PROCEDIMIENTO DE INSPECCIONES CODIGO: HSEQ-PRO-24

PROGRAMADAS Y NO PROGRAMADAS VERSIÓN: 01

FECHA: 05-10-2020

PROCEDIMIENTO DE INSPECCIONES PROGRAMADAS Y NO

PROGRAMADAS

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TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. NORMATIVIDAD
4. DEFINICIONES
5. LINEAMIENTOS PARA LA OPERACIÓN
6. TIPOS DE INSPECCIÓN
6.1 Según su Planeación
6.2 Según su Periocidad
7. DESARROLLO DE LA INSPECCIÓN
7.1. Preparación
7.2. Realización
7.3. Recomendaciones
7.4. Finalización.
7.5. Calificación de la Condición o acto Inspeccionado
7.6. Planes de Acción Derivados de la Inspección
8. REGISTRO
9. ANEXOS
Anexo1. Formato de inspección de botiquín
Anexo 2. Formato de inspección de Extintores
Anexo 3. Formato de inspección de EPP
Anexo 4. Formato de inspección Orden y aseo
Anexo 5. Formato de inspecciones Locativas
Anexo 6. Formato de inspección equipos contra Caídas
Anexo 7. Equipos y herramientas

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Anexo 8. Formato de Seguimiento a Inspecciones.

Anexo 9. NTC 4114.

1. OBJETIVO:
Se ha desarrollado este documento como herramienta que facilite la realización de
inspecciones en las instalaciones de SYCE S.A.S con el objeto primordial de identificar
riesgos que puedan afectar la salud de los trabajadores y dando cumplimento al marco
normativo referente a la implementación y desarrollo del Sistema de Gestión de Seguridad
y Salud en el Trabajo. Decreto 1072 de 2015.

2. ALCANCE:
El presente documento aplica a todas las inspecciones planeadas y no planeadas que se
realicen en las instalaciones y en los proyectos de SYCE S.A.S, en búsqueda de evidenciar
condiciones de mejora para la entidad, áreas y procesos críticos.

3. NORMATIVIDAD:

 Decreto 1072 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Único
Reglamentario del Sector Trabajo Artículo 2.2.4.6.12. Documentación.

 Norma Técnica Colombiana NTC 4114 Realización de Inspecciones Planeadas.

4. DEFINICIONES:

 Condición de Trabajo: Cualquier característica del mismo que pueda tener una
influencia significativa en la generación de riesgos para la seguridad y la salud del
trabajador.

 Condiciones Inseguras o Subestándar: Toda circunstancia física que presente una

desviación de lo establecido y que facilite la ocurrencia de un accidente o

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enfermedad laboral.

 Acto inseguro: Son situaciones de imprudencias, violación a una norma de

seguridad cometida por las personas provocando un incidente o accidente de
Trabajo.

 Inspección Planeada: Recorrido sistemático por un área, esto con una periodicidad
indicada por la empresa, instrumentos y responsables determinados previamente a
su realización, durante la cual se busca identificar condiciones inseguras.

 Inspección No Planeada: Búsqueda de condiciones inseguras que no obedecen a

una periodicidad y deben realizarse cada vez que se requiera la utilización de dicho
elemento.

 Incidente de Trabajo: Suceso acaecido en el curso del trabajo o en relación con

éste, que tuvo el potencial de ser un accidente, en el que hubo personas involucradas
sin que sufrieran lesiones o se presentarán daños a la propiedad y/o pérdida en los
procesos.

 Accidente de Trabajo: Es accidente de trabajo todo suceso repentino que

sobrevenga por causa o con ocasión del trabajo, y que produzca en el trabajador una
lesión orgánica, una perturbación funcional o psiquiátrica, una invalidez o la
muerte.
 COPASST: Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo.

 Áreas y Partes Críticas: áreas de la empresa y componentes de las máquinas,

equipos, materiales, o estructuras que tienen la probabilidad de ocasionar pérdidas,
si se deterioran, fallan o se usan en forma inadecuada.

 Pérdidas: toda lesión personal o daño ocasionado a la propiedad, al ambiente o al

proceso.

 Potencial de Pérdida: gravedad, magnitud y frecuencia de las pérdidas que pueden

ocasionar un accidente.

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 Accidente de Trabajo Grave: Aquel que trae como consecuencia una lesión tal
como una amputación de cualquier segmento corporal; fractura de huesos largos
(fémur, tibia, peroné, húmero, radio y cúbito); trauma craneoencefálico;
quemaduras de segundo y tercer grado; lesiones severas de mano, tales como
aplastamiento o quemaduras; lesiones severas de columna vertebral con
compromiso de médula espinal; lesiones oculares que comprometan la agudeza o el
campo visual o lesiones que comprometan la capacidad auditiva.

 Antecedentes: Circunstancias que se han producido con anterioridad y anticipación

a otras y que normalmente pueden servir para juzgar situaciones o acontecimientos
posteriores o bien para comparar hechos pasados con hechos presentes y futuros.

 Hallazgos: Resultado de evaluar una evidencia contra un criterio.

 Evidencias: certeza clara y manifiesta de una cosa.

 Controles: pretende proporcionar un enfoque sistemático para aumentar la

seguridad y salud en el trabajo, eliminar peligros, y reducir o controlar los riesgos
para la SST.

5. LINEAMIENTOS PARA LA OPERACIÓN (RESPONSABLES)

Las inspecciones planeadas y no planeadas deberán ser realizadas por:
 Profesional Seguridad y Salud en el trabajo
 COPASST o Brigada de Emergencias.
 Colaboradores de todas las áreas.

Dadas las características específicas de las actividades desarrolladas por SYCE

S.A.S, se tienen áreas básicas para inspección:

 Área Administrativa.
 Área Operativa
 Sitios de Almacenamiento.
 Zonas comunes.

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6. TIPOS DE INSPECCIONES:
6.1 Según su Planeación
Informales o espontáneas: Se efectúan como parte integral o de la rutina del trabajo de
todas las personas de la organización. Sus características son:
• Se realizan sin un cronograma previo.
• No son sistemáticas.
• No son detalladas.
• Sólo delatan condiciones muy obvias o llamativas.
• Sus resultados dependen de hacia dónde se estuvo mirando mientras se inspeccionó.
• Pueden ser realizadas por cualquier persona sin requerir de un proceso previo de
capacitación o entrenamiento en seguridad.
• Se reportan de inmediato las condiciones subestándares encontradas.
• No usan ningún sistema para clasificación o priorización del peligro o los riesgos
encontrados.
• No requiere un informe especial con los resultados obtenidos.
Formales o planeadas: Requieren de un cronograma y un proceso previo de planeación
que obedezca a necesidades específicas de los sistemas de vigilancia epidemiológica que se
desarrollen en la entidad, de aspectos generales de seguridad o saneamiento de la
institución. Sus principales características son:
• Precisan cubrimiento sistemático de las áreas de acuerdo con los factores de riesgo
específicos.
• Están orientadas por listas de chequeo elaboradas de acuerdo con los factores de riesgo.
• Las personas que hacen este tipo de inspecciones, requieren de un entrenamiento previo.
• Tienen unos objetivos claramente definidos sobre los aspectos a revisar.
• Están dirigidas a la detección precoz de detalles y circunstancias no obvias, que tienen la
capacidad potencial de generar siniestros.

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• Utilizan un sistema definido para la priorización de las situaciones o condiciones

subestándar encontradas, lo que permite sugerir un orden claro para la corrección de las
mismas.
• Permiten la participación de los servidores del área implicada, sus jefes y supervisores.
• Tratan de determinar lo que falla y también, aquello que podría fallar. Requieren de un
informe final detallado con los resultados obtenidos.
Las Inspecciones Formales o Planeadas Pueden Ser: Generales, especiales y de partes
críticas. A continuación, se explican cada una de ellas.
A) Inspecciones generales: Se dirigen al reconocimiento de posibles fallas o factores de
riesgo presentes en las instalaciones en general.
Debe incluir como mínimo una observación directa de áreas internas y externas de los
edificios, pisos, carreteras y vías de circulación general, techos, sistemas, tendidos y redes
eléctricas, neumáticas, hidráulicas, acueductos, vapor, escalas, escaleras, terrenos, zonas de
parqueo, estado general de orden y limpieza, equipos de emergencia y otros.
Algunos de los aspectos anteriores, requieren ser inspeccionados semestral o anualmente,
mientras otros necesitan de una periodicidad menor, según sean las necesidades y
condiciones de peligro de la institución. Normalmente son ejecutadas por grupos de
personas con el Profesional de Seguridad y Salud en el Trabajo del Grupo de Talento
Humano.
B) Inspecciones a Partes Críticas: Mantener todas las instalaciones y equipos
funcionando a su máximo nivel de eficiencia, debe ser una continua preocupación de toda
persona dentro de la institución.
Los elementos o partes críticas se pueden definir como: Componentes de maquinarias,
equipos, materiales, estructuras o áreas que ofrecen mayores probabilidades de ocasionar
un problema o pérdida de magnitud cuando se gastan, se dañan, se abusa de ellos, se
maltratan o se utilizan en forma inadecuada. Por ejemplo: el esmeril es una parte crítica
cuando está instalado en el equipo que debe ser inspeccionado; así mismo en una bodega,
un elemento crítico que debe inspeccionarse es la piedra del esmeril.
Los mandos medios y los encargados de HSEQ especialmente, deben identificar e
inspeccionar regularmente aquellas áreas o partes críticas del sistema que, al ser afectadas
por daños o fallas, puedan interferir negativamente en la operación de la institución y en la
salud y seguridad del trabajador.

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Por regla general se recomienda que estas inspecciones sean realizadas por personal
especializado y conocedor de la parte, equipo o instalación a revisar.
C) Inspecciones Especiales: Se refiere a inspecciones que se planean con motivo de:
• Procesos de ampliación, cambios o modificaciones en equipos, maquinarias o sistemas de
producción, con el fin de detectar y controlar de manera oportuna situaciones de riesgo.
• Procesos de permisos para tareas de alto riesgo: trabajos en caliente, en espacios
confinados y en alturas.
• Investigación de incidentes o accidentes ocurridos.
6.2 Según su Periocidad
De Periodicidad Determinada: Se llevan a cabo en periodos predeterminados de tiempo
mensual, quincenal o semanal, según un cronograma y un plan de acción definido, de
acuerdo con las políticas preventivas de la Entidad, la agresividad de los factores de riesgo,
y los objetivos y metas del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Intermitentes: Éstas se realizan a intervalos irregulares de tiempo, sin un plan ni
cronograma específico y sin reportar a las áreas objeto de la inspección.
Tienen intención de lograr que los funcionarios, mantengan el interés por conservar todas
las zonas de trabajo en las mejores condiciones posibles. Pueden ser efectuadas por los
Comités Paritarios, el área de Talento Humano - SST, supervisores o servidores con
entrenamiento específico. Se orientan a maquinarias o áreas en general.
Continuas: Estas inspecciones, no planeadas, pueden ser de dos tipos:
• Las que hace parte de la rutina de trabajo de toda persona, y que tiene por objetivo
determinar cualquier condición de peligro que pueda presentarse durante la labor que
realiza. En estos casos, el trabajador puede de inmediato corregir la situación o informar la
condición subestándar al área encargada.
• Las que obedece a un reporte diario de factores de riesgo o incidentes, reportado desde el
formato predeterminado en el Instructivo Actos y condiciones inseguras. Todas las
personas de la compañía tienen autorización para reportar cualquier situación potencial de
peligro que inmediatamente se detecte.

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Información Recuperada de:

http://www.revistaseguridadminera.com/gestion-seguridad/tipos-de-inspecciones-de-
seguridad/

7. DESARROLLO DE LA INSPECCIÓN:
Antes de iniciar el recorrido para la ejecución de las inspecciones, tenga en cuenta lo
siguiente:

7.1. Preparación.
Debe conocer la programación con anterioridad, que le indica el sitio de trabajo a
inspeccionar y la fecha. (Cuando aplique).

Prepare los instrumentos que va a utilizar para la ejecución de las inspecciones, tales como:

 Obtener una ruta de trabajo si se requiere.

 La lista de chequeo de lo que va a Inspeccionar. (Formato de Inspección)
 Cámara fotográfica si lo requiere.
 Lapicero y planillero.
 Elementos de Protección Personal

7.2. Realización.

En la siguiente tabla se describirán todas las inspecciones que realizara SYCE S.A.S,
indicando el responsable de su ejecución, la periodicidad y que formato debe utilizar, cabe
anotar que el responsable HSEQ podrá realizar cualquier tipo de inspección reemplazando
así en su ejecución al responsable o en el momento que se requiera.

PROGRAMA DE INSPECCIONES

TIPO DE INSPECCIÓN FRECUENCIA RESPONSABLE

BOTIQUÍN BRIGADISTAS
EXTINTORES BRIGADISTAS

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EQUIPOS DE EMERGENCIA BRIGADISTAS

ELEMENTOS DE PROTECCIÓN HSEQ -COPASST
PERSONAL
ORDEN Y ASEO HSEQ -COPASST
CONDICIONES LOCATIVAS HSEQ -COPASST
EQUIPOS DE PROTECCION HSEQ
CONTRA CAIDAS
EQUIPOS Y HERRAMIENTAS HSEQ -COPASST

7.3. Recomendaciones.
• Cuando llegue al sitio que va a inspeccionar inicie el proceso saludando al inspeccionado,
bríndele confianza y explique la razón de su visita. (cuando aplique)
• Actué de forma positiva.
• Realice las observaciones de corrección a que haya lugar y resalte las cosas positivas del
área.
• Sea muy objetivo en la evaluación de las áreas de trabajo y en el planteamiento de las
recomendaciones y / o plan de acción, que sean viables, brinde asesoría si está en su
capacidad o descríbala en el formato de la inspección.
• Tome nota de las no conformidades que observa y regístrelas en el formato de la
inspección, apóyese de la lista que chequeo que tiene a la mano y genere evidencia
fotográfica si aplica.
• Interrogue al trabajador acerca de la solución al problema que usted está evidenciando, tal
vez esa sea la mejor solución. (Cuando aplique)
• Mantenga una comunicación abierta con el inspeccionado, esto le permitirá ver problemas
que usted a simple vista no puede ver. Use siempre preguntas abiertas.

7.4. Finalización.

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• Una vez tomada la información, analice cuales considera que pueden ser las
recomendaciones o el plan de acción, tenga en cuenta la información brindada por el
inspeccionado y / o por lo identificado durante el recorrido.
• Asigne el responsable de la solución a las recomendaciones y /o plan de acción
planteadas, si lo requiere pida el concepto o la opinión del Área Seguridad y Salud en el
trabajo (Para el caso de una persona diferente a la Compañía- ARL).
• Cuando durante el recorrido se evidencian otras condiciones diferentes a la inspección
planeada, repórtelo inmediatamente al inspector HSEQ.

7.5 Calificación de la Condición o acto Inspeccionado

Se utilizará como parámetro guía la norma NTC 4114. La asignación de la calificación se
hará con las letras A – B –C, según el potencial de pérdida de la misma, a cada letra le
corresponde un periodo determinado de tiempo para ejecutar la acción preventiva o
correctiva correspondiente según deba ser: (A) Inmediata (B) Pronta a corto plazo (C)
Posterior o a largo plazo.
CRITERIOS PARA VALORAR LAS CONDICIONES INSEGURAS

CLASE POTENCIAL DE PÉRDIDA DE GRADO DE

LA CONDICIÓN O ACTO ACCIÓN
Podría ocasionar la muerte, una
A incapacidad permanente o perdida Inmediata
de alguna parte del cuerpo, o
daños de considerable valor.
Podría ocasionar una lesión o
B enfermedad grave, con una
incapacidad temporal, o daño Pronta
a la propiedad menor al de la
clase A
Podría ocasionar lesiones
C menores incapacitantes, Posterior
enfermedad leve o daños
menores.

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INTERPRETACIÓN

1 Si el resultado fue A o B, en el informe de inspección se registra la

recomendación de una Acción Correctiva.
2 Si fue C, en el informe de inspección se registra la recomendación de
una Corrección que debe ser tratada.

7.6. Planes de Acción Derivados de la Inspección.

Cada formato de inspección incluye un espacio para el diligenciar el plan de acción y
realizar el seguimiento a las inspecciones efectuadas, en el que el responsable diligenciara
los planes de acción correspondientes a los hallazgos encontrados. Si el plan de acción es
inmediato debe ejecutarlo y darle cierre, de lo contrario asigne la fecha de cumplimiento y
el responsable del cierre.

8. REGISTRO:
• Formato de inspección
• Registro fotográfico
• Acta

9. ANEXOS:
Anexo1. Formato de inspección de botiquín
Anexo 2. Formato de inspección de Extintores
Anexo 3. Formato de inspección de EPP
Anexo 4. Formato de inspección Orden y aseo
Anexo 5. Formato de inspecciones Locativas
Anexo 6. Formato de inspección equipos contra Caídas
Anexo 7. Equipos y herramientas

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Anexo 8. Formato de Seguimiento a Inspecciones.

Anexo 9. NTC 4114
9. CONTROL DE DOCUMENTOS:

REVISO APROBÓ
Nombre: Nombre:

Cargo: Cargo:

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