MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Cód. P16001-02/18.

V3

COMUNICACIÓN INTERNA

GRUPO INTERNO DE TRABAJO COMUNICACIONES Y MARKETING Fecha Mayo de 2018

ESTRATÉGICO

TABLA DE CONTENIDO

No. de Pág.
1. OBJETIVO 2
2. ALCANCE 2
3. RESPONSABILIDADES 2

3.1. DEL DIRECTOR GENERAL, SECRETARÍA GENERAL, SUBDIRECTORES, JEFES DE OFICINA,

CORDINADORES GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO, DIRECTORES TERRITORIALES Y
RESPONSABLES UNIDADES OPERATIVAS DE CATASTRO 2

3.2. DEL COORDINADOR DEL GIT DE COMUNICACIONES Y MARKETING ESTRATÉGICO 2

3.3. DE LOS PROFESIONALES DEL GIT DE COMUNICACIONES Y MARKETING ESTRATEGICO 2

3.4. DE LOS FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS DEL IGAC 3

4. GLOSARIO 3
5. NORMAS 4

5.1. LEGALES 4

5.2. TÉCNICAS Y/O RELACIONADAS 4

5.3. DE PROCEDIMIENTO, LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN 4

5.3.1. De la Comunicación Interna 4

5.3.2. Del Uso y Administración de la IGACNET 6

5.3.3. Del uso del correo institucional 8
5.3.4. Del Uso y Administración de las Pantallas Digitales 9
5.3.5. Del uso del teléfono Institucional 10
5.3.6. De los lineamientos de Identidad Corporativa 10
5.3.7. Del Diseño de Piezas Comunicativas 10
6. PROCEDIMIENTO PASO A PASO 12

6.1. REALIZACIÓN DEL BOLETÍN ACTUALIGAC 12

6.2. REALIZACIÓN Y DIVULGACIÓN DE BOLETINES VIRTUALES 13

6.3. REALIZACIÓN DE CAMPAÑAS INTERNAS 14

6.4. ADMINISTRACIÓN DE PANTALLAS DIGITALES 14

6.5. PRODUCCIÓN DE MATERIAL AUDIOVISUAL 16

7. ANEXOS 17
8. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS 17

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1. OBJETIVO

Establecer las actividades para realizar la socialización a todos los funcionarios y contratistas de la
información que genera el Instituto Geográfico Agustín Codazzi IGAC en el marco de su labor misional
que incluye la relacionada con el Sistema de gestión Integrado – SGI , que permita promover y
fortalecer el sentido de pertenencia de los funcionarios y contratistas, en torno a la construcción de su
imagen corporativa, para así fortalecer los valores culturales de la Entidad, así como motivar y conocer
la opinión de los servidores públicos en aspectos de interés general.

2. ALCANCE

El presente manual aplica a todos los procesos del IGAC. Inicia con la identificación de la necesidad
de divulgar información interna, la realización de actividades internas, la mejora del clima laboral y de
los Sistemas de Gestión y Control, en el contexto del SGI y finaliza con el archivo de la documentación
durante el procedimiento de acuerdo con las tablas de retención documental TRD definidas para el
proceso.

3. RESPONSABILIDADES

3.1. DEL DIRECTOR GENERAL, SECRETARÍA GENERAL, SUBDIRECTORES, JEFES DE OFICINA,

CORDINADORES GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO, DIRECTORES TERRITORIALES Y
RESPONSABLES UNIDADES OPERATIVAS DE CATASTRO
° Velar por el cumplimiento del presente manual de procedimiento.
° Suministrar de manera clara, oportuna y veraz la información que sea necesaria para su
divulgación al GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico.
° Garantizar que los integrantes de sus equipos de trabajo reciba y comprenda la información
que el IGAC suministra para el cumplimiento de los objetivos institucionales.
° Acompañar las actividades pertenecientes a la comunicación interna.
° Transmitir al GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico las consultas, opiniones,
sugerencias y propuestas que en temas de comunicación interna propongan sus equipos de
trabajo.

3.2. DEL COORDINADOR DEL GIT DE COMUNICACIONES Y MARKETING ESTRATÉGICO

° Coordinar el las actividades de comunicación interna para garantizar la oportuna divulgación
de los temas de interés para los servidores del Instituto.
° Revisar y aprobar los contenidos temáticos que se divulgarán a través de las diferentes
herramientas y canales de comunicación interna.
° Cumplir con oportunidad la divulgación la información de interés para los servidores y
contratistas del IGAC.

3.3. DE LOS PROFESIONALES DEL GIT DE COMUNICACIONES Y MARKETING ESTRATEGICO

° Recopilar, organizar, analizar y transmitir oportunamente la información a divulgarse en el
marco de la estrategia de comunicación interna.

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° Apoyar la implementación y ejecución de las actividades definidas en la estrategia de

comunicación interna.
° Divulgar de manera clara la información, para que todos los servidores estén informados de
primera mano, conozcan y participen en las actividades institucionales.
° Brindar apoyo y asesoría para la divulgación de la información e implementación requerida
para el logro de la misión, planes, programas y proyectos, así como toda información de
interés general, con el fin de lograr la apropiación por parte de todos los servidores públicos y
facilitar su accionar frente a la comunidad destinataria de sus servicios.
° Generar propuestas de la información a divulgarse y presentarla al Coordinador del GIT de
Comunicaciones y Marketing Estratégico para aprobación antes de divulgación.

3.4. DE LOS FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS DEL IGAC

° Dar cumplimiento al presente manual de procedimiento.
° Utilizar los procedimientos del proceso de comunicaciones que se encuentren aprobados y
socializados a través del Sistema de Gestión Integrado.
° Participar de manera activa en la entrega de la información que le sea solicitada por el GIT de
Comunicaciones y Marketing Estratégico de acuerdo a los contenidos temáticos que se
requieran para ser socializados o para dar respuesta a medios de comunicación.
° Consultar de manera permanente los distintos medios de comunicación interna dispuestos por
el IGAC, para estar informados y convertirse en agente multiplicador de la información
recibida.

4. GLOSARIO

Boletín
Es un instrumento de difusión informativa, su edición puede ser electrónica o
impresa, de carácter semanal. La información a divulgarse está centrada en temas
de interés de sus públicos internos, contiene artículos informativos cortos con
hechos noticiosos de carácter institucional, fotografías, eventos, actividades y
programas.
Conjunto de elementos que fortalecen la construcción de visión compartida y las
relaciones de la entidad pública con sus grupos de interés interno, facilitando el
Comunicación cumplimiento de sus objetivos institucionales y sociales.

Busca garantizar la coherencia de las entidades para lograr el propósito misional,

Comunicación orienta la difusión de políticas y la información generada al interior de la entidad para
organizacional una clara identificación de los objetivos, las estrategias, los planes, proyectos,
programas y la gestión hacia los cuales se enfoca el accionar de la entidad.

Grupo de personas a los cuales se dirigen los mensajes claves de la campaña,

Grupo objetivo teniendo en cuenta edad, sexo, estrato socioeconómico, escolaridad y ocupación.

Son todos aquellos medios o mecanismos de comunicación que se utilizan para

Herramienta informar a los públicos objetivos internos o externos información de interés sobre un
de Comunicación producto o servicio. (Pantallas Digitales, Igacnet, Boletínes, Piezas de
Comunicación; entre otros).

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Canal de
Espacio o escenario a través del cual se emite un mensaje y se da la posibilidad de
comunicación
interactuar, estableciendo un contacto directo entre el emisor del mensaje y los
receptores del mismo

Emisor
Es la persona encargada de codificar, generar y transmitir un mensaje de interés a
través de diferentes medios y canales.

Hace referencia a un conjunto organizado de datos procesados, que constituyen un

Información mensaje que cambia el estado de conocimiento del sujeto o sistema que recibe dicho
mensaje.

Documento en el que se consignan los parámetros de imagen gráfica y visual de una

Manual de identidad organización. Igualmente, en este documento se definen las normas que se deben
Corporativa seguir el manejo visual de la marca y el logotipo en los diferentes soportes internos y
externos de la organización http://bit.ly/2oHsbV7

Pantallas Son herramientas de divulgación masiva, visuales y didácticas que permiten publicar
Institucionales información sobre un tema específico, utilizando como medios los textos, imágenes,
videos, diseños y otros elementos complementarios, su propósito es el de servir de
conducto para dar a conocer información, comunicados, noticias, eventos o
decisiones del Instituto y están dirigidas tanto a los funcionarios como al público
externo que visita los diferentes pisos y territoriales del Instituto.

5. NORMAS

5.1. LEGALES
° Decreto 1499 de 2017 Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único
Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión
establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015.
° Decreto único reglamentario decreto 1072 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Único
Reglamentario del Sector Trabajo, en su capítulo 6 Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud
en el Trabajo, Artículo 2.2.4.6.14. Comunicación

5.2. TÉCNICAS Y/O RELACIONADAS

° NTC-ISO 9001 Sistema de Gestión de la Calidad Requisitos.

° NTC-ISO 27001 Sistema de Gestión en Seguridad de la Información.

° NTC-ISO 14001 Sistema de Gestión Ambiental

5.3. DE PROCEDIMIENTO, LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN

5.3.1. De la Comunicación Interna
° La comunicación debe encaminarse a la apropiación por parte de todos los servidores públicos, de
los objetivos, estrategias, proyectos, planes, programas y campañas hacia los cuales se enfoca su
accionar.

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° Las herramientas de comunicación interna con que cuenta el IGAC para divulgar internamente
información de interés a los servidores son: Pantallas digitales, correo interno, IGACNET, Boletín
Virtual ACTUALIGAC, Boletines virtuales, Campañas Internas, Diseño de Piezas, producción
audiovisual.
° La comunicación interna entre los funcionarios y contratistas del IGAC debe procurar las
relaciones basadas en el diálogo, el respeto y la participación, para la promoción permanente del
trabajo en equipo y la construcción de redes de apoyo mutuo.
° Cada servidor público del Instituto debe convertirse en agente multiplicador de la información
recibida internamente a través de los distintos canales con que cuenta la Entidad (Web, Intranet,
correo, pantallas, entre otros), para que dichos servicios lleguen a todos los funcionarios y
contratistas.
° Propiciar relaciones de diálogo y colaboración entre los servidores públicos que permitan
consolidar una cultura organizacional.
° Las solicitudes y trámites de publicación, actualización y corrección de información para la
IGACNET, así como las solicitudes para divulgar a través de pantallas digitales, correo interno,
boletines virtuales, campañas internas, diseños, entre otros, deberán ser solicitadas al GIT de
Comunicaciones y Marketing Estratégico, únicamente a través de la herramienta de “Soporte
Informático” a través de la IGACNET, como una incidencia al GIT de Comunicaciones y Marketing
Estratégico, la cual deberá estar acompañada de los archivos anexos y descripción de la solicitud,
mínimo con 2 días de anterioridad, excepto las solicitudes del Despacho.

Cuando el contenido de los archivos adjuntos supere la capacidad de envío permitida por la
herramienta de “Soporte Informático” (2Mb), los archivos se enviarán a través del correo de
comunicación interna [email protected], indicado el número de la incidencia que
arroje la solicitud a través de la herramienta, el cual tiene una capacidad de 25 Mb.

° El GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico atenderán únicamente las solicitudes y

requerimientos de comunicaciones que se realicen a través de la herramienta de “Soporte
Informático” a través de la IGACNET.

° Las solicitudes de información que realicen medios de comunicaciones o usuarios de las redes
sociales sobre temas técnicos, serán competencia de cada uno de los procesos según
corresponda y los responsables de dar respuesta a los requerimientos sobre solicitudes técnicas
o requerimientos normativos, a través del GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico.
° Las áreas solicitantes serán las responsables de la veracidad, precisión, confiabilidad y calidad de
los contenidos que se envíen al GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico, para publicar a
través de las diferentes herramientas de comunicación interna, entendiéndose de esta manera
que la información enviada ha sido revisada y aprobada técnicamente.

° Es deber de todos los funcionarios y contratistas del Instituto para garantizar una adecuada
comunicación interna:
- Contestar y responder de manera adecuada el teléfono en el IGAC, identificando el nombre de
la Oficina, Subdirección o Grupo Interno de Trabajo de la cual contestan.
- Dar cumplimiento a los lineamientos contenidos en este manual de procedimiento para el uso
y administración de la IGACNET, correo institucional, pantallas digitales y del teléfono
Institucional.

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- Divulgar la información de interés general con los contratistas que no tienen acceso al correo
interno.
 Toda pieza de comunicación o material divulgativo diseñado o producido desde el GIT de
Comunicaciones y Marketing Estratégico, la Oficina de Difusión y Mercadeo o desde cualquier
oficina o Grupo Interno de Trabajo, es institucional, en consecuencia y sin excepción alguna,
llevará únicamente el logo del IGAC de acuerdo con lo establecido en los lineamientos de
Identidad Corporativa del IGAC), no incluirá, nombres o logos de Grupos Internos de Trabajo o
Dependencias.
 En el IGAC las campañas internas son lideradas por el GIT de Comunicaciones y Marketing
Estratégico y se realizan de manera articulada con la Secretaría General, las oficinas,
subdirecciones, direcciones territoriales y sus Grupos Internos de Trabajo, lo cual permite dar a
conocer mensajes de carácter institucional y de interés particular para el Instituto, tienen como
objetivo sensibilizar y motivar a los servidores frente a una temática específica, así como generar
un sentido de pertenencia, mejorar el clima laboral y mantener el Sistema de Gestión Integrado
como herramienta para apoyar la gestión institucional.
 Recibir y responder adecuadamente a las comunicaciones internas y externas de la Sede Central
y Direcciones Territorial, relativas a la Seguridad y Salud en el trabajo.
 EL GIT de Gestión de Talento Humano será el responsable de realizar actividades para dar a
conocer el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST a los funcionarios y
contratistas de la Sede Central y Direcciones Territoriales.
 Los Servidores Públicos contarán con diferentes canales que les permitan, informar inquietudes,
ideas y aportes en materia de seguridad y salud en el trabajo, para que sean consideradas y
atendidas por los responsables.
5.3.2. Del Uso y Administración de la IGACNET

° La IGACNET como red interna de área local, es de uso exclusivo de la entidad, y a través de esta
herramienta se dará a conocer información noticiosa generada por el IGAC.

° El GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico está encargado de realizar el diseño,

administración y actualización de su contenido.
° Cada área del IGAC es responsable de hacer llegar al GIT de Comunicaciones y Marketing
Estratégico, las actualizaciones de la información de los aplicativos a su cargo, y que deben estar
debidamente publicados en la IGACNET.
° El GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico debe revisar el contenido de la información
remitida por las dependencias para su publicación, y realizar los ajustes y corrección de estilo de
la nota a publicarse.
° Una vez revisada la información dependiendo el contenido de la nota, el GIT de Comunicaciones
y Marketing Estratégico cargará la información en la sección correspondiente de la IGACNET.

Administración y cargue de contenidos en la IGACNET.

La información que envíen las dependencias al GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico para
su publicación en la IGACNET, deberá cumplir mínimo con los siguientes requerimientos:

° Las solicitudes y trámites de publicación, actualización y corrección de contenidos e información a

través de la IGACNET serán realizadas únicamente a través de la herramienta de “Soporte
Informático” a través de la IGACNET, como una incidencia al GIT de Comunicaciones y Marketing

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Estratégico, la cual deberá estar acompañada de los archivos anexos y descripción de la solicitud,
mínimo con 2 días de anterioridad, excepto las solicitudes del Despacho.

° Se debe indicar en la descripción de la solicitud realizada a través de la herramienta “Mesa de

Ayuda”, el sitio o la ruta donde se deberá cargar la información. Así mismo, el título, párrafo o frase
de la publicación, que se constituye en la primera referencia de visualización, que permitirá el
despliegue de la información.

° El GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico atenderán únicamente las solicitudes y

requerimientos de comunicaciones que se realicen a través de la herramienta de “Mesa de Ayuda”
en la IGACNET.

° Por lineamiento de seguridad de la información y capacidad del portal, los archivos a publicarse
deben ser enviados en formato PDF; con excepción de la información que deba ser publicada en
formato Excel por su contenido.

° El envió de la solicitud de publicación, actualización o corrección de contenidos en la IGACNET,

deberá realizarse en el horario laboral del IGAC, es decir, entre las 7:00 am y las 4 pm de lunes a
viernes únicamente, dadas las restricciones para el ingreso al portal web institucional, desde afuera
de la entidad, las solicitudes recibidas después de las 3 pm, se atenderán a primera hora del día
hábil siguiente, dependiendo la cantidad de archivos a publicarse o complejidad del cargue de la
información.

° Las áreas solicitantes serán las responsables de enviar los requerimientos de publicación de los
contenidos con la suficiente antelación, especialmente aquellos que tienen vencimiento de término,
toda vez que las solicitudes serán atendidas en el orden de recibo.

° Una vez recibidas las solicitudes, el GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico, verificará que
la misma cumpla los lineamientos anteriormente mencionados para proceder a su respectiva
publicación.

° Las Subdirecciones, Oficinas, Grupos Internos de Trabajo y dependencias en general del Instituto
tanto en sede central como en direcciones territoriales, son responsables de solicitar y remitir al
GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico, los requerimientos de publicación de los
contenidos con la suficiente antelación, especialmente aquellos que tienen vencimiento de término
por Ley, toda vez que, las solicitudes serán atendidas en el orden de recibo.

° Todas las solicitudes de publicación, actualización o corrección, tendrán mínimo un (1) día hábil
para su respectivo trámite.

° Una vez que la solicitud haya sido atendida y publicada en la IGACNET, se notificará a través de la
herramienta “Soporte Informático” al correo del solicitante ingresado el vínculo o link en el que
puede visualizar la publicación solicitada.

° Cuando no se haga efectiva la solicitud de publicación por no cumplir con los requerimientos
descritos, se notificará vía correo electrónico a la persona que hizo la solicitud, indicando el motivo
de devolución, a través de la herramienta de “Soporte Informático”.

° Teniendo en cuenta que el GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico no realiza ajustes a los
contenidos técnicos y temáticos que se encuentran publicados en la IGACNET, corresponde y son
responsables las Subdirecciones, Oficinas, Grupos Internos de Trabajo y dependencias en general
del Instituto tanto en Sede Central como en Direcciones Territoriales, reportar y enviar al GIT de

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Comunicaciones y Marketing Estratégico con la periodicidad y anticipación que corresponda, los

contenidos que por Ley se deban estar publicados a través de IGACNET y que sean de su
competencia temática para publicación, actualización o corrección. Solicitudes que deben ser
realizadas a través de la herramienta de “Soporte Informático” como incidencia al GIT de
Comunicaciones.

° Las áreas solicitantes serán las responsables de la veracidad, precisión, confiabilidad y calidad de
los contenidos que se envíen al GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico, para publicar a
través de las diferentes secciones de la IGACNET, entendiéndose de esta manera que la
información enviada ha sido revisada y aprobada técnicamente.

° Al recibir la solicitud el personal del GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico encargado de

realizar el cargue de los contenidos de IGACNET, verificará que se cumplan los puntos anteriores y
de ser así procederá a atenderla y será publicada.

° La inmediatez del cargue de la información, estará sujeta a la cantidad y el tamaño de los archivos
los adjuntos objeto de publicación, unos podrán ser publicados de manera inmediata otros
requerirán un tiempo mayor.

° Una vez que la solicitud haya sido atendida y publicada en la IGACNET se notificará vía correo
electrónico al solicitante a través de la herramienta “Mesa de Ayuda”, indicando el vínculo o link en
el que se puede visualizar.

° Cuando no se haga efectiva la solicitud de publicación por no cumplir con los requerimientos, se le
notificará vía correo electrónico a través de la herramienta “Mesa de Ayuda” al solicitante indicando
el motivo de devolución.

° Para las publicaciones en el aplicativo NORMOGRAMA deben ser solicitados previamente en la

Oficina de Jurídica, teniendo en cuenta su competencia para aprobar Resoluciones, Leyes,
Circulares, y/o Acuerdos Vigentes, que serán cargados en la herramienta de consulta. Los archivos
adjuntos deberán ser enviados en formato PDF, los títulos del archivo no deben tener tíldes y/o
símbolos, para evitar errores en la descargar del archivo.

5.3.3. Del uso del correo institucional

° El correo institucional es una herramienta de comunicación que posibilita la interconexión de

información, casi en tiempo real, permitiendo que entre los servidores y las diferentes dependencias
de la entidad se intercambie información.
° El GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico divulgará a través de este medio, boletines de
prensa, agenda de actividades, convocatorias a eventos, el registro diario de las noticias del IGAC
y del Gobierno Nacional e información de interés para los servidores de la entidad.
° El correo interno será manejado de forma directa por cada funcionario y contratista del IGAC.
° Se recomienda revisar de manera constante el correo, mínimo 2 veces al día, para garantizar que
se está enterado de la información que es enviada.
° Se escribirán los textos en mayúsculas y minúsculas. La mayúscula sostenida dificulta la lectura.
° Los correos enviados deben llevar la firma del servidor que envía el mensaje.
° Se recomienda borrar los correos ya leídos y que no sea necesario almacenar.

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° No se decorarán con fondos de pantalla los mensajes enviados, ni se enviarán cadenas ni chistes.
° Se utilizará vocabulario respetuoso hacia los compañeros de la entidad.
° Los avisos clasificados tendrán una plantilla especial en el correo, por tal razón, se debe enviar la
información al GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico que se encargará de divulgar de
manera unificada todos los anuncios.
° El GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico se encargará de enviar de manera unificada
todos sus anuncios.

5.3.4. Del Uso y Administración de las Pantallas Digitales

° Las pantallas digitales como piezas de divulgación masiva, tienen como propósito dar a conocer
permanentemente información, comunicados, noticias, eventos, fotografías, videos o decisiones
del Instituto y están dirigidas tanto a los funcionarios como al público externo que visita los
diferentes pisos del IGAC.
° En el IGAC se han previsto dos tipos de información que serán dispuestas en las pantallas
digitales:

1. Información Interna: para mantener informados oportunamente, motivados e integrados a

los funcionarios y contratistas para la consecución de los objetivos y las metas previstas
por la entidad mediante las pantallas digitales internas.

2. Información Externa: con el propósito de mantener informados oportunamente y

ordenadamente a los usuarios sobre resoluciones, decisiones, avisos y trámites de cada
una de las subdirecciones se dispondrán las pantallas digitales externas.
° El IGAC mantendrá pantallas digitales ubicadas en diferentes lugares de la Sede Central y los
centros de información geográfica de las direcciones territoriales, visibles tanto para los usuarios
externos como para los funcionarios de la entidad, a través de la cual se informe sobre temas de
interés para los servidores del IGAC.
° La administración de las pantallas digitales estará a cargo del GIT de Comunicaciones y Marketing
Estratégico, el cual determinará la información a publicarse.
° Los contenidos socializados a través de las pantallas digitales deben ser actualizadas de manera
permanente por el GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico
° La información para las pantallas digitales se obtendrá de tres fuentes:
o Información producida directamente por el GIT de Comunicaciones.
o Información externa que se reciba de otras entidades de manera directa.
o Información que produzcan las dependencias y que soliciten al GIT de Comunicaciones y
Marketing Estratégico sea publicada en las pantallas digitales del Instituto.
° Para solicitar la publicación de información en las pantallas digitales, las dependencias que así lo
requieran, deben enviar la solicitud al GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico,
únicamente a través de la herramienta de “Soporte Informático” a través de la IGACNET, como
una incidencia al GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico, la cual deberá estar
acompañada de los archivos anexos y descripción de la solicitud, mínimo con 2 días de
anterioridad, excepto las solicitudes del Despacho. Cuando el contenido de los archivos adjuntos
supere la capacidad de envío permitida por la herramienta de “Soporte Informático” (2Mb), los
archivos se enviarán a través del correo de comunicación interna

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[email protected], indicado el número de la incidencia que arroje la solicitud a

través de la herramienta, el cual tiene una capacidad de 25 Mb.
° Al recibir la información que requiere ser divulgada en las pantallas digitales, el GIT de
Comunicaciones y Marketing Estratégico realizará el trámite correspondiente para su publicación,
redactando los textos y publicando en las plantillas la información respectiva.

5.3.5. Del uso del teléfono Institucional

° Al responder el teléfono se debe identificar el nombre de la dependencia o Grupo Interno de
Trabajo.
° Utilizar un tono entusiasta, contestar lo más pronto posible y procurar no hacer esperar a alguien a
no ser que sea totalmente necesario.
° En caso de compartir la oficina con más compañeros, se procurará hablar en un tono moderado.
° Hacer un uso correcto del tiempo mientras se habla por teléfono, teniendo en cuenta que ésta es
una herramienta de trabajo.
° Ser cortés y amable con la otra persona y a la vez ser un buen oyente.
° Se recomienda tomar el mensaje completo y hacer entrega del mismo a quien corresponda.
° Si la llamada no es para el área de trabajo, ésta se direccionará de manera adecuada indicando el
número de extensión o de teléfono a donde se puede comunicar nuevamente.
° Si se tiene que dejar el teléfono con una llamada en espera, se deberá regresar tan pronto como
se pueda. Si se tarda más de lo que pensó para obtener la información, regresará de vez en
cuando al teléfono con unos datos progresivos.
° Cuando sea necesario denegar una solicitud o llamada, se deberá dar explicación con mucho
tacto.
° Tratar a los compañeros de trabajo con la misma cortesía telefónica que se brinda a los clientes
externos o ciudadanos que requieren información.

5.3.6. De los lineamientos de Identidad Corporativa

o El IGAC cuenta con un documento que contiene los “Lineamientos de Identidad Corporativa”, el
cual determina los lineamientos que debe seguir el GIT de Comunicaciones y Marketing
Estratégico para el diseño de material editorial, promocional y elaboración de piezas
comunicativas.

o El documento “Lineamientos de Identidad Corporativa”, es elaborado y actualizado por la el GIT de

Comunicaciones y Marketing Estratégico y se constituye en una herramienta fundamental de uso
cotidiano y en una guía práctica con pautas específicas de identidad visual, cuyo objetivo es evitar
el uso indiscriminado intuitivo y arbitrario de los recursos gráficos que integran la identidad del
instituto, garantiza que todas las piezas que se produzcan en el IGAC guarden uniformidad en su
estilo y presentación.

o El documento puede ser consultado por los servidores del IGAC, a través de la IGACNET, en la
sección de Material de apoyo / “Lineamientos de Identidad Corporativa”

5.3.7. Del Diseño de Piezas Comunicativas

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o Las solicitudes para el diseño y elaboración de las piezas de comunicación informativas,

divulgativas, promocionales, virtuales o impresas que requieran las diferentes Dependencias o
Grupos Internos de Trabajo del Instituto, serán realizadas únicamente a través de la herramienta
de “Soporte Informático” a través de la IGACNET, como una incidencia al GIT de Comunicaciones
y Marketing Estratégico, la cual deberá estar acompañada de los archivos anexos y descripción de
la solicitud, mínimo con 8 días de anterioridad, excepto las solicitudes del Despacho. Para lo
correspondiente a la conceptualización y diseño de campañas internas o externas los
requerimientos e información deberán ser enviados mínimo con un mes de anticipación.

o El diseño y diagramación de material editorial, mapas, libros, revistas, cartillas, etc., deberán ser
realizados por el GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico, el contenido temático deberá
ser aprobado por el área técnica y la publicación aprobada por la Oficina de Difusión y Mercadeo.
Cuando los diseños del material en mención se realicen directamente en las áreas técnicas,
durante el proceso de elaboración, se deberá contar con la asesoría del GIT de Comunicaciones,
con el propósito de garantizar el cumplimiento de la imagen de identidad corporativa.

o La conceptualización, diseño y elaboración de las piezas de comunicación informativas,

divulgativas, promocionales, virtuales o impresas que requieran las diferentes Dependencias o
Grupos Internos de Trabajo del Instituto, serán realizadas por los diseñadores del GIT de
Comunicaciones y Marketing Estratégico.

o Toda pieza de comunicación o material divulgativo diseñado o producido para el Instituto, sin
excepción alguna, llevará únicamente el logo del IGAC de acuerdo con los lineamientos de
Identidad Corporativa establecidos para tal fin. No llevará, nombres o logos de Grupos internos de
Trabajo o dependencias.

o En los casos en los cuales se realice el diseño de piezas de comunicación directamente en las
dependencia, los mismos deben responder y cumplir con los lineamientos establecidos en los
lineamientos de Identidad Corporativa y ser revisados y aprobados por el Coordinador del GIT de
Comunicaciones y Marketing Estratégico.

o Toda pieza de comunicación que se produzca, derivada de un contrato o convenio externo y que
lleve la imagen del Instituto, debe seguir las pautas de presentación e identificación corporativa
contenidas en los lineamientos de Identidad Corporativa y ser revisadas y probadas por el GIT de
Comunicaciones y Marketing Estratégico

o Toda pieza de comunicación o material divulgativo diseñado o producido por el GIT de

Comunicaciones y Marketing Estratégico, sin excepción alguna, llevará únicamente el logo del
IGAC de acuerdo con el Manual de Identidad Corporativa; no llevará, nombres o logos de Grupos
internos de Trabajo o dependencias.

o Será responsabilidad de las áreas y dependencias del IGAC del IGAC tanto en sede central como
en direcciones territoriales, consultar a través de la IGACNET las plantillas que se encuentran
vigentes y garantizar su correcta aplicación, así como la plantilla oficial para presentaciones en
powert point, las cuales se constituyen en documentos de uso obligatorio en sede central y
direcciones territoriales.

o Los tiempos que tomará para diseñar las piezas divulgativas, corresponderán al orden en que las
solicitudes sean recibidas en GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico y se cuente con la
información para realizar el diseño. Se requerirán unos tiempos mínimos para la entrega del
diseño, dependiendo la complejidad de la pieza a diseñar (material editorial, material impreso,
pieza virtual. Etc.), mínimo.

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o Si la pieza de comunicación no se diseña por solicitud de un área o dependencia, sino por

iniciativa del GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico, esta no deberá cumplir el presente
procedimiento, contará con el aval para su contenido técnico, por parte del área responsable.

6. PROCEDIMIENTO PASO A PASO

6.1. REALIZACIÓN DEL BOLETÍN ACTUALIGAC

CONTROLES Y
RESPONSABLE ACTIVIDAD
ASPECTOS RELEVANTES

Profesional GIT de 1. Recopila información de las diferentes áreas del Verificar que la información
Comunicaciones y IGAC, revisa, analiza y determina qué se corresponda a temas de
Marketing Estratégico publica. interés para los funcionarios
y contratistas.

2. Determina el estilo gráfico, secciones, unidad

de género, fotografías teniendo en cuenta que
su edición será sólo de una página.

3. Redacta los textos en lenguaje claro a partir de

la información recolectada.

4. Realiza el montaje final del boletín en la plantilla

vigente, para su aprobación y posterior
publicación.

Coordinador GIT de 5. Revisa y aprueba el contenido del Boletín para

Comunicaciones y la divulgación de la pieza o sugiere ajustes.
Marketing Estratégico
Si requiere realizar ajustes continúa en la
actividad 6, de lo contrario sigue en la actividad
7.

Profesional GIT de 6. Realiza los ajustes indicados por el

Coordinador del GIT de Comunicaciones y
Comunicaciones y
Marketing Estratégico.
Marketing Estratégico
7. Realiza el montaje final.

Profesional GIT de 8. Realiza la publicación y distribución del Boletín Boletín final en medio
Comunicaciones y final aprobado, la cual puede ser en medio magnético archivado
Marketing Estratégico impreso o en enviada por el correo institucional conforme a la TRD que se
a los servidores del IGAC, y se divulga el primer encuentre aprobada.
día hábil de la semana.

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6.2. REALIZACIÓN Y DIVULGACIÓN DE BOLETINES VIRTUALES

CONTROLES Y
RESPONSABLE ACTIVIDAD ASPECTOS
RELEVANTES
1. Recolecta la información de las dependencias
Profesional GIT de del IGAC, y compila las fotografías que serán
Comunicaciones y parte complementaria a divulgarse.
Marketing Estratégico
2. Redacta los textos y contenidos en un lenguaje
claro, a partir de la información recolectada.

3. Determina el estilo gráfico, secciones, unidad de

género y asigna la fotografía correspondiente a
cada texto. (Si la fotografía corresponde a
información de Direcciones Territoriales se
procede a solicitarla, si la fotografía corresponde
a información de Sede Central, se solicita a la
respectiva dependencia o se busca en el archivo
fotográfico del GIT de Comunicaciones y
Marketing Estratégico.

4. Realiza el diseño final del documento en la

plantilla vigente para cada boletín, para su
revisión, aprobación y posterior publicación.

5. Revisa y aprueba el contenido de la publicación,

Coordinador GIT de le da el visto bueno para su divulgación o Verificar que se utilizó el
Comunicaciones y sugiere ajustes. formato aprobado para el
Marketing Estratégico respectivo boletín.
Si requiere realizar ajustes continúa en la
actividad 6, de lo contrario sigue en la actividad
7.

6. Realiza los ajustes indicados por el Coordinador

Profesional GIT de del GIT de Comunicaciones.
Comunicaciones y
Marketing Estratégico
7. Realiza el montaje final en el diseño de plantilla o
formato establecido por Comunicaciones.

8. Efectúa la distribución de la pieza final, a través Archivar el diseño final del

del correo interno de los funcionarios y boletín en medio magnético
contratistas de la entidad, tanto en sede central conforme a la TRD que se
como en direcciones territoriales. encuentre aprobada.

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6.3. REALIZACIÓN DE CAMPAÑAS INTERNAS

CONTROLES Y
RESPONSABLE ACTIVIDAD
ASPECTOS RELEVANTES
Secretaría General/
Subdirector/ 1. Solicita apoyo para el diseño y
Jefe de Oficina /Director conceptualización de la campaña al
Territorial/ Coordinador del Coordinador del Equipo de Comunicaciones y
Grupo Interno de Trabajo Marketing Estratégico a través de la
o herramienta de “soporte informático” con una
quienes hagan sus veces incidencia al GIT de Comunicaciones.

Coordinador GIT de 2. Revisa la solicitud y asigna la Si la campaña es iniciativa

Comunicaciones y conceptualización y diseño de la Campaña propia del Equipo de
Marketing Estratégico Interna al profesional encargado de diseño Comunicaciones se delega
delGIT de Comunicaciones y Marketing directamente al profesional
Estratégico. de diseño del GIT de
Comunicaciones.

Profesional GIT de
Comunicaciones y 3. Realiza la conceptualización y el diseño final
Marketing Estratégico de la campaña y los remite al Coordinador del
GIT de Comunicaciones para su aprobación.

4. Revisa y aprueba la campaña diseñada o

Coordinador GIT de sugiere ajustes.
Comunicaciones y
Marketing Estratégico Si requiere realizar ajustes continúa en la
actividad 5, de lo contrario sigue en la actividad
6.

Profesional GIT de
Comunicaciones y 5. Realiza los ajustes indicados y la remite al
Marketing Estratégico Coordinador del GIT de Comunicaciones y
Marketing Estratégico para su aprobación
Regresa al paso 4)

6. Divulga la campaña a través de los canales Archiva el Diseño final de la

informativos internos con que cuenta el IGAC Campaña en medio
(Pantallas, correo interno, mailings o Igacnet, magnético conforme a la
entre otros). TRD que se encuentre
aprobada.

6.4. ADMINISTRACIÓN DE PANTALLAS DIGITALES

CONTROLES Y
RESPONSABLE ACTIVIDAD
ASPECTOS RELEVANTES
Profesional GIT de 1. Recolecta la información del IGAC, y compila
Comunicaciones y las fotografías que serán parte
Marketing Estratégico complementaria a la publicación.

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6.4. ADMINISTRACIÓN DE PANTALLAS DIGITALES

CONTROLES Y
RESPONSABLE ACTIVIDAD
ASPECTOS RELEVANTES
2. Redacta los textos y contenidos en un
lenguaje claro, a partir de la información
recolectada.

3. Determina el estilo gráfico de la información a

publicarse (Noticias IGAC, monitoreo de
medios, tarjetas de cumpleaños, piezas
divulgativas, videos) y asigna la fotografía
correspondiente a cada texto.

4. Si la fotografía corresponde a información de

Direcciones Territoriales se procede a
solicitarla, si la fotografía corresponde a
información de Sede Central, se solicita a la
respectiva dependencia o se busca en el
archivo fotográfico del Equipo de
Comunicaciones.

5. Realiza el diseño de la información a

publicarse, en las plantillas correspondientes
para revisión, aprobación del Coordinador del
GIT de Comunicaciones.

Coordinador GIT de 6. Revisa y aprueba el contenido de la

Comunicaciones y publicación, le da el visto bueno para su
Marketing Estratégico divulgación ó o sugiere ajustes.

Si requiere realizar ajustes continúa en la

actividad 5, de lo contrario sigue en la
actividad 6.

Profesional GIT de
Comunicaciones y 7. Realiza los ajustes indicados por el
Marketing Estratégico Coordinador del GIT de Comunicaciones

Archiva el Diseño final de la

8. Realiza el montaje final en el diseño de las pieza o información
plantillas o formatos establecido por el GIT de divulgada en medio
Comunicaciones y Marketing Estratégico. magnético conforme a la
TRD que se encuentre
9. Efectúa la publicación a través de las pantallas aprobada y la evidencia de
digitales la publicación.

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6.5. PRODUCCIÓN DE MATERIAL AUDIOVISUAL

CONTROLES Y
RESPONSABLE ACTIVIDAD
ASPECTOS RELEVANTES
1. Recopila la información necesaria para la
Profesional del GIT de realización del video, los cuales tendrán
Comunicaciones y diferentes temáticas a través de los cuales se
Marketing Estratégico dé a conocer la gestión del IGAC: de
actividades, trámites y servicios, del IGAC, así
como videos de temáticas trascendentales de
catastro, agrología, CIAF, Geografía,
cartografía y tecnologías implementadas por la
entidad y de la gestión del IGAC en general.

2. Elabora el guión para la producción y edición

del video, busca las locaciones y personajes a
entrevistas de acuerdo con la competencia
temática del video, realizando las tomas que
sean necesarias para la preproducción,
producción y edición.

3. Realiza la producción y edición del video.

4. Remite por correo o entrega en medio

magnético al Coordinador del GIT de
Comunicaciones y Marketing Estratégico
el video para revisión.

5. Revisa y aprueba y el video.

Coordinador del GIT de Video aprobado
Comunicaciones y
Marketing Estratégico

Responsable de Proceso
Secretaría General,
Subdirector Jefe de
Oficina

6. Sube el video en el canal en Youtube. en la

Profesional GIT de cuenta oficinal del Instituto, si corresponde su Link del video publicado
Comunicaciones y publicación en este canal o envía para
Marketing Estratégico publicación a través de las diferentes
herramientas de comunicación del IGAC, según
corresponda.

7. Informa al GIT de Comunicaciones y Marketing

Estratégico, el link del video publicado a través Archiva el video en medio
del canal de YouTube. magnético de acuerdo a las
TRD aprobadas,

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7. ANEXOS
 Anexo 1. Flujograma Realización del Boletín ACTUALIGAC
 Anexo 2. Flujograma Realización y Divulgación de Boletines Virtuales
 Anexo 3. Flujograma Realización de Campañas Internas
 Anexo 4. Flujograma Administración de Pantallas Digitales
 Anexo 5. Flujograma Producción de Material Audiovisual

8. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS
VERSIÓN CAPITULO DESCRIPCIÓN FECHA
5.1. Se elimina el Decreto 1143 de 2014

5.1. Se incluye el Decreto único Reglamentario 1072 de 2015

Se incluye la Norma NTC-OHSAS 18001 – Sistema de

5.2.
Gestión de la Seguridad y Salud Ocupacional – Requisitos.

2 Se incorpora el ítem Las comunicaciones sobre temas Mayo de 2015

técnicos o específicos serán competencia de cada uno de los
5.3.1. procesos y ellos serán los responsables de dar respuesta a
los requerimientos sobre solicitudes técnicas o
requerimientos normativos que se lleguen a presentar.

Se incorpora el lineamiento Administración y Cargue de

5.3.2.
Contenidos en la IGACNET.

Se ajusta el Procedimiento de Comunicación Interna, debido

a la creación como Grupo interno de Trabajo Comunicaciones
y Marketing Estratégico según Resolución No. 117 de 2017.

Se ajusta lo correspondiente al cargo de Coordinador del GIT

de Comunicaciones y Marketing Estratégico

Se incorporan nuevos términos en el glosario

Se modifica el nombre del Manual de imagen corporativa por

3 “Lineamientos de Identidad Corporativa”. Mayo de 2018

Se ajusta el ítem 5.1. Del Procedimiento, Lineamientos o

Políticas de Operación

Se incorpora el ítem 5.3.6. De los Lineamientos de Identidad

Corporativa

Se modifica el nombre del boletín virtual MiIGAC, por

Actualigac, en el ítem 5.3.1. De la Comunicación Interna

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VERSIÓN CAPITULO DESCRIPCIÓN FECHA

Se incorpora en el ítem 5.3. DE PROCEDIMIENTO,
LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN la
herramienta de “Soporte Informático” a través de la
IGACNET, como medio para que las áreas del Instituto
realicen los requerimientos o solicitudes en los temas de
comunicaciones.

ACTUALIZÓ GRUPO INTERNO DE TRABAJO

COMUNICACIONES Y MARKETING ESTRATÉGICO

Angela María Ortiz

REVISÓ METODOLÓGICAMENTE GRUPO INTERNO

DE TRABAJO DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Luis Alberto Conde Alonso

VERIFICÓ TÉCNICAMENTE COORDINADOR

GRUPO INTERNO DE TRABAJO
COMUNICACIONES Y MARKETING ESTRATÉGICO

Alba Esperanza Giraldo

VALIDÓ Y APROBÓ OFICINA DE DIFUSIÓN Y

MERCADEO DE INFORMACIÓN

Paola Andrea Méndez Hernández

OFICIALIZÓ OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

Marcela Yolanda Puentes Castrillon (E)

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 ANEXO 1
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FLUJOGRAMA REALIZACIÓN DEL BOLETÍN MI IGAC

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 ANEXO 2
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FLUJOGRAMA REALIZACION Y DIVULGACION DE BOLETINES
VIRTUALES

Fecha Mayo de 2018

GRUPO INTERNO DE TRABAJO COMUNICACIONES Y
MARKETING ESTRATÉGICO

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 ANEXO 3
Cód. P16001-02/18.V3

FLUJOGRAMA REALIZACION DE CAMPAÑAS INTERNAS

GRUPO INTERNO DE TRABAJO COMUNICACIONES Y Fecha Mayo de 2018

MARKETING ESTRATÉGICO

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 ANEXO 4
Cód. P16001-02/18.V3

FLUJOGRAMA ADMINISTRACION DE PANTALLAS DIGITALES

GRUPO INTERNO DE TRABAJO COMUNICACIONES Y Fecha Mayo de 2018

MARKETING ESTRATÉGICO

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 ANEXO 5
Cód. P16001-02/18.V3

FLUJOGRAMA PRODUCCIÓN DE MATERIAL EDITORIAL

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