SUBSISTEMA PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS

PUNTO 1: Conceptos básicos y aplicaciones de procedimientos y procesos.

Conceptos básicos
Estructura: la unidad básica de estudio es el departamento, sección, división, etc., o sea físicamente la
unidad de organización dotada de ciertas funciones, siendo su objetivo final lograr un gráfico que
relacione a las personas y un manual que describa qué tareas deben efectuar.
Procedimientos: la unidad básica de estudio es la tarea o grupos de tareas homogéneas, o sea el trabajo
continuo que eslabona la participación de cada sector, independientemente del encasillamiento
jerárquico, en unidades de organización sectoriales, siendo su objetivo final lograr un gráfico que refleje
el fluir de la información y un manual que describa cómo deben hacerse las tareas.
El estudio de procedimientos es la parte de la teoría de la organización que se ocupa de desarrollar los
mejores métodos y prácticas de trabajo; comprende el registro, análisis y examen crítico-sistemático de
las formas existentes y propuestas de llevar a cabo una tarea, desarrollando métodos sencillos y
eficaces.
Procesos: corresponde estudiar las formas en que se ejecutan las tareas en la organización, pero no
desde la visión del puesto, sino de la secuencia de actividades que enlaza distintas funciones y
departamentos. Los procesos constituyen una secuencia de pasos necesarios para concretar una acción
y son llevados a cabo por individuos.
Consiste en el conjunto de prácticas necesarias para llevar adelante la idea de constituir una nueva
organización y actualizarla permanentemente. Incluye por tanto la serie de acciones desarrolladas para
cumplir el objeto del subsistema: redacción de manuales de organización, de normas y procedimientos,
obtención de capitales, profesionales y expertos con conocimiento técnico adecuado, mano de obra,
tecnología, etc.

PUNTO 2: Cursogramas. Concepto. Simbologías. Técnicas de elaboración.

Cursogramas. Concepto
Son la representación grafica de un procedimiento o rutina administrativa. Los cursogramas
administrativos son una herramienta fundamental para la simplificación, normalización y la definición de
la tarea administrativa, en cuanto es una documentación en síntesis que permite obtener una visión
global y esquemática de los procedimientos administrativos. Por otra parte, su representación es mas
simple y fácil de interpretar que la explicación escrita de los mismos procedimientos. Representan
simbólica y gráficamente como fluye la información a través de los canales de comunicación de la
organización.
Es la secuencia sistemática de las operaciones en un circuito determinado, expresando los elementos
que se utilizan y el área funcional que se interviene.
Las normas pertinentes se incluyen en el manual de procedimientos.
Se utilizan a los efectos de:
 Confeccionar el recorrido de la rutina.
 Preparar las normas de los procesos que se grafican.
 Analizar periódicamente los procedimientos en curso.
 Cotejar los distintos procesasen vigencia dentro de la empresa para estudiar su interrelación.
 Observar la posibilidad de reemplazar procesos por otros que posean mas ventajas.
Las informaciones básicas que se expanden en todo cursograma son:
 Tipo de operaciones o trámites que integran el circuito representado.
 Sentido de circulación o flujo de la información verbal o escrita.
 Áreas de responsabilidad donde se realiza cada operación y los puestos que participan.
En la confección de los cursogramas se debe tener en cuenta los siguientes elementos:
 Descripción de las operaciones.
 Descripción de los puestos.
 Delimitación de cada función.
 Simbología utilizada.
  Relevamiento de la operación o conjunto de operaciones a los efectos de comprobar si el
manual de normas coincide con la realidad operativa.

Ventajas de los cursogramas:

 Reducen el espacio de representación mediante la utilización de símbolos.
 Son un medio eficaz de comunicación y análisis.
 Permite localizar con mayor rapidez y coherencia errores, cuellos de botella y tendencias en los
hechos que se representan.
 Son más adecuados para la representación de las relaciones complejas.
 Permiten una comparación mas fácil entre dos o más procedimientos.
 Son más fáciles de actualizar.
 Suelen no estar expuestos a interpretaciones diversas evitando así la ambigüedad.
 Resulta más sencillo y rápido apreciar un proceso que leer toda la norma.
Desventajas:
No están referidas al instrumento en sí, sino al aspecto humano del personal encargado, ya que
necesita un entrenamiento técnico en cuanto a simbología y normas de procedimientos.
Los cursogramas pueden adoptar diversas formas según la naturaleza del circuito:
 Diagramas donde se indican únicamente los símbolos de los procedimientos. Con la explicación
al margen de cada uno de ellos.
 Diagramas donde indican símbolos, formularios y registros que se movilizan. No detallan
características del proceso, usados en empresa de mediana dimensión donde la
seccionalización no es muy amplia, siendo posible hacer aclaraciones dentro del mismo
espacio.
 Diagramas donde se indican símbolos, formularios y registros. Se detalla al margen las
características de cada uno de ellos. Utilizados para el análisis de circuitos complejos.
El análisis de procedimientos y sistemas basados en circuitos, tienen dos etapas fundamentales:
1. Relevamiento del sistema actual: Toma de conocimiento de cómo se están haciendo las cosas
actualmente.
2. Propuestas de cambio: Para mejorar el procedimiento.
Situaciones a tener en cuenta que serán consideradas errores de significación en la confección de
cursogramas:
 Omitir la graficación de formularios.
 Distribuir mal las copias de formularios entre los distintos sectores.
 Confeccionar formularios de mas o de menos.
 Omitir dejar un formulario en el sector que lo confecciona.
 Omitir graficar operaciones.
 Omitir pasos del procedimiento.
 Graficar mal las líneas de comunicación, no colocarles puntas de flecha o entrecruzarlas.
Tipos de errores:
 Error de estructura: cuando un área realiza tareas que no lo corresponden.
 Error de procedimientos: cuando se realiza una tarea en forma inadecuada.
 Error de norma: cuando la norma omite algún procedimiento indispensable.
 Error de control interno: cuando el control que se realiza es deficiente o cuando no se realiza el
control.

NOMAS IRAM (Instituto Argentino de Racionalización de Materiales)

Consisten en documentación elaborada por representantes de la tecnología de nuestro país que
establecen los requisitos mínimos y las definiciones necesarias para la aplicación de una técnica
adecuada o la fijación de la terminología adecuada para que responda a las exigencias de la práctica.
La aplicación de estas normas es estrictamente obligatoria, salvo que el Estado establezca un imperio
por algún tipo de norma legal o disposición especial.
Si bien en el ámbito privado no son de carácter obligatorio, su uso es sumamente aconsejable para
lograr establecer un idioma común entre los especialistas y técnicos.
Simbologías
La simbología es convencional y puede tener algunas variaciones entre un autor y otro.

GRÁFICO DENOMINACIÓN COMENTARIO

 Representa toda acción de elaboración, modificación o
incorporación de información o decisión. Con este símbolo se
OPERACIÓN representan las situaciones que dan nacimiento a un
documento (formulario, planilla, ficha, libro, registro), e
incorporan elementos de información al mismo.
Representa toda actividad o acción que demuestre la existencia
de verificación, inspección, cotejo, constatación, comprobación,
CONTROL
examen o comparación efectuada sobre los elementos de
información (documento, planilla, registro, etc.)
Es similar al anterior pero se utiliza cuando un sector controla la
CONTROL
documentación proveniente de dos o mas sectores o fuentes
CRUZADO
distintas.

OPERACIÓN Y Representa la acción simultánea de una operación y de un

CONTROL control.

Representa la distribución a dos o mas sectores distintos del

DISTRIBUCIÓN propio, duplicado de ejemplares de un mismo documento, o
bien diferentes documentos.

El archivo de documentación puede ser:

a)Transitorio: representa el almacenamiento en forma
temporaria y sistemática de elementos portadores de
ARCHIVO
X información (formularios, registros, disquetes) u otros
X elementos de almacenamiento de información como el
DEFINITIVO
microfilm.
C
b)Definitivo: representa el almacenamiento realizado
POR ORDEN
permanentemente y sistemáticamente de elementos que
N CRONOLÓGICO
transportan información. Se diferencia del transitorio porque la
documentación es almacenada por lapsos mas prolongados, o
POR ORDEN
porque no será empleada nuevamente salvo para exámenes de
NUMÉRICO
auditoria o inspecciones de organismos estatales (AFIP, DGR,
Dirección del trabajo, ANSES, etc.)
Se emplea para señalar diferentes caminos de acción que
pueden surgir en una etapa del proceso ante una circunstancia
planeada. A partir de un momento determinado del proceso se
presenta una situación –disyuntiva- que origina la necesidad de
ALTERNATIVA
optar por dos o mas caminos de acción. Si bien una alternativa
suele presentarse en casi todas las etapas de un procedimiento
administrativo, se lo empleará en instancias excepcionales o
que merezcan su presencia.
Se utiliza a los efectos de representar la eliminación física de
elementos (registros, formularios, documentos)
transportadores de información. El término eliminación es
bastante amplio pues incluye la inutilización de los elementos
DESTRUCCIÓN citados. La eliminación no implica necesariamente destrucción
del elemento transportador de la información. Normalmente se
destruyen copias de formularios que se confeccionaron en
mayor cantidad que las necesarias, o se lo hizo en forma
transitoria.
COMUNICACIÓN O Representa dos situaciones:
TRASLADO  La unión entre los símbolos
 El movimiento físico de un
documento
La punta de flecha indica el fluir de la información: cuando la
línea se diseña en sentido vertical, vincula operaciones que se
 realizan dentro de un mismo sector. Cuando se diseña en
sentido horizontal se refiere a un movimiento que afecta a dos
o más sectores.

PUENTE
HORIZONTAL Dentro de lo posible debe tratarse de que las líneas no se
crucen; como a veces esto resulta difícil existe un recurso que es
el puente de media circunferencia. Los semicírculos se dibujan
de manera que el sentido de la concavidad coincida con la
PUENTE orientación de la línea que esta cortando.
VERTICAL

Representa el desplazamiento de la información sin

desplazamiento físico de los elementos. Esa toma de
TOMA DE
información significa la incorporación de datos al procedimiento
INFORMACIÓN
administrativo, los que se extraen de archivos o listados, puede
ser escrito o verbal.

Representa toda detención transitoria del proceso en espera de

un acontecimiento determinado. Ej.: demora de la
DEMORA
documentación o la espera de verificación, la realización de un
cheque. Común en los procesos administrativos.

Diagramación de símbolos complementarios que acompañan a la simbología convencional:

GRÁFICO DENOMINACIÓN COMENTARIO

Remito, Factura, Nota de Crédito, Nota de Débito, Orden
de Compra, Orden de Pago, Boleta de Depósito, Recibo,
FORMULARIO Pagará, Minuta y todo otro documento que se genere
dentro de la empresa o que provenga del exterior
(clientes, proveedores, bancos, contratistas, etc.)
Registros o libros contables en general (Mayor, Diario,
Inventario y Balances, Deudores, Proveedores, Caja,
REGISTRO
Bancos, Ventas, etc.) donde se asienten operaciones o
anoten datos a utilizar por la empresa.

Instrumentos que en general puede reemplazar a los

registros o libros cuando el sistema de información esté
PLANILLA
computarizado; también se utiliza para listado,
movimiento diario de operaciones, etc.

Soporte de asiento manual o a máquina (de deudores, de

FICHA
proveedores, de cuentas corrientes, de clientes, etc.)
 MERCADERÍAS Productos o bienes que recibe o brinda la empresa.

$ DINERO Dinero en efectivo por pagos o cobros que se realicen.

$ CHEQUE Instrumento de pago por medio de éste documento.

TARJETA DE
Instrumento de pago por medio de éste documento.
CRÉDITO

Tira de cinta registradora que puede reemplazar la

TICKET
factura.

TELÉFONO Se usa para comunicación vía oral.

Documentación de variado tipo que se emite o recibe

CORRESPONDENCIA
dentro de un sobre.

Además de la información convencional, que en general siguen los lineamientos dictados por las normas
IRAM, se pueden incorporar símbolos que han surgido con el uso de computadoras u ordenadores.

SÍMBOLOS SIGNIFICADO
Indistintamente se usa para:
 Alternativa
 Decisión
 Distribución
 Archivo transitorio.

Archivo definitivo.

Ingreso de información por teclado.

Lectura o información por pantalla.

Archivo en disco rígido (información almacenada

en la computadora)

Archivo en disquete (elemento de archivo

transportable)

Formulario, registro o planilla.

Secuencia no revelada o revelada.

Conector.

Técnicas de elaboración
1. Los cursogramas se grafican de izquierda a derecha (secciones que intervienen en forma
horizontal) y la secuencia de operaciones se diagrama en forma vertical (de arriba hacia abajo).
2. Los sectores varios y exterior donde participan terceros a la organización se ubican a los
extremos porque tienen poca participación.
3. Se debe indicar el flujo de información a través de cabezas de flechas en las líneas de
comunicación para facilitar la lectura del diagrama.
4. Las líneas de comunicación no deben entrecruzarse, cuando sea inevitable se utiliza el puente.
 5. Representar todos los registros y formularios que entran y hasta donde se distribuyen para
facilitar el seguimiento.
6. Realizar aclaraciones literales necesarias (a la izquierda los símbolos y a la derecha las
aclaraciones).
7. Cuando transcurre un lapso de tiempo es necesario hacer constar, ya se trate de un sector o de
todo el procedimiento, si es “al final de tal día”, “al final del mes”, etc.
8. Las acciones que se representan a través de símbolos, deben seguir una secuencia lógica.
9. Las fallas detectadas en el circuito actual deben ser marcadas en un círculo y comentadas por
separado.

PUNTO 3: Formularios. Concepto. Principios para su diseño. Componentes y complementos formativos.

Formularios. Concepto
Son la materialización de las comunicaciones internas y externas de una empresa.
Según Terry: Pieza de papel impreso que proporciona espacio para anotar, registrar información o
instrucciones que han de llevarse o transmitirse a otros individuos, departamentos o empresas.
Según Lazzaro: Es un objeto sobre el cual se imprimen informes constantes y que cuenta con espacio
para que se anote en ellos una información variable.
Según Américo: Toda actividad administrativa requiere la incesante utilización de diversos formularios,
como instrumentos operativos imprescindibles para su funcionamiento.
Objetivos principales:
 Conducir el curso de los procedimientos administrativos, sistematizar la registración de sus
acciones y uniformar el tratamiento de tareas similares;
 Mediante el registro metódico de datos y hechos, proporcionar información para la actividad
de la empresa;
 Documentar el cumplimiento de las operaciones y actuaciones establecidas, a fin de disponer
de elementos de control. El formulario tiene aptitud funcional y celeridad operativa, esto
quiere decir que el formulario es eficiente, porque permite que se cumplen los objetivos de:
 Información, función contable.
 Documentación, función jurídica.
 Control, función de control.
Además el formulario debe justificar sus costos, mediante los beneficios que brinda mantenerlos en la
organización.

Principios para su diseño

Lineamientos generales para el eficiente diseño de los formularios:
1. La presentación del formulario debe ser funcional y estética. Funcional en cuanto a los datos
que contiene.
2. La distribución de los datos debe ser secuencial en cuanto a su llenado y posterior lectura.
3. El formato debe ser acorde a la cantidad de información contenida. Regulado según normas
IRAM que para la administración pública es obligatoria.
4. El gramaje, el espesor del papel debe ser acorde a la cantidad de copias a emitir y al tipo de
archivo en el cual se almacenarán, considerando después la frecuencia de utilización.
5. Se debe tender a la eliminación de carbónicos que se intercalan manualmente.
6. La perforación para archivo debe permitir una consulta y ubicación ágil.
7. Los formularios importantes que reflejen movimientos de bienes y/o dinero deben ser
prenumerados con una copia que quede adherida al talonario.
8. Se debe seleccionar la forma de presentación según su utilización, por ejemplo: hojas sueltas,
talonarios continuos, etc.
9. Se debe recurrir según la utilización del formulario al tipo de impresión, que optimizando la
calidad de presentación, minimice los costos.
10. Se debe determinar el consumo estimado a fin de precisar lotes de impresión que optimicen la
relación costo fijo de impresión con el costo financiero de inmovilización por stock.

Principios para su diseño (Según Américo)

 Interdependencia entre formularios y procedimientos: toda vez que planificamos un
procedimiento administrativo, al mismo tiempo creamos los formularios que permitirán
instrumentar ese procedimiento.
Es imposible separar el procedimiento de sus formularios como también en los sucesivos
perfeccionamientos continuará existiendo esa interdependencia, es decir que, al perfeccionarse
el procedimiento, se perfeccionaran los formularios.
 Instrumentación unificada: para diseñar un formulario es necesario tener en cuenta lasa
actividades que se relacionan con él y su procedimiento, caso contrario si se implanta
sectorialmente se corre el riesgo de aumentar los gastos operacionales por fragmentación de
información, superposiciones y posibles errores de transcripción. Es por ello que resulta
necesario unificar las registraciones en el menor número de formularios.
 Determinación precisa de ejemplares: La falta de ejemplares puede generar poca calidad de
información, pero el exceso puede generar costos operativos innecesarios. El número adecuado
de ejemplares está condicionado por:
 Objetivos de la información. Para que y para quien se va a informar.
 Disponibilidad de la información al momento en que se la necesita (permanente o
esporádica).
 Aptitud conductiva del formulario: uno de los atributos esenciales de los formularios es la
aptitud para conducir con certeza, celeridad y mínimo esfuerzo del operador.
Debemos considerar los siguientes aspectos:
 Comprensible disposición de las partes que lo integran y que permiten conocer su
finalidad y modo de utilizarlos.
 Redacción adecuada de los textos impresos (se aconseja utilizar el lenguaje habitual).
 Títulos concisos y explícitos que permitan identificar y expresar el objetivo principal
del formulario.
 Reimpresión de formularios: en oportunidad de los pedidos de reimpresión es conveniente la
tarea de analista, teniendo en cuenta que todo formulario es susceptible de ser mejorado y
mucho mas si tuviéramos en cuenta que es frecuente que se produzcan variaciones en las
condiciones de uso. También conviene recordar que un formulario permanece inmutable
durante largo tiempo y después de reimpresiones sucesivas, puede ponerse en duda que haya
conservado su eficiencia.
 Constitución de formularios:
a) Información preliminar: las registraciones relativas al desarrollo de un procedimiento
administrativo consisten esencialmente en una descripción secuencial de tareas,
justamente con el cursograma, los que individualizan a la vez los formularios pertinentes.
Esta información preliminar muestra con preferencia lo atinente a las acciones del
procedimiento, sin detallar de modo particular los componentes de los formularios (por
ello es necesario contar con información complementaria).
b) Información complementaria: consistirá en una compilación de los componentes del
formulario.
Constituirá una registración metódica del contenido del formulario, por cuanto no sería
factible retener en la memoria todos los elementos que recurrirán a su información.

Aspectos especiales para su diseño:

 Codificación: los formularios deben llevar un número de código o matrícula impreso como
pie de imprenta para su identificación.
 Título: debe ser ilustrativo sobre los objetivos del formulario.
 Orden de los datos: se puede disponer racionalmente en función de su llenado y de sus
usos posteriores.
 Datos fijos y variables: los formularios contienen datos que son únicos (fijos) y datos que
pueden aparecer varias veces en distintas formas (variable).
  Señales en los formularios: cuando a través del formulario se requiere una tarea específica
adicional, para su mejor utilización debe indicarse con marcas o señales para orientar su
correcto uso.
 Los vistos buenos de los responsables: cuando los formularios requieran la intervención de
varios de los responsables para toma de conocimiento o de autorización, se deben prever
los espacios necesarios para que se evidencie su clara participación en el proceso.
 Respuestas dirigidas: son aquellas en que el empleado u operador marca con una cruz
cuando tiene que suministrar un dato.
 Medios de escritura: para diseñar los formularios se debe tener presente el medio que
utilizará el operador para su llenado, que puede ser manual, electrónico, mecánico, etc.

Componentes y complementos formativos

Las columnas, cuadros y casillas del formulario se destacan por ser sus principales componentes
formativos. El acertado diseño de estos es lo que contribuirá a la eficiencia del formulario.
Antes de iniciar el diseño de los formularios, deberá decirse si el llenado se realizará en forma
mecanográfica o manuscrita. Es frecuente que en el mismo se necesiten espacio para una y otra clase de
escritura.
Con respecto a los complementos podemos citar:
 Los márgenes del formulario: las condiciones de utilización, diseño e impresión de los
formularios determina la conveniencia de proveerlos de márgenes apropiados.
Todo formulario destinado a archivarse deberá tener un margen totalmente libre de expresión
o escritura a fin de prevenirse su ocultamiento y eventual detrimento que pudiera producir el
perforado.
 Instrucciones para el llenado: la redacción precisa y expresiva de los encabezamientos,
epígrafes y demás datos impresos del formulario, justamente con su conformación metódica,
puede disminuir y obviar el agregado de instrucciones.
Los formularios no deberían necesitar explicaciones adicionales; tendrán que ser aptos para ser
llenados sin esfuerzo mental, poseer el consenso del ámbito y ser comprendidos con facilidad
por el personal nuevo.
 Distinción de los ejemplares del formulario: en formularios múltiples, la composición diferencial
de cada ejemplar está asignada al uso de un determinado sector de la organización, para llevar
a cabo operaciones específicas inherentes al procedimiento. Los ejemplares son adecuados a su
función, por lo que deberá facilitarse su rápida individualización.
La utilización de papeles de color que diferencian cada sector, no lograría el fin buscado, ni
sería fácilmente practicable. Por similares razones y también por su elevado costo y
limitaciones deberá desecharse la impresión con tintas distintas.
Mejor resultado podrá ofrecer la selección de una gama de papeles de color, susceptibles de
destacar la impresión y escritura.
 Numeración de datos: las columnas, cuadros o renglones se numerarán cuando ello
corresponda a un fin manifiestamente útil. Esencialmente sirve para relacionar dichas partes
con normas, instrucciones u otros textos, como así mismo vincular datos entre si y facilitar el
llenado de formularios.
 Perforaciones de archivados y separativos: sirven para desglosar o separar partes de
formularios. Comúnmente se realizan en una operación posterior a la impresión.
 Prenumeración de formularios: cuando sea menester controlar la utilización de formularios o
individualizarlos de modo inequívoco se los numera en forma correlativa, operaciones que
generalmente están a cargo de las imprentas.
 Bloques y talonarios: bloque es un conjunto formado por una cantidad convencional de hojas,
pegadas por uno de sus cantos y fácilmente desprendibles. Son utilizables para formularios
prenumerados o sin numerar y tratándose de juegos de formularios, deberá asegurarse su fácil
preparación con los ejemplares unidos. Se componen las hojas que comprenden talones
abrochados o pegados por su borde y partes operativas de las cuales todas pueden
desprenderse o una de ellas ser fija, de acuerdo con su función.
 Medios de calcado: el llenado simultáneo de los ejemplares constitutivos de un formulario
múltiple podrá efectuarse con los siguientes métodos:
 Intercalación manual de papel carbónico, de multiuso.
  Intercalación fija de papel carbónico, de uso único.
 Carbono impreso al dorso.
 Impresión de los ejemplares cobre papel autocopiado.

PUNTO 4: Manuales de procedimientos. Concepto. Contenidos. Ventajas y limitaciones.

Manuales de procedimientos. Concepto

Procedimiento (S/ Larden) es un conjunto de pasos a seguir para el logro de un objetivo, un
procedimiento administrativo implica la definición de:
 Las funciones y tareas para cada área en que se halle estructurada una organizaron con
especificaciones claras y precisas del tratamiento o curso de acción a seguir con alternativa
factible de ocurrencia de cada variable constitutiva de un circuito administrativo.
 Formularios a utilizar, especificando emisor, oportunidad de emisión, cantidad de copias,
instrucciones para el llenado, distribución de las copias, etc.
 Archivos a utilizar, en cuanto a contenido, período de resguardo legal y operativo, clasificación
de la información contenida, etc.
 Un esquema de control operativo y patrimonial.
S/ Koontz: los procedimientos son planes que establecen un método obligatorio para manejar
actividades futuras. Son guías para la acción más que para el pensamiento y describen la manera exacta
en que deben realizarse ciertas actividades. Son secuencias cronológicas de acciones requeridas y se
encuentran en cualquier parte de la organización.
El manual de procedimientos es una fuente de información que, permanentemente actualizada, facilita
al personal de la empresa la correcta ejecución de las tareas normatizadas, y regula la participación de
los distintos sectores de una organización y los externos (clientes, proveedores, etc.).
Es la expresión analítica de los procedimientos operativos y administrativos a través de los cuales se
canalizan las actividades de la organización.
Elementos constitutivos:
- Cursogramas: son los gráficos con que se representan los distintos procedimientos descriptos,
que habitualmente se los conoce como diagramas de procedimientos o circuitos
administrativos.
- Formularios: son todos aquellos documentos y soportes de información (comprobantes) que
circulan dentro de los circuitos administrativos.
- Normas de procedimientos: es la redacción por escrito de la secuencia de procedimientos. Es la
descripción de los procedimientos administrativos.

Contenidos
Según normas IRAM (34.551) el contenido previsto es:
1. Estructura: codificación, cantidad de páginas de cada norma, etc.
2. Objetivos: explicación de los propósitos que dieron origen al manual.
3. Responsabilidad: indica la unidad orgánica que es responsable (departamento).
4. Alcance del procedimiento: indica los límites sobre los cuales se aplica el manual y cuando cesa
su aplicación.
5. Instrucciones: respecto al estructura formal, codificación, actualización, criterios para su
cumplimiento.
6. Normas de procedimiento para los cursogramas: normas de trámites, formularios.
7. Normas de procedimiento para los anexos: gráficos, tablas, cuadros.
8. Glosario: definición de términos técnicos.
9. Índice temático: permite ubicar los procedimientos o técnicas para consultas.
10. Índice de referencias cruzadas: cuando los temas que figuran en el índice están vinculados a
otros manuales.
11. Verificación y asesoramiento: se trata de verificar la autoridad orgánica facultada para ello y
consultar ante dudas.
12. Identificación de fechas.
13. Numeración de páginas.
14. Formato y armado: ordenamiento y disposición de sus partes.
15. Apéndice.
Ventajas y limitaciones
Ventajas:
 Permite normatizar la ejecución de tareas estándar y facilita la toma de decisiones
programadas.
 Evita la superposición de tareas.
 Simplifica y/o racionaliza la ejecución de tareas que pueden resultar confusas, voluminosas y
costosas cuando no estaban normatizadas.
 Simplifica el asesoramiento y capacitación de nuevos empleados.
 Permite incrementar la motivación de los empleados.
 Reduce la participación de jefes y gerentes ya que su intervención se limitará a casos no
habituales, o sea, a participar en las decisiones no programadas.
 Evita improvisaciones y decisiones apresuradas y a veces incongruentes con las tomadas por
otro sector.
 Facilita la delegación efectiva de tareas.
 Es una fuente permanente de información.
 Ayuda a institucionalizar los procedimientos y hacerlos efectivos.
 Aseguran continuidad y coherencia de las prácticas y normas a través del tiempo.
 Aumenta la eficiencia de la realización de las actividades, porque el tiempo del empleado es
mejor utilizado.
 Refleja la evolución administrativa de la empresa y el nivel de organizaron adecuado.
 Uniforma la terminología técnica de la tarea administrativa.
 Motiva el trabajo individual.
 Es una herramienta para el análisis y evaluación de tareas.
Limitaciones:
 Su mantenimiento y actualización implican u alto costo.
 Cuando están mal elaborados son fuente de conflictos.
 Son poco flexibles, muy rígidos y esquemáticos.
 Cuando los procedimientos están muy esquematizados se limita la creatividad de los
integrantes de la organización.
 Requiere permanente actualización.
 Cuando son muy sintéticos carecen de utilidad y si son muy detallados se desactualizan rápido,
hay que encontrar el punto de equilibrio.