Oas

SISTEMA DE AUTOMATIZACIÓN DE OFICINA (OAS)
PAOLA ANDREA MONCADA ANTONIO

Código: 261212111
Sistemas de información
Ingeniero de Sistemas
Javier Barrero
Docente
Universidad de Cundinamarca seccional Ubaté

Ingeniería de sistemas
Ubaté, 04 de marzo de 2014

TABLA DE CONTENIDO
TABLA DE ILUSTRACIONES ................................................................................. 4
Sistemas de automatización de oficinas ................................................................. 5
¿Qué es un sistema automatizado?..................................................................... 7
Características ........................................................................................................ 7
Tipos de programas para la automatización de las oficinas .................................... 8
Tipos de paquetes integrados ............................................................................ 10
Programas gráficos y de presentación ............................................................... 11
Principales programas ....................................................................................... 11
Programas de autoedición: ................................................................................ 11
Herramientas ......................................................................................................... 12
CONCLUSIONES.................................................................................................. 14
BIBLIOGRAFÍA ..................................................................................................... 15
TABLA DE ILUSTRACIONES
Ilustración 1- Tipos de sistemas de información...................................................... 6

Ilustración 2 - Nivel de conocimientos ..................................................................... 6
Ilustración 3 - Hoja de Cálculo Excel ....................................................................... 8
Ilustración 4 - OpenOffice ........................................................................................ 9
Ilustración 5 - Base de datos Access ...................................................................... 9
Ilustración 6 - ventana de Excel ............................................................................ 14
Sistemas de automatización de oficinas
Los sistemas de automatización de oficinas, también llamados OAS por sus siglas
en inglés (Office Automation Systems) es un conjunto de tecnologías de la
información y comunicación que permite mejorar la productividad de los trabajos
típicos de una oficina.
Se le llama ofimática (oficina automática) es la automatización de las tareas que

se llevan a cabo en una oficina y el equipamiento de hardware y software usado
para idear, crear, coleccionar, almacenar, manipular y transferir digitalmente la
información necesaria en una oficina para realizar tareas y lograr objetivos básico.
Los términos automatización de oficinas, burótica, u ofimática se utilizan de forma

intercambiable para hacer referencia a las Tecnologías de la Información que se
utilizan en los trabajos de oficina. Podemos por tanto definir la ofimática como el
<<conjunto de tecnologías usadas en la automatización de una oficina con el
objetivo de aumentar la productividad y racionalizar el trabajo, automatizando lo
más posible sus procedimientos>>. (Young, 1990).
El movimiento decidido hacia la automatización de oficinas data de los años

setenta, cuando los fabricante de grandes ordenadores comenzaron a
concentrarse en la forma en que estos podrían ayudar a los trabajadores que allí
se encontraban; hasta entonces estos equipos se habían usado para procesar
datos corporativos, en tareas y operaciones muy concretas, cuya realización
manual o mecánica consumía mucho tiempo, como las referente a nóminas, listas
de cliente, inventarios, etc. (Laudon, 1991)
En los sistemas de información se desarrollan con diversos propósitos, según las

necesidades de la empresa:
Ilustración 1- Tipos de sistemas de información
Los sistemas de automatización de la oficina, los sistemas de trabajo del

conocimiento (KWS, Knowledge Work Systems) apoyan el trabajo al nivel del
conocimiento; En este nivel de conocimiento de un organización existen dos
clases de sistemas entre ellas: los OAS que apoyan a los trabajadores de datos,
quienes analizan la información con el propósito de transformar los datos o
manipularlos de alguna manera antes de compartirlos o, en su caso, distribuirlos
formalmente con el resto de la organización.
Ilustración 2 - Nivel de conocimientos

En este sistema de automatización de oficina se integra el procesamiento de
texto, las hojas de cálculo, gestores de bases de datos, la autoedición, la
calendarización electrónica y además varios servicios de valor añadido como las
comunicaciones mediante correo de voz, correo electrónico y videoconferencias.1
¿Qué es un sistema automatizado?
La automatización es un sistema donde se trasfieren tareas de producción,

realizadas habitualmente por operadores humanos a un conjunto de elementos
tecnológicos.
Características
 Gran capacidad de almacenamiento de información.

 Facilidad de consulta y recuperación de la información.
 Facilidad para modificar y tratar los datos.
 Enorme potencia de cálculo.
 Capacidad para manejar información de todo tipo: textos, números,
imágenes, sonidos, video, etc.
Nivel: conocimiento.
Entradas: documentos; calendarios.
Procesamiento: gestión documental; calendarios y agenda; comunicación.
Salidas: documentos; planificaciones; correo.
Usuarios: administrativos; oficinistas; contables, operadores.
1
E. KENDALL, Kenneth y E. KENDALL, Julie, 2009, Análisis y diseño de
sistemas. México
Tipos de programas para la automatización de las oficinas
Un catálogo típico de programas para la automatización de las oficinas puede
incluir algunos de los siguientes productos:
Hojas de cálculo: con la que se realizan cálculos matemáticos, monetarios,

científicos o estadísticos de una manera rápida y sencilla. También se emplea
para generar gráficos.
Ilustración 3 - Hoja de Cálculo Excel
Procesadores de texto: sirve para escribir textos almacenarlos, recuperarlos,

modificarlos y darles formato.
Ilustración 4 - OpenOffice
Gestores de bases de datos: permite almacenar y consultar grandes conjuntos

de datos
Ilustración 5 - Base de datos Access
Programas de presentación: utilizados para presentar proyectos o informes de

una manera muy visual y atractiva
Programas de dibujo: permite elaborar diseños gráficos, montajes fotográficos,
etc.
Gestores de correo electrónico: sirve para enviar y recibir mensajes escritos

entre ordenadores.
Programa editorial
Administrador de proyectos
Administrador de archivos de cómputo
Explorador de internet
Editor de internet
Organizador personal
Sistema de administración financiero
Sistema de administración personal
Tipos de paquetes integrados

La suite o paquete más conocido es Microsoft office esta integra todas las
aplicaciones descritas de la empresa Microsoft:
 Procesador de texto Word

 Hojas de cálculo Excel
 Bases de datos Access
 Software de presentación Power Point
 Agenda y gestor de correo electrónico Outlook
Existen otras suites ofimáticas disponibles para cualquier usuario que se

distribuyen libremente, algunas de ellas son:
 Star Office
 Open Office
 Koffice
 Gnome Office.
Programas gráficos y de presentación
Un gestor de gráficos y presentaciones crea y manipula imágenes y exposiciones

informatizadas, estos gestores permiten la representación gráfica de datos
cuantitativos de operaciones realizadas en la oficina; las aplicaciones para
dispositivos generan una secuencia de diapositivas, notas para el ponente y la
proyección de documentos en La pantalla de un ordenado a modo película.
Principales programas
 Harvard Graphics: presentaciones gráficas.

 Power Point: presentaciones
 Picture it: edita, retoca, archiva las fotos digitales.
 Corel Draw Graphics Suite: paquete diseñado para el entorno grafico de
Windows, Posee varios programas como: CorelDraw, CorelChart,
CorelPhotopaint, CorelShow y CorelMove.
 Micrograph Designer: programa de ilustración.
 Graphic Works: paquete gráfico que incluye: Draw, Phtomagic, Orgchart,
Winchart y Slideshow.
 Lotus frelance: diseña gráficos presentar informaciones.
 Adobe Photoshop: edición, retoque fotográfico.
 Adobe illustrator: Permite crear gráficos vectoriales.
Programas de autoedición:
DTP (de Desktop publishing o Autoedición). Estos programas tienen funciones

mucho más avanzadas para el diseño de las páginas, el manejo de bloques de
texto, control tipográfico, gestión del color y colocación de imágenes.
Los programas de autoedición más utilizados son:
 Adobe InDesign/Adobe Pagemaker: éste último llegó hasta la versión 6.5,
pero ha sido sustituido por InDesign como herramienta de maquetación
muy bien integrada con programas de gráficos del mismo fabricante, y con
una interfaz semejante.
 QuarkXpress es estrictamente una herramienta profesional, la que suelen
utilizar en las imprentas. Según parece, el programa no sirve más que para
publicaciones impresas y tiene escaso o nulo soporte para edición de html o
para la pantalla.
 Corel Ventura es un viejo programa que después de muchas vicisitudes
fue adquirido por Corel. Algunas versiones de CorelDraw (como la versión 5
de hace unos años) incluían Ventura, pero ahora se vende por separado.
Herramientas
El proceso de incluir todas las funciones que poseen los programas ofimáticos
(abrir, guardar, imprimir, cortar, copiar, pegar, insertar, corrector ortográfico…)
generó un grave problema: cómo poner todas estas posibilidades en manos del
usuario, sin que llegue a ser un auténtico quebradero de cabeza. La solución vino
con el uso de la interfaz gráfica de usuario (GUI), que permite que todas las tareas
se puedan realizar más fácilmente mediante el ratón y no a base de comandos
escritos. De esta forma aparecen en pantalla los comandos de un programa
mediante botones, colores, símbolos y ventanas. La interfaz tiene dos misiones
principales:
 Informar al usuario acerca de los elementos que tiene a su disposición y

para qué sirven.
 Ofrecer la posibilidad de elegir entre las distintas opciones. Existen
numerosos componentes que forman parte de todos los productos
ofimáticos actuales. Vamos a describir a continuación alguna de ellos.
Ayuda
Todas las aplicaciones ofimáticas poseen un sistema de ayuda para poder aclarar
dudas. Existen varios tipos de ayuda, entre los que cabe destacar los siguientes:
 Ayuda estándar: la más habitual y la que se utiliza con mayor frecuencia.
Suele incluir botones, ventanas, enlaces, índices, búsquedas temáticas, etc.
Asistente: al usuario se le presenta un asistente en un cuadro de diálogo para
que vaya eligiendo paso a paso entre las diferentes opciones que se le van
mostrando.
Asistente de ideas: el programa ofimático en ocasiones sugiere alguna idea
acerca de la tarea que se va a realizar (suele aparecer un asistente con un
personaje, tal como se muestra en la fi gura adjunta).
Tutorial: libro en formato electrónico que ofrece una descripción de las principales
características y funcionalidades del producto.
Ayuda sensible al contexto: según estemos ejecutando ciertas tareas dentro del
programa serán accesibles algunas opciones, mientras que otras estarán
desactivadas.
Barras de botones
Consisten en un conjunto de iconos que poseen una serie de funciones

implantadas. Todos estos comandos se podrían ejecutar mediante la barra de
menús, pero de esta forma resultan más accesibles, más rápidos y gracias al
gráfico del icono, más intuitivos. Estas barras de botones incluyen las funciones
que se emplean con mayor frecuencia.
Cuadros de diálogo
Son ventanas donde se muestra al usuario varias opciones o posibilidades a

escoger, de manera que la función que se va a realizar resulte mucho más
sencilla. Normalmente su funcionamiento no suele resultar complicado.
Existen varios objetos posibles dentro de un cuadro de diálogo (llamados

controles):
 Botones de comando
 Botones de opciones
 Casillas de verificación
 Cuadros de texto
 Cuadros de número
 Cuadros de lista
Utilización de macro comandos
 Importar
 Exportar
Zoom – vista preliminar

Ilustración 6 - ventana de Excel
CONCLUSIONES
 Estos programas facilitan la organización y el manejo de archivos por medio

se software integrado evitando el manejo de papeleo en las oficinas.
 Con manejo de las base de datos se organiza más la información
permitiendo actualizar con facilidad.
 En las oficinas se manejan gran cantidad y variedad de información esto
lleva a que sea complejo.
 Hoy en día existe la posibilidad de utilizar las suites ofimáticas en línea
permitiendo que el usuario trabaje con sus propios documentos desde
cualquier computador conectado a internet, y facilitando compartir
documentos, facilitando el trabajo colectivo
BIBLIOGRAFÍA
 http://www.lsi.us.es/docencia/get.php?id=4587
 http://www.chacharaselnido.com/taller_informatica/ARIDANY%203F/Sistem
as%20de%20automatizaci%F3n%20de%20oficinas%20(OAS).docx.
 http://www.grupo-
maser.com/PAG_Cursos/Auto/auto2/auto2/PAGINA%20PRINCIPAL/Autom
atizacion/Automatizacion.htm
 http://www.ulpgc.es/hege/almacen/download/28/28988/d2s3tipossi.pdf
 http://www.grupocto.es/tienda/pdf/EN_OPEVal_CapM.pdf
 http://www.slideshare.net/jerelopez/automatizacion-de-oficinas-20288804
Autor: Delmar Jeremías Camposeco, fecha: mayo o1, 2013
 http://aceproject.org/main/espanol/et/etg.htm
 http://externos.uma.es/cuadernos/pdfs/pdf241.pdf

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¿Qué es un sistema automatizado?..................................................................... 7

Tipos de programas para la automatización de las oficinas .................................... 8

Tipos de paquetes integrados ............................................................................ 10

Programas gráficos y de presentación ............................................................... 11

Principales programas ....................................................................................... 11

Programas de autoedición: ................................................................................ 11

Ilustración 1- Tipos de sistemas de información...................................................... 6

Se le llama ofimática (oficina automática) es la automatización de las tareas que

Los términos automatización de oficinas, burótica, u ofimática se utilizan de forma

El movimiento decidido hacia la automatización de oficinas data de los años

En los sistemas de información se desarrollan con diversos propósitos, según las

Los sistemas de automatización de la oficina, los sistemas de trabajo del

Ilustración 2 - Nivel de conocimientos

¿Qué es un sistema automatizado?

La automatización es un sistema donde se trasfieren tareas de producción,

 Gran capacidad de almacenamiento de información.

Hojas de cálculo: con la que se realizan cálculos matemáticos, monetarios,

Ilustración 3 - Hoja de Cálculo Excel

Procesadores de texto: sirve para escribir textos almacenarlos, recuperarlos,

Gestores de bases de datos: permite almacenar y consultar grandes conjuntos

Ilustración 5 - Base de datos Access

Programas de presentación: utilizados para presentar proyectos o informes de

Gestores de correo electrónico: sirve para enviar y recibir mensajes escritos

Administrador de archivos de cómputo

Sistema de administración financiero

Sistema de administración personal

Tipos de paquetes integrados

 Procesador de texto Word

Existen otras suites ofimáticas disponibles para cualquier usuario que se

Programas gráficos y de presentación

Un gestor de gráficos y presentaciones crea y manipula imágenes y exposiciones

 Harvard Graphics: presentaciones gráficas.

DTP (de Desktop publishing o Autoedición). Estos programas tienen funciones

 Informar al usuario acerca de los elementos que tiene a su disposición y

Consisten en un conjunto de iconos que poseen una serie de funciones

Son ventanas donde se muestra al usuario varias opciones o posibilidades a

Existen varios objetos posibles dentro de un cuadro de diálogo (llamados

Utilización de macro comandos

Zoom – vista preliminar

 Estos programas facilitan la organización y el manejo de archivos por medio

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