Manual CI

42 IV. RESULTADOS Y DISCUSIÓN 4.1. Resultados 4.1.1. Reseña Histórica La empresa A & B REPRESENTACIONES SRL fue constituida el 01 de noviembre del 2006, fundada en Chiclayo, Perú. Con la finalidad de satisfacer las necesidades del mercado local y del norte del Perú en productos como son las frutas deshidratadas, condimentos, semillas y abarrotes en general. Con respuesta a la necesidad de abastecer a la zona norte del Perú, en el año 2008 se decidió ampliar el mercado contando con clientes en los departamentos de Cajamarca, Trujillo, Piura y Tumbes. 4.1.2. Misión Somos una empresa orientada a ofrecer la mejor calidad y variedad en productos y servicios de venta, brindándoles a nuestros clientes las mejores opciones de compra obteniendo de esta manera su confianza y lealtad. 4.1.3. Visión Ser una cadena de tiendas en la región norteña que ofrezca la mejor calidad y variedad en servicios de venta y productos a sus clientes, generar un valor agregado a las ciudades a las que lleguemos fortaleciendo nuestra solidez por medio de la planeación y el trabajo en equipo. 4.1.4. Estructura organizacional Figura 1 Estructura organizacional Fuente: A & B Representaciones SRL Año: 2015 43 La estructura organizativa de la empresa A & B REPRESENTACIONES SRL está conformada por dos representantes legales: gerente general y gerente administrativo ambos tiene la función de administrar la empresa. El gerente general es aquel encargado de realizar las órdenes de compra, verificar el stock, cobro a clientes y pago a proveedores, cotizaciones en precios de la mercadería, verificación de las cuentas corrientes en las instituciones financieras, etc. El gerente administrativo tiene como función la declaración de impuestos en los días determinados por la Administración Tributaria, representar a la empresa en caso de que el gerente general se encuentre ausente por las diferentes actividades de representación que se realiza. Las funciones del asistente contable son verificación de los documentos recepcionados para su posterior registro en el sistema contable con la que cuenta la empresa, coordinar con los proveedores y clientes para el cobro o cancelación, efectuar acciones de seguimiento y verificación del cumplimiento de las disposiciones legales y normativas, En relación con los aspectos contables, presupuestales y tributario, procesar y analizar la información contable para fines internos y externos. Por otra parte, los operarios son aquella personas que se encargan de la recepción de mercadería, almacenamiento de ellas en los diferentes almacenes con la que cuenta la empresa, verificación del estado de la mercadería, la cobranza interna a clientes que sean de Chiclayo e aceptación de las notas de pedidos, boleteo y facturación de las ventas diarias, transporte y carga, limpieza de las instalaciones, etc. Flujograma de compras Figura 2 Flujograma de compras Fuente: A & B REPRESENTACIONES SRL Año: 2015 4.1.5.1. 4.1.5. Procesos de cada área operativa, aplicación de flujogramas y cuestionario modelo COSO 44 45 4.1.5.1.1. Descripción de compras Consiste en verificar el stock para disponer la venta, de caso contrario se debería toma nota del pedido con una respectiva cotización de precios según la gama de proveedores; luego se realiza la orden de compra sin tener en cuenta un control de calidad, es por ello que se toma de forma aleatoria la selección de proveedores dificultando una compra eficiente de la mercadería, aparte de que el área de gerencia es quien tiene a cargo constatar de que esta actividad se esa realizando y no maneja directamente los movimientos de pedidos para abastecer el almacén. a. Deficiencias detectadas 1. Se han sobrecargado de funciones de las cuales, el gerente no se encuentra apto para cumplir con eficiencia. 2. No cuentan con cotización de proveedores, analizando que posiblemente pueden existir un favoritismo con algunos de ellos. 3. Se maneja una baja estimación de compras y control en las operaciones diarias que realizan. b. Debilidades detectadas 1. Falta de conocimiento de gestión empresarial. 2. No poseen un cotejo de documentación de respaldo entre proveedor y la empresa. 3. Poca capacitación con respecto a manejos en una buena distribución de mercadería en almacén. c. Riesgos detectados 1. Existen variaciones significativas con respecto a los costos estándar. 2. A uno de los principales proveedores se le adeuda un monto significativo 3. Se han realizado numeroso pagos duplicados a los proveedores 4. Se detectaron grandes cantidades de mermas debido a la falta de control en la recepción por parte de los operarios. Flujograma de ventas Figura 3 Flujograma de venta Fuente: A & B REPRESENTACIONES SRL Año: 2015 4.1.5.2. 46 47 4.1.5.2.1. Descripción de ventas Consiste en la recepción de un pedido por parte del cliente, no se elabora la orden de venta, simplemente se encarga el almacenero toma la mercadería a disposición y se hace entrega al cliente, cuenta con ausencia de control de ventas a la entrega del pedido, y cuando se recibe la copia de factura no procede a ser anexada al documento firmado por el cliente inmediatamente es enviado a contabilidad para la codificación pero al momento de verificar la documentación se desconoce su ubicación ocasionando pérdida de tiempo y retrasos al momento de hacer el registro de la venta realizada al sistema. a. Deficiencias detectadas 1. Se desconoce si las facturas están codificadas o registradas de acuerdo con el tiempo real. 2. Gerencia está tomando una responsabilidad que no corresponde según un buen manual de funciones, esto ocasiona un estancamiento en el área debido al sobre trabajo que se realiza. 3. El personal encargado no brinda una atención adecuada a los clientes. b. Debilidades detectadas 1. Se ha detectado que algunas ventas son estimadas más no realizadas, considerando que realizan ventas omitidas. 2. No se realizan programas para incentivar las ventas de la empresa. c. Riesgos detectados 1. La fuerza de ventas no es capacitada para mejorar el desempeño de sus funciones. 2. La facturación es una falencia constante de los vendedores y no se han tomado medidas necesarias para su corrección. 3. El IGV no declarado conlleva a evadir un cargo tributario que a mediano plazo mostraran posibles fiscalizaciones. 48 4.1.5.2.2. Descripción de almacén Parte de una revisión documental por el personal de Almacén comprobando que los documentos se encuentren debidamente aprobados cumpliendo los requerimientos (calidad, precio, eficiencia de entrega); simplemente se procede a la recepción de mercancía por parte de los almaceneros con las facturas, y el orden en el almacén dificultado a gran magnitud codificar y datar información referente a la mercancía, el auxiliar contable se encarga de codificar las facturas y archiva tales documentos pero se da el caso en que al recopilar la información por revisión no se encuentra reportada según el registro en físico que se había realizado. a. Deficiencias detectadas 1. No posee un operario permanente que lleve el control de la mercadería en el almacén. 2. No ejercen un buen manejo de la distribución de la mercadería, es decir, no lleva un orden que le permita con mayor facilidad organizarse. 3. La confianza con los operarios al manejo de mercadería es deficiente, es decir, se han presentado casos de perdidas, sin tener en consideración una sanción o despido al presentarse dicho caso. 4. Las instalaciones de la empresa necesitan cada vez mayor espacio y orden, el cual no se ha logrado cubrir en su totalidad b. Debilidades detectadas 1. La utilización del método PEPS no se viene ejecutando de forma correcta generando distorsiones en los costos de venta, es decir, la falta de personal capacitado dificulta el control en el sistema como localización inmediata. 2. No existe un manual de procesos que indique como deben manejarse las actividades en almacén. 3. Los ingresos y egresos de productos no cuenta con un respaldo documentado y firmado mediante el cual se puedan verificar las existencias. 49 c. Riesgos detectados 1. Poseen stock descompensado, debido a que los productos con menos rotación permanecen estancados, generando un costo importante en obsoletos, originando a mediano plazo caducación y mermas. 2. No manejan una actualizada previsión de ventas, se trabaja con datos históricos; dejando que pase las mismas deficiencias de los periodos anteriores. 3. Una falta de control con respecto a un seguimiento de los indicadores, para ir estableciendo líneas de mejora 4. Deterioro de mercadería por falta de continua rotación ocasionando alto estancamiento. Flujograma de cobranzas Figura 4 Flujograma de cobranza Fuente: A & B REPRESENTACIONES SRL Año: 2015 4.1.5.3. I.R.N.F: ordenado cronológicamente R.N.F: ordenado por fecha y emisión L.F: archivado por mes de emisión 51 4.1.5.3.1. Descripción de cobranzas Radica en Contabilidad, el auxiliar contable al momento de verificar la factura sobre si se encuentra cancelada o cobrada, presenta deficiencia por no contar con un control, esto pone en riesgo si realmente se está ejecutando la cobranza a los clientes y sobre si se ha depositado con una debida consignación real, es por ello que se realiza cruces de información con la entidad financiera para confirmar dichas transacciones; de las cuales la empresa ha venido realizando transacciones a cuentas personales con los clientes riesgo que al ser detectado se tomó las medidas de solicitar a los bancos operar con cuentas bancarias netamente a nombre de la empresa. a. Debilidades detectadas 1. No se establece con un control en las facturas por cobrar 2. No existe una buena circularizaciones de los depósitos o transferencias recibidas por parte de los clientes con los estados de cuenta de las diferentes entidades financieras que cuenta la empresa b. Deficiencias detectadas 1. No están identificados los depósitos según las transacciones 2. Bajo manejo al realizar cobros del efectivo, es decir ya que existen transacciones en dólares de las cuales el tipo de cambio genera variaciones riesgosas. 3. No existe una buena circularización de los comprobantes de ventas con los estados de cuenta de las entidades financieras, ya que no posee con personal encargado de cumplir con esta función. c. Riesgos detectados 1. Existe un aumento significativo en la cantidad y monto de las notas de crédito y ajustes 2. No cuenta con un análisis de riesgo crediticio en los clientes que permita una mayor fidelidad de los clientes. 3. No se realizan sanciones o cargos adicionales aquellos clientes que no pagan a la fecha estimada, originando un bajo rendimiento de manejo de cartera disponible para compra. Flujograma de pago Figura 5 Flujograma de pago Fuente: A & B REPRESENTACIONES SRL Año: 2015 4.1.5.4. 52 53 4.1.5.4.1. Descripción de pago Se describe que el área de gerencia se encuentra a encarga de revisar y cotejar las facturas con los pagos respectivo, sin embargo se maneja de esta forma debido a que no se encuentra establecida una departamento de Tesorería que se encargue del manejo de los pagos, al momento de que Contabilidad se encarga de la recepción de comprobantes para su codificación y archivo muestra disconformidad debido a que no se encuentran con el monto que supuestamente se ha girado para el pago o la relación de las fechas no es la correcta. a. Debilidades detectadas 1. Suelen no pagar de forma correcta según la factura emitida, fomentando que el proveedor ya no desee vender y cambie de cliente (empresa) b. Deficiencias detectadas 1. No se lleva un control de los pagos realizados con los acreedores, si bien esto representa un grado de deficiencia regular, se debe ejecutar un mejor control. c. Riesgos detectados 1. Se realiza un depósito de pago a la cuenta personal del proveedor y/o diferente al rubro de la empresa, generando disturbios con relación al sistema de registro. 4.1.6. Aplicación de cuestionario modelo COSO El informe COSO define el Control Interno como un proceso efectuado por el consejo de administración, la dirección y el resto del personal de la empresa, el mismo consta de cinco componentes interrelacionados derivados del estilo de la dirección e integrados en el proceso de gestión. Estos elementos generan una sinergia y forman un sistema integrado que responde de una manera dinámica a las circunstancias cambiantes del entorno y los componentes representan lo que se necesita para lograr los objetivos organizacionales. De acuerdo a lo citado anteriormente, para poder realizar el levantamiento de la información y conocer la situación actual de la empresa A & B 54 REPRESENTACIONES SRL, realizamos todos los procedimientos de control interno según el modelo COSO sus respectivos componentes. Para realizar la evaluación de control interno en la empresa se aplicó el método de cuestionario, mediante el cual se realizó la matriz de calificación del nivel de riesgo y confianza, tomando en cuenta los factores de control claves, asignando una ponderación y una calificación ponderada con la que se logró determinar el nivel de riesgo y de confianza de cada componente. Tabla 5 Resultado de cuestionario modelo COSO COMPONENTES FACTOR % ESTADO AMBIENTE DE CONTROL CONFIANZA 35% BAJO RIESGO 65% REGULAR CONFIANZA 15% DEFICIENTE RIESGO 85% ALTO CONFIANZA 41% BAJO RIESGO 59% REGULAR INFORMACIÓN Y CONFIANZA 0% DEFICIENTE COMUNICACIÓN RIESGO 100% ALTO CONFIANZA 50% REGULAR RIESGO 50% REGULAR EVALUACIÓN DE RIESGOS ACTIVIDADES DE CONTROL SUPERVISIÓN Fuente: elaboración propia Año: 2015 Tabla 6 Intervalo según cuestionario modelo COSO INTERVALOS ESTADO 0 -25 DEFICIENTE CONFIANZA 25-50 BAJO RIESGO 50-75 REGULAR 75-100 ALTO FACTOR Fuente: Elaboración propia Año: 2015 55 4.1.6.1. Resultados de la evaluación Se logró detectar mediante el uso de los componentes del COSO que la empresa presento un nivel de confianza BAJO en las áreas analizadas; dado que al no contar con una plan estratégico confiable, objetivos generales y específicos definidos ha generado una gestión ineficiente; es decir; no son dados a conocer a todo el personal operativo, generando que no exista una comunicación en las áreas de la empresa, ocasionando deficiencias y variaciones de información respecto a los clientes. Asimismo para el nivel de riesgo encontrado es REGULAR, se debe a que la empresa no cuenta con un manual de funciones (MOF), un personal calificado, asimismo, la dirección no identifico los riesgos potenciales que afectan las actividades de la empresa. Si bien la empresa cuenta con algunos procesos que generan información y datos reales emitidos a través de informes que realizo la gerencia pero no se dan a conocer acerca de las actividades realizadas, se mantiene la satisfacción de las clientes pero no en el nivel esperado. Esto se debe a la inexistencia de indicadores que permitan medir el rendimiento de cumplimiento de las metas planteadas por la empresa. Donde hemos detectado un nivel de confianza siendo DEFICIENTE, motivo a que la entidad presenta alta insuficiencia de información y comunicación a todos los miembros para el logro de objetivos y un mejor desempeño esto conlleva a un nivel del riesgo ALTO, debido a que no hay reglamento interno, los procedimientos adecuados que llevan a cabo dentro de la entidad, están elaborados de manera empírica al no existir ningún tipo de manual que regule las actividades. Actualmente se realiza un monitoreo por parte del personal de gerencia siento este no eficiente en la revisión de todas las actividades que se realizan en la empresa y no se realiza una evaluación constante para controlar si todo se cumple según las funciones asignadas tanto externos e internos de la empresa. 56 4.1.7. Diagnóstico Actualmente la empresa A & B REPRESENTACIONES SRL posee una baja operatividad que no le permite manejar con toda eficiencia los recursos de la organización, cosa que en lugar de ejecutar un buen trabajo, simplemente el personal de turno lo realiza, asimismo, dificultades que a largo plazo le pueden generar aún más perdidas de las que por ahora ya posee: a) Problemas en despachos, se viene dando como algo permanente es el chequeo completo del embarque de la mercadería, ya sea qué el cliente lleve su mercadería o sea el caso que los operarios realicen la entrega; pero el detalle viene que los operarios no revisan bien la mercadería o si la documentación está conforme al momento de la entrega, esto es una falta de capacitación al personal y no contar con documentación respectiva. b) Manipulación y desorden de los productos, la mala distribución para los productos en almacén generan una falta de espacio hace que se vuelva difícil la manipulación de mercadería, causando que ellos trabajen de manera incomoda al grado de correr algún riesgo laboral. Ahora sí, se tiene como conocimiento que al momento de realizar el despacho al cliente final son sacados de los empaques, y los restantes quedan desordenados, por la falta de tiempo o desorganización de los operarios no los acomodan nuevamente, y esto general que al transcurso de la jornada dificulte el paso en los establecimientos de almacén. c) Desabastecimiento de productos, esto se genera por la falta de un registro diario, un personal bien capacitado y no dedicarle el tiempo necesario para registrar los productos faltantes; la ausencia de capacitación al personal y herramienta de control que permitan ayudar a la gestión para que de esta forma se maneje y rinda un informe de compras, y este a su vez proceda a realizar el pedido del producto faltante con sus proveedores, en la actualidad la persona encargada (operario) solo realiza un chequeo mediante la observación directa y comprueba si se la mercadería está completa, luego procede a registrarlo en una libreta y colocarlo en almacén sin tener en cuenta cual es el orden por producto o como acomodarlo. 57 d) Problemas con la logística de ventas, las dificultades que se presentan es el desconocimiento si las facturas están codificadas o registradas de acuerdo con el tiempo real de la venta, también una falta de capacitación a los operarios para realizar la entrega del pedido dando casos de no llegar a la dirección del cliente a tiempo confundiendo la mercadería para ser entregada y esto se debe a que gerencia quien es responsable de recepción el pedido no se encarga de pedir referencias posibles al cliente ya sea directamente en el establecimiento de la empresa o vía telefónica. También que no cuentan con un plano que muestre las usuales rutas a los distintos sectores, para que los operarios puedan orientarse con facilidad. 4.2.Discusión La presente tesis lo que busca es optimizar los procesos operativos de la empresa A & B REPRESENTACIONES SRL, a fin que este proyecto ayude a tomar medidas correctivas con respecto a una diseño de Sistema de Control Interno mediante el COSO permitiéndole trabajar de manera más ordenada y sin realizar las actividades de forma empírica, asimismo para Fonseca, O (2011) El COSO recompone una visión sesgada del mundo de los negocios al plantear que la junta de directores y la alta gerencia, no solamente tienen el deber, sino también la responsabilidad de establecer un buen sistema de control interno y mantenerlo funcionando con efectividad. Luego de haber realizado un análisis con la utilización del instrumento de estudio se logró apreciar que la entidad viene contando con diversas deficiencias que no le permiten crecer ni de forma interno como externo, limitándose a poder operar a gran escala, esto se debe al no llevar un manejo contable o fidedigno de las transacciones, operaciones y los objetivos que se han venido planteando no son los adecuados según lo que aparentemente realizan. Por ende la aplicación de un modelo COSO como herramienta para diseñar un Sistema de control Interno permitió realizar un análisis de los riesgos existentes en las diversas áreas operativas, a partir de la identificación de sus objetivos estratégicos y factores críticos de éxito. Se busca que con el diseño de un sistema de control interno la entidad estructurar una base legal y normativa tanto clara como completa designando atribuciones y 58 competencias en los diferentes departamentos a definir de este modo se estaría cumpliendo con eficiente rendimiento las funciones y responsabilidades que se deben realizar por área. Según Coopers (1997) puede ayudar a que una entidad consiga su rentabilidad y rendimiento ayudando a prevenir la pérdida de recursos, puede mejorar la obtención de información fiable. También puede reforzar la confianza en que la empresa cumple con las leyes y normas aplicables, evitando efectos perjudiciales. Por último, se establezco que la entidad no cuenta con un sistema de control que le permita llegar un manejar con eficiencia de sus operaciones, control en kárdex y supervisión en las áreas; Para Fernández (2008) Se debe establecer controles que permitan llevar una evaluación adecuada de cumplimiento de funciones en las actividades por área a fin de tomar decisiones adecuadas y oportunas. 4.3. Propuesta para definir políticas, estructura organizativa y procedimientos para el diseño de sistema de control interno que mejore los procesos operativos 4.3.1. Propuesta de solución para la parte administrativa 4.3.1.1. Implementación de MOF 4.3.1.1.1. Descripcion de las funciones por cargo 1. Gerencia general Tabla 7 Descripción de las funciones por cargo UNIDAD ORGANICA CARGO ESTRUCTURAL CODIGO N° DE CAP GERENCIA GENERAL GERENTE GENERAL 001 Fuente: Elaboración propia Año: 2015 I. Función básica Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades comerciales, operativas, financieras y administrativas, de acuerdo a las políticas y estrategias establecidas por la empresa. II. Funciones Especificas 3.1. Ejercer la representación legal de la empresa A & B Representaciones SRL ante las autoridades, entidades y 59 organismo públicos y privados, nacionales y extranjeros, de acuerdo a las atribuciones conferidas por el Directorio. 3.2. Ejercer la dirección, coordinación y control administrativo, operacional y comercial de la A & B Representaciones SRL. 3.3. Planear, definir, implementar y dirigir las políticas y estrategias generales de gestión. 3.4. Dirigir y controlar el proceso de planeamiento estratégico, técnico y operacional. 3.5. Establecer y evaluar periódicamente los objetivos y metas generales para los diferentes Sistemas de Gestión Empresarial, así como aprobar los específicos para cada una de ellos Gerencia administrativa. III. Línea de autoridad Tabla 8 Línea de autoridad Depende y reporta al Ejerce mando o supervisión de Gerencia Todas las áreas y gerencia administrativa Fuente: Elaboración propia Año: 2015 2. Gerencia Administrativa Tabla 9 Descripción de las funciones por cargo UNIDAD ORGÁNICA CARGO ESTRUCTURAL CÓDIGO N° DE CAP GERENCIA ADMINISTRATIVA GERENTE ADMINISTRATIVO 002 Fuente: Elaboración propia Año: 2015 I. Identificación del cargo II. Función básica 2.1 Organizar, coordinar, ejecutar y controlar todas las actividades relacionadas con los procesos y actividades de logística, recursos humanos, contabilidad. Proponer e implantar sistemas de control e información que garanticen la correcta administración de los recursos de la empresa A & B Representaciones SRL. 60 III. Funciones especificas 3.1 Coordinar con las diferentes áreas de la empresa de línea y de apoyo, a fin de atender sus necesidades oportunas y eficientemente. 3.2 Implantar una cultura basada en un estilo de liderazgo participativo, orientado a la eficiencia y efectividad de la gestión empresas así como el reconocimiento de los aportes de los trabajadores. 3.3 Implantar normas, políticas y procedimientos administrativos y financieros dentro de un marco de mejoramiento continuo. 3.4 Coordinar y conducir la formulación y evaluación de los programas de desarrollo del potencial humano de la empresa; en lo relativo a la capacitación, entrenamiento, desarrollo de líneas de carrera, evaluación de desempeño, desplazamiento de servidores y generación de programas motivacionales. 3.5 Coordinar, conducir, desarrollar, proponer, implementar y administrar Estructuras Remunerativas racionales, equitativas y técnicamente conceptualizadas, así como programas de beneficios y compensaciones adicionales. IV. Línea de autoridad Tabla 10 Línea de autoridad Depende y reporta al Ejerce mando o supervisión de Gerencia General Jefe de área de Logística Jefe de área de Recursos Humanos Jefe de Cobranzas y Ventas Jefe de Tesorería Auxiliar contable Fuente: Elaboración propia Año: 2015 3. Logística I. Identificación del cargo Tabla 11 Descripción de las funciones por cargo UNIDAD ORGÁNICA CARGO ESTRUCTURAL CÓDIGO N° DE CAP Fuente Elaboración propia Año 2015 ÁREA DE LOGÍSTICA Jefe de área de logística 003 61 II. Función básica 2.1 Es el encargado de la administración de los recursos, materiales, servicios generales y no personales, con el fin de garantizar la adquisición y disposición de estos, de manera oportuna necesaria y eficiente según las necesidades de las áreas de la Empresa. Así como la administración de compras, el planeamiento de stock, los servicios generales, la administración de almacenes y control patrimonial. III. Funciones especificas 3.1. Coordinar, dirigir y controlar la formulación del planeamiento de stock, y del Plan anual de compras. 3.2. Coordinar, conducir y proponer el presupuesto operativo de adquisiciones de bienes y servicios, de acuerdo a políticas, normas y estrategias establecidas. 3.3. Proponer e implementar políticas y normas específicas para la administración del sistema logístico. 3.4. Dirigir, controlar y evaluar el proceso de adquisición de insumos, maquinarias, equipos, repuestos, materiales y servicios que permitan el normal desarrollo de las operaciones. IV. Línea de autoridad Tabla 12 Línea de autoridad Depende y reporta al Ejerce mando o supervisión de Área de Logística Jefe de área de Logística Jefe de área de Tesorería Jefe de Cobranzas y Ventas Auxiliar contable Fuente: Elaboración propia Año: 2015 4. Recursos Humanos I. Identificación del cargo Tabla 13 Descripción de las funciones por cargo UNIDAD ORGÁNICA CARGO ESTRUCTURAL CÓDIGO N° DE CAP Fuente: Elaboración propia Año: 2015 ÁREA DE RECURSOS HUMANOS Jefe de Recursos Humanos 004 62 II. Función básica 2.1 Proponer, implementar y controlar la ejecución de los planes, políticas, procedimientos y normas relacionadas con la administración de los Recursos Humanos: Contratación, capacitación y desarrollo, incentivos, evaluación de personal, remuneración. III. Funciones especificas 3.1 Desarrollar y administrar políticas y programas de administración de personal 3.2 Efectuar un control de asistencia, permanencia y puntualidad 3.3 Mantener los record y files del personal 3.4 Desarrollar los perfiles y conducir los procesos de reclutamiento, selección e inducción del personal 3.5 Proponer e implementar un sistema de gestión e información de los recursos humanos. IV. Línea de autoridad Tabla 14 Línea de autoridad Depende y reporta al Ejerce mando o supervisión de Área de Recursos Humanos Jefe de área de Logística Jefe de área de Gerencia general, administrativa Jefe de Tesorería Jefe de Cobranzas y Ventas Auxiliar contable Fuente: Elaboración propia Año: 2015 5. Tesorería I. Identificación del cargo Tabla 15 Descripción de las funciones por cargo UNIDAD ORGÁNICA CARGO ESTRUCTURAL CÓDIGO N° DE CAP Fuente: Elaboración propia Año: 2015 Área de Tesorería Jefe de Tesorería 005 63 II. Función básica 2.1. Verificar la actualización permanente del registro contable de las transacciones financieras de conformidad con el respectivo sistema de contabilidad. III. Funciones especificas 3.1. Visar y firmar los diferentes documentos administrativos contables. 3.2. Revisar y firmar los diferentes documentos relacionado con los desembolsos e ingresos de fondos y cheques. 3.3. Elaborar y analizar mensualmente la información financiera y conciliaciones de pagos del ejercicio. 3.4. Realizar arqueos no previstos de supervisión del fondo para pagos en efectivo y/o fijo para caja chica y la recaudación diaria en ventanilla. 3.5. Mantener el archivo adecuado de las informaciones y otros documentos del área. IV. Línea de autoridad Tabla 16 Línea de autoridad Depende y reporta al Ejerce mando o supervisión de Área de Tesorería Jefe de área Tesorería Jefe de Cobranzas y Ventas Auxiliar contable Fuente: Elaboración propia Año 2015 6. Cobranzas y Ventas I. Identificación del cargo Tabla 17 Descripción de las funciones por cargo UNIDAD ORGÁNICA CARGO ESTRUCTURAL CÓDIGO N° DE CAP Fuente: Elaboración propia Año 2015 Área de Cobranzas y control de ventas Jefe de Ventas 006 64 II. Función básica 2.1. Incrementar las ventas y disminuir la morosidad en los pagos; logrando brindar productos de calidad al público, dentro del ámbito de responsabilidad de la Empresa. III. Funciones especificas 3.1. Realizar supervisiones a la gestión de cobranza normal y otorgar facilidades de pago al buen cliente. 3.2. Planificar, proponer: políticas de créditos y cobranzas de conformidad a las disposiciones de la empresa. 3.3. Realizar el análisis de la cartera de deudores y proponer medidas correctivas. 3.4. Realizar reporte de gestión mensual, trimestral y anual. 3.5. Establecer políticas de fraccionamiento de deudas de acuerdo a antigüedad, situación social y económica del deudor. IV. Línea de autoridad Tabla 18 Línea de autoridad Depende y reporta al Ejerce mando o supervisión de Fuente: Elaboración propia Año: 2016 Área de Cobranzas y ventas Jefe de área Tesorería Jefe de Logística Gerente Administrativo Auxiliar contable 65 4.3.1.2. Implementación de estructura organizativa Figura 6 Implementación de estructura organizacional Fuente: Fuente propia Año: 2015 4.3.1.3. Importancia de elaboración de informes trimestrales 4.3.2. Propuesta de solución para la parte operativa 4.3.2.1. Proponer nuevos flujogramas y procedimientos para llevar un control por cada área operativo. Figura 7 Flujograma del área de logística Fuente: Elaboración propia Año: 2015 4.3.2.1.1. Flujograma de logística 66 67 a. Procedimiento del área de logística Tabla 19 Procedimiento 01 Requerimiento de compra PROCEDIMIENTO N° 1 REQUERIMIENTO DE COMPRA Identificar la carencia de insumos para el stock OBJETIVO Mediante este proceso se desarrollara el mecanismo de compras de la mercadería requerida, según: 1. Comprobar la mercadería (stock) en almacén, para disponer de este tipo de material. 2. Solicitud de compra a) Se procede a emitir una solicitud de compra al área de logística b) Tener una archivador para documentar los pedidos realizados. Fuente: Elaboración propia Año: 2015 Tabla 20 Procedimiento 02 Selección del proveedor SELECCIÓN DEL PROVEEDOR Conseguir mercadería de calidad que cumplan los requerimientos solicitados OBJETIVO Mediante este proceso nos encargaremos de analizar las ofertas de los proveedores e identificar la alternativa que se ajusta a las necesidades de la entidad, según: 1. Calificación de proveedor Se prioriza una nueva clasificación de proveedores, los cuales serán calificados mediante un envió de carta de invitación, determinando: a) Experiencia pertinente b) Desempeño con clientes en relación con los competidores c) Requisitos de calidad del producto, precio, entrega y repuesta ante posibles problemas 2. Cotizaciones Solicitar por lo menos 2 a 3 cotizaciones, en caso de ser nuevos proveedores; posteriormente realizar pruebas de satisfacción y seleccionar aquel que cumple con los requisitos. 3. Evaluación de la alternativa más conveniente Se definirá la alternativa más conveniente según: calidad, precio, oportuna entrega de pedido Posible Riesgo La empresa contaba con una lista de proveedores con los que ya vino trabajando pero al solicitar un pedido, no solían cubrir las necesidades o son ineficientes, es por ello es recomendable, identificar si existe un favoritismo por aquellos proveedores, cotizar según estándares (precio, calidad, eficiencia de entrega) PROCEDIMIENTO N° 2 Fuente: Elaboración propia Año: 2015 68 Tabla 21 Procedimiento 03 Adquisión y recepción de mercadería ADQUISICIÓN Y RECEPCIÓN DE MERCADERÍA PROCEDIMIENTO N° 3 Proveer mercadería de calidad, adecuado control OBJETIVO 1. Este procedimiento hace referencia a la realización de la compra, mediante una llamada, correo electrónico al proveedor emitiendo una orden de compra, en el cual debe constatar: a) Cantidad b) Especificación del producto c) Tiempo de entrega d) Firmas de autorización 2. Recepción de la mercadería solicitada, donde se verifica lo siguiente: a) La respectiva factura y guía de remisión verificando el buen estado del producto. b) La mercadería recibida es la especificada en la orden de compra. c) La factura recibida coincide con la orden de compra. 3. Envió de insumos a almacén Las mercaderías se entregan en almacén para que proceda con un registro de ingreso y respectiva documentación: a) Copia de la orden de compra y factura b) Guía de remisión Asimismo, operario de almacén procede a entregar al área de Logística el respectivo comprobante de ingreso de la mercadería recibida. Fuente: Elaboración propia Año: 2015 Tabla 22 Procedimiento 04 - Envío de documentación al auxiliar contable PROCEDIMIENTO N° 4 OBJETIVO ENVÍO DE DOCUMENTACIÓN AL AUXILIAR CONTABLE Registrar contablemente el ingreso de toda mercadería. 1. Entregar factura y copia de la orden de ingreso al operario de almacén. 2. La documentación recibida de la compra es enviada al auxiliar contable para su registro contable y archivo. Fuente: Elaboración propia Año: 2015 Figura 8 Flujograma de cobranzas y ventas Fuente: Elaboración propia Año: 2015 4.3.2.1.2. Flujograma de cobranzas y ventas 69 70 a. Procedimiento del área cobranzas y ventas Tabla 23 Procedimiento 01 - Pedido de mercadería PEDIDO DE MERCADERÍA Cumplir con los requerimientos y específicamente del cliente 1. Recepción del pedido: recibir orden de compra del cliente por correo electrónico o llamada2. La documentación recibida de la compra es enviada al auxiliar contable para su registro contable y archivo. Pedido de mercadería, se realizara lo siguiente: Enviar copia de orden de compra a operario de almacén para que verifique en stock. 2. Solicitud de facturación a) Recibir confirmación del pedido b) Revisar el estado del cliente c) Registrar y procesar en el sistema el pedido realizado. d) Enviar la orden de compra al auxiliar contable para que proceda a generar la respectiva factura. PROCEDIMIENTO N° 1 OBJETIVO Fuente: elaboración propia Año: 2015 Tabla 24 Procedimiento 02- Despacho de mercadería PROCEDIMIENTO N° 2 OBJETIVO DESPACHO DE MERCADERÍA Realizar la entrega de la mercadería solicitada de forma oportuna al cliente. 1. Entrega de productos Toda entrega de mercadería está exenta de recargos adicionales, brindándole al cliente confianza y mayor seguridad, teniendo en cuenta lo siguiente: a) Elaborar comprobante de egreso de almacén y enviar al área de Cobranzas y ventas. b) El nuevo cliente debe acercarse a las instalaciones de la empresa para retirar su pedido junto a la factura. c) Para aquellos clientes frecuencias se realiza la distribución del producto a la fecha, hora y lugar acordados, y se entrega al cliente la respectiva factura junto con su guía de remisión. Fuente: Elaboración propia Año: 2015 Tabla 25 Procedimiento 03 - Servicio de post- venta SERVICIO DE POST-VENTA PROCEDIMIENTO N° 3 Garantizar la conformidad del Cliente. OBJETIVO Este servicio se lleva a cabo, mediante lo siguiente: a) Garantías en caso de fallas de mercadería b) Descuentos especiales para aquellos clientes en sus compras futuras. Fuente: Elaboración propia Año: 2015 Figura 9 Flujograma del área de recursos humanos Fuente: Elaboración propia Año: 2015 4.3.2.1.3. Flujograma de recursos humanos 71 72 a. Procedimiento del área de recursos humanos Tabla 26 Procedim iento 01 Reclutam iento del personal RECLUTAMIENTO DEL PERSONAL Identificar candidatos calificados y capaces de ocupar cargos dentro de la organización. La empresa trata de buscar individuos y obteniendo información al respecto, para determinar si se ajusta a las necesidades del cargo y su nivel de capacidad de desempeño. Para ello se realiza los siguientes: 1. Definición del perfil del postulante a. Establecer las competencias o características que debe cumplir una persona para que pueda postular al puesto. b. Determinar conocimiento, experiencia, habilidades y actitudes que debe poseer la persona. c. Identificar la capacidad del postulante para adaptarse al ambiente o a la cultura de la empresa. 2. Búsqueda / convocatoria de postulantes a. Publicar anuncios o avisos en diarios e internet. b. Revisar archivos o bases de datos de personas que anteriormente habían enviado su currículum. c. Todos los postulantes serán sometidos necesariamente y obligatoriamente al proceso de selección. a) Garantías en caso de fallas de mercadería b) Descuentos especiales para aquellos clientes en sus compras futuras. PROCEDIMIENTO N° 1 OBJETIVO Fuente: elaboración propia Año: 2015 Tabla 27 Procedimiento 02 - Selección, contratación e inducción del personal SELECCIÓN, CONTRATACIÓN E INDUCCIÓN DEL PROCEDIMIENTO N° 2 PERSONAL Determinar a la persona para el cargo a desempeñar OBJETIVO Se escogerá entre los candidatos que se han reclutado, aquel que tenga mayores posibilidades para ajustarse al cargo vacante. Para ello se realiza los siguientes: 1. Pruebas técnicas y psicológicas Realizar a los postulantes un test técnico y psicológico para determinar su equilibrio emocional y aptitud para el puesto de trabajo requerido. 2. Entrevista Realizar al postulante una entrevista formal con el gerente administrativo o contador. 3. Verificar referencias Comprobar la veracidad de las referencias brindadas por el postulante, comunicándose con sus anteriores jefes. 4. Elegir al candidato Proceder con la elaboración y firma de contrato. 5. Legalización del contrato a. Registrar el contrato de trabajo mediante el portal del ministerio de trabajo y promoción del empleo MTPE (tres ejemplares) b. Generar aviso de entrada del nuevo empleado por medio del portal del MTPE. c. Afiliar al trabajar al seguro social (ESSALUD) 6. Capacitación del personal Capacitar al personal para que pueda desempeñar correctamente su nuevo puesto, e informarle sobre los procedimientos, políticas de la empresa. El nuevo trabajador debe tener: a. Inducción del puesto a desempeñar b. Ayudas técnicas. Fuente: Elaboración propia Año: 2015 73 Tabla 28 Procedimiento 03 - Evaluación del desempeño del cargo PROCEDIMIENTO N° 3 OBJETIVO EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DEL CARGO Evaluar la eficiencia de los empleados para elaborar planes de mejora La empresa considera varios factores para la evaluación de desempeño de sus colaboradores, los cuales se detallan en lo siguiente: 1. Calidad de trabajo Proporcionar documentación adecuada y oportuna para evaluar la exactitud la exactitud, seriedad y utilidad en las áreas encomendadas. 2. Cantidad de trabajo Realizar un volumen aceptable de trabajo en comparación con lo que cabe esperar razonablemente en las circunstancias actuales del puesto de trabajo, cumplir con el calendario de entregas de trabajos. 3. Conocimiento del puesto Medir el grado de conocimiento y entendimiento del trabajo realizado para evaluar el desarrollo, evolución y mejorar la capacidad de desempeño. 4. Planificación Programar las actividades de trabajo a fin de cumplir plazos y utilizar los recursos necesarios con eficiencia 5. Relaciones laborales a. Relación que el empleado mantiene con sus compañeros, respecto a informar sobre tareas, resultados y problemas. b. Relación que el empleado mantiene con su supervisor, en cuanto a informar sobre el proceso de su trabajo y problemas que puedan suscitarse, respecto a informar sobre tareas, resultados y posibles problemas. c. Relación que el empleado mantiene con clientes, proveedores y personal externo. 6. Responsabilidades Capacitar al personal ara que se pueda desempeñar correctamente en su nuevo puesto, e informarle sobre los procedimiento, políticas de la empresa. Fuente: elaboración propia Año: 2015 Tabla 29 Procedimiento 04 - Liquidación de personal 1. a. b. c. d. e. 2. a. b. c. d. e. LIQUIDACIÓN DE PERSONAL PROCEDIMIENTO N° 4 Analizar la administración del personal. OBJETIVO Renuncia de personal Si el trabajador no se encuentra conforme en la empresa este puede renunciar, se da por voluntad propia de cada trabajador y se realiza dela siguiente manera: El empleado debe entregar una carta de renuncia, expresando las causales y hechos en que se fundamenta. El empleado debe entregar una lista de asuntos pendientes sobre sus labores. El empleado debe entregar de manera formal todos los insumos e implementos de trabajo asignados. Se informa al empleado la fecha de entrega de la respectiva liquidación. Adjuntar constancia de trabajo y retiro de seguro social. Despido de personal El despido ocurre porque el trabajador ha incumplido con las políticas establecidas por la empresa. Se realiza lo siguiente: Se comunica al departamento de recursos humanos el motivo del despido. Se entrega notificación de despido al empleado. Solicitar el acta finiquito mediante el portal del ministerio de trabajo y promoción del empleo (MTPE) (tres originales) Informar al empleado la fecha de entrega de la respectiva liquidación Adjuntar constancia de trabajo y retiro de seguro social. Fuente: Elaboración propia Año: 2015 74 4.3.2.1.4. Proporcionar medios de información para obtener una oportuna comunicación que ayude una mejora en los procesos operativos. a. Establecer canales de comunicación en los cuales el personal este bien capacitado sobre los objetivos propuestos por la empresa b. Estrategias organizacionales, hacer presente del plan de implementación sobre el manual (MOF) y flujogramas que se tiene que ir utilizando para cumplir con eficiencia las funciones y áreas. c. Establecer estrategias operativas; como hacer la elaboración informes trimestrales, respecto al cumplimiento con los objetivos y situaciones del área.