Plan de Gestion de Riesgo Ejemplo

PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO:
RENOVACIÓN DEL MODELO PEDAGÓGICO DE LA LIGA

BOGOTANA DE ARQUERIA Y CERTIFICACIÓN E.P.D.
CLAUDIA ELIZABETH CIFUENTES SANTANILLA
UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIA SOCIALES Y EMPRESARIALES
ESPECIALIZACIÓN GERENCIA DE PROYECTO GP 72
BOGOTA D.C.,
2015.
PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO:
RENOVACIÓN DEL MODELO PEDAGÓGICO DE LA LIGA
BOGOTANA DE ARQUERIA Y CERTIFICACIÓN E.P.D.
CLAUDIA ELIZABETH CIFUENTES SANTANILLA

CÓDIGO: 1415407
Trabajo de grado para optar al título de

Especialista en Gerencia de Proyectos
Director
HECTOR BELTRAN
Ing.
UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIA SOCIALES Y EMPRESARIALES
ESPECIALIZACIÓN DE GERENCIA DE PROYECTOS GP72
BOGOTA D.C.,
2015.
DEDICATORIA
El presente trabajo de grado es dedicado a mi familia, Alcira

Santanilla, Eduardo Cifuentes, Diana Cifuentes, Sebastian
Ritschard e Indira Hernández, por su constante amor y apoyo en
el enriquecimiento de mi labor profesional como Cultora Física y
Docente.
Gracias a todos los que hacen parte del Tiro con Arco Bogotano
por ser mi fuente de estudio e inspiración para este documento.
Gracias a mis compañeros de especialización por apoyarme y

potenciar nuestras metas conjuntas; manteniendo la meta a la vista
en el transcurso de este tiempo.
TABLA DE CONTENIDO
RESUMEN ........................................................................................................................... 11
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................ 13
CAPITULO 1. CONTEXTUALIZACIÓN .......................................................................... 15
1.1 MARCO METODOLÓGICO PARA REALIZAR EL TRABAJO DE GRADO ......... 15
1.1.1 Fuentes de información ...................................................................................... 15
1.1.2 Tipos y métodos de investigación utilizados ................................................... 17
1.1.3 OBJETIVOS DEL PROYECTO ........................................................................ 18
1.1.3.1 Objetivo General ........................................................................................... 18
1.1.3.2 Objetivos Específicos................................................................................... 18
1.2 OPORTUNIDAD DE NEGOCIO ............................................................................. 18
1.2.1 DESCRIPCIÓN ORGANIZACIÓN FUENTE ................................................... 18
1.2.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .............................................................. 20
1.2.2.1 Antecedentes del problema ........................................................................ 20
1.2.2.2 Árbol de problemas ...................................................................................... 22
1.2.2.3 Descripción del problema principal a resolver ......................................... 23
1.3 ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN ......................................................................... 24
1.3.1 Identificación de acciones y alternativas ...................................................... 24
1.4 DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROYECTO .................................................. 24
1.4.1 OBJETIVOS ...................................................................................................... 25
1.5 CASO DE NEGOCIO ............................................................................................. 26
CAPITULO 2. PROCESOS DE INICIO ............................................................................. 27
2.1 PLAN PARA LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO ................................................ 27
2.1.1 ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO ............................................... 27
2.1.2 IDENTIFICACIÓN DE INTERESADOS ........................................................... 28
CAPITULO 3. PROCESOS DE PLANIFICACIÓN ........................................................... 33
3.1. PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO ..................................................... 33
4.1.1 DIRIGIR Y GESTIONAR EL TRABAJO DEL PROYECTO........................... 33
3.2 PLAN DE GESTIÓN Y LÍNEA BASE DEL ALCANCE............................................. 34
3.2.1 RECOPILAR REQUISITOS ............................................................................... 34
3.2.2 DEFINIR EL ALCANCE ...................................................................................... 34
3.2.3 MATRIZ DE REQUISITOS ................................................................................. 35
3.2.4 LINEA BASE DE ALCANCE .............................................................................. 37
3.2.5 CREAR LA EDT/WBS ......................................................................................... 37
3.2.5.1 Diccionario Estructura de Desglose del Trabajo ..................................... 40
3.3 PLAN DE GESTIÓN Y LÍNEA BASE DEL CRONOGRAMA .................................. 53
3.3.1 DEFINIR LAS ACTIVIDADES ............................................................................ 53
3.3.2 SECUENCIAR LAS ACTIVIDADES ................................................................. 58
3.3.3 ELABORACIÓN DEL CRONOGRAMA ............................................................ 58
3.3.4 ESTIMACIÓN DE LOS RECURSOS DE LAS ACTIVIDADES..................... 59
3.3.5 ESTIMACION DURACIÓN Y DESARROLLO DEL CRONOGRAMA ......... 61
3.4 PLAN GESTIÓN Y LÍNEA BASE DEL COSTO......................................................... 71
3.4.1 ESTIMACIÓN DE COSTOS............................................................................... 71
3.4.2 DETERMINAR EL PRESUPUESTO ................................................................ 77
3.4.3 MANEJO DE LAS CONTINGENCIAS .............................................................. 81
3.5 PLAN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ...................................................................... 82
3.5.1 OBJETIVOS DE LA CALIDAD........................................................................... 82
3.5.2 ENFOQUE AL CLIENTE .................................................................................... 82
3.5.3 CRITERIOS CALIDAD RECURSOS HUMANOS........................................... 84
3.5.4 CRITERIOS CALIDAD INFRAESTRUCTURA ............................................... 86
3.5.5 CRITERIOS CALIDAD AMBIENTE DE TRABAJO .................................... 86
3.5.6 VINCULOS DE DEPENDENCIA ....................................................................... 88
3.5.7 FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO .................................................................. 89
3.5.8 REGISTROS Y ALMACENAMIENTO DE LA DOCUMENTACIÓN ............. 89
3.5.8.1 Almacenamiento Físico ............................................................................... 89
3.5.8.2 Almacenamiento Magnético ....................................................................... 90
3.5.9 IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD .............................................................. 91
3.6 PLAN GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS .................................................. 95
3.6.1 ORGANIGRAMA .................................................................................................. 95
3.6.2 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD ............................................................. 96
3.6.3 ROLES Y RESPONSABILIDADES................................................................... 97
3.6.4 TIPOS DE CONTRATOS ................................................................................. 101
3.6.4.1 Incentivos ..................................................................................................... 101
3.6.5 LIBERACIÓN DE LOS RECURSOS .............................................................. 102
3.7 PLAN GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN ............................................................ 102
3.7.1 REQUERIMIENTOS DE COMUNICACIÓN .................................................. 102
3.7.2 INVOLUCRADOS .............................................................................................. 104
3.7.3 TIPOS DE COMUNICACIÓN ........................................................................... 106
3.7.4 SUPUESTOS COMUNICACIONES ............................................................... 108
3.7.5 RIESGOS COMUNICACIONES ...................................................................... 108
3.8 PLAN GESTION DEL RIESGO ................................................................................. 108
3.8.1 IDENTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS ........................................................... 108
3.8.2 METODOLOGÍA DE RIESGOS ...................................................................... 109
3.8.3 CATEGORÍA, IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS .......................................... 110
3.8.4 MATRIZ IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS .................................................... 112
3.8.5 ANALISIS CUALITATIVO Y CUANTITATIVO DE LOS RIESGOS ........... 114
3.8.5.1 Probabilidad e Impacto .............................................................................. 114
3.8.6 PLAN DE RESPUESTA .................................................................................... 117
3.9 PLAN GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES ........................................................... 119
3.9.1 ADQUISICIONES DEL PROYECTO .............................................................. 119
3.9.2 PROCEDIMIENTO ESTANDAR A SEGUIR ................................................. 119
3.9.3 FORMATOS ESTANDAR A UTILIZAR .......................................................... 119
3.9.4 COORDINACIÓN CON OTRO APECTOS DE LA GESTIÓN DEL
PROYECTO .................................................................................................................. 120
3.9.5 COORDINACION CON LA GESTION DE PROYECTOS DE LOS
PROVEEDORES ......................................................................................................... 120
3.9.6 RIESGOS Y RESPUESTAS ............................................................................ 120
3.9.7 METRICAS ......................................................................................................... 120
3.10 PLAN GESTION DE LOS INTERESADOS ............................................................ 123
CAPITULO 4. PROCESOS DE EJECUCIÓN .................................................................. 124
4.1 DIRIGIR Y GESTIONAR EL TRABAJO DEL PROYECTO .................................... 124
4.2 RECURSOS HUMANOS ............................................................................................ 126
4.2.1 ADQUISICIÓN DEL PERSONAL .................................................................... 126
4.2.2 CALENDARIO DE LOS RECURSOS............................................................. 126
4.3 EJECUCIÓN COMUNICACIÓN ................................................................................ 127
4.4 ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD .................................................................... 128
4.4.1 PRODUCCION Y PRESTAMO DEL SERVICIO .......................................... 128
4.4.2 PROPIEDAD DEL CLIENTE ............................................................................ 128
4.4.3 PRESERVACIÓN DEL PRODUCTO ............................................................. 129
4.5 PARTICIPACION DE LOS INTERESADOS............................................................. 129
CAPITULO 5. PROCESOS DE MONITOREO Y CONTROL ........................................ 130
5.1 CONTROL INTGRADO DE CAMBIOS .................................................................... 130
5.2 VALIDAR EL ALCANCE .......................................................................................... 132
5.2.1 VALIDACIÓN MENSUAL DEL ALCANCE..................................................... 132
5.2.2 CONTROL CAMBIO DEL ALCANCE ............................................................. 132
5.3 CONTROL DE COSTOS Y CRONOGRAMA ........................................................... 133
5.4 CONTROL COMUNICACIONES .............................................................................. 135
5.4.1 INDICADORES REUNIÓN ............................................................................... 136
5.5 CONTROL CALIDAD ................................................................................................ 136
5.5.1 INDICADORES DE CALIDAD ............................................................................... 136
5.5.2 CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME ................................................... 138
5.5.3 SEGUIMIENTO Y MEDICION ............................................................................... 138
5.5.4 AUDITORIA ............................................................................................................. 138
5.6 CONTROL DE RIESGOS ........................................................................................... 139
5.6.1 REUNIÓN CONTROL DE CAMBIOS ............................................................. 139
CAPITULO 6. PROCESOS DE CIERRE .......................................................................... 141
6.1 PROMESA DE VALOR .............................................................................................. 141
6.2 CRITERIOS DE ACEPTACION DEL PRODUCTO ................................................. 141
6.3 CRITERIOS DE FINALIZACIÓN .............................................................................. 144
6.4 RETROALIMENTACIÓN Y MEJORA ..................................................................... 145
CONCLUSIÓN .................................................................................................................. 146
ANEXO A. CASO DE NEGOCIO .................................................................................... 147
ANEXO B. ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO .......................................... 152
ANEXO C. MATRIZ DEL ALCANCE............................................................................. 157
ANEXO D. PROJECT RvMPLBAEPD. ........................................................................... 165
ANEXO E. FORMATO INFORME MENSUAL DE AVANCE ...................................... 166
BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................................ 168
INDICE DE TABLAS
Tabla 1. Descripción de Interesados ..................................................................... 28

Tabla 2. Mapa de Interesados ............................................................................... 30
Tabla 3. Matriz Trazabilidad de los requisitos ....................................................... 36
Tabla 4. Diccionario EDT....................................................................................... 40
Tabla 5. Actividades EDT Proyecto RvMPLBAEPD .............................................. 54
Tabla 6. Tiempos Estimados ................................................................................. 63
Tabla 7. Resumen del Cronograma ...................................................................... 68
Tabla 8. Estimación Actividades............................................................................ 74
Tabla 9. Agregación de Costos EDT ..................................................................... 77
Tabla 10. Reserva de Contingencia ...................................................................... 80
Tabla 11. Roles e Interesados del Proyecto .......................................................... 83
Tabla 12. Listado Maestro de Documentos ........................................................... 90
Tabla 13. Matriz Plan de Calidad .......................................................................... 93
Tabla 14. Matriz de Roles y Responsabilidades.................................................... 98
Tabla 15. Matriz RACI ........................................................................................... 99
Tabla 16. Estimacion costos RRHH .................................................................... 101
Tabla 17. Requerimientos de la Comunicación ................................................... 103
Tabla 18. Matriz de comunicaciones ................................................................... 107
Tabla 19. Metodología de Riesgos ...................................................................... 109
Tabla 20. Matriz Identificación de Riesgos .......................................................... 112
Tabla 21. Valores Probabilidad e Impacto ........................................................... 115
Tabla 22. Matriz Probabilidad Vs. Impacto .......................................................... 115
Tabla 23. Matriz de Probabilidad de Riesgos ...................................................... 115
Tabla 24. Matriz Plan de respuesta Riesgos ....................................................... 118
Tabla 25. Matriz de Adquisiciones y Compras .................................................... 122
Tabla 26. Matriz de interesados .......................................................................... 123
Tabla 27. Disposición RRHH por periodo de tiempo ........................................... 127
Tabla 28.Matriz evaluación de participación de los interesados.......................... 129
Tabla 29. Formato Solicitud de Cambios ............................................................ 131
Tabla 30. Indicadores de Calidad ........................................................................ 137
INDICE ILUSTRACIONES
Ilustración 1. Organigrama de la Empresa ............................................................ 20

Ilustración 2. Árbol de Problemas.......................................................................... 22
Ilustración 3. Matriz Influencia / Interés ................................................................. 30
Ilustración 4. Ciclo de Vida del Proyecto ............................................................... 34
Ilustración 5. EDT/WBS Proyecto RvMPLBAEPD ................................................. 39
Ilustración 6. Mapa de Procesos Calidad .............................................................. 88
Ilustración 7. Organigrama del Proyecto ............................................................... 96
Ilustración 8. Histograma de Recursos ................................................................ 101
Ilustración 9. Estructura de Desglose de Riesgos ............................................... 111
INDICE ANEXOS
Anexo A. CASO DE NEGOCIO………………………………………………………147

Anexo B. ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO………………………….152
Anexo C. MATRIZ DEL ALCANCE…………………………………………………..157
Anexo D. PROJECT RvMPLBAEPD…………………………………………………165
Anexo E. FORMATO INFORME MENSUAL DE AVANCE………………………..166
RESUMEN
A continuación usted encontrará un documento enfocado y estructurado bajo los

parámetros para la dirección de proyectos otorgados por el Project Management
Institute. El documento tiene como objetivo primordial generar interés,
participación y sistematización de procesos de dirección de proyectos dentro de la
población encargada del desarrollo de programas deportivos de carácter público y
privado.
Dentro de este documento se suministra la información correspondiente los

procesos de inicio y planeación, los cuales se encontrarán registrados en los
diferentes entregables y documentos propios de cada área de interés. Se iniciará
con una descripción de la elaboración de los documentos de inicio del proyecto
justificación y surgimiento del plan de negocio hasta el entendimiento de los
stakeholders. Luego se describe y anexa cada uno de los documentos entregables
del proceso de planeación y se presentarán cada una de los análisis respectivos
de previos al proceso de ejecución.
Este documento cumple y muestra la sincronización, enlace y coherencia

planteada por el Project Management Institute; junto con el profesionalismo del
director encargado del mismo.
El proyecto seleccionado se denomina “PROYECTO RENOVACIÓN DEL

MODELO PEDAGÓGICO DE LA LIGA BOGOTANA DE ARQUERIA Y
CERTIFICACIÓN E.P.D.”, es un proceso de mejora de un proceso interno de la
empresa y aplica a realiza capacitaciones con el fin último de acceder a
licitaciones distritales con el fin de mejorar la proyección de la empresa, continuar
la consecución de misión de la empresa interesada y por ultimo generar
conciencia de la aplicación de una gerencia de proyectos para generar y ser
precursor de buenas prácticas registradas en el medio correspondiente.
11
Los contenidos anteriormente nombrados fueron seleccionados para que las
entidades y personas encargadas de la administración deportiva encuentre en su
contenido entendimiento y agrado; logrando con ello una mejor practica en el
sector de desarrollo del deporte Bogotano y colombiano.
PALABRAS CLAVES: Tiro con arco, Proyecto, Deporte, Certificación E.P.D y

Modelo Pedagógico
12
INTRODUCCIÓN
La administración deportiva en Colombia es una actividad reciente y en auge, la

cual está en busca no solo de herramientas para su incorporación dentro de las
instituciones sino que a la vez busca un reconocimiento de su gestión en los
diferentes ámbitos estatales. En la actualidad se habla de la aplicación del
deporte, la actividad física y la recreación como un medio de educación y
estructuración y cohesión de la sociedad por medio de diversas iniciativas. Es en
esta etapa incipiente donde surgen proyectos con el fin de producir servicios y
productos en su mayoría con impacto de largo plazo; los cuales requieren para su
éxito de la orientación correcta.
Bajo el anterior panorama es donde la Liga Bogotana de Arquería encuentra en la

Gerencia de Proyectos la orientación e impulso necesario para realizar una
renovación en el servicio de la enseñanza del Tiro con Arco por medio de la
realización de una mejora en el Modelo Pedagógico que promueve el análisis
técnico correspondiente y capacitación del personal correspondiente, por medio de
un juicio de expertos en las áreas de Entrenamiento deportivo, Arco recurvo y
Especialista E.P.D. (Escuelas de Perfeccionamiento Deportivo).
Una vez realizada la renovación del modelo pedagógico se generarán las

adaptaciones del mismo con los requerimientos solicitados por Coldeportes para la
acceder y aprobar la certificación E.P.D. Las escuelas de perfeccionamiento
deportivo de Coldeporte son una iniciativa por generar escuelas deportivas con
procesos pedagógicos certificados con planeación a largo plazo por medio de una
caracterización biomecánica y de metas específicas, esto con el fin de sistematizar
y realizar estadísticas del desarrollo del deporte colombiano bajo parámetros
específicos.
Las instituciones que cuente con el anterior certificado podrán acceder una base
de datos para apoyos deportivos públicos de mayor espectro y promoción del
13
deporte y la entidad en diversas actividades en la que participe Coldeportes entre
otros beneficios.
Lo anteriormente expuesto es el ámbito dentro del que se desenvuelve el presente

proyecto.
14
CAPITULO 1. CONTEXTUALIZACIÓN
1.1 MARCO METODOLÓGICO PARA REALIZAR EL TRABAJO DE GRADO
1.1.1 Fuentes de información
En el Marco Teórico se encuentra dividido en dos secciones: Marco Referencial y

Marco Conceptual. El primero hace referencia a textos de grados relacionados con
la gerencia de proyectos de tipo social y educativa, a la vez de una
conceptualización de la planificación de la gerencia de proyectos.
En el segundo se realiza inicialmente una descripción de la elaboración de cada

uno de los documentos entregables por cada uno de los procesos con su
respectivo entregable anexo.
Para finalizar se realizará el acoplamiento y entrega del Plan de Dirección para el

proyecto “Renovación del Modelo Pedagógico de la Liga Bogotana de Arquería y
Certificación E.P.D”
MARCO REFERENCIAL
Se realizó la revisión de diferentes tesis de grado de la Universidad Piloto de

Colombia, con temáticas similares. Dentro de dichas tesis se encuentran las
siguientes:
Tesis: Proyecto de implementación de un equipo interdisciplinario en el método

tradicional educativo que se aplica al Jardín Infantil “La casita del Bosque Suba”
ubicado en la localidad de Suba en la ciudad de Bogotá, autor(es): Delia Natalia
Matiz, Diana Niño y Ana María Prada. Resumen: El documento tiene como fin
proponer un equipo interdisciplinario que apoye el método tradicional, desglosando
y apoyándose en diferentes pilares de la pedagogía teórica; mostrando la
15
pertinencia del equipo, supliendo necesidades de la institución educativa. Bogotá,
Colombia. Universidad Piloto de Colombia (2014).
Tesis: Diseño y desarrollo de LMS (Sistema de Gestión de Aprendizaje) para la

universidad Manuela Beltrán, autor(es): Anderson Holguín, Jessica Peláez y
Johanna García. Resumen: El proyecto pretende en su finalidad adquirir un
software especializado y reestructurar los ya existentes para suplir la necesidad de
la Universidad Manuela Beltrán. Bogotá, Colombia. Universidad Piloto de
Colombia (2014).
Tesis: Creación de una centro de atención integral al habitante de calle de la

Localidad Barrios Unidos, autor(es): Aura María Gutiérrez y Ana Victoria Barrero.
Resumen: Busca mostrar las etapas de formulación, estudios, evaluación y
programación del proyecto; con el fin de que este sea implementando en la
localidad de Barrios Unidos aumentando la calidad de vida de la población de
habitantes de calle. Bogotá, Colombia. Universidad Piloto de Colombia (2014).
Se realizó consulta de libros, los principales son:
Libro “Project Management Body of Knowledge”. PMBOK (5ta Edición). PMI
Libro “Preparación para el examen PMP”. Rita Mucalhy.
Otros libros especializados en gerencia de proyecto y proyectos educativos y

sociales.
16
MARCO CONCEPTUAL
El proyecto se genera de una iniciativa de negocio con instituciones de carácter

administrativo del deporte distrital IDRD y a la vez de la inatención por mejorar el
servicio principal de la LBA.
El Comité técnico de la LBA generó un documento análisis en el que se manifestó

el bajo desempeño de los procesos educativos de la LBA e inconformidad de los
usuarios esto como un proceso de análisis exhaustivo por la obtención de una
mayor cantidad de socios con el fin de aumentar el registro de deportista y por
ultimo incrementar el nivel deportivo registrado ante la World Archery Colombia
ente rector del Tiro con Arco en Colombia. Una vez registrados dichos resultados y
con proyección a un mejor desempeño deportivo por parte de la institución se
inició una serie de propuestas donde surge el presente proyecto.
Para lo anterior la Comisión técnica y la LBA hicieron uso de herramientas para el

impulso de iniciativa como lo fue una lluvia de ideas, recolección y análisis de
datos estadísticos desde el año 2012 hasta el mes de mayo del 2014, encuestas
de satisfacción con el servicio a los usuarios, juicio de experto y un árbol de
problemas, para generar el diagnóstico del estado original del Modelo Pedagógico
vigente.
1.1.2 Tipos y métodos de investigación utilizados
 Experiencia
 Recopilación de información (Información secundaria)
 Lecciones aprendidas entidades similares.
17
1.1.3 OBJETIVOS DEL PROYECTO
1.1.3.1 Objetivo General
Generar un documento de la planeación para la ejecución del PROYECTO

RENOVACIÓN DEL MODELO PEDAGÓGICO DE LA LIGA BOGOTANA DE
ARQUERÍA Y CERTIFICACIÓN E.P.D. bajo los parámetros del PMI®.
1.1.3.2 Objetivos Específicos
 Elaborar y anexar los documentos pertinentes a la planeación de un

proyecto bajo los parámetros del PMI ®.
 Realizar la planificación en las áreas las áreas del conocimiento según el

grupo de proceso para la dirección, esto con el fin de esclarecer cada uno
de los procedimientos y entregables requeridos.
 Los documentos descritos en cada uno de los grupos de procesos para la

dirección deben evidenciar su coherencia e interrelación con el proyecto
esto con el fin de mantener su control y evidenciar los objetivos del
proyecto a lo largo de su ciclo de vida.
1.2 OPORTUNIDAD DE NEGOCIO
1.2.1 DESCRIPCIÓN ORGANIZACIÓN FUENTE
La LIGA BOGOTANA DE ARQUERIA, fundada el día 08 del mes ABRIL de 2001,

en Bogotá D.C., Departamento de Cundinamarca, es un organismo de derecho
privado, constituida como asociación por el número mínimo de Clubes
determinado por Coldeportes, para fomentar, patrocinar y organizar la práctica del
deporte de la arquería y sus modalidades de: blanco al aire libre, blanco en recinto
18
cerrado, recorrido de campo, sobre esquí, con carreras, de altura y de vuelo a
distancia. Para los tipos de arcos: recurvo, compuesto, estándar, liso, largo, de
cacería, convencional, largo americano, largo inglés y para pies; dentro del Distrito
Capital que impulsará programas de interés público y social.
Misión:
Trabajamos por el crecimiento y desarrollo del Tiro con Arco en Colombia, en aras
de impulsar diversidad de programas deportivos y de interés público y social que
coadyuven efectivamente a la sociedad, garantizando optima organización
administrativa, técnica y financiera de nuestro deporte; cumpliendo con los
lineamientos que regulan su práctica y normatividad deportiva vigente, con el fin
de lograr la formación integral de los Arqueros.
Visión:
Seremos una organización deportiva y educativa reconocida por la calidad en la
formación de deportistas íntegros, que fomente una cultura de aprendizaje
continuo soportándose por el desarrollo tecnológico del deporte, funcionando con
procesos agiles y oportunos, que le permitan posicionarse entre las mejores de
América y con resultados que aseguren el éxito competitivo, buscando medallas a
nivel mundial.
19
Ilustración 1. Organigrama de la Empresa
Fuente: Liga Bogotana de Arquería
1.2.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1.2.2.1 Antecedentes del problema
Esta propuesta surge de una necesidad detectada en la por medio de una análisis
estadístico de la cantidad de usuarios registrados al inicio del proceso de
formación, la continuidad de los mismo y finalmente la afiliación de estos como
socios al final del proceso. Presentado una deserción del 73%. Según encuestas
realizadas, los usuarios manifiestan poca o ninguna orientación y falta de
evaluación durante el proceso haciendo que los módulos de enseñanza no se
diferencien en los contenidos metodológicos y avances en el aprendizaje, no
existen sistemas de control de asistencia y programación de eventos. Por lo cual
se genera desinterés y poco compromiso ante la entidad (RODRIGUEZ, 2010).
Para continuar con este proceso educativo es necesario generar un análisis las
estructuras y renovar dicho modelo buscando incrementar la cantidad de usuarios
20
registrados con un proceso educativo completo, lo cual generará en el largo plazo
mayores ingresos monetarios y credibilidad de los usuarios. (Schutz, 1977)
21
1.2.2.2 Árbol de problemas
Ilustración 2. Árbol de Problemas
Disminución del apoyo otorgado

por el IDRD debido al bajo
rendimiento deportivo Descenso en el desempeño en las
justas nacionales frente a
regionales recientes
Elevada deserción de los socios en
el periodo de los 2 primeros meses
de proceso de enseñanza Poca masificación del deporte
Mal estado de la implementación

Insatisfacción socios inscritos a Procesos empíricos de enseñanza deportiva
la LBA
BAJO RENDIMIENTO DEPORTIVO
Modelo Pedagógico obsoleto Falta de personal Material didáctico en mal estado

capacitado
Carencia de protocolos de Fuente: Autora

ejecución y mantenimiento Procesos logísticos deficientes
No existencia de archivos de No realización de proceso de

seguimiento en los procesos 22 certificación EPD Distrital
1.2.2.3 Descripción del problema principal a resolver
Existe la necesidad de renovar los servicios de enseñanza del Tiro con Arco en la
Liga Bogotana de arquería debido a la alta deserción del personal y manifiesto de
la inconformidad del mismo con el servicio recibido. A la vez la Liga Bogotana de
Arquería desea iniciar con el proceso de acreditación E.P.D y para ellos la
renovación de su modelo pedagógico se alineará con los requerimientos de la
EPD expedida por Coldeportes y el ente acreditador IDRD (Instituto de recreación
y deportes).
Viabilidad Técnica: En la actualidad Colombia consta con un total de 4

entrenadores extranjeros y nacionales certificados por la federación internacional;
la cual a su vez cuenta con programas pioneros a nivel de Américo en la
formación y masificación del deporte del Tiro con Arco. Por lo anteriormente
descrito la asesoría y correcta orientación de la renovación del modelo pedagógico
se encuentra inmersa en un medio establecido y a la vez cuenta con los recursos
cognitivos necesarios para hacer del proyecto apropiado y acorde a las
necesidades de la población y el entorno.
Viabilidad Comercial: La renovación del modelo pedagógico dentro de su impacto

a largo plazo como producto del proyecto pretende mantener a los clientes
asociados de la LBA durante su proceso de formación educativa hasta culminar e
ingresar a lo siguientes planes y servicios ofrecidos en la institución, disminuyendo
los actuales índices de deserción de la población y por lo tanto aumentarán por
medio de la permanencia de los clientes los ingresos económicos por servicios
ofrecidos.
Viabilidad Financiera: El proyecto cuenta con diferentes patrocinadores, los cuales

son entidades públicas que por medio de proyectos y programas establecidos
destinan rubros presupuestales al apoyo de entidades del deporte afiliado como
ligas a realizar diferentes tipos de asesoría y actualizaciones técnicas por medio
de sus apoyos logísticos y económicos. A la vez parte de los apoyos recibidos se
23
deben a una exigencia de tipo legal requerida por el IDRD; la cual brinda apoyo a
las instituciones que realicen el proceso de certificación en los tiempos destinados
para ello, como parte de su incentivo a la legalidad del plan sectorial.
1.3 ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN
1.3.1 Identificación de acciones y alternativas
Las alternativas de solución son las siguientes:
 Elaborar documento para iniciar proceso de certificación.
 No realizar modificaciones ó no iniciar proceso de certificación
 Renovación de personal
 Reestructurar el funcionamiento del modelo pedagógico.
1.4 DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROYECTO
El proyecto genera un documento matriz por medio de expertos en diferentes

áreas y con apoyo de entidades deportivas de mayor espectro como el Comité
Olímpico Colombiano por medio del plan “Solidaridad Olímpica”. El documento
matriz pretende aglomerar por medio de expertos un texto de fácil entendimiento y
organización temática especifica de buenas prácticas en procesos educativos del
Tiro con Arco en Colombia y América, que será el primer consolidado y activo
generado por la institución de sistematización del proceso desde el aspecto
técnico hasta el logístico.
El documento matriz se alineará posteriormente con los requerimientos solicitados

para la certificación que expide el instituto de recreación y Deporte IDRD
denominado Escuelas de Perfeccionamiento Deportivo (EPD) y será radicado para
iniciar el proceso de acreditación, lo cual implica a largo plazo que la LBA será la
segunda institución de dicho deporte en recibir la certificación EPD a nivel
24
nacional, pudiendo acceder a beneficios presupuestales y de inclusión en
proyectos gubernamentales.
El documento matriz es un documento será un guía metodológica paso a paso de

la enseñanza de la arquería, adaptado al sistema de enseñanza y logística propias
de la Liga Bogotana de Arquería LBA. Promoviendo protocolos de procedimientos
para la estandarización de los procesos y cualificación del personal frente a la
implementación del nuevo modelo de enseñanza
Por último que estos datos sirvan de base para el desarrollo de este deporte a
nivel distrital y a largo plazo a nivel nacional. Los expertos expedirán un
documento de asesoría en la compra de implementación deportiva requerida para
poder ejecutar el plan EPD, posterior su aprobación.
1.4.1 OBJETIVOS
OBJETIVO ESTRATEGICO
 Renovar el modelo pedagógico de la enseñanza básica en la Liga Bogotana de

Arquería con el formato E.P.D
OBJETIVOS DEL PROYECTO
 Modificar y estandarizar el modelo actual de enseñanza del Tiro con Arco en la

Liga Bogotana de Arquería.
 Generar protocolos tales como: evaluación del proceso educativo, mantenimiento

y uso, proceso de inscripción y material didáctico para para los clientes.
 Generar participación transversal de las diferentes áreas vinculadas a la entidad.
 Proponer estrategias de contratación de la adquisición de la implementación.
 Gestar el documento primero del proceso de acreditación.
25
1.5 CASO DE NEGOCIO
Según lo anteriormente descrito se genera un documento caso de negocio que

describe a grandes rasgos el alcance, características propias del proyecto y
registro de primeros interesados por la ejecución del mismo. El documento se
realizó bajo la supervisión de una persona experta en el área y conocedora de los
proceso internos de la LBA. El documento pasó bajo revisiones del comité
ejecutivo de la LBA inversor del proyecto y comisionado designado del IDRD, con
el fin de definir los parámetros, medios, metodologías y alcance del proyecto con
la misión y visión de la LBA. Una vez aprobado el documento de forma unánime
se procede a la socialización con el Director del proyecto y la elaboración de del
Acta de Aprobación del Proyecto.
Anexo A. Caso de Negocio
26
CAPITULO 2. PROCESOS DE INICIO
2.1 PLAN PARA LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO
2.1.1 ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO
Una vez establecido el caso de negocio se sintetiza el proyecto y se da inicio, esto

previo consulta a juicio de experto y participación activa de los interesados y
patrocinador del proyecto. Siendo el caso de negocio el documento pilar para la
delimitación y contextualización del proyecto.
Una vez socializado y firmado el documento por parte de los interesados se da

inicio a la planeación del proyecto. En los dos documentos se vislumbran los
riesgos, características propias del proyecto y alcance del mismo de una forma
general.
Para desarrollar el acta de constitución se requirieron los siguientes aspectos:
 Enunciado del proyecto: Proyecto de renovación del modelo pedagógico de

la Liga Bogotana de Arquería y certificación E.P.D.
 Caso de Negocio
 Dentro de las descripciones realizadas tanto en el caso de negocio y

conformación propia de la organización (Ver. Descripción de la
Organización fuente). Podemos concluir que la organización a pesar de
tener una conformación de tipo privado se encuentra constantemente
nutrida por recursos de tipo público y se encuentra adscrita a entidades
públicas para su funcionamiento; debe corresponder a dinámicas de tipo
legal perteneciente a manejo de dineros públicos y teniendo un
desenvolvimiento real como empresa mixta.
27
 Los activos de la empresa son indispensables para el proyecto, ya que
estos se encuentran en el centro de la intencionalidad del proyecto. Los
activos como: Plan estratégico, planeaciones de clase y estructura
curricular, así protocolos de funcionamiento se requieren para ser revisados
y posteriormente modificados cumpliendo con el objetivo del proyecto.
Una vez obtenidos los documentos anteriores y su contextualización se procede

por medio de juicio de expertos y técnicas de facilitación a indagar y estructurar el
acta de proyecto pertinente a los objetivos y estrategia de la empresa según la
necesidad previamente planteada. Obteniendo de esta manera la siguiente acta
de constitución
Anexo B. Acta de Constitución del Proyecto
2.1.2 IDENTIFICACIÓN DE INTERESADOS
Para el proyecto se identificaron los siguientes involucrados en la ejecución del

presente proyecto, identificando el tratamiento específico para cada uno de ellos,
además de conocer su interés, participación, expectativas, influencias y posible
impacto en el éxito del proyecto. Los interesados son:
Tabla 1. Descripción de Interesados
INTERESADOS PROCESO INVOLUCRADO

Instituto de Recreación y Deporte Ente regional que legaliza la
IDRD elaboración y puesta en marcha de la
certificación de Escuela de
Perfeccionamiento Deportivo (E.P.D)
Liga Bogotana de Arquería LBA Patrocinador principal e interesado en
la elaboración y ejecución del proyecto
para cumplir con requisitos legales y
mejorar su funcionamiento.
28
Coldeportes Patrocinador por medio del programa
de solidaridad olímpica.
Socios LBA Beneficiario a largo plazo de la
implementación del producto final del
proyecto
Monitores deportivos LBA Personal que recibirá la capacitación
para el funcionamiento con las
directrices de E.P.D. Podrán percibirse
como afectados del proceso y el
producto del mismo.
Proveedores Beneficiarios a largo por entrar en
concurso para licitación posterior al
proyecto, realizando la implementación
necesaria de la puesta en marcha del
producto del proyecto.
World Archery Colombia Beneficiario por adelantar procesos de
gestión y evolución de los procesos de
la liga inscrita a su organización.
Fuente: Autora
29
Ilustración 3. Matriz Influencia / Interés
Fuente: Autora
Tabla 2. Mapa de Interesados
Interesado Interés Influencia Expectativas Impacto

Liga Bogotana Mucho - El Alta – Es el Aumentar el La influencia
de Arquería proyecto está patrocinador del número de del ente
orientado al proyecto, puede socios en la directivo de la
cumplimiento de influir en la LBA, recibir la LBA puede
objetivos y ejecución del certificación generar
metas del Plan mismo E.P.D, la cual le impactos
estratégico de la directamente dará beneficios positivos o
entidad, para el afectando su a largo plazo negativos
cuerpo directivo alcance, tiempo dentro de sus dependiendo de
resulta de gran y presupuesto rubros de las decisiones
impacto mostrar inversión que tome,
el cumplimiento destinados. visualizadas
de sus objetivos principalmente
estratégicos, en en el alcance,
aras de avanzar tiempo y costos
en el del proyecto.
mejoramiento de
la Entidad,
garantizando una
mejor atención
30
para sus
afiliados.
IDRD Mucha – Lograr Alta - Poder ingresar Alto – Si puede
vincular una Dependiendo de varios deportes generar impacto
nueva liga sus directrices en el menor negativo en el
deportiva en las técnicas para tiempo posible caso que este no
certificaciones elaborar el para la gestión se desee
E.P.D. documento que administrativa y vincular a la liga
mostrando se presentará en logística de al profesional
gestión ente la certificación ligas asociadas E.P.D solicitado
Coldeportes. E.P.D. y el la a este ente o si cambia las
aceptación del rector. directrices del
mismo. certificado
E.P.D.
Coldeportes Bajo – La Baja – Frente al Realizar gestión Alto – Los
certificación contenido y e inversión de rubros
E.P.D no hace características rubros destinados por
parte de un propias de los destinados al medio de la
programa de productos, programa de beca de
orden nacional Coldeporte no solidaridad solidaridad
pero si distrital, genera ninguna olímpica como olímpica en caso
por lo tanto no influencia. apoyo a los que no se
hace parte de su procesos llegarán a
gestión. educativos de asignar deben
diferentes entes ser asumidos
del orden por el proyecto
deportivo como un costo
nacional. adicional.
Socios LBA Mucha - Que la Baja Mejorar la Bajo – No
LBA mejore la calidad y afecta la
prestación de los oportunidad en ejecución del
servicios, la prestación de proyecto
involucrándolos servicios.
por tiempo más
prolongado en la
estrategia de la
empresa
Monitores Mucha – Baja – En caso Aumentar Alta – De la
deportivos Asegurar por que los conocimiento y correcta
medio de la monitores no herramientas capacitación del
participación en desearan para personal se hará
las participar en los desempeñar su del producto
capacitaciones eventos y que trabajo. sostenible a
de permanecer no se desarrolle largo plazo.
en su lugar de el proyecto no
trabajo. será de
31
consideración
como una
decisión de
importancia.
Proveedores Alto –Aplicar a Baja – De los Presentar una Bajo - De los
una posible resultados de primera resultados de los
licitación los proveedores propuesta para proveedores por
obteniendo ó por medio de ser opcionados medio de sus
manteniendo un sus cotizaciones a una primera cotizaciones no
vínculo de no se verá licitación. se verá ningún
negocio. ningún momento
momento afectado el
afectado el alcance del
alcance del proyecto.
proyecto.
World Archery Alto – Contar Baja – Es una Contar con una Bajo – Al ser
Colombia con una nueva determinación nueva liga determinación
liga adscrita que de la Liga adscrita que del plan de
contenga la Bogotana de contenga la acción de la
planeación Arquería por planeación LBA y no ir en
estratégica bajo los tanto no estratégica bajo contravía con
los parámetros cuenta con los parámetros los estatutos de
del E.P.D. injerencia en del E.P.D. afiliación de la
esta. World Archery
Colombia esta
no genera un
impacto de tipo
decisivo.
Fuente: Autora
32
CAPITULO 3. PROCESOS DE PLANIFICACIÓN
3.1. PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO
El plan fue diseñado bajo el estándar propuesto por el PMI ®, donde se aplicaron
los 47 procesos correspondientes, agrupados en los cinco (5) grupos de procesos
para la dirección de proyectos (Inicio, Planificación Ejecución, Monitoreo y Control
y Cierre) y en las diez (10) áreas de conocimiento áreas de conocimiento que
establecen conceptos, términos y actividades específicas para el desarrollo de un
proyecto (Gestión de la Integración, Gestión del Alcance, Gestión del Tiempo,
Gestión de los costos, Gestión de la Calidad, Gestión de los recursos humanos,
Gestión de las comunicaciones, Gestión de los riesgos, Gestión de las
adquisiciones y Gestión de los interesados). Registrados en el libro PMBOK
(Project Management Institute, 2013). Esto con el fin de dejar una guía clara de la
elaboración y ejecución del proyecto para que este sea entendido por todo aquel
que desee consultarlo.
Esto solo puede ser realizable si se tiene un acta de constitución bien detallada,
para evitar error en los entregables, tiempo y alcance total estipulado para el
proyecto (MARTINEZ & MILA, 2012).
4.1.1 DIRIGIR Y GESTIONAR EL TRABAJO DEL PROYECTO
El Gerente del Proyecto que fue designado en el acta de constitución y con apoyo
del cuerpo directivo de la Liga Bogotana de Arquería solicitan los archivos
documentales necesarios y parte de los activos de la empresa; para con esto
poder definir y detallar el alcance del proyecto y demás características inherentes
a este, que serán descritos en detalle en los planes subsiguientes.
A continuación se establece el siguiente ciclo de vida para el proyecto:
33
Ilustración 4. Ciclo de Vida del Proyecto
Entrega y Cierre
Asesoría
Implementación
Capacitación
Personal
Inicio
Certificación
EPD
Estructuración
Modelo
Pedagógico
Fuente: Autora
3.2 PLAN DE GESTIÓN Y LÍNEA BASE DEL ALCANCE
3.2.1 RECOPILAR REQUISITOS
Los requisitos son recopilados desde los lineamientos realizados por el instituto de
recreación y deportes, los cuales son obligatorios para el proceso de certificación
de las escuelas de perfeccionamiento deportivo.
La administración de la liga bogotana de arquería entregará los requisitos del

modelo pedagógico frente a su intencionalidad y logística; los cuales serán
documentados por medio de un acta que será insumo permanente del proyecto.
3.2.2 DEFINIR EL ALCANCE
Teniendo en cuenta la documentación obtenida anteriormente recopilada, los

cuales se encuentran en documentos expedidos legalmente y/o actas de
reuniones oficiales.
34
Dentro de la elaboración del plan para la gerencia del proyecto denominado
RvMPLBAEDP se inició por la elaboración del plan referente al grupo de procesos
del alcance donde se pretende es detectar, determinar y caracterizar el alcance
propio del proyecto.
Para ello se utilizaron las siguientes técnicas y herramientas: Matriz de trazabilidad

de requisitos, Estructura de desglosé del trabajo y Diccionario Estructura de
desglosé del trabajo; esto con el fin de establecer el enunciado del alcance del
proyecto en cuestión. Fue requerido del programa de XMind para la ejecución de
la EDT.
3.2.3 MATRIZ DE REQUISITOS
Se realizó una revisión de planillas especializadas en la recopilación y

caracterización de requisitos. Los expertos fueron los encargado de la clasificación
de los requisitos y desglose de los mismo según la complejidad de los mismos,
esto con el fin de establecer la mejor manera un contexto real de los requisito del
proyecto.
Se realizó una entrega de documento y planilla denominada Matriz de trazabilidad

de requisitos que detallas lo requisitos del proyecto RvMPLBAEDP, a la vez
contiene una estructura para registrar cambios, modificaciones y actualizaciones y
riesgos específicos y grados de clasificación de la prioridad.
Lo anterior dio como resultado la siguiente matriz de trazabilidad.
35
Tabla 3. Matriz Trazabilidad de los requisitos
Fuente: Autora
36
3.2.4 LINEA BASE DE ALCANCE
Por medio del enunciado de alcance se define la cobertura total del proyecto, esto
con el fin de disminuir malos entendidos y orientar todos los recursos del proyecto
en la dirección e intención solicitada.
El alcance del proyecto requirió de la revisión del juicio de expertos como
herramienta para su elaboración, revisión del caso de negocio inicialmente
planteada y revisión puntual de la matriz de requisitos, delimitando los riesgos
específicos.
Los anterior generó un estudió especifico en el tipo de producto deseado debido a

la poca elaboración de textos pedagógicos como parte de la estrategia de la
empresa dentro del medio deportivo.
El enunciado del alcance es el documento que registra el alcance, su

entendimiento y definiciones específicas del producto y lo demás inherente dentro
del proceso de ejecución del proyecto.
Anexo C. Matriz del alcance
3.2.5 CREAR LA EDT/WBS
ESTRUCTURA DE DESGLOSE DEL TRABAJO
Se requirió del juicio de expertos ya que estos son los que tienen el procedimiento
de ejecución lógico y consecuente con la elaboración efectiva y acertada del
producto solicitado por el patrocinador, a la vez es de suma importancia conocer
el tiempo de disponibilidad del experto en EPD ya que solo hay una persona
capacitada en dicha certificación en la ciudad de Bogotá.
El equipo de trabajo del proyecto mantuvo como herramienta de elaboración la

lluvia de ideas con el fin de estructurar los grupos de trabajo correspondientes y
37
especificar las actividades de cada uno de estos grupos con las respectivas
correlaciones.
Como parte final del proceso se utilizó la herramienta tecnológica denominada

Xmind la cual contiene la distribución grafica en formato comprimido ó extendido
según quien desee inspeccionarlo como proceso final de almacenamiento de la
estructura para el trabajo.
38
Ilustración 5. EDT/WBS Proyecto RvMPLBAEPD
Fuente: Autora
39
3.2.5.1 Diccionario Estructura de Desglose del Trabajo
El diccionario es una plantilla que define y caracteriza cada una de las actividades
de la EDT, generando la consecución rápida de información de las actividades por
medio de códigos numéricos designados niveles y a la vez genera la información
correspondiente a los grados de responsabilidad de las actividades allí contenidas.
Tabla 4. Diccionario EDT

NOMBRE DEL PAQUETE: CODIGO DE LA FASE
Grupo de procesos de inicio 1
NUMERO DE NOMBRE DE LA FECHA DE ORGANIZACIÓN

IDENTIFICACIÓN DEL FASE ACTUALIZACIÓN Y/O INDIVIDUO
PAQUETE DE TRABAJO A LA QUE RESPONSABLE
PERTENECE
1.1 Gestión de proyectos 28/08/2014 Claudia E.
por áreas de Cifuentes
conocimiento Santanilla
DESCRIPCION DEL LA ACTIVIDAD Dentro del ámbito de los procesos de inicio es donde se
define el alcance inicial y se comprometen los recursos
financieros iniciales. Además, se identifican los
interesados internos y externos que van a participar y
ejercer alguna influencia sobre el resultado global del
proyecto. Finalmente, si aún no hubiera sido nombrado,
se selecciona el director del proyecto. Esta información
se registra en el acta de constitución del proyecto y en el
registro de interesados. (Project Management Institute,
2013)
PRODUCTO ENTREGABLE Los entregables son el acta de constitución del proyecto

aprobada y la lista de interesados.
CRITRIOS DE ACEPTACION Los entregables deben ser diligenciados en el orden
lógico descrito en el PMBOK.
El acta debe encontrarse debidamente diligenciada,

firmada y debe nombrar al gerente de proyecto
designado.
SUPUESTOS Información general y de viabilidad del proyecto

RECURSOS ASIGNADOS Director de Proyectos
DURACION
INTERDEPENDENCIAS
Firma aprobación del Director de proyecto: Fecha:
40
Grupo de procesos de Planeación 1

PERTENECE
DESCRIPCION DEL LA ACTIVIDAD El Grupo de Procesos de Planificación está compuesto
por aquellos procesos realizados para establecer el
alcance total del esfuerzo, definir y refinar los objetivos,
y desarrollar la línea de acción requerida para alcanzar
dichos objetivos. Los procesos de Planificación
desarrollan el plan para la dirección del proyecto y los
documentos del proyecto que se utilizarán para llevarlo a
cabo. (Project Management Institute, 2013)
PRODUCTO ENTREGABLE Los entregables son los planes para: la dirección,

alcance, tiempo, costo, calidad, RRHH, comunicación,
riesgos, adquisiciones e interesados.
Deben contener de manera específica los formatos e

información detallada para llevar a cabo los procesos en
los siguientes grupos de procesos, por medio de
información bien diligenciada.
SUPUESTOS Información general y estudios de factibilidad del

proyecto
RECURSOS ASIGNADOS Director de Proyectos.
DURACION
INTERDEPENDENCIAS
Grupo de procesos de Ejecución 1

PERTENECE
41
DESCRIPCION DEL LA ACTIVIDAD El Grupo de Procesos de Ejecución está compuesto por
aquellos procesos realizados para completar el trabajo
definido en el plan para la dirección del proyecto a fin de
cumplir con las especificaciones del mismo.
Este Grupo de Procesos implica coordinar personas y
recursos, gestionar las expectativas de los interesados,
así como integrar y realizar las actividades del proyecto
conforme al plan para la dirección del proyecto. (Project
Management Institute, 2013)
PRODUCTO ENTREGABLE Documentos de aseguramiento de la calidad, registros

de las adquisiciones, informes de desempeño y registros
de cambios y gestión de la participación de los
interesados.
La información registrada en los informe y que ayuden a

mantener el registro del desarrollo de los proceso
deberá ser diligenciada en los propuestos desde el plan
para la dirección, sistema de calidad y sistema de
gestión de la información respectivamente.
SUPUESTOS Información detallada del desarrollo en la ejecución de

las actividades.
DURACION
INTERDEPENDENCIAS
Grupo de procesos de Monitoreo y Control 1

PERTENECE
DESCRIPCION DEL LA ACTIVIDAD El Grupo de Procesos de Monitoreo y Control está
compuesto por aquellos procesos requeridos para
rastrear, analizar y dirigir el progreso y el desempeño del
proyecto, para identificar áreas en las que el plan
requiera cambios y para iniciar los cambios
correspondientes. El beneficio clave de este Grupo de
Procesos radica en que el desempeño del proyecto se
42
mide y se analiza a intervalos regulares, y también como
consecuencia de eventos adecuados o de determinadas
condiciones de excepción, a fin de identificar variaciones
respecto del plan para la dirección del proyecto. (Project
PRODUCTO ENTREGABLE Documentos de validación del alcance, registros

cambios de cronograma y/o líneas base y
documentación de registro de diferentes cambios.
Controlar los cambios y recomendar acciones

correctivas o preventivas para anticipar posibles
problemas
• Monitorear las actividades del proyecto,
comparándolas con el plan para la dirección del proyecto
y
con la línea base para la medición del desempeño del
proyecto,
• Influir en los factores que podrían eludir el control
integrado de cambios o la gestión de la configuración, de
modo que únicamente se implementen cambios
aprobados.
las actividades.
DURACION
INTERDEPENDENCIAS
Grupo de procesos de Cierre 1

PERTENECE
DESCRIPCION DEL LA ACTIVIDAD El Grupo de Procesos de Cierre está compuesto por
aquellos procesos realizados para finalizar todas las
actividades a través de todos los Grupos de Procesos de
la Dirección de Proyectos, a fin de completar
formalmente el proyecto, una fase del mismo u otras
obligaciones contractuales. Este Grupo de Procesos,
una vez completado, verifica que los procesos definidos
se han completado dentro de todos los Grupos de
Procesos a fin de cerrar el proyecto, según corresponda,
y establece formalmente que el proyecto. (Project
43
PRODUCTO ENTREGABLE Procesos de aceptación de los entregables del proyecto

y cierre de las adquisiciones.

las actividades y toda la información de las mismas.
DURACION
INTERDEPENDENCIAS
Documento viaje # 1 2

PERTENECE
2.1.1 Documentación 28/08/2014 Nora Valdez
Gómez
DESCRIPCION DEL LA ACTIVIDAD El personal seleccionado para realizar el viaje # 1
(Medellín), deberá registrar y hacer entrega de las
temáticas vistas, materiales e investigaciones
adicionales referentes al mismo, como entrada para el
cumplimiento de los objetivos de los documentos que se
elaboraran como objetivos fundamentales del proceso y
a la vez como activos de la entidad.
PRODUCTO ENTREGABLE Documento escrito y digital de información obtenida en

la capacitación del viaje #1.
CRITRIOS DE ACEPTACION Los documentos deberán ser organizados de manera
temática y entendible para el público. Cada temática
debe ser complementada por imágenes y diagramas
como complemento a la explicación.
Entregar copia a la institución de los materiales recibidos

en la capacitación y documentación digital realizada.
SUPUESTOS Conocimiento técnico previo del personal asistente.

RECURSOS ASIGNADOS Personal logístico y técnico
DURACION 45 días
INTERDEPENDENCIAS
44
Documento viaje # 2 2

PERTENECE
Gómez
DESCRIPCION DEL LA ACTIVIDAD El personal seleccionado para realizar el viaje # 2
(México), deberá registrar y hacer entrega de las
temáticas vistas, materiales e investigaciones
adicionales referentes al mismo, como entrada para el
cumplimiento de los objetivos de los documentos que se
elaboraran como objetivos fundamentales del proceso y
a la vez como activos de la entidad.
PRODUCTO ENTREGABLE Documento escrito y digital de información obtenida en

la capacitación del viaje #2.
Entregar copia a la institución de los materiales recibidos

en la capacitación y documentación digital realizada.

DURACION 47 días
INTERDEPENDENCIAS
Documento Matriz 2

PERTENECE
Gómez
DESCRIPCION DEL LA ACTIVIDAD El personal capacitado en los viajes, el personal técnico
y el especialista en entrenamiento deportivo por medio
de investigación de bibliografía específica, estudios
previos y la documentación otorgada en los viajes
realizará un primer documento en el que se registrará la
caracterización técnica del deporte y la estructuración
del nuevo sistema de enseñanza y su caracterización.
45
PRODUCTO ENTREGABLE Documento escrito y digital de los sistemas y métodos
de entrenamiento adaptados a la caracterización de la
población basada en información existente y científica.
Se deberá contener la justificación de la selección de los

métodos escogidos y el secuenciamiento particular
escogido.
RECURSOS ASIGNADOS Personal logístico, técnico y especializado
DURACION 69 días
INTERDEPENDENCIAS
Protocolos 2

PERTENECE
Gómez
DESCRIPCION DEL LA ACTIVIDAD El personal encargado de realizar el documento matriz
deberá realizar los nuevos protocolos de enseñanza y
organización logística de la misma.
PRODUCTO ENTREGABLE Protocolos paso a paso con especificidad en funciones y

responsables para cada proceso técnico y
administrativo.
CRITRIOS DE ACEPTACION Los protocolos deben contener un cuerpo justificado,
diagrama de fácil difusión y complemento en
armonización con el organigrama de la empresa.
SUPUESTOS Conocimiento técnico y administrativo previo de la
empresa.
DURACION 4 días
INTERDEPENDENCIAS
Documento Base E.P.D. 3
46
PERTENECE
3.1 Certificación E.P.D 28/08/2014 Natalia Carrillo
Acosta
DESCRIPCION DEL LA ACTIVIDAD Recolección de información formal ante el Instituto de
Recreación y Deportes acerca de la información de
procesos previos o/y programas similares referentes al
E.P.D (Escuelas de Perfeccionamiento Deportivo)
PRODUCTO ENTREGABLE Documento correctamente radicados ante la institución.
CRITRIOS DE ACEPTACION La información recibida deberá ser legible y en buen
estado con copia autorizada por la biblioteca de la
entidad.
SUPUESTOS Conocimiento técnico y de procedimiento de
legalización documental gubernamental.
DURACION 5 días
INTERDEPENDENCIAS
Documento Modelo Pedagógico con formato 3

E.P.D.

PERTENECE
Acosta
DESCRIPCION DEL LA ACTIVIDAD Ajuste y construcción del documento matriz siguiendo
los requerimientos propios de la certificación E.P.D.
PRODUCTO ENTREGABLE Documento debe contemplar de manera específica cada
una de la etapas del megaciclo adaptado a la
caracterización de la población y en concordancia a lo
solicitado en la guía E.P.D.
CRITRIOS DE ACEPTACION Mantener la especificidad del deporte previamente
documentado y cubrir los aspectos solicitados en la
E.P.D.
SUPUESTOS Conocimiento técnico y de procedimiento de
legalización documental gubernamental.
RECURSOS ASIGNADOS Personal técnico y especialista E.P.D.
DURACION 25 días
INTERDEPENDENCIAS
47
Radicado del Documento Modelo Pedagógico 3

E.P.D.

PERTENECE
Acosta
DESCRIPCION DEL LA ACTIVIDAD Radicación del documento finalizado ante la institución
legas correspondiente.
PRODUCTO ENTREGABLE Documento correctamente radicados ante la institución.
CRITRIOS DE ACEPTACION La información recibida deberá ser legible y en buen
estado con copia.
SUPUESTOS Conocimiento de procedimiento de legalización
documental gubernamental.
RECURSOS ASIGNADOS Personal logístico
DURACION 1 días
INTERDEPENDENCIAS
Certificado personal educativo LBA 4

PERTENECE
4.1 Capacitación 28/08/2014 Sebastian
Ritschard
DESCRIPCION DEL LA ACTIVIDAD Capacitar al personal encargado de la educación en la
LBA, en la nueva metodología planteada, el proceso de
certificación y el uso de los protocolos.
PRODUCTO ENTREGABLE Documento de planeación de las sesiones de
capacitación y los materiales didácticos utilizados en la
mima.
CRITRIOS DE ACEPTACION Detalle de la temática con tiempo y ejercicios
planteados. La planificación deberá estar en
concordancia con los modelos previene estructurados.
SUPUESTOS Conocimiento del proceso de certificación y el modelo
pedagógico estructurado.
DURACION 8 días
INTERDEPENDENCIAS
48
Certificado personal técnico LBA 4

PERTENECE
Ritschard
DESCRIPCION DEL LA ACTIVIDAD Capacitar al personal encargado del mantenimiento
técnico en la LBA, en la nueva metodología planteada y
el uso de los protocolos.
mima.
SUPUESTOS Conocimiento del uso de los protocolos y los equipos de
manejo técnico.
DURACION 8 días
INTERDEPENDENCIAS
Certificado personal logístico LBA 4

PERTENECE
Ritschard
DESCRIPCION DEL LA ACTIVIDAD Capacitar al personal encargado delos procedimientos
administrativos y el uso de los protocolos.
mima.
SUPUESTOS Conocimiento del uso de los protocolos y dinámicas de
la institución
RECURSOS ASIGNADOS Personal logístico y administrativo.
DURACION 6 días
49
INTERDEPENDENCIAS
Base de datos de personal capacitado 4

PERTENECE
Ritschard
DESCRIPCION DEL LA ACTIVIDAD Registrar y sistematizar los datos del personal
capacitado.
PRODUCTO ENTREGABLE Documento escrito y digital con la base de datos del
personal capacitado.
CRITRIOS DE ACEPTACION La base de datos debe contener información personal
básica, hoja de vida con soportes y antecedentes
legales.
SUPUESTOS Recolección de la información antes y durante las
capacitaciones.
DURACION 1 días
INTERDEPENDENCIAS
Documento aprobado acuerdos LBA 5

implementación

PERTENECE
5.1 Elaboración estrategia 28/08/2014 María Camila
de compra Díaz Jiménez
DESCRIPCION DEL LA ACTIVIDAD Reunión integrada de comité técnico y directivos de la
LBA.
PRODUCTO ENTREGABLE Acta correctamente diligenciada y aprobada con los
acuerdos de la implementación.
CRITRIOS DE ACEPTACION En el acta se deberá registrar acuerdos de: presupuesto,
tipos de implementación y otros requerimientos del
cliente.
SUPUESTOS Conocimiento del presupuesto disponible y
50
características de los equipos técnicos.
DURACION 1 días
INTERDEPENDENCIAS
Asesoría tipo de implementación 5

PERTENECE
DESCRIPCION DEL LA ACTIVIDAD Elaboración fichas técnicas de los implementos que se
ajustan a las necesidades y peticiones del cliente.
PRODUCTO ENTREGABLE Documentación detallada de la implementación como
fabricante meditas, peso, materiales y compatibilidad.
CRITRIOS DE ACEPTACION Los implementos que se registren en la ficha técnica se
deberán ajustar a los acuerdos de la reunión.
SUPUESTOS Conocimiento del presupuesto disponible y
características de los equipos técnicos.
RECURSOS ASIGNADOS Personal técnico
DURACION 3 días
INTERDEPENDENCIAS
Registro Proveedores 5

PERTENECE
DESCRIPCION DEL LA ACTIVIDAD Establecer comunicación con diferentes proveedores a
los cuales se les realizará un registro de documentación
de documentos legales de funcionamiento, cotización y
propuestas de venta.
PRODUCTO ENTREGABLE Documentación de registro por proveedor de la
documentación recolectada y su veracidad.
51
CRITRIOS DE ACEPTACION Documentación legible, verificada ante ente legal y
completo por cada proveedor.
SUPUESTOS Conocimiento constitución de empresas y
administración.
DURACION 9 días
INTERDEPENDENCIAS
Propuesta posibles estrategias de compra 5

PERTENECE
DESCRIPCION DEL LA ACTIVIDAD Elaborar documento con las posibles estrategias de
compra con los diferentes proveedores.
PRODUCTO ENTREGABLE Documentación de registro información por proveedor.
CRITRIOS DE ACEPTACION Documentación por proveedor, cotización, impuestos
entre otros.
SUPUESTOS Conocimiento constitución de empresas y
administración.
RECURSOS ASIGNADOS Personal logístico, técnico y administrativo.
DURACION 3 días
INTERDEPENDENCIAS
52
3.3 PLAN DE GESTIÓN Y LÍNEA BASE DEL CRONOGRAMA
3.3.1 DEFINIR LAS ACTIVIDADES
Para la definición de las actividades se deben tomar los paquetes de trabajo

creados en la EDT y descomponerlos en las actividades que se requieren para
producir los entregables del paquete de trabajo y, por ende, lograr los objetivos del
proyecto. Las actividades deben estar a un nivel suficiente para estimar,
calendarizar y dar seguimiento y control. Por lo tanto las casillas descritas en el
EDT son las actividades correspondientes para hacer el cronograma y
seguimiento más fácil y entendible.
Las herramientas que se utilizaron para la definición de las actividades fueron:

Descomposición de la EDT y Juicio de expertos. Lo anterior siempre se desarrolló
bajo reuniones programadas y oficiales con acta ó en talleres de los cuales
también se elaboró documentación de registro oficial que será archivada como
activo del proyecto (Mucalhy, 2013).
Descomposición:
Para la definición de las actividades se realizó una descomposición de la EDT y de
allí se definen las actividades que establecen las salidas finales y no como
entregables.
Juicio de Expertos:
Los miembros del equipo del proyecto u otros expertos con experiencia y habilidad
en el desarrollo de enunciados de alcance de proyecto detallados, EDT/WBS y
cronogramas del proyecto, pueden aportar su experiencia a la hora de definir las
actividades.
Talleres:
Se reunió a los expertos de las diferentes áreas del equipo de trabajo
correspondiente para estructurar el trabajo en el tiempo estimado evaluando los
53
posibles riesgos en el cronograma y generando una programación y orden del
trabajo como estrategias de consecución de los objetivos del proyecto en el tiempo
esperado.
La planificación gradual no se realizó ya que ponen a trabajar todas las área de

manera integrada y en un mismo momento aunque la planeación gradual es uno
de los mecanismos de control en la ejecución para poder realizar los respectivos
cambios durante la ejecución del proyecto.
Las salidas del anterior proceso son: lista de las actividades y lista de hitos, los
cuales deben ser validados por el gerente del proyecto por medio de un acta.
Tabla 5. Actividades EDT Proyecto RvMPLBAEPD
NUMERO
ACTIVIDADES FASE
ACTIVIDAD
1 1.1.1 Gestionar de la Integración del Proyecto
2 1.1.1.1 Aprobar Acta de Constitución del Proyecto
3 1.1.2 Gestionar de los Interesados del Proyecto
4 1.1.2.1 Identificar a los interesados (Stakeholders)
5 1.2.1 Gestionar la Integración del Proyecto
6 1.2.1.1 Desarrollar el plan para el proyecto
7 1.2.2 Gestionar el Alcance del Proyecto
8 1.2.2.1 Planificar la gestión del alcance
9 1.2.2.2 Recopilar requisitos 1
10 1.2.2.3 Definir el alcance
11 1.2.2.4 Crear la EDT/WBS
12 1.2.3 Gestionar el Tiempo del Proyecto
13 1.2.3.1 Planificar la gestión del cronograma
14 1.2.3.2 Definir las actividades
15 1.2.3.3 Secuenciar las actividades
16 1.2.3.4 Estimar los recursos de las actividades
17 1.2.3.5 Estimar la duración de las actividades
54
18 1.2.3.6 Desarrollar el cronograma
19 1.2.4 Gestionar los Costos del Proyecto
20 1.2.4.1 Planificar la gestión de los costos
21 1.2.4.2 Estimar los costos
22 1.2.4.3 Determinar presupuesto
23 1.2.5 Gestionar la Calidad del Proyecto
24 1.2.5.1 Planificar la gestión de la calidad
25 1.2.6 Gestionar los RRHH
26 1.2.6.1 Planificar la gestión de los Recursos Humanos
27 1.2.7 Gestionar los Recursos de Comunicación del Proyecto
28 1.2.7.1 Planificar la gestión de las comunicaciones
29 1.2.8 Gestionar los Riesgos del Proyecto
30 1.2.8.1 Planificar la gestión de los riesgos
31 1.2.8.2 Identificar los riesgos
32 1.2.8.3 Realizar el análisis cualitativo de los riesgos
33 1.2.8.4 Realizar el análisis cuantitativo de los riesgos
34 1.2.8.5 Planificar la respuesta a los riesgos
35 1.2.9 Gestionar las Adquisiciones del Proyecto
36 1.2.9.1 Planificar la gestión de la adquisiciones del proyecto
37 1.2.10 Gestionar los Interesados del Proyecto
38 1.2.10.1 Planificar la gestión de los interesados
39 1.3.1 Gestionar de la Integración del Proyecto
40 1.3.1.1 Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto
42 1.3.2.1 Realizar el aseguramiento de la calidad
43 1.3.3 Gestionar los RRHH del Proyecto
44 1.3.3.1 Adquirir el equipo del Proyecto
45 1.3.3.2 Desarrollar el equipo del proyecto
46 1.3.3.3 Dirigir el equipo del proyecto
48 1.3.4.1 Gestionar las comunicaciones
49 1.3.5 Gestionar de las Adquisiciones del Proyecto
50 1.3.5.1 Efectuar las Adquisiciones
55
52 1.3.6.1 Gestionar la participación de los interesados
54 1.4.1.1 Monitorear y controlar el trabajo ó fase del proyecto
55 1.4.1.2 Realizar el control integrado de cambios
56 1.4.2 Gestionar el Alcance del Proyecto
57 1.4.2.1 Validar el alcance
58 1.4.2.2 Controlar el alcance
59 1.4.3 Gestionar del Tiempo del Proyecto
60 1.4.3.1 Controlar el cronograma
61 1.4.4 Gestionar los Costos del Proyecto
62 1.4.4.1 Controlar los costos
64 1.4.5.1 Controlar la calidad
66 1.4.6.1 Controlar lar comunicaciones
67 1.4.7 Gestionar los Riesgos del Proyecto
68 1.4.7.1 Controlar los riesgos
69 1.4.8 Gestionar las Adquisiciones del Proyecto
70 1.4.8.1 Controlar las adquisiciones
72 1.4.9.1 Controlar la participación de los interesados
74 1.5.1.1 Cerrar el proyecto ó fase
75 1.5.2 Gestionar la Adquisiciones del Proyecto
76 1.5.2.1 Cerrar las adquisiciones
2.1.1.1 Solicitar autorización World Archery y Federación
77 Antioqueña de Tiro con Arco
2.1.1.2 Solicitar autorización pago costos viaje, estadía e
78 inscripción LBA
79 2.1.1.3 Recolectar información material escrito y digital
2
80 2.1.1.4 Imprimir documento
2.1.2.1 Solicitar autorización World Archery y Federación
81 Mexicana de Tiro con Arco
2.1.2.2 Solicitar autorización pago costos viaje, estadía e
82 inscripción Solidaridad Deportiva
56
83 2.1.2.3 Recolectar información material escrito y digital
84 2.1.2.4 Imprimir documento
2.1.3.1 Revisar Bibliográfica textos especializados, teoría del
85 entrenamiento y pedagogía
86 2.1.3.2 Solicitar información modelo de enseñanza vigente LBA
2.1.3.3 Realizar documento base con requisitos de
87 organización World Archery
88 2.1.3.4 Editar documento e imprimir
2.1.4.1 Elaborar protocolos de evaluación de la enseñanza,
mantenimiento y uso equipos y recopilación e inscrición socios
89 LBA
90 2.1.4.2 Imprimir protocolos
91 3.1.1 Solicitar información documentación 2001 a 2007 I.D.R.D
92 3.1.2 Radicación solicituda acceso a archivos de informacón
93 3.1.3 Solicitar información formato guía elaboración E.P.D.
3
94 3.2.1 Solicitar consultoría área de Deporte
95 3.2.2 Editar e imprimir documento
96 3.3.1 Entregar radicado documento E.P.D ante IDRD
97 4.1.1 Solicitar espacios y material capacitación LBA
98 4.1.2 Solicitar acreditación oficial LBA
99 4.1.3 Capacitar al personal educativo LBA
102 4.2.3 Capacitar al personal técnico LBA 4
105 4.3.3 Capacitar al personal logísticoLBA
106 4.4.1 Sistematizar base de datos integrada total personal
107 4.4.2 Entregar la base de datos sistematizada
5.1.1 Acordar por medio de reunión con comité técnico LBA y
108 comité directivo la implementación
109 5.1.2 Generar acta de acuerdos LBA
110 5.2.1 Registrar las especificaciones técnicas de los equipos 5
111 5.3.1 Registrar los proveedores y su documentación legal
112 5.3.2 Clasificar proveedores
113 5.3.3 Recolectar propuestas proveedores
57
114 5.4.1 Elaborar estrategias de compra
115 5.4.2 Entregar propuesta estrategias de compra
Fuente: Autor
3.3.2 SECUENCIAR LAS ACTIVIDADES
Una vez definidas las actividades se debe realizar un ordenamiento de las mismas
generando una conexión de unas contras elaborando de esta manera un
secuencia miento lógico para la ejecución del proyecto, priorizando los momento
de ejecución de unas sobre otras o interdependencias para obtener así la máxima
eficiencia teniendo en cuenta todas las restricciones del proyecto (Project
Management Institute, 2013). Cada actividad e hito, a excepción del primero y del
último, se conecta con al menos un predecesor, con una relación lógica entre ellos
de final a inicio y con al menos un sucesor, con una relación lógica entre ellos de
final a inicio.
3.3.3 ELABORACIÓN DEL CRONOGRAMA
Se deben diseñar las relaciones lógicas de manera que se genere un cronograma

del proyecto realista. Podría ser necesario incluir adelantos o retrasos entre las
actividades para poder sustentar un cronograma del proyecto realista y viable. La
secuenciación puede llevarse a cabo mediante la utilización de un software de
gestión de proyectos el cual será Microsoft Project 2010.
Las entradas serán las mismas entradas necesarias para la elaboración del plan y
las salidas de la definición de las actividades.
Las herramientas que se utilizaron para el secuenciamiento de las actividades
fueron: Método de diagramación por precedencia y Juicio de expertos. Lo anterior
siempre se desarrolló bajo reuniones programadas y oficiales con acta ó en
talleres de los cuales también se elaboró documentación de registro oficial que
será archivada como activo del proyecto
58
Método de Diagramación por Precedencia: El método de diagramación por
precedencia (PDM) es una técnica utilizada para construir un modelo de
programación en el cual las actividades se representan mediante nodos y se
vinculan gráficamente mediante una o más relaciones lógicas para indicar la
secuencia en que deben ser ejecutadas (Project Management Institute, 2013).
El PMI incluye cuatro tipos de dependencias o relaciones lógicas, de estas cuatro
solo se van a realizar dependencias de tipo final-inicio e inicio-inicio en el
cronograma del proyecto.
• Final a Inicio (FS). Se trata de una relación lógica en la cual una actividad
sucesora no puede comenzar hasta que haya concluido una actividad
predecesora. Ejemplo: La ceremonia de entrega de premios (sucesora) no puede
dar comienzo mientras la carrera (predecesora) no haya concluido.
Juicio de Expertos: Los miembros del equipo del proyecto u otros expertos con
experiencia, que son los más indicados para reconocer las rutas de elaboración y
secuencia miento más apropiado para el tipo de proyecto conociendo las
restricciones del mismo.
Talleres: Se reunió a los expertos de las diferentes áreas de y al equipo de trabajo

correspondiente para estructurar el trabajo en el tiempo estimado evaluando los
posibles riesgos en el cronograma y generando una programación y orden del
trabajo como estrategias de consecución de los objetivos del proyecto en el tiempo
esperado.
Se generan dependencias obligatorias para todos lo caso inicialmente.
3.3.4 ESTIMACIÓN DE LOS RECURSOS DE LAS ACTIVIDADES
Estimar los Recursos de las Actividades es el proceso de estimar tipo y cantidades

de materiales, personas, equipos o suministros requeridos para llevar a cabo cada
una de las actividades. El beneficio clave de este proceso es que identifica el tipo,
cantidad y características de los recursos necesarios para completar la actividad,
59
lo que permite estimar el costo y la duración de manera más precisa, este proceso
se encuentra vinculado a la elaboración de los costos del proyecto.
Las entradas serán las mismas entradas necesarias para la elaboración del plan y
las salidas de la definición de las actividades y secuencia miento de las mismas.
Las herramientas que se utilizaron para la estimación de recursos fueron: Juicio de
expertos, estimación ascendente y software de gestión de proyectos. Lo anterior
será archivada como activo del proyecto.
Juicio de Expertos: A menudo, se requiere el juicio de expertos para evaluar las

entradas a este proceso relacionadas con los recursos. Cualquier grupo o persona
con conocimientos especializados en planificación y estimación de recursos puede
aportar dicha experiencia.
Estimación Ascendente: En este proyecto debido a ser un proyecto poco común

en el área de su desarrollo no se cuenta con conocimiento previo y/o datos que
aportes la estimación de recursos para el mismo, por ello se requiere de una
estimación desde la EDT y las actividades. La estimación ascendente es un
método de estimación de la duración o el costo del proyecto mediante la suma de
las estimaciones de los componentes de nivel inferior en la EDT/WBS. Cuando no
se puede estimar una actividad con un grado razonable de confianza, el trabajo
que conlleva esa actividad se descompone en un nivel mayor de detalle. Se
estiman las necesidades de recursos. Posteriormente se suman estas
estimaciones y se genera una cantidad total para cada uno de los recursos de la
actividad. Las actividades pueden o no tener dependencias entre sí, y esto puede
afectar a la asignación y al uso de los recursos. Si existen dependencias, este
patrón de uso de recursos se refleja y se documenta en los requisitos estimados
para la actividad (Project Management Institute, 2013).
60
Software de Gestión de Proyectos: El software de gestión de proyectos, tal como
una herramienta de software para programación, ayuda a planificar, organizar y
gestionar los grupos de recursos, así como a realizar estimaciones de los mismos.
Recursos Requeridos para las Actividades: Los recursos requeridos para las
actividades consisten en los tipos y las cantidades de recursos identificados que
necesita cada actividad de un paquete de trabajo, estos requisitos se sumarán
posteriormente para determinar los recursos estimados para cada paquete de
trabajo y cada período de trabajo.
La asignación de los recursos a las actividades en el software generará cambios
en la duración de las actividades por lo que se debe volver a realizar un análisis,
evaluación y cambios de ser necesario en la duración y enlace de las actividades.
3.3.5 ESTIMACION DURACIÓN Y DESARROLLO DEL CRONOGRAMA
Estimar la Duración de las Actividades es el proceso de realizar una estimación de

la cantidad de períodos de trabajo necesarios para finalizar las actividades
individuales con los recursos estimados. El beneficio clave de este proceso es que
establece la cantidad de tiempo necesario para finalizar cada una de las
actividades, lo cual constituye una entrada fundamental para el proceso
Desarrollar el Cronograma.
Desarrollar el Cronograma es el proceso de analizar las secuencias de

actividades, las duraciones, los requisitos de recursos y las restricciones del
cronograma para crear el modelo de programación del proyecto. El beneficio clave
de este proceso es que al incorporar actividades del cronograma, duraciones,
recursos, disponibilidad de los recursos y relaciones lógicas en la herramienta de
programación, ésta genera un modelo de programación con fechas planificadas
para completar las actividades del proyecto.
61
Las herramientas utilizadas fueron: Juicio de expertos por medio de varias
actividades con técnica Delphi y enfoques grupales, estimación análoga y
estimación de tres valores.
Juicio de Expertos: El juicio de expertos, guiado por la información histórica, puede

proporcionar información sobre la estimación de la duración. El juicio de expertos
también puede utilizarse para determinar si es conveniente combinar métodos de
estimación y cómo conciliar las diferencias entre ellos.
Estimación Análoga: La estimación análoga es una técnica para estimar la

duración o el costo de una actividad o de un proyecto mediante la utilización de
datos históricos de una actividad o proyecto similar. La estimación análoga utiliza
parámetros de un proyecto anterior similar, tales como duración, presupuesto,
tamaño, carga y complejidad, como base para estimar los mismos parámetros o
medidas para un proyecto futuro. Cuando se trata de estimar duraciones, esta
técnica utiliza la duración real de proyectos similares anteriores como base para
estimar la duración del proyecto actual. Es un método de estimación del valor
bruto, que en ocasiones se ajusta en función de las diferencias conocidas en
cuanto a la complejidad del proyecto. La estimación análoga de la duración se
emplea a menudo para estimar la duración de un proyecto cuando se dispone de
escasa información de detalle sobre el mismo.
Estimación por Tres Valores: La exactitud de las estimaciones de la duración de

una actividad por un único valor puede mejorarse si se tienen en cuenta la
incertidumbre y el riesgo. Este concepto se originó con la Técnica de Revisión y
Evaluación de Programas (PERT). El método PERT utiliza tres estimaciones para
definir un rango aproximado de duración de una actividad:
• Más probable (tM). Esta estimación se basa en la duración de la actividad, en
función de los recursos que probablemente le sean asignados, de su
productividad, de las expectativas realistas de disponibilidad para la actividad, de
las dependencias de otros participantes y de las interrupciones.
62
• Optimista (tO). Estima la duración de la actividad sobre la base del análisis del
mejor escenario posible para esa actividad.
• Pesimista (tP). Estima la duración de la actividad sobre la base del análisis del
peor escenario posible para esa actividad.
La siguiente tabla presenta la estimación de los tiempos estimados utilizando la

fórmula:
Te=(to+4*tm+tp)/6, presentando los siguientes resultados.
Tabla 6. Tiempos Estimados
TIEMPOS ESTIMADOS
ACTIVIDAD TIEMPO TIEMPO TIEMPO TIEMPO
PROBABLE OPTIMISTA PESIMISTA ESPERADO
2.1.1.1 Solicitar 10 8 15 11
autorización World
Archery y Liga
Antioqueña de Tiro con
arco
2.1.1.2 Solicitar 10 8 15 11
autorización pago costos
viaje, estadía e
inscripción
2.1.1.3 Recolectar 8 5 10 8
información material
escrito y digital
2.1.1.4 Imprimir 2 1 3 2
documento
2.1.2.1 Solicitar 15 12 20 15
autorización World
Archery y Federación
Mexicana de Tiro con
Arco
2.1.2.2 Solicitar 20 12 25 20
autorización pago costos
viaje, estadía e
inscripción (Coldeportes)
2.1.2.3 Recolectar 10 6 12 10
información material
escrito y digital
2.1.2.4 Imprimir 2 1 3 2
documento
63
2.1.3.1 Revisión 40 30 45 39
Bibliográfica textos
especializamos
2.1.3.2 Solicitar 1 1 5 2
información modelo de
enseñanza vidente LBA
2.1.3.3 Realizar 18 15 25 19
documento base
2.1.3.4 Editar 18 12 20 17
documento e imprimir
2.1.4.1 Elaborar 3 2 4 3
protocolos
2.1.4.2 Entregar 0 0 0 0
Protocolos
3.1.1 Solicitar 1 1 2 1
información
documentación 2001 a
2007 IDRD
3.1.2 Radicación 0 0 0 0
solicitud acceso a los
archivos
3.1.3 Solicitud 3 1 5 3
información Guía
elaboración E.P.D al
IDRD
3.2.1 Solicitar 4 3 7 4
consultoría área de
Deporte
3.2.2 Elaboración 15 12 20 15
documento E.P.D
3.2.3. Edición e 6 5 10 7
impresión documento
matriz y E.P.D oficial
3.3.1 Entregar 0 0 0 0
Radicado al IDRD
de la E.P.D
4.1.1. Solicitar 1 1 3 1
espacios y material
capacitación LBA
4.1.2 Solicitar 2 1 3 2
acreditación LBA
4.1.3 Capacitar al 5 5 7 5
personal educativo LBA
4.2.1 Solicitar 1 1 3 1
espacios y material
capacitación LBA
64
4.2.2 Solicitar 2 1 3 2
acreditación oficial LBA
4.2.3 Capacitar 5 5 7 5
personal Técnico LBA
4.3.1 Solicitar 1 1 3 1
espacios y material de
capacitación
4.3.2 Solicitar 1 1 3 1
acreditación oficial LBA
4.3.3 Capacitación 4 4 6 4
personal logístico LBA
4.4.1 Sistematizar 1 1 2 1
base de datos integrada
total personal capacitado
LBA
4.4.2 Entregar la 0 0 0 0
base de datos
sistematizada
5.1.1 Acordar por 1 1 2 1
medio de reunión con
comité técnico y comité
directivo implementación
5.1.2 Generar acta 1 1 1 1
aprobada de los
acuerdos de
implementación
5.2.1 Registrar las 3 1 5 3
especificaciones
técnicas de los equipos
5.3.1 Registrar los 6 5 8 6
proveedores y su
documentación legal
5.3.2 Clasificar 2 1 4 2
proveedores
5.3.3 Recolectar 1 1 2 1
propuestas proveedores
5.4.1 Elaborar 2 2 4 2
estrategias de compra
5.4.2 Entregar 0 0 0 0
propuesta
estrategias de
compra
Finalización del 1 1 2 1
proyecto
Fuente: Autora
65
*Es importante aclarar que la estimación de tiempo no se le realizó a la fase de
gerencia de proyecto ya que todos sus componentes si bien tiene un orden lógico
de ejecución pueden generar modificaciones y ser iterativos permitiendo que el
proyecto se acomode a cambios en pro de conseguir los objetivos del mismo.
Método de la Ruta Crítica: La ruta crítica es la secuencia de actividades que

representa el camino más largo a través de un proyecto y determina la menor
duración posible del mismo.
El método de la ruta crítica se utilizó para estimar la duración mínima del proyecto
y determinar el nivel de flexibilidad en la programación de los caminos de red
lógicos dentro del cronograma. Se calculó las fechas de inicio y finalización,
tempranas y tardías, para todas las actividades, sin tener en cuenta las
limitaciones de recursos, y realiza un análisis que recorre hacia adelante y hacia
atrás toda la red del cronograma. Una vez finalizado se le introdujeron los recursos
lo cual vario los tiempos de holgura y se reestructuro la ruta crítica y los tiempos.
Siendo la ruta crítica la siguiente:

Siendo conformada la ruta crítica por 15 actividades de 27, las No (1, 3, 4, 5, 7, 9,
10, 14, 15, 16, 17, 24, 25, 26, 27).
Es un cronograma con un calendario estandarizado con fechas incluidas para la

programación del trabajo (Programación calendario project), con las duraciones
respectivas de las actividades que se deben encontrar en perfecta coordinación
con la asignación de los recursos prepuestos ya que la asignación de los mismos
dependen de la duración de las actividades y la duración de las actividades
dependen de los recursos ya que estos le influencian directamente.
También surge la línea base del cronograma que es la versión aprobada de un

modelo de programación y sólo puede ser modificada a través de procedimientos
formales de control de cambios y que se utiliza como base de comparación con los
66
resultados reales. El cronograma del proyecto contiene diagrama de barras,
diagrama de red y ruta crítica especificada.
Debe ser aceptada y aprobada por los interesados adecuados como la línea base
del cronograma, con fechas de inicio de la línea base y fechas de finalización de la
línea base. Durante el monitoreo y control las fechas aprobadas de la línea base
se comparan con las fechas reales de inicio y finalización para determinar si se
han producido desviaciones. La línea base del cronograma es un componente del
plan para la dirección del proyecto.
Anexo D. Project RvMPLBAEPD. Línea Base, El cronograma se con la duración

de las actividades se encuentra en el en la vista de Grantt, programación de
calendario, hoja de recursos y diagrama de RED
67
Tabla 7. Resumen del Cronograma
Nombre de Duració Comienz Fin Predecesora Tipo de Nombres de los Retras Holgur Holgur Costo
tarea n o s secuenci recursos o por a Libre a Total
a redist.
Solicitud 4 días lun mié 13 F-C Personal logístico 0 díast 45 45 días $800.000,00
información 30/03/15 08/04 días
Guía /15
elaboración
E.P.D al
IDRD
22 días jue mar 11;13;14 F-C Especialista en 0 díast 0 días 0 días $16.000.000
Elaboración 11/06/15 14/07 E.P.D;Especialista ,00
documento /15 Arco
E.P.D Recurvo[2];Especi
alista en
entrenamiento
deportivo;Personal
técnico[5]
Entrega 4 días mar sáb 15 F-C Especialista en 0 díast 0 días 0 días $8.200.000,
documento 14/07/15 18/07 E.P.D;Especialista 00
Modelo /15 Arco Recurvo[2]
Pedagógico
E.P.D.
68
Edición e 20 días sáb mié 16 F-C Editor;Especialista 0 díast 0 días 0 días $11.500.000
impresión 18/07/15 19/08 en ,00
documento /15 E.P.D;Especialista
matriz y Arco
E.P.D oficial Recurvo[2];Person
al técnico[2]
Entrega 0 día mié jue 17 F-C Personal logístico 0 díast 0 días 0 días $800.000,00
Radicado al 19/08/15 20/08
IDRD de la /15
E.P.D
5 días jue vie 11 F-C Especialista Arco 0 díast 0 días 31 días $3.400.000,
Certificación 11/06/15 19/06 Recurvo;Personal 00
personal /15 logístico
educativo
LBA
5 días vie jue 20 F-C Especialista Arco 0 díast 0 días 31 días $4.600.000,
Certificacion 19/06/15 25/06 Recurvo;Personal 00
Técnico LBA /15 técnico;Personal
logístico
4 días jue jue 21 F-C Personal 0 díast 0 días 31 días $5.500.000,
Certificacion 25/06/15 02/07 logístico[3];Otros 00
personal /15 Administrativos;Es
logistico LBA pecialista Arco
Recurvo
69
Entrega 0 día jue vie 22 F-C Personal logístico 0 díast 0 días 0 días $800.000,00
listado de 02/07/15 03/07
asistencia /15
capacitacion
es
Evaluación 5 días sáb lun 16 F-C Especialista Arco 0 díast 0 días 4 días $5.000.000,
y asesoría 18/07/15 27/07 Recurvo;Personal 00
tipo de /15 técnico[2]
implementaci
ón
Evaluación 9 días lun lun 25 F-C Personal 0 díast 0 días 4 días $4.200.000,
proveedores 27/07/15 10/08 logístico[2];Especi 00
/15 alista Arco
Recurvo
Entrega 0 días lun mié 26 F-C Personal 0 díast 0 días 0 días $3.400.000,
presentación 10/08/15 12/08 logístico;Especialis 00
propuesta de /15 ta Arco Recurvo
compra
Finalizacion 0 día mié jue 27 F-C Otros 0 díast 4 días 4 días $2.100.000,
del proyecto 12/08/15 13/08 Administrativos;Pe 00
/15 rsonal logístico[2]
Fuente: Autora
70
3.4 PLAN GESTIÓN Y LÍNEA BASE DEL COSTO
3.4.1 ESTIMACIÓN DE COSTOS
Este proceso implica idear estimados de costos para cada actividad. Estos
estimados serán combinados finalmente en un plan de gastos dividido en fases de
tiempo (el presupuesto de los costos) en el siguiente proceso: Determinar el
Presupuesto. Determinar a la vez la naturaleza de los costos siendo estos
variables o fijos y directos o indirectos (Mucalhy, 2013).
Las herramientas que se utilizaron para la definición de las actividades fueron:

Técnicas analíticas, Reuniones, lluvia de ideas y Juicio de expertos. Lo anterior
será archivada como activo del proyecto.
Técnicas Analíticas: Implicar la selección de opciones estratégicas para el

presente caso la financiación va a ser mixta siendo auto financiación es la
predominante pero con momentos estratégicos con financiación externa. La
financiación externa dependerá de políticas públicas y procedimientos de
organización interna y externa.
Reuniones: Los equipos de proyecto pueden celebrar reuniones de planificación

para desarrollar el plan de gestión de los costos. Los participantes en estas
reuniones pueden incluir el director del proyecto, el patrocinador del proyecto, de
determinados miembros del equipo del proyecto, determinados interesados,
personas que ostenten responsabilidades relativas a los costos del proyecto y
cualesquiera otras, según las necesidades.
Es importante realizar acuerdos previos con los representantes de las entidades

públicas que representan la cofinanciación.
71
Juicio de Expertos: Los miembros del equipo del proyecto u otros expertos con
experiencia y habilidad en el desarrollo de enunciados de alcance de proyecto
detallados, EDT/WBS y cronogramas del proyecto, pueden aportar su experiencia
a la hora de definir las actividades.
Estimación Ascendente: La estimación ascendente es un método que sirve para

estimar un componente del trabajo. El costo individual de cada paquete de trabajo
o actividad se calcula con el mayor nivel posible de detalle. El costo detallado se
resume posteriormente o se “acumula” en niveles superiores para fines de reporte
y seguimiento.
En general, la magnitud y complejidad de la actividad o del paquete de trabajo

individuales influyen en el costo y la exactitud de la estimación ascendente de
costos.
Estimación por Tres Valores: Se puede mejorar la exactitud de las estimaciones

de costos de una actividad única si se tienen en cuenta la incertidumbre y el riesgo
y se utilizan estimaciones por tres valores para definir un rango aproximado del
costo de la actividad:
• Más probable. El costo de la actividad se estima sobre la base de una evaluación
realista del esfuerzo necesario para el trabajo requerido y de cualquier gasto
previsto.
• Optimista. El costo de la actividad se estima sobre la base del análisis del mejor
escenario para esa actividad.
• Pesimista. El costo de la actividad se estima sobre la base del análisis del peor
escenario para esa actividad.
Se utilizó la fórmula de Distribución Beta (Doble Triangular), que es igual a:
E=(P+4MP+O)/6
72
Ver. Tabla 10 Estimación Actividades
Software de Gestión de Proyectos: Las aplicaciones software de gestión de

proyectos, hojas de cálculo informatizadas, simulaciones y herramientas
estadísticas, se utilizan para agilizar la estimación de costos. Dichas herramientas
pueden simplificar el uso de algunas de las técnicas de estimación de costos y, de
esta manera, facilitar el estudio rápido de las alternativas para la estimación de
costos.
Técnicas Grupales de Toma de Decisiones (Tormenta de ideas): Se reunió a los

expertos de las diferentes áreas de y al equipo de trabajo correspondiente para
estimar los costos del trabajo en el tiempo estimado evaluando los posibles
riesgos en el cronograma y generando una programación y orden del trabajo como
estrategias de consecución de los objetivos del proyecto en el tiempo esperado.
En estos talleres se pretende generar por parte de los participantes diferentes

cotizaciones y costos para de esta manera generar los más favorables.
Mediante la participación en el proceso de estimación de un grupo estructurado de

personas cercano a la ejecución técnica del trabajo, se consigue información
adicional y se obtienen estimaciones más precisas. Además, cuando las personas
se involucran en el proceso de estimación se incrementa su compromiso con la
consecución de los resultados estimados.
Se obtiene la base de las estimaciones por actividad.
73
Tabla 8. Estimación Actividades
74
75
Fuente: Autora
76
3.4.2 DETERMINAR EL PRESUPUESTO
Se calcula el costo total del proyecto con el propósito de determinar la cantidad de

fondos que la organización requiere tener disponible para el proyecto, dando la
línea base de costos es la porción del presupuesto sobre la cual tendrá control el
director del proyecto. Cumplir con la línea base de costos será una medida del
éxito del proyecto, por lo que un presupuesto deberá venir de una manera que el
director del proyecto pueda usar mientras se lleva a cabo el trabajo, con el
propósito de que pueda controlar los costos y, por lo tanto, controlar el proyecto en
general, donde se utilizaron las siguientes herramientas.
Agregación de Costos: Las estimaciones de costos se sumaron por paquetes de

trabajo, de acuerdo con la EDT. Las Estimaciones de costos de los paquetes de
trabajo se agregaron posteriormente para los niveles superiores de componentes
de la EDT y finalmente para todo el proyecto. Esta técnica se realizó inicialmente
pero en la medida de un ejercicio más exacto se recurrió a la distribución Beta
descrita anteriormente.
Tabla 9. Agregación de Costos EDT
Nombre de tarea Costo

Solicitud información Guía elaboración E.P.D al IDRD $800.000,00
Elaboración documento E.P.D $16.000.000,00
Entrega documento Modelo Pedagógico E.P.D. $8.200.000,00
Edición e impresión documento matriz y E.P.D oficial $11.500.000,00
Entrega Radicado al IDRD de la E.P.D $800.000,00
Certificación personal educativo LBA $3.400.000,00
Certificación Técnico LBA $4.600.000,00
Certificación personal logístico LBA $5.500.000,00
Entrega listado de asistencia capacitaciones $800.000,00
Evaluación y asesoría tipo de implementación $5.000.000,00
77
Evaluación proveedores $4.200.000,00
Entrega presentación propuesta de compra $3.400.000,00
Finalización del proyecto $2.100.000,00
Entrega documento Modelo Pedagógico E.P.D. $8.200.000,00
Edición e impresión documento matriz y E.P.D oficial $11.500.000,00
Entrega Radicado al IDRD de la E.P.D $800.000,00
Certificación personal educativo LBA $3.400.000,00
Certificación Técnico LBA $4.600.000,00
Certificación personal logístico LBA $5.500.000,00
Entrega listado de asistencia capacitaciones $800.000,00
Evaluación y asesoría tipo de implementación $5.000.000,00
Evaluación proveedores $4.200.000,00
Entrega presentación propuesta de compra $3.400.000,00
Finalización del proyecto $2.100.000,00
Fuente: Autora
Crashing: En el caso que se llegue a presentar limitaciones varias con el tiempo y

los recursos se debe ejecutar una metodología llamada crashing en la cual se
presupuesta el valor adicional por día de trabajo atrasado y cuál sería la ruta que
menos incrementa el valor del proyecto. Esto funciona a la par con el cronograma.
78
Tabla 10. Crashing
Fuente: Autora
79
Análisis de Reservas: Se realizó análisis de reserva para cada una de las
actividades que presentan mayor riesgo ó mayor incertidumbre por cambios del
mercado. En caso de manifestarse el riesgo de que no exista un co-patrocinador,
la liga asumirá su costo y este valor será el valor de la reserva de contingencia.
Tabla 11. Reserva de Contingencia
Fuente: Autora
La reserva de gestión es por política de la empresa un valor del 20% del valor total
del proyecto. Los cual es un monto de $14.220.800 de pesos COP.
Juicio de Expertos: El juicio de expertos, en términos de la experiencia en un área

de aplicación, Área de Conocimiento, disciplina, proyecto similar, es de gran ayuda
en la determinación del presupuesto. Dicha experiencia la puede proporcionar
80
cualquier grupo o persona con educación, conocimiento, habilidad, experiencia o
capacitación especializados.
Conciliación del Límite de Financiamiento: El límite de financiamiento se debe

conciliar con los financiadores externos como es el caso de Coldeportes y el
IDRD. Ya que de existir reducción por parte de estos agentes financiero existirá
una variación considerable en el alcance y cronograma del proyecto.
3.4.3 MANEJO DE LAS CONTINGENCIAS
Reserva de Gestión: La reserva de gestión se mantendrá dentro de los rubros del

proyecto desde su inicio hasta su final y deberá ser justificada su utilización o no
de las mismas al finalizar el proyecto por medio de un acta oficial con que será
aprobada por el CEO. En caso de no ser aprobada se procederá a realzar el
estudio de la utilización del recurso por parte de las entidades externas. Ver
Auditorías.
Reserva de Contingencia: En la medida que se va ejecutando el proyecto y los

riegos proyectados como muy Alto en su materialización, no se materialicen se
procederá a retornar dichos valores a la CEO bajo el mismo procedimiento de las
reservas de gestión. Pero de igual manera el valor del último riesgo proyectado
será devuelto a la CEO en caso de no utilizarse únicamente al finalizar el proyecto.
El presupuesto de costos es la línea base de costos más las reservas de gestión.

El presupuesto de costos es la cantidad de dinero que la compañía debe tener
disponible para el proyecto (Mucalhy, 2013).La línea base de costos es la versión
aprobada del presupuesto por fases del proyecto, excluida cualquier reserva de
gestión, que sólo se puede cambiar a través de procedimientos formales de
control de cambios, y se utiliza como base de comparación con los resultados
reales. Se desarrolla como la suma de los presupuestos aprobados para las
diferentes actividades del cronograma.
81
3.5 PLAN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
3.5.1 OBJETIVOS DE LA CALIDAD
 Realizar una serie de actividades enlazadas entre sí de manera coherente

por medio de técnicas y herramientas que permitan la elaboración de un
texto técnico que cumpla y supere las expectativas exigidas bajo el marco
legal en el tiempo indicado.
 Modificar y estandarizar el modelo actual de enseñanza del Tiro con Arco

en la Liga Bogotana de Arquería.
 Generar protocolos tales como: evaluación del proceso educativo,

mantenimiento y uso, proceso de inscripción y material didáctico para para
los clientes.
 Generar participación transversal de las diferentes áreas vinculadas a la

entidad.
 Estipular la estrategia de contratación de la adquisición de la

implementación.
 Gestar el documento primero del proceso de acreditación.
3.5.2 ENFOQUE AL CLIENTE
El proyecto será confiable al cliente debido a la alta calificación del personal

técnico involucrado en la elaboración del texto, el cual conseguirá dar inicio del
proceso de certificación y presentará en la evolución del proceso de certificación
una variación del contenido central de un 5%. El producto superará las
expectativas del cliente en lo concerniente al temario consiguiendo el aval
82
bioquímico y biomecánico por la UCAD (Unidad de ciencias aplicadas al Deporte
Bogotá) y técnico por parte del área metodológica del Deportes-IDRD.
El cliente se apoyará en un sistema de comunicación y retroalimentación que le

permitirá interactuar con la elaboración del producto manteniendo los estándares
inicialmente establecidos.
Tipos de clientes
Clientes externos: Coldeportes, World Archery Colombia, Instituto de recreación y
deportes, Proveedores.
Clientes internos: Liga Bogotana de Arquería, Monitores de la LBA y clientes de la

LBA.
Tabla 12. Roles e Interesados del Proyecto
Patrocinador del Comité ejecutivo de la Liga Bogotana de Arquería.

proyecto
FUNCIÓN: Proporciona la aprobación del equipo
ejecutivo y de patrocinio para el proyecto. Tiene la
propiedad de presupuesto para el proyecto y es el
principal accionista y el destinatario de las entregas del
proyecto.
Dueño del proyecto Comité técnico de la Liga Bogotana de Arquería
FUNCIÓN: Proporciona la definición de políticas para el

equipo del proyecto. Resuelve conflictos y realiza toma
decisiones finales relacionadas con las expectativas del
proyecto a través de áreas organizativas y funcionales.
El propietario del proyecto y la gerente de proyecto
tienen un enlace directo para todas las comunicaciones.
El gerente de proyecto trabajará directamente con el
propietario del proyecto en todo aclaración política.
Administrador del Claudia E. Cifuentes Santanilla

proyecto
FUNCIÓN: Proporciona una gestión global del proyecto.
Es el responsable del establecimiento de una Carta del
proyecto, desarrollo y gestión de la obra planificar,
83
asegurar recursos adecuados, delegar el trabajo y
asegurar la finalización con éxito del proyecto.
Comité directivo Comisionado I.D.R.D, Asoar Asociación de clubes de

arquería
FUNCIONES: Prestar asistencia en la resolución de los

problemas que surgen más allá del proyecto y la
jurisdicción del gerente. Monitorear el progreso del
proyecto y proporcionar herramientas necesarias y
apoyo cuando los hitos están en peligro.
Interesados Instituto de Recreación y Deportes
Liga Bogotana de Arquería
Coldeportes
Socios de la Liga Bogotana de Arquería
Monitores deportivos
Proveedores
World Archery Colombia
FUNCIONES: Proveedores claves de los requisitos,

beneficiarios de prestación del proyecto y beneficios
asociados. Los entregables mejorarán directamente a los
stakeholders, procesos de negocios y el medio ambiente.
3.5.3 CRITERIOS CALIDAD RECURSOS HUMANOS
Los recursos humanos deberán realizar un proceso de contratación y entrega de

documentación que valide su experticia y preparación según el área solicitada,
para ello el proceso de contratación será por licitación pública deberá completar el
formato de Hoja de vida persona Natural, documentos obligaciones legales al día
(EPS, certificación bancaria, pasado judicial entre otros) y formulario único de
bienes y renta y actividades económicas privadas persona natural. Los anteriores
documentos serán evaluados y una vez finalizado el proceso de contratación se
84
dispondrá a hacer pública la destinación presupuestal por vías de divulgación de
conocimiento común.
La persona involucrada en el proceso será notificada de manera personal, una vez

legalizada la contratación por medio de la aceptación de una contrato y
elaboración de un acta de inicio se le realizará un archivo a la persona contratada
y se le otorgara un código único con el cual la documentación correspondiente a la
contratación se registrara en el sistema de gestión documental Orfeo.
Los recursos humanos de apoyo a la contratación, son recursos propios del cliente
ya que es un proceso de mejorar interna.
Los profesionales contratados deberán suministrar mensualmente un informe de

actividades, donde se detallara el cumplimiento de las actividades contractuales y
su respectivo cumplimiento, bajo el formato de ADQUISICION DE BIENES Y
SERVICIOS V3 los días 25 de cada mes y el cual será archivado bajo el código
contractual individual.
El recurso humano solicitado es:

Gerente de Proyecto
Coordinador área documental
Coordinador área EDP
Especialista Arco Recurvo
Especialista en E.P.D.
Editor
Personal de apoyo técnico y logístico
Debido a la duración de proyecto no se contempla una capacitación para el

personal técnico involucrado., seleccionándose de esta manera un personal
altamente calificado para el proyecto. Aun así se realizarán trabajos de toma de
conciencia, ética laboral para la buena práctica del mismo.
85
3.5.4 CRITERIOS CALIDAD INFRAESTRUCTURA
 Es necesarios de un equipamiento de material de computo (7) con Microsoft

Office, Internet, Intranet e impresoras.
 El software y hardware anteriormente manifestado se debe encontrar bajo
la supervisión y en las instalaciones de la Liga Bogotana de Arquería en el
centro de alto rendimiento en altura.
 El uso de dicho material solo se podrá realizar en las horas laborales
estipuladas por la Liga Bogotana de Arquería. El cliente LBA es el principal
encargado de asegurar el cumplimento de dicho recuso que es vital para el
correcto y eficaz desarrollo de los diversos productos del proyecto.
3.5.5 CRITERIOS CALIDAD AMBIENTE DE TRABAJO
Se debe generar en el ambiente de trabajo el interés por la investigación,

cuestionamiento e interpretación de la información para generar un documento
satisfactorio en su contenido. Le estructura se debe basar en las solicitudes
tempranas con lo cual se adelantaran los trámites correspondientes a convenios
interinstitucionales.
Previo al inicio del proyecto se debe realizar una intervención y conciliación con
loa LBA y sus empleados debido a la resistencia de parte de algún de sus
miembros a la elaboración de los presentes textos. La intervención se debe
realizar con ayuda de las partes interesadas y un mediador (Trabajador social.)
Esto con el fin de minimizar los riegos por la resistencia a sectores de la entidad a
recibir el cambio y a generar un espacio de tolerancia propicio para el grupo de
trabajo del proyecto.
Las encuestas de satisfacción laboral y los talleres medirán el nivel de aceptación

del grupo de trabajo.
86
87
Ilustración 6. Mapa de Procesos Calidad
Fuente: Autora
3.5.6 VINCULOS DE DEPENDENCIA
Los entregables de documentación solo pueden presentar una dependencia fin

comienzo en el siguiente orden: documentación de buenas prácticas viajes
capacitación, documento matriz, documento E.P.D, protocolos y documento de
radicación.
La Capacitación se debe realizar después de finalizar todo los documentos

excepto el de radicación.
88
La estrategia de compra se realizara en paralelo con el momento asignado a
protocolos y solamente una vez finalizado en documento E.P.D.
La elaboración del documento matriz será una vez finalizados los viajes de
capacitación y registro buenas prácticas.
3.5.7 FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO
 Acceso a bibliografía técnica reciente.

 Buenas comunicaciones entre el equipo de trabajo y con el cliente.
 Tiempo de aprobación convenios institucionales.
3.5.8 REGISTROS Y ALMACENAMIENTO DE LA DOCUMENTACIÓN
Toda la documentación será almacenada en el sistema de gestión de la

información denominado ORFEO, el cual es intranet. Los documentos requeridos
para la ejecución del proyecto se encuentran almacenados en una sección propia
de para los formatos, lo cual se denomina lista de maestra de documentos, los
cuales cuentan con el código de almacenamiento, el cual hace referencia a su
almacenamiento del archivo físico.
Para la revisión de documentos expedidos en el trayecto del proyecto serán

almacenado en físico en el IDRD y al ser documentos públicos se debe solicitar en
la oficina de planeación cita para su revisión e inspección. Los digitales se
encontrarán en la plataforma ORFEO.
3.5.8.1 Almacenamiento Físico
La documentación del proceso de elaboración del producto será almacenada en el

archivo general de la Liga Bogotana de arquería, seccional deporte bajo el código
2015RvMP01..02..03 según corresponda.
89
Las actas y formatos de aprobación de aprobación serán incluidas en las carpetas
del archivo general y serán los documentos registrados en la parte inicial de la
carpeta. La carpeta en la parte exterior deberá tener el listado de los ítems
contenidos.
El producto será almacenado en dos copias una de vista pública con empaste
duro con el código 2015RvMP y otra interna con el código TARvMP2015-34.
La revisión de los documentos registrados solo se podrá realizar en el lugar de
archivo y deberá diligenciar el registro de visitas expedido por la entidad con la
persona encargada de su supervisión.
3.5.8.2 Almacenamiento Magnético
La documentación almacenada en físico deberá tener una copia en magnético, la

cual será depositada en el sistema de gestión documental ORFEO con el número
de expediente virtual 2012230800201630E.
La revisión de los documentos registrados solo se podrá realizar en la oficina de
registro general del Instituto de Recreación y Deportes con la persona encargada
de su supervisión.
Tabla 13. Listado Maestro de Documentos
90
Fuente: Autora
3.5.9 IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD
La trazabilidad se realizara por medio de la entrega de los informes mensuales

con el formato de actividades SGC- Adquisiciones y bienes. Los registros de los
cambios de la matriz de trazabilidad de los requisitos y matriz de registro de
cambios.
91
Los registros de las reuniones realizadas, las cuales estarán registradas por medio
de actas y de manera correspondientes.
Es importante utilizar herramientas de porcentaje de ejecución contrastándolos
con el plan originas el cual a la vez nos dará un record cuantitativo del desarrollo
del proyecto y la otra herramienta a utilizar es el valor ganado diario y quincenal
según sea necesario el análisis en el grupo de trabajo por medios magnético y
software especializado Project.
A Continuación se mostrará la Matriz del Plan de Calidad.
92
Tabla 14. Matriz Plan de Calidad
93
Fuente: Autora
94
3.6 PLAN GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS
El plan de recursos humanos permite la identificación del personal que se requiere

para llevar a cabalidad el propósito del proyecto. Para ello se pretende identificar
cada uno de los cargos necesarios, especificidad en su experiencia y habilidades,
para en últimas poder designar su rol dentro del equipo y la responsabilidad para
con este y el proyecto.
3.6.1 ORGANIGRAMA
El proyecto al ser parte de un proceso de mejoramiento de la empresa va a

requerir en una buena medida del personal que labora en la misma a excepción
del especialista EPD y el editor del texto los cuales son parte del plan de requisito
y adquisiciones.
Dentro de la gestión de planificación de los recursos humanos se debe identificar

los recursos que se requieren para cada uno de los oficios del mismo. Para ello de
debe identificar a los integrantes, determinar sus habilidades y competencias,
entre otros.
En la ilustración denominada Organigrama del Proyecto se encuentran 3 colores,

los cuales representan lo siguiente:
o Negro: Nombre del proyecto

o Azul: Equipo del proyecto
o Naranja: Involucrados externos que impactan el proyecto a nivel Alto
95
Ilustración 7. Organigrama del Proyecto
Fuente: Autora
3.6.2 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
El proyecto se encuentra dividido en 4 paquetes de trabajo, los cuales serán

supervisados y dirigidos por el Gerente asignado Claudia Elizabeth Cifuentes
Santanilla. Los paquetes de trabajo se encuentran clasificados de la siguiente
manera:
Paquete de trabajo Código del paquete Responsable

Documento 2 Nora Cecilia Valdez Gomez

Certificación E.P.D 3 Natalia Carrillo Acosta
96
Certificaciones 4 Sebastian A. Ristchard
Otalora

Estrategia de Compra 5 Ma Camila Diaz Jimenez
Las personas anteriormente descritas son las responsables del cumplimiento de

las actividades correspondientes a su grupo de trabajo. El cliente es responsable
de realizar los convenios interinstitucionales con Coldeportes, debido a que los
tramites se deben realizar de una institución a la otra según lo planeado en la
planeación estratégica de para el año 2015 radicado No. 2014-210-009919-2 ante
el Instituto de recreación y deportes, para asignación de recursos estatales.
3.6.3 ROLES Y RESPONSABILIDADES
El gerente del proyecto y su equipo, establecen las personas que son

requeridas para el desarrollo del proyecto en cada uno de sus trabajos y
entregables, poder establecer los requisitos y competencia de este recurso
humano, para iniciar el proceso de incorporación de ellos a la ejecución del
proyecto.
97
Tabla 15. Matriz de Roles y Responsabilidades
Fuente: Autora
Partiendo de lo anterior la responsabilidad de las actividades y de los productos de

la misma corresponden a los siguientes grupos de trabajo, representados en la
matriz RACI.
La responsabilidad y autoridad se encontrará divulgada en una zona pública de

forma gráfica y por medio electrónico para su respectivo conocimiento y uso.
98
Tabla 16. Matriz RACI
CLIENTE DOCUMENTO CERTIFICACIÓN CERTIFICACIONES ESTRATEGIA

E.P.D. DE COMPRA
ROLES
ACTIVIDAD
1 Viaje # 1 Tramites Interinstitucionales R A
2 Viaje # 1 Manejo y almacenamiento I R A C
Información
3 Viaje # 2 Tramites Interinstitucionales R A
4 Viaje # 2 Manejo y almacenamiento I R A C
Información
5 Resumen Documento Base I R A C
6 Solicitud Modelo de enseñanza LBA A R C I
7 Revisión Bibliográfica textos I R A C
especializados
8 Elaboración y entrega protocolos de A R C I
enseñanza y manejo material.
9 Editar documento para impresión I R A C
10 Documento Matriz A R I C
11 Solicitud documentación IDRD 2001-2007 I A R C
99
12 Solicitud formato guía EPD I A R C
13 Elaboración y entrega documento modelo A C R I
pedagógico con formato EPD
14 Radicado documento modelo pedagógico A C R I
EPD.
15 Certificación personal educativo LBA I A C R
16 Certificación personal Logístico LBA I A C R
17 Certificación personal Técnico LBA I A C R
18 Registro información del personal I A C R
capacitado
19 Acuerdo LBA tipo de implementación y A C I R
presupuesto
20 Evaluación y asesoría tipo de A C R
implementación
21 Evaluación Proveedores A C I R
22 Propuesta Proveedores A C I R
Fuente: Autora
100
Ilustración 8. Histograma de Recursos
DIAS DE LOS RECURSOS POR MES

180
160
140
120
100
80
60
40
20
0
Feb mar Abr May Jun Jul Ago
Fuente: Autora
Tabla 17. Estimacion costos RRHH

Estimado de costos RRHH
Personal
 Gerente $ 24.500.000
 Espe. Recurvo $14.700.000
 Espe. Teoría $14.000.000
 Espe. EPD $14.000.000
 Editor $3.600.000
 Personal Logístico y técnico $40.000.000
Fuente: Autora
3.6.4 TIPOS DE CONTRATOS
Los contratos serán por término fijo con cláusulas de cumplimiento.
3.6.4.1 Incentivos
Para los empleados que saquen el mayor puntaje en las cualificaciones, se le

entregará por parte de la liga unas certificaciones oficiales expedidas por la World
Archery Colombia.
101
3.6.5 LIBERACIÓN DE LOS RECURSOS
En el momento que los recursos hayan finalizado su labor específica en el

proyecto serán liberados por medio de un oficio firmado por parte del director del
proyecto, la cual será dirigida al comité técnico de la liga el cual se encargará de
su recibimiento y acomodación para que el recurso continúe con sus procesos de
producción habituales.
Una vez legalizado todo el proceso de liberación del recurso se debe entregar el
oficio de liberación al CEO en la reunión de avance mensual y copia del mismo en
el informe mensual.
3.7 PLAN GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN
3.7.1 REQUERIMIENTOS DE COMUNICACIÓN
La definición de los requerimientos de comunicación permitirá un adecuado y

permanente flujo de información, permitiendo que el mismo se haga de manera
eficaz y eficiente entre los interesados del proyecto. Todo lo anterior tendrá
como sustento la información base del proyecto redactada en el Plan para la
dirección del mismo, el registro de interesados, factores ambientales de la
empresa y los activos de proceso de la organización.
102
Tabla 18. Requerimientos de la Comunicación
TIPO DE
RECEPTORES DE NECESIDAD DEL FRECUENCI MEDIOS A
COMUNICA
INFORMACIÓN PROYECTO A EMPLEAR
CIÓN
Patrocinador del 2 - 4 veces Documentos Formal
Implementación
proyecto / cliente al mes del proyecto escrita
Reuniones Formal
formales de escrita
Gerente del proyecto De responsabilidad Semanal discusión de
avances y Formal
problemas Verbal
Reuniones
formales de
Diario
discusión de
durante la
Distribución de avances y Informal
Personal Técnico duración
Actividades problemas, y Escrita
del
reuniones de
proyecto
toma de
decisiones.
Reuniones
formales de
Diario
discusión de
durante la
Distribución de avances y Informal
Personal Logístico duración
Actividades problemas, y Escrita
del
reuniones de
proyecto
toma de
decisiones.
Documentos
del Proyecto e
Informes de
Formal
Avance y
escrita
Editor Implementación y Semanalme Reuniones de
Especialistas externos Apoyo nte definición de
Formal
procesos,
Verbal
procedimiento
s, estándares,
criterios, etc
Fuente: Autora
103
3.7.2 INVOLUCRADOS
Se realizarán reuniones con el cliente cada segundo sábado del mes donde se
entregaran los avances del proyecto y quedarán registrados bajo actas. Los
cambios requeridos por el cliente serán registrados inicialmente por medio de un
acta y se procederá a registrarlas bajo el formato de cambios denominado SGC-
Matriz de trazabilidad de requisitos,V4 y en la SGC- Matriz de aprobación de
cambios, V2. Las demás comunicaciones con el cliente se realizarán por medio de
correos electrónicos con el representante de la Liga Bogotana de Arquería el sr.
Carlos Montenegro.
Reuniones comité de gobierno: Realizar reuniones cada 15 días en las se

realizarán acuerdos de entregables cercanos, adelantos y actas de cada reunión.
Cada reunión será convocada por mail y cualquier comunicación se sostendrá por
este medio.
Estados de reporte mensuales: Realizar una reunión 1 vez al mes de análisis de

cumplimiento de los trabajos asignados y proyectados en el cronograma. Cada
reunión será convocada por mail y cualquier comunicación se sostendrá por este
medio. Para realizar los avances semanales se ha diseñado un formato en el cual
la persona contratada debe diligenciar sus datos de contratación, código ORFEO,
parafiscales, obligaciones contractuales específicas al cargo y la evidencia se su
cumplimiento con su respectiva descripción.
Anexo E. Formato Informe Mensual Avance
Manejo de riesgos: Existe una plantilla con los riesgos estipulados y sus
soluciones y manejo. En caso de presentarse un nuevo riesgo este debe ser
reportado por mail al coordinador respectivo, este decidirá si se debe realizar una
reunión extra ó el manejo adecuado para el mismo dependiendo su nivel. El
coordinador inmediatamente recibe el reporte del riesgo debe a su vez reportarlo
104
en el mismo momento al gerente del proyecto, con quien seguirá manteniendo las
comunicaciones.
Manejo de problemas: Se realizarán reuniones extraordinarias cuando los riegos

se manifiesten ó materialicen durante el proyecto. Se realizarán actas de las
reuniones. Las convocatorias se realizarán por mail y solo las puede convocar el
gerente del proyecto.
Manejo de los cambios: Cada vez que un cambio sea aprobado por el gerente del
proyecto, este será divulgado al área pertinente para que sea ejecutado, dicha
información será por medio de correo electrónicos por parte del gerente.
Manejo comunicación: Cada vez que un cambio sea aprobado por el gerente del
proyecto, este será divulgado al área pertinente para que sea ejecutado, dicha
información será por medio de correo electrónicos por parte del gerente.
Como involucrados deberán tenerse en cuenta los interesados previamente

definidos en el plan desarrollado para su identificación, siendo estos los directa o
indirectamente afectados en las distintas fases del proyecto. De todos los
interesados identificados se seleccionarán aquellos que generan la comunicación
fundamental y quienes la reciben, será fundamental definir el tipo de
comunicación que tendrán y de qué forma se hará la misma hacia ellos. Así,
dichos interesados estarán involucrados en las etapas adecuadas del proyecto
para lograr su compromiso, gestionando a su vez sus expectativas para asegurar
el alcance de los objetivos, esto permitirá también anticipar posibles situaciones
que se puedan presentar a futuro con los involucrados anteponiéndonos de
manera proactiva.
105
3.7.3 TIPOS DE COMUNICACIÓN
Los tipos de comunicaciones definidos en los requerimientos anteriormente

expuestos, obedecen en detalle a lo que a continuación será presentado:
Comunicación Formal Escrita:

Cartas o memorandos que estén firmados por una autoridad dentro del
proyecto, bien sea en gerente del mismo o los representantes de la LBA. Las
actas de reuniones que se desarrollen deberán estar firmadas por todos los
participantes de las mismas.
Comunicación Forma Verbal:

Obedece a llamadas de carácter urgente donde se tomen decisiones
Comunicación Informal Escrita:

Correos electrónicos enviados entre los diferentes miembros del equipo de
trabajo. Cada uno de ellos tendrá que tener respuesta por parte del receptor del
mensaje.
106
Tabla 19. Matriz de comunicaciones
Fuente: Autora
107
3.7.4 SUPUESTOS COMUNICACIONES
Uno de los supuestos de las comunicaciones del proyecto aquí descrito es que
todos los involucrados conocen de la labor que se está llevando a cabo para el
mejoramiento del proceso en cuestión, adicionalmente que con anterioridad se
están tratando de ajustar ciertos parámetros y formas de trabajo en la empresa
para que el proceso de adaptación a la nueva política de manejo del
personal clientela de la LBA, por lo tanto la edición de los protocolos incluyen
protocolos de comunicación.
3.7.5 RIESGOS COMUNICACIONES
Factores ambientales de la empresa que son predominantes, los cuales incluyen

la no ejecución de los conductos regulares establecidos para los mismos, debido a
posición jerárquica en la empresa.
3.8 PLAN GESTION DEL RIESGO
3.8.1 IDENTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS
Los riesgos por medio de diferentes técnicas y herramientas como juicio de

expertos o análisis análogo de proyectos similares se realiza la detección de los
riesgos del proyecto.
108
3.8.2 METODOLOGÍA DE RIESGOS
Tabla 20. Metodología de Riesgos
METODOLOGÍA GESTIÓN DE RIESGOS

FUENTES DE RESULTADOS DEL
PROCESO DESCRIPCIÓN HERRAMIENTAS
INFORMACIÓN PROCESO
Planificar la Elaboración del Guía ¬Enunciado del ¬Plan de gestión
Gestión de plan de gestión Metodológica alcance del del Riesgo
Riesgos de riesgos del PMBOK proyecto
¬Presupuesto
¬Plan gestión para la gestión de
del cronograma riesgos
¬Plan gestión ¬Periodicidad de

del tiempo la gestión de
riesgos
¬Factores
ambientales ¬Roles y
responsabilidades
¬Equipo del de la gestión de
proyecto riesgos
Identificar los Identificación Juicio de ¬Registro de ¬Registro de los
riesgos que riesgos expertos interesados riesgos
pueden afectar
el proyecto y Revisión de ¬Plan gestión ¬Estructura de
documentación documentos del cronograma desglose de
de sus y de tiempo riesgos
características Listas de control
¬Resultados de
la planificación
de gestión de los
riesgos
Realizar el Evaluación de Juicio de ¬Plan gestión ¬Matriz de
análisis la probabilidad expertos del cronograma Probabilidad vs
Cualitativo y versus el y de tiempo Impacto
cuantitativo impacto y
de riesgos establecimiento ¬Registro de ¬Análisis
de relación riesgos cualitativo y
prioridad / cuantitativo de
importancia de riesgos
aquellos riesgos
que serán ¬Impacto en
109
objeto de tiempo y costos
acciones de
mitigación de
los mismos.
Planificar laDefinición de la Juicio de ¬Análisis ¬Respuesta

respuesta a respuesta a los expertos cualitativo y planificada a los
los riesgos riesgos y cuantitativo de riesgos
planificación de riesgos
la ejecución de
dichas ¬Registro de
respuestas riesgos
Monitorear y Verificación de Reuniones de ¬Informes de ¬Actualización al
controlar los la ocurrencia de seguimiento seguimiento y plan de gestión de
riesgos los riesgos, la auditorias riesgo y respuesta
ejecución de las Auditorías planificada a los
acciones a ¬Actas de riesgos
tomar e trabajo y de
identificación seguimiento ¬Solicitudes de
de diferentes cambio
riesgos ¬Plan de riesgos
Fuente: Autora
3.8.3 CATEGORÍA, IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS
De acuerdo a la metodología definida para la identificación de los riesgos en

nuestro proyecto se propone categorizar los riesgos con base en una estructura de
desglose de los mismos en donde se podrán apreciar las fuentes de los riesgos
que afrontaría el proyecto y permitirá al grupo de trabajo de esta área del proyecto,
tener un mayor control, calidad y efectividad al momento de la identificación y
posterior posible tratamiento del mismo.
110
La clasificación de los riesgos será agrupada de la siguiente forma:
Riesgos de Gerencia del Proyecto
Riesgos Técnicos
Riesgos de la organización
Riesgos externos
A continuación se presenta la Estructura de Desglose de Riesgos (RBS):
Ilustración 9. Estructura de Desglose de Riesgos
Proyecto
RvMPLBAEPD
RIESGOS DE LA GERENCIA RIESGOS TÉCNICOS RIESGOS ORGANIZACIÓN RIESGOS EXTERNOS
Riesgos en la
Capacidad económica Demora desembolso disponibilidad de
Personal no capacitado
insuficiente recursos LBA personal para
capacitación
Retraso en la aprobación Riesgos en las

Insuficiencia en el No disponibilidad local
del plan pedagógico herramientas y /o
personal logístico del especialista EPD
maestro por parte de LBA equipos
Resistencia de la Liga
Deficiencia en convenios Bogotana de Arquería al
institucionales. cambio en la
organización.
Fuente: Autora
111
3.8.4 MATRIZ IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS
Tabla 21. Matriz Identificación de Riesgos
PROYECTO CATEGORÍA RIESGOS DESCRIPCIÓN

No contar con la libertad
presupuestal necesaria, en
Capacidad económica
caso de presentarse
insuficiente
improvistos con los
patrocinadores
secundarios.
Ruido en las
comunicaciones que
ocasione mal entendidos
Ruidos en la comunicación y
que lleven al proyecto a o
deficiencia en la solución de
avanzar o a cometer
problemas
errores que influyan en el
alcance de los objetivos del
proyecto.
Depende de la junta
directiva de la organización
la aprobación del
RIESGOS DE
documento matriz. En caso
RvMPLBAEPD LA Retraso en la aprobación del
que se demore la
GERENCIA plan pedagógico maestro por
aprobación de dicho
parte de LBA
documento no se puede
iniciar ninguna otra
actividad ya que estas
dependen del de este
entregable.
Este riesgo al manifestarse
hará de forma obligatoria
que se deba utilizar la
reserva de contingencia,
Deficiencia en convenios aumentando
institucionales. considerablemente los
costos y perdiendo
beneficios propios del
sistema de bacas de
Coldeportes.
112
Al ser un proyecto de
renovación , el personal
que se va a utilizar es el
mismo personal de la
empresa. Por lo tanto el
Personal no capacitado hecho de tener un
personal mal capacitado
dificultará el avance del
proyecto y a la vez no
RIESGOS
RvMPLBAEPD existirá la forma de
TÉCNICOS
reemplazar este personal
debido a su escases.
El hecho de no contar con
la implementación
Riesgos en las herramientas y necesaria para poder
/o equipos realizar la producción de
texto es una limitante en la
velocidad de creación de
los mismos.
Al demorarse el
desembolso de los rubros
Demora desembolso recursos se demora la ejecución de
LBA las actividades,
aumentando el costo del
proyecto y su tiempo de
ejecución.
El personal logístico debe
ser suministrado por la
LBA, pero este debe
Riesgos Insuficiencia en el personal conocer previamente el
RvMPLBAEPD
Organización logístico funcionamiento y los
sistemas de información
de la LBA y el
funcionamiento de los
entes gubernamentales.
El factor ambiental a la
Resistencia de la Liga Bogotana resistencia por los cambios
de Arquería al cambio en la es persistente en la
organización. organización tanto en el
personal como en algunos
sectores administrativos.
113
Al ser un deporte no
masivo hay poca
disponibilidad de personal
técnico asequible para la
Riesgos en la disponibilidad de enseñanza del deporte,
Riesgos
RvMPLBAEPD personal para capacitación ubicándose este de
Externos
manera centralizada en
LBA. Impidiendo recurrir
de forma externa a
acceder al personal
requerido.
En Bogotá solo se
encuentra a un Especialista
E.P.D, el cual es empleado
No disponibilidad local del del I.D.R.D. En el caso que
Riesgos
RvMPLBAEPD especialista EPD no e pueda adquirir a
Externos
dicho especialista en
Bogotá es necesario
recurrir a adquirirlo en la
ciudad de Medellín.
Fuente: Autora
3.8.5 ANALISIS CUALITATIVO Y CUANTITATIVO DE LOS RIESGOS
Una vez identificados los riesgos se hace necesario un análisis más profundo
de los mismos, el cual nos permitirá priorizar los riesgos para tomar
decisiones posteriores en cuanto a su manejo. Para realizar dicho análisis
se hace necesaria una revisión a nivel de probabilidad e impacto de cada uno
de los riesgos.
3.8.5.1 Probabilidad e Impacto
Será necesario definir los niveles de probabilidad e impacto con los cuales serán
evaluados los riesgos, de esta forma se garantizará que el equipo del proyecto se
enfoque en aquellos que generen mayor impacto y/o de alta prioridad y reducir el
nivel de incertidumbre.
114
La probabilidad en términos generales hará referencia a un valor que estima la
posibilidad de que un determinado evento ocurra dentro del proyecto impactando
de manera positiva o negativa los principales objetivos del proyecto, dicha
probabilidad se dará en un porcentaje entre 0 y 1. El impacto se trabajará en
escala de 1 a 5, entendiendo que dicha variable hace referencia a cambios que
podrían ocurrir en los resultados de los objetivos del proyecto si el riesgo se
materializa. (Packer, 2013)
Tabla 22. Valores Probabilidad e Impacto
PROBABILIDAD VALOR IMPACTO VALOR

NUMÉRICO NUMÉRICO
Muy poco probable 0,1 Muy bajo 1
Relativamente 0,3 Bajo 2
probable
Probable 0,5 Medio 3
Muy Probable 0,7 Alto 4
Casi certeza 0,9 Muy Alto 5
Tabla 23. Matriz Probabilidad Vs. Impacto
MATRIZ DE PROBABILIDAD VS IMPACTO
Casi certeza 0,9 0,9 1,8 2,7 3,6 4,5
Muy Probable 0,7 0,7 1,4 2,1 2,8 3,5

PROBABILIDAD
Probable 0,5 0,5 1 1,5 2 2,5
Relativamente probable 0,3 0,3 0,6 0,9 1,2 1,5
Muy poco probable 0,1 0,1 0,2 0,3 0,4 0,5

Muy
Muy bajo Bajo Medio Alto
Alto
1 2 3 4 5
IMPACTO
Fuente: Autora
Tabla 24. Matriz de Probabilidad de Riesgos
115
CATEGORIA RIESGO PROBABILIDAD IMPACTO PxI Responsable
Juan Carlos
Capacidad
Echavarría
económica
Presidente
insuficiente 0,3 4 1,2 LBA
Ruidos en la Fanny Plazas
comunicación y Vice-
presidente
deficiencia en la
LBA
solución de
RIESGOS DE LA problemas 0,5 2 1
GERENCIA Carlos
Retraso en la
Montenegro
aprobación del plan
Presidente
pedagógico maestro Comité
por parte de LBA 0,3 3 0,9 Técnico
Juan Carlos
Deficiencia en
Echavarría
convenios
Presidente
institucionales. 0,5 4 2 LBA
Carlos
Montenegro
Personal no
Presidente
capacitado Comité
RIESGOS 0,7 2 1,4 Técnico
TÉCNICOS Carlos
Riesgos en las Montenegro
herramientas y /o Presidente
equipos Comité
0,1 1 0,1 Técnico
Juan Carlos
Demora desembolso Echavarría
recursos LBA Presidente
0,3 3 0,9 LBA
Fanny Plazas
Riesgos Insuficiencia en el Vice-
Organización personal logístico presidente
0,5 2 1 LBA
Resistencia de la Sebastián
Liga Bogotana de Ritschard
Arquería al cambio Líder Fase 3
en la organización. 0,9 3 2,7
Riesgos en la Carlos
Riesgos disponibilidad de Montenegro
externos personal para Presidente
capacitación 0,3 2 0,6 Comité
116
Técnico
No disponibilidad Gerente de
local del especialista Proyecto
EPD 0,7 5 3,5
Fuente: Autora
3.8.6 PLAN DE RESPUESTA
RIESGO #1 Deficiencia en convenios institucionales:
En el momento que se llegue a materializar este riesgo, se utilizará la reserva de

contingencia, lo cual implica que la Liga Bogotana de Arquería correrá con todos los gastos
de los viajes y visitas a buenas prácticas de los Especialistas en Aro Recurvo. Ver. Tabla 13
Reserva de Contingencia.
RIESGO #2 Resistencia de la Liga Bogotana de Arquería al cambio en la organización:
Para ello se realizarán diferentes actividades de sensibilización frente a la necesidad del

cambio y a la vez se socializarán los beneficios obtenidos a los empleados más proactivos
durante el desarrollo del proyecto. Ver. Numeral 9.6
RIESGO #3 No disponibilidad local del especialista EPD:
La Liga Bogotana de Arquería traerá al siguiente especialista E.P.D más cercano que se
encuentra en la Ciudad de Medellín, corriendo la LBA cono todos los gastos de hospedaje
y viaje; utilizando la reserva de contingencia. Ver. Tabla 13 Reserva de Contingencia.
117
Tabla 25. Matriz Plan de respuesta Riesgos
Fuente: Autora
118
3.9 PLAN GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES
NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

Renovación modelo pedagógico Liga RvMPLBAEPD
Bogotana de Arquería y certificación
E.P.D.
3.9.1 ADQUISICIONES DEL PROYECTO
En la matriz se encuentran registradas las dos adquisiciones de personal que

son necesarios para el desarrollo del proyecto. La mayoría del personal será
contratado por recursos humanos y las únicas adquisiciones en este campo
corresponden al convenio realizado con IDRD donde se otorga un el
especialista en el documento base de la elaboración de la certificación. La otra
adquisición es referente a la internación con el implemento donde sol se
espera el especialista en el servicio cumpla con lo acordado.
3.9.2 PROCEDIMIENTO ESTANDAR A SEGUIR
La LBA realizará un proceso solicitud del profesional que requiere a las

respectivas entidades, por medio de un oficio dirigido ala entidades que cuentan
con el servicio y donde el proveedor mantendrá una conversación con los
interesados y sus respectivas tarifas y confiabilidad.
3.9.3 FORMATOS ESTANDAR A UTILIZAR
Formato de adquisición del personal (Project Management Institute, 2013)

Registro laboral por medio de una hoja de vida minerva 1003
119
3.9.4 COORDINACIÓN CON OTRO APECTOS DE LA GESTIÓN DEL
PROYECTO
Según lo establecido en la matriz, los especialistas contratados no requerían de

un contrato prolongada por la naturaleza de su intervención en el proyecto.
Donde se reconoceré el cronograma pertinente.
3.9.5 COORDINACION CON LA GESTION DE PROYECTOS DE LOS

PROVEEDORES
Uno de los proveedores se debe gestionar con tiempo y trabajo de actividad en

el caso de ambas adquisiciones será por un tiempo específico del proyecto.
3.9.6 RIESGOS Y RESPUESTAS
El éxito del proyecto depende del personal contratado, su experticia en la

temática y personal logístico especializado en trámites interinstitucionales
gubernamentales. Es por ello que el personal requeridos debe ser evaluado con
detenimiento preveía su contratación y mantener una vez iniciado el proyecto
cronogramas de entrega y medio de comunicación establecidos, así como
formatos de cumplimiento.
3.9.7 METRICAS
Deberán realizar un proceso de contratación y entrega de documentación que
valide su experticia y preparación según el área solicitada, para ello el proceso
de contratación será por licitación pública deberá completar el formato de Hoja
de vida persona Natural, documentos obligaciones legales al día (EPS,
certificación bancaria, pasado judicial entre otros) y formulario único de bienes y
renta y actividades económicas privadas persona natural.
Los anteriores documentos serán evaluados y una vez finalizado el proceso de
contratación se dispondrá a hacer pública la destinación presupuestal por vías
120
de divulgación de conocimiento común.
La persona involucrada en el proceso será notificada de manera personal, una
vez legalizada la contratación por medio de la aceptación de una contrato y
elaboración de un acta de inicio se le realizará un archivo a la persona
contratada y se le otorgara un código único con el cual la documentación
correspondiente a la contratación se registrara en el sistema de gestión
documental Orfeo.
Los recursos humanos de apoyo a la contratación, son recursos propios del
cliente ya que es un proceso de mejorar interna.
Requisitos:
El personal deberá cumplir con un mínimo de tres años de experiencia en los
últimos 5 años certificada en el área al que aplican, profesionales en deportes o
áreas relacionadas.
Los profesionales contratados deberán suministrar mensualmente un informe
de actividades, donde se detallara el cumplimiento de las actividades
contractuales y su respectivo cumplimiento, bajo el formato de ADQUISICION
DE BIENES Y SERVICIOS V3 los días 25 de cada mes y el cual será archivado
bajo el código contractual individual.
Debido a la duración de proyecto no se contempla una capacitación para el

personal técnico involucrado., seleccionándose de esta manera un personal
altamente calificado para el proyecto.
121
Tabla 26. Matriz de Adquisiciones y Compras
CONTROL DE VERSIONES
Versión Hecha por Revisado Aprobado Fecha Motivo
por por
NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

Renovación modelo pedagógico Liga RvMPLBAEPD
Bogotana de Arquería y certificación
E.P.D.
ROL TIPO FUENTE MODALID LOCAL FECHA DE FECHA COSTO DE APOY

ADQUISICI ADQUISICI AD DE INICIO REQUERID RECLUTAMIE O DE
ON ON ADQUISICI TRABAJ RECLUTAMIE A DE NTO ÁREA
ON O NTO DIPONIBILI DE
ASIGNA DAD DE RRH
DO PERSONAL H
Especiali Consultoría IDRD Precio fijo LBA 10/07/2015 09/06/2015 Ninguno, -
sta EPD tasa horaria convenio
EDITOR Servicio Litografía Precio fijo LBA 03/06/2015 01/07/2015 Ninguno
tasa horaria
Fuente: Autora
122
3.10 PLAN GESTION DE LOS INTERESADOS
Tabla 27. Matriz de interesados
Fuente: Autora
123
CAPITULO 4. PROCESOS DE EJECUCIÓN
4.1 DIRIGIR Y GESTIONAR EL TRABAJO DEL PROYECTO
La propuesta se encuentra contenida en 4 secciones principales, las cuales son:

Estructuración modelo pedagógico, abastecimiento implementación, capacitación
al personal y estructura logística de funcionamiento.
A. ESTRUCTURACIÓN MODELO PEDAGÓCIGO
Se realizará con 2 líderes del comité técnico vigente un análisis de buenos

prácticas reconocidas en Colombia y América por medio de capacitaciones en los
lugares respectivos generando documentación digital gráfica y textual bajo la
organización conceptual de la World Archery que a su será la base fundamental
de la realización del manual pedagógico matriz.
Una vez realizado el resumen y organización de información, el comité técnico
realizará reuniones y por medio de actas oficiales del comité ejecutivo de la LBA
se oficializarán acuerdos concertados con respecto a la duración del proceso
educativo de los socios pertenecientes a la LBA.
El equipo técnico generará la elaboración del material didáctico que será
entregado a los socios, el modelo pedagógico completo de la enseñanza básica
bajo el formato E.P.D y los protocolos de evaluación del proceso pedagógico y el
uso y mantenimiento de la implementación.
Se mantendrán reuniones con el comité ejecutivo de la LBA para la aceptación del
modelo pedagógico.
B. INICIACIÓN CERTIFICACIÓN E.P.D.
Una vez la LBA aprueba el documento base de la metodología de enseñanza el

especialista en E.P.D y un editor se encargarán de finalizar el documento con los
requisitos exigidos. El documento final será radicado ante la instancia pertinente
del I.D.R.D para el inicio del proceso de certificación.
Elaboración del modelo pedagógico de la enseñanza en la Liga Bogotana de
arquería bajo el formato E.P.D del Instituto de Recreación y Deporte.
124
Formalización protocolos de inscripción, mantenimiento implementación y
evaluación del proceso educativo. Promover actividades de capacitación para el
personal involucrado. Gestar la estructura logística de funcionamiento del modelo
pedagógico y asesoría, cotización y estrategia de compra de implementación
deportiva requerida.
C. CAPACITACIÓN DEL PERSONAL
Se desarrollarán capacitaciones por modelo de competencias al personal

educativo de la LBA responsable de entregar el servicio a los socios.
Se desarrollarán capacitaciones por modelo de competencias al personal técnico
para el manejo correcto y mantenimiento de la implementación.
Se capacitará al personal logístico encargado de la recolección de información de
los socios y el seguimiento de los mismos.
D. ASESORÍA IMPLEMENTACIÓN
Se realizará la estrategia de contratación a través de una asesoría que incluirá de

la inventario detallado de la implementación que se debe adquirir, lista de
proveedores y sus cotizaciones, tiempo aproximado de la importación y costo en
dólar americano, esto no incluye impuestos de nacionalización.
E. CIERRE
Es la conclusión del proyecto por medio de la entrega y la aprobación de los
entregables acordados, bajo los requerimientos especificados.
A la vez cada una de las fases anteriormente descritas cuentan con uno o varios
entregables que serán la conclusión de las mismas. Lo que a la vez demostrará y
servirá de puntos de control frente al estado de avance del proyecto.
125
4.2 RECURSOS HUMANOS
4.2.1 ADQUISICIÓN DEL PERSONAL
Para cada uno de los trabajos a realizar en la ejecución de este proyecto, se

establecido y dependiendo del alcance de cada uno de ellos, involucrar personal
profesional y técnico que apoye cada una de las actividades necesarias dentro de
su ejecución.
Existe un número limitado de personas que cumplan con el perfil del personal
técnico en la ciudad de Bogotá. Por lo tanto por medio de la base de datos de la
LBA y la World Archery Colombia se hace una convocatoria, donde se especifican
las condiciones.
El especialista de certificación E.P.D. debe ser solicitado con anterioridad por

medio de trámites administrativos al IDRD; ya que en la ciudad de Bogotá
solamente existe un profesional con dicho perfil, de lo contrario la Liga Bogotana
de Arquería asume el traslado y estadía si se requiere que el profesional provenga
de otro lugar.
Ver. Matriz Rol y Responsabilidad
4.2.2 CALENDARIO DE LOS RECURSOS
Utilizando la entrada de estimación de los recursos de cada una de las

actividades, realizado en el plan de gestión de tiempo y el cronograma de
ejecución del proyecto, para cada recursos necesario en la ejecución del proyecto
se establece el calendario en que se requieren, utilizando una matriz que incluye
el nombre de recursos, fecha de inicio y fecha de terminación de sus actividades,
la dedicación que requiere para cada una, dado que el personal de apoyo hace
parte de la entidad y requiere destinar tiempo igualmente para el cumplimiento de
sus funciones dentro de la organización.
126
Posteriormente se realiza el histograma de recursos, que se realiza por días de
trabajo mes de cada uno de ellos, se incluye el trabajo día/mes de los contratistas
externos y se toma como se fuera un solo recurso, posteriormente se realiza la
gráfica mes vs días de trabajo.
Tabla 28. Disposición RRHH por periodo de tiempo

Fecha de
Rol Fecha de Inicio Duración Días Dedicación Área de origen
Terminación
Gerente de
16-02-2015 26-08-2015 227 100% Gerencia
Proyecto
Personal Departamento
17-03-2015 24-07-2015 178 78%
Técnico Administrativo
Personal Departamento
16-02-2015 26-08-2015 227 100%
Logístico Técnico
Especialista Departamento
16-02-2015 26-08-2015 227 100%
Arco Recurvo Técnico
Especialista
17-03-2015 03-07-2015 17 8% Externo
E.P.D
Especialista
16-02-2015 20-04-2015 79 35% Externo
Entrenamiento
Editor 16-02-2015 03-07-2015 178 78% Externo
Fuente: Autora
4.3 EJECUCIÓN COMUNICACIÓN
Para la ejecución del proyecto es indispensable que el Gerente de Proyectos

mantenga la comunicación con diferentes figuras pertenecientes a la empresa que
no se encuentran inmersas en el proyecto.
 Comunicación con el presidente de la empresa para la realización de

procesos referentes a convenios interinstitucionales.
127
 Involucrar a representantes de los trabajadores para generar mesas de
trabajo referente a la reestructuración.
 Comunicación con representantes de las entidades gubernamentales de

apoyo.
 Seguimiento de los protocolos de comunicación propuestos
4.4 ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD
4.4.1 PRODUCCION Y PRESTAMO DEL SERVICIO
Para la elaboración del producto se va a realizar un método de inmersión dentro

del deporte en el cual expertos calificados ante la World Archery Colombia con el
grado de FITA nivel 3, serán los que integraran los procesos de formación
pedagógica en 2 lugares reconocido por buenas prácticas en América. Para ello
requieren de multimedia, con programas especializados de software.
Para cada una de las inmersiones se entregará un plan detallado del requisito de
información bajo el formato SGC- Prensa. V7, el cual será diligenciado al finalizar
las sesiones diarias de la inmersión.
La diagramación de los textos específicos será otorgada por los expertos de
entrenamiento deportivo, EPD y el editor, los cuales entregaran las directrices y
los contenidos metodológicos obligatorios para el cumplimiento de los requisitos
de los mismos.
A continuación se presentará un diagrama de flujo de los procesos del proyecto.
4.4.2 PROPIEDAD DEL CLIENTE
Dentro de la propiedad del cliente se encuentra registrado el documento del

Modelo pedagógico a renovar, computadores y uso de las instalaciones.
128
Para el modelo pedagógico se generó un registro bibliográfico de la disposición del
documento al equipo de trabajo el cual será administrado por la Sra. Fanny Plazas
Vicepresidente de la entidad y este será utilizado únicamente dentro de las
instalaciones del cliente y al cual a la vez se le ha realizado una cláusula de
privacidad y prohibición de la divulgación.
Los horarios de uso para las instalaciones y uso de los computadores serán en las
horas laborales ordinarias dispuestas para el funcionamiento de la Liga Bogotana
de Arquería.
4.4.3 PRESERVACIÓN DEL PRODUCTO
El producto al ser un documento será almacenado únicamente en los medios

estipulados para la documentación en la institución contratante. (Ver numeral 4.9).
Las condiciones para el almacenamiento del físico deben ser sin exposición al sol
ó luz artificial permanente, elevación del 15 cm por encima del suelo en caso de
inundación y con cierre hermético para evitar agentes biológicos que lo puedan
afectar.
4.5 PARTICIPACION DE LOS INTERESADOS
Tabla 29.Matriz evaluación de participación de los interesados
Fuente: Autora
129
CAPITULO 5. PROCESOS DE MONITOREO Y CONTROL
5.1 CONTROL INTGRADO DE CAMBIOS
El gerente debe reportar en las reuniones mensuales del comité técnico y directivo
de la Liga Bogotana de Arquería donde se revisará todo lo pertinente al alcance y
recibir retroalimentación de la visión general del mismo.
En este comité, la gestión institucional y la vicerrectoría académica pueden

exponer sus inconformidades y proponer los cambios que sean pertinentes; estos
cambios deben ser escuchadas por el gerente del proyecto quien los realizará y
los registrará en el formato correspondiente. Se especificarán los cambios y las
consecuencias de los mismos, permitiendo lo iterativo de la revisión de los riesgos.
En caso que se requiera registrar los cambios antes de la reunión de avance

mensual, se convocará a reunión extra a las personas responsables de los
cambios y todos aquellos involucrados en el proceso para tomar las medidas
respectivas. Todo lo anterior se debe diligenciar en el formato de control de
cambios, SGI.
130
Tabla 30. Formato Solicitud de Cambios
CODIGO FORMATO FORMATO

SGC-IN 61 SOLICITUD DE CAMBIOS SOLICITUD DE CAMBIO
Nombre del proyecto

Fecha de solicitud de cambio
Numero de solicitud
Responsable de solicitud
IDENTIFICACION DEL CAMBIO
Trabajo y/o actividad objeto de cambio
Descripción del cambio
Justificación técnica del cambio
Impacto de la no implementación del

cambio solicitado
Comentarios al cambio propuesto
Costos del Cambio
Prioridad (Alta, Media o Baja)
Abrobación SI ______ NO______
Motivo:
Nombre de la persona que autoriza Firma
Cargo
Fuente: Autora
131
5.2 VALIDAR EL ALCANCE
Con los documentos anteriores el Gerente del Proyecto debe realizar el

documento donde se especifique cada uno de los entregables por cada paquete
de trabajo o fase según se disponga con las características de los mismos para su
validación cuantitativa.
Controlar el Alcance será el proceso en el cual se monitorea el estado del alcance
del proyecto con reuniones en las cuales se dialogue acerca de las diferentes
actividades que se realizaran como lo son la digitalización y puesta en marcha del
nuevo software con el fin de validar y gestionar cambios en la línea base del
proyecto. Lo que buscara con estas reuniones nuestro grupo de trabajo es que no
se realicen cambios en la línea base del proyecto a lo largo de todo el proyecto.
5.2.1 VALIDACIÓN MENSUAL DEL ALCANCE
En los informes mensuales se debe entregar un estado de avance porcentual

teniendo en cuenta los objetivos por periodo de tiempo del informe, el cual debe
incluir un semáforo porcentual que se caracteriza de la siguiente manera:
Rojo: 0 al 59%
Amarillo: 60 al 89%
Verde: 90 al 100%
Se deberá graficar el alcance mensual real frente al planeado.
5.2.2 CONTROL CAMBIO DEL ALCANCE
En el momento que sea necesario realizar el cambio del alcance, este cambio solo
se realizará en el momento que se haya realizado un estudio de probabilidades y
consecuencias que demuestre y justifique el cambio de la misma. La aprobación
de dicho estudio se realizará frente a CEO y gerente del proyecto.
132
Los cambios se realizarán en la matriz de trazabilidad del alcance en la sección de
cambios y actualizaciones. Ver. Matriz Trazabilidad del Alcance.
5.3 CONTROL DE COSTOS Y CRONOGRAMA
Controlar los Costos es el proceso de monitorear el estado del proyecto para

actualizar sus costos y gestionar cambios de la línea base de costo. El beneficio
clave de este proceso es que proporciona los medios para detectar desviaciones
con respecto al plan con objeto de tomar acciones correctivas y minimizar el riesgo
(Project Management Institute, 2013).
Las herramientas que se utilizarán para el control de costos son: Valor ganado,
informe de avance y software de gestión de proyectos.
Gestión del Valor Ganado: La gestión del valor ganado (EVM) es una metodología
que combina medidas de alcance, cronograma y recursos para evaluar el
desempeño y el avance del proyecto. Integra la línea base del alcance con la línea
base de costos, junto con la línea base del cronograma, para generar la línea base
para la medición del desempeño, que facilita la evaluación y la medida del
desempeño y del avance del proyecto por parte del equipo del proyecto. Es una
técnica de dirección de proyectos que requiere la constitución de una línea base
integrada con respecto a la cual se pueda medir el desempeño a lo largo del
proyecto.
Software de Gestión de Proyectos: A menudo se utiliza el software de gestión de

proyectos para monitorear las tres dimensiones de la gestión del valor ganado,
EVM (PV, EV y AC) para representar gráficamente tendencias y proyectar un
rango de resultados finales posibles para el proyecto.
Análisis de Reservas: Durante el control de los costos se utiliza el análisis de

reservas para monitorear el estado de las reservas para contingencias y de
gestión, de cara a determinar si el proyecto todavía necesita de estas reservas o si
133
se han de solicitar reservas adicionales. Conforme avanza el trabajo del proyecto,
estas reservas se podrían utilizar tal y como se planificaron para cubrir el costo de
mitigación de eventos de riesgo u otras contingencias.
Información de Desempeño del Trabajo: Los valores calculados de CV, SV, CPI y
SPI, así como los valores de VAC para los componentes de la EDT/WBS, en
particular los paquetes de trabajo y las cuentas de control, se documentan y
comunican a los interesados.
Pronósticos de Costos: El valor EAC calculado o ascendente debe documentarse

y comunicarse a los interesados.Solicitudes de Cambio en el análisis del
desempeño del proyecto puede dar lugar a una solicitud de cambio de la línea
base de costos o de otros componentes del plan para la dirección del proyecto.
Las solicitudes de cambio pueden incluir acciones preventivas o correctivas, y se
procesan para su revisión y tratamiento por medio del proceso Realizar el Control
Integrado de Cambios.
Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto.
134
5.4 CONTROL COMUNICACIONES
En este punto del proyecto se hará una revisión exhaustiva en donde se realizará
el monitoreo y control del trabajo realizado en cuanto al proceso de comunicación
desarrollado a lo largo del plan descrito, en este se comparará aquello que se
había planeado hacer con lo que hasta el momento se ha hecho con base en los
planes para la dirección del proyecto, las comunicaciones realizadas, el registro de
incidentes, los datos de desempeño del trabajo y por supuesto los activos de los
procesos de la organización, utilizando el sistema de gestión de información,
juicios de expertos y reuniones, se obtendrá como resultado una información clara
y precisa del desempeño que se ha tenido para dar paso a solicitudes de cambio
si son necesarias y toda la actualización del plan correspondiente.
El representante de la dirección será el Gerente asignado la Sra. Claudia E.

Cifuentes Santanilla, quien será la persona encargada de responder por el
proyecto y la persona enlace en comunicación con el cliente.
El representante asignado por la entidad interesada es el sr. Carlo Montenegro,
quien realizará el puente para recibir y otorgar información pertinente al proyecto.
En las reuniones realizadas con la entidad interesada se integrarán representantes
del comité ejecutivo y/o técnico de la misma.
La dirección del proyecto se compromete a entregar avances, registros de tiempo
y costo medibles por medio de herramientas cualitativas y cuantitativas en las
reuniones programadas para asegurar de esta manera que los objetivos
propuestos se están cumpliendo satisfaciendo la solicitud del cliente Liga
Bogotana de Arquería.
La dirección será la encargada de realizar el análisis y tomar las respectivas
acciones según los resultados de las auditorías y formara un nuevo activo a la
Liga Bogotana de Arquería con recomendaciones de mejor.
El Gerente del Proyecto es la persona responsable del éxito del proyecto por lo
tanto:
 Realizará informes mensuales del estado de avance.
135
 Programará las reuniones semanales correspondientes con el fin de cumplir
la agenda y las necesidades del momento, comunicándolas en el tiempo
estipulado.
 Mantendrá una constante revisión de los comunicados informales y
formales de la intranet.
 Informará a las directivas de la institución cuando se requiera implementar
cambios y estos con su debido soporte y proyección.
5.4.1 INDICADORES REUNIÓN
 Las reuniones se realizarán en máximo de 2 hrs efectivas

 Los asistentes no pueden responder llamadas de celular durante las
reuniones.
 Se realizará y enviará la agenda de la reunión a más tardar 24 hrs antes de
la reunión.
 En la agenda se especificará el vocero por cada tema a tratar.
 La reunión se medirá en la eficacia de temar tratados Vs. Temas con
respuesta y/o solución.
 Se realizará acta de cada reunión con sus respectivos acuerdos las cuales
serán publicadas en Drive.
5.5 CONTROL CALIDAD
5.5.1 INDICADORES DE CALIDAD
Para realizar el proceso de control es necesario especificar los indicadores de

gestión y el objeto al cual serán aplicados los indicadores.
Al ser una entidad con manejo de dineros públicos debe ser gestionado por medio
de lis indicadores de gestión de calidad estipulados en la institución a la cual se
encuentra adscrito. Por lo tanto requiere manejar los indicadores propios del
Instituto de Recreación y Deportes IDRD.
136
Tabla 31. Indicadores de Calidad
Fuente: Instituto de Recreación y Deportes IDRD
137
5.5.2 CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME
El control de la elaboración del producto se realizará de forma conjunta con el

cliente ya que el proyecto no podrá finalizar hasta que el producto sea aceptado
en su totalidad por la Junta Directiva de la Liga Bogotana de Arquería. Para ello se
realizaran varias estaciones de control en las cuales se llegara a acuerdos con el
cliente y este a la vez realizará retroalimentación y será informado.
Los documentos serán modificados pero siempre se guardará una copia
magnética del documento previa la corrección como forma de seguimiento del
proceso.
5.5.3 SEGUIMIENTO Y MEDICION
La medición se realizara por con los contenidos metodológicos según el parámetro

distado por la World Archery, el cual debe coincidir en contenido con el producto
final.
El seguimiento del producto y los procesos se realizan por medio de matrices

registradas en el SGC de la entidad. El cronograma tiene tiempos de control y
seguimiento, en los cuales se van a utilizar herramientas y serán registrados los
documentos fajo los formatos correspondientes los cuales se encuentran anexos
en el Listado maestro de documentos.
5.5.4 AUDITORIA
El ente encargado de realizar la auditoria es el área de Deporte del Instituto de

Recreación y Deporte IDRD, ya que parte de la financiación es con asignación de
dineros públicos la entidad encargad de supervisar a la LBA es el IDRD.
El IDRD está en potestad de programar la auditoria en el momento que crea

conveniente previo aviso oficial a la LBA ó la LBA puede solicitar en la oficina de
control interno del IDRD la auditoria si lo creo conveniente.
138
Una vez realizara la auditoría se realizará un análisis de los resultados y se
tomaran las acciones respectivas.
5.6 CONTROL DE RIESGOS
Se realizarán auditorías a los riesgos detectados por parte de un ente de control

externo en este caso IDRD y Coldeportes por medio del departamento de control
interno.
Se realizarán informes de lo que se encuentre en cada reunión y se hará

comparación con el acta inmediatamente anterior para así poder determinar si
existe alguna anomalía que pueda llevar el proyecto a un fallo que pueda afectar
significativamente los pilares del proyecto, esto con el objetivo de controlar la
materialización de los riesgos estudiados y establecidos para este proyecto, se
llevarán a cabo reuniones semanales en las cuales se revisará, con ayuda de los
interesados involucrados en cada proceso, la sucesión de las tareas asignadas de
acuerdo a lo establecido desde la creación del mismo.
5.6.1 REUNIÓN CONTROL DE CAMBIOS
Los cambios en los riesgos y su plan de acción se realizarán de la misma manera

que el cambio del alcance. A partir de lo anterior se determinó una reunión con
unos miembros tantos del equipo como del patrocinador/cliente. El propósito de la
junta, es revisar y determinar.
Las personas que pertenecerán a la junta de control de cambios son:
Interesado Rol
Presidente LBA Presidente
Gerente del proyecto Copresidente
Presidente comité técnico Representante Técnico
139
Tesorero LBA Miembro
140
CAPITULO 6. PROCESOS DE CIERRE
Para poderse dar por concluido el proyecto el producto debe ser revisado y
aceptado por la CEO de la Liga Bogotana de Arquería, entendiéndose que este
cumple con las especificaciones y se encuentra dentro del rango de aceptación.
6.1 PROMESA DE VALOR

Generar un sistema de enseñanza por módulos de cumplimento, contando con
implementación y personal capacitado. Gestar una organización y datos
estadísticos con seguimiento cronológico de los socios al de la Liga Bogotana de
arquería. Para esto es el Gerente del proyecto el encargado de verificar que los
entregables cumplen con los requisitos solicitados.
6.2 CRITERIOS DE ACEPTACION DEL PRODUCTO
A. ESTRUCTURACIÓN MODELO PEDAGÓCIGO
REQUISITOS TECNICOS
Revisión de bibliografía de no más de 10 años de publicación, específica a
tiro con arco y entrenamiento deportivo. La bibliografía debe ser variada en
su orientación técnica a la modalidad competitiva
Manejar ilustraciones y documentos visuales registrados en la recolección
de las buenas prácticas.
REQUISITOS DE PRESENTACIÓN
Se deberá presentar en normas APA, Arial 12 con interlineado de 1,15. En
PDF, manteniendo siempre presente los gogos de las instituciones
patrocinadoras.
REQUISITOS ADMINISTRATIVOS
Realizará consolidación por medio d comunicados oficiales (radicados y
actas), de las condiciones de los convenios y su aprobación.
B. INICIACIÓN CERTIFICACIÓN E.P.D.
141
REQUISITOS TECNICOS
Mantener el formato estipulado por el IDRD para la elaboración y entrega
del documento.
Cumplir con las especificaciones técnicas determinadas para la clasificación
deportiva determinada en la resolución 406/13 del IDRD.
El documento será entregado en impresión papel propalcote, con
empastado duro.
Entrega digital en CD con protección a modificación de archivos, con marca
de la LBA.
Entrega archivo protegido al IDRD bajo la plataforma ORFEO.
Se realizará bajo el conducto regular establecido por el IDRD. Radicación
con copia del documento a procesar.
C. CAPACITACIÓN DEL PERSONAL
REQUISITOS TECNICOS
El personal será capacitado bajo los criterios propuestos y vigentes de la
World Archery Colombia, los cuales será revisados y aprobados por el sr.
Richard Priestman, representante de la institución para la cualificación de
entrenadores nacionales.
Las cualificaciones serán bajo el sistema de competencias, por los tanto los
planes de estudio y evaluación serán presentados con anterioridad
cumpliendo con el SIE cuantitativo y cualitativo.
La información se debe presentar de manera física y digital, con los un
instructivo de aplicación del SIE (Sistema Institucional de Evaluación).
El instructivo es en dos vías: para que puedan presentar el examen y para
que puedan aplicar el examen a otro.
142
Se deberá mantener el sistema de información abierto para ubicar los datos
de las personas cualificadas, los resultados de las mismas y realizar las
estadísticas de los resultados.
D. ASESORÍA IMPLEMENTACIÓN
REQUISITOS TECNICOS
Registrar la implementación que se va a solicitar con las especificaciones
técnicas correspondientes. (Cantidad unitaria, libras, tamaño, lado
dominancia, peso, calibre, entre otros.)
Archivo desglosado por cada uno de los comerciantes con las cotizaciones
respectivas especificando forma de pago e impuestos, tiempo y forma de
envío.
Generar un archivo con los datos de contacto, responsables legales,

cámara de comercio vigente y RUT. Esto para cada empresa comerciante,
con la que se generé contacto independientemente de si culmina proceso
de cotización. .
143
6.3 CRITERIOS DE FINALIZACIÓN
Entrega de un modelo pedagógico paso por paso listo para ejecución de la

enseñanza del tiro con arco que incluye diferentes evaluaciones estandarizadas
por medio de baremos, estos estas evaluaciones se realizarán para los socios,
satisfacción del proceso de evaluación y evaluación estadística de socios inscritos.
Protocolos de procesos de aplicación en la intervención para la venta, contacto y

registro de socios y para el uso del material adquirido en el tiempo.
Registros de las capacitaciones al personal junto con sus contenidos detallados.
Documento del radicado del documento E.P.D ante el I.D.R.D.
144
6.4 RETROALIMENTACIÓN Y MEJORA
Las retroalimentaciones y mejoras del proyecto quedaran plasmadas en las

memorias del proyecto o avances del mismo, lo que generará un nuevo activo en
la LBA, proporcionando información para nuevos proyectos.
Para cada fase finalizada se realizará la recolección de las lecciones aprendidas

como parte de los insumos y en el caso de situaciones inesperadas ya resueltas
inmediatamente en la siguiente reunión de control se realizará la toma de
información correspondiente.
145
CONCLUSIÓN
Si bien el presente documento es la evidencia de un ejercicio académico, vale

resaltar la importancia y el sentido lógico que este va adquiriendo en la medida
que se desarrolla.
Ha sido el PMBOK una guía, que, en la medida que se va entendiendo y

desarrollando a lo largo del trabajo, determina y hace reflexionar frente a la
infinidad de posibilidades positivas y negativas de un proyecto. Lo cual permite un
mayor entendimiento del mismo y una mejor preparación y prevención para sus
eventos.
146
ANEXOS
ANEXO A. CASO DE NEGOCIO
I. IDENTIFICACION DEL PROYECTO

1. AREA Departamento Técnico
2. Nombre del
Renovación del modelo pedagógico de la Liga Bogotana de
Proyecto Arquería y certificación EPD
3. Fecha Inicio
Nombre Teléfono E-mail
4. Patrocinador Liga Bogotana de Arquería
(opcional)
5. Administrador Claudia Cifuentes S.

(opcional)
6. Oportunidades y/o Necesidades de Negocio
La Liga Bogotana de Arquería, como entidad pionera de la enseñanza del Tiro con Arco en
Bogotá y Liga honoraria en la fundación de la Federación de Arqueros de Colombia; se ha
visto rezagada en los últimos 7 años, ya que no genera nuevas nóminas de deportistas
destacados en el ámbito nacional; descendiendo al 4to lugar luego de encontrarse ubicado en
el primer lugar en el escalafón nacional, hasta el año 2006.
El actual modelo de formación básico de arqueros se conforma por un total de 6 módulos, los
cuales al ser finalizados el cliente recibe una membresía para poder utilizar las instalaciones y
otros servicios. Se presenta un índice de deserción durante los 2 primeros módulos del 73%.
Según encuestas realizadas, los usuarios manifiestan poca o ninguna orientación y falta de
evaluación durante el proceso haciendo que los módulos de enseñanza no se diferencien en
los contenidos metodológicos y avances en el aprendizaje, no existen sistemas de control de
asistencia y programación de eventos. Por lo cual se genera desinterés y poco compromiso
ante la entidad.
El Tiro con Arco colombiano ha presentado importantes resultados internacionales en los

últimos 2 años, promoviendo una masificación en sectores educativos con la capacidad de
acoger a este deporte como la UNCOLI y promoviendo nuevas y descentralizadas escuelas de
formación vinculadas a este ente rector. Debido a este creciente interés se pretende
descentralizar la formación de arqueros con la apertura de una nueva escuela en el parque El
Country. A partir de estos referentes surge el interés de la Liga Bogotana de Arquería por
modificar y estandarizar un modelo pedagógico y funcional de las escuelas de enseñanza
básica del Tiro con Arco.
II. Definición del Proyecto

1a. Objetivos de Negocio
Modificar y estandarizar el modelo actual de enseñanza del Tiro con Arco en la Liga Bogotana
de Arquería.
Generar protocolos de evaluación del proceso educativo, proceso de inscripción y material

didáctico para para los clientes.
147
Generar participación transversal de las diferentes áreas vinculadas a la entidad.
Equipar el proceso educativo con la implementación correspondiente.
1b. Expectativas
Generar un modelo pedagógico funcional a corto, mediano y largo plazo, que cuente con
implementación vigente a las tendencias y necesidades.
2. Promesa de Valor
Generar un sistema de enseñanza por módulos de cumplimento, contando con
implementación y personal capacitado. Gestar una organización y datos estadísticos con
seguimiento cronológico de los socios al de la Liga Bogotana de arquería.
3. Foco – Delimitación del Proyecto

Análisis, actualización y estructuración del modelo pedagógico.
Asesorar la de implementación.
Dentro del Capacitar al personal responsable de prestar el servicio de enseñanza.

Alcance
Capacitar al personal sobre los manejos pertinentes del buen uso y
mantenimiento de los equipos.
Capacitar al personal logístico

Personal capacitado
Capacidad de conseguir personal de enseñanza del área.
Fuera del Oposición sectores administrativos de la Liga Bogotana de Arquería.

Alcance
Cambio de la moneda local al dólar.
Seguridad, lugares de almacenamiento y disposición de predio destinado.
4. Contexto
Instalaciones adecuadas para la práctica deportiva.
Supuestos:
Personal de apoyo logístico (Administrador, Secretaria, recepcionista,
proveedor e ing. sistemas)
Presupuesto
Tiempo
Restricciones:
Personal técnico capacitado.
Convenios institucionales.
Resistencia de la Liga Bogotana de Arquería al cambio en la organización.
Incidencias:
148
Falta de conocimiento técnico en el uso de la implementación.
Dificultad para conseguir personal capacitado.
Poco personal disponible
Capacidad económica insuficiente
Deficiencia en convenios institucionales.

Riesgos:
Instalaciones que no cumplen con las características requeridas (Situación
del predio)
Retraso en la aprobación del plan pedagógico maestro por parte de LBA
Demora desembolso recursos LBA

5. Socios / Áreas involucradas:
Instituto de Recreación y Deportes
Liga Bogotana de Arquería
Socios de la Liga Bogotana de Arquería
Monitores deportivos
Proveedores
III. ESPECIFICACION SOLUCION PROPUESTA

1. Descripción General de la Solución
Se realizará un análisis de buenos prácticas reconocidas en Colombia y América, la cual
conllevará una instrucción con los head coach participes de dichas prácticas. De estas
prácticas se realizará una muestra video gráfica y un documento escrito que será la base
fundamental de la realización del proceso metodológico.
Se realizarán reuniones y por medio de actas oficiales del comité ejecutivo de la LBA se
oficializarán acuerdos concertados en con respecto al costo y duración del proceso educativo
de los socios pertenecientes a la LBA.
El equipo técnico responsable de la recopilación de información de las buenas practicas

existentes y asistentes a las capacitaciones primarias del proyecto serán los responsables
dela elaboración del material didáctico que será entregado a los socios y los planificación
metodológica del curso de inicio a fin del mismo.
A la par de la elaboración de la forma metodológica se realizarán la asesoría y cotización de la

compra respectiva de la implementación requerida para el proceso de enseñanza, por medio
de un comité de compra.
Una vez entregado el documento base de la metodología de enseñanza y sus respectivos
149
III. ESPECIFICACION SOLUCION PROPUESTA
protocolos, se realizará un contrato con un ingeniero de sistemas para la realización de una
plataforma contable y estadística de la participación de los socios en el proceso.
Se desarrollaran diversas capacitaciones al personal educativo responsable de entregar el

servicio a los socios y para el manejo correcto y mantenimiento de la implementación
adquirida.
2. Beneficios
Proporcionar un mejor servicio a la comunidad de Bogotá
Mejora del
Proporciona mayores ingresos a largo plazo
Servicio:
Mejora en los procesos organizacionales
Comprar la implementación adecuada y generar un plan de mantenimiento

disminuyendo costos en reparaciones y en implementación obsoleta e
Reducción inadecuada
de Costos:
Los viajes de capacitación se realizarán a lugares próximos con respecto a
las sedes con alto estándares de calidad nivel mundial.
3. Dificultades
Certificación del personal por parte del ente rector
No contar con liquidez
Resistencia de la Liga Bogotana de Arquería

Rating: 1[ ] 2 [X] 3 [ ] 4 [ ] 5 [ ]
Alto riesgo Bajo riesgo
4. Dificultades durante el curso del proyecto

Eventos de carácter gubernamental que limiten o retrasen los rubros correspondientes.
Retraso en las capacitaciones del personal.
Rating: 1 [ ] 2 [ ] 3 [ ] 4 [X] 5 [ ]
Alto riesgo Bajo riesgo
5. Alternativas de Solución
Se realiza la propuesta en el plan de acción anual para que este sea priorizado en las
actividades gubernamentales.
IV. FINANCIACION DEL PROYECTO
Formas de financiación
 Recursos LBA
 Recursos asignados IDRD
 Programa solidaridad Olímpica Coldeportes
150
IV. FINANCIACION DEL PROYECTO
A) Gastos logísticos derivados
Capacitación monitores
Capacitación personal logístico
Gastos relacionados a elaboración manuscrito y protocolos
RRHH
B) Costo Viajes
Costos estadía y capacitación
Estimado de costos
Personal
 Gerente $ 24.500.000
 Espe. Teoría $14.000.000
 Espe. EPD $14.000.000
 Editor $3.600.000
Capacitación Medellín 2 personas $4.160.000
Capacitación México Tiquetes $3.500.000
Otros $1.500.000
151
ANEXO B. ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO
ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO
NOMBRE DEL PROYECTO Renovación del modelo pedagógico de la Liga Bogotana

de Arquería y certificación E.P.D
1. JUSTIFICACION DEL PROYECTO
En la actualidad la Liga Bogotana de arquería cuenta con un modelo de enseñanza que

requiere de una modificación, este modelo ha generado una asistencia inconstante y
déficit en la cantidad de las afiliaciones de los socios a la Liga Bogotana de Arquería.
Debido principalmente a:
 Carencia de protocolos en el proceso metodológico

 Carencia de material didáctico de enseñanza
 Implementación inadecuada para la actividad
 El programa aún no se integra al formato exigido por el IDRD denominado E.P.D
Para ello es requerida la elaboración cuidadosa, actualizada y bajo parámetros técnicos

requeridos por la World Archery y el Instituto de Recreación y Deportes. Por consiguiente
se requiere no solo de una actualización técnica sino también de una reestructuración de
funcionamiento que será estandarizada por medio de protocolos y adquisición de material
correspondiente. Estableciendo así los siguientes beneficios a nivel operativo y de costos:
 Proporcionar un mejor servicio a la comunidad de Bogotá
 Proporciona mayores ingresos a largo plazo
 Mejora en los procesos organizacionales
 Asesorar la comprar de la implementación adecuada y generar un plan de

mantenimiento disminuyendo costos en reparaciones y en implementación
obsoleta e inadecuada.
 Los viajes de capacitación se realizarán a lugares próximos reconocidos con

buenas prácticas registradas.
 Apoyo programa de Solidaridad Olímpica.
2. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO
152
Elaboración del modelo pedagógico de la enseñanza en la Liga Bogotana de arquería
bajo el formato E.P.D del Instituto de Recreación y Deporte. Formalización protocolos de
inscripción, mantenimiento implementación y evaluación del proceso educativo. Promover
actividades de capacitación para el personal involucrado. Gestar la estructura logística de
funcionamiento del modelo pedagógico y asesoría, cotización y estrategia de compra de
implementación deportiva requerida.
2.1 LIDER DE PROYECTO ASIGNADO
CLAUDIA ELIZABETH CIFUENTES SANTANILLA será el líder para este proyecto y

tiene la autoridad de seleccionar los miembros del equipo de trabajos, determinar el
presupuesto y el tiempo.
2.2 OBJETIVOS
OBJETIVO ESTRATEGICO
 Renovar el modelo pedagógico de la enseñanza básica en la Liga Bogotana de

Arquería con el formato E.P.D
OBJETIVOS DEL PROYECTO
 Modificar y estandarizar el modelo actual de enseñanza del Tiro con Arco en la

Liga Bogotana de Arquería.
 Generar protocolos tales como: evaluación del proceso educativo, mantenimiento

y uso, proceso de inscripción y material didáctico para para los clientes.
 Estipular la estrategia de contratación de la adquisición de la implementación.
2.3 ENTREGABLES
ENTREGABLES E HITOS FECHA
Documento del modelo pedagógico bajo el formato
E.P.D. del Instituto de Recreación y Deportes y
documentación gráfica y escrita pertinente al área Agosto 15 del 2015
técnica. ()E
153
Documentación descriptiva de protocolos de
evaluación del proceso educativo mantenimiento y
uso de la implementación e información de los Julio 5 del 2015
socios.
Documentación detallada de estrategia de compra de

implementación. Abril 19 del 2015
Memorias y listado de certificación por competencia

del personal respectivo. Julio 20 del 2015
Documento radicado E.P.D en el Instituto de

Recreación y Deporte Agosto 17 del 2015
Actas de reuniones de acuerdo curriculares frente a la Agosto 18 del 2014

estrategia con el comité ejecutivo de la Liga Bogotana
de Arquería.
2.4 TIEMPO DE EJECUCIÓN
7 Meses
Fecha de inicio: Febrero 15 del 2015
Fecha finalización: Agosto 20 del 2015
2.5 SUPUESTOS, RESTRICCIONES Y RIESGOS
Supuestos:
 Tener Acceso a la información E.P.D de arquería desde el año 2001 al 2007 en el

I.D.R.D; como parte del proceso institucional de la certificación E.P.D.
 Personal de apoyo logístico (Administrador, Secretaria, recepcionista); que sean

empleados de la Liga Bogotana de Arquería.
 Entrega por parte de la Liga Bogotana de Arquería de la información completa del

modelo pedagógico vigente de la LBA.
 Entrega por parte del Instituto de Recreación y Deportes del formato guía de
elaboración E.P.D.
Restricciones:
 Presupuesto económico para las investigaciones pertinentes
154
 Tiempo limitado en la elaboración de los documentos.
 Personal técnico de la LBA con poco dominio de las temáticas técnicas propias del
deporte y el proyecto.
 El proyecto se ve sujeto en su ejecución a las dinámicas propias de los convenios

institucionales.
Riesgos
 Personal no capacitado
 Insuficiencia en el personal logístico
 Capacidad económica insuficiente
 Deficiencia en convenios institucionales.
 Retraso en la aprobación del plan pedagógico maestro por parte de LBA
 Resistencia de la Liga Bogotana de Arquería al cambio en la organización.
 Demora desembolso recursos LBA
3. PRESUSPUESTO ESTIMADO
El presupuesto total estimado para la ejecución del proyecto es de $85’000.000, sin incluir
impuestos de viaje y variaciones cambios de divisa dólar americano.
A- Recursos LBA
B- Recurso asignado Coldeportes (Apoyo programa de solidaridad olímpica,

capacitación internacional)
3.1 RECURSOS ASIGNADOS

Recursos Directos del Cliente
 Gerente de Proyecto
 Coordinador área técnica
 Coordinador logístico
 Especialista Arco Recurvo
 Especialista en E.P.D.
 Editor
155
 Personal de apoyo técnico y logístico
4. IDENTIFICACION DE LOS STAKEHOLDERS
 Instituto de Recreación y Deportes
 Liga Bogotana de Arquería
 Coldeportes
 Socios de la Liga Bogotana de Arquería
 Monitores deportivos
 Proveedores
 World Archery Colombia
Firman las partes como constancia y compromiso para dar inicio al proyecto en la ciudad
de Bogotá D.C. a los 9 de Septiembre del 2014.
Juan Carlos Echavarría Claudia E. Cifuentes Santanilla

PRESIDENTE GERENTE DE PROYECTO
156
ANEXO C. MATRIZ DEL ALCANCE
PROJECT SCOPE STATEMENT
Nombre del Proyecto Renovación del modelo pedagógico de la Liga Bogotana de Arquería y
certificación E.P.D
Presentado por: Claudia E. Cifuentes Santanilla
Fecha: 10 de Octubre del 2014
1. RESUMEN EJECUTIVO
1.1 Oportunidad de Negocio
En la actualidad la Liga Bogotana de arquería cuenta con un modelo de enseñanza que requiere
de una modificación, este modelo ha generado una asistencia inconstante y déficit en la cantidad
de las afiliaciones de los socios a la Liga Bogotana de Arquería.
Para ello es requerida la elaboración cuidadosa, actualizada y bajo parámetros técnicos requeridos
por la World Archery y el Instituto de Recreación y Deportes. Por consiguiente se requiere no solo
de una actualización técnica sino también de una reestructuración de funcionamiento que será
estandarizada por medio de protocolos y adquisición de material correspondiente.
La documentación detallada de la necesidad de negocio se encuentra registrada en el caso de

negocio.
1.2 Beneficios
 Proporcionar un mejor servicio a la comunidad de Barrios unidos y el Country
 Comprar la implementación adecuada y generar un plan de mantenimiento disminuyendo

costos en reparaciones y en implementación obsoleta e inadecuada.
 Generar un nuevo ingreso por medio de la descentralización de la enseñanza en la sede del

parque El Country
 Los viajes de capacitación se realizarán a lugares próximos reconocidos con buenas prácticas
registradas.
2. OBJETIVOS DEL NEGOCIO
2.1 Objetivo Estratégico

 Renovar el modelo pedagógico de la enseñanza básica en la Liga Bogotana de Arquería
con el formato E.P.D
157
2.2 Objetivos del Proyecto
 Modificar y estandarizar el modelo actual de enseñanza del Tiro con Arco en la Liga
Bogotana de Arquería.
 Generar protocolos tales como: evaluación del proceso educativo, mantenimiento y uso,
proceso de inscripción y material didáctico para para los clientes.
 Estipular la estrategia de contratación de la adquisición de la implementación.
2.3 Descripción del Producto (Solución)
Los entregables son una serie de documentos elaborados bajo los parámetros de la guía E.P.D
suministrada por el I.D.R.D. El documento referente a un plan pedagógico será elaborador bajo
un juiciosa inspección de textos técnicos y relacionados a buenas prácticas de área respectiva.
El segundo documento tomará como referencia el entregable E.P.D finalizado, bajo la

orientación y requerimiento del cliente.
La culminación del proyecto se verá reflejada en la terminación de los anteriores textos que será
expresada en un documento de radicación ante el ente rector I.D.R.D.
2.4 Entregables
 Documento del modelo pedagógico bajo el formato E.P.D. del Instituto de Recreación y
Deportes y documentación gráfica y escrita pertinente al área técnica.
 Documentación descriptiva de protocolos de evaluación del proceso educativo
mantenimiento y uso de la implementación e información de los socios.
 Documentación detallada de estrategia de compra de implementación.
 Memorias y listado de certificación por competencia del personal respectivo.
 Documento radicado E.P.D en el Instituto de Recreación y Deporte.
 Actas de reuniones con el comité ejecutivo de la Liga Bogotana de Arquería.
3. DESCRIPCION DEL PROYECTO
3.1 Alcance
Dentro del alcance
 Análisis, actualización y estructuración del modelo pedagógico con modelo E.P.D.
 Asesorar la comprar de la implementación.
 Capacitar al personal responsable de prestar el servicio de enseñanza.
 Capacitar al personal sobre los manejos pertinentes del buen uso y mantenimiento de los
equipos.
 Iniciar el proceso de certificación E.P.D del I.D.R.D
158
Fuera del alcance
 Personal capacitado
 Importación de la implementación
 Capacidad de conseguir personal de enseñanza del área.
 Oposición sectores administrativos de la Liga Bogotana de Arquería.
 Aprobación Convenios institucionales.
3.2 Criterios de Finalización

Entrega de un modelo pedagógico paso por paso listo para ejecución de la enseñanza del tiro con
arco que incluye diferentes evaluaciones estandarizadas por medio de baremos, estos estas
evaluaciones se realizarán para los socios, satisfacción del procesos de evaluación y
evaluación estadística de socios inscritos.
Protocolos de procesos de aplicación en la intervención para la venta, contacto y registro de

socios y para el uso del material adquirido en el tiempo.
Registros de las capacitaciones al personal junto con sus contenidos detallados.
Documento del radicado del documento E.P.D ante el I.D.R.D.
3.3 Evaluación de riegos

El éxito del proyecto depende del personal contratado, su experticia en la temática y personal
logístico especializado en tramites interinstitucionales gubernamentales. Es por ellos que el
personal requeridos debe ser evaluado con detenimiento preveía su contratación y mantener una
vez iniciado el proyecto cronogramas de entrega y medio de comunicación establecios, así como
formatos de cumplimiento.
3.4 Restricciones
 Presupuesto económico para las investigaciones pertinentes
 Acceso a bibliografía técnica
 Tiempo de elaboración de los documentos.
 Personal técnico capacitado.
 Convenios institucionales.
3.5 Vínculos de dependencia

Los entregables de documentación solo pueden presentar una dependencia fin comienzo en el
siguiente orden: documentación de buenas prácticas viajes capacitación, documento matriz,
documento E.P.D, protocolos y documento de radicación.
La Capacitación se debe realizar después de finalizar todo los documentos excepto el de

radicación.
La estratégica de compra se realizara en paralelo con el momento asignado a protocolos y

solamente una vez finalizado en documento E.P.D.
La elaboración del documento matriz será una vez finalizados los viajes de capacitación y registro
159
buenas prácticas.
3.6 Impactos
Beneficios
 Proporcionar un mejor servicio a la comunidad de Barrios unidos y el Country
Reducción de costos
 Asesorar la comprar en la implementación adecuada, generar un plan de mantenimiento

disminuyendo costos en reparaciones y en implementación obsoleta e inadecuada, al igual
que suministrar los proveedores más pertinentes para el cliente.
 Generar un nuevo ingreso por medio de la descentralización de la enseñanza en la sede

del parque El Country.
 Los viajes de capacitación se realizarán a lugares próximos con respecto a las sedes con
alto estándares de calidad nivel mundial.
 Crear un documento con formato E.P.D que cumpla con las exigencias de I.D.R.D para
hacer del proceso de certificación lo más acelerado posible
3.7 Medidas de éxito del proyecto

Generar un sistema de enseñanza por módulos funcional a corto, mediano y largo plazo de
cumplimento con organización E.P.D, contando con implementación y personal capacitado. Gestar
una organización y datos estadísticos con seguimiento cronológico de los socios al de la Liga
Bogotana de arquería.
Todo el proyecto debe mantener registro de las comunicaciones, se realizarán reuniones de

avance cada 15 días donde se levantarán actas como registro, actas de entregables entre
responsables de área como con el cliente y las demás comunicaciones internas se realizarán por
medio de correos electrónicos.
3.8 Supuestos
 Tener Acceso a la información E.P.D de arquería desde el año 2001 al 2007 en el I.D.R.D;
como parte del proceso institucional de la certificación E.P.D.
 Personal de apoyo logístico (Administrador, Secretaria, recepcionista); que sean

empleados de la Liga Bogotana de Arquería.
 Entrega por parte de la Liga Bogotana de Arquería de la información completa del modelo
pedagógico vigente de la LBA.
 Entrega por parte del Instituto de Recreación y Deportes del formato guía de elaboración
E.P.D.
3.9 Factores críticos de éxito
160
Acceso a bibliografía técnica reciente.
Buenas comunicaciones entre el equipo de trabajo y con el cliente.
Tiempo de aprobación convenios institucionales.
4. ROLES E INTERESADOS DEL PROYECTO
Patrocinador del proyecto Comité ejecutivo de la Liga Bogotana de Arquería.
FUNCIÓN: Proporciona la aprobación del equipo ejecutivo y de

patrocinio para el proyecto. Tiene la propiedad de presupuesto para
el proyecto y es el principal accionista y el destinatario de las
entregas del proyecto.
Dueño del proyecto Comité técnico de la Liga Bogotana de Arquería
FUNCIÓN: Proporciona la definición de políticas para el equipo del

proyecto. Resuelve conflictos y realiza toma decisiones finales
relacionadas con las expectativas del proyecto a través de áreas
organizativas y funcionales. El propietario del proyecto y la gerente
de proyecto tienen un enlace directo para todas las comunicaciones.
El gerente de proyecto trabajará directamente con el propietario del
proyecto en todo aclaración política.
Administrador del proyecto Claudia E. Cifuentes Santanilla
FUNCIÓN: Proporciona una gestión global del proyecto. Es el

responsable del establecimiento de una Carta del proyecto,
desarrollo y gestión de la obra planificar, asegurar recursos
adecuados, delegar el trabajo y asegurar la finalización con éxito del
proyecto.
Comité directivo Comisionado I.D.R.D, Asoar Asociación de clubes de arquería
FUNCIONES: Prestar asistencia en la resolución de los problemas

que surgen más allá del proyecto y la jurisdicción del gerente.
Monitorear el progreso del proyecto y proporcionar herramientas
necesarias y apoyo cuando los hitos están en peligro.
Interesados  Instituto de Recreación y Deportes
 Liga Bogotana de Arquería
 Coldeportes
 Socios de la Liga Bogotana de Arquería
 Monitores deportivos
 Proveedores
 World Archery Colombia
161
FUNCIONES: Proveedores claves de los requisitos, beneficiarios de
prestación del proyecto y beneficios asociados. Los entregables
mejorarán directamente a los stakeholders, procesos de negocios y
el medio ambiente.
5. PLAN DE ENFOQUE DEL PROYECTO
La propuesta se encuentra contenida en 4 secciones, las cuales son: Estructuración modelo

pedagógico, abastecimiento implementación, capacitación al personal y estructura logística de
funcionamiento.
ESTRUCTURACIÓN MODELO PEDAGÓCIGO
Se realizará con 2 líderes del comité técnico vigente un análisis de buenos prácticas
reconocidas en Colombia y América por medio de capacitaciones en los lugares respectivos
generando documentación digital gráfica y textual bajo la organización conceptual de la World
Archery que a su será la base fundamental de la realización del manual pedagógico matriz.
Una vez realizado el resumen y organización de información, el comité técnico realizará

reuniones y por medio de actas oficiales del comité ejecutivo de la LBA se oficializarán
acuerdos concertados con respecto a la duración del proceso educativo de los socios
pertenecientes a la LBA.
El equipo técnico generará la elaboración del material didáctico que será entregado a los
socios, el modelo pedagógico completo de la enseñanza básica bajo el formato E.P.D y los
protocolos de evaluación del proceso pedagógico y el uso y mantenimiento de la
implementación.
Se mantendrán reuniones con el comité ejecutivo de la LBA para la aceptación del modelo
pedagógico.
CAPACITACIÓN DEL PERSONAL
Se desarrollarán capacitaciones por modelo de competencias al personal educativo de la LBA

responsable de entregar el servicio a los socios.
Se desarrollarán capacitaciones por modelo de competencias al personal técnico para el

manejo correcto y mantenimiento de la implementación.
Se capacitará al personal logístico encargado de la recolección de información de los socios y el

seguimiento de los mismos.
ASESORÍA IMPLEMENTACIÓN
Se realizará la estrategia de contratación a través de una asesoría que incluirá de la inventario

detallado de la implementación que se debe adquirir, lista de proveedores y sus cotizaciones,
tiempo aproximado de la importación y costo en dólar americano, esto no incluye impuestos de
nacionalización.
INICIACIÓN CERTIFICACIÓN E.P.D.
Una vez la LBA aprueba el documento base de la metodología de enseñanza el especialista en

E.P.D y un editor se encargarán de finalizar el documento con los requisitos exigidos. El
162
documento final será radicado ante la instancia pertinente del I.D.R.D para el inicio del proceso
de certificación.
6. ESTIMADOS DEL PROYECTO
6.1 Calendario estimado

HITOS FECHA
Documento del modelo pedagógico bajo el
formato E.P.D. del Instituto de Recreación
y Deportes y documentación gráfica y Agosto 15 del 2015
escrita pertinente al área técnica.
Documentación descriptiva de protocolos

de evaluación del proceso educativo
mantenimiento y uso de la implementación Julio 5 del 2015
e información de los socios.
Documentación detallada de estrategia de

compra de implementación. Abril 19 del 2015
Memorias y listado de certificación por

competencia del personal respectivo. Julio 20 del 2015
Documento radicado E.P.D en el Instituto

de Recreación y Deporte Agosto 17 del 2015
Actas de reuniones con el comité ejecutivo
de la Liga Bogotana de Arquería. Agosto 18 del 2014
6.2 Recursos para equipo y soporte

TIPOS DE PERSONAL CANTIDAD
Gerente del proyecto 1
Especialista Arco recurvo 2
Especialista Teoría del entrenamiento 1
Especialista E.P.D. 1
Editor 1
Personal logístico y técnico 3
Total personal requerido 8
6.3 Estimado de costos

Personal
 Gerente $ 24.500.000
 Espe. Teoría $14.000.000
 Espe. EPD $14.000.000
 Editor $3.600.000
Capacitación Medellín 2 personas $4.160.000
Capacitación México Tiquetes $3.500.000
Otros $1.500.000
163
7. CONTROLES DEL PROYECTO
7.1 Reuniones de comité de gobierno

Realizar reuniones cada 15 días en las se realizarán acuerdos de entregables cercanos, adelantos
y actas de cada reunión. Cada reunión será convocada por mail y cualquier comunicación se
sostendrá por este medio.
7.2 Estados de los reportes mensuales

Realizar una reunión 1 vez al mes de análisis de cumplimiento de los trabajos asignados y
proyectados en el cronograma. Cada reunión será convocada por mail y cualquier comunicación se
sostendrá por este medio.
7.3 Manejo de riegos

Existe una plantilla con los riesgos estipulados y sus soluciones y manejo. En caso de presentarse
un nuevo riesgo este debe ser reportado por mail al coordinador respectivo, este decidirá si se
debe realizar una reunión extra ó el manejo adecuado para el mismo dependiendo su nivel. El
coordinador inmediatamente recibe el reporte del riesgo debe a su vez reportarlo en el mismo
momento al gerente del proyecto, con quien seguirá manteniendo las comunicaciones.
7.4 Manejo de los problemas

Se realizarán reuniones extraordinarias cuando los riegos se manifiesten ó materialicen durante el
proyecto. Se realizarán actas de las reuniones. Las convocatorias se realizarán por mail y solo las
puede convocar el gerente del proyecto.
7.5 Manejo de los cambios

Cada vez que un cambio sea aprobado por el gerente del proyecto, este será divulgado al área
pertinente para que sea ejecutado, dicha información será por medio de correo electrónicos por
parte del gerente.
7.6 Manejo de la comunicación

Cualquier comunicación oficial y entrega de avances se realizara por correo electrónico.
8. AUTORIZACIONES
 La declaración del alcance será aprobado por
Gerente del proyecto:
Propietario del proyecto:
Patrocinador del proyecto:
 Los cambios del proyecto serán aprobados por
164
 Los entregables del proyecto serán aprobados por
Patrocinador del proyecto:
Patrocinadores clave:
FORMATO DE APROBACION DE LA DECLARACIÓN DEL ALCANCE
Nombre del Proyecto: Renovación del modelo pedagógico de la Liga Bogotana de Arquería y
certificación E.P.D
Gerente del proyecto: Claudia E. Cifuentes Santanilla
El propósito de este documento es proporcionar un vehículo para la documentación de los

esfuerzos iniciales de planificación para el proyecto. Se utiliza para alcanzar un nivel satisfactorio
de mutuo acuerdo entre el proyecto gerente y los patrocinadores del proyecto y los propietarios
sobre los objetivos y alcance del proyecto antes importantes recursos están comprometidos y los
gastos incurridos.
He revisado la información contenida en esta Declaración de Alcance y estoy de acuerdo.
Nombre Firma Fecha
Las firmas de las personas por encima de retransmitir un entendimiento en el propósito y el

contenido de esta documento por aquellos firmarlo. Al firmar este documento, usted acepta esto
como el proyecto oficial
Enunciado del Alcance.
ANEXO D. PROJECT RvMPLBAEPD. Consultar archivo externo de Microsoft

Project.
165
ANEXO E. FORMATO INFORME MENSUAL DE AVANCE
INFORME No. No. DEL CONTRATO Y FECHA

FECHA DEL dd mm aa
INFORME No. DEL EXPEDIENTE VIRTUAL
1. INFORMACIÓN GENERAL
NOMBRE DEL CONTRATISTA
N° DE IDENTIFICACIÓN
OBJETO DEL CONTRATO
PLAZO DE EJECUCIÓN
VALOR
FECHA ACTA DE INICIO
FECHA PREVISTA DE TERMINACIÓN
ADICIÓN Y/O PRÓRROGA
PERIODO DE ACTIVIDADES
2. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Enunciar cada una de las obligaciones específicas establecidas en el contrato y describir

las actividades realizadas en el período para el cumplimiento de la misma, así como
enunciar las evidencias y su ubicación (actas, documentos, planillas, listados, etc.).
NOTA: REPORTAR ÚNICAMENTE LA(S) OBLIGACIÓN (ES) QUE SE CUMPLIERON

EN EL PERIODO DEL INFORME CON SU RESPECTIVA EVIDENCIA Y UBICACIÓN
Obligaciones específicas Evidencias y ubicación
Declaración: Manifiesto que he cumplido con las obligaciones derivadas del contrato y que las
actividades mencionadas en el presente informe corresponden a las labores efectivamente
desarrolladas en el período indicado, declarando que seré responsable por las afirmaciones
contenidas en el presente documento, que sirve como soporte para certificar el cumplimiento del
objeto del contrato.
166
3. INFORMACIÓN APORTES PRESTACIONES SOCIALES
DESCRIPCIÓN DEL APORTE NOMBRE EMPRESA VALOR APORTE

PAGO APORTES SALUD
PAGO APORTES PENSIÓN
PAGO RIESGOS
PROFESIONALES
BANCO NO. CUENTA PARA CONSIGNAR TIPO CUENTA
CORRIENTE
4. ANEXOS (adjuntar los soportes de pago de: salud, pensión, ARP; copia formato:
“seguimiento avance contratos”; copia carta retención ICA; cuando aplique: copia
factura, copia formato: “orden de pago individual”).
Firma Contratista
CONCEPTO DEL SUPERVISOR DEL CONTRATO SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE LAS

OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA:
VoBo Supervisor del contrato

Nombre VICTOR WILLIAM MONTOYA
167
BIBLIOGRAFÍA
MARTINEZ, D., & MILA, A. (2012). Elabporacion del plan estrategico y su

implementación a través del cuadro de mando mgeneral. Madrid, España:
Ediciones Diaz de Santos S.A.
Mucalhy, R. (2013). Perparación para el examen PMP. Estados Unidos: RMC publications
Inc.
Ocaña, J. A. (2006). Gestion de proyectos con mapas mentales. Vol II. España: Editorial
Club Universitario.
Packer, M. (2013). La ciencia de la investigación cualitativa. Bogotá, Colombia: Uniandes.
Project Management Institute. (2013). PMBOK. Pensilvania, Estados Unidos : Project
Management Institute Inc.
RODRIGUEZ, A. (2010). Influencia del entorno en el desarrollo del direccionamiento
estrategico. Universidad del Valle, 1-4.
Schutz, A. (1977). Las estructuras del mundo de la vida. Buenos aires, Argentina:
Amorrortu Editores.
168
169

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PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO:

RENOVACIÓN DEL MODELO PEDAGÓGICO DE LA LIGA

CLAUDIA ELIZABETH CIFUENTES SANTANILLA

UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA

CLAUDIA ELIZABETH CIFUENTES SANTANILLA

Trabajo de grado para optar al título de

UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA

El presente trabajo de grado es dedicado a mi familia, Alcira

Gracias a mis compañeros de especialización por apoyarme y

Tabla 1. Descripción de Interesados ..................................................................... 28

Ilustración 1. Organigrama de la Empresa ............................................................ 20

Anexo A. CASO DE NEGOCIO………………………………………………………147

A continuación usted encontrará un documento enfocado y estructurado bajo los

Dentro de este documento se suministra la información correspondiente los

Este documento cumple y muestra la sincronización, enlace y coherencia

El proyecto seleccionado se denomina “PROYECTO RENOVACIÓN DEL

PALABRAS CLAVES: Tiro con arco, Proyecto, Deporte, Certificación E.P.D y

La administración deportiva en Colombia es una actividad reciente y en auge, la

Bajo el anterior panorama es donde la Liga Bogotana de Arquería encuentra en la

Una vez realizada la renovación del modelo pedagógico se generarán las

Lo anteriormente expuesto es el ámbito dentro del que se desenvuelve el presente

1.1 MARCO METODOLÓGICO PARA REALIZAR EL TRABAJO DE GRADO

1.1.1 Fuentes de información

En el Marco Teórico se encuentra dividido en dos secciones: Marco Referencial y

En el segundo se realiza inicialmente una descripción de la elaboración de cada

Para finalizar se realizará el acoplamiento y entrega del Plan de Dirección para el

Se realizó la revisión de diferentes tesis de grado de la Universidad Piloto de

Tesis: Proyecto de implementación de un equipo interdisciplinario en el método

Tesis: Diseño y desarrollo de LMS (Sistema de Gestión de Aprendizaje) para la

Tesis: Creación de una centro de atención integral al habitante de calle de la

Se realizó consulta de libros, los principales son:

Libro “Project Management Body of Knowledge”. PMBOK (5ta Edición). PMI

Libro “Preparación para el examen PMP”. Rita Mucalhy.

Otros libros especializados en gerencia de proyecto y proyectos educativos y

El proyecto se genera de una iniciativa de negocio con instituciones de carácter

El Comité técnico de la LBA generó un documento análisis en el que se manifestó

Para lo anterior la Comisión técnica y la LBA hicieron uso de herramientas para el

1.1.2 Tipos y métodos de investigación utilizados

 Recopilación de información (Información secundaria)

 Lecciones aprendidas entidades similares.

1.1.3.1 Objetivo General

Generar un documento de la planeación para la ejecución del PROYECTO

1.1.3.2 Objetivos Específicos

 Elaborar y anexar los documentos pertinentes a la planeación de un

 Realizar la planificación en las áreas las áreas del conocimiento según el

 Los documentos descritos en cada uno de los grupos de procesos para la

1.2 OPORTUNIDAD DE NEGOCIO

1.2.1 DESCRIPCIÓN ORGANIZACIÓN FUENTE

La LIGA BOGOTANA DE ARQUERIA, fundada el día 08 del mes ABRIL de 2001,

Fuente: Liga Bogotana de Arquería

1.2.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.2.2.1 Antecedentes del problema

Disminución del apoyo otorgado

Mal estado de la implementación

BAJO RENDIMIENTO DEPORTIVO

Modelo Pedagógico obsoleto Falta de personal Material didáctico en mal estado

Carencia de protocolos de Fuente: Autora

No existencia de archivos de No realización de proceso de

Viabilidad Técnica: En la actualidad Colombia consta con un total de 4