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    Documento Semana 3

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    ALEXANDER CASTELLANOS
    El documento explica cómo crear una base de datos en Excel y utilizar las funciones BUSCARV y CONSULTAV para buscar y consultar elementos dentro de la base de datos. Muestra un ejemplo de cómo usar estas funciones para buscar un artículo y su precio cuando se ingresa una referencia. También brinda instrucciones para crear macros que automatizan tareas repetitivas como aplicar formatos a celdas.

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    ALEXANDER CASTELLANOS
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    El documento explica cómo crear una base de datos en Excel y utilizar las funciones BUSCARV y CONSULTAV para buscar y consultar elementos dentro de la base de datos. Muestra un ejemplo de cómo usar estas funciones para buscar un artículo y su precio cuando se ingresa una referencia. También brinda instrucciones para crear macros que automatizan tareas repetitivas como aplicar formatos a celdas.

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    El documento explica cómo crear una base de datos en Excel y utilizar las funciones BUSCARV y CONSULTAV para buscar y consultar elementos dentro de la base de datos. Muestra un ejemplo de cómo usar estas funciones para buscar un artículo y su precio cuando se ingresa una referencia. También brinda instrucciones para crear macros que automatizan tareas repetitivas como aplicar formatos a celdas.

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    El documento explica cómo crear una base de datos en Excel y utilizar las funciones BUSCARV y CONSULTAV para buscar y consultar elementos dentro de la base de datos. Muestra un ejemplo de cómo usar estas funciones para buscar un artículo y su precio cuando se ingresa una referencia. También brinda instrucciones para crear macros que automatizan tareas repetitivas como aplicar formatos a celdas.

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    Para el siguiente tema crear la siguiente base de datos:

    (Recuerde que debe colocarle el nombre a la base de datos que en este caso se llamara farmacia).

    FUNCIÓN BUSCARV y CONSULTAV

    Estas funciones permiten buscar y consultar elementos dentro de una base de datos y mostrarlos
    cada vez que los solicitemos. Para practicar esto, vamos a crear en la Hoja2 del mismo archivo el
    siguiente formato.
    (En algunas versiones de Excel no está CONSULTAV si no BUSCARV para este ejercicio
    cualquiera de las dos funciones nos servirá para hacer el sistema de consulta)

    1
    Lo primero que hay que analizar es que en una base de datos se debe consultar por un código o un
    único valor como por ejemplo un id, cedula etc.

    Entonces en este ejemplo queremos que cuando se consulte por la referencia nos traiga
    inmediatamente el artículo y el precio al que pertenece dicha referencia.

    Entonces nos paramos en celda donde se va a empezar aplicar la formula en este caso en la celda
    D8, y la celda D7 se deja vacía ya que en esta se va a digitar el código que se va a consultar.

    La sintaxis de la función BuscarV y CONSULTAV es la siguiente:

    =BUSCARV(Valor_buscado ; nombre_base_datos ; numero_columna)

    Valor_buscado: Es la celda que contiene el código o referencia que queremos buscar, en nuestro
    caso sería la celda D7.

    Nombre_base_datos: Es el nombre asignado al rango de datos, en este caso sería


    PRODUCTOS.

    Numero_columna: Es el número de columna que contiene la información a mostrar en la base de


    datos, en este ejemplo el campo Artículo sería la columna 2, y el Precio sería la columna 3. Si en
    la celda de la referencia digitamos el código 102, vamos a realizar la fórmula para que muestre a
    que artículo pertenece este código:

    2
    Nota: En los equipos donde no sirva la función BUSCARV, debe cambiarla por CONSULTAV.
    =CONSULTAV(Valor_buscado ; nombre_base_datos ; numero_columna)

    Valor_buscado: Es la celda que contiene el código o referencia que queremos buscar, en nuestro
    caso sería la celda D7.

    Nombre_base_datos: Es el nombre asignado al rango de datos, en este caso sería


    PRODUCTOS.

    Numero_columna: Es el número de columna que contiene la información a mostrar en la base de


    datos, en este ejemplo el campo Artículo sería la columna 2, y el Precio sería la columna 3. Si en
    la celda de la referencia digitamos el código 102, vamos a realizar la fórmula para que muestre a
    que artículo pertenece este código:

    Para mostrar el precio del artículo, hacemos la misma fórmula, pero cambiaría el número de la
    columna

    Nota: Cada vez que cambiemos modifiquemos la celda D7 por otra referencia válida, deberá
    cambiar también el Artículo y el Precio. 2

    3
    Si utilizas Excel frecuentemente es posible que en alguna ocasión te hayas encontrado ejecutando
    una misma serie de acciones una y otra vez. Esas acciones que haces repetidas veces se podrían
    automatizar con una macro.

    Una macro es un conjunto de comandos que se almacena en un lugar especial de Excel de manera
    que están siempre disponibles cuando los necesites ejecutar.

    Por ejemplo, si todas las mañanas creas un reporte de ventas y en ese reporte siempre das el mismo
    formato a los textos, se podría crear una macro para que lo haga automáticamente por ti. Las macros
    se utilizan principalmente para eliminar la necesidad de repetir los pasos de aquellas tareas que
    realizas una y otra vez.

    Mostrar la ficha Programador

    Si quieres escribir una nueva macro o ejecutar una macro previamente creada, entonces debes
    habilitar la ficha Programador dentro de la cinta de opciones. Para mostrar esta ficha sigue los
    siguientes pasos.

    Haz clic en la ficha Archivo y elige la sección Opciones. Se mostrará el cuadro de diálogo Opciones
    de Excel donde deberás seleccionar la opción Personalizar cinta de opciones.

    4
    En el panel de la derecha deberás asegurarte de seleccionar la ficha Programador.

    5
    Habilitar la ficha Programador (en algunas versiones dice DESAROLLADOR). Acepta los cambios y
    la ficha se mostrará en la cinta de opciones.

    Ejemplo de una macro

    Vamos a crear una macro que inserte varias ciudades y les aplique un formato. Antes de iniciar lo
    debemos activar el botón de USAR REFERENCIAS RELATIVAS para que la macro funcione en
    cualquier parte de la hoja de Excel.

    1. Nos ubicamos en la celda donde vamos a comenzar a copiar la información. Pulsamos el botón
    GRABAR MACRO. Allí le damos el nombre a la macro y luego ACEPTAR. A partir de este
    momento, todo lo que hagamos en Excel va a quedar grabado en la macro.

    6
    Creamos la lista de ciudades.

    2. Le aplicamos a las celdas los formatos deseados en el menú INICIO (por ejemplo Negrita,
    Cursiva, Color de fuente Azul, relleno Anaranjado, todos los bordes.

    3. Al finalizar vamos al menú PROGRAMADOR (DESARROLLADOR) y luego DETENER MACRO.

    4. Esta macro podemos ejecutarla en cualquier momento. Para esto insertamos otra hoja, y vamos
    al menú DESARROLLADOR (PROGRAMADOR) / MACROS. Allí seleccionamos la macro
    deseada y pulsamos EJECUTAR.

    7
    En el siguiente enlace verás un video que muestra cómo se hace paso a paso una macro en Excel:
    Se recomienda hacer el paso a paso del video para una mejor compresión

    https://support.office.com/es-hn/article/V%C3%ADdeo-Trabajar-con-macros-5e2a7684-
    fba34f199456-200e79e4d394?ui=es-ES&rs=es-HN&ad=HN

    Se puede crear un botón y asociarlo a una macro con el fin de poder agilizar su ejecución. Para
    esto debe seguir los siguientes pasos:

    1. En el menú PROGRAMADOR ó DESARROLLADOR dar clic en el botón INSERTAR, y


    seleccionar el primer comando llamado Botón (Control de Formulario).

    2. Ubicar el puntero del Mouse en el lugar donde queremos crear el botón, y dibujarlo haciendo
    clic sostenido.

    8
    3. Aparecerá el cuadro ASIGNAR MACRO, donde debe selecciona la macro que se quiere ejecutar
    al darle clic sobre el botón. Luego pulsar ACEPTAR.

    4. Una vez creado el botón, damos clic derecho sobre él y seleccionamos MODIFICAR TEXTO para
    cambiarle el nombre.

    9
    Un libro de Excel se graba generalmente con una extensión .xls ó .xlsx. Cuando este libro contiene
    una macro se debe guardar en otro tipo de archivo, ya que debe contener una serie de instrucciones
    en código que van a permitir ejecutar la macro.

    1. Al grabar el archivo por primera vez, y si el archivo contiene una macro, debe salir el siguiente
    cuadro:

    Si queremos grabar el archivo sin macros debemos responder SI. Con esto todas las macros que
    hayamos hecho quedarán eliminadas.

    Si por el contrario queremos grabar el archivo con las macros incluidas le pulsamos NO.

    2. Le damos el nombre al archivo. Luego en el tipo de archivo seleccionamos “Libro de Excel


    habilitado para macros (*.xlsm).

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    3. Cuando vayamos a abrir un archivo que contiene macros, estas por defecto están inactivas con
    el fin de que no vayan a generar problemas de seguridad en el sistema. Si estamos seguros de la
    procedencia del archivo y de que las macros son seguras, debemos HABILITAR CONTENIDO

    BIBLIOGRAFIA:

    https://support.office.com

    www.exceltotal.com

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