El Proceso Administrativo y La Organización de Eventos

CÓMO ELABORAR EL
PRESUPUESTO PARA UN EVENTO

 BLOG
 Organización de eventos
El éxito de un evento está en los acertados detalles y aspectos organizativos, en una excelente
convocatoria lograda, y en el reporte económico que genere.
El presupuesto es una importante herramienta que nos ayudará a obtener una visión más clara,
amplia y realista de los recursos materiales y financieros que se requerirán para desarrollar con éxito
el evento. El mismo debe elaborarse muy detallada, minuciosa y organizadamente.
El desarrollo de cualquier evento va a requerir siempre de una serie de gastos y costos. Preverlos y
organizarlos es clave para evitar inconvenientes, y llegar exitosamente a término.
El capital del que se dispone, determinará las decisiones que se tomen al elegir los distintos
proveedores, en base a las necesidades específicas del evento.
Tipos de presupuesto
Cuando el presupuesto se adapta al evento
Es en el caso por ejemplo de la organización de congresos, conferencias, etc. Se proyecta un
presupuesto de acuerdo a una planificación general, a necesidades específicas, y a objetivos pre
establecidos.
Se debe estimar de la manera más realista, las posibilidades de recuperación de esos costos, o
eventuales ganancias que reporte el evento.
Cuando el evento e adapta al presupuesto

Es el caso de eventos sociales en general, y empresariales como lanzamientos, jornadas de
capacitación, etc., donde los organizadores cuentan con un monto de dinero predeterminado, y
deben adecuar la contratación de proveedores y servicios, de acuerdo al mismo.
Planificación de presupuesto
Una vez que se establecen las metas y objetivos del evento, se planifican las acciones y los
tiempos, por lo que debemos cuantificar lo que va a representar cada una de estas tareas y etapas a
desarrollar.
Una buena técnica para que no se escape ningún detalle, es realizar el listado de elementos
comenzando a imaginar el paso a paso de la celebración.
El tener en cuenta cada uno de los detalles, nos llevará a lograr una idea más exacta del
presupuesto requerido.
¿Qué se debe considerar en la planificación de un presupuesto?

Egresos
Representa el monto total invertido en la organización de un evento, es el total de gastos en que se

incurre. Al planificar un evento y desarrollar su presupuesto, tenemos 2 tipos de costos o egresos:
1 Costos Fijos
Los costos fijos son los que vamos a tener que cubrir independientemente de la cantidad de
asistentes que lleguen al evento, esto es:
- Producción pre-evento, gastos de personal designado y papelería.

- Difusión, promoción del evento, publicidad y rueda de prensa.
- Diseño, impresión y costo de envío de invitaciones.
- Locación, el lugar dónde se hará el evento. Ocupará un importante porcentaje de los costos totales
del evento.
- Área y servicio de estacionamiento.
- Equipamiento técnico, sonido, proyección, decoración, fotografía y video.
- Viáticos, transporte y alojamiento de oradores e invitados especiales.
- Actos protocolares de apertura y cierre del evento.
- Traductores si fuera necesario.
- Sistema de inscripción y acreditación.
- Contratación de show o actividades, extra al evento.
- Cobertura de seguro de equipamiento y personal.
- Honorarios de servicios profesionales, contadores, abogados, arquitectos, etc.
- Servicio de fletes, transporte, montaje y desmontaje.
2 Costos Variables
Los costos variables están determinados por la cantidad de asistentes o invitados, entre ellos:
- Material de acreditación, credenciales, programas, folletería, regalos o souvenirs, diplomas, etc.

- Servicio de Catering, coffee breaks, almuerzos, cenas.
- Personal temporario.
- Estacionamiento.
- Computadoras y mobiliario.
- Gastos bancarios.
- Personal de seguridad y limpieza
3 Imprevistos
Es importante tener en cuenta que existen una serie de imprevistos o contingencias durante la
organización del evento, por lo que es bueno contar con un monto extra para poder cubrirlos.
Se recomienda considerar entre un 10% y 15% de los posibles egresos totales. Esto nos dará la
flexibilidad necesaria al presupuesto, para llegar al final del evento pudiendo cubrir cualquier
contratiempo.
Cotización de presupuestos
Para cada rubro a cubrir, es muy importante solicitar más de 3 cotizaciones, y así poder armar un
presupuesto final más conveniente y ajustado para el evento.
Es factible que desde que se solicita el primer presupuesto, hasta el día de la contratación, haya una
modificación en la cotización, ya que los proveedores manejan entre 15 días y un mes en la
congelación de las cotizaciones.
Es saludable convenir de antemano con ellos, para mantener el mismo precio por espacios de
tiempo más prolongados.
Carpeta de cotizaciones
Es vital contar con el respaldo de todas las cotizaciones que se soliciten, para tener presentes las
condiciones de pago y entrega en cada caso. Eso además permitirá, si algún proveedor fallara, tener
las demás opciones a mano.
También es importante guardar las tarjetas y números de contacto para casos de emergencia.
Presentación del presupuesto final a los organizadores

Lo ideal es colocar en una sola hoja todo el contenido, ubicando en el encabezado el nombre y año
del evento, fecha y hora, número de personas y a continuación cada uno de los rubros, la cantidad,
el precio unitario y el precio total.
Adicionalmente, es importante considerar que si se ha realizado el mismo tipo de evento en años

anteriores, es buena opción colocar un comparativo para visualizar las variaciones en los costos.
Circuitos Turísticos: Qué son y cómo diseñarlos

Según el libro “Breve diccionario de turismo”, los circuitos turísticos son un conjunto de espacios territoriales que
forman una misma oferta de bienes y servicios turísticos. Se trata de un recorrido circular o semicircular que parte de
un centro emisor o receptor y que cuenta con atractivos y facilidades a lo largo de su ruta. También se entiende por
circuito turístico aquel recorrido turístico con regreso al mismo lugar, sin pasar dos veces por el mismo sitio.
Los circuitos turísticos puede ser:
1. Local: Duración no mayor a un día. De interés sólo para la población interna y articula atractivos de la misma
localidad.
2. Regional: Tiene una duración máxima de 3 días y durante el recorrido se visitan atractivos de distintas regiones o
localidades.
3. Nacional: Duración mínima de 3 días, cuyo recorrido se hace dentro de un mismo país en varias regiones y/o
localidades.
4. Continental: Duración de 6 o más días, de interés interno o internacional y se realiza en países de un mismo
continente.
5. Intercontinetal: Duración de 10 o más días y se realiza en diferentes países o continentes.
Para el diseño de un circuito turístico hay que elegir o seleccionar los mejores elementos, para la creación del mismo.
El diseño no puede ser fruto del azar; han de tomarse en cuenta para la elaboración del diseño final: precios, costos,
estado de las vías de comunicación, sitios y calidad del alojamiento y la comida, así como los detalles referentes a la
logística. Horas de salida y llegada del circuito, selección de los sitios que han de conformar el itinerario y cualquier otro
detalle que ayude a ofrecer al turista una programación variada, dinámica e interesante.
El diseño, vendría a ser en turismo, el ordenamiento y acomodo de los elementos más acordes con dichos circuitos una
vez analizados todos los elementos con posibilidades de formar parte de la programación. El diseño se ofrece entonces
como un proceso de decantación necesario e imprescindible para obtener los resultados esperados.
Fases para la elaboración de Circuitos Turísticos

La actuación del operador o diseñador turístico en la elaboración de circuitos turísticos es una combinación de
información adquirida previamente tanto teórica como práctica, es decir, deben ser diseñados a partir de la observación
y experiencia obtenida durante el traslado a los diferentes puntos que conformarán el circuito turístico, pero también
debe haber recopilación de datos estadísticos, costos aproximados de cada recorrido, puntos estratégicos de parada y
otros elementos que señalan con gran precisión.
El diseñador entonces, tiene que estudiar cuidadosamente toda la información para poder destacar o elegir los
aspectos más importantes al diseño en cuestión. Cada una de las fases que conforman el diseño, ameritan dedicación
y estudio particular, para ir ensamblándolas armónicamente.
Las fases para la elaboración de circuitos turísticos son las siguientes:
Fase I: Estructuración del Circuito

1. Definir si el circuito será temático (cultural, natural, de diversión, etc.), o general (distintos temas).
2. Determinación o inventario de los recursos turísticos del lugar o lugares.

3. Escoger los puntos de:
1. Salida.
2. Paradas técnicas.
3. Paradas con estancia en los centros turísticos.

4. Llegada.
4. Definir horarios.
5. Hacer una análisis de la cantidad de personas que pueden formar parte en cada circuito.
6. Elaboración de alternativas con respecto a los puntos intermedios de la ruta.
7. Determinar los recorridos internos de interés, si los hubiere, en los distintos centros turísticos.
Fase II: Determinación y selección de los servicios a incluir en
la Ruta o Circuito
1. Transporte.
2. Alojamiento.
3. Alimentación.
4. Servicio de guías y visitas.
5. Actividades recreativas.
Fase III: Determinación de los costos y gastos de operación

1. Costos fijos.
2. Costos variables.
3. Gastos generales.
4. Imprevistos.
5. Presupuesto total.
Fase IV: Determinación de precios y beneficios netos de

operación
1. Cálculo del precio por persona.
2. Determinación del beneficio neto.
Bibliografía
 Elaboración propia.
 Godinez, R., Calderón, A. (2009). Breve Diccionario de Turismo. Editorial Umbral. Zapopan, México.
 Chan, Nélida (2005). Circuitos turísticos. Programación y Cotización. Ediciones turísticas. Buenos Aires.
 Cervantes, A. (2015) Circuitos turísticos. Recuperado de: https://es.slideshare.net/acervantesarriola/presentacin-1-
el-circuito-turstico-52776252

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PRESUPUESTO PARA UN EVENTO

Cuando el evento e adapta al presupuesto

¿Qué se debe considerar en la planificación de un presupuesto?

Representa el monto total invertido en la organización de un evento, es el total de gastos en que se

- Producción pre-evento, gastos de personal designado y papelería.

- Material de acreditación, credenciales, programas, folletería, regalos o souvenirs, diplomas, etc.

Presentación del presupuesto final a los organizadores

Adicionalmente, es importante considerar que si se ha realizado el mismo tipo de evento en años

Circuitos Turísticos: Qué son y cómo diseñarlos

Fases para la elaboración de Circuitos Turísticos

Las fases para la elaboración de circuitos turísticos son las siguientes:

Fase I: Estructuración del Circuito

2. Determinación o inventario de los recursos turísticos del lugar o lugares.

3. Paradas con estancia en los centros turísticos.

6. Elaboración de alternativas con respecto a los puntos intermedios de la ruta.

4. Servicio de guías y visitas.

Fase III: Determinación de los costos y gastos de operación

Fase IV: Determinación de precios y beneficios netos de

2. Determinación del beneficio neto.

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