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TECNOLOGO EN GESTION ADMINISTRATIVA

COMPETENCIA:
ORGANIZAR EVENTOS QUE PROMUEVAN LA RELACIONES EMPRESARIALES
TENIENDO ENCUENTA EL OBJETO SOCIAL DE LA EMPRESA

INSTRUCTORA
MARIA VICTORIA HERRERA PEÑALOZA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

REGIONAL DISTRITO CAPITAL
CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA
COORDINACION DE ASISTENCIA Y GESTION ADMINISTRATIVA
JORNADA DIURNA
FICHA 2144940
BOGOTA D.C.
2022
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CONCEPTUALIZACION DE EVENTOS

MAPA CONCEPTUAL

RESULTADO DE APRENDIZAJE:
APLICAR EL PROCESO ADMINISTRATIVO AL DESARROLLO DEL EVENTO, DE
ACUERDO CON EL PROTOCOLO, LOS MEDIOS DE DIVULGACION Y LAS
POLITICAS DE LA ORGANIZACION

APRENDIZ:
ESTHER HERNANDEZ LOPEZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

REGIONAL DISTRITO CAPITAL
CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA
COORDINACION DE ASISTENCIA Y GESTION ADMINISTRATIVA
JORNADA DIURNA
FICHA 2144940
BOGOTA D.C.
2022
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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN....................................................................................................................................... 4

1. CLASIFICACIÓN TIPOS DE EVENTOS ............................................................................................ 5

1. AGENTES QUE INTERVIENEN EN UN EVENTO ............................................................................. 6

2. ETAPAS DEL EVENTO ................................................................................................................... 7

3. ESTRUCTURA GENERAL DE UN EVENTO (ORGANIGRAMA) ........................................................ 8

4. OBJETIVOS GENERAL Y ESPECIFICOS ........................................................................................... 9

5. MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN Y REALIZACIÓN DEL

EVENTO. ............................................................................................................................................ 10

6. DEFINICIÓN DE LA POBLACIÓN OBJETO.................................................................................... 11

7. FECHA Y DURACIÓN DEL EVENTO ............................................................................................. 12

8. PROCESADORES DE TEXTO CARACTERÍSTICAS Y USOS ............................................................. 13

CONCLUSIONES ..................................................................................................................................... 14

GLOSARIO.............................................................................................................................................. 15

WEBGRAFÍA........................................................................................................................................... 18
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INTRODUCCIÓN

Un evento es un suceso, acontecimiento de suma importancia, que se encuentra programado,

donde se da a conocer diferentes intereses con el fin de que se relacionen las partes

involucradas. En este trabajo trataremos temas muy importantes teniendo en cuenta los

diferentes términos como clasificación, etapas, estructura, objetivos, tipos de evento, los

cuales pueden ser empresariales, académicos, culturales, artísticos entre otros.

Debemos tener claro las etapas con sus respectivos procesos administrativos, para así ir

identificando los pasos a seguir en el mundo de la organización de eventos. Por ello, el

siguiente documento nos va a dar información sobre toda la conceptualización que se debe

utilizar como apoyo durante el proceso de planear, organizar, ejecutar y evaluar un evento

empresarial.

Contar con esta información nos llevara a tener un equilibrio a la hora de organizar un

evento, buscando así el cumplimiento de los objetivos con la mejor rentabilidad y

satisfaciendo así al cliente.

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1. CLASIFICACIÓN TIPOS DE EVENTOS

EVENTO
Suceso que se programa para reunir personas y
conlleva un suceso en particular.

SE DIVIDE EN

CLASIFICACIÓN TIPOS

CONGRESOS Reunión Científica de Colegas SOCIALES

Personas que se Reúnen para

CONVENCIÓN Asistentes determinados
intercambiar ideas
generalmente de carácter festivo

SIMPOSIO Reunión de Expertos sobre una

Exposición de un Tema
LOS EMPRESARIOS

Expositor especializado pronuncia

CONFERENCIA un Discurso o Conferencia Trascendencia pública y relacionada
con algún redito económico

Reunión donde se habla de un Tema

PANEL Especifico CULTURALES

Transmisión de mensaje enriquecen

Metodología de Trabajo Teoría y
TALLER el aspecto cultural de los asistentes
Practica

DEPORTIVOS
CURSO Se imparten conocimientos a
determinados alumnos

Transmisión de mensaje enriquecen

el aspecto cultural de los asistentes

Exposición de diferentes puntos de

MESA DE TRABAJO vistas
EMPRESARIALES

Herramienta de Marketing
Comunicación comercial promoción
FERIAS COMERCIALES y venta

TURÍSTICOS

Instrumento para promoción de

atractivos turísticos de un lugar
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1. AGENTES QUE INTERVIENEN EN UN EVENTO

AGENTES QUE INTERVIENEN EN UN

EVENTO

SON

ORGANIZADORES INVITADOS Y ASISTENTE CONFERENCISTAS

Son los encargados de Quienes asisten como Quienes tienen a su cargo la

planear, dirigir, organizar, receptores y a quienes van parte técnica o académica
y realizar el evento. dirigidos todos los del evento, Son los
esfuerzos, encargados de expresar y
dar el conocimiento a los
En este Grupo se Encuentra participantes del
evento.

Coordinador General
Coordinador Administrativo
Coordinador de Servicios Generales
Coordinador de Relaciones Públicas
Coordinador de Prensa y secretaria
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2. ETAPAS DEL EVENTO

ETAPAS DEL
EVENTO

PRE- EVENTO EVENTO POST - EVENTO

PLANEACIÓN ORGANIZACIÓN DIRECCIÓN EVALUACIÓN CONTROL

Recursos
Llevar a cabo Medir los
Especificar el Evento Definir
(Presupuesto) Resultados
Necesidades encargados
del Evento
y Deseos para la
Evaluación
Verificar que lo
Se Realizan planeado se
Comités Definir
lleve acabo estrategias de
Determinar
Recolección
los Aprovechar los
Objetivos Resultados para
próximos
Coordinar la fecha
Diseñar un Eventos
del Evento con el
Cronograma
presupuesto
(responsables
Determinar y Tiempo)
Tipo de
Evento y
Clasificación

Especificar
Fecha, Hora
y Lugar
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3. ESTRUCTURA GENERAL DE UN EVENTO (ORGANIGRAMA)

COORDINADOR GENERAL

COMITÉ DE COMITÉ DE COMITÉ DE COMITÉ COMITÉ

ORGANIZADOR ADMINISTRACIÓN RELACIONES LOGÍSTICO ACADÉMICO
PÚBLICAS

COORDINADOR SUBCOMITÉ DE
GENERAL ADMINISTRACION
DEL PERSONAL SUBCOMITÉ DE SUBCOMITÉS DE
DIVULGACIÓN INSCRIPCIONES

COORDINADOR SUBCOMITÉ DE
ADMINISTRATIVO PRESUPUESTO Y
FINANZAS

SUBCOMITÉ DE
COORDINADOR
SUMINISTROS
ADMINISTRATIVO

COORDINADOR
DE SERVICIOS
GENERALES

COORDINADOR
DE PRENSA Y
SECRETARIAL
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4. OBJETIVOS GENERAL Y ESPECIFICOS

Mantiene los requerimientos profesionales o políticas de las asociaciones o

EDUCATIVO empresas, mediante la reunión de un programa de actualización y/o
capacitación continua.

INFORMATIVO Mantiene a través de la reunión, una continua comunicación actualizada de

GENERALES técnicas, conceptos, procesos, desarrollos, productos y servicios que
afecten en forma general o particular la profesión o el trabajo del individuo
y de los intereses de la asociación o empresa.
MOTIVACIONAL
Mantiene mediante la reunión un estado mental positivo hacia la empresa
o asociación por parte de los trabajadores, ejecutivos o asociados. También,
SOCIAL permite reconocer con estímulos las acciones sobresalientes de los
individuos cuya labor ha contribuido al bienestar de la empresa o
asociación.
CULTURAL
Mantiene vínculos entre personas con el fin de fomentar las relaciones
OBJETIVOS humanas, dentro de un contexto sociohistórico específico en el cual existe
POSICIONAMIENTO DE un proceso de intercambio que requiere ciertos medios de transmisión,
MARCA – VENTA dotados de recursos y habilidades de diversos tipos.

Mantiene una percepción descriptiva del conjunto de valores,

Informar a la audiencia de conocimientos científicos y literarios, creencias, costumbres, convenciones,
nuevos productos y hábitos y prácticas características dentro de un contexto social, religioso e
tecnologías intelectual.

ESPECIFICOS Mantiene a un grupo determinado de personas en un espacio justo y

preciso con una única propuesta de venta que tiene por objeto identificar
Reforzar la imagen de la
empresa y sus productos de forma visual o verbal a la empresa diferenciándola de las demás.
o servicios

Incrementar el posicionamiento
Identificar la audiencia para
de la marca en la mente y
dirigir eficazmente los mensajes
corazón de las audiencias
que se desean comunicar de la
objetivo.
empresa.
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5. MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA LA

ORGANIZACIÓN Y REALIZACIÓN DEL EVENTO.

Comité
Coordinador FUNCIÓN Comité
Organizador
General Financiero
*Es el ejecutivo responsable de
liderar el equipo de trabajo que
Es el ejecutivo responsable de liderar el equipo de comparte el compromiso de FUNCIÓN
trabajo que comparte el compromiso de planificar y organizar.
planificar y organizar. *Le corresponde elaborar el
*Así mismo tiene a su cargo la presupuesto general de gastos.
elaboración y coordinación del
FUNCIÓN *Es responsable de la consecución de
programa general de trabajo,
fondos y aportes para financiar el
debe tener a su disposición
evento.
todos los recursos humanos,
*Orientar a los coordinadores de los diferentes comités en la técnicos y financieros. *Debe llevar el balance financiero y
parte de administración y ejecución. asignar personas para
*Liderar la labor de coordinación en forma permanente con el MANUAL DE el manejo del dinero.
comité organizador. FUNCIONES Y Comité de
*Intervenir directamente en la conformación de los comités y PROCEDIMIENTO Logística
asesorarlos en la definición de las actividades propias.
Subcomité de
*Se encarga de Elegir el sitio apropiado para el
Comité Inscripciones
evento.
Administrativo
*Le corresponde divulgar el *Montaje de tarimas.
Comité de
FUNCIÓN evento mediante una muy buena *Montaje de luces y sonidos.
Relaciones SE FORMAN campaña publicitaria, que incluya:
Públicas afiches, circulares, etc. *Decoración y ambientación del sitio del
*Se encarga de administrar y manejar
evento.
todos los recursos humanos,
FUNCIÓN Subcomité De
financieros y físicos necesarios. *Revisar que el protocolo se cumpla.
Promoción, Distribución de los diferentes objetos como
*Facilita los medios económicos, *Es el de mayor incidencia Divulgación Y sillas y mesas.
materiales y controla su adecuada porque proyecta la imagen
Publicidad
utilización. positiva del evento.
Se encargará de hacer los
*Se ocupa del apoyo logístico en *Tiene a su cargo las *La inscripción es la vinculación Comité contactos con los
general para el éxito del evento actividades de promoción, formal de los participantes al conferencistas,
evento.
Académico
dependiendo directamente del divulgación y atención directa exponentes,
Director General. de los participantes. participantes y relatores.
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6. DEFINICIÓN DE LA POBLACIÓN OBJETO

POBLACIÓN OBJETO DE Es aquella que será beneficiada con el proyecto. Se identifica a

DEFINICIÓN partir de la población de referencia, definida como la población
UN EVENTO total del área de influencia, perteneciente al grupo en estudio.

PASOS SEGMENTACIÓN SE DEBE PLANTEAR ¿Qué edad tiene?

¿Cuál es su profesión?

*Redes Sociales ¿Cuáles son sus intereses?

*Correos Electrónicos
¿COMO LLEGAR AL ¿En qué nivel socio-económico se encuentra?

*Blog o Web
PÚBLICO? ¿Qué le gusta?

*Foros ¿Cómo se comporta a la hora de elegir un

evento al que asistir u otro?
*Networking
¿Qué posición tienen en su organización?
*Boca a Boca
¿Es una persona física o una empresa?

Debemos pensar en nuestro Público

Objetivo al desarrollar el contenido.
¿QUÉ CONTENIDO DE Para ello nos debemos poner en su
¿EN QUE DÍAS Y HORAS SE
VALOR OFREZCO? lugar y pesar en sus necesidades, y así MUEVE MI PÚBLICO OBJETIVO?
desarrollar los contenidos y elegir bien
las palabras clave.

Para mover bien el contenido en las

¿QUÉ DISPOSITIVOS USA MI Redes Sociales debemos analizar el
horario que más éxito puede tener.
PÚBLICO OBJETIVO?
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7. FECHA Y DURACIÓN DEL EVENTO

PENSAR EN
SU PÚBLICO
DARSE
RESERVE
LA FECHA
SUFICIENTE
TIEMPO

DISPONIBILIDAD CONSIDERAR
DE ORADORES Y LAS FECHAS
ARTISTAS DE VACIONES

DISPONIBILIDAD
REVIZAR
FECHA Y EVENTOS
DE
PROVEEDORES Y POLITICOS Y
DURACIÓN DE PÚBLICOS
LOCALES
UN EVENTO

INTERRUPCIÓN
DÍAS DE DEL SERVICIO
CONCIENTIZACIÓN PÚBLICO

SEA CUAL CONSIDERAR

SEA EL LAS HORAS
CLIMA LABORALES

SER
MIRAR A SU CONSISENTE
COMPETENCIA (O NO)
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8. PROCESADORES DE TEXTO CARACTERÍSTICAS Y USOS

PROCESADORES DE TEXTO

Es una aplicación informática destinada a la creación o modificación

de documentos escritos por medio de un ordenador.

TIPOS CARACTERISTICAS

Word Perfect
Función de Función de Función de Función de
Creación Edición Impresión Complementarias
Microsoft Word

Pages
Posibilita la creación de un texto ya creado puede Permite darles a los textos uso de fichero de
un documento de manera ser modificado de una forma adecuada para su datos, diccionario,
WordPad sencilla, mediante su diversas maneras. salida por la impresora, realización de
introducción con el delimitando los parámetros gráficos, funciones
teclado del ordenador, y
Lotus Word Pro que conformarán el escrito. aritméticas, macros,
guardándolo en un manejo de grandes
dispositivo de memoria. documentos.
OpenOffice Writer

Bloc De Notas
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CONCLUSIONES

• La clasificación de eventos empresariales otorga las herramientas necesarias para

proyectar una clasificación de eventos exitosa, positiva y formal.

• Es una herramienta fundamental para la comunicación, integración que facilita y

asegura un adecuado desenvolvimiento en la sociedad.

• Pudimos observar que hay que tener una buena información de todo lo que es la

clasificación de los eventos y cada una de las formas para clasificar y así cerrar con un

evento exitoso.

• Por otra parte se muestra una idea mas clara acerca de que trata cada tipo de evento,

abriendo paso al conocimiento completo para no cometer errores en el futuro cuando

de eventos se trata.
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GLOSARIO

Aforo: Capacidad de un espacio en número de personas.

Auditorio: Un tipo de espacio para eventos orientado para conferencias, conciertos y otros

eventos que requieran de ponentes y audiencia.

Actas: Publicación, que se suele distribuir en soporte impreso o digital, que contiene los

artículos académicos publicados en el contexto de una conferencia académica, científica,

médica, etc. o las contribuciones realizadas por los investigadores durante la misma.

Comité: Grupo de personas con una tarea dentro de la organización general de un evento o

dentro de la ejecución de una serie de actividades concretas que forman parte de la

organización general

Cartel: Tipo de publicidad que consiste en una impresión ya sea en cartón, plástico, lámina u

otro material, con el objetivo de informar sobre el evento.

Conferencia: Reunión donde asisten varias personas que exponen sobre un determinado

asunto.

Delegado: Persona inscrita en un congreso o convención.

Expositor: Persona, empresa o institución que muestra sus productos o servicios en una

exposición.

Equipo de producción: Grupo de personas que trabajan en conjunto para producir un evento

como técnicos, ayudantes y cualquier otra persona adicional al staff base que esté involucrada

en el evento.
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Hospitalidad: Servicios de acogida, bienvenida, información y familiarización que se

ofrecen a los visitantes que participan en una reunión. Estos servicios son generalmente

proporcionados por una DMC.

Liderazgo: El liderazgo es el conjunto de habilidades gerenciales o de las directivas que un

individuo tiene para influir en la forma de ser y actuar de las personas o en un grupo de

trabajo determinado

Logística: Planificación, organización e implementación de cualquier tarea compleja, como

un evento importante.

Moderador: Persona que introduce un tema en una discusión y controla su desarrollo dentro

del grupo.

Organizador: Entidad o persona que produce un evento.

Programación: Agenda de actividades del evento.

Protocolo: Conjunto de normas, costumbres y tradiciones mediante las cuales se organiza

cualquier acto, evento público, privado u oficial.

Propuesta: Respuesta de un proveedor a la solicitud de un cliente potencial en la que se

detallan las especificaciones, disponibilidad y coste de los servicios a contratar

Salón: Espacio diseñado para acoger diferentes tipos de eventos

Segmentación: Elección del público objetivo atendiéndose a varios factores: edad, sexo,

nacionalidad, nivel de estudios, etc.

Secretaría técnica: Departamento de la organización de un evento que se encarga de

diferentes funciones y de las tareas necesarias para que se pueda realizar un evento.
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Red social: Plataforma online a la que pueden acceder los usuarios para crear un perfil

público o semipúblico con el objeto de interactuar con amigos u otros usuarios con intereses

afines: Facebook, Google+, LinkedIn, etc., son solo algunos ejemplos de redes sociales.

Taller: Seminario educativo o una serie de reuniones que se centran en la interacción y el

intercambio de información normalmente entre un grupo reducido de participantes.

Tecnología digital: Herramientas que se utilizan para la realización de actividades varias en

el ciberespacio.

Zona de exposición: Espacio que alberga los stands, salas de conferencias, restaurantes, etc.,

en una exposición o feria de muestras.

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WEBGRAFÍA

• rrppfu.files.wordpress.com/2012/08/ppt-tipologia-y-clasificacic3b3n-de-eventos-1.pdf

• file:///C:/Users/Usuario/Downloads/270975261-Agentes-Que-Intervienen-en-Un-

Evento.pdf Publicado Por Lahurita Gutiérrez En 6:16

• salgadoeventos.com/fases-de-un-evento/

• materiaefimera.com/sin-categorizar-2/como-organizar-un-evento-con-exito/2020/

• prezi.com/aoefa4nzkzib/etapas-del-eventto-y-estructura-general-de-un-evento/

• slideplayer.es/slide/11120596/

• infosol.com.mx/miespacio/organizacion-de

eventos/#:~:text=La%20fijaci%C3%B3n%20de%20objetivos%20espec%C3%ADfico

s%20debe%20ser%20clara,a%20la%20audiencia%20de%20nuevos%20productos%2

0y%20tecnolog%C3%ADas

• danicavero.com/definir-mi-publico-objetivo/

• unmundodeeventos.com/definir-publico-objetivo-evento/

• billetto.es/blog/como-elegir-la-fecha-para-un-evento-12-cosas-a-considerar/

• sites.google.com/site/alonsocontreraspinguino/home/bloque-iii/-que-es-un-

procesador-de-texto-caracteristicas-ventajas-y-tipos-de-procesadores-de-texto