Cómo Controlar el Inventario en tu restaurante.

El inventario es como dinero en el almacén de tu restaurante,

entonces, ¿Por qué no le damos tanta importancia? Y por que no lo
cuidamos como debería.
La situación económica actual nos exige andar de un lado a otro
para mantener nuestro Restaurante funcionando, y controlar los
insumos en tu inventario se vuelve muy complicado.

Aquí te compartimos los 5 problemas más comunes que los

restaurantes cometen en el manejo de su inventario.

Recuerda: Inventario= Dinero.

Puntos a los que hay que poner atención INMEDIATA!…

1.-Los empleados de tu restaurante no saben lo que realmente

significa el INVENTARIO:
La fórmula para tu inventario es simple, esto es lo que debes
enseñar a tus empleados:

Inventario Inicial + Compras – Inventario final = Inventario

Utilizado

Utilicemos el ejemplo con botellas de vino: Empezamos la semana

con 6 botellas, compramos 12 más y terminamos con 4; es decir, 6
+ 12 – 4 = 14 usadas.

Este es el principio base del Inventario ¡Sólo que en una escala

mucho más grande! Quiere decir que esta semana tu ventas debe
reflejar 14 botellas vendidas, así de básico.
El manejo de tu inventario del restaurante es esencial para las
ganancias y pérdidas de tu negocio.

2.-El exceso del inventario es bastante común.

La principal razón es porque el personal se preocupa más por
quedarse sin insumos que por tener insumos de más, compran
más para evitar los problemas de quedarse sin algún
producto; pero eso es como almacenar dinero en los estantes de
tu restaurante, en lugar del banco o pagar tus cuentas.

Si compras 10 productos sólo para obtener uno extra, gratis, el

desperdicio aumenta, esto no es ganar dinero!

Recuerda la regla 80-20, la mayoría de tus ventas provienen de un

pequeño número de platillos en el menú de tu restaurante.
Identifica esos platillos que te hacen ganar más y concéntrate en
ellos en el inventario sin descuidar los demás.
3.-El inventario se mueve demasiado lento.
Esto es peligroso con los alimentos perecederos y común con el
licor; aplica las PEPS (primeras entradas primeras salidas y coloca
al frente los insumos de próxima fecha de caducidad; calcula la
cantidad que tu restaurante necesitará para una semana (multiplica
tus ventas por % de tus costos) y divide esto en tu inventario total.

Ejemplo, si las ventas de tu licor son $10,000 y los costos son

generalmente el 40%, necesitarás $4,000 de inventario en tu
restaurante a la semana. Si el inventario muestra que tienes
$24,000 en total, ¡Eso te abastecería por 6 semanas!

La mayoría de los restauranteros les gusta mantener un Stock de

inventario en 4 semanas o menos, así que, en este caso, tendrías
que reducir el inventario de $24,000 a $16,000. ¡Eso eso es
$8,000 en efectivo de regreso al banco!

Para hacer un cálculo similar con los alimentos , trabaja el número

de días de inventario que tengas en tu restaurante. Sí tienes
inventario para más de una semana, es necesaria una revisión;
Incluso reducir un día podría ahorrar miles.

4.-La Manera de elaborar el inventario es ineficiente y rutinaria.

Hazlo un ritual, más no una religión, y si tiene que convertirse en
un procedimiento de RUTINA que sea realizado en el mismo día, a
la semana o al mes, y contado en el mismo orden, apóyate con
formatos básico en Excel anotando en orden todos tus insumos y
partiendo de tu inventario inicial.
Comprueba que el proceso sea organizado y estandarizado:
Por lo general las personas que cuenten el inventario, no deberían
ser los mismos que elaboran los platillos, rota al personal para
elaborarlo.

 Siempre cuenta el inventario de tu restaurante de la misma manera,

de arriba abajo, izquierda a derecha, o como sea que tu lo hagas.
 Revisa la lista de tamaños y porciones de su inventario, por ejemplo,
2 cajas de latas no son contadas como 2 latas.
 Compara tu inventario, por ejemplo, que los paquetes de pasta sean
del mismo tamaño.
 Ház inventario sorpresa y no olvides lo que se encuentra en
producción.
 Apóyate de algún software o tableta para agilizar el proceso.

5.-No se toma acción a los faltantes del inventario.

Cuando existen faltantes y en una segunda revisión siguen
haciendo falta insumos literalmente ESTAS PERDIENDO DINERO
¿Qué haces? Muchos restauranteros pequeños y negocios
familiares lo toleran, pero problema crecerá. Otros dicen que es
inevitable, o “toleran un % promedio cada vez”. Pero en realidad es
una alerta muy grave para tu restaurante.

Otras puntos que debes revisar.

 ¿ Qué pasa con los desechables, servilletas, etc?

 ¿Estás poniendo demasiada atención a cosas que no importan? Como
por ejemplo, pesando sal o especies.
 ¿Los artículos de alto valor están guardados bajo llave, por ejemplo,
azafrán, caviar, licor?
 ¿Cuántos artículos son contados como “ igual que la última vez”

Toma acción inmediata!

¿Quién maneja el inventario? ¿Está usando un sistema para tu
inventario?

Haz un inventario sorpresa! Revisa de nuevo los tickets de

compras y recibe tu mismo una vez a la semana a los proveedores,
que sepan que estas AHÍ!

El inventario de un restaurante está siempre en movimiento. El seguimiento del inventario es

esencial para los administradores que saben qué alimentos se encuentran en la mayor
demanda, cuáles son los suministros de cocina que necesitan ser repuestos y cuánto se
desperdicia sin llegar a los clientes. En lugar de confiar en el recuento de un inventario
periódico, los restaurantes lo hacen mejor con un sistema perpetuo que actualiza
constantemente el inventario.
Configuración
Para configurar un inventario permanente, el restaurante en principio necesita de un
inventario físico completo: ¿Cuántas libras de carne, litros de cola, cabezas de lechuga y
porciones de mantequilla tiene en la mano. El director, entonces introduce los datos en un
sistema informático; una hoja de cálculos puede ser lo suficientemente bueno, pero un
software más moderno te puede dar más funcionalidad. A medida que los proveedores hacen
nuevas entregas, y a medida que las bebidas o cenas se venden a los clientes, el personal
registra los cambios para ser actualizados en el inventario. Si el restaurante tiene un buen
sistema informático en el punto de venta, puede realizar las actualizaciones de forma
automática.
Cálculo
Registrar entregas y comidas solicitadas puede no capturar todo lo que sucede en el
inventario. Los servidores y los trabajadores de la preparación de cocina derraman alimentos
y queman las comidas que luego tienen que ser desechados. Los alimentos que reposan en la
cocina puede quedar sin utilizarse durante tanto tiempo que se echa a perder. Teóricamente,
el personal debe registrar esas pérdidas, pero en la práctica, los datos pueden deslizarse a
través de las grietas. Incluso con un sistema totalmente computarizado de inventarios, los
restaurantes deben hacer un inventario físico regular para confirmar que los datos son
exactos.
Diferencia
Si el recuento físico resulta sustancialmente diferente del inventario permanente, eso
representa un problema. Puede ser que el personal no esté registrando las compras o ventas
correctamente, o que haya una gran cantidad de residuos que nadie se está molestando en
registrar. El peor escenario es que el personal esté activamente robando al restaurante. Una
hoja de cálculo o un buen programa de inventarios permite al administrador determinar
cuánto se está perdiendo y si vale la pena preocuparse: incluso en el restaurante mejor
organizado, es poco probable que el conteo físico coincida con el inventario electrónico
siempre.
Significado
Al mantener un conteo corriente de lo que hay en stock, el inventario perpetuo permite a los
administradores hacer frente a las sorpresas. Si faltan costillas de ternera o edamame, el
comprobar el conteo del inventario permanente revela de inmediato la necesidad de pedir
más. Si el nivel de ternera se mantiene igual durante varios días, indica una menor necesidad
de volver a ordenar, y puede indicar que los clientes están perdiendo interés en los platos a
base de ternera. El inventario perpetuo también ayuda al gerente a registrar detalles como
estar en falta con las caja de vino, porque se lo envió a otro restaurante de la compañía.

¿Cuántas personas deberían realizar el trabajo?

Dos personas pueden realizar la tarea de monitorizar el inventario de comida de tu
restaurante. Y si es posible, el dueño del negocio o el gerente deberían supervisar el proceso.

¿Por qué dos personas? Pueden contar los artículos por separado y tú puedes ver si obtienen
el mismo resultado. Si se diferencian, hay que hacer un recuento. Si el gerente o el dueño del
restaurante pone esto en práctica de vez en cuando, se asegurará de que los empleados
están haciendo bien su trabajo.

En otras palabras, asignar el trabajo a dos personas en lugar de a una dará lugar a más
exactitud y reducirá las posibilidades de que los registros se cambien deliberadamente.

¿Cómo deben usarse los alimentos en la cocina?

Cuando llega el momento de seleccionar los alimentos que se van a prepara en la cocina,
¿toma tu cocinero simplemente la primera lata o paquete que tiene a mano? Si es así, es
probable que haya grandes cantidades de inventario que se caducarán antes de ser usadas.

Usa la norma de “lo primero que llega, lo primero que sale” (“first-in, first-out” en inglés, o
FIFO por sus siglas). Debes entrenar a tu personal para colocar al frente del almacén o la
despensa aquellos artículos que llegaron antes. De esta manera, serán usados antes que los
productos más frescos.
Puedes leer más sobre este útil método y ver un ejemplo concreto haciendo clic aquí.

¿Hay normas que sean efectivas?

¡Claro! Cuando se trata de optimizar tu inventario de comida para conseguir más eficiencia y
exactitud, puedes seguir estas 3 normas:
 1. No mezcles los artículos de una nueva entrega con los de tu inventario actual. Si lo
haces, deberás contar de nuevo y será confuso. El inventario debe ser hecho antes de
que llegue una nueva entrega.
2. Si haces inventario una vez a la semana, hazlo el mismo día y a la misma hora de
manera consistente. Esto te permitirá evitar variaciones en las cifras semanales.

3. Si se desperdicia comida, debes anotar las razones.

Monitorizar tu inventario de comida de manera consistente y hacer los ajustes necesarios

puede tener resultados positivos. Por ejemplo, puedes notar que se desperdician artículos
procedentes de un abastecedor determinado. Podrías dejar de comprarle a esa persona o
compañía, o reducir la compra que le haces.

Estas prácticas para implementar un inventario de comida bien planificado y efectivo tendrán
como resultado una reducción de la comida desperdiciada, un buen balance entre efectividad
y costo, entre otros beneficios. Para ver otros métodos que harán crecer tu restaurante y tus
beneficios, sigue leyendo aquí.

La rotación de inventarios es una de las razones financieras utilizadas para analizar la

eficiencia en el manejo del almacén de una determinada empresa.

La rotación de inventarios puede ser calculada en forma mensual, semestral o anual. Para
ello, simplemente habrá que utilizar el costo que corresponda a ese período. Es decir, si
calculamos la rotación mensual, sólo habrá que registrar el costo que corresponda a ese
período en el numerador de la fórmula.

Si las ventas varían, el inventario deberá ser ajustado de forma práctica, ya que de lo contrario
la mercancía se estancará o faltará, lo que a su vez ocasionará mayores mermas y menor
calidad.

Sin embargo, como el almacén contará casi siempre con un sin número de productos,
encontraremos que los niveles de rotación de los mismos no serán iguales. Por ello, debemos
realizar el cálculo de la rotación, al menos, para los productos fundamentales, y mantener un
adecuado control en las compras del resto de los productos con el propósito de evitar excesos
y/o insuficiencias de los mismos.

En algunos libros de ingeniería industrial se indica que, mientras menor sea el inventario de
las empresas, mayor será su eficiencia. Esto es generalmente falso, ya que únicamente
funciona cuando las condiciones de mercado y costos de almacenaje lo permitan, lo que sólo
se cumple en una minoría de los casos.
Máximos y Mínimos en un almacén

Saber la capacidad máxima y mínima de almacenamiento es indispensable para un

restaurante y hotel, en aras de evitar su desabastecimeinto o por el contrario la caducidad de
productos de lenta rotación.

Para calcular el Máximo se deberá tomar en cuenta:

Capacidad de almacenamiento.

Descuentos sobre compras.

Precio de mayoreo.

Capacidad de distribución del proveedor.

Caducidad del producto.

Mermas y fugas por exceso de almacenaje.

Costo financiero.

Costo de oportunidad.

Para el Mínimo deben analizarse:

Tiempo que tarda el proveedor en resurtir.

Contingencias observadas en ese proveedor anteriormente (nivel de confiabilidad).

Posibles fluctuaciones de la demanda.

Caducidad del producto.

Este tipo de sistemas funciona en forma adecuada si el consumo fuera constante, de tal forma
que justo cuando la mercancía estuviera prácticamente por acabarse y se llegara al mínimo,
entonces mágicamente llegara el proveedor con la nueva compra cuando la mercancía se
termine.

El mantener adecuadamente las temperaturas en los refrigeradores del almacén, cocina y

barra permitirá contar con productos más frescos, mejor presentados y, sobre todo, reducir las
mermas. Para descongelar un producto se recomienda hacerlo lentamente, ya que ello no
permite que se degrade, sobre todo los cárnicos y pescados.

Transferencias Internas

Las transferencias internas son formatos de control que permiten el traslado de mercancías
del almacén a los puntos de venta. Son de suma importancia, ya que de no elaborarlas se
perdería el control tanto del almacén como de las distintas áreas de producción y de consumo.
Las transferencias internas permiten legalizar las salidas del almacén.

Por otra parte, la administración y sus directivos deben tener en cuenta que, en ocasiones, el
personal tiene un sexto sentido para identificar los materiales y la materia prima que no se
controlan, por lo que será necesario que sistemática y sorpresivamente realicen un
seguimiento de los productos, desde que entran al almacén hasta que salen del mismo.

Se dice que en muchos restaurantes, los gerentes o los capitanes que suelen autorizar las
transferencias internas, la firman como si se tratara sólo de un trámite, sin importar las
repercusiones que implica surtir más o menos de lo necesario.

En los días de descanso del almacenero o en los horarios que no se encuentre, no es correcto
que varias personas tengan acceso al almacén y que también sean varios los que surtan,
debido a que se pierde el control, además, de que en caso de haber faltantes nunca se
conocerá el responsable.

La importancia en el control de inventarios incide directamente en el objetivo primordial de

toda empresa: obtener utilidades. Si bien las ventas son el motor de la empresa, si los
inventarios no operan con efectividad, no habrá material suficiente para poder trabajar, el
cliente estará y la oportunidad de tener utilidades se disolverá. Por eso, sin inventarios,
simplemente no hay ventas.

El control del inventario es uno de los aspectos de la administración que en la micro y

pequeña empresa es muy pocas veces atendido, sin tenerse registros fehacientes, un
responsable, políticas o sistemas que le ayuden a esta fácil pero tediosa tarea.

En todos los giros resulta de vital importancia el control de inventarios, dado que su descontrol
se presta no sólo al robo hormiga, sino también a mermas y desperdicios, pudiendo causar un
fuerte impacto sobre las utilidades.
Por ejemplo, sin el efectivo control de los inventarios dentro de un restaurante, las fortalezas
propias del giro (alta rentabilidad y liquidez) se convierten automáticamente en debilidades.

Falta de registros

El microempresario, también conocido como "hombre orquesta", difícilmente encuentra tiempo

para llevar a cabo todas las funciones que en él han sido encomendadas: las compras, las
ventas, la producción, el manejo de personal, del efectivo... El empresario ocupa su tiempo
más en cuestiones operativas o tácticas que en labores de orden estratégico.

En cuanto a la falta de registros (no sólo de inventarios, sino de cualquier tipo de operación)
se oyen los siguientes comentarios:

- Los registros son complicados y "sólo los contadores los entienden".

- Se necesita un programa de cómputo "carísimo" y complicado de entender.

- "Necesito un encargado de almacén para llevar los registros bien y al día"

- "No tengo tiempo suficiente para contar mi inventario"

En efecto, muchos de estos comentarios son ciertos en su momento, pero muchas veces se
olvida que contar con registros de inventario no es simplemente necesario porque las
empresas grandes lo hacen, o porque el contador lo pide (cuando lo pide), o porque los
necesitamos para armar nuestro balance general.

El objetivo principal es contar con información suficiente y útil para minimizar costos de
producción, aumentar la liquidez, mantener un nivel de inventario óptimo y comenzar a utilizar
la tecnología con la consecuente disminución de gastos operativos.

Los programas de cómputo son excelentes, sin embargo, el que estén bien estructurados no
nos garantiza que vayan a cubrir nuestras necesidades de información, si no los alimentamos
con información real y constante. Otro inconveniente que presentan es su alto costo y, en
múltiples ocasiones, la falta de soporte técnico de parte del proveedor. En otras palabras, es
como si nos vendieran un avión y el piloto nos lo prestaran o alquilaran no cuando lo
necesitamos, sino el día que pueden, si es que pueden o quieren.

Por ello es recomendable la utilización de herramientas más sencillas pero igualmente

poderosas como la hoja de cálculo, la cual tiene para las microempresas beneficios como:
- Poder hacer el formato que se necesite con la información que se precisa a un costo mínimo.

- La mayoría de las computadoras cuentan ya con el programa de hoja de cálculo más popular
en el mundo (Excel de Microsoft)

- La operación de una hoja de cálculo se vuelve repetitiva, por lo que es fácil de aprender y
fácil de enseñar.

- El uso de hoja de cálculo elimina tiempos muertos de personal de caja y administrativo, del
que nos podemos apoyar para el control del inventario.

El problema en cuanto a la cuantificación de los inventarios puede ser tan grande o tan
pequeño como nuestra gama de productos. No necesariamente una gama de productos
extensa implica problemas enormes. Lo que sí complica la operación de nuestro negocio es
una gran gama de productos dentro de la materia prima, es decir, si vendemos pizzas, pero
también vendemos sushi, tortas, tacos, helados, tostadas y comida internacional, entonces
nos enfrentamos con una diversificación excesiva que nos obliga a tener un inventario
demasiado alto.

En el año 1946, la empresa Interflora lanzó el slogan “Díselo con flores”, una de esas frases
que han trascendido a la marca y se han hecho hueco en nuestro vocabulario habitual. Si en
un contexto parejil las flores son la mejor manera – o casi, que los bombones están ahí
pugnando por el primer puesto – de decir “te quiero”, en cuestión de restaurantes… ¿qué
mejor manera de demostrarle a nuestro negocio que realmente lo “queremos” que haciendo
buenos inventarios que nos ayuden a conocer los datos mediante los que tomar
decisiones para reducir el consumo de materia prima y controlar los costes del
restaurante?
Antes de ver las claves para hacer buenos inventarios, vamos a refrescar conceptos.
El inventario es una foto del almacén de tu restaurante, que se corresponde con el momento
concreto en que haces el recuento de materia prima.
Para entendernos, un inventario, por sí mismo, no sirve de mucho, ya que solo tenemos la
información puntual del instante en que lo hemos hecho. Para que los datos que obtenemos
sean realmente útiles, debemos dotar de periodicidad a la tarea de hacer inventarios. De
este modo, podremos comparar las fotos de varios periodos y comprobar si tenemos alguna
arruga más, si hemos ganado algún kilito… o, lo que es lo mismo, ver la evolución de nuestro
consumo y, sobre todo, del coste de materia prima, con la fórmula que ya conoces:
Inventario inicial + Compras – Inventario final / Ventas.
Eso sí, el inventario no es solo una instantánea del almacén. El inventario es dinero. Esto es
algo que debes tener muy presente a la hora de hacerlos y, muy especialmente, a la hora de
gestionar las Compras en tu restaurante. Más inventario se traduce en más descontrol, más
desorden y más mermas.
Ahora que ya tenemos claro qué es un inventario, veamos para qué sirve. Si tienes la
tentación de pensar que no sirve para nada – y justificar de este modo estar haciendo la vista
gorda con la calidad de los inventarios de tu restaurante – aparta esa idea de tu cabeza. El
inventario es una herramienta clave del control del coste de materia prima. ¿Por qué?
Por que nos ofrece:
 Información sobre las existencias de materia prima en el restaurante.
 Información para decidir si es necesario comprar producto, de qué tipo y en qué cantidad.
 Información sobre el consumo de materia prima (antes de cotejar los datos con las ventas).
 Informes por producto, proveedor, periodo, categoría, local, grupo… Recuerda que puedes
descomponer el inventario por categorías, productos, ubicaciones y, muy importante, ver
cómo evoluciona el valor del inventario con el tiempo.
Analizando el consumo a través del tiempo podemos llegar a decidir el stock razonable que
debemos tener. Ese dato es importante, para minimizar el inventario sin roturas de stock (es
decir, sin quedarte sin producto)
Ahora bien, el inventario nos sirve como herramienta si está bien hecho. Gstock te ayuda
en la tarea de hacer buenos inventarios, de manera sencilla e intuitiva. Estas son las claves:
1. La primera clave es hacer el inventario. Si no está hecho o está hecho a medias, no te va a
servir de nada.
2. Una vez que nos hemos puesto manos a la obra, el primer paso es comprobar que no haya
productos sin ubicar, ya que estos productos no aparecerán en el inventario. Si los hay,
asígnales una ubicación. Así, al imprimir la hoja con la ubicación saldrán todos los productos
que nos podremos encontrar en ella.
3. La tercera clave es elegir el momento adecuado para hacer el inventario. Es imprescindible
hacerlo antes de que se mueva nada. Hazlo por la mañana o por la noche, pero no a lo largo
del día, ya que las variaciones de producto durante el desarrollo de la actividad podrían
distorsionar los datos.
4. La cuarta es la más laboriosa, pero es fundamental hacerla bien. Se trata de comprobar que
los datos que hay en las hojas de nuestro inventario en la aplicación se corresponden
efectivamente con el producto en el almacén. Para ello, debemos hacer el conteo físico y
anotar las discrepancias que pudiese haber, es decir: productos que están en ubicaciones
distintas, productos que nos encontramos en una ubicación que no tenemos en el listado…
5. Una vez hayamos realizado el conteo físico, modificamos los datos del inventario en la
aplicación, en la medida en que sea necesario.
¿Cuál es la frecuencia idónea para hacer inventarios en un restaurante? La pregunta del
millón. Una frecuencia razonable y sencilla de mantener es hacer inventarios una vez al
mes. De este modo, podremos comparar los datos y revisar la evolución del consumo y, por
tanto, del coste de materia prima al menos doce veces al año. En cualquier caso, recuerda
que:
Una mayor frecuencia en la realización de inventarios nos proporciona más oportunidades
para comprobar la evolución del Coste Real en el restaurante.
Además, ten en cuenta que no es necesario hacer un inventario completo. Un inventario
parcial, más frecuente, es perfectamente factible.
 Más arriba decíamos que el inventario es dinero. Hacer y gestionar bien los datos que
obtenemos de los inventarios tiene beneficios que repercuten en el funcionamiento del
restaurante:
 Nos muestran una visión real del almacén, en un momento determinado.
 La comparación nos enseña la evolución del consumo y el coste de materia prima, siempre
que relacionemos los inventarios con las compras del periodo establecido.
 Detectan mal uso, despilfarro o desajustes en el consumo de materia prima.
 Nos permiten determinar si estamos gestionando mal las compras.
 Ayudan a detectar la sobredimensión del almacén, en caso de que exista.
Prueba hoy gstock, el método definitivo para reducir el consumo de materia prima.
Garantizado. Hacer inventarios en un restaurante nunca ha sido tan sencillo ni tan efectivo.
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