Ilmu Dokumentasi

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana eksistensi dokumentasi di Indonesia dan persepsi dari berbagai kalangan mengenai dokumentasi serta mengetahui keterkaitan antara dokumentasi dan perpustakaan. Penelitian ini menggunakan metode penelitian observasi dan studi pustaka atau kepustakaan. Teknik pengumpulan data yang dilakukan adalah observasi, studi kepustakaan, dan penelusuran data online (internet searching). Hasil dari penelitian ini menunjukan bahwa dokumentasi merupakan wujud hasil evolusi pengetahuan manusia sebagai upaya pengabadian buah pikiran dan karya-karya manusia untuk membangun peradaban dunia. Dokumentasi memiliki peluang untuk terus berkembang dan semakin luas, mengingat bahwa ilmu dokumentasi  merupakan roh peggerak dari berbagai disiplin keilmuan. Dokumentasi dan perpustakaan saling memiliki keterkaitan, bahkan hampir memiliki makna yang sama yaitu mengelola, dan menyimpan koleksi. Dengan adanya bentuk dokumentasi dalam digital yang dapat diakses - kapan saja oleh masyarakat, maka selanjutnya perpustakaan harus mulai merintis langkah-langkah untuk menuju layanan perpustakaan digital dengan mencari peluang dokumentasi pada masa depan seperti penggunan koleksi perpustakaan cepat dan mudah diakses, ringan dalam penyimpanan serta mudah dalam pengadaan dimana penggunaannya berbentuk format elektronik.

Kata Kunci : dokumentasi, perpustakaan, eksistensi, persepsi

Di setiap instansi pemerintah dan swasta terutama bagi Negara yang sedang berkembang, perkembangan yang demikian tersebut didukung oleh tersedianya perangkat keras (hardware) maupun perangkat lunak (software) yang semakin hari semakin tinggi kemampuannya. Dan di dalam Sistem informasi pengolahan data yang dibutuhkan oleh suatu instansi dipergunakan untuk tujuan pengumpulan pengolahan, penyimpanan dan juga menyalurkan informasi itu sendiri agar masyarakat menerima haknya mendapatkan informasi seluas – luasnya dari pemerintah dan dinas terkait.
Maka dengan latar belakang tersebut, penulis tertarik untuk membuat sebuah sistem aplikasi yaitu “Sistem Komputerisasi Arsip Dan Dokumentasi Visual Kegiatan Strategis Dinas Kesehatan Provinsi Bali Dalam Penanganan Penyakit Kebutaan Pada Masyarakat”, yang nantinya aplikasi ini diharapkan dapat membantu dinas kesehatan untuk memberikan informasi dan masyarakat mengetahui informasi tentang kegiatan dinas kesehatan dalam penanganan penyakit kebutaan pada masyarakat.

Dokumentasi merupakan proses pengumpulan, penyimpanan, pengolahan informasi yang bertujuan untuk mendapatkan bukti nyata. Dokumentasinya bisa berupa gambar, video, sobekan koran, dan masih banyak lainnya. Dengan adanya dokumentasi kita bisa mengabadikannya sebagai kenangan. Dokumen dan dokumentasi merupakan sebuah sistem yang tidak terpisahkan dari kehidupan manusia, sebab semua hal dan semua sistem yang ada di alam semesta ini adalah dokumen, tidak terkecuali manusia itu sendiri, dan seluruh proses pengindraan yang dilakukan manusia terhadap semua bentuk dokumen di sekelilingnya adalah merupakan proses dokumentasi, baik dengan atau tanpa alat bantu dalam prosesnya. Setiap manusia pasti akan menghasilkan dokumen yang tercipta dari setiap kegiatan yang telah dilakukan di dalamnya. Artikel ini dibuat bertujuan untuk mengetahui pengertian dokumentasi dari berbagai persepsi, mengetahui perjalanan dan perkembangan dokumentasi, dan untuk mengetahui peluang dokumentasi di Indonesia.

Tulisan ini membahas mengenai eksistensi dokumentasi di Indonesia baik di masa dulu, kini hingga potret dokumentasi di masa depan. Tujuan dari penulisan ini adalah mengetahui bagaimana eksistensi dokumentasi di Indonesia pada masa dulu, kini hingga potret dokumentasi di masa depan dengan melihat perkembangan konvergens lembaga dokumentasi di Indonesia. Dalam penulisan ini, penulis menggunakan metode observasi dengan studi pustaka untuk mengetahui keterkaitan eksistensi dokumentasi pada masa dulu dan kini serta melakukan analisis data dan pengamatan dari berbagai sumber tertulis dan nontertulis untuk melihat eksistensi di Indonesia pada masa dulu, sekarang dan analisis potret dokumentasi di masa depan. Manfaat dari tulisan ini yaitu untuk mendekskripsikan eksistensi dokumentasi dan mengkorelasikan persepsi dokumentasi pada masa dulu, kini hingga potret di masa depan. Adapun kesimpulan yang diperoleh bahwa kegiatan dokumentasi tidak akan pernah padam dan lembaga dokumentasi tidak akan pernah pudar selama individu individu memahami, mengerti, memaknai dokumentasi dalam kegiatan sehari harinya. Khusunya para pustakawan dan arsiparis dalam 3 lembaga LAM yaitu lembaga Perpustakaan, lembaga arsip dan lembaga museum. Hasil kajian dari penulisan ini adalah memahami eksistensi dokumentasi di masa dulu, kini hingga masa depan dengan melihat perkembangan lembaga dokumentasi. Potret dokumentasi di masa depan bisa ditopang dengan perkembangan IPTEK yang semakin maju sehingga tercipta kegiatan tersistem dari lembaga dokumenter. 

Kata kunci: eksistensi ; lembaga dokumentasi ; perkembangan Teknologi Informasi

Para peneliti mengartikan dokumen menjadi dua pengertian. Pertama, dokumen berarti sumber tertulis dari informasi sejarah sebagai lawan dari bukti lisan, artefak, sisa-sisa lukisan, dan tinggalan arkeologi. Pengertian kedua dimaksudkan untuk surat-surat resmi dan dokumen-dokumen negara seperti surat perjanjian, undang-undang, hibah, konsesi, dan sebagainya. Dokumen merupakan bagian dari pendokumentasian yang sudah menjadi suatu sistem yang tidak terpisahkan. Artikel ini membahas tentang bagaimana sejarah dokumentasi. Dengan tujuan mengupas lebih dalam tentang bagaimana sejarah dokumentasi dan bagaimana dokumentasi itu dalam perpustakaan. Dari hasil observasi dan studi pustaka, peneliti menemukan bahwa potret dokumentasi mulai berkembang dan ada kemajuan terkait dokumen yang sebelumnya hanya sebatas dua dan tiga dimensi mati, berkembang lagi menjadi dua dan tiga dimensi hidup. Dari adanya perubahan tesebut tentunya bisa di manfaatkan oleh perpustakaan dalam pengadaan koleksi bukan hanya buku tapi juga bisa berupa artefak, fosil dan sebagainya. Meski begitu, masih perlu adanya penelitian atau kajian lebih lanjut terkait perkembangan dokumentasi tersebut agar bias lebih terlihat bagaimana dokumentasi tersebut berkembang dan bagaimana penerapannya dalam perpustakaan.

Pemahaman terhadap keberadaan dokumentasi di Indonesia mengalami
suatu perkembangan yang cukup pesat di era saat ini. Tonggak perjalanan dokumentasi sangat penting untuk diketahui agar bisa mengetahui berbagai peranan penting dokumentasi di masa depan. Ilmu Dokumentasi adalah studi tentang rekaman dan pengambilan dari informasi. Ilmu dokumentasi secara bertahap berkembang menjadi bidang ilmu informasi yang lebih luas.Pada penelitian kali ini desain dalam penelitian yang digunakan adalah data dan informasi yang mendukung penulisan dikumpulkan dengan melakukan penelusuran pustaka, pencarian sumber – sumber yang relevan dan pencarian data melalui internet. Data dan informasi yang digunakan yaitu data dari jurnal, media elektronik, dan beberapa pustaka yang relevan. Objek dalam penelitian ini adalah bagaimana perkembangan ilmu dokumentasi di indonesia di masa depan. Objek dalam penelitian ini adalah bagaimana perkembangan dokumentasi di indonesia sehingga memiliki peranan penting di masa depan atau masa yang akan datang. Jadi, dari peneliti berharap setelah mengetahui perjalanan keberadaan dokumentasi di Indonesia, akan  menjadi lebih mengerti makna dokumentasi di masa depan dan bisa membantu Indonesia berkembang menjadi negara modern yang memiliki kualiatas yang tinggi.

Dokumen menjadi salah satu unsur penting dalam kegiatan manusia, karena dalam kesehariannya manusia membutuhkan dan menggunakan informasi. Informasi- informasi yang tak ada habisnya ini tersebar lalu dikumpulkan, dihimpun, untuk kemudian diolah dan digarap hingga membentuk dokumen-dokumen yang beragam agar informasi ini tidak lenyap begitu saja. Proses dokumentasi sejatinya tidak dapat dipisahkan dari dokumen itu sendiri, dan proses ini sebenarnya sudah terbentuk dan terselenggara bahkan dari masa sebelum dikenalnya tulisan, namun sebagaimana perkembangan dan kemajuan berpikir manusia proses dokumentasi pun tak luput dari perubahan dan semakin efisien prosesnya. Di Indonesia, kehadiran konsep dokumentasi cukup rumit untuk dilacak namun dengan munculnya beberapa orang yang menaruh perhatian pada ilmu dokumentasi dan juga kesadaran akan pentingnya dokumen dan dokumentasi membuat perkembangannya semakin diperhatikan dan diterima oleh masyarakat. Tujuan dalam penelitian ini yakni memberikan gambaran atau cerminan mengenai perkembangan dokumentasi di Indonesia. Dengan metode penelitian yang digunakan yakni penghimpunan informasi melalui observasi dan penelusuran pustaka, pencarian sumber terkait melalui internet maupun sumber tercetak sebagai bahan pertimbangan dan perluasan pengetahuan terkait konsep-konsep yang terlingkup dalam penulisan. Hasil dari kajian yang dilakukan dapat disimpulkan bahwa tampaknya aktivitas dokumentasi bisa diterapkan melalui teknologi yang lebih canggih di kemudian hari, berkat adanya peningkatan di bidang ilmu pengetahuan dan teknologi. 

Kata Kunci : dokumen; dokumentasi; informasi

Masalah dari kajian ini adalah kurangnya perhatian masyarakat di masa lampau  terhadap dokumentasi. Meskipun di masa kini sudah ada lembaga yang menaungi ilmu dokumentasi, penulis mencoba mencari tahu bagaimana masa depan dokumentasi itu sendiri, khususnya di Indonesia. Dalam kajian ini, penulis mengggunakan metode korelasional untuk mengetahui keterkaitan antara lembaga dokumentasi dulu dengan yang sekarang. Kajian ini menggunakan pendekatan analisis data yang berasal dari beberapa sumber. Hasil kajian menunjukkan bahwa, pendokumentasian sudah jauh lebih berkembang dan mendapatkan perhatian khusus di masa kini, di Indonesia sendiri ditandai dengan kemunculan PDDI-LIPI. Kesimpulan yang dapat diambil adalah, ilmu dokumentasi dirasa akan tetap eksis meskipun mengalami perubahan zaman.

Dokumentasi merupakan suatu hal yang sangat penting di dalam kehidupan manusia. Dengan adanya dokumentasi, suatu hal dapat dibuktikan kebenarannya melalui bukti-bukti yang telah terekam dan terkumpul. Dokumentasi telah berkembang pesat dari awal kemunculannya pada tahun 1895 oleh dua orang pendirinya, yaitu Paul Otlet dan Henri La Fontaine hingga saat ini, pada era digital. Dokumentasi di Indonesia dipercaya berawal sejak Belanda membangun lembaga penelitian di Indonesia, khususnya pulau Jawa. Peraturan Presiden mengenai dokumentasi serta perpustakaan terdapat dalam Peraturan Presiden Nomor 20 Tahun 1961. Dokumentasi juga memiliki beberapa tugas dan peran yang harus diterapkan agar sebuah dokumentasi dapat dijalankan dengan baik dan memberi sebuah manfaat yang berarti. Dokumentasi dapat berupa artefak, tulisan, audio, gambar, maupun video. Dari awal kemunculan hingga akhirnya masuk ke Indonesia, dokumentasi juga mengalami perubahan dan sempat terlupakan seperti hal-nya dokumentasi di Amerika Serikat.
Kata kunci: dokumentasi; dokumentasi di Indonesia; awal dokumentasi

Perpustakaan berkembang mengikuti perkembangan dunia. Perpustakaan adalah tempat untuk menyimpan
berbagai dokumen, baik dalam bentuk tercetak seperti buku, majalah dan dalam bentuk audio visual, foto, juga
video. Namun, makna dokumentasi tidak hanya sampai di situ saja, untuk melihat makna dokumentasi bias
digunakan berbagai pendekatan. Selain itu dokumentasi memiliki perjalanan yang panjang mulai dari tahun
1950 hingga saat ini. Pada tahun 1957 dibentuk MIPI (Majelis Ilmu Pengetahuan Indonesia) untuk mengurus
berbagai hal yang berkaitan dengan dokumentasi dan perpustakaan. Namun MIPI tidak bertahan hingga saat
ini, sebelumnya juga selalu berganti nama dan mulai pudar. Kini berbagai hal yang berkaitan dengan
dokumentasi dan perpustakaan Indonesia di kelola oleh PDDI-LIPI (Pusat Data dan Dokumentasi Ilmiah LIPI).

Pada dasarnya dokumen ialah catatan peristiwa yang bisa dijadikan sebagai bukti. Sedangkan dokumentasi adalah bentuk kegiatan atau proses sistematis dalam melakukan pencarian, pemakaian, penyelidikan, penghimpunan, dan penyediaan dokumen. Oleh karena itu setiap instansi pasti menghasilkan dokumen, baik yang secara tertulis maupun tidak secara tertulis. Untuk itu perlu dipahami berbagai perubahan dokumentasi dari masa dulu hingga masa kini, baik di luar negeri maupun di dalam negeri. Zaman terus berkembang, begitu juga dengan peradapan manusia. Semakin banyak inovasi yang tercipta diberbagai bidang keilmuan seperti inovasi dibidang teknologi. Teknologi menghasilkan pendigitalan dokumen, mengubah juga proses dokumentasi. Seperti, sensus penduduk 2020 yang dilakukan secara online. Perkembangan ini tak hanya terjadi di Indonesia, namun juga di berbagai belahan dunia. Artikel ini membahas tentang keberjalanan dokumentasi pada masa dahulu hingga masa sekarang yang sudah dipengaruhi kemajuan teknologi. Tujuan pembuatan artikel ini adalah memberikan penjabaran tentang pentingnya memahami perkembangan dokumentasi dalam suatu negara dari berbagai lini masa. Dengan bahasan tentang teori awal dokumentasi, hingga dokumentasi di masa kini yang disertai implementasi berupa sensus penduduk secara online. Pengumpulan data menggunakan metode observasi dan studi pustaka. Pengumpulan data tersebut menghasilkan perkembangan dokumentasi berupa dokumentasi modern.

Pengertian dokumentasi adalah bentuk kegiatan atau proses sistematis dalam melakukan pencarian, pemakaian, penghimpunan, penghimpunan, dan penyediaan dokumen untuk memperoleh penerangan pengetahuan, keterangan, serta bukti dan juga penyelidikan kepada pihak-pihak yang berkepentingan. Selain itu, pengertian dokumentasi adalah suatu bentuk kegiatan atau proses dalam menyediakan berbagai dokumen dengan memanfaatkan bukti yang akurat berdasarkan pencatatan dari berbagai sumber. Ada yang menganggap bahwa dokumentasi sama dengan bentuk kearsipan dalam perpustakaan, nyatanya jelas berbeda. Beberapa ahli bahkan mengatakan bahwa pengertian dokumentasi adalah penghimpunan dokumen atas suatu subjek tertentu.

Penulisan makalah ini bertujuan untuk menyajikan informasi mengenai perkembangan dokumentasi serta untuk mengetahui bagaimana gambaran pengembangan atau kemajuan dokumentasi di masa depan. Penulisan makalah ini menggunakan metode penelitian kualitatif dengan pendekatan studi pustaka serta mengumpulkan beberapa data dengan teknik observasi melalui beberapa laman jurnal. Berdasarkan analisis pada makalah ini maka didapatkan hasil berupa bagaimana alur perkembangan dokumentasi di Indonesia dari awal lahirnya dokumentasi hingga pengembangannya di masa depan nanti, serta cara-cara masyarakat Indonesia mememahami mengenai persepsi dokumentasi di Indonesia khususnya di era digital sekarang ini. Dengan adanya makalah ini maka diharapkan masyarakat Indonesia semakin memahami serta semakin tau cara untuk bagaimana mengembangkan dan terus berinovasi bagi kemajuan dokumentasi di Indonesia. Adanya dokumentasi di Indonesia sangat mempengaruhi perkembangan teknologi maupu  informasi yang diakses oleh masyarakat dapat lebih berkualitas dan tidak mudah untuk disalahgunakan oleh sembarang orang. Oleh karena itu, dengan adanya inovasi baru dalam perkembangan dokumentasi maka akan semakin baik pula perkembangan teknologi informasi di Indonesia.

Kata Kunci : dokumentasi, kemajuan dokumentasi, ilmu perpustakaan

Sebelum istilah dokumentasi ditemukan, orang zaman dahulu telah melakukan kegiatan dokumentasi. pada zaman dahulu juga ditemukan lukisan-lukisan, sidik jari di dalam gua. seiring teknologi mulai berkembang  dokumentasi semakin maju dan membawa manfaat namun membutuhkan waktu yang sangat lama. Puncaknya pada tahun 1950 Paul Outlet, Suzzane Briet, Ranganathan menemukan istilah dokumentasi itu sendiri. Tidak banyak yang diketahui tentang pendokumentasian dan tidak mudah untuk dilacak, namun dapat diduga kegiatan ini dibawa ke Indonesia sejak Belanda mulai membangun lembaga penelitian di Jawa, yakni sejak Indonesia menjadi anggota FDI. Perjalanan dokumentasi juga menurun hingga muncul gerakan dokumentasi baru oleh Rayward, Buckland dan Lund. Perkembangan dokumentasi di negara berkembang ke Indonesia. Metode penelitian yang dipake oleh penulis adalah metode observasi dan studi pustaka.

Secara tidak sadar dokumentasi sangat melekat dengan manusia. Dokumentasi adalah ilmu yang dipelajari oleh seluruh manusia di dunia. Dokumentasi digunakan untuk aktifitas sehari hari seperti memotret, membuat video dan sebagainya. Tetapi masih banyak yang belum mengetahui apa yang dimaksud dengan dokumetasi itu sendiri. Penelitian ini memiliki tujuan untuk mengetahui pemahaman tentang dokumentasi dan mengetahui perkembangan dokumentasi di Indonesia dan di Amerika. Dengan mengetahui perbedaan perkembangan dokumentasi, kita dapat mengetahui hal apa yang ingin diperbaiki dalam era modern seperti saat ini.

Abstract
The science of documentation that is known today is the result of the long journey of scientists in defining what documentation science is. From the past until now the science of documentation has changed a lot. In some countries the science of documentation is so considered important and equalized like any other science. Unlike in Indonesia, as the reality is, people are not yet interested in studying documentation science as a field of science. The lack of scientific articles and reference sources on this topic is one of the factors in the development of documentation science in Indonesia which is still lacking. This research was motivated by the circumstances in which the public did not really understand what documentation science was. Where a lot of various perceptions emerge from society that arise from their own understanding. The purpose of this research is to determine the development of documentation science in Indonesia in the perceptions of the millennial era. The research method used in this paper is a qualitative method with a document study approach. The background to the problem is presented in the introduction along with the formulation of the problem and the purpose of writing this research. In the discussion section, the writer writes some important points that must be studied in the documentary ilu portrait in Indonesia. starting from the background of the emergence of documentation science which was initiated by several pioneers of documentation science in the world to ending in a discussion of the solutions presented by the author to overcome existing problems. The result of this research is that new facts emerge about the perceptions of the millennial community about documentation science.

Keywords: science of documentation, millenial community, Indonesia

Abstrak
Ilmu dokumentasi yang dikenal saat ini adalah hasil dari perjalanan panjang para ilmuwan dalam mendefinisikan apa itu ilmu dokumentasi. Dari dulu hingga sekarang ilmu dokumentasi banyak mengalami perubahan. Di beberapa negara ilmu dokumentasi begitu dianggap penting dan disetarakan seperti ilmu lainnya. Berbeda dengan di Indonesia, seperti realitanya masyarakat belum begitu tertarik untuk mempelajari ilmu dokumentasi sebagai salah satu bidang ilmu. Sedikitnya artikel ilmiah dan sumber referensi yang mengangkat topik ini menjadi salah satu faktor perkembangan ilmu dokumentasi di Indonesia masih kurang. Pada penelitian ini dilatarbelakangi oleh keadaan bagaimana masyarakat ternyata belum begitu memahami apa itu ilmu dokumentasi. Dimana banyak muncul berbagai persepsi dari masyarakat yang timbul dari pemahaman mereka sendiri. Tujuan dari penelitian ini yaitu untuk mengetahui perkembangan ilmu dokumentasi di Indonesia dalam persepsi masyarakat era milenial. Metode penelitian yang digunakan dalam tulisan ini adalah metode kualitatif dengan pendekatan studi dokumen. Latar belakang permasalahan disampaikan pada bagian pendahuluan beserta rumusan masalah dan tujuan dituliskannya penelitian ini. Pada bagian pembahasan penulis menuliskan beberapa poin penting yang harus dikaji dalam potret ilu dokumentasi yang ada di Indonesia mulai dari latar belakang munculnya ilmu dokumentasi yang digagas oleh beberapa pelopor ilmu dokumentasi di dunia hingga berahir pada pembahasan mengenai solusi yang disampaikan penulis untuk mengatasi permasalahan yang ada. Hasil dari penelitian ini yaitu muncul fakta – fakta baru tentang persepsi masyarakat milenial tentang ilmu dokumentasi.

Kata kunci: ilmu dokumentasi, masyarakat milenial, Indonesia.

Istilah dokumentasi tidak begitu asing dikalangan masyarakat,dokumentasi merupakan hal yang penting bagi seseorang karena dianggap membantu dalam menyimpan kegiatan atau momen penting yang dialami oleh seseorang melalui bentuk tulisan,foto,video,dan sebagainya. Sudarsono (2016) menerangkan bahwa perkembangan dokumentasi dibagi dalam dua masa yaitu Pra 2003 dimana masa awal lahirnya dokumentasi sampai muncul gerakan dokumentasi baru atau Neo-documentalist,dan Pasca 2003. Tahun 1951,Suzanne Briet menyimpulkan bahwa dokumen dilihat secara fisiknya terdiri dari dua kelompok yaitu dua dimensi mati,dan tiga dimensi mati atau hidup,karena Briet menganggap bahwa binatang adalah dokumen. Untuk mengembangkan peluang potensi dokumentasi di Indonesia perlu ada beberapa hal yang dipelajari yaitu mengetahui apa itu dokumentasi baru, melakukan studi mendalam untuk lembagalembaga dokumenter juga mengajarkan ilmu dokumentasi pada sekolah yang nantinya akan bekerja di lembaga dokumenter.

Tujuan dibuatnya jurnal ini adalah untuk memberi pengetahuan mengenai pemahaman dan perkembangan dokumentasi di Indonesia. Dokumentasi adalah bentuk dari ketakukan manusia akan hilangnya dari peradaban, dokumentasi muncul sebagai upaya manusia untuk mempertahankan eksistensinya. Dokumen sebagai bukti nyata atas segala sesuatu yang terjadi agar ketika manusia mati pemikiran dan pengetahuannya tidak ikut terkubur bersama raganya. Dokumentasi merupakan media untuk mengabadikan suatu peristiwa agar tetap disimpan dan dapat dipergunakan di masa yang akan datang. Namun, pengertian dokumentasi diberbagai kalangan masi sangat jauh dari arti sebenarnyaPerkembangan dokumentasi dilakukan secara terus menerus dari FIB hingga IFLA dan pemahaman tentang dokumentasi terhadap masyarakat juga terus dilakukan.

Dokumentasi memiliki persepsi dan pengertian berbeda-beda pada setiap orang. Orang awam berpikir dokumentasi adalah suatu kegiatan merekam, mengambil foto atau gambar, mengabadikan sesuatu. Padahal makna dokumentasi adalah lebih dari itu. Istilah dokumentasi yang digunakan dalam Bahasa Indonesia berasal dari kata documentatie (Belanda), yang sebenarnya berasal dari kata dasar document. Dari kata dasar tersebut terbentuklah kata turunan seperti documentalist, documenten, documentatie, documenteren. Dalam bahasa Inggris, dikenal juga istilah documentation berasal dari kata document yang sebenarnya merupakan kata kerja dan kata benda. Bila document merupakan kata benda, maka artinya ialah setiap benda yang memuat atau berisi rekaman informasi. Bila merupakan kata kerja, maka to document berarti mencatat, mereka, membuat menjadi dokumen. Makna dan pengertian dokumentasi mengalami banyak perubahan mulai dari abad ke 18 namun baru populer pada abad ke 19. Istilah dokumentasi muncul pada tahun 1895 untuk pertama kali dikemukakan di Brussel oleh Paul Otlet dan Henri la Fontaine, kedua- duanya dari Belgia. Sebagai perkembangan lebih lanjut pada tahun 1895 di ibukota Belgia Brussel berdirilah sebuah organisasi bernama Institut Internationale Bibliographie (IIB) yang bergerak dalam bidang dokumentasi. Pada tahun 1931 Institute International de Bibliohraphie mengubah namanya menjadi Institue International de Documentation (IID).

Pengertian dokumentasi adalah bentuk kegiatan atau proses sistematis dalam melakukan pencarian, pemakaian, penghimpunan, penghimpunan, dan penyediaan dokumen untuk memperoleh penerangan pengetahuan, keterangan, serta bukti dan juga penyelidikan kepada pihak-pihak yang berkepentingan. Selain itu, pengertian dokumentasi adalah suatu bentuk kegiatan atau proses dalam menyediakan berbagai dokumen dengan memanfaatkan bukti yang akurat berdasarkan pencatatan dari berbagai sumber. Ada yang menganggap bahwa dokumentasi sama dengan bentuk kearsipan dalam perpustakaan, nyatanya jelas berbeda. Beberapa ahli bahkan mengatakan bahwa pengertian dokumentasi adalah penghimpunan dokumen atas suatu subjek tertentu.