Tema 2 Macros en Excel

MACROS EN EXCEL
Las macros de Excel nos permiten automatizar tareas que realizamos

cotidianamente de manera que podamos ser más eficientes en nuestro trabajo.
Una macro no es más que una serie de comandos o instrucciones que
permanecen almacenados dentro de Excel y que podemos ejecutar cuando sea
necesario y cuantas veces lo deseemos.
Aunque las macros son un tema avanzado de Excel puedes consultar los
siguientes artículos para comenzar a familiarizarte con este tema.
¿QUÉ ES UNA MACRO DE EXCEL?

Si utilizas Excel frecuentemente es posible que en alguna ocasión te hayas
encontrado ejecutando una misma serie de acciones una y otra vez. Esas
acciones que haces repetidas veces se podrían automatizar con una macro.
Una macro es un conjunto de comandos que se almacena en un lugar especial de
Excel de manera que están siempre disponibles cuando los necesites ejecutar.
Por ejemplo, si todas las mañanas creas un reporte de ventas y en ese reporte
siempre das el mismo formato a los textos, se podría crear una macro para que lo
haga automáticamente por ti. Las macros se utilizan principalmente para eliminar
la necesidad de repetir los pasos de aquellas tareas que realizas una y otra vez.
UN LENGUAJE DE PROGRAMACIÓN
Las macros se escriben en un lenguaje de computadora especial que es conocido

como Visual Basic for Applications (VBA). Este lenguaje permite acceder a
prácticamente todas las funcionalidades de Excel y con ello también ampliar la
funcionalidad del programa.
Pero no te preocupes si no eres un programador de computadoras, Excel provee
de una herramienta especial que permite crear una macro sin necesidad de
conocer los detalles del lenguaje de programación.
Aunque si aceptas el desafío y te introduces en el mundo de la programación VBA

pronto te convertirás en un Ninja de Excel. Verás que crear una macro en Excel
no es tan complicado y será una manera fácil y rápida de eliminar esas tareas
repetitivas que todos los días te quitan minutos preciados de tu tiempo.
PARA QUÉ SIRVE UNA MACRO EN EXCEL

¿Para qué sirve una macro en Excel? Una macro nos ayuda a automatizar
aquellas tareas que hacemos repetidamente. Una macro es una serie de
instrucciones que son guardadas dentro de un archivo de Excel para poder ser
ejecutadas cuando lo necesitemos.
AUTOMATIZACIÓN DE TAREAS
Seguramente estás familiarizado con procesos de automatización en el ámbito

industrial. Un ejemplo muy claro son las plantas ensambladoras de automóviles
donde existen robots que han sustituido tareas que antes eran hechas por
humanos. La automatización trajo beneficios como mayor eficiencia y
productividad de las plantas y un mejor aprovechamiento del tiempo del personal
al reducir la cantidad de tareas repetitivas que realizaban.
De la misma manera las macros nos ayudan a eliminar esas tareas repetitivas de
nuestro trabajo cotidiano al permitirnos utilizar mejor nuestro tiempo en el análisis
de los datos y en la toma de decisiones.
¿CÓMO SE VE UNA MACRO EN EXCEL?
Las macros son escritas en un lenguaje de computadora conocido como VBA por
sus siglas en inglés (Visual Basic for Applications). Como cualquier otro lenguaje
de computadora debemos aprender a utilizar los comandos que nos ayudarán a
indicar a Excel lo que deseamos hacer con nuestros datos.
Aprender el lenguaje VBA no es nada complicado y se puede lograr fácilmente. Lo

que toma un poco más de tiempo es pulir nuestras habilidades de programación.
Lo que quiero decir con esto es que para ser un buen programador de macros
debes dedicar tiempo en resolver múltiples problemas en donde puedas llevar al
límite el lenguaje VBA.
CREACIÓN DE UNA MACRO
Las macros se crean con el Editor de Visual Basic el cual nos permitirá introducir
el código con las instrucciones que serán ejecutadas por la macro.
Existe otro método que es utilizar la Grabadora de macros la cual irá grabando
todas las acciones que realicemos en Excel hasta que detengamos la grabación.
Una vez grabada la macro podremos “reproducir” de nuevo las acciones con tan
solo un clic.
MOSTRAR LA PESTAÑA PROGRAMADOR EN EXCEL
La pestaña Programador es ampliamente utilizada en la creación de macros y
formularios en Excel. Sin embargo, dicha pestaña no es mostrada de manera
predetermina en la Cinta de opciones de Excel y por lo tanto es importante
aprender a mostrarla.
Considera que, en algunas versiones de Excel, la pestaña tiene el nombre
Desarrollador. Para activar la pestaña Programador, debemos seguir los
siguientes pasos:
1. Haz clic en la pestaña Archivo.
2. Haz clic en la sección Opciones que se encuentra entre los
comandos del panel izquierdo.
3. Se mostrará el cuadro de diálogo Opciones de Excel y deberás hacer
clic en la opción Personalizar cinta de opciones.
4. En la sección Pestañas principales deberás hacer clic en el cuadro
de selección de la pestaña Programador.
La pestaña Programador tiene los comandos necesarios para crear macros y

también para ejecutar macros previamente grabadas.
Desde esta pestaña podremos abrir el Editor de Visual Basic que nos permitirá
escribir código VBA.
Si por alguna razón necesitas ocultar la pestaña Programador, entonces deberás
seguir los mismos pasos anteriores para abrir el cuadro de diálogo Opciones de
Excel y desactivar la casilla de selección de la pestaña.
HABILITAR LA PESTAÑA PROGRAMADOR
Otro método para acceder a las opciones de configuración de la Cinta de

opciones es con los siguientes pasos:
1. Haz clic derecho en un área vacía de la Cinta de opciones.
2. Haz clic en el comando Personalizar la Cinta de opciones.
3. Se mostrará el cuadro de diálogo Opciones de Excel y deberás
activar la casilla de la pestaña Programador.
Aunque varias versiones de Excel mostrarán esta pestaña con el nombre

Programador, es posible que te encuentres con alguna versión que haya
nombrado la pestaña como Desarrollador.
Ambos nombres se refieren a la misma pestaña y los comandos son los mismos,
así que los pasos descritos anteriormente son útiles en ambos casos.
GRUPOS DE COMANDOS DE LA PESTAÑA PROGRAMADOR
Una vez que has activado la pestaña Programador, podrás ver que los comandos
se encuentran organizados en cuatro grupos.
 Código: Aquí están los comandos necesarios para iniciar el Editor de

Visual Basic donde se puede escribir directamente código VBA.
También nos permitirá ver la lista de macros disponibles para
ejecutarlas o eliminarlas y también encontrarás el comando Grabar
macro el cual nos permite crear una macro sin necesidad de saber
programación VBA.
 Complementos: nos permite administrar y habilitar todo tipo de
complementos como el caso del complemento Solver o
las Herramientas para análisis.
 Controles: Contiene comandos para agregar controles especiales a
las hojas de Excel como los controles de formulario que son:
botones, casillas de verificación, botones de opción, cuadro
combinado, cuadro de lista entre otros más que serán de gran
utilidad para ampliar la funcionalidad de Excel.
 XML: Con estos comandos podremos importar datos de un archivo
XML y encontraremos opciones útiles para codificar y trabajar con
archivos XML.
CREAR UNA MACRO
En esta ocasión mostraré cómo crear una macro en Excel utilizando la
grabadora de macros. La macro será un ejemplo muy sencillo, pero permitirá
ilustrar el proceso básico de creación.
Voy a crear una macro que siempre introduzca el nombre de tres departamentos
de una empresa y posteriormente aplique un formato especial al texto. Para iniciar
la grabación debes ir al comando Grabar macro que se encuentra en la ficha
Programador lo cual mostrará el siguiente cuadro de diálogo.
Observa cómo he colocado un nombre a la macro y además he especificado el

método abreviado CTRL+d para ejecutarla posteriormente. Una vez que se pulsa
el botón Aceptar se iniciará la grabación. Observa con detenimiento los pasos.
Al terminar los pasos se pulsa el comando Detener grabación y la macro habrá
quedado guardada. Para ejecutar la macro recién guardada seleccionaré una
nueva hoja de Excel y seleccionaré el comando Macros.
Al pulsar el comando Macros se mostrará la lista de todas las macros existentes y
de las cuales podrás elegir la más conveniente. Al hacer clic sobre el comando
Ejecutar se realizarán todas las acciones almacenadas en la macro y obtendrás el
resultado esperado. Por supuesto que si utilizas el método abreviado de teclado
de la macro entonces se omitirá este último cuadro de diálogo.

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