Viceministerio

Educacin Superior
 Capacitacin Sistema
Nacional de Informacin de
Educacin Superior - SNIES
Subdireccin de Desarrollo Sectorial de la Educacin Superior

Mayo Junio 2017

 AGENDA
V. ATENCIN
III. VALIDACIONES Y PERSONALIZADA
II. FUNCIONALIDADES IV. ERRORES
I. OBJETIVO ORDEN DE CARGA TICKETS MESA DE
HECAA FRECUENTES
POR MDULO AYUDA (Jornada
Tarde)
Nuevas Participante
Objetivos funcionalidades Participantes
Poblacin estudiantil
Mtodos de
Informacin institucional
Cargue Primer curso
Recurso humano
Generalidades Reportes
Internacionalizacin
Matriculados
Perfiles y Roles Investigacin
Calendario de Bienestar
reporte SNIES Tips de Reporte Graduados
Extensin
I. OBJETIVOS

Capacitar a los responsables de las instituciones de

administrar, consolidar y cargar informacin al
SNIES, los cambios surtidos en la puesta en
produccin de HECAA como herramienta de cargue
al SNIES a partir de la implementacin y de
recomendaciones de las instituciones.

Brindar asesora y asistencia tcnica personalizada a

las instituciones de educacin superior IES para
resolver errores frecuentes en el cargue de variables
poblacionales de estudiantes de acuerdo con los
tickets de la mesa de ayuda.
 Generalidades

El cierre de candados para

Ambiente de pruebas disponible hasta 15
consolidacin y publicacin
de estadsticas oficiales de julio de 2017
2016: http://prueba.hecaa.com/hecaa-
13 de mayo de 2017 snies/inicio

Como solicitar apertura de MESA DE AYUDA

candados? Lnea gratuita
nacional:
1. Solicitar apertura a travs de HECAA
018000-510258
2. Seleccionar variable
Telfono fijo en Bogot: (1) 4890400
3. Justificar la solicitud motivada por la
IES
4. Aprueba MEN [email protected]
.gov.co
 Calendario de Reporte
FECHA DE REPORTE PRIMER SEMESTRE FECHA DE REPORTE SEGUNDO SEMESTRE
MODULO / PLANTILLAS
PRIMER CORTE DEFINITIVA PRIMER CORTE DEFINITIVA
PARTICIPANTE
* Participante mar-15 jun-30 sep-15 dic-10
* Persona jurdica En cada novedad En cada novedad
* Actualizar documento participante En cada novedad En cada novedad
INFORMACION INSTITUCIONAL
* Informacin complementaria de la IES Mximo cinco (5) das despus de la novedad Mximo cinco (5) das despus de la novedad
* Unidad organizacional Cada vez que se presente la novedad Cada vez que se presente la novedad
* Recursos fsicos - histrico jun-30 dic-30
POBLACION ESTUDIANTIL
* Inscritos - Relacin Inscritos ene-31 jun-30 jul-31 dic-10
* Inscritos programa ene-31 jun-30 jul-31 dic-10
* Admitidos ene-31 jun-30 jul-31 dic-10
* Estudiantes primer curso ene-31 jun-30 jul-31 dic-10
* Matriculados mar-15 jun-30 sep-15 dic-10
* Estudiantes de articulacin mar-15 jun-30 sep-15 dic-10
* Estudiantes de estrategias de cobertura mar-15 jun-30 sep-15 dic-10
* Graduados abr-30 jul-31 oct-31 ene-31
* Actualizar documentos inscritos Cada vez que se presente la novedad Cada vez que se presente la novedad
* Materias inscritas del matriculado ago-31 feb-28
* Apoyos financieros, acadmicos u otros ago-31 feb-28
* Retiros disciplinarios ago-31 feb-28
* Cupos proyectados y matrcula esperada Periodo siguiente Marzo 15 Periodo siguiente Sept. 15
SER PILO PAGA
* Estudiantes Ser Pilo Paga jun-30 jul-31 dic-10 ene-31
* IES Ser Pilo Paga jun-30 jul-31 dic-10 ene-31
* Programas Ser Pilo Paga jun-30 jul-31 dic-10 ene-31
 Calendario de Reporte
FECHA DE REPORTE PRIMER SEMESTRE FECHA DE REPORTE SEGUNDO SEMESTRE
MODULO / PLANTILLAS
DEFINITIVA DEFINITIVA
RECURSO HUMANO
Integrantes mximo rgano de
* Cada vez que se presente la novedad Cada vez que se presente la novedad
gobierno

* Autoridades Cada vez que se presente la novedad Cada vez que se presente la novedad

* Directivos Cada vez que se presente la novedad Cada vez que se presente la novedad

* Docentes jun-30 dic-10

BIENESTAR INSTITUCIONAL
* Actividades de bienestar jun-30 dic-10
EXTENSION INSTITUCIONAL jun-30 dic-10
INTERNACIONALIZACION jun-30 dic-10
INVESTIGACION jun-30 dic-10
 II . FUNCIONALIDADES HECAA en SNIES
HErramienta de
Cargue de
Archivos y
Almacn de datos del reporte de informacin de Educacin Superior

La herramienta permite cargar a travs de plantillas XLS, XLSX o CSV

Validacin de la informacin que apoya la depuracin de datos de las IES.

Almacenamiento centralizado de toda la informacin de Educacin Superior.

Consulta de informacin bsica.

 Funcionalidades

Cargue Incremental.
Reportes generales a todas las plantillas para el usuario administrador.
Solicitud por demanda de reportes uno a uno de la informacin.
Consulta de participantes vinculados a las IES con su respectivo rol.
Descarga de todas las plantillas en una sola solicitud.
Cambio de nombres y correo de los usuarios por la rotacin de personal
encargado.
Inclusin de nuevas periodicidades para las diferentes plantillas.
Carga de archivos soporte para las variables que lo requieran.
 Mtodos de cargue

Desde hace dos meses se

permite cargar la
informacin de las variables
poblacionales de forma
incremental o por partes.
Solicitud por demanda uno a uno

Opcin administrativa que

permite obtener la
informacin detallada de las
variables escogidas. Se
generar un archivo
comprimido y llegar un link
de descarga al correo
registrado.
 Consulta de participantes con su rol
Opcin administrativa que permite validar la existencia de un
participante como estudiante, docente o autoridad vinculado a las IES.
 Descarga de todas las plantillas

Opcin
administrativa que
permite con una sola
solicitud descargar
todas las plantillas
autorizadas, para
diligenciarlas.
Cambio de nombres y correos

Teniendo en cuenta la alta

rotacin del personal que
utiliza la herramienta de
cargue, se podr cambiar
el correo y el nombre del
usuario. (importante!!,
cuando entreguen el
puesto solicitar la
contrasea y cambiar los
datos al nuevo usuario).
 Nuevas periodicidades
El reporte de informacin varia en periodicidad segn la variable reportada, de esta
forma en verificar informacin se observan ahora varios tipos de periodicidad, para
consultar informacin hay que tener en cuenta dicha periodicidad.
 Cargue de archivos de soporte
Algunas plantillas requieren para su oficializacin o para anexar
informacin detalle, carga de archivos en formatos Word, Excel, PDF o ZIP.
Perfiles y roles
Mdulos vrs roles
 Tips de reporte
El administrador del SNIES de la IES es el encargado de capacitar a los encargados de
reportar internamente en la IES.
El rol con el que esta ingresando es importante para realizar la consulta, descarga y carga
de la plantilla. REVISELO previamente.
Verificar las validaciones que tiene cada plantilla antes de cargar. MANUAL DE
VALIDACIONES.
Revise el usuario y contrasea. La contrasea NO la entrega el MEN, esta la puede
recuperar el mismo usuario y esta atada al correo electrnico registrado en su momento.
Para el efectivo diligenciamiento de las plantillas apyese de los siguientes documentos:
Plantilla, Manual conceptual, Manual de validaciones, Tablas de referencia.
Dentro de las plantillas en el encabezado de cada campo indica la OBLIGATORIEDAD Y EL
TIPO DE DATO que debe registrar.
La plantilla de PARTICIPANTES nicamente debe ser diligenciada por el usuario
administrador del sistema.

nicamente se reporta por medio de plantillas de excel, csv, a travs de la herramienta WEB HECAA.
http://www.mineducacion.gov.co/snies,ingresando con su usuario y contrasea.

usuario: Recuerde la nemotecnia usada es Cdigo de la IES-Rol . (4801-admin)

 Tips de reporte

Verifique que la PLANTILLA en donde va a reportar la informacin sea la ltima versin.

Desde herramienta HECCA, opcin Reporte de informacin/Consultar plantillas/
dependiendo del mdulo que desea descargar la plantilla, revise la versin.

No modifique el orden de los campos de la plantilla, ni elimine pestaas,

Ni cambie el nombre de la pestaa INFO

Verifique el archivo que va cargar

Leer pagina de inicio novedades de HECAA- ltimos cambios

realizados
 Tips de reporte
Cuando utilizar Plantilla en cargue CERO

Desde herramienta HECCA, opcin Reporte de informacin/Cargar en cero/

Seleccionar plantilla nicamente aplica para FECHA DEFINITIVA
Las razones permitidas son:

Solo aplica para variables peridicas

 III . VALIDACIONES Y ORDEN DE CARGA POR MDULO
Participante
ID_TIPO_DOCUMENTO

Es una variable transversal y permite

registrar la informacin bsica de cada NUM_DOCUMENTO
una de las personas que hacen parte
de la comunidad acadmica de la -ID_TIPO_DOCUMENTO

Obligatorio
institucin. PRIMER_NOMBRE -NUM_DOCUMENTO

PRIMER_APELLIDO

ID_SEXO_BIOLOGICO

FECHA_NACIMIENTO

Personas naturales
ID_PAIS

ID_MUNICIPIO
 Poblacin Estudiantil
Orden de cargue
Cubrimiento programa
Inscritos-Relacin de Inscritos
Cupos Proyectados y Matrcula Esperada

Inscritos programa

Admitidos

Reporte
Participante Estudiantes Articulacin
>=
2016-1
Reporte Estudiante primer Curso
<= Materias matriculado
2015-2 Apoyos financieros, acadmicos u otros
Matriculados
Retiros estudiantiles

Graduados Estudiantes de Estrategias de Cobertura

 Cambio denominacin programa
Renovacin
Registro Calificado 110 de 2010

ACTIVO Registro en SNIES con nuevo cdigo:

Programa en funcionamiento 158967
Direccin y Garantizar
Administracin
de Empresas Terminacin de
las cohortes
2527 ACTIVO INACTIVO

Administracin
de Empresas

2010 2015 2017

Vigencia programa por 7 AOS
IES Solicita registro
IES Solicita modificacin al programa
MEN Aprueba
MEN Aprueba programa
programa
Se crea nuevo cdigo SNIES por
Se crea cdigo SNIES
sincronizacin SACES - SNIES
por sincronizacin
SACES - SNIES
Plan de Transicin,
documentos maestros RC -
Registro en

Inscritos SACES Inscritos

Admitidos Admitidos
Estudiante
SNIES

Participante Participante
Primer curso Primer curso (TV: Transferencia interna) Nuevo
Matriculado Matriculado
 Cambio denominacin programa
Renovacin
Registro Calificado 110 de 2010 Renovacin Registro Calificado 120 de 2017

ACTIVO Registro en SNIES con

Programa en funcionamiento 158967 nuevo cdigo:
Direccin y Garantizar
Administracin Terminacin de
de Empresas
las cohortes
2527 ACTIVO INACTIVO

Administracin
de Empresas

2010 2017
Vigencia programa por 7 AOS Vigencia programa por 7 AOS
IES Solicita registro
MEN Aprueba IES Solicita modificacin al programa
programa MEN Aprueba programa
Se crea cdigo SNIES Se crea nuevo cdigo SNIES por
por sincronizacin sincronizacin SACES - SNIES
SACES - SNIES Plan de Transicin,
documentos maestros RC -
SACES
Registro en

Inscritos Inscritos
Admitidos Admitidos
Estudiante
SNIES

Participante Participante
Primer curso Primer curso (TV: Transferencia interna) Nuevo
Matriculado Matriculado
 Cambio denominacin programa
Cambio de denominacin con registro calificado Cambio de denominacin y renovacin de
vigente (con dos cdigos del programa) Se registro calificado.
expide Acto administrativo a Fin de semestre PROCESO : RN
Transicin: - Si registro calificado esta vencido no se debe ofertar el
- El estudiante puede tomar la opcin de quedarse en el programa hasta que no se cuente la renovacin
programa en funcionamiento con el cdigo antiguo (I)o en formalizada.
el nuevo cdigo (A).
- MEN exigir la certificacin que los estudiantes se - Se registra estudiante para el siguiente periodo con el
matricularon dentro de la vigencia permitida para los que nuevo cdigo SNIES.
decidan el nombre anterior (I).
Es decir que en el semestre de transicin puede ocurrir el
registro de estudiantes de PC en el mismo periodo con dos
cdigos SNIES.
Registro calificado vigente es decir el programa debe - Resuelto los recursos y quede en firme el acto
estar en estado ACTIVO administrativo.
Plan de Transicin, documentos maestros RC - SACES - Registro calificado vigente es decir el programa
CONDICIONES
REGISTRO
debe estar en estado ACTIVO
PRIMER
CURSO
 Poblacin Estudiantil
Inscritos-Relacin de Inscritos

ID_TIPO_DOCUMENTO

Obligatorio
NUM_DOCUMENTO
A la institucin o
Solicitan Formalmente A un programa
Ingreso acadmico
PRIMER_NOMBRE

Personas naturales De educacin

superior de pregrado PRIMER_APELLIDO
como de postgrado
-Ao
-Semestre
- ID_Tipo_documento
ID_SEXO_BIOLOGICO
- Num_documento
 Poblacin Estudiantil
Inscritos-Relacin de Inscritos

Si tipo de vinculacin de primer curso es Nuevo, transferencia externa, ciclo

propedutico (Para el primer ciclo) estudiantes en articulacin, estudiantes
SPP

Si tipo de vinculacin en PRIMER CURSO es transferencia interna, doble

programa, ciclo propedutico (para el segundo ciclo), no es necesario,
siempre y cuando el estudiante haya sido registrado previamente en otro
programa como matriculado, se diligencia PRIMER CURSO

Si tipo de vinculacin en PRIMER CURSO es transferencia entre seccionales,

se valida que el estudiante haya sido reportado en otra seccional como
matriculado, debe diligenciar PRIMER CURSO

Si tipo de vinculacin en PRIMER CURSO es co-titulacin o titulacin

conjunta, opcin de grado o semestre acadmico de intercambio, se
diligencia PRIMER CURSO
 Poblacin Estudiantil
Inscrito-Programa

Permite registrar entre ningn programa hasta

n cantidad de programas como opcin (es) del
aspirante. ID_TIPO_DOCUMENTO

Obligatorio
El programa debe estar en estado ACTIVO en el
periodo a reportar.
NUM_DOCUMENTO

Inscritos-Relacin de Inscritos
PROCONSECUTIVO
Inscritos programa

-Ao ID_MUNICIPIO
-Semestre
- Id_Tipo_documento
-Num_ documento
 Poblacin Estudiantil
Admitidos

ID_TIPO_DOCUMENTO

Obligatorio
Inscritas programa
Acadmico
NUM_DOCUMENTO
Proceso de
seleccin de la IES
PROCONSECUTIVO
Personas naturales
Aceptadas
-Ao ID_MUNICIPIO
-Semestre
-No. documento
-Tipo documento
-Pro_consecutivo
 Estudiantes en articulacin
Aplica solo para Instituciones de Educacin Superior (IES) que ofrezcan programas con RC en nivel de
formacin Tcnico Profesional.

Se encuentren cursando bachillerato en

ID_TIPO_DOCUMENTO
os grados 10 u 11.

Obligatorio
NUM_DOCUMENTO
Mayores de 16 aos

PROCONSECUTIVO
Convenio Tomando clases en programas acadmicos
de articulacin con registro calificado vigente cuyo nivel
de formacin sea FORMACION TECNICA ID_MUNICIPIO
PROFESIONAL. Programa debe estar en
estado ACTIVO
ID_GRADO_QUE_CURSA

No se encuentran formalmente vinculados

-Ao mediante el proceso de matrcula.
-Semestre
-Id_Tipo_documento
-Num_documento
El programa debe estar en estado ACTIVO
 Estudiantes en articulacin
Listado de estudiantes por programa de FORMACION TECNICA
PROFESIONAL.
Registro en SNIES
Participante

Durante los semestres que dure en articulacin Estudiantes Articulacin

Ingreso formal a la carrera tcnica Inscritos-Relacin de Inscritos

Cuando el estudiante realice el ingreso Inscritos programa

formal a la carrera tcnica, se deber
registrar en su orden
Admitidos

El programa debe estar en estado ACTIVO tipo de vinculacin Estudiante de articulacin Estudiante primer Curso

Matriculados
Estudiante primer curso Poblacin Estudiantil
Se registra en sta variable la persona natural que
formaliza el proceso de matrcula para vincularse ID_TIPO_DOCUMENTO
por PRIMERA VEZ a un programa acadmico. NUM_DOCUMENTO -Ao
-Semestre
PRO_CONSECUTIVO -No. documento
Admitidos -Tipo documento
-Pro_consecutivo

Obligatorio
ID_MUNICIPIO_PROGRAMA

Participante ID_TIPO_VINCULACION

ID_GRUPO_ETNICO
Estudiante primer Curso
ID_PUEBLO_INDIGENA

Matriculados ID_COMUNIDAD_NEGRA

PERSONA_CONDICION_DISCAPACIDAD
Es necesario que una vez registrado en primer
ID_TIPO_DISCAPACIDAD
curso, se registre posteriormente en la plantilla de
Matriculado para completar el proceso. ID_CAPACIDAD_EXCEPCIONAL
SI el programa al cual se
esta inscribiendo es de
COD_PRUEBA_SABER_11 modalidad Tecnolgica o
Universitaria
 Tipos de vinculacin Primer curso
Opcin de grado, Semestre
Nuevo, Transferencia Externa,
de intercambio acadmico,
Ciclo propedutico Estudiante de articulacin o
Requisito para convalidar
Estudiante SPP
ttulo
Vlida que el estudiante este Revisa que el estudiante Opcin de grado: Valida que este
reportado como matriculado en otro graduado en un nivel acadmico
programa de ciclo propedutico en este reportado como inferior
cualquier IES admitido (se valida Semestre de intercambio y requisito
El programa debe ser como tal de tipo_documento, para convalidad ttulo: valida que
ciclo propedetico num_documento) este como participante

Transferencia
Estudiante de Transferencia entre
interna, Doble
Articulacin seccionales
programa
Vlida que el estudiante est Vlida que la IES tenga seccionales Doble programa vlida que el
reportado como tal y que el estudiante se encuentre estudiante este reportado como
reportado como matriculado en otra matriculado en otro programa en la
seccional misma IES
 Poblacin Estudiantil
Matriculado ID_TIPO_DOCUMENTO

NUM_DOCUMENTO
Participante
CODIGO_ESTUDIANTE

Obligatorio
Estudiante primer Curso
PRO_CONSECUTIVO
SI el dato no existe en la
Requiere tabla participante

Matriculados ID_MUNICIPIO

Se registran las personas naturales que poseen FECHA_NACIMIENTO

matricula formal y tiene la calidad de estudiante
ID_PAIS_NACIMIENTO
de acuerdo con la norma interna y externa que lo
regula. ID_MUNICIPIO_NACIMIENTO
Aplica nicamente para
-Ao ID_ZONA_RESIDENCIA los estudiantes que se
reintegran para
-Semestre continuar y culminar sus
-Id_Tipo_documento ES_REINTEGRO_ANTES estudios y que
-Num_documento _DE_2007 ingresaron a un
programa de educacin
-Pro_consecutivo superior antes del 2007
 Poblacin Estudiantil
Graduado
ID_TIPO_DOCUMENTO
Estudiantes que cursaron y aprobaron el plan de
estudios reglamentado por la Institucin para un NUM_DOCUMENTO
programa de educacin superior, cumplieron los
requisitos de grado que establece la ley y la PRO_CONSECUTIVO

Obligatorio
Institucin respectiva, y obtuvieron el ttulo que
otorga la Institucin para el programa realizado, ID_MUNICIPIO
conforme lo aprobado en el registro calificado
expedido por el MEN EMAIL_PERSONAL
SI el dato no existe en la
tabla participante
TELEFONO_CONTACTO

SI es un programa de
Participante SNP_SABER_PRO pregrado

NUM_ACTA_GRADO
Matriculados -Ao
Requiere -Semestre FECHA_GRADO
-Id_Tipo_documento
Graduados -Num_documento
-Pro_consecutivo NUM_FOLIO
 Poblacin Estudiantil
Materias matriculado

Se registran las materias matriculadas y

ID_TIPO_DOCUMENTO
aprobadas por cada estudiante.

Obligatorio
NUM_DOCUMENTO

Matriculados
PRO_CONSECUTIVO
Requiere

Materias Matriculado
ID_MUNICIPIO

NUM_MATERIAS_INSCRITAS
-Ao
-Semestre
-Id_Tipo_documento
-Num_documento
-Pro_consecutivo
 Poblacin Estudiantil
Apoyos financieros, acadmicos u otros
ID_TIPO_DOCUMENTO

Solo los estudiantes que reciben algn tipo de

apoyo. NUM_DOCUMENTO

Obligatorio
PRO_CONSECUTIVO
Matriculado
Requiere ID_MUNICIPIO
APOYOS FINANCIEROS, ACADMICOS U OTROS

RECIBIO_APOYO_FINANCIERO
-Ao
-Semestre
-Id_Tipo_documento RECIBIO_APOYO_ACADEMICO
-Num_documento
-Pro_consecutivo

RECIBIO_OTROS_APOYOS
 Poblacin Estudiantil
Retiros estudiantiles
ID_TIPO_DOCUMENTO
Se registran nicamente los retiros
disciplinarios y los derivados por
incumplimiento al reglamento estudiantil de NUM_DOCUMENTO
la institucin

Obligatorio
PRO_CONSECUTIVO

Matriculado
Requiere ID_MUNICIPIO

Retiros estudiantiles
ID_TIPO_RETIRO

-Ao
-Semestre NUM_ACTO_ADMINISTRATIVO
-No. documento
-Tipo documento
-Pro_consecutivo
FECHA_ACTO_ADMINISTRATIVO
 Poblacin Estudiantil
Cupos Proyectados y Matrcula Esperada

PRO_CONSECUTIVO
El objetivo del informe es poder determinar
cul es la capacidad instalada disponible en la

Obligatorio
IES para el periodo siguiente, teniendo en MUNICIPIO_PROGRAMA
cuenta que en general la capacidad instalada
es mayor que la matrcula efectiva en cada
programa acadmico CUPOS_NUEVOS_PROYECTADOS

CUPOS_TOTALES_PROYECTADOS
-Ao
-Semestre
-Pro_consecutivo
-Municipio_programa MATRICULA_TOTAL_ESPERADA
 Poblacin Estudiantil
Estudiantes de Estrategias de Cobertura
ID_TIPO_DOCUMENTO
Permite registrar los estudiantes que ingresan
a la IES a travs de una de las nuevas
estrategias de ampliacin de cobertura NUM_DOCUMENTO
formuladas por el Ministerio de Educacin

Obligatorio
Nacional
PRO_CONSECUTIVO
Matriculado
Requiere ID_MUNICIPIO_PROGRAMA
Estudiantes de Estrategias de Cobertura

Se reportan una nica vez en la plantilla en su ID_MUNICIPIO_ESTUDIO

primera aparicin.

-Ao EN_LA_NOCHE_ESTUDIO
-Semestre
-No. documento
-Tipo documento
-Pro_consecutivo CICLOS_BASICOS
 Informacin Institucional

Informacin complementaria

Orden de cargue
** Unidad Organizacional
-Se registran 3 variables-
El objetivo de ste mdulo es registrar
informacin complementaria de la
institucin y capacidad instalada para ** Recurso histrico
ofrecer el servicio de la educacin superior

Para cargar estas ** variables, se debe cargar

previamente
AUTORIDADES
Informacin complementaria de la IES: Informacin Institucional
IES_INF_COMPLEMENTARIA IES_REGLAMENTOS

No hay campos obligatorios

Se registran los nombres y URL de los documentos

Obligatorio
reglamentarios y actividades de la IES.
ID_TIPO_REGLAMENTO
Si la institucin posee ms de un
reglamento principal los nombres y las url
s deben ser puestos en la misma casilla
NOMBRE_REGLAMENTO
separados por un guion. Solo se permite
un registro para esta plantilla

Tambin se registra la url de la eleccin del mximo URL_CONTENIDO_REGLA

rgano de gobierno MENTO

-id_tipo_reglamento
-Nombre_reglamento
 Informacin Institucional
Unidad organizacional

CODIGO_UNIDAD_ORGANIZACIONAL
En esta plantilla se registra la
informacin general de las ID_TIPO_UND_ORGANIZACIONAL

Obligatorio
unidades organizacionales que ID_PAIS
componen la institucin de
educacin superior y quienes ID_MUNICIPIO
ofrezcan el servicio pblico de
la educacin (Organigrama).
DIRECCION
ID_CARGO
La autoridad de la
ID_TIPO_DOCUMENTO unidad organizacional
debe estar reportado
NUM_DOCUMENTO como participante y
como autoridad

-codigo_unidad_organizacional TEL_NUMERO
EMAIL
 Informacin Institucional
Recurso histrico CODIGO_UNIDAD_ORGANIZACIONAL
CANT_PERSONAL_AUXILIAR
CANT_PERSONAL_TECNICO
CANT_PERSONAL_PROFESIONAL
Esta plantilla permite el registro peridico (cada

Obligatorio
CANT_PERSONAL_DIRECTIVO
semestre) de informacin de los recursos fsicos
con que cuenta la IES, bien sean tecnolgicos, TIENE_RED_INALAMBRICA

bibliogrficos y de planta fsica es decir la PLATAFORMA_VIRTUAL_WEBCT

capacidad instalada con la que cuenta para PLATAFORMA_VIRTUAL_MOODLE
prestar el servicio de la educacin. PLATAFORMA_VIRTUAL_BLACKBOARD
PLATAF_VIRTUAL_DESARR_PROPIOS
OTRA_PLATAFORMA_VIRTUAL
TIENE_INTRANET

-Ao TIENE_BANCO_CONTENIDOS_DIGITAL
-Semestre TIENE_PLAN_ESTRETAGIC_USO_TICS
-codigo_unidad_organizacional TIENE_ALIANZA_OTRAS_BIBLIOTECA
TIENE_BIBLIOTECA_DIGITAL
 Recurso humano
Orden de cargue
Autoridades

Directivos Participante

Integrantes mximo rgano Integrantes mximo rgano de

AUTORIDADES DOCENTES
de gobierno gobierno

Docentes IES
 Recurso humano
Autoridades
ID_TIPO_DOCUMENTO
Se registran todas las
Debe estar reportado
directivas acadmicas y NUM_DOCUMENTO

Obligatorio
como participante.
administrativas relacionadas
con la
gestin acadmica de la ID_CARGO
institucin

FECHA_INGRESO

-No. documento
-Tipo documento
EMAIL
-Cargo
-Fecha de ingreso
DIRECCION
 Recurso humano
Directivos
ID_TIPO_DOCUMENTO
Debe estar reportado
NUM_DOCUMENTO como participante.

Obligatorio
Se deben registrar los datos
nicamente del Secretario ID_CARGO
General y del Revisor Fiscal
FECHA_INGRESO

ID_TIPO_NORMA

-No. documento NUMERO_DENOMINACION

-Tipo documento
-Cargo ID_ESTAMENTO

TITULO_PREGRADO
 Recurso humano
Integrantes mximo rgano de gobierno

ID_TIPO_DOCUMENTO
Debe estar
NUM_DOCUMENTO reportado como
Obligatorio
participante.

CARGO

FECHA_INGRESO -No. documento

-Tipo documento
-Cargo
ID_TIPO_NORMA

NUMERO_DENOMINACION
ID_ORGANO_GOBIERNO
 Recurso humano

Se registra:

Datos generales, mximo nivel de estudio alcanzado, titulo recibido, pas de

Docente titulo, titulo convalidado, institucin metodologa programa, fecha de ingreso a
la IES
Puntos salariales (solo aplica para las Universidades Pblicas) Decreto
1279 de 2002
Tipo de contratos vinculacin , asignacin bsica mensual, dedicacin horas
Docente semestre, dedicacin porcentual (docencia, investigacin, extensin y
contrato administrativa, otras actividades)

Educacin informal y educacin para el trabajo y desarrollo humano que ha

Docente recibido el docente dentro un periodo que le brinda la institucin o que realiza el
capacitacin docente por cuenta propia.

Se registran los Docentes que tienen vinculacin con dedicacin exclusiva o tiempo completo, medio tiempo y hora ctedra,
as como los docentes que se encuentren en la IES en una situacin especial de permanencia como en comisin de estudio, no
remunerados, licencias, etc., para stos casos se registra el valor del salario efectivamente recibido, al igual que las horas
efectivamente dedicadas
 Recurso humano
Docentes_universidad_
Docentes_IES Docente contrato
pblica
ID_TIPO_DOCUMENTO Debe estar reportado ID_TIPO_DOCUMENTO
como participante.
NUM_DOCUMENTO NUM_DOCUMENTO
FECHA_NACIMIENTO ID_TIPO_CONTRATO

Obligatorio
Obligatorio

ID_PAIS_NACIMIENTO ID_DEDICACION
ID_MUNICIPIO_NACIMIENTO ID_METODOLOGIA
EMAIL_INSTITUCIONAL ID_NIVEL
ID_NIVEL_MAX_ESTUDIO HORAS_DEDICACION_SEMESTRE
ASIGNACION_BASICA_MENSUAL
TITULO_RECIBIDO
PORCENTAJE_DOCENCIA
FECHA_GRADO
PORCENTAJE_INVESTIGACION
ID_PAIS_INSTITUCION_ESTUDIO
PORCENTAJE_ADMINISTRATIVA
ID_METODOLOGIA_PROGRAMA
PORCENTAJE_EXTENSION
FECHA_INGRESO -Ao PORCENTAJE_OTRAS_ACTIVIDADES
APLICA_DECRETO_1279 -Semestre
-No. documento
-Tipo documento
 Recurso humano
Docentes capacitacin

Se registra la informacin ID_TIPO_DOCUMENTO

correspondiente a la educacin
NUM_DOCUMENTO

Obligatorio
informal y educacin para el trabajo
y desarrollo humano que ha recibido ID_TIPO_CAPACITACION
el docente dentro un periodo, que le
brinda la institucin o que realiza el NUM_HORAS_CURSADAS
docente por cuenta propia.
ID_TIPO_CURSO
ID_TEMA_CURSO
-Ao
-Semestre ID_PAIS
-No. documento
-Tipo documento NOMBRE_CURSO
-Nombre curso
 Internacionalizacin
Orden de cargue
Convenios Internacionales
-Se registran 8 variables- Movilidad Docentes Extranjeros
El objetivo de ste mdulo es registrar la Movilidad Docentes en el Exterior
gestin realizada por las instituciones de
Estudiantes extranjeros
educacin superior en actividades de
internacionalizacin de la educacin, Estudiantes en el exterior
principalmente en cuatro aspectos Administrativos extranjeros
Administrativos en el exterior
Programas ofrecidos en el exterior

Para cargar estas 8 variables, se deben cargar previamente en

PARTICIPANTES, AUTORIDADES, UNIDAD ORGANIZACIONAL
 Internacionalizacin

-2 plantillas-
CONVENIOS_INTERNAC_INSTITUCIONES
-Ao
-Semestre CONVENIOS_INTERNACIONALES
-Codigo_convenio
-Institucion_asociada
CODIGO_CONVENIO
CODIGO_CONVENIO INSTITUCION_ASOCIADA

Campos obligatorios o llave

 Internacionalizacin
MOVILIDAD DE DOCENTES DEL
EXTERIOR HACIA COLOMBIA

Se registran docentes, investigadores

-1 plantilla-

Obligatorio
o expertos que se desplazan en ID_PAIS_EXTRANJERO
movilidad acadmica internacional
de una IES extranjera a una
-Ao ID_TIPO_DOCUMENTO
colombiana.
-id_fuente_internacional
-id_fuente_nacional_investig
-id_pais_extranjero ID_TIPO_MOV_DOC_EXTRANJ
-id_pais_financiador
-id_tipo_documento
-id_tipo_mov_doc_exterior INSTITUCION_EXTRANJERA
-institucin_extranjera
-num_documento
-semestre MOVILIDAD_POR_CONVENIO

Para registrar esta variable se deben cargar previamente en

PARTICIPANTES
 Internacionalizacin
MOVILIDAD DE DOCENTES HACIA
EXTERIOR

ID_PAIS_EXTRANJERO
Se registran los docentes o
investigadores que se -1 plantilla-

Obligatorio
NUM_DOCUMENTO
desplazan en movilidad
acadmica internacional a
una IES del exterior, la -Ao ID_TIPO_DOCUMENTO
-id_fuente_internacional
caracterstica fundamental
-id_fuente_nacional_investig
de la movilidad es que se -id_pais_extranjero ID_TIPO_MOV_DOC_EXTRANJ
encuentre vinculado en una -id_pais_financiador
IES Colombiana. -id_tipo_documento
-id_tipo_mov_doc_exterior INSTITUCION_EXTRANJERA
-institucin_extranjera
-num_documento
NUM_DIAS_MOVILIDAD
-semestre

MOVILIDAD_POR_CONVENIO

Para registrar esta variable se deben cargar previamente en

PARTICIPANTES
 Internacionalizacin
MOVILIDAD DE ESTUDIANTES
HACIA EXTERIOR

ID_PAIS_EXTRANJERO

Se registra cada uno de los

-1 plantilla-

Obligatorio
NUM_DOCUMENTO
estudiantes vinculados a una
IES colombiana que se desplaza -Ao
a una entidad o institucin de -id_fuente_internacional ID_TIPO_DOCUMENTO
educacin en el exterior a -id_fuente_nacional_investig
-id_pais_extranjero
realizar una actividad en el ID_TIPO_MOV_EST_EXTRANJ
-id_pais_financiador
marco de la movilidad. -id_tipo_documento
-id_tipo_mov_est_exterior
-institucin_extranjera INSTITUCION_EXTRANJERA
-num_documento
-semestre NUM_DIAS_MOVILIDAD

MOVILIDAD_POR_CONVENIO

Para registrar esta variable se deben cargar previamente en

PARTICIPANTES
 Internacionalizacin
MOVILIDAD DE ESTUDIANTES DEL
EXTERIOR HACIA COLOMBIA
ID_PAIS_EXTRANJERO

-1 plantilla-

Obligatorio
NUM_DOCUMENTO
Se registra los
estudiantes extranjeros -Ao
realizando alguna -id_fuente_internacional ID_TIPO_DOCUMENTO
movilidad en IES en -id_fuente_nacional_investig
Colombia. -id_pais_extranjero
-id_pais_financiador
ID_TIPO_MOV_EST_EXTRANJ
-id_tipo_documento
-id_tipo_mov_est_exterior INSTITUCION_EXTRANJERA
-institucin_extranjera
-num_documento
-semestre NUM_DIAS_MOVILIDAD

MOVILIDAD_POR_CONVENIO

Para registrar esta variable se deben cargar previamente en

PARTICIPANTES
 MOVILIDAD DE PERSONAL
Internacionalizacin
ADMINISTRATIVO HACIA EXTERIOR

Se registran los
administrativos que se ID_PAIS_EXTRANJERO
desplazan en movilidad -1 plantilla-

Obligatorio
acadmica internacional a NUM_DOCUMENTO
una IES del exterior, la
caracterstica fundamental de -Ao
la movilidad es que se ID_TIPO_DOCUMENTO
-id_fuente_internacional
encuentre vinculado como -id_fuente_nacional_investig
administrativo en una IES -id_pais_extranjero ID_TIPO_MOV_ADM_EXTRANJ
Colombiana. -id_pais_financiador
-id_tipo_documento
-id_tipo_mov_adm_exterior INSTITUCION_EXTRANJERA
-num_documento
-semestre
NUM_DIAS_MOVILIDAD

MOVILIDAD_POR_CONVENIO

Para registrar esta variable se deben cargar previamente en

PARTICIPANTES
 Internacionalizacin
MOVILIDAD DE PERSONAL
ADMINISTRATIVO DEL EXTERIOR
HACIA COLOMBIA
ID_PAIS_EXTRANJERO

Se registra los administrativos -1 plantilla-

Obligatorio
extranjeros realizando algn NUM_DOCUMENTO
tipo de movilidad en una IES en
Colombia. ID_TIPO_DOCUMENTO

-Ao ID_TIPO_MOV_EST_EXTRANJ
-institucin_extranjera
-id_fuente_nacional_investig
-id_pais_extranjero INSTITUCION_EXTRANJERA
-id_pais_financiador
-id_tipo_documento
-id_tipo_mov_adm_exterior NUM_DIAS_MOVILIDAD
-num_documento
-semestre MOVILIDAD_POR_CONVENIO

Para registrar esta variable se deben cargar previamente en

PARTICIPANTES
 Investigacin
Orden de cargue
Otros actividades de
investigacin
Grupos de investigacin
Requiere

Redes de Investigacin Centros de Investigacin Proyectos de Investigacin

Requiere
Requiere Requiere
Proyectos de Investigacin

Para cargar GRUPOS DE INVESTIGACION y PROYECTOS DE INVESTIGACION, se deben cargar

INVESTIGADORES en la plantilla de PARTICIPANTES.
 Investigacin

Previamente para registrar los

grupos de investigacin debe
cargar los investigadores en
PARTICIPANTE
Se registran los grupos que estn
participando en proyectos de
investigacin y que no estn
registrados en COLCIENCIAS.
GRUPO_INVESTIGACION

GRUPO_INVESTIGAD_INTERNOS_IES

-3 plantillas-
GRUPO_INVESTIGAD_EXTERNOS_IES
 Investigacin

CENTRO_GRUPO

CENTRO DE INVESTIGACION
-2 plantillas-

Previamente para registrar los centros de investigacin debe cargar los GRUPOS DE INVESTIGACIN.
 Investigacin

RED_INTEGRANTES

RED_IES
-3 plantillas-

REDES

Redes de Investigacin
Se registra la informacin de las redes que participa la IES con entidades e
instituciones de educacin superior nacionales con el propsito de desarrollar de
manera conjunta actividades y proyectos de investigacin.
 Investigacin

Productos de Investigacin

PRODUCTOS:
Se registra informacin especfica de los productos que se generan
en un proyecto de investigacin

-1 plantilla-
 Investigacin
PROY_INVESTIGAD_EXTERNOS_IES

PROY_INVESTIGAD_INTERNOS_IES

PROY_INVEST_GASTO

PROY_INVEST_FTE_INTERNACIONAL

PROY_INVEST_FTE_NACIONAL
Se registran los proyectos que
estn avalados y aprobados por la PROY_INVEST_PRODUCTO -10 plantillas-
IES que no son reportados a
PROY_INVEST_RED
COLCIENCIAS, para poder registrar
un proyecto, previamente se debe PROY_INVEST_GRUPO
actualizar la informacin de las
fuentes que participan, como el PROY_INVEST_CENTRO
equipo humano, los grupos y las
redes. PROYECTOS_INVESTIGACION
 Investigacin

OTROS ACTIVIDADES DE INVESTIGACION

OTRAS_ACTIV_FTE_NACIONAL

OTRAS_ACTIV_GASTOS
-3 plantillas-
OTRAS_ACTIV_FTE_INTERN
ACIONAL
 Bienestar
Orden de cargue

Unidad organizacional Participantes

Actividades de Bienestar
Requiere Requiere

Para cargar ACTIVIDADES DE BIENESTAR, se deben cargar previamente

UNIDAD ORGANIZACIONAL y PARTICIPANTES.
 Bienestar
Actividad de Bienestar -Ao
-Semestre
-Cdigo unidad organizacional
-Cdigo de la actividad
-Fuente nacional
-Fuente internacional
-Pas financiador (Obligatorio si se cuenta con la fuente de
financiacin internacional, debe ser diferente a Colombia)
-Nombre entidad fuente internacional(Obligatorio si se
Articulo 117 de la ley 30 de cuenta con la fuente de financiacin internacional)
-Tipo beneficiario
1192, actividades orientadas al -Tipo_documento
-No. documento
desarrollo fsico, psico-afectivo,
espiritual y social de los
docentes, estudiantes, y
personal administrativo. ACT_BIENESTAR_REC_HUMANO

ACT_BIENESTAR_BENEFICIARIOS

ACTIVIDAD_BIENESTAR
-3 plantillas-

Para registrar las actividades de bienestar debe cargar las UNIDADES ORGANIZACIONALES y
PARTICIPANTES.
 Extensin
Orden de cargue Cursos
Requiere
-Se registran 7 variables- Educacin continua
Articulo 120 de la ley 30 de 1192, la
gestin de extensin comprende los Actividad Cultural
programas de educacin permanente,
Para cargar estas 6 variables, se
cursos, seminarios y dems programas Consultora
deben cargar previamente en
destinados a la difusin de los
Servicios de extensin UNIDAD ORGANIZACIONAL y
conocimientos, al intercambio de
PARTICIPANTES.
experiencias, as como las actividades de
Evento cultural
servicio tendientes a procurar el bienestar
general de la comunidad y la satisfaccin Proyecto extensin
de las necesidades de la sociedad.
 Extensin

Obligatorio
CODIGO_CURSO

-1 plantilla- NOMBRE_CURSO

ID_CINE_CAMPO_DETALLADO
Se deben registrar todos los cursos que la institucin
oferta. Es importante recordar que esta plantilla es ES_EXTENSION
acumulativa y se deben reportar los cursos activos
para dicho periodo.
ACTIVO

-Cod. curso
 Extensin
-Ao
-Semestre
-Codigo_curso
-No. documento
-Tipo documento Previamente para registrar Educacin
-Cargo continua, debe cargar CURSO, UNIDAD
ORGANIZACIONAL y PARTICIPANTE

-3 plantillas-
EDUC_CONTINUA_DOCENTES
Se registran las actividades de
formacin continua cuya EDUC_CONTINUA_BENEFICIARIOS
duracin sea mnimo de 16 horas
CODIGO_CURSO
(cursos, talleres), los diplomados EDUCACION_CONTINUA ID_TIPO_DOCUMENTO
(duracin mnima de 90 horas) y NUM_DOCUMENTO
seminarios, congresos y CODIGO_CURSO
simposios. CODIGO_CURSO ID_TIPO_BENEF_EXTENSION
CANTIDAD_BENEFICIARIOS

Campos obligatorios o llave

 Extensin

Se caracterizan porque NO
TIENEN COSTO para los
participantes y son actividades
recurrentes sin una fecha de ACTIVIDAD_CULTURAL_RECURSO_HU
terminacin definida. MANO

-2 plantillas- ACTIVIDAD_CULTURAL

-Ao CODIGO_UNIDAD_ORGANIZACIONAL
-Semestre CODIGO_UNIDAD_ORGANIZACIONAL CODIGO_ACTIVIDAD
-Codigo unidad organizacional CODIGO_ACTIVIDAD ID_TIPO_DOCUMENTO
-Codigo actividad ID_FUENTE_NACIONAL NUM_DOCUMENTO
NOMBRE_INSTITUCION
ID_FUENTE_INTERNACIONAL
ID_PAIS_FINANCIADOR Campos obligatorios o llave

Previamente debe cargar UNIDAD ORGANIZACIONAL y PARTICIPANTE.

 Extensin
La caracterstica principal de las
consultoras es que es un
servicio que genera un
producto y que tiene un plazo CONSULTORIA_REC_HUMANO
de terminacin definido
CONSULTORIA
-2 plantillas-
-Ao CODIGO_CONSULTORIA
-Semestre CODIGO_CONSULTORIA ID_TIPO_DOCUMENTO
-Codigo consultoria DESCRIPCION_CONSULTORIA NUM_DOCUMENTO
ID_FUENTE_NACIONAL
NOMBRE_INSTITUCION
ID_FUENTE_INTERNACIONAL
ID_PAIS_FINANCIADOR Campos obligatorios o llave

Previamente debe cargar PARTICIPANTE.

 Extensin

-3 plantillas-
Previamente para registrar Educacin
EVENTO continua, debe cargar CURSO, UNIDAD
ORGANIZACIONAL y PARTICIPANTE

las actividades de extensin que la realizacin

no es peridica, no se hace una programacin EDUC_CONTINUA_DOCENTES
definida ni es recurrente; son eventos
culturales: Conciertos,
EDUC_CONTINUA_BENEFICIARIOS
-Ao
-Semestre
-Codigo unidad organizacional CODIGO_CURSO
EDUCACION_CONTINUA ID_TIPO_DOCUMENTO
-Codigo evento
-Fuente nacional NUM_DOCUMENTO
-Nombre IES CODIGO_CURSO
-Pais financiador CODIGO_CURSO ID_TIPO_BENEF_EXTENSION
-Fuente internacional CANTIDAD_BENEFICIARIOS
-Tipo documento
-No. documento
-Tipo beneficiario Campos obligatorios o llave
 Extensin
SERVICIOS DE EXTENSION
Previamente para registrar Educacin
-9 plantillas- continua, debe cargar UNIDAD
ORGANIZACIONAL y PARTICIPANTE
-Ao
-Semestre
-Codigo unidad organizacional
Son los servicios que la IES -Codigo Servicio
-Area del trabajo SERV_EXT_CICLO_VITAL
presta a la comunidad en
-ID ciclo vital
forma indefinida, tal como el -id entidad nacional
como el consultorio jurdico, -id fuente nacional SERV_EXT_AREA_TRABAJO
consultorio odontolgico, etc.
CODIGO_UNIDAD_ORGANIZACIONAL
SERVICIOS_EXTENSION CODIGO_SERVICIO
ID_CICLO_VITAL

CODIGO_UNIDAD_ORGANIZACIONAL CODIGO_UNIDAD_ORGANIZACIONAL
CODIGO_SERVICIO CODIGO_SERVICIO
ID_TRABAJO

Campos obligatorios o llave

 Extensin
SERVICIOS DE EXTENSION
SERV_EXT_OTRAS_ENTIDADES

SERV_EXT_FUENTE_INTERN
ACIONAL
TODOS LOS CAMPOS SON OBLIGATORIOS
SERV_EXT_ENTIDAD_NACIONAL

TODOS LOS CAMPOS SON OBLIGATORIOS

SERV_EXT_CICLO_VITAL
CODIGO_UNIDAD_ORGANIZACIONAL
CODIGO_SERVICIO
ID_ENTIDAD_NACIONAL
SERV_EXT_POBL_GRUPO

CODIGO_UNIDAD_ORGANIZACIONAL
SERV_EXT_POBL_CONDICION CODIGO_SERVICIO
ID_CICLO_VITAL

TODOS LOS CAMPOS SON OBLIGATORIOS TODOS LOS CAMPOS SON OBLIGATORIOS

Campos obligatorios o llave

 Extensin
SERVICIOS DE
EXTENSION PROY_EXT_FUENTE_I
NTERNACIONAL
PROY_EXT_FUENTE_NACION
AL
PROY TODOS LOS CAMPOS SON OBLIGATORIOS
_EXT_ENTIDAD_NACIONAL

TODOS LOS CAMPOS SON OBLIGATORIOS

PROY_EXT_POBL_GRUPO
TODOS LOS CAMPOS SON OBLIGATORIOS

PROY
_EXT_POBL_CONDICION
PROY TODOS LOS CAMPOS SON OBLIGATORIOS
_EXT_OTRAS_ENTIDADES

TODOS LOS CAMPOS SON OBLIGATORIOS TODOS LOS CAMPOS SON OBLIGATORIOS

Campos obligatorios o llave

 Extensin
PROYECTOS DE
EXTENSION
Previamente para registrar Educacin
continua, debe cargar UNIDAD
-Ao ORGANIZACIONAL y PARTICIPANTE
-9 plantillas- -Semestre
-Codigo unidad organizacional
-Codigo Proyecto
actividades que realiza una IES -Area del trabajo
para la comunidad externa en un -Id area trabajo PROY_EXT_CICLO_VITAL
periodo determinado, la -id ciclo vital
-id entidad nacional
diferencia con el servicio es que PROY_EXT_AREA_TRABAJO
-id fuente nacional
tiene una caracterizacin
definida en su objeto, CODIGO_UNIDAD_ORGANIZACIONAL
beneficiario y trmino de PROYECTOS_EXTENSION CODIGO_PROYECTO
ID_CICLO_VITAL
duracin.
CODIGO_UNIDAD_ORGANIZACIONAL CODIGO_UNIDAD_ORGANIZACIONAL
CODIGO_PROYECTO CODIGO_PROYECTO
ID_TRABAJO

Campos obligatorios o llave

III . ERRORES FRECUENTES
Participantes
A. El estudiante no se encuentra
reportado como participante

B. Documento Reportado por dos IES

C. Actualizar datos Participante

D. Actualizar documento participante

 Participantes
A. El estudiante no se encuentra reportado como
participante

2
 Participantes
A. El estudiante no se encuentra reportado como
participante

3 Diligenciamos Plantilla

4
 Participantes
B. Documento Reportado por dos IES

1. Archivo con soporte: documento de

identidad

2. Archivo mensajes de error

Mesa de ayuda
 Participantes
C. Actualizar participante

Actualizar
Actualiza documento
Datos (Informacin
Histrica)

Personas naturales
 Participantes
C. Actualizar datos participante

Nombres y apellidos

Sexo

Estado Civil

Fecha de Nacimiento

Datos Origen (Pas, Departamento y Municipio)

 Participantes
C. Actualizar datos participante:
Cargar la plantilla Participante con el dato actualizado

Reporte Participante MEN

Plantilla Participante cargada por la

IES
 Participantes

D. Actualizar documento participante

2
 Participantes

D. Actualizar documento participante

Plantilla Participantes

1. Nuevo documento del participante (Ej. cambio de

tarjeta de identidad a cdula)
ID_TIPO_NOVEDAD 2. Corregir documento anterior el cual se cre
errneamente
3. Eliminar documento
 Participantes

D. Actualizar documento participante

1. Nuevo documento del participante (Ej. cambio de tarjeta de identidad a

ID_TIPO_NOVEDAD cdula)

Primer Nombre
TI 543 TI 543
Se realiza actualizacin o asociacin Primer Apellido
CC 123 de documento CC 123
IdentificadorSNIES Fecha Nacimiento

En este caso actualiza el documento. Se puede registrar y consultar por los tipos de documentos El documento para
que tiene asociado reporte es el ltimo, en
este caso CC 123
 Participantes

D. Actualizar documento participante

2. Corregir documento anterior el cual se cre

ID_TIPO_NOVEDAD errneamente

Anterior: TI 123 Se realiza El anterior no es un documento

correccin vlido para el participante
Nuevo: CC 123 CC 123

Al corregir un documento, el sistema elimina el documento

anterior y siempre se deben reportar por el nuevo
documento
 Participantes

D. Actualizar documento participante

ID_TIPO_NOVEDAD 3. Eliminar documento

Se realiza Elimina sino tiene relacionada informacin

CC 52256798
correccin
con otras variable: admitidos, inscritosetc .

Se elimina el registro de la tabla participantes

en el MEN
 Participantes

D. Actualizar documento participante

1. Nuevo documento del participante (Ej. cambio de tarjeta de identidad a cdula)

ID_TIPO_NOVEDAD 2. Corregir documento anterior el cual se cre errneamente
3. Eliminar documento

IdentificadorSNIES
TI 87011987526 TI 87011987526
1 CC 1093662529
Actualizacin
CC 1093662529

TI 86091406576 TI 86091406576
2 Correccin
CC 1090485859 CC 1090485859

3 CE 1235867 Eliminar
 Primer Curso

A. El estudiante de primer curso no esta

reportado como inscrito, admitido, participante

B. El estudiante ya se encuentra reportado

como estudiante de primer curso para ese
programa
 Primer Curso
A. El estudiante de primer curso no esta reportado como inscrito, admitido, participante

Inscritos-Relacin de Inscritos

Inscritos programa

Admitidos

Report
Participante Estudiantes Articulacin
e
>= Reporte Estudiante primer Curso
2016-1 <=
2015-2 Matriculados

Graduados
 Primer curso
B. El estudiante ya se encuentra reportado como estudiante de primer curso para
ese programa

El estudiante debe estar registrado una nica vez en Estudiante Primer Curso
en el mismo programa, revisar tipo de documento, nmero de
documento y pro-consecutivos, es posible que la IES ya lo tenga reportado
en la plantilla Estudiante Primer Curso.
 Matriculados

A. El matriculado no se encuentra reportado como

estudiante de primer curso

B. El periodo que se encuentra en la plantilla

(20161) no concuerda con el seleccionado en
Hecaa (20171)
 Matriculados
A. El matriculado no se encuentra reportado como estudiante de primer curso

NO NO
<=
Tipo de Documento
Nmero de Documento
Pro-consecutivo

SI
NO
 Matriculados
A. El matriculado no se encuentra reportado como estudiante de primer curso

Estudiantes Nuevos: reportar en la plantilla Estudiantes de

Primer Curso antes de reportar los Matriculados

Tipo de Documento
Nmero de Documento
Pro-consecutivo
Estudiantes antiguos: Verificar (Tipo de documento + Nmero
de documento +Pro-consecutivo) sean los mismos a los que el
estudiante tiene en su primera aparicin en Matriculados y a los
que se estn registrando en la plantilla matriculados
 Matriculados
El matriculado no se encuentra reportado como estudiante de primer curso
Caso No. 1 El estudiante ingreso por primera vez con Tipo documento TI y en el 2016-1 lo estn
registrando con CC
1 Plantilla Matriculados

2 Reporte Participantes

3 Reporte Primer curso HECAA 1 a 1

 Matriculados
El matriculado no se encuentra reportado como estudiante de primer curso
Solucin Caso No. 1 Actualizar Documento participante y volver a cargar
matriculados
1 Plantilla Actualizar documento participante

Primer nombre, primer apellido y

fecha de nacimiento en la variable
participante debe ser igual para los dos
documentos

2 Reporte Participantes HECAA

 Matriculados
El matriculado no se encuentra reportado como estudiante de primer curso
Solucin Caso No. 1 Actualizar Documento participante y volver a cargar
matriculados
3 Reporte Participantes-Verificacin asociacin

4 Cargar de nuevo Matriculado

 Matriculados
El matriculado no se encuentra reportado como estudiante de primer curso
Caso No. 2 Cdigo programa del matriculado es diferente al registrado por
primera vez
1 Plantilla Matriculados

2 Reporte Participantes

3 Reporte Primer curso HECAA 1 a 1

 Matriculados
El matriculado no se encuentra reportado como estudiante de
primer curso
Solucin Caso No. 2 Corregir cdigo programa en plantilla
Matriculados
1 Plantilla Anterior Matriculados

2 Plantilla Matriculados Corregida

3
 Matriculados
B. El periodo que se encuentra en la plantilla (20161) no concuerda con el seleccionado en
Hecaa (20171)
1 Plantilla Matriculados Corregida

2
 Graduados
El graduado no se encuentra reportado como matriculado

Solucin Caso No. 1 Actualiza

1 El estudiante fue matriculado con Tipo documento TI y en el 2016-1 lo estn
registrando con CC en la plantilla graduados nuev

2 Cdigo programa de la plantilla Graduado es diferente al registrado en Matriculado Solucin Caso No. 2 Corr

3 El estudiante no se encuentra registrado en Matriculados Solucin Caso No. 3 Cargar el e

 Graduados
El graduado no se encuentra reportado como
matriculado

NO
El estudiante se
encuentra en
Matriculado?

Tipo de Documento
Nmero de SI Error: El graduado no se
Documento encuentra reportado
Pro-consecutivo como matriculado

Carga Registro en Graduado

 Graduados
El graduado no se encuentra reportado como
matriculado

El estudiante ingreso por primera Solucin Caso No. 1 Actualizar

vez con Tipo documento TI y en el
1 2016-1 lo estn registrando con CC documento participante y cargar de
nuevo graduado
en la plantilla graduados
 Graduados
Caso No. 1 El estudiante ingreso por primera vez con Tipo documento
TI y en el 2016-1 lo estn registrando con CC en la plantilla
graduados
1 Plantilla graduados

2 Descargar Reporte Participantes

 Graduados
Caso No. 1 El estudiante ingreso por primera vez con Tipo documento
TI y en el 2016-1 lo estn registrando con CC en la plantilla
graduados

3 Seleccionar variable participante

 Graduados
Caso No. 1 El estudiante ingreso por primera vez con Tipo documento
TI y en el 2016-1 lo estn registrando con CC en la plantilla
graduados
4 Verificar si el participante tiene ms tipos de Documentos: Buscar por primer nombre, primer
apellido y fecha Nacimiento.

Reporte participantes - Hecaa

Es la misma persona, pero con diferente

tipo de documento e identificar SNIES
 Graduados
Caso No. 1 El estudiante ingreso por primera vez con Tipo documento
TI y en el 2016-1 lo estn registrando con CC en la plantilla
graduados
5 Consultamos por el otro tipo de documento en Matriculados 1 a 1
TI 95013113999 porque con el 1061777999 no aparece

El estudiante SI esta reportado en matriculado pero con el otro

documento
 Graduados
Solucin Caso No. 1 Actualizar documento participante y cargar de nuevo graduado

2
 Graduados

Solucin Caso No. 1 Actualizar documento participante y cargar de nuevo graduado

3 Plantilla Participantes

1. Nuevo documento del participante (Ej. cambio de

tarjeta de identidad a cdula)
ID_TIPO_NOVEDAD 2. Corregir documento anterior el cual se cre
errneamente
3. Eliminar documento
 Graduados
Solucin Caso No. 1 Actualizar documento participante y cargar de nuevo graduado

1. Nuevo documento del participante (Ej. cambio de

ID_TIPO_NOVEDAD tarjeta de identidad a cdula)

Primer Nombre
TI 1 TI 123
Se realiza actualizacin o Primer Apellido
CC 123 asociacin de documento CC 123
IdentificadorSNIES Fecha Nacimiento

En este caso actualiza el documento. Se puede registrar y consultar por

los tipos de documentos que tiene asociado
 Graduados
Solucin Caso No. 1 Actualizar documento participante y cargar de nuevo graduado

4 Plantilla Participantes Diligenciada

5 Cargar plantilla actualizar documento participante

 Graduados
Solucin Caso No. 1 Actualizar documento participante y cargar de nuevo graduado

6 Cargar plantilla graduado

Graduados
 Graduados
Caso No. 2 Cdigo programa de la plantilla Graduado es diferente al registrado en
Matriculado

1 Plantilla Graduados

2 Archivo errores

3 Reporte Matriculado HECAA 1 a 1

 Graduados

Solucin Caso No. 2 Corregir cdigo programa en plantilla Matriculados

1 Plantilla Graduados

2 Corregir Plantilla Graduados

3 Volver a cargar plantilla Graduados

 Graduados

El estudiante no se encuentra Solucin Caso No. 3 Cargar el

3 registrado en Matriculados estudiante en matriculado y luego en
graduados
 Graduados
Caso No. 3 El estudiante no se encuentra registrado en Matriculados

Si, se descarto los dos anteriores

caso, es porque no fue reportado
en el SNIES

El tipo de documento es incorrecto

El estudiante lo matricul la IES antes del 2007 y no hay registro en SNIES

 Graduados
Solucin Caso No. 3 Registrar al estudiante en matriculados

El estudiante lo matricul la IES antes del 2007 y no hay registro en SNIES

Cargar el estudiante en participante

Cargar estudiante en matriculados y en la variable Reintegro diligenciar S

Cargar graduado
 Graduados
Solucin Caso No. 3 Registrar al estudiante en matriculados

El estudiante lo matricul la IES antes del 2007 y no hay registro en SNIES

1 Cargar plantilla participante

2 Cargar plantilla Matriculado

2 Cargar plantilla Matriculado

 Gracias
Si desea complementar la informacin, ingresar a
HECAA y en el modulo de consultas y reportes-
Descargas; donde encontrar manuales y
presentaciones del SNIES