Cuadernos de Trabajo Social 2000, 13: 75-90

iSSN: 0214-0314

La documentacin especfica en trabajo sociaL la historia, la ficha y el informe social

Leandra PREZ RIVERO*

Resumen
El articulo recuerda la importancia que tiene la documentacin especfica utilizada en Trabajo Social para un buen desempeo del ejercicio protesional, a la vez que alerta sobre la tendencia actual a simplificada reducindola a la que es informatizada en los Servicios Sociales y olvidando otros documentos de gran utilidad como la Historia Social. Tras definir esta documentacin y destacar su uso e importancia pasa a explicar sus tundamentos mefodolgicos, poniendo as de manifiesto sus utilidades colaterales sobre todo para la investigacin. A continuacin describe los tres documentos bsicos, la Historia, la Ficha y el Informe Social, terminando con un breve recordatono de la elca en la elaboracin de documentos.

Abstract
This article underlines Ihe importance of some specific documentation used in Social Work for a corred development of trie professional practice. At ee same time it highlights trie corren 1 trend lo sin~plify and limil it lo file dala processed al the Social Services information systems, forgefting other usetul documens as the Social History Afler defining this documentatlon and stressng lIs use an imporfance, this article explains its melhodological toundations, highlighting ita collateral uses in research. Aflerwards it defines Che lhree basic documenls: Ihe Hisfory Ihe File and Che Social Report, ending with a shod reminder aboul the ethics vvhen preparing these documenta

Introduccin

urante estos ltimos aos se ha ido acentuando la necesidad de poner de manifiesto la importancia que tiene en el desempeo profesional la elaboracin y mantenimiento de la Documentacin especfica utilizada por el Trabajo Social. Citaremos dos motivos que lo justifican, entre otros ms que se podran argumentar:

Los Servicios Sociales afortunadamente han promovido la informatizacin de la documentacin, logrando que sus profesionales y usuarios disfruten de las ventajas que aporta la tecnologa moderna. Sin embargo, muchas veces, una reflexin superficial, frecuente en estos tiempos que corren llenos de prisas, puede conducir, y de hecho as ha ocurrido en algunos sectores de la profesin, a pensar que todo

Profesora Titular de Trabaio Social. Universidad Pablo Oiavide. Sevilla.

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lo que hay que hacer en la recogida de la informacin de los usuarios es atenerse a rellenar los formularios que van a ser informatizados abandonando la realizacin de la Historia Social, y perdiendo con ello la riqueza de informacin que el cliente puede suministrar Se confunde la informacin con las tecnologas que la soportan, y se supedita aqulla a stas, condicionando y limitando su utilidad.
Por otro lado, el propio establecimiento de los Servicios Sociales exige la elaboracin de estudios y la investigacin de nuevos conocimientos, que les permitan evolucionar, desarrollarse y perfeccionarse. Esos estudios e investigaciones no sern posibles si los datos e informacin de partida se captan sin utilizar la metodologa adecuada que ha confirmado su eficacia en el uso que se hace de ellas en otras ciencias sociales y que est a nuestra disposicin.

serie de documentos definidos, que se utilizan con unos procedimientos establecidos, y que al ser conocidos por todos los profesionales resultan sencillos de comprender y, por tanto, se facilita la labor de transmisin de la informacin. Son los que en Trabajo Social constituyen la llamada Documentacin Especfica, compuesta bsicamente por la Historia Social, la Ficha Social y el informe Social. Contienen toda la informacin significativa para su trabajo, aunque no excluyen otros documentos que personalmente sean tiles al profesional para su propia organizacin, como puedan ser un Registro de Entrevistas o una Ficha de Recursos y Servicios. Puede parecer paradjico que en la era de la informacin, cuando la tecnologa ha venido a revolucionar y sobrepasar todas las facilidades que tiempos atrs hubiramos podido imaginar, se hable de mantener unos documentos que vienen funcionando desde hace muchos aos. Las tecnologas vienen a simplificarnos los trabajos pesados, pero no alteran la metodologa de obtencin de la informacin, ni el uso que se tenga que hacer de sta. A principios de este siglo la nica forma de conservar la narracin que una persona nos haca de su vida era ir con papel y pluma y escribir lo que deca. Para ayudar en este trabajo haba tcnicas como la taquigrafa. Hoy da se puede ir con un grabador de mini-disc, que graba en digital, incorporar el testimonio vivo de la persona a la historia informatizada, e incluso reproducirlo por escrito utilizando un programa de conversin

Resulta, por tanto, necesario insistir en la importancia de esta documentacin especfica recordando las bases metodolgicas utilizadas. En su tarea diaria los Trabajadores Sociales estn obligados a manejar una gran cantidad de informacin que deben, por una parte, saber obtener de las fuentes ms idneas, por otra, saber elaborar y, finalmente, por otra, saber transmitir a aquellos a quienes va destinada. El conjunto de documentos que manejan es lo que se llama la Documentacin General. Entre ella, para ayudarlos en su funcin especfica, disponen de una
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de voz. Todo mucho ms fcil. Pero la forma de conducir la entrevista, la utilidad que tenga, el uso a que se destine posteriormente la informacin, todo eso no se ha visto alterado por el hecho de cambiar los medios. Naturalmente, el disfrute de nuevas tecnologas tiene su cruz y requiere un esfuerzo. Cuando los Servicios Sociales de Atencin Primaria han mecanizado la Ficha Social ha habido que someterse a un proceso de normalizacin y sistematizacin impuesto por la propia tecnologa. El beneficio es disponer de un documento que contiene datos que son muy fcilmente consultables, evaluables estadisticamente, transmisibles, acumulables e integrables en otros documentos destinados a otros usos. Queda pues clara la apuesta por el uso de las ms modernas tecnologas, y los Trabajadores Sociales deben aplicarse a utilizarlas y a estar al da en la aparicin de nuevas facilidades. Pero sin que ello desvie la atencin de lo esencial en el trabajo, sin que se convierta en ms importante la pluma que lo escrito.

constituyen, naturalmente, la base de toda documentacin especializada. Para este autor hay, por tanto, una ciencia de la documentacin que l mismo define como aquella ciencia general que tiene por objeto el estudio del proceso de transmisin y recuperacin de las fuentes para la obtencin de un nuevo conocimiento>. Y tambin hay una documentacin especializada destinada a algo concreto, resultando por un lado que la documentacin en general es la que hace posible la comunicacin de la ciencia, y una especializada que sirve de apoyo a una cierta rama del saber y que sin abandonar su sometimiento al mtodo cientfico, se adapta mejor a las circunstancias y caractersticas del conocimiento buscado. Es el caso de la Documentacin especfica utilizada en Trabajo Social. Un ejemplo de actuacin profesional de un trabajador social permite comprender mejor la aplicacin real de esta documentacin. La puerta de entrada a los Servicios Sociales de Atencin Primaria es el Servicio de informacin, Valoracin, Orientacin y Asesoramiento, en otros sitios llamado slo de Informacin y Orientacin. Este Servicio responde al derecho que tienen los ciudadanos de estar informados sobre los recursos disponibles en la sociedad para satisfacer sus necesidades. Su funcin, por tanto, es proporcionar a los ciudadanos la informacin y asesoramiento tcnico necesarios para facilitar su acceso a los recursos sociales existentes, analizando y orientando las demandas sociales planteadas.
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Definicin e importancia de la documentacin en Trabajo Social

Yepes seala que <la documentacin es un evidente apoyo al crecimiento de toda rama del saber por la va del mtodo cientfico, es portadora de principios cientficos y tcnicos que

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Por consiguiente, las actividades de este Servicio son facilitar informacin, orientacin y asesoramiento a ciudadanos, grupos e instituciones sobre derechos y recursos sociales existentes en la comunidad; estudiar, valorar y, en su caso, gestionar las demandas recibidas, tramitando las prestaciones que sean requeridas, canalizndolas a los Servicios Sociales o sistemas de proteccin que les puedan dar respuesta; y, finalmente, estudiar y analizar las demandas sociales y los problemas planteados con vistas a una correcta planificacin de recursos y actividades que se adapten ms a la realidad existente, o lo que es lo mismo, recoger la informacin que posibilite un conocimiento de la realidad social donde se acta. As pues, este Servicio debe disponer de un Banco de Datos donde se enumeran y describen los recursos sociales existentes, de donde el trabajador social puede obtener los datos necesarios para ofrecer una solucin a su cliente o para transferir su demanda. Para ello, previamente, el trabajador social ha tenido que recibir al cliente, escucharle, conocer su problema, anaizarlo y proponer una va de actuacin con vistas a su solucin. A lo largo de este proceso se elabora una documentacin que tiene varios usos: 1. Un uso interno, para el propio trabajador social, que debe proponer un diagnstico y una solucin. Un uso por las instituciones con el fin de dar respuesta al problerna.
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Un uso por los distintos Servicios para proceder a una correcta planificacin de los recursos y actividades necesarios.

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4. Un uso por los investigadores que analizan el proceso de cambio y desarrollo de la realidad social, lo que permite anticiparse en la adecuacin futura del sistema de proteccin a la evolucin de las necesidades.
Cada uno de estos usos de la valiosa informacin obtenida presenta unas exigencias. As, el uso intefno por el propio trabajador exige disponer de los datos de una forma ordenada que le ayuden en su reflexin. Las Instituciones que reciben informacin de distintos servicios elaboradas por diferentes profesionales exigen un cierto grado de normalizacin que las haga fcilmente comprensibles y tratables en el proceso de tramitacin de la prestacin. Toda la informacin acumulada, sometida al tratamiento adecuado para globalizara, integrarla y clasificarla, utiizando diferentes medios como estudios estadisticos, elaboracin de indices, deteccin de singularidades, etc. sirve para estudiar y planificar los recursos y servicios necesarios, por lo que la informacin deber facilitarse de forma que se adece a los distintos tratamientos a que va a ser sometida. Por ltimo, el uso para la investigacin exige utilizar una metodologa reconocida de recogida y conservacin de la informacin. Entre otras cosas exige que en algn documento la informa-

2.

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cin se conserve con toda la frescura original de cuando fue captada, sin verse afectada por todas las distintas elaboraciones posteriores, pues determinados investigadores sociales pueden querer profundizar en aspectos en los que a lo mejor no se pensaba cuando se recogi la informacin, y necesitan por tanto que no se haya destruido ningn vestigio que permita investigarlos. Otro enfoque es el que hace el Profesor Fmncisco Alvira sobre los tres momentos en que la investigacin social debe entrar en contacto con los Servicios Sociales:
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ciones necesarias, o en otras palabras, para que funcione de hecho el sistema, generan una fuente de informacin de utilidad a aplicaciones posteriores. Estos documentos, con la informacin que contienen, quedarn normalmente en dos lugares:
Los documentos originales, los que Contienen toda la informacin en la forma en que ha sido adquirida en poder del profesional que la ha elaborado o en bancos de documentacin reservados, para garantizar que su uso est sometido a las normas ticas que aconseja la prctica profesional. La informacin relevante extrada, pero de la que se quitan los datos y seales de identificacin persorial para convertirla en annima en los Bancos de Datos, generalmente informatizados, y con un uso mucho ms abierto y menos restringido.

1. En la adquisicin de los conocimientos adecuados previos al planteamiento y desarrollo de Servicios Sociales, tanto para profundizar en el origen y dinmica de los problemas humanos como para estimar las necesidades existentes a medio y largo pla70.
2. En el diseo, anlisis y mejora de los instrumentos necesarios en el desarrollo de los Servicios Sociales, de manera que se propicie una retroalimentacin de la informacin adecuada. 3. Y por ltimo, en la evaluacin de programas y proyectos sociales desarrollados y establecer el grado de cumplimiento de los objetivos previstos. Hay que recordar que la evaluacin es uno de los pasos importantes del mtodo de Trabajo Social. En cualquier caso es manifiesta la utilidad de los documentos elaborados por los trabajadores sociales que, adems de servir para tramitar las presta-

Fundamentas metodolgicos
De los tres documentos indicados, hay que decir que los datos contenidos en la Ficha Social y en los niveles descriptivos del caso en el Informe Social se encuentran todos en la Historia Social, de la cual han sido extrados, ordenados y normalizados para que puedan ser incorporados a los Bancos de Datos informatizados. El resto de la informacin que contiene el Informe Social es la que corresponde a su tunciri, ya que se trata del documento que el Trabajador social elabora
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para informar a terceros sobre su opinin respecto al problema planteado y las soluciones a adoptar, por lo que se puede decir que se trata de un informe con el diagnstico de la situacin elaborado tras la reflexin sobre el contenido de la Historia Social. As pues, la metodologa se refiere a la aplicable al documento principal, esto es, a la Historia Social, y su fundamento se encuentra en el mtodo biogrfico, de amplio uso en las ciencias sociales, y ms concretamente en las llamadas Historias de Vida. El mtodo biogrfico ha sido y es utilizado ampliamente en investigacin en las Ciencias Sociales. As, por ejempo, la Antropologia ha utilizado las biografas de personajes pertenecientes a una tribu concreta para tratar de extraer datos sobre la estructura social de la tribu, sus creencias, formas de vida, etc. Un ejemplo caracterstico del uso del mtodo biogrfico en la investigacin antropolgica es el que se hizo en Estados Unidos durante los Siglos xx y xx de las biografas, memorias y relatos de indios para la reconstruccin de las formas de vida de unas tribus que por la guerra de exterminio desencadenada contra ellos, y su posterior confinamiento, corran peligro de desaparicin, al menos con sus formas de vida originales. Estos estudios sobre las tribus indias se iniciaron con la publicacin de un ensayo de Rufus Anderson en 1825 que contena las memorias de una mujer cherokee. El estudio de la aplicacin del mtodo biogrfico en esta
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etapa es de gran inters, pues presenta el aliciente de estar sometido a toda clase de influencias nefastas que podran haberlo invalidado. La razn es que esta literatura sobre la vida de los indios se hizo muy popular, por lo que fue objeto de una fuerte explotacin econmica, que llev a algunos editores a adaptar los relatos a las preferencias del pblico, desvirtuando su autenticidad. Ver cmo en medio de esta confusin interesada los antroplogos son capaces de realizar una labor rigurosa y separar la paja del trigo es todo un ejemplo para aprender cmo se usa el mtodo biogrfico en Antropologa. El uso en Sociologa ha sido, si cabe, ms amplio, pues aunque como ha sealado Kluckhohn las libretas de campo de los antroplogos suelen estar llenas de esbozos o de verdaderos relatos biogrficos, stas raramente han visto la luz en forma de historias de vida. La razn es que el objetivo de la Antropologa est ms orientado a desvelar las bases de constitucin y funcionamiento de los sistemas socioculturales que a interesarse por las trayectorias individuales. La produccin de los socilogos ha sido mayor porque el estudio de los problemas sociales se presta ms a poner de manifiesto la participacin de los distintos actores en el problema. O, quizs, estimulados por el que puede ser considerado el ejemplo ms significativo del uso del mtodo biogrfico en sociologa, que es el trabajo de Thomas y Znaniecki de 1920 El campesino polaco en Europa y Amrica, en el que

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se narran las peripecias de un campesino que emigra a Estados Unidos desde un pequeo pueblo de Polonia. Describe la infancia en su pueblo como hijo de un herrero, su trabajo como panadero, su emigracin a Alemania en busca de empleo y su llegada y vida en Chicago. Los autores analizaron el entramado de relaciones que vincula la estructura social y el carcter individual. Tambin investigaron si ciertas pautas de socializacin tpicas de la vida rural polaca se adaptaban o no a la vida social e individual norteamericana. A partir de entonces son innumerables los estudios sociolgicos que han utilizado el mtodo biogrfico. Entre estos cabe destacar los estudios de la marginacin. Los procesos de cambio, desplazamientos y migraciones tan ntimamente ligados a las situaciones de marginalidad y pobreza en las sociedades industriales interesan cada vez ms a los socilogos. En Europa se recibe un flujo continuo de poblacin de orgenes sociales religiosos y culturales de lo ms diverso, que van desplazando poco a poco a la mano de obra autctona por la escasa natalidad y el envejecimiento de la poblacin. Muchos de estos emigrantes pasan por las manos de los trabajadores sociales en su proceso de integracin. Las Historias Sociales que stos hagan constituirn sin duda un material valiossimo de investigacin para unos estudios que tienen que descender al anlisis del comportamiento sociolgico de las poblaciones emigradas.

Se puede seguir argumentando ms sobre la utilizacin del mtodo biogrfico en otras ciencias, como la Historia, donde es evidente, o en la medicina o psicologa, porque se van a utilizar las aplicaciones en estas ciencias para lograr una mayor aproximacin a la Historia Social. Desde el punto de vista de la clasificacin de los distintos documentos biogrficos existentes, la Historia Social se aproxima ms a lo que Pujadas Muoz llama Historias de Vida. Este autor distingue en primer lugar los documentos personales de los registros obtenidos por encuesta. Entre los primeros se encuentran las autobiografas, las memorias as como toda documentacin personal como correspondencia, fotografas, etc, esto es, cualquier tipo de registro no motivado por el investigador en el desarrollo de su trabajo. Entre los registros por encuesta, Pujadas distingue, por un lado, la historia de la vida de una persona tal como ella lo cuenta, que se corresponde con los trminos ingls de Jite storyo el francs rct de vie y propone llamar relatos de vida. Por otro lado, seala la reconstruccin que el investigador puede hacer de la forma ms objetiva posible aadiendo al relato de vida la informacin aportada por cualquier otra fuente documental, como la personal, correspondencia, etc. a la que propone llamar historia de vida, equivalente a lite hstory o histoire de Vie. La diferencia entre la Historia de Vida y la Historia Social hay que bus-

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carla en el fin de cada una de ellas. La Historia de Vida es, segn Pujadas, <el relato autobiogrfico obtenido por el investigador mediante entrevistas sucesivas, en las que el objetivo es mostrar el testimonio subjetivo de una persona en la que se recojan tanto los acontecimientos como las valoraciones que dicha persona hace de su propia existencia. En ella el investigador es solamente el inductor de a narracin, a la que puede agregar aquellas fuentes documentales a las que tenga acceso. Un ejemplo caracterstico es la biografa de Jenny Masterson, una anciana acogida en una residencia que se queja de su internamiento, y que sirvi a Gordon AiIport5 para un magnifico estudio sobre las modificaciones de la vida individual como resultado de su internamiento en una institucin de acogida, gracias a que llegaron a sus manos las cartas enviadas por Jenny a dos amigos de su nico hijo. Tambin Thomas y Znaniecki utilizaron cartas de emigrantes polacos a su familia. Pero el Trabajo Social tiene una vocacin de intervencin para modificar la realidad, lo que quiere decir que el trabajador social conf ecciona su historia para realizar un diagnstico de la situacin y proceder a aplicar unas medidas correctoras, por lo que tiene que tomar medidas que le faciliten la inmediatez de la decisin y de la accin. El objetivo de la Historia Social es la intervencin social. En este sentido hay quien asimila la Historia Social a la Historia Clnica utilizada en Medicina, en cuyo caso el procedimiento de obtencin de datos seria la
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anamnesis mdica, olvidando que en sta la preocupacin y finalidad residen en la recopilacin de datos, unos sntomas objetivos, que le lleven a deducir un diagnstico cierto, mientras que el paciente queda reducido a un mero mediador entre esos datos y el mdico. Este, a veces, ni siquiera puede utilizar al propio paciente como informador, como ocurre en la anamnesis peditrica. Algo completamente diferente al problema planteado en Trabajo Social, donde la persona con sus circunstancias forma parte integrante del propio problema. Ms se aproxima, sin embargo, la Historia Social a la Historia Clnica que hace el mdico para las enfermedades psicosomticas, que exige una consideracin bidimensional y simultnea del acontecer corporal y psquico tal como ocurre en las psiconeurosis y en las neurosis de rganos. Para estos casos la medicina cuenta con la llamada anamnesis biogrfica, cuyo propsito es poner en claro las interrelaciones existentes entre la historia vital y la historia clinica. Esto indica que se puede encontrar una mejor aproximacin estudiando los documentos usados en psicologa. En efecto, la anamnesis biogrfica se incorpor a la medicina de la mano de las escuelas psiquitricas, y son estos y los psiclogos quienes han perfeccionado el mtodo. La mejor gua terica para construir la Historia Social es utilizar el mtodo de la llamada entrevista psicolgica de evaluacin o diagnstica. Rodrguez Sutil 6 despus de afirmar que la mayora de los auto-

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res sealan que la entrevista en psicologia es el principal mtodo de diagnstico y aquel en que, en definitiva, se resumen todos los dems, constata la escasez de literatura al respecto, y que la que hay tiene la forma de manuales con tcnicas y consejos. Esto le lleva a afirmar que la entrevista es ms un arte> que una tcnica.

La Historia Social
La Historia Social es el primer documento en el tiempo de todos los utilizados en Trabajo Social. Fue Mary Richmond quien estableci la necesidad de una sistematizacin del conocimiento sobre la vida de los pobres y necesitados, hacindola ms cientfica y eficaz, teniendo en cuenta las caracteristicas de la persona, su entorno social y cultural y todo segn la escala de valores que la sociedad en ese momento tiene. Toda esta informacin no poda quedar al albur de las memorias de los profesionales o de sus notas anrquicas, por lo que se estableci la confeccin de la Historia. Posteriormente se ha visto influenciada en su contenido y valoracin por las teoras a las que se ha adscrito el Trabajo Social en cada momento histrico en cada sociedad concreta. As, en unas pocas se centr ms en el individuo y en otras ms en la sociedad, cargando las responsabilidades y las soluciones de los problemas en mayor grado a uno u otra. Hoy da su contenido ms frecuente es el correspondiente a una

Historia Social familiar, y lo constituyen las caractersticas individuales de los miembros de una familia en su trayectoria educativa, econmica, laboral, de salud, etc., as como las relaciones existentes entre ellos y con el entorno social en que estn insertos. La estructura del documento se realiza por temas y, dentro de ellos, por descripcin secuencial. Tambin se adjuntan otros documentos como los informes que, realizados por otras instituciones, complementan conocimientos sobre las personas o el barrio. Los temas en torno a los cuales se articula la Historia Social son:

Datos de identificacin del Composicin familiar. Trayectoria educativa. Trayectoria sanitaria. Evolucin econmica y laboral. Tipo de vivienda Caractersticas del barrio. Relaciones familiares y sociaAsociacionismo, etc.

cliente.

les.

Aunque los apartados del documento coinciden bsicamente con los contenidos de la Ficha y el Informe Social, la forma de tratarlos es totalmente distinta, ya que el objetivo del documento as lo exige. La Historia Social recoge las races humanistas del Trabajo Social, y as, a la hora de, por ejemplo, describir la vivienda, el Informe y la Ficha describirn la vivienda actual, el nmero de habitaciones su equipamiento, etc. La Historia Social aadit las causas de que vivan all, otras
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viviendas tuvieron antes, cul es el grado de satisfaccin de los ocupantes con la vivienda, etc. Aunque solamente se incorpora la variable tiempo, ya da una comprensin de la situacin actual, y sincroniza los hechos con otros acontecimientos que puedan ser relevantes. Otro ejemplo es que la Historia respeta las expresiones empleadas por los clientes, lo que recoge <su cultura, su forma particular de nombrar las cosas, riqueza que se pierde en los otros documentos. Siendo el cliente el centro de su atencin y, respetando el principio de autodeterminacin por el que el cliente es libre de escoger sus propias soluciones, el trabajador social, al realizar la Historia Social, trabaja cara a cara con su cliente, contribuyendo a encontrar las soluciones adecuadas con el solo hecho del mantenimiento de la entrevista. Es la interrelacin profesionalcliente, cuya importancia ya destac Octavia Hill en los procesos de ayuda. La descripcin que se hace a continuacin sobre la forma de recoger la informacin para la Historia Social est basada fundamentalmente en la entrevista psicolgica de evaluacin o diagnstico.

bilidad de descubrir otros menos visibles pero ms significativos que sean los verdaderos motores del comportamiento y expliquen la reaccin de la persona. Esta tarea es lenta y a ella se debe acceder con la mayor flexibilidad y concentracin posible. Las estrategias que ofrece la entrevista psicolgica para poderlas aplicar son bsicamente tres: La directiva, til para obtener una informacin determinada y precisa referente al problema que motiva la consulta. Es la tpica de la anamnesis mdica. El entrevistador dirige el proceso de principio a fin, buscando una informacin determinada. Esta es adecuada cuando la causa a corregir es completamente ajena a la voluntad del individuo.

La no directiva, tpica de Freud y su mtodo. En ella el entrevistador en principio no dota de ninguna estructura al proceso, sino que es el entrevistado quien va produciendo la informacin segn su propio hilo narrativo. La entrevista carece de estructura salvo la que el sujeto le d. Es ms propia de la entrevista psicolgica teraputica.

Realizacin y contenido de la Historia Social Aunque existen hojas orientativas con una descripcin bastante detallada del contenido que debe tener la Historia Social, en la recopilacin de los datos hay que tener presente siempre la posiCuadernos de Trabajo Social 2000. 13: 75-90

La semi-directiva o semi-estructurada, que es la ms caracterstica de la entrevista psicolgica diagnstica o de evaluacin. Es un modelo mixto de las dos anteriores y, por tanto, va alternando fases con una u otra, obteniendo en la fase directiva datos objetivos, muchas veces cuantificables, y en la no directiva informaciones subjetivas que permitan deducir el comportamiento del

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cliente frente a su problema y la visin que tiene del mismo. Esta ltima es la ms recomendable para la confeccin de la Historia Social en la que hay que obtener una serie de datos objetivos que luego pasarn a integrar la Ficha Social, junto a otros que orienten al profesional para establecer el mejor diagnstico posible. Aunque la Historia Social permite una gran creatividad conviene disponer de patrones o guas de la entrevista que eviten el olvido de recoger datos importantes, y resten anarqua en las fases no directivas de la entrevista. En su desarrollo la entrevista pasa por una serie de fases de las que se pueden destacar las siguientes: La entrada, que es el primer contacto con el cliente, y que tiene dos momentos:

que conviven con el cliente, se puede pasar a una fase no directiva en la que el entrevistado puede expresar su opinin sobre ellos e incluso, los sentimientos que le provocan algunas relaciones particulares. El encuadre, en la que el entrevistador ha elaborado internamente sus conclusiones particulares y las expone al cliente buscando su acuerdo. Estas conclusiones pueden ser tan simples como expresarle al cliente la necesidad de una segunda entrevista, si es que el trabajador social tiene que recabar otros datos o asesorarse antes de dar una solucin, o puede plantear ya una primera accin inicial a realizar. En esta fase es importante que se establezca un verdadero dilogo, para lo que debern utilizarse las tcnicas adecuadas, como reclamar la devolucin de la informacin para estar seguros de que el cliente nos ha comprendido perfectamente.

Uno no directivo correspondiente a la contestacin a la pregunta inicial dgame, qu le trae por aqu?, dicha en tono emptico que facilite una respuesta fluida Uno segundo directivo en el que se recogen los datos ms relevantes empezando por los de identificacin La indagacin, en la que se alternan fases directivas y no directivas a medida que se va investigando sobre diferentes aspectos. Asi por ejemplo, despus de una fase directiva de la que se obtiene la composicin exacta del nmero y parentesco de las personas

En las prcticas sobre confeccin de una Historia Social se deben repasar las tcnicas de la entrevista que se imparten junto con las tcnicas de observacin y de registro y recopilacin de la informacin en los temas correspondientes, aunque como recordatorio se pueden destacar aqu algunos aspectos: Hay preguntas abiertas que permiten libertad al entrevistado para elaborar su respuesta, y preguntas cerradas que implican una respuesta nica. Estas ltimas deben formularse con gran claridad evitando ambigedades.

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Una entrevista semi-estructurada exige dejar espacios para que el entrevistado pueda organizar sus respuestas, por lo que hay que ser consciente del manejo de los silencios. Estos suelen provocar alguna ansiedad en el entrevistado, lo que no es malo si no llega a extremos patolgicos o que muevan al desafo, pues suelen facilitar que el entrevistado se exprese con mayor espontaneidad.

En lo que se refiere a los documentos especficos de Trabajo Social, se vio que los dos documentos que sirven de relacin entre los distintos servicios y profesionales son la Ficha y el Informe Social. Son adems los documentos que contienen la informacin ms cuantificable y, por tanto, susceptible de tratamiento posterior a efectos estadsticos o de investigacin. Conscientes de la oportunidad histrica de hacer las cosas bien desde el principio, el Consejo General de Trabajadores Sociales y Asistentes Sociales se puso a la labor de diseo de estos documentos, convocando un Seminario de Ficha e Informe Social, y publicando en 1985 un pequeo manual sobre estos dos documentos bsicos para someterlos a discusin y ofrecerlos a la Administracin para la implantacin de los Servicios Sociales. Asi se ha hecho en todas las Comunidades Autnomas, y en Andaluca la Ficha y el Informe Social se encuentran informatizados, es decir unificados y normalizados a travs del programa SIUSS, del que se han impartido cursos para usuarios destinados a todas las personas relacionadas con el tema. Los objetivos generales buscados con la normalizacin de documentos son: Conseguir la unificacin y homogeinizacin de los instrumentos de trabajo Acreditar la tarea profesional cualitativa y cuantitativamente basn

Otro aspecto a tener en cuenta es la terminologa del lenguaje empleado. Lo importante es que el cliente entienda lo que se le dice, y esto se facilita usando un lenguaje prximo al que l utiliza, aunque en algunos casos, al prescindir de trminos cientficos que el cliente no podra entender, se produzca una cierta imprecisin desde el punto de vista cientfico. El uso del lenguaje especializado es imprescindible para el dilogo con otros profesionales, pero se puede obviar en el trato con los clientes si con ello se consigue mejorar la comunicacin.

Por ltimo, hay que recordar siempre que hay que respetar la libertad de respuesta del entrevistado.

Normalizacin de la Ficha Social y el Informe Social Con buen criterio, desde la creachin de los Servicios Sociales se decidi dotarlos de una estructura de manejo de documentos que facilitara la atencin a los usuarios, incorporando las ventajas que se derivan de una correcta informatizacin.
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dose en instrumentos de mayor fiabilidad Acceder a un conocimiento ms riguroso de las causas y efectos en relacin a necesidades sociales y a la comprobacin de la validez de los recursos aplicados a esas necesidades

La Ficha Social Es la parte Comn sistematizabie y cuantificable de la Historia Social. Del tratamiento de los datos aportados por la Ficha Social se pueden obtener ndices de funcionamiento de los Servicios Sociales, como por ejempo, duracin media de los casos atendidos, tiempos de espera en la solucin de los problemas o tipos de demandas ms frecuentes planteadas. Por tanto, al ser necesario el tratamiento conjunto de datos de las Pichas, sta se divide en dos partes: una que contiene los datos confidenciales de identificacin personal a la que slo tiene acceso el centro que lo trata,

En cuanto a los objetivos especficos comunes a Informe y Ficha son: Sistematizacin de la problemtica atendida en los distintos servicios.

Deteccin de los problemas individuales y colectivos desde criterios homogneos.

Garantizar una informacin

correcta. Establecer una va de coordinacin de organismos, instituciones o entidades, tanto pblicas como privadas, prestadores de recursos y servicios Sociales.

y otra destinada a formar parte, adems, del Banco de Datos general.

Prevenir desigualdades en la prestacin de recursos y servicios sociales.

Realizar un correcto seguimiento de los problemas planteados en los servicios hasta la solucin de los mismos.

El contenido de la Ficha Social coincide esencialmente con el de la Historia, slo que, como se ha dicho, se extraen nicamente los datos cuantificables o sistematizables. Tiene un formato uniforme con respuestas codificadas.

El Informe Social Este documento es la sntesis explicativa, respecto de una situacin dada, que emite el trabajador social como resultado del estudio, valoracin y dictamen para el logro de un objetivo determinado.
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Racionalizar aplicacin de recursos y servicios.

Facilitar el conocimientode las dificultades o necesidades del usuario en la derivacin de la demanda.

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Una vez analizada la informacin obtenida y reflejada en la Historia Social, el trabajador social debe elaborar el diagnstico o interpretacin de los datos, y como consecuencia dar una respuesta a las necesidades planteadas, pasando a movilizarse para conseguir los recursos que sean necesarios. Es en este punto donde entra en juego el Informe Social, pues a travs de l se informa a las Instituciones prestadoras de recursos y a los profesionales que hay en ellas de las necesidades planteadas a aquel cliente concreto, para que habiliten lo necesario para darles respuesta. Por tanto, informe son:

ms destacable es la utilizacin de un lenguaje profesional, con una terminologa precisa, evitando el uso de eufemismos o expresiones que se prestan a confusin o introducen ambigedad. Es decir, el Informe debe elaborarse: Con datos fiables, evitando cifras aproximadas, puntualizaciones incorrectas, etc.

Con precisin en la terminologa usada.

Con claridad expositiva, con un hilo conductor claramente visible.

Con argumentacin didctica, omitiendo ancdotas, etc.

los objetivos del En cuanto al contenido, la normalizacin impuesta corrige muchos errores de los Informes Sociales del pasado, que muchas veces se limitaban a expresar las condiciones econmicas, pues iban destinados a obtener ayudas de la Beneficencia, que era lo nico que haba. No obstante, la normalizacin no condiciona la libertad del trabajador social, que a la hora de emitir su Informe selecciona los datos que cree ms relevantes y, por ejemplo, valora con entera libertad el grado de urgencia en la prestacin demandada segn se aprecie en la necesidad planteada. El trabajador social debe ser consciente de que nunca se podr amparar en la estructura del documento, o en otros aspectos formales, para justificar una omisin de informacin o una descripcin deficiente.

Dar a conocer la existencia y caractersticas de una situacin social determinada, con el propsito de paliarla o de modificarla. Aportar informacin para el dictamen profesional.

Obtener recursos sociales ya establecidos.

Promover recursos sociales.

Facilitar informacin a otro trabajador social o a otro profesional de los Servicios Sociales.

Volver a reflexionar sobre el dictamen profesional al proceder a reflejar en el Informe todo el conjunto de datos del problema.

En cuanto a las cualidades tcnicas que debe de tener el Informe, lo

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La tca en la elaboracin de la informacin

Las personas que acuden al trabajador social lo hacen con el convencimiento de que ste acta atenindose a las reglas de la tica profesional y que, por tanto, va a respetar la confidencialidad de los datos suministrados. En particular, conviene recordar tres aspectos ligados a la tica profesional que tienen ms relevancia en relacin a la documentacin que maneja el trabajador social: En primer lugar la informacin debe ser veraz. Es difcil sustraerse al subjetivismo a la hora de reflejar la informacin, y mucho ms cuando se emite una opinin en un informe. Pero hay que evitar en cualquier caso que para apoyar las opiniones que se expresan se desvirte lo ms mnimo la informacin.

te o, si esto no fuera posible, asegurarse de que el investigador va a mantener la confidencialidad exigida. Por ltimo, el trasiego de informacin debe ser eficaz, de manera que la informacin y los informes se envien a las personas adecuadas o se presenten en lugar y tiempo oportuno, evitando que por no hacerlo as se pierdan documentos, haya que repetirlos o lleguen a personas equivocadas que no tienen porqu tener acceso a la informacin.

conclusin
Dentro de toda la informacin que utilizan los trabajadores sociales en su desempeo profesional se ha repasado la documentacin que es especfica de Trabajo Social, la Historia, la Ficha y el Informe Social. Se ha visto cmo la Historia Social es el documento donde se recopila toda la informacin que adquiere el trabajador social y que es el documento fuente a partir del cual se elaboran la Ficha y el Informe Social. Tambin se ha repasado la metodologia para la elaboracin de la Historia Social y se la ha relacionado con la metodologa seguida en otras ciencias sociales afines, confirmando una vez ms el pluralismo cognitivo y metodolgico caracterstico del Trabajo Social. Y finalmente se ha puesto de manifiesto la importancia de trabajar de forma rigurosa en la elaboracin de la
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Toda la informacin suministrada por el cliente tiene carcter confidencial y est amparada por el secreto profesional. Por tanto, el trabajador social slo podr desvelar esta informacin en la medida en que sea estrictamente necesario para conseguir la prestacin o ayuda necesaria. Cuando suministre informacin para la estadstica o la investigacin deber asegurarse de que la que se suministra est desprovista de toda posibilidad de identilicacin personal. Si la investigacin que se va a realizar requiere el suministro de informacin confidencial deber recabar la autorizacin del informan

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informacin, pues es la base de la accin que permite intervenir en la realidad que es la vocacin del Trabajo Social. intervencin que debe ajustarse en todo momento a lo exigido por la tica profesional como es natural, y que en el manejo de la documentacin requiere una especial atencin.

Notas
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2.

Bibliografa
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