Instituto Tecnológico de Álvaro Obregón

Materia: Administración De Proyectos

Tema: la planeación de abastecimiento, de la administración

y cierre de contratos y matriz de abastecimientos, de la
subcontratación.

Alumno: De la Parra Caballero Stephanie Daniela

Hernandez Cortez Vania Johanna

Cortez Barrera Brayan Miguel

Rojas Malbaiz Alejandro

Rodriguez Jardinez José Manuel

Soria Carreon Rodrigo

N° De control: 201210063

Carrera: Ingeniería en Tecnologías de la Información y las

Comunicaciones.

Grupo: 501

Docente: Juan Salvador Castillo Ángeles

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Contenido
PLAN DE ABASTECIMIENTO ................................................................................................ 4
Preguntas fundamentales. .................................................................................................. 4
Proceso de abastecimiento ................................................................................................. 5
Importancia del abastecimiento ........................................................................................... 6
¿Cómo crear un plan de abastecimiento? .......................................................................... 6
Determinación de las necesidades organizacionales: ..................................................... 6
Proveedores: ................................................................................................................... 7
Diseño de plan de almacenamiento: ............................................................................... 7
Planificación de la distribución: ........................................................................................ 8
Uso de software de gestión: ............................................................................................ 8
ADMINISTRACIÓN Y CIERRE DE CONTRATOS Y MATRIZ DE ABASTECIMIENTOS .... 10
MATRIZ DE ABASTECIMIENTO .......................................................................................... 11
SUBCONTRATACIÓN (OUTSOURCING). .......................................................................... 12
Beneficios del Outsourcing o subcontratación .................................................................. 12
Riesgos del Outsourcing o subcontratación ...................................................................... 13
Cierre del contrato ................................................................................................................ 14
Plan de proyecto ............................................................................................................... 15
Sistema de control de cambios. ..................................................................................... 15
Seguimiento de los cambios. ......................................................................................... 15
Tipos de Cambio. ........................................................................................................... 15
Auditoría Interna de compras: ....................................................................................... 16
Cierre del contrato ................................................................................................................ 17
Limitaciones de la Auditoría Interna: ................................................................................. 17
Conclusión. ........................................................................................................................... 18
Bibliografía. ........................................................................................................................... 20

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Introducción.

En esta presentación se abordarán temas de suma importancia en el ámbito

de la administración de proyectos como los son la planeación de
abastecimiento, de la administración y cierre de contratos y matriz de
abastecimientos, de la subcontratación.

Cuando se hace mención a garantizar el abastecimiento desde el

punto de vista logístico como financiero, significa que se debe propender
por conservar la disponibilidad de los insumos y materiales requeridos
para la operación, sin poner en riesgo el soporte financiero por medio
de un elevado nivel de inventarios que conduzca a la
reducción del capital de trabajo de la organización.

Se busca que el abastecimiento se realice en los tiempos requeridos, de

acuerdo a la planificación de los procesos productivos y estrategias y ciclos
comerciales, características de la oferta de insumos y de los mercados de
oferta y demanda.

Por lo anterior, en esta unidad se presenta la gestión del abastecimiento, los

proveedores, la planeación del abastecimiento y el sistema de compras;
teniendo en cuenta, el desarrollo anterior relacionado a la logística.

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PLAN DE ABASTECIMIENTO

El Plan de abastecimiento es una estimación de los insumos que deben

adquirirse durante un ciclo, pudiendo tratarse de un año o una temporada. Este
cálculo, del que también se desprenden las cantidades, frecuencia de
adquisición y características de los materiales, se encuentra basado en
estadísticas dadas por la demanda del mercado y de la productividad de una
empresa.

Preguntas fundamentales.

• ¿Qué compramos?

• ¿Cuánto compramos?

• ¿Cómo compramos?

• ¿Cuándo debemos comprar?

• ¿Dónde debemos comprar?

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Proceso de abastecimiento

El abastecimiento no es una función exclusiva del departamento o la unidad de

adquisiciones, sino un proceso consistente en múltiples actividades donde
interactúan diversos actores, como otros departamentos, clientes internos y
externos, proveedores, compradores, ciudadanos, etc.

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Importancia del abastecimiento

● Proporcionar un flujo ininterrumpido de materiales, suministros, servicios

necesarios para el funcionamiento de la organización.

● Mantener las inversiones en existencias y reducir las pérdidas de éstas a

un nivel mínimo.

● Mantener unas normas de calidad adecuadas.

● Buscar y mantener proveedores competentes.

● Normalizar los elementos que se adquieren.

● Comprar los elementos y los servicios necesarios al precio más bajo

posible.

● Mantener la posición competitiva de la organización.

● Conseguir los objetivos del aprovisionamiento procurando que los costos

administrativos sean los más bajos posibles.

¿Cómo crear un plan de abastecimiento?

Para elaborar un plan de abastecimiento correctamente, es conveniente seguir

minuciosamente una serie de pasos que ayudarán a que no quede nada
afuera, sin incluir. Entre las etapas que deseablemente se deben cumplir en la
preparación del plan de abastecimiento, se pueden mencionar:

Determinación de las necesidades organizacionales:

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En este primer punto se deben establecer las cantidades de insumos,
materiales, bienes y servicios que requieren todas las áreas de la empresa
para poder funcionar. La preparación de los requerimientos debe ser realizada
con tiempo suficiente para evitar espacios ociosos, o excesos de inventario.
Por consiguiente, es deseable calcular el punto de equilibrio, con el valor
óptimo de las cantidades a comprar. Otro indicador de importancia es el tiempo
de permanencia de los bienes en el inventario, el costo promedio de
mantenimiento de inventario, costo de pedidos, el costo de oportunidad en el
uso de los almacenes, entre otras ratios que son importantes en el tablero de
comando para poder definir las necesidades de stock.

Proveedores:

La selección de los proveedores resulta estratégica, ya que de los acuerdos

celebrados con éstos dependerá el grado de integración horizontal y vertical de
la organización, como así también el mayor aprovechamiento de las
economías de escala. Los contratos de tracto sucesivo, las negociaciones de
compras por volúmenes, como los acuerdos de aprovisionamiento just in time,
son algunos ejemplos de las formas que se puede contribuir a la maximización
de la cadena de valor desde la función de abastecimiento.

Diseño de plan de almacenamiento:

Esta etapa es de vital importancia para la preservación y resguardo de los

bienes, materiales e insumos que deben permanecer en los almacenes hasta
el momento de ser utilizados. El cálculo del indicador de stock óptimo es de

7
especial relevancia a fin de evitar faltantes y excedentes, con el consecuente
incremento de costos que ello genera. La ubicación de los depósitos, los
métodos de conservación y manipulación de los artículos, la clasificación,
distribución física, cartelería, contratación de seguros, serán algunas de las
cuestiones que deben detallarse con precisión en el plan de almacenamiento.

Planificación de la distribución:

Dependiendo de las dimensiones de la empresa, la etapa de distribución de

insumos, materiales y servicios involucró el uso de flota propia o de terceros de
vehículos, la necesidad de conservar la temperatura, el uso de tanques,
cisternas, tractores, grúas, etc. El cálculo de la ruta óptima, la previsión de
accidentes, robos y pérdidas, contratación de seguros de viaje, contratación de
depósitos y centros de distribución, el uso de outsourcing, serán algunas de las
cuestiones que deberán ser incluidas en el plan de distribución. El objetivo
estratégico en este punto es llegar en tiempo y forma a cada uno de los
clientes internos y externos.

Uso de software de gestión:

La inclusión de las herramientas de la tecnología de la información puede

resultar estratégico en la coordinación de todas las áreas que intervienen en el
proceso de abastecimiento. El control y trazabilidad de los materiales, insumos,
bienes y servicios contratados en todo el proceso resulta esencial para evitar
pérdidas y sustracciones, como así también para conocer en forma precisa las
necesidades de reposición de stock, el seguimiento de la ruta de distribución y

8
su correcta planificación, la celeridad en la entrega, entre otras ventajas. En
este sentido, el hardware involucrado serán los lectores de códigos de barra,
scanner para levantar los pedidos en los domicilios de los clientes o
proveedores, la integración a la red de clientes y de proveedores mediante la
compra online, y el uso de medios electrónicos de pago, etc.

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ADMINISTRACIÓN Y CIERRE DE CONTRATOS Y MATRIZ DE
ABASTECIMIENTOS

Es el proceso de asegurar que los resultados del proveedor coincidan con las
especificaciones del contrato.

La gestión del contrato no se limita únicamente a la fase inicial de negociación

y firma del mismo.

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MATRIZ DE ABASTECIMIENTO

Sirve para definir cómo será contratado cada paquete de trabajo asegurando
que todo esté cubierto. La matriz de abastecimiento incluye:

WBS, paquetes de contratación, esquema de contratación, tipo de contrato,

relación contractual, criterio de selección, forma de pago, tipo de proveedor
(interno/externo), importe del contrato, anticipo aproximado, fecha planeada de
concurso, fecha planeada de contratación.

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SUBCONTRATACIÓN (OUTSOURCING).

El término subcontratación, también conocido como outsourcing, se refiere a

una estrategia de administración mediante la cual una empresa delega, por
medio de un contrato, la ejecución de ciertas actividades tradicionalmente
desarrolladas por personal y recursos internos a empresas altamente
especializadas.

Beneficios del Outsourcing o subcontratación

• El acceso a las nuevas tecnologías y recursos humanos.

• Control claro y objetivo en los cronogramas

• La transparencia en la fijación de prioridades.

• Una mayor visibilidad de los costes.

• La objetividad en la negociación.

• Transferir el riesgo de la actividad a terceros.

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Riesgos del Outsourcing o subcontratación

• Los resultados no siempre corresponden a lo esperado.

• Los costos a veces van más allá de lo esperado.

• Falta de conocimiento del negocio por parte de los subcontratistas

• Dependencia de socios en ocasiones poco comprometidos.

Consiste en la transferencia a terceros de ciertos procesos complementarios

que no forman parte del giro principal del negocio:

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Integración: Plan de proyectos, Sistema de control de cambios, Cambios en el
alcance y Lecciones aprendidas

Cierre del contrato

El cierre se da cuando ambas partes están conformes, es decir, cuando el

comprador recibe conforme a sus especificaciones la mercadería; y cuando el
vendedor recibe el pago solicitado.

Comprende la verificación del producto o servicio final contra las

especificaciones del contrato y además el cierre administrativo o formal del
mismo. En el se encuentran los siguientes puntos:

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Plan de proyecto

Un plan de proyecto es un conjunto de acciones estimadas para alcanzar un

objetivo determinado. Para ello, deben desarrollarse bajo el paraguas de una
estrategia alineada con la de la empresa.

Sistema de control de cambios.

El control de cambios es una actividad paralela al desarrollo del proyecto que

responde a eventos que surgen del mismo, sea por requerimientos propios del
usuario o por mejoras o correcciones detectadas por el mismo equipo del
proyecto.

Seguimiento de los cambios.

Una vez aceptado el cambio el director del proyecto debe asegurarse de hacer
un seguimiento de este correcto.

Tipos de Cambio.

• Cambios en el Plan de Proyecto y/o su Alcance: en la descripción del alcance

del proyecto. Cambios que pueden afectar al Plan de Gestión del Proyecto o a
sus Planes subsidiarios y/o a su Alcance.

• Corrección de errores: Cambios debido a omisiones o errores que no afectan

al Alcance, ni al Plan de Gestión de Proyecto. No es necesario someter al
Procedimiento de Control de Cambios.

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Auditoría Interna de compras:

Es la medición del cumplimiento de la labor. Es una clase de control que

funciona midiendo y evaluando la eficacia de otras actividades de control. Es
una herramienta valiosa que permite determinar las áreas que requieren
atención, a fin de que se tomen las medidas pertinentes.

Para realizar una auditoría se pueden tomar en cuenta las siguientes

preguntas:

● ¿Son conocidos los objetivos de la empresa o proyecto?

● ¿Tiene compras sus propios objetivos y políticas?

● ¿Se cumple con el programa general de compras?

● ¿Hay conciencia del valor del proceso de compras?

● ¿Se preparan informes sobre los ahorros y se someten al conocimiento de

la gerencia?

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Cierre del contrato

Limitaciones de la Auditoría Interna:

Es difícil medir compras con exactitud, puesto que es prácticamente imposible

determinar si la labor se ha llevado a cabo de la mejor manera posible.

Durante el cierre de las adquisiciones (o cierre externo), se lleva a cabo lo

siguiente:

● Verificación de los entregables con el cliente.

● Cierre de los acuerdos legales firmados.

● Cierre de los contratos individuales.

● Carta de finalización del contrato (libre deuda).

● Aceptación formal o acta de recepción del producto.

● Cancelación de garantías.

● Evaluaciones de satisfacción del cliente

Una auditoría no debe ser una sesión para encontrar fallas. Un examen
objetivo dará lugar a recomendaciones para introducir mejoras en los procesos
de adquisiciones.

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Conclusión.

Como sabemos una subcontratación es un conjunto de personal que se toma

en cuenta para llegar a un objetivo en común. Gracias a la organización de las
fases y los ciclos de vida del proyecto hacemos que fluya todas las tareas
asignadas en la planificación para llevarle un seguimiento y control del mismo
para llegar a su cierre y llegar al éxito del proyecto.

-Las actividades relacionadas con el abastecimiento o Gestión de Compras

tienen

ahora, aparte de su rol táctico tradicional, un rol estratégico en el desarrollo del

negocio debido a su potencial de ahorro.

-Su importancia ha crecido frente al reconocimiento que las empresas lograrán

mejores desempeños enfocándose en el núcleo de su negocio mientras

trabajan

con un enfoque hacia sus proveedores que potencia el éxito mutuo. Esto sólo
es

posible cuando, a través de un cuidadoso proceso de evaluación, el número de

proveedores por producto o servicio se ha llevado al mínimo.

-Dado la importancia estratégica de la toma de decisiones en la gestión de

compras

de las empresas es necesario utilizar diferentes herramientas de evaluación de

proveedores cada vez más eficaces y eficientes para el proceso de selección

de

proveedores.

-La evaluación de proveedores a través de auditorías mensuales permite

aplicar las

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acciones correctivas y preventivas a cada proceso de gestión de compras.

Obteniendo así la cantidad óptima de proveedores, con los cuales se

favorecerá las

decisiones de compras permitiendo al comprador reducir la incertidumbre

cuando

deba tomar una decisión de compra, ya sea en materia prima, producto

terminado o

servicio.

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Bibliografía.

Pak2go - Fletes, Paquetería, Envíos e Importaciones. (2022, 7 enero). Plan

de abastecimiento. Fletes, Paquetería y Envíos Internacionales en México.
https://www.pak2go.com/glosario/plan-de-abastecimiento/

Cita textual

Reyes, J. (s. f.). Undad 6. adm de proyectos. prezi.com.

https://prezi.com/p/4co3bci8tqn4/undad-6-adm-de-proyectos/

Rodriguez, C. (2021, 24 febrero). El plan de abastecimiento. CEGEP.

https://cegepperu.edu.pe/2021/02/24/el-plan-de-abastecimiento/

Unidad 6 Administración de abastecimiento e integración. (s. f.). Google

Docs.
https://docs.google.com/presentation/d/1Jr3JCpMn2wQs15BYV4_gCKACi
RGnfONXIaXkUvRDBBA/htmlpresent?hl=es

Vazquez, B. (s. f.). UNIDAD 6 PROYECTOS. prezi.com.

https://prezi.com/p/3mkpakgebdxp/unidad-6-proyectos/

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