INSTITUTO TECNOLOGICO DE

VILLAHERMOSA

ING. TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y

COMUNICACIONES

INTELIGENCIA DE NEGOCIOS I
PRACTICA DASHBOARD

PROFESOR:
VICTOR MANUEL ARIAS PEREGRINO

EQUIPO 3:

SAMUEL AVALOS RODRIGUEZ

JAVIER MORALES ALCUDIA
REMEDIOS LOPEZ PEREGRINO
SUSANA VAZQUEZ JIMENEZ

mayo de 2016

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Contenido
Introducción ......................................................................................................................................... 3
Justificación .......................................................................................................................................... 4
Objetivo general ................................................................................................................................... 5
Objetivos específicos............................................................................................................................ 5
Marco Teórico ...................................................................................................................................... 6
Desarrollo experimental ...................................................................................................................... 9
Resultados y discusión ....................................................................................................................... 24
Conclusión .......................................................................................................................................... 25
Bibliografía ......................................................................................................................................... 26

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Introducción
Desde los inicios de las empresas, era de gran importancia conocer el estado
general en materia económica y el resultado operativo, siendo estos positivos o
negativos. El descuido de cada rubro que conformaba los estados financieros, así
como el entorno en el que se desenvolvía cada empresa eran factores que al no
haber sido estudiados repercutía en la producción crecimiento, estabilidad y
rentabilidad.

La falta de medios informáticos: en la década de los 60/70 no eran tan adecuados

para manipular la información directiva, lo que hacía que muchos de estos sistemas
fueran muy difíciles de mantener actualizados y poco prácticos para dirigir. Al
observar la constante evolución y transformación de las empresas en países
socialistas y capitalistas arrojaron información de gran utilidad, porque todo era un
conjunto de metas y objetivos que estaban encaminados hacia el logro de los
requerimientos de los altos directivos.

Los indicadores claves son los datos, índices, mediciones o ratios que generan
información de la situación de cada área clave. A partir de definir áreas e indicadores
y apoyando con nuevas tecnologías informáticas se puede conformar una potente
herramienta de diagnóstico. El Tablero propiamente dicho serán entonces las áreas
e indicadores que sinteticen un diagnóstico completo de situación, por lo cual podría
ser llevado en papel, pero su uso se potencia mucho más utilizando modernas
herramientas informáticas del mundo de Business Intelligence De esta forma se
puede acceder a la información relevante para completar el diagnóstico e
implementar acciones correctivas.

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Justificación
Conocer el estado de situación es el primer paso clave en todo proceso directivo
para lo cual deberán tener incorporado sistemas permanentes de diagnóstico en los
diferentes niveles. Los desafíos que enfrentaban históricamente las empresas y que
llevaron a desarrollo de los Sistemas de Mediciones de Performance son
permanentes y parecidos a los que tiene la empresa actual: la necesidad de
diagnosticar la situación, concretar objetivos y bajar consignas claras.

Los mismos se pueden enfrentar más eficazmente hoy en día gracias a las nuevas
tecnologías informáticas. No escapa a nadie preocupado por los nuevos sistemas
gerenciales el valor creciente que adquiere la información, sobre todo en economías
en constante proceso de globalización. Hoy se puede y debe disponer
permanentemente de información interna y externa que permita estar
constantemente actualizado. Esa información, de no ser organizada
adecuadamente, corre el riesgo de volverse inerme e incluso constituir un obstáculo.

Un Tablero de control en un proceso de la Gestión del Conocimiento puede convertir

a la información en conocimiento. Es muy útil para acortar diferencias entre lo
abstracto y lo concreto, entre el análisis y la síntesis, entre la intuición y la
racionalidad, entre lo intangible y lo tangible, entre lo cualitativo y lo cuantitativo.
Quizás la gran virtud de esta herramienta es su sencillez y que ha venido a llenar
un vacío en la literatura de management para el directivo ya que puede ser un primer
pero fundamental paso en su desarrollo directivo.

El Tablero de control cobra relevancia en empresas en crisis y en entornos

cambiantes. En las primeras será necesario y muy importante contar con
indicadores operativos que permitan superar el corto plazo y con indicadores
estratégicos que permitan no afectar seriamente el largo. Para ello hará falta
monitorear indicadores no financieros que impactarán en algún momento en los
financieros.

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Objetivo general
Elaborar un Tablero de control que permita el control y monitoreo de la información.

Objetivos específicos

 Usar software para la elaboración de gráficos a través de una base de datos.

 Utilizar plataformas de encuestas que permite la elaboración de graficas
automáticamente.
 Generar conocimiento a través de la gestión de la información.

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Marco Teórico
¿Qué es un Dashboards?
Es una representación gráfica de los principales indicadores (KPI) que intervienen
en la consecución de los objetivos de negocio, y que está orientada a la toma de
decisiones para optimizar la estrategia de la empresa.
Esta herramienta nos permite visualizar el problema y favorecer la toma de
decisiones orientada a mejorar los posibles errores que podamos estar
cometiendo. El fin último es transformar los datos en información útil para
orientar nuestra estrategia hacia la consecución de los objetivos planteados.
Un Dashboards debe transformar los datos en información y está en conocimiento
para el negocio.

Características de un Dashboards estratégico:

Número de KPIs: sólo aquellas KPIs (ni más, ni menos), necesarias (se suele hablar
de entre 7 y 10 KPIs). No consiste en añadir datos por añadir, sino de mostrar de la
forma más adecuada, aquellos que nos permitan tomar decisiones.
Es una foto ‘fija’ de las KPIs que más influyen en la consecución de nuestros
objetivos.
 Segmentación y contexto: debe presentar estas KPIs de forma que estas
sean relevantes (accionables) para el negocio.
 Visualización: la persona que toma las decisiones debe ser capaz de
interpretar fácilmente la información que está viendo. Por lo que el
Dashboards debe ser breve, hablar el mismo lenguaje del decisor y
su representación gráfica la adecuada para los datos que representa y lo
suficientemente visual, para que resulte atractivo su estudio.

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Los Dashboards se suelen representar en el equivalente a un A4, pero existen
herramientas de visualización de datos, que permiten profundizar en ellos desde el
propio Dashboards.
Análisis: además de las KPIs el Dashboards debe acompañarse de un análisis
sobre: lo ocurrido, las recomendaciones dadas y su potencial impacto sobre el
negocio.
El análisis debe recomendar acciones, no describirlas. Es decir, no podemos
quedarnos en: “La tasa de conversión subió hasta el 2%”. Debemos explicar el
origen de esa subida, que vamos a hacer para que se mantenga, que efecto va a
tener esto en el negocio, etc. etc.
¿Para qué sirve (y para que no) un Dashboards estratégico?
Sirve para tomar decisiones que optimicen la estrategia de la empresa, pero NO
sirve para definir la acción correctora concreta o para estudiar en detalle
determinada área:
Un Dashboards debe ayudarnos (guiarnos) a identificar el origen de ese dato
positivo o negativo que hemos detectado, que nos permita tomar una decisión al
respecto, el análisis en detalle de los ‘porqués’ se debe hacer en un informe en
concreto o en otra herramienta diseñada para ello.
Un Dashboards es una foto ‘fija’ de los principales indicadores de nuestro negocio,
no un lugar donde estudiar un determinado tema, cruzar variables, etc.
Ejemplo en otro ámbito:
El salpicadero / cuadro de mandos de un coche, tiene una serie de indicadores
(velocidad, revoluciones por minuto, temperatura del agua, luces…) y testigos
luminosos que nos dan ciertos avisos. Y estos son siempre los mismos (en un
Dashboards de analítica digital, tenemos la suerte de que podemos personalizarlo
J).
Cuando uno de esos testigos se enciende, sabemos que: falta gasolina, el coche se
ha calentado,… (Detectamos el problema) y que tenemos que parar para poner
gasolina, llevar el coche al taller (tomamos decisiones), pero no realizamos la acción
concreta desde el Dashboards (poner gasolina, revisar los niveles de agua/aceite,
cambiar una pieza,…).
En el caso concreto de analítica digital, podemos poner un ejemplo similar (no me
meto en gran detalle para no alargarme demasiado):
Toma de decisiones en base al Dashboards:
 Hecho: “La tasa de rebote de una landing page ha subido hasta el 40%”.

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 Origen: viendo las fuentes de tráfico de esta landing, vemos que ppc parece
ser el origen de este aumento. Dando un paso más vemos que una de las
campañas de categoría de ppc en Google ha aumentado su % CTR, el
volumen de tráfico y su tasa de rebote de una forma notable.
 Consecuencias para el negocio: esto ha provocado que la tasa de conversión
de la landing haya bajado hasta el 4,2%, lo que ha provocado una
disminución de las ventas del x%.
 Recomendación: revisión de las campañas de categoría de ppc para corregir
el error.
 Análisis en detalle y solución del error: hasta este punto hemos averiguado
el origen del problema desde el Dashboards. Ahora tenemos que analizar
(desde un informe concreto, desde adwords,…), las campañas de categoría
de la empresa, para detectar la keyword/s, configuración, etc. que ha
causado este problema para corregirlo inmediatamente.

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Desarrollo experimental
Materiales
Para desarrollar el dashboard también se utilizaron las siguientes herramientas
Para la base de datos con la que se trabajó el sistema CRM y del cual se
obtendrían los datos para generar estadísticas:

 MySQL server en la versión 5.6

 MySQL Workbench en la versión 6.1.

Para el diseño del dashboard

 QlikView

 Nivel de experiencia: principiante ha avanzado.

 Industria: Todas las industrias.
 Tamaño de la empresa: Las pequeñas empresas a grandes empresas.
 Departamentos / funciones: los equipos de TI, administradores de redes de
ventas y profesionales de marketing, administradores de red, los gerentes de
finanzas, especialistas en medios sociales, analistas de datos, gestores de
proyectos, clientes, socios proveedores y otros usuarios de la empresa

 Google Forms

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Las respuestas a tus encuestas se recopilan de forma automática y ordenada en
Formularios, con gráficos y datos de las respuestas en tiempo real. También puedes
analizar los datos en más profundidad si ves todo en Hojas de cálculo.

Para la conexión de la base de datos con el programa QlikView

 Windows (x86, 64-bit), MSI Installer

Interacción con el sistema

Equipos

Laptop Características
Lenovo G400S Windows 10, 4gb memoria
Ram, 1tb de disco duro,
procesador Intel…….

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Pasos para la realización
Para la interacción con el Dashboard de google solo es cuestión de iniciar sesión
con la cuenta de Gmail para acceder al formulario en la cual se encuentran 6
preguntas para conocer los gustos de los clientes previo a la inauguración del
restaurante, una vez haber accedido con nuestra cuenta el sistema se encarga de
generar las gráficas de acuerdo al número de respuestas que le han dado los
usuarios.
Google forms tiene la facilidad de exportar esta base de datos a una hoja de cálculo
de Excel, el cual también permite generar graficas de acuerdo a los datos que esta
misma contenga.

Ilustración 1 entramos a la página oficial de google forms

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Ilustración 2 una vez cargado el usuario de Gmail aparecen todos los formularios
que hemos publicado para que los usuarios envíen sus respuesta

Ilustración 3 seleccionamos el formulario a realizar el estudio de las respuestas

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Ilustración 4 Observamos que el sistema arroja el número de respuestas y la opción
de ver el resumen para el estudio con el Dashboard

Ilustración 5 podemos analizar las respuestas de cada una de las preguntas de

acuerdo al número de respuestas

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Ilustración 6 las respuestas las divide en secciones y colores para poder identificar
el porcentaje y número de respuesta a esa pregunta

Ilustración 7 se puede exportar los datos a un hoja de cálculo para poder hacer el
Dashboard mediante Excel en cualquier lugar sin necesidad de internet

Para la obtención del Dashboard con la herramienta Qlikview de la base de datos

del CRM de restaurante solo debemos ejecutar el programa y seleccionar de qué

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tablas queremos que nos genere las gráficas para visualizar el comportamiento de
los datos que se encuentran en la base de datos.
Primero instalamos el conector ODBC para realizar la conexión con la base de datos
de nuestro sistema CRM.

Una vez que lo hemos instalado, nos dirijimos al panel de control del nuestra
computadora y elegimos la opción de herramientas administrativas y nuevamente
elegimos la opción “orígenes de datos ODBC 64 bits” y aparecerá un
administrador.

En esa ventana seleccionamos la opción de agregar, para establecer una nueva

conexión.

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En la opción de data source name, colocamos el nombre que vamos a darle a la
conexión, en este caso únicamente se le puso QV.
En el servidor escribimos localhost, y posteriormente colocamos el usuario y la
contraseña de nuestra base de datos de mysql.

Para probar que la conexión se ha realizado con éxito, hacemos el test de prueba
que nos indicara que todo está bien.

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Una vez que la conexión ya está hecha, se procede a ejecutar el programa
QlikView

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Seleccionamos la pestaña de archivo y elegimos la opción de “nuevo” para crear
un nuevo dashboard

Ahora se selecciona nuevamente en la pestaña de archivo, la opción de editar

script, con la finalidad de hacer la conexión de la base de datos.

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Inmediatamente nos aparecerá el editor de script

En la parte inferior, en la sección de base de datos, seleccionamos la opción de

conectar, y seleccionamos la que se llama “QV” misma que creamos con el ODBC
en los pasos anteriores y damos en aceptar.

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Una vez que ya hemos seleccionado la conexión, ahora vamos a seleccionar la
base de datos, en este caso, la BD que seleccionaremos será la siguiente:
calidad_de_servicio, que es la que utilizamos en el CRM del restaurante.
Entonces nos aparecerán todas las tablas que contiene la BD y únicamente
tenemos que ir agregando aquella que formaran parte del dashboard.

Una vez que se han seleccionado las tablas necesarias, elegimos la opción de
recargar en la parte superior derecha del editor de script y nuevamente vamos a ir
agregando las tablas de las cuales vamos a generar gráficos.

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Ya que se han cargado las tablas, las elegimos y haciendo clic derecho
seleccionamos la opción de crear grafico rápido.

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Aparecerá un asistente para generar gráficos, allí elegimos el tipo de grafica que
queremos generar y damos clic en siguiente.

En el siguiente cuadro vamos a especificar las dimensiones que tendrá nuestro

grafico, es decir valores de otras tablas va a tomar como referencia

Por ultimo elegimos un estilo, ya sea horizontal, vertical, etc. Dependiendo el diseño
de la gráfica que elegimos en un principio.

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Resultados y discusión
En la herramienta QlikView, se muestran los siguientes gráficos generados de una
determinada tabla de la base de datos del CRM, de esta manera, se puede tener
bajo control los procesos que se realizan, además es posible agregarle aún más
gráficos, que de alguna manera facilitan la toma de decisiones.

De igual manera con Google Forms, se generan estadísticas con gráficos de pastel,
de acuerdo a cada pregunta, misma que muestra el porcentaje de las diferentes
respuestas dadas por los usuarios y de esa manera también tomar decisiones que
mejoren el rumbo de la empresa.

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Conclusión
Los dashboard, son una parte importante en la minería de datos, ya que nos
muestran un resumen de los procesos y estadísticas del comportamiento de los
datos de nuestra empresa, de esa forma, los ejecutivos pueden tomar decisiones
para el bien de la empresa.
Los dashboard facilitan grandemente el monitoreo de todo lo que sucede, por lo que
es de vital importancia contar con alguno, de esa manera se ahorrara muchos
problemas e inconvenientes.

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Bibliografía
T. Back. "Adaptive business intelligence based on evolution strategies: some
application examples of self-adaptive software". Information Sciences. Vol. 148, Issue
1-4, pp. 131-121. December, 2002.

A. Marcus. "Dashboards in Your Future". The Art of Prototyping. Vol. 13, Issue 1, pp.
48-60. January - February, 2006.

R. Varela. "El Nuevo Pensamiento sobre Indicadores". Dinámica Empresarial. N° 41.

Agosto 2006.

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