Organización

La organización es la segunda fase del proceso administrativo. A través de ella el sistema establece
la división del trabajo y la estructura necesaria para su funcionamiento. Con sus principios y herramientas,
se establecen los niveles de autoridad y responsabilidad, se definen las funciones, los deberes y las
dependencias de las personas o grupos de personas. Fayol (1972), define la organización diciendo que
consiste en dotar al organismo de elementos necesarios para su funcionamiento a través de operaciones
típicas a saber, las funciones técnicas, financieras, contables, comerciales, de seguridad y administrativa.
Melinkoff (1987), con relación al titulo del escrito la define como el proceso administrativo a través del cual
se crea la estructura orgánica de la institución, se determinan los niveles de autoridad y de responsabilidad,
se establecen las funciones, los deberes y las atribuciones que corresponden a los objetivos trazados
previamente en el proceso de planificación u elaboración del nivel corporativo estratégico( misión, visión,
objetivos corporativos, metas y mecanismos de medida u actuación).

Organización formal:

    Es la organización basada en una división del trabajo racional, en la diferenciación e integración de los
participantes de acuerdo con algún criterio establecido por aquellos que manejan el proceso decisorio.Es la
organización planeada; la que está en el papel.

    Es generalmente aprobada por la dirección y comunicada a todos a través de manuales de organización,
de descripción de cargos, de organigramas, de reglas y procedimientos, etc.

En otros términos, es la organización formalmente oficializada.

Organización informal:

    Es la organización que emerge espontánea y naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en
la organización formal y a partir de las relaciones que establecen entre sí como ocupantes de cargos.

    Se forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo o del surgimiento de grupos informales
que no aparecen en el organigrama, o en cualquier otro documento formal.

    La organización informal se constituye de interacciones y relaciones sociales entre las personas situadas
en ciertas posiciones de la organización formal.

    Surge a partir de las relaciones e interacciones impuestas por la organización formal para el desempeño
de los cargos.

    La organización informal comprende todos aquellos aspectos del sistema que no han sido planeados,
pero que surgen espontáneamente en las actividades de los participantes, por tanto, para funciones
innovadoras no previstas por la organización formal.
PRINCIPIOS GENERALES DE LA ORGANIZACIÓN.

Los principios son declaraciones, enunciados o preceptos que guían al dirigente en el acto de construir
una organización. Desde el periodo clásico de la administración se han establecido quince principios que
deben observarse al organizar una empresa o institución según Melinkoff (op cit), se pueden enumerar en
orden jerárquico de la siguiente manera.

1. Principio del Objetivo: de acuerdo con este principio, la organización debe establecer los fines
permanentes o (teología) hacia los cuales se encamina la organización. Estos fines ayudaran a
estructurar en forma adecuada a la empresa o institución. En la actualidad, diversos enfoques de la
administración denominan misión a esta constelación a fines mas generales y permanentes. Así se
habla de la misión de la universidad, de la misión del Ministerio de Sanidad y Asistencia Social, etc.

2. Principios de los canales de Supervisión bien definida: según este principio, en el organismo
debe existir una serie de canales de supervisión que deben estar conectados por canales de
comunicación. Toda unidad debe ser supervisada por otra de jerarquía mayor.

3. Principio del espacio control: de acuerdo con este principio, se debe establecer el número de
personas que deben depender de otra directamente. Se aconseja que el numero de personas este
entre 7 y 8, tomando en cuenta la naturaleza del trabajo, la capacidad del jefe, la preparación de los
subordinados, el medio ambiente físico.

4. Principio del equilibrio dirección-control: este principio establece que, a medida que el directivo
o jefe delega autoridad en otros funcionarios, debe reservar para sí el control de funcionamiento de
la organización sea total o de la parte de ésta que delegue.

5. Principio del equilibrio autoridad-responsabilidad: de acuerdo con este principio, la delegación

de autoridad del ejecutivo al subordinado debe ser clara para el cumplimiento de una tarea bien
definida, pero el jefe máximo debe conservar la responsabilidad total final por la autoridad
delegada.

6. Principio de fijación de responsabilidades: este principio establece que la responsabilidad por

las acciones no puede ser mayor que la que implica la autoridad delegada, ni debería ser menor.
7. Principio de la selección y adiestramiento del personal: se enuncia diciendo que el personal
debe ser seleccionado debidamente y en forma previa, luego debe ser adiestrado, recibiendo
entrenamiento.

8. Principio de la excepción: se enuncia afirmando que los jefes o ejecutivos deben resolver solo los
problemas extraordinarios, los problemas de rutina deben resolverlos los subjefes del nivel
jerárquico correspondiente.

9. Principio de identificación: este principio establece que todos los actos o hechos que se
sucedan o que sea susceptibles de suceder en la institución y la cantidad de cosas que se
manejen, deben tener su identificación adecuada, para evitar confusiones con otras hechos o cosas
semejantes.

10. Principio de simplicidad: establece que dentro de cualquier organismo sólo deben establecerse
las funciones que sean indispensables para los fines del organismo.
 11. Principio de la moral interna: este principio establece que debe haber responsabilidad,
colaboración y compromiso para el logro de los objetivos institucionales comunes, entre los
integrantes de la empresa, tanto directivos como subalternos.

12. Principio de la unidad de mando: afirma que el subordinado no debe recibir órdenes de más de
un jefe sobre la misma materia.

13. Principio de jerarquía o de escala jerárquica: establece que debe existir una cadena de
relaciones directas de autoridad desde en directivo superior hasta el último subordinado y que ésta
debe funcionar claramente a través de toda organización.

14. Principio de especialización: establece que a medida que la empresa se amplia y diversifica,
debe crear grupos, secciones, dependencias, etc. Para que trabajen en una sola especialidad o
área de actividades.

15. Principio de centralización – descentralización: se enuncia diciendo que hay centralización

cuando la adopción de decisiones y la responsabilidad están centradas en la dirección superior de
la institución y que hay descentralización cuando, por delegación de autoridad, la adopción de
decisiones y la responsabilidad se distribuyen en instancias de dirección intermedias. Una buena
descentralización distribuye las decisiones y la autoridad en los procesos de ejecución y concentra
en la dirección superior las decisiones de política y de orden normativo.

ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN

Coordinación:
   Es la sincronización de los recursos y de los esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr
oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en el desarrollo y la consecución de los objetivos.
División del trabajo

    Es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la mayor
precisión, eficiencia y el mínimo de esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento en el
trabajo.

Jerarquización y departamentalización

Jerarquización:

    Es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia,
agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad que posean, independientemente de la
función que realicen.

    La jerarquización implica la definición de la estructura de la empresa por medio del establecimiento de
centros de autoridad que se relacionen entre si con precisión.

Reglas.
    Su observancia es indispensable cuando se jerarquiza.

1. Los niveles jerárquicos establecidos dentro de cualquier grupo social, deben ser los mínimos e
indispensables.

2. Se debe definir claramente el tipo de autoridad de cada nivel (lineal, funcional y/o staff).
Departamentalización

    Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas, con base en su
similitud.

Al departamentalizar, es conveniente observar la siguiente secuencia:

1. Listar todas las funciones de la empresa.

2. Clasificarlas.

3. Agruparlas según un orden jerárquico.

4. Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas.

5. Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad, y

     obligación entre las funciones y los puestos.

6. Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los

     departamentos.

7. El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un

    departamento deberán relacionarse con el tamaño y las
    necesidades específicas de la empresa y las funciones
    involucradas.

De acuerdo con la situación específica de cada empresa, los tipos de departamentalización más usuales
son:

1. Funcional.
    Es común en las empresas industriales; consiste en agrupar
    las actividades análogas según su función principal.
2. Por producto.
    Es característica de las empresas fabricantes de diversas
    líneas de productos, la departamentalización se hace en base
    a un producto o grupo de productos relacionados entre si.

3. Geográfica o por Territorios

4. Por clientes
    Por lo general se aplica en empresas comerciales,
    principalmente almacenes, y su función consiste en crear
    unidades cuyo interés primordial es servir a los distintos
    compradores o clientes.

         

5. Por Proceso o Equipo

    En la industria, el agrupamiento de equipos en distintos
    departamentos reportará eficiencia y ahorro de tiempo; asi
    como también en una planta automotríz, la agrupación por
    proceso.

          

          

6. Por Secuencia
    Es utilizada en empresas productoras que trabajan sin
    interrupción los tres turnos, para controlar cada uno de
    los turnos; o cuando se trate de labores que manejen una
    gran cantidad de números o letras.
 Técnicas de organización

    Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional.
   ORGANIGRAMAS 

 Organigramas:   Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional; son
indispensables durante el proceso de organización y aplicables de acuerdo con las necesidades de cada
grupo social.. Las principales son las siguientes:

 Organigramas.
 Manuales.
 Análisis de puestos.

    Conocidas también como gráficas de organización o cartas de organización, los organigramas son
representaciones gráficas de la estructura formal de una organización, que muestran las interrelaciones, las
funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y autoridad, existentes dentro de ella.

     Los organigramas pueden clasificarse en:

Organigramas
Por su objetivo Por su área Por su contenido
 

 Estructurales. Muestra  
sólo la estructura  
administrativa de la
 Esquemáticos.
empresa.  Generales. Presentan toda
Contienen sólo los
 Funcionales, Indican la oarganización; se llaman
órganos principales,
en el cuerpo de la también cartas maestras.
se elaboran para el
gráfica, además de las  Departamentales.
público, no contienen
unidades y sus Representan la
detalles.
relaciones, las organización de un
 Analíticos. Más
principales funciones departtamento o sección
detallados y técnicos.
de los departamentos.
 Especiales. Se destaca
alguna característica.

     Estisten tres formas de representar los organigramas:

Vertical. En la que los niveles jerárquicos quedan determinados de arriba hacia abajo.

Horizontal. Los niveles jerárquicos se representan de izquierda a derecha.

 
 

Circular. Donde los niveles jerárquicos quedan determinados desde el centro hacia la periferia

 
Mixto. Se utiliza por razones de espacio, tanto el horizontal como el vertical.

 MANUALES

Manuales:      Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática, información

acerca de la organización de la empresa. Los manuales, de acuerdo con su contenido, pueden ser:

 De políticas,
 Departamentales,
 De bienvenida,
 De organización,
 De procedimientos,
 De contenido múltiple,
 De técnicas y
 De puesto.

Son de gran utilidad ya que:

 Uniforman y controlan el cumplimiento de las funciones de la empresa.

 Delimitan actividdes, responsabilides y funciones.
 Aumentan la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que se debe hacer y cómo se debe
hacer.
 Son una fuente de información, pues muestran la organización de la empresa.
 Ayudan a la coordinación y evitan la duplicidad y las fugas de responsabilidad.
 Son una base para el mejoramiento de sistemas.
 Reducen costos al incrementar la eficiencia.

   
  Formato e indice de los manuales

      El contenido debe dividirse de acuerdo con una clasificación primaria e temas:

 Indice.
 Objetivos y antecedentes del manual.
 Cada sección debe llevar la fecha en que se termine o corrija, se emita y quede vigente.
 Nombre de las personas que intervinieron en la elaboración del manual.
 Debe llevar instrucciones para hacerlo más comprensible.
 Redacción clara, conncisa y ordenada.
 Complementarse con gráficas.

Manuales de organización

     Explican los detalles más importantes de la organización; generalmente incluyen:

 Finalidad de cada elemento de la organización.

 Declaración de funciones.
 Glosario de términos utilizados.

     Contienen:

 Objetivos generales de la organización.

 Políticas generales.
 Glosario de términos administrativos.
 Nombres de áreas o departamentos y puestos.
 Procedimientos de organización.
 Responsabilidades de los altos niveles.     
 Funciones.
 Cartas de organización.
 Descripción de puestos.
 Introducción y objetivos del manual.
 Historia de la empresa.

Manuales departamentales

     Contienen:

1. Objetivos generales de la empresa, los del departamento de que se trate y, los de sus secciones
básicas.
2. Políticas y normas generales de la empresa y del departamento correspondiente.
3. Carta de organización general y departamental.
4. Reglamentación de los aspectos de coordinación interdepartamental.
5. Análisis de puestos.
6. Gráficas de proceso, y de flujo.

     Ventajas:

 Describen el funcionamiento de un departamento.

 Se emplean para dar instrucciones en el departamento.
  Presentan el flujo de trabajo.
 Delimitan funciones, actividades y responsabilidades.
 Son una fuente de consulta y un medio de adiestramiento.

Manuales interdepartamentales

     Son similares, en su contenido, a los manuales departamentales, aunque no siempre proporcionan la

misma cantidad de información:

 Comprenden a todos los departamentos de la organización.

 Describen los procedimientos y las relaciones que abarcan dichos departamentos.

Diagramas de procedimiento o de flujo

    También se les conoce como flujogramas. George Terry los define como: la representación gráfica que
muestra la sucesión de los pasos de que consta un procedimiento.

     Los diagramas de procedimiento premiten:

 Una mayor simplificación del trabajo.

 Determinar la posibilidad de combinar o readaptar la secuencia de las operaciones par una mejor
circulación física.
 Mejorar alguna operación, combinándola con otra parte del proceso.
 Eliminar demoras.
 Una mejor distribución de la planta.

     Existen diversos tipos de diagramas de procedimiento.

 Gráfica de flujo de operaciones.

 Gráficas esquemáticas de flujo.
 Gráfica de ubicación de equipo.
 Gráfica de flujo de formas.

Carta de distribución del trabajo o de actividades

     A través de esta técnica se analizan los puestos que integran un departamento o sección, para lograr
una división de funciones y mejorar la estructura de los grupos de trabajo. Sirve para analizar labores
relacionadas de cinco, hasta quince, personas.

     Ventajas:

 Define la naturaleza de los trabajos y de los departamentos a que corresponden.

 Elimina la duplicidad e ineficiencia en el trabajo.
 Normaliza y estandariza procedimientos.
 Distribuye adecuadamente las cargas de trabajo de los distintos puestos.
 Delimita funciones, evitando fugas de responsabilidad.

Formulación

     Para elaborar un cuadro de distribución del trabajo es necesario seguir los pasos que siguen:

1. Se elabora una lista de los deberes o actividades que realiza cada persona.
 2. Se hace una lista de las grandes funciones que corresponden a ese grupo o sección.
3. Se vacían dichas listas en la forma de carta de distribución de actividades.
4. Se complementa la información con la observación y la entrevista.
5. Se suman verticalmente las horas de cada actividad y las que corresponden a cada persona.
6. Se analiza el cuadro para saber qué puede mejorarse, cambiarse, redistribuirse, etc.
7. Con los cambios sugeridos se elabora un nuevo cuadro.

EL ANÁLISIS DE PUESTOS

     Analizar significa "separar y ordenar. La técnica del análisis de puestos, por lo tanto, en reglas que se da
para separar los elementos del puesto y ordenarles adecuadamente, con la ayuda de las normas de la
lógica y la gramática.

     Dichas técnicas se aplican en tres aspectos:

1. Cómo obtener los datos de lo que constituye el puesto.

2. Cómo ordenar dichos datos.
3. Cómo consignar los mismos.    

     El análisis comprende: La descripción del puesto, o sea la determinación técnica de lo que el trabajador
debe hacer, y la especificación del puesto, o sea la enunciación precisa de lo que el trabajador requiere
para desempeñarlo con eficiencia.

   

En la descripción distingue:

1) El encabezado o identificación, que contiene: a) el título; b) la ubicación; c) el instrumental; df) la

jerarquía: de quien depende, a quiénes manda; contactos permanentes internos y externos.

2) La descripción genérica, que es una definición lo más breve y precisa que sea posible

3) La descripción específica, donde se detalla cada operación, con estimación aproximada del tiempo que
requiere. Estas operaciones se clasifican en: permanentes, periodicas y eventuales.

En la especificación se ponen los requisitos que deben llenar quien ocupe el puesto, concentrados en
cuatro grandes factores: habilidad, esfuerzo, responsabilidad y condiciones de trabajo. Estos se subdividen
en otros más específicos, tales como bienes, equipo o trámites, medio ambiente y riesgos.