Manual Offfice 2016

Iniciación a Office Ministerio
de Educación, Cultura
y Deporte
2016
COLECCIÓN AULA MENTOR SERIE OFIMÁTICA

Iniciación a Office 2016
Ofimática
Catálogo de publicaciones del Ministerio: www.educacion.gob.es
Catálogo general de publicaciones oficiales: www.publicacionesoficiales.boe.es
Autor
César Casero Fernández
Francisco Hernández Rodríguez
Alberto Bautista Martínez
Coordinación pedagógica
Cristina Prada Díez
Edición y maquetación de contenidos

Miriam González Feria
Diseño gráfico y de portada

Rocío de la Bandera Berlanga
NIPO: 030-18-064-1
ISBN: 978-84-369-5865-2
Índice
Pág.
INTRODUCCIÓN..................................................................................................................................14
OneDrive. La nube de Microsoft...................................................................................................16
MÓDULO A. Procesador de textos - Microsoft Word....................................................................... 20
UNIDAD 1. EDICIÓN DE DOCUMENTOS DE TEXTO.......................................................................21

1.1. Introducción............................................................................................................................21
1.2. Iniciar y salir de Word.............................................................................................................21
1.2.1. Iniciar Word desde Windows ......................................................................................22
1.2.2. Iniciar Word desde Mac OS ........................................................................................23
1.2.3. Iniciar Word desde un dispositivo móvil ...................................................................24
1.2.4. Salir de Word.................................................................................................................24
1.3. El entorno de trabajo de Word...............................................................................................25
1.3.1. Elementos de la interfaz de usuario............................................................................25
1.3.2. La cinta de opciones.....................................................................................................26
1.3.3. Cuadros de diálogo.......................................................................................................28
1.3.4. Los menús contextuales y la barra de herramientas de acceso rápido.....................29
1.3.5. La regla..........................................................................................................................29
1.3.6. Zoom del documento...................................................................................................30
1.3.7. La ayuda de Word ........................................................................................................30
1.4. Guardar un documento .........................................................................................................32
1.4.1. Guardar el documento nuevo por primera vez..........................................................32
1.4.2. Guardar un documento existente................................................................................33
1.4.3. Guardar un documento existente como un documento diferente............................33
1.5. Cerrar el documento...............................................................................................................35
1.6. Abrir un documento guardado...............................................................................................36
1.7. Edición básica del documento...............................................................................................38
1.7.1. Crear un documento en blanco ..................................................................................38
1.7.2. Introducir texto.............................................................................................................38
1.7.3. Seleccionar texto...........................................................................................................40
1.7.4. Copiar, cortar y pegar..................................................................................................42
1.7.5. Deshacer y rehacer.......................................................................................................44
1.7.6. Insertar salto de página................................................................................................46
1.7.7. Mostrar u ocultar los caracteres no imprimibles.........................................................47
1.8. Desplazarse por el documento...............................................................................................48
1.8.1. Teclas de desplazamiento.............................................................................................48
1.8.2. Barras de desplazamiento............................................................................................48
1.8.3. Panel de navegación.....................................................................................................49
1.8.4. Ir a ................................................................................................................................49
UNIDAD 2. FORMATO DE DOCUMENTOS........................................................................................51

2.1. Introducción............................................................................................................................51
2.2. Modificar y dar formato al texto.............................................................................................51
2.2.1. Tipo de fuente..............................................................................................................51
2.2.2. Tamaño de letra............................................................................................................52
2.2.3. Estilos de fuente............................................................................................................53
2.2.4. Efectos del texto...........................................................................................................54
2.2.5. Color y resaltado del texto...........................................................................................55
2.2.6. Copiar formato..............................................................................................................55
2.3. Alineación del texto................................................................................................................57
7
Aula Mentor
2.4. Lista con viñetas y numeradas................................................................................................58

2.4.1. Viñetas...........................................................................................................................58
2.4.2. Numeración...................................................................................................................60
2.5. Bordes y sombreado...............................................................................................................61
2.5.1. Aplicar un borde a palabras y párrafos ......................................................................61
2.5.2. Aplicar sombreado a palabras y párrafos ...................................................................62
2.6. Interlineado y espaciado entre párrafos................................................................................64
2.7. Columnas periodísticas...........................................................................................................65
2.7.1. Los saltos de columna..................................................................................................67
2.8. Fondo de la página.................................................................................................................68
2.8.1. Marca de agua...............................................................................................................68
2.8.2. Color de página............................................................................................................69
2.8.3. Borde de página ..........................................................................................................71
UNIDAD 3. MEJORAR DISEÑO DEL DOCUMENTO..........................................................................73

3.1. Introducción............................................................................................................................73
3.2. Estilos.......................................................................................................................................73
3.2.1. Aplicar estilos ...............................................................................................................74
3.2.2. Eliminar estilos .............................................................................................................75
3.2.3. Personalizar o crear nuevos estilos en Word..............................................................76
3.2.4. Borrar estilos.................................................................................................................79
3.3. Temas.......................................................................................................................................82
3.4. Índices......................................................................................................................................82
3.4.1. Crear la tabla de contenido..........................................................................................83
3.4.2.Actualizar tabla de contenido ......................................................................................84
3.5. Hipervínculos..........................................................................................................................86
3.5.1. Vínculo a un archivo o una página web.....................................................................86
3.5.2. Vínculo a un lugar del propio documento..................................................................88
3.5.3. Vínculo a una dirección de correo electrónico .........................................................90
3.6. Sangrías....................................................................................................................................91
3.6.1. Ajustar la sangría con los iconos y tabulaciones........................................................92
3.6.2. Ajustar las sangrías desde la regla...............................................................................92
3.6.3. Ajustar las sangrías desde el cuadro de diálogo párrafo............................................93
3.7. Configurar página....................................................................................................................95
3.7.1. Márgenes ......................................................................................................................95
3.7.2. Orientación de la página..............................................................................................97
3.7.3. Tamaño de la página ...................................................................................................98
3.8. Añadir una portada...............................................................................................................100
3.9. Secciones ..............................................................................................................................101
UNIDAD 4. HERRAMIENTAS DE WORD...........................................................................................103

4.1. Introducción..........................................................................................................................103
4.2. Crear un documento a partir de una plantilla.....................................................................103
4.3. Corrector ortográfico.............................................................................................................105
4.3.1. Mostrar errores de forma automática mientras trabaja.............................................105
4.3.2. Ejecutar el corrector ortográfico y gramatical...........................................................106
4.4. Sinónimos..............................................................................................................................108
4.5. Buscar y reemplazar..............................................................................................................109
4.5.1. Buscar texto ...............................................................................................................109
4.5.2. Buscar y reemplazar texto..........................................................................................110
4.5.3. Buscar mediante Ir a .................................................................................................111
4.6. Añadir protección a un documento.....................................................................................113
4.6.1. Agregar y quitar contraseñas a un documento de Word..........................................113
4.6.2. Restringir edición........................................................................................................115
4.7 Guardar un documento en formato PDF..............................................................................117
4.8. Las vistas del documento......................................................................................................118
4.8.1. Diseño impresión ......................................................................................................118
8
4.8.2. Modo lectura .............................................................................................................119
4.8.3. Diseño web.................................................................................................................119
4.8.4. Esquema......................................................................................................................120
4.8.5. Borrador......................................................................................................................120
4.9. Trabajar con varios documentos..........................................................................................121
4.10 Sobres y etiquetas................................................................................................................123
4.10.1. Sobres........................................................................................................................123
4.10.2. Etiquetas....................................................................................................................125
4.11. Imprimir...............................................................................................................................126
4.11.1. Obtener una vista previa del documento antes de imprimirlo..............................126
4.11.2. Imprimir páginas determinadas...............................................................................127
4.11.3. Imprimir a una o varias caras...................................................................................127
4.11.4. Calidad y color de impresión...................................................................................128
4.11.5. Impresión .................................................................................................................128
4.12. Opciones de Word..............................................................................................................129
UNIDAD 5. INSERTAR ELEMENTOS..................................................................................................130

5.1. Introducción..........................................................................................................................130
5.2. Insertar símbolos o carácter especial...................................................................................130
5.3. Encabezado y pie de página................................................................................................132
5.3.1. Agregar encabezado o pie de página........................................................................132
5.3.2. Editar encabezado o pie de página...........................................................................133
5.3.3. Quitar los encabezados y pies de página.................................................................134
5.4. Insertar numeración de página.............................................................................................135
5.4.1. Agregar números de página.......................................................................................135
5.4.2. Formato de número de página..................................................................................136
5.5. Insertar y sobrescribir............................................................................................................137
UNIDAD 6. TABLAS............................................................................................................................138
6.1. Introducción..........................................................................................................................138
6.2. Insertar una tabla...................................................................................................................138
6.3. Seleccionar y mover celdas, filas o columnas en una tabla................................................140
6.4. Agregar filas y columnas a una tabla...................................................................................141
6.5. Borrar celdas, filas y columnas a una tabla.........................................................................141
6.6. Ordenar alfabéticamente.......................................................................................................143
6.7. Ajustar el alto de filas y ancho de columnas.......................................................................144
6.7.1. Pinchar de los bordes y arrastrar...............................................................................144
6.7.2. Ajustar el tamaño en la cinta de opciones y distribuir uniformemente filas o
columnas...............................................................................................................................144
6.7.3. Propiedades de tabla..................................................................................................144
6.8. Combinar o dividir celdas en una tabla...............................................................................147
6.8.1. Combinar celdas.........................................................................................................147
6.8.2. Dividir celdas..............................................................................................................147
6.9. Bordes y sombreados en tablas............................................................................................149
6.9.1. Bordes.........................................................................................................................150
6.9.2. Sombreado..................................................................................................................150
6.10. Estilos de tablas...................................................................................................................152
6.11. Dirección del texto dentro de una tabla............................................................................154
6.12. Mover, alinear o copiar una tabla.......................................................................................155
6.13. Convertir texto en tabla y viceversa...................................................................................155
6.13.1. Convertir texto en tabla............................................................................................155
6.13.2. Convertir tabla en texto............................................................................................157
9
Aula Mentor
UNIDAD 7. IMÁGENES Y GRÁFICOS................................................................................................159

7.1. Introducción..........................................................................................................................159
7.2. Insertar imágenes..................................................................................................................159
7.2.1. Insertar una imagen desde el equipo........................................................................159
7.2.2. Insertar una imagen desde Internet...........................................................................160
7.2.3. Cambiar el tamaño de una imagen con el ratón......................................................162
7.2.5. Recortar una imagen...................................................................................................162
7.2.6. Ajustar el brillo, el contraste y la nitidez de una imagen.........................................163
7.2.7. Estilos de imagen........................................................................................................163
7.2.8. Opciones de diseño para mover imágenes...............................................................164
7.3. Agregar formas......................................................................................................................168
7.3.1. Líneas y flechas...........................................................................................................170
7.3.2. Girar una forma..........................................................................................................171
7.3.3. Cambiar el tamaño y el diseño de una forma...........................................................171
7.3.4. Organizar y agrupar formas ......................................................................................173
7.3.5. Relleno de la forma....................................................................................................174
7.3.6. Efectos de forma.........................................................................................................176
7.4. WordArt..................................................................................................................................180
7.4.1. Personalizar el WordArt..............................................................................................180
7.4.2. Efectos de WordArt.....................................................................................................181
7.4.3. Dirección del texto en WordArt.................................................................................182
7.5. Insertar icono.........................................................................................................................183
7.6. Insertar captura o recorte de pantalla..................................................................................184
MÓDULO B. Presentaciones - Powerpoint..................................................................................... 185
UNIDAD 8. CREACIÓN DE PRESENTACIONES Y DIAPOSITIVAS...................................................186

8.1. Entorno de trabajo de PowerPoint.......................................................................................186
8.2. Vistas de una presentación...................................................................................................188
8.3. Crear una presentación.........................................................................................................193
8.4. Añadir texto a las diapositivas..............................................................................................195
8.5. Tipos de diseño de diapositiva.............................................................................................196
8.6. Añadir diapositiva..................................................................................................................197
8.7. Eliminar diapositiva...............................................................................................................198
8.8. Mover diapositiva..................................................................................................................199
8.9. Añadir un cuadro de texto....................................................................................................200
8.10. Cambiar el formato de texto...............................................................................................202
8.11. Añadir fondos de color a las diapositivas..........................................................................203
8.12. Insertar imágenes................................................................................................................208
8.12.1. Insertar una imagen desde el diseño de diapositiva. ............................................208
8.12.2. Insertar una imagen desde Internet.........................................................................209
8.12.3. Insertar una imagen desde un archivo....................................................................210
8.13. Plantillas de diseño.............................................................................................................211
8.14. Presentación en pantalla.....................................................................................................212
8.15. Duplicar diapositiva............................................................................................................213
UNIDAD 9. EFECTOS DE TRANSICIÓN Y ANIMACIÓN..................................................................214

9.1. Avance de diapositivas: efectos de transición.....................................................................214
9.2. Animación de objetos ..........................................................................................................216
9.3. Animación avanzada e Intervalos.........................................................................................218
9.4. Configuración de la presentación.........................................................................................221
9.5. Plantillas de PowerPoint........................................................................................................223
9.6. Proteger las presentaciones..................................................................................................225
9.7. Presentaciones interactivas...................................................................................................226
9.8. Presentaciones con gráficos y organigramas.......................................................................230
9.8.1 Crear un organigrama..................................................................................................230
10
MÓDULO C. Hoja de cálculo - Excel............................................................................................... 235
INTRODUCCIÓN................................................................................................................................236
UNIDAD 10. OPERACIONES CON ARCHIVOS.................................................................................237

10.1. Abrir un libro de trabajo ya existente................................................................................237
10.2. Guardar un libro de trabajo................................................................................................238
10.3. Cerrar un libro de trabajo...................................................................................................238
10.4. Empezar un libro nuevo de trabajo....................................................................................239
10.5. Botones del cuadro de diálogo “Guardar”.........................................................................240
10.6. Crear automáticamente copias de seguridad.....................................................................241
10.7. Proteger libros de trabajo....................................................................................................242
10.8. Cerrar todos los libros abiertos...........................................................................................245
UNIDAD 11. CREAR UNA HOJA DE CÁLCULO................................................................................246

11.1. Entorno de trabajo...............................................................................................................246
11.2. Hojas y celdas......................................................................................................................247
11.3. Inserción de texto y números.............................................................................................249
11.3.1. Memoria de datos.....................................................................................................252
11.4. Modificar, eliminar y mover los contenidos de las celdas................................................252
11.4.1. Modificar datos..........................................................................................................252
11.4.2. Eliminar contenidos de las celdas............................................................................253
11.4.3. Mover el contenido de la celda...............................................................................253
11.5. Rangos..................................................................................................................................255
11.5.1. Seleccionar rangos....................................................................................................255
11.5.2. Copiar y pegar un rango..........................................................................................256
11.5.3. Mover un rango........................................................................................................256
11.6. Insertar filas y columnas.....................................................................................................257
11.7. Rellenar celdas automáticamente.......................................................................................259
11.8. Dar nombre a las hojas.......................................................................................................261
11.9. Insertar celdas en una hoja.................................................................................................262
11.10. Insertar hojas en un libro..................................................................................................262
11.11. Eliminar filas y columnas de una hoja.............................................................................262
11.12. Eliminar hojas de un libro.................................................................................................263
11.13. Mover una hoja de cálculo................................................................................................263
11.14. Copiar una hoja de cálculo...............................................................................................264
UNIDAD 12. FORMATO......................................................................................................................265

12.1. Formato de texto.................................................................................................................265
12.2. Formatos numéricos............................................................................................................267
12.3. Ancho de columna..............................................................................................................270
12.4. Altura de filas.......................................................................................................................271
12.5. Alineación............................................................................................................................271
12.6. Fondos de las celdas...........................................................................................................273
12.7. Unir y separar varias celdas................................................................................................274
12.8. Líneas y bordes....................................................................................................................274
12.8.1. Tramas.......................................................................................................................275
12.9. Formato automático............................................................................................................277
12.9.1. Temas.........................................................................................................................279
12.10. Vista preliminar..................................................................................................................281
UNIDAD 13. DATOS...........................................................................................................................282

13.1. Ordenar datos......................................................................................................................282
13.2. Filtrar datos..........................................................................................................................283
13.3. Subtotales.............................................................................................................................285
13.3.1. Formato condicional ................................................................................................289
13.5. Validación de datos.............................................................................................................291
11
Aula Mentor
13.6. Insertar una hoja de cálculo en un documento de Word.................................................294

13.7. Imprimir...............................................................................................................................295
UNIDAD 14. FUNCIONES...................................................................................................................297

14.1. Funciones.............................................................................................................................297
14.1.1. Suma .........................................................................................................................298
14.1.2. Máximo (MAX)..........................................................................................................299
14.1.3. Mínimo (MIN)...........................................................................................................300
14.1.4. Moda..........................................................................................................................300
14.1.5. Promedio...................................................................................................................301
14.1.6. Potencia.....................................................................................................................302
14.1.7. PRODUCTO...............................................................................................................302
14.1.8. Raíz............................................................................................................................303
14.1.9. Operador de textos (unir textos de celdas)............................................................303
14.1.10. Tanto por ciento......................................................................................................304
14.1.11. Hoy..........................................................................................................................305
14.1.12. Ahora.......................................................................................................................305
14.1.13. Año..........................................................................................................................305
14.1.14. Aleatorio..................................................................................................................306
14.1.15. Sí..............................................................................................................................306
14.2. Insertar función con el asistente de funciones..................................................................308
14.3. Autosuma.............................................................................................................................312
14.4 Autocopiado de fórmulas.....................................................................................................314
14.5. Referencias absolutas y relativas.........................................................................................315
UNIDAD 15. GRÁFICOS E IMÁGENES..............................................................................................318

15.1. Gráficos................................................................................................................................318
15.1.1. Crear un gráfico........................................................................................................318
15.1.2. Principales tipos de gráficos....................................................................................319
15.2. Modificar un gráfico por selección.....................................................................................322
15.3. Modificar un gráfico desde “Herramientas de gráficos” (Diseño y Formato) .................325
15.3.1. Ficha diseño..............................................................................................................325
15.3.2. Ficha formato............................................................................................................328
15.4. Cambiar el tamaño de un gráfico.......................................................................................334
15.5. Copiar y borrar un gráfico..................................................................................................334
15.6. Insertar Formas....................................................................................................................334
15.7. Insertar fondo a la hoja de cálculo.....................................................................................334
MÓDULO D. Base de datos - Microsoft Access.............................................................................. 336
INTRODUCCIÓN................................................................................................................................337
Entorno de trabajo.......................................................................................................................337
Crear una nueva base de datos...................................................................................................337
Abrir y cerrar una base de datos.................................................................................................339
UNIDAD 16. TABLAS..........................................................................................................................342

16.1. Crear una tabla utilizando el asistente...............................................................................342
16.2. Cambiar el nombre de un campo......................................................................................347
16.3. Ancho de columna..............................................................................................................348
16.4. Agregar campos...................................................................................................................350
16.5. Eliminar campos y registros................................................................................................351
16.6. Clave principal.....................................................................................................................353
16.7. Ordenar datos......................................................................................................................354
16.8. Alto de fila...........................................................................................................................355
16.9. Filtrar datos..........................................................................................................................356
16.10. Ocultar campo...................................................................................................................358
16.11. Buscar datos.......................................................................................................................359
12
UNIDAD 17. CONSULTAS...................................................................................................................361
17.1. Introducción a las consultas...............................................................................................361
17.2. Crear una consulta utilizando el asistente.........................................................................362
17.3. Crear una consulta en una base de datos que contiene más de una tabla.....................364
17.4. Establecer un criterio a la consulta....................................................................................366
17.5. Consultas de tipo resumen.................................................................................................368
17.6. Consulta en vista de diseño................................................................................................371
UNIDAD 18. FORMULARIOS..............................................................................................................373

18.1. Introducción a los formularios...........................................................................................373
18.2. Crear formularios utilizando el asistente............................................................................374
18.3. Borrar formularios...............................................................................................................376
18.4. Propiedades de los documentos........................................................................................377
UNIDAD 19. INFORMES.....................................................................................................................379

19.1. Introducción a los Informes................................................................................................379
19.2. Crear informes utilizando el asistente................................................................................380
19.3. Crear etiquetas con el asistente..........................................................................................387
19.4. Informe con valores de resumen........................................................................................389
19.5. Informe de una consulta.....................................................................................................393
13
Aula Mentor
INTRODUCCIÓN
Office es un paquete de aplicaciones dentro de la categoría de aplicaciones ofimáticas. La

ofimática se refiere a todo lo relacionado con la información de un puesto de trabajo de oficina,
especialmente software empleado para estos puestos.
Las aplicaciones que estudiaremos en este curso son:
• Word: procesador de textos para crear, dar formato e imprimir documentos.

• PowerPoint: presentaciones a través de diapositivas. Herramienta para exponer ideas con
apoyo audiovisual.
• Excel: hoja de cálculo que permite manejar valores numéricos, cálculos y gráficos.
• Access: gestor de base de datos utilizando tablas, consultas, formularios e informes.
Al ser un curso de iniciación, el objetivo será el conocimiento y uso de las funcionalidades

básicas de cada programa.
1. Acceso a las aplicaciones.
Para acceder a las distintas aplicaciones de Office 2016 hay que pulsar el botón Windows
y seleccionar la aplicación deseada. Por ejemplo, para acceder a Word hay que seleccionar
Windows > Word 2016
Este método se utiliza para la versión 10 de Windows, pero si se utiliza otra edición
anterior del sistema operativo hay que seleccionar Inicio > Todos los programas > Word 2016.
Cada texto, presentación, hoja de cálculo o base de datos que se crea con Office es
un documento o fichero. Estos ficheros tienen una extensión que son las letras del nombre
de archivo que aparece detrás del punto y que indican el formato del fichero. En Office 2016
la extensión de un archivo de Word es “.docx”, en un archivo de PowerPoint es “.pptx”, en un
archivo de Excel es “.xlsx” y en un archivo de Access es “.accdb”.
2. Elementos comunes.
Todas las aplicaciones que se van a trabajar en este manual tienen unos elementos comunes.
Algunos de ellos los veremos a continuación, ya que nos ayudará en el desarrollo del curso.
• Pantalla de inicio. Al iniciar una de las aplicaciones que se van a trabajar en el curso, el
programa mostrará una pantalla similar al ejemplo, que en este caso es de Excel.
14
INTRODUCCIÓN
En el margen izquierdo de la ventana de inicio de Excel aparecen los últimos archivos

con los que se ha trabajado (Recientes) y para abrir un documento hay que hacer un
clic sobre el nombre.
Si no se encuentra el archivo buscado en los archivos recientes, se utilizará el comando

Abrir otros Documentos. Si lo que se desea es abrir un documento nuevo, hay que
hacer un clic sobre Documento en blanco.
• Cinta de opciones. La cinta de opciones es un conjunto de barras de herramientas en

la parte superior de las ventanas de Office que ayudan a encontrar de forma sencilla los
comandos y herramientas. La cinta de opciones está formada por diferentes elementos
como:
• Barra de estado. Proporciona información adicional sobre cualquier programa y se

encuentra en la parte inferior en la parte inferior de la pantalla.
• Cuadros de diálogo. Son ventanas emergentes que nos permite comunicarnos con las
distintas aplicaciones con distintos componentes como los siguientes:
15
Aula Mentor
OneDrive. La nube de Microsoft.

OneDrive es una herramienta importante en el nuevo Office 2016. Es un servicio de almacenamiento
en la nube similar a “Dropbox” o “Google Drive”. Este servicio de Microsoft es gratuito y permite
“subir” archivos a un servidor remoto y acceder a ellos desde cualquier ordenador, tableta o
teléfono inteligente (smartphone) de forma similar al correo web.
OneDrive permite que distintas personas elaboren y modifiquen un mismo documento

Word, Excel o PowerPoint.
Para utilizar este servicio es necesario estar conectado a Internet.
Características:
• 5 GB de espacio online gratis. En ellos se puede almacenar documentos, fotos,

canciones, vídeos, etc. Es un modo de liberar espacio en el PC o de crear una copia de
seguridad de los archivos del usuario.
• Acceso desde cualquier sitio. OneDrive es como tener un disco duro online.
• Seguridad. OneDrive permite ver, cambiar o compartir sus contenidos independientemente
de la ubicación del usuario y utilizando todas las garantías de seguridad al trabajar por
internet.
¿Cómo entrar en OneDrive?
Para poder usar OneDrive se necesita una cuenta de Microsoft y registrarse en la página de inicio
de sesión de OneDrive rellenando el formulario de forma gratuita. Una vez creada la cuenta, se
puede “subir” (copiar) archivos del disco, crear nuevos, editar “online” documentos, compartirlos
y comunicarte con otros usuarios. Para acceder a OneDrive desde cualquier ubicación hay que
abrir un navegador e introducir esta dirección: https://onedrive.live.com/about/es-es/
Subir documentos
Actividad guiada (opcional):

Subir un documento a “La nube”
1. Abre tu navegador y escribe la dirección: https://onedrive.live.com/about/es-es/ o doble
clic en este enlace si tienes conexión a Internet.
2. Introduce a la derecha los datos de tu cuenta de Microsoft (e-mail y contraseña). Si no
tienes cuenta, puedes registrarte para acceder a los servicios de OneDrive. Pulsa el botón
“Iniciar sesión”.
3. Haz clic en “Cargar” para subir un documento desde tu disco duro. Saldrá un mensaje
de error si ocupa más de 300 MB. Sólo se puede transferir archivos más grandes mediante
la aplicación de Escritorio de OneDrive. Cuando termine la copia, cierra la ventana que
indica su progreso.
4. Haz clic en el archivo para abrirlo.
5. Cierra documento sin salir de OneDrive: pincha en (X).
6. Cierra sesión haciendo clic en “Cerrar sesión”
16
INTRODUCCIÓN
Cuando un usuario se registra, su nombre y apellidos aparecerán siempre en la barra de

título de todos los programas de Office así como el icono o fotografía de su perfil:
Al pinchar en el nombre o en la foto aparecerá su dirección de correo, la configuración

de la cuenta y de su perfil:
Crear carpetas en OneDrive
Hay varias carpetas por defecto (Documentos, Imágenes, etc.). Para crear otras personalizadas
hacer clic arriba en el botón Nuevo > Carpeta. Dar un nombre y presionar la tecla Intro del
teclado.
En la parte inferior de la ventana, a la izquierda de la pantalla principal, se indica el

espacio libre que va quedando de los GB iniciales.
17
Aula Mentor
Opciones de archivos
Para abrir un archivo hay que hacer clic o doble clic sobre él, en función de la configuración del
sistema operativo.
Al seleccionar un archivo y hacer clic con el botón secundario del ratón, aparecen las
siguientes opciones:
• Descargar. Con las opciones de abrir el archivo o guardarlo en tu PC.

• Compartir. Para enviarlo por e-mail, publicarlo en red social/blog favorito, o crear un
enlace que permita a cualquiera descargarlo con un simple navegador de Internet.
• Cambiar nombre. Escribir el nuevo nombre y presionar la tecla Intro.
• Eliminar. No te pide confirmación. Si se borra algo no deseado, se puede restaurar
mediante el enlace a la Papelera de reciclaje (está bajo la información del espacio
disponible en OneDrive).
• Mover a. Pinchar en la carpeta de destino y presionar el botón Mover. El archivo
seleccionado se moverá a ella.
• Copiar en. Hacer clic en la carpeta donde se quiere copiar el archivo y presionar Copiar.
Crear archivos en OneDrive
OneDrive no solo permite almacenar los archivos de tu ordenador, sino que permite crear
documentos utilizando Office online. El proceso a seguir es el siguiente:
• Hacer clic en el botón Nuevo y elegir Documento de Word, Libro de Excel, Presentación

de PowerPoint, Bloc de notas de OneNote o Encuesta de Excel.
• Usar el programa web como si se tratase de una versión de Office instalada en tu

ordenador. Se guarda el documento de forma automática o bien seleccionar Archivo >
Guardar como.
18
INTRODUCCIÓN
Para guardar archivos creados en OneDrive, hacer clic en ellos con el botón derecho y
elegir Descargar.
Editar online documentos de Office:
Se puede editar documentos de Word, Excel, PowerPoint o OneNote. Estos pasos sirven
para los que se hayan copiado de un PC o creado en el propio OneDrive.
• Buscar el archivo dentro de OneDrive y hacer clic.

• Se abre el programa web de Office que corresponda. Editar el archivo correspondiente
con las herramientas que aparecen en la versión online.
Para facilitar la colaboración entre usuarios, OneDrive crea una nueva versión cada vez
que se almacena un documento, de modo que en cualquier momento se puede recuperar una
versión anterior.
Para ver las diferentes versiones de un archivo:
• Seleccionar el archivo y clic con el botón secundario y seleccionar Historial de versiones.

• Se abre la versión más reciente o actual. Para acceder a las otras versiones, pinchar en los
enlaces de versiones anteriores (a la izquierda).
Salir de OneDrive
Hacer clic en usuario y seleccionar Cerrar sesión.
¡Recuerda que para guardar (o abrir) documentos en OneDrive debes estar

conectado a Internet!
19
Aula Mentor
MÓDULO A.
Procesador de textos - Microsoft Word
Unidad 1. Edición de documentos de texto
Unidad 2. Formato de documentos
Unidad 3. Mejorar el diseño del documento
Unidad 4. Herramientas de Word
Unidad 5. Insertar elementos
Unidad 6. Tablas
Unidad 7. Imágenes y gráficos
20
MÓDULO A
UNIDAD 1. EDICIÓN DE DOCUMENTOS DE TEXTO
1.1. Introducción
Un procesador de textos es una aplicación informática que permite crear y editar documentos de
texto en un ordenador o dispositivo móvil. Se trata de un software con múltiples funcionalidades
para la redacción, con diferentes tipos de letra, colores, efectos artísticos y muchas más opciones.
Además, incorpora funciones para comprobar la gramática y la ortografía de varios idiomas,
encontrar sinónimos, insertar fórmulas matemáticas e incluir cualquier modelo de ilustración,
dibujo o fotografía.
Microsoft Word 2016 es el procesador de textos por excelencia. Microsoft ha perfeccionado

este producto conforme ha ido avanzando en versiones, hasta mezclarlo con las nuevas
tecnologías con el objetivo de posibilitar a los usuarios a crear documentos de calidad profesional,
ayudándoles a organizar y escribir documentos de una forma más eficaz.
El sitio web oficial del programa es https://products.office.com/es-es/word, donde se

dispone de diversos recursos en línea como vídeos de ayuda, plantillas, guías rápidas, etc.
1.2. Iniciar y salir de Word

La mayoría de usuarios utilizan Microsoft Word desde su ordenador personal, portátil o Mac para
realizar tareas de creación y edición de documentos. No obstante, también se pueden leer o
modificar documentos de Word desde el teléfono o una tableta.
Una de las ventajas más destacables de Microsoft Word 2016 es su aspecto multiplataforma,
que permite al usuario trabajar con varios documentos en un dispositivo y continuar la edición de
documentos desde cualquier otro que tenga una cuenta de Office 365, utilizando el almacenamiento
de archivos en la nube con OneDrive.
21
Aula Mentor
Los pasos para iniciar Word desde un ordenador son los mismos que para iniciar cualquier
otra aplicación y varían en función de la versión del sistema operativo que se está utilizando:
Windows, Mac OS, Android, iOS, etc.
1.2.1. Iniciar Word desde Windows
En caso de utilizar un equipo con Windows, hay que abrir el menú Inicio , que aparece
en la parte inferior izquierda del escritorio, y hacer clic en el icono de la aplicación Word 2016.
Si Word no aparece, hay que comenzar a escribir su nombre para que la búsqueda
automática muestre en pantalla la aplicación Word 2016 y, a continuación, hacer clic sobre ella
para iniciarla.
22
MÓDULO A
Para abrir las aplicaciones de Office de manera más rápida, es posible anclarlas al menú
Inicio o a la barra de tareas del escritorio, haciendo clic con el botón derecho en el nombre de
la aplicación Word y seleccionando Anclar a Inicio o Anclar a la barra de tareas.
Cuando se utiliza una versión más antigua de Windows, los pasos a seguir son similares,
aunque puede cambiar el aspecto de la pantalla, con la salvedad de que, si no se localiza la
aplicación Word en el menú Inicio, hay que situar el cursor sobre Todos los programas y
desplazarse hasta localizar la aplicación Word.
1.2.2. Iniciar Word desde Mac OS
En caso de utilizar un equipo con Mac, se puede hacer clic sobre el icono de Word, si aparece
directamente en el Dock (barra de tareas), o bien, presionar en el icono Launchpad para acceder
a todas las aplicaciones y hacer clic en el icono Microsoft Word.
23
Aula Mentor
1.2.3.Iniciar Word desde un dispositivo móvil
Microsoft Word también se puede utilizar desde dispositivos móviles para leer y editar documentos,
independientemente de utilizar el sistema operativo Android, iOS, BlackBerry o Windows Mobile.
Para empezar, hay que acceder a la tienda de aplicaciones del sistema operativo (Google
Play, App Store o Microsoft Store) y descargar la app de Word en el teléfono o tableta. Los iconos
de la aplicación tendrán un aspecto algo distinto a los del ordenador y las funcionalidades suelen
ser más limitadas, pero se podrán realizar las acciones más importantes. La primera vez que se
abre la aplicación Word, hay que iniciar sesión con la cuenta registrada para Office online.
1.2.4. Salir de Word
Para salir de Word, una vez que se ha terminado de trabajar, hay que seguir los mismos pasos
que con el resto de aplicaciones del sistema operativo, es decir, hacer clic en el aspa de cerrar la
ventana. Otra opción es mediante Archivo > Cerrar.
Si se ha realizado algún cambio desde la última vez que se trabajó con ese documento,
Word abre un cuadro de diálogo que ofrece las siguientes opciones:
• Guardar, para almacenar los cambios realizados desde la última vez que se guardó y
cerrar el documento.
• No guardar, para no almacenar los cambios realizados desde la última vez que se guardó
y cerrar el documento.
• Cancelar, para no cerrar el documento y continuar con su edición.
24
MÓDULO A
1.3. El entorno de trabajo de Word

Cuando se inicia Word, el usuario puede elegir entre abrir uno de los documentos editados
recientemente, crear un documento en blanco, utilizar una plantilla de Word, etc. Al seleccionar
Documento en blanco, se muestra el entorno de trabajo de Word, que contiene varios menús,
cintas de opciones y otras características.
1.3.1. Elementos de la interfaz de usuario
Los principales elementos de la pantalla del entorno de trabajo se muestran en la siguiente figura:
Barra de acceso rápido Menús Título del documento Mostrar cinta de opciones Cerrar
Cinta de opciones Regla
Barra de desplazamiento
Área de trabajo
Páginas
Zoom
Esta ventana se puede personalizar y su aspecto va cambiando en función del menú

seleccionado en cada momento y del tamaño de la ventana.
• Cuando Word está maximizado, el programa ocupa toda la pantalla y se muestran todos
los iconos de las herramientas.
• Cuando Word no está maximizado, el usuario puede cambiar el tamaño de la ventana a
su gusto. Si no caben todos los iconos se crean grupos de iconos (Párrafo, Estilos…).
25
Aula Mentor
1.3.2. La cinta de opciones
La cinta de opciones es un conjunto de barras de herramientas que se muestran en la parte

superior de la ventana de Word cada vez que se activa un menú. Estas herramientas están
organizadas de forma lógica para facilitar su localización. Al colocar la flecha del ratón sobre el
icono de cada herramienta se obtiene una información sobre su utilidad.
Dentro de cada cinta de opciones, las herramientas a su vez están divididas en grupos. Por
ejemplo, en la siguiente imagen se puede apreciar como la cinta de opciones del menú Formato
contiene los grupos Configurar página, Párrafo y Organizar. En este curso, cuando se hace
referencia a una herramienta, se indicará el nombre del menú, el grupo donde se encuentra y
el nombre de la herramienta. Por ejemplo, para indicar la ubicación de la opción Columnas se
indicará del siguiente modo: Formato > Configurar página > Columnas.
Algunos grupos de herramientas de la cinta de opciones disponen de un pequeño icono

con una flecha, en su esquina inferior derecha, que recibe el nombre de Selector de cuadro de
diálogo. Este selector abre un cuadro de diálogo con más opciones relacionadas con el grupo
en cuestión.
Word permite ocultar o mostrar la cinta de opciones, a elección del usuario, haciendo clic
en el icono de Opciones de presentación de la cinta de opciones, que aparece en la esquina
superior derecha de la ventana del programa.
26
MÓDULO A
Las cintas de opciones más utilizadas son las siguientes:
• Inicio. Reúne las opciones más utilizadas al trabajar con un documento, tales como elegir
el tipo de fuente, tamaño de la letra, la alineación de los párrafos, color del texto, etc. Es
la que se muestra por defecto cada vez que se abre el programa Word.
• Insertar. Permite añadir recursos visuales como imágenes, tablas, figuras, etc., y otros
elementos como tablas, encabezados y pies de página, números de página, etc.
• Formato. Da acceso a gran variedad de herramientas de diseño, incluyendo los márgenes

de la página, la orientación del documento, el tamaño, los bordes, etc., que permiten
formatear adecuadamente el documento.
• Referencias. Recibe este nombre porque incluye diversas herramientas que sirven para
vincular diferentes partes del documento en su edición. Entre otras opciones permite
crear una tabla de contenido o índice, insertar notas al pie de página, añadir citas, etc.
• Vista. Permite alternar entre distintos tipos de vista del documento y dividir la pantalla
para ver dos partes de un mismo documento a la vez.
• Herramientas de tabla. Las herramientas de tabla son dos cintas de opciones (Diseño
y Presentación) que únicamente están disponibles cuando se sitúa el cursor del ratón
dentro de una tabla, ya que recogen todas las herramientas necesarias para trabajar con
ellas, tales como instar filas y columnas, configurar el ancho de las celdas, alinear el texto
de las celdas, etc.
27
Aula Mentor
1.3.3. Cuadros de diálogo
Los cuadros de diálogo son ventanas emergentes que aparecen cuando el usuario realiza ciertas
tareas en una aplicación, de modo que permiten seleccionar diferentes opciones o introducir
información adicional sobre la tarea que desea llevar a cabo.
A continuación, se muestra el cuadro de diálogo fuente, que se abre al hacer clic sobre
el Selector de cuadro de diálogo Fuente y donde se indican algunos de los elementos que
suelen incluir los cuadros de diálogo.
Selector de cuadro Pestañas Cuadro de diálogo Listas desplegables
de diálogo Fuente
Botones Casillas de veri cación
Los cuadros de diálogo, mientras que permanecen abiertos, bloquean el uso del
documento hasta su cierre, que se produce al presionar el botón Aceptar, para aplicar los ajustes
de configuración realizados; al presionar el botón Cancelar, para cerrar el cuadro de diálogo
sin aplicar cambios o al presionar sobre el aspa Cerrar de la ventana, que también cancela los
cambios.
28
MÓDULO A
1.3.4. Los menús contextuales y la barra de herramientas de acceso rápido
Los menús contextuales son los menús que se despliegan al hacer clic con el botón derecho del
ratón, para realizar una acción determinada. Según la posición o el contexto donde se encuentre
el puntero del ratón al hacer clic aparecerá una información u otra en el menú contextual, por lo
que resultan muy útiles ya que agrupan las opciones y herramientas más utilizadas en cada caso.
A continuación, se muestran los menús contextuales que aparecen al hacer clic sobre una
imagen y sobre una palabra.
Menú contextual de una imagen Menú contextual de una palabra
Como se aprecia en las figuras anteriores, en el menú contextual de la imagen aparecen

opciones para traerla al frente o enviarla al fondo, cambiar su tamaño, darle formato, etc., en
cambio, en el menú contextual de la palabra “avance” se pueden buscar sus sinónimos, traducir,
etc.
Además, cada vez que se selecciona una figura, una imagen, o un fragmento de texto, se
muestra en la parte superior una barra de herramientas de acceso rápido que contiene un
conjunto de iconos para facilitar al usuario el acceso a las tareas más habituales, en cada caso.
1.3.5. La regla
La regla de Word permite alinear texto, gráficos, tablas y otros elementos del documento en
horizontal o vertical. La regla horizontal se muestra en la parte superior de un documento de
Word y la regla vertical se muestra a lo largo del lateral izquierdo del documento.
29
Aula Mentor
Para mostrar ambas reglas, hay que hacer clic en Vista > Mostrar > Regla.
1.3.6. Zoom del documento
El zoom permite acercar un documento para obtener una vista más cercana y poder trabajar con
más detalle, o bien alejarlo para obtener una vista de la página con un tamaño reducido. El zoom
solamente afecta a cómo se visualiza por el usuario, en ningún momento afecta al tamaño del
documento, letra, imágenes, etc.
Se puede ajustar desde el menú Vista > Zoom, o bien directamente desde el control
deslizante que aparece en la esquina inferior derecha de la ventana del programa.
1.3.7. La ayuda de Word
En Word se puede obtener acceso a la ayuda de tres formas distintas:
• Escribiendo la consulta en el cuadro Información sobre lo que desea hacer.
En los resultados de la búsqueda, aparecen diferentes temas y enlaces para acceder

rápidamente a las acciones que se desean realizar. Por ejemplo, al buscar “iconos” se
obtiene el siguiente resultado:
• Presionando la tecla de función F1, en cualquier momento, para abrir la ventana de

ayuda.
• Abriendo el menú Archivo y haciendo clic en el botón ?, que se muestra en la zona

superior de la pantalla. Como resultado se muestra un cuadro de diálogo con diferentes
temas y un cuadro de búsqueda.
30
MÓDULO A
Actividad guiada 1
Iniciar Word, explorar su entorno de trabajo y cerrar el programa.
1. Inicia el programa Microsoft Word, siguiendo los pasos necesarios según el sistema
operativo. Por ejemplo, haciendo clic en el menú Inicio y seleccionando la aplicación
Word 2016.
2. Crea un documento en blanco, haciendo clic sobre la imagen en miniatura
correspondiente.
3. Comprueba el nombre del documento que se asigna por defecto. Se muestra en el

centro de la parte superior de la ventana. Si es el primer documento que abres, se llamará
Documento1, si has abierto 3 documentos durante la sesión se llamará Documento3.
4. Maximiza el documento para que ocupe toda la ventana, utilizando el icono Maximizar.
31
Aula Mentor
5. Escribe cualquier expresión en el documento y compara el tamaño de la hoja cambiando

el zoom al 30%, 50% y 100%. Utiliza tanto el menú Vista > Zoom como el control deslizante
que aparece en la esquina inferior derecha de la ventana del programa, para comprobar
los resultados.
6. Oculta la regla y vuelve a mostrarla, haciendo clic en la casilla de verificación

correspondiente a Regla en Vista > Mostrar > Regla.
7. Inserta una imagen utilizando el asistente de ayuda. Para ello, escribe en el cuadro
de búsqueda ¿Qué desea hacer? el texto “Insertar imagen” y sigue los pasos que se
muestran.
8. Cierra el documento sin guardar los cambios. Para cerrarlo puedes utilizar Archivo >
Cerrar, o bien el icono del aspa de cerrar la ventana, presionando en el botón No guardar.
1.4. Guardar un documento

Cuando se ha terminado de trabajar con un documento, es necesario guardarlo para conservar
su contenido y poder utilizarlo posteriormente.
1.4.1. Guardar el documento nuevo por primera vez
Para guardar el documento por primera vez, existen varias alternativas: presionar el icono Guardar
, utilizar la opción del menú Archivo > Guardar, o bien presionar la combinación de teclas
Ctrl + S. Utilizando cualquiera de ellas, se mostrará el cuadro de diálogo Guardar como, donde
el usuario debe escribir un nombre para el documento y presionar el botón Guardar.
32
MÓDULO A
Word guarda el documento en la carpeta Mis documentos, por defecto, con el nombre
asignado y la extensión “.docx”. Las versiones antiguas utilizaban la extensión “.doc”.
Para guardar el documento en otra ubicación, hay que seleccionar otra carpeta o ubicación,
utilizando la opción Examinar. También es posible almacenar el documento en OneDrive,
pudiendo compartir el documento con amigos, familiares u otros usuarios.
1.4.2. Guardar un documento existente
Para guardar un documento que ya se ha guardado previamente, es suficiente con presionar el

icono Guardar , de la barra de herramientas de acceso rápido, o bien, presionar la combinación
de teclas CTRL + S. No se mostrará ningún mensaje, ya que el documento se guarda con el
nombre que ya tiene asignado.
Es recomendable guardar el documento en el que se está trabajando frecuentemente, por

ejemplo, cada 5 minutos, ya que de este modo solo se perderían los últimos cambios en caso
de que el equipo se quede bloqueado, se apague accidentalmente por un corte de tensión o se
bloquee.
1.4.3. Guardar un documento existente como un documento diferente
Cuando se desea guardar el documento que se está editando con otro nombre diferente al que
ya tiene asignado, hay que utilizar la opción Archivo > Guardar como. Es recomendable hacer
esto, por ejemplo, cuando se desea crear una nueva versión de un documento, conservando el
anterior.
En este caso, el programa vuelve a solicitar el nombre y la ubicación del archivo, tal y
como si se tratase de un documento nuevo.
Actividad guiada 2
Crear un documento nuevo y guardarlo utilizando diferentes alternativas.
Word 2016.
2. Crea un documento en blanco, haciendo clic sobre la miniatura Documento en blanco.
3. Escribe el texto “Soy el borrador 1 de un proyecto en Word”.
4. Presiona el icono o selecciona la opción Archivo > Guardar.
33
Aula Mentor
5. Elige la opción Este PC y asígnale el nombre Word1a al documento, utilizando el cuadro

de texto Escriba aquí el nombre del archivo.
6. Comprueba que debajo del nombre aparezca el tipo Documento de Word (*.docx), ya
que de otro modo se almacenaría el documento en otro formato diferente.
7. Comprueba si aparece tu carpeta de trabajo Word, donde tienes almacenados todos

tus documentos del curso, de entre las carpetas que se han utilizado recientemente que
aparecen en la parte inferior. Si es así haz clic sobre ella y presiona Guardar.
8. En caso de no haber localizado la carpeta Word en el paso anterior, elige Examinar

para ver todas las carpetas de tu ordenador y búscala en el cuadro de diálogo que se
despliega. Una vez dentro de esta carpeta, presiona el botón Guardar. Si no dispones de
esta carpeta puedes minimizar Word para crearla dentro de Documentos, utilizando las
opciones de tu sistema operativo.
34
MÓDULO A
9. Modifica el texto del documento para que aparezca “Soy el borrador 2 de un proyecto
en Word”.
10. Guarda el documento como Word1b. Para ello, despliega el menú Archivo > Guardar
como, cambia el nombre del archivo y presiona Guardar.
11. Escribe varias frases más y presiona el icono Guardar , para almacenar los cambios.
No cierres el documento para continuar con su edición en la siguiente actividad guiada.
12. Comprueba que se han creado los documentos en tu carpeta de trabajo Word.
1.5. Cerrar el documento

Para cerrar un documento de Word, una vez que se ha terminado de trabajar, hay que seguir los
mismos pasos que para salir de Word, es decir, utilizar la opción Archivo > Cerrar, o bien hacer
clic en el aspa de cerrar la ventana.
Si no se ha realizado ningún cambio desde la última vez que se guardó el documento, se

cierra el documento directamente. Si se ha realizado algún cambio y se intenta cerrar sin haberlo
guardado, Word pregunta por seguridad antes de cerrar el documento, ofreciendo las siguientes
opciones:
• Guardar, para almacenar los cambios realizados desde la última vez que se guardó y
cerrar el documento.
• No guardar, para no almacenar los cambios realizados desde la última vez que se guardó
y cerrar el documento.
• Cancelar, para no cerrar el documento y continuar con su edición.
35
Aula Mentor
Actividad guiada 3
Cerrar un documento de Word.
1. Continúa la edición del documento de Word1b creado en la Actividad guiada anterior.
2. Escribe cualquier texto en el documento y no guardes el documento.
3. Cierra el documento utilizando la opción Archivo > Cerrar. El programa mostrará un
cuadro de diálogo preguntando si se desean guardar los cambios en el documento antes
de cerrar.
4. Cancela el cierre del documento, presionando el botón Cancelar para que el documento
no se cierre y poder continuar su edición.
5. Vuelve a cerrar el documento utilizando el aspa de cerrar la ventana en esta ocasión.
6. Cierra el documento sin guardar los cambios, presionando en el botón No guardar el

documento se cierra y se descartan los cambios realizados desde la última vez que se
guardó.
1.6. Abrir un documento guardado

Un archivo se puede abrir directamente desde el sistema operativo haciendo doble clic sobre él,
así como desde Word, utilizando la opción Archivo > Abrir > Examinar para localizar donde
está guardado y hacer doble clic sobre él. Si el archivo se ha abierto recientemente aparecerá en
el listado de archivos recientes.
36
MÓDULO A
Cuando el sistema operativo tiene activada la opción para ver las extensiones de los
archivos, se puede comprobar que los documentos de Word tienen la extensión “.docx”, si se
han creado con las versiones más recientes, o bien, “.doc”, si se han creado utilizando versiones
más antiguas.
Actividad guiada 4
Abrir los documentos guardados: Word1a.docx y Word1b.docx.
Word 2016.
2. Abre el archivo Word1a.docx, seleccionándolo de entre los documentos recientes. Si
no aparece hay que hacer clic en Abrir otros elementos (Documentos) para localizarlo
entre los archivos del sistema operativo.
3. Abre el archivo Word1b.docx, utilizando la opción Archivo > Abrir y seleccionándolo

de entre los documentos recientes. Si no aparece hay que hacer clic en Examinar para
localizarlo entre los archivos del sistema operativo.
37
Aula Mentor
1.7. Edición básica del documento

La primera pantalla que se muestra al abrir el programa Word permite crear un documento en
blanco, realizar un recorrido por Word o elegir alguna de las plantillas prediseñadas que ayudan
a al usuario a crear una carta de presentación, un currículum, un folleto, un cartel, un blog, etc.
Una vez creado un documento, se puede escribir texto, copiarlo, cortarlo, pegarlo, etc. Cualquier
acción realizada se puede tanto deshacer como rehacer nuevamente.
1.7.1. Crear un documento en blanco
Para crear un documento desde cero hay que hacer clic en la opción Documento en blanco,
que suele ser la opción habitual.
La primera vez que se crea un documento nuevo, su nombre por defecto será Documento1.
El usuario puede crear más documentos en cualquier instante, utilizando la opción Archivo
> Nuevo > Documento en blanco. En cada caso, el nombre del archivo que se abre irá
aumentando el número de su nombre, denominándose Documento2, Documento3, etc.
1.7.2. Introducir texto
Una vez abierto el documento en blanco, simplemente hay que escribir el texto, siguiendo
algunas pautas básicas:
• Al terminar una línea no hay que presionar la tecla Enter o Intro. Esto solo se hace
cuando se termina el párrafo con un punto y aparte.
• Para borrar el último carácter escrito se utiliza la tecla retroceso a la tecla retroceso .
• Para escribir una letra en mayúscula hay que presionar la tecla Shift . Para escribir varias
letras en mayúsculas hay que presionar una vez la tecla Bloq Mayús para activarlas.
• Para escribir vocales con acentos o diéresis, hay que presionar primero la tecla con el
signo de puntuación y, a continuación, la vocal.
• Para introducir símbolos especiales, como @, hay que presionar Alt Gr y la tecla del
carácter.
• No se deben dejar dos o más espacios o tabulaciones seguidas.
38
MÓDULO A
• Es recomendable escribir primero el texto (palabra, párrafo o conjunto de párrafos) y, a

continuación, darle formato.
• Los signos de puntuación (coma, dos puntos, punto, punto y coma, puntos suspensivos,
etc.) van pegados a la palabra que le precede y seguidos de un espacio en blanco, porque
de otro modo se detectarán como errores gramaticales.
• El punto de inserción es la barra que está parpadeando y marca la posición donde se
escribirá el siguiente carácter. Va avanzando a medida que se escribe o se borra.
• El puntero del ratón tiene forma de flecha habitualmente y marca la posición donde
apunta el ratón. Es útil para abrir menús, seleccionar opciones, presionar botones, etc.
Actividad guiada 5
Crear un documento nuevo, escribir texto en la primera página y guardarlo como
Word1.
Word 2016.
2. Crea un documento en blanco, haciendo clic sobre la miniatura Documento en blanco.
3. Escribe la palabra “INTERNET”. Para escribir en mayúsculas presiona la tecla Bloq
Mayús previamente. Al finalizar de escribir la palabra, presiona nuevamente la tecla Bloq
Mayús para desactivar las mayúsculas y presiona la tecla Intro para comenzar a escribir
el siguiente párrafo en la línea de abajo.
4. Escribe el siguiente texto de la figura, presionando la tecla Intro únicamente al final de
cada párrafo para dejar un punto y aparte. Las frases que escribas pueden contener más
o menos palabras que en la figura, en función del tamaño de letra y los márgenes.
13. Guarda el documento como Word1. Para ello, despliega el menú Archivo > Guardar
y escribe el nombre Word1, utilizando el cuadro de texto Escriba aquí el nombre del
archivo y selecciona tu carpeta de trabajo Word.
14. Cierra el documento, utilizando Archivo > Cerrar.
39
Aula Mentor
1.7.3. Seleccionar texto
Seleccionar texto es un proceso que se realiza constantemente al trabajar con un procesador de

textos ya que permite aplicar las mismas características a todo el texto seleccionado. Por ejemplo,
para editar un texto (cortar, copiar, etc.) o darle formato (negrita, cursiva, tipo de letra, etc.) es
necesario seleccionarlo previamente.
Los pasos habituales para seleccionar un fragmento de texto suelen ser presionar el botón
izquierdo del ratón en el inicio del texto a seleccionar y, sin soltar el botón, arrastrarlo hasta el
final de la selección.
Una vez seleccionado el texto, se muestra una mini barra de herramientas pequeña
y semitransparente que se adapta a la posición del cursor, facilitando al usuario las tareas más
habituales que se suelen realizar al seleccionar texto, tales como elegir el tipo, tamaño, estilo y
color de fuente, así las opciones básicas de formato, sangría y viñetas.
Al presionar con el botón derecho del ratón, sobre un texto seleccionado, se muestra el
menú contextual, donde aparecen las opciones más importantes que se pueden llevar a cabo
con este texto.
40
MÓDULO A
a) Seleccionar texto con el ratón
Seleccionar texto con el ratón es tan fácil como hacer clic o doble clic sobre el texto deseado.
En ocasiones se puede combinar esta acción junto con alguna tecla especial para aumentar las
posibilidades de selección. Es posible seleccionar todo el texto en un documento o seleccionar
fragmentos específicos, incluso aunque estén en lugares diferentes.
A continuación, se muestran diferentes posibilidades y las opciones más habituales. Es

recomendable familiarizarse con ellas para aumentar la productividad cuando se trabaja tanto en
Word como en otros muchos programas:
Para seleccionar Realiza la siguiente acción

Una palabra Doble clic rápidamente sobre la palabra.
Un objeto o un gráfico Clic sobre el objeto o gráfico.

Clic en margen izquierdo, cuando el puntero del ratón se
Una línea
convierte en una flecha.
Doble clic en el margen izquierdo, cuando el puntero del ratón
Un párrafo (opción 1)
se convierte en una flecha.
Un párrafo (opción 2) Triple clic en cualquier parte del párrafo.
Presionar con el botón izquierdo del ratón sobre el principio
Un fragmento de texto de texto y mantener pulsado el botón mientras arrastra sobre
el texto que se desea seleccionar.
Todo el texto Triple clic en margen izquierdo del documento.
b) Seleccionar texto con el teclado
La selección de texto con el ratón es muy sencilla e intuitiva pero cuando se requiere escribirá
gran velocidad es conveniente aprender a utilizar al máximo el teclado para no perder tiempo
levantando la mano para mover el ratón. En cualquier caso, es conveniente conocer las diferentes
opciones para poder elegir las que se adaptan mejor a las necesidades de cada usuario.
La selección de texto con el teclado permite realizar una selección más precisa de los
caracteres. A continuación, se muestran varias combinaciones de teclas que se suelen utilizar:
Para seleccionar Realiza la siguiente acción
Presionar la tecla Mayús y las teclas de flechas de dirección

Caracteres (arriba, abajo, izquierda y derecha), según los caracteres o
palabras que se quieran seleccionar.
Colocar el cursor al principio de la línea y presionar Mayús +
Una línea
flecha abajo.
Colocar el cursor al principio de la línea y presionar Ctrl + Mayús
Un párrafo
+ flecha abajo.
Mantener presionada la tecla Ctrl y seleccionando con el ratón
Texto no consecutivo
las palabras, frases o párrafos deseados.
Todo el texto Ctrl + E
41
Aula Mentor
Actividad guiada 6
Utilizar diferentes alternativas para seleccionar texto en un documento.
1. Inicia el programa Microsoft Word y abre el archivo Word1.docx, seleccionándolo de en-
tre los documentos recientes. Si no aparece hay que hacer clic en Abrir otros elementos
(Documentos) o en Examinar para localizarlo entre los archivos del sistema operativo.
2. Selecciona los siguientes fragmentos de texto utilizando el ratón:
• La palabra “INTERNET”, haciendo doble clic sobre dicha palabra.
• La primera frase, haciendo clic en el margen izquierdo de la frase “La definición…”.
• El último párrafo, haciendo tres veces clics en cualquier lugar de este párrafo.
3. Selecciona todos los fragmentos anteriores de forma simultánea, para ello repite los
tres pasos anteriores manteniendo presionada la tecla Ctrl.
4. Selecciona los siguientes fragmentos de texto utilizando el teclado:
• La palabra “INTERNET”, situando el cursor delante, presionando Mayús + flecha
derecha.
• La primera frase, situando el cursor delante, presionando Mayús + flecha abajo.
• El último párrafo, situando el cursor delante, presionando Ctrl + Mayús + flecha
abajo.
5. Selecciona todo el texto del documento, haciendo triple clic en el margen izquierdo.
1.7.4. Copiar, cortar y pegar
Las herramientas copiar, cortar y pegar son muy útiles para organizar un documento y
permiten ahorrar mucho tiempo y trabajo. Para poder utilizarlas, Word dispone de un lugar
de almacenamiento temporal llamado Portapapeles, que almacena cualquier texto que sea
copiado o cortado, cuyo uso quedará a disposición del usuario para pegar el texto en la parte
del documento que desee. Además del texto, se puede utilizar con imágenes, tablas, formas, etc.
Estas herramientas están accesibles desde Inicio > Portapapeles.
La acción que realiza cada una de estas herramientas es la siguiente:

- Copiar. Al seleccionar un fragmento de texto y, a continuación, dar la orden de copiar, el texto
seleccionado seguirá en el mismo lugar donde estaba en el documento y, a la vez, una copia
suya se almacena en la memoria del portapapeles. Normalmente, copiar suele ir seguido de la
orden pegar, con objeto de duplicar el texto.
- Cortar. Al seleccionar un fragmento de texto y, seguidamente, dar la orden de cortar, el texto
seleccionado se borra del documento y, a la vez, una copia suya se almacena en la memoria
del portapapeles. Normalmente, cortar suele ir seguido de la orden pegar, con objeto de mover
el texto de ubicación. Para mover un bloque de texto, también es posible seleccionarlo y
arrastrarlo a otra ubicación mientras se mantiene presionado el botón izquierdo del ratón.
42
MÓDULO A
- Pegar. Al dar esta orden se pega el texto que hay guardado en el portapapeles, ya sea porque
se copió o se cortó previamente. Al hacer clic en la flecha situada bajo pegar es posible
seleccionar Pegado especial, que ofrece las siguientes opciones:
• Mantener formato de origen, pega el texto con el mismo tipo de letra, tamaño, etc.,
que el texto original.
• Combinar formato, pega el texto con el mismo tipo de letra, tamaño, etc., que tiene el
párrafo de destino.
• Imagen, el contenido se pega como una imagen, no como un texto.
• Conservar solo texto, pega el texto con el mismo tipo de letra, tamaño, etc., que tiene
el párrafo de destino, pero eliminando el formato como negrita, subrayado, cursiva, etc.
También se puede acceder a estas herramientas haciendo clic con el botón derecho del
ratón, en cualquier parte del documento, después de haber copiado un texto y se desplegarán
las distintas opciones de pegado.
Otra alternativa muy utilizada por los usuarios que utilizan habitualmente las aplicaciones
Office es utilizar la combinación de teclas que tiene asignada cada herramienta: Copiar (Ctrl+C),
Cortar (Ctrl+X) y Pegar (Ctrl+V).
El proceso básico a seguir para utilizar estas herramientas es el siguiente:
1. Seleccionar el texto que se desea copiar o cortar.

2. Utilizar Copiar, si se desea duplicar el texto en otro lugar, o bien utilizar Cortar si se
desea mover el texto a otro lugar.
3. Situar el cursor en el lugar del documento deseada y utilizar Pegar para que aparezca
el texto anterior.
Por defecto, siempre que se utiliza Pegar, se pega lo

último que el usuario ha copiado o cortado al portapapeles,
aunque también es posible recuperar y pegar contenidos que
se habían almacenado previamente.
Para visualizar todo el contenido del portapapeles

hay que hacer clic en el selector de cuadro de diálogo del
portapapeles, pudiendo elegir el contenido que se desea
pegar.
En la figura aparece en la posición superior el último

fragmento de texto que se ha copiado “En el castillo...” y por
debajo una imagen y otro texto que se habían copiado pre-
viamente. Al seleccionar cualquier de ellos es posible elegir
entre pegarlo en el documento o eliminarlo del portapapeles.
43
Aula Mentor
1.7.5. Deshacer y rehacer
Es posible que una vez se hayan introducido nuevos cambios en el documento o se haya cometido
algún error se quiera volver a la situación anterior.
Para deshacer la última acción realizada hay que presionar el icono Deshacer, de la barra
de herramientas de acceso rápido, o bien presionar la combinación de teclas Ctrl+Z. Al presionar
sobre la flecha situada a la derecha del icono deshacer se despliega una lista con las últimas
acciones realizadas, pudiendo deshacer varias a la vez.
También es posible rehacer una acción desecha, presionando en el icono Rehacer, de la

barra de herramientas de acceso rápido, o bien presionar la combinación de teclas Ctrl+Y.
Actividad guiada 7
Editar el documento Word1 añadiendo, copiando, cortando y pegando texto.
1. Inicia el programa Microsoft Word y abre el archivo Word1.docx, seleccionándolo de
entre los documentos recientes. Si no aparece hay que hacer clic en Abrir otros elementos
(Documentos) o en Examinar para localizarlo entre los archivos del sistema operativo.
2. Escribe el siguiente texto al final del documento, para ello debes situar el cursor al final
del documento ya sea presionando con el puntero del ratón o utilizando la tecla flecha
abajo. Recuerda que, dependiendo de la letra y su tamaño, las líneas pueden tener un
tamaño distinto, pero no debes darle importancia.
44
MÓDULO A
3. Corta el segundo párrafo para colocarlo antes que el primero. Para ello, selecciona el
segundo párrafo (“Todo ordenador…” y haz clic en el icono Inicio > Portapapeles > Cortar.
Sitúa el cursor justo delante del primer párrafo (“Los ordenadores…”) y haz clic en Inicio
> Portapapeles > Pegar. También puedes utilizar las opciones cortar y pegar del menú
contextual.
4. Copia el tercer párrafo al final del documento. Para ello, selecciona el tercer párrafo “Un
nombre…) y haz clic en el icono Inicio > Portapapeles > Copiar. Sitúa el cursor al final del
documento y presiona sobre el icono Inicio > Portapapeles > Pegar.
5. Deshaz la última acción, utilizando el icono deshacer. Comprobarás que ha desparecido
el párrafo final duplicado.
6. Deshaz nuevamente la acción anterior, utilizando el icono deshacer. Comprobarás que
ha desparecido el primer párrafo que habías pegado.
7. Deshaz nuevamente la acción anterior, utilizando el icono deshacer. Comprobarás que
ha aparecido el segundo párrafo que habías cortado.
8. Rehaz la última acción, utilizando el icono rehacer. Comprobarás que el documento se
queda como estaba en el punto 6.
9. Rehaz la última acción, utilizando el icono rehacer. Comprobarás que el documento se
queda como estaba en el punto 5. El aspecto final del documento será el siguiente:
10. Guarda el documento Word1. Para ello, presiona el icono guardar o utiliza la opción
Archivo > Guardar.
11. Cierra el documento, utilizando Archivo > Cerrar.
45
Aula Mentor
1.7.6. Insertar salto de página
Cuando se crea un documento, Word inserta automáticamente un salto de página al final de cada
página. No obstante, el usuario puede agregar un salto de página manualmente en cualquier
lugar de una página, de modo que el texto que aparece a continuación comience en la página
siguiente.
Los saltos de página son muy útiles para mantener organizados los documentos con
muchas páginas, de forma que al añadir o borrar texto en una página no se desplace todo el texto
que hay en las páginas posteriores. Por ejemplo, en la imagen se muestra un documento en el
que se desea que el apartado 1.2 aparezca al principio de la segunda página:
La primera opción para conseguir este resultado podría ser presionar varias veces la
tecla Intro, hasta situar el apartado 1.2 en la segunda página. El inconveniente surge cuando se
añade más texto o se borra texto de la primera página, puesto que el texto de la segunda se va
desplazando igualmente hacia arriba o abajo, descuadrando todo el documento.
La opción adecuada es insertar un salto de página antes del apartado 1.2 para que, si
necesidad de tener que presionar varias veces la tecla Intro, el título 1.2 se coloque al principio
de la segunda página y, en caso de que se añada texto en la primera página, el contenido de la
segunda y restantes no se desplace.
Para agregar un salto de página hay que situar el cursor en el lugar donde se desea
empezar una página nueva y hacer clic en Insertar > Páginas > Salto de página.
Para ver dónde se ha insertado un salto de página hay que mostrar los caracteres no
imprimibles.
46
MÓDULO A
1.7.7. Mostrar u ocultar los caracteres no imprimibles
Cada vez que se presionan determinadas teclas como espacio, Intro o el tabulador, Word añade
al texto con unos caracteres que no se ven en una vista normal del documento y que tampoco
se verán al imprimirlo, se denominan caracteres no imprimibles.
Hay una herramienta en Word que permite conocer dónde se han pulsado estas teclas en
la realización del documento, que puede resultar útil para crear un documento uniforme en toda
su extensión. Por ejemplo, que siempre haya un espacio entre palabras o que siempre haya una
línea en blanco entre párrafos.
Para activar o desactivar esta herramienta, hay que presionar en el icono Inicio > Párrafo
> Mostrar todo.
Una vez que se ha activado, aparecen los siguientes caracteres no imprimibles en la

pantalla con la siguiente equivalencia:
Tabulación Intro Espacio Intro
Salto de página
Actividad guiada 8
Insertar un salto de página en el documento Word1 y mostrar los caracteres no visibles.
1. Inicia el programa Microsoft Word y abre el archivo Word1.docx.

2. Muestra los caracteres no imprimibles haciendo clic en Inicio > Párrafo > Mostrar todo.
3. Coloca el cursor delante del título “Dirección IP y nombre de dominio” e inserta un salto
de página haciendo clic en Insertar > Páginas > Salto de página. Comprueba cómo se ha
añadido el salto de página y el texto se ha desplazado a la siguiente página.
4. Oculta los caracteres no imprimibles haciendo clic en Inicio > Párrafo > Mostrar todo.
5. Guarda el archivo Word1 y cierra el documento.
47
Aula Mentor
1.8. Desplazarse por el documento

La forma habitual de desplazarse por un documento suele ser utilizando el ratón y haciendo clic
en la posición deseada, pero cuando se trabaja con documentos extensos es conveniente utilizar
otras alternativas que facilitarán el desplazamiento y lo harán de una forma más rápida, tales
como el teclado, las barras de desplazamiento, el panel de navegación o la herramienta Ir a.
1.8.1. Teclas de desplazamiento
Algunas de las teclas más utilizadas para desplazarse por un documento son:
Para desplazarse Tecla

Un carácter hacia la izquierda Flecha izquierda
Un carácter hacia la derecha Flecha derecha
Una palabra hacia la izquierda Ctrl + Flecha izquierda
Una palabra hacia la derecha Ctrl + Flecha derecha
Una línea hacia arriba Flecha arriba
Una línea hacia abajo Flecha abajo
Hasta el final de una línea Fin
Al principio de una línea Inicio
A la pantalla anterior Re Pág
A la pantalla siguiente Av Pág
Al final de un documento Ctrl + Fin
Al principio de un documento Ctrl + Inicio
A una revisión anterior Mayús + F5
Después de abrir un documento, al lugar donde estaba trabajando Mayús + F5
cuando el documento se cerró por última vez
1.8.2. Barras de desplazamiento
Las barras de desplazamiento permiten desplazar vertical y horizontalmente el documento.
La longitud de la barra de desplazamiento vertical representa la longitud del documento y

el cuadrado pequeño que hay en su interior representa la posición actual del punto de inserción.
Para desplazarse se puede hacer clic en cualquier posición por encima o por debajo del cuadro,
arrastrar el cuadrado o presionar sobre las flechas de sus extremos.
La barra de desplazamiento horizontal tiene la misma utilidad que la vertical, pero

facilitando el movimiento horizontal para desplazar el documento hacia la derecha y hacia la
izquierda.
48
MÓDULO A
1.8.3. Panel de navegación
El panel de navegación permite desplazarse y localizar rápidamente títulos o páginas en el

documento. Para abrirlo hay que hacer clic en Vista > Mostrar > Panel de navegación.
El panel de navegación permite elegir entre varias opciones:
• Examinar por títulos. muestra todos los títulos del documento en el que se está
trabajando, permitiendo visualizar un índice que facilita el acceso rápido a cualquier parte
del mismo. Para poder ver estos títulos previamente hay que utilizar estilos de tipo título
que se estudiarán más adelante en este curso.
• Examinar por página. Se muestra muestran las páginas del documento en miniatura, de
modo que haciendo clic sobre ellas se puede acceder a la página deseada.
• Resultados. Muestra los resultados de la búsqueda realizada en el Cuadro de búsqueda,

que aparece en la parte superior del panel de navegación. Es posible localizar texto,
imágenes, comentarios, etc. en el documento.
Examinar por títulos Examinar por página Resultados
1.8.4. Ir a
Para desplazarse por el documento, pero de elemento en elemento, hay que seleccionar Inicio >
Edición > Buscar > Ir a, que permitirá desplazarse por las páginas, secciones, los comentarios,
las notas al pie, las tablas, etc. Hay que presionar en la flechita que aparece junto a Buscar para
visualizar la opción Ir a.
49
Aula Mentor
Actividad guiada 9
Desplazarse por el documento Word1.
1. Inicia el programa Microsoft Word y abre el archivo Word1.docx, disponible en tu carpeta
de trabajo Word.
2. Sitúate en mitad de un párrafo y comprueba el resultado de probar las diferentes
combinaciones de teclas para desplazarte por el documento (flecha izquierda, flecha
derecha, Ctrl + flecha izquierda, etc.).
3. Minimiza el tamaño de la ventana y comprueba el funcionamiento de las barras de
desplazamiento. Para minimizar el tamaño de la ventana haz clic en el icono de la figura y
utiliza el ratón para arrastrar el borde de la ventana. La barra de desplazamiento horizontal
solamente se muestra cuando la ventana es más estrecha que el documento.
4. Abre el panel de navegación del documento, haciendo clic en Vista > Mostrar > Panel
de navegación. Utiliza la vista de páginas desplazarte entre ellas.
5. Busca el texto “Dirección IP” y localiza la tercera aparición en el documento. Utiliza
el cuadro de texto Buscar en documento, que aparece en el panel de navegación y
consulta los Resultados.
6. Cierra el panel de navegación, presionando sobre el aspa de cerrar que contiene.

7. Utiliza la herramienta Ir a, para desplazarse por las páginas del documento. Para realizar
esta acción, hay que seleccionar Inicio > Edición > Buscar > Ir a y selecciona Página.
A continuación, puedes desplazarte por las páginas utilizando los botones Anterior y
Siguiente.
8. Cierra el documento sin guardar los cambios, haciendo clic en Archivo > Cerrar y
presionando en el botón No guardar.
50
MÓDULO A
UNIDAD 2. FORMATO DE DOCUMENTOS
2.1. Introducción
El formato de un texto se refiere a los aspectos relacionados con su apariencia, tamaño, color,
en definitiva, la forma de cómo se ve el documento en pantalla o impreso. Un texto se formatea
para enfatizar ciertas palabras o frases, para dotar al documento de un aspecto más atractivo, así
como para hacer más fácil su comprensión y lectura.
Por otra parte, para proporcionar al documento de la apariencia deseada, hay que
configurar aspectos tales como la alineación del texto, las viñetas y numeraciones, los bordes y
sombreados, el interlineado, las columnas, las secciones, etc.
Word permite utilizar diferentes opciones de formato, a las que se puede acceder desde
las cintas de opciones correspondientes a los menús de Inicio, Insertar, Dibujar, Diseño,
Formato, etc.
2.2. Modificar y dar formato al texto
2.2.1. Tipo de fuente
Microsoft Word incluye gran variedad de fuentes (tipos de letra) y el autor puede optar por la
que más le agrade, aunque es importante elegir la que mejor se ajuste al tipo de publicación que
se va a realizar. La tipografía comunica por sí sola, incluso sin que las personas se den cuenta
de ello, por ejemplo, películas del Oeste, espectáculos, máquina de escribir, manuscrita,
dibujos animados, decorativa, fantasía, etc. Para realizar trabajos académicos es conveniente
utilizar fuentes claras y legibles como Arial, Times New Roman, Cambria, Calibri, etc.
El tipo de letra se puede elegir antes de comenzar a escribir o, si el documento ya contiene

texto, seleccionando el texto deseado y modificando el tipo de fuente desde Inicio > Fuente.
También es posible elegir la fuente desde la barra de herramientas de acceso rápido que
aparece automáticamente cada vez que se selecciona un fragmento de texto.
Además del tipo de letra, es interesante utilizar diferentes formatos para resaltar algunas
partes del texto, ya sea cambiando el tamaño, el estilo, el color, el sombreado o el contorno.
51
Aula Mentor
2.2.2. Tamaño de letra
El tamaño de la letra es el número que aparece a la derecha del tipo de fuente y se mide en
puntos. Para cambiarlo, se puede presionar sobre la flechita para desplegar la lista de tamaños
y elegir el deseado, o bien, escribir directamente el tamaño en el cuadro Tamaño de fuente.
También se pueden utilizar valores intermedios de medio punto, por ejemplo, diez puntos y
medio (10,5), teniendo la precaución de utilizar el símbolo coma para separar los decimales.
También puede hacer clic en los iconos Aumentar tamaño de fuente o Disminuir
tamaño de fuente hasta que aparezca el tamaño que desee en el cuadro Tamaño de fuente.
Actividad guiada 10
Modificar el tipo de fuente y tamaño de letra del documento Word2.
1. Inicia el programa Microsoft Word y abre el archivo Word2.doc, disponible en los
Archivos referentes al manual que podrás descargar desde tu mesa de trabajo.
2. Experimenta con diferentes tipos de letra y tamaños en el documento, para ello
selecciona un párrafo y elige el tipo de Fuente (Calibri, Comic Sans MS, Book Antigua,
etc.) y tamaños (8; 10; 10,5; 12; 30...). Por ejemplo, si aplicas el tipo de letra Wingdings el
resultado será similar al siguiente:
3. Modifica el título para que ponga “¿Qué son los puertos de Internet?” y cambia su
formato al tipo de letra Arial de tamaño 16.
4. Cambia el formato del resto del texto (párrafos 1, 2, 3 y 4) a Calibri (Cuerpo) de tamaño
11.
5. Guarda el documento en tu carpeta de trabajo Word como documento de tipo docx,
ya que el documento descargado de la web tiene formato .doc. Para cambiar el tipo de
documento debes utilizar la opción Archivo > Guardar como y seleccionar la carpeta
Word, utilizando la opción explorar. Debajo del nombre del archivo Word2 aparece el tipo
de archivo, que debes cambiar a Documento de Word (*.docx), aceptando la actualización
de formato si aparece un cuadro de diálogo preguntando al respecto y presionando en
Guardar para guardar el documento.
52
MÓDULO A
2.2.3. Estilos de fuente
Los estilos de fuente se aplican sobre el texto para que resalte de una forma determinada. Los
más característicos son la negrita, cursiva y subrayado.
• La negrita (N o Ctrl + N), aumenta el grosor de los caracteres, ya sea porque se emplea
en títulos o para resaltar palabras claves en un texto.
• La cursiva (K o Ctrl + K), inclina ligeramente el texto hacia la derecha, utilizándose
habitualmente para dar cierto énfasis al texto, por ejemplo, se aplica para resaltar
extranjerismos, textos que se han introducido en un documento de un autor diferente,
términos que forman parte de una jerga o argot, etc.
• El subrayado (S o Ctrl + S), añade una línea bajo el texto y se suele utilizar tanto en
títulos como en el texto para remarcar las ideas principales a modo de resumen.
Los tres estilos se pueden utilizar combinados entre sí. Para aplicarlos a un texto
seleccionado se puede utilizar el icono asociado a cada uno de ellos, disponible en Inicio >
Fuente, desde barra de herramientas de acceso rápido, o bien utilizando la combinación de
teclas asociada a cada estilo:
Actividad guiada 11
Utilizar diferentes estilos de fuente en el documento Word2.
1. Inicia el programa Microsoft Word y abre el archivo Word2.docx, disponible en tu
carpeta de trabajo Word.
2. Resalta en negrita las palabras TCP y FTP, utilizando el ratón. Sitúa el cursor dentro de
la palabra o selecciónala y haz clic en Inicio > Fuente > Negrita.
3. Resalta en negrita el título “¿Qué son los puertos de Internet?”, utilizando el teclado.
Selecciona el título y presiona la combinación de teclas Ctrl + N. Cada vez que se presiona
esta combinación se activa o desactiva la negrita.
4. Cambia a cursiva la expresión “escucha las peticiones” que aparece en el segundo
párrafo, utilizando el ratón. Selecciona esta expresión y haz clic en Inicio > Fuente >
Cursiva.
5. Cambia a cursiva la expresión “puntos de enganche” que aparece en el tercer párrafo,
utilizando el teclado. Selecciona esta expresión y presiona la combinación de teclas Ctrl
+ K.
6. Subraya la frase “Para poder comunicarse, lo primero que necesita es tener una
dirección electrónica y poder identificarse con los demás.”, que aparece en el primer
párrafo, utilizando el ratón. Selecciona esta frase y haz clic en Inicio > Fuente > Subrayado.
7. Subraya la frase “Esta dirección electrónica es la dirección IP, que es un número de
cuatro grupos de cifras de la forma xxx.xxx.xxx.xxx.”, que aparece en el primer párrafo,
utilizando el teclado. Selecciona esta frase y presiona la combinación de teclas Ctrl + S.
8. Guarda los cambios realizados, utilizando el botón Guardar de la barra de acceso
rápido.
53
Aula Mentor
2.2.4. Efectos del texto
Los efectos del texto se utilizan para cambiar el aspecto del texto o resaltarlo. Algunos de los
efectos que permite aplicar Word desde Inicio > Fuente son:
• Tachado (abc), dibuja una línea sobre el texto.

• Subíndice (x2), reduce el tamaño del texto y lo sitúa ligeramente por debajo del resto
de texto.
• Superíndice (x2), reduce el tamaño del texto y lo sitúa ligeramente por arriba del resto
de texto.
Al hacer clic en el selector del cuadro de diálogo Fuente, se abre el siguiente cuadro
de diálogo, que permite elegir entre más efectos de texto.
Actividad guiada 12
Aplicar efectos del texto en el documento Word2.
2. Tacha la expresión “más de 65.000”, que aparece en el tercer párrafo y añade “65.535”.
Selecciona el texto a tachar y haz clic en Inicio > Fuente > Tachado. A continuación, escribe
el nuevo número. El resultado será “Existen más de 65.000 65.535 puertos diferentes..”.
3. Añade el texto “(215-1)” detrás del número “65.535”. Escribe el texto “(215-1)” y, a
continuación, selecciona el número 15 y haz clic en Inicio > Fuente > Superíndice.
4. Aplica el efecto versalitas al título. Selecciona el título y haz clic en el selector del
cuadro de diálogo Fuente para activar la casilla de verificación Versalitas.
rápido.
54
MÓDULO A
2.2.5. Color y resaltado del texto
Para cambiar el color del texto de un documento de Word se pueden utilizar las siguientes
herramientas:
2.2.6. Copiar formato
La herramienta Inicio > Portapapeles > Copiar formato permite aplicar rápidamente el mismo
formato (como el color, el estilo de fuente, el tamaño y el estilo de borde) a varias partes de texto
o gráficos.
Para utilizarla hay que seleccionar el texto que tiene aplicado el estilo que se desea
copiar, hacer clic en Copiar formato y arrastrar el puntero (que se habrá convertido en una
brocha) sobre el texto al que se desea aplicar el formato.
Actividad guiada 13
Cambiar el color y resaltado del texto en el documento Word2.
2. Cambia el color de “dirección IP”, que aparece en el segundo párrafo, por azul y resalta
su fondo en turquesa. Para conseguirlo, selecciona el texto y haz clic en Inicio > Fuente
> Color de fuente, para seleccionar el color azul y, a continuación, haz clic en Inicio >
Fuente > Color de resaltado de texto, para cambiar el color de fondo.
3. Aplica el mismo formato anterior a las palabras “Internet” de la primera fila y “puertos”
de la última fila, del primer párrafo. Selecciona el texto dirección IP que ya tiene formato,
haz clic en la herramienta Inicio > Portapapeles > Copiar formato y pincha sobre la
palabra “Internet” para aplicarle mismo formato. Repite la misma operación con “puertos”.
4. Aplícale un efecto de texto al título para mejorar su aspecto, seleccionándolo y haciendo
clic en Inicio > Fuente > Efectos de texto y tipografía, para elegir el efecto deseado.
rápido.
55
Aula Mentor
2.2.7. Cambiar mayúsculas y minúsculas
Cambia el texto seleccionado entre diferentes combinaciones de mayúsculas y minúsculas,

utilizando la opción Inicio > Fuente > Cambiar mayúsculas y minúsculas.
Las opciones que se pueden elegir son:
• Tipo oración. Pone en mayúscula la primera letra de una oración y deja el resto de las
letras en minúscula.
• minúscula. Excluye las mayúsculas del texto, dejando todas las letras en minúscula.
• MAYÚSCULAS. Modifica todas las letras minúsculas para que el texto esté escrito
completamente en mayúsculas.
• Poner En Mayúsculas Cada Palabra. Pone en mayúscula la primera letra de cada
palabra y deja el resto en minúsculas.
• Alternar MAYÚSCULAS y minúsculas. Cambia las mayúsculas por minúsculas y
viceversa.
Actividad guiada 14
Cambia las mayúsculas y minúsculas en el texto en el documento Word2.
2. Selecciona el tercer párrafo del documento y prueba todas las combinaciones de
mayúsculas y minúsculas que ofrece el programa Word en el mismo orden que aparecen.
Encontrarás las diferentes opciones en opción Inicio > Fuente > Cambiar mayúsculas y
minúsculas. Por ejemplo, el resultado de aplicar la opción Poner En Mayúsculas Cada
Palabra será:
3. Vuelve a dejar el tercer párrafo como estaba, utilizando la opción Tipo oración de
Cambiar mayúsculas y minúsculas y volviendo escribiendo las palabras TCP e IP en
mayúscula.
4. Modifica el título para que aparezca escrito en mayúsculas, haciendo clic en opción
Inicio > Fuente > Cambiar mayúsculas y minúsculas > Mayúsculas, después de haberlo
seleccionado.
rápido.
56
MÓDULO A
2.3. Alineación del texto

La alineación de un texto determina su posición respecto a los márgenes de la página. Los tipos
de alineación son:
Izquierda Centrada Derecha Justificada

El borde izquierdo del párrafo El texto se encuentra en el El borde derecho del párrafo El texto queda alinea-
está alineado con el margen centro, con respecto a los está alineado con el margen do tanto al margen iz-
izquierdo. márgenes. derecho. quierdo como al derecho.
Una vez seleccionado el texto que se desea alinear, hay que hacer clic en el icono
correspondiente en Inicio > Párrafo.
Cuando se redactan cartas, documentos o trabajos académicos, es recomendable justificar

el texto para obtener un documento con el texto ajustado a ambos márgenes.
Actividad guiada 15
Utilizar diferentes alineaciones del texto en el documento Word2.
2. Coloca el cursor en cualquier lugar del título y comprueba cómo va cambiando con las
diferentes alineaciones, finalmente déjalo presionando el icono Inicio > Párrafo > Centrar.
3. Coloca el cursor en cualquier lugar del primer párrafo y establece la alineación centrada,
presionando el icono Inicio > Párrafo > Justificar.
4. Coloca el cursor en cualquier lugar del primer párrafo y establece la alineación izquierda,
presionando el icono Inicio > Párrafo > Alinear a la izquierda.
5. Coloca el cursor en cualquier lugar del primer párrafo y establece la alineación centrada,
presionando el icono Inicio > Párrafo > Centrar.
6. Coloca el cursor en cualquier lugar del primer párrafo y establece la alineación derecha,
presionando el icono Inicio > Párrafo > Alinear a la derecha.
7. Sitúa el cursor al final del documento y establece alineación derecha. A continuación,
escribe el siguiente texto: “Es muy importante tener instalado software antivirus en los
dispositivos informáticos, para proteger los puertos, cerrando los que no se utilizan y
evitar ataques maliciosos.” Comprobarás que el texto va apareciendo por la derecha y se
desplaza hacia la izquierda a medida que se escribe.
rápido.
57
Aula Mentor
2.4. Lista con viñetas y numeradas

Una lista es un conjunto de elementos ligeramente tabulados y precedidos por un símbolo,
dibujo o número.
2.4.1. Viñetas
Para crear una lista con viñetas, hay que seleccionar Inicio > Párrafo > Viñetas. Si se hace
clic en la flecha situada a la derecha del icono Viñetas se despliega la biblioteca de viñetas,
pudiendo elegir el tipo deseado.
Ejemplo 1 Ejemplo 2
• Avión  Mamífero
• Coche  Ave
• Moto  Reptil
• Barco  Pez
Ejemplo 3 Ejemplo 4
 1º ESO ¨ PC
 2º ESO ¨ Tableta
 3º ESO ¨ Móvil
 4º ESO ¨ Portátil
Cada párrafo o línea seleccionados se convierte en un elemento con viñetas y, para añadir
una nueva viñeta más a la lista, hay que presionar Intro. La lista de viñetas finaliza cuando se
presionan dos veces seguidas la tecla Intro, o bien cuando se presiona nuevamente el icono
Viñetas.
También es posible definir nuevas viñetas utilizando símbolos, imágenes o fuentes, para
ello hay que seleccionar la opción Definir nueva viñeta, del cuadro de diálogo anterior, presionar
en el botón Símbolo, elegir el tipo de fuente y presionar en Insertar, una vez seleccionada la
viñeta deseada.
58
MÓDULO A
Actividad guiada 16
Añadir texto con viñetas en el documento Word2.
2. Coloca el cursor al final del documento e inserta un salto de página, haciendo clic en
Insertar > Salto de página.
3. Escribe el siguiente título en negrita “¿Qué son los puertos de comunicación?”, utilizando
la combinación Ctrl + N, o bien el icono Negrita de la barra de acceso rápido.
4. Escribe el siguiente párrafo debajo del título “Los puertos de comunicación son aquellos
elementos que permiten el intercambio de datos entre el ordenador y los periféricos a
los que se pueda conectar, así como con otros equipos informáticos. Algunos de los más
utilizados son:”.
5. Comienza la creación de una lista de viñetas donde aparezca un disco similar al
siguiente , haciendo clic en Inicio > Párrafo > flecha situada a la derecha del icono
Viñetas > Definir nueva viñeta > Símbolo > Wingdings.
6. Escribe el siguiente texto en la primera viñeta “Puerto USB. Se puede conectar todo
tipo de dispositivos USB externos, tales como un disco duro externo, una impresora, un
escáner, ratón, teclado, etc.”.
7. Presiona la tecla Intro, para que aparezca la segunda viñeta automáticamente y
escribe el siguiente párrafo que aparece en la siguiente figura, repitiendo los pasos hasta
completar todo el texto.

rápido.
59
Aula Mentor
2.4.2. Numeración
Para crear una lista con números, hay que seleccionar Inicio > Párrafo > Numeración. Si se
hace clic en la flecha situada a la derecha del icono Numeración se despliega la biblioteca de
listas de números, pudiendo elegir la que más se adecúe a la lista que se desea crear.
Ejemplo 1 Ejemplo 2
1) Avión i. Mamífero
2) Coche ii. Ave
3) Moto iii. Reptil
4) Barco iv. Pez
Ejemplo 3 Ejemplo 4
a) 1º ESO a. PC
b) 2º ESO b. Tableta
c) 3º ESO c. Móvil
d) 4º ESO d. Portátil
Cada párrafo o línea seleccionados se convierte en un elemento numerado y, para añadir

un elemento más a la lista, hay que presionar Intro. La lista de numeración finaliza cuando se
presionan dos veces seguidas la tecla Intro, o bien cuando se presiona nuevamente el icono
Numeración.
Actividad guiada 17
Numerar los títulos del documento Word2.
2. Copia el formato del título de la primera página “¿QUÉ SON LOS PUERTOS DE
INTERNET?” al título de la segunda página “¿Qué son los puertos de comunicación?”,
utilizando la herramienta Inicio > Portapapeles > Copiar formato.
3. Pon el segundo título en mayúscula, seleccionando el título y haciendo clic en Inicio >
Fuente > flecha derecha del icono Cambiar mayúsculas y minúsculas > MAYÚSCULAS.
4. Enumera el primer título, situando el cursor dentro del párrafo y haciendo clic en Inicio
> Párrafo > Numeración. El resultado obtenido será similar a la siguiente figura:
5. Enumera el segundo título, situando el cursor dentro del párrafo y haciendo clic en
Inicio > Párrafo > Numeración. Comprobarás que se le asigna el número.

rápido.
60
MÓDULO A
2.5. Bordes y sombreado

Los bordes y el sombreado pueden agregar interés y énfasis a diferentes partes del documento
para darle una presentación más llamativa al texto mejorando el diseño del mismo. Es posible
agregar bordes a páginas, texto, tablas y celdas de tabla, objetos gráficos e imágenes.
2.5.1. Aplicar un borde a palabras y párrafos
Para aplicar o cambiar el sombreado de una palabra o un párrafo, previamente hay que
seleccionarlo y hacer clic en Inicio > Párrafo > Bordes. Haciendo clic en la flecha situado
junto a bordes es posible elegir la opción deseada.
A continuación, se muestran algunos ejemplos del resultado:
Texto con borde superior e inferior
Texto con bordes externos
Los bordes se pueden personalizar accediendo a Inicio > Párrafo > Bordes > Bordes y
sombreado. El cuadro de diálogo que se abre le muestra las diferentes opciones para configurar
el borde, tales como el estilo, color y ancho.
En el panel de Vista previa, hay que hacer clic sobre el borde que se quiera añadir o
eliminar.
61
Aula Mentor
2.5.2. Aplicar sombreado a palabras y párrafos
Para aplicar o cambiar el sombreado de una palabra o un párrafo, previamente hay que
seleccionarlo y hacer clic en Inicio > Párrafo > Sombreado. Haciendo clic en la flecha situado
junto a sombreado es posible elegir el color deseado.
También es posible sombrear el texto utilizando tramas, seleccionando la pestaña

Sombreado del cuadro de diálogo que aparece en Inicio > Párrafo > Bordes > Bordes y
sombreado. Por ejemplo, en la siguiente figura se ha establecido un sombreado en verde con
una trama de color naranja al 20%.
62
MÓDULO A
Actividad guiada 18
Establecer bordes y sombreados en diferentes párrafos del documento Word2.

2. Selecciona el primer párrafo y añádele un borde doble de 3 puntos con sombreado en
azul, seleccionando a Inicio > Párrafo > Bordes > Bordes y sombreado para establecer
las características del borde. A continuación, selecciona la pestaña Sombreado, para
seleccionar un relleno azul claro con estilo de trama del 5% y presionar Aceptar.
3. Sombrea el segundo párrafo en amarillo claro, seleccionándolo y haciendo clic en

Inicio > Párrafo > Sombreado para elegir el color.
4. Añade un borde izquierdo y un borde derecho al segundo párrafo. En primer lugar,
hay que establecer las características del borde deseado en Inicio > Párrafo > Bordes
> Bordes y sombreado. A continuación, hacer clic Inicio > Párrafo > Bordes > Borde
izquierdo y, finalmente, Inicio > Párrafo > Bordes > Borde derecho. El resultado será
similar a la figura:

rápido.
63
Aula Mentor
2.6. Interlineado y espaciado entre párrafos

El interlineado es la distancia vertical que hay entre dos líneas y el espaciado es la distancia
vertical que hay entre dos párrafos. Estos valores se pueden configurar seleccionando Inicio >
Espaciado entre líneas y párrafos.
Se puede ajustar la distancia eligiendo uno de los valores que aparecen. Otra opción es
hacer clic sobre Opciones de interlineado (abre el mismo cuadro de diálogo que el Selector
de cuadro de diálogo Párrafo).
En este cuadro de diálogo se puede configurar el espacio que se dejará antes y después
de cada párrafo, medido en puntos. Es conveniente dejar algún espaciado, ya sea antes o
después, para separar los párrafos entre sí, facilitando de este modo la lectura de un documento
y mejorando su aspecto. Al desplegar la lista de interlineado, se puede elegir entre: sencillo, 1´5
líneas, doble, mínimo, exacto y múltiple.
64
MÓDULO A
Actividad guiada 19
Fijar el interlineado doble, un espaciado anterior de 12 puntos y posterior de 6 puntos,
en la primera página del documento Word2.
2. Selecciona todo el texto que aparece en la primera página y despliega el cuadro de

diálogo de párrafo.
3. Configura las siguientes características:

rápido.
2.7. Columnas periodísticas

En artículos académicos, periódicos o folletos es habitual dividir el texto en varias columnas. Se
puede configurar el número de columnas y el ancho de separación entre ellas.
La mayoría de los documentos creados en Word, están formados por una sola columna
teniendo como referencia los márgenes, pero también se puede presentar un documento en varias
columnas sobre todo con carácter periodístico o informativo. Para utilizarlas, se debe seleccionar
el párrafo o el conjunto de párrafos deseados, e ir a la pestaña Formato > Configurar página >
Columnas. Para dejar el texto en una columna, se siguen los mismos pasos, eligiendo la opción
Una.
65
Aula Mentor
Word establece automáticamente el ancho de las columnas para que se adapte a la

página. Si los valores preestablecidos no se adecúan al diseño deseado o se necesitan más de
tres columnas, hay que elegir Más columnas y ajustar la configuración en el cuadro de diálogo
Columnas.
Además del ancho exacto y espaciado entre columnas, también es posible activar la
opción Línea entre columnas.
En un documento se pueden mezclar varios estilos, por ejemplo, una parte del texto a
dos columnas y el resto en una columna. Cuando el documento finaliza en varias columnas, en
algunas ocasiones, al establecer dos columnas se pueden extender hasta el final de la página,
de modo que el documento da la sensación de contener una sola columna más estrecha (figura
izquierda). Para evitarlo, habría que deshacer las columnas y escribir cualquier texto debajo del
párrafo a disponer en dos columnas que servirá de límite, al no seleccionarse. Por ejemplo, en la
figura de la derecha se ha añadido la frase “xxxx” que se eliminará a posteriori (figura derecha).
Actividad guiada 20
Divide el tercer párrafo de la primera página del documento Word2 en dos columnas.
2. Selecciona el tercer párrafo de la primera página, haciendo doble clic en su margen
izquierdo.
3. Divídelo en dos columnas, utilizando Formato > Configurar página > Columnas.
rápido.
66
MÓDULO A
2.7.1. Los saltos de columna
Word inserta automáticamente saltos de columna para acomodar las columnas en la

página. Si se desea cambiar el lugar de los saltos de columna, hay que colocar el cursor donde se
desea que comience la nueva columna y seleccionar la opción Formato > Configurar página
> Saltos > Columna.
Para ver el salto de columna, se puede hacer clic en Inicio > Mostrar ¶.
67
Aula Mentor
2.8. Fondo de la página

Para agregar interés visual adicional a un documento, se puede agregar una marca de agua,
un color de fondo o un borde de página. Todas estas opciones están disponibles en Diseño >
Bordes de página.
2.8.1. Marca de agua
Al hacer clic en el icono Marca de agua, se despliega un menú que muestra diferentes marcas
de agua que se pueden añadir al documento, con rótulos característicos como Borrador,
Confidencial, No copiar, Ejemplo, Urgente, etc.
También existe la posibilidad de personalizar el texto que aparece en la marca o quitarla,

utilizando las opciones que aparecen en la parte inferior del cuadro de diálogo anterior.
68
MÓDULO A
Actividad guiada 21
Añadir una marca de agua al documento Word2.
2. Añade la marca de agua “Borrador“, haciendo clic en Diseño > Marca de agua > Marcas
de agua personalizadas y activando la casilla Marca de agua de texto.

rápido.
2.8.2. Color de página
Al hacer clic en el icono Color de página, se despliega una paleta de colores que permite
establecer el color de fondo del documento. Para recuperar el color por defecto del documento
hay que elegir la opción Sin color.
69
Aula Mentor
Al elegir la opción Efectos de relleno se puede elegir entre degradado, textura, trama o
imagen. A continuación, se muestra el cuadro de diálogo con la configuración para añadir una
textura.
Actividad guiada 22
Añade un efecto de relleno degradado al documento Word2.
2. Añade un efecto degradado entre dos colores, haciendo clic en Diseño > Color de
página > Efectos de relleno y activando la pestaña Degradado. Selecciona Dos colores y
elige gris y amarillo con un estilo de sombreado Diagonal hacia arriba.

rápido.
70
MÓDULO A
2.8.3. Borde de página
Al hacer clic en el icono Bordes de página, se abre la pestaña correspondiente en el cuadro de

diálogo Bordes y sombreado.
Para el borde se pueden utilizar diferentes estilos de líneas, colores, anchos e incluso
imágenes. En el apartado Aplicar a, es posible elegir si el borde se aplica a todo el documento, a
una sección, a la primera página de una sección, etc. En el panel de Vista previa, hay que hacer
clic sobre el borde que se quiera añadir o eliminar.
Actividad guiada 23
Añade una portada al documento Word2 utilizando un borde de página.
2. Sitúa el cursor al inicio del documento, presiona varias veces Intro para crear espacio
e inserta un salto de página, haciendo clic en Insertar > Salto de página, para desplazar
el texto a la segunda página.
3. Sitúa nuevamente el cursor en la primera página del documento y escribe el título

“PUERTOS DEL ORDENADOR” en el centro de la página y “Proyecto Mentor” en la parte
inferior. Puedes darle el formato deseado, ya que será el texto que aparezca en la portada.
71
Aula Mentor
4. Añade un borde de página, haciendo clic en Diseño > Bordes de página > Efectos de
relleno y haciendo clic en el cuadro desplegable de Arte para elegir el diseño deseado.
5. En el apartado Aplicar a selecciona Esta sección: solo la primer página, para que el
borde solo aparezca en la página inicial.

rápido. El resultado obtenido variará en función de los formatos elegidos, siendo similar al
que aparece en la siguiente figura:
72
MÓDULO A
UNIDAD 3. MEJORAR DISEÑO DEL DOCUMENTO
3.1. Introducción
Microsoft Word proporciona diversas herramientas para la creación y edición de documentos.
Las herramientas analizadas hasta ahora nos permiten dar formato a los documentos mejorando
su aspecto.
Esta unidad profundiza en el uso de herramientas específicas que facilitarán la edición

de documentos mejorando su presentación, tales como los estilos, los temas, los vínculos, las
sangrías y las secciones. También se estudian los aspectos más importantes al configurar las
páginas del documento.
3.2. Estilos
Cuando utilizamos el procesador de texto tenemos la tendencia a dar formato al texto conforme
se escribe, pero cuando se trata de documentos muy extensos, en los que hay que mantener la
homogeneidad de formatos, es necesario utilizar estilos.
Un estilo es un conjunto de formatos, identificados con un nombre, que se aplican al

mismo tiempo, agilizando y simplificando la edición de documentos. Por ejemplo, cada vez que
se aplica el estilo Resaltado a un texto, cambiará su tipo de letra a Georgia, el tamaño a 10, el
color a azul y el sombreado en amarillo. Esto evitará que el usuario tenga que aplicar todos estos
cambios cada vez que desee resaltar un texto.
Platero y yo es una narración del poeta Juan Ramón

Jiménez que recrea poéticamente la vida y muerte de un
burro plateado, llamado Platero, al que su dueño ama
con locura, consiguiendo enternecer a una buena parte
del mundo.
Si en algún momento el usuario cambia de opinión y decide modificar el color del

sombreado a naranja, simplemente debe cambiar las propiedades del estilo Resaltado para que
se actualice automáticamente todo el texto del documento que tiene aplicado dicho estilo.
Platero y yo es una narración del poeta Juan Ramón

Jiménez que recrea poéticamente la vida y muerte de un
burro plateado, llamado Platero, al que su dueño ama
con locura, consiguiendo enternecer a una buena parte
del mundo.
Microsoft Word ya incluye una serie de estilos predefinidos, aunque puedes personalizarlos
o añadir los tuyos propios.
73
Aula Mentor
3.2.1. Aplicar estilos
Los estilos se encuentran en la Galería de estilos, un menú visual ubicado en la pestaña Inicio.
Para aplicar un estilo, hay que seleccionar el texto al que se desea dar formato y, a
continuación, hacer clic en el estilo deseado del grupo Estilos.
Microsoft Word asigna por defecto el estilo Normal al texto que se escribe en un
documento, a no ser que el usuario haya especificado otro estilo diferente.
Para ver todos los estilos de la Galería hay que hacer clic en el botón más , que
expande los estilos disponibles, tanto incluidos por Word como creados por el usuario. Se puede
ver el aspecto que tendrá el texto seleccionado con un estilo concreto colocando el puntero
sobre el estilo para obtener una vista previa.
En la parte inferior aparecen tres opciones que permiten Crear un estilo, Borrar
formato y Aplicar estilos.
74
MÓDULO A
3.2.2. Eliminar estilos
Para eliminar el estilo que tiene asignado un fragmento de texto, hay que seleccionarlo y aplicarle
el estilo Normal. No obstante, en ocasiones, dependiendo de los formatos que le han sido
aplicados previamente, puede que no desaparezcan al aplicar el estilo normal y es necesario
utilizar la opción Borrar formato disponible tanto en Inicio > Fuente, como al desplegar la
Galería de estilos.
Actividad guiada 24
Aplicar la Galería de estilos en Word3_ordenador.
1. Inicia el programa Microsoft Word y abre el archivo Word3_ordenador.docx, disponible

en los Archivos referentes al manual que podrás descargar desde tu mesa de trabajo.
2. Aplica el estilo Título 1 a los títulos “EL ORDENADOR” y “TIPOS DE ORDENADORES”.

Para ello, selecciona el texto y sigue la secuencia para marcar Inicio > Estilos > Título 1.
3. Aplica el estilo Título 2 a los títulos “Superordenadores”, “Ordenadores personales”,

“Portátiles” y “Dispositivos móviles”. El resultado será similar al siguiente:
4. Aplica el estilo Cita al segundo párrafo (“Un ordenador es … software”).
5. Aplica el estilo Título 3 a los títulos “Teléfonos inteligentes” y “Tabletas”.
6. Elimina el estilo Cita aplicado al segundo párrafo, seleccionándolo y aplicándole el

estilo Normal.
7. Guarda los cambios realizados, utilizando la opción Archivo > Guardar como y
seleccionando tu carpeta Word de trabajo para almacenar el archivo.
75
Aula Mentor
3.2.3. Personalizar o crear nuevos estilos en Word
Cuando ninguno de los estilos disponibles se ajusta al formato deseado, es posible crearlo nuevo
o modificar uno de los existentes para que se adapte las necesidades del usuario.
Modificar un estilo existente
Para modificar un estilo, por ejemplo, Título 1, hay que seleccionar un bloque de texto
que ya tenga aplicado dicho estilo. Al seleccionar texto que tiene un estilo aplicado, ese estilo
está resaltado en la Galería de estilos.
A continuación, hay que aplicar al texto seleccionado todas las características y atributos
deseados (tipo de fuente, tamaño, color, bordes, etc.). Por ejemplo, cambiar el formato de Título
1 al tipo de letra Arial, tamaño de 18 puntos y texto en negrita.
Para finalizar, en la pestaña Inicio y en el grupo Estilos, hay que hacer clic con el botón
derecho del ratón sobre el estilo a cambiar y elegir la opción Actualizar [nombre de estilo]
para que coincida con la selección.
76
MÓDULO A
Modificar un estilo de forma manual en el cuadro de diálogo Modificar estilo
Otra opción para modificar las propiedades de un estilo directamente desde la Galería
de estilos, sin usar el texto en el documento es abriendo la en la pestaña Inicio y en el grupo
Estilos, haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre el estilo a cambiar y elegir la opción
Modificar.
Haciendo clic en el botón Formato, del cuadro de diálogo Modificar estilo que se
muestra, es posible realizar cambios de estilo de fuente, de tamaño, de color, de alineación, de
interlineado, de sangría, etc.
77
Aula Mentor
Al modificar un estilo, es posible elegir si los cambios se aplican únicamente para el

documento actual o para todos los documentos en el futuro.
Crear un nuevo estilo basado en el formato del documento
En ocasiones, resulta interesante crear un estilo nuevo con el mismo formato que un
texto determinado y que, además, se guarde en la Galería de estilos para poder ser reutilizado
siempre que sea necesario. Los pasos a seguir serían:
1. Seleccionar el texto que ya tenga el formato en que se desea basar el nuevo estilo.
2. Presionar sobre el icono Estilos que aparece en la minibarra de herramientas y, a
continuación, hacer clic en Crear un estilo.
3. En el cuadro de diálogo diálogo Crear nuevo estilo de formato, asigna un nombre a

su estilo y haz clic en Aceptar. El nuevo estilo aparecerá en la Galería de estilos.
78
MÓDULO A
Otra alternativa, para crear un estilo, es abrir la pestaña Inicio, hacer clic en el selector
de cuadro de diálogo Estilos y utilizar el icono Nuevo estilo, que se muestra en la parte
inferior.
3.2.4. Borrar estilos
Para borrar un estilo se puede optar por:
• Quitarlo de la Galería de estilos. En pestaña Inicio, dentro del grupo Estilos, haciendo
clic con el botón derecho del ratón y eligiendo la opción Quitar de Galería de estilos.
En este caso el estilo no se elimina el estilo y, por tanto, el texto que lo tenga aplicado
mantiene sus características.
• Eliminar definitivamente. Activar la pestaña Inicio, hacer clic en el selector de cuadro
de diálogo Estilos, para ver todos los estilos disponibles. Seleccionar el estilo a eliminar
y hacer clic en la flecha desplegable, que aparece a su derecha, para elegir la opción
Eliminar.
79
Aula Mentor
Actividad guiada 25
Personalizar la Galería de estilos y añadir uno nuevo en el documento Word3_
ordenador.
1. Inicia el programa Microsoft Word y abre el archivo Word3_ordenador.docx, disponible

en tu carpeta de trabajo Word.
2. Selecciona el título “EL ORDENADOR” y comprueba que tiene aplicado el estilo Título
1 de la Galería de estilos. Para ello, selecciona Inicio > Estilos.
3. Presiona en el icono Lista multinivel y elige la lista numerada para los títulos. Podrás
comprobar que esta lista se aplica automáticamente a todos los estilos de tipo título.
4. Aumenta el tamaño del título seleccionado a 18 puntos, ponlo en negrita y con

sombreado en color oro.
5. Haz clic con el botón derecho del ratón sobre el estilo Título 1, de la Galería de estilos,
y elige la opción Actualizar Título 1 para que coincida con la selección.
6. Selecciona “Ordenadores personales”, que tiene aplicado el estilo Título 2, aumenta su

tamaño a 14 puntos y ponlo en negrita. A continuación, haz clic con el botón derecho del
ratón sobre el estilo Título 2, de la Galería de estilos, y elige la opción Actualizar Título 2
para que coincida con la selección.
80
MÓDULO A
7. Selecciona “Dispositivos móviles”, que tiene aplicado el estilo Título 3, ponlo en negrita,
cursiva y color marrón. Repite la misma operación anterior para actualizar Título 3, de la
Galería de estilos.
8. Selecciona el primer párrafo “Un ordenador es...software”, que tiene aplicado
el estilo Normal, y cambia el tipo de letra a Georgia. A continuación, Actualizar
Normal para que coincida con la selección en la Galería de estilos. El
documento tendrá un aspecto similar al siguiente:
9. Selecciona la palabra “smartphone” y ponla de color verde, cursiva y tipo de letra

Cambria. Haz doble clic sobre ella y presiona en el icono Estilos de la minibarra de
herramientas y, a continuación, elige la opción Crear un estilo, asignándole el nombre
Anglicismo.
10. Aplica el estilo Anglicismo a la palabra “Tablet” que aparece en el último párrafo.
11. Elimina el estilo Anglicismo, haciendo clic en el selector de cuadro de diálogo de la
sección Estilos y desplegando la flecha que aparece a su derecha, para poder elegir la
opción Eliminar Anglicismo. Podrás comrpobar que smartphone y tablet recuperan el
estilo Normal.
rápido.
81
Aula Mentor
3.3. Temas
Un tema del documento es un conjunto de opciones de formato que incluye colores, tipos de
letra, estilos, efectos, etc. Se utilizan para dar rápidamente formato a un documento completo
proporcionándole un aspecto más profesional y moderno.
Existen varios temas predeterminados, que se pueden aplicar desde la pestaña Diseño
> Temas. Por defecto se utiliza el tema Office aunque es posible elegir entre diversas opciones.
3.4. Índices
Los índices en Microsoft Word reciben el nombre de tablas de contenido y son muy útiles cuando
estamos trabajando con documentos extensos. También es posible crear tablas de ilustraciones,
de gráficos y de tablas, que permiten organizar estos elementos en índices que facilitan su
búsqueda dentro del documento.
La tabla de contenido es el reflejo de la estructura de un documento, ya que contiene los

títulos principales, títulos secundarios, subtítulos, etc. Al igual que la mayoría de elementos de
Microsoft Office, los índices son personalizables, de modo que el usuario puede decidir aspectos
como el número de niveles que se muestran de los títulos, el tipo de carácter de relleno, si se
incluye el número de página, etc.
82
MÓDULO A
Para añadir un índice automáticamente a nuestro documento, previamente se deben

haber aplicado los estilos correspondientes a los títulos del documento. Como regla general, a
los títulos más importantes, capítulos o de primer nivel se les habrá aplicado el estilo Título 1, a
los títulos de segundo nivel o subcapítulos el estilo Título 2, a los de tercer nivel el estilo Título
3 y así sucesivamente, de modo que el documento quede estructurado jerárquicamente. Si se
utilizan estilos diferentes, habrá que especificarlo en las opciones al crear la tabla de contenido.
3.4.1. Crear la tabla de contenido
Cuando se ha preparado el documento, asignando los diferentes estilos a los títulos, según
su nivel, para crear la tabla de contenido hay que situar el cursor en el lugar donde se desea
insertar la tabla. El índice suele añadirse en la segunda o tercera página, después de la portada
y dedicatorias.
Para insertar la tabla de contenido hay que activar la pestaña Referencias y desplegar el
menú Tabla de contenido, para elegir uno de los modelos sugeridos.
83
Aula Mentor
Como alternativa a elegir uno de los modelos prediseñados, el usuario puede personalizar
el índice a su gusto eligiendo la opción Tabla de contenido personalizada, que aparece en la
parte inferior del cuadro de diálogo anterior.
Desde este cuadro de diálogo es posible elegir entre opciones como mostrar los números
de página, elegir el carácter de relleno, mostrar el número de niveles de títulos que aparecerán
en el índice, elegir los estilos personalizados que se mostrarán en el índice, etc.
3.4.2.Actualizar tabla de contenido
La principal ventaja que proporciona una tabla de contenido creada en Microsoft Word es que
se actualiza automáticamente a medida que se añaden o eliminan títulos, así como el número de
página donde aparece cada uno de ellos. Esta actualización se realiza cada vez que se abre el
documento, o bien, cuando el usuario hace clic en Referencias > Actualizar tabla.
84
MÓDULO A
- Hacer clic con el botón del ratón sobre la tabla y elegir la opción Actualizar campos, que
mostrará el siguiente cuadro de diálogo:
Actividad guiada 26
Crear un índice al principio del documento Word3_ordenador con tres niveles de
títulos.
1. Abre el archivo Word3_ordenador.docx, disponible en tu carpeta de trabajo Word.
2. Sitúate delante de cada título e inserta un salto de página. De este modo, cada título
comenzará en una página diferente.
3. Haz clic al principio de la primera página para situar el cursor y, a continuación,

selecciona Referencias > Tabla de contenido.
4. Selecciona Tabla automática 1, para dejar la configuración que incluye el programa
por defecto.
5. Comprueba que en el índice aparezcan todos los títulos a los que se ha asignado el
estilo Título 1, Título 2 y Título 3, quedando con un aspecto similar a la siguiente figura:
13. Presiona la tecla Ctrl y haz clic con el ratón sobre “Dispositivos móviles” del índice,
para comprobar que el vínculo te lleva correctamente a la página 7.
14. Utiliza la tecla Intro para desplazar el apartado Tabletas a la página siguiente y actualiza
el índice (Referencias > Actualizar tabla) para comprobar que aparece en la página 10.
15. Guarda los cambios realizados en el documento Word3_ordenador, presionando el
icono Guardar.
85
Aula Mentor
3.5. Hipervínculos
Un hipervínculo, también llamado enlace, vínculo o hiperenlace, es un elemento de un
documento electrónico que hace referencia a otro recurso, como por ejemplo otro documento, a
una dirección de correo, a un punto específico del mismo documento, etc. Los hipervínculos son
parte fundamental de las páginas web en Internet, pero también se utilizan en otros programas
como los procesadores de textos.
En Word, un hipervínculo suele ser una palabra o una imagen diseñada para al pinchar
sobre ella. Suelen aparecer resaltadas o subrayadas y cuando se posiciona el puntero del ratón
sobre el vínculo, aparece información sobre el mismo. Para seguir ese vínculo hay que presionar
la tecla Ctrl y, sin soltarla, hacer clic con el ratón.
Para crear el hipervínculo, hay que seleccionar el texto o imagen que actuará como
hipervínculo y, a continuación, hacer clic Insertar > Vínculos > Vínculo. Se pueden crear
vínculos a una página web, a un lugar del propio documento, a un documento nuevo o a una
dirección de correo electrónico. Para eliminar un hipervínculo, hay que hacer clic con el botón
derecho del ratón sobre la palaba o imagen y seleccionar Quitar hipervínculo.
3.5.1. Vínculo a un archivo o una página web
Para crear un hipervínculo a un archivo hay que seleccionar el texto que tendrá el vínculo y hacer
clic en hacer clic Insertar > Vínculos > Vínculo > Insertar vínculo. En el cuadro de diálogo
hay que seleccionar la opción Vincular a Archivo o página web existente y seleccionar el
documento que se desea vincular.
Para crear un hipervínculo a una página web, hay que escribir la dirección URL completa
en el campo Dirección.
86
MÓDULO A
Cuando el usuario desea que aparezca una dirección de página web directamente en el
documento, en lugar de una palabra vinculada, la forma más rápida es presionando Intro o la
barra espaciadora después de escribir la URL, por ejemplo, http://www.aulamentor.es. Office
convierte automáticamente la dirección en un vínculo.
Actividad guiada 27
Crear un vínculo a una página web en el documento Word3_ordenador.
2. Vincula palabra “hardware”, del apartado 1, a su definición en la Wikipedia. En primer

lugar, abre el navegador de Internet para buscar hardware en la Wikipedia y copiar
su dirección. A continuación, selecciona la palabra “hardware” y haz clic en Insertar >
Vínculos > Vínculo > Insertar vínculo para seleccionar la opción Vincular a Archivo
o página web existente. Para finalizar, pega la dirección URL en el campo Dirección,
haciendo clic con el botón derecho del ratón y eligiendo Pegar.
3. Vincula palabra “software”, del apartado 1, a su definición en la Wikipedia. Repite los

mismos pasos y en este caso la dirección URL será https://es.wikipedia.org/wiki/Software.
4. Comprueba que los dos vínculos creados en el documento funcionan, haciendo clic
sobre ellos mientras mantienes presionada la tecla Ctrl. Se debe abrir una ventana nueva
con la página web en el navegador.
5. Guarda los cambios realizados en el documento Word3_ordenador, presionando el

icono Guardar.
87
Aula Mentor
3.5.2. Vínculo a un lugar del propio documento
Para crear un hipervínculo a un lugar del documento es necesario haber insertado previamente
un marcador en dicho lugar.
La utilización de marcadores de texto es un recurso muy útil para aquellos casos en los
que se trabaja con documentos grandes ya que permiten al usuario moverse con comodidad en
el documento. Un marcador es una referencia que se diseña y se coloca en un lugar concreto
para que cuando se quiera regresar a ese punto se haga de manera instantánea. Para insertar
un marcado hay que hacer clic en Insertar > Vínculos > Marcador y asignarle un nombre sin
espacios.
Una vez creado el marcador, es posible añadir un vínculo a ese marcador desde Insertar
> Vínculos > Vínculo > Insertar vínculo. En el cuadro de diálogo hay que seleccionar la
opción Vincular a Lugar de este documento y seleccionar el marcador que se desea vincular.
También es posible crear vínculos a los diferentes títulos del documento que se han
creado utilizando estilos.
88
MÓDULO A
Actividad guiada 28
Crear vínculos a diferentes lugares del Word3_ordenador.
2. Añade un marcador al índice del documento, situando el cursor en la primera línea
y haciendo clic en Insertar > Vínculos > Marcador. Escribe en Nombre de marcador
“Índice” y presiona en el botón Agregar.
3. Añade un vínculo al final del documento que lleve al índice del documento, haciendo
clic en Insertar > Vínculos > Vínculo > Insertar vínculo para seleccionar la opción Vincular
a Lugar de este documento y elegir “Índice”. Comprobarás que al hacer Ctrl+clic sobre el
enlace, se visualiza el índice del documento.
4. Vincula las palabras superordenadores, ordenadores personales, portátiles y teléfonos

inteligentes con los apartados correspondientes. En este caso no es necesario añadir
marcadores, al tratarse de títulos, simplemente hay que elegir cada expresión y seguir los
mismos pasos del apartado anterior para crear los vínculos.
El resultado obtenido será similar a:
5. Comprueba que los vínculos creados en el documento funcionan correctamente.

rápido.
89
Aula Mentor
3.5.3. Vínculo a una dirección de correo electrónico
Para crear un hipervínculo a un email hay que seleccionar el texto que tendrá el vínculo y hacer
clic en hacer clic Insertar > Vínculos > Vínculo > Insertar vínculo. En el cuadro de diálogo
hay que seleccionar la opción Vincular a Dirección de correo electrónico y completar la
dirección de envío y el asunto.
Al escribir la primera letra de la dirección de correo, aparece en el cuadro automáticamente

”mailto:”. Para crear un hipervínculo a una página web, hay que escribir la dirección URL completa
en el campo Dirección.
Los vínculos de correo electrónico se abren con el gestor de correo que se tenga
predeterminado en el ordenador y como destinatario la dirección puesta anteriormente. Si el
usuario no dispone de un gestor de correo como Outlook configurado, el enlace mostrará un
mensaje de error.
Actividad guiada 29
Crear un vínculo a una dirección de email en el documento Word3_ordenador.
2. Sitúa el cursor al final del apartado 2.4.1 y añade el texto “Actualmente se han convertido
en los dispositivos más utilizados para navegar por Internet, ver vídeos, enviar correo
electrónico, etc.”
3. Selecciona “correo electrónico” y haz clic en Insertar > Vínculos > Vínculo > Insertar
vínculo para seleccionar la opción Vincular a Dirección de correo electrónico. Añade tu
dirección de email y escribe en Asunto el texto “Práctica de Word”.
4. Comprueba que el vínculos abre la bandeja de correo electrónico de Outlook o similar
con la dirección y el asunto rellenos. En caso de no tener un gestor de correo, el sistema
operativo solicitará su instalación.

rápido.
90
MÓDULO A
3.6. Sangrías
Sangrar un párrafo consiste en desplazar el texto del párrafo hacia la derecha o hacia la izquierda.
Normalmente se utilizan para resaltar determinados fragmentos de texto aportándole una
apariencia más clara y ordenada.
En un documento se pueden aplicar cuatro tipos de sangrías:
• Sangría izquierda. Añade separación entre el margen izquierdo y el párrafo.

• Sangría derecha. Añade separación entre el margen derecho y el párrafo.
• Sangría de primera línea. Desplaza la primera línea de un párrafo hacia la derecha.
Se suele utilizar en gran cantidad de documentos para facilitar la lectura, ya que el lector
identifica rápidamente, y de forma visual, el comienzo de cada párrafo.
• Sangría francesa. Desplaza todas las líneas del párrafo hacia la derecha, exceptuando
la primera. Es la sangría que llevan implícitas las viñetas y listas numeradas. También se
suele utilizar para formatear textos específicos, como por ejemplo las bibliografías de los
documentos.
A continuación, se muestra un texto que se ha formateado aplicándole los diferentes tipos

de sangrías:
Las sangrías se pueden añadir y ajustar utilizando los iconos, los marcadores de la regla
o accediendo al cuadro de diálogo Párrafo. Hay que tener en cuenta que es posible aplicar los
diferentes tipos de sangrías de forma combinada en un mismo párrafo, a excepción de la sangría
de primera línea y la sangría francesa, que son incompatibles entre sí.
91
Aula Mentor
3.6.1. Ajustar la sangría con los iconos y tabulaciones
Como una de las sangrías más utilizadas es la sangría izquierda, Word incluye dos iconos para
Aumentar sangría y Disminuir sangría , que se muestran tanto en el menú Inicio
> Párrafo como en Formato > Párrafo. El texto se desplaza una tabulación cada vez que se
aumenta la sangría.
Las tabulaciones están establecidas por defecto a 1,25 cm, aunque es posible personalizarlas
o añadir nuevas haciendo clic en Inicio > Párrafo > Selector del cuadro de diálogo Párrafo
> Tabulaciones.
3.6.2. Ajustar las sangrías desde la regla
La regla se muestra bajo la cinta de opciones, justo en la parte superior y a la izquierda del área
de trabajo. Si no está visible, es posible mostrarla seleccionando la pestaña Vista > Mostrar >
Regla.
Para ajustar la sangría utilizando la regla hay que seleccionar el texto al que se desea
aplicar la sangría y arrastrar el marcador de la regla correspondiente a la posición deseada. Se
puede observar como el texto seleccionado se mueve a la vez que el marcador y se observa una
línea punteada que indica la nueva posición de la sangría.
Sangría francesa Sangría de primera línea Sangría derecha
Sangría izquierda Línea punteada
92
MÓDULO A
3.6.3. Ajustar las sangrías desde el cuadro de diálogo párrafo.
Cuando se desean realizar cambios precisos en la sangría y espaciado, o bien, realizar varios
cambios a la vez, hay que acceder al cuadro de diálogo de la configuración del párrafo desde
donde se puede ajustar exactamente el valor de cada sangría.
Haz clic en el Selector de cuadro de diálogo de Párrafo, dentro de la pestaña Formato.
Se mostrará el siguiente cuadro de diálogo, desde el que se puede configurar los diferentes
tipos de sangrías.
A la derecha de cada sangría es posible especificar el tamaño de sangrado en centímetros.
93
Aula Mentor
Actividad guiada 30
Aplicar diferentes sangrías en el documento Word3_ordenador.
2. Sitúa el cursor al final del apartado “1. EL ORDENADOR” y añade un cuarto párrafo con
el siguiente texto:
Tanto el software como el hardware evolucionan rápidamente y de forma paralela.
La evolución del hardware está orientada a conseguir componentes más pequeños
y potentes, mientras que la del software se centra en diseñar nuevos programas que
aprovechen las mejoras del nuevo hardware.
3. Aplícale al primer párrafo (“El ordenador…”) una sangría de primera línea, desde Formato
> Selector del cuadro de diálogo Párrafo > Sangría especial > Primera línea.
4. Aplícale al segundo párrafo (“El hardware…”) una sangría francesa, desde Formato >
Selector del cuadro de diálogo Párrafo > Sangría especial > Francesa.
5. Aplícale al tercer párrafo (“El software…”) una sangría derecha de 1cm y una sangría
francesa de 1,5 cm, desde Formato > Selector del cuadro de diálogo Párrafo y ajustando
los valores, tal y como aparece en la siguiente imagen:
6. Aplícale al cuarto párrafo (“Tanto el software…”), una sangría izquierda de derecha de 4

cm y una sangría derecha de 2,5 cm, utilizando la cinta de opciones en Formato > Párrafo
> Aplicar sangría.
7. Comprueba que el resultado obtenido tenga un aspecto similar al siguiente:

rápido.
94
MÓDULO A
3.7. Configurar página

Los procesadores de textos ofrecen la posibilidad de cambiar la orientación de la página, el
tamaño del papel y los márgenes, entre otras opciones.
3.7.1. Márgenes
Para acceder a la configuración de márgenes, hay que presionar el icono Formato > Configurar
página > Márgenes. Se mostrará una galería de márgenes preconfigurados para que el usuario
pueda elegir entre ellos.
Por defecto se aplica la configuración de margen Normal, cuyo tamaño de papel es

DIN-A4, orientación vertical, 3 cm de margen izquierdo y derecho, y 2,5 cm de margen superior
e inferior. Para cambiar estos valores, hay que hacer clic en Márgenes personalizados...
95
Aula Mentor
Además del margen superior, inferior, izquierdo y derecho, se puede agregar un margen
de Encuadernación que agrega espacio adicional al margen por el que se desea encuadernar
(izquierdo, interior o superior), que se ha establecido en la casilla Posición del margen interno.
En caso de que el documento se imprima por delante y por detrás, hay que especificar
que los márgenes del documento son simétricos y, automáticamente, los márgenes izquierdo
y derecho pasan a llamarse Interior y Exterior. Se suelen utilizar márgenes simétricos para
configurar márgenes opuestos en documentos de doble cara, como libros o revistas, de manera
que el margen de la página de la izquierda debe coincidir con el margen de la página de la
derecha.
Cuando se establecen varias páginas, la Vista previa muestra el resultado de la opción

elegida, dando una idea bastante aproximada de cómo van afectando los cambios introducidos
al diseño de la página.
En la lista desplegable Aplicar a, el usuario podrá aplicar la nueva configuración de

márgenes a todo el documento, o bien desde la página en que se encuentra en adelante.
Al presionar el botón Establecer como predeterminado, los valores actuales serán los
que se utilicen en los nuevos documentos que se creen.
96
MÓDULO A
3.7.2. Orientación de la página
Al crear un documento de Word, al igual que en la mayoría de aplicaciones, es posible elegir la

orientación de la página, entre vertical u horizontal.
Para cambiar la orientación en todo el documento, hay que activar la pestaña Formato y
elegir Orientación, del bloque Configurar página.
Al presionar el icono, se puede optar entre Vertical y Horizontal, cambiándose todas las
páginas del documento. También existe la posibilidad de utilizar una orientación distinta a la del
resto del documento en determinadas páginas o secciones. En este caso, hay que seleccionar las
páginas (o el texto que contienen) cuya orientación se desea cambiar y hacer clic en el selector
del cuadro de diálogo Configurar página.
En el cuadro de diálogo que aparece, hay que seleccionar la orientación deseada y, en el

cuadro Aplicar a, elegir Texto seleccionado. Word inserta automáticamente saltos de sección
antes y después del texto que tiene la nueva orientación de página.
97
Aula Mentor
3.7.3. Tamaño de la página
Para acceder a la configuración del tamaño de página, hay que activar la pestaña Formato y
elegir Tamaño, del bloque Configurar página. Al presionar el icono, se muestra una galería
de tamaños que permite elegir entre diferentes tamaños: carta, sobre, ejecutivo, A5, A4, B5, etc.
Por defecto, al crear un documento nuevo se le asigna el tamaño A4, por lo que para
cambiar este tamaño se debe hacer clic en Más tamaños de papel y ajustar el tamaño deseado,
especificando el ancho y alto del documento.
98
MÓDULO A
Actividad guiada 31
Configurar el documento Word3 con orientación horizontal y márgenes personalizados.
1. Abre el documento Word3.doc, disponible en los Archivos referentes al manual que
podrás descargar desde tu mesa de trabajo.
2. Haz clic en haz clic en Formato > Tamaño > Más tamaños de papel.
3. Elige el tamaño de papel B5.
4. En la ficha Márgenes establece la orientación horizontal y en el apartado Varias

Páginas elige márgenes simétricos, para que el documento pueda encuadernarse por el
centro. Los márgenes superior, inferior, interior y derecho, con los valores que aparecen
en la siguiente figura. Ten en cuenta, que deberás seleccionar Márgenes simétricos
5. Guarda los cambios realizados en un documento con formato docx, eligiendo la opción
Archivo > Guardar como y debajo del nombre elige como tipo Documento de Word
(*.docx).
99
Aula Mentor
3.8. Añadir una portada

La portada de un trabajo o la página principal de un sitio web es su carta de presentación y deben
transmitir lo máximo posible para captar la atención de las personas a quien va dirigido. Aunque
puede variar mucho, en función del tipo de publicación, algunos elementos que debe incluir son
el título, alguna imagen representativa, los autores, el curso, el nombre del centro y su licencia.
Cuando los contenidos ocupan varias páginas es conveniente incluir un índice y enlaces
que permitan al usuario desplazarse por la información de una forma rápida y sencilla.
Microsoft Word ofrece una galería de portadas prediseñadas. Para insertar una portada en
un documento hay que hacer clic en Insertar > Páginas > Portada.
A continuación, elegir una portada desde la galería de opciones. El texto que aparece de
muestra se puede sustituir con los datos deseados.
Actividad guiada 32
Añade una portada al documento Word3.
2. Añade una portada, haciendo clic en Insertar > Páginas > Portada y eligiendo la portada
Whisp, que aparece al final de la galería.
3. Personaliza la portada para que aparezca el título “REDES DE ORDENADORES”, el
subtítulo “Proyecto Mentor”, el año actual y tu nombre.
rápido.
100
MÓDULO A
3.9. Secciones
Una sección en un documento identifica a una parte del documento que tiene determinadas
características de formato. Las posibilidades de las secciones son muchas, a continuación, se
muestran algunos ejemplos de sus aplicaciones:
• Utilizar diferentes tamaños de páginas y orientaciones (horizontal / vertical) en cada

sección.
• Aplicar un encabezado y pie de página diferente en cada sección.
• Utilizar diferentes estilos de numeración en un mismo documento, por lo que una sección
podría estar numerada con letras, otra con números romanos, etc.
• Organizar el texto en una columna en una sección y utilizar varias columnas en otra.
• Configurar diferentes márgenes en cada sección.
Para crear una nueva sección, hay que utilizar la opción Formato > Configurar página
> Saltos y elegir uno de los saltos de sección disponibles (página siguiente, continua, página
par, etc.).
Al insertar un salto de sección, se puede especificar si la nueva sección comenzará en la

página siguiente, en la misma página, en la siguiente página par o en la siguiente página impar.
Para eliminar un salto de sección, hay que presionar en el icono Inicio > Párrafo >
Mostrar todo, para activar las marcas de párrafo ¶, situar el cursor sobre la línea que representa
el salto de sección y presionar la tecla Supr para eliminarlo.
Al eliminar una sección, el formato de números de página, encabezados, márgenes, etc.

queda igual que el que tenía la sección inferior.
101
Aula Mentor
Actividad guiada 33
Configura la portada del Word3 para que aparezca en horizontal y con los márgenes
personalizados.
2. Coloca el cursor al principio del primer párrafo de la segunda página (“Las redes que
forman…”) e inserta un salto de sección de página continua, haciendo clic en Formato >
Saltos > Continua.
3. Configura la orientación de la primera página como horizontal. Para ello, has de colocar
el cursor en la primera página del documento, para estar en la primera sección, y hacer
clic en Formato > Orientación > Horizontal. La primera página debe quedar en horizontal
y las restantes en vertical.
4. Establece todos los márgenes de la primera página o sección a 2,5 cm, ajustando los
valores en Formato > Configurar página > Márgenes personalizados. Podrás comprobar
que los márgenes de la segunda sección (segunda página) se mantienen con los valores
que tenían configurados.

rápido.
102
MÓDULO A
UNIDAD 4. HERRAMIENTAS DE WORD
4.1. Introducción
Microsoft Word, además de las herramientas de formato y edición, incluye diversas herramientas
que facilitan la experiencia del usuario al leer, crear o editar documentos. En esta unidad se
trabajan algunas de las más utilizadas, como la creación de documentos a partir de plantillas, el
corrector ortográfico, el diccionario de sinónimos, la búsqueda, la protección de documentos, la
exportación a formato PDF, sobres y etiquetas, impresión, etc.
4.2. Crear un documento a partir de una plantilla

La finalidad de crear un documento a partir de una plantilla es la de ahorrar tiempo seleccionando
y personalizando una plantilla que se ajuste a las necesidades del usuario a la hora de elaborar
una Carta de presentación, un Currículo vitae, un Folleto, un Calendario, etc.
Para crear un documento a partir de una plantilla, hay que acceder a Archivo > Nuevo y,
a continuación, seleccionar la plantilla deseada. Además de las plantillas predeterminadas, Word
incluye la opción de Buscar plantillas en línea, para encontrar plantillas de documentos para
negocios, elaboración de currículum, facturas, etc.
Al seleccionar una plantilla, se muestra en miniatura, pudiendo utilizar las flechas situadas
a cada lado de la vista previa para desplazarse por las plantillas contiguas. Cuando se ha localizado
la plantilla deseada, hay que presionar el icono Crear.
103
Aula Mentor
Una vez creada la plantilla, el usuario puede modificar el texto que aparece de muestra
para personalizarlo y editarlo como el resto de documentos.
Actividad guiada 34
Crear un documento nuevo a partir de una plantilla.
1. Inicia el programa Microsoft Word y crea un documento nuevo basado en la plantilla
currículum que más atractiva te parezca. Puedes escribir “currículum” en el cuadro Buscar
plantillas en línea para encontrar más posibilidades y presionar en Crear en el que más
te guste.
2. Personaliza el documento creado con tus datos, haciendo clic sobre el texto que
aparece en cada apartado y modificándolo.
3. Guarda el documento con el nombre Word4_currículum.docx en tu carpeta de trabajo
Word.
104
MÓDULO A
4.3. Corrector ortográfico

Todos los programas de Office permiten revisar la ortografía y la gramática de los archivos. La
revisión se puede realizar de forma automática y manual.
4.3.1. Mostrar errores de forma automática mientras trabaja
Microsoft Word comprueba automáticamente posibles errores ortográficos y gramaticales mientras

se trabaja, por lo que no es necesario hacer nada para que se muestren los errores que se van
detectando a medida que se escribe.
Microsoft Office marca los posibles errores ortográficos con una línea ondulada de color
rojo y los posibles errores gramaticales con una línea de color azul. Para corregirlos, hay que
hacer clic con el botón derecho del ratón sobre la expresión subrayada y elegir una de las
opciones propuestas para corregir el error.
Si no se marcan los errores ortográficos o gramaticales, la comprobación automática

puede estar desactivada. En este caso, habría que verificar que, dentro del menú Archivo >
Opciones > Revisión, estén activadas las casillas Revisar ortografía mientras se escribe y
Marcar errores gramaticales mientras se escribe.
105
Aula Mentor
4.3.2. Ejecutar el corrector ortográfico y gramatical
Para evitar tener que ir recorriendo el documento en busca de las palabras que están subrayadas
en rojo o azul, es posible ejecutar el corrector ortográfico y gramatical desde la pestaña Revisar
> Ortografía y gramática, o bien, presionando la tecla F7.
Word comenzará a efectuar la revisión ortográfica y cuando detecte un posible error se

detendrá y lo mostrará en el panel Ortografía o Gramática para que se pueda escoger la opción
más correcta.
Hay que tener en cuenta, que la forma que tiene Word para detectar las palabras erróneas
es comparar cada una de las palabras que se van escribiendo con las del diccionario que lleva
incorporado, junto con algunas reglas gramaticales. Por esta razón, algunas palabras correctas,
también pueden aparecer marcadas como errores por no estar incluidas en dicho diccionario. En
este caso, es posible Agregar la palabra al diccionario, Omitir una vez la palabra u Omitir en
todo el documento.
106
MÓDULO A
Actividad guiada 35
Escribir una frase con faltas de ortografía y errores gramaticales para corregirlas con
el corrector de Word.
1. Crea un documento nuevo de Word y escribe el párrafo siguiente:
2. Comprueba que al ir escribiendo algunas palabras como “escrivir”, se corrigen

automáticamente con “escribir”, al igual que cuando has comenzado a escribir el párrafo
con letra minúscula y se ha puesto en mayúscula la primera inicial automáticamente.
3. Haz clic con el botón derecho del ratón sobre cada una de las palabras subrayadas en
rojo o azul y elige la opción adecuada para realizar la corrección del texto.
4. Agregar palabra “emoji” al diccionario, haciendo clic con el botón derecho del ratón y
eligiendo la opción Agregar al diccionario.
5. Guarda el documento con el nombre Word4.docx en tu carpeta de trabajo Word.
107
Aula Mentor
4.4. Sinónimos
Además de la corrección de textos, Microsoft Word incluye diversas herramientas para facilitar
la redacción de los documentos, como por ejemplo el diccionario de sinónimos. Cuando en un
texto se repite muchas veces la misma palabra, es conveniente sustituir algunas de sus apariciones
por sinónimos, es decir, palabras diferentes que mantienen el mismo significado, de este modo
mejorará la redacción del documento.
Existen diversas opciones para consultar los sinónimos de una palabra, aunque las más
utilizadas son las siguientes:
• Haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre la palabra y elegir la opción Sinónimos
del menú contextual.
• Presionando en el icono Revisar > Revisión > Sinónimos.
El sinónimo elegido sustituye a la palabra original.
Actividad guiada 36
Sustituir varias palabras del documento Word4 por sus sinónimos.
1. Abre el documento Word4.docx, disponible en tu carpeta de trabajo Word.
2. Al final del documento escribe el siguiente párrafo:
3. Haz clic con el botón derecho del ratón sobre la segunda aparición de la palabra
“esbarar” y selecciona la opción Sinónimos > deslizar. Comprueba que se sustituye la
palabra.
4. Sustituye las palabras “hierba” y la primera aparición de “revisar” por otras palabras
sinónimas que concuerden con el contexto y no alteren el significado.
rápido.
108
MÓDULO A
4.5. Buscar y reemplazar

Word ofrece varias opciones para buscar contenido específico en su documento. Se puede buscar
y reemplazar elementos como texto, imágenes, títulos o ciertos tipos de formato, como párrafos
o saltos de página. Esta operación es muy útil cuando se trabaja con documentos grandes y se
quiere localizar rápidamente una palabra o reemplazarla.
4.5.1. Buscar texto
Para buscar rápidamente una palabra o frase específica, hay que activar la pestaña Inicio >
Edición > Buscar. También se puede mostrar presionando la combinación de teclas Ctrl + B.
Se mostrará el panel Navegación, en cuyo cuadro de búsqueda se puede escribir el

texto que se desea encontrar. Cualquier instancia del texto que se ha encontrado se resalta en el
documento y aparece en el panel.
Es posible examinar los resultados mediante los controles de flecha hacia arriba y
hacia abajo. La búsqueda incluye caracteres en minúscula o mayúscula, palabras completas o
fragmentos de palabras.
109
Aula Mentor
4.5.2. Buscar y reemplazar texto
Para reemplazar una palabra o frase específica, previamente hay que localizarla, por esta razón el
cuadro de diálogo es similar al anterior. Para utilizar esta herramienta, hay que activar la pestaña
Inicio > Edición > Reemplazar.
En el cuadro Buscar, hay que escribir el texto que se desea buscar para reemplazar y en
el cuadro Reemplazar con, escribir el texto de reemplazo.
Cada vez que se localiza una aparición del texto buscado, es posible presionar varios
botones:
• Reemplazar, para reemplazar únicamente la aparición el texto resaltado.

• Reemplazar todo, para reemplazar todas las apariciones del texto en el documento.
• Buscar siguiente, para omitir esta aparición en el texto (no se reemplaza) y continuar
buscando la siguiente coincidencia en el documento.
• Más >>, extiende el cuadro de diálogo anterior permitiendo elegir entre diferentes
opciones de búsqueda. Para volver a contraerlo hay que presionar en el botón Menos.
110
MÓDULO A
Si lo que se desea no es buscar y reemplazar un texto sino un formato, hay que:
1. Situar el cursor en el cuadro Buscar y, sin escribir nada, presionar en el botón Más
>> y, a continuación, el botón Formato para especificar las características del formato
que se desea localizar. Por ejemplo, la fuente Arial cursiva de color rojo.
2. Situar el cursor en el cuadro Reemplazar con y, sin escribir nada, presionar en

el botón Formato, para especificar las características del formato de reemplazo. Por
ejemplo, por fuente Georgia subrayada de color azul.
A continuación, se procede del mismo modo que si se estuviera reemplazando texto,

utilizando los botones Reemplazar, Reemplazar todos y Buscar siguiente.
4.5.3. Buscar mediante Ir a
Otra opción para realizar búsquedas es utilizando la opción Ir a para localizar un elemento
específico dentro de un documento. Para ello, hay que presionar sobre la flecha situada junto al
icono Inicio > Edición > Buscar y, finalmente, haz clic en Ir a.
En el cuadro Ir a, hay que seleccionar el tipo de elemento deseado: página, sección,

línea, comentario, tabla, gráfico, título, etc. A la derecha aparece un cuadro de búsqueda que
permite desplazarse por los diferentes elementos presionando la tecla + y -, o bien, tecleando el
número de elementos que se desplazará hacia adelante o hacia atrás.
111
Aula Mentor
Actividad guiada 37
Buscar y reemplazar palabras en el documento Word4.
2. Busca la palabra “emails” y reemplázala por “correo electrónico”, utilizando la opción
Inicio > Edición > Reemplazar y presionando el botón Buscar siguiente y, a continuación,
Reemplazar.
3. Busca la palabra “documento” y reemplázala por “texto”, utilizando la opción Inicio >
Edición > Reemplazar y presionando el botón Reemplazar todos.
4. Busca el texto escrito en cursiva y reemplázalo por texto en cursiva de color azul,
utilizando la opción Inicio > Edición > Reemplazar y presionar el botón Más >>. En primer
lugar, situar el cursor en el campo Buscar: para borrar el texto que aparezca y seleccionar
Formato > Fuente > Cursiva. En segundo lugar, situar el cursor en el campo Reemplazar
con: para borrar el texto que aparezca y seleccionar Formato > Fuente > Color de fuente
> Azul. Finalmente, presionar en Reemplazar todos y el texto en cursiva habrá cambiado
su color por azul.

rápido.
112
MÓDULO A
4.6. Añadir protección a un documento

Microsoft Office ofrece la posibilidad de usar contraseñas para evitar que otras personas abran o
modifiquen los documentos de un usuario. Además, se puede usar la protección de documentos
para restringir los tipos de cambios que otros usuarios pueden hacer.
4.6.1. Agregar y quitar contraseñas a un documento de Word
Para proteger un documento, hay que hacer clic en Archivo > Información > Proteger
documento, donde mostrarán diferentes opciones:
Al elegir la opción Cifrar con contraseña, se muestra el cuadro de diálogo Cifrar

documento, que solicita la contraseña con la que se protegerá el documento.
113
Aula Mentor
Una vez introducida se pedirá introducirla por segunda vez, para confirmarla, con la
advertencia de que en caso de que el usuario la pierda u olvide no podrá recuperarla, por lo que
es importante guardar las contraseñas en un lugar seguro.
El usuario puede modificar la contraseña en cualquier instante, repitiendo el mismo

proceso anterior y escribiendo la nueva contraseña. Para eliminar la contraseña es suficiente
con modificarla, dejando el campo en blanco.
Actividad guiada 38
Crear un documento nuevo y asignarle una contraseña de apertura.
1. Crea un documento nuevo de Word y escribe el párrafo siguiente, utilizando el formato
que desees:
2. Selecciona Archivo > Información > Proteger documento > cifrar con contraseña.
3. En el cuadro de diálogo Cifrar documento introduce la contraseña 12345 y presiona
Aceptar.
4. Vuelve a escribir la misma contraseña en la ventana de Confirmar contraseña y el
documento habrá quedado protegido.
5. Guarda el documento con el nombre Archivo protegido contra apertura.docx en tu

6. Cierra el archivo y ábrelo nuevamente para comprobar que, si no se introduce
correctamente la contraseña, no se podrá abrir el archivo.
114
MÓDULO A
4.6.2. Restringir edición
Otro nivel de seguridad para proteger los documentos se obtiene al seleccionar Archivo >
Información > Proteger documento > Restringir edición, donde se pueden configurar
diferentes opciones que son especialmente útiles cuando un mismo documento se comparte para
ser editado por varias personas. Estas opciones también están disponibles activando la pestaña
Revisar y presionando en el icono Restringir edición.
En el panel que aparece a la derecha es posible elegir entre las siguientes opciones:
• Restricciones de formato. Esta opción reduce las opciones de formato, limitándolo al

uso de una selección de estilos. Hay que hacer clic en Configuración para seleccionar
los estilos que permitidos.
• Restricciones de edición. El usuario controla el modo en que puede editarse el archivo

o bien puede deshabilitar la edición. Hay que hacer clic en Excepciones o Más usuarios
para controlar quiénes pueden realizar la edición.
• Comenzar a aplicar. Hay que hacer clic en Sí, aplicar la protección para seleccionar
la protección con contraseña o autenticación del usuario. También se puede hacer clic en
Restringir permiso para agregar o quitar los editores que tendrán permisos restringidos.
115
Aula Mentor
Actividad guiada 39
Crear un documento nuevo y asignarle una contraseña de solo lectura.
1. Crea un documento nuevo de Word y escribe el párrafo siguiente, utilizando el formato
que desees:
2. Protege el documento como solo lectura. Para ello, selecciona Revisar > Restringir
edición, para que se muestre el panel de configuración y activa la casilla Permitir solo
este tipo de edición en el documento, para activar su menú desplegable y poder elegir la
opción Sin cambios (sólo lectura). Presiona el botón Sí, aplicar la protección, en la parte
inferior del panel, escribe la contraseña 1234 y vuelve a escribir la misma contraseña para
confirmarla.
3. Intenta escribir en el documento, aunque comprobarás que es imposible debido a que

la protección se aplica de forma inmediata y únicamente podrás leer el documento, no
cambiarlo.
4. Guarda el documento con el nombre Archivo protegido contra lectura.docx en tu
5. Vuelve a seguir los mismos pasos anteriores para mostrar el panel Restringir edición
y presiona en el botón Suspender la protección, introduciendo la contraseña 1234.
Comprobarás que el documento ha quedado desprotegido.
6. Cierra el documento sin guardar los cambios, para que el documento vuelva a quedar
protegido.
116
MÓDULO A
4.7. Guardar un documento en formato PDF

Cuando se comparten documentos de Word con otros usuarios o equipos, el equipo destinatario
debe tener instalado el programa Microsoft Word con la misma versión o una superior para
poder visualizar el documento correctamente. Cuando en el equipo de destino se dispone de
una versión antigua de Word, o bien de otros editores de texto como LibreOffice, puede que el
documento no se pueda abrir correctamente o se visualice alterando el formato y distorsionando
su contenido.
Por esta razón, cuando se desea enviar un documento sin la seguridad del software de
que dispone el destinatario es recomendable hacerlo en formato PDF. La ventaja de este formato
es que el destinario lo puede abrir utilizando Acrobat Reader, una aplicación presente en la
mayoría de los equipos o que se puede instalar gratuitamente y que su formato permanece
exactamente igual que cuando se ha guardado. El documento en PDF no se puede modificar ya
que está diseñado únicamente para su lectura.
Para exportar o guardar un documento como PDF, utilizando Word, hay que acceder
a Archivo > Exportar > Crear documento PDF/XPS. Otra alternativa es utilizar Archivo >
Guardar como y hacer clic en tipo de documento para cambiar Documento de Word (*.docx)
por PDF (*.pdf).
Es muy importante conservar el documento creado en formato Word (*.docx), ya que será
necesario para poder realizar modificaciones posteriormente, ya que los documentos en PDF no
podrán ser modificados.
Actividad guiada 40
Guardar el documento Word4 en formato PDF.
2. Guarda el documento en formato PDF, abriendo el menú Archivo > Guardar como,
eligiendo la opción PDF (*.pdf) y presionando el botón Guardar.
3. Comprobarás que el documento se abre en formato PDF, en el programa Acrobat

Reader.
117
Aula Mentor
4.8. Las vistas del documento

Word ofrece diferentes modos de presentación de un documento a los que se puede acceder
desde Vista > Vistas.
También es posible acceder utilizando los iconos que aparecen en la barra de estado que
se muestra en la parte inferior del documento:
4.8.1. Diseño impresión
La vista diseño de impresión es la predeterminada cuando se inicia un documento y es la vista

recomendada para realizar tareas de edición, ya que se muestran todos los menús y cintas de
opciones. El documento se ve con el mismo aspecto que tendrá cuando se imprima.
Al seleccionar esta vista es posible elegir múltiples posibilidades para visualizar las páginas
desde las herramientas que se muestran en la cinta de opciones correspondientes al menú Vista,
donde el usuario podrá elegir el desplazamiento de las páginas (vertical o paralelo), el zoom
(página completa, ver varias páginas, etc.), dividir la ventana, etc.
118
MÓDULO A
4.8.2. Modo lectura
La vista en modo lectura facilita visualización de los documentos en la pantalla, lo que incluye
texto de mayor tamaño, líneas más cortas y páginas que se ajustan a la pantalla. Se incluyen
herramientas diseñadas para leer el documento en lugar de para escribir y no se muestran
elementos como encabezados y pies de página. Si el espacio de la pantalla lo permite, se muestran
dos páginas por pantalla.
4.8.3. Diseño web
La vista diseño web muestra el aspecto que tendría el documento si se almacena como página
web (Archivo > Guardar como > Página web) y se abre con un navegador web, como Google
Chrome, Microsoft Edge, Internet Explorer o Firefox. Este diseño también es muy útil si se trabaja
con tablas muy anchas.
119
Aula Mentor
4.8.4. Esquema
La vista esquema ayuda a ver y centrarse en la estructura de documentos complejos. Permite crear
o editar títulos, ajustar los niveles y reorganizar el contenido hasta que todo esté correcto donde
se desea. Si el documento tiene títulos, aparecerán organizados por niveles de importancia:
4.8.5. Borrador
La vista borrador muestra únicamente el texto del documento, simplificando el diseño de la

página para que sea posible escribir y modificar con rapidez.
120
MÓDULO A
4.9. Trabajar con varios documentos

A veces es necesario tener varios documentos visibles en pantalla para trabajar con ellos
simultáneamente. Word permite trabajar con varios documentos a la vez, proporcionando diversas
herramientas en la cinta de opciones que se muestra en Vista > Ventana.
Las ventanas serán más o menos pequeñas dependiendo del número de documentos que
se deseen visualizar a la vez y se puede copiar o pegar texto entre ellas. La ventana activa es
siempre la que contiene el cursor y se distingue porque tiene la barra de título más coloreada.
Algunos de estas herramientas son:
• Nueva ventana, crea un duplicado de la ventana en la que se trabaja que permitirá realizar
modificaciones menores o incluso hacer cambios para guardarlos en otro documento
completamente distinto basado en el documento original.
• Cambiar ventanas, despliega un menú con el nombre de cada uno de los documentos
abiertos, para elegir con el que se desea trabajar en primer plano.
• Organizar todo, sitúa un documento sobre otro para verlos organizados de forma
vertical en la pantalla.
121
Aula Mentor
• Ver en paralelo y desplazamiento sincrónico, sitúa un documento al lado del

otro para verlos organizados de forma horizontal en la pantalla. Al presionar el icono
Desplazamiento sincrónico los dos documentos se desplazan a la vez, resultando de
gran utilidad para comparar dos documentos línea a línea para conocer sus diferencias.
• Dividir, crear una línea de separación dentro de un mismo documento, pudiendo utilizar
la zona superior e inferior de forma independiente y trabajar en un solo documento como
si se tratase de un duplicado. Esta opción es muy útil para visualizar dos páginas a la vez.
Si se realiza alguna modificación en una de las ventanas, también se estará realizando en
la otra. Para deshacer la división, hay que presionar Quitar división.
Actividad guiada 41
Trabajar con dos páginas del documento Word4 a la vez.
2. Sitúa el cursor al principio del segundo párrafo e insertar un salto de página, haciendo
clic en Insertar > Página > Salto de página.
3. Divide el documento para visualizar la primera y la segunda página simultáneamente,
seleccionando Vista > Ventana > Dividir. Colorea en naranja las apariciones de la palabra
“diccionario”.
4. Quita la división, haciendo clic en Vista > Ventana > Quitar división.
rápido.
122
MÓDULO A
4.10. Sobres y etiquetas

Con Word se pueden crear e imprimir sobres y etiquetas, permitiéndonos seleccionar un tipo de
sobre preestablecido o indicando nosotros mismos las medidas.
4.10.1. Sobres
Para crear e imprimir un sobre hay que seleccionar Correspondencia > Crear > Sobres,
abriéndose el siguiente cuadro de diálogo.
Se deben completar los datos referentes a la dirección del destinatario en el campo

Dirección y los referentes a la dirección del destinatario en el campo Remite. Es posible marcar
la casilla Omitir, si no se desea añadir los datos del remitente.
La Vista previa visualiza el aspecto del sobre que se va a imprimir e irá cambiando
a medida que se vayan aplicando modificaciones. La zona Papel muestra la orientación que
se debe dar al sobre cuando se introduzca en la impresora, para que éste salga correctamente
impreso.
Si se desea cambiar el tipo de letra para la dirección y el remitente, hay que presionar
el botón Opciones, mostrándose el cuadro de diálogo Opciones de sobre, donde se pueden
observar dos zonas claramente diferenciadas: dirección y remite. Cada una de ellas dispone de
un botón Fuente, que permite cambiar el formato del texto que se introduzca en los cuadros
dirección y remite.
123
Aula Mentor
Activando la pestaña Opciones de impresión se puede comprobar cómo hay que

introducir el sobre en la impresora que hay conectada al equipo que se está utilizando.
Para finalizar y enviar a impresión el sobre con todas las características hay que presionar
el botón Imprimir.
124
MÓDULO A
4.10.2. Etiquetas
Del mismo modo que Word ofrece la posibilidad de crear e imprimir sobres, se puede hacer con
las etiquetas. Tras seleccionar Correspondencia > Crear > etiquetas, se abrirá el mismo cuadro
de diálogo que en la opción Sobres.
Hay que completar el cuadro Dirección con la dirección o texto que deseas que contenga
la etiqueta a imprimir.
Para la impresión de muchas etiquetas iguales, en un mismo folio, hay que marcar la
casilla de verificación Página entera con la misma etiqueta, se imprimirán todas las etiquetas
en un mismo folio con el mismo texto. En cambio, para la impresión de una sola etiqueta, hay
que activar la casilla de verificación Sólo una etiqueta, donde se debe indicar la posición exacta
de la etiqueta, facilitando la posición de fila y columna correspondiente.
En la zona Etiqueta se visualiza la etiqueta seleccionada para la impresión, mostrándose

el tipo de etiqueta, tamaño y modelo.
Para finalizar y enviar a imprimir las etiquetas con todas las características seleccionadas,
hay que presionar el botón Imprimir.
125
Aula Mentor
4.11. Imprimir
La impresión de un documento es el proceso de reproducir un documento sobre el papel. El
modo habitual de imprimir será hacerlo utilizando una impresora de tinta, una impresora láser o
una fotocopiadora.
Para imprimir un documento hay que presionar en Archivo > Imprimir y ajustar los
valores de impresión deseados.
4.11.1. Obtener una vista previa del documento antes de imprimirlo
Antes de imprimir, se puede obtener una vista previa del documento y especificar las páginas
que desea imprimir. Para ver una vista previa de cada página, hay que hacer clic en las flechas
hacia adelante y hacia atrás en la parte inferior de la página. Si es difícil leer el texto porque es
muy pequeño, se puede ajustar el tamaño con el control deslizante del zoom que se muestra en
la parte inferior de la página para ampliarlo.
126
MÓDULO A
4.11.2. Imprimir páginas determinadas
Para imprimir solo algunas páginas, hay que hacer clic en la flecha que aparece junto a Imprimir
todas las páginas (opción predeterminada), para ver todas las opciones.
Pudiendo optar por imprimir todo el documento, las páginas seleccionadas, la página
actual donde está el cursor (se muestra en la vista previa), las páginas pares, las páginas impares,
etc.
Para imprimir páginas individuales y un intervalo de páginas (como, por ejemplo, la

página 2, desde la página 5 a la 9 y la página 12) al mismo tiempo, hay que seleccionar Impresión
personalizada y escribir los números de página individuales separados por comas y los intervalos
separados por guiones.
4.11.3. Imprimir a una o varias caras
En la configuración de Word aparece la opción de Imprimir a una cara como predeterminada,

pero el usuario puede desplegar esta opción y elegir la impresión a doble cara. En función de
la impresora, esta impresión se realiza automáticamente o requiere que el usuario de la vuelta
manualmente a las páginas.
127
Aula Mentor
4.11.4. Calidad y color de impresión
Algunos de los aspectos más relevantes que suelen determinar los usuarios antes de imprimir
son parámetros como el color de la impresión (blanco y negro o color), así como si la calidad
(borrador, estándar o fotográfica). Todos estos parámetros dependen de la impresora seleccionada
para imprimir y, por tanto, hay que seleccionar una de las impresoras instaladas y, a continuación,
hacer clic en Propiedades de la impresora para desplegar el cuadro de diálogo que permitirá
elegir estas opciones.
4.11.5. Impresión
Una vez realizados todos los ajustes, hay que escribir el número de copias que se desean de las
hojas seleccionadas y presionar el botón Imprimir. Todas las opciones de impresión elegidas se
mantienen para las próximas impresiones mientras que el usuario no cierre el documento.
128
MÓDULO A
4.12. Opciones de Word

La mayoría de herramientas que incluye Word pueden personalizarse con diferentes opciones para
mejorar la experiencia de uso al usuario. No obstante, desde el menú Archivo > Opciones, es
posible configurar tareas de edición, opciones de guardado, el idioma del interfaz, la visualización
del documento, preferencias de impresión, y mucho más.
Por ejemplo, entre las opciones de Guardar el usuario puede establecer cada cuántos
minutos se guarda automáticamente el documento para poder autorrecuperarlo en caso de que
el programa se cierre sin haber guardado el documento, por ejemplo, cuando se va la luz. Al
iniciar nuevamente el ordenador, Word permite recuperar el último documento que se guardó
automáticamente.
129
Aula Mentor
UNIDAD 5. INSERTAR ELEMENTOS
5.1. Introducción
En esta unidad, se describen funciones importantes para crear y editar textos, especialmente
en aquellos documentos extensos o con carácter profesional. Estas herramientas son insertar
paginación, símbolos especiales, encabezado y pie de página.
5.2. Insertar símbolos o carácter especial

El cuadro de diálogo Símbolo permite insertar símbolos y caracteres especiales que no están en
el teclado, como como fracción (¼), un carácter de viñeta (), un guion largo (—), un símbolo
matemático (≠), un carácter internacional (å), una divisa extranjera (£) o una marca registrada
(©).
Para añadir un símbolo, hay que situar el cursor en la posición deseada, hacer clic en
Insertar > Símbolos > Ω Símbolo. Se abre la galería que contiene algunos de estos símbolos:
Cada vez que se selecciona un símbolo, se añade en la posición en que estaba localizado
el cursor dentro del texto. Al hacer clic en Más símbolos, se muestra el un cuadro de diálogo
con símbolos adicionales y caracteres especiales que el usuario podrá utilizar en sus documentos.
130
MÓDULO A
Es posible desplazarse por la lista de caracteres para ver todos los símbolos que están
disponibles en el tipo de letra actual (texto normal). También es posible elegir un subconjunto
concreto de símbolos en la lista desplegable (símbolos de moneda, flechas, viñetas, operadores
matemáticos, etc.). En caso de no encontrar el carácter o símbolo buscado, hay que seleccionar
un tipo de letra distinto en el cuadro Fuente.
Para agregar un símbolo en el documento, hay que hacer clic en el símbolo deseado de
la tabla de símbolos y presionar el botón Insertar. El símbolo aparece en el lugar donde estaba
situado el cursor. Una vez insertado, si se quiere dar mayor tamaño, es posible seleccionarlo y
aumentar su tamaño de fuente. Si ya no hay que introducir ningún símbolo más, presionar el
botón Cancelar.
Actividad guiada 42
Al final del documento word5 inserta varios símbolos especiales.
1. Abre el documento Word5.doc, disponible en los Archivos referentes al manual que
podrás descargar desde tu mesa de trabajo.
2. Añade una nueva página al final del documento, puedes hacerlo presionando varias
veces la tecla Intro, o bien insertando un salto de página, desde Insertar > Páginas >
Salto de página.
3. Escribe el título “Símbolos especiales” en la segunda página.
4. Inserta los siguientes símbolos, utilizando Insertar > Símbolos > Símbolo.
© ®  Ω → ∑ ∞ ≥ ☺ 
  « » ¶     ¾ 
5. Guarda los cambios realizados en un documento con formato docx, eligiendo la opción
Archivo > Guardar como y debajo del nombre elige como tipo Documento de Word
(*.docx).
131
Aula Mentor
5.3. Encabezado y pie de página

El encabezado y pie de página es el texto que aparece en la parte superior e inferior de cada
página. Generalmente se introducen para indicar el nombre de autor, la fecha, número de página,
capítulo o nombre de la empresa. El encabezado y pie de página son opcionales, al crearlos se
repetirán en todas las páginas del documento, evitando así la ardua tarea de crearlos en cada una
de las páginas.
5.3.1. Agregar encabezado o pie de página
Para agregar un encabezado o pie de página, hay que seleccionar la pestaña Insertar >
Encabezado o Pie de página.
Al hacer clic sobre la flecha que aparece a su derecha, se despliega una galería de
formatos para que el usuario elija el que más se adapte a sus necesidades.
El estilo de encabezado o pie de página escogido aparece en todas las páginas, de forma
que el usuario podrá personalizar el texto que contiene (nombre del autor, título de la obra, etc.).
No obstante, el usuario puede optar por editar directamente el encabezado o el pie de

página sin elegir ninguno de los estilos integrados en Word, siguiendo los pasos que se indican
en el próximo apartado.
132
MÓDULO A
5.3.2. Editar encabezado o pie de página
Para editar el encabezado o pie de página, la opción más sencilla es hacer doble clic dentro del
área de página destinada al encabezado o al pie de página. Otra opción es siguiendo estos pasos
Insertar > Encabezado o Pie de página > Editar encabezado o Editar pie de página.
Toda la zona que hay por encima de la línea punteada, en el caso del encabezado, y por
debajo de la línea punteada, en el caso del pie, corresponde al área que ocupa cada uno de ellos
y dentro de los cuales se puede incluir el texto que se repetirá en todas las páginas o varias de
ellas.
Cuando editamos el encabezado o el pie de página se puede observar que en la cinta

de opciones aparecen nuevas herramientas específicas agrupadas dentro de una nueva pestaña
llamada Diseño. Esta pestaña incorpora toda una serie de iconos que permiten, entre otras
acciones, desplazarse por los encabezados anteriores o siguientes, establecer que la primera
página será diferente para evitar que tenga encabezado o pie, utilizar encabezados y pies
diferentes en función de si las páginas son pares o impares, fijar el tamaño del encabezado y el
pie, etc.
Al situarse en el encabezado o el pie de página se puede escribir un texto a la izquierda,

otro centrado, al presionar la tecla tabulación, y otro a la derecha, al presionar nuevamente la
tecla tabulación. Por ejemplo:
También es posible agregar el nombre del archivo, la fecha, el autor u otras propiedades
de un documento, haciendo clic Elementos rápidos > Propiedad del documento.
133
Aula Mentor
5.3.3. Quitar los encabezados y pies de página
Para eliminar o cambiar el encabezado o pie de página en la primera página, simplemente hay
que activar la casilla Primera página diferente. En el resto de páginas, hay que seleccionar la
pestaña Insertar > Encabezado o Pie de página > Quitar encabezado. Esta opción es muy
interesante cuando el documento contiene una portada inicial y, por tanto, no debe incluir ni
encabezado ni pie de página.
Actividad guiada 43
Añadir encabezado y pie de página en el documento Word5.docx.
1. Abre el Abre el documento Word5.docx, disponible en tu carpeta de trabajo Word.
2. Haz doble clic en el área superior de la página, para editar el encabezado.
3. Escribe en el encabezado “Conocimientos de Internet”, obteniendo como resultado:
4. Presiona la tecla Tab , dos veces. La primera pulsación sitúa el cursor en la tabulación
centrada y en la segunda se sitúa el cursor en la tabulación derecha.
5. Escribe “Aula Mentor”, obteniendo como resultado:
6. Mueve el cursor a la parte inferior de la página y haz doble clic en el área inferior, para
editar el pie de página.
7. Presiona la tecla Tab , dos veces. La primera pulsación sitúa el cursor en la tabulación
centrada y en la segunda se sitúa el cursor en la tabulación derecha.
8. Escribe tu nombre en cursiva, obteniendo un resultado similar al siguiente:
9. Comprueba que en todas las páginas se ha insertado el encabezado y pie de página.

10. Añade una nueva página y comprueba cómo aparece automáticamente tanto el
encabezado como el pie de página.
11. Guarda los cambios realizados, presionando en el icono Guardar.
134
MÓDULO A
5.4. Insertar numeración de página

Esta herramienta permite numerar las páginas que tiene el documento, pudiendo elegir la
ubicación de la numeración y su formato.
5.4.1. Agregar números de página
Para agregar los números de página hay que elegir Insertar > Encabezado y pie de página >
Número de página.
Elegir una de las posibles ubicaciones: Principio de página, Final de página, Márgenes
de página o Posición actual. A continuación, se muestran algunos de numeraciones al final y
en el margen de la página:
Al seleccionar un estilo de la galería de Word, se numeran automáticamente todas las

páginas. Entre los estilos disponibles, es posible elegir el estilo Página X de Y, para obtener, por
ejemplo, una numeración del estilo Página 3 de 9, donde 3 es la página actual y 9 el número
total de páginas.
Para finalizar, hay que hacer clic en Cerrar encabezado y pie de página o hacer doble
clic en cualquier lugar fuera del área de encabezado y pie de página.
135
Aula Mentor
5.4.2. Formato de número de página
Para elegir un formato o controlar el número inicial, hay que elegir la opción elegir Insertar >
Encabezado y pie de página > Número de página > Formato del número de página, para
abrir un cuadro de diálogo similar al siguiente:
Donde es posible optar entre diferentes formatos de página (números arábigos, letras,
números romanos, etc.), así como especificar el número de inicio.
Cuando se inserta un número, es posible continuar con la numeración anterior (si no

lo hay, comienza por defecto a numerar desde la página 1), o bien, iniciar a partir del número
especificado.
Actividad guiada 44
Agregar los números de página al documento Word5. Los números aparecerán en
romano dentro de un círculo y centrados en el pie de la página.
1. Abre el Abre el documento Word5.docx, disponible en tu carpeta de trabajo Word.
1. Haz clic en Insertar > Encabezado y pie de página > Número de página > Final de
página y elige el estilo Círculo.
2. Haz clic en Insertar > Encabezado y pie de página > Número de página > Formato del
número de página.
3. Elige el formato de número “i,ii,iii, …”.
4. Presiona el botón Aceptar y comprueba que todas las páginas están numeradas. El
resultado obtenido, para la página 1, será similar a:
5. Guarda los cambios realizados, presionando en el icono Guardar.
136
MÓDULO A
5.5. Insertar y sobrescribir

Cuando se está escribiendo un texto, existen dos modos de escritura:
1. Insertar, permite escribir caracteres que se insertarán entre los existentes, desplazando
los caracteres situados a la derecha del cursor hacia la derecha.
2. Sobrescribir, reemplaza los caracteres ya escritos, borrando los caracteres situados a

la derecha del cursor.
Por defecto está activo el modo insertar, aunque es importante tener activo el modo de
escritura adecuado ya que al intentar añadir texto en mitad de una línea se podría estar borrando
el texto sin saber la razón.
El modo activado se puede saber haciendo clic con el botón derecho del ratón en la barra
de estado y seleccionando Sobrescribir. Esta opción no cambia el modo, simplemente muestra
el modo activo. A partir de este momento, es suficiente con hacer clic en el modo activo para
cambiarlo.
Para cambiar el modo activo se puede hacer pulsando el botón derecho del ratón en la
barra de estado para personalizarla y seleccionando “Sobrescribir”.
137
Aula Mentor
UNIDAD 6. TABLAS
6.1. Introducción
Una tabla es un cuadro dividido en celdas, que están organizadas en disposición vertical y
horizontal. Se utilizan para organizar información, presentar valores numéricos, alinear imágenes,
etc.
A continuación, se muestra una tabla con varias filas y columnas:
Celda Columnas
Filas
6.2. Insertar una tabla

Para insertar rápidamente una tabla, hay que hacer clic en Insertar > Tabla y mover el cursor
sobre la cuadrícula hasta resaltar el número de columnas y filas deseadas.
La tabla se va dibujando en el documento y al hacer clic, quedará creada. Si se necesitan

hacer ajustes, posteriormente se pueden agregar o eliminar filas y columnas de tabla.
Otra alternativa para insertar una tabla es utilizar la opción Insertar > Tabla > Insertar
tabla, que muestra un cuadro de diálogo donde se especifican las columnas y las filas.
138
MÓDULO A
La opción Autoajustar al contenido permite ajustar el tamaño de las filas y columnas,

al tamaño del texto de las celdas.
Actividad guiada 45
Crear un documento nuevo que contenga una tabla de 7 filas y 3 columnas para
introducir las puntuaciones de alumnos.
1. Crea un documento nuevo, utilizando Microsoft Word.
2. Añade una tabla, haciendo clic en Insertar > Tabla > Insertar tabla.
3. Establece 7 filas, 3 columnas y presiona el botón Aceptar.
4. Escribe los siguientes datos en la tabla:
PUNTUACIONES DE INFORMÁTICA
NOMBRE 1ª NOTA 2ª NOTA
Ruíz Blasco, Rocío 5 4
Herreros Sánchez, Luis 6 7
Martínez Ramos, Lidia 7 8
Jiménez López, Juan 8 4
Bautista Peiró, Isaac 9 10
5. Guarda el documento con el nombre Word6.docx, en tu carpeta de trabajo Word.
139
Aula Mentor
6.3. Seleccionar y mover celdas, filas o columnas en una tabla

Para realizar selecciones, se pueden utilizar las diferentes opciones que aparecen en el menú
Herramientas de tabla > Presentación > Seleccionar > Seleccionar celda | columna | fila
| tabla, aunque la alternativa más utilizada es hacerlo directamente con el ratón, del siguiente
modo:
• Para seleccionar una celda colocar el cursor a la izquierda de la celda y hacer clic
cuando el cursor tome la forma de una pequeña flecha negra inclinada.
• Para seleccionar varias celdas no consecutivas hay que seguir el procedimiento

anterior, mantener presionada la tecla Ctrl e ir seleccionando las celdas deseadas.
• Para seleccionar una fila colocar el cursor a la izquierda de la fila y hacer clic cuando
el cursor esté en el margen, fuera de la tabla.
• Para seleccionar una columna colocar el cursor en la parte superior de la columna y

hacer clic cuando el cursor tome la forma de una pequeña flecha negra vertical.
• Para seleccionar varias celdas, filas o columnas colocar el cursor en una de las celdas
y arrastrar hasta que queden seleccionadas todas las celdas deseadas.
• Para seleccionar toda la tabla hacer clic sobre el cuadro de selección que aparece en
la parte superior izquierda, al pinchar sobre la tabla.
• Para mover una fila o columna, hay que seleccionarla, presionar el botón izquierdo del
ratón y sin soltar, arrastrar hasta la nueva posición. En ese momento, se suelta el botón
izquierdo del ratón.
140
MÓDULO A
6.4. Agregar filas y columnas a una tabla

Existen diferentes alternativas para añadir filas y columnas a una tabla. Algunas de ellas son:
• Utilizar los controles que aparecen al situar el ratón entre dos filas o dos columnas.
• Hacer clic sobre el icono Insertar de la minibarra de herramientas que se muestra al

seleccionar una o varias celdas de una tabla.
• Situar el cursor dentro de una de las celdas de la tabla, seleccionar Herramientas de

tabla > Presentación > Filas y columnas y elegir una de las siguientes opciones:
6.5. Borrar celdas, filas y columnas a una tabla

Para borrar columna o una fila basta con seleccionarla y presionar la tecla Retroceso. Al borrar
una celda, Word preguntará sobre la forma de desplazar el resto de las filas o columnas. Si
solamente se desea borrar su contenido, hay que presionar la tecla Suprimir.
También se pueden realizar todas estas funciones desde la cinta de opciones que aparecen
en el menú Herramientas de tabla > Presentación > Eliminar > Eliminar celda | columna
| fila | tabla.
141
Aula Mentor
Actividad guiada 46
En la tabla del documento Word6, insertar una fila para introducir más datos, eliminar
una celda, autoajustar toda la tabla a su contenido.
1. Abre el archivo Word6.docx, disponible en tu carpeta de trabajo Word.
2. Inserta una nueva fila al final de la tabla. Para ello coloca el cursor en cualquier celda de
la última fila y elige Herramientas de tabla > Presentación > Filas y columnas > Insertar
debajo. También puedes comprobar que si te sitúas en la última celda y presionas el
botón Tab (tabulador) del teclado, se añade automáticamente una línea.
3. Escribe Díaz García, Ismael y 10 como su 1ª NOTA.
Díaz García, Ismael 10
4. Elimina la última celda de la tabla. Para realizarlo coloca el cursor en la última celda y ve
a Herramientas de tabla > Presentación > Filas y columnas > Eliminar > Eliminar cedas.
5. Selecciona Desplazar las celdas hacia la izquierda, en el cuadro de diálogo que
aparece y presiona Aceptar. El resultado obtenido será similar al siguiente:
PUNTUACIONES DE
INFORMÁTICA
6. Ajusta la tabla a su contenido, colocando el cursor en cualquier celda de la tabla y

haciendo clic en Tabla > Seleccionar > Tabla (para seleccionar toda la tabla). A continuación,
Tabla > Autoajustar > Autoajustar al contenido, obteniendo como resultado:

rápido.
142
MÓDULO A
6.6. Ordenar alfabéticamente

Para ordenar el contenido de una tabla, hay que hacer clic en la tabla y, a continuación, en
Herramientas de tabla > Diseño > Ordenar.
En el cuadro de diálogo Ordenar, es posible elegir las opciones para ordenar la tabla
(nombre de la columna, texto, tipo) así como si el orden será ascendente o descendente.
Actividad guiada 47
Ordenar alfabéticamente, por apellidos, la tabla del documento Word6.
2. Selecciona las celdas que contienen nombres (haz clic en “Ruíz…” y sin soltar arrastrar
hasta “Ismael”).
3. Ordena la tabla alfabéticamente por los apellidos, presionando en el icono Herramientas
de tabla > Presentación > Datos > Ordenar, eligiendo en Ordenar por Columna 1.
4. Centra los datos referentes a las notas y comprueba que la tabla ha quedado ordenada
alfabéticamente, respetando las mismas notas que tenía cada alumno.
rápido.
143
Aula Mentor
6.7. Ajustar el alto de filas y ancho de columnas

Para ajustar el alto de las filas y el ancho de las columnas se pueden utilizar diferentes alternativas,
como las que se describen a continuación.
6.7.1. Pinchar de los bordes y arrastrar
Una de las opciones más sencillas y rápidas para ajustar el tamaño de las celdas, filas o columnas
es situar el puntero del ratón sobre el borde de la fila o columna, y cuando se convierta en doble
flecha, pinchar y arrastrar hasta darle el tamaño deseado.
6.7.2. Ajustar el tamaño en la cinta de opciones y distribuir uniformemente filas o

columnas
Para ajustar el tamaño de una o varias filas y columnas, utilizando la cinta de opciones, hay
que hacer clic en una tabla e introducir los centímetros exactos en Herramientas de tabla >
Presentación > Tamaño de celda.
A la derecha de estos campos de texto, hay dos iconos que permiten distribuir
uniformemente las filas y las columnas entre ellas. Es una opción sencilla y muy útil para igualar
tamaños en las tablas.
6.7.3. Propiedades de tabla

Una vez que se ha insertado una tabla, hay
distintas herramientas para dotar a la tabla de la
forma que se desee. Para establecer o cambiar las
opciones de tabla en Word, hay que hacer clic en
una tabla y elegir los menús Herramientas de
tabla > Presentación > Tabla > Propiedades.
Al crear una tabla, tendrá el ancho

establecido como Ancho preferido. Desde
la pestaña Tabla, se puede ajustar este ancho
además de la alineación de la tabla y su ajuste
con el texto que le rodea.
También es posible configurar otras

propiedades presionando los botones Bordes y
sombreado, así como Opciones, que permite
especificar los márgenes para el texto de las
celdas y la separación entre celdas, entre otros
aspectos.
144
MÓDULO A
Para especificar el ancho de las columnas de una tabla, hay que seleccionar la pestaña
Columna y especificar el ancho deseado en la casilla Ancho preferido. El tamaño de cada
columna de una misma tabla puede ser diferente.
Para especificar el alto de las filas de una tabla, hay que seleccionar la pestaña Fila y
especificar el alto deseado en la casilla Especificar alto.
145
Aula Mentor
Actividad guiada 48
En la tabla del documento Word6, practica el cambio de ancho de columnas y alto de
filas, utilizando las diferentes alternativas que ofrece Word.
1. Coloca el cursor en cualquier celda de la tabla del documento.
2. Selecciona toda la tabla, utilizando Herramientas de tabla > Presentación > Tabla >
Seleccionar > Seleccionar Tabla.
3. Presiona el icono Propiedades de tabla, del grupo Tabla, utilizando el cuadro de
diálogo.
4. Activa la pestaña Fila y ajusta el Ancho preferido a 0,75 cm.
5. Ajusta el ancho de la primera columna a 8 cm. Para ello, selecciona la primera columna,
utilizando el ratón. A continuación, pincha y arrastra el marcador de la regla hasta que el
tamaño de la columna sea de 8 cm. Utilizando este método, comprobarás que el tamaño
es aproximado.
6. Ajusta el ancho de las columnas referentes a las notas en 2,5 cm. Para ello, selecciona
las dos columnas de la derecha, utilizando el ratón y escribe 2,5 en el campo referente al
ancho de columna en la cinta de opciones.
7. Comprueba el resultado obtenido en la tabla.

rápido.
146
MÓDULO A
6.8. Combinar o dividir celdas en una tabla

Al trabajar con tablas, una posibilidad interesante es la de poder combinar varias celdas en una
sola o, al contrario, dividir una celda en varias. Estas opciones están disponibles en Herramientas
de tabla > Presentación > Combinar.
6.8.1. Combinar celdas
Para combinar dos o más celdas de la misma fila o columna en una sola celda, hay que seleccionar
las celdas a unir y elegir Combinar celdas. Esta opción se puede elegir tanto desde la cinta de
opciones, como desde el menú contextual que aparece al hacer clic con el botón derecho del
ratón.
6.8.2. Dividir celdas
Para dividir una celda en varias filas o columnas, hay que seleccionar la celda y elegir Dividir
celdas. Esta opción se puede elegir tanto desde la cinta de opciones, como desde el menú
contextual que aparece al hacer clic con el botón derecho del ratón. A continuación, hay que
elegir el número de filas y de columnas en que se desea dividir la celda seleccionada.
147
Aula Mentor
Actividad guiada 49
En la tabla del documento Word6, combinar las tres primeras celdas de la tabla y dividir
las celdas 1º NOTA y 2º NOTA, para que aparezca Word y Excel, respectivamente.
2. Selecciona las tres celdas de la primera fila de la tabla, haciendo clic en la primera celda
y sin soltar arrastrar hasta la tercera celda de la primera fila.
3. Hacer clic en Herramientas de tabla > Presentación > Combinar > Combinar celdas.
Observarás que ahora la primera fila solo contiene una celda.
4. Centra el título “PUNTUACIONES DE INFORMÁTICA”, utilizando el icono Centrar para
obtener un resultado similar al siguiente:
5. Selecciona la celda que contienen el texto 1ª NOTA, haz clic con el botón derecho del
ratón y elige la opción Dividir celdas...
6. Especifica 2 filas y 1 columna, en el cuadro de diálogo Dividir celdas y presiona Aceptar.
7. Repite los mismos pasos para dividir la celda que contiene 2ª NOTA.
8. En la celda que se ha creado bajo 1ª NOTA escribe “Word” y en la celda que se ha
creado bajo 2ª NOTA escribe “Excel”. El resultado obtenido será similar al siguiente:
Word Excel

rápido.
148
MÓDULO A
6.9. Bordes y sombreados en tablas

Los bordes y sombreados son utilizados para darle una presentación más llamativa a la tabla
mejorando el diseño de la misma. Se puede añadir borde y sombreado a determinadas partes e
incluso a toda la tabla.
Las diferentes opciones para configurar un borde o un sombreado, se agrupan en la cinta

de opciones Herramientas de tabla > Diseño, que se muestra al seleccionar una tabla.
Para acceder a todas las opciones de configuración de los bordes y sombreado, hay que
presionar en la flechita que aparece bajo el icono Bordes, para desplegar el menú de opciones
y seleccionar Bordes y sombreado, mostrándose el siguiente cuadro de diálogo:
Este cuadro de diálogo incluye 3 pestañas:
• Bordes, que está referida al borde de un párrafo o una tabla.

• Borde de página, que permite configurar el borde de toda la página. Este borde se
repite en las páginas del documento.
• Sombreado, que sirve para configurar el relleno, las tramas y el color del sombreado que
hay dentro del borde.
149
Aula Mentor
6.9.1. Bordes
Con la pestaña Bordes activada se encuentran las siguientes opciones:
• Valor. Diferentes opciones de bordes en función de la configuración que se desea aplicar.

Por ejemplo, Todos para que el borde se aplique a todas las líneas, Ninguno elimina las
líneas del borde, etc.
• Estilo. Distintos tipos de líneas que puede tener el borde (continua, discontinua, doble,
etc.).
• Color. Color del borde. Por defecto es negro, pero se puede elegir el color deseado.
• Ancho. Grosor de las distintas líneas.
• Vista previa. Vista de cómo queda el borde sobre la tabla (o celdas). Se pueden añadir
y quitar bordes utilizando los iconos que aparecen en el lateral.
• Aplicar a. Elemento a que se aplica, que puede ser una celda, tabla, un párrafo, etc.
Una vez establecidas las características de los bordes, hay que presionar el botón Aceptar.
También se puede acceder a la configuración de los bordes utilizando el icono Inicio >
Párrafo > Bordes.
6.9.2. Sombreado
Para añadir un sombreado, seleccionar la tabla y a continuación en Herramientas de tabla >

Diseño > Bordes > Bordes y sombreado, y elegir la pestaña Sombreado, donde aparece el
siguiente cuadro de diálogo:
El sombreado también está disponible utilizando el icono de sombreado .
150
MÓDULO A
Actividad guiada 50
En la tabla del documento Word6, establecer un borde rojo de doble línea a la primera
fila y sombreado gris al 5%.
2. Selecciona la primera fila de la tabla, haciendo clic con el ratón en el margen izquierdo
a la altura de la primera fila.
3. Haz clic en Herramientas de tabla > Diseño > Bordes > Bordes y sombreado.
4. Establece el Valor Todos, el Estilo doble línea, Color rojo oscuro, Ancho a ¾ pto y en
Aplicar a debe aparecer Celda, como se muestra en la siguiente figura:
5. Haz clic en la pestaña Sombreado y establece un sombreado gris al 5%, tal y como se
muestra a continuación:
151
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6. Comprueba que el resultado obtenido es similar al siguiente:
Word Excel

rápido.
6.10. Estilos de tablas

Word ofrece la posibilidad de dar un formato automático a una tabla ya creada. Esta función
aplica formato a una tabla automáticamente. Para aplicar un estilo, hay que situarse en la tabla e
ir a Herramientas de tabla > Diseño > Estilos de tabla para elegir uno de los estilos de tabla
que se muestran:
Utilizando las flechas situadas a la derecha de la sección se puede recorrer la galería de

estilos. Al seleccionar uno de ellos, en la vista previa aparece el aspecto de dicha tabla. Una vez
elegido el autoformato, se ha de presionar el botón Aceptar, para que la tabla adquiera ese
formato.
Además del estilo, es posible elegir varias opciones referentes al contenido de la tabla
que variarán su aspecto. Entre dichas opciones se puede especificar si la tabla tiene una fila de
encabezado, si se desea resaltar la primera columna, etc.
Para ilustrar el resultado de aplicar un estilo, se muestra un ejemplo de tabla sin estilos:
152
MÓDULO A
GASTOS MENSUALES
COMIDA 540
HIPOTECA 820
ROPA 90
CINE 20
HIPOTECA 525
OTROS 250
A continuación, se ha seleccionado la tabla y tras haber aplicado el estilo Sombreado

claro - Énfasis 5, se obtiene como resultado:
GASTOS MENSUALES
COMIDA 540
HIPOTECA 820
ROPA 90
CINE 20
HIPOTECA 525
OTROS 250
Word ofrece la posibilidad de modificar estos estilos, borrarlos y crear otros nuevos.
153
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Actividad guiada 51
Aplicar un estilo de tabla tipo “Cuadrícula clara-énfasis 5”, en la tabla del documento
Word6.
1. Abre el documento Word6.docx y coloca el cursor en cualquier celda de la tabla.
2. Selecciona el tipo Tabla de cuadrícula 4 - Énfasis 6, desde Herramientas de tabla >
Diseño > Estilos de tabla.
3. Marca como opciones de estilo de la tabla: Fila de encabezado y Primera columna, el
resto desactívalas.
4. Comprueba que el resultado obtenido es similar al siguiente:

Word Excel
rápido.
6.11. Dirección del texto dentro de una tabla

Para dar formato al texto que hay dentro de una tabla se siguen los mismos pasos que si está
fuera de ella, por ejemplo, para cambiar el tamaño, tipo de fuente, color, alineación, etc. Además
existe la posibilidad de elegir la dirección del texto, seleccionando el texto de una o varias celdas
y utilizando Herramientas de tabla > Presentación > Dirección del texto.
texto 
Dirección del
Dirección del
Dirección del
texto 
texto 
154
MÓDULO A
6.12. Mover, alinear o copiar una tabla

Al igual que los distintos tipos de objetos que se insertan en un documento de Word, las tablas
se pueden copiar o cambiar de posición.
Para mover una tabla, hay que seleccionarla haciendo clic sobre el controlador de
movimiento de tabla , que aparece al situar el puntero sobre la tabla. A continuación, hacer
clic sobre este controlador para arrastrar la tabla al lugar deseado.
Para alinear la tabla, se procede de la misma forma que se procede con el texto. Hay que
seleccionarla haciendo clic sobre el controlador de movimiento de tabla, que aparece al situar el
puntero sobre la tabla. A continuación, hacer clic sobre el icono de alineación deseado:
Para copiar una tabla, se procede de la misma forma que se procede con el texto. Hay
que seleccionarla haciendo clic sobre el controlador de movimiento de tabla, que aparece al
situar el puntero sobre la tabla. A continuación, es posible utilizar los iconos o combinación de
teclas para copiar (Ctrl+C) y pegar (Ctrl+V) en la posición deseada.
Para cambiar el tamaño a una tabla, se puede optar por hacerlo arrastrando el pequeño
cuadrado que aparece en la esquina inferior al situar el puntero sobre ella.
6.13. Convertir texto en tabla y viceversa

6.13.1. Convertir texto en tabla
En ocasiones, el usuario ya dispone de datos escritos que desea presentar en forma de tabla.
Microsoft Word dispone de una potente herramienta capaz de pasar datos a tablas. El único
requisito que han de cumplir es que deben estar separados por algún carácter especial (tabulación,
punto y coma, guiones o cualquier otro establecido por el usuario) para que el programa pueda
saber qué datos van en cada celda.
Por ejemplo, los siguientes datos están separados por tabulaciones:
Artículo Color Precio

Pantalón Rojo 28,3
Camisa Blanco 12
Bufanda Verde 11,23
155
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Para convertir un texto lo primero que hay que hacer es seleccionar dicho texto, a
continuación, seleccionar la pestaña Insertar > Tabla > Convertir texto en tabla, mostrándose
el siguiente cuadro de diálogo.
En el cuadro de diálogo que aparece, hay que elegir el carácter de separación, Tabulaciones
en este caso, y presionar Aceptar, para comprobar que el texto se ha convertido en una tabla.
156
MÓDULO A
6.13.2. Convertir tabla en texto
Tras seleccionar la tabla o posicionarse en cualquier celda, acceder a Herramientas de tabla

> Presentación > Datos > Convertir tabla en, mostrándose el cuadro de diálogo donde se
indica el separador de la conversión. Si la tabla tiene varias columnas el separador a seleccionar
es “Tabulaciones”. Si se elige como separador “Marcas de párrafo”, cada celda se convertirá en
un párrafo.
Actividad guiada 52
Convertir la tabla del documento Word5 en texto. A continuación, convertir ese mismo
texto en tabla.
2. Coloca el cursor en cualquier celda de la tabla que aparece en la primera página.
3. Accede a Herramientas de tabla > Presentación > Datos > Convertir texto a.
Comprobarás que se muestra el cuadro de diálogo Convertir tabla en texto.
4. Activa el tipo de separador Tabulaciones y haz clic en Aceptar.

5. Comprueba que la tabla se ha convertido en texto separado por tabulaciones. Puedes
ver las tabulaciones, haciendo clic en el icono Inicio > Párrafo > Mostrar todo ¶.
157
Aula Mentor
6. Selecciona todo el texto nuevamente y utiliza la opción Insertar > Tablas > Tabla >
Convertir texto en tabla.
7. Activa Tabulaciones, como separador de texto y comprueba que el número de columnas
se ha fijado a 2 y el número de filas a 7.
8. Haz clic en Aceptar, para que el texto seleccionado se convierta en tabla. El resultado
obtenido será similar al siguiente:
9.Guarda el documento con el nombre Word6_texto en tabla.docx, haciendo clic en

Archivo > Guardar como > situarse en la carpeta “Word” del curso y en la casilla “Nombre
de archivo:” escribir word6 > hacer clic en el botón Guardar).
10. Cierra el documento, utilizando el aspa de cerrar, o bien, Archivo > Cerrar.
158
MÓDULO A
UNIDAD 7. IMÁGENES Y GRÁFICOS
7.1. Introducción
Las imágenes y los gráficos se utilizan para que los documentos tengan una apariencia mucho
más atractiva y para transmitir información que resultaría difícil de interpretar en forma de texto.
Los gráficos están formados por conjuntos de objetos vectoriales, es decir, se componen
de formas, iconos, gráficos que representan datos, etc.
Las imágenes son fotografías que se pueden insertar desde el equipo, desde páginas
web, redes sociales, OneDrive, etc. Los formatos más habituales son jpg, png, tif y gif.
Cuando se agrega una imagen o un gráfico a un documento, es posible mejorarlo

aplicando diversas correcciones, colores y efectos especiales. También se puede cambiar su
posición, tamaño, e incluso recortar una parte de la imagen o gráfico.
7.2. Insertar imágenes

Microsoft Word, además de textos permite insertar imágenes. Estas imágenes pueden ser imágenes
almacenadas en el equipo o desde otros orígenes en línea.
7.2.1. Insertar una imagen desde el equipo
Para insertar una imagen desde el equipo, hay que situar el cursor en la ubicación del documento
o donde quiere insertar la imagen y, a continuación, hacer clic en Insertar > Ilustraciones >
Imágenes.
Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:
159
Aula Mentor
Se puede navegar por las carpetas, tal y como se hace en el sistema operativo, hasta
encontrar la imagen deseada. Una vez elegida la imagen, hay que hacer doble clic en ella o
seleccionarla presionar en el botón Insertar.
7.2.2. Insertar una imagen desde Internet
Microsoft Word permite añadir imágenes en línea desde el propio programa, es decir, sin necesidad
de tener que salir del programa para localizar la imagen que se desea utilizar.
Para insertar una imagen en línea, hay que situar el cursor en la ubicación del documento
o donde quiere insertar la imagen y, a continuación, hacer clic en Insertar > Ilustraciones >
Imágenes en línea.
Se desplegará un cuadro de búsqueda, donde se debe escribir la palabra o frase que

describa la imagen que se desea usar, elegir el origen de búsqueda entre Bing, Flickr o Facebook
y, después, presionar la tecla Intro.
160
MÓDULO A
El buscador por defecto es Bing, y debajo del cuadro de búsqueda se pueden especificar
los siguientes parámetros:
• Tamaño de la imagen: pequeño, mediano, grande…

• Tipo: fotografía, imágenes prediseñadas, dibujo con líneas, GIF animado o transparente.
• Color: blanco y negro, rojo, verde…
• Diseño: cuadrado, ancho, alto.
• Licencia: sólo Creative Commons o todo.
Haciendo clic en la flecha que aparece junto a Bing, se despliega un menú donde es
posible seleccionar Facebook, Flickr o OneDrive.
161
Aula Mentor
7.2.3. Cambiar el tamaño de una imagen con el ratón
Las imágenes se insertan en la posición donde está el cursor del ratón colocado y su tamaño es
el mismo que tiene la imagen original. Cuando el tamaño de la imagen es mayor que el margen,
la imagen se ajusta automáticamente al margen del documento.
Para aumentar o reducir el tamaño en una o varias direcciones, se debe arrastrar uno de
los cuadros de tamaño alejándolo o acercándolo hacia el centro. Hay que tener en cuenta que, si
se arrastra de un cuadro intermedio, la imagen se deformará haciéndose más ancha o estrecha, o
bien, más alta o baja, en función del punto elegido. En cambio, al arrastrar desde los vértices que
aparecen en las esquinas, el tamaño aumenta o disminuye proporcionalmente.
7.2.4. Cambiar el tamaño de una imagen a unas dimensiones específicas
Para cambiar el tamaño de una imagen a una altura y anchura específicas, hay que hacer clic para
seleccionar la imagen y ajustar el tamaño en Formato de imagen > Tamaño > Alto / Ancho.
7.2.5. Recortar una imagen
Word incluye herramientas para recortar y quitar porciones de imágenes que no se desea que
aparezcan en el documento. Una vez seleccionada la imagen a recortar, hay que hacer clic en
Herramientas de imagen > Formato > Tamaño > Recortar. Para recortar un lado, hay que
arrastrar el controlador de recorte central de ese lado hacia adentro.
162
MÓDULO A
7.2.6. Ajustar el brillo, el contraste y la nitidez de una imagen
Word incluye herramientas gráficas básicas que permiten ajustar el brillo de una imagen, su
nitidez y su contraste (la diferencia entre las áreas más claras y más oscuras), sin necesidad de
recurrir a un editor gráfico. También es posible aplicar efectos artísticos que cambian el aspecto
de la imagen a través de su textura, técnica de pintura, iluminación, etc.
A continuación, se muestra el resultado de haber aplicado a una misma imagen los ajustes
de correcciones, color y efectos artísticos.
7.2.7. Estilos de imagen
En la sección Estilos de imagen se dispone de una serie de formatos predefinidos que establecen
el contorno de la imagen y su sombreado. Por ejemplo, al aplicar el estilo “Óvalo de bordes
suaves, se obtiene una imagen recortada en forma de óvalo.
A la derecha se muestra el resultado de haber aplicado el efecto anterior sobre la imagen

de la izquierda:
163
Aula Mentor
7.2.8. Opciones de diseño para mover imágenes
Normalmente, mover o cambiar la posición de una imagen en una página en Word es tan sencillo
como arrastrarla con el ratón, pero a veces no funciona. Por ejemplo, cuando se mueve la
imagen, el texto a su alrededor puede desordenarse. La clave para obtener el resultado deseados
es hacer clic en el icono Opciones de diseño, que se muestra a la derecha cuando se selecciona
una imagen y, a continuación, elegir la opción deseada:
• En línea con el texto, es la opción que aparece por defecto al añadir una imagen nueva.
No se coloca texto alrededor de la imagen.
• Cuadrado, permite ajustar el texto alrededor de la imagen. Para hacer que la imagen se
desplace hacia arriba o hacia abajo a medida que se agregue o elimine texto, hay que
seleccionar Mover con el texto.
164
MÓDULO A
• La opción Estrecho, también permite ajustar el texto alrededor de la imagen, pero lo más
próximo posible.
• Detrás del texto, coloca la imagen detrás del texto. Si se elige la opción Mover con el
texto, la imagen se desplaza junto al párrafo que hay sobre ella, en cambio, si se elige
la opción Ajustar posición en página, la imagen siempre permanece en la misma
posición. Esta segunda opción se suele utilizar cuando se pone una imagen como fondo
o marca de agua.
• Delante del texto, coloca la imagen delante del texto, dando la opción también de
moverla con el texto o ajustarla a la página.
165
Aula Mentor
Actividad guiada 53
Insertar imágenes con diferentes opciones de diseño en un documento.
1. Abre el navegador de Internet y busca información sobre la obra de tu pintor favorito.
Descarga dos o tres imágenes de sus cuadros en una carpeta de tu ordenador, haciendo
clic con el botón derecho del ratón sobre una imagen y eligiendo la opción Guardar
imagen como... o Guardar enlace como..., en función del navegador utilizado y elige la
carpeta donde deseas almacenarlas.
2. Utiliza nuevamente el navegador para buscar la biografía del pintor. Una vez localizada,
selecciona el texto arrastrando el puntero del ratón mientras mantienes presionado el
botón izquierdo. Copia el texto, haciendo clic con el botón derecho del ratón y eligiendo
la opción Copiar, o bien, presiona Ctrl + C.
3. Crea un documento nuevo y pega el texto para que ocupe, al menos una página.
Puedes pegar el texto haciendo clic con el botón derecho del ratón y eligiendo la opción
Pegar, o bien, presionando Ctrl + V.
4. Sitúa el cursor al comienzo del primer párrafo e inserta una foto del pintor desde Internet,
utilizando la opción Insertar > Imágenes en línea. Asegúrate de que esté seleccionada la
opción de búsqueda “Solo Creative Commons” para que aparezcan imágenes libres de
derechos de autor.
5. Borra el texto “Esta foto de autor desconocido…” que suele aparecer bajo la foto y
ajústala para que ocupe 3 cm, aproximadamente, arrastrando desde una de sus esquinas.
6. Haz clic sobre la imagen y en el icono Opciones de diseño, que aparece a su derecha,
elige Cuadrado.
7. Inserta uno de los cuadros del pintor que has descargado previamente a tu ordenador,
utilizando la opción Insertar > Imágenes.
166
MÓDULO A
8. Ajusta el brillo y contraste de la imagen para prepararla como marca de agua que, en
el paso siguiente, colocaremos en el fondo. Para ello, selecciona la imagen y ajusta los
parámetros deseados desde Herramientas de imagen > Formato > Color.
9. Coloca la imagen de fondo, haciendo clic sobre la imagen y en el icono Opciones de

diseño, que aparece a su derecha, elige Detrás del texto. Si la imagen desaparece puede
ser debido a que el texto tenga sombreado blanco, por lo que simplemente hay que
seleccionarlo y cambiar su sombreado a Sin color.
10. Inserta otro de los cuadros del pintor que has descargado previamente a tu ordenador,
utilizando la opción Insertar > Imágenes.
11. Coloca la imagen a la derecha del texto, haciendo clic sobre la imagen y en el icono
Opciones de diseño, elige Cuadrado.
12. Guarda el documento con el nombre Word7.docx, en tu carpeta de trabajo Word.
167
Aula Mentor
7.3. Agregar formas

Las formas, como cuadros, círculos y flechas, ayudan a mejorar el aspecto de los documentos.
Para agregar formas a los documentos, hay que hacer clic en Insertar > Ilustraciones >
Formas y seleccionar una de ellas.
El cursor se transforma en una cruz, de forma que hay que hacer clic y arrastrar para
dibujar la forma.
Las formas disponibles están ordenadas por categorías, para facilitar la creación de
diferentes tipos de gráficos. Estas categorías son: formas usadas recientemente, líneas, rectángulos,
formas básicas, flechas de bloque, formas de ecuación, diagrama de flujo, cintas y estrellas y
llamadas.
Después de agregar una o más formas, se puede agregar texto, viñetas y numeración en
las mismas, así como cambiar su relleno, contorno y otros efectos desde la pestaña Formato,
estando la forma seleccionada.
Otra opción para dar formato a las formas agregadas es hacer clic con el botón derecho
del ratón, sobre la forma deseada, y elegir la opción Formato de forma.
168
MÓDULO A
A la derecha se mostrará un panel de configuración con las diferentes opciones agrupadas

por categorías:
• Relleno y forma (color, trama, transparencia, etc.).

• Efectos (sombra, reflejo, iluminación, formato 3D, efectos artísticos, etc.).
• Diseño y propiedades del cuadro de texto (alineación, márgenes, giro, etc.).
Si lo que se desea es agregar texto a la forma, habrá que seleccionar la opción Agregar
texto que, también, se muestra al hacer clic con el botón derecho del ratón sobre la forma y,
simplemente, comenzar a escribir sobre ella.
169
Aula Mentor
7.3.1. Líneas y flechas
Las líneas y las flechas son un tipo de formas que se utilizan frecuentemente en los documentos.
Para agregarlas hay que utilizar la opción Insertar > Ilustraciones > Formas > Líneas.
Para agregar, editar o quitar una flecha o una línea hay que seleccionar la línea a cambiar
y hacer clic en Formato > Contorno de forma y, a continuación, elegir el color deseado.
así como,
Establecer el grosor Ajustar el trazo Elegir las flechas
170
MÓDULO A
7.3.2. Girar una forma
Para cambiar la posición de una forma se puede girar, en el ángulo deseado, arrastrando el
controlador de giro circular de la parte superior del cuadro que aparece al seleccionarla.
Si lo que se desea es dar un giro exacto, es recomendable utilizar la opción Formato >
Girar objetos, que permite elegir entre girar 90º a la derecha o izquierda, voltear horizontal o
verticalmente, o bien, elegir el ángulo exacto de giro.
En la siguiente figura se muestra el resultado de voltear verticalmente una figura con

forma de corazón.
7.3.3. Cambiar el tamaño y el diseño de una forma
El tamaño de una forma se puede ajustar del mismo modo que con las imágenes, es decir
arrastrando de los cuadrados de ajuste que aparecen al seleccionar una forma, ya sea para
deformarla o para cambiar su tamaño proporcionalmente. En algunas formas aparece un punto
de control de color amarillo, que al arrastrarlo distorsiona o cambia la forma de la forma.
A continuación, se muestra cómo se aumenta de tamaño una figura proporcionalmente y,

posteriormente, se modifica su diseño.
171
Aula Mentor
Actividad guiada 54
Crear varias figuras utilizando el juego del Tangram.
1. Abre un documento nuevo de Word.
2. Accede a la pestaña Insertar > Formas, para agregar un cuadrado, cinco triángulos
rectángulos y un paralelogramo. Recuerda mantener presionada la tecla Shift (mayúsculas)
mientras las insertas para conseguir que sean geométricas. Puedes cambiar su color a tu
gusto.
3. Ajusta el tamaño de las figuras y rótalas para conseguir formar la siguiente figura. Para
ajustar el tamaño, simplemente hay que arrastrar de sus esquinas y parar rotarlas, arrastrar
del controlador de giro. Deja el paralelogramo para el final, ya que deberás arrastrar de su
punto de ajuste (amarillo) para adaptar su forma.
4. Selecciona cada una de las figuras anteriores, cópialas y pégalas nuevamente para
duplicarlas. Utiliza las formas duplicadas para formar la siguiente figura. Para ello
simplemente has de rotar las piezas y colocarlas en la posición adecuada, recuerda que
no puedes cambiar su tamaño.
5. Repite el proceso para formar las imágenes que desees.

6. Guarda el documento con el nombre Word7_tangram.docx, en tu carpeta de trabajo
Word.
172
MÓDULO A
7.3.4. Organizar y agrupar formas
Para ajustar la posición de varias figuras que se superponen, hay que seleccionar la figura que
se desea mover hacia arriba o hacia abajo en una pila y utilizar las opciones que aparecen en
Formato > Estilos de forma. Estas opciones también están disponibles en el menú contextual
que se muestra al hacer clic con el botón derecho del ratón.
• Traer adelante: Mueve el objeto seleccionado un nivel hacia arriba.

• Enviar atrás: Mueve el objeto seleccionado un nivel hacia abajo.
• Traer al frente: Desplaza el objeto al frente de todos los objetos.
• Enviar al fondo: Mantiene el objeto debajo de todos los objetos.
También es posible agrupar formas, imágenes u otros objetos. Al agrupar las formas se
pueden mover, girar, voltear, cambiar de tamaño u organizar juntas a la vez como si fueran una
única forma. También puede cambiar los atributos de todas las formas en un grupo a la vez, y se
pueden volver a desagrupar en cualquier momento.
Para agrupar varias formas, hay que seleccionarlas con el ratón o mantener presionada
la tecla Ctrl mientras se hace clic en varias formas y, a continuación, hacer clic en Formato >
Agrupar objetos > Agrupar. Estas opciones también están disponibles en el menú contextual
que se muestra al hacer clic con el botón derecho del ratón.
El icono Alinear añade diferentes opciones para organizar las formas alineándolas
verticalmente, horizontalmente, en medio, etc.
173
Aula Mentor
7.3.5. Relleno de la forma
Los estilos rápidos permiten cambiar el relleno de las formas en un solo clic. Para aplicarlos hay
que seleccionar la forma y utilizar la opción Formato > Estilos de forma y elegir el que se
desea aplicar.
No obstante, se puede personalizar el color de relleno, accediendo a Formato > Estilos

de forma > Relleno de forma y eligiendo uno de los colores del tema.
174
MÓDULO A
Además de los colores propuestos del tema, el usuario puede elegir las siguientes
alternativas:
• Más colores de relleno. Muestra una paleta de colores que permite elegir entre una
gran variedad de colores. Además, se puede establecer la transparencia de la forma.
• Imagen. La forma seleccionada se rellena con la imagen seleccionada desde un archivo

del equipo, en línea o desde la colección de iconos.
• Degradado. Un degradado es una progresión gradual de colores, normalmente de un

color a otro color, con la intención de dar visualmente una transición suave y progresiva
dichos colores. La opción Degradado permite especificar entre qué colores se genera el
degradado.
175
Aula Mentor
• Textura. Para agregar o cambiar una textura de relleno, hay que elegir Textura y hacer
clic en la textura deseada. También es posible personalizar la textura, haciendo clic en
Más texturas y eligiendo las opciones deseadas.
7.3.6. Efectos de forma
Los efectos de forma permiten cambiar el aspecto de una forma o cuadro de texto cambiando su
relleno o agregando efectos, como sombras, resplandores, reflejos, bordes suaves, biseles y giros
tridimensionales (3D).
Los efectos de forma se agregan desde Formato > Efectos de forma, pudiendo ajustar
la sobra, reflexión, iluminado, bordes suaves, bisel o la rotación 3D.
176
MÓDULO A
Desde la parte inferior de cada menú, es posible acceder a más opciones, tales como:
• Opciones de sombra
• Opciones de reflejo
• Opciones de Iluminado
177
Aula Mentor
• Formato 3D
Actividad guiada 55
Dibujar una línea de guiones horizontal roja, una firma, un pergamino encriptado y
varias formas.
2. Accede a la pestaña Insertar > Ilustraciones > Formas > Líneas, para escoger la forma
Línea, como se puede apreciar en la siguiente figura:
3. Haz clic con el ratón y arrastra para dibujar la línea con las dimensiones deseadas.
Comprobarás que si mantienes presionada la tecla Shift (mayúscula) la línea se dibuja
completamente horizontal.
4. Haz doble clic sobre ella para que se muestren las herramientas de formato dentro del
menú Herramientas de dibujo. Haz clic sobre la flecha que aparece junto a Contorno de
forma para ajustar el color, el grosor y los guiones.
5. Accede a la pestaña Insertar > Ilustraciones > Formas, para escoger Forma libre:
garabato, como se puede apreciar en la siguiente figura:
6. Haz clic con el ratón y arrastra para dibujar el garabato que desees a mano alzada. A
continuación, utiliza las herramientas de formato para personalizarlo.
178
MÓDULO A
7. Dibuja un pergamino. Para ello, accede a la pestaña Insertar > Ilustraciones > Formas >
Cintas y estrellas, para escoger la forma Pergamino: horizontal, como se puede apreciar
en la siguiente figura:
8. Coloca el cursor del ratón, que se habrá convertido en una cruz, sobre la posición del
documento donde se desea agregar la forma, hacer clic y arrastrar sin soltar hasta dar el
tamaño deseado.
9. Ajusta el tamaño, arrastrando de los círculos que se muestran en las esquinas y en el

centro de cada lado.
10. Escribe dentro del pergamino el texto “Caminaba por una senda oscura…”. Para ello,
haz clic con el botón derecho del ratón sobre él, para que aparezca el menú contextual,
y elige la opción Agregar texto.
11. Añade relleno de color papiro al pergamino, haciendo clic con el botón derecho del
ratón sobre la figura, para que aparezca el menú contextual, y eligiendo la opción Formato
de forma. En el panel que se despliega a la derecha, elige Opciones de forma > Relleno
> Relleno con imagen o textura > Textura > Pergamino, para obtener un resultado similar
al siguiente:
12. Utiliza otras opciones de formato de forma y texto para personalizarlo a tu gusto.
13. Inserta las siguientes formas en este orden: un círculo, un triángulo, un cuadrado, un
hexágono y una luna. Personalízalas y organízalas para formar la figura que aparece a
continuación.
14. Guarda el documento con el nombre Word7_formas.docx, en tu carpeta de trabajo

de Word.
179
Aula Mentor
7.4. WordArt
WordArt es una de las herramientas que incluye Word para hacer que el texto destaque con
efectos especiales. Para utilizarla, hacer clic en Insertar > Texto > WordArt y elegir uno de los
estilos, de la Galería de WordArt.
Se mostrará el texto de marcador de posición “Espacio para el texto”, con el texto resaltado.
Al escribir, se sustituye el texto de marcador de posición por el nuevo texto.
7.4.1. Personalizar el WordArt
Para agregar efectos a un WordArt (como sombras, giro, curvas, colores de relleno y colores
de contorno), se utilizan las opciones que aparecen en Formato > Estilos de WordArt, que
permiten personalizar el relleno, contorno y efectos del texto.
Una vez seleccionado el efecto, aparecerá el panel de tareas donde se puede especificar
el contorno, relleno y efectos del texto.
180
MÓDULO A
A medida que se cambia el formato del WordArt se observa el resultado en la pantalla.

Por ejemplo, al siguiente texto en WordArt, se ha aplicado relleno de texto azul, contorno verde
y efecto de sombra.
7.4.2. Efectos de WordArt
Una vez creado un WordArt, es posible aplicarle diferentes efectos de sombra, reflexión, iluminado,
bisel, giro 3D y curvado. Para ello, hay que seleccionar el WordArt y utilizar la opción Formato
> Estilos de WordArt > Efectos de texto y elegir el efecto que se desea aplicar. Por ejemplo,
para crear un WordArt circular, hay que elegir Transformar.
y, a continuación, el efecto deseado. En este caso, se ha aplicado el efecto Arco.
181
Aula Mentor
7.4.3. Dirección del texto en WordArt
Para cambiar la dirección del texto en WordArt se utilizan las opciones que aparecen en Formato
> Estilos de WordArt > Dirección del texto, que permite elegir entre horizontal, girar el texto
90º, o girar el texto 270º.
Para girar el WordArt, en el ángulo deseado, es suficiente

con arrastrar el controlador de giro circular de la parte superior
del cuadro que aparece al seleccionarlo.
Actividad guiada 56
Utiliza WordArt para crear el título de un cartel para la carrera de la mujer el día 8 de
marzo, utilizando diferentes estilos y alineaciones.
2. Añade un texto “Día 8” en Word Art, haciendo clic en Insertar > Texto > WordArt,
eligiendo uno de los estilos de la Galería de WordArt y seleccionando la alineación Girar
el texto 270º.
3. Añade un texto “marzo” en Word Art, haciendo clic en Insertar > Texto > WordArt,
eligiendo uno de los estilos de la Galería de WordArt y seleccionando la alineación Girar
el texto 90º.
4. Añade un texto “Carrera de la mujer” en Word Art, haciendo clic en Insertar > Texto
> Word-Art, eligiendo uno de los estilos de la Galería de WordArt y aplicándole algún
efecto de transformación, desde Efectos de texto > Transformar.
5. Coloca los Word en una posición similar a la que aparece en la siguiente propuesta y
personaliza cada uno de los WordArt con la fuente, color, tamaño y efectos deseados,
para obtener un título a tu gusto.
6. Guarda el documento con el nombre Word7_cartel.docx.
182
MÓDULO A
7.5. Insertar icono

Microsoft Office presenta una forma cómoda para incluir algunos iconos estándares en sus
documentos y presentaciones. Estos iconos se pueden añadir haciendo clic en Insertar >
Ilustraciones > Iconos, que abrirá la galería de iconos.
Los iconos se encuentran organizados por categorías como Gente, Comunicación,

Educación, Animales, etc. Es posible desplazarse hacia arriba y hacia abajo por las categorías con
la barra de desplazamiento de la derecha o ir directamente a la categoría que desee haciendo clic
en el nombre de esa categoría en el panel de navegación de la izquierda. Una vez seleccionados,
hay que hacer clic en Insertar para añadirlos al documento:
Actividad guiada 57
Añadir iconos al cartel que contiene el documento Word7_cartel.docx
1. Abre el archivo Word7_cartel.docx, creado en la actividad guiada anterior.
2. Busca iconos relacionados con el deporte, haciendo clic en Insertar > Ilustraciones >
Iconos, para abrir la galería de iconos y elegir Deporte.
3. Añade los iconos que desees, haciendo clic sobre ellos y, a continuación, eligiendo el
botón Insertar situado abajo a la derecha. También es posible insertar varios iconos al
mismo tiempo haciendo clic en cada uno de ellos antes de presionar Insertar.
rápido.
183
Aula Mentor
7.6. Insertar captura o recorte de pantalla

Word permite crear capturas o recortes de pantalla sin necesidad de salir del programa o tener
que recurrir a otros programas externos, utilizando Insertar > Ilustraciones > Captura.
Aparece la galería Ventanas disponibles, que muestra todas las ventanas abiertas. Para
insertar una captura de pantalla de una ventana completa en el documento, hacer clic en la
imagen en miniatura de la ventana.
Para recortar solo una parte de la pantalla, hay que seleccionar Recorte de pantalla.
Word se minimiza y se muestran las ventanas que hay abiertas en el escritorio con poco brillo y
el ratón se convierte en una cruz. Para hacer el recorte hay que hacer clic con el ratón y arrastrar
para seleccionar el área o elemento de la pantalla que se desea capturar.
Actividad guiada 58
Captura una imagen con el icono de Word y otra con tu entorno de trabajo, utilizando
bocadillos para indicar algunos elementos de su interfaz.
1. Abre el documento Word7_formas.docx, disponible en tu carpeta de trabajo de Word.
2. Captura el icono de Word, utilizando la opción Insertar > Ilustraciones > Captura >
Recorte de pantalla. Puedes recortar el icono que se muestra en la barra de tareas de la
parte inferior de la pantalla. El resultado será similar al siguiente:
3. Captura una ventana con el navegador de Internet. Para poder realizar esta acción,
deberás abrir el navegador en otra ventana. Para realizar la captura, utilizala opción Insertar
> Ilustraciones > Captura > Ventanas disponibles y elige la ventana del navegador.
rápido.
184
MÓDULO B
MÓDULO B.
Presentaciones - Powerpoint
Unidad 8. Creación de presentaciones y diapositivas
Unidad 9. Efectos de animación
185
Aula Mentor
UNIDAD 8. CREACIÓN DE PRESENTACIONES Y DIAPOSITIVAS
PowerPoint es una aplicación que permite realizar presentaciones donde se pueden exponer
ideas y comunicar noticias de forma atrayente y profesional a través de diapositivas.
Una presentación es una forma de mostrar ideas de forma clara a otras personas,
manteniendo la atención de la audiencia.
Cada presentación está compuesta por diapositivas que pueden contener texto, imágenes
o gráficos para que sea más vistosa al público.
Si se dispone de un videoproyector o proyector de datos, se puede ver la presentación

ampliada en una pantalla.
PowerPoint denomina “presentación” a un archivo que se compone de varias páginas y

“diapositiva” a cada una de las páginas de la presentación.
8.1. Entorno de trabajo de PowerPoint

Para abrir PowerPoint hay que seleccionar botón Windows > PowerPoint 2016
> Presentación en blanco. Si se utiliza una versión anterior a Windows 10,
presionar el botón Inicio > Todos los programas > PowerPoint. Al abrir la aplicación,
aparecerá una ventana en la pantalla con este aspecto:
Panel Tira de
diapositivas Cinta de opciones Panel de animación
Barra de estado Panel de notas Diapositiva Botones de vistas
186
MÓDULO B
Esta ventana es similar en su estructura a todas las ventanas de Office que ya vimos en
el módulo 1 (WORD).
Barra de título: zona donde se indica el nombre del documento y la aplicación con la
que se trabaja (parte superior de la ventana). En ella se encuentra la Barra de herramientas
de acceso rápido.
Fichas o pestañas de la Cinta de Opciones: es la barra donde se encuentran las distintas

tareas que se pueden realizar con esta aplicación. La forma de acceder a ellas es exactamente
igual que la explicada en Word.
Secciones o Grupos de la Cinta de Opciones: grupo de herramientas que componen

cada sección. Se accede directamente a través de los botones.
Barra de estado: muestra información sobre la presentación en la que se está trabajando:

el número de la diapositiva activa, el tipo de diseño, etc.
Botones de vista: se encuentran en la parte inferior derecha de la pantalla y permiten

ver la presentación de diferentes formas. Existe la vista normal, vista clasificador de diapositivas,
vista de lectura y presentación con diapositiva. En esta unidad se explicarán los distintos tipos de
vista de diapositiva, pero a la hora de trabajar se utilizará siempre la vista normal.
Diapositiva: es la parte fundamental de la ventana ya que es el área destinada a introducir

los objetos. Cualquier documento se compone de una o varias diapositivas.
Panel de tira de diapositivas: muestra en miniatura las diapositivas de la presentación.

En este panel se puede seleccionar, eliminar y cambiar de posición las diapositivas.
187
Aula Mentor
Panel de animación: aparece en la parte derecha de la ventana al seleccionar Animaciones

> Animación avanzada .
Panel de notas: es el espacio donde se escriben las notas de apoyo para realizar la
presentación. Para activarla hay que situar el cursor barra de estado y hacer clic en “Notas”
y aparecerá el espacio para escritura:
8.2. Vistas de una presentación

A la hora de crear una presentación, PowerPoint proporciona cinco formas de visualizar en la
pantalla la presentación. Se accede a ellas desde la pestaña o ficha Vista dentro de la sección
Vistas de presentación. Estas formas son:
• Vista normal.
• Vista Esquema.
• Clasificador de diapositivas.
• Página de notas.
• Vista de lectura.
Cada una de ellas proporciona una perspectiva distinta del trabajo y ofrece herramientas
diferentes.
Para cambiar de un modo a otro, hay que hacer un clic sobre los botones de “Vista de
presentación” o en los situados en la parte inferior derecha de la ventana de presentación:
Vista normal Presentación con diapositivas
Vista de lectura
188
MÓDULO B
Vista normal
Este modelo de visualización de presentación en la pantalla es el más completo ya que permite

visualizar toda la información de la presentación y realizar todo tipo de operaciones. Por esta
razón, es la que siempre se va a utilizar a lo largo de este módulo del curso. Se utiliza para
trabajar simultáneamente con una panorámica del esquema de la presentación y una diapositiva
por vez. Para activarlo, hay que seleccionar la pestaña Vista > Vistas de presentación botón
“Normal”:
En esta vista normal, en la parte central se visualiza una única diapositiva, y en la parte
izquierda, es posible tener el esquema de la presentación o ver en miniatura todas las diapositivas
de la presentación. Si la presentación está compuesta por muchas diapositivas y no se visualizan
todas, se puede utilizar la barra de desplazamiento.
Vista Esquema
El modelo “Vista Esquema” permite modificar y saltar entre las diapositivas. Muestra el panel “Tira
de diapositivas” con el texto de cada una mostrando toda la información que contiene.
189
Aula Mentor
Vista Clasificador de diapositivas
Este modelo de visualización permite ver todas las diapositivas en miniatura según el orden
de presentación. Al trabajar con toda la presentación a la vez, se puede apreciar su evolución
y uniformidad. Se puede usar para reorganizar el orden de las diapositivas, así como cualquier
tarea que afecte a toda la presentación, por ejemplo, añadir efectos de transición, borrar las
diapositivas que no interesen y también para establecer los intervalos para las presentaciones en
pantalla. La diapositiva que aparezca recuadrada en rojo, es la diapositiva activa.
Diapositiva activa
Vista página de notas
En este modelo, se distingue una parte donde aparece la diapositiva de la presentación y

otra donde se pueden anotar comentarios sobre esa diapositiva aunque, no se mostrará en la
presentación.
Diapositiva
Espacio para incluir

información adicional
de la presentación
190
MÓDULO B
Vista de lectura
Reproduce las animaciones y transiciones de diapositivas sin cambiar a una presentación a

pantalla completa
Para pasar de una diapositiva a otra hay que hacer un clic con el ratón o presionar la
tecla INTRO o espacio. Y para detener la visualización de la presentación y así volver al modo
de edición, hay que presionar la tecla Esc (escape).
Vista presentación con diapositivas
Esta vista se utiliza para comprobar el resultado final de la presentación, en la que se van
visualizando, una a una, todas las diapositivas que componen una presentación ocupando toda la
pantalla. A lo largo de este módulo, se analizará con más detalle la presentación de diapositivas
y su configuración.
Actividad guiada 59:

Abrir y ejecutar la presentación powerpoint1.
1. Inicia PowerPoint, pulsando el botón Windows > PowerPoint 2016. Si utilizas
una versión más antigua de Windows, pulsa el botón Inicio > Todos los programas >
PowerPoint.
2. Abre el archivo powerpoint1, Archivo > Abrir > Examinar > buscar y seleccionar
PowerPoint1 en la carpeta “PowerPoint” del curso > Abrir.
3. Una vez abierto el archivo powerpoint1, para ver la presentación seleccionar
Presentación con diapositivas > Iniciar presentación con diapositivas > botón “Desde
el principio”.
191
Aula Mentor
4. Aparecerá la primera diapositiva de la presentación y para continuar viendo el resto de

diapositivas, hay que presionar sucesivamente la tecla intro, espacio o clic con el ratón. Si
no se quiere visualizar la presentación completa, hay que presionar la tecla escape <Esc>.
5. Una vez finalizada la presentación, aparecerá una pantalla en negro que indicará que
se haga un clic para finalizar.
6. Cierra la presentación PowerPoint1haciendo clic en Archivo > Cerrar.
7. En la presentación PowerPoint2, escribir una nota en una diapositiva y ejecutar
la presentación para comprobar que las notas no se visualizan en la presentación en
pantalla.
8. Abre el archivo PowerPoint2, Archivo > Abrir > Examinar > buscar y seleccionar
PowerPoint2 en la carpeta “PowerPoint” del curso > Abrir.
9. Activa la primera diapositiva y colocar en vista página de notas, Vista > Vistas de
presentación > Página de notas.
10. En la parte destinada para notas, escribe el siguiente texto:

“Esta vista de página de notas, se permite introducir comentarios adicionales que son de
utilidad para el que realiza la presentación pero que no se visualizarán en la presentación
en pantalla completa”.
11. Si el texto aparece muy pequeño, se puede aumentar el tamaño de la visualización en
Vista > Zoom > Zoom y establecer el porcentaje > Aceptar o directamente desplazando
la flecha del zoom en la barra de estado.
12. A continuación, visualiza la presentación en pantalla. Para ello, hacer clic en la pestaña
Presentación con diapositivas > Iniciar presentación con diapositivas > “Desde el
principio”.
13. Aparecerá la primera diapositiva de la presentación y para continuar viendo diapositivas,

hay que presionar sucesivamente la tecla INTRO, espacio o clic con el ratón. Se puede
comprobar que las notas introducidas, no se visualizan en la presentación en pantalla
pero sí se verá en la zona reservada para las notas de la vista normal Vista > Vistas de
presentación > Normal.
14. Guarda los cambios realizados pulsando el botón Guardar.
15. Cierra la presentación PowerPoint2 Archivo > Cerrar.
192
MÓDULO B
8.3. Crear una presentación

En este apartado se van a ver los pasos necesarios para crear una presentación nueva, donde se
trabajará con los diseños automáticos y los marcadores de posición que facilitan la adición de
texto, objetos y gráficos en las diapositivas. También se comentarán las plantillas de diseño que
facilitan la creación de presentaciones. Hay que tener en cuenta que cada presentación (formada
por varias diapositivas) se encuentra en un solo archivo.
Si se tiene abierto el programa PowerPoint, para crear una presentación nueva, el primer
paso es seleccionar Archivo > Nuevo y aparecerán una serie de plantillas y temas disponibles:
Presentación en blanco. Es el tipo de presentación que se utiliza habitualmente.

Seleccionando esta opción se abre una presentación en blanco donde se debe introducir todos
los componentes de la presentación.
Nuevo a partir de una presentación existente. Se abre una presentación existente que
se puede utilizar como modelo para la nueva presentación.
Presentación a partir de una plantilla de diseño. PowerPoint ofrece una serie de

plantillas con un formato definido que nos ayuda a crear presentaciones ya que solamente hay
que introducir los elementos.
193
Aula Mentor
Para crear una presentación en blanco, los pasos a seguir son:
1. Con PowerPoint abierto, seleccionar Archivo > Nuevo.
2. Clic en Presentación en blanco y aparece la diapositiva por defecto “Diapositiva de

título”. Si deseamos otro diseño iremos a la pestaña Inicio > Diapositivas y pinchando
en Diseño se mostrarán varios estilos de diapositiva.
Cada diseño tiene una distribución diferente de los objetos de la diapositiva, determinada
por los marcadores de posición, que permiten insertar títulos, textos, dibujos, tablas, etc.
3. Hacer un clic sobre el diseño de diapositiva deseado, apareciendo la nueva diapositiva

con marcadores de posición.
Marcadores de
posición
Ejemplo de diapositiva “Comparación”
194
MÓDULO B
8.4. Añadir texto a las diapositivas

Escribir en PowerPoint es muy sencillo ya que lo único que hay que hacer es un clic sobre los
marcadores de posición (ver figura de abajo) y teclear lo que se desee.
Cada diapositiva tendrá unos marcadores de posición en el que se puede introducir un

título, texto, imagen, etc. Para añadir texto en la diapositiva, hacer un clic y escribir dentro de los
marcadores de posición que aparecen en los diseños automáticos.
Se puede introducir texto en casi todos los diseños. Aparece un marcador de posición
rectangular y punteado con la indicación “Haga clic para agregar texto (o título)”. Los diseños que
tiene PowerPoint para introducir texto son:
Zona de texto
Marcador
de posición
195
Aula Mentor

Crear una presentación y escribir texto en los marcadores de posición. Guardar la
presentación con el nombre PowerPoint3.
1. Inicia el programa PowerPoint haciendo clic en botón Windows > PowerPoint 2016
y selecciona “Presentación en blanco”.Se mostrará una “Diapositiva de Título”
2. Hacer clic en el primer marcador de posición Haga clic para agregar título y escribe tu
nombre y apellidos.
3. Clic en el segundo marcador de posición Haga clic para agregar subtítulo y escribe el
nombre del aula donde te has matriculado.
Nombre y apellidos
Nombre del aula
4. Guarda los cambios realizados pulsando Archivo > Guardar como > Examinar, a
continuación, situarse en la carpeta PowerPoint del curso y en la casilla Nombre de
archivo: escribir PowerPoint3. Para finalizar presionar en el botón Guardar.
8.5. Tipos de diseño de diapositiva

En este apartado se van a conocer los distintos tipos de diapositivas que ofrece PowerPoint.
Haciendo clic en la pestaña Inicio > Diapositivas > Diseño aparecen los distintos tipos de
“Diseños”.
Existen varios tipos de diseños de diapositivas en cuanto a elementos que contienen:

solo texto, solo objetos (imágenes, gráficos, tablas, diagramas, organigramas, multimedia), textos
y objetos.
También es posible elegir la disposición de los elementos: en una columna, en dos

columnas, en dos filas, etc.
Los principales diseños que nos vamos a encontrar son los siguientes:
1. Dispositiva de título. Tiene un marcador de posición central para

introducir el título. Diapositiva útil para colocar el título a la presentación.
2. Título y objetos. Marcador pequeño para el título y el otro para

introducir el texto e insertar tablas, gráficos, imágenes de archivo,
imágenes prediseñadas y clips multimedia. Pinchando en cada una de
estas opciones se abrirá la ventana correspondiente.
196
MÓDULO B
3. Encabezado de sección. Prácticamente igual que la diapositiva de

título que puede ser utilizada como inicio de un apartado nuevo en la
presentación.
4. Dos objetos. Es el mismo que el anterior con dos marcadores de

posición para permitir combinar dos objetos diferentes en la misma
diapositiva.
5. Comparación. Permite insertar imágenes, gráficos en las dos partes

de la diapositiva para realizar comparaciones.
6. Sólo el título. Como el anterior pero con un solo marcador de

posición.
7. En blanco. No tiene ningún marcador de posición, se puede

introducir texto, imagen, etc. donde se desee.
8. Contenido con título. Tiene tres marcadores, dos para texto y uno
para objetos. Es muy parecido a “Título y objetos” con una distribución
diferente.
9. Imagen con título. Para insertar imágenes con subtítulo.
Los diseños existentes facilitan la estructuración de las diapositivas. No obstante, es

posible crear diapositivas con un diseño personalizado a partir de la diapositiva en blanco y
utilizando los botones de las secciones Tema, Fondo, Ilustraciones de la cinta de opciones.
8.6. Añadir diapositiva

Casi todas las presentaciones están compuestas por varias diapositivas, si se quiere añadir una
diapositiva a la presentación hay que realizar lo siguiente:
197
Aula Mentor
1. Seleccionar la pestaña Inicio > Diapositivas > Nueva diapositiva
2. Elegir el diseño de diapositiva y hacer un clic sobre él.
Si lo que se quiere es insertar una diapositiva en medio de otras dos, seleccionar la

primera de ellas en el panel de tira de diapositivas y seguir los pasos descritos anteriormente.

En la presentación PowerPoint3 insertar cuatro diapositivas nuevas y escribir en ellas
un texto.
1. Abre el archivo “PowerPoint3” (creada en la actividad nº 60), inserta una diapositiva
haciendo clic en Inicio > Diapositivas > Nueva diapositiva.
2. Selecciona el diseño “Solo el título” y escribe en él “WORD”.
3. Crea la tercera diapositiva, para ello hacer clic en Inicio > Diapositivas > Nueva
diapositiva con el mismo diseño y escribe “POWERPOINT”.
4. Crea la cuarta diapositiva y escribir EXCEL.
5. Crea la quinta diapositiva y escribir ACCESS.
6. Guarda los cambios realizados pulsando el botón Guardar de la barra de acceso
rápido o en Archivo > Guardar.
8.7. Eliminar diapositiva

Si una vez que se ha creado una diapositiva, no se quiere incluirla en la presentación, hay que
eliminarla. Para ello:
1. Posicionarse en el Panel de tira de diapositivas, seleccionar la diapositiva y hacer clic

con el botón derecho del ratón; en la lista desplegable veremos que una de las opciones
presentadas es “Eliminar diapositiva”.
2. Hacer clic sobre “Eliminar diapositiva”.

Eliminar la primera diapositiva de la presentación PowerPoint3.
1. Abre la presentación “PowerPoint3”, sitúa el cursor en el “Panel de tira de diapositivas”,
y selecciona la primera diapositiva de la presentación powerpoint3.
2. Hacer Clic en ella con el botón derecho del ratón.
3. Selecciona Eliminar diapositiva.
4. Comprueba que la primera diapositiva se ha borrado y ahora la presentación consta de
cuatro diapositivas.
198
MÓDULO B
8.8. Mover diapositiva

Una vez que se han creado las diapositivas de la presentación se puede cambiar el orden de
ellas. Cuando se ha introducido una diapositiva y se quiere cambiar de posición se puede hacer
de varias formas:
1. Hacer un clic sobre la diapositiva en la vista normal (Panel de tira de diapositivas), vista
Esquema o vista Clasificador de diapositivas y sin soltar el botón izquierdo del ratón,
arrastrar hasta la nueva posición, mostrándose un borde naranja mientras se arrastra que
indica la posición de destino.
2. Utilizando las herramientas de cortar y pegar de la misma forma que en Word (si la
diapositiva tiene un fondo, con este método desaparece dicho fondo).
• Activar la diapositiva en la ficha diapositiva o ficha esquema.

• Seleccionar la pestaña Inicio > Portapapeles > Cortar.
199
Aula Mentor
• Activar la diapositiva anterior al lugar donde se quiere insertar la diapositiva.

• Seleccionar la pestaña Inicio > Portapapeles > Pegar.

Cambiar de posición la tercera diapositiva de la presentación PowerPoint3 a la segunda
posición.
1. Abre el archivo “PowerPoint3” disponible en tu carpeta de trabajo y sitúate en la tercera
diapositiva de la presentación “powerpoint3” haciendo clic en dicha diapositiva en la vista
“Clasificador de diapositivas”.
2. Pincha en ella y sin soltar, arrastra hasta la posición 2ª de la vista.
8.9. Añadir un cuadro de texto

Un cuadro de texto es tratado como un objeto y se utiliza para añadir texto en zonas de la
diapositiva donde no hay un marcador de texto. Se puede incluir un cuadro de texto seleccionando
la pestaña o ficha Insertar > Texto > Cuadro de texto.
Al presionar el botón, el cursor se transforma en algo parecido a una pequeña cruz

invertida que al hacer clic en la diapositiva nos muestra el siguiente cuadro en el que podemos
escribir el texto.
Paso 1 Paso 2
Pinchando en cualquiera de los circulos que lo marcan podremos extender o disminuir

el cuadro (Paso 2).
Al introducir un cuadro de texto en la diapositiva aparece la barra de herramientas de

dibujo mostrando más posibilidades de aplicar a la presentación:
200
MÓDULO B
Los pasos a seguir para añadir un cuadro de texto son:
1. Seleccionar la pestaña Insertar > Texto > Cuadro de texto.
2. Hacer un clic sobre la parte de la diapositiva donde se quiere añadir y, sin soltar, arrastrar
el puntero hasta dar la longitud adecuada a la zona del texto que se va a introducir.
3. Escribir el texto deseado. Si no cabe, el cuadro se hace más grande alargándose la parte
de abajo. También se puede hacer más grande el cuadro, situando el puntero del ratón en
un extremo y cuando el puntero se convierta en doble flecha, presionar el botón izquierdo
del ratón y arrastrar hasta tener el tamaño deseado.
Si se quiere eliminar el cuadro de texto, hay que seleccionarlo y a continuación, presionar

la tecla Supr (suprimir). Para cambiar la posición del cuadro, hacer clic sobre el borde, mantener
el botón izquierdo del ratón y arrastrar hasta el lugar deseado.

En la primera diapositiva de la presentación PowerPoint3 hay que insertar un cuadro
de texto y escribir “Procesador de texto”.
1. Abre el archivo “PowerPoint3” y sitúate en la primera diapositiva de la presentación
powerpoint3.
2. Selecciona Insertar > Texto > Cuadro de texto.
3. Hacer clic sobre la parte de la diapositiva donde se quiere añadir el texto y sin soltar,
arrastra el puntero hasta dar la longitud adecuada a la zona del texto que se va a introducir.
Escribe “Procesador de texto”.
201
Aula Mentor
8.10. Cambiar el formato de texto

El texto tiene unas características como el tamaño, la fuente, estilo, color, etc. que se pueden
cambiar antes, durante y después de haber escrito el texto. El procedimiento es exactamente
igual al visto en el módulo de Word.
Situando el cursor dentro de la zona de texto se abrirá la barra de herramientas de dibujo

y pinchando en la flecha de la sección Fuente, situada en la parte inferior derecha, se abrirá el
cuadro de diálogo siguiente:
A la hora de modificar la alineación del párrafo, se puede hacer desde la barra de

herramientas de dibujo, sección Párrafo pulsando la opción deseada:
202
MÓDULO B

Seleccionar la zona de título de la tercera diapositiva de la presentación PowerPoint3 y
aplicar el siguiente formato: Comic Sans MS, tamaño 40, negrita, cursiva y subrayado.
1. Abre el archivo “PowerPoint3”, disponible en tu carpeta de trabajo.
2. Selecciona el título de la tercera diapositiva de la presentación PowerPoint3. (haz clic al
principio del texto y sin soltar arrastrar hasta seleccionar el texto deseado).
3. Con el texto seleccionado aplica el siguiente formato en la barra de herramientas de
dibujo sección Fuente.
4. Haz clic en cualquier lugar de la diapositiva para deseleccionar el texto y comprueba

que ha cambiado su formato.
8.11. Añadir fondos de color a las diapositivas

Para resaltar o mejorar estéticamente las presentaciones se disponen de distintos fondos de
diapositiva.
Para añadir fondos a una diapositiva tenemos varias opciones:
1. Seleccionar la pestaña Diseño > Variantes, donde podemos elegir directamente las
plantillas que aparecen:
Si pinchamos en la flecha situada en el extremo inferior derecha se nos ofrecerán varias

opciones para modificar el fondo elegido:
2. Seleccionar Diseño > Personalizar > Formato del Fondo y al presionar en el icono
se abrirá el Panel de tareas “Dar formato al fondo”:
203
Aula Mentor
PowerPoint ofrece la posibilidad de introducir efectos en los fondos de página. Esto se

puede realizar, seleccionando la opción deseada en el cuadro de diálogo.
Para añadir un color de fondo seleccionar “Relleno sólido” y elegir color en el botón.
Se puede modificar el grado de transparencia del color de fondo con esta herramienta:
Un relleno degradado es una mezcla gradual de dos o más colores de relleno y se

utilizan opciones como Degradados Preestablecidos, “Tipo”, “Dirección”, “Ángulo” y “Puntos
de degradado”. Para crearlo utilizaremos las siguientes opciones:
204
MÓDULO B
En los puntos de degradado hacer clic en para añadir o clic en para quitar
puntos de degradado hasta que tenga el color deseado.
Si elegimos Relleno con imagen o textura procederemos igual que en el cuadro de

Relleno degradado aplicando la configuración elegida en el siguiente cuadro:
205
Aula Mentor
Plantillas de textura
Las imágenes las podemos insertar desde un archivo, desde el portapapeles o desde
Internet:
Podemos aplicar una textura al fondo variando las opciones de mosaico por desplazamiento,
por alineación, por tipo de simetría o por transparencia:
Por último, el relleno de trama con distintas formas como punteado, franjas diagonales y
verticales, zigzag, ángulos y cuadrícula.
206
MÓDULO B
3. A la hora de aplicar el fondo, tenemos dos opciones:
a)Aplicar el fondo a la diapositiva activa, para lo cual solo debemos hacer clic a “Cerrar”
al panel “Dar formato al fondo” y se aplicarán los cambios.
b) Aplicar a todo. Aplica el fondo a todas las diapositivas de la presentación. También

podemos restablecer el fondo anterior:

Aplicar un fondo de color “Azul énfasis 1” (Relleno sólido) a la primera diapositiva de la
presentación PowerPoint3, a la segunda diapositiva un fondo de Relleno degradado y
a la tercera un fondo de textura.
2. Sitúate en la primera diapositiva de la presentación PowerPoint3 y selecciona Diseño
> Personalizar > Formato del fondo > Relleno sólido >, clic sobre la lista desplegable del
color y seleccionar “Azul énfasis 1”.
3. Clic sobre el color estableciéndose el color de fondo solo a la primera diapositiva.

4. Sitúate en la segunda diapositiva y seleccionar Diseño > Personalizar > Formato del
fondo > hacer clic sobre Relleno degradado mostrándose la ficha sobre la que elegiremos
un degradado
207
Aula Mentor
5. Sitúate en la tercera diapositiva y seleccionar Diseño > Personalizar > Formato del
fondo > Relleno con imagen o textura y elegir la opción que aparece en primer lugar
dentro del botón “Textura”:
6. Guarda los cambios realizados pulsando el botón “Guardar”.
8.12. Insertar imágenes

Las imágenes son un recurso muy útil para añadir información visual a la presentación al igual
que ayudan a captar la atención del receptor.
8.12.1. Insertar una imagen desde el diseño de diapositiva.
Existen unos diseños de diapositivas que permiten introducir imágenes en los marcadores de
posición. Los pasos a seguir son:
1. Visualizar los diseños de diapositivas y para ello hay que ir a la pestaña Inicio >
Diapositivas > Diseño o al insertar una nueva, aparece los diseños en el panel de tareas.
2. Hacer un clic sobre uno de los diseños que contengan objetos, por ejemplo “Título y
objetos”.
3. Hacer un clic sobre el icono (insertar imágenes) que aparece en la diapositiva.
Se abrirá la carpeta Imágenes donde elegiremos la deseada.
208
MÓDULO B
Si se quiere modificar el tamaño de la imagen, hacer un clic y tirar de los cuadros de

control hasta darle el tamaño deseado. Si lo que se desea es cambiar la posición, pinchar y
arrastrar.
Para insertar una imagen en una diapositiva que no tenga un marcador destinado para
ello, el procedimiento es igual que el visto en Word.
8.12.2. Insertar una imagen desde Internet
Al igual que en Microsoft Word, también se puede añadir imágenes en línea sin tener que salir
del programa siguiendo los siguientes pasos:
1. Seleccionar Insertar > Imágenes > Imágenes en línea y se abre el siguiente cuadro:
209
Aula Mentor
2. En el apartado correspondiente introducir el nombre de la imagen deseada y aparecerán

varias de ellas: Ej. Vamos a buscar imágenes de ciudades en “Bing”:
3. Hacer doble clic sobre una de las imágenes obtenidas como resultado y quedará insertada.

En la presentación PowerPoint3 insertar una imagen en línea en una diapositiva nueva.
2. Sitúate en la tercera diapositiva de la presentación PowerPoint3 y selecciona Inicio >
Diapositivas > Nueva diapositiva, para crear una diapositiva nueva en blanco
3. Selecciona el tipo de diseño en blanco a la diapositiva, para ello haz clic en Inicio >
Diapositivas > botón Diseño > selecciona “En blanco”.
4. Inserta una imagen en línea en dicha diapositiva en blanco, selecciona Insertar >
Imágenes > Imágenes en línea > buscar y seleccionar, por ejemplo, desde el buscador
Bing la imagen de un ordenador portátil y colocarla en la parte superior de la diapositiva.
8.12.3. Insertar una imagen desde un archivo
Si se desea insertar una imagen desde un archivo, seguir los mismos pasos descritos en el módulo
Word. Ir a menú Insertar > Imágenes > Imágenes y seleccionar la unidad y carpeta hasta
encontrar la imagen y presionar el botón “Insertar”.
210
MÓDULO B

En la cuarta diapositiva de la presentación PowerPoint3 insertar la imagen “ordenador”.
2. Sitúa el cursor en la cuarta diapositiva de la presentación PowerPoint3 y selecciona
Insertar > Imágenes > Imágenes, busca y selecciona el archivo Ordenador que está en la
carpeta PowerPoint del curso y presiona Insertar.
3. Coloca la imagen insertada debajo de la imagen del ordenador portátil. Cambia el
tamaño de las imágenes para que se visualicen correctamente.
8.13. Plantillas de diseño

Al crear una presentación nueva, también se tiene la opción de crearla “a partir de una plantilla
de temas”. Una plantilla tiene definido un formato de texto, de párrafo, fondo, etc. que facilita la
creación de presentaciones.
Para aplicar una plantilla a una presentación nueva hay que realizar lo siguiente:
• Seleccionar la pestaña Diseño > Temas. Aparecerán varias plantillas en la sección.
Si se quiere ver más, se pulsará en las flechas situadas a la derecha de la sección

Para ver todas hacer clic en el botón
Todavía podemos buscar más temas en https://templates.office.com/es-es/templates-for-

PowerPoint.
Si se coloca el puntero del ratón sobre un tema se aplica provisionalmente a la diapositiva

permitiendo visualizar su efecto y si es de nuestro agrado pinchamos en ella para insertar el tema
elegido.
211
Aula Mentor

Aplicar una plantilla (o estilo) a todas las diapositivas de la presentación PowerPoint1.
1. Abre el archivo PowerPoint1, Archivo > Abrir >Examinar o Barra de acceso rápido >
Abrir, busca y selecciona Powerpoint1 en la carpeta PowerPoint del curso y presiona
Abrir.
2. Haz clic en la pestaña Diseño > Temas y elegir el tema Espiral.
3. Observa que en todas las diapositivas de la presentación se ha establecido el tema

correspondiente.
4. Guarda los cambios realizados con el nombre powerpoint4, pulsando Archivo >
Guardar como > Examinar, busca carpeta PowerPoint del curso y en la casilla Nombre de
archivo: escribir PowerPoint4 > clic en el botón Guardar.
5. Cierra la presentación PowerPoint4, Archivo > Cerrar.
8.14. Presentación en pantalla

Al realizar una presentación el objetivo que nos fijamos consiste en ver las distintas diapositivas
utilizando toda la pantalla. Para ejecutar una presentación y así visualizarla, se puede realizar de
tres maneras:
1. Seleccionar la pestaña Presentación con diapositivas > Iniciar presentación con

diapositivas.
2. Presionar el botón “Presentación con diapositivas” de la sección “botones de vista”,

que permite visualizar la presentación a partir de la diapositiva activa.
3. Presionar la tecla “F5”.
Para pasar de una diapositiva a otra, hay que presionar la tecla intro, o la barra espaciadora
o un clic de ratón.
Si se quiere salir de la presentación, presionar la tecla escape <Esc>.
212
MÓDULO B
8.15. Duplicar diapositiva

Para agregar una diapositiva que contenga el contenido de otra ya existente en una presentación,
se puede utilizar la opción “duplicar diapositiva”.
Con el menú Inicio > Diapositivas > Nueva diapositiva > flecha inferior derecha
aparece un cuadro con los diseños de diapositivas y los siguientes botones:
Seleccionando “Duplicar diapositivas seleccionadas” se crea otra diapositiva igual que la

actual a continuación de ella, lo que simplificará el proceso de creación de diapositivas similares.
Luego bastará con ir modificando los contenidos (textos o imágenes), pero el formato de texto
(color, fuente, tamaño, etc.) se mantendrá.

En la presentación PowerPoint3 duplicar la cuarta diapositiva.
1. Abre el archivo “PowertPoint3”, disponible en tu carpeta de trabajo.
2. Sitúate en la cuarta diapositiva de la presentación PowerPoint3.
3. Clic en Inicio > Diapositivas > Nueva diapositiva > Duplicar diapositivas seleccionadas,
observa que se ha creado una diapositiva igual a la diapositiva activa.
4. Guarda los cambios realizados pulsando el botón Guardar (o en Archivo > Guardar
> Examinar).
213
Aula Mentor
UNIDAD 9. EFECTOS DE TRANSICIÓN Y ANIMACIÓN
A los objetos que forman la diapositiva, se les puede aplicar efectos de animación, de manera
que cada uno de ellos aparecerá en la diapositiva según se indique. Los textos e imágenes se
pueden animar para así centrar la atención en apartados importantes y dar mayor interés a la
presentación. Mientras se configura la animación, se puede obtener una vista previa para ver
cómo queda.
9.1. Avance de diapositivas: efectos de transición

Cuando se visualiza una presentación, se pueden añadir unos efectos como las transiciones de
diapositivas, es decir la manera de cómo irán apareciendo las diapositivas. Las opciones son
varias y para añadir las transiciones hay que seguir estos pasos:
1. Seleccionar la diapositiva o diapositivas a las que se desea aplicar una transición. Si se

quiere seleccionar más de una diapositiva, hacer un clic sobre ellas manteniendo pulsada
la tecla Control (Ctrl). Se puede realizar desde la vista normal, pero es mucho más cómodo
realizarlo desde vista clasificador de diapositivas, Vista > Vistas de presentación > botón
Clasificador de diapositivas.
2. Seleccionar la ficha Transiciones > Transición a esta diapositiva > Tipos de transición
y se mostrarán varios modelos de transición pulsando en este botón .
En la misma pestaña “Transiciones” tenemos otras herramientas para configurar la

transición:
214
MÓDULO B
• Sonidos: pinchando en la flecha situada a continuación de Sonido de transición.
• Duración de la transición: pulsando, igualmente, en la flecha correspondiente

marcaremos el tiempo de transición:
• Avance de diapositivas: se puede elegir entre avance manual haciendo clic con el
ratón o automático marcando la casilla “Después de” y usando las flechas para marcar el
tiempo:
El botón “Aplicar a todo” (situado en la misma sección) se activará si se

desea que la configuración de transición quede establecida para todas las diapositivas.
3. Una vez que se haya seleccionado todo, se puede ver toda la presentación seleccionando
la pestaña Presentación con diapositivas > Iniciar presentación con diapositivas
y pinchando en el botón “Desde el principio”, “Desde la diapositiva actual”, “Difundir
diapositivas” o “Presentación Personalizada”:
215
Aula Mentor

A todas las diapositivas de la presentación PowerPoint1 aplicar una transición de tipo
“Reloj”.
1. Inicia PowerPoint, pulsando el botón Windows > PowerPoint 2016. Si utilizas
una versión más antigua de Windows, pulsa el botón Inicio > Todos los programas >
PowerPoint.
2. Abre el archivo powerpoint1, Archivo > Abrir > Examinar o Barra de acceso rápido >
Abrir > buscar y seleccionar PowerPoint1 en la carpeta “PowerPoint” del curso > Abrir.
3. Haz clic en la pestaña Transiciones > Transición a esta diapositiva y aparecen los
distintos efectos de transición.
4. Elige el efecto “Reloj” , en la sección “Intervalos”, dentro del apartado “Duración
de la transición” selecciona la opción “00,75” y deja activada la opción “Después de
00,02”, como se muestra en la siguiente figura:
5. Pulsa el botón para que se aplique la transición a todas las diapositivas.

6. Visualiza el resultado seleccionando Presentación con diapositivas < Iniciar
presentación con diapositivas > Desde el principio.
También puedes visualizar la presentación utilizando los botones de vistas pinchando en
el botón “Presentación con diapositivas” .
Las diapositivas tendrán un avance automático después de 2 segundos con lo que no
será necesario hacer un clic de ratón para pasar de diapositiva.
7. Guarda los cambios realizados con el nombre PowerPoint5, pulsando Archivo >
Guardar como > Examinar > situarse en la carpeta “PowerPoint” del curso y en la casilla
Nombre de archivo, escribir powerpoint5 y clic en el botón Guardar.
9.2. Animación de objetos

Los objetos (texto, imagen, etc.) que se han introducido en las diapositivas, pueden tener distintos
efectos establecidos previamente por el programa, para presentarse de distintas formas en la
diapositiva. Por ejemplo, en una diapositiva con título, podemos hacer que dicho título aparezca
desde la parte superior de la pantalla.
Para incluir los efectos, hay que realizar los siguientes pasos:
1. Activar la diapositiva en la que queremos introducir los efectos y situar el cursor

sobre el objeto a dotar de animación.
2. Clic en Animaciones > Animación:
216
MÓDULO B
3. Elegir uno de los efectos que aparecen. Para visualizar el efecto sobre la diapositiva
colocar el puntero del ratón sobre él y hacer clic.

Aplicar los siguientes efectos en la presentación PowerPoint2:
• Diapositiva nº 1 (título): efecto de animación “Rebote”.
• Diapositiva nº 2 (título): efecto de animación “Zoom”.
1. Abre el archivo PowerPoint2, Barra de acceso rápido > Abrir > buscar y seleccionar
powerpoint2 en la carpeta “PowerPoint” del curso > Abrir.
2. En la primera diapositiva, selecciona el título “OFFICE” y clic en Animaciones >
Animación avanzada > Agregar animación y elige el efecto “Rebote”.
217
Aula Mentor
3. En la segunda diapositiva, selecciona el título “POWERPOINT” y clic en Animaciones >

Animación avanzada > Agregar animación y elige el efecto “Zoom”.
4. Ejecuta la presentación pulsando el botón Presentación con diapositivas > Iniciar

presentación con diapositivas > Desde el principio o pincha directamente en los botones
de vistas en el botón siguiente . Hacer sucesivamente clic con
el ratón para que se vayan mostrando los distintos objetos con el efecto establecido.
5. Guarda los cambios realizados con el nombre powerpoint6, pulsando Archivo >
Guardar como > Examinar > situarse en la carpeta “PowerPoint” del curso y en la casilla
“Nombre de archivo:” escribir powerpoint6 > clic en el botón Guardar.
6. Cerrar la presentación PowerPoint6 (Archivo > Cerrar).
9.3. Animación avanzada e Intervalos

Si queremos ampliar las características de la animación debemos situarnos en la pestaña
Animaciones > Animación avanzada y activar la diapositiva a la que queremos aplicar la
animación. No olvides colocar el cursor sobre el objeto o texto a animar.
Cuando pinchamos sobre el objeto se activa la barra de herramientas de dibujo, así como
los botones “Agregar animación” de la sección Animación avanzada
Comenzaremos por activar el panel de animación y realizar la configuración deseada

pulsando en “Panel de animación” .
1. Seleccionar el objeto al que se quiere introducir la animación (título, texto, imagen, etc).
2. Seleccionar Animaciones > Animación avanzada > Agregar animación > Elegir la
animación deseada
3. Activar el Panel de animación:
218
MÓDULO B
4. Hacer un clic sobre la flecha señalada y aparecerán las siguientes opciones:
Si por ejemplo hemos elegido el efecto “Rueda” y pinchamos en el botón situado en la

parte inferior derecha de la sección “Animación” se visualizará el siguiente cuadro de diálogo:
• Intervalos
219
Aula Mentor
• Animación de texto
En la sección “Animación avanzada” disponemos de otras opciones de configuración de

la animación:
• Desencadenar que nos permite programar el arranque de la animación en un momento

determinado, al hacer un clic o cuando la reproducción llegue a un marcador.
• Copiar animación para copiar la animación aplicada a un objeto y pegarla en otro.
• Agregar animación que dispone de varias opciones de animación: “de entrada”, “de
énfasis”, “de salida” y Trayectorias de la animación. Además, existen otras opciones para
ampliar efectos y trayectorias:

Establecer distintos efectos a cada uno de los objetos de la presentación PowerPoint5.
(Si no se muestran los efectos indicados, utilizar cualquier tipo de efecto)
1. Abre el archivo “PowerPoint5” (creada en la actividad nº 71), disponible en tu carpeta.
2. Sitúate en la primera diapositiva de la presentación PowerPoint5 y haz clic sobre el
texto para seleccionar el objeto de título.
220
MÓDULO B
3. Haz clic en Animaciones > Animación > buscar con la flecha el efecto “Zoom”
4. En la sección “Intervalos” aplica como inicio “Con la anterior” y en la casilla “Duración”

00,25.
5. Aplica al título de la segunda diapositiva el efecto de énfasis “Aumentar y hundir” y al

texto el efecto “girar”. Para ello sitúate en la segunda diapositiva, selecciona el título y
clic en Animación > Animación Avanzada > Agregar animación > Énfasis > Aumentar y
hundir. En la casilla inicio establecer “Con la anterior”. Selecciona el texto (la parte con
viñetas) Animación > Animación Avanzada > Agregar animación > Énfasis > Girar y en la
casilla inicio establecer “Con la anterior”.
6. Aplica al título de la tercera diapositiva el efecto de animación” Barrido” y a la imagen
el efecto “rueda”. Para ello sitúate en la tercera diapositiva, selecciona el título y clic en
Animación > Animación Avanzada > Agregar animación > Entrada > Barrido. En la casilla
inicio establecer “Con la anterior”. Clic en la imagen y Agregar animación > Entrada >
Rueda > en la casilla inicio establecer “Con la anterior”.
7. Aplica al título de la cuarta diapositiva el efecto de trayectorias de la animación “Arcos”.
Para ello, sitúate en la cuarta diapositiva, selecciona el título y clic en Animación >
Animación Avanzada > > Agregar animación > Trayectorias de la animación > Arcos. En
la casilla inicio establecer “Con la anterior”.
8. Selecciona la primera diapositiva y haz clic en Presentación con diapositivas > Iniciar
presentación con diapositivas > Desde el principio para ejecutar la presentación desde
el principio. Comprueba que los objetos se muestran automáticamente con los efectos
establecidos.
9.4. Configuración de la presentación

Una vez que se ha creado una presentación, se puede hacer que se repita automáticamente de
tal forma que una vez acabada la presentación, vuelva a aparecer otra vez desde el principio
y así sucesivamente hasta presionar la tecla Esc (escape). Para realizarlo hay que seleccionar
menú Presentación con diapositivas > Configurar > Configuración de la presentación
con diapositivas, apareciendo el siguiente cuadro de diálogo.
221
Aula Mentor
Seleccionar para
repetir de forma
automática
También se pueden presentar solo las páginas que se deseen, utilizando el apartado
“Mostrar diapositivas”.
Si se selecciona “Todas”, en la presentación aparecen todas las diapositivas. Si solamente

se quiere a partir de una determinada diapositiva, marcar la opción “Desde” y especificar las
diapositivas. Presionar en “Aceptar” para aplicar las características establecidas.

En la presentación PowerPoint5 hacer que la transición de diapositivas sea automática
transcurridos 3 segundos, y que vuelva a repetirse automáticamente la presentación.
1. Abre la presentación “PowerPoin5” y clic en Transiciones > Intervalos > Avanzar la
diapositiva. Selecciona 3 segundos.
2. Selecciona menú Presentación con diapositivas > Configuración de la presentación

con diapositivas y aparece un cuadro de diálogo donde hay que activa el siguiente
apartado:
222
MÓDULO B
3. Haz clic en Aceptar.

4. Visualiza la presentación para comprobar el resultado desde la pestaña Presentación
con diapositivas > Iniciar presentación con diapositivas > Desde el principio o desde
vistas .
Las diapositivas se irán mostrando automáticamente transcurridos 2 segundos hasta que
se pulse la tecla escape Esc.
9.5. Plantillas de PowerPoint

Se puede crear una presentación prediseñada, sobre un tema concreto (álbum de fotos, libro de
ventas, presentación panorámica y otros muchos si accedemos a Plantillas online de Microsoft
Office).
Al crear una presentación nueva Archivo > Nuevo, nos aparece la opción de crear una
presentación con plantillas, con temas y otras opciones:
223
Aula Mentor
Podemos optar por elegir una de las opciones sugeridas que aparecen bajo el título
“Nuevo”:
También podemos optar por realizar una búsqueda, por ejemplo, escribir “Calendario” y
presionar sobre . Realizará una búsqueda de plantillas y nos aparecen una serie de opciones
de calendarios:
Si elegimos “Calendario fotográfico” se crea una presentación con todos y cada uno de
los meses del año y la opción de incluir fotografías personales u otras en los espacios situados a
la izquierda de las diapositivas:
224
MÓDULO B
9.6. Proteger las presentaciones

Al igual que sucede con los documentos creados con otras aplicaciones de Office, puede protegerse
el acceso a las presentaciones con contraseña, una para abrirlas y otra para modificarlas. Para
asignarlas hay que seleccionar Archivo > Información > Proteger presentación > Cifrar
con contraseña. Aparecerá un cuadro en el que se nos pide la contraseña. Una vez pulsado
“Aceptar” aparecerá otro cuadro similar en el que se nos pide confirmar la contraseña.
225
Aula Mentor

Aplicar a la presentación PowerPoint5 la contraseña de apertura “mentor”.
1. Con la presentación PowerPoint5 abierta selecciona Archivo > Información > botón
“Proteger presentación” > Cifrar con contraseña.
2. En el cuadro de texto “Contraseña”, escribe: mentor.
3. Haz clic en Aceptar y repetir la contraseña mentor en la ventana que se muestra.
5. Guarda los cambios realizados pulsando Guardar.
7. Comprueba que para poder abrir la presentación PowerPoint5 es necesario escribir
correctamente la contraseña.
9.7. Presentaciones interactivas

Con PowerPoint se pueden crear presentaciones dinámicas que permitan el control de la
presentación, insertando acciones en los elementos de las diapositivas.
Con el comando Insertar > Vínculos > Acción, se puede determinar cómo se comporta
el objeto seleccionado (texto, imagen, etc.) cuando se pulsa sobre él durante el transcurso de la
presentación.
Seleccionar primero el objeto y presionar el botón Acción . Se abrirá el siguiente

cuadro de “Configuración de la acción”:
Desde la pestaña “Clic del mouse (ratón)”, se pueden configurar las acciones equivalentes
a un clic con el botón izquierdo del ratón. Para crear un hipervínculo a una diapositiva, hay que
seleccionar la opción “Hipervínculo a”, y elegir una diapositiva de destino del hipervínculo de las
que aparecen en la lista desplegable. Esta acción hará que la presentación vaya a la diapositiva
elegida al hacer un clic sobre el objeto al que se vincule la acción.
226
MÓDULO B
La función a realizar será según la opción seleccionada: ir a la diapositiva anterior, ir a la

diapositiva siguiente, ir a la primera diapositiva, ir a la última diapositiva, fin de la presentación,
etc.
Para elegir el comportamiento del botón de acción cuando se mueva el puntero del ratón
sobre él, establecerlo en la ficha “Pasar el mouse por encima”.
Junto a la acción que se haya elegido, se puede aplicar un efecto de sonido. Para ello,
activar la casilla “Reproducir sonido” y seleccionar un tipo de sonido de la lista desplegable.
Con el comando Insertar > Vínculos > Hipervínculo podremos crear enlaces al exterior
de la presentación de la misma manera que se explicaba en el punto 3.5. de Word:
• A un archivo o página web

• A una dirección de correo electrónico
• A un lugar de la presentación
227
Aula Mentor

Crear una presentación con tres diapositivas con el diseño “Título y objetos”. Escribir
el siguiente texto en las diapositivas correspondientes:
Diapositiva 1: COMIENZO
IR A LA ÚLTIMA DIAPOSITIVA.
Diapositiva 2: HIPERENLACES:
IR A LA PRIMERA DIAPOSITIVA.
TERMINAR LA PRESENTACIÓN.
Diapositiva 3: FINAL
IR A LA PRIMERA DIAPOSITIVA
En los textos (IR A LA PRIMERA DIAPOSITIVA, IR A LA ÚLTIMA DIAPOSITIVA y TERMINAR

PRESENTACIÓN) crear los hipervínculos correspondientes para que desde dichos textos
se pueda ir directamente a la diapositiva 1, 2, 3, o se pueda terminar de visualizar la pre-
sentación.
1. Inicia el programa PowerPoint, pulsando el botón Windows > PowerPoint 2016.

2. En la zona de título de la primera diapositiva escribe “COMIENZO” y en la zona de texto
escribe “IR A LA ÚLTIMA DIAPOSITIVA”.
3. Crea la segunda diapositiva seleccionando Inicio > Diapositivas > Nueva diapositiva.
4. En la zona de texto de la segunda diapositiva, escribe lo siguiente:
228
MÓDULO B
5. Crea la tercera diapositiva seleccionando Inicio > Diapositivas > Nueva diapositiva,
en la zona de título escribir “FINAL” y en la zona de texto escribir IR A LA PRIMERA
DIAPOSITIVA.
6. Una vez creadas la tres diapositivas, en la primera diapositiva selecciona la frase IR
A LA ÚLTIMA DIAPOSITIVA, a continuación hacer clic en Insertar > Vínculos > Acción
> Configuración de la acción > activar la acción Hipervínculo a y establecer Última
diapositiva > Aceptar.
7. En la segunda diapositiva selecciona la frase IR A LA PRIMERA DIAPOSITIVA, a

continuación hacer clic en Insertar > Vínculos > Acción > Configuración de la acción
>Hipervínculo a y selecciona Diapositiva anterior > Aceptar.
8. Selecciona la frase TERMINAR LA PRESENTACIÓN, a continuación clic en Insertar

> Vínculos > Acción > Configuración de la acción > activar la acción Hipervínculo a y
selecciona Fin de la presentación > Aceptar.
229
Aula Mentor
9. En la tercera diapositiva, selecciona la frase IR A LA PRIMERA DIAPOSITIVA, a

continuación clic en Insertar > Vínculos > Acción > Configuración de la acción > activa la
acción Hipervínculo a y selecciona Primera diapositiva > Aceptar.
10. Ejecuta la presentación Presentación con diapositivas > botón Desde el principio y
comprueba que al hacer un clic en los hiperenlaces correspondientes se va de un lugar
a otro.
11. Guarda los cambios realizados pulsando Archivo > Guardar como > sitúate en la
carpeta “PowerPoint” del curso y en la casilla “Nombre de archivo:” escribir PowerPoint7
> clic en el botón Guardar.
9.8. Presentaciones con gráficos y organigramas

PowerPoint permite crear distintos tipos de diagramas comerciales y de organización de manera
sencilla mediante un gráfico SmartArt. Un elemento gráfico SmartArt es una representación visual
de la información para comunicar mensajes o ideas de forma eficaz. Para insertar un gráfico
SmartArt hay que seleccionar Insertar > Ilustraciones > SmartArt y aparecen los gráficos que
se pueden utilizar:
9.8.1 Crear un organigrama.
Un organigrama es una representación gráfica de una organización y se muestran las relaciones

entre sus partes y la función.
Para crear un organigrama hay que seleccionar Insertar > Ilustraciones > SmartArt >
Jerarquía > Organigrama.
230
MÓDULO B
Al hacer doble clic en el gráfico Organigrama se inserta en la diapositiva y se activa

automáticamente la barra de herramientas de SmartArt.
Según el tipo de gráfico que insertemos en la diapositiva esta barra cambia las secciones
de Diseño y Estilos adaptándose al tipo de gráfico elegido. Las opciones y herramientas para la
creación de gráficos son muy numerosas.
Haciendo clic en cada uno de los marcadores de posición (Texto) iremos introduciendo
el texto y creando la estructura del organigrama según nuestro modelo.
Por ejemplo, la supuesta jerarquía de un Instituto de Educación Secundaria:
231
Aula Mentor
Existen varios tipos de gráficos y dentro de cada tipo, se encuentran distintos diseños para
elegir el más adecuado al mensaje que se quiere mostrar.
Para insertar el diagrama en un documento de un procesador de textos, seleccionar dicho

diagrama, copiar y pegar en el documento de destino.
Para corregir los fallos creados durante la realización del diagrama, se pueden utilizar los
botones de deshacer y rehacer de la barra de herramientas de acceso rápido.
232
MÓDULO B

Crear un organigrama lo más parecido posible a este:
1. Inicia el programa PowerPoint, pulsando el botón Windows > PowerPoint 2016.

2. Haz clic en Insertar > Ilustraciones > SmartArt.
3. Elige Jerarquía en la lista que aparece y, dentro de ella el gráfico Organigrama:
Doble clic en el icono y se insertará el siguiente cuadro:
233
Aula Mentor
4. Pincha en los diferentes marcadores de posición para ir escribiendo los textos del
modelo propuesto:
5. Guarda la presentación con el nombre PowerPoint8.

6. Si deseamos ampliar el organigrama añadiendo más elementos debemos seleccionar
el marcador del cual dependerán los nuevos marcadores. Seleccionamos “Director” y en
Herramientas de SmartArt > Crear gráfico > botón “Agregar forma”
7. Si seleccionamos “Agregar forma detrás” se creará la forma así:
Con este procedimiento podemos añadir en uno u otro lugar del organigrama más formas
para completarlo.
234
MÓDULO C
MÓDULO C.
Hoja de cálculo - Excel
Introducción
Unidad 10. Crear una hoja de cálculo
Unidad 11. Operaciones con archivos
Unidad 12. Formato
Unidad 13. Datos
Unidad 14. Funciones
Unidad 15. Gráficos e imágenes
235
Aula Mentor
INTRODUCCIÓN
Excel es una hoja de cálculo con la que se puede almacenar, calcular, representar y organizar
la información. Un programa de hoja de cálculo funciona como una tabla donde se pueden
poner fórmulas y números para hacer cálculos y gráficos. La hoja de cálculo representa una hoja
de papel cuadriculada, en la que se van introduciendo los datos y fórmulas para obtener las
soluciones deseadas.
Lo más importante en una hoja de cálculo es el análisis de los datos introducidos,

resolviendo las fórmulas y ofreciendo los correspondientes resultados. Hay que destacar que con
esta aplicación, se pueden realizar cálculos con muchos números a la vez, y con las fórmulas y
funciones que presenta, se puede realizar cualquier operación.
236
MÓDULO C
UNIDAD 10. OPERACIONES CON ARCHIVOS
10.1. Abrir un libro de trabajo ya existente

Un libro de Excel es un archivo que contiene una o más hojas de cálculo. Para abrir o recuperar
un libro de trabajo que ya se había guardado anteriormente, seleccionar el menú Archivo >
Abrir > Examinar o Barra de acceso rápido > Abrir.
Elegir la unidad y carpeta donde se ubica el libro de trabajo. Hacer clic en el archivo que
contiene la hoja de cálculo (o libro) y clic en “Abrir”.
Si el documento es de los últimos que se han abierto, se puede abrir seleccionando

Archivo > Abrir > Recientes, mostrándose los últimos documentos abiertos, hacer clic sobre el
requerido para abrirlo.
237
Aula Mentor

Abrir el libro (o la hoja de cálculo) excel1 ubicado en la carpeta “Excel” del curso.
1.Inicia el programa Excel, por ejemplo, botón Windows > Excel 2016 > Libro en blanco.
2.Abre el archivo excel1, seleccionando el menú Archivo > Abrir > Examinar y a
continuación selecciona excel1 dentro de tu carpeta de trabajo Excel y presiona el botón
Abrir.
10.2. Guardar un libro de trabajo

Como ya sabemos, si se crea un libro de trabajo habrá que guardarlo para posteriormente
poder recuperarlo ya sea para modificarlo, visualizarlo o imprimirlo. Para guardar el archivo
asignándole un nombre hay que seleccionar el menú Archivo > Guardar como > Examinar y
elegir la ubicación.
Si el fichero ya existía, en el apartado “Nombre de archivo” aparecerá su nombre, en el

caso de querer conservarlo con el mismo nombre, presionar en “Guardar”.
Si se quiere crear un nuevo fichero con la modificación, en el apartado

seleccionar la unidad y la carpeta donde se va a guardar.
En el apartado Nombre de archivo, escribir el nombre que va a tener el libro de trabajo y, a
continuación, seleccionar Guardar.
Si lo que se quiere es guardar el archivo con el mismo nombre que tenía antes de la
modificación, se puede seleccionar el botón de la barra de herramientas de acceso rápido
o en el menú Archivo > Guardar. Se guardará con el mismo nombre que tenía. Si el archivo
era nuevo, se mostrará el cuadro de diálogo Guardar como, que se ha visto anteriormente para
darle un nombre y ubicación.
10.3. Cerrar un libro de trabajo

Cuando se ha terminado de trabajar con un libro de trabajo, es conveniente cerrarlo para no
utilizar memoria del ordenador de forma ineficaz y no tener tantas ventanas abiertas.
Para cerrar un documento hay que acceder al menú Archivo > Cerrar. Si en el libro se
ha realizado alguna modificación no almacenada, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo.
238
MÓDULO C
Hacer clic en Guardar para guardar el libro antes de salir de él. Si el archivo no tenía
nombre, se mostrará el cuadro de diálogo “Guardar como” para establecerle un nombre; en caso
contrario, se almacenará con el nombre que tenía. Hacer clic en “No guardar” para salir del libro
sin guardar los cambios realizados. Si se hace clic en “Cancelar” no se cierra el libro y se vuelve
a la posición anterior.

Cerrar la hoja de cálculo excel1.
1. Con la hoja de cálculo excel1 abierta, para cerrarla hacer clic en el menú Archivo >
Cerrar > No guardar.
10.4. Empezar un libro nuevo de trabajo

Cuando se inicia el programa Excel, automáticamente se abre un libro de trabajo vacío. Si se
quiere crear otro libro nuevo, hay que hacer un clic en Archivo > Nuevo donde aparecerán
las plantillas predeterminadas y la opción “Libro en blanco” o en la barra de acceso rápido
presionando Nuevo.
239
Aula Mentor

Abrir la hoja de cálculo excel1 y a continuación abrir un libro de Excel nuevo para
guardarlo con el nombre excel2.
1.Abre el archivo excel1, clic en el Archivo > Abrir > Examinar > busca y selecciona excel1
en la carpeta “Excel” del curso > Abrir, si ya está abierto Excel. Si no está abierto Excel,
arrancarlo haciendo clic en Excel 2016.
2. Abre una hoja de cálculo nueva haciendo clic el Archivo > Nuevo > Libro en blanco.
3. Observa que se ha abierto un libro nuevo de Excel sin datos, para guardarlo con el
nombre excel2 selecciona el Archivo > Guardar como > Examinar, sitúate en la carpeta
“Excel” del curso y en la casilla Nombre de archivo: escribe excel2. Haz clic en el botón
Guardar.
10.5. Botones del cuadro de diálogo “Guardar”

En el cuadro de diálogo Guardar como, que aparece después de ir a Equipo > Examinar,
aparecen varios botones en la parte superior derecha. Los principales son:
1 2 3 4
5 6
1. Este botón nos permite volver atrás (a la carpeta abierta anteriormente). Solo está
disponible si se ha cambiado de carpeta.
240
MÓDULO C
2. Se accede a páginas recientes.
3. Este nos
indica la ruta y permite escribir el documento o carpeta a buscar.
4. Cambia la vista:
5. Organiza el contenido de la carpeta.
6. Permite crear una nueva carpeta dentro de la que se encuentra abierta.

Una vez seleccionado este botón hay que escribir el nombre de la nueva carpeta.
10.6. Crear automáticamente copias de seguridad

Se puede tener automáticamente una copia de los documentos con los que se trabaja por si se
extravía o estropea el archivo original. Para utilizar esta opción seleccionar Archivo > Guardar
como > Examinar > clic en el botón
Elegir la opción “Opciones generales”, mostrándose el siguiente cuadro de diálogo.
241
Aula Mentor
Activar la casilla > Aceptar > otra vez en clic en Guardar

para cerrar el cuadro de diálogo “Guardar como”.
El archivo copia de seguridad es un duplicado que tiene el mismo nombre, pero delante
de dicho nombre aparecerá “Copia de seguridad de” y tomará la extensión .xlsx. Al guardar el
libro la copia de seguridad será el libro antes de la última modificación. Si el libro de trabajo es
nuevo y es la primera vez que se guarda, no existirá copia, pero la próxima vez que se guarde sí
se guardará la copia, por ejemplo “copia de seguridad de Libro1.xlsx”.
En Archivo > Opciones > Guardar, en la casilla “Guardar información de

Autorrecuperación cada” se puede especificar cada cuánto tiempo se desea que se guarde
automáticamente el libro de trabajo.
10.7. Proteger libros de trabajo

Se puede guardar un documento con contraseña para que solamente se pueda abrir, modificar o
añadir datos conociendo esa contraseña, así otros usuarios no podrán verlo o modificarlo. Existen
dos tipos de contraseñas:
• Contraseña de apertura, para que solo puedan acceder al libro de trabajo las personas
que conocen la contraseña.
• Contraseña de escritura, para que cualquier persona pueda acceder al libro de trabajo,
pero solamente lo pueden modificar las personas que conocen la contraseña de escritura.
Para aplicar una contraseña al documento seguir los siguientes pasos: clic en el Archivo >
Guardar como > Examinar > Cuadro de diálogo Guardar como > Herramientas > Opciones
generales.
Escribir la contraseña en el apartado correspondiente (apertura y/o escritura), dependiendo

del tipo de contraseña. Al escribir la contraseña se mostrarán puntos (••••) para que una
persona ajena no pueda ver lo que se está escribiendo. Tras Aceptar, se mostrarán los siguientes
cuadros de diálogo para confirmar las contraseñas.
242
MÓDULO C
Volver a escribir la contraseña y clic en Aceptar para salir de la confirmación. Si no se

escribe la misma contraseña, se mostrará el siguiente mensaje para ir un paso atrás.
Clic en Guardar para cerrar el cuadro de diálogo “Guardar como”.
Si se han utilizado los dos tipos de contraseñas, al abrir el libro de trabajo nos pedirá las
contraseñas en los siguientes cuadros de diálogo:
Si no se conocen las contraseñas no se podrá abrir o cambiar su contenido.
Si se quieren quitar las contraseñas, hay que abrir el libro con las contraseñas para tener la
posibilidad de modificarlo y realizar los mismos pasos que cuando se han puesto las contraseñas,
pero borrando los apartados de contraseñas.
También se puede proteger una hoja de trabajo para que no se pueda modificar su
contenido de la siguiente manera:
1. En la ficha Revisar > Cambios > Proteger hoja .
243
Aula Mentor
2. Introducir la contraseña y presionar Aceptar. En ese momento pedirá confirmación

donde se escribirá de nuevo la contraseña.
3. Y por último, presionar Aceptar. Cuando se quiera cambiar alguna celda de la hoja, se
mostrará el siguiente mensaje.
Para desproteger la hoja seleccionar Revisar > Desproteger hoja.
Escribir la contraseña y presionar el botón de Aceptar.
244
MÓDULO C
Hay que escribir las letras mayúsculas y minúsculas exactamente tal como se hayan escrito
al crear la contraseña. Ninguna contraseña es totalmente segura y para reducir la probabilidad de
que se averigüe fácilmente, se recomienda:
• Que tenga como mínimo siete caracteres.

• Contener letras mayúsculas, minúsculas, números y caracteres especiales.
• No repetir caracteres.
• No contener caracteres consecutivos (1234, abcd…).
• No contener datos relacionados con el usuario.
• Cambiar de contraseña cada cierto tiempo.

Proteger el libro excel2 con la contraseña de apertura “a1b2c3” (sin las comillas).
1. Sitúate en cualquier lugar del libro excel2.
2. Haz Clic en el Archivo > Guardar como > Examinar > Herramientas > Opciones
generales.
3. En el cuadro Contraseña de apertura, escribe a1b2c3.
4. Haz Clic en Aceptar y escribe de nuevo la contraseña, pulsando el botón Aceptar.
5. Haz Clic en Guardar de la ventana Guardar como, aparecerá un cuadro de diálogo en
el que se pregunta al usuario ¿Desea reemplazar los cambios? Presiona Sí.
6. Cierra el libro en Archivo > Cerrar y ábrelo de nuevo comprobando que es necesario
escribir correctamente la contraseña (dejar abierto el libro excel2).
10.8. Cerrar todos los libros abiertos

Si no se han guardado los cambios realizados en alguno de los libros abiertos se mostrará el
siguiente mensaje.

Cerrar los dos libros abiertos (excel1 y excel2).
1. En cada uno de los libros y hacer clic en el Archivo > Cerrar > Guardar
245
Aula Mentor
UNIDAD 11. CREAR UNA HOJA DE CÁLCULO
11.1. Entorno de trabajo

Al abrir una hoja de cálculo con la aplicación Excel, aparece una ventana en la pantalla con el
siguiente aspecto.
La ventana es similar a los módulos explicados anteriormente y contienen componentes

como fichas, grupos y botones de comando.
Entre las novedades que presenta esta ventana tenemos las siguientes:
• Cuadro de nombres: situado debajo de la cinta de opciones. En este cuadro aparece el

nombre de la celda seleccionada. Por ejemplo, si se introducen datos en la celda situada
en la columna B y fila 3, en este cuadro pondrá B3.
• Barra de fórmulas: es este apartado aparece el contenido de la celda seleccionada.
Aparecen tanto números como textos, y si la celda tiene fórmulas, en la celda aparece el
resultado, pero en esta barra aparece la fórmula.
• Barra de fichas de hojas (o etiquetas de hojas): cada documento (libro) está formado
por varias hojas y para acceder a ellas, hay que usar estas etiquetas.
246
MÓDULO C
11.2. Hojas y celdas

Excel es una aplicación que nos permite crear documentos, y cada documento contiene un
libro que está formado a su vez por varias hojas: Hoja1, Hoja2, Hoja3, etc. Se pueden agregar y
eliminar hojas, el número de estas puede variar entre 1 y 255.
Cada hoja admite datos, textos e imágenes y puede tratarse como una tabla independiente.
Solo una de estas hojas estará visible y puede reconocerse por la pestaña en el margen inferior.
Para ver otra hoja, basta con hacer clic en la pestaña correspondiente.
Al abrir Excel nos encontramos con una hoja vacía, y cada hoja está dividida en filas
y columnas en la que cada cruce da lugar a una celda. Las filas están formadas por líneas
horizontales que se identifican por números consecutivos, empezando por el nº 1 y en total
podemos tener 1.048.576 filas en una hoja.
Las columnas se forman por líneas verticales, y se identifican con letras mayúsculas desde
la A hasta la Z continuando por AA, AB, …, AZ, BA hasta XFD, en total pueden tener 16.384
columnas.
Una celda es la intersección de una fila con una columna. La celda se identifica por la letra
de la columna y el número de la fila que la genera. Por ejemplo la celda C3 es la celda situada
en la intersección de la columna C y la fila 3.
El total de celdas que tenemos para trabajar serán 1.048.576 filas, por 16.384 columnas
que hacen un total de 17.179.869.184 celdas por hoja. Como es lógico, es muy difícil utilizar todas
en nuestros trabajos, con lo que sólo usaremos el número de celdas que nos interese.
Al ser una cantidad tan grande de celdas, no se pueden visualizar en el área de trabajo
siendo necesaria la utilización de las barras de desplazamiento.
La celda activa es la enmarcada en negro. Cuando se introduce un dato se visualiza en la

celda y en la barra de fórmulas. Al hacer un clic sobre la celda, ésta se activará.
Para movernos de una celda a otra, utilizaremos las teclas de desplazamiento del teclado
o también haciendo clic con el puntero del ratón sobre una determinada celda.
247
Aula Mentor
Entre las teclas que podemos usar para moverse por la hoja, tenemos:
TECLA DESCRIPCIÓN
Teclas de desplazamiento Activan la celda situada al lado de la celda
↑↓←→ activa
Intro Acepta la introducción de un dato en la
 celda activa, activándose la celda inferior
Tabulación Activa la celda situada a la derecha de la
 activa
Mayúscula + Tabulación
↑+
Activa la celda situada a la izquierda
(presionar ↑ y sin soltar presionar al mismo
tiempo )
Mayúscula + Intro Activa la celda superior
Activa la primera celda con datos de la fila
Inicio
donde se encuentre el cursor
Ctrl + Fin Activa la última celda con datos
Activa la celda situada varias filas hacia
Re Pág.
arriba y se consigue un movimiento más
rápido
Activa la celda situada varias filas hacia
Av Pág. abajo y se consigue un movimiento más
rápido
Para comunicar al programa que hemos terminado de introducir datos en la celda

pulsaremos la tecla INTRO, activándose la celda inferior. También se puede hacer con la tecla
de tabulación, teclas de desplazamiento o con un clic en otra celda.
Durante la introducción de datos, en la barra de fórmulas aparecen dos botones nuevos,

uno nos permite aceptar la introducción del dato y el otro cancelarla . Podemos corregir
errores mientras insertamos datos pulsando la tecla retroceso ←, o también presionar la tecla Esc
(escape) o clic en para anular la introducción de datos y comenzar a escribirlo de nuevo.

Introducir datos en celdas y practicar con el desplazamiento entre celdas utilizando
una operación sencilla.
1. Abrir Excel 2016.
2. Activa la celda A2 e introduce el texto: Pantalón.
3. Pulsa intro y teclea: Camisa. (celda A3).
4. Pulsa intro y teclea: Zapatos. (celda A4).
5. Pulsa intro y teclea: Total. (celda A5).
6. Activa la celda B1 e introduce el texto: Compras.
7. Pulsa intro y teclea: 50 (celda B2).
248
MÓDULO C

10. Pulsa intro y teclea: =B2+B3+B4.
11. Observa que en la barra de fórmulas se visualiza también lo que se está escribiendo.
Siempre que se quiera realizar una operación, ésta debe empezar por el símbolo igual =.
12. Pulsa intro y comprueba que se ha realizado la suma.
Observa en la figura que al posicionarse en B5, el valor que se ve en la celda es la suma

realizada y en la barra de fórmulas se visualiza la operación escrita anteriormente.
13. Activa la celda B2 y escribir 80, presionar la tecla intro.
Comprueba que al cambiar el número de una de las celdas, el valor de la celda B5 ha

variado automáticamente de 155 a 185.
14. Para hacer que el valor calculado resalte en negrita para que se diferencie del resto de
los datos, posicionarse en B5 y seleccionar el botón de negrita .
15. Guarda lo realizado con el nombre excel7, seleccionar el Archivo > Guardar como >
Examinar > situarse en la carpeta “Excel” del curso y en la casilla “Nombre de archivo:”
escribir excel7 > clic en el botón Guardar.
16. Cierra el libro excel7 en Archivo > Cerrar.
11.3. Inserción de texto y números

Como se ha visto en el ejemplo anterior, la introducción de datos en las celdas de forma manual
es muy sencilla ya que solamente hay que activar la celda deseada y utilizar el teclado para
introducir los datos. Una vez que se ha introducido, se pulsa INTRO o la tecla del tabulador para
comunicar al programa que se ha terminado de introducir datos en la celda.
249
Aula Mentor
Estos datos que se introducen, suelen estar acompañados de unos títulos con lo que es
recomendable planificar la estructura de la hoja (título de las filas o columnas).
Si los datos que se introducen en una celda constan de más caracteres de los que se
pueden visualizar, puede ocurrir que se vean datos incompletos. Esto no quiere decir que se haya
perdido información, ya que en la barra de fórmulas, se podrá visualizar todo el contenido de la
celda activa. También se podrá visualizar todo el contenido de la celda, ampliando el ancho de
la columna como se explicará en otra unidad.
Cuando se introduce texto, éste se alinea a la izquierda. Y si son solo números, estos se
alinean por defecto a la derecha.
La coma (,) es normalmente el separador decimal definido por el sistema operativo, con
lo que se obtiene un número con parte entera y parte decimal.
Si se quiere modificar la alineación de los datos, se puede hacer seleccionando los botones
de alineación como se ha visto en Word.
El programa tiene la función de autocompletar, de tal manera que conforme

vamos introduciendo los datos, compara si se ha introducido alguno igual anteriormente,
autocompletándolo. Si seguimos escribiendo, desaparecerán los datos autocompletados cuando
estos sean distintos. Si queremos que los datos autocompletados permanezcan en la celda y así
dejar de escribir, hay que presionar la tecla intro.

En una hoja de datos nueva, introducir texto y números para comprobar su alineación.
1. Abre una hoja de cálculo nueva haciendo clic en Archivo > Nuevo > Libro en blanco, si
ya está abierto Excel.
2. Introduce los siguientes datos:
250
MÓDULO C
3. Observa que por defecto los números se alinean a la derecha y el texto a la izquierda.
Para hacer que el texto de las celdas A1 y B1 tengan alineación centro, seleccionar dichas
celdas y presionar el botón “centrar”.
Examinar > sitúate en la carpeta “Excel” del curso y en la casilla “Nombre de archivo:”
escribe excel8 > clic en el botón Guardar.
5. Cierra el libro excel8 (clic en el Archivo > Cerrar).
Actividad guiada 84.1

En una hoja de cálculo nueva e introducir los siguientes datos utilizando la función de
autocompletar ya que hay datos que se repiten. (Observar que el texto de la columna
A, tiene alineación centro, la columna B alineación izquierda y la columna C tiene
alineación derecha).
ya está abierto Excel).
2. Introduce los datos que se muestran en la figura del enunciado, teniendo en cuenta
que al empezar a escribir un dato que ya se había escrito antes se autocompleta, para que
los datos autocompletados que se van mostrando permanezcan en la celda, presionar la
tecla intro y así no hay que seguir escribiendo el dato autocompletado.
3. Selecciona los datos de la columna “A” (clic en la celda A1 y sin soltar arrastrar hasta la
celda A5), y establecer alineación centrada pulsando el botón “Centrar”.
4. Seleccionar los datos de la columna “C” y establecer alineación derecha pulsando el
botón “Alinear a la derecha”.
Examinar, situar el cursor en la carpeta Excel del curso y en la casilla Nombre de archivo:
escribir excel9. Haz clic en el botón Guardar.
6. Cierra el libro excel9 haciendo clic en Archivo > Cerrar.
251
Aula Mentor
11.3.1. Memoria de datos
El programa memoriza los nombres introducidos en las columnas para poderlos agregar automá-
ticamente. Por ejemplo, en una hoja de cálculo nueva teclear:
Al activar la celda A4, clic con el botón derecho del ratón y seleccionar la opción Elegir
de la lista desplegable.
Donde se podrá elegir entre los datos anteriormente introducidos:
11.4. Modificar, eliminar y mover los contenidos de las celdas

11.4.1. Modificar datos
Podemos modificar los datos de varias formas:
• Activar la celda, escribir el nuevo dato y presionar intro. Tiene el inconveniente de tener
que escribir el dato completo.
252
MÓDULO C
• Activar la celda, clic sobre el dato que se visualiza en la barra de fórmulas, apareciendo
el cursor donde se podrá modificar igual que en un procesador de textos.
• Doble clic sobre la celda, apareciendo el cursor en el punto en el que estaba el puntero
del ratón.
• Activando la celda y luego pulsando la tecla F2, el cursor se situará al final de los datos.
11.4.2. Eliminar contenidos de las celdas
Para eliminar el contenido de una celda hay que activar esa celda y luego se puede proceder de
dos maneras distintas:
1. Presionar la tecla suprimir <Supr>.
2. Ficha Inicio > Celdas > Eliminar Al borrar las celdas quedan vacías, pero
existe la opción eliminar celdas, desplazándose el resto de las celdas ocupando el espacio
dejado por las celdas eliminadas. Esto se hace seleccionando Inicio > clic en la flecha de
Eliminar > Eliminar celdas, apareciendo el siguiente cuadro de diálogo:
Se seleccionará la opción según lo que se desee realizar.
11.4.3. Mover el contenido de la celda
La operación de mover, desplaza una celda o rango de celdas a otra posición. Para mover unas
celdas a otra posición, primeramente hay que seleccionar las celdas a mover y hacer clic en
Inicio > Portapapeles > Cortar apareciendo una línea de marca alrededor de las celdas
cortadas indicando la información situada en el portapapeles, seleccionar las celdas donde se
desea que se sitúen las celdas cortadas (o posicionarse en la celda a partir de la cual se pegarán
las celdas cortadas) y hacer clic en Inicio > Portapapeles > Pegar. Hay que tener en cuenta
que al pegar unas celdas sobre otras que tengan datos, se borrará el contenido de estas últimas.
Para pegar la fórmula solamente, en la ficha “Inicio”, en el grupo o sección Portapapeles,

hacer clic en la flecha de Pegar > Pegado especial.
253
Aula Mentor
Al presionar el botón Pegado especial, se abre el cuadro de diálogo y hay seleccionar

Fórmulas y hacer clic en Aceptar para pegar únicamente la fórmula.
Para desplazar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, también se
puede realizar, seleccionando el rango (o la celda) y a continuación hay que desplazar el puntero
del ratón hasta uno de los bordes de la selección donde cambiará de aspecto adquiriendo la
forma de cuatro flechas en cruz. En ese momento, presionar y arrastrar hasta la posición deseada
donde soltaremos el botón del ratón.

En la hoja de cálculo del archivo excel10 cambiar el contenido de la celda B4 por 205,
borrar el contenido de la celda B5 y mover el contenido de la celda B6 a la celda B5.
1. Abre el archivo excel10 haciendo clic en Archivo > Abrir > Examinar buscando en la
carpeta de trabajo el archivo excel10 y presionando el botón Abrir.
2. Haz clic sobre la celda B4 y escribir 205 para cambiar su contenido.
3. Haz clic sobre la celda B5 y presionar la tecla Supr (suprimir) para borrar el contenido
de la celda.
4. Para mover el contenido de la celda B6 a la celda B5, haz clic sobre la celda B6, desplaza
el puntero del ratón hasta uno de los bordes de la celda seleccionada y cuando adquiriera
la forma de cuatro flechas en cruz, pulsa y arrastra hasta la celda B5.
5. Guarda los cambios realizados, pulsando el botón Guardar (o seleccionar Archivo
> Guardar).
6. Cierra el libro excel10 Archivo > Cerrar.
254
MÓDULO C
11.5. Rangos
11.5.1. Seleccionar rangos
Cuando se quiera realizar una misma operación en varias celdas a la vez, primero habrá que
seleccionarlas. A este conjunto de celdas se le llama rango.
Para seleccionar un rango, hacemos clic en la primera celda y sin soltar arrastramos el
ratón hasta la última celda, al soltar el botón del ratón quedarán resaltadas las celdas del rango
seleccionado.
Vamos a ver un ejemplo pulsando con el ratón en la celda B2 y sin soltar arrastrarlo hasta
la celda E7, suelta el botón del ratón y observarás que las celdas seleccionadas están resaltadas
con fondo azul, excepto la primera de ellas.
Para desactivar la selección, hacer un clic en cualquier celda.
Para seleccionar varias celdas que no se encuentran contiguas entre sí, seleccionar el
primer rango de celdas y a continuación el resto de celdas manteniendo pulsado la tecla control
Ctrl.
Para seleccionar toda una columna hay que hacer clic sobre la letra que da nombre a la
columna. Por ejemplo, seleccionar la columna B haciendo un clic sobre B.
Igualmente se hace con las filas, pero en este caso haciendo clic sobre el número que
identifica a dicha fila. Por ejemplo, seleccionamos la fila 7.
255
Aula Mentor
También se puede seleccionar todas las celdas de una hoja haciendo clic en el botón
que está en la esquina superior izquierda.
Con el teclado también se puede seleccionar un rango, pulsando la tecla mayúscula (↑) y
sin soltarla, utilizar las teclas de desplazamiento.
Seleccionar un rango nos servirá para copiar o cambiar el formato de varias celdas a la
vez.
Más adelante cuando se estudien las fórmulas se verá que para especificar un rango,
primero hay que escribir la primera celda del rango seguido de dos puntos “:” y, a continuación,
la última celda del rango. Por ejemplo, B2:C4 sería el rango.
Es decir, B2:C4 es todo lo comprendido desde la celda B2 hasta la celda C4.
11.5.2. Copiar y pegar un rango
Para copiar un rango y posteriormente pegarlo en otro lugar, se puede realizar seleccionando
primeramente el rango, a continuación utilizando la opción “Copiar” de la ficha “Inicio” y, por
último, posicionarse en la primera celda donde se quiere pegar el rango copiado y seleccionar
“Pegar”, igual que se realizó en el procesador de textos.
11.5.3. Mover un rango
Después de seleccionar el rango, desplazar el puntero del ratón hasta uno de los bordes del
rango donde cambiará de aspecto adquiriendo el de cuatro flechas en forma de cruz. En ese
momento, presionar y arrastrar la selección al lugar deseado. También se puede hacer con las
opciones cortar y pegar.
256
MÓDULO C

En una hoja de cálculo nueva copiar los siguientes datos y a continuación copiar y
pegar esos datos a partir de la celda D1.
ya está abierto Excel.
2. Escribe en las celdas correspondientes los datos que se muestran en la figura del
enunciado de la actividad.
3. Selecciona el rango de las celdas que tienen datos, haciendo clic en la celda A1 y sin
soltar arrastrar hasta la celda B5.
4. Haz clic en “Copiar” de la ficha “Inicio, para copiar el rango en el portapapeles.
5. Haz clic en la celda D1 donde se pegarán los datos a partir de dicha celda.
6. Haz clic en Pegar de la ficha “Inicio” para pegar los datos del portapapeles, quedando
como aparece en la siguiente figura:
7. Guarda lo realizado con el nombre excel11, clic en el Archivo > Guardar como >
Examinar > situarse en la carpeta “Excel” del curso y en la casilla “Nombre de archivo:”
11.6. Insertar filas y columnas

Si una vez que se han introducido los datos en una hoja de cálculo, falta alguna fila o columna,
hay que utilizar la función insertar filas o columnas.
Para insertar filas o columnas se selecciona Inicio > Celdas > clic en la flecha de Insertar
> Insertar filas de hoja o Insertar columnas de hoja.
La fila se insertará en la parte superior de la celda activa, y la columna en la parte

izquierda. Por lo que si existe más información se desplazará hacia abajo o a la derecha, según
se inserte una fila o una columna.
257
Aula Mentor
Si se quieren añadir varias filas o columnas, primeramente, hay que seleccionar tantas filas
(o columnas) a añadir.
Añadir filas o columnas en una hoja de cálculo no hace que el número de filas o columnas
totales varíe, seguirá habiendo 1.048.576 filas y 16.384 columnas, lo que sucede es que se eliminan
las últimas. Si se intenta añadir filas o columnas y no te lo permite, seguramente sea debido a que
la última fila o columna contiene algún dato.
Si lo que se desea es eliminar una fila o columna, hay que seleccionar la fila o columna
y a continuación clic en Inicio > Eliminar. O posicionarse en una de las celdas de la fila o
columna y hacer clic en la flecha de Eliminar y seleccionar Eliminar filas de hoja o
Eliminar columnas de hoja (si se comete algún error se pueden utilizar los comandos deshacer
y rehacer para corregir lo último realizado ).

En la hoja de cálculo del archivo excel12 realizar lo siguiente:
- Insertar una fila entre la fila 1 y la fila 2.
- Insertar una columna entre la columna A y la columna B.
- Insertar una fila nueva en la primera línea para que la primera línea quede en blanco.
- Dejar la primera columna en blanco.
- Eliminar la última fila con datos.
1. Abre el archivo excel12, haz clic en Archivo > Abrir > Examinar > buscar y selecciona
excel12 en la carpeta “Excel” del curso > Abrir.
2. Para insertar una nueva fila entre la 1 y la 2, sitúate en cualquier celda de la fila 2 (o
selecciona la fila 2) e introduce una nueva fila seleccionando la ficha Inicio > Celdas >
Insertar > Insertar filas de hoja.
3. Para insertar una nueva columna entre la columna A y B, sitúate en cualquier celda de
la columna B > Inicio > Celdas > Insertar > Insertar columnas de hoja.
4. Para insertar una fila nueva en la primera línea, sitúate en cualquier celda de la primera
línea > Inicio > Celdas > Insertar > Insertar filas de hoja.
5. Para dejar la primera columna en blanco, sitúate en cualquier celda de la primera
columna > Inicio > Celdas > Insertar > Insertar columnas de hoja.
6. Elimina la última fila con datos. Para ello, selecciona la fila 8 y haz clic en Edición > clic
en la flecha de Eliminar > Eliminar filas de hoja. Quedará así:

258
MÓDULO C
11.7. Rellenar celdas automáticamente

A veces interesa rellenar las celdas de un rango con una secuencia de datos (meses del año,
series de números, días de la semana, etc.). Esto se puede hacer automáticamente con la opción
de autollenado o rellenar.
En la ficha Inicio > clic en el botón “Rellenar” (del grupo “Modificar”) > Series
se puede rellenar automáticamente una secuencia de meses, días o números. En Inicio > clic
en el botón > Hacia abajo (o hacia la derecha, izquierda o arriba, según el rango
seleccionado) se pueden copiar datos en todas las celdas.

En una hoja de cálculo nueva, crear la siguiente hoja utilizando el comando “Rellenar”.
1. Abre una hoja de cálculo nueva haciendo clic en el Archivo > Nuevo > Libro en blanco
si ya está abierto Excel.
2. En la celda A1 escribe “enero” y pulsa la tecla intro.
259
Aula Mentor
3. Selecciona el rango A1:G1, haz clic en la celda A1 y sin soltar arrastra hasta la celda G1.
4. Con el rango A1:G1 seleccionado, clic en el botón de la seción Modificar > Rellenar
> Series > Series en filas > Tipo Autorrellenar como aparece en la siguiente figura.
5. Clic en Aceptar para que se autorrellenen los meses del año.

6. Haz clic en la celda A2 y escribir el número 1, a continuación, pulsa la tecla intro.
7. Selecciona el rango A2:A15.
8. Accede a sección Modificar > Rellenar > Series > Columnas > Tipo Lineal.
Comprueba que está seleccionado el tipo lineal e incremento 1 y haz clic en el botón
Aceptar, para que se vaya incrementando de 1 en 1 el valor de la serie.
9. Introduce en la celda B2 el valor “0” y presionar la tecla intro.

10. Selecciona el rango B2:G15. Ir a la sección Modificar > Hacer un clic en el botón
Rellenar > Hacia abajo. Hacer otro clic en el botón Rellenar > Hacia la derecha.
Comprobar que todas las celdas del rango B2:G15 han tomado como valor “0”.
11. Guarda lo realizado con el nombre excel13, seleccionar el Archivo > Guardar como
> Examinar, situarse en la carpeta “Excel” del curso y en la casilla Nombre de archivo:
escribe excel13 y hacer clic en el botón Guardar.
Existe también una opción de autollenado más rápida. Por ejemplo, escribir en una celda
el nombre del mes “enero”.
260
MÓDULO C
Colocar el puntero del ratón sobre el indicador de la parte inferior derecha (que se indica
en la figura anterior) y cuando el puntero adquiera la forma de cruz pequeña, presionar y sin
soltar, arrastrar hasta seleccionar cinco celdas más. Al soltar, se rellenarán automáticamente los
meses correlativos.
11.8. Dar nombre a las hojas

Al abrir un archivo nuevo de hoja de cálculo, por defecto toma como nombre Hoja1. Esto se
puede modificar seleccionando el Inicio > Celdas > Formato > Cambiar el nombre de la hoja
y se activa el nombre de la página.
En ese momento, teclear el nombre deseado y presionar la tecla INTRO.
Otra forma de realizarlo sería, pulsando el botón derecho del ratón sobre el nombre de
la hoja (parte inferior izquierda de la hoja de cálculo) y en el menú contextual asociado
seleccionar Cambiar nombre.
También se puede cambiar el orden de las pestañas de las diferentes hojas de la tabla.
Para ello hay que hacer un clic en la pestaña donde aparece el nombre de la hoja que se desea
mover y arrastrar manteniendo pulsado el botón del ratón hasta la posición deseada.

En el libro excel14 establecer los siguientes nombres a las hojas:
A la hoja 1, poner el nombre de “Datos”.
A la hoja 2, poner el nombre de “Artículos”.
A la hoja 3, poner el nombre de “Factura”

1. Abre el archivo excel14 haciendo clic en Archivo > Abrir, busca y selecciona excel14 en
la carpeta “Excel” del curso y haz clic en Abrir.
2. Sitúate en la hoja 1 haciendo clic en la pestaña que le da nombre
3. Clic en Inicio > Celdas > Formato > Cambiar el nombre de la hoja > escribir Datos >
presionar la tecla intro. Adquiriendo la hoja el nombre Datos.
4. Sitúate en la hoja 2 haciendo clic en su pestaña
5. Clic en Inicio > Celdas > Formato > Cambiar el nombre de la hoja > escribir Artículos
> presionar la tecla intro.
6. Sitúate en la hoja 3 haciendo clic en su pestaña
261
Aula Mentor
7. Clic en Inicio > Celdas > Formato > Cambiar el nombre de la hoja > escribir Factura >
presionar la tecla intro. Debe tener un aspecto como este:

9. Cierra el libro excel14 y el programa Excel en Archivo > Cerrar.
11.9. Insertar celdas en una hoja

A veces, no interesa añadir ni filas ni columnas, sino cedas dentro de la hoja de cálculo. Para
añadir celdas, primeramente, hay posicionarse en la celda (o seleccionar varias celdas) sobre la
que se desea añadir Inicio > Celdas > clic en la flecha de Insertar > Insertar celdas.
Elegir la opción deseada dependiendo de si las celdas se desplacen hacia la derecha o

hacia abajo. El cuadro de diálogo “Insertar celdas”, también permite añadir filas o columnas.
11.10. Insertar hojas en un libro

Si se necesitan más hojas en un libro de trabajo, hay que añadir más hojas. Para realizar esta
tarea hay que posicionarse en la hoja sobre la que se quiere añadir la otra hoja, ya que la hoja se
añadirá a la izquierda de la seleccionada, a continuación, seleccionar Inicio > Celdas > clic en la
flecha de Insertar > Insertar hoja. Tomando por defecto el nombre Hoja2, Hoja3,…
También se puede realizar seleccionando la pestaña “Hoja nueva” que hay junto a
las pestañas que dan nombre al resto de las hojas.
11.11. Eliminar filas y columnas de una hoja

Para eliminar filas o columnas, seleccionar las filas o columnas (o seleccionar celdas de las filas
o columnas) a eliminar > Inicio > Celdas > clic en la flecha de Eliminar
y seleccionar Eliminar filas de hoja o Eliminar columnas de hoja. Como ya se ha comentado

anteriormente, al eliminar filas o columnas no varía el número de filas o columnas, seguirá
habiendo 1.048.576 filas y 16.384 columnas, lo que sucede es que se añaden al final de la hoja,
tantas filas o columnas como eliminadas.
262
MÓDULO C
11.12. Eliminar hojas de un libro

Para eliminar una hoja, hay que posicionarse en cualquier celda de la hoja a eliminar y seleccionar
> Inicio > Celdas > clic en la flecha de Eliminar y seleccionar Eliminar hoja.
Si la hoja tenía algún dato se mostrará el siguiente mensaje.
Confirmando la acción en “Eliminar” si se está seguro del borrado.
También se puede eliminar una hoja de cálculo colocando el puntero del ratón sobre
el nombre de la hoja y hacer un clic con el botón derecho, mostrándose su menú contextual y
seleccionar la opción “Eliminar”.
Se puede comprobar que en dicho menú contextual también se puede insertar una hoja,
cambiar el nombre a la hoja, dar color a la etiqueta que da nombre a la hoja, etc.
11.13. Mover una hoja de cálculo

Para cambiar de posición una hoja de cálculo se puede hacer en Inicio > Celdas > Formato >
Mover o copiar hoja, mostrándose el siguiente cuadro de diálogo.
263
Aula Mentor
En el apartado “Al libro”, se puede elegir el libro de trabajo donde se quiere mover, en la
lista desplegable se mostrarán los libros que se tengan abiertos en ese momento.
En el apartado “Antes de la hoja”, seleccionar la hoja donde colocarla > Aceptar.
Otra manera más rápida para cambiar de posición una hoja de cálculo dentro del mismo
libro, es situándose sobre la etiqueta que da nombre a la hoja y presionar y arrastrar hasta la
posición deseada, mostrándose una pequeña flecha donde irá colocada, a continuación, soltar el
botón del ratón.
11.14. Copiar una hoja de cálculo

Si lo que se necesita es copiar todo el contenido de una hoja de cálculo en otro libro o en el
mismo libro, se realiza con el comando Inicio > Celdas > Formato > Mover o copiar hoja.
En el apartado “Al libro”, seleccionar el libro de trabajo donde se quiere mover (el libro debe de
estar abierto). En el apartado “Antes de la hoja”, elegir la hoja donde colocarla y activar la casilla
“Crear una copia” > Aceptar.
264
MÓDULO C
UNIDAD 12. FORMATO
El objetivo de esta unidad es trabajar dando formato a la hoja de cálculo, para mejorar la
presentación haciendo modificaciones sobre el texto, ancho y alto de celdas e introduciendo
bordes y color de fondo.
12.1. Formato de texto

La forma de cambiar el formato de texto es exactamente igual a la vista en Word, haciendo
modificaciones sobre la fuente, tamaño, color, alineación, color, negrita, etc. Para cambiar el
formato de texto hay dos formas:
1. Utilizando los grupos “Fuente” y “Alineación” de la ficha “Inicio”:
2. Seleccionar en el selector de cuadro de diálogo del grupo “Fuente” (O en Inicio

> Celdas > Formato > Formato de celdas > Fuente).
Elegir la opción
deseada y pulsar el
botón “Aceptar”
265
Aula Mentor

Crear una hoja de cálculo con los siguientes datos:
Los datos de la fila 1 están en negrita, cursiva y subrayado con alineación centro.
Los datos de la columna A (celdas A2:A5), con fuente Comic Sans MS.
Los datos de la columna B (celdas B2:B5) con tamaño 14.
La columna C (celdas C2:C5) poner los datos con color rojo de fuente
1. Inicia Excel 2016.

2. Escribe los siguientes datos:
3. Selecciona los datos de la fila 1 haciendo clic en la celda A1 y sin soltar arrastra hasta
la celda C1 > clic en el botón > clic en > clic en > clic en , de la ficha Inicio
(grupos fuente y alineación), para establecer a los datos de las celdas A1, B1 y C1 en
negrita, cursiva, subrayado y alineación centro.
4. Establece el tipo de fuente Comic Sans MS en el rango de celdas A2:A5. Para ello, haz
clic en la celda A2 y, sin soltar el botón izquierdo del ratón, arrastra hasta la celda A5. En
la casilla “fuente” del grupo Fuente establecer el tipo de letra Comic Sans MS
5. Haz Clic en la celda B2 y sin soltar, arrastra hasta la celda B5 y en la casilla “tamaño de
fuente” establecer el tamaño 14
Para aplicar a las celdas B2, B3, B4 y B5 el tamaño de fuente 14.
6. Clic en la celda C2 y sin soltar arrastra hasta la celda C5 > clic en la flecha de color
de fuente y establecer el color rojo. Para así asignar a los datos del rango C2:C5 el
color rojo.
7. Guarda lo realizado con el nombre excel15, Archivo > Guardar como, sitúate en la
carpeta Excel del curso y en la casilla Nombre de archivo: escribe excel15 y haz clic en
el botón Guardar.
8. Cierra el libro excel15 en el Archivo > Cerrar.
266
MÓDULO C
12.2. Formatos numéricos

Para mejorar el aspecto de los datos numéricos, la aplicación permite introducir diferentes tipos
de números adaptándose a los datos (moneda, porcentaje, fracción, fecha, etc.).
Para acceder a este formato numérico, se puede hacer desde el grupo “Número” de la
ficha “Inicio”.
O desde el indicador de cuadro de diálogo del grupo “Número”.
Por defecto, presenta el formato general que es el que hemos visto hasta ahora con los
números ajustados a la derecha.
En la lista “categoría”, existen múltiples opciones como moneda, fecha, hora, porcentaje,
fracción, etc. y es la que va a determinar el tipo de números con los que vamos a trabajar.
En algunas de las opciones que presenta la lista categoría podemos elegir los números de
decimales que va a tener y si tendrá separador de miles.
También disponemos de unos botones en el grupo “Número” para activar o desactivar los
formatos más comunes:
Estilo moneda
Estilo porcentaje
Estilo millares
Aumentar decimales
Disminuir decimales
267
Aula Mentor
Por ejemplo, si una celda contiene un número con formato general y

queremos cambiarlo a estilo euro, seleccionamos la celda y accionamos el botón y aparece
lo siguiente:
Para eliminar el formato numérico aplicado, de la lista desplegable del grupo “Número”
hay que seleccionar el tipo “General”.

En una hoja de cálculo nueva escribir los siguientes datos para que quede con el
siguiente aspecto:
1. Abre una hoja de cálculo nueva, haz clic en el Archivo > Nuevo > Libro en blanco, si ya
está abierto Excel).
2. Escribe los datos que aparecen en la imagen del enunciado de la actividad.
3. Selecciona la celda A1 y B1 y clic en el botón para que tenga alineación centro. Con
dichas celdas seleccionadas, establece las celdas en negrita haciendo un clic en .
4. Selecciona el rango de celdas B2:B6 y clic en el botón o seleccionarlo desde
el selector de cuadro de diálogo del grupo “Número”, con la pestaña activada de
Número, elegir Moneda > Aceptar.
268
MÓDULO C
5. Guarda lo realizado con el nombre excel16, Archivo > Guardar como, haz clic en
Examinar y situarse en la carpeta Excel del curso y en la casilla Nombre de archivo:
escribe excel16, haciendo clic en el botón Guardar.

En la hoja de cálculo excel17 realizar lo siguiente:
Al rango A2:A6 establecer la alineación centro.
Al rango B2:B6 aplicar el formato de número de porcentaje sin decimales.
Al rango C2:C6 asignar la categoría fecha.
1. Abre el archivo excel17, Archivo > Abrir, busca y selecciona excel17 en la carpeta Excel
del curso haciendo clic en Abrir.
2. Selecciona el rango de celdas A2:A6 y colocar en alineación centro haciendo clic en
el botón .
3. Selecciona el rango de celdas B2:B6 e ir al indicador de cuadro de diálogo del gru-
po “Número” > Número y seleccionar la categoría porcentaje sin decimales > Aceptar.
(Como se puede apreciar en la siguiente figura).
4. Selecciona el rango de celdas C2:C6 e ir al indicador de cuadro de diálogo del

grupo “Número” > Número y seleccionar la categoría fecha, y dentro de esta, el tipo
(o 14-mar-12) y pulsa el botón Aceptar.
269
Aula Mentor
5. El aspecto final de la hoja será:
6. Guarda los cambios realizados (Archivo > Guardar).

7. Cierra el libro excel17 (Archivo > Cerrar).
12.3. Ancho de columna

Al abrir una hoja de cálculo, todas las columnas tienen el mismo ancho. Lo mismo ocurre con las
filas con lo que el tamaño de las celdas es igual para todas.
Es necesario cambiar el ancho de columna cuando la información contenida en la celda

no se visualice completamente o cuando se requiera un ancho menor. Esto se puede realizar de
varias maneras:
- Colocar la flecha del ratón sobre el borde derecho del botón de la letra que da nombre a la
columna, cambiando el puntero a la forma de doble flecha horizontal. A continuación, presionar
y arrastrar hacia la derecha o izquierda para aumentar o disminuir el ancho de la columna.
- Posicionarse en alguna de las celdas de la columna a modificar. Seleccionar Inicio > Celdas >
Formato > Ancho de columna y especificar el ancho deseado.
270
MÓDULO C
- Para que el ordenador lo ajuste automáticamente, adaptándose al contenido actual de las

celdas, se puede hacer de dos formas:
• Activar la celda (o seleccionar el rango de celdas) a ajustar y seleccionar Inicio > Formato
> Autoajustar ancho de columna.
• Colocar la flecha del ratón sobre el borde derecho del botón de la letra de la columna y
cuando cambie a doble flecha, hacer doble clic.
12.4. Altura de filas

En ocasiones el programa cambia automáticamente el tamaño de las filas, por ejemplo, al
aumentar el tamaño de fuente.
Para modificar la altura de las filas, la forma es similar a lo visto en el apartado de ancho
de columna:
• Seleccionando Inicio > Celdas > Formato > Alto de fila.

• Colocando la flecha del ratón en el borde inferior del número del botón que da nombre
a la fila, y cuando cambie a doble flecha, presionar y arrastrar hasta la anchura deseada.
• Haciendo doble clic en el borde inferior del número del botón que da nombre a la fila.
O en Inicio > Celdas > Formato > Autoajustar alto de fila.
Por ejemplo, en la siguiente hoja a las columnas se les ha aumentado el ancho para que
quepa todo el texto y las filas tienen una altura de 20.
12.5. Alineación
A parte de la alineación horizontal con la que ya se ha trabajado y que se modifica con
estos botones de la ficha “Inicio”, se puede utilizar la alineación vertical
Al seleccionar el botón “Orientación” , se muestran las siguientes opciones.
271
Aula Mentor

Crear una hoja lo más parecida a:
1. Abre una hoja de cálculo nueva haciendo clic en Archivo > Nuevo > Libro en blanco.
2. Introduce los siguientes datos en las celdas.
3. Selecciona las columnas A, B y C (o las celdas A1:A3) y colocar un ancho de columna de

20. Una vez hecha la selección, hacer clic Inicio > Celdas > Formato > Ancho de columna
y en la casilla “Ancho de columna” escribir 20 > Aceptar.
4. Seleccionar la primera fila (o activar una de las celdas de la primera fila) y establecer
una altura de 50 (Inicio > Formato > Alto de fila > en la casilla “Alto de fila” escribir 50 >
Aceptar.
5. Sitúate en la celda A1 y clic en para centrarlo en la horizontal. A continuación,
centrarlo en la vertical seleccionando “Alinear en el medio”.
6. Sitúate en la celda B1 y centrarlo en la horizontal y vertical, como en el apartado anterior.
A continuación, girar el texto hacia arriba.
7. Sitúate en la celda C1 y centrarlo en la horizontal y vertical. Posteriormente, establece

una de ángulo ascendente.
272
MÓDULO C
8. Por último, establece la alineación centrada en la horizontal del rango C2:C5 (seleccionar
el rango C2:C5 > clic en el botón ).
9. Guarda lo realizado con el nombre excel18, Archivo > Guardar como > Examinar >
situarse en la carpeta Excel del curso y en la casilla Nombre de archivo: escribe excel18
> clic en el botón Guardar.
12.6. Fondos de las celdas

Para cambiar el color de fondo de las celdas, debemos seleccionarlas y luego optar por uno de
los dos procedimientos siguientes:
1. Activar el botón “color de relleno” del la ficha “Inicio” grupo “Fuente”.
2. Seleccionar el indicador de cuadro de diálogo del grupo “Fuente” > ficha Relleno.
Color de etiqueta
Se puede cambiar el color de la etiqueta de la hoja de cálculo, pulsando con el botón derecho
sobre ella (sobre el nombre de la hoja de cálculo).
273
Aula Mentor
12.7. Unir y separar varias celdas

Cuando se introduce un título general a la hoja, este suele ocupar más de una celda y para
mejorar el aspecto, se puede unir celdas de tal forma que quepa todo el texto.
Para realizar esta unión de celdas, lo primero que hay que hacer es seleccionar las celdas
y luego presionar la flecha del botón “Combinar y centrar” de la ficha “Inicio”, grupo “Alineación”
Si se pulsa en la flecha de dicho botón se muestran las siguientes opciones:
Para separar las celdas que se han unido, solamente hay que desactivar la opción de
“Combinar celdas”, volviendo a realizar los pasos descritos anteriormente o seleccionar la opción
“Separar celdas” del botón “Combinar y centrar”.
12.8. Líneas y bordes

Por defecto no se imprimen las cuadrículas de la hoja de cálculo (líneas en los bordes o lados de
las celdas), para marcar dichos bordes o imprimirlos hay dos procedimientos:
1. Modificar los bordes desde el botón “bordes” de la ficha “Inicio” grupo “Fuente”, al
hacer clic sobre la lista desplegable del botón, aparecen las siguientes opciones.
274
MÓDULO C
Previamente hay que seleccionar toda la hoja o las celdas que deben tener borde y
seleccionar las líneas que se quieren dibujar.
2. Seleccionar el indicador de cuadro de diálogo del grupo “Fuente”> ficha Bordes. (O

en la opción “Más bordes” de la lista del apartado anterior).
Aparte de las líneas se puede especificar el color y forma de las líneas. Al elegir cualquier
opción, se visualizará en el apartado “Borde” un modelo de cómo quedará la selección en la
celda. Para aplicar color a los bordes de las celdas, primero hay que seleccionar el color y luego
el tipo de borde que se requiera.
En el apartado “Preestablecidos” se pueden elegir estas opciones:

• Ninguno: para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas.
• Contorno: Para crear un borde alrededor de las celdas seleccionadas.
• Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto alrededor
de la selección.
En el apartado “Borde”, se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botones
preestablecidos. Dependiendo del borde a poner o quitar (derecho, superior, inferior…) hacer
clic sobre los botones correspondientes.
En el apartado “Estilo”, se puede elegir de la lista un estilo de línea.
En “Color”, haciendo clic en su flecha se puede elegir el color para los bordes.
12.8.1. Tramas
En Excel también se pueden sombrear las celdas de una hoja de cálculo para resaltarla de las
demás. Seleccionando el indicador de cuadro de diálogo del grupo Fuente > ficha Relleno.
275
Aula Mentor
En el apartado “Muestra”, aparecerá un modelo de cómo quedará la selección en la celda.
En “Color de fondo”, se puede elegir un color de fondo determinado. Para quitar el efecto
de sombreado, hay que elegir la opción “Sin color”:
En el apartado “Estilo de trama”, se puede elegir de la lista un estilo de trama, así como
el color de la trama.
En el botón “Color de relleno” del grupo “Fuente”, también se puede modificar el

sombreado de las celdas más rápidamente, pero no se puede añadir un tipo de trama.

Abrir el archivo excel19 y realizar lo siguiente:
• Unir las celdas A1 y B1.
• Las celdas A2 y B2 con color de fondo azul claro.
• Los números del rango B3:B6 con color rojo de fuente.
• Todas las celdas con datos con los bordes marcados.
1. Abre el archivo excel19, Archivo > Abrir > Examinar, busca y selecciona excel19 en la
carpeta “Excel” del curso > Abrir.
2. Para unir las celdas A1 y B2, selecciona dichas celdas y pulsa el botón Combinar
y centrar de la ficha Inicio, grupo Alineación.
3. Selecciona las celdas A2 y B2 > clic en el botón “Color de relleno” del grupo
“Fuente” > clic en un color azul claro, para así aplicar un fondo de color de azul claro a
dichas celdas seleccionadas.
4. Selecciona el rango B3:B6 > clic en la flecha de color de fuente de la ficha Inicio
y establece el color rojo, para colocar los números con color rojo de fuente.
276
MÓDULO C
5. Todas las celdas con datos tengan todos los bordes marcados. Para ello, selecciona el
rango A1:B5 > clic en y elige la opción “Todos los bordes”.
6. El resultado final será:
7. Guarda los cambios realizados, Archivo > Guardar.

12.9. Formato automático

Para mejorar el aspecto de la hoja, Excel tiene una herramienta que permite realizarlo de forma
automática. Para establecer un formato prediseñado hay que realizar lo siguiente:
1. Seleccionar el rango o todas las celdas de la hoja.
2. Seleccionar Dar formato como tabla de la ficha Inicio > Estilos, donde se muestra
gran variedad de formatos predefinidos:
277
Aula Mentor
3. Elegir el formato deseado y “Aceptar”.
Excel también permite aplicar estilos a cada celda individualmente. En Inicio > Estilos
de celda, se muestra un menú con gran variedad de modelos para aplicar a cada celda.
Otro modo de destacar una serie de filas y columnas dentro de una hoja de cálculo
relacionados entre sí puede ser agruparlos dentro de una tabla. Con Excel se puede crear un
elemento de este tipo y aplicar uno de los 61 estilos que ofrece de forma rápida y fácil. En primer
lugar, hay que seleccionar todas las celdas que se quieren agrupar, luego hacer clic en Insertar
> Tablas > Tabla.
Aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla para confirmar el rango de celdas a añadir.
Activar la casilla “la tabla tiene encabezados” si se quiere utilizar la primera fila como encabezado.
Tras presionar Aceptar se creará la tabla. Para cambiar el estilo establecerlo en el grupo
“Estilos de tabla” de la ficha “Diseño”. A la vez que se sitúa el puntero del ratón sobre cada uno
de los estilos, se modifica el estilo de la nueva tabla, para comprobar el resultado al momento.
278
MÓDULO C
12.9.1. Temas
En Diseño de página > Temas, Excel ofrece una gran variedad de opciones prediseñadas que
permiten enriquecer tanto la funcionalidad como las características visuales de los documentos.
Los “temas” son un conjunto de configuraciones de color y de formatos de texto que ofrecen una
apariencia común a todos los elementos que se introduzcan en el documento. Los temas ayudan
a crear documentos con un aspecto profesional.
Para probar diferentes temas, colocar el puntero sobre una miniatura de la galería “Temas”
y observar cómo cambia la hoja de cálculo, para mostrar cómodamente una previsualización de
cada tema sin necesidad de seleccionarlo. Los temas incorporados no contienen texto ni datos,
pero los colores y las fuentes del tema se aplican a todas las partes del libro, incluido el texto,
los gráficos y los datos.
Con los colores del tema se puede cambiar el tono de un documento de

informal a formal o viceversa, modificando los colores del tema. En la galería “colores del tema”
se muestran todos los conjuntos de colores de los temas incorporados.
279
Aula Mentor
En cada tema se definen dos fuentes: una para los encabezados y otra para el texto
principal. Pueden ser la misma fuente o dos fuentes distintas. Excel utiliza estas fuentes para
crear estilos de texto automáticos. Al hacer clic en Fuentes en el grupo Temas, los nombres de la
fuente del encabezado y del texto principal que se utilizan para cada fuente del tema, aparecen
debajo del nombre del tema.

Abrir un nuevo documento de hoja de cálculo y crear la hoja que aparece en la siguiente
figura.
1. Abre una hoja de cálculo nueva Archivo > Nuevo > Libro en blanco.
2. Introduce los siguientes datos.
3. Selecciona el rango de celdas A1:F4, o posicionarse en cualquier celda con dato.

4. Selecciona Dar formato como tabla de la ficha “Inicio” grupo “Estilos”.
5. Selecciona, por ejemplo, el primer estilo, “estilo de tabla claro 1” > Aceptar.
6. Guarda lo realizado con el nombre excel20, Archivo > Guardar como > Examinar
> situarse en la carpeta “Excel” del curso y en la casilla “Nombre de archivo:” escribir
excel20 > clic en el botón Guardar.
7. Cierra el libro excel20 y el programa de Excel (Archivo > Salir).
280
MÓDULO C
12.10. Vista preliminar

Antes de imprimir es recomendable activar la vista preliminar para ver cómo quedará impreso el
trabajo.
Para ello, hacer clic en Archivo > Imprimir o Diseño de página > Configurar página
> Flecha inferior derecha del indicador de cuadro de diálogo > Imprimir.
En Vista > Vistas del libro > Diseño de página se muestra el documento tal
como aparecerá en la página impresa, para así ver dónde comienzan y acaban las páginas.
281
Aula Mentor
UNIDAD 13. DATOS
13.1. Ordenar datos

Con Excel, se pueden ordenar las celdas con orden ascendente o descendente teniendo en
cuenta el orden alfabético o el valor de los números.
Los pasos a seguir son:

1. Seleccionar las celdas a ordenar o seleccionar una celda del rango a ordenar.
2. Presionar Inicio > Ordenar y filtrar del grupo “Modificar” > Ordenar de A a Z u
Ordenar de Z a A.
O en Datos > Ordenar.

Abrir el archivo excel21 y ordenar alfabéticamente la lista que aparece por orden alfabético
del primer apellido.
1. Inicia el programa Excel 2016.
2. Abre el archivo excel21, Archivo > Abrir > Examinar > buscar y selecciona excel21 en la
3. Selecciona los datos que aparecen en las celdas A2 a C10 (clic en la celda A2 y sin
soltar arrastrar hasta la celda C10).
4. Clic en Datos > Ordenar.
5. Deja seleccionado orden Ascendente (y ordenar por Primer Apellido) > clic en Aceptar.
6. Observa que los nombres se han ordenado alfabéticamente por primer apellido.
282
MÓDULO C
7. Guarda los cambios realizados pulsando el botón Guardar (o en Archivo > Guardar).
13.2. Filtrar datos

Excel permite establecer filtros en la información que nos presenta una tabla. Los filtros permiten
trabajar con solo ciertas celdas que cumplan una determinada condición. El filtrado oculta
temporalmente las filas que no se desean mostrar. Los datos que no cumplen los criterios del
filtro no se pierden, solo se ocultan.
Cuando en una hoja hay muchas filas de datos y solo se necesita que se muestren unos
datos determinados, se utiliza la herramienta filtro. La forma más sencilla consiste en usar los
filtros automáticos.
Para utilizar esta herramienta de filtro automático hay que seleccionar Inicio > Ordenar
y filtrar > Filtro (del grupo “Modificar”), o en Datos > Filtro (del grupo ”Ordenar y filtrar”).

Abrir el archivo excel22, donde se encuentra una hoja de cálculo con cinco columnas
de datos y varias filas (que no se pueden visualizar todas en la ventana). Los datos
están distribuidos por películas, formato, categoría, cantidad y precio. Se quieren
filtrar los datos teniendo en cuenta la columna de categoría, de tal forma que solo se
muestren las películas de categoría “ESPAÑOLA”.
1. Abre el archivo excel22, Archivo > Abrir > Examinar > buscar y selecciona excel22 en
la carpeta “Excel” del curso > Abrir.
2. Haz clic en Inicio > Modificar > Ordenar y filtrar > Filtro.
3. Apareciendo a la derecha de la celda de cada título de columna, un botón en forma de

flecha que pulsando sobre él aparece una lista desplegable. Pulsa sobre el botón (flecha)
de Categoría.
283
Aula Mentor
4. En esta lista desplegable aparecen todas las categorías que hay en esta columna. Deja
seleccionada solamente la categoría “ESPAÑOLA” > Aceptar, para que solo se muestren
las filas de datos de dicha categoría.
5. Guarda los cambios realizados pulsando el botón Guardar o en Archivo > Guardar.
Cuando se quiera volver a visualizar todas las filas, hay que desplegar la lista y “Seleccionar
todo”.
Y “Aceptar”, apareciendo de nuevo todos los datos, o también se puede realizar

seleccionando “Borrar filtro de...”.
284
MÓDULO C
También se puede desactivar el filtro automático para que desaparezcan las listas
desplegables y aparezcan todos los datos, para ello hay que realizar los mismos pasos que para
activarlo, es decir, seleccionar Inicio > Modificar > Ordenar y filtrar > Filtro.
En la lista desplegable > Filtros de texto > Filtro personalizado:
Permite combinar dos condiciones en una sola columna. Las condiciones pueden ser
del tipo condiciones “Y”, o bien condiciones “O”. Esta última permite combinar dos valores de
los cuales es suficiente con que se cumpla uno de ellos. Además, cada condición puede utilizar
diferentes operadores para mostrar datos que no coincidan exactamente con un valor concreto:
Es igual a es menor que termina con

No es igual a es menor o igual a no termina con
Es mayor que comienza por contiene
Es mayor o igual que no comienza por no contiene
Cuando se filtra utilizando dos o más columnas, se está indicando al programa que
muestre las filas que contengan cada uno de los valores señalados. Para quitar uno solo de los
filtros hay que presionar en la flecha desplegable correspondiente y desactivar escoger “Borrar
filtro de...”.
13.3. Subtotales
Los subtotales se calculan para datos que se repiten, son valores que se resumen. Tras ordenar
una tabla por el dato del que se va a calcular un subtotal, posicionarse en una celda de la tabla y
seleccionar Datos > Esquema > Subtotal, apareciendo el cuadro de diálogo “Subtotales”.
285
Aula Mentor
En el apartado “Para cada cambio en”, se elige la columna que contiene los grupos cuyos
subtotales se desean calcular. Dicha columna tiene que ser la misma por la que se ha ordenado
anteriormente la tabla.
En el apartado “Usar función”, se selecciona la función que se desea emplear para calcular
los subtotales, por ejemplo:
• Suma: realiza la suma de una cantidad de datos.
• Cuenta: para contar el número de veces que aparece un dato.
• Promedio: calcula la media de una cantidad.
• Máx: calcula el valor máximo de un conjunto de datos.
• Mín: calcula el valor mínimo de un conjunto de datos.
En el apartado “Agregar subtotal a”, se activan las casillas de verificación correspondientes

a las columnas que contengan los valores cuyos subtotales se desean obtener. Por ejemplo, si se
desea calcular la SUMA de la CANTIDAD por cada CATEGORÍA:
286
MÓDULO C
Para eliminar los subtotales, seleccionar el botón “Quitar todos” del cuadro de diálogo
“Subtotales”, y si se quiere añadir más subtotales, desactivar la casilla “Reemplazar subtotales
actuales” para así conservar los subtotales anteriores.
En el lateral izquierdo de la ventana se añadirán una serie de líneas, puntos y botones.

Éstos permiten agrupar datos dentro de una hoja de cálculo. En el caso de la figura anterior se
encuentran tres niveles de agrupamiento, uno de todos los datos, otro por categoría y otro por
cada registro individual.
Estos niveles vienen indicados por números en la parte superior. Haciendo clic en dichos
números se puede contraer o expandir todo ese nivel de agrupamiento, por ejemplo, para
que solo muestre los subtotales sin mostrar los elementos individuales, al hacer clic en el 2 se
mostrará:
Si ahora se hace clic en el 3, se desplegará el nivel de nuevo y se verán todos los datos.
Los botones con el signo – sirven para contraer un solo grupo dentro del nivel. Si se desea
expandir los niveles, hay que hacer clic en los botones con el signo +.
Se pueden eliminar niveles de agrupamiento. Para lograrlo, hay que seleccionar los datos
que se desean desagrupar y clic en “Datos” > “Desagrupar”.
Para añadir un nuevo nivel, seleccionar las filas que se desean agrupar y clic en “Datos”
> “Agrupar”.
En la hoja de cálculo excel23 aplicar un subtotal para calcular la SUMA de la CANTIDAD

por cada CATEGORÍA.
1. Abre el archivo excel23, Archivo > Abrir > buscar y seleccionar excel23 en la carpeta
“Excel” del curso > Abrir.
2. Haz clic en Datos > Subtotal (del grupo “Esquema”), mostrándose el cuadro de diálogo
“Subtotales”.
287
Aula Mentor
3. Establece las características como se muestra en la figura anterior (SUMA de la

CANTIDAD por cada CATEGORÍA).
4. Clic en Aceptar mostrándose el subtotal realizado.
5. Guarda lo realizado con el nombre excel24, Archivo > Guardar como > situarse en la
carpeta “Excel” del curso y en la casilla “Nombre de archivo:” escribir excel24 > clic en el
botón Guardar.
288
MÓDULO C
13.3.1. Formato condicional
Con “Formato condicional”, Inicio > Formato condicional > Resaltar reglas de celdas.
Se pueden resaltar celdas que cumplan unas condiciones determinadas, por ejemplo, una
vez que se hayan seleccionado las celdas a aplicar el formato condicional, se pueden resaltar con
color rojo las celdas que contengan un valor mayor de 1000.
Al desplegar la segunda lista se puede especificar el formato que tendrá la celda cuando
la condición se cumpla.
Si se elige “Formato personalizado”, se puede establecer otro tipo de formato a mostrar.
289
Aula Mentor
Dependiendo de la condición elegida aparecen uno o dos cuadros de texto a la izquierda,

para escribir los valores de comparación.
Si se pulsa el botón , la ventana se minimiza para poder elegir un valor de una celda,
para volver a restaurar la ventana hacer clic en el botón .
Si el valor de la celda cambia y ya no cumple la condición especificada, el programa

suprimirá temporalmente los formatos que resalten esa condición.
Para quitar el formato condicional, presionar Formato condicional > Borrar reglas >
Borrar reglas de las celdas seleccionadas o Borrar reglas de toda la hoja.
Se dispone de otros métodos para aplicar un formato condicional. Por ejemplo, se puede
hacer con barras de porcentaje. Excel toma el valor más alto y el más bajo y traza unas barras
horizontales que indican el promedio. Tras seleccionar los datos, presionar en Inicio > Formato
condicional > Barra de datos.
Seleccionar el color de las barras en el menú, obteniéndose el resultado.
290
MÓDULO C

En la hoja de cálculo excel23 hacer que las celdas cuyo contenido sean mayores que
10 aparezcan en relleno rojo claro con texto rojo oscuro.
2. Selecciona toda la columna E haciendo clic en la zona que da nombre a la columna
(O seleccionar todas las celdas de la columna E haciendo clic en la celda E1 y sin soltar
arrastra hasta la celda E47).
3. Clic en Inicio > Formato condicional del grupo Estilos > Resaltar reglas de celdas >
Es mayor que.
4. En el cuadro de diálogo “Formato condicional” establece las características como se

muestran en la figura anterior (mayor que 10).
5. Clic en Aceptar. Mostrándose los datos mayores de 10 en negrita, cursiva y color rojo.
6. Guarda los cambios realizados pulsando Archivo > Guardar como > situarse en la
botón Guardar.
13.5. Validación de datos

A la hora de introducir datos en una celda, se puede especificar que esos datos sean de un tipo
concreto, por ejemplo, número, fecha, hora, etc.
Tras seleccionar las celdas que se desean que tengan el tipo de validación y hacer clic
en Datos > Herramientas de datos > Validación de datos, aparece el siguiente cuadro de
diálogo:
291
Aula Mentor
En la casilla “Permitir” de la ficha “Configuración” se puede seleccionar el tipo de valor

que está permitido introducir.
Se puede hacer que el valor de un dato tenga que estar comprendido en un intervalo, o
que sea mayor o menor a un valor dado, etc.
En la ficha “Mensaje de entrada” se puede configurar el mensaje que aparecerá cuando se

posicione en la celda que tiene aplicada la validación.
292
MÓDULO C
Y en la ficha “Mensaje de error”, se puede especificar el mensaje a mostrar cuando se

inserte un valor no válido. Por ejemplo:
En el cuadro “Estilo” se puede seleccionar el tipo de icono que aparece en el cuadro de mensaje.
Para eliminar las validaciones creadas, seleccionar el botón: del cuadro de

diálogo “Validación de datos”.

En una hoja de cálculo escribir en la celda A1 “Año de nacimiento”. En la celda B1 aplicar
una validación para que solo se puedan introducir números enteros comprendidos
entre el 1918 y el 2017, título de mensaje entrante: Mensaje de entrada de datos; y
como mensaje: Introduzca un número entre 1918 y 2017.
1. Abre una hoja de cálculo nueva (Archivo > Nuevo > Libro en blanco, si ya está abierto
Excel).
2. En la celda A1 escribir: Año de nacimiento.
3. Sitúate en la celda B1 haciendo un clic sobre dicha celda.

4. Clic en Datos > Herramientas de datos > Validación de datos.
5. En la ficha “Configuración” establece los siguientes datos:
293
Aula Mentor
6. Haz clic en la pestaña Mensaje entrante y escribir los siguientes textos en las casillas
correspondientes:
7. Haz clic en Aceptar. Comprueba que al posicionarse en la celda B1 se muestra el

mensaje de entrada escrito anteriormente y si no se inserta un dato correcto se mostrará
un mensaje de error.
8. Guarda lo realizado con el nombre excel26, Archivo > Guardar como > Equipo >
Examinar > sitúate en la carpeta “Excel” del curso y en la casilla “Nombre de archivo:”
9. Cierra el libro excel26 y el programa Excel (Archivo > Salir).
13.6. Insertar una hoja de cálculo en un documento de Word

Para copiar una hoja de cálculo o la imagen de un gráfico creado en Excel, tan solo hay que
hacer un clic con el botón secundario del ratón sobre la imagen o gráfico y en el menú contextual
seleccionar “Copiar”, copiándose en el portapapeles dicha imagen. A continuación, abrir un
documento de Word o de PowerPoint y seleccionar Inicio > Pegar, insertándose la imagen en
la hoja o diapositiva.
294
MÓDULO C
Para insertar el contenido de varias celdas a un documento de Word, seleccionar las

celdas > Inicio > Copiar > abrir un documento de Word > Inicio > Pegar.
Excel permite guardar sus archivos con distintas extensiones para que sus archivos puedan
ser abiertos por otras aplicaciones. La manera más sencilla de que un documento de Excel pueda
ser abierto por otra aplicación, es guardarlo con la extensión idónea para cada aplicación, para
ello tras seleccionar Archivo > Guardar como > Examinar, dar un nombre al archivo, elegir el
lugar y la extensión con la que será guardado.
13.7. Imprimir
Los libros y las hojas de cálculo se pueden imprimir de forma completa o parcial. Para imprimir
una hoja de cálculo hay que hacer clic en Archivo > Imprimir y se podrá ver el resultado. La
vista preliminar permite ver los saltos de página, márgenes, encabezados y pies de página y el
formato completo de la hoja.
En caso de querer volver a la hoja, hacer clic en para volver a la hoja de cálculo.
Para imprimir todas las hojas de cálculo de un libro: clic en el Archivo > Imprimir >
Configuración y seleccionar el botón de la opción “Imprimir todo el libro”. (O también en
Diseño de página > Imprimir títulos > Hoja > Imprimir).
295
Aula Mentor
Para imprimir solamente una parte de una hoja de cálculo, seleccionar las celdas que se
quieren imprimir y activar la opción “Imprimir selección” de la ventana “Configuración”.
296
MÓDULO C
UNIDAD 14. FUNCIONES
14.1. Funciones
Las funciones son unas fórmulas de la hoja de cálculo para poder realizar operaciones algebraicas,
lógicas, estadísticas, etc.0
Para que el programa identifique a las funciones como tales y no como texto, deben
empezar con el símbolo igual “=”.
Para que el ordenador sepa que se ha terminado de introducir la fórmula, hay que
presionar Intro, visualizándose la operación realizada en la celda. Al colocarse en la celda en
la que se haya introducido previamente una fórmula, se puede ver en la barra de fórmulas, la
fórmula introducida.
Si en la fórmula, se introducen las letras de las columnas en minúscula, el programa las

cambiará a mayúscula automáticamente después de presionar Intro.
Fórmula es un conjunto de operaciones matemáticas que se utilizan para realizar ciertos

cálculos. En las hojas de cálculo, las fórmulas se pueden aplicar a números o a valores contenidos
en determinadas celdas. Las fórmulas modifican su resultado si cambian el valor de las celdas a
las que hacen referencia.
Si se introduce mal una fórmula, aparecerá el aviso de error:
La sintaxis general de una función es la siguiente:
=FUNCIÓN (argumento1;argumento2;…)
Más adelante veremos ejemplos de las principales funciones. Los argumentos pueden
ser datos, referencias a celdas, u otras funciones. Entre las operaciones aritméticas a utilizar son:
Operación Símbolo
Suma +
Resta -
Multiplicación *
División /
Potenciación ^
Por ejemplo, si en una celda se quiere realizar la suma del contenido de las celdas
A1 y A2, habría que poner =A1+A2, si fuese la resta de A1 y A2 (=A1-A2), en el caso de la
multiplicación de A1 y A2 (=A1*A2) y la división de A1 y A2 (=A1/A2). Recordar que hay que
presionar intro una vez que se ha terminado de introducir la fórmula.
En las fórmulas podemos utilizar tanto operadores aritméticos como paréntesis para
indicar las operaciones que han de realizarse. Estos operadores tienen un orden de prioridad que
es necesario conocer para obtener un resultado correcto:
297
Aula Mentor
• Primero se realizan las operaciones encerradas entre paréntesis.

• Luego se efectúan las potencias.
• A continuación, se realizan las multiplicaciones y divisiones, si hubiera más de una se
efectuarían según su colocación en la fórmula de izquierda a derecha.
• Y por último, se harían las sumas y restas, en el orden indicado anteriormente.
Operadores de comparación

Dos expresiones se pueden comparar entre sí, siendo el resultado VERDADERO o FALSO. Las
dos expresiones no tienen que ser necesariamente cifras, los textos también pueden compararse.
OPERADOR SIGNIFICADO EJEMPLO

= Verdadero si ambas expresiones son iguales A1 = B1
Verdadero si la primera expresión es mayor
> A1 > B1
que la segunda
Verdadero si la primera expresión es menor
< A1 < B1
que la segunda
Verdadero si la primera expresión es mayor o
>= A1 > = B1
igual que la segunda
Verdadero si la primera expresión es menor o
<= A1 < = B1
igual que la segunda
Verdadero si ambas expresiones son
<> A1 < > B1
diferentes
Principales funciones
Una función es una fórmula compleja preparada para utilizarse sin que tengamos que introducir
los operadores (+, -, *, /, etc.) y que necesitan de unas celdas sobre las que operar.
Las distintas funciones de Excel están agrupadas en doce categorías diferentes. Dentro
de cada categoría hay un número variable de funciones predefinidas con un total de más de
trescientas. Entre estas categorías están:
• Usadas recientemente. Son las funciones que se han utilizado últimamente.
• Matemáticas y trigonométricas.
• Estadísticas.
• Financieras. Relacionadas con cálculos económicos.
• Texto. Las funciones de texto se utilizan para llevar a cabo conversiones, sustituir, buscar
textos, etc.
• Fecha y hora. Funciones para obtener la fecha actual o de sus componentes.
• Lógicas. Se utilizan conjuntamente con fórmulas relacionadas.
En esta unidad estudiaremos las funciones más usuales.
14.1.1. Suma

Sintaxis: =SUMA (número1; número2;…)
o también: =SUMA( celdadeinicio: celdafinal)
Suma todos los números en un rango de celdas. Ejemplo:
298
MÓDULO C

En la celda B3 de la hoja 1 del libro excel27 calcular la suma de las celdas A1, B1, C1,
D1, E1 y F1.
3. Sitúate en la celda B3 haciendo clic sobre ella y escribe: =SUMA (A1:F1).
4. Pulsa la tecla Intro para terminar de introducir la fórmula y observa que en la celda B3
se muestra la suma de los datos del rango A1:F1.
14.1.2. Máximo (MAX)

Sintaxis: =MAX (número1; número2;…)
Devuelve el valor máximo de una lista de valores. Omite los valores lógicos (operadores
de comparación) y el texto. Ejemplo:
299
Aula Mentor

En la celda B4 de la hoja 1 del libro excel27 calcular el valor máximo del rango A1:F1.
1. Sitúate en la celda B4 de la hoja 1 del libro excel27 haciendo un clic sobre dicha celda
y escribe: =MAX (A1:F1).
2. Pulsa la tecla Intro para terminar de introducir la fórmula y observa que en la celda B4
se muestra el valor máximo del rango A1:F1.
14.1.3. Mínimo (MIN)

Sintaxis: =MIN (número1;número2;…)
Devuelve el valor mínimo de una lista de valores. Omite los valores lógicos y el texto.
Ejemplo:

En la celda B5 de la hoja 1 del libro excel27 calcular el valor mínimo del rango A1:F1.
y escribe: =MIN (A1:F1)
2. Pulsa la tecla intro para terminar de introducir la fórmula y observa que en la celda B5
se muestra el valor mínimo del rango A1:F1.
14.1.4. Moda
Sintaxis: =MODA (número1;número2;…)
Devuelve el valor que se repite con más frecuencia en un rango. Ejemplo:
300
MÓDULO C

En la celda B6 de la hoja 1 del libro excel27 calcular el valor que más se repite en el
rango A1:F1.
y escribe: =MODA (A1:F1)
se muestra el valor más repetido.

14.1.5. Promedio
Sintaxis: =PROMEDIO (número1; número2;…)
Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos. Ejemplo:
301
Aula Mentor

En la celda B7 de la hoja 1 del libro excel27 calcular la media aritmética del rango A1:F1.
1. Sitúate en la celda B7 de la hoja 1 del libro excel27 haciendo un clic sobre dicha celda y
escribe: =PROMEDIO (A1:F1)
se muestra el valor medio del rango A1:F1.
14.1.6. Potencia
Sintaxis: =POTENCIA (número; potencia)

o también =POTENCIA (base; exponente)
Devuelve el resultado de elevar el número a una potencia. Ejemplo:
• Si se introducen estos datos en una hoja de cálculo:
• Al activar la celda B3 y a continuación introducir la fórmula =POTENCIA(B1;B2).

• Tras presionar la tecla intro, aparece el resultado de la potencia que es 8 (23=2x2x2):

En la celda B8 de la hoja 1 del libro excel27 calcular la potencia cuya base sea el valor
de la celda A1 y como exponente el valor de la celda A2.
y escribe: =POTENCIA(A1;B1).
2. Pulsa la tecla Intro para terminar de introducir la fórmula y observar que en la celda B8
se muestra el valor 128 (27=128).
14.1.7. PRODUCTO
Sintaxis: =PRODUCTO (número1;número2;…)
Multiplica a todos los números especificados como argumentos. Ejemplo:
302
MÓDULO C

En la celda B9 de la hoja 1 del libro excel27 calcular el producto de las celdas A1, A2 y
A3.
1. Sitúate en la celda B9 de la hoja 1 del libro excel27 haciendo un clic sobre dicha celda y
escribe: =PRODUCTO (A1;A2;A3)
2. Presionar la tecla intro para terminar de introducir la fórmula y observar que en la celda
B9 se muestra el valor de la multiplicación de los valores de las celdas A1, A2 y A3.
14.1.8. Raíz
Sintaxis: =RAIZ (número)
Realiza la raíz cuadrada de un número. Ejemplo: en la celda A1 de una hoja en blanco,

introducir el valor 9. Activar celda A2 y escribir en ella la fórmula =RAIZ (A1), tras presionar
intro se realiza la operación.

En la celda B10 de la hoja 1 del libro excel27 calcular la raíz cuadrada del valor de la
celda E1.
y escribe: =RAIZ (E1)
2. Pulsa la tecla Intro para terminar de introducir la fórmula y observar que en la celda B10
se muestra el valor 25 (ya que la raíz cuadrada de 625 es 25).
14.1.9. Operador de textos (unir textos de celdas)
La hoja de cálculo dispone de un operador específico para textos. El resultado es también un

texto.
& es el operador, el cual une ambos textos en uno solo. Por ejemplo, si introducimos en
una celda:
=”primero”&”segundo”
el resultado sería:
primerosegundo
303
Aula Mentor
O también, si la celda A1 contiene el texto José y la celda A2 María, al introducir en una

celda =A1&A2 aparecerá JoséMaría
Si se introduce =A1&” “&A2 se mostrará con un espacio en blanco José María

Si se introduce =CONCATENAR(A1;” “;A2) también se mostrará José María
Si se introduce =A1&”, “&A2 se mostrará con una coma José, María

En la celda B11 de la hoja 1 del libro excel27 unir los contenidos de las celdas G1 y H1.
y escribe: =G1&” “&H1 (con un espacio en blanco entre las comillas).
se muestra José María.
14.1.10. Tanto por ciento
Al escribir el carácter tanto por ciento “%” detrás de un número, el programa lo interpretará como
un número en porcentaje. Por ejemplo, para calcular el 15% de la cantidad de la celda B1, se
escribirá =B1*15%
El 15 % de 1000, es 150
Y para sumar a la cantidad de la celda B1 un 15 %, se escribirá =B1*(1+15%)
Sumar el 15 % a 1000, da como resultado 1150
También se podría haber utilizado la fórmula: =B1*1,15

En la celda B12 de la hoja 1 del libro excel27 calcular el 20% del valor de la celda D1.
y escribe: =D1*20%
2. Presionar la tecla intro para terminar de introducir la fórmula y observar que en la celda
B12 se muestra el valor 200 (el 20% de 1000 es 200).
304
MÓDULO C
14.1.11. Hoy
Sintaxis: =HOY()
Introduce la fecha actual del ordenador (el reloj del ordenador debe mostrar la fecha y
hora correcta). Ejemplo: Al escribir en una celda: =HOY()
Se insertará la fecha (del calendario del ordenador).

En la celda B13 de la hoja 1 del libro excel27 introducir la fecha actual.
y escribe: =HOY()
se muestra la fecha.
14.1.12. Ahora
Sintaxis: =AHORA()
Introduce la fecha y hora actual del reloj electrónico del ordenador. Ejemplo: si se
introduce en una celda: =AHORA()
Se insertará la hora (del reloj del ordenador) y la fecha.

En la celda B14 de la hoja 1 del libro excel27 introducir la fecha y hora actual.
y escribe: =AHORA ()
2. Pulsa la tecla intro para terminar de introducir la fórmula y observar que en la celda B14
se muestra la fecha y hora.
14.1.13. Año
Sintaxis: = AÑO (fecha)
Devuelve el año correspondiente a una fecha. El año se devuelve como un número

entero. Ejemplo:
305
Aula Mentor
14.1.14. Aleatorio
Sintaxis: =ALEATORIO()
Devuelve el número aleatorio del área indicada. Genera un número entre 0 y 1.
Podemos hacer que el ordenador nos calcule números al azar. Por ejemplo vamos a
calcular seis números comprendidos entre el 1 y el 49 (lotería primitiva). Si se escribe en la celda
A1 lotería primitiva y en la celda C1 la fórmula =ENTERO(ALEATORIO()*48+1), se mostrará
un número aleatoriamente. Copiar la fórmula en las celdas contiguas C2, C3, C4, C5 y C6.
Aparecerán números comprendidos entre el 1 y el 49. En el caso de que se repita algún

número habría que recalcular pulsando la tecla F9 o presionar el botón “Calcular ahora” de
la ficha “Fórmulas”, grupo “Cálculo”.

Utilizando la función “aleatorio”, calcular seis números comprendidos entre el 1 y el 49
(lotería primitiva).
1. Sitúate en la celda D3 de la hoja 1 del libro excel27 haciendo un clic sobre dicha celda y
escribe la fórmula =ENTERO (ALEATORIO()*48+1)
2. Pulsa la tecla Intro para terminar de introducir la fórmula y se mostrará un número
obtenido aleatoriamente.
3. Copia la misma fórmula en las celdas contiguas C2, C3, C4, C5 y C6. Aparecerán
números comprendidos entre el 1 y el 49. En el caso de que se repita algún número habría
que recalcular pulsando la tecla F9.
4. Guardarlos cambios realizados pulsando el botón Guardar.
14.1.15. Sí
Sintaxis: =SI (prueba_lógica;”valor_si_verdadero”;”valor_si_falso”)
Comprueba si se cumple una condición y devuelve un valor si se evalúa como VERDADERO

y otro valor si se evalúa como FALSO. Es muy útil cuando el contenido de una celda debe cumplir
una condición.

Escribir el siguiente contenido en una hoja de cálculo nueva:
(En la celda B8 introducir la fórmula =SUMA(B2:B6))
306
MÓDULO C
Este supuesto es una factura de una compra realizada en un supermercado. Para que
la compra la lleven a casa, el total debe ser superior a 60 euros, en caso contrario no la
llevan a casa. Teniendo en cuenta esto, se quiere que en la celda B9, aparezca el texto
“Llevar a
domicilio” si el valor de B8 es mayor de 60. Si no es mayor de 60, aparecerá “No se
puede llevar a domicilio”.
Excel).
2. Escribe el contenido como se muestra en la imagen del enunciado de la actividad.
3. Activa la celda B9 e inserta la fórmula:
=SI(B8>60;”Llevar a domicilio”;”No se puede llevar al domicilio”)
Si el valor de la celda B8 es mayor que 60, aparecerá el texto Llevar a domicilio, y si el
valor es menor que 60 se mostrará No se puede llevar al domicilio.
4. Cambia el valor de la celda B6 a “0” y comprueba que el texto que aparece ahora es
otro porque el valor de B8 es inferior a 60.
Si se activa la celda B9, en la barra de fórmulas aparece lo siguiente:
5. Guarda lo realizado con el nombre excel40, Archivo > Guardar como > sitúate en la
botón Guardar.
En las hojas de cálculo también se pueden hacer operaciones con fechas y horas.
Por ejemplo, si se introduce en la celda A1 la fecha 24/01/2018 y en otra celda se introduce

la fórmula =A1+15, aparecerá en dicha celda la fecha de A1 sumada 15 días (08/02/2018).
Si en la celda B1 se inserta la hora 12:45:00 y en la celda B2 02:35:00, si se necesita

realizar la resta de dichos datos, al insertar la fórmula =B1-B2 se mostrará la operación realizada
(10:10:00).
Funciones complejas
Las funciones complejas son aquellas que contienen como argumentos otras funciones.
Observa el siguiente ejemplo de utilización de funciones complejas:

=SI(SUMA(A1:A3)>10;SUMA(A1:A3);”Menor de 10”)
Si la suma de las celdas A1:A3 es mayor que 10 se realizará la suma, en caso contrario
aparecerá “Menor de 10”.
Recuerda que la sintaxis de la función “SI” era: =SI(prueba_lógica;”valor_si_

verdadero”;”valor_si_falso”)
Dentro de la función SI hemos utilizado dos veces la función SUMA.
Para evitar el uso de funciones demasiado complicadas, se puede calcular cada fase de
307
Aula Mentor
la operación por separado y trabajar después con las celdas que contienen los resultados de las
operaciones anteriores. Esto hace las fórmulas mucho más claras y después se entenderá mejor
qué es lo que se ha calculado en cada caso.
Pero a veces es necesario utilizar fórmulas compuestas por varias funciones. Por ejemplo,
si se desea simular el lanzamiento de una moneda para obtener cara o cruz, se pueden utilizar
las funciones SI y ALEATORIO a la vez.
=SI(ALEATORIO()<0,5;”CARA”;”CRUZ”)
Esta fórmula significa: “determina un número aleatorio entre 0 y 1. Si es menor que 0,5
equivale a que ha salido CARA y en caso contrario CRUZ”.
14.2. Insertar función con el asistente de funciones

En ocasiones hay que introducir fórmulas más complejas y Excel presenta un gran número de
funciones distribuidas por categorías.
Con esta opción podemos introducir cualquier función que no conozcamos su sintaxis,
como también nos servirá para reducir los errores al introducir las funciones.
Una forma de introducirlas es utilizando la barra de fórmulas, donde activando el botón

(“Insertar función”, junto a la barra de fórmulas)
Aspecto de
la barra de
fórmulas
Otra forma consiste en ir a la ficha Fórmulas > Biblioteca de funciones > Insertar
función, y seleccionar la función desde el cuadro de diálogo:
Introduciendo una
descripción de lo que
se quiere hacer y
pulsando el botón Ir,
Excel buscará funciones
relacionadas
308
MÓDULO C
Este cuadro de diálogo Insertar función presenta las funciones distribuidas por
categorías. Al seleccionar una, en la parte inferior aparece una descripción de la finalidad de la
función, así como la lista de argumentos que necesita para realizar esa función.
Una vez que se ha elegido la función se pulsa “Aceptar” y aparece el cuadro de diálogo
“Argumentos de función” que nos facilita introducir los parámetros (celdas a las que aplicar la
función) donde se puede observar el resultado que generaría la función.
Celdas que intervienen
Resultado de la función
Otra forma consiste en elegir la categoría dentro de los botones de la sección:
podemos elegir varias opciones y, una vez elegida aparecerá el cuadro de diálogo
correspondiente a esa sección. Ej: si seleccionamos una función “matemáticas y trigonometría”
y, dentro de ella la función “COMBINA”, al presionar sobre ella nos mostrará el cuadro
309
Aula Mentor
correspondiente en el que nos devuelve la cantidad de combinaciones con repeticiones de una

cantidad de elementos:

Utilizando el asistente de funciones, calcular en la celda B14 de la hoja de cálculo
excel41 el máximo de los valores comprendidos en el rango B2:B12, y en la celda B15
el valor mínimo del rango B2:B12.
1. Abre el archivo excel41, Archivo > Abrir > Examinar > buscar y seleccionar excel41 en la
310
MÓDULO C
2. En la celda B14, colocar el máximo de los valores comprendidos en el rango B2:B12.

Para ello, activa la celda B14 y clic en el botón de la barra de fórmulas (o Fórmulas >
Biblioteca de funciones > Insertar función) y selecciona MAX dentro de las funciones y
presionar Aceptar.
Si no se encuentra la
función dentro de las
usadas recientemente,
seleccionar la categoría
“Todo” donde están
distribuidas las funciones
por orden alfabético
En el cuadro de argumentos de función, comprueba que en apartado número 1 está el

rango B2:B12 y presionar “Aceptar”.
Aparecerá el valor máximo de los comprendidos en dicho rango.
311
Aula Mentor
3. En la celda B15, coloca el mínimo de los valores comprendidos en el rango B2:B12. Para
ello, activa la celda B15 y pinchar el botón y selecciona MIN dentro de las funciones y
pulsa “Aceptar”.
En el cuadro de argumentos de función, escribe en apartado “Número 1” el rango B2:B12

y pulsa Aceptar.
Aparecerá el valor mínimo de los comprendidos en dicho rango.
14.3. Autosuma
Como la función suma es una función que se utiliza mucho, Excel dispone de un botón especial
en la ficha “Fórmulas” para sumar grandes columnas de números.
También se pueden utilizar las funciones más comunes pulsando en la flecha que aparece
junto al botón autosuma .
312
MÓDULO C

En una hoja de cálculo nueva introducir los siguientes datos para realizar la autosuma
Utilizando el botón “Autosuma”, en la celda B6 calcular la suma del rango B2:B5.

Excel).
2. Activa la celda B6 y a continuación haz un clic en la ficha Fórmulas > botón autosuma
del grupo “Biblioteca de funciones”, apareciendo la fórmula =SUMA(B2:B5).
3. Pulsa la tecla intro para confirmar la inserción de la fórmula.
4. Guarda lo realizado con el nombre excel42, Archivo > Guardar como > sitúate en la
carpeta “Excel” del curso y en la casilla “Nombre de archivo:” escribe excel42 > clic en el
botón Guardar.
Autocalcular
En la barra de estado se puede averiguar rápidamente la suma de un rango. Por ejemplo, introduce
los siguientes datos y selecciona dicho rango.
En la barra de estado aparecerá la suma del rango seleccionado.
Al hacer clic con el botón secundario del ratón sobre la barra de estado, se pueden ver
los resultados de más cálculos y también activarlos para ser mostrados en la barra de estado.
313
Aula Mentor
14.4. Autocopiado de fórmulas

Cuando hay que introducir una misma fórmula o función en varias celdas, donde solo varía
el número de celdas a las que hace referencia, se puede utilizar la opción de autocopiado (o
autorrellenado) para no tener que repetir la fórmula y así realizarlo rápidamente.
Colocar el puntero del ratón sobre el cuadradito de la parte inferior derecha de la celda y
cuando el puntero adquiera la forma de cruz pequeña, presionar y sin soltar arrastrar.

Autocopiar fórmula.
Excel).
314
MÓDULO C
3. Utilizando la función “SI” se desea saber si la persona correspondiente es mayor de

17 años para poder conducir. Para ello, en la celda C2 insertar la función: =SI(B2>17;”SI
PUEDE CONDUCIR”;”NO PUEDE CONDUCIR”) y pulsa la tecla Intro para observar el
resultado.
4. Sitúate de nuevo en la celda C2, coloca el puntero del ratón en el punto inferior derecha.
A este punto se le llama botón de autollenado, posicionarse sobre él y cuando el puntero

del ratón cambie su forma a una cruz, pulsa y arrastra hasta seleccionar el rango C2:C5,
suelta el botón y comprueba que automáticamente se han autorrellenado las celdas,
cambiando automáticamente el valor del número de la fila de la columna B en la función.
> situarse en la carpeta “Excel” del curso y en la casilla “Nombre de archivo:” escribe
14.5. Referencias absolutas y relativas

Al copiar y pegar una fórmula en una celda, se puede observar que las letras o números de la
fórmula varían, esto es debido a que las referencias son relativas. Si delante del número o letra
se le pone el símbolo $ (por ejemplo $D$8), se hace que las referencias sean absolutas, para que
siempre hagan referencia a la misma celda y así no varíen al copiar o autorrellenar celdas.
Las referencias se pueden combinar para que por ejemplo la columna sea relativa y la fila
absoluta (B$2), o viceversa ($B2), a esto se le denomina referencias mixtas.

Excel).
315
Aula Mentor
3. En la celda C5 introduce la fórmula =B5*1,21 y presionar la tecla intro, calculándose el

precio de la impresora con el impuesto del 21%.
4. Sitúate en la celda C5 y colocar el puntero del ratón en el punto inferior derecha
(a este punto se le llama botón de
autorrellenado, como se ha indicado en el apartado anterior). Arrastra hasta seleccionar
el rango C5:C8, suelta el botón y comprueba que automáticamente se han autorrellenado
las celdas.
5. Sitúate en la celda C6 y observa en la barra de fórmulas que la fórmula ha variado el

valor B5 por B6. Al copiar una fórmula en una celda, se puede observar que las letras o
números de la fórmula han variado, esto es debido a que las referencias son relativas. Si
delante del número o letra se le pone el símbolo $ (por ejemplo $D$8), se hace que las
referencias sean absolutas, para que siempre hagan referencia a la misma celda y así no
varíen al copiar (autorrellenar) celdas.
6. Introduce en la celda A10 el texto “Transporte” y en la celda B10 el valor “0,05” para
indicar un 5% por transporte.
7. En la celda D3 introduce también la palabra “Transporte” y en la celda D5 la fórmula
=C5*(1+$B$10) para sumar al precio el valor de la celda B10.
8. Copia (con el botón de autorrellenado) el contenido de la celda D5 en el rango D5:D8 y
observa en la barra de fórmulas que el valor $B$10 en la fórmula no ha variado en ninguna
celda.
9. La hoja debe quedar así:
316
MÓDULO C
Al copiar y pegar una fórmula en una celda, se puede observar que las letras y los números
de la fórmula han variado, esto es debido a que las referencias son relativas.
11. Cierra el libro excel44 y el programa Excel (Archivo > Salir).
317
Aula Mentor
UNIDAD 15. GRÁFICOS E IMÁGENES
15.1. Gráficos
Los gráficos son representaciones visuales del contenido de una tabla, que permiten que los
datos que contiene se interpreten con rapidez y claridad. Las representaciones que se pueden
utilizar para visualizar los datos son muy variadas: gráficos de barras, circulares, de líneas, de
burbujas, de cotizaciones, en tres dimensiones, etc.
La base del funcionamiento de las hojas de cálculo es la introducción de datos numéricos

pero la forma más fácil de interpretarlos es mediante gráficos. Se utilizan los gráficos porque
los colores y formas llaman más la atención que los números; con ellos la información se verá
mejor y de forma más rápida. Excel ofrece todas las herramientas necesarias para construir estos
gráficos y la forma de crearlos es fácil y sencilla. Primero diseñaremos un gráfico a partir de los
valores de una tabla y posteriormente las modificaciones del gráfico.
15.1.1. Crear un gráfico
Para crear un gráfico en Excel, que se podrá modificar más adelante, hay que seleccionar los datos
(celdas) y a continuación elegir el tipo de gráfico que se desea utilizar en la ficha “Insertar”, grupo
“Gráficos”, donde existe una gran variedad de estilos de gráficos para elegir el más adecuado
para la hoja de cálculo.
También se puede insertar un gráfico seleccionando el indicador de cuadro de diálogo

del grupo “Gráficos” donde podremos seleccionar las pestañas “Gráficos recomendados” y la
de “Todos los gráficos”:
318
MÓDULO C
Cuando se crea un gráfico se puede elegir entre distintos tipos de gráfico (por ejemplo,
gráfico de columna o circular), y subtipos (gráfico de columnas apiladas o gráfico 3D).
Si antes de crear el gráfico, se selecciona únicamente una celda con datos, el programa
selecciona automáticamente todas las celdas que contienen datos que rodean directamente a esa
celda en un gráfico.
Eje, es la línea que rodea el área de trazado de un gráfico, utilizada como marco de
referencia de medida. El eje vertical (o eje Y) suele contener datos, y el eje horizontal (o eje X)
suele contener categorías.
15.1.2. Principales tipos de gráficos
Excel ofrece diferentes tipos de gráficos para la representación de los datos. Cada uno de ellos
es adecuado para presentar un tipo determinado de información o conseguir una idea concreta.
Además, cada uno de estos tipos de gráfico tiene varios subtipos. La elección adecuada del tipo
de gráfico permite transmitir ideas concretas sobre los datos.
1. Gráficos recomendados:
319
Aula Mentor
320
MÓDULO C
321
Aula Mentor
2. Todos los gráficos
Dentro de la pestaña “Todos los gráficos” disponemos de varias categorías. Al seleccionar una
de ellas, se muestran todas las subcategorías correspondientes. Hemos elegido “Columnas” y a la
derecha aparecen “Columna agrupada”, “Columna apilada”, “Columna 100% apilada”, “Columna
agrupada 3D”, “Columna 3D apilada”, “Columna 3D 100% apilada” y “Columna 3D” como muestra
el ejemplo siguiente:
15.2. Modificar un gráfico por selección

Al seleccionar un gráfico creado se nos muestran a su derecha tres iconos que nos permiten
modificar directamente los elementos del gráfico , los estilos y los filtros a la vez que
aparece la barra de “Herramientas de Gráficos” con las pestañas “Diseño” y “Formato”.
322
MÓDULO C
Elementos de gráfico. Agrega, quita o cambia elementos del gráfico como se muestra en la
figura:
Estilos de gráficos. Establece un esquema de color y estilo al gráfico.
Filtros de gráfico. Modifica los puntos de datos y nombres que queremos que aparezcan en
el gráfico:
323
Aula Mentor
Al gráfico le hemos aplicado un filtro para que no aparezcan los nombres de Inés, Diego
y Manuel.
Si activamos todas las opciones de “Elementos del gráfico” , el gráfico del ejemplo
quedaría así:

Con los siguientes datos, crear un gráfico como el que se muestra en la figura:

324
MÓDULO C
3. Selecciona las celdas con las que se va a crear el gráfico, en este caso el rango A3:B6.
4. Clic en la ficha Insertar > Gráficos > Columnas > selecciona el primero de ellos
Columna agrupada.
5. Apareciendo un gráfico como el siguiente:
En una misma hoja de cálculo se pueden crear varios gráficos seleccionando otro rango y
creando el gráfico, así sucesivamente hasta crear los gráficos necesarios.
15.3. Modificar un gráfico desde “Herramientas de gráficos” (Diseño y Formato)

Al crear un gráfico o al seleccionarlo, se muestran las fichas: Diseño y Formato. Estas fichas se
utilizan para modificar el gráfico.
15.3.1. Ficha diseño
Contiene una variedad de grupos que permiten modificar la configuración del gráfico para una
mejor presentación.
Sección Diseños de gráfico
“Agregar elementos de gráfico” en la que podremos modificar los ejes, tablas,

etiquetas, títulos, o leyenda del gráfico. Al presionar el icono, aparecen las
siguientes opciones:
325
Aula Mentor
“Diseño rápido”. Cambia el diseño general del gráfico.
Sección “Estilos de diseño”
Permite elegir entre distintos diseños de gráficos disponibles.
El botón “Cambiar colores” personaliza el color y estilo.
326
MÓDULO C
Sección Datos
Muestra la serie de datos por filas o por columnas pulsado alternativamente

sobre el botón.
Cambia la configuración del rango de datos del gráfico. Al hacer clic en

“Seleccionar datos”, se muestra un cuadro de diálogo donde se puede observar
el rango actual que está utilizando el gráfico. El gráfico está construido
utilizando como eje X los datos de las filas, al seleccionar la opción “Cambiar
fila/columna”, el eje X se corresponde con los datos de la leyenda.
Sección “Tipo”
Si queremos cambiar el gráfico que elegimos al principio, nos permite volver

al cuadro de diálogo donde tenemos los gráficos recomendados y todos los
gráficos.
Sección “Ubicación”
Cambiar la ubicación del gráfico. Permite mover el gráfico a una nueva hoja del
documento para generar una mayor comodidad en la ubicación, separación y
búsqueda de los gráficos. Se abrirá la ventana “Mover gráfico”, con la opción de
ubicar el gráfico en una hoja nueva.
327
Aula Mentor
15.3.2. Ficha formato
Una vez creado el gráfico podemos modificarlo cambiando la forma en que se muestran los ejes,
agregando un título, moviendo u ocultando la leyenda o mostrando otros elementos del gráfico.
Para que la información que aparece en el gráfico sea más clara, se puede agregar un título de
gráfico, títulos de eje y rótulos de datos.
Sección Selección actual:
Al aplicar formato al gráfico seleccionado lo haremos con las siguientes herramientas que
aparecerán al activar el botón “Aplicar formato a la selección”:
• Relleno, color y borde:
328
MÓDULO C
• Efectos:
• Tamaño y propiedades.
Cambia la disposición de los elementos del gráfico, como los títulos del gráfico o los de
datos.
Sección Insertar formas:
Utiliza herramientas de dibujo y edita formas.
Sección Estilos de forma: Aplica un estilo visual a las formas seleccionadas
Nos presenta una variedad de estilos ampliándola si queremos elegir otros con la flecha
inferior derecha de la lista de estilos.
329
Aula Mentor
330
MÓDULO C
Sección “Estilos de WordArt”: Para agregar colores de relleno, cambiar estilos de línea o
aplicar efectos especiales.
Cambiar el aspecto de un gráfico
Una vez creado el gráfico, se pueden modificar cada una de las partes que lo forman.

Enunciado: Con los siguientes datos
Crear un gráfico lo más parecido a:
Desarrollo:
Excel).
2. Introduce los datos que se muestran en el enunciado de la actividad.
3. Selecciona el rango A2:B5 (clic en la celda A2 y sin soltar arrastrar hasta la celda B5).
4. Clic en la ficha Insertar > Gráficos > Gráficos recomendados de la sección “Gráficos” >
seleccionar el primero de tipo columna > Aceptar.
331
Aula Mentor
Al estar seleccionado el gráfico se muestran las fichas nuevas de “Herramientas de

gráficos:
5. En Herramientas de gráficos > Diseño > Diseños de gráfico > Agregar elemento de
gráfico > Título del gráfico > Encima del gráfico.
Asignar el título “Gastos del coche” al gráfico.

6. Con el gráfico seleccionado, clic en la sección Diseños de gráficos > Agregar elemen-
to de gráfico > Título de ejes > Horizontal primario > escribe en el título: Concepto.
7. Diseños de gráficos > Agregar elemento de gráfico > Título de ejes > Vertical primario
> escribe en el título: Euros.
8. Haz clic en “Cambiar tipo de gráfico” de la sección Tipo > Columna agrupada 3” >
Aceptar.
332
MÓDULO C
Podemos realizar modificaciones seleccionando el gráfico creado y activando el botón

“Estilos de gráfico”:
9. Con el gráfico seleccionado, clic en la ficha Diseño > Ubicación > Mover gráfico > clic
en Hoja nueva y escribir como nombre Gastos, como se muestra en la siguiente figura:
10. Haz clic en Aceptar, mostrándose el gráfico en una hoja nueva.
333
Aula Mentor
15.4. Cambiar el tamaño de un gráfico

Para cambiar el tamaño de un gráfico, el procedimiento es el mismo que el visto en Word para
modificar imágenes: se selecciona el gráfico y aparecen unos tiradores en sus bordes, con los
que se puede variar el tamaño del gráfico. Al posicionarse sobre dichos tiradores el puntero del
ratón se convierte en forma de doble flecha; en ese momento presionar y arrastrar. Si se desea
mantener la proporción de longitud y altura hay que mantener pulsada la tecla mayúscula.
15.5. Copiar y borrar un gráfico

Para copiar un gráfico podemos utilizar copiar y pegar, para ello seleccionamos el gráfico, luego
clic en el botón copiar de la ficha “Inicio”, activar la celda de comienzo de destino y clic
en el botón pegar
Para borrar el gráfico hay que seleccionarlo y presionar la tecla suprimir <Supr> (o
Inicio > “Borrar” del grupo “Modificar” > Borrar).
15.6. Insertar Formas

En una hoja de cálculo se pueden incluir líneas, flechas, figuras geométricas, etc. Estas opciones
las podemos encontrar en la ficha Insertar > Ilustraciones > Formas:
15.7. Insertar fondo a la hoja de cálculo

Para insertar una imagen como fondo en una hoja de cálculo, hay que seleccionar Diseño de
página > Configurar página > Fondo > buscar y seleccionar el archivo donde se encuentra la
imagen a insertar como fondo y presionar en Aceptar.
334
MÓDULO C
Para eliminar la imagen insertada como fondo, hay que seleccionar de nuevo Diseño de
página > Configurar página > mostrándose en esta ocasión la opción Eliminar fondo.

En la hoja de cálculo excel22 insertar como fondo de hoja la imagen “paisaje”.
1. Abre el archivo excel22, Archivo > Abrir > Examinar > busca y selecciona excel22 en la
2. Selecciona la ficha Diseño de página > Configurar página > Fondo > busca y selecciona
la imagen “paisaje” en la carpeta “Excel” del curso > Insertar.
excel47 > haz clic en el botón Guardar.
4. Cierra el libro excel47 y el programa Excel (Archivo > Salir de Excel).
335
Aula Mentor
MÓDULO D.
Base de datos - Microsoft Access
Introducción
Unidad 16: Tablas
Unidad 17: Consultas
Unidad 18: Formularios
Unidad 19: Informes
336
MÓDULO D
INTRODUCCIÓN
Una base de datos es un conjunto de registros organizados por temas que son conocidos
como campos. Lo que antiguamente se realizaba mediante fichas que había que actualizar
continuamente a mano, es fácilmente accesible gracias a la potencia que nos ofrecen los
ordenadores y sus bases de datos electrónicas.
Access sirve para trabajar con conjuntos de datos más o menos amplios, organizándolos,
analizando las relaciones que existen entre ellos y extrayendo información útil.
Así, nuestros datos personales (nombre, dirección, teléfono, etc.) están registrados por
las empresas que nos ofrecen servicios de todo tipo; las matrículas de los vehículos quedan
reflejadas en la base de datos de tráfico o, incluso, nuestros gastos e ingresos están guardados
en la base de datos de nuestro banco. Tanto si se desea crear una base de datos para administrar
clientes o proveedores, como si se va a crear un sistema de seguimiento de inventario o la
gestión de una colección, Access facilita enormemente la búsqueda, administración y posibilidad
de compartir datos a toda clase de usuarios.
Algo fundamental para trabajar con las bases de datos es conocer los conceptos y la
terminología que se utilizarán. Por ello, es necesario familiarizarse con los siguientes términos:
• Base de datos: Es una colección de datos organizados.

• Campo: Cada uno de los datos que hay que anotar.
• Registro: El conjunto de datos correspondientes a uno de los elementos objeto de
estudio. Cada registro tendrá un valor en cada campo.
• Tablas: En ellas se almacenan los datos de modo organizado, característica imprescindible
para que la información pueda ser manipulada eficazmente.
• Consultas: Permiten dar respuestas a las preguntas que se puedan plantear acerca de los
datos almacenados.
• Formularios: Estos objetos permiten visualizar y trabajar con los datos almacenados en
las tablas de modo diferente al tabular, con un aspecto más agradable y vistoso.
• Informes: Permiten obtener impresos los datos almacenados con el formato diseñado
por el usuario.
• Cuando se crea una base de datos, se genera un archivo donde se almacenarán todos los
objetos de la base de datos (tablas, consultas, formularios, informes).
Entorno de trabajo
Al iniciar Access aparece la pantalla de inicio como en las otras aplicaciones de Office que se
han tratado en el manual y se puede abrir una base de datos en blanco o una nueva con los
elementos ya conocidos como el menú Archivo, barra de acceso rápido o cinta de opciones.
En Access 2016 han renovado varias plantillas con un aspecto más moderno y se
pueden encontrar en la pantalla de inicio como por ejemplo “Alumnos”, “Contactos”, “Tareas de
Administración, etc.
Crear una nueva base de datos
Cuando se crea una nueva base de datos, primero hay que dar el nombre al archivo donde se
va a guardar la base de datos. Conforme se vaya creando o modificando la base de datos,
todo se irá guardando automáticamente en el archivo que se haya dado nombre al principio.
337
Aula Mentor
Para abrir Access hay que seleccionar botón Windows > Access 2016
Se puede crear una base de datos en blanco, o elegir entre las diversas plantillas que
Access ofrece, o a partir de un archivo existente. En este curso no se utilizarán las plantillas.
A la izquierda aparece una lista con las últimas bases de datos abiertas (Recientes).
Haciendo clic sobre ella se abrirá directamente.
Para crear una base de datos en blanco hay que seleccionar “Base de datos del escritorio
en blanco”. A continuación, se abre un cuadro de diálogo donde hay que indicar la ubicación
y el nombre de la nueva base de datos que se va a crear.
Una vez que se le ha dado nombre a la base de datos y establecido el lugar donde se
guardará, presionar en el botón “Crear”.
338
MÓDULO D
Access crea l a b a s e d e d a t o s y, a continuación, se abre una t a b l a v a c í a denominada

“Tabla1”, en el modo de “Vista Hoja de datos”.
A diferencia del resto de programas de Office, no es necesario guardar cada una de las
modificaciones que se vayan realizando; los cambios producidos se almacenan de forma
automática. Sin embargo, es posible que se necesite guardar de forma independiente alguno de
los objetos que componen la base de datos.
Abrir y cerrar una base de datos

Al igual que sucede en el resto de programas, también se puede abrir un archivo de
Access sin necesidad de tener abierta la aplicación. Desde el explorador de Windows o desde
“Equipo” hacer doble clic sobre el archivo que contiene la base de datos de Access y se iniciará
automáticamente el programa. La extensión de los archivos correspondientes a Access 2016 es
.accdb.
En el caso de que el sistema informe de que el contenido activo se ha deshabilitado,

podemos habilitarlo o hacer un clic para conocer más detalles del archivo.
Para quitar dicha advertencia y así tener más espacio para visualizar la base de datos,
seleccionar el botón “Habilitar contenido” o .
Si hacemos clic para conocer más detalles, se abrirá la ventana Información del menú
Archivo con varias opciones de seguridad y permisos.
339
Aula Mentor
Se puede abrir una base de datos en modo solo lectura, para poder ver el archivo original,
pero no se podrá guardar cambios. El procedimiento es: Archivo > Abrir > buscar y seleccionar
el archivo a abrir > clic en la fecha situada junto al botón Abrir > Abrir como solo de lectura.
En el “panel de navegación”, situado a la izquierda de la ventana, se podrán ver los

nombres de los objetos de la base de datos: tablas, consultas, informes y formularios. Para ver
todos los objetos pincharemos en la flecha situada a la derecha .
340
MÓDULO D
El panel de navegación se puede ocultar con el botón y se puede mostrar con su

botón .
También se puede abrir una base de datos de Access desde Archivo > Abrir > Recientes,
donde se muestran los archivos más recientes que han sido abiertos en el programa. Para cerrar
Access, hacer clic en el botón “Cerrar” de la barra de título del programa.
Para cerrar una tabla, consulta, formulario o informe, se tiene el botón en la esquina
superior derecha del título del objeto.
341
Aula Mentor
UNIDAD 16. TABLAS
16.1. Crear una tabla utilizando el asistente

Una tabla es una agrupación de datos relacionados y organizados en campos (columnas) y
registros (líneas) en una hoja de datos. Las bases de datos deben tener una o más tablas donde
se almacenan los datos de modo organizado. Una vez que una base de datos contiene una tabla
se podrán crear “consultas”, “formularios” e “informes”.
Con el “asistente” de Access se pueden crear de forma sencilla tablas, consultas, formularios
e informes. En la siguiente actividad se explica cómo crear una tabla utilizando el asistente.

Crear una base de datos llamada “prueba” que contenga una tabla con un listado de
nombres y apellidos.
1. Inicia el programa Access 2016 y selecciona “Base de datos en blanco”. A continuación,
indica la ubicación y el nombre de la nueva base de datos que se va a crear. Por defecto
el programa guarda los archivos en la carpeta “Mis documentos” con el nombre “Base
de datos”. En nuestro caso se guardará en la carpeta “Access” del curso, con el nombre
“prueba”.
2. Una vez que se le ha dado nombre a la base de datos y establecido el lugar donde se
guardará, presionar en el botón Crear.
Access crea la base de datos y, a continuación, abre una tabla vacía denominada “Tabla1”.
Cuando se crea una base de datos, se crea un archivo donde se almacenarán todos los
objetos de la base de datos (tablas, consultas, formularios, informes)
342
MÓDULO D
A continuación, se pueden escribir datos para empezar a definir los campos. Escribir datos
en la “vista Hoja de datos” es muy parecido a escribir datos en Excel. No es necesario
aplicar formato a los datos, incluyendo filas o columnas en blanco, ya que se desperdicia
espacio en la tabla. La tabla contiene únicamente datos, toda la presentación visual de
esos datos se hará en los formularios e informes.
La estructura de la tabla se crea mientras se escriben los datos. Cada vez que se agrega
una nueva columna, se define un nuevo campo. El programa configura el tipo de datos del
campo basándose en el tipo de datos que se escribe. Por ejemplo, si hay una columna en
la que se ha escrito únicamente valores numéricos, Access configurará ese campo de tipo
“número”. Si más adelante se intenta escribir en ese campo valores que no sean números,
se mostrará un mensaje informando de que el valor no es del tipo de datos de la columna.
Siempre que sea posible, se debe planificar la tabla de modo que cada columna contenga
el mismo tipo de datos, ya sea texto, números, fechas, etc. De este modo resultará más fácil
crear consultas, formularios e informes que seleccionen únicamente los datos deseados.
Cuando se agrega un campo escribiendo información en la celda situada debajo del título
“Haga clic para agregar”, el programa asigna automáticamente un nombre al campo.
Estos nombres por defecto son Campo1, Campo2, Campo3,…
Al ir rellenando los datos, se irán creando automáticamente nuevos registros. Nos

podemos posicionar de una celda a otra con la tecla de tabulación, haciendo clic con el
ratón en la correspondiente celda, o escribiendo el contenido de la celda y a continuación
pulsando intro.
3. Rellena los siguientes datos de los campos “Campo1” y “Campo2” con los nombres
y apellidos que aparecen en la imagen. “Id” (de identificador) es un campo que se crea
automáticamente el cual va numerando los registros, no tenemos que escribir nada en él
ya que se rellena automáticamente.
343
Aula Mentor
Para definir el tipo de datos que va a contener el campo seleccionado, se puede establecer
en la ficha “Campos”, grupo “Formato”, casilla “Tipo de datos”.
4. Cierra con un clic en el botón cerrar de la tabla.

5. Si se muestra una ventana para guardar los cambios, confirma con Sí.
Se abre un cuadro de diálogo para dar nombre a la tabla. En este caso dejar el nombre
“Tabla1” y clic en Aceptar.
6. Aparece el nombre de la tabla en el panel de exploración. Si se necesita cambiar el

nombre de la tabla, hacer clic con el botón derecho de ratón sobre el nombre de la tabla
del panel de exploración y elegir “Cambiar nombre”.
344
MÓDULO D
7. Aparece seleccionado el nombre de “Tabla1” para escribir el nuevo nombre. Cambia el

nombre de la tabla creada por el nombre “Listado de amigos”:
Si se quiere cambiar el nombre de un objeto (tabla, consulta, etc), éste debe estar cerrado.
Para ello hacer clic en botón .
8. Para ver el contenido de la tabla, haz doble clic sobre el nombre de la tabla, donde se
puede modificar o introducir datos.
9. Para crear una nueva tabla en la base de datos, seleccionar la ficha Crear > Tablas >
Tabla en el grupo “Tablas”.
Se agregará una nueva tabla preparada para introducir los datos.

10. Escribe los siguientes datos:
345
Aula Mentor
11. Cierra y guarda los cambios como se muestra en los pasos número 4 y 5 de esta
actividad con el nombre de “Tabla de prueba” y presionar Aceptar.
También se puede guardar la tabla (o el objeto que se tenga abierto) desde Archivo >
Guardar o Guardar como.
O desde el botón “Guardar” de la barra de herramientas de acceso rápido o clic en

el botón secundario del ratón en la ficha del documento de la tabla y clic en “Guardar” del
menú contextual.
12.Cierra la tabla de prueba y la tabla de Listados de mis amigos.
346
MÓDULO D
16.2. Cambiar el nombre de un campo

A veces es necesario cambiar el nombre que se le ha dado a un campo.
Para cambiar el nombre del campo se puede realizar de varias maneras:
1. Situar el cursor en cualquier dato del campo y seleccionar la ficha Campos >
Propiedades hacer clic en Nombre y título.
Aparece el siguiente cuadro de diálogo y escribir el nombre:
2. Hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el nombre del campo, y en el
menú contextual elegir “Cambiar nombre de campo”. A continuación, escribir el nombre
deseado y presionar la tecla Intro, o la tecla tabulación o hacer clic en otra celda.
3. Hacer doble clic en su encabezado y teclear el nuevo nombre.
347
Aula Mentor

Poner a los campos los nombres Apellido 1 y Nombre, en la tabla “Listado de amigos”
que se ha creado en el apartado anterior, como se muestra en la siguiente figura:
1. En la base de datos prueba, abre la tabla Listados de amigos, haciendo doble clic sobre
ella.
2. Coloca el cursor en uno de sus datos, por ejemplo, en la celda “Daniela” y a continuación,
selecciona la ficha Campos > Propiedades y haz clic en Nombre y título.
3. Escribe “Nombre” y pulsa el botón de Aceptar.
4. Coloca el cursor en la celda “Hernández” y a continuación, selecciona la ficha Campos
> Propiedades y haz clic en Nombre y título.
5. Escribe “Apellido 1” y pulsa el botón de “Aceptar”.
6. Cierra la tabla “Listados de amigos”.
16.3. Ancho de columna

Si el nombre del campo o la información de los registros no se visualizan completamente, será
necesario variar el ancho de la columna.Al igual que en Excel, se puede cambiar el ancho de la
columna de varias maneras:
1. Colocar el puntero del ratón sobre el borde derecho de la casilla que da nombre
al campo o columna, cambiando el puntero a la forma de doble flecha horizontal.
A continuación, presionar y arrastrar hacia la derecha o izquierda para aumentar o
disminuir el ancho de la columna.
2. Colocar el cursor en alguna de las celdas de la columna a modificar. Seleccionar
Inicio > Registros > Más > Ancho del campo y especificar el ancho deseado.
348
MÓDULO D
Para un ajuste automático lo podemos hacer de dos formas:
• Hacer clic en el botón “Ajuste perfecto” de la ventana anterior.
• Colocar la flecha del ratón sobre el borde derecho de la casilla que da nombre a la
columna y cuando cambie a doble flecha, hacer doble clic.
Una vez que se ha cambiado el ancho de un campo, al cerrar la tabla se mostrará el

siguiente cuadro de diálogo:
Seleccionar “Sí” para cerrar la tabla y guardar los cambios realizados.

En la base de datos “prueba” abrir la tabla “Listado de amigos” y cambiar el ancho
de la tercera columna para que el nombre del campo “Apellido 1” tenga un ajuste
automático.
1. En la base de datos prueba, abre la tabla Listados de amigos haciendo doble clic sobre
ella.
2. Para cambiar el ancho de la tercera columna y que el nombre del campo “Apellido 1” se
ajuste automáticamente, coloca la flecha del ratón sobre el borde derecho de la casilla de
la tercera columna y cuando cambie a doble flecha, haz doble clic.
3. Cierra la tabla haciendo clic en el icono de la tabla, mostrándose el siguiente

cuadro de diálogo:
4. Selecciona “Sí” para cerrar la tabla y guardar los cambios realizados.
349
Aula Mentor
16.4. Agregar campos

Es posible que alguna vez se necesite agregar un campo nuevo entre dos campos de una tabla.
Para agregar un campo nuevo, nos posicionamos en cualquier lugar de la columna anterior a
la que queremos insertar y seleccionar la ficha Campos > Agregar y eliminar > Más campos
insertándose una nueva columna vacía delante de donde estábamos posicionados. Tomando
como nombre esta nueva columna “Campo1”, o “Campo2”, o “Campo3”, etc.
Aparece el tipo de
datos que puede
contener el campo
También se puede insertar una columna con el menú contextual del nombre del campo,
es decir, clic con el botón derecho sobre el nombre del campo, y seleccionar “Insertar campo”.

En la base de datos “prueba” abrir la tabla “Listado de amigos” e insertar una nueva
columna con el nombre Apodo, a continuación, insertar los siguientes datos.
1. En la base de datos prueba, abre la tabla Listado amigos haciendo doble clic sobre
dicho nombre de la tabla.
2. Coloca el cursor en cualquier lugar de la columna “Nombre” y selecciona la ficha
Campos > Agregar y eliminar > Más campos > Texto enriquecido. Se creará una nueva
columna con el nombre “Campo1”.
3. Cambia el nombre de esta nueva columna por Apodo, colocando el puntero del
ratón sobre el nombre del campo a cambiar y un clic con el botón derecho del ratón,
apareciendo un menú contextual > selecciona la opción “Cambiar nombre de campo” >
escribe Apodo > pulsa la tecla intro.
4. Escribe los datos que se muestran en el enunciado de la actividad.
5. Cierra la tabla “direcciones de mis amigos” haciendo clic en el botón de la tabla.
350
MÓDULO D
16.5. Eliminar campos y registros

Para eliminar un campo lo podemos hacer de tres maneras:
• Posicionarse en cualquier lugar del campo, presionar botón secundario de ratón y
seleccionar “Eliminar campo”.
• Seleccionar la ficha Campos > Agregar y eliminar > botón Eliminar.
• Seleccionar el campo y presionar Inicio > Registros > Eliminar > Eliminar columna.
En los tres casos aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
Clic en Sí para confirmar la acción.
• Para eliminar un registro hay que seleccionar el registro a eliminar y seleccionar Inicio >
Registros > Eliminar > Eliminar registro.
351
Aula Mentor
Apareciendo el cuadro de diálogo:
Confirmando la acción con un clic en Sí.
También se puede eliminar un registro haciendo un clic con el botón derecho del ratón
sobre la primera casilla del registro y seleccionando Eliminar registro.

En la tabla “Listado de amigos” de la base de datos “prueba”, eliminar el campo
“Apellido 1” y el registro correspondiente a “Juan”.
1. En la base de datos prueba, abre la tabla Listado de amigos.
2. Coloca el cursor en la celda Hernández y selecciona Campos > Agregar y eliminar >
botón Eliminar , apareciendo el cuadro de diálogo:
3. Clic en Sí para confirmar la acción.

4. Coloca el cursor en Juan, para eliminar el segundo registro y seleccionar Inicio > clic
en la flecha del botón “Eliminar” del grupo “Registros” > Eliminar registro,
apareciendo el cuadro de diálogo:
352
MÓDULO D
5. Confirma la acción con un clic en Sí.

6. Cierra la tabla “Listado de amigos” haciendo clic en guardando los cambios realizados.
16.6. Clave principal

Antes de guardar una tabla hay que asignar una clave principal a alguno de sus campos. La clave
principal proporciona un valor único para cada fila de la tabla, sirve de identificador de registros
de forma que con esta clave se puede saber sin ningún tipo de equivocación el registro al cual
identifica. No puede haber más de una clave principal, aunque sí puede una tabla tener una clave
principal compuesta por más de un campo.
Una clave principal es una columna (o combinación de columnas) que permite identificar
de forma inequívoca cada fila de la tabla, por lo que no puede haber en una tabla dos filas con
el mismo valor en la columna definida como clave principal.
Cuando se define una columna como clave principal, ninguna fila de la tabla puede
contener un valor nulo en esa columna ni tampoco se pueden repetir valores en la columna.
Si no se ha asignado clave principal antes de guardar una tabla, aparecerá un cuadro de

diálogo avisando de ello, hacer clic en “No” para volver a la tabla y poder asignar la clave.
Establecer una clave principal presenta las siguientes ventajas:

• Acelera las consultas, búsquedas y clasificaciones de datos.
• Al visualizar los registros de una tabla, aparecerán inicialmente ordenados por los valores
de la clave principal.
• Access impide introducir un registro con la misma clave principal que otro ya existente,
lo que impide duplicaciones.
• Las relaciones entre tablas precisan de una clave principal. El concepto de relaciones es
un concepto para un curso más avanzado de Access.
Para establecer una clave principal en una tabla, hay que utilizar el editor de diseño
pulsando la flecha del botón ficha Inicio > Vistas > Ver que se utilizará
en cursos más avanzados de Access. Como introducción, los pasos a seguir para establecer una
clave principal son:
1. En “Vista Diseño”,
Seleccionar la fila o filas de los campos cuyo valor o combinación de ellos se desea
utilizar como clave principal. Para ello hay que hacer clic sobre el selector de fila, situado a la
353
Aula Mentor
izquierda de la columna Nombre del campo, y, si fuese necesario, mantener pulsada la tecla Ctrl
para seleccionar más de una fila.
2. En la ficha “Diseño” clic en el botón “Clave principal” del grupo “Herramientas”. En el

selector de las filas seleccionadas se visualizará un icono en forma de llave , identificando los
campos que constituyen como clave principal.
Por defecto, Access crea un campo llamado ID (de identificador) con la asignación de
clave principal. Se trata de un campo cuyo valor no debe repetirse en ningún otro lugar, para que
resulte útil a la hora de crear consultas o relacionar tablas.
16.7. Ordenar datos

Para ordenar los datos de una tabla, hay que colocar el cursor en cualquier lugar del campo
a ordenar, en la ficha Inicio > Ordenar y filtrar > clic en el botón “Ascendente”, o
“Descendente”.
Los registros se ordenarán alfabéticamente (de forma ascendente o descendente) y sus

datos correspondientes también cambiarán de posición en relación al campo ordenado.
Para anular la ordenación realizada, presionar en el botón “Quitar orden”,

para volver al estado inicial de la tabla.
Al cerrar la tabla después de una ordenación se mostrará el siguiente cuadro de diálogo:
Seleccionar Sí para guardar los cambios realizados.

En la tabla “Listado de amigos”, ordenar alfabéticamente los registros por el campo
“Nombre”.
1. En la base de datos prueba abre la tabla “Listado de amigos”.
2. Coloca el cursor en cualquier lugar del campo “Nombre”. A continuación, en la ficha
Inicio > Ordenar y filtrar > clic en el botón Ascendente .
354
MÓDULO D
3. Observa que los registros se han ordenado alfabéticamente por el nombre y sus datos
correspondientes de apodo también han cambiado su posición en relación a su nombre.
4. Cierra la tabla con un clic en y cuando salga el cuadro de diálogo:
Seleccionar Sí para guardar los cambios realizados.
16.8. Alto de fila

Para cambiar la altura de las filas o registros de la tabla, seleccionar Inicio > Registros > Más
> Alto de fila.
Establecer la medida deseada o activar la opción “Alto estándar”. La altura establecida se

aplicará a todos los registros de la tabla. Si se activa la casilla se establecerá una
altura predeterminada.
También se puede cambiar la altura de los registros, colocando el puntero sobre el

principio de un registro a modificar y en el menú contextual seleccionar “Alto de fila”.
355
Aula Mentor

A la tabla “Listado de amigos” de la base de datos “prueba”, establecer a las filas una
altura de 20.
1. En la base de datos prueba abre la tabla “Listado de amigos” haciendo doble clic sobre
ella.
2. Haz clic Inicio > Registros > Más > Alto de fila.
3. En la casilla “Alto de las filas” escribe el valor 20.
5. Observa que la altura de todas las filas de la tabla ha aumentado.
6. Cierra la tabla y guarda los cambios.
16.9. Filtrar datos

Los filtros nos permiten hacer rápidamente un subconjunto de los datos de una tabla. Al aplicar
un filtro, aparecen solo los registros que incluyen los valores seleccionados y el resto de datos
permanecen ocultos hasta que se borre el filtro. Desde la ficha “Inicio”, grupo “Ordenar y filtrar”,
se puede proceder de varias maneras para filtrar datos:
1. Posicionarse en uno de los datos del campo que se desea filtrar y presionar el botón
“Filtro” . Dejar solamente activo la casilla del dato a filtrar y presionar en “Aceptar”.
2. Posicionarse en uno de los datos del campo que se desea filtrar, presionar el botón
“Selección” y elegir la opción deseada.
3. Seleccionar el botón Avanzadas > Filtro por formulario.
356
MÓDULO D
Colocar el cursor en la casilla vacía del campo donde se quiere filtrar, apareciendo una
flecha, hacer un clic en ella y seleccionar el dato requerido.
Hacer un clic en el botón el botón Avanzadas > Aplicar filtro u ordenar.

Visualizándose solo los registros de la tabla cuyo campo se ha requerido.
Para quitar el filtro y así volver a visualizar todos los registros, hacer un clic en el botón
sirve para “aplicar filtro” o “quitar filtro” dependiendo de lo que se esté realizando
o se haya ejecutado.
Para quitar el filtro aplicado, también se puede hacer desde Avanzadas > Borrar todos
los filtros.
Al abrir de nuevo la tabla, para ver el filtro que se ha guardado tan solo hay que hacer un
clic en el botón “aplicar filtro” , o en Avanzadas > Aplicar filtro u ordenar.
357
Aula Mentor

En la tabla “Agentes” de la base de datos “Filtrar”, aplicar un filtro para que se muestren
solo los registros cuya “Comunidad” sea “Andalucía”.
1. Abre la base de datos Filtrar ubicada en la carpeta “Access” del curso (Archivo > Abrir
> busca y selecciona la base de datos “Filtrar” > Abrir).
2. Abre la tabla Agentes haciendo doble clic sobre ella.
3. En la ficha “Inicio” y grupo “Ordenar y filtrar”, selecciona el botón “Avanzadas”
> Filtro por formulario.
4. Coloca el cursor en la casilla vacía de “Comunidad”, apareciendo una flecha, haz un clic
en dicha flecha y selecciona Andalucía.
5. Haz un clic en el botón el botón “Avanzadas” > Aplicar filtro u ordenar.

Visualizándose solo los registros de la tabla cuyo campo es Andalucía.
6. Para quitar el filtro y así volver a visualizar todos los registros, haz un clic en el botón
, sirve para “aplicar filtro” o “quitar filtro” dependiendo de lo que se esté
realizando o se haya ejecutado.
7. Cierra la tabla y guarda los cambios.
16.10. Ocultar campo

Es posible que alguna vez interese ocultar un campo de una tabla. Para ocultar un campo,
posicionarse en cualquier lugar de dicho campo y seleccionar Inicio > Registros >Más
> Ocultar campos.
358
MÓDULO D
Para volver a mostrar los campos que se han ocultado, seleccionar Más >
Mostrar campos.
Visualizándose en una ventana los campos de la tabla, activando y desactivando cada

uno de los nombres de los campos se mostrarán u ocultarán los campos. Una vez establecidos
presionar en “Cerrar”.
También se puede ocultar un campo, colocando el puntero del ratón sobre el nombre
del campo y a continuación clic con el botón derecho, en el menú contextual que aparece
seleccionar “Ocultar campos”.
Para volver a mostrar el campo, colocar el puntero del ratón sobre el nombre de un
campo > clic con el botón derecho > “Mostrar columnas”, activar las columnas a mostrar >
Cerrar, para que se muestren todas las columnas (o campos) ocultados anteriormente.
16.11. Buscar datos

Con el comando Inicio > Buscar , se puede localizar rápidamente un dato de la tabla.
En la casilla “Buscar” escribir el dato a buscar.
En “Buscar en”, se puede especificar si la búsqueda se realizará en el campo donde se

estaba situado o en toda la tabla.
En la lista desplegable de “Coincidir”, se puede establecer si el dato a buscar tiene que

coincidir con todo el campo, parte del campo o con el comienzo del campo.
359
Aula Mentor
En la última lista desplegable se puede indicar si la búsqueda se realiza hacia debajo de

donde se está situado, o hacia arriba, o en todos los registros de la tabla.
Tras presionar en “Buscar siguiente” se seleccionará el dato localizado, y así con cada uno
de los datos encontrados. Cuando no se encuentren más datos se mostrará la siguiente ventana.
Al cerrar el cuadro de diálogo “Buscar y reemplazar”, quedará seleccionado el último dato

buscado.
360
MÓDULO D
UNIDAD 17. CONSULTAS
17.1. Introducción a las consultas

Cuando tenemos datos en una tabla bastante grande, es decir, con tantos campos y registros que
no es posible verlos todos en pantalla, podemos crear una consulta para elegir los campos que
queremos mostrar. Básicamente una consulta es una especie de tabla resumida con los campos
elegidos.
Una base de datos no sirve solo para almacenar gran cantidad de información. Su
característica más importante es que podemos buscar un dato concreto entre miles de registros.
Las consultas se encargan de ello.
Las consultas son preguntas que se le hacen a la base de datos sobre la información
que tiene almacenada en las tablas. Para ello, solo hay que indicar en qué tabla o tablas está la
información buscada, qué datos tiene que vincular y qué apariencia debe dar a los resultados.
Las consultas se utilizan cuando se quiere recuperar datos con determinadas condiciones,
utilizando una consulta se pueden:
• Seleccionar campos. No es necesario incluir todos los campos de una tabla en una
consulta.
• Limitar el número de registros. Es posible especificar criterios de selección, que harán
que sean mostrados únicamente los registros que se necesitan.
• Ordenar registros. Los registros pueden mostrarse ordenados por los distintos campos
de la tabla que intervengan en la consulta.
• Crear formularios e informes basados en consultas. Después de realizada la consulta,
se puede crear un formulario o un informe que contenga dicha consulta.
• Crear consultas basadas en consultas. En este caso la segunda consulta se basaría en
los datos resultantes de la primera consulta.
Una vez que se tienen las tablas creadas en la base de datos es necesario realizar consultas
para filtrar los registros de manera temporal para dejar solo aquellos que sean necesarios. Por
ejemplo, para ver la información relativa a un determinado autor, o para localizar los teléfonos
de los clientes de una determinada localidad, etc.
También se pueden utilizar las consultas para, una vez editados los datos, modificarlos
o incluso preparar el material necesario para elaborar formularios e informes. Pero esto lo
estudiaremos en las siguientes unidades. Lo primero es comenzar con la selección de registros.
Como ya se ha indicado las consultas permiten realizar preguntas a una base de datos con
el fin de obtener una información concreta, que puede provenir de una o varias tablas. Una vez
creada la consulta su apariencia es similar a la de una tabla, es decir, la información solicitada se
mostrará en filas y columnas. Algo muy importante a tener en cuenta es que las modificaciones
que se realicen en las consultas se actualizarán automáticamente en las tablas de donde proceden
los datos obtenidos.
En este curso crearemos consultas utilizando el asistente para consultas sencillas, que
reúne datos de una o más tablas, los ordena y los agrupa para hacer cálculos. Con Access se
pueden realizar consultas más complejas las cuales se pueden estudiar en cursos más avanzados
de Access.
361
Aula Mentor
17.2. Crear una consulta utilizando el asistente

Las consultas son preguntas que se le hacen a la base de datos sobre la información que tiene
almacenada en las tablas. Para ello, solo hay que indicar en qué tabla o tablas está la información
buscada, qué datos tiene que vincular y qué apariencia debe dar a los resultados.
Al igual que para crear tablas, en este curso se utilizará el asistente de Access para crear
las consultas.
En la siguiente actividad se explica cómo crear una consulta utilizando el asistente para
consultas.

El archivo BASEdeDATOS1 es una base de datos compuesta por la tabla “Empleados”.
Dicha tabla contiene los campos ID, Empleados, Apellido, Nombre, Departamento,
Ciudad, Provincia, Código postal y País.
Se quiere realizar una consulta para obtener solamente los datos de los campos
Apellido, Nombre y Provincia.
1. Abre la base de datos BASEdeDATOS1 ubicada en la carpeta “Access” del curso Archivo
> Abrir > Examinar, busca y selecciona la base de datos en la carpeta Access del curso
y presiona Abrir.
2. BASEdeDATOS1 es una base de datos compuesta por la tabla Empleados. Para
abrir dicha tabla, haz doble clic sobre el nombre de la tabla Empleados en el panel
de exploración. La tabla, que contiene los campos ID, Empleados, Apellido, Nombre,
Departamento, Ciudad, Provincia, Código postal y País.
3. Se quiere realizar una consulta para obtener solamente los datos de los campos
Apellido, Nombre y Provincia. Para ello, haz clic en la ficha Crear > Consultas > Asistente
para consultas.
362
MÓDULO D
Mostrándose la ventana Nueva consulta.
4. Deja seleccionada la opción Asistente para consultas sencillas, y clic en Aceptar para
empezar a crear la consulta.
5. Añade el campo Apellido seleccionando el campo y a continuación clic en o
también se puede realizar haciendo doble clic sobre el campo a añadir. Añade los otros
dos campos Nombre y Provincia.
6. Haz clic en Siguiente. En el cuadro de texto “¿Qué título desea asignar a la consulta?”,
escribe “ejemplo consulta 1”. Deja activada la opción Abrir la consulta para ver
información y clic en Finalizar.
363
Aula Mentor
7. Visualizándose la consulta realizada.
8. Cierra la consulta y la base de datos con el botón cerrar ventana del programa o en
Archivo > Cerrar.
En el caso de que la base de datos esté compuesta de más de una tabla, hay que
seleccionar al principio de la consulta la tabla con la que se quiere trabajar. Como veremos en el
siguiente apartado.
17.3. Crear una consulta en una base de datos que contiene más de una tabla
Una base de datos puede contener varias tablas, por esto al crear una consulta hay que seleccionar
primeramente la tabla que contiene los datos a tratar.
364
MÓDULO D
Si en una consulta se quieren utilizar campos de varias tablas, previamente hay que
relacionar las tablas. Los contenidos de “relacionar tablas” se estudiarán en cursos más avanzados
de Access.

Abrir el archivo BASEdeDATOS2 que es una base de datos compuesta por dos tablas.
Crear una consulta con parte de los campos de la segunda tabla “Lista de personal”.
1. Abre el archivo BASEdeDATOS2. Observa que el archivo BASEdeDATOS2 está
compuesto por las tablas Facturas y Lista de Personal. En la ficha Crear selecciona el
botón Asistente para consultas, en la ventana que se muestra dejar seleccionada la
opción “Asistente para consultas sencillas”, y clic en Aceptar.
2. En el cuadro de texto Tablas/Consultas aparecerá “Tabla: Facturas”, pero en este caso
seleccionamos la tabla Lista de personal y añadimos sus campos Apellido, Nombre y
Departamento.
3. Haz clic en Siguiente. En el siguiente cuadro de diálogo dar como título a la consulta:
Ejemplo consulta 2.
4. Haz clic en Finalizar.
365
Aula Mentor
5. Cierra la consulta y la base de datos.
17.4. Establecer un criterio a la consulta

Si a una consulta se necesita establecer un criterio para trabajar con los registros que cumplan
una condición determinada, se puede realizar utilizando la “vista de diseño” Inicio > Vistas >
Vista Diseño.
Los criterios permiten establecer las condiciones que deben cumplir los registros a mostrar
en la hoja de respuesta de la consulta. Hay que tener en cuenta que, si en la fila de criterios se
introducen varias condiciones para varios campos, deben cumplirse todas ellas simultáneamente
y que la forma de incorporar un criterio depende del tipo de datos del campo. El criterio se
puede introducir entre comillas, si no se hace, el propio Access se encargará de ello, así que no
hay que extrañarse si aparecen unas comillas que no se han escrito.
366
MÓDULO D

Establecer en la consulta realizada anteriormente en BASEdeDATOS1, que solo
aparezcan los clientes de Madrid.
1. Abre la base de datos BASEdeDATOS1 ubicada en la carpeta “Access” del curso
Archivo > Abrir > Examinar, buscar y seleccionar la base de datos en la carpeta Access
del curso y hacer clic en Abrir.
Si en el panel de exploración (parte derecha de la ventana) no se muestra el título de una
tabla y una consulta, hacer clic en la flecha del panel de exploración y seleccionar Todos
los objetos.
2. Abre “Ejemplo consulta 1” haciendo doble clic en el nombre de la consulta del panel
de exploración.
3. Hacer clic en Inicio > Ver > Vista diseño.
4. En Criterios de Provincia escribe Madrid como se aprecia en la siguiente figura.
367
Aula Mentor
5. Clic en el botón guardar de la barra de herramientas de acceso rápido, o en el

menú Archivo > Guardar, y cierra la ventana de la consulta .
6. Abre la consulta realizada “Ejemplo consulta 1” y comprueba que ahora solo aparecen
los registros cuyo campo de provincia es Madrid.
7. Cierra BASEdeDATOS1.
17.5. Consultas de tipo resumen

Si los datos de algún campo son números, se pueden realizar consultas de tipo resumen las
cuales nos aportarán información añadida, como por ejemplo el valor de la suma de un campo
numérico. Las consultas tipo resumen son consultas cuyos datos resultantes son un resumen de
los datos del origen de la consulta. Veamos este tipo de consultas con la siguiente actividad.
368
MÓDULO D

Realizar una consulta para obtener el total de Coste por Ciudad de la tabla facturas de
BASEdeDATOS2.
1. Abre la base de datos BASEdeDATOS2 ubicada en la carpeta “Access” del curso.
2. En la ficha “Crear” selecciona el botón Asistente para consultas, en la ventana que
se muestra deja seleccionada la opción “Asistente para consultas sencillas”, y clic en
Aceptar. Elige la tabla Facturas y los campos Ciudad y Coste.
3. Presionar el botón Siguiente.

4. Elige la consulta de tipo Resumen y, a continuación, pulsa el botón Opciones de
resumen para definir los totales.
5. Elige la opción Suma, presionar Aceptar y luego Siguiente.
369
Aula Mentor
6. Teclea como nombre de la consulta: Coste por ciudad.
7. Clic en Finalizar. A continuación, se visualiza la hoja de datos resultante con la suma

de todos los costes por ciudad. Una vez visualizada, puedes cerrar la consulta y la base
de datos.
370
MÓDULO D
17.. Consulta en vista de diseño

Las consultas se pueden realizar en “vista de diseño” para así poder aplicar más características
a las consultas a realizar. Por ejemplo: Vamos a abrir “BasedeDatos1” y la tabla “Empleados” y a
continuación clic en Crear > Consultas > Diseño de consulta.
Clic en Agregar de la ventana “Mostrar tabla” para indicar con qué tabla vamos a trabajar
Clic en Cerrar de la ventana Mostrar tabla. Hacer doble clic sobre los campos con los
que se quiere trabajar para agregar dichos campos a nuestra consulta.
Si por ejemplo, solo se desea que se muestren los registros que contengan como Ciudad
“Barcelona”, en “Criterios” de “Ciudad” habría que escribir “Barcelona”, como se aprecia en la
siguiente figura:
371
Aula Mentor
También se pueden aplicar más criterios en la casilla “o”. En la lista desplegable de

“Orden” se puede aplicar la ordenación alfabética por dicho campo.
Si un campo no se desea mostrar en la consulta, desactivar su casilla correspondiente.
Al cerrar la consulta nos preguntará si se desea guardar la consulta. En caso afirmativo

nos pedirá con qué nombre se desea guardar dicha consulta. Al abrir la consulta realizada se
mostrará con los criterios establecidos.
372
MÓDULO D
UNIDAD 18. FORMULARIOS
18.1. Introducción a los formularios

Los formularios son herramientas que nos permiten ver los datos de las tablas o consultas registro
a registro. Son muy útiles a la hora de trabajar con los registros de la base de datos, ya que nos
permite crear un interfaz a nuestro gusto, que es mucho más cómodo que trabajar directamente
en una tabla. Hay tres formas de crear un formulario:
• El asistente para formularios: Este asistente nos pedirá una serie de datos y con
ellos creará los formularios para que podamos comenzar a usarlos inmediatamente. Nos
permite crear formularios con un aspecto muy profesional y sin necesidad de invertir
grandes cantidades de tiempo.
• Autoformularios: Este asistente no nos hace ninguna pregunta ni nos pide ningún
dato, creando un formulario rápidamente. Obviamente, las funcionalidades y el nivel
de personalización de estos formularios son mínimos, pero son de gran utilidad para
formularios temporales, utilizados por ejemplo para cargar datos en una tabla y que no
van a volver a utilizarse.
• Diseño del formulario: Este es el mecanismo menos automatizado para crear formularios.
Nos permite llevar un control total a la hora de diseñarlo, pero requiere experiencia en
base de datos.
Un formulario es una ventana que muestra un conjunto de controles como etiquetas,

cuadros de texto, casillas de verificación y listas para ver, escribir y editar la información
almacenada en campos de las tablas de una base de datos. La utilidad de dicho mecanismo
consiste en facilitar el acceso a los datos en lugar de abrir la tabla directamente en la vista de
hoja de datos, la diferencia es evidente, ya que mientras que la tabla almacena los datos reales,
el formulario no es más que una herramienta para acceder a los mismos.
Para no perder tiempo creando un formulario, la aplicación incluye un asistente que

nos evita crear nuestro formulario desde cero, ya que lo genera automáticamente dependiendo
de los campos que queramos incluir. Una vez elegidos los campos se nos permite seleccionar
la presentación de los mismos en el formulario: columnas, tabular, hoja de datos o justificado.
Después se nos permite modificar el estilo del mismo con diferentes gráficos que presenta el
propio programa. Debemos seleccionar el que más nos guste y se ajuste al estilo que queramos
darle a nuestra base de datos. Hay que tener en cuenta que, aunque el asistente crea el formulario,
más tarde podremos modificarlo a nuestro antojo mediante la “vista diseño” del programa, con lo
que nos será más fácil modificarlo que crearlo de la nada.
Por tanto, un formulario es la forma más cómoda y sencilla de trabajar con los datos que
la vista hoja de datos de la tabla. Los formularios se usan para:
• Introducir datos.
• Calcular totales u otras expresiones.
• Mostrar gráficos, imágenes y otros formularios (subformularios).
• Presentar la información de forma más profesional.
En este curso crearemos formularios utilizando el asistente para formularios de

Access.
373
Aula Mentor
18.2. Crear formularios utilizando el asistente

Un asistente realiza gran parte del trabajo de creación del formulario, pero permite que el usuario
decida sobre puntos importantes de dicha creación: qué tablas o consultas se van a usar, qué
campos se incluirán, qué diseño tendrá el formulario, etc.
Si se modifican los datos de los registros en el formulario, automáticamente variarán en la

tabla de la que dependen dichos registros. Con las consultas también se pueden crear formularios.
Para abrir el formulario creado tan solo hay que hacer doble clic en su nombre .
En la siguiente actividad se explica cómo crear un formulario utilizando el asistente.

En BASEdeDATOS1 crear un formulario compuesto por todos los campos de la tabla
Empleados.
1. Abre la base de datos BASEdeDATOS1 ubicada en la carpeta Access del curso Archivo
> Abrir > Examinar, buscar y selecciona la base de datos en la carpeta Access del curso
y presiona Abrir.
2. En la ficha Crear haz clic en el botón Asistente para formularios del grupo “Formularios”
para comenzar a diseñar el formulario.
3. Selecciona la tabla Empleados y añade cinco campos.
374
MÓDULO D
4. Tras hacer clic en Siguiente, se puede elegir entre los distintos tipos de distribución
que se pueden aplicar al formulario. Las opciones de distribución son “En columnas”,
“Tabular”, Hoja de datos” y “Justificado” y puedes ver cómo quedaría en la parte izquierda
de la ventana. Deja seleccionado “En columnas”.
5. Pulsa en Siguiente.
6. Ahora se puede especificar el nombre que va a tener el formulario. Escribe el nombre
“Empleados por Departamento” y con la opción “Abrir el formulario para ver o introducir
información” activada, pulsa en Finalizar, mostrándose el primer registro del formulario
creado.
7. Para desplazarnos por los distintos registros, tan solo hay que hacer clic en y . Con
nos posicionamos en el último registro y con nos posicionamos en el primero.
375
Aula Mentor
8. Una vez visualizados los distintos registros, cierra el formulario haciendo clic en el
botón “Cerrar” del formulario.
18.3. Borrar formularios

Si se ha creado un formulario y se desea eliminarlo para volver a crearlo, tan solo hay que
seleccionarlo de la relación de objetos (en el ejemplo de la figura el formulario se llama “prueba”).
A continuación, presionar la tecla suprimir <Supr> o hacer clic en Inicio > Registros >
Eliminar . De forma similar se realiza para borrar tablas, consultas e informes. Para
eliminar un objeto (tabla, consulta, formulario o informe), tiene que estar cerrado.
Actividad guiada 135

Borrar el formulario “Editorial” de la base de datos “Biblioteca”.
1. Abre la base de datos Biblioteca, Archivo > Abrir > Examinar, busca y selecciona la
base de datos en la carpeta Access del curso y presiona Abrir.
2. Selecciona el formulario Editorial haciendo un clic sobre él.
3. Haz clic en Inicio > Registros > Eliminar .
4. Haz clic en Sí. Observa que el formulario “Editorial” se ha borrado.
376
MÓDULO D
18.4. Propiedades de los documentos

Todos los documentos de Office llevan asociado un conjunto de propiedades. Éstas incluyen
desde el nombre y el tamaño del archivo, hasta otras configurables por el usuario. Las propiedades
se almacenan como parte del archivo del documento, esto quiere decir, que las propiedades
acompañarán siempre al documento, sea cual sea su ubicación. Se podrá guardar el archivo en
un dispositivo externo o mandarlo por correo electrónico y las propiedades siempre irán con él.
Para acceder a estas propiedades hay que hacer clic en el menú Archivo > Información donde
aparecerán los botones
• “Compactar y reparar”,
• “Administrar usuarios y permisos”, y
• “Establecer contraseña para la base de datos”.
Además, podremos ver otras propiedades y opciones de configuración en Archivo >

Opciones:
377
Aula Mentor

Visualizar las propiedades de la base de datos “Biblioteca”.
1. Con la base de datos “Biblioteca” abierta, clic en el menú Archivo > Información y
Archivo < Opciones.
2. Una vez visualizadas las propiedades del documento, clic en Aceptar.
3. Cierra la base de datos y el programa Access.
378
MÓDULO D
UNIDAD 19. INFORMES
19.1. Introducción a los Informes

Los informes son herramientas para generar información impresa, como resúmenes de ventas,
etiquetas, recibos, etc. Al igual que un formulario o una consulta, el informe se crea una sola
vez y, posteriormente, se usa tantas veces como sea necesario. Pueden modificarse en cualquier
momento. En un informe se puede:
• Organizar y presentar los datos en grupo.

• Obtener totales y porcentajes parciales y generales.
• Incluir subinformes y gráficos.
• Presentar la información de manera atractiva y profesional.
El formato de los formularios es muy adecuado para trabajar con los datos en la pantalla,
pero no lo es tanto para presentarlos impresos en papel. Con este propósito, Access tiene los
informes. Los informes permiten presentar los datos de una tabla o consulta de una forma
elegante impresos sobre papel.
La creación de informes y formularios sigue exactamente los mismos mecanismos y

principios. Para crear informes se tienen las mismas tres posibilidades: vista de diseño, asistente
para informes y asistente para autoinformes. En este curso se crearán informes utilizando el
“asistente para informes”.
La principal diferencia entre un formulario y un informe es su destino. Los formularios

se usan para trabajar con los datos y los informes para presentarlos. Por ello los datos de los
formularios son editables y los de los informes no. No pueden modificarse. Así, los informes
tienen barra de navegación, pero no permiten seleccionar registros, eliminarlos, crear nuevos
registros, ordenar los datos ni filtrarlos.
Los informes se utilizan para imprimir información procedente de la base de datos. El

informe se puede diseñar con la ayuda de un asistente (lo que permitirá ahorrar mucho tiempo y
trabajo) o bien desde la vista diseño. Una vez generado éste, se puede acudir a la cuadrícula de
diseño, en la que se puede ver cada uno de los controles que muestran elementos de información.
Al definir un control se especifica no solo el origen de la información en la base de datos, sino
también la posición del control en el informe impreso y su aspecto.
Los informes y formularios son similares en el diseño y funcionamiento, con la salvedad

de que los formularios son diseñados para pantalla y los informes para impresora. Por tanto,
prácticamente todo lo visto para formularios es aplicable a los informes.
Un informe sirve para generar listados impresos en papel con información procedente
de las tablas. La tabla o consulta de donde un informe extrae los datos se llama tabla/consulta
asociada.
Los informes no guardan información, solo una presentación gráfica de los datos
contenidos en tablas o los hallados en consultas. Esta presentación gráfica está orientada a la
impresión de los datos.
379
Aula Mentor
19.2. Crear informes utilizando el asistente

Se puede crear un informe desde cero o hacer que Access cree un informe automáticamente
mediante un asistente para informes. Un asistente para informes acelera el proceso para crear un
informe ya que hace todo el trabajo básico. Cuando se usa un asistente para informes, éste pide
información y crea un informe basado en las respuestas recibidas. Cuando el informe esté creado
con el asistente, se puede cambiar a la vista diseño para personalizarlo.
El asistente de informes es uno de los más útiles, ya que no tendremos que molestarnos en
generar nuestros propios informes. El asistente presenta varias opciones que nos permitirán crear
los informes en cuestión de segundos. Una vez elegidos los campos y su nivel de agrupamiento,
podremos seleccionar el orden que queramos aplicar a los distintos registros. Además, se
nos permite seleccionar distintos tipos de distribución, así como si queremos presentarlos en
horizontal o en vertical.
Después nos permite modificar el estilo del mismo con diferentes opciones que presenta
el propio programa. Debemos seleccionar el que más nos guste y se ajuste al estilo que queramos
darle a nuestra base de datos. En los informes no se pueden cambiar los datos, así que si
cambiamos alguno, deberemos crear el informe de nuevo.
Los cuadros de diálogo que nos vamos a encontrar al realizar un informe con el asistente
son:
1. Lo primero para hacer un informe con el asistente es elegir la tabla o tablas de donde
proceden los datos: se elige una tabla, se añaden los campos necesarios a “campos
seleccionados” y se repiten ambos pasos hasta tener todos los datos.
Para abrir el asistente iremos a la ficha Crear > Informes > Asistente para informes.
380
MÓDULO D
2. Seleccionar los campos que se van a utilizar para agrupar los registros al imprimirlos.
Por ejemplo, se pueden agrupar todos los registros de una empresa. De esta forma, la
empresa aparecerá una sola vez y, a continuación, se imprimirán todos los productos que
lo componen.
3. Si es necesario, se pueden ordenar las distintas líneas dentro de un mismo grupo. Por
ejemplo, se podrían ordenar los productos de un pedido por número de factura. Es posible
ordenar por cuatro campos distintos.
En este paso se pueden establecer cálculos de resumen sobre los campos numéricos de
la consulta. Haciendo clic en el botón “Opciones de resumen” el asistente mostrará el cuadro
opciones de resumen.
381
Aula Mentor
En el que se indica qué operación se quiere realizar con los datos, si se quiere detalle y
resumen o solo resumen, y si se quiere poner también porcentajes.
4. Indicar la distribución de los datos en el informe. Se puede comprobar la apariencia

de una determinada distribución en la figura siguiente. También se puede decir si la
orientación de página será horizontal o vertical, y qué ajuste de ancho de los campos para
que quepa en una página.
5. Escribir el título del informe, e indicar si se quiere ver el informe en vista previa o en
vista diseño para modificarlo.
382
MÓDULO D
Al finalizar se puede ver el informe creado y preparado para imprimir.
383
Aula Mentor

En la base de datos Empleados crear un informe compuesto por los campos Nombre,
Apellido y Fecha Contratación de la tabla Empleados. Con las siguientes características:
Nivel de agrupamiento por Apellido.
Ordenación por Nombre y orden ascendente.
Distribución En pasos y orientación vertical.
Nombre del informe: Ejemplo de informe.
1. Abre la base de datos Empleados ubicada en la carpeta “Access” del curso.

2. En la ficha Crear haz clic en el botón “Asistente para informes”
del grupo “Informes”, para comenzar a diseñar el informe.
3. De la tabla Empleados añade los campos Nombre, Apellido, Teléfono y Sueldo.
4. Haz clic en Siguiente. Establece como nivel de agrupamiento por Apellido.
4. Haz clic en Siguiente. Establece como nivel de agrupamiento por Apellido.
384
MÓDULO D
5. Haz clic en Siguiente. Establece como ordenación por Nombre y dejar el orden
“ascendente”, como ya viene por defecto.
6. Haz clic en Siguiente. Establece como distribución “En pasos” y orientación vertical.
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Aula Mentor
7. Haz clic en Siguiente. Dar como nombre al informe, ejemplo de informe.
8. Haz clic en Finalizar. Visualizándose el informe creado.
9. Cerrar la base de datos Empleados.
386
MÓDULO D
19.3. Crear etiquetas con el asistente

El asistente para etiquetas, ayuda a la creación de informes tipo etiquetas; con este formato se
pueden confeccionar etiquetas postales. El asistente ayuda a la elección de los campos a incluir
en la etiqueta y al diseño de la misma. Estas etiquetas son un tipo de informe de Access que
permite imprimir información de una tabla o consulta en forma de etiquetas.
Para comenzar a crear etiquetas hay que seleccionar o abrir la tabla o consulta que se va
a utilizar.
Clic en la ficha Crear > Informes > Etiquetas . A continuación, hay que
elegir el tamaño de las etiquetas; este depende del papel de impresión de etiquetas que se tenga,
dependiendo del modelo habrá una, dos o tres etiquetas por fila. En la caja de las etiquetas
suele venir el nombre del modelo, que está en la primera columna. En la segunda columna se
encuentran las dimensiones de la etiqueta, estas dimensiones se pueden ver en dos tipos de
medidas: inglesa o métrica, dependiendo la selección del apartado “Unidad de medida”. También
se puede seleccionar si el papel en el que se imprimirán las etiquetas es continuo o si son hojas
sueltas.
Tras presionar en “Siguiente”, se muestra la ventana para seleccionar el formato del texto
de las etiquetas.
387
Aula Mentor
En la siguiente ventana se seleccionan los campos que aparecerán en la etiqueta. Los

campos aparecerán en la misma línea si no se pulsa la tecla intro después de insertar un campo.
Para agregar espacio entre los campos en el cuadro “Etiqueta prototipo”, presionar la barra
espaciadora del teclado. Para quitar un campo del cuadro, presionar la tecla “retroceso”.
El orden que presenten las etiquetas puede ser el que se utilizó cuando se introdujeron
los datos u otro distinto. Tras presionar en “Siguiente” se permite seleccionar el campo por el que
se ordenarán las etiquetas para la impresión.

En la siguiente ventana se indica el nombre del informe y el siguiente paso, ya sea para
ver la vista previa de las etiquetas, o para modificar el diseño de las etiquetas en Vista diseño
en el caso de querer personalizar el diseño.
388
MÓDULO D
Si no se desea imprimir todos los datos del origen de registros, es mejor crear previamente
una consulta como el origen de recursos del informe de etiqueta.
Para obtener una vista previa de las etiquetas, abrir el informe de etiqueta y así obtener
una vista previa del mismo modo que se obtendría una vista previa de otro informe.
19.4. Informe con valores de resumen

Cuando un campo contiene valores numéricos, en el informe se puede calcular el total (suma),
promedio, máximo y mínimo de los valores de los registros.

En la base de datos Empleados crear un informe compuesto por los campos Nombre,
Apellido, Nombre Departamento y Sueldo de la tabla Empleados. Con las siguientes
características:
Nivel de agrupamiento por Departamento.
Ordenación por Apellido y orden ascendente.
Opciones de resumen: Suma del campo Sueldo.
Distribución: Bloque y orientación horizontal.
Nombre del informe: ejemplo informe 2.
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Aula Mentor
1. Abre la base de datos Empleados ubicada en la carpeta “Access” del curso Archivo >
Abrir > Examinar, busca y selecciona la base de datos en la carpeta Access del curso y
presiona Abrir.
2. En la ficha Crear > Informes > hacer clic en el botón Asistente para informes
para comenzar a diseñar el informe.
3. De la tabla Empleados añadir los campos Nombre, Apellido, Nombre Departamento
y Sueldo.
4. Haz clic en Siguiente. Establece como nivel de agrupamiento por Nombre

Departamento.
390
MÓDULO D
5. Haz clic en Siguiente. Establece como ordenación por Apellido y ascendente.
6. Haz clic en Opciones de resumen y establece el valor Suma.
7. Haz clic en Aceptar > Siguiente. Establece como distribución Bloque y orientación
horizontal.
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Aula Mentor
8. Haz clic en Siguiente. Dar como nombre al informe, Ejemplo informe 2.
9. Haz clic en Finalizar. Visualizándose el informe creado
10. Cierra la base de datos “Empleados”.
392
MÓDULO D
19.5. Informe de una consulta

Lo más importante, a la hora de crear un informe, es planificar el origen del mismo. Es decir,
decidir si los datos de éste provendrán de una tabla o de una consulta. Normalmente, se suele dar
este último supuesto, ya que es habitual que la información proceda de varias tablas. En el caso
de que solo venga de una tabla, se suelen filtrar los datos para que el informe muestre una parte
de los registros. Así que, obviamente, se hace imprescindible el diseño previo de una consulta.
El proceso a seguir es el mismo que en los ejemplos anteriores, solamente hay que
seleccionar la consulta con la que se va a trabajar, en la primera ventana que presenta el asistente.
En la figura anterior se puede apreciar que han seleccionado todos los campos de la
consulta “Empleados de publicidad”.

En la base de datos Empleados crear un informe compuesto todos los campos de la
consulta Empleados de publicidad. Con las siguientes características:
Nivel de agrupamiento por Nombre Departamento.
Ordenación por Apellido y orden ascendente.
Distribución En pasos y orientación vertical.
Nombre del informe: Actividad 141.
1. Abre la base de datos Empleados ubicada en la carpeta Access del curso.

2. En la ficha Crear haz clic en el botón “Asistente para informes”
del grupo “Informes”, para comenzar a diseñar el informe.
3. De la consulta Empleados de publicidad añade todos sus campos.
4. Haz clic en Siguiente. Establece como nivel de agrupamiento por Nombre
Departamento.
5. Haz clic en Siguiente. Establece como ordenación por Apellido y dejar el orden
Ascendente, como ya viene por defecto.
393
Aula Mentor
6. Haz clic en Siguiente. Establece como distribución En pasos y orientación vertical.

7. Haz clic en Siguiente. Dar como nombre al informe, Actividad 141.
8. Haz clic en Finalizar. Visualizándose el informe creado.
Al abrir un informe, en la ficha Inicio hacer clic en el botón Ver y seleccionar Vista
preliminar.
La barra de herramientas “Vista preliminar” que aparece es la siguiente:
- Imprimir: Imprime el informe inmediatamente. También se puede hacer en el menú Archivo

> Imprimir, abriéndose el cuadro de diálogo Imprimir.
- Sección “Tamaño de página” tenemos los botones Tamaño y Márgenes, así como la
opción de imprimir solo los datos.
394
MÓDULO D
- Sección “Diseño de página” se puede configurar en vertical, horizontal y columnas.
- Sección “Zoom”.
• Una página: Muestra una página del informe completa.

• Dos páginas: Muestra dos páginas completas (en el caso de que el informe tenga
más de una página).
• Más páginas: Muestra una matriz de páginas completas.
- Sección “Datos”. Exporta el informe seleccionado a un archivo de las opciones que

aparecen (hoja de cálculo, texto, PDF, etc.)
- Cerrar vista previa de impresión: Cierra la vista preliminar.
395

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Iniciación a Office Ministerio

COLECCIÓN AULA MENTOR SERIE OFIMÁTICA

Edición y maquetación de contenidos

Diseño gráfico y de portada

MÓDULO A. Procesador de textos - Microsoft Word....................................................................... 20

UNIDAD 1. EDICIÓN DE DOCUMENTOS DE TEXTO.......................................................................21

UNIDAD 2. FORMATO DE DOCUMENTOS........................................................................................51

2.4. Lista con viñetas y numeradas................................................................................................58

UNIDAD 3. MEJORAR DISEÑO DEL DOCUMENTO..........................................................................73

UNIDAD 4. HERRAMIENTAS DE WORD...........................................................................................103

UNIDAD 5. INSERTAR ELEMENTOS..................................................................................................130

UNIDAD 7. IMÁGENES Y GRÁFICOS................................................................................................159

MÓDULO B. Presentaciones - Powerpoint..................................................................................... 185

UNIDAD 8. CREACIÓN DE PRESENTACIONES Y DIAPOSITIVAS...................................................186

UNIDAD 9. EFECTOS DE TRANSICIÓN Y ANIMACIÓN..................................................................214

UNIDAD 10. OPERACIONES CON ARCHIVOS.................................................................................237

UNIDAD 11. CREAR UNA HOJA DE CÁLCULO................................................................................246

UNIDAD 12. FORMATO......................................................................................................................265

UNIDAD 13. DATOS...........................................................................................................................282

13.6. Insertar una hoja de cálculo en un documento de Word.................................................294

UNIDAD 14. FUNCIONES...................................................................................................................297

UNIDAD 15. GRÁFICOS E IMÁGENES..............................................................................................318

MÓDULO D. Base de datos - Microsoft Access.............................................................................. 336

UNIDAD 16. TABLAS..........................................................................................................................342

UNIDAD 18. FORMULARIOS..............................................................................................................373

UNIDAD 19. INFORMES.....................................................................................................................379

Office es un paquete de aplicaciones dentro de la categoría de aplicaciones ofimáticas. La

Las aplicaciones que estudiaremos en este curso son:

• Word: procesador de textos para crear, dar formato e imprimir documentos.

Al ser un curso de iniciación, el objetivo será el conocimiento y uso de las funcionalidades

1. Acceso a las aplicaciones.

En el margen izquierdo de la ventana de inicio de Excel aparecen los últimos archivos

Si no se encuentra el archivo buscado en los archivos recientes, se utilizará el comando

• Cinta de opciones. La cinta de opciones es un conjunto de barras de herramientas en

• Barra de estado. Proporciona información adicional sobre cualquier programa y se

OneDrive. La nube de Microsoft.

OneDrive permite que distintas personas elaboren y modifiquen un mismo documento

Para utilizar este servicio es necesario estar conectado a Internet.

• 5 GB de espacio online gratis. En ellos se puede almacenar documentos, fotos,

¿Cómo entrar en OneDrive?

Actividad guiada (opcional):

Cuando un usuario se registra, su nombre y apellidos aparecerán siempre en la barra de

Al pinchar en el nombre o en la foto aparecerá su dirección de correo, la configuración

Crear carpetas en OneDrive

En la parte inferior de la ventana, a la izquierda de la pantalla principal, se indica el

• Descargar. Con las opciones de abrir el archivo o guardarlo en tu PC.

Crear archivos en OneDrive

• Hacer clic en el botón Nuevo y elegir Documento de Word, Libro de Excel, Presentación

• Usar el programa web como si se tratase de una versión de Office instalada en tu

Editar online documentos de Office:

• Buscar el archivo dentro de OneDrive y hacer clic.

Para ver las diferentes versiones de un archivo:

• Seleccionar el archivo y clic con el botón secundario y seleccionar Historial de versiones.

Hacer clic en usuario y seleccionar Cerrar sesión.

¡Recuerda que para guardar (o abrir) documentos en OneDrive debes estar

UNIDAD 1. EDICIÓN DE DOCUMENTOS DE TEXTO

Microsoft Word 2016 es el procesador de textos por excelencia. Microsoft ha perfeccionado

El sitio web oficial del programa es https://products.office.com/es-es/word, donde se

1.2. Iniciar y salir de Word

1.2.1. Iniciar Word desde Windows