1"

10.

Documentos bsicos en

Trabajo Social

Celsa Cceres Rodguez

Asuncin Civicos Jurez
Manuel Hernndez Hernndez
Berta Puyol lerga

1.

Introduccin

Los profesionales del Trabajo Social, especialmente en el desempeo de las

diferentes funciones en mbitos institucionales, necesitamos de soportes
documentales para sistematizar, organizar y gestionar adecuadamente la in
formacin que manejamos. tanto desde el punto de vista tcnico como ti
co. El tratamiento de la informacin debe cumplir los requisitos de eficacia
y eficiencia, de modo que su utilidad revierta en los usuarios del servicio,
en la propia institucin y en los profesionales implicados en los procesos de
intervencin,
El expediente nos ayuda a ordenar, recuperar y sistematizar la informa
cin referida a un usuario o unidad de convivencia, o de una familia. Se
concreta en una carpeta de archivo donde se recogen y custodian todos los
datos de la realidad atendida. Es la recopilacin de todos los instrumentos
con informaciones, tanto bsicas como complementarias, correspondientes
a la persona usuaria del servicio y a su entorno sociofamiliar, convivencial,
vecinal, cultural, econmico, laboral, institucional, etc. Se sabe que no es
exclusivo de los trabajadores sociales, ya que otros tcnicos del
como psiclogos, educadores, etc., contribuyen a su construccin, sistema
tizacin, consulta y valoracin.
El expediente debe estar integrado, fundamentalmente. por la ficha so
cial; la historia social; el registro de entrevistas; la hoja-planilla de segui

385

untl,linento~

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miento; el genograma o familiograma; el ecomapa; los informes sociales,

psicolgicos, mdicos, etc; el registro estadstico de actividades; la ficha
directorio de recursos sociales utilizados y otros documentos de inters
para el caso. Aunque son muchas las instituciones que mantienen los expe
dientes en soporte papel, cada vez es ms frecuente hacerlo en soporte elec
trnico.
Conviene recordar la necesidad de equilibrio entre el exceso de burocra
cia y el tiempo dedicado a cumplimentar los instrumentos y los protocolos
de registro de informacin que sean necesarios, desde el punto de vista tc
nico y tico, para una intervencin adecuada.
En este captulo nos centraremos en los tres documentos ms especfi
cos de la profesin: historia social, ficha social e informe social.

2.

La historia social

La historia social es el primer documento utilizado por los trabajadores y

trabajadoras sociales, desde una perspectiva histrica. Corresponde a Mary
Richmond la propuesta de sistematizar el conocimiento de las personas con
las que se intervena y la confeccin de la historia social, haciendo dicho
conocimiento ms cientfico y eficaz (Prez, 2000).
Se trata de una narracin descriptiva y explicativa de la evolucin expe
rimentada por la unidad de anlisis. Es el documento ms bsico e impor
tante del expediente y facilita la comprensin de la trayectoria de la persona
o familia con la que se trabaja, tanto en el momento actual, como en el fu
turo, a los trabajadores sociales que puedan hacerse cargo. Naturalmente,
la historia debe actualizarse peridicamente para que no pierda su utili
tal como indica uno de los autores del presente captulo (Hernndez,
2006: 584).
El Cdigo Deontolgico define la historia social como el documento
bsico en el que se registran exhaustivamente los datos personales, familia
res, sanitarios, de vivienda, econmicos, laborales, educativos y cualesquie
ra otros significativos de la situacin sociofamiliar de un usuario, la de
manda, el diagnstico y la subsiguiente intervencin y la evolucin de tal
situacin (Consejo General de Colegios Oficiales de Diplomados en Tra
bajo Social y Asistentes Sociales, 1999: 8).
La historia social es una sntesis del pasado e incluso del presente ms
inmediato. Se apoya en los documentos primarios (declaraciones, registros
de entrevista, historias de vida elaboradas por los propios afectados, entre
La historia social es un relato representativo de las variables centra
les y de los acontecimientos experimentados. En definitiva, la historia so
cial no es una mera descripcin o enumeracin de datos, agrupados de for

386

10. Documentos bsicos en

Social

ma acumulativa, sino un guin con sentido en el que se interrelacionan va

riables y se explica la vida o parte de ella de una persona, una familia, una
comunidad o una organizacin. La historia social o cronologa es un docu
mento en el que se recogen los datos de forma diacrnica o histrica de la
situacin de la unidad de anlisis (usuario y entorno)>> (VVAA., 1990: 63).
En la confeccin de la historia social se deben tener en cuenta las tcni
cas de la entrevista, la observacin, as como la recopilacin y el registro de
la informacin, como nos recuerda Prez (2000). En este proceso se obtie
nen una serie de datos objetivos que posteriormente formarn parte de la fi
cha social y de los informes sociales que sean necesarios para la adecuada
intervencin y resolucin de los problemas o dificultades que afectan a los
usuarios.
La historia social pretende conseguir dos tipos de objetivos: por un lado,
permte conocer todos los hechos, los sucesos y los episodios importantes
en la vida de una persona o familia, tanto pasados como presentes y que in
fluyen en las circunstancias actuales y la explicacin de las mismas. ste
sera un objetivo a corto plazo. A largo plazo, este documento nos sirve
para elaborar el diagnstico social, plantear o promover posibles actuacio
nes, facilitar et'seguimiento profesional del cliente, permitir a otros profe
sionales conocer la valoracin de su problemtica concreta, y extraer los
elementos necesarios para realizar los informes sociales que aconsejen el
tratamiento a seguiD> (Moix, 2006:
Es necesario recordar la importancia que tiene la realizacin de la histo
ria social y no confundirla con la ficha social o con el informe social. Aun
que coincidan algunos epgrafes o contenidos temticos, la finalidad, obje
tivos, tratamiento de los datos y proceso metodolgico para su obtencin
son diferentes. La historia social recoge las races humanistas del Trabajo
Social (Prez, 2000). Cuando se trata de describir la vivienda, por poner un
ejemplo, la ficha social y --en su caso- el informe social describen la vi
vienda actual, situacin, dimensiones, existencia o no de barreras arquitec
tnicas, etc. La historia social, en cambio, reflejar las viviendas anteriores,
el grado de satisfaccin con la vivienda actual, as como las causas por las
que viven en ella, etc. Otro rasgo importante de este soporte documental es
que permite un registro literal de las circunstancias y vivencias de los usua
rios, tal como lo cuentan, con las expresiones literales, rasgos culturales y
otros matices cuya riqueza se pierde al seleccionar y sistematizar los datos
estrictos y en el lenguaje tcnico que la ficha o el informe sociales exi
gen.
Queda patente que ste es uno de los documentos ms importantes para
los profesionales del Trabajo Social. Las unidades de anlisis (casos indivi
duales y familiares, grupos, comunidades, asociaciones, organizaciones,
contextos sociales de mayor entidad ... ) presentan una cualidad de dinamici

387

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Donentos tldsi" f:1l

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2.2. Funcionamiento familiar:

dad. Al igual que no es posible la comprensin de los fenmenos y procesos

sociales de las personas sin vincularlos a los sistemas y subsistemas donde
se hallan insertas (de ah la relevancia del genograma, del ecomapa o del
anlisis de condiciones estructurales), no parece lgica la comprensin de
dichos procesos sin un anlisis temporal o diacrnico (Hemndez, 2006).
Partiendo de este enfoque sistmico, suscribimos la propuesta de Louise
Johnson, s. f.r. Escartn (1998) y Prez de Ayala (1999) y apostamos por la
incorporacin del siguiente modelo de historia social. Es obvio que en fun
cin del contexto nstitucional y sectorial o del modelo de intervencin, en
tre otras variables que pueden influir, el modelo o esquema de historia so
cial puede variar.

2.2.1. Modelos de comunicacin.

2.2.2. Toma de decisin respecto a la asuncin de estos
modelos.
2.2.3. Asuncin de roles: educacin de los hijos; gestin y
reparto de las tareas domsticas; miembros que sos
tienen el sistema familiar; estmulos para el desarro
llo y cuidado de los hijos. Afecto.
2.2.4. Mecanismos de adaptacin e imitacin de la familia.
2.3. DesarrolIo de la historia familiar:

1. Identificacin de la informacin
Nombres de los miembros de la familia. Fechas de nacimiento y,

en su caso, de defuncin.

Fechas de matrimonios actuales y anteriores.

Grupo tnico y cultural. Religin.

2.3.1. Races, influencia del grupo cultural y generaciones

anteriores en el sistema familiar.
2.3.2. Acontecimientos significativos en la vida de la familia.
2.3.3. Desarrollo de la vida familiar.

111. Las idquietudes, necesidades, problemas

11. La familia como sistema

3.1. Motivos por los que la persona o familia acude a la institu

cin. Servicios que solicita.
3.2. Necesidades individuales de los miembros de la familia.
3.3. Necesidades de los subsistemas intrafamiliares (especial
atencin al subsistema marital y al parental. Identificacin
de los recursos, ayudas o cambios que precisa para su ade
cuado funcionamiento).
3.4. Necesidades y problemas del sistema familiar. Identificar
problemas y bloqueos que impiden la satisfaccin de necesi
dades; cmo influyen individualmente y en el conjunto del
sistema familiar ... Considerar la distribucin de responsabi
lidades, expectativas y cualquier otro factor que influya en la
familia como sistema.

2.1. Estructura familiar:

2.1.1. Identificar todas las personas que funcionen dentro
del sistema familiar, incluyendo a los miembros de
la familia extensa.
2.1.2. Subsistemas. Describir las interrelaciones y funcio
namiento del subsistema marital, parental. paterno
filial, fraternal, otros.
2.1.3. Cohesin familiar. Lmites, alianzas. Esto debe in
cluir los resultados de las conexiones y separaciones
entre los miembros de la familia. Especificacin de
las reglas y normas; clima emocional.
2.1.4. Describir el entorno familiar: estilo de vida de la fa
milia; estatus socioeconmico; tipo de comunidad y
vecindario donde vive la familia y las relaciones en
tre ambos; describir los recursos de la comunidad o
vecindario y la implicacin de la familia en su co
munidad; grupo cultural de referencia e identifica
cin con el mismo grado de influencia en el sistema
familiar; recursos; responsabilidades y obligaciones
de la familia para con l.

388

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IV.

Recursos y limitaciones para responder a las necesidades

4.1. Expectativas de la familia con respecto a los resultados del
servicio solicitado.
4.2. Ideas, intereses y planes de la familia, que sean relevantes
para la prestacin de la ayuda.
4.3. Motivacin de la familia para pedir apoyo y para cambiar.
4.4. Capacidad de la familia para cambiar. Aspectos a rectificar.

389

r
Fundamentos del Trabajo Social

4.5. Recursos internos y externos de la familia para soportar o

el cambio.
4.6. Otros factores que afecten la motivacin, oportunidad o ca
pacidad del sistema familiar para cambiar.
4.7. Existencia o no, en la comunidad de los recursos necesarios
para ayudar a la famlia a resolver sus problemas y cmo 10
viven sus miembros.

3. La ficha social
La ficha social es otro instrumento profesional bsico de sistematizacin de
la informacin, obtenida por quienes ejercen el Trabajo Social en la rela
cin que establecen con los usuarios en los procesos de ayuda. No incluye
toda la informacin del caso, sino aquella susceptible de sistematizacin.
As, el resto de informacin producida en el proceso de intervencin profe
sional quedar recogida en la historia social y en otros documentos de re
gistro que configuran el expediente de la persona o familia demandante de
atencin en los Servicios Sociales y otros servicios de Trabajo Social.
En 1986, en el documento Un modelo de ficha social. Manual de utili
zacin, publicado por el Consejo General de Colegios de Diplomados en
Trabajo Social y Asistentes Sociales, se plantea un modelo de ficha social y
se indica que la ficha social es un soporte documental de aplicacin gene
ral en el sentido de que contiene todos aquellos datos comunes a cualquier
usuario de los servicios sociales (Consejo General de Colegios Oficiales
de Diplomados en Trabajo Social y Asistentes Sociales, 1986:
La confeccin y publicacin del modelo de ficha social anteriormente
mencionada, supuso para el colectivo de profesionales del Trabajo Social el
cumplimiento de una aspiracin profesional, ya que se entiende que su
puesta en marcha es un elemento de mejora de la prctica profesional y de
consolidacin de la disciplina. Tambin se considera que los datos inclui
dos en la ficha social posibilitan la realizacin de estudios e investigaciones
que aportan informacin suficiente para establecer comparaciones sobre el
tipo de demandas presentadas en los servicios sociales, sobre los recursos
utilizados y sobre las caractersticas de las personas que las realizan. Esta
primera propuesta de ficha social, consensuada en el colectivo de trabaja
dores sociales, inclua los siguientes aspectos:
Parte 1:
Parte 11:
Parte III:
Parte IV:

390

Datos
Datos
Datos
Datos

del usuario.
sociodemogrficos.
del hbitat.
de intervencin social.

10, f))llllentos Msico5

~n

Trabajo Social

A su vez, esta primera ficha social contena un apartado de anexos en el

que se recoga: un modelo grfico de ficha social, la definicin de algunos
trminos utilizados, las definiciones de los indicadores de actuacin y los
cdigos provinciales y municipales.
En el Cdigo Deontolgico, aprobado por la Asamblea General de Co
legios Oficiales de Diplomados en Trabajo Social y Asistentes Sociales en
su sesin extraordinaria de 29 de mayo de 1999, se define la ficha social
como el soporte documental del trabajo sociaL en el que se registra la in
formacin sistematizable de la historia social>} (Cdigo Deontolgico,
art. 3.2).
As mismo, Prez (2000) plantea que la ficha social es la parte comn
sistematizable y cuantificable de la historia social. ( ... ) Por tanto, al ser ne
cesario el tratamiento conjunto de datos de la ficha, sta se divide en dos
partes:
Una, que contiene los datos confidenciales de identificacin perso

nal. a la que slo tiene acceso el centro que lo trata.

y otra, destinada a formar parte, adems, del Banco de Datos Ge

neral.

El contenido de la ficha social coincide esencialmente con el de la his

toria, slo que, como se ha dicho, se extraen nicamente los datos cuanti
ficables o sistematizables. Tiene un formato uniforme con respuestas codifi
cadas (Prez, 2000: 87).
Podra indicarse que la ficha social es una gua de obtencin y registro
de informacin y puede ser considerada una base de datos. De una misma
ficha social se pueden extraer diferentes informes sociales, en funcin de
las necesidades. Los objetivos que se pretenden fundamentalmente con este
instrumento son: tener un conocimiento de la demanda y unificar el lenguaen Trabajo Social para el estudio y el anlisis de la realidad (Consejo
General de Colegios Oficiales de Diplomados en Trabajo Social y Asisten
tes Sociales, 1985: 30).
Entre otros objetivos, se podran asignar a la ficha social el permitir te
ner un mejor conocimiento de la demanda en los Servicios Sociales. Es de
cir, del perfil sociodemogrfico de las personas atendidas; de las dificulta
des, problemas y potencialidades que stas presentan; de las solicitudes y
necesidades planteadas y de las respuestas profesionales e institucionales.
Adems de los objetivos indicados, podra destacarse que la sistemati
zacin de la informacin posibilita la evaluacin del Sistema de Servicios
Sociales y la reprogramacin en los mismos. Favorece un mayor y mejor
conocimiento de los territorios en los que se llevarn a cabo las interven
ciones, facilitando la asignacin de recursos. Todos estos elementos son

391

r
fund;mel1tos del Trilbajo Social

esenciales para los procesos de planificacin, sobre todo en lo que se refie

re a la investigacin de la realidad y al diagnstico, que constituyen la base
de conocimiento sobre la que se edifica la intervencin, transfonnadora de
la realidad.
Considerando la ficha social como uno de los documentos bsicos en
Trabajo Social, el colectivo de profesionales, desde los aos ochenta, ha rea
lizado intentos para su homogeneizacin, entendiendo que la heterogenei
dad y la diversidad de la misma tiene efectos negativos para la administra
cin, los usuarios y los profesionales. As, entre estos aspectos negativos se
consideran los siguientes:
A) Retraso de la concesin de prestaciones y servicios ( ... ). B) Imagen distorsionada de
los trabajadores sociales. Fcilmente podemos ofrecer una imagen de funcionarios ad
ministrativos si no tenemos muy presente la importancia de las relaciones personales
en nuestro trabajo. Hemos de tener clara la utilidad de los datos que pedimos y explicar,
si es necesario, por qu necesitamos aquella informacin, ya que con nuestra actitud. o
con los datos que pedimos, a veces creamos falsas expectativas que, al no ser satisfe
chas, crean una actitud de rechazo y de desconfianza haca nuestros servicios ( ... ).
e) Mala informacin a los usuarios. Esta mala informacin da como resultado la caren
cia de respuesta adecuada a los casos atendidos, debido a los siguientes hechos: -En
ocasiones prestamos ms atencin a recoger los datos de la ficha que al usuario. -Falta
de perspectiva y desconocimiento de datos importantes ( ... ) (Consejo General de ColeOficiales de Diplomados en Trabajo Social y Asistentes Sociales, 2003: 12-13).

Por otra parte, una ficha social uniforme permitira la homogeneizacin

de los instrumentos de trabajo de los profesionales del Trabajo Social y as
poder acreditar la tarea profesional con ms fiabilidad y rigurosidad. Tam
bin permitira el acercamiento a la realidad social, a las difcultades que
presentan las personas, a las causas que las generan y a la validez de las
respuestas sociales que se ofrecen.
Se plantean como objetivos especfcos de este soporte documental:
l. Sistematizacin de la problemtica atendida en los distintos servicios.
2. Sistematizacin de la carencia de recursos detectada.
3. Deteccin de los problemas individuales y colectivos desde criterios
homogneos.
4. Garantizar una informacin correcta.
5. Establecer una correcta coordinacin de organismos, instituciones o
entidades, tanto pblicas como privadas, prestadores de recursos y
servicios sociales.
6. Prevenir desigualdades en la prestacin de recursos y Servicios So
ciales.

392

o DI)(u:rent(~s tj(lSllO':l

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So(iiJl

7. Realizar un correcto seguimiento de los problemas planteados en

los servicios hasta la solucin de los mismos.
8. Racionalizar la aplicacin de recursos y servicios.
9. Facilitar el conocimiento de las dificultades o necesidades del usuario
en la derivacin de la demanda (Consejo General de Colegios Ofi
ciales de Diplomados en Trabajo Social y Asistentes Sociales. 2003:
29-30).
Segn Caballero y Fernndez (2002), por su poder de gestin de la in
formacin, las Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin (TIC) se
presentan como una herramienta bsica en Servicios Sociales. As, para
que la informacin que se recoge en cualquier ficha social pueda tener una
utildad posterior. es necesaria su informatizacin y el diseo de una apli
cacin informtica que permita: sistematizar la informacin obtenida en la
relacin con los usuarios, sistematizar las demandas presentadas y los pro
cesos de evaluacin-diagnstico e intervencin social. Con ello posible
mente se modifica y mejora la gestin de los Servicios Sociales.
Como se indica en la publicacin del Consejo General de Colegios Ofi
ciales de Dipfomados en Trabajo Social y Asistentes Sociales: Dos docu
mentos bsicos en Trabajo Social. Estudio de la aplicacin del Informe y
ficha social ( 1985), en Espaa han existido varios intentos de informatizar
la actividad de los Servicios Sociales, con el fin de generar bases de datos
homologadas y tiles en los procesos de investigacin y de planificacin.
As, desde esta aspiracin nace el SIUSS (Sistema de Informacin de
Usuarios de Servicios Sociales), como resultado del esfuerzo conjunto del
colectivo de profesionales del Trabajo Social. de otros profesionales impli
cados en los Servicios Sociales y de la colaboracin entre corporaciones lo
cales, CC AA y Administracin central.
Actualmente el SIUSS es el sistema de informacin ms utilizado en los
Servicios Sociales Comunitarios en el mbito estatal. Su origen es la ficha
social. utilizada por el trabajador o trabajadora social de los Centros de Ser
vicios Sociales y de las Unidades de Trabajo Socia\. Surge como soporte
documental bsico de los Servicios Sociales Comunitarios y permite la uti
lizacin de un gran volumen de datos, adems de facilitar los procesos de
gestin y poner a disposicin de los profesionales una explotacin de los
mismos.
El soporte de este sistema lo constituye una aplicacin informtica basa
da en la ficha social de titularidad del Ministerio de Trabajo y Asuntos So
ciales. que a travs de convenios especficos se cede para su explotacin a
favor de las Administraciones autonmicas y locales conforme al siguiente
rgimen:

393

hFloa.nentos jel

Sometimiento a la legislacin de Funcin Estadstica Pblica y de

Proteccin de Datos de Carcter Personal y en concreto a las rdenes
ministeriales sobre creacin y modificacin de ficheros automatiza
dos de carcter personal.
Los datos especialmente protegidos, como los referidos al orden
tnico, la salud la vida sexual, la ideologa, religin y creencias,
slo podrn ser recabados mediante consentimiento previo y por
escrito del usuario, tanto en su
como en su tratamiento
posterior.
Como medida de proteccin y seguridad el acceso a los ficheros au
tomatizados slo podr ser posible a travs de las claves de usuario y
contrasea que se establezcan, que en todo caso sern secretas, per
sonales e intransferibles.

Como se seala en SIUSS V3. Manual de la aplicacin informtica

(2006): El incansable afn de los profesionales de Servicios Sociales de
todos los mbitos: Local, Autonmico y Estatal por mejorar y ampliar el
SlUSS ha producido desde su nacimiento la aparicin de versiones renova
das, siempre basadas en la primera versin, pero con sustanciales avances y
aportaciones novedosas que facilitan por una parte el trabajo de los profe
sionales y acortan, por otra, los tiempos de cumplimentacin, adems de
abordar la gestin a travs del SIUSS de las prestaciones que los Centros de
Servicios Sociales ofertan a los usuarios del Sistema (Ministerio de Traba
jo y Asuntos Sociales, 2006: 11-12).
La versin de tercera generacin intenta mejorar la recogida y registro
de informacin, as como las posibilidades de explotacin estadstica o las
garantas respecto a la proteccin de los datos.
Los objetivos especficos del SlUSS son:
A corto plazo:
Agilizar la gestin.

Facilitar el almacenamiento de los datos.

Identificar el problema.

Recoger necesidades y recursos.

A medio
Deteccin de necesidades.

Reorganizacin de los recursos.

Evaluacin y planificacin.

394

i)O(UI!',!nto$ bsicos en

SOClc1l

Soc1.,l

A largo plazo:
Planificacin, coordinacin, impulso y evaluacin de SS.SS.
Ordenacin del crecimiento de los recursos sociales.
e Conocimiento de la evolucin de las necesidades sociales y adecua
cin de los recursos.

Pero, adems, desde el SIUSS se pretende una utilidad inmediata en el

nivel de UTS:
l. Permitiendo una agilizacin de la gestin y el almacenamiento de
gran cantidad de datos de sus usuarios.
2. Hacer que el propio trabajador/a social pueda realizar la explotacin
estadstica de sus datos, lo que le posibilita y facilita un mejor cono
cimiento de los problemas de su zona y la elaboracin de sus infor
mes sociales.
3. Conocer el perfil socio-demogrfico de la poblacin que accede a
los servicios sociales.
4. Detectar los problemas individuales y colectivos desde criterios ho
mogneos de anlisis y valoracin.
5. Posibilitar la realizacin de un correcto seguimiento de los proble
mas planteados hasta la solucin de los mismos (Ministerio de
Trabajo y Asuntos Sociales, 2006: I
La ficha social est compuesta por cuatro partes: Datos personales, da
tos socio-familiares, datos del hbitat y datos de intervencin social (de
manda, valoracin, recurso idneo y recurso aplicado).
Mediante la aplicacin, los diferentes estamentos participantes de la
misma disponen de una importantsima fuente de informacin, por cuanto
el SIUSS,
l. Facilita la recogida de informacin por parte de los profesionales.
2. Posibilita la obtencin de estadsticas que permiten conocer la reali
dad sobre la que se trabaja en los cuatro niveles de instalacin:
UTS, CSS, CC.AA. y Ministerio.
3. Faculta para planificar los Servicios Sociales a partir de las necesi
dades detectadas con los datos obtenidos a travs de las estadsticas.
4. Permite conocer puntualmente los cambios de necesidades que se
van produciendo en la zona correspondiente (Ministerio de Traba
jo y Asuntos Sociales, 2006: 13-14).
395

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El Sistema de Informacin de Usuarios de Servicios Sociales se estruc

tura en cuatro niveles:

Unidad de Trabajo Social (UTS).

Centro de Servicios Sociales (CSS).
Comunidad Autnoma (CA).
Ministerio (MTAS).

~(La configuracin del Sistema se realiza de forma descendente para la

instalacin, ya que es el Ministerio el que instala en la CA, sta la que lo
lleva a cabo en los Centros y stos los que la realizan en las UTS. En cuan
to al transporte de datos, se efecta de forma ascendente: los datos obteni
dos en la UTS se trasladan al CSS, de ste a la CA y de sta al Ministerio,
siempre conservando la confidencialidad de los datos personales de los
usuarios, que solamente sern conocidos por la persona o personas gestoras
en el nivel de UTS.
De estos cuatro niveles, slo el correspondiente a la UTS tiene entre
sus funciones la toma de datos, dependiendo todos los dems de ste para
obtener las explotaciones correspondientes. Por otro lado, los niveles su
periores a la UTS sern los que garanticen, mediante el mantenimiento de
la aplicacin, la homogeneizacin de las tablas de codificacin y buen
funcionamiento del sistema (Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales,
2006: 15).
Una vez instalado el programa en las Comunidades Autnomas, Cen
tros de Servicios Sociales y UTS, y recibidos los volcados de datos de todo
el territorio, se podrn obtener, mediante tratamiento de los mismos y ex
plotaciones estadsticas correspondientes, los siguientes resultados:

Existen diferentes modelos de ficha social, como el sugerido por el ConGeneral de Trabajadores Sociales o la propuesta SIUSS y otras fichas
elaboradas por diversas instituciones. Entre las propuestas presentadas
mencionamos la indicada por uno de los autores de este texto, Hernndez
(2003: 555-588). La ficha recoge, adems del nmero de expediente y la
fecha de realizacin y de las posteriores actualizaciones, los siguientes as
pectos:
l.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
2.
13.
14.
15.
16.
17.
18.

Perfil de los usuarios de Servicios Sociales.

Perfil de usuarios de cada una de las prestaciones bsicas.

Informacin sobre demandas y evolucin temporal.

Informacin sobre intervenciones profesionales y recursos aplicados.

Con toda la informacin obtenida, se podr realizar:

-

396

Estudios de necesidades y recursos.

Reordenacin de los recursos sociales.
Evaluacin del sistema.
Desarrollo y promocin de los Servicios Sociales
196

2008:

19.
20.

Fuentes y tcnicas de obtencin de informacin.

Datos de identificacin de la persona de referencia.
Datos de la unidad de convivencia.
Situacin de salud de la unidad de convivencia.
Situacin socio-econmica y laboral.
Situacin formativa y cultural.
Dinmica familiar o del ncleo de convivencia.
Estilo educativo y pautas de crianza.
Relaciones sociales, participacin e implicacin social.
Ocio y tiempo libre.
Datos de la zona de residencia y vivienda.
Historia social.
Recursos, necesidades y problemtica de la unidad de convi
vencia.
Diagnstico y pronstico preliminar.
Opciones viables de coordinacin de recursos.
Vas posibles de intervencin y posibles recursos a aplicar.
Posibilidades de cooperacin o compromiso con la unidad de con
vivencia.
Posibilidades de evaluacin (mecanismos posibles de seguimiento,
temporalizacin estimada ... ).
Otros datos de inters y observaciones.
Anotaciones de informes realizados con los datos de esta ficha.

Para el Trabajo Social, para sus profesionales, para las instituciones don
de desarrollan su actividad, para los usuarios de los Servicios Sociales y
para el desarrollo del bienestar social en nuestro pas, ste es un tema de
gran relevancia. Como se ha ido indicando a lo largo del apartado, contar
con una ficha homognea en los Servicios Sociales permite ~~muchas co
sas, pero sin duda la ms relevante es que ayuda a una mejor comprensin
de la realidad social, aportando informacin y datos que justifiquen la toma
de decisiones y posibiliten actuar. Conocer las necesidades que presentan
las personas y sus potencialidades para hacerles frente. de una forma real,
veraz y cientfica, ayudar a los ciudadanos, a las comunidades y a los pro
397

I
r:,lf](ldrnento, rIel flabajo )Oel"!

----------._. _
..--------------------------

fesionales a actuar partiendo de objetivos adaptados a la realidad social

cambiante,
Aun entendiendo que los datos y la informacin estadstica es muy rele
vante, ser preciso no perder de vista que en los Servicios Sociales se traba
con personas y cada una de ellas presenta una historia socioambiental
que compartir con el profesional del Trabajo Social en la medida
que ste demuestre su profesionalidad y capacidad de ayuda, y en la me
dida en que las instituciones cuenten con credibilidad, disposicin y recur
sos que permitan a los profesionales realizar su labor con dignidad y res
petando la dignidad de los usuarios.
Por ltimo, indicar que a 10 largo del apartado se han enumerado una se
rie de finalidades que presenta la utilizacin de la ficha social, as como su
informatizacin. As, se ha hecho referencia a que la utilizacin de la ficha
permite un mejor y mayor conocimiento de la demanda y de las respuestas
profesionales e institucionales a la misma. El reto actual en relacin a este
instrumento ha de ser el que
entre sus objetivos la capacidad de valo
rar la calidad de las acciones de respuesta, y para ello ser preciso introdu
cir en la misma los elementos que lo permitan.

4.

El informe sodal

El Diccionario de la Real Academia Espaola (1992) define el informe

como noticia o instruccin que se da de un negocio o suceso, o bien acer
ca de una persona. Se refiere tambin a la accin y efecto de informar o
dictaminan>.
Desde la perspectiva profesional, el informe social es el dictamen tc
nico que sirve de instrumento documental que elabora y firma con carc
ter exclusivo el diplomado en trabajo social/asistente social. Su contenido
se deriva del estudio, a travs de la observacin y de la entrevista, donde
queda reflejada en sntesis la situacin objeto, valoracin, un dictamen
tcnico y una propuesta de intervencin profesional (Consejo General de
Colegios Oficiales de Diplomados en Trabajo Social y Asistentes Socia
les, 1999: 8).
El propio Consejo General define este instrumento profesional como
una sntesis explicativa respecto a una situacin dada, que emite el traba
jador o trabajadora social como resultado del estudio, valoracin y dicta
men para el logro de un objetivo determinado (Consejo General de ColeOficiales de Diplomados en Trabajo Social y Asistentes Sociales
1985:
son los siguientes:

398

IjO'-d;,kiltf)~

Dil',;"'I)'

"ocial

l. Dar a conocer la existencia y caractersticas de una situacin social

determinada con el propsito de paliada o modificarla.
2, Aportar informacin para el dictamen profesional.
3. Obtener recursos sociales ya establecidos.
4. Promover recursos sociales,
5. Facilitar informacin a otro trabajador social (Consejo General de
Colegios Oficiales de Diplomados en Trabajo Social y Asistentes
Sociales 1985:

La elaboracin de este documento requiere de un proceso de seleccin

de los datos registrados en la historia social y sistematizados en la ficha so
cial. Como es evidente, la confeccin del informe social se produce con
posterioridad a determinadas intervenciones profesionales y es el resultado
de tratar de ordenar la informacin recabada, realizando un proceso racio
nal de interpretacin que conduce a la emisin de un juicio profesional
(Brezmes, 2001: 71).
A diferencia de la historia social, que es una, podr haber tantos infor
mes sociales como sean necesarios para el tratamiento y resolucin del
caso. El informe social es el documento cuya finalidad es informar a otros
profesionales o responsables de programas, servicios o instituciones exter
nas, acerca de la situacin de una persona o familia con la que interveni
mos, y para la que estamos solicitando una intervencin tcnica especfica
de mayor complejidad, especializacin y adecuacin a las necesidades de
dicha persona o familia. El motivo puede ser la solicitud de una prestacin
social econmica, material o de otra indole; una vivienda social; ayudas
para la rehabilitacin de la vivienda y eliminacin de barreras arquitectni
cas; determinadas ayudas tcnicas para la promocin de la autonoma y
prevencin de situaciones de dependencia; informar favorable o desfavora
blemente una situacin de acogimiento o adopcin de un menor; recomen
dar y justificar el ingreso de una persona mayor en un centro sociosanitario,
stos son slo algunos de los muchos supuestos en los que el trabaiador o
social debe emitir un informe.
Aadimos la definicin que reproduce Moix (2006: 144), indicando que
el informe social es el documento elaborado por el trabajador social en el
que consta, en sntesis, no slo el resultado del estudio o valoracin de la
situacin del cliente, sino tambin el consiguiente dictamen y la oportuna
propuesta de actuacin profesional.
El informe social proporciona a los tcnicos una valiosa oportunidad de
depurar, ordenar e interpretar los datos ms relevantes, lo que favorece e in
crementa la precisin del diagnstico y la eficacia y eficiencia de la inter
vencin. Es un medio para comunicar sistemticamente a otros tcnicos e
instituciones el conocimiento alcanzado sobre una determinada situacin

399

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fundJ,nento', el!:'!

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social. Facilita, adems, la transmisin interna de los datos y evita que en~l
futuro otros profesionales tengan que partir de cero y duplicar el esfl!er
zo de las instituciones y de las personas, familias o grupos implicdos
(Hernndez, 2006).
Es conveniente establecer modelos de informe social adaptados a las di
ferentes circunstancias de cada institucin y a las necesidades o problemas
comunes que afectan a los sectores de poblacin atendidos, una vez proba
da y demostrada su utilidad y validez cientifica y tcnico-profesional. Esto
sirve tambin para una investigacin sistemtica de la prctica, de inters
para conocer las actuaciones de los profesionales en los sistemas pblicQs
de proteccin social; detectar las necesidades y demandas ms frecuentes;
conocer las propuestas de intervencin y los recursos que se recomiendan y
utilizan con mayor frecuencia. Todo ello facilita mejores diagnsticos, pI,
nificar la implantacin de recursos sociales necesarios y la intervencin
profesional ms adecuada.
A continuacin, se presenta una propuesta de informe social, que puede
ser til, con el nimo de contribuir al debate y a la mejora de sus
dades. Hay que tener en cuenta que existen muchos tipos de informes. De
pende del motivo del mismo, de los objetivos que se persigan, del tipo de
intervencin que se est realizando. de la institucin en la que se est traba
jando o del tipo de problemtica a abordar.
Se proponen, a modo de sugerencia. las siguientes pautas como modelo
general bsico de informe social, desde el nivel individual/familiar. Ade
se incorpora a dicha propuesta, el Protocolo General Bsico de Ob
tencin y Registro de Tnformacin (PGBORl). resultado del trabajo en
equipo realizado por Barranco, Cvicos, Enrquez, Hernndez y Tejedo
para la Direccin General de Servicios Sociales del Gobierno de Canarias
(1995).
Logotipo de la institucin.
N de expediente o cdigo de referencia.
Fecha de realizacin.
Emitido por.
Dirigido a.
Motivo del Informe:

O.
l.
2.
3.
4.
5.

400

Modos de obtencin de datos y contraste de la informacin.

Datos de identificacin de la persona de referencia.
Datos bsicos de la unidad de convivencia.
Situacin de salud.
Situacin socio-econmica y laboral.
Situacin forn1ativa y cultural. Nivel de instruccin.

U~jUd~~nti}S oa~'\(os (~Ii

50ciill

---------------------------------~------------6. Relaciones sociales, ocio y tiempo libre.

7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.

Dinmica familiar o del ncleo de convivencia.

Datos de la vivienda y de la zona de residencia.
Historia social.
Valoracin tcnico-profesional: diagnstico, pronstico.
Recursos internos propios de la familia o ncleo de convivencia.
Propuesta de intervencin.
Evaluacin, seguimiento y temporalizacin.

El Informe social debe llevar la firma del trabajador o trabajadora so

cial, el n.o de colegiado/a y el sello de la institucin,
El Protocolo General Bsico de Obtencin y Registro de Informacin
(PGBORI) contiene los mismos epgrafes que se especifican en la propues
ta de informe social, pero se aaden aquellas variables e indicadores que
desarrollan cada apartado y cuyo uso se recomienda slo siempre y cuando
sea estrictamente necesario para el xito de la intervencin.

O. Modos de obtencin de datos y contraste de la informacin:

Tcnica: entrevista, observacin y visita a la vivienda y zona, auto
registro, consulta de documentos, informe de terceros, otras. Fe
cha. Fuente.
t. Datos de identificacin de la persona de referencia: Nombre y
DNI o n.o de pasaporte. Fecha y lugar de nacimiento.
Nacionalidad. Sexo/gnero. Estado civil. Nivel de instruccin. Pro
fesin, ocupacin. Domicilio, Telfonos de contacto.
2. Datos bsicos de la unidad de convivencia: Nombre y apellidos.
Vnculo de parentesco. Nivel de instruccin. Profesin, ocupacin.
Genograma.
3. Situacin de salud: Nombre y apellidos. Vnculo o parentesco.
Enfermedades, intervenciones mdico-quirrgicas de relevancia.
Antecedentes significativos que han podido int1uir en el estado de
salud/enfermedad: hbitos, saludables y nocivos, factores de ries
go. Tratamientos en curso. Cumplimiento de revisiones, tratamien
tos, etc. por parte del paciente. Cobertura sanitaria. Discapacidad:
fsica, psquica o sensorial. Valoracin: Grado. Requerimiento de
rehabilitacin, ayudas tcnicas: prtesis. rtesis. Alimentacin, hi
giene, etc.
4. Situacin socio-econmica y laboral: Nombre y apellidos de cada
integrante de la unidad familiar. Ingresos mensuales. Situacin de
empleo; empresa; tipo de contrato; fecha de inicio y trmino del
contrato; antigedad. Satisfaccin laboral. Personas en situacin de

401

,~

Fundamentos del Trabajo Socal

desempleo; tiempo y prestaciones recibidas: inicio/trmino; cuan

ta. Trayectoria laboral, preferencias, acciones de insercin laboral
realizadas. Ayudas y prestaciones de otro tipo solicitadas: cuanta,
duracin, beneficiarios. Propiedades, otros ingresos econmicos.
Gastos ordinarios y extraordinarios, deudas pendientes. Otros as
pectos relacionados de inters para el caso.
5. Situacin formativa y cultural. Nivel de instruccin: Datos es
colares/acadmicos de los menores especificando nombre yapelli
dos, centro, curso, edad de comienzo en la escuela, nivel de rendi
miento, dificultades de aprendizaje. problemas de integracin,
nivel de asistencia, repeticin cursos, actividades extraescolares,
asistencia a comedor. satisfaccin escolar, apoyo escolar, direc
tor/tutor. Implicacin familiar. Otros miembros de la unidad de
convivencia que realizan o han realizado acciones formativas:
nombre y apellidos, tipo de accin formativa, duracin y resultado.
Hbitos y actividades culturales en los que participan los integran
tes del ncleo de convivencia.
6. Relaciones sociales, ocio y tiempo libre: Personas ms significa
tivas fuera del entorno convivencia\. Tipo de relaciones y frecuen
cia de interaccin con familia extensa, amigos. compaeros de tra
bajo, grupos deportivos y culturales, redes vecinales, etc.
Participacin en asociaciones, clubes, sociedades. etc. Intereses y
aficiones. Uso de recursos de ocio y tiempo libre. Actividades y
lugares de esparcimiento.
7. Dinmica familiar o del ncleo de convivencia: Relacin de pa
reja, tiempo de convivencia, nivel de comunicacin: frecuencia, ca
lidad. tono positivo o negativo, nivel de afecto. Participacin de
cada miembro familiar en las tareas domsticas. Aspectos favora
bles y mejorables de cada miembro de la pareja. Ncleos de con
flicto: temas que originan enfrentamientos, antecedentes, separa
ciones, etc. Acciones de mejora. Situaciones de agresin fsica.
psquica o ambas presentes o pasadas; frecuencia y duracin. VC
tima agredida y agresora; tratamientos que reciben o han recibido:
tipo, duracin y resultados positivos o negativos. Relaciones pa
dres/tutores e hijos menores tutelados; nivel de comunicacin: fre
cuencia, calidad. tono positivo o negativo, nivel de afecto; estilos
educativos -paterno y materno-- predominantes: autoritario, per
perfeccionista, democrtico, asistenciaIlpersonalizado;
concordancia/coherencia de estilos; premios y castigos que se em
plean, as como quin los aplica. Ncleos de conflicto. Situaciones
de agresin: fsica, psquica o ambas presentes o pasadas; frecuen
cia y duracin. Vctima agredida y agresora; tratamientos que reci

402

HI, OOii\1<'!ntos bsicos en

8.

9.
10.

tI.

12.

13.

Social

ben o han recibido: tipo, duracin y resultados positivos o negati

vos. Tipo concreto dc maltrato: fsico, psicolgico, abandono, ne
gligencia, abuso sexual, desnutricin, etc. Antecedentes familiares.
Acciones de mejora. Opiniones de los hijos o menores acerca de
sus padres/tutores/acogentes. Relacin entre hermanos y/o meno
res acogidos o residentes. Relacin con otros familiares adultos
dentro y fuera del hogar. Datos sobre separaciones familiares, cus
todia de los menores, rgimen de visitas, manutencin. Relacin
con familia de origen tanto paterna como materna; frecuencia; po
sitivas o negativas. Antecedentes o datos de la historia familiar
ms significativos: mudanzas, nacimientos, fallecimientos, enfer
medades en los hijos, etc.
Datos de la vivienda y de la zona de residencia: Referencias de
la vivienda: tipo de vivienda, rgimen de tenencia. cuota de alqui
ler o hipoteca; dimensiones, nmero de habitaciones y otras depen
dencias; condiciones de habitabilidad; servicios: agua, luz, aseos,
etc. Equipamiento y mobiliario; nmero de camas. Obras a realizar
o realizadas. Factores de riesgo de la vivienda. Referencias de la
zona de residencia: tipo de barrio, recursos, servicios existentes,
actividad econmica principal, problemtica y potencialidades de
la zona.
Historia social: Datos de la historia familiar relevantes para la fi
nalidad del informe.
Valoracin tcnico-profesional: Diagnstico, pronstico: anlisis
sinttico de la situacin y de los problemas objeto de intervencin.
Recursos internos propios de la familia o ncleo de conviven
cia: Se refiere a las potencialidades, capacidades. competencias,
medios o recursos internos y externos, propios de la familia o n
cleo de convivencia.
Propuesta de intervencin: Gestiones/acciones realizadas por el
profesional y otros recursos tcnicos e institucionales. Alternativas
y medidas de intervencin sugeridas o recomendadas. Dictamen y
orientacin final. Compromiso de las partes.
Evaluacin, seguimiento y temporalizacin: Evaluacin de la in
tervencin realizada o a realizar, que incluye los mecanismos de
seguimiento y temporalizacin.

Cada informe social es distinto y debe adaptarse a las circunstancias que

motivan su realizacin y a la finalidad que persigue. En este sentido, nos
parece oportuno hacer algunas recomendaciones y sugerencias, retomando
las propuestas hechas por Hernndez (2003):

403

fundamentos

d~l

Sodal

10. Docurnetltos

bsi(f)~

I
n rabajo Social

---------->----------------------~.--------a) La primera es que debemos evitar y superar el sesgo negativista

que caracteriza a muchos informes. Se debe hacer referencia, so
bre todo, a las potencialidades, a las posiblidades de cambio y a
los recursos, tanto internos como externos de la persona,
o grupo, y que resulten aprovechables para la bsqueda de solu
ciones. Difcilmente conseguiremos mejorar la situacin, empode
rar a las personas, elevar su autoestima y fomentar su autonoma
si nos centramos nicamente en sus dificultades, carencias o pro
blemas.
b) El informe debe ir ms all de la mera descripcin cuantitativa, an
tes bien, tiene que incorporar una componente analtica, interpre
tativa, diagnstica y de pronstico. as como una propuesta de inter
vencin o un plan de trabajo y sugerir el procedimiento y tipo de
evaluacin subsiguiente (Hernndez, s.f.r. en VY.AA., 1996:
c) El informe social debe ser el resultado de un profundo trabajo de in
vestigacin, valoracin y diagnstico. que preceden al pronstico de
evolucin del caso -si no se acta- y al dictamen profesional con
la propuesta de intervencin ms adecuada a las circunstancias.
d) La mayora de los informes sociales pecan de insuficiencia o, por
el contrario, de exceso en las categoras de observacin. Algunos
slo tienen datos de identificacin del usuario y familia, descrip
cin de la vivienda y sntesis de la problemtica. No incluyen
otros apartados significativos del informe, no informan de las
tcnicas e instrumentos empleados, ni de las fuentes de informa
cin, y no explicitan las vas de contraste de la informacin utili
zadas. Otros, en cambio, se exceden en la profusin de detalles
ajenos al inters que motiva el informe y, lo que es peor, faltando
al deber tico y deontolgico de salvaguardar la intimidad de los
afectados. Si se trata de solicitar una ayuda para rehabilitar y
acondicionar la vivienda, carece de valor describir y explicar las
relaciones intrafamiliares, las pautas y estilos educativos paternos
o el nivel de instruccin de los usuarios, por poner algn ejemplo.
En cambio, si el informe viene motivado por la solicitud de ido
neidad para la adopcin, est justificado que se detallen cada uno
de los epgrafes propuestos como modelo de informe y que se
abunde en aquellos datos relativos a la dinmica de las relaciones
familiares, la situacin de salud/enfermedad de los miembros de
la pareja y todos aquellos factores que influyan en el bienestar
del menor adoptado.
e) Las etiquetas que califican al usuario, a la familia, al grupo ... , son
un recurso lingstico que se debe evitar, ya que pueden estigmati
zar, culpabilizar y, en definitiva, perjudicar a la persona.

404

t) Tambin es muy importante cuidar la redaccin y la ortografa. Un

proceder descuidado en este sentido pone en entredicho la buena
imagen personal y profesional, no slo de quien ha realizado el in
forme, sino de toda la profesin. No hay que olvidar que la mayor
parte de los informes van destinados a profesionales ajenos al Tra
bajo SociaL Hay informes que tienen carcter probatorio ante un
juez, un tribunal mdico o un responsable tcnico o poltico de cual
quier institucin.

5.

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prctica social, Salamanca, Hesprides.
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I
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Celsa Cceres Rodriguez

Asundn Cvicos Jurez
anuel Hernndez Hernndez
Berta Puyol Lerga

1.

Introduccin

El captulo que presentamos tiene por obj

a conocer las principales
fuentes de informacin documentales relaci
con el Trabajo Social.
fuentes documenta
Para cualquier ciencia, el conocimiento y
del estado en
les constituye una herramienta imprescindible.
que se halla un tema o asunto objeto de estudio y
rrollo del mismo, ya sea a travs de la investigac
ejercicio profesional.

1.1.

Conceptos previos

Se considera fuente a cualquier documento que nos proporci

miento til para la construccin de una disciplina. En general
dos por entidades, centros u organismos especializados en un
bajo y destinados a proporcionar informacin directa sobre
primarios, secundarios o terciarios.
Segn el Diccionario de la Real Academia Espaola, la pala
en sentido figurado significa documento, obra o materiales que
informacin o de inspiracin a un autor. As, beber de buenas
indicara recibir conocimientos de buenos maestros o de buenas

406

407