Documento Metodolo - Gico Estrategia de UYA de BPMN

SUBDIRECCIÓN DE INNOVACIÓN DIGITAL
SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN ORGANIZACIONAL
Estrategia de uso y apropiación para el Modelo y Notación de Gestión por Procesos

de Negocios - BPMN (Business Process Model and Notation) y el sistema FOREST
BPMS
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1.0 25/jul/2021 Primera versión del Documento.
2.0 06/sep/2021 Segunda versión del documento.

Estrategia de Uso y Apropiación de FOREST BPMS
(Modelación de procedimientos a estándar BPMN)
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
GESTIÓN DE LA INNOVACIÓN DIGITAL
1. OBJETIVO DE LA ESTRATEGIA 4
2. ALCANCE DE LA ESTRATEGIA 4
3. CONTEXTO 5
4. DEFINICIONES 7
5. IDENTIFICACIÓN DE LAS PARTES INTERESADAS 8
6. EVALUACIÓN DE LA PREPARACIÓN AL CAMBIO 10

6.1 Metodología 10
6.2 Resultados 12
6.3 Factores que habilitan y restringen 12
7. PLANEACIÓN DEL CAMBIO 12

7.1 Línea Base 12
7.2 Línea destino 16
7.3 Impactos 17
7.4 Riesgos asociados 17
7.5 Recursos 17
8. PLANIFICACIÓN DE LA ESTRATEGIA DE USO Y APROPIACIÓN 19
8.1 PLAN DE TRABAJO
8.2 PLAN DE SENSIBILIZACIÓN

6.2.1 Dimensiones del cambio e impactos
6.2.2 Requerimientos en términos de saber, sentir y hacer 19
8.3 PLAN DE MOVILIZACIÓN 22
8.3 .1 Articulación con el equipo de campeones de la innovación digital
8.4 PLAN DE COMUNICACIÓN 24
8.5 GAMIFICACIÓN 24
8.5.1. Definir las bases: 16
8.5.2. Personal de apoyo: 20
8.5.3. Ranking: 20
9. IMPLEMENTACIÓN DE ESTRATEGIA DE USO Y APROPIACIÓN
10. RESULTADOS DE LA ESTRATEGIA DE USO Y APROPIACIÓN 28
11. ESTRATEGIA DE SOSTENIBILIDAD 28
2
1. OBJETIVO DE LA ESTRATEGIA
Realizar el desarrollo e implementación del uso y apropiación del sistema FOREST

BPMS (Modelación de procedimientos a estándar BPMN) con el propósito de
contribuir al desarrollo de capacidades de aprendizaje y adaptabilidad a los
funcionarios o contratistas de la administración Municipal, recurso humano, al cual
se fortalecerán sus competencias en el uso y apropiación de BPMN a través del
diseño y despliegue de la estrategia y el apoyo de los grupos de valor dentro de la
Alcaldía distrital de Santiago de Cali a partir de la sensibilización, comunicación y
movilización de los mismos.
2. ALCANCE DE LA ESTRATEGIA
Tiene como alcance dar las capacidades en el uso y apropiación en la herramienta

FOREST BPMS (Modelación de procedimientos a estándar BPMN) a los
funcionarios públicos del distrito de Santiago de Cali que tengan relación con los
temas de calidad y los procesos de la entidad a partir de actividades de
sensibilización, capacitación y prácticas, para que sean parte activa de la
transformación digital de las Entidades del Estado Colombiano.
Tiene como propósito, contribuir a la modernización institucional de la Administración

Central del Distrito de Santiago de Cali, a través de la implementación de una
estrategia de uso y apropiación de FOREST BPMS (Modelación de procedimientos a
estándar BPMN) y específicamente del módulo FOREST Modeler, como herramienta
aliada de gestión para el mejoramiento de los procesos de productividad y lograr la
eficacia de la entidad asegurando su continuidad a través de la integración y
estandarización de las diferentes actividades que deben desarrollarse, en
concordancia con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG; aportando al
cumplimiento de objetivos organizacionales tomando como eje central a las
personas.
Así mismo, La presente estrategia de uso y apropiación de FOREST BPMS

(Modelación de procedimientos a estándar BPMN), tiene como alcance el
cumplimiento al Decreto Extraordinario 0516 de 2016, atendiendo las siguientes
funciones de la Subdirección de Innovación Digital:
● Estandarizar el uso de las Tecnologías de Información y las Comunicaciones

y de los servicios digitales en la Alcaldía de Santiago de Cali e incentivar su
apropiación por parte de los servidores públicos.
3
● Desarrollar y ejecutar programas de formación para fortalecer las

competencias de las personas en relación con las Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones, sin perjuicio de la competencia que tienen
los demás organismos del Municipio de Santiago de Cali.
Este trabajo es el fruto del proceso Gestión de la Innovación Digital (MEDE01.08),

atendiendo específicamente al subproceso Uso y Apropiación TIC (MEDE01.08.04),
cuyo objetivo es “Contribuir al desarrollo de capacidades de aprendizaje y
adaptabilidad a través del diseño y despliegue de estrategias, orientados a la
sensibilización, comunicación y movilización con el propósito de fortalecer el uso y
apropiación de las TIC de los grupos de interés en el Municipio de Santiago de Cali”.
3. CONTEXTO
Finalizando el año 2017, la Alcaldía de Santiago de Cali inició un proceso de cambio

tecnológico para mayor efectividad de sus objetivos institucionales. Se trata de la
transformación digital centrada en crear valor, para que el municipio interactúe con el
ciudadano y otras entidades y la forma como entrega, omnicanal y virtualmente sus
servicios.
Este cambio se inspira en buenas prácticas y referentes mundiales para transformar
digitalmente la entidad, con el fin de mejorar el desempeño, el servicio al usuario y la
efectividad con la que debe responder para enfrentar el mercado y la demanda de
bienes y servicios, aprovechando el potencial tecnológico.
Modelo de Operación por Procesos - MOP en la alcaldía
El Modelo de Operación por Procesos (MOP) como elemento de control

implementado en la alcaldía distrital de Santiago de Cali en el año 2008 con el
Decreto 327 del 20 junio que define “Por medio del cual se adopta la cadena de
valor del Municipio de Santiago de Cali y la metodología aplicada para la
caracterización del modelo operativo por procesos” y actualizada el 4 de agosto del
año 2015 con el decreto 559 “Por Medio del Cual se Adopta la Actualización del
Modelo de Operación Por Procesos y el Mapa de Procesos” permitió establecer los
estándares de operación organizacional definiendo el planear, el hacer, el verificar y
el actuar del ciclo de gestión en el distrito, logrando la integración y armonización
entre los procesos a partir de la misión, visión y objetivos organizacionales, el
cumplimiento de estos y la mejora continua.
El MOP contiene una representación gráfica de cómo funciona la Alcaldía distrital en

el marco de la estructura operativa de la Alcaldía y el contexto de la nueva estructura
4
administrativa de la Administración Central del Municipio de Santiago de Cali,

establecida a partir del Decreto Extraordinario No. 411.0.20.0516 de 2016.
Por lo anterior, la Alcaldía de Santiago de Cali adquirió en el año 2019 el sistema

FOREST BPMS (Business Process Management Suite) que incluye los
componentes FOREST BPM con la herramienta FOREST Modeler para
BPMN(Business Process Model and Notation) y FOREST ECM(Enterprise Content
Management) como gestor de contenidos Empresariales. Con este sistema de
Administración de procesos de negocio se propone mejorar, alinear, integrar e
interoperar los procesos, datos, recursos tecnológicos y aplicaciones definidas a
partir del MOP y otros sistemas como DARUMA apoyar el desarrollo de estrategias
que den cumplimiento a la misión, visión y al Plan de Desarrollo, respondiendo a las
políticas de Gobierno Digital (Decreto 1008 del 14 de junio de 2018).
FOREST BPMS (Modelación de procedimientos a estándar BPMN) es una sistema

Arquitectura Orientada a Servicios – SOA (Service Oriented Architecture), que
incorpora, metodología BPM (Business Process Management) y todos los
componentes necesarios para la automatización de procesos de negocio, usando el
estándar BPMN (Business Process Model and Notation), y el DMN (Decision Model
and Notation), integrando ECM (Enterprise Content Management) para la gestión de
contenidos, documentos físicos y electrónicos, que ingresen o se generen en los
procesos automatizados de cualquier organización.
El Modelo y Notación de Procesos de Negocios, BPMN, al ser una notación gráfica

estandarizada, permite el modelado de procesos de negocio, en un formato de flujo
de trabajo (workflow). BPMN fue inicialmente desarrollada por la organización
Business Process Management Initiative (BPMI), y actualmente es mantenida por el
Object Management Group (OMG), después de la fusión de las dos organizaciones
en el año 2005. Al tratarse de un estándar que fue adoptado por la mayor parte de
las suites BPM y modeladores de procesos de organizaciones, les da a todos los
analistas de negocios y desarrolladores, un lenguaje común para representar los
diversos flujos de trabajo que deben modelar. La notación es fácil y simple de
entender, pero más que nada, da una capacidad de expresividad que hace a la labor
de modelar procesos una tarea sencilla.
De allí que la normatividad que regula y estimula la implementación del modelo
BPMN, para la gestión estratégica de las Tecnologías de la Información y de las
Comunicaciones (TIC) y las buenas prácticas de organizaciones internacionales,
sean las que orienten y fortalezcan la interacción entre el ciudadano y el Estado.
¿Cómo realizar la transformación?
El modelo BPMN, sólo es posible, cuando el talento humano de la entidad asume
cambios de paradigma y de mentalidad para la implementación y transformación
5
digital, aspecto que se fortalece con el acompañamiento, formación y con pasión

hacia el cumplimiento del objetivo propuesto.
Paralelo a lo anterior, se debe trabajar en la alineación de los procesos, organización
y personas; aplicaciones que contemplan los servicios; datos o información que
produce la entidad y tecnología que comprende el hardware, software y las redes
con que se cuenta.
De otro lado, el cambio se logra definiendo las capacidades de construir la lógica
organizativa y los recursos necesarios para pasar de un estado actual a uno
deseado. Es decir, concretando los planes de la entidad para generar una visión
compartida del entorno, de su estrategia y su operación.
Actualmente, la Alcaldía de Cali cuenta con la estrategia de Campeones de la
innovación digital, donde se fortalecen las competencias del talento humano y el
desarrollo de capacidades de gestión a partir de la identificación, reconocimiento y
empoderamiento de grupos específicos que ayuden y apalanquen las actividades de
usos y apropiación programadas para modelos de gestión como el BPMN.
Este modelo convierte a la Alcaldía en una entidad pionera por proponer una forma
de gestionar los retos, preocupaciones, oportunidades y problemas de los diferentes
actores recogidos en el desarrollo del BPMN, asegurando su continuidad a través de
la integración y estandarización de las diferentes actividades que deben desarrollarse
para lograrlo.
4. DEFINICIONES
BUSINESS PROCESS MODEL AND NOTATION - BPMN, (MODELO Y NOTACIÓN

DE PROCESOS DE NEGOCIOS): Notación gráfica que representa la lógica de los
pasos de un proceso de Negocio. Ha sido especialmente diseñada para coordinar la
secuencia de los procesos y los mensajes que fluyen entre los implicados de las
diferentes actividades. BPMN, suministra un lenguaje básico para que quienes estén
involucrados puedan comunicar los procesos de manera clara, completa y eficiente.
ESTANDARIZACIÓN DE PROCESOS: Tiene como objetivo unificar los

procedimientos de la entidad que utiliza diferentes prácticas para el mismo proceso,
eso implica que dentro de los procesos se deban: Definir el estándar, informar el
estándar, establecer la adhesión al Estándar, propiciar una mejora continua del
Standard.
MODELO DE GESTIÓN DE ARQUITECTURA EMPRESARIAL DE LA ALCALDÍA

DISTRITAL DE SANTIAGO DE CALI: Principal herramienta de gestión que hace
énfasis en cómo empezar, desarrollar y continuar una transformación a partir de la
6
Arquitectura Empresarial y consta de un conjunto de procesos y artefactos o

productos relacionados para apoyar la toma de decisiones, acompañar los proyectos
actuales y futuros, atender nuevos compromisos regulatorios, desarrollar una visión
de largo plazo que trascienda la actual administración, acompañar procesos de
cambio en la entidad y de inversión para la transformación de la entidad y la ciudad.
ARQUITECTURA EMPRESARIAL: es una práctica en la gestión empresarial y en la

de Tecnologías de la Información (TI). Está enfocada en mejorar el desempeño de
una institución al entenderla en términos integrales desde su perspectiva estratégica,
desde las prácticas y procesos organizacionales, y a partir de las TI como
habilitadoras de la entidad.
MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN: MIPG es un marco de

referencia para dirigir, planear, ejecutar, hacer seguimiento, evaluar y controlar la
gestión de las entidades y organismos públicos, con el fin de generar resultados que
atiendan los planes de desarrollo y resuelvan las necesidades y problemas de los
ciudadanos, con integridad y calidad en el servicio.
TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES: Las Tecnologías

de la Información y las Comunicaciones (TIC), son el conjunto de recursos,
herramientas, equipos, programas informáticos, aplicaciones, redes y medios; que
permiten la compilación, procesamiento, almacenamiento, transmisión de
información como: voz, datos, texto, video e imágenes (Art. 6 Ley 1341 de 2009).
USO Y APROPIACIÓN: Es el proceso de vincular a las personas en el uso

adecuado, oportuno, pertinente y eficiente de la tecnología (productos, procesos y
sistemas) con el fin de facilitar la realización de las actividades, el desarrollo de los
procesos y la productividad de los diferentes usuarios en sus respectivas
organizaciones.
SENSIBILIZACIÓN: Es un proceso que tiene como objetivo principal impactar sobre

el comportamiento de una población o reforzar buenas prácticas sobre algún tema
en particular.
GAMIFICACIÓN: La gamificación es una técnica de aprendizaje que incorpora el

juego al ámbito educativo o profesional con el fin de conseguir mejores resultados,
ya sea para adoptar un sistema o herramienta, adoptar mejores conocimientos,
mejorar habilidades o destrezas, entre otros muchos objetivos.
DOMINIO: Son los componentes que conforman la estructura del Marco de
7
Referencia de Arquitectura Empresarial. Los dominios son las dimensiones desde

las cuales se debe abordar los ejercicios de Arquitectura Empresarial y se agrupan y
organizan los lineamientos. (MRAE-Min Tic)
PARTES INTERESADAS: Se refiere a cualquier tipo de organización, grupo o

individuo que pueda afectar o ser afectado por las actividades de una empresa u
organización de referencia.
CAMPEÓN DE LA INNOVACIÓN DIGITAL: Persona (funcionario de planta o

contratista) que está realizando acciones conjuntas para que la Alcaldía Municipal de
Santiago de Cali alcance los objetivos en relación al uso y apropiación TIC. Un
Campeón de Innovación Digital, es una persona que está comprometida a ayudar a
que sus colegas, colaboradores y superiores logren las metas establecidas en las
diferentes iniciativas de uso y aprobación TI de la entidad.DMN: Decision Model and
Notation, es un estándar publicado por Object Management Group. Es un enfoque
estándar para describir y modelar decisiones repetibles dentro de las organizaciones
para garantizar que los modelos de decisión sean intercambiables entre
organizaciones.
ECM: Enterprise content management o gestión de contenido empresarial, es una

herramienta diseñada para organizar el contenido, automatizar los procesos y
gestionar la información de un negocio de una forma rápida y eficaz. Los ECM
son una evolución de los Gestores Documentales tradicionales.
OMG: Object Management Group o Grupo de Administración de Objetos por sus
siglas en inglés, permite un poderoso diseño visual, ejecución y mantenimiento de
software y otros procesos.
MOP: El Modelo de 3 por Procesos (MOP) es un elemento de control que permite
establecer estándares de operación organizacional, los cuales soportan el planear, el
hacer, el verificar y el actuar del ciclo de gestión de una organización; logrando
incorporar un enfoque sistémico que evidencie la integración y armonización entre
los procesos, la misión, visión y objetivos organizacionales; logrando de manera
óptima el cumplimiento de éstos y la mejora continua.
PROCESO: Conjunto de actividades planificadas que implican la participación de un
número de personas y de recursos materiales coordinados para conseguir un
objetivo previamente identificado.
PROCEDIMIENTO: Conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de las
tareas requeridas para cumplir las actividades de un proceso, controlando las
acciones que requiere la operación de la entidad. Establece los métodos para
8
realizar las tareas, la asignación de responsabilidad y autoridad en la ejecución de

las actividades.
5. IDENTIFICACIÓN DE LAS PARTES INTERESADAS
Para la implementación de la estrategia FOREST BPMS (Modelación de

procedimientos a estándar BPMN) se identificaron los siguientes grupos de interés o
Stakeholders, entendiéndose como aquellos que se ven afectados directa o
indirectamente por la implementación del modelo y la herramienta BPMN:
Sistema Públicos identificados

Directivos de la administración
Líderes de los procesos de cada organismo
FOREST BPMS (Modelación Comité Técnico de Gestión - CTG
de procedimientos a estándar Comité Tecnológico Operativo - CTO
BPMN) Campeones de la innovación Digital
Equipo de enlace de la SGO para los procesos de la entidad
Equipo de Auditores de la Entidad
Equipo de diagramadores
Para conocer en mayor detalle los elementos generales de los públicos y sus
características específicas se pueden revisar la matriz de interesados y se adjunta el
listado de interesado a través de los siguiente anexos:
Ver Anexo 1.
Listado de Interesados
Ver Anexo 2.
Matriz de Interesados
6. EVALUACIÓN DE LA PREPARACIÓN AL CAMBIO
6.1 Metodología
Identificados los públicos interesados, se adelantará un trabajo exploratorio con el

objetivo de establecer los principales factores que posibilitan y dificultan el cambio
en el nivel de conciencia y compromiso para desarrollar el proceso de transición
hacia la adopción de la nueva herramienta y modelo FOREST BPMS (Modelación de
procedimientos a estándar BPMN) y diseñar los planes de trabajo para la
implementación de la estrategia
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Pilar Descripción Momento de tiempo

Conciencia (del Entender la necesidad de la Antes de emprender el
cambio y del entorno) transformación (por qué y para qué) proyecto/iniciativa TI
Compromiso Motivación de participar y apoyar la
(personal con el transformación
cambio)
Conocimiento Aprendizaje técnico en lo que implica Durante la implementación del
el cambio proyecto/iniciativa TI
Capacidad Utilizar el cambio, poniendo en
prácticas las competencias y
comportamientos necesarios
Cultura Incorporar el cambio en el día a día Después de la
organizacional acorde a los procesos y la implementación del
tecnología, para sostener la proyecto/iniciativa TI
transformación
Los objetivos que se pretenden alcanzar en el marco de esta evaluación de la

preparación al cambio se describen a continuación:
● Conocer de las partes interesadas, a partir de los pilares de cambio, algunos

factores que posibilitan y dificultan el cambio a partir del uso y apropiación de
una nueva herramienta de TI.(BPMN).
.
● Conocer de las partes interesadas el nivel de conocimiento de BPMN y del
Modelo Operativo por Procesos MOP. de acuerdo con los pilares del cambio.
Teniendo presente los pilares del cambio y objetivos, se establece como

metodología a desarrollar una encuesta de preparación al cambio orientada a los
públicos identificados como partes interesadas. El cuestionario se adelantó a través
de Google forms y las preguntas específicas se encuentran en el siguiente enlace:
Ver Anexo 3.
Encuesta: (Metodología preparación al cambio)
10
6.2 Resultados
Encuesta de evaluación del cambio
El objetivo de la encuesta se centra en conocer la opinión y experiencia de los

interesados en un nivel de conciencia y compromiso frente a la preparación para el
cambio de acuerdo a los objetivos planteados en la metodología.
Los valores de referencia se toman de acuerdo a los resultados obtenidos de la

herramienta forms de Google aplicables a cada afirmación, se recepcionaron 130
encuestas diligenciadas, las cuales se calificaron de uno (1) a cinco (5) de la
siguiente forma:
1. Totalmente en desacuerdo.
2. En desacuerdo.
3. No sabe, no responde.
4. De acuerdo
5. Totalmente de acuerdo.
A Continuación se presentan los resultados de las respuestas recibidas en la
encuesta
Resultados de la Encuesta por organismos del distrito
Figura 3. Reporte de resultados de google forms
11
Resultados de la Encuesta por nivel de estudios
Figura 4
Resultados de la encuesta en las preguntas realizadas
12
13
14
Ver Anexo 4.
Rúbrica: (Metodología preparación al cambio)
Resultados de la encuesta en Google
https://docs.google.com/forms/d/1xOqo4ebuhOUl12zMX3z6UwK9vClwe4Opu_McQ
RfaU60/edit#responses
15
6.3 Factores que habilitan y restringen.
Habilitan
Las acciones importantes que se llevarán a cabo en la estrategia de uso y

apropiación son la comunicación eficaz para no crear falsas expectativas y definir de
la mejor manera posible, cuál será el escenario al que se quiere llegar una vez se ha
realizado el cambio.
Por consiguiente, se definen los resultados de la encuesta y los factores que
habilitan el desarrollo de la estrategia de uso y apropiación se relacionan a
continuación:
● Disposición de las personas al cambio reflejado en la encuesta es de un 98 %

● El 97 % de los interesados consideran pertinente su implementación en este
momento.
● El conocimiento que tienen los interesados del Modelo Operativo por
Procesos MOP que supera en un 90 %
● La existencia de grupos de valor en la alcaldía que históricamente han
apalancado otras estrategias e iniciativas de TI.
Restringen
El cambio de herramientas conocidas por nuevas puede generar dificultad en el

proceso de aprendizaje, la incorporación de un sistema de información o la
implementación de una nueva metodología presenta inconvenientes los cuales
pueden generar resistencia al cambio, se podrían definir algunos conceptos como:
● Ansiedad, conmoción y emoción.

● Resistencia, frustración y enfado
● Cambio de rumbo, desesperación y depresión.
● Exploración, curiosidad y apertura.
● Tolerancia, aceptación y emoción.
● Resultado y emoción.
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Para esta estrategia se identificaron algunos factores de resistencia al cambio, los

cuales se tuvieron en cuenta al momento de implementar la estrategia con acciones
definidas en la siguiente etapa de planificación para el cambio.
● Amenaza de confort.
● Miedo a lo desconocido; incertidumbre.
● Falta de información.
● Clima de baja confianza administrativa.
● Poca flexibilidad organizativa.
● Aumento de las responsabilidades laborales.
● Temor a no poder aprender las nuevas destrezas requeridas.
● Falta de tacto en quien introduce el cambio.
7. PLANEACIÓN DEL CAMBIO
7.1 Línea Base
Con respecto y en relación con los procesos y procedimientos

descritos(mencionados) en el Modelo Operativo por Procesos, MOP se evidencia
que de los 735 procedimientos, solo el 1% está modelado en BPMN lo que implica
realizar acciones de transición de la modelación en BPMN que permita la
modelación de las funciones de la Entidad, para su mejor entendimiento y que todos
los interesados estén involucrados en los procesos de calidad y mejores prácticas
para que la entidad evolucione a unos procesos automatizados y enfocados a
prestar un mejor servicio a la ciudadanía en constante demanda de requerimientos.
La Entidad cambia de mentalidad al darse cuenta de que por medio de la

implementación de la metodología de Forest BPMN, Business Process Model and
Notation (Modelo y Notación de Gestión de Procesos de Negocios), los procesos
mejoran su organización, administración y medición acorde a sus procesos
centrales, por medio de un enfoque más sistemático para realización de análisis,
mejoras y administración de procedimientos específicos. Además, se mejora la
productividad, la coordinación de la administración de procesos, motiva más a la
Entidad a querer implementar este tipo de estrategias. Con base en ello y de un
arduo proceso de análisis sobre los procesos mencionados, se dio inicio al proceso
17
de construcción y articulación del Modelo de Gestión de Procesos de Negocio,

BPMN.
7.2 Línea Destino
Según la necesidad de modelar los procesos y procedimientos en la entidad, se

deberá tener presente a los equipos que serán de valor para la proyección de Forest
BPMN en la entidad, como el Comité Técnico Operativo CTO, Equipo de Calidad,
Comité Técnico de Gestión CTG, Enlaces y el grupo de campeones de la Innovación
Digital.
Durante el proyecto a ejecutar para el segundo semestre de 2021 y una vez se

despliegue la estrategia de uso y apropiación, se espera que los participantes
involucrados en las sesiones de capacitaciones y entrenamiento con talleres
prácticos, donde al menos un representante por proceso deberá contar con las
habilidades necesarias para realizar las tareas requeridas por el sistema integrado
de gestión de la entidad y la herramienta Forest BPMN.
En tanto, se espera que desde la Subdirección de Gestión Organizacional se

implemente el módulo BPMN, logrando la diagramación de 736 procedimientos que
conforman los 116 subprocesos del MOP
Queriendo llegar a:
● Tener diagramado en notación BPMN el 50 % de los procedimientos de

Modelo operativo por procesos MPO de distrito de Santiago.
● Mejorar las capacidades de los grupos de valor en el uso y apropiación de la
herramienta Forest BPMN
7.3 Impactos
La posibilidad de tener algunos impactos en la implementación de la estrategia de

uso y apropiación de Forest BPMN:
● Se deja a un lado la gestión a través de herramientas ofimáticas, propensas al

error, porque Forest BPMN recolecta y diagrama la información requerida
para la toma de decisiones y evidencia la mejora continua de los procesos.
● Usuarios van a tener la posibilidad de observar la estructura gráfica mediante
diagramas para entender mejor los procesos.
● Tener diagramado en notación BPMN adoptando buenas prácticas en el
distrito de Santiago.
18
● Mejorar las capacidades de uso de herramientas y metodologías en el marco

del modelo de gestión de arquitectura empresarial.
● Mayor facilidad de entendimiento de los procedimientos, desde su inicio
(identificando insumos, roles, entre otros), la secuencia de las actividades que
lo componen (identificando sistemas de información que apoyan, datos que
se procesan, entre otros) y la finalización del mismo (identificando los
productos y servicios que generan), incluyendo sus interacciones con otros
procesos.
● Estar un paso más cerca en la automatización de procedimientos en el distrito
de Santiago de Cali a partir del modelamiento BPMN con La herramienta
Forest BPMS.
● Mayor eficacia, la capacidad que tiene la entidad para lograr en mayor o
menor medida los objetivos estratégicos o de negocio.
● Identificar y gestionar la mejora continua en los procesos.
● Lograr o mejorar la capacidad que tiene la entidad en adaptarse a los
cambios del entorno, esto a través de los cambios en sus procesos de forma
rápida, controlada y efectiva.
7.4 Riesgos asociados
Con la implementación de estos aplicativos se espera reducir los riesgos asociados

al desarrollo:
Nivel de Actividades de
Riesgo Control Responsable
riesgo tratamiento
Desconocimiento de
funciones primarias por Subdirección de
Portal y ayudas (vídeos, guías y
parte de funcionarios y MEDIO Preventiva Gestión
manuales) de Forest BPMN.
contratistas en el uso del Organizacional
Entrenamiento de la herramienta
sistema
Envío de circular de compromiso

a todos los directivos de los
Inasistencia a los organismos para asistir a las
Entrenamientos y/o sensibilizaciones de Forest BPMS Subdirección de
MEDIO Preventiva Gestión
sensibilizaciones sobre
Envío de correo electrónico Organizacional
Forest BPMN masivo informando el
compromiso en la participación
Invitación por Google calendar

Repositorio de guías y
videotutoriales sobre Forest
BPMN
Subdirección de
Base de datos del personal que
Rotación de personal MEDIO Preventiva Gestión
realizan los Entrenamientos
Organizacional
Orientación a la asignación de
personal de carrera administrativa
para los entrenamientos
19
Establecer como canal de

Problemas funcionales y atención la mesa de servicios
MARI para dar soporte en el
técnicos del sistema ALTO Correctiva Mesa de servicios
menor tiempo posible por medio
del ANS
7.5 Recursos
Para el desarrollo e implementación de la estrategia de Uso y apropiación de

FOREST BPMS (Modelación de procedimientos a estándar BPMN) se cuenta con
los siguientes recursos:
Recurso Humano:
Funcionarios contratistas de la subdirección de Innovación Digital de DATIC y de la

Subdirección de Gestión Organizacional del DADII que realizarán las diferentes
etapas de la estrategia de uso y apropiación de Forest BPMS hasta la
implementación de la misma.
Equipos de trabajo del DADII y DATIC
- Equipo del uso y apropiación de DATIC
- Equipo de apoyo del DADII
- Equipo de comunicaciones del DADII y de DATIC
▪ Apoyo del Comité Tecnológico Operativo - CTO

▪ Apoyo de Campeones de innovación digital
7.6. Articulación con Equipo de Campeones de la Innovación Digital
Existe desde el 2018 el equipo de facilitadores de tecnología denominado

campeones de innovación digital y lo integran personas de los 28 organismos del
distrito de cali y cuyo objetivo es servir de guía o instrumento institucional que
permita impulsar las estrategias de uso y apropiación mediante la activación y
movilización de los grupos de valor identificados como agentes de la innovación
institucional.
Este equipo de campeones líderes está identificado en la matriz de interesados los

cuales participaran en las diferentes etapas de la estrategia de uso y apropiación,
por ello participaron en la encuesta de preparación para el cambio y están
20
programados para ser sensibilizados y capacitados en el uso y apropiación de

Forest BPMS.
Ver anexo 6: Matriz de interesados:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/12b_MFtBnRkf6EYwdPMtCd_nlhSkLsY7rH
041iR6TuCw/edit?usp=sharing
8. PLANIFICACIÓN DE LA ESTRATEGIA DE USO Y APROPIACIÓN
8.1 Plan de trabajo
Mediante seguimientos continuos a la matriz denominada “Cronograma de Trabajo”,

donde se relacionan las fechas de ejecución de cada uno de los planes
contemplados para el desarrollo e implementación de la estrategia de uso y
apropiación para el sistema y metodología Forest BPMN.
Ver Anexo 5.Plan de Trabajo y Cronograma de trabajo
8.2. PLAN DE SENSIBILIZACIÓN.
Estimando que la generación de la implementación de la herramienta Forest BPMN,

contempla aspectos culturales, metodológicos y tecnológicos, se planteó mediante la
matriz denominada “Plan de sensibilización MEDE01.08.04.18.P02.F01, en el cual
se consideró los módulos priorizados para la vigencia y los diferentes roles
establecidos en cada módulo, considerando la sostenibilidad de la transformación
digital de la entidad.
Ver Anexo 6.
Plan de sensibilización
8.2.1. Dimensiones del cambio e impactos
● Político legal: Los cambios que se puedan presentar en la normativa colombiana

para el manejo de documentos físicos y electrónicos impactan el desarrollo e
implementación del sistema de información o estrategia TI, como los lineamientos
que se manejan al interior de la Alcaldía de Cali y al exterior, tales como marcos
de referencia, mejores prácticas, entre otras.
21
● Sociocultural: Cambiar la manera de hacer las cosas, implica adquirir nuevas

habilidades, conocimiento, adoptar nuevas actitudes y un nuevo mindset, el cual
nos permita movilizarnos en pro de mejorar continuamente.
● Organizacional: Rediseñar procesos y procedimientos, puede tener impacto y
cambios sobre las responsabilidades asignadas, perfiles requeridos.
● Tecnológico: No se debe limitar únicamente a la implementación del sistema de
información o la iniciativa TI, también se deben contemplar sus integraciones con
otros sistemas de información de la Alcaldía de Cali,
8.2.2. Requerimientos en términos de saber, sentir y hacer
Como parte del planteamiento e implementación de la estrategia de uso y

apropiación para la herramienta Forest BPMN, se consideró elementos de Saber
(conocimientos que el actor necesita aprender), Sentir (mensaje con el que vamos a
motivar al actor) y Hacer (acciones que requerimos del actor). Dichos elementos se
incluyeron en la matriz de interesados.
8.3. PLAN DE MOVILIZACIÓN.
Se diseñó e implementó mediante la matriz denominada “Plan de movilización -

MEDE01.08.04.18.P02.F02, para la estrategia de uso y apropiación de Forest
BPMN, se listaron las acciones para llevar a cabo la movilización del proceso y de
los grupos de interés hacia el objetivo deseado, Para mayor detalle.
Ver Anexo 7.Plan de movilización
8.3.1. Articulación con el equipo de campeones de la innovación digital
Se trabajará de la mano con el equipo de la mano con el equipo campeones de la

innovación digital, para que sean replicadores de los conocimientos adquiridos en
las sensibilizaciones y capacitaciones en la entidad.
8.4. PLAN DE COMUNICACIÓN.
Se diseñó e implementó mediante la matriz denominada “Plan de comunicación -

MEDE01.08.04.18.P02.F03, para la implementación del Sistema de información que
contiene la puesta en marcha de la estrategia de Uso y Apropiación del Sistema de
22
Información Forest BPMS, en su módulo Forest Modeler, donde se podrá diagramar

los procedimientos, buscando dinamizar las diferentes actividades que impactan en
la puesta en producción del aplicativo en todos los procesos de la Alcaldía de
Santiago de Cali.
Una vez se cuenta con la línea gráfica a trabajar con la oficina de Comunicación, se
espera, generar el siguiente contenido a través de los diferentes medios de
comunicación a utilizar para el despliegue de la estrategia:
● Correo electrónico (Mailing).

● Piezas gráficas para correo y encuesta.
● Pie de correo institucional
● Grupos de WhatsApp del DATIC y demás organismos.
● Protectores de pantalla para dispositivos en la alcaldía.
● Intranet Institucional.
● Videos promocionales y de reconocimiento.
Ver Anexo 8.Plan de comunicación
8.5. GAMIFICACIÓN.
Mediante el diseño de una matriz denominada “Plan de gamificación” y con el fin de

canalizar el gran potencial del juego con una técnica de aprendizaje denominada
gamificación, pretendemos evaluar el impacto sobre el cambio que quiere la
administración.
Ver Anexo 9. Plan de gamificación
8.6. MÉTRICAS DE LA ESTRATEGIA DE USO Y APROPIACIÓN.
Con el propósito de realizar un seguimiento adecuado a los logros de la estrategia y

sacar sus respectivos resultados, se presenta a continuación los indicadores
establecidos para definir la efectividad de las acciones implementadas:
● Métricas de encuesta de preparación para el cambio
Tipo Nombre de indicador Objetivo
23
1 Eficiencia Porcentaje de personas Medir el porcentaje de personas que fueron

sensibilizadas en la estrategia sensibilizadas sobre la herramienta de TI
con relación a número de personas
convocadas
2 Eficacia Nivel de satisfacción de los Medir el grado de satisfacción de los

usuarios de las capacitaciones usuarios que reciben capacitaciones y
y sensibilizaciones recibidas sensibilizaciones en la etapa de
implementación de una estrategia de uso y
apropiación
3 Eficacia Nivel de Capacidades o Medir el nivel de capacidades o

conocimientos adquiridos por conocimientos adquiridos por los usuarios
los usuarios en las en las sensibilizaciones y capacitaciones
sensibilizaciones y recibidas del sistema o herramienta a partir
de una estrategia de uso y apropiación.
capacitaciones recibidas
5 Efectividad Nivel de cumplimiento de las Medir la eficacia de la estrategia de uso y

actividades y tareas de uso y apropiación con relación al cumplimiento de
apropiación planificadas las tareas Planeadas para desarrollar la
estrategia de uso y apropiación de TI
9. IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIA DE USO Y APROPIACIÓN.

Incluir información de las actividades realizadas en la implementación que sirvieron
para Coordinar y ejecutar las actividades de la estrategia de uso y apropiación
Ver Anexo 10.

Informe de resultados de la implementación de la estrategia
10. SEGUIMIENTO A LA IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIA DE USO Y

APROPIACIÓN.
En este apartado se midieron y analizaron los resultados de la implementación de la

estrategia los cuales sirvieron para generar la estrategia de sostenibilidad del uso y
apropiación para FOREST BPMS (Modelación de procedimientos a estándar BPMN),
de acuerdo a los planes y las métricas establecidas.
10.1. Evaluar los resultados de la implementación de la estrategia de uso y

apropiación.
24
A Continuación, se mostrará las mediciones obtenidas luego del proceso de

sensibilización en la implementación de la estrategia de uso y apropiación para
BPMN, estos datos son analizados y evaluados para que posteriormente sean útiles
para una etapa de sostenibilidad en la cual entrará como fase de trabajo.
Participación de grupos de Valor por organismo

en las sensibilizaciones en BPMN
Consultar Informe de resultados de la estrategia de U&A para BPMN
10.1.1. Resultados a partir de las métricas planteadas en la estrategia.
A Partir de las métricas definidas en la planeación de estrategia se presentan

resultados de las mismas asociados a las actividades realizadas en el plan de
trabajo y los planes de sensibilización ejecutados
● Número de personas capacitadas
En la siguiente tabla se muestran los resultados del número de personas que

estaban convocadas vs el número de personas que fueron sensibilizadas y
entrenadas en la herramienta Forest BPMN, se observa entonces que el 78.82%
asistió a las convocatorias.
Personas Personas
Grupo de valor %
convocadas Sensibilizadas
Comité Técnico de Gestión - CTG y enlaces 75 75 100.00%
25
Comité Tecnológico Operativo - CTO 43 41 95.35%

Equipo de Auditores de la Entidad 97 45 46.39%
Equipo de diagramadores 40 40 100.00%
TOTALES 255 201 78.82%
● Nivel de satisfacción de los usuarios de las capacitaciones y

sensibilizaciones recibidas.
Para los equipos de convocados en las sensibilizaciones de Forest BPMN se realizó una
encuesta de satisfacción para establecer la calidad de las sensibilizaciones y su aplicación
en las labores diarias. El resultado fue que el 95% de los encuestados establecieron como
positivo la actividad y que aportó sustancialmente en los conocimientos adquiridos.
Resultados: Encuestas de satisfacción
● Cumplimiento del plan de trabajo de la estrategia.
En esta métrica se ejecuta verificando en el plan de trabajo el número de tareas o

actividades programadas en relación con el número de tareas o actividades
ejecutadas con soporte y evidencias.
Actividades Planificadas Actividades Ejecutadas %
33 33 100 %
26
Enlace consulta: Plan de trabajo estrategia de uso y apropiación.
10.2. Determinar los factores que posibilitaron el éxito o el fracaso de la

estrategia
Teniendo en cuenta que la implementación de la estrategia de Uso y Apropiación

para BPMN en la etapa de sensibilizaciones se dio para el mes de noviembre
gracias al liderazgo de los grupos de valor que facilitaron espacios dentro de sus
comités reconociendo la importancia y el impacto de la sensibilización para la
entidad. Durante el mes de diciembre no fue posible continuar con el desarrollo de la
misma, porque algunos grupos de valor se encontraban preparando informes y
cumpliendo compromisos adquiridos para el cierre de año. Pero cabe destacar, que
se cumplieron completamente con los compromisos de entrenamientos planificados.
Así mismo, es de suma importancia contar con el apoyo por parte del equipo de
comunicaciones del organismo para la masificación de la información de las
actividades a desarrollar y la campaña expectativa desde el inicio de la estrategia
para facilitar el cumplimiento de las metas y las tareas planificadas.
La falta de recursos humanos y económicos pueden impactar en cuanto al alcance

de la estrategia de Uso y Apropiación, es necesario vincular más al equipo de
campeones para acompañar la estrategia, para ello se deben definir un(os) líder(es)
que facilite su coordinación y participación.
10.2.1. Establecer las lecciones aprendidas del proceso de cambio
A Partir de las diferentes actividades desarrolladas en la estrategia de uso y

apropiación se identificaron algunos elementos que servirán de lección para futuras
estrategas y si existen, los recursos poder incluirlas en una estrategia de
sostenibilidad y lecciones
Aspectos a mejorar
● Mayor duración en las sensibilizaciones, ya que es un tema nuevo
27
● Programar una asistencia técnica más cercana a los proyectos priorizados bajo
mesas técnicas con los implicados de algunos procedimientos afectados por nuevas
normativas.
● Profundizar más las capacitaciones y/o sensibilizaciones con los enlaces de los
procesos
● Indicar con anterioridad el tema de la capacitación
● Realizar la encuesta teniendo en cuenta que una sensibilización no es igual a una
capacitación.
● Evitar los modismos técnicos, o explicarlos, para que las personas que no utilizan
este tipo de herramientas o no están familiarizados con ellos entiendan de principio a
fin la explicación y no piensen que el tema es solo para ingenieros o para aquellos
que tienen la responsabilidad de modelar.
● Coordinar mejor la logística de las sensibilizaciones con otras reuniones
● Ajustar los tiempos de las sesiones para desarrollar el tema
● Presentar un solo ejemplo de lo real de algún organismo
● Considero se debe brindar otro espacio para reforzar
● La conectividad
● Crear espacios para profundizar
De acuerdo a los resultados obtenidos en la estrategia y las métricas expuestas no

fue necesario realizar un plan de mejoramiento por procesos, así mismo, es
importante mencionar que esta estrategia debe generar un plan de sostenibilidad
que permita en el tiempo continuar dando las capacidades a los servidores públicos
de la administración distrital, actuales y nuevos, en el uso y apropiación de la
herramienta FOREST BPMS y la Modelación de procedimientos a estándar BPMN
11. ESTRATEGIA DE SOSTENIBILIDAD.
En esta estrategia se determinan algunas actividades y mecanismos

complementarias para sostener la iniciativa en el largo plazo de la estrategia de uso
y apropiación de BPMN, Se anexa enlace de la estrategia de sostenibilidad
Ver Anexo 11.

Estrategia de sostenibilidad
28

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SUBDIRECCIÓN DE INNOVACIÓN DIGITAL

SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN ORGANIZACIONAL

Estrategia de uso y apropiación para el Modelo y Notación de Gestión por Procesos

INFORMACIÓN DEL DOCUMENTO

1.0 25/jul/2021 Primera versión del Documento.

2.0 06/sep/2021 Segunda versión del documento.

6. EVALUACIÓN DE LA PREPARACIÓN AL CAMBIO 10

7. PLANEACIÓN DEL CAMBIO 12

8. PLANIFICACIÓN DE LA ESTRATEGIA DE USO Y APROPIACIÓN 19

8.1 PLAN DE TRABAJO

8.2 PLAN DE SENSIBILIZACIÓN

8.3 PLAN DE MOVILIZACIÓN 22

8.3 .1 Articulación con el equipo de campeones de la innovación digital

8.4 PLAN DE COMUNICACIÓN 24

9. IMPLEMENTACIÓN DE ESTRATEGIA DE USO Y APROPIACIÓN

10. RESULTADOS DE LA ESTRATEGIA DE USO Y APROPIACIÓN 28

11. ESTRATEGIA DE SOSTENIBILIDAD 28

Realizar el desarrollo e implementación del uso y apropiación del sistema FOREST

Tiene como alcance dar las capacidades en el uso y apropiación en la herramienta

Tiene como propósito, contribuir a la modernización institucional de la Administración

Así mismo, La presente estrategia de uso y apropiación de FOREST BPMS

● Estandarizar el uso de las Tecnologías de Información y las Comunicaciones

● Desarrollar y ejecutar programas de formación para fortalecer las

Este trabajo es el fruto del proceso Gestión de la Innovación Digital (MEDE01.08),

Finalizando el año 2017, la Alcaldía de Santiago de Cali inició un proceso de cambio

El Modelo de Operación por Procesos (MOP) como elemento de control

El MOP contiene una representación gráfica de cómo funciona la Alcaldía distrital en

administrativa de la Administración Central del Municipio de Santiago de Cali,

Por lo anterior, la Alcaldía de Santiago de Cali adquirió en el año 2019 el sistema

FOREST BPMS (Modelación de procedimientos a estándar BPMN) es una sistema

El Modelo y Notación de Procesos de Negocios, BPMN, al ser una notación gráfica

digital, aspecto que se fortalece con el acompañamiento, formación y con pasión

BUSINESS PROCESS MODEL AND NOTATION - BPMN, (MODELO Y NOTACIÓN

ESTANDARIZACIÓN DE PROCESOS: Tiene como objetivo unificar los

MODELO DE GESTIÓN DE ARQUITECTURA EMPRESARIAL DE LA ALCALDÍA

Arquitectura Empresarial y consta de un conjunto de procesos y artefactos o

ARQUITECTURA EMPRESARIAL: es una práctica en la gestión empresarial y en la

MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN: MIPG es un marco de

TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES: Las Tecnologías

USO Y APROPIACIÓN: Es el proceso de vincular a las personas en el uso

SENSIBILIZACIÓN: Es un proceso que tiene como objetivo principal impactar sobre

GAMIFICACIÓN: La gamificación es una técnica de aprendizaje que incorpora el

DOMINIO: Son los componentes que conforman la estructura del Marco de

Referencia de Arquitectura Empresarial. Los dominios son las dimensiones desde

PARTES INTERESADAS: Se refiere a cualquier tipo de organización, grupo o

CAMPEÓN DE LA INNOVACIÓN DIGITAL: Persona (funcionario de planta o

ECM: Enterprise content management o gestión de contenido empresarial, es una

realizar las tareas, la asignación de responsabilidad y autoridad en la ejecución de

Para la implementación de la estrategia FOREST BPMS (Modelación de

Sistema Públicos identificados

6. EVALUACIÓN DE LA PREPARACIÓN AL CAMBIO

Identificados los públicos interesados, se adelantará un trabajo exploratorio con el

Pilar Descripción Momento de tiempo

Los objetivos que se pretenden alcanzar en el marco de esta evaluación de la

● Conocer de las partes interesadas, a partir de los pilares de cambio, algunos

Teniendo presente los pilares del cambio y objetivos, se establece como

Encuesta de evaluación del cambio

El objetivo de la encuesta se centra en conocer la opinión y experiencia de los

Los valores de referencia se toman de acuerdo a los resultados obtenidos de la