4 EL PAPEL DIRECTIVO EN LA ADMINISTRACION DEL FACTOR

HUMANO

El director. Los gerentes generales y demás colaboradores de SITWIFI se enfocan en

un constante desarrollo en dos principales aspectos

 En lo profesional: Es decir, en el constante desarrollo de la empresa, mejorar

las actividades, reducir tiempo y costos, etc.
 En lo personal: mantener un ambiente laboral optimo, tener presente los valores
de la organización, establecer relaciones efectivas de trabajo y mantener una
buena comunicación con todos los miembros de la empresa.

Los colaboradores buscan integrarse en todas las actividades que se realizan en la

empresa, todos tratan de ser colaborativos y ayudar a los compañeros que aún no
están familiarizados con el ambiente de trabajo que se desarrolla en la empresa. Así
mismo la alta gerencia mantiene una constante comunicación con todo el personal con
el objetivo de mantener relaciones interpersonales efectivas para conocer las
necesidades y desempeño de los trabajadores.

4.1 ETICA EMPRESARIAL Y PROFESIONAL

La ética empresarial en “SITWIFI” se emplea como el estudio de las cuestiones

normativas de naturaleza moral que se plantean en el mundo que rodea a la empresa,
para aplicar la ética que sigue la empresa, se decidió realizar un código de ética
empresarial ya que SITWIFI no cuenta con uno propio.

Código de ética de “SITWIFI S.A DE C.V.”

A todo el personal:

Este Código de Ética aplica a todo el personal de “SITWIFI S.A. DE C.V.” y expresa
marcos de referencia y lineamientos de conducta que debemos observar entre nosotros y
en nuestras relaciones de negocios con personas o instituciones fuera de la organización.

El éxito fundamental de nuestra empresa ha sido la honestidad, la orientación a

resultados y el trabajo en equipo, que da como resultado la confianza en SITWIFI S.A. DE
C.V. y en los que formamos parte de él.

El apego a este Código es obligatorio y cualquier falta será sancionada conforme a la ley,
reglamento o políticas que determine la empresa.
 Atentamente:

Director general de SITWIFI S.A. DE C.V.

Introducción

El Código de Ética es el conjunto de principios básicos y lineamientos de conducta

aplicables a todos los que formamos parte de la empresa, por lo que es nuestra
responsabilidad cumplirlo y hacerlo cumplir. Este Código busca, además que la conducta
de cada colaborador sea congruente con nuestra Misión, Visión y Valores que son parte
esencial de la cultura organizacional.

Misión

Somos una empresa mexicana con presencia Internacional, comprometida a brindar

servicios de instalación de Wifi masivo, siempre manteniendo nuestros valores rectores: el
respeto, responsabilidad y confianza con nuestros clientes del sector público y privado,
así como de nuestros clientes internos ofreciéndoles un clima laboral en el que puedan
desarrollarse y estar en continua capacitación para el desarrollo y crecimiento.

Visión:

Ser la empresa líder en el sector de telecomunicaciones, con reconocimiento en el

mercado Internacional, siendo reconocida por la calidad en el servicio de Wifi masivo,
orientada principalmente a la satisfacción de nuestros clientes, cumpliendo ampliamente
sus expectativas, siendo reconocidos como una empresa con los más altos criterios de
innovación y mejora continua.

Valores

Todos los trabajadores de SITWIFI, independientemente de la función o cargo que nos

corresponde, nos comprometemos a conocer y promover los siguientes valores:

Honestidad

Actuamos correctamente, porque manejamos con responsabilidad y transparencia los

proyectos y los recursos que se nos encomiendan, mostramos un respeto absoluto ante
los bienes ajenos (honestidad material), porque manifestamos con claridad lo que
pensamos y creemos (honestidad intelectual) y teniendo siempre presentes las
consecuencias de nuestros actos (honestidad moral).
 Orientación a resultados

Cumplimos con los compromisos establecidos, y siempre que es posible los superamos,
buscando mejores formas de hacer las cosas y teniendo presente que somos
responsables de asegurar que los resultados de nuestra actividad contribuyan a agregar
valor.

Trabajo en equipo

Integramos un equipo en función del logro de objetivos compartidos, sumando talento y

compromiso, con apertura ante la diversidad de opiniones, conocimientos y habilidades,
porque la colaboración y el apoyo mutuo constituyen la base de nuestras relaciones.

Confianza

La confianza es la resultante del comportamiento alineado con los valores antes

mencionados; es consecuencia del comportamiento honesto, de la orientación a
resultados y del trabajo en equipo, y al mismo tiempo conecta a los tres valores y por
tanto, integra como un conjunto coherente y pleno de sentido.

Responsabilidad del Código de Ética

Este Código de Ética es de aplicación estricta y obligatoria para todo el personal que
preste sus servicios en cualquier puesto de SITWIFI S.A. DE C.V. Independientemente de
su nivel jerárquico, incluyendo a ejecutivos, consejeros, accionistas y los integrantes. Así
mismo, aplica a externos o prestadores de servicios que tengan relación directa e
indirecta con esta empresa.

Todo el personal tiene como responsabilidad:

 Conocer el Código de Ética, cumplir y hacer cumplir sus disposiciones.

 Contribuir a que el ambiente laboral privilegie el buen trato y la cooperación entre
colaboradores sin distinción del nivel jerárquico.
 Asegurarse de que todos los colaboradores conozcan, den cumplimiento y
refrenden su compromiso de cumplir con este Código.
 Aclarar dudas y resolver cualquier dificultad que se presente en la interpretación o
aplicación del Código.
 Conocer y cumplir las políticas, reglamentos, normas y disposiciones internas con
las cuales se regula el cargo y/o puesto que cada uno desempeñe.
  Contribuir con acciones laborales y personales a la promoción, el respeto, la
protección y garantía de los derechos humanos, la igualdad y la no discriminación;
el acceso a la información y la protección de datos personales, fortaleciendo la
imagen interna y externa de la empresa.
 El área de Recursos Humanos deberá difundir este código con todo el personal,
incluyendo al de nuevo ingreso, mediante la entrega de una copia del mismo a
cada empleado y trabajador, recabando acuse de recibo.
 Todo el personal será responsable de cumplir y hacer cumplir, y en su caso,
reportar cualquier violación o incumplimiento a este código.

Normatividades

Conflicto de intereses

Éste se da cuando los intereses personales interfieren de alguna manera con los
intereses de la empresa. Todo el personal debe evitar cualquier actividad o participación
personal que pueda poner en riesgo el nombre, la economía o la responsabilidad de
SITWIFI S.A. DE C.V. Por ejemplo, cualquier actividad que le permitiera a usted, a un
miembro de su familia (directo, indirecto y/o político), amigo o conocido, disfrutar una
ganancia personal o beneficio como resultado de su relación laboral con la organización,
se consideraría conflicto de intereses.

Pagos ilegales /Anticorrupción

Queda estrictamente prohibido que cualquier colaborador, independientemente del puesto

que desempeñe, otorgue o reciba pagos, dádivas, obsequios o cualquier compensación
extralegal, con la finalidad de influir en una relación de negocios. En SITWIFI es
responsabilidad de todos el observar prácticas de negocios transparentes para asegurar
el cumplimiento de la normatividad vigente, por lo que es inaceptable permitir o realizar
actos de soborno y extorsión.

Protección y uso correcto de los Activos de la empresa

Es responsabilidad de todos salvaguardar los bienes tangibles e intangibles de la

empresa, así como de los clientes, inversionistas y proveedores de Grupo Herdez.
Debemos hacer buen uso de los recursos y evitar caer en gastos innecesarios; es decir,
aprovechar al máximo nuestros activos. Por lo que el descuido o despilfarro en relación a
los bienes, también constituye una violación de las obligaciones que impone este código
(automóvil, computadora, teléfono, celular, radio comunicador, papelería, etc.) los cuales
son proporcionados para fines laborales, por lo que su uso indebido será motivo de
sanción.

Contabilidad honesta

Los registros financieros y legales deben ser preparados conforme a la normatividad

vigente de manera certera y honesta, ya que difundir información falsa es ilegal y; por lo
tanto, está prohibida en esta empresa. Todo el personal debe asegurar que los
procedimientos contables y de control interno, se lleven correcta y oportunamente en todo
momento.

Información confidencial

El personal de SITWIFI S.A. DE C.V. tiene la obligación de hacer un uso responsable y

legítimo de la información a la que tenga acceso, guardando en todo momento la
confidencialidad y seguridad de la información; por lo que, no podrá usar, revelar o
transmitir de cualquier forma, de manera enunciativa y no limitativa, cualquier secreto,
fórmula o dato del Grupo, aun cuando haya concluido su relación laboral.

Negociaciones justas

Se deberán respetar los derechos y negociar justamente con los clientes, proveedores,
competidores y empleados. Ningún trabajador, empleado, ejecutivo o director, debe tomar
una ventaja injusta a través de la manipulación, el encubrimiento, el uso de información
privilegiada o cualquier otra práctica de negociación injusta, procurando siempre mantener
relaciones orientadas a la creación de valor mutuo.

Salud y seguridad

Todo el personal tiene derecho a trabajar en un lugar seguro, por ello, los responsables
de las áreas o departamentos deberán asegurar que se cumplan los siguientes objetivos
de salud y seguridad:

A. Promover y mantener el lugar de trabajo seguro y saludable.

B. Mantener un medio ambiente de trabajo adecuado.
C. Desarrollar conciencia de seguridad entre el personal.

En cuanto a código de ética personal, SITWIFI cuenta una serie de lineamientos

considerados como una guía para la buena conducta en 3 principales aspectos:
Código de ética personal

En mi persona

1. Digo la verdad
2. No me aprovecho de los demás, ni de los bienes ni recursos ajenos.
3. Trato a todos con justicia, equidad y con apego a la ley.
4. Soy auténtico, me presento como soy, sin atentar contra los derechos de los
demás.
5. Soy coherente entre lo que digo y lo que hago.

En la familia

1. Establezco y mantengo relaciones armónicas con los demás.

2. Soy conciliador y mediador en situaciones difíciles o conflictivas.
3. Sirvo y colaboro con todos en cualquier momento y lugar.
4. No soy rencoroso: sé perdonar los agravios u ofensas y evito causarlos.
5. Soy solidario y reafirmo permanentemente mi compromiso y responsabilidad
social.

En el trabajo

1. Busco sistemáticamente el logro de mis metas y objetivos.

2. Cumplo con mis compromisos y responsabilidades, a pesar de las dificultades.
3. No me desmotivo ante las dificultades.
4. Busco alternativas de solución ante los problemas y circunstancias difíciles.
5. Me esfuerzo por no dejar trabajos pendientes.

4.2 INTEGRACION DEL FACTOR HUMANO A LA EMPRESA

Cuando se contrata a un empleado en SITWIFI se siguen una serie de procedimientos

que permiten adaptar al factor humano al ambiente y atmosfera de la empresa, estos
pasos se hacen con el objetivo de lograr una adaptación inmediata al ámbito laborar de
la empresa; los pasos que se llevan a cabo para integrar al capital humano son:

1.- Inducción

Una vez que se seleccionó al factor humano que empezara a laborar en SitWIFI se
inicia con un programa de inducción Con este programa se informa al trabajador recién
ingresado acerca de quiénes somos como empresa, qué hacemos, cómo lo hacemos y
para qué lo hacemos. Todo esto dentro de la estructura formal de la empresa. Además
de estos aspectos, en el programa de inducción se le explican al trabajador, las
normas, políticas y reglamentos existentes en la empresa.

2.- Bienvenida

Esto es, apoyar el ingreso del nuevo empleado a la empresa en forma cordial,
invitándole desde el inicio a sentir confianza, gusto y compromiso porque va a
colaborar con la empresa t con los compañeros.

3.- Recorrido por la empresa

Al recorrer la empresa con el empleado se asegura que haya entendido con claridad
cada punto importante de la empresa, como son las salidas de emergencia, las rutas
de evacuación, áreas de peligro o restringidas, áreas de recreación en los tiempos de
descansos, etc.

4.- Puntos generales de la empresa

Este apartado se refiere a los lineamientos generales de la empresa, a las normas y

responsabilidades, y a las prestaciones. Así como empezar a familiarizarse con la
empresa. Los aspectos que se tocan son los siguientes:

 Cómo surgió la empresa.

 Su historia y momento actual.
 Quiénes integran la empresa.
 Quiénes iniciaron la empresa
 Qué puestos ocupan actualmente.

Los puntos que debes incluir son los siguientes: Administración de Recursos Humanos
Inducción Horario general de trabajo. Horas de comida, horario de descanso.
Sanciones correspondientes. Uso de tarjeta o reloj de entradas y salidas. Cumpleaños,
pagos, días feriados, vacaciones

5.- Presentaciones

Es especialmente importante presentar al nuevo empleado con el grupo de trabajo. De

la bienvenida que le den, depende muchas veces la futura integración del trabajador
con sus compañeros.
6.- Ubicación del empleado en su puesto de trabajo

En este punto se explica al nuevo empleado, en qué consiste específicamente su

puesto, se le ubica dentro de la empresa y se le dice cómo lo debe desarrollar. Los
puntos que se desarrollan son los siguientes:

 Nombre del puesto.

 Objetivo del puesto.
 Por qué y para qué está hecho este puesto.
 Funciones del puesto. Cómo se espera que se desempeñe en el trabajo.
 Qué se espera que logre con sus funciones el empleado.
 Explicar cómo va a ser evaluado su desempeño.

7.- Capacitación

En este punto, se resuelven dudas y se asesora sobre el uso del equipo así como la
descripción y funcionamiento de los diferentes procesos, se explican las negociaciones
y la forma de hacerlas y en caso de ser necesario de envía a capacitación exterior
sobre desarrollo tecnológico e instalación

8.- Acercamiento constante

Se trata de mantener a los nuevos empleados en un ambiente de trabajo saludable,

manteniendo una comunicación constante en todos los sentidos, los demás empleados
muestran compañerismo y amistad para desarrollar lazos fuertes en el área de trabajo.

4.3 LIDERAZGO QUE APLICA LA EMPRESA

El líder debe tener un conjunto de habilidades que guíe e influencie a que los
colaboradores trabajen con entusiasmo y logren de este modo sus objetivos en común,
por lo que debe ser íntegro, empático, comunicativo, ser justo y equitativo entre otros
valores, pero sobre todo debe anticiparse en prevenir conflictos con su colaboradores.
En SITWIFI se aplica un liderazgo democrático y natural, ya que el director general tiene
la última palabra en las decisiones y rumbo que tome la empresa, pero para tomar esta
clase de decisiones escucha y atiende recomendaciones de la alta dirección, esto lo hace
con el objetivo de escuchar puntos de vista diferentes y colaboración para darle el mejor
rumbo a la empresa. En cuanto el director general; él se considera un líder natural por sus
habilidades y capacidad de resolver conflictos.
 4.4 MANEJO DE CONFLICTOS EMPRESARIALES
Los conflictos que ocurren en SITWIFI son muy comunes en todas las empresas, Sin
embargo estos pueden afectar a la empresa de diferentes maneras, estos conflictos
dañan la productividad de los empleados. SITWIFI resuelven los problemas hablando
con los afectados y resolviendo mediante sanciones equitativas, en donde los
responsables afrontan las consecuencias de sus acciones. En SITWII no existe un plan
de contingencia para evitar conflictos, así que se decidió realizar para evitar los
principales conflictos que afectan a la empresa y prevenir otros muy comunes.
Tipo de
Desarrollo de emociones negativas
problema
Descripción del Se verbalizar pensamientos, generando personas que fácilmente
problema se frustren y que en algún momento determinado exploten.
 Mala comunicación.
Consecuencias  Insatisfacción laboral.
del problema  Malas relaciones interpersonales.
 Estrés
Utilizar las emociones de forma inteligente, para que trabajen en
Objetivo para
beneficio propio, de modo que ayude a controlar sus conductas y
resolver el
sus pensamientos para que facilite las relaciones con los demás en
problema
beneficio de todos.
1. Charlas sobre empatía, con el fin de que los trabajadores sean
capaces de relacionarse mejor con los demás y puedan tener
más éxito en su trabajo y que sus vidas sean más satisfactorias.
2. Fomentar hábitos saludables como la actividad física, para
favorecer estados de bienestar que minimicen el impacto que
sobre el individuo pueden tener las emociones negativas.
Resolución del
3. Charlas para desarrollar estrategias de comunicación asertiva,
problema
la escucha activa, apoyo social con el fin de percibir el apoyo de
compañeros y jefes para incrementar los estados emocionales.
4. Llevar a cabo técnicas de respiración para reducir la ansiedad,
depresión, fatiga etc., para que nuestro organismo se oxigene.
5. Realizar ejercicios de relajación corporal que permita liberar la
tensión que el estrés hace que se acumule en el cuerpo.
 Tipo de
Comunicación con la alta dirección
problema
Descripción del Existe falla en el proceso de comunicación entre los directivos y los
problema demás trabajadores de la empresa
 Falta de comunicación
Consecuencias
 Descontento
del problema
 Malas decisiones
Objetivo para  Establecer lazos de comunicación efectivos
resolver el  Fortalecer competencias de liderazgo para que se trasmita
problema respeto, confianza y sinceridad con su equipo de trabajo.
1. Realizar programas de formación con respecto a habilidades de
dirección y de coaching para la gestión del talento humano, con el
fin de fomentar la confianza entre jefe y colaborador.
2. Capacitar en herramientas de liderazgo, negociación y
resolución de conflictos, para mejorar las relaciones
interpersonales en el área de trabajo.
3. Realizar dinámicas de liderazgo, para saber y conocer quiénes
son buenos líderes dentro del grupo de trabajo y así poder
establecer los roles de cada uno de ellos.
4. El líder no puede tener distancia con sus colaboradores, debe
tener una comunicación constante, por lo que se llevará a cabo
Resolución del
talleres como grupos focales e indagar sus metas individuales y
problema
focalizarlas en las metas organizacionales.
5. Realizar actividades grupales para que el líder pueda fortalecer
y mejora la empatía con toda el área de Mantenimiento, con el fin
de reforzar el buen trato con todo el personal.
6. Realizar retroalimentaciones para que el líder pueda conocer las
necesidades de sus colaboradores y alcanzar de esta manera la
satisfacción laboral de sus empleados.
7. Desarrollar el empowerment en todos los responsables de
procesos con el fin de que se genere una transferencia de
habilidades de liderazgo para los subalternos de manera que
desarrollen confianza para la toma de decisiones.
 Tipo de
Proceso de comunicación interno
problema
Descripción del Existe problema en el proceso de comunicación interno dentro de la
problema empresa
 Falta de comunicación
 Desinterés
Consecuencias
 Malos resultados
del problema
 Conflictos
 Baja productividad
Objetivo para Mantener informados a los colaboradores de aquellos aspectos que
resolver el son necesarios para el desarrollo del área y desenvolvimiento de las
problema tareas asignadas, para así evitar conflictos.
1. Capacitación en habilidades comunicacionales para ser
asertivos en el momento de comunicarse.
2. Mantener a los colaboradores informados en forma regular a
través de una serie de canales de comunicación como lo son: -
Memos en papel. - Vía e-mail y - Conversaciones cara a cara.
3. Comprometerse con la comunicación de dos vías, descendente
y ascendente tratando éste tema mediante reuniones, así como
también la comunicación de los colaboradores hacia los
supervisores será necesaria para prevenir interpretaciones
erróneas y/o malos entendidos, que pueden suponer futuros
Resolución del
conflictos por las decisiones tomadas.
problema
4. Mantener a los miembros de la organización informados de los
cambios y decisiones dentro de la organización mediante
comunicados escritos y boletines internos.
5. Dar confianza y valor a los colaboradores para comunicar
malas noticias mediante reuniones personales para realizar una
retroalimentación.
6. Instalar un buzón de quejas y sugerencias para que el área
conozca el sentir y pensar de sus colaboradores, y puedan tomar
cartas sobre el asunto, realizando reuniones de trabajo para
hablar sobre ello.
 Tipo de
Trabajo en equipo
problema
Descripción del Los trabajadores manifiestan que integrarse con algunos
problema compañeros es complicado porque no existe el compromiso
 No existe un clima agradable de trabajo.
 Existe negatividad y egoísmo en el grupo.
Consecuencias  Existe desmotivación y no son perseverantes.
del problema  Falta de colaboración.
 Falta de compromiso.
 Falta de compañerismo.
Objetivo para Trabajar de manera complementaria, motivando y comprometiendo a
resolver el los colaboradores del área a laborar con responsabilidad, desarrollando
problema tareas necesarias en torno a un objetivo común.
1. Desarrollar espacios de participación con todos quienes
conforman las diferentes areas, para conocer las fortalezas,
oportunidades, debilidades y amenazas del área.
2. Propiciar un clima de confianza y de compromiso desarrollando
reuniones quincenales para incentivar a los colaboradores que
compartan ideas útiles, que enriquezcan y complementen las
actividades laborales, con el fin de planificar y verificar las metas.
3. Evaluar los resultados del equipo de trabajo realizando el
seguimiento de las reuniones quincenales, para dar seguimiento
Resolución del a las metas propuestas y a los compromisos adquiridos.
problema 4. Mantener informado al equipo de trabajo sobre los cambios y
acontecimientos dentro de la empresa, comunicación que debe
ser efectiva, clara y precisa para evitar los rumores de pasillo
5. Capacitar a directivos o líderes de grupo en temas de trabajo
colectivo y resolución de conflictos, con el fin de contribuir a
armonizar las disensiones del equipo de trabajo y diferencias
entre ellos, reconciliándolos en un ganar-ganar.
6. Promover tareas que requieran la participación y decisión
conjunta de los trabajadores de las distintas actividades para
impulsar la colaboración entre áreas y no solo de unos pocos.
 Tipo de
Relaciones interpersonales
problema
Los colaboradores manifestaron que a la hora de realizar su trabajo
Descripción del
con algún compañero que tienen roces, incomodidad o disgusto, su
problema
actitud es de indiferencia y cada quien trabaja por su lado.
 Indiferencia.
 Falta de compañerismo.
Consecuencias
 Falta de cooperación.
del problema
 Falta de colaboración.
 Mala resolución de conflictos.
Objetivo para Fortalecer habilidades que permita a los colaboradores establecer
resolver el relaciones laborales positivas, con el fin de promover el
problema compañerismo, cooperación y la adecuada resolución de conflictos.
1. Crear mecanismos de quejas formales para todos los
colaboradores, en donde sepan que siempre serán escuchados y
que se les dará una respuesta oportuna y razonable.
2. Aplicación de técnicas de dinámicas para fomentar la
participación, reflexión y cambio de actitud de los trabajadores, ya
que una actitud negativa da paso a que los colaboradores se
sientan menos comprometidos con su trabajo.
3. Poner en marcha técnicas de autocontrol del estrés, control
emocional o técnicas de relajación para mejorar los estados
Resolución del mentales provocados por las malas relaciones laborales.
problema 4. Llevar a cabo actividades que comprometa al personal a formar
parte de esa actividad, como lo son: celebración de cumpleaños,
celebración del día del padre o de la madre etc., actividades que
permitan que se forje la cooperación y el compañerismo.
5. Es necesario que los colaboradores dispongan de un área que
les permita interactuar para que se pueda dar el diálogo entre los
compañeros y socializar
6. Generar empatía entre los colaboradores haciendo que los
colaboradores asuman el trabajo de la otra persona y de esta
manera se podría permitir la resolución de conflictos.
 4.5 PLANEACION DE JUNTAS DIRECTIVAS Y CONDUCCION DE LAS
MISMA

En SITWIFI se realizan periódicamente juntas de reunión, sin embargo no se cuenta con

un manual o indicaciones para que estas sean exitosas. Para realizar una junta de trabajo
exitosa se decidió proponer un manual para realizar juntas de trabajo, el cuan consta de
puntos que se deben hacer antes, durante y después de una reunión asa como se
especifican las condiciones que se llevan acabo durante la reunión

Antes de la reunión
Establecer objetivo de la reunión en donde:
 Se hagan solo si son necesarias.
 Debe tener un fin o pretensión definida a prioridad
 Definir un tema central o varios bien identificados en la convocatoria.
 Que cada participación definida en la agenda tenga un propósito.
Convocatoria
 Debe haber un responsable de coordinar y convoca.
 Que la convocatoria se haga por canales que estamos seguros que se ven.
 Que quede definida en la convocatoria un orden del día.
 Convocar a las personas que deben estar.
 En la convocatoria se determine el lugar: dirección, planta y piso.
 Que conste en la notificación la hora de inicio y la de fin.
 Que la notificación tengan acceso los asistentes: carteles, email, mensaje.
 Adjuntar a la convocatoria los documentos que hay que leer antes.
 Que sean convocadas con tiempo, evitar las reuniones improvisadas.
 Considerar la disponibilidad de todos.
 Que si es continuación de una reunión previa se haga referencia a ese hecho.
 Que en la convocatoria se deje un espacio para ruegos y preguntas.
Asistentes
 No convocar a personas que no tienen nada que ver ni aportar
 Confirmar por teléfono la asistencia de participantes clave.
 Que conste en la convocatoria si se refiere a un grupo de trabajo.
 Todos deben tener conocimiento del perfil de expositores clave.
 Identificar los puestos, rol y responsabilidades de los participantes.
Tiempos
 Que se sepa lo que va a dura.
 Que la convocatoria sea a una hora oportuna para la mayoría.
 Hacerla en horarios de trabajo, porque reunirse es trabajo.
 En la convocatoria se debe asignar los tiempos a los temas y expositores.
 Que se no sean en días y lugares imposibles e incompatibles.
Logística
 Coordinar la logística que se necesitará.
 Supervisar que está todo listo antes de que lleguen las personas.
 Si los convocados vienen de fuera se les debe facilitar hospedaje, transporte…
 Hacer check list de los 4 aspectos más importantes: participantes, agenda de la
convocatoria, espacio físico y materiales.
Durante la reunión
 Agradecer la asistencia.
Tiempos
 Que se sea puntual y todos lleguen a la hora que tienen que llegar.
 Respetar los tiempos establecidos, de inicio, de fin, de cada tema.
 Que en los primeros minutos se revise y recuerde la planificación.
Logística
 Que alguien haga la función de moderador.
 Debe haber agua, unos caramelos, etc. que cubran necesidades de asistentes.
 Que si algo falla, se tenga plan B, por ejemplo, un ordenador suplente.
 No mezclar comidas informales con reuniones formales.
 Que no haya “corrillos” que hablen en paralelo y lo conviertan en un gallinero.
 Alguien se debe encargar de poner por escrito lo hablado: acta, resumen…
 Que las reuniones sean tan cortas como sea posible.
 Los asistentes tengan papel y bolígrafo para tomar notas.
 Que se hablen todos los temas planificados, dando su tiempo a cada uno.
 Organizar las ponencias por orden de los temas.
 Llegar a conclusiones concretas y se establezca un plan de acción.
Intervenciones
 No interrumpir a los otros cuando hablan.
 Que se sea breve y conciso.
  Hacer incidencia en los temas realmente importantes.
 Que las presentaciones sean atractivas de seguir.
 Generar debate enriquecedor.
 Que haya consenso en la toma de decisiones.
Actitudes
 Que cada participante respete su rol y responsabilidad (líder, moderador).
 Que nadie monopolice la reunión y se deje espacio para todos.
 Cuestionar las ideas, sin humillar a las personas.
 Debe haber cortesía hacia los otros en palabras y gestos.
 Dejar tiempo para generar ideas, para debatir, para tomar decisiones.
 Cuidar el uso de la palabra evitando interrupciones.
 Que las intervenciones busquen algo más que complacer a los jefes.
 Que alguien neutral tome notas objetivas de los asuntos tratados.
 Llegar a conclusiones, se sinteticen y prioricen.
 Establecer indicadores de seguimiento de los acuerdos.
 Definir la agenda siguiente antes de acabar la reunión.
 Agradecer la participación.
Después de la reunión
 Que los interesados reciban por escrito las conclusiones a las que se llegó.
Seguimiento
 Que quien haya asumido el rol de monitorear los acuerdos, lo haga.
 Cumplir la calendarización de los hitos.
 Delegar tareas con orden (cómo, quién, cuándo, para qué).
 Evaluar si se lograron los objetivos previstos en la reunión.
 Que haya recordatorio en caso de incumplimientos y temas pendientes.
 Redefinir lo que no se remató.
 Facilitar un espacio informal después de la reunión (ejemplo, catering).
 Que cada persona a la que se le asignaron funciones las acate.
 Que la puesta en marcha de las acciones de mejora provoque el efecto deseado.
 En la siguiente reunión se deben volver a considerar los puntos anteriores.