario al área competente
para sus actuaciones en el procedimiento.

7.5 Transcurrido el plazo sin que ocurra la subsanación por parte del administrado,
el documento se considera como no presentado y se devuelve con sus recaudos
cuando el interesado se apersone a reclamarlos por Mesa de Partes, quedando
expedito a solicitar el rembolso del monto de los derechos de tramitación que
hubiese abonad ocumento no es solicitado dentro de los 30 (treinta) días

111.14 00
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';`)" ,t,
414' <(.‘
PA. Torres S.
 siguientes por el administrado, la Mesa de Martes procederá al archivo
correspondiente.

7.6 Si respecto de la documentación presentada por el administrado no se advierten

observaciones por parte de Mesa de Partes y se prosigue con el trámite ante el
área correspondiente, y ésta establece que no se cumple con los requisitos
impidiendo la continuación del procedimiento, así como si resultara necesaria
una actuación del administrado para continuar con el procedimiento, el área
encargada de emitir el acto administrativo, por única vez, deberá emplazar
inmediatamente al administrado, a fin de que realice la subsanación
correspondiente.

Cabe señalar que mientras esté pendiente dicha subsanación son aplicables las
reglas establecidas en los numerales 125.3.1 y 125.3.2 del artículo 125° de la
Ley N° 27444.

7.7 Todo escrito que presente el administrado deberá contener los siguientes datos y
requisitos mínimos:

a) Nombres y apellidos completos, domicilio y número del Documento

Nacional de Identidad o carné de extranjería, y cuando sea el caso de
la persona que lo representa.
b) La petición concreta y los fundamentos de hecho en que se sustente y
cuando sean posible los de derecho.
c) Lugar, fecha, firma o huella digital, en caso de no saber firmar o estar
impedido.
d) La indicación del órgano, la entidad o la autoridad a la cual es dirigida,
entendiéndose por tal, en lo posible, a la autoridad de grado más
cercano al usuario, según la jerarquía, con competencia para conocer
y resolver.
e) La dirección del lugar donde se desea recibir las notificaciones del
procedimiento, cuando sea diferente al domicilio real expuesto en el
literal a). Este señalamiento de domicilio surte sus efectos desde su
indicación y es presumido subsistente, mientras no sea comunicado
expresamente su cambio.
f) La relación de los documentos y anexos que acompaña, cuando
corresponda según lo indicado en el TUPA.
g) La identificación del expediente de la materia, tratándose de
procedimientos ya iniciados.
h) La foliación respectiva.

7.8 En la recepción de los documentos la Mesa de Partes deberá observar que:

a) El documento sea de competencia del Ministerio de Justicia y

Derechos Humanos.
b) El documento esté correctamente foliado. Asimismo, se debe verificar
los anexos adjuntos, CDs, diskettes, formatos, fichas y otros
documentos y de ser necesario se registrarán las observaciones que
tengan directa relación con el asunto del documento.
c) Los interesados presentarán sus escritos en papel simple, con copia
que será devuelta con el sello de recepción y el número autogenerado
del sistema SISTRA, acompañado de las copias o documentos que
establezca el correspondiente TUPA. Verificado el documento, se
colocará el sello de recepción en el documento original y en la copia
 del administrado, registrando la hora, N° de Expediente, fecha y visto
bueno de quien recibe.
d) Como instrumento de verificación de requisitos en la recepción por
Mesa de Partes se utilizará: "Catálogo de Requisitos para el Trámite
Documentario del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos" y/o el
TUPA de la entidad.
e) Los escritos presentados mediante correo certificado o a través de
empresas de mensajería y que no indiquen confidencialidad o reserva
alguna, serán recibidos y abiertos por la Oficina de Administración
Documentaria y Archivos, y remitidos a las áreas responsables del
pronunciamiento. De haber cualquier observación sobre los datos del
documento, anexos que adjunta, o de otra índole relacionado con el
contenido del documento, se hará la anotación que corresponda.
f) Los sobres cerrados originarios de provincia cuyos remitentes son
trabajadores del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos y que
contienen recibos, facturas, constancias, certificado, formatos y otros
documentos, serán recibidos y derivados a la dependencia que
corresponda, previo registro.
g) Los documentos cuyo contenido tengan un carácter injurioso, que
atenten contra la moral del servidor o funcionario del Ministerio de
Justicia y Derechos Humanos, serán retenidos y archivados para su
posterior eliminación.
h) Los documentos clasificados como Urgentes o Muy Urgentes, serán
ingresados en el SISTRA y distribuidos inmediatamente a las
respectivas áreas.
i) La recepción y distribución de documentos de índole personal como
tarjetas, reportes bancarios, notificaciones personales y otros similares
para los trabajadores y funcionario no es obligatoria.

7.9 Las etapas del trámite documentario de los documentos son los siguientes:

a) Recepción y revisión.
b) Registro y generación del Código del documento, el cual será
entregado al administrado
c) Entrega de documento o expediente al órgano de destino.
d) Derivación del titular o responsable del órgano, con el fin que se derive
al personal competente para resolver o emitir pronunciamiento.

C. CLASIFICACIÓN

7.10 Los documentos se reciben y registran según su orden de ingreso, dándose

prioridad en el registro y distribución a aquellos documentos urgentes, muy
urgentes o que por la calificación son trascendentes, o que por los plazos
legales su atención es inmediata.
S. La Noire N.
7.11 A efectos de proceder a ordenar y registrar los documentos recepcionados,
éstos, de ser presentados en sobres cerrados, serán abiertos por el personal
de Mesa de Partes, a excepción de la documentación remitida con carácter
confidencial, reservado, personal o se trate de procesos de selección para
adquisiciones de bienes o servicios, según corresponda.

7.12 Tienen carácter prioritario el registro y distribución de la documentación dirigida

para la Alta Dirección, particularmente aquellos para el Despacho Ministerial,
los documentos que establecen plazos legales para su atención, así como

M. Torres S.
 solicitados a través de los procedimientos de transparencia y acceso a la
información pública.

D. REGISTRO Y DERIVACIÓN

7.13 Se registrará en el SISTRA los datos correspondientes al escrito (nombre o

razón social del interesado, materia de la solicitud, tipo del documento, número,
folios, órgano o unidad orgánica de destino, documentación adjunta, entre
otros), y éste genera un código que es el número de registro del documento o
expediente, que lo identifica en el trámite respectivo. La utilización del código
mecanizado será usada hasta la implementación del registro automatizado y
excepcionalmente cuando las circunstancias lo ameriten.

7.14 La numeración o código autogenerado asignado a los expedientes por la

Oficina de Administración Documentaria y Archivo es el único que se aplicará
en el MINJUS, hasta la culminación del procedimiento, salvo los casos en que
el interesado varíe su solicitud. Los órganos, unidades orgánicas, proyectos,
programas o comisiones están prohibidos de utilizar un sistema de trámite
administrativo distinto para el registro de documentos y expedientes
administrativos ingresados al Ministerio de Justicia y Derechos Humanos.

7.15 El acto de registro en el sistema, tiene una secuencia correlativa (N° de registro
o código), el cual permite la identificación y seguimiento de los documentos por
las diferentes áreas. El sistema generará una Hoja de Trámite con los datos del
documento y las acciones a tomar, la cual irá adherida al documento o
expediente para que siga su trámite correspondiente.

7.16 La derivación se hará respetando las jerarquías y competencias de los órganos,

unidades orgánicas, programas, proyectos o comisiones establecidas en el
Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Justicia y Derechos
Humanos.

7.17 Los documentos del Congreso de la República, de los titulares del Poder
Judicial, Ministerio Público, Organismos Constitucionalmente Autónomos y de
los titulares de las entidades de la Administración Pública, que tienen
trascendencia administrativa, jurídica, social, económica y política, se derivarán
en forma urgente a Secretaría General para el trámite correspondiente de
acuerdo a ley.

7.18 Las invitaciones de participación del señor Ministro a eventos nacionales o

extranjeros de carácter académico, cultural y otros de trascendencia jurídica e
institucional, se derivará directamente al Despacho Ministerial.

7.19 Las tarjetas protocolares, libros y revistas dirigidas al Ministro, se derivarán

directamente al Despacho Ministerial.

7.20 Los documentos que tienen un carácter administrativo, dirigidos al Ministerio o

al Despacho Ministerial, serán derivados a Secretaría General a fin de que los
califique y disponga seguir con el trámite correspondiente.

7.21 Los documentos dirigidos a las áreas del Ministerio, se derivaran directamente
respetando las jerarquías competentes. Los documentos que no requieran una
calificación previa por ellos, podrán ser derivados directamente a las
Direcciones u Oficinas correspondientes.
 E. DISTRIBUCIÓN

7.22 Los documentos recepcionados a través de Mesa de Partes serán ingresados

al SISTRA y distribuidos internamente y sin mayor demora, a las dependencias
correspondientes en la misma fecha de su ingreso.

Los documentos serán repartidos como mínimo en tres (3) horarios: a las 9:00
a.m., 11:30 a.m. y a las 16:00 p.m.

7.23 Los órganos o unidades orgánicas que reciban un documento entregado por la
Oficina de Administración Documentaria y Archivo deberán actuar en la forma
siguiente:

a) Verificar que la Hoja de Trámite emitida por el SISTRA esté

correctamente registrada.
b) Colocar el sello de recepción en la Hoja de trámite, en la parte superior
derecha y en el cargo correspondiente.
c) Verificar el foliado de los documentos que han venido abiertos,
sellándolos y anotando el número de folios y el código del expediente.

7.24 Asimismo, en caso que los escritos requieran de aclaraciones o modificaciones

no observados por la Oficina de Administración Documentaria y Archivo,
efectuará las coordinaciones con el remitente a fin de levantar las mismas o
efectuar las precisiones correspondientes.

7.25 El responsable de cada unidad orgánica designará a las personas que se harán
cargo del registro de los documentos en el SISTRA, quienes deberán tener
actualizado la información respecto del estado de trámite de los documentos.
Sobre esta base la Oficina de Administración Documentaria y Archivo podrá
brindar las informaciones que requieran los interesados.

7.26 Las secretarias de las dependencias o personal responsable designado como

usuario del SISTRA, deberán informar diariamente al Director o Jefe del que
dependan, de todos los documentos físicos recibidos y registrados en el
SISTRA, y semanalmente entregarán a su jefe un reporte del registro de los
documentos recibidos, en trámite, y lo pendientes de trámite, para el control
correspondiente.

7.27 La Oficina de Administración Documentaria y Archivo, como administradora del

SISTRA, es quien hará el seguimiento del cumplimiento del debido registro y
estado de los documentos que han ingresado por Mesa de Partes y derivados
S. Le Noire N. a las áreas. Trimestralmente dará cuenta del registro de documentos en estado
de "Pendientes de Trámite", que se encuentran a nivel de cada una de las
unidades orgánicas; en tal sentido, cada fin de semana se enviaran la relación
de los documentos pendientes a través del correo electrónico.

DEL TRÁMITE DE LOS DOCUMENTOS INTERNOS

A. TRAMITACIÓN Y VERIFICACION DE LOS DOCUMENTOS

7.28 Los documentos internos son aquellos generados por órganos, unidades
orgánicas y comisiones del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos.

vazque7 r
7.29 La recepción de los documentos internos entre las áreas del MINJUS, se realiza
tanto físicamente como por el SISTRA.

7.30 Los encargados del trámite documentario en los respectivos órganos, unidades
orgánicas y comisiones del MINJUS, para el trámite de documentos internos
son responsables de:

a) Revisar la documentación remitida.

b) Verificar si dicha documentación requiere que se le adjunten
antecedentes. De ser este el caso, y si el expediente no estuviera
completo, dicha documentación no será recibida.
c) Verificar que los datos ingresados en el SISTRA coincidan con los
datos del documento que se recibe, en caso contrario, no será
recibida.
d) Si la documentación se encuentra conforme, se recibe el documento
correspondiente, consignando tanto en este como en el cargo hora de
recepción y firma.
e) Remitir la documentación a la persona que realizara el despacho.
f) Descargar la documentación despachada en el SISTRA.

7.31 Es responsabilidad del encargado del trámite documentario de cada órgano,

unidad orgánica y comisión registrar en el SISTRA todos los documentos que
genere la Oficina o Dirección a la que pertenece.

B. DOCUMENTACIÓN QUE EGRESA DEL TRAMITE DOCUMENTARIO

7.32 La documentación que se remita a la Oficina de Administración Documentada

y Archivo para ser despachada al exterior debe consignar, tanto en la
comunicación original como en el cargo entre otros, el nombre, cargo,
institución y la dirección de la persona o institución a la que se enviará el
documento o expediente, debiendo tales datos ser verificados, bajo
responsabilidad por el órganos, unidades orgánicas y comisiones del MINJUS
que solicita el servicio de remisión.

7.33 Los cargos de la documentación o expediente remitido deberán ser devueltos

a la Oficina de Administración Documentaria y Archivo por la empresa que
brinda el servicio de mensajería o el mensajero. Asimismo, la citada Oficina
dejará constancia de su recepción y, a su vez, distribuirá los cargos a las
áreas que enviaron dichos documentos.

7.34 La Oficina de Administración Documentaria y Archivo debe requerir, como

parte de los términos de referencia del servicio que presta la empresa de
mensajería o mensajero contratado, que se presente un reporte mensual
detallando el total de envíos realizados, en el cual será verificado por el
personal responsable de la Oficina de Administración Documentaria y
Archivo, para los fines correspondientes.

C. TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

7.35 Los órganos, unidades orgánicas y comisiones del MINJUS son responsables
de transferir sus archivos de gestión al Archivo Central para su
administración, custodia y conservación según los lineamientos establecidos
en la Directiva respectiva.
 7.36 La Oficina de Administración Documentaria y Archivo de la Oficina General de
Administración podrá formular y proponer los estándares, procedimientos y
directivas para la regulación de la gestión de los documentos y archivos,
supervisando su cumplimiento y reportando a la Secretaría General del
Ministerio de Justicia y Derechos Humanos.

ANEXO

GLOSARIO DE TÉRMINOS

Acto Administrativo.- Las declaraciones de las entidades que, en el marco de las

normas de derecho público, están destinadas a producir efectos jurídicos sobre los
intereses, obligaciones o derechos de los administrados dentro de una situación
concreta.

Área.- Se refiere tanto a órganos como a unidades orgánicas de una Entidad.

Correspondencia Institucional Interna.- Es la correspondencia oficial que se cursa

entre los diversos órganos del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos, en
cumplimiento de sus funciones.

Correspondencia Institucional Externa.- Es la correspondencia oficial que el

Ministerio de Justicia y Derechos Humanos dirige a los distintos sectores de la
Administración Pública o del Sector Privado y/o viceversa.

Documentos Externos Recibidos.- Todo documento generado por personas

naturales o jurídicas, o entidades públicas o privadas y que fueran presentadas por
los interesados y recibidas por el Ministerio de Justicia y Derechos Humanos, a
través de su unidad de Mesa de Partes.

Correspondencia Común.- es la correspondencia escrita, cuyo contenido puede

ser conocido por las personas que la tramitan, sin que su difusión signifique riesgo
alguno para la seguridad del Ministerio, del Sector, ni de la Nación.

Correspondencia Clasificada.- Es toda comunicación escrita que por la naturaleza

de su contenido es objeto de restricción definitiva o temporal en cuanto a su
conocimiento y sólo debe ser conocida por los funcionarios autorizados.

Recurso impugnativo.- Acto mediante el cual se contradice por escrito el contenido

de una resolución o decisión administrativa, que supone, viola, desconoce o lesiona
un derecho o interés legítimo.

Reserva.- Es la limitación interna temporal del conocimiento de la información de un

documento y lo asigna el funcionario remitente en función de las consecuencias y el
uso inadecuado que pudiera resultar si el documento fuera reconocido por personas
no autorizadas.

Recepción.- Es el proceso de verificación, admisión y conformidad del ingreso de

documentos presentados por una entidad o persona externa, o entre dependencias
internas de la Entidad. El personal receptor es responsable de que la
documentación que conste como recibida se encuentre en el expediente
presentado, exceptuando los documentos en sobre cerrado con restricción dé.
acceso.

Torres S.
 Derivación.- Es el proceso mediante el cual se traslada al destinatario u órgano
competente un documento o expediente recién ingresado (derivación inicial);
igualmente, se denomina derivación al acto por el cual el titular del órgano
competente, al que se deriva inicialmente el expediente toma conocimiento de la
naturaleza del mismo y efectúa su traspaso a una persona u otra dependencia
interna que debe resolverlo.

Expediente.- Conjunto de todos los documentos correspondientes a un asunto

derivado de un procedimiento administrativo y que refieren a la serie ordenada de
actuaciones administrativas que revisten al proceso, de los requisitos necesarios
para su instrucción.

Hoja de Trámite.- Es la hoja de ruta emitida por el Sistema de Trámite

Documentario — SISTRA, acerca de un documento externo, en la fecha que es
emitido o ingresado al Ministerio, así como en la oportunidad en la que es derivado.
Especifica: N° de registro (número único asignado cronológicamente por el sistema),
tipo, asunto, y fecha del documento, procedencia, destino, fecha y hora de registro,
prioridad (opcional) y acciones a tomar.

Número o Código de Expediente.- Es el número autogenerado por el Sistema de

Trámite Documentario — SISTRA- en el proceso de registro inicial de un documento
o expediente efectuado por la dependencia que registra el documento original.
Dicho número será señalado durante la vigencia del trámite tanto por el interesado
como por los documentos que lo refieren o resuelven.

Programa.- Los Programas son estructuras funcionales creadas para atender un

problema o situación crítica, o implementar una política pública específica, en el
ámbito de competencia de la entidad a la que pertenece.

Proyecto.- Se refiere a un conjunto articulado y coherente de actividades orientadas

a alcanzar uno o varios objetivos siguiendo una metodología definida, para lo cual
se le asigna un equipo de personas, así como otros recursos cuantificados en forma
de presupuesto, que prevé el logro de determinados resultados y cuya programación
en el tiempo responde a un cronograma con una duración limitada. Solo se crean
para atender actividades de carácter temporal.

Unidad Orgánica.- Es la unidad de organización en que se dividen los órganos

contenidos en la estructura orgánica de la Entidad.

A. Artola G.
 FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE TRÁMITE DOCUMENTARIO

COMUNICACIONES EXTERNAS RECIBIDAS:

Recepción, Verificación, Clasificación, Registro y Distribución

Dirección u
Oficina de Administración Documentaria y Arch Despachó Secretaria
Ofidnas
(Mesa de Partes) Ministeriar General
correspondientes

Recepción de documentos o
expedita!" adminákartota

El administrado '
devolución dentro
plazo de 30 dia4

Abdr eobelt

pera
devolver loa

adm n'airado

No.

Subsanación
dentro del plazo
de2dían

"3

ct)

Realización de observ
incumplimierld en de
subsanación

MMODMMMOI.a.MMMOPMMMO1.01.01M.O..01..0.01.4”.M.4 MMOIMOPMMOI OIMMODMMOI. hOPMMOPOPM.MMMOD.

ClaSificeción de
¿Documentos
documentos para
urgentes o dirx)idas a
registrar después
Atta DVección7-
de '

.MIMMMODMMMMWM.MahMM ah.M.,MMOP.W.MM.M. 1,77~ ■ ~M ■ 7~ ■ ~.

COMUNICACIONES EXTERNAS RECIBIDAS:
Recepción, Verificación, Clasificación, Registro y Distribución (Continuación

Dirección u
Oficina de Administración Documentada y Archivo Despacho Secretaría
oficinas de
(Mesa de Partes) .• Ministerial. General • •
destino

FIN

Ge de Cargo sellado da
Código de plantel

Sellado de cargo y
Entrega 00 Carge
anotación de
seledo al
código pera el
administrado

Generación tle
Hcia de Trámtle

Hcia de Trinarte

i
NO requiere revisión
previa de Atta

Si

¿Documento
.rit100 at !Avisto SI Envío documento
de
...
jurídica e tariteterial ,

institucional?

NO

¿Documento con cenad Si Envío documento

stro y De rivación

administrativo dingido a , Secretaria

Despacho Ministerial? General

Envío de
documentos a la
Dirección u diana
de destino
- - ................ .................................. -.............
COMUNICACIONES EXTERNAS RECIBIDAS:
Recepción, Verificación, Clasificación, Registro y Distribución (Continuación

Oficina de Administración
Secretaría Dirección u oficinas de
Documentaria y Archivo Despacho Ministerial
General destino
(Mesa de Partes)

FIN

de
Hoja de Trámite
Hoja de TránSte
incluido documentos
incluido
del
mentos del
Siracio Derivaciál
cirección u
°bona de
Verificación de
Hola de Trárrele
Verificación Hola
en SISTRA
da Trámite en
SISTRA

Colocación de
sea° de
Colocaoón de recep~ en
SOBO da Hoie da Tal-~
recocol&r an:
Hc5a de Trámite.
Y
Verificación
Verificación
foliado. sellar' y.f.
colocación corlogo
foliado séllar y
V feóado, colocacx5n 024102
expedientes
sellar y
codigo de expecienles

seito de
recopción en
Hoya de Trámite
Y callo

Verificación Hola
de Trámite en
SISTRA

Hoja de Trámite

•
Derivación a
incluido
dirección u documentos del
oficina de Coordinar el
administrada
dosel» remitente pam
subsanación •

Atención de
req

FIN

-- ...........................
TRÁMITE DE DOCUMENTOS INTERNOS:
Tramitación y Verificación de los documentos

órganos, Unidades orgánicas y Comisiones

del docurnento
para revisi&I

Docu

Ftevisión de la
FIN

Verificación de
.ncidemcia de datos
entre SISTRA
documentación fi

Firma de recepaón de
y cargo

Recepción del
documento por
SISTRA

Remisión de
mentadon

Descargo de la
documentacron
despachada en et
SISTRA
 TRÁMITE DE DOCUMENTOS INTERNOS:
Documentación que egresa del trámite documentario

Empresa que brinda

Persona o
Oficina de Administración Documentaría y servicio de
Institución
Archivo mensajería o
Externa
Mensajero contrata-do

INICIO

Docu
rerriitida para
al exterior

Devolución de la
docu
órgano origen

Remisión de
docu con os
Servicio de Mensajeria
o Mensajero

tocumen

"tina en cargo

Entrega de
cargo brmado I
S 1) 0 r?

Cargo firman° de
devuelto del Devolucite
«tenor 7

R pción de cargo
firmados devueltos

Distribución de cargos
firmados devueltos
G.)
dele:de:flor -

O Cargos
recepcionados del
-O ext

....... MMMMMMM
• • • .. • •. • • • • • ••
/-to8 •
.9.

‘k
.ntif:
A. q
fa G.
TRÁMITE DE DOCUMENTOS INTERNOS:
Documentación que egresa del trámite documentario Continuación
Empresa que
brinda servicio Persona o
Oficina de Administración Documentaria
de mensajería o Institución
Archivo
Mensajero Externa
contratado

INICIO

Elabcfacion
mensual
de envíos

Reporte de envíos
realizados POr
MenSaperla

Verificación de

cD
Fihi
01,

■•••••••••• ■■ ••••• ■ •••••• ■■•••■•■■■ ••••••• ■■■■•■ ••••••••••••••1

TRÁMITE DE DOCUMENTOS INTERNOS:

Transferencia DoCumental
Oficina de Administración1
órganos, Unidades orgánicas y
Documentaria y Archivo Secretaria General
Comisiones
(Archivo Centralj'-

INICIO

I Transferencia da Archivos de
Arr-hrves de Ge sifón
Gestión

Administrabón, cascad
y conservación de
Archivos de Gestión

Envío de Reporte d Reporte de GestiOn de

Gestión de Documen s Documentos y Archrv
y Archivo a Secretari
General