USO DE HERRAMIENTAS DIGITALES EN ORGANIZACIONES EDUCATIVAS,

EN CORRESPONDENCIA CON SUS PROPÓSITOS DE GESTIÓN.

MARÍA ANGÉLICA NAVARRO DURÁN

SANDRA MILENA SALAS ATENCIA

HERRAMIENTAS DIGITALES PARA LAS ORGANIZACIONES EDUCATIVAS

JAVIER ENRIQUE QUINTERO ROJAS

UNIVERSIDAD DE SANTANDER UDES

CAMPUS VIRTUAL CV-UDES
BARRANCABERMEJA / BUCARAMANGA SANTANDER
SEPTIEMBRE DE 2020
 INTRODUCCIÓN

Como docentes que tienen a su cargo diferentes funciones dentro del entorno
escolar, es necesario estar integrados a los sistemas de información, que nos
permitan organizar grandes cantidades de datos para garantizar el fácil, rápido y
efectivo intercambio de este material teniendo en cuenta que se constituyen en un
recurso que brinda muchas ventajas y al mismo tiempo nos acerca a la realidad de
nuestros entornos escolares y nos relaciona directamente con ellos, con el firme
propósito de buscar siempre el cumplimiento de las metas trazadas y los retos a
los que enfrenta una I.E. en la actualidad hablando en términos de gestión de
procesos y calidad.

De acuerdo con lo anteriormente mencionado, el presente informe que

corresponde a la tercera actividad de este módulo y que está relacionada con los
sistemas de información en las organizaciones, pretende en este caso para ser
más específicos, abordar las instituciones educativas, observar como operan
dichos sistemas en su interior y como estos se integran a las herramientas
digitales, con el fin de llevar a cabal cumplimiento los procesos misionales de la
misma.

En una primera parte se hará una descripción acerca de los componentes que
integran un sistema de información, así como la elaboración de un mapa mental
que explique de qué manera son apoyados los procesos al interior de una
institución educativa con la ayuda de dichos sistemas.

En una segunda parte se presentará un modelo o propuesta de solución que

ayude como soporte a los procesos de gestión al interior de una I. E en la
búsqueda de respuestas a necesidades específicas que puedan encontrarse.

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 PARTE I
EXPLIQUE LOS COMPONENTES DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN SI, Y
LOS PROCESOS QUE APOYA AL INTERIOR DE LA INSTITUCIÓN
EDUCATIVA OBJETO DE ANÁLISIS EN ESTE CURSO.
Las Instituciones Educativas, como organizaciones que manejan gran cantidad de
información que es constantemente intercambiada con el entorno y con otras
entidades, se ven en la necesidad de contar con mecanismos que agilicen los
procesos dentro de los entornos educativos, de manera clara y efectiva. Estos
mecanismos no son más que sistemas de información o “un conjunto de
aplicaciones de software que apoyan la ejecución de procesos de negocios al
interior de una organización, automatizando el flujo de información entre tales
procesos a través de una plataforma hardware específica” (Norton, 1.999)
Lo anterior nos lleva a pensar en un sistema que almacena, procesa y distribuye
información correcta a personas que la necesitan en un momento preciso con un
propósito específico, además de reconocer la importancia de abordar los
componentes que integran dichos sistemas:
A continuación los componentes de un sistema de información:
Recurso humano:
Está conformado por el personal que interactúa con la información, en este caso:
Operadores de computadoras: Ingresan la información
Especialistas en sistemas de información: Desarrollan y operan dichos sistemas.
Usuarios finales: Manipulan el sistema de información (clientes).
Hardware:
Conjunto de dispositivos físicos utilizados para el procesamiento de la información
(CPU, memoria RAM y ROM).
Dispositivos:
Conformado por todos los elementos conectados al componente Hardware, que
facilitan la comunicación entre el usuario y la computadora:
 Entrada: El teclado, el mouse y la cámara para el ingreso de información.

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  Almacenamiento: Disco duro para guardar la información.
 Salida: Impresora y monitores para sacar la información procesada.

Software: Componente lógico, para el óptimo funcionamiento del computador y

programas para manipular la información.

Datos: Conformado por la multimedia: letras, audio, video e imágenes.

Procesos.
Actividades estratégicas:
Hacen referencia al mercadeo, fidelización de clientes, sistemas de toma de
decisiones.
Actividades claves:
Comprenden la misión principal de la organización, es decir se relaciona con
procesos como: ventas, gestión de la producción y automatización industrial, entre
otros.
Procesos de apoyo:
Acciones que ayudan a que una organización cumpla su misión principal, por
ejemplo:
Los procesos de contabilidad, recurso humano, presupuesto y estadística, entre
otros.

“La facilidad de crear, de procesar y de difundir información, ha hecho que

pasemos de una situación donde la información era un bien escaso a una
sociedad donde la información es un recurso superabundante o excesivo” (Majó,
2.003, p. 1)

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 ASOCIE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN RELACIONADOS CON LA
GESTIÓN EN INSTITUCIONES EDUCATIVAS Y LA INCIDENCIA DE LOS
MISMOS, RELACIONANDO LOS S.I. QUE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA
OBJETO DE ESTUDIO UTILIZA Y LOS QUE PODRÍA USAR, PARA APOYAT
SU GESTIÓN ACADEMICA, ADMINISTRATIVA Y ESTRATEGICA, EN
RELACIÓN CON CADA UNA DE LAS DIMENSIONES DE CALIDAD.
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
ESCUELA NORMAL SUPERIOR CRISTO REY
Procesos Componente Acciones Desarrolladas Software Y Hardware Población

Procesos Evaluación y Se realiza anualmente Dentro de los elementos Docentes

Estratégicos seguimiento con la implementación referenciados se dan a Administrativos
de proceso de formatos físicos en través de los formatos Y Rectora
un primer momento en digitales y las
la comunidad educativa plataformas digitales de
como docentes y información de la
administrativos, secretaria de educación
posteriormente las como los son sistema
personas encargadas institucional de
alimentan la información Evaluación (SIEE). Toda
a través de las la información se
plataformas de almacena en las bases
secretaria de Educación de datos de la nube
distrital. institucional y los discos
duros del colegio.
Gerencia En este sistema se Se manejan elementos Rectora
Estratégica organiza las acciones y relacionados con las Administrativas
la planificación de los plataformas de la Docentes
planes de mejoramiento secretaria del distrito
anual, al igual que la con respecto al sistema
distribución de los de información de los
recursos según los recursos de gratuidad. Y
planteamiento y los sistemas de
necesidades que se participación general
dejen ver en el (POA). (SIGEP), esto siendo
alimentado y
actualizado a través por
equipos de cómputo
institucionales o
personales de los
docentes o directivos.
Procesos Sistema de Acción que se realiza Dentro de los elementos Docentes
Claves Matricula anualmente a través de necesarios están los Administrativos
la implementación de un formatos físicos, y el
proceso físico realizado uso de la plataforma
por los docentes con el digital SIMAT utilizando
registro de una formato ordenadores
único y después las institucionales.
personas encargadas
de la parte
administrativa se
encargan de hacer la
alimentación de la
plataforma nacional de
información SIMAT
Sistema de Esta acción se hace Se registra las notas a Docentes
Evaluación, constantemente, través de las Coordinadores
Gestión de iniciando con el plataformas digitales Estudiantes
Notas establecimiento de los Infologros, pueden ser Padres de
requisitos y los utilizado ordenadores de Familia
parámetros para las mesa, portátiles o
valoraciones que son celulares por parte de
informados en la los docentes,
paginan web estudiantes o padres de
institucional y a través familia.
de los manuales de
convivencia,
posteriormente se hace
el cargue de notas
cuantitativas en la
plataforma
INFOLOGROS, en
donde se lleva el
registro detallado de
notas de los estudiantes
y los padres pueden
acceder a ellas en
cualquier momento de
los periodos.
Planeación y En este momento y por Con celulares, Docentes
desarrollo de efecto de las clases ordenadores, portátiles Coordinadores
clases virtuales, es un proceso o de mesa pueden Estudiantes
virtuales que se da de manera acceder a las Padres de
digital, con la plataformas digitales de familia
organización de planes TEAMS, en este caso la
de acción, talleres gran mayoría son de

6
 digitales, de igual forma propiedad de cada
se implementa el miembro de la
manejo de la plataforma comunidad educativa.
virtual TEAMS para En el caso de no tener
ejecutar clases y envió la institución gestiono
de información y para algunos
trabajos. estudiantes.
Sistema de Es un proceso que se Se implementa la pág. Docentes
comunicación da a través del uso de la web como herramienta encargados
institucional pág. web institucional en de comunicación Administrador
donde personas institucional con el uso de la pago web
encargadas envían la de cámaras digitales,
información necesaria portátiles, celulares o
para enriquecer las tablets.
noticias o eventos
institucionales.
Proceso de Contabilidad Esta acción es realizada Se implementan las Rectora
Apoyo por la persona acciones a través de los Contadora
encargada en este caso ordenadores
es la contadora, quien institucionales de la
lleva presente los contadora del colegio y
gastos y las acciones alimenta los manejos de
que se deben ejecutar los recursos
según el presupuesto institucionales en las
brindado por la gestión plataformas
directiva y las suministradas por la
necesidades alcaldía y el sistema de
institucionales. Se hace información de los
seguimiento a través de recursos de gratuidad
las plataformas brindado del MEN
por la alcaldía distrital y
el sistema de
información de los
recursos de gratuidad.
Recursos Es un proceso que se Se implementan Docentes
Humanos realiza periódicamente elementos propios como Administrativos
en donde la propia ordenadores, video Personal
institución organiza beam o plataformas de profesional
acciones de conectividad en donde
capacitación o pueden ejecutar las
formación a través de acciones de encuentros
profesionales internos con profesionales para
con el uso de recursos realizar formación a
digitales propios. De docentes o

7
 igual forma la secretaria administrativos.
de educación
proporciona
capacitaciones
periódicas y a través de
la virtualidad se han
incrementado con el uso
de plataformas virtuales.
Inventario Desde el inventario se La persona de almacén Almacenista
Institucional realiza proceso de es la encargada de Rectora
revisión anual de los hacerle seguimiento del Docentes
elementos mobiliario mobiliario institucional a
institucionales para través de la plataforma
poder determinar su uso Delfín Eco. Este es
y funcionalidad, así utilizado en ordenadores
mismo los docentes o de la encargada del
personal administrativo almacén.
pasan reporte a la
rectora por daños para
poder determinar
acciones de mejora en
los mismo.

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ELABORE UN MAPA MENTAL DANDO RESPUESTA A LA SIGUIENTE PREGUNTA ¿CÓMO LOS PROCESOS
DE UNA INSTITUCIÓN EDUCATIVA PUEDEN APOYARSE CON EL USO DE UN SI, ¿Y MEDIANTE QUÉ SI EN
CADA PROCESO, SEGÚN SU MAPA DE PROCESOS? UTILICE LA HERRAMIENTA MINDMEISTER PARA SU
ELABORACIÓN

ENLACE: https://mm.tt/1610948367?t=QE8U6PlAI0
 PARTE II
GENERE UNA SOLUCIÓN PARA DAR SOPORTE A LA GESTIÓN ACADÉMICA,

ADMINISTRATIVA Y ESTRATÉGICA DE UNA INSTITUCIÓN EDUCATIVA EN

ESTUDIO, TENIENDO EN CUENTA SUS PROPÓSITOS DE GESTIÓN Y EL APORTE

DE LOS SI A LA SOLUCIÓN DE LAS NECESIDADES IDENTIFICADAS, EN LOS

DIVERSOS PROCESOS DE LA INSTITUCIÓN. (MÁXIMO 500 PALABRAS).

INCORPORE EL USO DE HERRAMIENTAS DIGITALES Y CONTEMPLE EN LA

SOLUCIÓN, EL USO DE SI APLICABLES AL SECTOR EDUCACIÓN, EN CUANTO A

SU GESTIÓN, REGULACIÓN, CONTROL Y MEJORAMIENTO.

VALORE EL APORTE DE LOS MODELOS DE GESTIÓN QUE SE APOYAN EN

EL USO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y HERRAMIENTAS DIGITALES, PARA

LLEVAR A CABO PROCESOS AL INTERIOR DE UNA INSTITUCIÓN EDUCATIVA, Y

LA IMPORTANCIA DE ESTE CONJUNTO DE ELEMENTOS PARA SU DESARROLLO

INTEGRAL.

Está claro que toda Institución educativa cuenta con sistemas e Información, sin
embargo, muchas veces no se observa una clara integración entre sus
componentes, demostrando así que hay una sistematización de la información,
pero que muchos procesos se dan de manera aislada y algunas veces no son
sinónimo de mejoramiento y calidad, sino que por el contrario pueden hacer que
un procesos se lleve a cabo de forma más dispendiosa y demorada.

Sistematización del proceso de matrículas:

Un ejemplo concreto está relacionado con el proceso clave de matrículas a
estudiantes, el cual se lleva a cabo podría decirse que en 2 fases o etapas, una de
manera manual por parte del docente encargado del curso al que aspire el
estudiante, en la cual generalmente se solicitan documentos y datos que deben
ser registrados en el caso de los estudiantes que ingresan a la Institución por
primera vez y actualización de la misma información en el caso de los estudiantes
que van a renovar este proceso para un año siguiente.
Cabe resaltar, que dicha información personal de cada estudiante se hace llegar al
docente encargado de los estudiantes matriculados y que este proceso tiende a
demorarse un poco debido a que se le delega esta función generalmente a la
secretaria
Propuesta de solución:
Como una propuesta que aporte una solución a la necesidad de agilizar el proceso
de matrículas se sugiere la distribución de dispositivos electrónicos (tablets) a los
docentes con el fin de hacer este proceso de manera digital desde el encuentro
mismo con los padres de familia y de esta forma sistematizar la información en el
SIMAT disminuyendo el riesgo de encontrar errores en la recolección de los datos
y garantizando así, que estos estén al acceso de los docentes en el menor tiempo
posible.

Para efectos de proceso de matrícula año 2.021, por motivos del aislamiento en
casa a raíz del COVID – 19, se enviará a través de la plataforma educativa los
formularios a padres de familia, para el debido descargue y diligenciamiento del
mismo antes de ser re enviado de regreso por el mismo medio.

Incorporación de TIC en el aula:

En cuanto al uso de dispositivos tecnológicos presentes en las aulas, puede
decirse que de contar con mayor número de estas herramientas en
funcionamiento, se facilitarían más los procesos de enseñanza - aprendizaje,
puesto que así se podría contar con estos, cuando se necesiten y o cuando estén
disponibles, porque los grados de primaria y secundaria que son quienes más los
utilizan en el momento no hacen uso de ellos.
Propuesta de solución:

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Implementar software educativos e incorporar a las aula dispositivos tecnológicos
al servicio de los estudiantes para el desarrollo de sus procesos de enseñanza –
aprendizaje.

Sistematización de la evaluación de la práctica docente de los estudiantes:

Las estudiantes de los grados 10º y 11º de ed. media de la Escuela Normal
Superior Cristo Rey presentan a los docentes encargados de evaluar su
desempeño en la práctica pedagógica formatos que deben a su vez ser
diligenciados por estos y remitidos a la coordinadora que lidera este proceso, lo
cual en ocasiones se vuelve una carga adicional a las funciones propias de cada
actor de la gestión académica.

Propuesta de solución:

Sistematizar el proceso de evaluación de la práctica pedagógica con el fin de

hacer este más dinámico y que pueda estar fácilmente al acceso de los actores
encargados de estos procesos.

Digitalización de los proyectos de las estudiantes en formación

complementaria:

Las estudiantes en formación complementaria que cursan el nivel 13º de

Educación Superior, deben presentar y ejecutar un proyecto de investigación
como requisito para graduarse y obtener su título como Normalistas Superiores.
Dichas propuestas, una vez sustentadas y aprobadas son archivadas sin volver a
tener una finalidad.

Propuesta de solución:
Crear un sistema o base de datos que corresponda a la digitalización de los
proyectos de investigación de las maestras en formación complementaria,

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permitiendo que estos permanezcan al alcance de los demás estudiantes y
puedan retomarse para darles continuidad o como antecedentes a nuevas
investigaciones.

El uso de herramientas digitales en la búsqueda de soluciones a necesidades

visibles al interior de una Institución Educativa brindan entre otros los siguientes
beneficios: Facilitan el acceso a grandes cantidades de información, Permiten
rapidez y confiabilidad en los procesos, ofrece canales de comunicación
inmediatos, hay mayor interactividad, se automatiza el trabajo y se digitaliza la
información.

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 CONCLUSIONES

Después de indagar un poco más a fondo sobre Sistemas de Información,

podemos concluir que estos son el instrumento apropiado para llevar a cabo los
procesos misionales de una Institución educativa, puesto que facilitan el
cumplimiento de muchos procesos estratégicos gracias a la efectividad que
proporcionan a la hora de permitir el fácil manejo de la información, gracias al uso
de la tecnología la cual con su intervención busca el alcance de la calidad
educativa.

El hecho de conocer los componentes que integran a un Sistema de Información y

lo necesario de que estos interactúen entre sí para el óptimo funcionamiento de
determinado proceso de gestión, permite a los miembros de la comunidad
educativa, tener claro cuál es su rol dentro del mismo y mejorar por ende su
rendimiento y aporte en el cumplimiento de los procesos misionales existentes.

Para un Institución educativa, es fundamental la automatización de la información,

sobre todo en estos tiempos en que las TIC se encuentran al alcance de todos,
por esto es importante que los sistemas de información que se usen manejen un
lenguaje unificado que permita relacionar procesos y dimensiones de la gestión
educativa garantizando así la participación activa y el liderazgo de todos los
gestores educativos. De igual forma se hace necesario tener siempre presente
que la ausencia de uno o varios de los componentes de un Sistema de
Información se convierte en un impedimento para el debido logro de los resultados
que se desea alcanzar.

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 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Majó, J. (2003). Nuevas tecnologías y educación. Recuperado de:

https://www.uoc.edu/web/esp/articles/joan_majo.html

Norton, P. (1999). Introducción a la computación. Tercera edición. México:

McGraw – Hill.

Parra, Carlos (2018). Libro Electrónico Multimedial aula Virtual: Sistemas de

gestión para educación mediados por TIC. Bucaramanga: Universidad
de Santander.

República de Colombia. (2005). Modelo estándar de control interno para el estado

colombiano. Sistemas de control interno para entidades regidas por la ley
87 de 1993. Bogotá.

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