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    Unidad 5 Función de Asociación Compras Y Distribución

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    Antonio Ocotecatl
    El documento describe aspectos clave de la función de compras en una empresa. Explica que las compras incluyen el proceso complejo de anticipar las necesidades, solicitar ofertas, evaluar proveedores y negociar condiciones. También describe los tipos de compras, las responsabilidades de compras como minimizar costos y asegurar calidad y abastecimiento, y el proceso de planificación de requerimientos de distribución para coordinar la cadena de suministro de una empresa.

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    El documento describe aspectos clave de la función de compras en una empresa. Explica que las compras incluyen el proceso complejo de anticipar las necesidades, solicitar ofertas, evaluar proveedores y negociar condiciones. También describe los tipos de compras, las responsabilidades de compras como minimizar costos y asegurar calidad y abastecimiento, y el proceso de planificación de requerimientos de distribución para coordinar la cadena de suministro de una empresa.

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    unidad 5 Función De Asociación Compras Y Distribución

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    El documento describe aspectos clave de la función de compras en una empresa. Explica que las compras incluyen el proceso complejo de anticipar las necesidades, solicitar ofertas, evaluar proveedores y negociar condiciones. También describe los tipos de compras, las responsabilidades de compras como minimizar costos y asegurar calidad y abastecimiento, y el proceso de planificación de requerimientos de distribución para coordinar la cadena de suministro de una empresa.

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    Unidad 5 Función de Asociación Compras Y Distribución

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    Antonio Ocotecatl
    El documento describe aspectos clave de la función de compras en una empresa. Explica que las compras incluyen el proceso complejo de anticipar las necesidades, solicitar ofertas, evaluar proveedores y negociar condiciones. También describe los tipos de compras, las responsabilidades de compras como minimizar costos y asegurar calidad y abastecimiento, y el proceso de planificación de requerimientos de distribución para coordinar la cadena de suministro de una empresa.

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    de 11

    Índice

    Introducción .................................................................................................................................. 2
    Aspectos De La Información De Compras ....................................................................................... 3
    El Proceso De Compras............................................................................................................... 3
    Tipos De Compras ...................................................................................................................... 4
    Responsabilidades De La Función De Compras ............................................................................... 4
    La Función De Compras .............................................................................................................. 5
    1
    Los Objetivos Y Responsabilidades ............................................................................................. 6
    Planificación De Los Requerimientos De La Distribución ................................................................. 6
    ¿Qué Es? .................................................................................................................................... 6
    Característica Básica Planificación (PRD)..................................................................................... 7
    ¿Como Funciona?....................................................................................................................... 7
    Responsabilidad Del Departamento De Compras En El Diseño Y Ejecución De Cadenas De
    Suministros Eficaces ....................................................................................................................... 8
    Conclusión ................................................................................................................................... 10
    Bibliografía .................................................................................................................................. 11
    Introducción
    Las compras comprenden un proceso complejo que va más allá de la negociación
    y del trámite burocrático. Con una buena gestión de compras la empresa consigue
    ahorrar costos, satisfacer al cliente, en tiempo y cantidad, y obtener beneficios
    empresariales directos, pues la gestión de compras y aprovisionamiento son
    decisivas para que la empresa tenga éxito o fracaso.
    En esta investigación sabremos un poco más acerca del proceso de compras, la
    2
    solicitud de ofertas y presupuesto y la evaluación de las mismas para adquirir el
    producto más idóneo en cada momento.
    Función De Asociación: Compras Y Distribución
    Aspectos De La Información De Compras

    Una de las funciones del departamento de compras es anticiparse a las necesidades


    de la empresa. La planificación anticipada consiste en conocer las fuentes de
    suministro de bienes y servicios. Los proveedores se pueden encontrar en: guías
    telefónicas, páginas web, organismos oficiales, asociaciones empresariales y
    profesionales, prensa y revistas especializadas, ferias y exposiciones del sector, 3

    bases de datos, cedidas por empresas especializadas en estas gestiones.

    El Proceso De Compras

    Análisis De Las Necesidades. El departamento de compras recibe los boletines


    de solicitud de materiales y analiza la prioridad de las peticiones para tramitar su
    gestión.

    Planificación De Las Compras. Consiste en


    hacer un estudio anticipado de las
    necesidades para estar preparado antes de
    que surja la necesidad.

    Solicitud De Ofertas Y Presupuesto. Es


    un paso obligado para evitar tomar
    decisiones que puedan afectar a la economía de la empresa.

    Evaluación de las ofertas recibidas. Una vez recibidas las ofertas hay
    que estudiarlas, analizarlas, compararlas y examinarlas.

    Selección Del Proveedor. Los factores que se comparan durante la


    fase de selección son el precio, la calidad, las condiciones y las garantías
    personales de la empresa que suministrará el producto.

    Negociación De Las Condiciones. Durante esta fase se comentan y especifican


    algunos puntos de la oferta que pueden ser negociables.
    Solicitud Del Pedido. Cuando el comprador y el vendedor llegan a un acuerdo
    deben formalizar un documento que comprometa a ambas partes.

    Tipos De Compras

    Las compras tienen su origen en las necesidades y éstas pueden ser:

    Compras Especiales. Las compras especiales tienen lugar cuando hay que
    adquirir bienes de uso (ordenador, máquina, mobiliario, vehículos…); es decir, no 4
    compramos materiales para transformar o artículos para la venta. La
    característica general de estas compras es que la inversión es grande y la decisión
    de compra es consultada con los usuarios del bien.

    Compras Anticipadas. Estas compras se realizan antes de que surja la necesidad,


    que tendrá lugar a medio o largo plazo. La compra anticipada es una estrategia que
    se puede aplicaren artículos básicos o con algunos tipos de mercancía.
    También podemos anticipar la compra cuando se anuncia la subida del precio de
    un producto.

    Compras Estacionales. Son compras que se hacen para productos de temporada;


    su finalidad es atenderla demanda estacional de ciertos artículos. La previsión de
    estas compras se hace partiendo de las ventas realizadas en el mismo periodo del
    año anterior.

    Compras Rutinarias. Son las compras que se hacen en pequeñas cantidades, con
    entrega diaria de mercancía. Su característica es atender las necesidades del “día
    a día” con una inversión de bajo riesgo.

    Compras De Urgencia. Estas compras no suelen ser de gran volumen y


    generalmente se realizan para cubrir necesidades urgentes. Otras veces, la compra
    de urgencia es una solución estratégica para satisfacer la demanda de los clientes,
    cuando la empresa tiene que mantenerse al ritmo de los cambios rápidos en la
    moda.

    Responsabilidades De La Función De Compras


    La Función De Compras

    Hay que distinguir entre compras y aprovisionamientos. Se diferencia en que las


    compras forman parte del aprovisionamiento:

    Compras. Adquirir bienes y servicios que la empresa necesita del exterior,


    garantizando el abastecimiento de las cantidades necesarias en el momento preciso
    y en las mejores condiciones posibles de calidad y precio.
    5
    Aprovisionamiento. Conjunto de operaciones que realiza una empresa para
    gestionar de la mejor forma posible los materiales y artículos necesarios para su
    funcionamiento:

    ✓ Determinar o decidir cuáles son sus necesidades futuras.


    ✓ Planificación temporal de las necesidades.
    ✓ Expresión de las necesidades en términos adecuados.

    Existen 3 principios básicos de la gestión de


    compras son:
    1. Organización. Organizar el servicio de
    compra con el fin de ejercer su función
    de una forma más eficaz. Para ello, cada
    componente deberá tener definidas sus
    misiones y tareas, así como sus objetivos
    y responsabilidades.
    2. Previsión. Implica definir y desarrollar técnicas de compras. Y, en definitiva,
    estudiar en el mercado qué proveedor existe, los precios de los productos
    que necesitamos y cuál es su evolución y los objetivos de ahorro.
    3. Control. Establecer un sistema de control sobre las actividades del servicio
    de compras que permita contrastar los logros con los objetivos establecidos.
    También tiene en cuenta cuál es el coste general de obtener esos objetivos.
    Se construye un banco de datos sobre los productos y sus costos sobre los
    proveedores y los servicios prestados, cuantificando los niveles de calidad, de
    precio, servicio y entrega.

    Los Objetivos Y Responsabilidades

    ✓ Mínimo costo de adquisición: adquirir los productos al proveedor que nos


    ofrezca el mínimo costo.
    6
    ✓ Mantenimiento del nivel de calidad.
    ✓ Garantizar la continuidad en el abastecimiento.
    ✓ Mejorar la competencia, es decir, que la empresa se haga mucho más
    competitiva en el mercado o con sus competidores.
    ✓ Reciclaje y tratamiento adecuado de los embalajes y los residuos.

    Planificación De Los Requerimientos De La Distribución

    ¿Qué Es?
    Planificación de los Recursos de Distribución o Distribution Resource Planning
    (PRD) es un método usado en la administración de negocios para planificar la
    emisión de órdenes de productos dentro de la cadena de suministro.

    Característica Básica Planificación (PRD)

    ✓ Periodos. Como en el caso del sistema MRP, los periodos que muchas
    veces se refieren a bloques de tiempo pueden ser de un día, una semana,
    7
    un mes o cualquier otra unidad de tiempo.
    ✓ Requerimientos Brutos. El requerimiento bruto de la PRD es la cantidad
    que debe abastecerse para hacer frente a la demanda. Existen tres fuentes
    típicas de tal demanda: pedidos reales de los clientes, pronósticos y pedidos
    de reabastecimiento para la distribución en otras.
    ✓ Recepciones Programadas. En este caso los pedidos abiertos para
    reabastecimiento pueden provenir de un proveedor, de la producción real o
    de una sucursal del almacén. Una recepción programada representa un
    compromiso real de los recursos de la empresa,
    ✓ Planificación De Disponibilidad. Representa la posición del inventario para
    el periodo determinado.
    ✓ Recepción Planificada De Pedidos. Esta cifra es la cantidad que debe
    recibirse (tomando en cuenta las reglas del tamaño de lote) para impedir que
    el balance disponible se vuelva negativo.
    ✓ Liberación Planificada De Pedidos. Este valor debe ser el mismo que la
    compensación de la liberación planificada de pedido para el tiempo de espera
    (otra similitud con el sistema MRP).
    ✓ VTO. Sólo es una abreviatura del término “vencimiento”.

    ¿Como Funciona?

    En gran medida, la PRD se basa en la misma lógica que el sistema MRP, buscando
    que las instalaciones de distribución (almacenes y sucursales de ventas) soliciten el
    producto directamente a la principal operación de producción. El objetivo es similar
    al que persigue MRP: garantizar que el material apropiado cumpla con la demanda
    del cliente sin incurrir en costos excesivos de inventario. Por lo general se tiene
    disponibilidad de diversas opciones para ordenar y reubicar el inventario en los
    almacenes y en el sistema de distribución. Se cuenta con el análisis estadístico de
    la demanda y los patrones de reabastecimiento, con métodos clásicos de punto de
    reorden y con el uso de técnicas de optimización.

    Responsabilidad Del Departamento De Compras En El Diseño Y


    Ejecución De Cadenas De Suministros Eficaces

    El departamento de compras es la sección de una empresa responsable de todas


    las actividades para la adquisición de las materias primas, piezas de repuesto,
    servicios, etc., según sean requeridas por la organización. Brinda un servicio que
    es la columna vertebral de muchas organizaciones industriales, minoristas y
    militares.

    Se asegura de que los suministros necesarios para operar el negocio sean


    ordenados y mantenidos en inventario. Este departamento está en el centro de una
    gestión exitosa de la cadena de suministro, y es responsable de minimizar el costo
    de los productos ordenados, controlar los niveles de inventario y establecer
    relaciones sólidas con los proveedores. 9
    Un buen departamento de compras exigirá calidad a los proveedores y hará
    seguimiento a las órdenes del inicio a la recepción. Ayuda a otros departamentos a
    identificar necesidades, administrar el proceso de requisición y obtener precios
    competitivos. Suelen actuar como controladores para garantizar el cumplimiento de
    los presupuestos

    Para entender la importancia de este departamento en una empresa, es necesario


    señalar que todas las operaciones industriales exigen suministros para que puedan
    llevarse a cabo; por eso, es clave todo lo que se pueda gestionar y negociar en esta
    etapa de la cadena de abastecimiento, ya que de esto dependerá de cierto modo,
    la forma en que se enfrentará la competencia y se impondrán los precios de los
    productos, y por ende se conseguirán utilidades.

    Respecto a las empresas pequeñas, es común que su propietario sea el encargado


    de adquirir todos los materiales necesarios, pero a medida que la compañía crece
    se hace necesaria la vinculación de un profesional especializado en esta labor,
    denominado director, coordinador o jefe de compras.

    Esta persona, estará a cargo de organizar, coordinar y controlar todas las labores
    que se refieren al manejo del servicio que está bajo su responsabilidad, entre las
    que se encuentran:

    ✓ Establecer metas a alcanzar para cada periodo y diseñar el presupuesto.


    ✓ Planear todas las actividades que va a realizar su departamento.
    ✓ Controlar e informar.
    ✓ Transferir la documentación respectiva al departamento de administración.
    ✓ Recibir las solicitudes de material de empaque, repuestos y demás
    suministros que se requieren para el normal desenvolvimiento de la empresa;
    ✓ Buscar los proveedores que más se adapten a los requerimientos de la
    compañía y analizar las ofertas de estos para poder seleccionar el más
    indicado.

    10

    Conclusión

    Esta investigación nos proporciona la información sobre la importante,


    características y algunos objetivos de dos funciones delimitantes claves que
    vinculan la planificación y el control con las organizaciones exteriores las cuales
    son; compras y distribución. Cada una de estas áreas representa una fuente de
    información vital que el sistema de planificación y control en una empresa u
    organización utiliza y así mismo ambas deben tomarse en consideración al diseñar
    un sistema.
    Bibliografía

    Unidad v Función de Asociación Compras y Distribución, publicado el 19 de enero


    del 2016.
    https://dokumen.tips/documents/unidad-v-funcion-de-asociacion-compras-y-
    distribucion.html
    El proceso logístico y la gestión de la cadena de abastecimiento
    https://www.researchgate.net/publication/296483187_El_proceso_logistico_y_la_g
    11
    estion_de_la_cadena_de_abastecimiento

    Función defunciones de asociación compras y distribución. asociación compras y

    distribución. Publicado el 8 de noviembre del 2015.

    https://vdocuments.site/funcion-defunciones-de-asociacion-compras-y-distribucion-

    asociacion-compras.html

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