Gambaran Dokumentasi di Indonesia

Gambaran Dokumentasi di Indonesia Asma’ Hanina Program Studi Ilmu Perpustakaan, Fakultas Ilmu Budaya, Universitas Diponegoro, Jl. Prof. Soedarto, SH, Kampus Undip Tembalang, Semarang, Indonesia Korespondensi: [email protected] Abstract [Title: Overview of Documentation in Indonesia] Documents are an important element in human activities, because in their daily life humans need and use information. This endless information is scattered and then collected, compiled, and then processed and worked on to form various documents so that this information does not just disappear. The actual documentation process cannot be separated from the document itself, and this process has actually been formed and implemented even from the time before writing was known, but as with the development and progress of human thinking, the documentation process does not escape changes and the process becomes moe efficient. In Indonesia, the existence of the concept of documentation is quite complicated to trace, but with the emergence of several people who pay attention to the science of documentation and also the awareness of the importance of documents and documentation,it is development is increasingly noticed and accepted by the public. The purpose of this study is to provide an overview or reflection of the development of documentation in Indonesia. The research method used is gathering information through observation and library research, searching for related sources through the internet and printed sources as material for consideration and expanding knowledge related to the concepts involved in writing. The results of the study conducted can be concluded that it seems that documentation activities can be implemented through more sophisticated technology in the future, thanks to improvements in the fields of science and technology. Keywords: document; documentation; information Abstrak Dokumen menjadi salah satu unsur penting dalam kegiatan manusia, karena dalam kesehariannya manusia membutuhkan dan menggunakan informasi. Informasi- informasi yang tak ada habisnya ini tersebar lalu dikumpulkan, dihimpun, untuk kemudian diolah dan digarap hingga membentuk dokumendokumen yang beragam agar informasi ini tidak lenyap begitu saja. Proses dokumentasi sejatinya tidak dapat dipisahkan dari dokumen itu sendiri, dan proses ini sebenarnya sudah terbentuk dan terselenggara bahkan dari masa sebelum dikenalnya tulisan, namun sebagaimana perkembangan dan kemajuan berpikir manusia proses dokumentasi pun tak luput dari perubahan dan semakin efisien prosesnya. Di Indonesia, kehadiran konsep dokumentasi cukup rumit untuk dilacak namun dengan munculnya beberapa orang yang menaruh perhatian pada ilmu dokumentasi dan juga kesadaran akan pentingnya dokumen dan dokumentasi membuat perkembangannya semakin diperhatikan dan diterima oleh masyarakat. Tujuan dalam penelitian ini yakni memberikan gambaran atau cerminan mengenai perkembangan dokumentasi di Indonesia. Dengan metode penelitian yang digunakan yakni penghimpunan informasi melalui observasi dan penelusuran pustaka, pencarian sumber terkait melalui internet maupun sumber tercetak sebagai bahan pertimbangan dan perluasan pengetahuan terkait konsep-konsep yang terlingkup dalam penulisan. Hasil dari kajian yang dilakukan dapat disimpulkan bahwa tampaknya aktivitas dokumentasi bisa diterapkan melalui teknologi yang lebih canggih di kemudian hari, berkat adanya peningkatan di bidang ilmu pengetahuan dan teknologi. Kata Kunci : dokumen; dokumentasi; informasi I. Pendahuluan Dalam kehidupan tercipta banyak sekali informasi. Informasi-informasi ini dirangkai dari sekumpulan data yang sebelumnya telah diorganisir sehingga menjadi suatu hal yang dapat memberi manfaat bagi individu-individu yang menerimanya. Oleh karena berlimpahnya informasi-informasi di dunia ini, maka diperlukan sesuatu yang bisa menampung dan mewadahinya agar informasiinformasi ini tidak dilupakan atau hilang begitu saja. Maka seiring berjalannya waktu manusia mendapatkan jalan keluar untuk menyimpan berbagai informasi yang didapatnya dalam sebuah kegiatan yang kini dikenal dengan dokumentasi. Dokumen dan dokumentasi menjadi satu kesatuan yang erat dan tidak dapat dipisahkan, dikarenakan segala kejadian atau objek segala aktivitas itu menjadi unsur terbentuknya sebuah dokumen. Adapun proses dokumentasi sesungguhnya merupakan proses kerja dari pengindraan dan otak manusia untuk mewujudkan sebuah pemahaman atas informasi atau persepsi. Proses pemahaman ini pun sejatinya sudah terlaksana sejak dahulu kala bahkan dari zaman sebelum adanya tulisan (praaksara) dimana manusia-manusia pada masa itu menciptakan dan mengaplikasikan pemahaman mereka dengan membuat jejak atau cap tangan di dinding gua, membuat lukisan bergambarkan hewan-hewan seperti rusa dan babi hutan. Hal ini membuktikan bahwa di masa tersebut kegiatan yang berkaitan dengan proses mengabadikan atau menyimpan sudah terlaksana walaupun dalam konteks yang masih samar-samar. Tidak sama dengan zaman kini, dimana wawasan manusia mengalami kemajuan sehingga dapat merubah beberapa tatanan kehidupan diantaranya perkembangan berbagai ilmu pengetahuan termasuk ilmu dokumentasi. Di Indonesia sendiri, awalnya ilmu dokumentasi tidak bertumbuh namun setelah menyadari dan memahami bahwa dokumentasi merupakan suatu hal yang sama pentingnya seperti ilmu pengetahuan lainnya untuk menunjang berbagai kemajuan, maka setelah itu pemerintah membentuk Peraturan Presiden Nomor 20 Tahun 1961 mengenai tugas dan kewajiban pekerjaan dokumentasi pustaka dan perpustakaan di lingkungan pemerintah. II. Landasan Teori 1.1 Dokumen Istilah dokumen telah menjadi kata yang lumrah digunakan dalam kehidupan masyarakat. Kata dokumen dalam bahasa Inggris dan Belanda memiliki ejaan yang sama disebut dengan document , dalam bahasa latin document berasal dari documentum yang memiliki arti kertas atau dokumen resmi. Kata documentum sendiri diturunkan dari kata docere atau docile yang artinya untuk mengajar (Putri, 2020). Jika ditelusuri kembali, istilah document dalam bahasa Inggris dapat bermakna sebagai kata benda dan juga kata kerja. Pada kata benda, dokumen berarti wahana informasi, data yang terekam atau dimuat dalam wahana tersebut serta maknanya yang digunakan untuk belajar, kesaksian, penelitian, rekreasi, dan sejenisnya. Sebagai kata kerja, to document mempunyai arti menyediakan dokumen, membuktikan kebenaran dengan menunjukkan adanya dokumen. Dengan begitu, dokumen memiliki konotasi yang berbeda serta ruang lingkup yang sedikit berlainan (Basuki dalam Purwono, 2017). Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, dokumen memiliki arti surat yang tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti keterangan seperti akta kelahiran, surat nikah, surat perjanjian; barang cetakan atau naskah karangan yang dikirim melalui pos; rekaman suara, gambar dalam fillm, dan sebagainya yang dapat dijadikan bukti keterangan. Sebagai bahan akuntabilitas, maka setiap organisasi pasti akan menghasilkan dokumen yang tercipta dari tiap kegiatan yang dilakukan dalam organisasi tersebut (Hapsari & Suharso, 2021). Sejalan dengan hal tersebut, Ensiklopedi Administrasi (1981) mengemukakan bahwa dokumen ialah, Suatu warkat asli yang dipergunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai bahan untuk mendukung suatu keterangan. Dalam dunia perusahaan di luar negeri (Amerika Serikat) istilah document dipakai dengan pengertian sama seperti records (warkat), tetapi istilah document kemudian dipakai pula dalam arti naskah-naskah asli yang telah di daftar secara sah menurut ketentuan-ketentuan dalam suatu peraturan, misalnya suatu piagam atau traktat. (Purwono, 2017) Dari berbagai uraian definisi tentang dokumen, dapat ditengarai bahwa dalam masyarakat, dokumen bisa merujuk pada kumpulan berkas-berkas yang dianggap penting dalam bentuk apapun yang dapat dijadikan sebagai sumber keterangan, penelitian atau penyidikan, serta alat bantu pembuktian keabsahan sesuatu. 1.2 Dokumentasi Dokumentasi dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia adalah 1) pengumpulan, pemilihan, pengolahan, dan penyimpanan informasi dalam bidang ilmu pengetahuan, dan 2) pemberian atau pengumpulan bukti dan keterangan (seperti gambar, kutipan, guntingan koran, dan bahan referensi lain). (Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia, 2013) Sulistyo Basuki menyebutkan bahwa dokumentasi ialah pekerjaan mengumpulkan, menyusun, dan mengelola dokumen-dokumen literer yang mencatat semua aktivitas manusia dan yang dianggap berguna untuk dijadikan bahan keterangan dan penerangan mengenai berbagai soal. (Sulistyo-Basuki, 1996: 11) Menurut Sugiyono (2018: 476) dokumentasi adalah suatu cara yang digunakan untuk memperoleh data dan informasi dalam bentuk buku, arsip, dokumen, tulisan angka dan gambar yang berupa laporan serta keterangan yang dapat mendukung penelitian (Palindri & Mais, 2020). Seiringan dengan hal tersebut, Louis Gottschalk (1986: 38) menyatakan bahwa dokumen (dokumentasi) dalam pengertian yang lebih luas berupa setiap proses pembuktian yang didasarkan atas jenis sumber apapun, baik yang bersifat tulisan, lisan, gambaran, atau arkeologis (Nilamsari, 2014). Lalu Oxford Advanced Learner’s Dictionary of Current English mengartikan documentation sebagai dua hal, yakni “documenting atau being documented”, dan “documents provided as evidence of proof of something” (Hornby dalam Sudarsono, 1990). Dengan begitu documentation dapat berarti: 1) proses mendokumentasikan; 2) keadaan atau hasil yang telah terdokumentasi, dan 3) kumpulan dokumen sebagai bukti atau pertanggungjawaban akan sesuatu. Jadi, dari beberapa pandangan tersebut dapat disimpulkan bahwa dokumentasi merupakan sebuah kegiatan mencari, menghimpun, menyimpan dan mengabadikan dokumen yang memiliki bentuk fisik secara khususnya dan dokumen beragam bentuk secara umumnya. III. Metode Penelitian Metode penelitian yang digunakan dalam penulisan paper ini adalah melalui observasi dan studi pustaka. Observasi dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan tindakan. Observasi merupakan segala kegiatan untuk mengenal, merekam, dan mendokumentasikan setiap hal dari proses dan hasil yang dicapai dari tindakan yang telah direncanakan (Kartini, 2007). Studi pustaka yakni segala usaha yang dilakukan guna menghimpun informasi relevan dengan masalah yang di teliti. Informasi dapat diperoleh melalui buku- buku ilmiah, laporan penelitian, tesis dan disertasi, peraturan- peraturan, karangan- karangan ilmiah, dan sumber-sumber tertulis baik tercetak maupun elektronik lainnya (Nurhasari, 2013). Sarwono (2006) (dalam Mirzaqon & Purwoko, 2018) menyatakan studi kepustakaan juga dapat mempelajari berbagai buku referensi serta hasil penelitian sebelumnya yang sejenis yang berguna untuk mendapatkan landasan teori mengenai masalah yang akan diteliti. Studi pustaka juga berarti teknik pengumpulan data dengan melaksanakan penelaahan terhadap buku, literatur, catata, serta berbagai laporan yang terkait dengan masalah yang ingin dipecahkan (Nazir:1988 dalam Mirzaqon & Purwoko, 2018). IV. Hasil Penelitian dan Pembahasan Pada dasarnya dokumentasi didasari oleh rasa takut manusia yang sadar bahwa dirinya tidak abadi atau dapat diartikan juga sebagai upaya atau usaha manusia untuk melawan ketakutan akan kehilangan eksistensinya (kematian). Sadar bahwa dirinya kelak akan menghilang, manusia mencari berbagai cara dengan menciptakan berbagai jejak/trace dalam beragam wujud dengan maksud untuk ‘merekam’ apa yang dirasakan dan dipikirkannya sehingga ketika manusia tersebut mati, pemikiran dan pengetahuannya tidak ikut hilang bersama tubuhnya namun pengetahuan itu tetap abadi dan terdokumentasi dengan baik. Seperti dalam pepatah "Harimau mati meninggalkan belang, gajah mati meninggalkan gading, manusia mati meninggalkan nama." Berangkat dari keinginan untuk mengabadikan esensi dirinya inilah, kegiatan dokumentasi kemudian menjadi perhatian manusia sebagai suatu jalan keluar untuk mengatasi permasalahan ketidakabadian. Ditambah dengan adanya tujuan dari kegiatan dokumentasi ini yaitu agar menjadi referensi bagi generasi mendatang untuk membangun peradaban kehidupan, membuat konsep dokumen dan dokumentasi semakin dikembangkan pembahasannya tak terkecuali di Indonesia. Pandangan tentang dokumen dan dokumentasi makin bertumbuh di masyarakat, baik masyarakat biasa maupun akademisi. Sederhananya, dokumentasi dapat diartikan dalam tiga hal yaitu sebagai objek, sebagai proses dan sebagai ilmu. Sebagai objek dokumentasi sering dihubungkan dengan sesuatu yang dihasilkan dari proses dokumentasi yaitu dokumen contohnya sebuah buku. Sebagai proses dimaknai dengan proses mencipta dokumen-dokumen tersebut seperti menulis dan sebagai ilmu mempunyai arti sebagai bahan kajian bagi kaum akademisi. Di awal perkembangannya sebagai ilmu, dokumentasi diartikan secara sederhana yaitu hanya sebatas dokumen pustaka saja sebab dokumen pustaka inilah yang paling populer dan mudah untuk diproduksi. Dikarenakan sempitnya sudut pandang dari keilmuan ini menyebabkan perkembangan yang lambat bagi ilmu dokumentasi. Di Indonesia sendiri sebenarnya kali pertama konsep dokumentasi itu hadir memang cukup sulit untuk dilacak. Namun terkuak bahwa sejak 1950 Indonesia sudah menjadi anggota dari FID (Federasi Internasional Dokumentasi) yang diwakili oleh OSR (Organization for Scientific Research), hal ini diketahui dalam laporan Suzanne Briet, seorang pustakawati berpengaruh dari Paris. Disusul dengan pembentukan Majelis Ilmu Pengetahuan Indonesia (MIPI) lalu himpunan ahli perpustakaan, arsip, dan dokumentasi pada 1956 yang disebut PAPADI. Kemudian muncul Peraturan Presiden Nomor 20 Tahun 1961 tentang tugas dokumentasi dan perpustakaan, dengan menyebut tugas-tugas dokumentasi sebagai berikut. 1) Menyediakan keterangan-keterangan yang dikutip, disadur, diterjemahkan, disaring, difoto copy, atau direkam dari segala dokumen pustaka. 2) Memberitahukan perihal tersedianya keterangn-keterangan itu. 3) Atas permintaan, menyusun suatu dokumen baru sebagai lanjutan dari pada usaha dimaksud pada angka 1. Selanjutnya untuk kali pertama, Indonesia berpartisipasi dalam Konferensi ke-33 FID di Tokyo, yang diwakili oleh Luwarsih dan Sahertian. Setelah melewati beragam kegiatan, pembentukan, perubahan nama organisasi dan lain sebagainya, pada tahun 2002 FID melebur ke dalam International Federation of Library Associations and Institutions (IFLA) yang membawa dampak pada kegiatan dokumentasi di Indonesia bahkan sampai istilah dokumentasi hilang dan menjadi terlupakan. Dokumentasi yang sempat kehilangan orientasi ini kembali diteliti oleh para akademisi yakni Warden Boyd Rayward, Michael Keeble Buckland, dan Niels Winfield Lund dan menjadi permulaan munculnya gerakan dokumentalis baru (Neo-documentalist). Dengan lahirnya neo-documentalist ini memicu banyak perubahan yang sangat memengaruhi konsep dokumentasi secara global, yaitu tidak membatasi dokumen sebatas dokumen pustaka/tercetak namun mendatangkan konsep baru yaitu melihat dokumen dari sudut pandang fungsi bahwa segala sesuatu yang berfungsi sebagai dokumen adalah dokumen (Sudarsono, 2016). Adanya konsep baru ini juga diikuti oleh perubahan konsep lembaga dokumenter yang berkonvergen, namun bukan konvergen dalam arti berintegrasi/melebur dalam satu lembaga melainkan konvergensi yang lebih pada kolaborasi untuk dapat menghubungkan satu dokumen dengan dokumen lainnya dari lembaga dokumenter seperti perpustakaan, arsip, serta museum. Dari penjabaran di atas memperlihatkan bahwa dokumentasi dapat berkembang seperti bidang keilmuan lainnya. Didukung dengan adanya persepsi baru dalam ilmu dokumentasi secara global pasca gerakan dokumentalis baru serta kondisi zaman kini dimana telah memasuki era digital. Lalu dengan terjadinya peralihan masyarakat dari masyarakat industri menjadi masyarakat informasi dimana dalam kehidupannya sehari-hari sangat bergantung pada informasi dan teknologi dapat dijadikan batu pijakan untuk membuka peluang pemanfaatan dokumentasi dimana dokumen dewasa ini lebih kompleks bentuknya. Perkembangan teknologi informasi mendatangkan istilah baru pada dokumen seperti istilah hardcopy dan softcopy. Dokumen hardcopy berwujud salinan hasil cetakan yang biasanya kita lihat pada kertas, dokumen ini bisa dilihat secara langsung oleh manusia tanpa memerlukan alat bantu. Adapun dokumen softcopy ialah salinan digital yang bentuknya tidak bisa dilihat secara langsung, perlu alat bantu untuk dapat melihatnya seperti dengan bantuan komputer. Manfaat yang didapat dari melakukan alih bentuk dokumen ini salah satunya adalah meminimalisir ruang yang diperlukan guna mewadahi dokumen bentuk tercetak. Dari sini telah tampak bahwa dengan semakin majunya ilmu pengetahuan dan teknologi, tidak menutup kemungkinan apabila kelak aktivitas dokumentasi bisa diaktualisasikan melalui penerapan teknologi digital yang canggih. V. Kesimpulan Berawal dari konsep yang masih sangat sederhana kemudian berkembang hingga mencakup berbagai bentuk dan dikaji oleh beragam disiplin ilmu, dokumen dan juga dokumentasi kini memiliki keutamaannya sendiri dalam berbagai bidang kehidupan. Hal ini pun diyakini berkat kaum dokumentalis baru yang memiliki sikap keterbukaan pada berbagai perubahan tersebut. Dengan keberagaman persepsi masyarakat pada penafsiran dokumentasi, ditambah kondisi zaman yang serba digital diperlukan adanya peningkatan dan pengembangan pada ilmu dokumentasi. Dapat dimulai dengan pengkajian proses dan produk lebih dulu serta dilaksanakan secara akademik, yang artinya kajian ini ialah ranah untuk kaum akademisi dan pemerhati masalah dokumentasi. Perkembangan konsep dokumentasi tentu masih memerlukan pengkajian lebih lanjut, sebab proses konstruksi, dekonstruksi, rekonstruksi akan tetap berjalan sesuai dengan kebutuhan dan tuntutan zaman, serta dalam hal ini tidak dapat disangkal perlu adanya dukungan dari seluruh pihak terkait agar dalam pelaksanaannya tercipta kesinambungan menuju kebangkitan dokumentasi Indonesia. Daftar Pustaka Fitriani, D. N. (2018). Kajian Tentang Oral Document: Tinjauan Pada Gerakan Dokumentalis Baru. Visi Pustaka (pp. 23–33). Hapsari, Y. A., & Suharso, P. (2021). Analisis Pengelolaan Arsip Dinamis di Kantor Kelurahan Pojoksari Kecamatan Ambarawa. Anuva: Jurnal Kajian Budaya, Perpustakaan, dan Informasi, 5(4), 555–568. Kartini, T. (2007). Penggunaan Metode Role Playing untuk Meningkatkan Minat Siswa dalam Pembelajaran Pengetahuan Sosial di Kelas V SDN Cileunyi I kecamatan Cileunyi Kabupaten Bandung. Jurnal Pendidikan Dasar, 8(1), 16-17. Mirzaqon, A., & Purwoko, B. (2018). Studi Kepustakaan Mengenai Landasan Teori Dan Praktik Konseling Expressive Writing. Jurnal BK Unesa, 8(1), 1-8. Nilamsari, N. (2014). Memahami Studi Dokumen Dalam Penelitian Kualitatif. Wacana, 13(2), 177–181. Nurhasari, W. (2013). Pengelolaan Pembelajaran Tari di Sanggar Family Sukajadi Bandung. Doctoral dissertation, Universitas Pendidikan Indonesia. Palindri, L., & Mais, R. G. (2020). Penerapan Prinsip Akuntabilitas Dan Transparansi Dalam Mengelola Keuangan Desa. Jurnal Akuntansi dan Governance, 1(1), 57-66. Purwono. (2017). Konsep dan Definisi Dokumentasi. pp. 1-33. Pusat Data dan Dokumentasi Ilmiah - Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia. (2013). Dokumentasi dan Kearsipan. Diakses 12 Maret 2022, dari https://pddi.lipi.go.id/dokumentasi-dan-kearsipan/ Putri, A. S. (2020). Dokumen: Pengertian, Syarat, Ciri, Fungsi dan Arti Pentingnya. Kompas.Com. Diakses 11 Maret 2022 https://www.kompas.com/skola/read/2020/01/01/080000269/dokumenpengertian-syarat-ciri-fungsi-dan-arti-pentingnya Sudarsono, B. (2016). Menuju Era Baru Dokumentasi. Jakarta: LIPI Press. Sudarsono, B. (2017). Memahami Dokumentasi. Acarya Pustaka, Vol.3.No 1(1), 47–65.