ACCESS 2019 - 365.

Curso práctico paso a paso

© Publicaciones Altaria 1
 ACCESS 2019 - 365. Curso práctico paso a paso

ACCESS 2019 - 365. Curso práctico paso a paso

© Jorge Sánchez Asenjo
© De la edición: PUBLICACIONES ALTARIA, S.L.
Se ha puesto el máximo interés en ofrecer al lector una información completa y precisa.
No obstante, PUBLICACIONES ALTARIA, S.L. no asume ninguna responsabilidad
derivada del uso, ni tampoco por cualquier violación de patentes y otros derechos de
terceros que pudieran ocurrir mientras este libro esté destinado a la utilización de afi-
cionados o a la enseñanza. Las marcas o nombres mencionados son únicamente a título
informativo y son propiedad de sus registros legales.
Reservados todos los derechos.
Ninguna parte de este libro puede ser reproducida, registrada en sistema de al-
macenamiento o transmitida de ninguna forma ni por cualquier procedimiento,
ya sea electrónico, mecánico, reprográfico, magnético o cualquier otro. Queda
también prohibida la distribución, alquiler, traducción o exportación sin la
autorización previa y por escrito de PUBLICACIONES ALTARIA, S.L.

ISBN: 978-84-949881-4-1
Depósito legal: B 16687-2019
1.ª edición: junio 2019
Revisado por: Sonia Vives
Idea diseño cubierta: Leonel Yescas
Impreso en España - Printed in Spain
Colaboración de: CECIM (https://www.grupocecim.com)
Editado por:
PUBLICACIONES ALTARIA, S.L.
Tel. 935161966
email: [email protected]

CONSULTE NUESTRO CATÁLOGO POR INTERNET:

http://www.altariaeditorial.com
Podrá estar al corriente de todas las novedades.

2 © Publicaciones Altaria
 ACCESS 2019 - 365. Curso práctico paso a paso

Todas las prácticas del libro se podrán descargar desde

www.altariaeditorial.com,
acudiendo a la ficha de explicación.

¿A quién va dirigido este libro?

Este libro se encuentra principalmente dirigido a todas aquellas personas con
alma autodidacta interesadas en sumar a sus conocimientos las principales
novedades incorporadas en Access 2019, ofreciendo un amplio recorrido sobre
el manejo de la extensa gama de herramientas que a lo largo de los años se
han mantenido vigentes y que han demostrado ser vitales para la resolución
de problemas tanto en la vida laboral como cotidiana.
De igual manera, resulta un manual de especial interés para instituciones
educativas y centros de formación comprometidos con suministrar en sus
espacios información adecuada a las últimas tendencias, exponiendo una
base multifuncional que permita a sus estudiantes obtener los mejores y más
dilatados conocimientos con el objetivo de desempeñar sus capacidades de
mane ra eficiente.
En este libro se plasman muchos años de experiencia en docencia y ca-
pacitación en el área, abordando cada tópico de forma directa, sin expresar
tecnicismos que puedan interferir en el aprendizaje del estudiante. Además,
los ejercicios expuestos están ideados para contribuir al razonamiento de la
información, con el propósito de aportar una alternativa significativa que per-
mita obtener el dominio de la aplicación y de cada una de sus herramientas.

¿Cómo está estructurado el libro?

Para sacar partido de los contenidos del libro no es necesario poseer cono-
cimientos previos sobre Access o incluso sobre el funcionamiento de las bases
de datos. Los dos primeros capítulos explican lo que aporta Access al trabajo
profesional y los fundamentos necesarios para comprender el funcionamiento
de las bases de datos relacionales.
La estructura del libro se ha diseñado para facilitar un conocimiento prác-
tico que permita aplicar lo aprendido desde el primer momento. Para ello se

© Publicaciones Altaria 3
 ACCESS 2019 - 365. Curso práctico paso a paso

utilizan ejemplos de bases de datos descargables que permiten aprender el

funcionamiento de Access desde la experiencia directa.
En cada capítulo se recorren los distintos componentes de Access y se pro-
ponen ejercicios que recomendamos resolver para promover un aprendizaje
basado en la resolución de retos y problemas que hacen que la asimilación de
conceptos y técnicas sea más correcta y duradera.
Al final del libro se desarrolla un proyecto completo para poder poner en
práctica en uno solo la aplicación de las habilidades promovidas en el resto
de los capítulos.
Un capítulo final contiene la solución a todos los ejercicios, las cuales son
también descargables en archivos reales de Access.

4 © Publicaciones Altaria
 ACCESS 2019 - 365. Curso práctico paso a paso

Índice general
¿A quién va dirigido este libro? ................................................................ 3
¿Cómo está estructurado el libro? ........................................................... 3

Capítulo 1
Introducción a Access 2019 ......................................... 15
¿Qué es Access? ................................................................................... 15
Access y Office ....................................................................................... 15
Office 2019, Office Online y Office 365 .................................................. 16
Office 2019....................................................................................................................16
Office Online .................................................................................................................16
Office 365......................................................................................................................17
¿Qué opción elegir?......................................................................................................18
Diferencias entre Access 2019 y Access Office 365 ....................................................18
Instalación de Office 365 y Office 2019 .................................................. 19
Uso del espacio en la nube dentro de Office ................................................................21

Capítulo 2
Funcionamiento básico de las bases de datos
de Access ........................................................................ 23
¿Qué es una base de datos? ................................................................. 23
Fundamentos de las bases de datos relacionales ................................. 24
Tablas, registros y campos ...........................................................................................24
Claves principales .........................................................................................................25
Claves alternativas........................................................................................................25
Relacionar datos de las tablas ............................................................... 26
Interfaz inicial de Access ........................................................................ 28
Crear bases de datos en Access ............................................................ 29
Crear una base de datos en blanco ..............................................................................29
Crear una base de datos a partir de una plantilla .........................................................30
¿Crear bases de datos en blanco o crear bases de datos a partir de plantillas? ........................ 32
Abrir bases de datos............................................................................... 33
Elementos de la interfaz de trabajo de Access....................................... 34
Elementos de las bases de datos de Access ......................................... 36
Diseño y datos de los objetos................................................................. 37

© Publicaciones Altaria 5
 ACCESS 2019 - 365. Curso práctico paso a paso

Capítulo 3
Creación de tablas básicas en Access ..................... 39
Crear tablas en Access........................................................................... 39
Bases de la creación de tablas .....................................................................................39
Crear tablas directamente escribiendo su contenido ....................................................40
Crear tablas desde la vista de diseño ...........................................................................41
Guardar la tabla ............................................................................................................42
Sobre el nombre de los campos y las tablas ................................................................43
Tipos de datos de Access ....................................................................... 44
Textos............................................................................................................................46
Números .......................................................................................................................47
Autonuméricos ..............................................................................................................47
Fechas y horas .............................................................................................................48
Sí/No ............................................................................................................................48
Almacenamiento de datos externos..............................................................................48
Datos calculados...........................................................................................................49
Columna de búsqueda ..................................................................................................50
Preparación de un diseño completo de una tabla .................................. 50
Campos de la tabla .......................................................................................................50
Establecer la clave principal de la tabla ........................................................................51
Uso de la vista de Hoja de datos ............................................................ 52
Añadir datos a las tablas...............................................................................................52
Eliminar datos y registros enteros.................................................................................54
Rellenar datos complejos ....................................................................... 55
Rellenar fechas y horas ................................................................................................55
Hipervínculos ................................................................................................................56
Crear hipervínculos...................................................................................................................... 56
Modificar hipervínculos ................................................................................................................ 56
Quitar hipervínculos ..................................................................................................................... 58
Campos de tipo Sí/No ...................................................................................................58
Objetos OLE .................................................................................................................58
Añadir datos OLE ........................................................................................................................ 58
Mostrar datos OLE....................................................................................................................... 59
Eliminar datos OLE ...................................................................................................................... 59
Datos adjuntos ..............................................................................................................59
Funcionamiento ........................................................................................................................... 59
Administrar datos adjuntos .......................................................................................................... 60
Ejercicios ................................................................................................ 61
Ejercicio 3.1 ..................................................................................................................61

Capítulo 4
Manejo avanzado de la vista de datos .................... 63
Teclas avanzadas de edición.................................................................. 63
Modificar diseño visual de base de datos .....................................................................64
Modificar el formato en el que aparecen los datos .......................................................64
Manipular columnas ......................................................................................................65

6 © Publicaciones Altaria
 ACCESS 2019 - 365. Curso práctico paso a paso

Cambiar anchura de columnas .................................................................................................... 65

Mover una columna ..................................................................................................................... 66
Cambiar el nombre de una columna............................................................................................ 67
Inmovilizar columnas ................................................................................................................... 67
Ocultar columnas ......................................................................................................................... 68
Mostrar campos ocultos............................................................................................................... 68
Buscar y reemplazar datos ..................................................................... 69
Búsqueda de datos .......................................................................................................69
Búsquedas avanzadas con caracteres comodín ..........................................................70
Reemplazar datos .........................................................................................................71
Ordenar los datos ................................................................................... 72
Ordenar .........................................................................................................................72
Eliminar el orden ...........................................................................................................73
Filtros ...................................................................................................... 74
Filtros rápidos ...............................................................................................................74
Quitar filtros...................................................................................................................75
Filtro basado en la selección ........................................................................................76
Filtro basado en formulario ...........................................................................................76
Filtro avanzado .............................................................................................................77
Cálculo de totales ................................................................................... 79
Ejercicios ................................................................................................ 80
Ejercicio 4.1 ..................................................................................................................80
Ejercicio 4.2 ..................................................................................................................80
Ejercicio 4.3 ..................................................................................................................80
Ejercicio 4.4 ..................................................................................................................80
Ejercicio 4.5 ..................................................................................................................80

Capítulo 5
Diseño avanzado de tablas ......................................... 81
Introducción al diseño avanzado ............................................................ 81
Modificar el tamaño de los campos ........................................................ 83
Modificar el tamaño de los campos de texto.................................................................83
Modificar el tamaño de los campos numéricos .............................................................84
Precisión y escala en el tamaño decimal..................................................................................... 86
Textos largos y números grandes .................................................................................87
Valores predeterminados........................................................................ 87
Propiedad Título ..................................................................................... 88
Campos requeridos ................................................................................ 88
Formato .................................................................................................. 89
Formatos numéricos .....................................................................................................90
Formatos de fecha y hora .............................................................................................90
Formatos manuales ......................................................................................................91
Formatos numéricos manuales.....................................................................................92
Formatos de fecha manuales ...................................................................................................... 93
Formatos de texto ........................................................................................................................ 94
Reglas de validación .............................................................................. 95

© Publicaciones Altaria 7
 ACCESS 2019 - 365. Curso práctico paso a paso
Máscaras de entrada .............................................................................. 96
Utilizar máscaras predefinidas ......................................................................................96
Máscaras manuales ......................................................................................................98
Índices .................................................................................................. 100
Introducción a los índices ...........................................................................................100
Tipos de índices ..........................................................................................................100
Indexar un campo .......................................................................................................101
Índices de varios campos a la vez ..............................................................................102
Establecer relaciones ........................................................................... 104
Preparar las tablas que se relacionan ........................................................................104
Crear las relaciones ....................................................................................................107
Operaciones en la vista de Relaciones.......................................................................110
Modificar una relación.................................................................................................................110
Borrar una relación .....................................................................................................................111
Quitar una tabla del diseño de relaciones ..................................................................................111
Mostrar tablas .............................................................................................................................111
Acceder al diseño de una tabla desde la vista de Relaciones....................................................112
Imprimir las relaciones ................................................................................................................112
Integridad relacional ...................................................................................................................112
Actualizar y eliminar en cascada ................................................................................114
Completar el diseño de la base de datos ...................................................................................114
Actualizar en cascada.................................................................................................................117
Eliminar en cascada ...................................................................................................................118
Operaciones completas sobre tablas ................................................... 120
Cambiar de nombre a una tabla .................................................................................120
Copiar una tabla..........................................................................................................121
Eliminar una tabla .......................................................................................................122
Ejercicios .............................................................................................. 124
Ejercicio 5.1 ................................................................................................................124
Ejercicio 5.2 ................................................................................................................124

Capítulo 6
Uso fundamental de las consultas .......................... 125
Introducción a las consultas ................................................................. 125
Operaciones que son capaces de realizar las consultas ............................................126
Importancia del diseño de la base de datos en las consultas .............. 126
Consultas simples ................................................................................ 134
Creación de consultas desde la vista de Diseño ........................................................134
Añadir campos a la consulta .......................................................................................135
Ver la hoja de datos de la consulta .............................................................................137
Campo asterisco .........................................................................................................138
Manipulación de la zona de diseño de la consulta .....................................................138
Guardar y manipular consultas completas..................................................................140
Ordenación de los datos de la consulta ............................................... 141
Criterios ................................................................................................ 142
Criterio por valor .........................................................................................................143
Comparaciones ...........................................................................................................143
Operador Y .................................................................................................................143
Operador O .................................................................................................................143

8 © Publicaciones Altaria
 ACCESS 2019 - 365. Curso práctico paso a paso

NoEs ..........................................................................................................................147
Es Nulo .......................................................................................................................147
Operador Entre ...........................................................................................................148
Operador Como ..........................................................................................................149
Referencias a otros campos .......................................................................................149
Consultas con cálculos ......................................................................... 151
Operadores matemáticos............................................................................................151
Renombrado de columnas ..........................................................................................152
Operador de concatenación........................................................................................153
Generador de expresiones .........................................................................................154
Propiedades de los campos de la consulta .......................................... 159
Ejercicios .............................................................................................. 160
Ejercicio 6.1 ................................................................................................................159
Ejercicio 6.2 ................................................................................................................159
Ejercicio 6.3 ................................................................................................................160
Ejercicio 6.4 ................................................................................................................160

Capítulo 7
Consultas avanzadas.................................................. 161
Consultas de varias tablas ................................................................... 161
Añadir y quitar tablas al diseño de las consultas ........................................................161
Creación de consultas de varias tablas ......................................................................162
Reglas básicas a tener en cuenta para hacer consultas de varias tablas ..................165
Elegir correctamente las relaciones ............................................................................165
Propiedades de las relaciones ............................................................. 168
Propiedades de la combinación ..................................................................................168
Consultas de no coincidentes .....................................................................................170
Agrupaciones y totales ......................................................................... 173
Necesidad de calcular totales .....................................................................................173
Creación de consultas de totales ................................................................................175
Cálculos que se pueden realizar en las consultas de totales .....................................176
Detalles para una buena creación de consulta de totales ..........................................178
Consultas de referencia cruzada .......................................................... 178
El lenguaje SQL.................................................................................... 181
Consultas de acción ............................................................................. 183
Consultas de creación de tabla...................................................................................183
Consultas de datos anexados.....................................................................................185
Consultas de actualización de datos ..........................................................................187
Consultas de eliminación ............................................................................................189
Ejercicios .............................................................................................. 191
Ejercicio 7.1 ................................................................................................................191
Ejercicio 7.2 ................................................................................................................191
Ejercicio 7.3 ................................................................................................................192
Ejercicio 7.4 ................................................................................................................192
Ejercicio 7.5 ................................................................................................................192
Ejercicio 7.6 ................................................................................................................192
Ejercicio 7.7 ................................................................................................................192

© Publicaciones Altaria 9
 ACCESS 2019 - 365. Curso práctico paso a paso

Capítulo 8
Índice general
Formularios básicos ................................................... 193
Introducción a los formularios............................................................... 193
Creación básica de formularios ............................................................ 194
Crear un formulario a partir de una tabla ....................................................................194
Vistas del formulario ...................................................................................................195
Manipular el formulario completo ................................................................................197
Creación rápida de otros tipos de formulario ..............................................................197
Crear formularios utilizando el asistente de formularios....................... 200
Navegación por los datos del formulario .............................................. 203
Elementos de la Vista Formulario ...............................................................................203
Botones de navegación ..............................................................................................204
Teclas de ayuda a la navegación ................................................................................204
Edición de valores en la Vista Formulario...................................................................205
Búsqueda, filtros y ordenación de los datos ......................................... 206
Búsqueda y reemplazo ...............................................................................................206
Búsqueda rápida .........................................................................................................207
Ordenación .................................................................................................................208
Filtros ..........................................................................................................................208
Filtro por selección..................................................................................................................... 208
Aplicar y quitar filtros ................................................................................................................. 209
Filtro u orden avanzado ..............................................................................................210
Guardar el filtro como consulta ...................................................................................................211
Aplicar una consulta como filtro ................................................................................................. 212
Formularios con subformularios ........................................................... 213
Introducción ................................................................................................................213
Crear formularios con subformularios .........................................................................214

Capítulo 9
Diseño avanzado de formularios ............................ 219
La vista de diseño de formularios ......................................................... 219
Partes de un formulario...............................................................................................219
Propiedades de los elementos del formulario .............................................................221
Seleccionar secciones del formulario .........................................................................222
Seleccionar todo el formulario ....................................................................................222
Cambiar el tamaño de las secciones ..........................................................................223
Cambiar el tamaño del formulario ...............................................................................224
Operaciones básicas con los controles de un formulario ..................... 224
Seleccionar controles..................................................................................................225
Seleccionar un control ............................................................................................................... 225
Seleccionar varios controles ...................................................................................................... 225
Mover controles ..........................................................................................................227
Cambiar el tamaño......................................................................................................228
Borrar controles ..........................................................................................................228
Duplicar controles .......................................................................................................228

10 © Publicaciones Altaria
 ACCESS 2019 - 365. Curso práctico paso a paso

Dar formato a los controles .................................................................. 229

Cambiar el formato de letra ........................................................................................229
Cambiar los colores ....................................................................................................229
Bordes.........................................................................................................................230
Alineación del texto .....................................................................................................231
Copiar formato ............................................................................................................231
Organización de controles .................................................................... 231
Ajustar el tamaño ........................................................................................................232
Ajustar la posición de los controles.............................................................................233
Ajustar el espaciado entre controles ...........................................................................234
Ajustes visuales ..........................................................................................................235
Adelante y detrás ........................................................................................................236
Formato de fondo de las secciones ............................................................................236
Orden de tabulación....................................................................................................237
Inserción manual de controles.............................................................. 238
Diseñar desde un formulario vacío .............................................................................238
Asociar el formulario a una tabla o consulta ...............................................................239
Lista de campos ..........................................................................................................239
Modificar el contenido de las etiquetas .......................................................................240
Cuadro de controles....................................................................................................241
Cuadros de texto.........................................................................................................241
Asociar el control a un campo de la tabla ...................................................................242
Asignar un nombre al control ......................................................................................243
Campos calculados.....................................................................................................244
Insertar etiquetas independientes ...............................................................................245
Líneas y formas ..........................................................................................................245
Insertar imágenes estáticas ........................................................................................246
Controles especializados para rellenar datos....................................... 247
Marco de objeto dependiente .....................................................................................247
Control de datos adjuntos ...........................................................................................248
Casillas de verificación ...............................................................................................249
Botón de alternar ........................................................................................................250
Grupo de opciones......................................................................................................251
Cuadros combinados............................................................................ 254
Uso de cuadros combinados como columnas de búsqueda ......................................254
Uso de cuadros combinados para rellenar campos con valores concretos................260
Añadir subformularios de forma manual............................................... 264
Modificar el subformulario ...........................................................................................268
Ejercicios .............................................................................................. 270
Ejercicio 9.1 ................................................................................................................270

Capítulo 10
Informes ....................................................................... 271
Introducción a los informes................................................................... 271
Creación de un informe rápido ............................................................. 272
Vistas de los informes .......................................................................... 273

© Publicaciones Altaria 11
 ACCESS 2019 - 365. Curso práctico paso a paso

Vista Informes .............................................................................................................273

Vista previa de impresión............................................................................................274
Vista Diseño ................................................................................................................274
Vista Presentación ......................................................................................................275
Las consultas como elemento base de la creación de informes .......... 276
Creación de informes con el asistente de informes.............................. 277
Manejo de la vista previa ...................................................................... 281
Vista Diseño ......................................................................................... 283
Apartados en la Vista Diseño......................................................................................283
La vista de Presentación ..................................................................... 287
Selección de elementos ..............................................................................................287
Acciones disponibles en la vista de Presentación ......................................................288
Manipulación de las secciones del informe .......................................... 289
Creación manual de informes .....................................................................................289
Establecer agrupaciones de forma manual ................................................................290
Modificar el funcionamiento de los grupos..................................................................291
Colocar campos de forma adecuada en los grupos ...................................................294
Ejercicios .............................................................................................. 295
Ejercicio 10.1 ..............................................................................................................295

Capítulo 11
Introducción a otras operaciones avanzadas......... 297
Uso de macros ..................................................................................... 297
¿Qué son las macros? ................................................................................................297
Creación de macros ....................................................................................................297
Asignar macros a botones de formulario ....................................................................299
Modificar macros.........................................................................................................302
Resumen de las macros .............................................................................................303
Importar y exportar datos ..................................................................... 303
Importar objetos de otras bases de datos Access ......................................................303
Importar datos de otras fuentes ..................................................................................306
Exportar datos a otros formatos..................................................................................306

Capítulo 12
Proyecto completo de bases de datos de
Recursos Humanos .................................................... 309
Objetivo ................................................................................................ 309
Creación de la base de datos ............................................................... 310
Configuración de las tablas .................................................................. 311
Creación de la primera tabla .......................................................................................311
Opciones avanzadas en columnas en las columnas ..................................................313

12 © Publicaciones Altaria
 ACCESS 2019 - 365. Curso práctico paso a paso

Añadir la tabla de departamentos ...............................................................................314

Añadir la tabla de cargos ............................................................................................317
Creación de formularios ....................................................................... 321
Formulario de departamentos .....................................................................................321
Introducir datos de cargos a través del formulario ......................................................323
Creación del formulario de cargos de la empresa ......................................................324
Formulario de empleados ...........................................................................................331
Cuadro combinado para rellenar el cargo de los empleados .................................................... 331
Crear consulta para mostrar los datos de los empleados ......................................................... 335
Crear un cuadro combinado para rellenar el nombre del encargado de cada departamento ... 337
Añadir botón para agregar departamentos desde el propio formulario de cargos .................... 340
Crear un formulario para rellenar cargos y personal a la vez .....................................344
Crear una consulta que resuma todos los datos a la vez .......................................................... 346
Crear una consulta de incremento del salario mínimo .............................................................. 348
Crear un informe de resumen general.................................................. 350
Crear un formulario de navegación ...................................................... 355

Capítulo 13
Solución a los ejercicios ............................................ 357
Capítulo 3 ............................................................................................. 357
Ejercicio 3.1 ................................................................................................................357
Capítulo 4 ............................................................................................. 359
Ejercicio 4.1 ................................................................................................................359
Ejercicio 4.2 ................................................................................................................360
Ejercicio 4.3 ................................................................................................................360
Ejercicio 4.4 ................................................................................................................361
Ejercicio 4.5 ................................................................................................................362
Capítulo 5 ............................................................................................. 363
Ejercicio 5.1 ................................................................................................................363
Ejercicio 5.2 ................................................................................................................371
Capítulo 6 ............................................................................................. 375
Ejercicio 6.1 ................................................................................................................375
Ejercicio 6.2 ................................................................................................................376
Ejercicio 6.3 ................................................................................................................376
Ejercicio 6.4 ................................................................................................................377
Capítulo 7 ............................................................................................. 377
Ejercicio 7.1 ................................................................................................................377
Ejercicio 7.2 ................................................................................................................378
Ejercicio 7.3 ................................................................................................................378
Ejercicio 7.4 ................................................................................................................379
Ejercicio 7.5 ................................................................................................................380
Ejercicio 7.6 ................................................................................................................380
Ejercicio 7.7 ................................................................................................................381
Capítulo 9 ............................................................................................. 381
Ejercicio 9.1 ................................................................................................................381
Capítulo 10 ........................................................................................... 388
Ejercicio 10.1 ..............................................................................................................388

© Publicaciones Altaria 13
 ACCESS 2019 - 365. Curso práctico paso a paso

14 © Publicaciones Altaria