POLITECNICO MAYOR

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AREA ADMINISTRATIVA
DIPLOMADO GESTIÓN DOCUMENTAL
TEMA EL DOCUMENTO DE ARCHIVO HORARIO VIRTUAL
TUTORA LORENA VICTORIA MARIN MESA
ESTUDIANTE

CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

La organización de un archivo responde a una doble necesidad: por un lado,

proporcionar una estructura lógica al fondo documental de modo que refleje las
actividades que desarrolla la asesoría y, por otro lado, facilitar la localización de los
documentos. Los documentos son el resultado de los procesos administrativos que la
asesoría lleva a cabo en el desempeño de sus funciones y por eso la organización del
archivo es producto de los procesos mediante los cuales se crean los diversos tipos de
documentos. Pero además, debe hacer posible la rápida localización de los
documentos: cada expediente o documento debe tener asignada una ubicación y no
otra, de forma que su búsqueda sea ágil y siempre encuentre la respuesta justa.

El arreglo u organización de un archivo engloba una serie de tareas que, aunque se

hallan estrechamente relacionadas, conviene distinguir:

 La elaboración de un cuadro de clasificación que dé cabida a todos los tipos

documentales y refleje la estructura dada al archivo. Clasificar los fondos
consiste en definir y concretar los grandes grupos que forman el archivo:
a) Las secciones, división que se establece a partir de las principales actividades
desarrolladas por la asesoría (contable, fiscal, laboral, mercantil, auditoría, etc.)
y, dentro de éstas.

b) Las series documentales, conjuntos de documentos producidos como

resultado de un mismo procedimiento administrativo o jurídico. Así, en una
asesoría, la documentación de los clientes se agrupará en primer lugar por áreas
de negocio y después por tipos de servicio.

 La ordenación de los documentos dentro cada serie documental empleando el

criterio más adecuado para cada tipo de documento. Esta operación, en tanto
complemento de la clasificación, consiste en poner en orden (cronológico,
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alfabético, numérico…) las unidades documentales (documentos o expedientes)

dentro de las series constituidas.

 La instalación física de los documentos en el depósito de archivo, mediante cajas

archivadoras u otro sistema, que va a posibilitar la localización de los
documentos a través del correspondiente código de archivo o signatura
topográfica.

El cuadro de clasificación

Una vez identificados los distintos tipos documentales existentes en la asesoría, se

elabora un esquema que los clasifica y los estructura en grupos y que constituye la
base para la organización del archivo. El cuadro de clasificación es el primer
instrumento de descripción de un archivo y ofrece una visión de conjunto de los
diferentes tipos de documentos (series), de los grupos que forman (secciones) y de sus
relaciones jerárquicas. Es la herramienta que va a permitir la planificación sistemática
del resto de las operaciones de tratamiento de los documentos, desde la eliminación de
los mismos (calendario de conservación) hasta la elaboración de los instrumentos de
descripción (inventario).

Las series son los elementos básicos para confeccionar un cuadro de clasificación
mínimamente sólido y coherente. En primer lugar, hay que tener en cuenta la necesidad
de concretar la denominación de los distintos tipos de documentos o series
documentales y determinar la jerarquía que se pueda establecer entre ellos, para más
tarde articular una estructura que sistematice los grupos de documentos o secciones.

Para la elaboración de estos cuadros se aplican normalmente dos criterios: el criterio

orgánico y el criterio funcional. Se admite comúnmente que el criterio orgánico de
clasificación de un archivo, aquél que reproduce la estructura u organigrama de la
entidad productora de los documentos, es muy útil para fondos cerrados, o bien en
casos de escasa evolución organizativa. Con este sistema las series se agrupan de
acuerdo con las diferentes divisiones administrativas y reflejan los departamentos o
unidades administrativas de la entidad. En el caso de las asesorías, en las que no es
habitual la existencia de departamentos y con un funcionamiento frecuentemente no
jerarquizado, no es posible emplear este criterio.

En cambio, el criterio funcional se define a partir de las actividades básicas de una

empresa, es decir, por las áreas de negocio que desarrolla, de manera que permite
confeccionar un cuadro más sólido y de mayor duración. Los servicios que ofrece la
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asesoría a sus clientes son los elementos que se han de tomar en consideración para
clasificar los documentos. Las clases principales o más amplias pueden establecerse a
partir de las áreas de negocio y las más elementales o series documentales deben
corresponder a expedientes y otras agrupaciones de documentos que sean resultado
de un procedimiento o trámite específico. Cada serie posee identidad propia y se
relaciona jerárquicamente con las demás, sin dar lugar a la ambigüedad; es decir, la
adscripción de los documentos por su origen a un grupo, excluye toda posibilidad de
pertenencia a otro.

Para establecer un sistema de archivo homogéneo, es preciso utilizar un sistema de

clasificación que refleje las funciones de la asesoría, es decir, los servicios que ofrece a
sus clientes y que son la causa de la creación y la recepción de documentos. El criterio
funcional encaja perfectamente en el marco actual, en el que se produce una cierta
atomización en la toma de decisiones y se trabaja a menudo en equipo.

Siguiendo el sistema funcional, se puede plantear un sistema distribuido en dos

grandes apartados:

 Los documentos administrativos de gestión o internos, que hacen referencia a la

propia asesoría.

 Los documentos administrativos de explotación u operativos, procedentes de los

trámites que efectúa cada asesoría en el desempeño de sus funciones y que se
pueden organizar lógicamente por clientes.

La confección de un cuadro de clasificación uniforme presenta ventajas indudables, si

bien es cierto que exige una decisión previa. Fundamentalmente, la voluntad del equipo
de dirección de implantar un sistema de gestión documental que va más allá de la
estricta acción archivística, en tanto que precisa la integración de los sistemas
informáticos, la introducción de nuevos procedimientos de organización y métodos de
trabajo y la capacidad del personal para adoptar una nueva cultura administrativa.

Las principales ventajas que reporta a una asesoría un sistema de clasificación

uniforme son las siguientes:

 Constituye la clave para la implantación de un sistema de gestión integral de la

documentación y es la base sobre la que se apoyan los otros elementos del
sistema (calendario de conservación, inventario).
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 Se utiliza el mismo cuadro de clasificación para toda la documentación del

archivo de oficina.

 Facilita un manejo ágil y efectivo de la documentación administrativa de los

clientes y de la propia asesoría.

 Agiliza el acceso a los expedientes gestionados por más de una persona y

simplifica su consulta.

 Facilita el intercambio de información en el seno de la asesoría, ya que se trata

de un sistema único y uniforme.

 No es preciso modificar el cuadro de clasificación cuando se produce un cambio

organizativo o la incorporación de nuevo personal.

 Fomenta el uso del mismo lenguaje por parte del personal administrativo y de los
profesionales y colaboradores.

No obstante las ventajas que presenta, la aplicación de un cuadro de clasificación

uniforme ha de superar una serie de limitaciones:

 Su implantación es lenta, tanto por la necesidad de llevarla a cabo de forma

progresiva como por el hecho de que comporta un cambio global en los procesos
administrativos de la asesoría.

 Implica un trabajo en equipo que involucra a todos los niveles jerárquicos

(gerencia, profesionales y colaboradores, personal administrativo) con el objeto
de definir conjuntamente las respectivas funciones y mantenerlas debidamente
actualizadas.

 Obliga a todo el personal a un conocimiento más profundo de las tareas y las

actividades que se desarrollan en la asesoría y también del funcionamiento de
las diversas áreas de negocio.

 Precisa una supervisión y actualización constantes, con el objeto de adecuar el

sistema de clasificación a las circunstancias cambiantes y evitar su
obsolescencia.

 Presupone la necesidad de dotar al personal de la formación adecuada

(procedimientos administrativos, técnicas de archivo, uso de aplicaciones
informáticas…).
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Tipos de ordenación

Una vez que se ha elaborado el cuadro de clasificación con sus respectivas series o
tipos documentales, es necesario definir el sistema de ordenación más adecuado para
cada serie, a partir de las características que la definen. La ordenación va a indicar qué
lugar exacto ocupa un expediente o documento concreto dentro de la serie a la que
pertenece.

Los diferentes tipos de ordenación permiten seleccionar un criterio por el cual los
expedientes o documentos serán situados de manera correlativa: según la fecha
(ordenación cronológica), según el nombre (ordenación alfabética), según el código
(ordenación numérica), según la división territorial o geográfica (ordenación topográfica)
o según la temática (ordenación por materias):

 La ordenación cronológica se basa en un elemento presente en prácticamente

cualquier documento, su fecha, y se concreta en la secuencia año, mes, día,
(AAAA MM DD). Comenzando por el año más remoto, los documentos se
suceden hasta la fecha más reciente, dentro de cada año por meses y dentro de
éstos por días. Los libros de contabilidad o los libros de actas de una empresa
son ejemplo de documentos que se deben ordenar cronológicamente por
períodos anuales.

 La ordenación alfabética suele tener como referente principal los apellidos de

una persona o la razón social de una empresa y utiliza las letras del abecedario
como criterio de ordenación. Es el idóneo, por ejemplo, para series de
expedientes personales, como es el caso del personal contratado de una
empresa.

 La ordenación numérica responde habitualmente a un sistema de códigos que

permiten identificar inequívocamente un documento concreto. Por ejemplo, el
número asignado a una factura o un recibo, el número de un expediente, el
número de registro de entrada o salida de la correspondencia, etc. Es el sistema
más utilizado en las tareas más vinculadas a la contabilidad y las tareas
administrativas comunes.

 La ordenación geográfica o topográfica permite la ordenación de elementos

en función de su situación en una zona o territorio; sería el sistema empleado por
un agente de la propiedad inmobiliaria para ordenar los inmuebles de una zona
ya que emplearía la secuencia localidad, barrio o distrito, calle, etc.
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 La ordenación por materias parte del contenido de los documentos y refleja los
asuntos o temas tratados por ellos. Si existe abundante documentación es
preciso elaborar listas alfabéticas de materias. Es un sistema adecuado para
ordenar estudios, informes, dossiers y memorias técnicas, agrupándolos por
áreas temáticas.

Entre estos métodos no es posible establecer a priori cuál de ellos es el mejor. Para
cada tipo de documento hay que decidir el tipo de ordenación más conveniente,
eligiendo el que mejor se adapte al objeto de la ordenación.

La instalación física

La instalación física o archivo de los documentos en el depósito es el paso final de la

organización de un archivo y consiste en su emplazamiento físico en un espacio
determinado. Es una tarea íntimamente relacionada con la organización del fondo y
consiste en la ubicación física de los expedientes y documentos, agrupándolos en cajas
en las estanterías para ofrecer mayor protección a los documentos y resistencia al
polvo, la luz, etc.

Con el fin de proceder a su posterior localización es necesario indicar la ubicación de

cada expediente mediante el código de archivo o signatura topográfica. Por eso, antes
de introducir un expediente en su correspondiente caja, procede identificarlo a fin de
saber qué lugar ocupa físicamente en el archivo y para ello se le otorga un código que
hace referencia a la caja que lo contiene y a su orden dentro de ella.

La ubicación de los documentos puede hacerse empleando tres métodos distintos:

 El reflejo exacto del cuadro de clasificación. Consiste en reconstruir la

estructura del cuadro de clasificación en el depósito de archivo, reservando
espacio para el ulterior crecimiento de las series documentales. Las cajas
archivadoras ostentan en su lomo una signatura topográfica para su ubicación y
posterior localización que reproduce los códigos del cuadro de clasificación que
corresponden a cada serie documental. Es el sistema empleado por las
bibliotecas, en el que el sistema de clasificación por materias se reproduce en la
disposición de los libros en las estanterías y en el que la signatura que
representa la materia de un libro también indica su ubicación física.
Este sistema presenta algunos inconvenientes de difícil solución. Por un lado,
exige reservar espacio libre en las estanterías para añadir los documentos que
se vayan agregando con el tiempo; en muchas ocasiones, sin embargo, resulta
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muy difícil prever con exactitud el crecimiento de los fondos. Por otra parte,
entraña múltiples dificultades la incorporación de nuevas series documentales al
cuadro de clasificación por cuanto implica reordenar el depósito de archivo.

 Un sistema de instalación continua. El sistema de numeración continua, el

más indicado para todo archivo en crecimiento, numera las cajas mediante
números desde el uno en adelante. Este sistema establece una clara disociación
entre la clasificación de los documentos y su emplazamiento material. A medida
que ingresan en el archivo las cajas se numeran sucesivamente y se colocan en
las estanterías. De esta manera se logra un ahorro de espacio máximo y
además, la localización de la unidades de instalación es rápida, sencilla y con
pocas posibilidades de error. Permite el aprovechamiento del espacio, pues
cuando se procede al expurgo del archivo y se eliminan documentos, la solución
consiste en ocupar los huecos dejados con los nuevos ingresos utilizando las
signaturas topográficas que han quedado desocupadas.
Es un sistema que puede resultar poco eficiente en el caso de una asesoría,
pues la documentación que atañe a un mismo cliente se puede encontrar
desperdigada por numerosas cajas, lo cual puede ser bastante engorroso a la
hora de efectuar, por ejemplo un cierre contable y fiscal o una auditoría de
cuentas. Por otra parte, este sistema requiere mantener un inventario
permanentemente actualizado; de lo contrario, las búsquedas documentales
resultan infructuosas.

 Un sistema mixto, que combina el cuadro de clasificación y un sistema de

numeración basado en la lista de los clientes. A cada cliente se le asigna un
código correlativo que va a servir para numerar las cajas en el archivo: los
expedientes, dentro de éstas, se van a clasificar siguiendo el cuadro de
clasificación y se van a ordenar empleando el método de ordenación que se
haya definido para cada serie. De este modo, para cada cliente sólo tendremos
las entradas del cuadro correspondientes a los tipos de servicio que se le
prestan.
Este método exige un expurgo continuado que no resulta difícil de realizar. Como
la documentación se efectúa en períodos casi siempre fijos, sobre todo anuales,
y la documentación tiene un valor fiscal y legal preestablecido, al introducir un
expediente se puede eliminar el más antiguo. Por ejemplo, en el caso de la
documentación fiscal, al guardar el expediente del impuesto de sociedades del
ejercicio 1999 se puede eliminar, siempre que no posea valor informativo, el del
ejercicio 1995, que ya ha perdido su valor fiscal.
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Además, este sistema de ubicación física en el archivo de los documentos en

papel puede tener su reflejo en el sistema informático, orientado al archivo de los
documentos o ficheros electrónicos.

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO

Archivo de los documentos informáticos

 Cuando se inicie un expediente para un determinado cliente se creará la carpeta

correspondiente, que contendrá todos los ficheros de trabajo que genere la
tramitación del asunto.

Para ello se seguirán los siguientes pasos:

a) Abrir una carpeta a nombre del cliente en cuestión en el disco duro del servidor:
unidad H: carpeta “Clientes”

b) Dentro de la carpeta del cliente, abrir una subcarpeta correspondiente al área de

trabajo:
– Auditoría
– Contable
– Fiscal
– Laboral
– Mercantil y civil
c) Dentro de la carpeta de área de trabajo, abrir otra que se denominará con el
código de expediente. El código de expediente se confecciona del siguiente modo:

Este sistema de archivo pretende que los documentos (ficheros de trabajo) estén
clasificados siguiendo unos criterios que nos indiquen:
1. El cliente para el que se está trabajando.
2. El área de trabajo al que pertenece ese expediente.
3. El número de expediente y el tipo de servicio que le corresponde.

 Es importante que todos los clientes tengan aquellas carpetas que correspondan
a las áreas de trabajo en las que se les prestan determinados servicios.
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 Cada expediente tendrá su correspondiente registro en la base de datos

Inventario, en la cual se vinculará mediante un campo de hiperenlace dicho
registro con la ruta de la carpeta específica que le corresponda en el disco duro.

 Los archivos de trabajo (generalmente de tipo .doc –Word– o tipo .xls –Excel–)
recibirán un nombre que represente sin ambigüedad su contenido:

a) Dictamen
b) Recurso
c) Liquidación
d) Estudio
e) Informe
Se añadirá, si es preciso, su grado de elaboración:
_notas
_borrador
_definitivo

 Los documentos de trabajo que sean susceptibles de servir como modelo de

posteriores documentos se archivarán en la carpeta “Plantillas”, en la subcarpeta
correspondiente a área de trabajo, indicando el tipo de trabajo genérico del que
se trata. Es recomendable convertir los archivos de tipo .doc en plantillas de
Word (.dot) y los archivos de tipo xls. en plantillas de Excel (.xlt).

Descripción de los documentos: el inventario

La descripción de los documentos constituye la operación que culmina el trabajo

archivístico y coincide en su finalidad con la de los propios documentos: suministrar
información. Los archivos existen por la necesidad de obtener información precisa para
distintas finalidades; la función básica del inventario en cuanto instrumento de
descripción consiste en garantizar un acceso lo más rápido y eficiente posible a los
documentos archivados.

El inventario tiene como propósito describir las unidades documentales, tanto si se trata
de un expediente como de una agrupación de documentos referidos al mismo asunto.
Es decir, identifica los expedientes que componen cada una de las series documentales
con el propósito de acceder a los documentos más relevantes para una consulta
específica. Ante la necesidad de efectuar una búsqueda documental, el inventario ha de
permitir obtener respuestas rápidas y precisas acerca de cuestiones puntuales (“¿qué
expedientes tiene en curso X y Cía.?”, “¿cuántos expedientes se están tramitando en el
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Registro Mercantil?”, “¿cuántos expedientes se han iniciado este año en el área

laboral?”). Asimismo ha de reflejar el contenido de cada expediente –el trámite o asunto
específico al que hace referencia– y su localización física en el archivo.

Hoy en día la herramienta más eficaz para elaborar un inventario es una base de datos
en la que cada expediente se halle descrito en los términos imprescindibles para
garantizar una información suficiente. Esto permitirá un acceso selectivo a la
información ya que la base de datos localizará los registros que respondan a una
consulta determinada buscando la información por un solo campo o cruzando la
información de diferentes campos.

En esta base de datos o inventario del archivo, el cuadro de clasificación funciona como
un sistema de indización, es decir, como un conjunto de palabras o términos que tienen
como misión sintetizar y representar el contenido de los documentos para recuperarlos
posteriormente. En este sentido, el uso de la informática comporta numerosas ventajas,
traducidas todas ellas en una mayor rapidez y precisión en el trabajo: ordenación
automática por cualquiera de los campos, control de los expedientes tramitados,
búsquedas a partir de un término o de varios relacionados, elaboración de listados, etc.

¿Cómo debe realizarse la foliación en los documentos de archivo?

La foliación en documentos de archivo es imprescindible en los procesos de

organización archivística. Tiene dos finalidades principales: controlar la cantidad de
folios de una unidad de conservación dada (carpeta, legajo, etc.) y controlar la calidad,
entendida esta última como respeto al principio de orden original y la conservación de la
integridad de la unidad documental o unidad archivística.

En tanto se cumplan estas finalidades, la foliación es el respaldo técnico y legal de la

gestión administrativa. En tanto permite ubicar y localizar de manera puntual un
documento, la foliación es necesaria para diligenciar diferentes instrumentos de control
(inventarios, formatos de control de préstamos, TRD, TVD) y de consulta (inventarios,
guías, catálogos).

De otra parte, la foliación es un requisito ineludible para las transferencias tanto

primarias (archivo de gestión al archivo central). Como secundarios (archivo central al
archivo histórico).
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Definiciones:

1. Folio: Hoja.

2. Foliar: Acción de numerar hojas.

3. Foliación: “Acto de enumerar los folios solo por su cara recta” // “Operación incluida
en los trabajos de ordenación que consiste en numerar correlativamente todos los folios
de cada unidad documental”.

4. Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera.

5. Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.

6. Página: Lo escrito o impreso en una cara ...

7. Paginar: Acción de numerar páginas.

Como se puede advertir, foliar no es lo mismo que paginar, pues no solo son términos
diferentes sino también conceptos distintos. Para efectos de numeración en archivos,
este documento se refiere único y exclusivamente a foliación, la cual ratifica la
ordenación.

Requisitos:

1. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente

clasificada. La de las oficinas se encontrará relacionada en la Tabla de Retención
Documental (TRD). En fondos acumulados, se foliará la documentación que por Tabla
de Valoración Documental (TVD) sea objeto de conservación en Archivo Central o
Archivo Histórico, al igual que aquella que va a ser reproducida en otros soportes.

2. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente ordenada.

La ubicación correcta de los documentos es aquella que respeta el principio de orden
original, es decir, que esté de acuerdo con los trámites que dieron lugar a su
producción. El orden original más común es el orden cronológico. El número uno (1)
corresponde al primer folio del documento que dio inicio al trámite en consecuencia
corresponde a la fecha más antigua.
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3. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar depurada. La

depuración consiste en el retiro de duplicados idénticos, folios en blanco y documentos
de apoyo en los archivos de gestión o de oficina. En fondos acumulados, se hará
igualmente depuración.

4. Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie. En el
caso de series documentales simples (acuerdos, decretos, circulares, resoluciones) la
foliación se ejecutará de manera independiente por carpeta, tomo o legajo. En el caso
de series documentales complejas (contratos, historias laborales, investigaciones
disciplinarias, procesos jurídicos), cada uno de sus expedientes tendrá una sola
foliación de manera continua y si tal expediente se encuentra repartido en más de una
unidad de conservación (carpeta), la foliación se ejecutará de forma tal que la segunda
será la continuación de la primera.

Materiales:

1. La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB o B.

Otra alternativa es el uso de bolígrafo (esfero) de tinta negra insoluble, pero el uso de
este elemento dificulta corregir una foliación mal ejecutada.

2. No se debe foliar con lápiz de mina roja ya que este color no es capturado, en la
mayoría de los casos, por las máquinas reprográficas.

Procedimiento:

1. Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números.

2. No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, o bis.

3. Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio
en el mismo sentido del texto del documento.

4. Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio

en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales.

5. No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño irreversible al
soporte papel.
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6. No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco.

7. Los planos, mapas, dibujos, etc, que se encuentren tendrán el número de folio
consecutivo que les corresponde, aun cuando estén plegados. En el área de notas del
instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de las características del
documento foliado: tamaño, colores, título, asunto, fechas y otros datos que se
consideren pertinentes. Si se opta por separar este material se dejará constancia
mediante un testigo de su lugar de destino y en este se indicará la procedencia. Esto es
lo que se denomina cruce de referencia.

8. Los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos, revistas.) que se encuentren se

numerarán como un solo folio. En el área de notas del instrumento de control o de
consulta se debe dejar constancia de título, año y número total de páginas. Si se opta
por separar este material se hará el correspondiente cruce de referencia.

9. Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a una hoja,

a ésta se le escribirá su respectivo número de folio, dejando en el área de notas del
instrumento de control o de consulta las características del documento foliado: cantidad
de documentos adheridos, título, asunto y fecha de los mismos. (Para adherir
documentos o fotografías a una hoja, debe utilizarse pegante libre de ácido).

10. Las fotografías cuando están sueltas se foliarán en la cara vuelta, utilizando lápiz de
mina negra y blanda, tipo HB ó B, correspondiendo un número para cada una de ellas.
En el área de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia
de las características del documento foliado: tamaño, color, título, asunto, fecha y otros
que se consideren pertinentes. Si una o varias fotografías se encuentran adheridas a
una hoja, a ésta se le escribirá su respectivo número de folio, dejando constancia en el
área de notas del instrumento de control o de consulta, de la cantidad de fotografías
adheridas a la hoja, al igual que otras características: tamaño, color, título, asunto,
fecha y otros datos que se consideren pertinentes. Si se opta por separar este material
se hará el correspondiente cruce de referencia.

11. Las radiografías, diapositivas, negativos o documentos en soportes similares, deben

colocarse en un sobre de protección y se hará la foliación al sobre antes de almacenar
el material para evitar marcas, dejando constancia en el área de notas del instrumento
de control o de consulta el contenido del sobre: cantidad, tamaño, color, título, asunto,
fecha y otros datos que se consideren pertinentes.
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12. En caso de unidades de conservación (copiadores de correspondencia, legajos,

tomos, libros de contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados y/o paginados
de fábrica, puede aceptarse como mecanismo de control sin necesidad de refoliar a
mano. De todos modos debe registrarse en el área de notas del instrumento de control
o de consulta, la cantidad de folios o páginas que contiene.

13. Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por impresora, se
dejará esta foliación siempre y cuando en una unidad de conservación no haya más de
una, en caso contrario, cuando haya más de una, deberá refoliarse toda la unidad de
conservación.

14. Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua, evitando
tachones.

15. La foliación es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripción o

proceso técnico de reprografía (microfilmación o digitalización).

16. La documentación que ya se encuentra haciendo parte del acervo documental en

Archivos Históricos, cuyos folios estén sueltos y en blanco, se retirarán. Si por el
contrario, se encuentran empastados o cosidos deberán foliarse y se dejará la
anotación respectiva en el área de notas del instrumento de control o de consulta que
tienen esta condición. La foliación de este tipo de documentos debe efectuarse
utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB o B.

17. No se deben numerar los folios totalmente en blanco (cosidos o empastados) que
se encuentren en tomos o legajos en archivos de gestión o archivos centrales, pero sí
dejar la constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta.

18. No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando éstos cumplen una
función de conservación como: aislamiento de manifestación de deterioro biológico,
protección de fotografías, dibujos, grabados u otros, o para evitar migración de tintas
por contacto.

19. No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (cassettes, discos

digitales –CD´s-, disquetes, videos, etc.) pero si dejar constancia de su existencia y de
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la unidad documental a la que pertenecen, en el área de notas del instrumento de

control o de consulta. Si se opta por separar este material se hará el correspondiente
cruce de referencia.