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Présentation d’Accès  13.1Connaître l’environnement du logiciel Access Les formats de base de données Vous êtes dans votre nouvelle base de données "Ma formation". Dans la barre de titre, vous pouvez lire qu'il s'agit d'une base de données 2007-2010. En fait, il s'agit du format. dans les anciennes versions d'Access ( , XP/2002, 2000, 97 et antérieures), le format Access possédait l'extension MDB (Microsoft Data Base). Dès la version 2007 (et donc 2010), cette extension devient ACCDB (ACCess Data Base). 13.2 Charger Microsoft Access Lancez Access. Si vous ne le trouvez pas directement en cliquant sur le bouton Windows, vous le trouverez en cliquant sur le bouton Windows, Tous les programmes, Microsoft Office, Microsoft Office Access 2010. Figure4 : menu démarrer Lors du démarrage d'Access, vous avez une fenêtre qui ressemble à celle-ci : Figure5 : l’interface utilisateur Access 2010 13.3Les élément de la fenêtre Access 2010 Les trois principaux composants de l’interface utilisateur Access 2010 sont : le Ruban    est la bande d’onglets situés en haut de la fenêtre du programme qui contient des groupes de commandes ; le mode Backstage ;    est l’ensemble de commandes disponibles dans l’onglet Fichier du Ruban. le volet de navigation.    est le volet sur le côté gauche de la fenêtre de programme Access qui vous permet d’utiliser des objets de base de données. Le volet de navigation a remplacé la fenêtre de base de données dans Access 2007. Ruban Le Ruban est le principal élément de remplacement pour les menus et barres d’outils des versions antérieures à Access 2007. Il est constitué principalement d’onglets contenant des groupes de boutons. Le Ruban contient des onglets principaux qui regroupent des commandes associées couramment utilisées, des onglets contextuels qui apparaissent uniquement lorsque vous pouvez les utiliser, et la barre d’outils Accès rapide, une petite barre d’outils que vous pouvez personnaliser avec vos commandes préférées. Sous les onglets du Ruban, certains boutons fournissent une galerie de choix, tandis que d’autres lancent une commande. Le Ruban est le principal outil remplaçant les menus et les barres d’outils ; il fournit l’interface de commande principale d’Access 2010. Un de ses avantages principaux est qu’il offre un emplacement où sont centralisés des tâches ou des points d’entrée qui nécessitaient auparavant l’affichage de menus, de barres d’outils, de volets Office et d’autres composants de l’interface utilisateur. Cet espace unique donne ainsi accès à toutes les commandes. Lorsque vous ouvrez une base de données, le Ruban apparaît en haut de la fenêtre principale d’Access et les commandes y sont affichées sous l’onglet de commandes actif. Figure6 : ruban d’Access 2010 Le Ruban contient une série d’onglets de commande qui contiennent des commandes. Dans Access 2010, les onglets de commandes principaux sont Fichier, Accueil , Créer , Données externes et Outils de base de données. Chaque onglet contient des groupes de commandes associées et présentent de nouveaux éléments d’interface utilisateur, comme la galerie, qui est un nouveau type de contrôle présentant des choix sous forme visuelle. Exécuter une commande Démarrez Access. Cliquez sur l'onglet contenant la commande souhaitée. Le tableau suivant illustre des exemples représentatifs d'onglets et de commandes disponibles dans chaque onglet. Ces onglets et ces commandes varient en fonction de vos tâches . Onglet de commandes Actions courantes Accueil Sélectionner un autre affichage. Copier et coller des données depuis le Presse-papiers. Définir les caractéristiques de police actuelles. Définir l'alignement des polices actuel. Appliquer une mise en forme de texte enrichi à un champ Mémo Utiliser des enregistrements (Actualiser, Nouveau, Enregistrer, Supprimer, Totaux, Orthographe, Autres). Trier et filtrer les enregistrements. Trouver des enregistrements. Créer Créer une table vide. Créer une table à l'aide du modèle de table. Créer une liste sur un site SharePoint et une table dans la base de données active qui établit une liaison vers la liste nouvellement créée. Créer une table vide en mode Création. Créer un nouveau formulaire d'après la table ou la requête active. Créer un nouveau tableau ou graphique croisé dynamique. Créer un état d'après la table ou la requête active. Créer une nouvelle requête ou macro, un nouveau module ou module de classe. Données externes Importer ou lier aux données externes. Exporter des données. Rassembler et mettre à jour les données par l'intermédiaire du courrier électronique. Créer des importations et des exportations enregistrées. Exécuter le Gestionnaire d'attaches. Outils de base de données Déplacer certaines ou toutes les sections d'une base de données vers un site SharePoint nouveau ou existant. Lancer Visual Basic Editor ou exécuter une macro. Créer et afficher des relations de table. Afficher/masquer les dépendances d’objet. Exécuter la documentation de base de données ou analyser les performances. Déplacer les données vers Microsoft SQL Server ou vers une base de données Access (tables uniquement). Gérer les compléments Access. Créer ou modifier un module Visual Basic pour Applications (VBA). Tableau 1 : les onglets et les commandes Galeries    Le Ruban utilise également un type de contrôle appelé galerie. Ce contrôle a été conçu pour mettre l’accent sur l’obtention des résultats souhaités. Plutôt que de se limiter à l’affichage de commandes, la galerie affiche le résultat de ces commandes. Elle offre une représentation visuelle des possibilités offertes par Access et des résultats qu’il est possible d’obtenir, mettant l’accent sur les résultats plutôt que sur les commandes elles-mêmes. Figure7: galeries d’Access 2010 Les galeries se présentent dans des formes et des tailles variées : une disposition en grille, une représentation déroulante semblable à un menu et même une disposition intégrée au Ruban qui insère le contenu de la galerie dans le Ruban. Masquer le Ruban Vous aurez parfois besoin d’agrandir l’espace réservé à la zone de travail. Pour cela, vous pouvez réduire le Ruban afin de garder uniquement visible la barre, avec les onglets de commandes. Pour masquer le Ruban, double-cliquez sur l’onglet de commandes actif. Pour le réafficher, double-cliquez de nouveau sur l’onglet de commandes actif. Masquer et restaurer le Ruban Double-cliquez sur l'onglet de commandes actif (l'onglet actif est celui qui est en surbrillance). Double-cliquez sur l'onglet de commandes actif pour restaurer le ruban. Barre d’outils Accès rapide La barre d’outils Accès rapide est une petite zone en regard du Ruban vous permettant d’accéder aux commandes en un seul clic. Le jeu de commandes par défaut est constitué des commandes Enregistrer, Annuler et Rétablir. Vous pouvez personnaliser la barre d’outils Accès rapide pour y inclure d’autres commandes utilisées couramment, modifier son emplacement et la remplacer par la grande barre d’outils (par défaut, c’est la petite barre d’outils qui s’affiche). La petite barre d’outils apparaît en regard des onglets de commandes dans le Ruban. Si vous choisissez la grande barre d’outils, celle-ci apparaît sous le Ruban et s’étend sur toute sa largeur. Figure8 : Barre d’outils Accès rapide Volet de navigation Lorsque vous ouvrez une base de données ou en créez une nouvelle, les noms des objets qu’elle comprend s’affichent dans le volet de navigation. Parmi les objets de base de données, il faut citer les tables, les formulaires, les états, les pages, les macros et les modules. Le volet de navigation remplace la fenêtre Base de données utilisée dans les versions antérieures d’Access ; si vous effectuiez une tâche à l’aide de la fenêtre Base de données dans une précédente version, vous pouvez à présent recourir au volet de navigation. Par exemple, si vous souhaitez ajouter une ligne à une table en mode Feuille de données, ouvrez cette table dans le volet de navigation. REMARQUE : Le volet de navigation n’est pas disponible dans un navigateur Web. Pour utiliser le volet de navigation avec une base de données Web, vous devez d’abord ouvrir cette base de données à l’aide d’Access. Figure9: Volet de navigation Barre d'état Dans les versions antérieures d’Access comme dans Access 2010, vous pouvez afficher une barre d’état au bas de la fenêtre. C’est dans cet élément standard de l’interface utilisateur que s’affichent les messages d’état, les indicateurs de propriété et de progression, et d’autres informations. Dans Access 2010, la barre d’état propose également deux fonctions standard présentes dans la barre d’état d’autres programmes Offfice 2010 : le changement d’affichage et de fenêtre ainsi que le zoom. Vous pouvez rapidement basculer de la fenêtre active à l'un des affichages disponibles à l'aide des contrôles de la barre d'état. Si vous consultez un objet qui prend en charge un zoom variable, vous pouvez ajuster le niveau de zoom avant ou arrière à l'aide du curseur de la barre d'état. Vous pouvez activer ou désactiver la barre d'état dans la boîte de dialogue Options Access. Afficher ou masquer la barre d'état Cliquez sur l’onglet Fichier, puis cliquez sur Options. La boîte de dialogue Options Access s'affiche. Dans le volet gauche, cliquez sur Base de données active. Dans la section Options de l'application, activez ou désactivez la case à cocher Afficher la barre d'état. Si vous la désactivez, la barre d'état ne sera plus visible. Cliquez sur OK. Mini barre d'outils Dans les versions d’Access antérieures à Access 2007, la mise en forme du texte nécessitait souvent le recours à un menu ou l’affichage de la barre d’outils Mise en forme. Dans Access 2010, la procédure est simplifiée grâce à la minibarre d’outils. Lorsque vous sélectionnez du texte pour le mettre en forme, la minibarre s’affiche automatiquement au-dessus de ce texte. Si vous rapprochez le pointeur de la souris de la minibarre, cette dernière s’accentue et vous pouvez l’utiliser pour mettre le texte en gras ou en italique, pour appliquer une taille ou une couleur de police, et ainsi de suite. Lorsque vous éloignez le pointeur de la minibarre, cette dernière s’estompe. Si vous ne souhaitez pas utiliser la minibarre pour mettre en forme le texte sélectionné, il vous suffit de la faire disparaître en éloignant le pointeur de celle-ci de quelques pixels. Figure10: Mini barre d'outils Mettre en forme du texte à l'aide de la minibarre d'outils Sélectionnez le texte à mettre en forme. La minibarre apparaît au-dessus du texte ; elle est transparente. Appliquez la mise en forme souhaitée à l'aide des commandes de la minibarre. Obtenir de l'aide Lorsque vous avez une question, vous pouvez obtenir de l’aide en appuyant sur la touche F1 ou en cliquant sur l’icône de point d’interrogation sur le côté droit du Ruban. Figure11: Obtenir de l'aide Vous pouvez également obtenir de l’aide en mode Backstage : Cliquez sur l’onglet Fichier, puis sur Aide. Une liste de ressources d’aide s’affiche en mode Backstage. Mode Backstage Le mode Backstage occupe l’onglet Fichier sur le Ruban et contient de nombreuses commandes qui se trouvaient dans le menu Fichier des versions antérieures d’Access. Il contient également d’autres commandes, qui s’appliquent à un fichier de base de données entier. Lorsque vous ouvrez Access, mais que vous n’ouvrez pas de base de données (par exemple, vous ouvrez Access à partir du menu Démarrer de Windows), le mode Backstage s’affiche. Figure12: Mode Backstage En mode Backstage, vous pouvez créer une base de données, ouvrir une base de données existante, publier une base de données sur le Web via SharePoint Server et effectuer de nombreuses tâches de maintenance de fichier et de base de données. Exercice 1 : 14Manipuler les bases de données Ouvrir une base de données existante l existe plusieurs façons d'ouvrir une base de données existante. Lisez les trois façons d’ouvrir une base de données avant d’en choisir une. Façon1 À partir de l'explorateur Windows, il vous suffit de naviguer à l'emplacement de votre base de données et double-cliquez sur votre BD. Voir figure 1 Figure13: ouvrir une base de donnée ouvrir une base de données par le menu fichier Démarrez Access. Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Ouvrir. Dans la boîte de dialogue Ouvrir, recherchez la base de données à ouvrir. Effectuez l’une des opérations suivantes : Double-cliquez sur la base de données pour l'ouvrir dans le mode par défaut spécifié dans la boîte de dialogue Options Access ou dans le mode qui a été défini par une stratégie d'administration. Cliquez sur Ouvrir pour ouvrir la base de données pour un accès partagé dans un environnement multi-utilisateur afin que vous et autres utilisateurs puissent lire et écrire dans la base de données. Cliquez sur la flèche en regard du bouton Ouvrir et cliquez sur Ouvrir en lecture seule pour ouvrir la base de données en lecture seule de manière à pouvoir consulter la base de données sans la modifier. Les autres utilisateurs peuvent toujours accéder à la base de données en lecture-écriture. Cliquez sur la flèche en regard du bouton Ouvrir, puis sur Ouvrir en exclusif pour ouvrir la base de données à l’aide d’un accès exclusif. Lorsque vous avez une base de données ouvert en mode exclusif, toute personne tente d’ouvrir la base de données permet de recevoir un message « fichier déjà en cours d’utilisation ». Cliquez sur la flèche en regard du bouton Ouvrir, puis sur Ouvrir en mode lecture seule exclusif pour ouvrir la base de données pour un accès en lecteur seule. Les autres utilisateurs peuvent toujours ouvrir la base de données, mais sont limités au mode lecture seule. REMARQUE : Vous pouvez ouvrir directement un fichier de données dans un format de fichier externe, tels que dBASE, Microsoft Exchange ou Excel. Vous pouvez également ouvrir directement n’importe quel source de données ODBC, telles que Microsoft SQL Server. Access crée une nouvelle base de données Access dans le même dossier que le fichier de données automatiquement et ajoute des liens à chaque table dans la base de données externe.La base de données s'ouvre. (Voir figure 2 et figure 3) Figure14: Mode Backstage Figure15: explorateur de Windows 14.3. Création d’une base de données . Création d’une base de données avec l’assistant Lors du démarrage d’Access, vous avez une fenêtre qui ressemble à celle-ci : Figure16 : Mode Backstage Vous allez maintenant décider du nom de votre base de données, ainsi que l’endroit de votre ordinateur où vous allez la placer. . Comme nom de base de données, écrivez « Ma formation.accdb », puis spécifiez le dossier. . Figure17 : explorateur de Windows  Figure18 : créer une base de donnée Une fois que vous êtes satisfait du nom de votre base de données et de son emplacement, cliquez sur Créer. A présent, voici à quoi devrait ressembler votre écran : Figure19 : interface Access 2010 Compacter une base de données Pour réduire la taille de la base de données à sa taille originale, il faut la compacter. Figure20 : menu compacter une base de donnée Cliquez sur Outils de bases de données, Compacter une base de données : Et voilà ! Le fichier accdb est revenu à sa taille initiale : … Ou presque ! 512 au lieu de 504…  je ne sais pas pourquoi ! intéresse le gamin, c’est jouer le plus rapidement possible ! mais, du coup, toutes ces choses qui traînent, prennent toute la place dans la chambre ! Access essaie donc aussi de vous laisser travailler le plus vite possible ! Mais de temps en temps, il faut ranger, compacter la base de données ! Et maman, lorsqu’elle va ranger la chambre (oui, parce que les enfants ne rangent jamais, c’est bien connu), elle va passer du temps à tout remettre à sa place, et, si elle trouve un jouet cassé, elle va même (tellement elle est gentille), le réparer ! Le compactage, c’est un peu la maman de votre base de données : prendre un peu de temps pour réduire la place, et réparer les éventuelles erreurs système qui pourraient se faufiler dans votre fichier Access. Et la prochaine fois que l’enfant va jouer, il retrouvera ses jouets très vite, par miracle tous réparés, et recommencera à jeter ses vêtements dans sa chambre. Donc Maman-compactage doit faire son travail de temps en temps. Eh oui, la vie est un éternel recommencement. 4.1. Compactage automatique Figure21 : menu Compactage automatique Il est possible de demander à Access de compacter automatiquement votre base de données dès que vous la fermez. Cliquez sur Fichiers/Options/Base de données active/Compacter lors de la fermeture.  Cette case n’est pas cochée par défaut : parce que si vous traitez de petites bases de données, finalement, on s’en fiche un peu de les compacter… Passer de 800Ko à 400Ko sur un disque dur de 3Téras, qu’est-ce que ça peut bien faire ! Et quand vous traitez de grosses bases de données qui pèsent 500ou 600 Mégas, alors là, oui, c’est intéressant de les compacter pour les faire revenir à une taille de 80 ou 100 Mégas, par exemple ! … MAIS compacter une petite base, ça prend 1 seconde, tandis que compacter une base énorme, ça prend 10 minutes ! C’est pourquoi cette case n’est pas cochée : Microsoft préfère que ce soit vous qui décidiez exactement quand vient l’heure du rangement 15.Les tables 15.1Définition d’une table Un tableau est un objet de base de données que vous utilisez pour stocker les données relatives à un sujet donné, tels que les employés ou de produits. Un tableau se compose des enregistrements et des champs. Chaque enregistrement contient des données sur une instance de l’objet de tableau, par exemple un employé en particulier. Un enregistrement est également appelé une ligne ou une instance. Chaque champ contient des données sur un aspect de l’objet de tableau, par exemple Prénom ou adresse de messagerie. Un champ est également appelé une colonne ou un attribut. Un enregistrement se compose des valeurs de champ, par exemple Contoso, Ltd. ou [email protected]. Une valeur de champ est également appelée un fait.. Figure22: exemple de table un enregistrement un champ une valeur de champ Une base de données Access peut contenir plusieurs tables, chacune stockant des informations sur un sujet différent. Chaque table peut contenir plusieurs champs de différents types de données, tels que du texte, des nombres, des dates et des liens hypertexte. Les types de données] Texte : Les champs texte peuvent contenir de 0 à 255 caractères. Mémo : Les champs mémo peuvent contenir une grande quantité de texte non mis en forme, jusqu'à 65535 caractères. Si vous voulez stocker un texte mis en forme à l'aide d'un traitement de textes, il vaut mieux utiliser un champ de type Objet OLE. Numérique : Les champs de type numérique contiennent des nombres, mais le type précis d'une telle donnée est en fait indiqué par le paramètre Taille du champ. De plus le paramètre Taille du champ offre le choix entre plusieurs représentations internes. Le plus simple est de n'utiliser que Numérique-Entier long pour les grandeurs nécessairement entières et Numérique-Réel double pour les valeurs pouvant prendre une valeur décimale. Attention, pour un champ de type code postal ou numéro de téléphone, il est impératif d'utiliser un champ de type texte. Date/Heure : Les champs Date/Heure peuvent contenir des données de type date ou de temps. Il est préférable d'utiliser un champ de ce type, plutôt qu'un champ texte, car Access vérifie automatiquement la validité de la saisie et permet de faire des calculs entre dates et/ou heures. Monétaire : Les champs de type Monétaire peuvent contenir des valeurs numériques qui concernent les devises. La différence par rapport à un champ de type numérique est que ici le nombre de décimales est fixe. Cela peut éviter des erreurs d'arrondi. Numéro Automatique : Les champs Numéro Automatique sont en réalité de type numérique et de taille entier long. Le choix numéro automatique, comme le nom l'indique, aura pour effet l'attribution d'une nouvelle valeur à chaque nouvel enregistrement ajouté à la table. Les valeurs peuvent être attribuées dans l'ordre croissant ou aléatoirement. La valeur attribuée pour un enregistrement n'est ensuite plus modifiable. Ce type de champ est utile pour identifier de façon unique et automatique chaque enregistrement de la table et pourra donc servir de clé primaire. Oui/Non : Les champs de type Oui/Non contiennent des valeurs logiques (booléennes), représentées par Oui ou Non, Vrai ou faux, -1(Oui) ou 0(Non). Objet OLE : Les champs de type objet OLE contiennent des données enregistrées dans d'autres applications Windows qui supportent OLE (Liaison et incorporation d'objets). Ce peut être des images, du son, des clips, un document tableur ou traitement de texte. Lien Hypertexte : Les champs de type lien Hypertexte contiennent une adresse qui pointe vers un document ou une page We Notion d’enregistrement Def1 :Dans une table, un enregistrement est constitué de l’ensemble de ses valeurs de champs. Dans une table en Mode Feuille de données, un enregistrement correspond donc à une ligne de valeurs des champs. Def2 : Dans les bases de données relationnelles et les bases de données de fichiers plats, une table est un ensemble d'éléments de données (valeurs) organisés à l'aide d'un modèle de colonnes verticales (identifiées par leur nom) et de lignes horizontales. Une table a un nombre spécifié de colonnes, mais peut avoir n'importe quel nombre de lignes. Chaque ligne est identifiée par les valeurs apparaissant dans un sous-ensemble de colonne particulier qui a été identifié comme une clé candidate. - Wikipédia Une table est composée de Lignes qu’on appelle enregistrements (ou tuples) Colonnes représentant chacune un champ (ou un attribut) Chaque table a un nom Chaque champ a un nom et un type Texte, numérique, date, … Exemple de table 3 champs Commande N°Commande DateCommande Montant 27 13/2/2007 120 65 12/1/2008 34 2 10/06/2006 27 34 14/12/2007 1500 4 enregistrements Tableau 2 : N°Commande est du type numérique entier Montant est du type numérique réel DateCommande est du type date Exemple2 : Figure23: affichage des enregistrements Toute la ligne 2 ou 3, ou 4 ou n'importe laquelle, est appelée enregistrement En bref, Une base de données contient un certain nombre de tables. Chaque table contient un certain nombre de champs, et chaque table contient un certain nombre d'enregistrements 15 . 3 Construction de table en mode création Une base de données est composée de tables, de requêtes, de formulaires et d'états. Microsoft estimant qu'une base de données doit contenir au moins une table, il a cru bon de nous créer Table1, qui est une table complètement vide, composée d'un seul champ (N°). Nous sommes assez grands pour savoir si nous avons envie de créer une table dans notre base de données ! Fermez cette table en cliquant ici : Figure24: fermeture de la table   Vous vous retrouvez ainsi dans votre base de données, complètement vide : Figure25: base de données vide Dans le ruban Créer, cliquez sur Création de table : Figure26: ruban créer Vous obtenez cet affichage : 1 : Un ruban contextuel est apparu. Il apparait avec le titre en jaune Outils de table. Il contient tous les boutons (outils) nécessaire à la gestion de la table. C'est un ruban qui n'est utile que dans ce contexte, et il disparaît quand on quitte la table. 2 : C'est la table que nous venons de créer en mode création (nous allons voir ce que ça veut dire) 3 : Cette feuille des propriétés est la liste de toutes les propriétés de la table. Nous verrons ce que sont les propriétés un peu plus tard. Figure27: ruban création 15 . 4 Les différentes opérations sur les tables 3.1Définir des champs dans la table compléter la fenêtre suivante : Taper ici le nom des champs à créer en plaçant toujours en premier l’identifiant (ou clé primaire) Choisir le type de données dans la liste en fonction de la nature des valeurs : chiffres = numérique, mots = texte, etc.. d rubrique facultative: Rubriques à compléter pour préciser le format Figure28 : ruban création 3.2Définir la clé primaire : Rappel : la cle primaire est le champ servant d’identifiant dans la table. Pour définir la clé primaire : cliquer sur l’en-tête de champ à définir comme clé primaire cliquer sur le bouton clé primaire de la barre d’outils ; un symbole doit apparaître devant le champ Bouton clé primaire pour marquer le champ Sélection du champ clé primaire Figure29: Définir la clé primaire une clé s’affiche devant le champ retenu Symbole de clé primaire Figure30: Symbole de clé primaire enregistrer la table cliquer sur le bouton enregistrer sous et nommer la nouvelle table dans la boite de dialogue suivante : Taper ici le nom de la table puis OK Figure31 : enregistrer la table Le nom de la nouvelle table s’affiche dans la barre de titre de la fenêtre table et s’ajoute à la liste des objets table dans la fenêtre base de données. Ajouter une table Figure32 : AJOUTER UNE TABLE 3.5Fermer une table Fermer la fenêtre de la table Figure33 : FERMER UNE TABLE 3.6 Supprimer une table A partir de la fenêtre base de données : sélectionner la table à supprimer dans la liste d’objets cliquer sur le bouton supprimer (ou cliquer avec le bouton droit sur la table puis supprimer) Figure34: SUPPRIMER UNE TABLE 3.7 Renommer une table A partir de la fenêtre base de données : sélectionner la table à renommer dans la liste d’objets avec le bouton droit de la souris choisir renommer et taper le nouveau nom de la table Figure35:RENOMMER UNE TABLE Afficher la fenetre champs A partir de la fenêtre base de données : - sélectionner la table dans la liste d’objets cliquer sur le bouton modifier ; la fenêtre des champs s’affiche. rajouter un champ A partir de la fenêtre champs : - Rajouter le champ à la liste, définir son format, puis enregistrer Renommer un champ A partir de la fenêtre champs : modifier le nom du champ, puis enregistrer. Supprimer un champ A partir de la fenêtre champs : Sélectionner le champ avec le bouton droit de la souris, puis supprimer la ligne Une fois le champ supprimé, enregistrer Insérer un champ Le nouveau champ s’insère au-dessus du champ sélectionné A partir de la fenêtre champs : Sélectionner le champ avant lequel on veut insérer le nouveau champ en cliquant sur son en-tête (bouton droit de la souris) Cliquer sur insérer une ligne Définir le nouveau champ et enregistrer Déplacer un champ A partir de la fenêtre champs : Sélectionner le champ en cliquant sur son en-tête Faire glisser le champ jusqu’à l’endroit voulu avec la souris Modifier un champ A partir de la fenêtre champs : Procéder aux modifications dans la fenêtre champs, puis enregistrer. SAISIE ET MODIFICATION DES DONNEES Une fois les tables et les champs correctement définis, il faut saisir les valeurs dans les champs. Chaque occurrence s’appelle un enregistrement. afficher la feuille de données A partir de la fenêtre base de données : sélectionner la table à compléter dans la liste cliquer sur le bouton ouvrir A partir de la fenêtre champs : cliquer sur le bouton affichage de la barre d’outils puis mode feuille de données Figure36: AFFICHER LA FEUILLE DE DONNEES ou cliquer sur affichage/mode feuille de données dans la barre de menus saisir les valeurs des champs dans les feuilles de données Les feuilles de données doivent être complétées ligne par ligne, et non pas en colonnes. Saisir chaque occurrence dans la feuille de données Une fois la ligne complétée, passer à l’enregistrement suivant Figure37: A SAISIR LES VALEURS DES CHAMPS supprimer un enregistrement A partir de la feuille de données : cliquer sur l’en-tête de l’enregistrement à supprimer avec le bouton droit de la souris cliquer sur supprimer l’enregistrement confirmer la suppression Modifier un enregistrement A partir de la feuille de données : modifier les valeurs puis enregistrer Imprimer une feuille de données Pour imprimer une feuille de données cliquer sur Fichier / mise en page pour modifier éventuellement la mise en page des données cliquer sur imprimer pour lancer l’impression 16. Les relations 16.1 Notion d’une relation Une relation est un lien entre deux tables, associant des données de la première avec celles de la deuxième. L'aspect pratique de relier des tables sur des champs en commun est pour éviter la redondance. Il est inutile de réécrire plusieurs fois les mêmes informations. Par exemple, avec une base de données relationnelle tel qu'Access, il est inutile d'écrire plusieurs fois la même information sur un client à chaque facture. La force des tables reliées est de vous donner accès à de l'information d'une autre table que vous n'auriez pas accès sans une relation entre les tables. Prenons l'exemple des tables Facture et Clients. La table Facture contient le champ numéro de client et aucune autre information sur le client. Mais ce champ est la clé pour relier les deux tables. Il est possible de le relier au champ numéro de client de la table Clients. Une fois relié, il est ensuite possible d'avoir les autres informations sur le client tel que le nom de la compagnie, son adresse, ses personnes contacts, sa marge de crédit etc. Figure38: exemple de relation 16.2 Types de relation Il existe trois types de relations: un à un, un à plusieurs et plusieurs à plusieurs. Relation un à un Ex.: Un homme est marié à une seule femme. Une femme est mariée à un seul homme.  Dois-je vous rappeler que la bigamie est illégale ici !    Figure39: Relation un à un Relation un à plusieurs Ex.: Une personne peut posséder plusieurs motos. Une moto ne peut être possédée que par une seule personne. (On oublie les cas de copropriété).  Figure40: Relation un à plusieurs Relation plusieurs à plusieurs Ex:. Un étudiant suit plusieurs cours. Un cours est suivi par plusieurs étudiants.  Figure41: Relation plusieurs à plusieurs 16.3 Création d’une relation V.3.1- Créer une relation entre tables à l’aide de l’onglet de document Relations Cliquez sur le bouton Microsoft Office   , puis cliquez sur Ouvrir. Dans la boîte de dialogue Ouvrir, sélectionnez et ouvrez la base de données. Dans l’onglet Outils de base de données, dans le groupe Afficher/Masquer, cliquez sur Relations. Figure42: onglet relation Si vous n’avez pas encore défini de relations, la boîte de dialogue Afficher la table s’affiche automatiquement. Si tel n’est pas le cas, dans l’onglet Créer, dans le groupe Relations, cliquez sur Afficher la table. Figure43: onglet afficher La table La boîte de dialogue Afficher la table affiche toutes les tables et requêtes de la base de données. Pour n’afficher que les tables, cliquez sur Tables. Pour n’afficher que les requêtes, cliquez sur Requêtes. Pour afficher les deux, cliquez sur Les deux. Sélectionnez plusieurs tables ou requêtes, puis cliquez sur Ajouter. Une fois que vous avez terminé d’ajouter des tables et des requêtes dans l’onglet de document Relations, cliquez sur Fermer. Faites glisser un champ (généralement une clé primaire) d’une table au champ commun (clé étrangère) dans l’autre table. Pour faire glisser plusieurs champs, appuyez sur Ctrl, cliquez sur chaque champ, puis faites-les glisser. La boîte de dialogue Modifier des relations s’affiche. Figure44: La boîte de dialogue Modifier des relations  Vérifiez que les noms de champ affichés sont les champs communs pour la relation. Si un nom de champ est incorrect, cliquez sur celui-ci et sélectionnez le champ approprié dans la liste. Cliquez sur Créer. Figure45: La boîte de dialogue Modifier des relations  REMARQUES :  Pour créer une relation un-à-un    Les deux champs communs (généralement les champs de clé primaire et de clé étrangère) doivent avoir un index unique. En d’autres termes, leur propriété Indexé doit être définie sur la valeur Oui (sans doublon). Si ces deux champs ont un index unique, Access crée une relation un-à-un. Pour créer une relation un-à-plusieurs    Le champ du côté « un » (généralement, la clé primaire) de la relation doit avoir un index unique. En d’autres termes, sa propriété Indexé doit être définie sur la valeur Oui (sans doublon). Le champ du côté « plusieurs » ne doit pas avoir d’index unique. Il peut avoir un index, mais les doublons doivent être autorisés. En d’autres termes, sa propriété Indexé doit être définie sur la valeur Non ou Oui (avec doublons). Lorsqu’un champ a un index unique, et que l’autre n’en a pas, Access crée une relation un-à-plusieurs. V.3.2- Créer une relation entre tables avec le volet Liste de champs Dans Office Access 2007, vous pouvez ajouter un champ à une table existante ouverte en mode Feuille de données en le faisant glisser à partir du volet Liste de champs. Le volet Liste de champs affiche les champs disponibles dans les tables liées, ainsi que les champs disponibles dans d’autres tables de la base de données. Lorsque vous faites glisser un champ à partir d’une « autre » table (non liée) et que vous exécutez l’Assistant Liste de choix, Access crée automatiquement une relation un-à-plusieurs entre la table du volet Liste de champs et la table dans laquelle vous avez fait glisser le champ. Cette relation n’applique pas l’intégrité référentielle par défaut. Pour appliquer cette option, vous devez modifier la relation. Pour plus d’informations, voir la section Modifier une relation entre tables. Ouvrir une table en mode Feuille de données Cliquez sur le bouton Microsoft Office  , puis cliquez sur Ouvrir. Dans la boîte de dialogue Ouvrir, sélectionnez et ouvrez la base de données. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la table à laquelle vous souhaitez ajouter le champ et avec laquelle vous voulez créer la relation, puis cliquez sur Mode Feuille de données dans le menu contextuel. Ouvrir le volet Liste de champs Dans l’onglet Feuille de données, dans le groupe Champs et colonnes, cliquez sur Ajouter des champs existants. Figure46: onglet champs et colonnes  Le volet Liste de champs s’affiche. Figure47: Le volet  liste champs Le volet Liste de champs regroupe toutes les autres tables dans la base de données par catégories. Lorsque vous utilisez une table en mode Feuille de données, Access affiche les champs dans l’une des deux catégories dans le volet Liste de champs : Champs disponibles dans les tables liées et Champs disponibles dans les autres tables. La première catégorie répertorie toutes les tables qui ont une relation avec la table en cours d’utilisation. La seconde catégorie répertorie toutes les tables avec lesquelles votre table n’a aucune relation. Dans le volet Liste de champs, cliquez sur le signe plus (+) en regard du nom d’une table pour afficher la liste de tous les champs disponibles dans cette table. Pour ajouter un champ à la table, faites glisser le champ du volet Liste de champs vers la table en mode Feuille de données. Ajouter un champ et créer une relation dans le volet Liste de champs Dans l’onglet Feuille de données, dans le groupe Champs et colonnes, cliquez sur Ajouter des champs existants. Figure48: onglet champs et colonnes  Le volet Liste de champs s’affiche. Sous Champs disponibles dans les autres tables, cliquez sur le signe plus (+) en regard d’un nom de table pour y afficher la liste des champs. Faites glisser le champ de votre choix du volet Liste de champs vers la table ouverte en mode Feuille de données. Lorsque la ligne d’insertion apparaît, déposez le champ à l’endroit voulu. L’Assistant Liste de choix démarre. Suivez les instructions pour exécuter l’Assistant Liste de choix. Le champ apparaît dans la table en mode Feuille de données. Lorsque vous faites glisser un champ à partir d’une « autre » table (non liée) et que vous exécutez l’Assistant Liste de choix, Access crée automatiquement une relation un-à-plusieurs entre la table du volet Liste de champs et la table dans laquelle vous avez fait glisser le champ. Cette relation, créée par Access, n’applique pas l’intégrité référentielle par défaut. Pour appliquer cette option, vous devez modifier la relation. Pour plus d’informations, voir la section Modifier une relation entre tables. 16.4 Affichage d’une relation Allez dans les relations. Cliquez sur Afficher toutes les relations. Figure49: onglet affiché des relations  Résultat : Figure50: résultat affiché des relations  16.5 Retirer une table de la relation Il est possible que vous voyez quelques tables qui ne vous rappellent rien : ce sont des tables nécessaire au bon fonctionnement interne d'Access, mais elles n'ont aucun intérêt à être sous vos yeux ! Elles ne sont même pas visibles dans la liste des tables à gauche ! Vous n'allez pas les supprimer, mais simplement les masquer de la fenêtre de relations. Pour les masquer, cliquez sur chacune d'entre elles et appuyez sur la touche  (Si, si !). (Bouton droit de la souris, et Masquer la table, ça marche  16.6 Supprimer une relation Maintenant, vous allez effacer la relation qui existe entre T_Pays et T_Client. Pour ce faire, vous allez cliquer une fois sur la ligne qui représente la relation. Ca a pour effet d’épaissir un peu cette ligne. Vos appuyez alors sur , et vous répondez Oui au message qui apparaît, comme ceci : Figure51 : supprimer des relations Différence entre masquage et suppression Donc, quand on clique sur une table, et qu’on appuie sur , ça la masque, mais quand on fait la même chose sur une relation, ça l’efface vraiment. Fermez les relations, et constatez que vous n'avez plus le message Figure52: fenêtre de confirmer la supprimer des relations Les requêtes 17.1. Définition d’une requête : Les requêtes vont servir à afficher uniquement certaines données contenues dans les tables selon certains critères. Elles peuvent aussi faire des calculs sur vos données, ainsi que créer des sources de données pour les formula ires, les états ou même d'autres requêtes (on peut faire une requête sur le résultat d'une autre requête). Elles servent encore à modifier des tables existantes ou à en créer des nouvelles. 17.2. création d’une requête 17.2. 1. Requête mono table Figure53 : onglet outils de requête Les étapes pour la création d'une requête Access. 1. Choisir la ou les tables et les requêtes nécessaires  2. Choisir le type de requête  3. Choisir le ou les champs nécessaires  4. Déterminer si les champs ont besoin d'être triés  5. Cacher les champs au besoin  6. Déterminer les critères de sélection  7. Exécuter la requête  8. Options spécialisées : regroupement, générateur d'expression   9. Relier des tables  La prochaine étape consiste à créer une requête. Il s'agit d'afficher le prénom et nom de famille de tous les employés dont le prénom est Roger.  Cliquez sur l'onglet Créer.   Appuyez sur le bouton Assistant Requête .  Figure54 : icone assistant requête .  Figure55 : fenêtre nouvelle requête L'assistant peut vous aider à créer certains types de requêtes. Pour la majorité des requêtes, il est préférable d'aller directement en mode création pour créer une requête qui répond à vos besoins. Voici une rescription des requêtes auxquelles l'assistant peut vous aider. L'assistant requête simple vous demande la liste des champs que vous voulez voir et affiche le résultat. Il n'y a pas de critères de sélection. Il affiche les champs demandés pour tous les enregistrements L'assistant requête analyse croisée vous demande quelques questions pour créer un tableau croisé. Vous pouvez facilement savoir le nombre, la somme, la moyenne et d'autres opérations d'un champ par rapport à un autre. Par exemple, vous pouvez savoir le nombre d'employés qui travaille dans l'entreprise par lieu de travail et par occupation. Ou, quels types de produits achètent les différents clients de l'entreprise. Cela peut devenir un outil d'analyse puissant.  L'assistant requête trouver les doublons est aussi très intéressant lorsque vous ayez des difficultés à créer des relations entre les tables. L'une des raisons pour qu'Access refuse de créer une relation entre les tables est qu'il y a un doublon illégal dans l'une des tables. Cette requête vous permettrait de savoir quel enregistrement a un contenu d'un champ en double pour vous permettre de corriger la situation. L'assistant requête de non-correspondance est aussi utile pour les relations entre les tables. À quoi sert une relation s'il n'y a pas la donnée équivalente dans l'autre table ? Cette requête permet de trouver les enregistrements qui n'ont pas d'équivalent, ou de valeur en commun, dans l'autre table reliée. Ceci permet de s'assurer que tous les enregistrements sont reliés à de l'information d'une autre table. 1.1 .Les étapes pour la création de requête mono table Appuyez sur le bouton Création de requête . Étape 1 : Choisir la ou les tables et les requêtes nécessaires Access vous offre plusieurs manières de créer une requête: en utilisant l'un des assistants qu'Access vous offre ou en la bâtissant du début à la fin en mode création.  Vous pouvez créer une requête à partir d'une table ou même d'une autre requête. Il est même possible d'avoir une requête qui est composée de champs provenant de plusieurs tables ou de requêtes. Access va vous demander de la liste des tables et des requêtes de choisir laquelle ou lesquelles vous voulez ajouter à votre nouvelle requête. Sélectionnez, une à la fois, les tables et les requêtes et appuyez sur le bouton ajouter. Une fois que vous aurez sélectionné la table, la requête ou une combinaison des deux dont vous avez besoin, appuyez sur le bouton Fermer Figure56 : fenêtre affiché la table .  Sélectionnez la table Employés.   Appuyez sur le bouton Ajouter.   Puisqu'il n'y a pas d'autres tables ou de requêtes à choisir, appuyez sur le bouton Fermer.  Il est possible de créer une requête à partir de plusieurs tables ou de requêtes ou une combinaison des deux. Si, pour une raison ou une autre, vous avez oublié une table ou une requête, vous pouvez en ajouter en mode création en appuyant sur le bouton . Il faudra ensuite répéter l'opération ci-dessus.  Pour les besoins de formation, les prochaines requêtes seront tous composées à partir de la table Employés. Vous êtes maintenant dans l'écran pour la création de requête. La partie du haut contient les tables et les requêtes que vous ayez demandées auparavant. La partie du bas est celle qui est la plus importante. C'est là que vous décidez des champs que vous ayez besoin ainsi que des options que vous voulez.    La première ligne sert pour sélectionner les champs dont vous avez besoin pour votre requête. La seconde ligne affiche le nom de la table dont le champ provient. Après tout, le champ Nom peut être utilisé autant pour décrire le nom de famille d'une personne, le nom d'un produit ou item ainsi que pour le nom d'une compagnie. On s?assure d'avoir le champ de la bonne table pour nos besoins. La troisième ligne est pour déterminer l'ordre d'affichage des données. La quatrième ligne est pour déterminer si le champ doit être affiché ou pas. Pour certaines conditions, il est préférable de ne pas afficher un champ. Les lignes suivantes servent à déterminer les critères pour afficher un enregistrement.  Figure57 : fenêtre affiché la table Étape 2 : Choisir le type de requête Access vous offre six types de requêtes. Chacune est spécialisée pour un certain genre de recherche ou d'opération.   Sélection : Affiche les enregistrements qui répondent aux critères demandés. C'est le type que vous allez utiliser le plus souvent. Il affiche seulement les enregistrements qui répondent aux critères sélectionnés.    Création de table: Création d’une nouvelle table avec les champs demandés selon les critères demandés.   Ajout : Ajoute des enregistrements d’une autre table selon les critères demandés.   Mise à jour: Mise à jour des enregistrements selon les critères demandés.  Analyse croisée : Affiche un tableau de synthèse avec un champ sur la première ligne et un autre champ sur la première colonne.   Suppression: Figure58: volet type de requête Élimine des enregistrements selon les critères demandés. Il est possible d'effacer en même temps un groupe d'enregistrements qui répondent aux critères demandés. Pour le moment, il s'agit d'une requête de type sélection. C'est celle que vous utilisez pour accomplir des recherches dans une base de données. Pour les exercices numéro 1 jusqu'à 21, c'est la requête de type sélection qui sera utilisé. Les exercices suivants utilisent un autre type de requêtes.  Étape 3 : Choisir le ou les champs nécessaires Parmi les tables et les requêtes que vous avez choisies, vous devez choisir les champs dont vous avez besoin pour votre nouvelle requête. Cela veut dire que vous n'êtes pas obligé d'utiliser tous les champs; seulement ceux nécessaires pour la requête. Aussi, le caractère " * " situé au début de chaque table qui se retrouve dans une requête indique que vous pouvez ajouter tous les champs de celle-ci dans la requête dans l'ordre qu'ils sont présentement dans la table. Ceci s'applique aussi aux autres requêtes que vous pouvez ajouter à votre requête.  Il y a trois façons de choisir un champ:  1. Choisir parmi la liste     2. Double-clic sur le champ 3. " Tirer " un champ et l'insérer au bon endroit 1. Choisir parmi la liste  Figure59: volet champs Placez le pointeur dans la cellule blanche à côté du mot Champ:.   Cliquez dans la cellule.   Cliquez ensuite sur la flèche noire pointant vers le bas du côté droit de la cellule.   De la liste des champs, sélectionnez le champ dont vous avez besoin.   Répétez l'action avec la cellule à la droite jusqu'à ce que vous ayez choisi tous les champs nécessaires pour terminer votre nouvelle requête. Double-clic sur le champ  Placez le pointeur par-dessus le champ dont vous avez besoin.   Faites ensuite un double-clic en utilisant le bouton gauche de la souris.  Le champ sélectionné va s'ajouter à la fin de la liste des champs déjà sélectionnés.  Répétez l'opération jusqu'à ce que vous ayez tous les champs nécessaires à la requête. Figure60: fenêtre de table 3. " Tirer " un champ et l'insérer au bon endroit   De la liste des tables et requêtes que vous avez sélectionnée, placez le pointeur sur l'un des champs que vous voulez dans votre nouvelle requête.   Appuyez et gardez votre doigt sur le bouton gauche de la souris.   En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, déplacez le pointeur sur la ligne où vous devez insérer le nom des champs. Cette dernière méthode est très pratique pour insérer un champ entre deux autres. Une fois choisis, ces champs seront affichés dans le même ordre que vous les avez choisis de gauche à droite. Il est aussi possible de déplacer les champs dans la requête.  Placez le pointeur sur la petite boîte grise au-dessus du nom du champ.   Cliquez sur cette boîte.   Appuyez et gardez votre doigt sur le bouton gauche de la souris.   Déplacez la souris vers gauche ou la droite jusqu'à ce que le champ sélectionné soit à son nouvel emplacement.   Relâchez le bouton de la souris.  Pour la création de votre première requête, utilisez la technique que vous préférez pour mettre sur la ligne des champs le prénom suivi du champ nom. Étape 4 : Déterminer si les champs ont besoin d'être triés Une fois que vous avez choisi les champs nécessaires pour compléter votre nouvelle requête, vous devez déterminer si ces champs ont besoin d'être affichés dans un ordre déterminé. Voulez-vous la liste des clients en ordre alphabétique, en ordre selon leur chiffre d'affaire avec votre compagnie, selon leur lieu géographique ou une combinaison de ces ordres? En dessous de chaque nom du champ se trouve l'option pour activer le tri sur celui-ci. Vous pouvez décider de ne pas l'activer, le tri ou de l'avoir en ordre croissant ou décroissant.  Figure62: fenêtre tri de champs  Cliquez dans la case des tris.   Appuyez sur le bouton avec le triangle pointant vers le bas.   De la liste, vous pouvez sélectionner le type de tri que vous voulez. La priorité des tris.  Il faut cependant faire attention. Le champ trié le plus à la gauche à la priorité sur les autres qui est à sa droite. Donc, si les champs prénom et nom sont triés, il sera premièrement en ordre de prénom suivi du nom de famille. Exemple.:   Alain Lacasse Alain Lemire Josée Lacasse ? Pour la création de votre première requête, il est inutile de trier les champs affichés. Étape 5 : Cacher les champs au besoin Normalement, tous les champs que vous sélectionnez seront affichés. Il arrive par moments cependant que vous ayez besoin d'un champ pour la recherche mais vous ne voulez pas afficher celui-ci. Par exemple, vous voulez le prénom et nom des personnes gagnant un revenu supérieur à 50 000 $ mais vous ne voulez pas afficher ce montant.  Figure63: fenêtre affiché ou caché de champs Pour cacher un champ de l'affichage, décochez la case de l'option  Afficher du champ à cacher. Un crochet dans la case indique que le champ sera affiché lors de la présentation des enregistrements.  Pour la création de votre première requête, il est inutile de cacher des champs. Étape 6 : Déterminer les critères de sélection Après avoir choisi les champs et placé dans l'ordre de votre choix, trié sur certains champs, décidé d'afficher ou pas certains champs, il faut déterminer quels sont les critères de sélection. Si vous n'écrivez aucun critère, tous les enregistrements vont apparaître.  Les critères servent à filtrer les enregistrements pour afficher seulement ceux dont vous avez besoin. Pour cela, Access vous offre plusieurs opérateurs pour différentes situations. Voici une liste des opérateurs ainsi qu'une description.  =, <, >, <=, >= À moins qu'un autre opérateur soit choisi, le critère est toujours égal au contenu du critère.  ?, * Ces opérateurs remplacent un caractère (?) ou une série de caractères (*). Et Il est possible de combiner des critères pour limiter le nombre d'enregistrements qui répondent aux critères. Ou Il est possible de combiner des critères pour avoir le plus d'enregistrements possible. Entre et Affiche les enregistrements qui sont entre tels et tels critères. Ceux-ci sont inclusifs. Pas ou <> Affiche tous les enregistrements SAUF ceux qui répondent aux critères. Est Null Affiche les enregistrements dont le contenu d'un certain champ est vide. Champ calculé Il est possible de créer des champs calculés qui donnent le résultat d'une formule qui utilise le contenu des champs de l'enregistrement.  Ex.: Total: [Quantité]*[Prix Unitaire] Si le nom du champ est composé de plusieurs mots, vous devez le placer entre crochets [] pour qu’Access comprenne qu’il s’agit d’un champ. Les opérations Permets d'avoir la somme, la moyenne, le nombre ainsi d'autres opérations mathématiques sur les enregistrements qui répondent aux critères demandés. Générateur d'expression Permets d'utiliser au maximum les requêtes. Utilise les fonctions intégrées d’Access.  Les opérateurs, les opérations ainsi que le générateur d'expressions sont expliqués en plus de détails dans les exercices sur les requêtes.  Pour l'exemple, écrivez roger pour le critère sous le champ Prénom. Étape 7 : Exécuter la requête Appuyez sur le bouton  .  OU  Du bouton Affichage, sélectionnez l'option Mode feuille de données.  Les enregistrements qui répondent aux critères seront affichés.    Pour revenir ensuite au mode création, du bouton Affichage, sélectionnez l'option Mode Création. Les opérations En plus de faire des recherches avec des critères ou des fonctions intégrées d'Access, il est aussi possible de regrouper les champs pour faire des opérations telles que la somme, la moyenne de champs numérique. Parmi d'autres opérations, il est aussi possible de compter le nombre d'enregistrements qui répondent à certains critères. Pour accéder aux opérations, appuyez sur le bouton  .  Voici la liste des opérations et ce que vous pouvez accomplir en les utilisant.  Nom des opérations Description Regroupement Regrouper sur le champ. Somme Trouver la somme d'un regroupement d'enregistrements.  Moyenne Trouver la moyenne d'un regroupement d'enregistrements.  Min Trouver la plus petite valeur pour le champ.  Max Trouver la plus grande valeur pour un champ. Compte Compte le nombre d'enregistrements qui répondent aux critères voulus. StDev Trouver l'écart type d'un regroupement d'enregistrements.  Var Trouver la variance d'un regroupement d'enregistrements.  Premier Trouver le premier enregistrement inscrit dans la table qui répond aux critères demandés. Dernier Trouver le dernier enregistrement inscrit dans la table qui répond aux critères demandés. Expression Entrer ses propres formules ou champs calculs pour un regroupement. Où Pour entrer des critères sans qu'ils soient pris en considération pour le regroupement. 17.2. 2 Requête multi table Si votre requête requiert des champs qui proviennent de plusieurs tables ou d'autres requêtes, vous devez les relier sur des champs en commun. Il est aussi possible que vous ayez besoin d'autres tables pour créer des liens "indirects" entre deux tables. Par exemple, dans la structure des relations entre les tables qui composent une Factures que l'on voit au chapitre sur les relations, on remarque qu'il n'y a pas de relations directes entre la table Clients et celle de l'inventaire de l'entreprise. Figure64 : exemple de requête Mais il y a une relation entre Clients et Factures. Il y aussi une autre relation entre Factures et Items de facture et une dernière entre Items de facture et Inventaire. Bien qu'il n'y ait pas de relation "directe" entre Clients et Inventaire, il est toujours possible de les "relier" en utilisant d'autres tables telles que Factures et Items de facture. Vous avez deux options si une relation n'apparaît pas entre deux tables. Premièrement, vous pouvez choisir du Ruban l'onglet Outils de base de données suivi de l'option Relations. Vous pouvez ainsi créer une relation permanent avec intégrité référentielle entre ces tables. L'autre façon de relier les tables est de créer un lien manuellement. Ce lien n'aura pas l'option d'intégrité et va s'appliquer seulement à cette requête. Les étapes a suivre pour créer plusieurs tables : Ajoutez les tables que vous avez besoin à votre requête. Sélectionnez l'un des champs que vous désirez relier à l'autre. En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, déplacer le curseur par dessus le champs de l'autre table sur lequel vous désirez créer une relation. Relâchez le bouton de la souris une fois que le curseur est par dessus l'autre champ. Une ligne devrait apparaître entre les deux champs. Il y a maintenant une relation entre les deux tables. Vous pouvez retirer la relation en cliquant sur la ligne et en appuyant sur la touche Supprime. 18 Les formulaires : 18. 1. Définition d’un formulaire les formulaires servent à mieux présenter l'information qui se retrouve dans les différentes tables. Il est aussi plus "convivial" ou pratique d'entrer l'information dans un formulaire que directement dans une table ou une requête. Aussi, il est possible d'afficher seulement les champs qui sont nécessaires à l'écran. Il est aussi possible de "verrouiller" un champ. Ceci permet à l'utilisateur du formulaire de voir le contenu d'un champ sans pouvoir le modifier. Comme pour une requête, il est possible d'avoir des champs calculés pour accomplir des calculs tel que pour des sous totaux ou des taxes. La liste des fonctions d'Access vous permet d'accomplir beaucoup plus que de simples calculs.  Généralement, un formulaire nécessite une table ou une requête qui sera la « source » de celui-ci. Une requête est plus pratique lorsque vous avez besoin d'un formulaire dont les champs proviennent de plusieurs tables. C'est aussi plus pratique si vous voulez filtrer les enregistrements pour voir seulement une partie qui répond à vos critères. Vous pouvez aussi créer un formulaire à partir d'aucun champ. Ce formulaire pourrait contenir des boutons qui permettraient d'ouvrir d'autres formulaires, d'exécuter des requêtes ou des macro-commandes ou d'imprimer des états. Figure64: volet de formulaire Access 2010 offre une grande liste de formulaires prédéterminés. Voici une courte description de chacun. Formulaire instantané Génère automatiquement un formulaire avec tous les champs contenu de la table ou de la requête sélectionnée. Création de formulaire Commence en mode création avec un formulaire vide. Formulaire vierge Commence en mode création avec un formulaire vide. Assistant Formulaire L’assistant vous aide à générer un formulaire qui répond à vos besoins en posant quelques questions. Navigation Permet de créer un formulaire avec des boutons de navigations. Vous pouvez ajouter d’autres éléments ensuite. Comme le nom d'indique, le bouton Plus de formulaires vous offre encore plus d'options pour présenter les données.   Plusieurs éléments Ce qui était auparavant appelé un formulaire continue. Il vous permet de voir le contenu des enregistrements l’un après l’autre sur un même écran. Feuille de données Offre la même présentation qu’une feuille de données. Mais vous pouvez choisir les champs ainsi que le format de présentation. Formulaire double affichage Il affiche le contenu d’un enregistrement dans la partie du haut et la liste complète d’une table ou d’une requête dans la partie du bas. Boite de dialogue modale Permet à Access d’aller chercher de l’information supplémentaire pour compléter une requête. Graphique croisé dynamique Créer un graphique sommaire des données et permettre de filtrer ou de modifier les champs du graphique en tout temps. Tableau croisé dynamique Créer un tableau sommaire ou vous pouvez filtrer et changer les champs en un instant. 18. 2. Création d’un formulaire à l’aide de l’assistant Ce dernier vous pose quelques questions pour déterminer les champs dont vous aurez besoin ainsi que du genre de présentation que vous voulez afficher. C’est une façon rapide de créer un formulaire qui contient les champs que vous avez besoin sous une forme professionnelle. Du Ruban sélectionnez l'’nglet Créer. Appuyez sur le bouton Assistant formulaire. Pour les besoins de l'’xercice, sélectionnez la table Employés.  Figure 66  Assistant formulaire Cet écran de l'’ssistant demande quels seront les champs qui seront inclus dans le formulaire. Les champs peuvent venir de plusieurs tables ou de requêtes. l'’rdre dans lequel vous sélectionnez les champs dans la case de droite est important puisque c'’st dans cet ordre qu'’ls vont apparaître dans le prochain formulaire. Les boutons, ,  et  vous permettent de sélectionner ou de désélectionner un ou tous les champs. L'’ssistant vous permet de choisir des champs provenant de plusieurs tables ou de requêtes sans avoir auparavant à créer une requête ayant tous les champs voulus. Il faut cependant faire attention d'’voir fait des relations permanentes entre les tables avant de choisir des champs de différentes tables ou requêtes. Sinon, le formulaire va afficher toutes les combinaisons possibles entre les tables au lieu d'’fficher les données ayant des relations. Vous devez auparavant créer une requête si vous avez besoin d'’fficher ou d'’ccéder qu'’ une partie des enregistrements ou qu'’l n'’ ait pas de relations entre les tables ou les requêtes dont vous avez besoin. Le prochain écran demande quelle est la manière que les champs seront affichés à l'’cran. Access vous donne même un aperçu de votre choix à la gauche de la fenêtre avant de choisir définitivement. L'’ption Colonne simple va afficher les champs un en dessous de l'’utre. L'’ption Tabulaire va afficher les champs un à côté de l'’utre. Access va réduire la taille des champs pour s'’ssurer que les champs apparaissent l'’n à côté de l'’utre. L'’ption Feuille de données va afficher les champs de la même manière que lors de l'’ntrée des données dans une table. Ceci n'’st pas pratique si l'’tilisateur ne connaît pas tous les champs. Le mode Justifié va afficher les champs l'’n à coté de l'’utre sauf qu'’l ne réduira pas la taille des champs. Il va afficher les autres champs en dessous. La partie gauche de la fenêtre vous donne une image du type de présentation.  Pour cet exercice, sélectionnez tous les champs de la table Employés dans le même ordre que dans la table. Appuyez sur le bouton Suivant. Pour les besoins de l'’xercice, sélectionnez l'’ption Colonne simple.   Appuyez sur le bouton Suivant. Voir figure 65 Figure 67   Assistant formulaire choix de disposition La dernière fenêtre vous demande premièrement le titre du formulaire.  Changez le titre à Liste des employés.  En plus, Access vous demande ce que vous voulez faire ensuite. Vous pouvez voir le formulaire ou modifier immédiatement le formulaire.  Sélectionnez l'’ption Ouvrir le formulaire pour afficher ou entrer des infos. Appuyez sur le bouton Terminer. Figure 68   Assistant formulaire choix de titre du formulaire. Voici un aperçu du formulaire une fois terminé   Figure 69   aperçu du formulaire employé 19 Les états : 19.1. Définition : Un état est une représentation des enregistrements de la base de données qui est mise sur papier. Il est possible de ressortir une synthèse à partir de ces données qui seraient plus difficiles d’avoir autrement. En plus, il est plus facile de trier et de regrouper l’information sur des champs pertinents.  Microsoft Access 2010 offre plusieurs façons de créer un état. Sous l’onglet Créer, vous retrouverez le regroupement des options pour créer un état. La première option génère Figure 68 : onglet d’état Automatiquement un état avec tous les champs de la table ou de la requête que vous avez choisi auparavant. L’option Création d’état génère un état vide et vous place en mode création. Vous avez ainsi toutes les commandes à votre disponibilité pour créer l’état de votre choix. L’option État vide génère aussi un état vide mais vous laisse en mode d’affichage État. Le volet avec la liste des champs apparaît à la droite de l’écran et vous avez aussi accès à tous les outils de création d’états. Vous pouvez ainsi ajouter des champs ou apporter des changements à l’état et immédiatement voir le résultat en mode d’aperçu d’état. L’assistant d’état vous aide à créer un état en vous posant des questions avant de générer l’état selon vos réponses. Il y a finalement un assistant pour vous aider à créer des étiquettes que vous pouvez utiliser pour identifier des individus lors de conventions ou pour du publipostage. 19.2. Création d’un état à l’aide de l’assistant L'exemple qui suit est pour vous démontrer comment créer un état en utilisant un assistant en regardant chacune des étapes de la création de l'état. On regarde aussi les possibilités, à chacune de ces étapes :  Du volet de navigation, sélectionnez la table Employés. Cliquez sur l'onglet Créer.   Sélectionnez l'option Assistant État.  L'assistant vous demande ensuite quels sont les champs dont vous avez besoin dans votre état. Faites attention à l'ordre des champs que vous sélectionnez. C'est dans cet ordre qu'ils vont apparaître dans votre nouvel état. Il est aussi possible de sélectionner des champs de plusieurs tables ou de requêtes. Il suffit de choisir la table ou la requête parmi la liste. Ajoutez ensuite le ou les champs de votre choix à la liste des champs sélectionnés De la liste des champs disponibles, sélectionnez en ordre les champs Nom, Prénom, Salaire, Commission, Bureau, Poste en cliquant sur le champ et en appuyant sur le bouton .   Appuyez sur le bouton Suivant.  .  Figure 69 : La sélection des champs 19.3. Tri et regroupement des enregistrements La deuxième étape de l’Assistant permet de spécifier un regroupement des enregistrements sur un champ dans l’état. La proposition de regroupement d’Access est modifiable. Sélectionnez un champ de la liste gauche, puis cliquez sur le bouton affichant le symbole>pour définir un regroupement sur le champ. Le champ s’affiche en bleu dans la partie droite. Un regroupement peut être créé sur plusieurs champs en respectant un ordre que vous pouvez définir à l’aide des boutons de la rubrique Priorité Figure 70 :La définition d’un regroupement L'assistant vous demande si vous voulez regrouper les enregistrements sur un champ en particulier. Vous pouvez aussi faire des "sous regroupements", ou plutôt des regroupements à l'intérieur de regroupements.  De la liste des champs de l'état, sélectionnez le champ Bureau.   Appuyez sur le bouton .  Cliquez sur le bouton Suivant. Laissez l'option à Normal.   Appuyez sur le bouton OK.  Appuyez sur le bouton Suivant La troisième étape de l’Assistant permet de définir un classement des données de l’état. Choisissez, dans la première zone, le premier champ à trier. Pour passer d’un tri croissant à un tri décroissant, utilisez le bouton situé à droite de la zone. Ce bouton, si vous cliquez dessus, affiche consécutivement les libellés Croissant et Décroissant. Les zones suivantes pourraient être utilisées pour définir des critères de tri secondaires. Voir Figure71 Figure71 : Le choix de l’ordre de présentation des valeurs de l’état L'assistant vous demande si vous voulez trier les enregistrements selon un ou plusieurs champs. Vous pouvez utiliser jusqu'à quatre champs pour trier les enregistrements. Le champ dans la première case a priorité sur la seconde et ainsi de suite. Aussi, vous pouvez choisir si vous voulez trier les enregistrements en ordre croissant ou décroissant en appuyant sur le bouton du côté droit du nom du champ. Cliquez sur le bouton Suivant. La quatrième étape permet de définir l’organisation des données dans l’état. Choisissez l’une des dispositions proposées sous la rubrique Disposition ainsi qu’une orientation sous la rubrique Orientation. Cliquez sur le bouton Suivant. Les dispositions proposées fluctuent si un regroupement a été paramétré. Figure 7.6 : L’affichage de l’état en mode Aperçu avant impression Figure72 :L’affichage de l’état en mode Aperçu avant impression Comme pour Excel, des cases ayant des ### signifient que la case n?est pas assez large pour afficher correctement le contenu. Vous pourrez changer les options de présentation lorsque vous serez en mode création. Appuyez sur le bouton . Exercice d’application Exercice 1 : Quels sont les utilités d'ACCESS ? automatiser les tâches répétitives regrouper plusieurs sources de données dans un même fichier compléter et améliorer les fonctions EXCEL gérant les données gagner en efficacité et en rapidité sur les accès aux données gérer des liens entre plusieurs sources de données La normalisation des données c’est un assistant pour générer des formulaires une méthode pour déterminer le type de relation entre les tables une méthode pour regrouper les champs communs dans des tables une méthode pour analyser les données Exercice 2 : Les données saisies dans un formulaire ACCESS sont-elles stockées dans des tables ? oui non A quoi servent les requêtes d'ACCESS ? poser des questions à l'utilisateur concevoir un tableau croisé dynamique faire des présentations de synthèse de données effectuer une recherche dans les données exclusivement mettre à jour ou supprimer les données Quel bouton faut-il actionner pour afficher les opérations d'une requête ACCESS ? somme formulaire monétaire formulaire À quoi sert la clé primaire d'une table ? distinguer chaque enregistrement de façon unique enregistrer toutes les données effectuer les mises à jour dupliquer plusieurs lignes de table Formulaire Requête Table permet l'enchainement des commandes l'endroit réel de stockage des données permet de nommer les recherches simples ou complexes sur des données pour les réutiliser Dans une table ACCESS, le champ "Numéro de téléphone" est mieux représenté dans un champ de type Mémo Texte Numérique Date Résumé Ce chapitre consiste à l'apprentissage des connaissances suivantes: lancer Access, et définir tous les ’onglets de la fenêtre d’Access 2010 créer base de données. sous Access 2010 manipulation une base de données sous Access 2010 création et manipulation tous les concepts de base d’une base de données : 4.1) les tables 4.2) les relations 4.3) les formulaires 4.4) les requêtes 4 .5) les états Exercice de synthèse : Fiche de l’exercice de synthèse en fin de chapitre Spécialité : exploitant en informatique Module : exploitation d’un système de gestion de base de données Durée : 3HOO But Conception d'une base de données relationnelle en utilisant les démarches -Matériel requis: - Micro-ordinateur - Imprimante • outils:  Logiciel Microsoft office Word 2010 . • accessoires:  _.  _ Mise en situation: Création et manipulation de la base de données Un service financier réalise un audit de données bancaires. Le schéma relationnel de ces données est le suivant : - compte(idCompte, idClient, solde); - client(idClient, nom, prenom, adresse, annee); - action(idAction, idCompte, montant); T.A.F : 1-      Définir les clés primaires.  2-      Relier les tables et reproduire les tables de la base de données sur votre feuillede réponse.  3- Suite aux relations que vous avez réalisées :  Créer une liste de choix pour les clés étrangères en complétant le tableau suivant :  Nom du champ   Afficher le contrôle   Contenu   Colonne liée   Nbre de colonnes 4- Réaliser les requêtes suivantes :  a.  Le nom et prénom des clients dont le numéro de client est inférieur strictement à 1000 et qui sont nés strictement après 1968; b. Les numéros de compte dont le solde est strictement supérieur à 1000 Dirhams, et dont le propriétaire a pour nom ’Saadi’ ; Résumé général Dans le processus de création d'une base de données, l'établissement du schéma relationnel de la base de données représente l'étape fondamentale. Il est inutile d'aller plus loin, et de se ruer sur l'ordinateur, tant que cette étape n'est pas parfaitement maîtrisée Comme vous pouvez le constater, on n'utilise pas de moyens informatiques au cours de cette étape. Il existe certes des logiciels d'aide à la création du schéma relationnel, qui rendent service dans les cas très complexes, mais les cas que vous rencontrerez nécessiteront surtout de la réflexion, de la méthode et du bon sens. Vos outils seront du papier, un crayon... et une bonne gomme ! Lorsque le schéma relationnel vous parait bon, testez-le par simulation sur papier. Suivez les relations et vérifiez que pouvez remplir les tables sans problème. Alors, mais alors seulement, vous pouvez vous asseoir devant l'ordinateur, et lancer le SGBD. Mais là encore, soyez prudent : dès que vous avez introduit une petite quantité de données, testez le système et retestez-le. Car corriger le schéma relationnel d'une BDD qui est déjà remplie de données est presque toujours une opération douloureuse.  Exercice de synthèse : Fiche de l’exercice de synthèse en fin de chapitre Spécialité : exploitant en informatique Module : exploitation d’un système de gestion de base de données Durée : 3HOO But Conception d'une base de données relationnelle en utilisant les démarches Matériel requis: - Micro-ordinateur - Imprimante • outils:  Logiciel Microsoft office Word 2010 . • accessoires:  _.  _ Mise en situation: Questions de cours Qu’est ce qu’une base de données ? Qu’est ce qu’un Système de Gestion de Base de Données ? Citer trois exemples. Quels sont les fonctions de base d’un Système de Gestion de Base de Données (sans les détaillées)? Pourquoi les entreprises utilisent souvent Microsoft Access ? Exercice n°1) Après l'analyse du système d'information de gestion de voyage, on dégage les règles de gestions suivantes : Un vol comprend un ou plusieurs voyageurs ; Un voyageur peut faire un ou plusieurs vols ; Un avion est affecté à un ou plusieurs vols ; Un pilote est affecté à un ou plusieurs vols Compléter la description graphique de la base de données ci-dessous en rajoutant les clés primaires et les liens entre les tables: Voyageur Voynum Voynom Voyprenom voyadresse Datedebut datefin Heuredebut heurefin Plnum Plnom Plprenom Pladresse Vol Avnum Avnom capacite Pilote Avion 1) lancer Access 2) Créer une base de données appelée  Bibliographie https://www.academia.edu/588882/Base_de_donn%C3%A9es_Microsoft_Access http://www.misfu.com/downloadFile.php?Fichier_a_telecharger=2811&chemin=Telechargement http://www.info-3000.com/access/cours2010/lecon016/index.php#AffichageRelations http://www.ulb.ac.be/soco/matsch/info-d-203/access/09coursaccess.pdf http://www.bade.u-psud.fr/FTP_files/databases/tuto_premi%C3%A8re_base.pdf https://edutice.archives-ouvertes.fr/file/index/docid/373774/filename/d07p263.pdf Annexe A (corrigé exercice1) Élaboration du modèle Modélisation conceptuelle en E-A Implémentation de BDD dans SGBD Analyse de la situation existante et des besoins Analyse de la situation existante et des besoins Modélisation conceptuelle en E-A Implémentation de BDD dans SGBD Élaboration du modèle logique en relationnel Annexes B corrigé exercice2 Qu'est-ce qu'une base de données ? Réponse : Une base de données est une collection de données structurées relatives à un ou plusieurs domaines du monde réel. Exemple : BD d'une bibliothèque. Quelles sont les avantages de la base de données ? Réponse : Les avantages de la base de données sont : Centralisation : Les données peuvent êtres utilisées par plusieurs programmes et plusieurs utilisateurs. Indépendance entre données et programmes : Dans une BD les données sont décrites indépendamment des programmes. Ce qui n'est pas le cas avec les fichiers Intégration des liaisons entre les données : Pas besoin d'un programme pour retrouver les liens entre les données. Intégrité des données : Ce sont des règles de sécurité assurant la cohérence des données : Unicité des enregistrements. Interdiction de la suppression des données utilisées par d'autres données. Concurrence d'accès : Plusieurs utilisateurs peuvent accéder simultanément à la BD. Qu'est ce qu'un SGBD ? Réponse : Un Système de Gestion de Base de Données(SGBD) est un logiciel qui permet de : décrire, modifier, interroger et administrer les données d'une base de données. Quel est le rôle d'un SGBD ? Réponse : Il joue le rôle d’interface entre d’interface entre l’utilisateur et la base de données Citez quelques SGBD que vous connaissez ? Réponse : ORACLE MICROSOFT SQL SERVER MySQL Microsoft Access Quelles sont les fonctions d'un SGBD ? Réponse : La définition des données Le SGBD nous permet de créer et de décrire les objets de la base de données (table, liens, utilisateur…), grâce au Langage de Description de Données (LDD). La manipulation des données La manipulation des données peut être : La recherche La lecture La suppression La modification L'ajout Le SGBD nous offre un Langage de Manipulation de Données (LMD) L'intégrité des données C'est l'ensemble des opérations de contrôle que le SGBD effectue pour préserver la cohérence des données. Annexes C corrigé exercice3 Que signifie SGBD ? système de gestion de bande dessinée système de gestion de base de donnée système de gestion de bilan décisionnel système de gestion de bricolage divers Parmi ces différentes fonctionnalités, une seule n’est pas du domaine des SGBD l'ajout de données la prévision de données la recherche des données la mise à jour des données Annexes D CORRECTION exercice de synthèse Soit à représenter l’activité d’une bibliothèque disposant d’un ensemble de livres qu’elle met à la disposition de ses abonnés. Chaque livre de la bibliothèque est décrit à l’aide d’un code unique, un titre, un auteur, un éditeur et une date de parution. L’enregistrement d’un nouvel abonné consiste à renseigner son numéro qui servira comme identifiant, son nom et prénom, son adresse et son numéro de téléphone. Chaque abonné peut emprunter plusieurs livres. A chaque emprunt on enregistre le code du livre, le numéro de l’abonné et la date d’emprunt. Au retour du livre on enregistre la date de retour. Questions : Souligner à partir de l’énoncé les noms des colonnes et compléter le tableau ci-dessous. Nom colonne Type de données Taille Obligatoire Valeur par défaut Valeurs autorisées Sujet Code_livre Texte 10 O Livres Titre Texte 50 O Livres Auteur Texte 50 N Livres Editeur Texte 30 N Livres Date_parution Date N Livres Num_abonne Numérique 5 O Abonnés Nom_abonne Texte 20 O Abonnés Prenom_abonne Texte 20 O Abonnés Adresse Texte 50 Abonnés Tel Texte 20 Abonnés Code_liv_emp Texte 10 O (1) Emprunts Num_ab_emp Numérique 5 O (2) Emprunts Date_emprunt Date O (3) Emprunts Date_retour Date (4) Emprunts Les valeurs de la colonnes Code_livre_emp doivent exister dans la colonne Code_livre : un livre emprunté doit exister dans la bibliothèque. Les valeurs de la colonnes Num_ab_emp doivent exister dans la colonne Num_abonne: une personne ne peut emprunter un livre que lorsqu'il est déjà existant. La valeur par défaut de la date d'emprunt est la date système La date de retour du livre doit être supérieur à la date d'emprunt Etablir la liste des tables Liste des tables Nom table Description Sujet Livre Regroupe l'ensemble des livres de la bibliothèque Livres Abonne Regroupe les personnes abonnées à la bibliothèque Abonnés Emprunt Stocke l'historique des emprunts de livres Emprunts Affecter les colonnes aux tables et en donner une description textuelle. Livre(Code_livre,Titre,Auteur,Editeur,Date_parution) Abonne(Num_abonne,Nom_abonne,Prenom_abonne,Adresse,Tel) Emprunt(Code_liv_emp,Num_ab_emp,Date_emprunt,Date_retour) Préciser les clés primaires des tables. Table mère Table fille Clé primaire Clé étrangère Livre Emprunt Code_livre Code_liv_emp Abonne Emprunt Num_abonne Num_ab_emp Livre(Code_livre,Titre,Auteur,Editeur,Date_parution) Abonne(Num_abonne,Nom_abonne,Prenom_abonne,Adresse,Tel) Emprunt(Code_liv_emp,Num_ab_emp,Date_emprunt,Date_retour) Identifier les liens entre les tables en utilisant le tableau ci-dessous, déduire la description textuelle : Livre(Code_livre,Titre,Auteur,Editeur,Date_parution) Abonne(Num_abonne,Nom_abonne,Prenom_abonne,Adresse,Tel) Emprunt(Code_liv_emp#,Num_ab_emp#,Date_emprunt,Date_retour) Représenter la structure de cette base de données sous forme graphique. Annexes C corrigé exercice1( chapitre2) Quels sont les utilités d'ACCESS ? automatiser les tâches répétitives regrouper plusieurs sources de données dans un même fichier compléter et améliorer les fonctions EXCEL gérant les données gagner en efficacité et en rapidité sur les accès aux données gérer des liens entre plusieurs sources de données La normalisation des données c’est un assistant pour générer des formulaires une méthode pour déterminer le type de relation entre les tables une méthode pour regrouper les champs communs dans des tables une méthode pour analyser les données Annexe D corrigé exercice2(chapitre2) Les données saisies dans un formulaire ACCESS sont-elles stockées dans des tables ? oui A quoi servent les requêtes d'ACCESS ? poser des questions à l'utilisateur concevoir un tableau croisé dynamique faire des présentations de synthèse de données effectuer une recherche dans les données exclusivement mettre à jour ou supprimer les données Quel bouton faut-il actionner pour afficher les opérations d'une requête ACCESS ? somme formulaire monétaire À quoi sert la clé primaire d'une table ? distinguer chaque enregistrement de façon unique enregistrer toutes les données effectuer les mises à jour dupliquer plusieurs lignes de table Formulaire Requête Table permet l'enchainement des commandes l'endroit réel de stockage des données permet de nommer les recherches simples ou complexes sur des données pour les réutiliser Annexe E corrigé exercise DE synthése (chapitre2) Définir les clés primaires. (2 pt) Table Clé primaire Client idclient Compte idcompte Action idaction Relier les tables et reproduire les tables de la base de données sur votre feuille de réponse. (4 pts) Suite aux relations que vous avez réalisées : Créer une liste de choix pour les clés étrangères en complétant le tableau suivant : (4 pts) Nom du champ Idclient Afficher le contrôle Zone de liste déroulante Contenu Client Colonne liée 1 Nbre de colonnes 3  Réaliser les requêtes suivantes en respectant le modèle ci-dessous : (2 points) Le nom et prénom des clients dont le numéro de client est inférieur strictement à 1000 et qui sont nés strictement après 1968; (2 points) Les numéros de compte dont le solde est strictement supérieur à 1000 Dirhams, et dont le propriétaire a pour nom ’Saadi’ ;  (2 points) la liste des actions effectués par un client à saisir son numéro leur de l’exécution de la requête; (4 points) le total des montants des actions d’un compte à saisir son numéro lors de l’exécution de la requête;  Annexe F corrigé exercice de synthèse Lancez ACCESS et ouvrez la base de données salarie.mdb. Les formulaires Un formulaire est une grille de présentation, de saisie et de modification des données d’une base sans avoir à manipuler les tables directement. Un formulaire est obtenu à partir d’une table ou d’une requête. Sous Access, il existe deux façons pour créer un formulaire : (1) à l’aide de l’assistant ou (2) manuellement. Créer un formulaire à l’aide de l’assistant L’assistant permet de guider l’utilisateur pendant toute la phase de création du formulaire. Pour créer un formulaire `a l’aide de l’assistant, suivez les étapes suivantes : Cliquez sur le bouton Formulaires ; Choisir l’option Créer un formulaire à l’aide de l’assistant ; Dans la liste des Tables/Requêtes choisissez la table Personnel ; Dans la liste des champs disponibles, faîtes déplacer les champs vers la zone Champs sélectionnés à l’aide des boutons ou ;  Cliquez sur le bouton suivant, choisissez le format d’affichage de votre formulaire à colonne simple ; Cliquez sur le bouton suivant et choisissez le style d’affichage de votre formulaire, sélectionnez l’option Expédition ; Cliquez sur suivant et nommez le formulaire F liste personnel, appuyez sur le bouton Terminer. Le résultat de cette manipulation est un formulaire d’affichage qui contient tous les champs de la table sélectionnée.  Remarquez que Access a ajouté des boutons de navigation en bas du formulaire servant à la navigation dans la base de données. Cette barre est illustrée dans la figure ci-dessous. Attention : Le formulaire obtenu permet l’insertion de nouveaux enregistrements dans la table Personnel. Pour cela, cliquez sur le bouton Ajouter un enregistrement et remplissez les champs du formulaire. La saisie directe d’un enregistrement sans l’utilisation du bouton Ajouter un enregistrement provoque la modification du contenu des champs de l’enregistrement en cours. Création d’un formulaire pour le résultat d’une requête Créez une nouvelle requête qui permet d’afficher la liste des employés qui résident dans une rue. Pour cela, insérez l’expression *rue* dans le critère du champ adresse ; nommez la requête Rue. Créez un formulaire, à l’aide de l’assistant, permettant de visualiser le contenu de la requête Rue. Nommez le formulaire F_rue. Ajoutez en utilisant le formulaire l’enregistrement suivant :  Vérifiez  3801 09-d´ec-83 Jendoubi Amel 98 rue des roses Jendouba 8100 20-mars-65 les données de la requête Rue et de la table Personnel. Remarques ! Création manuelle d’un formulaire Pour créer un formulaire manuellement, Access met à votre disposition une “boîte à outils” comme sur la figure suivante : Commencez par sélectionner l’option Créer un formulaire en mode création afin d’avoir la possibilité de le créer manuellement. La boîte `a outils s’affiche automatiquement ; si ce n’est pas le cas, cliquez sur le . La première opération à faire dans ce cas est d’associer au formulaire une source de données. Sélectionnez le formulaire (la zone grisée et non pas celle avec des rectangles !) et allez dans le menu Affichage/Propriétés ou cliquez sur le bouton dans la barre d’outils. Sélectionnez l’onglet Toutes pour voir toutes les propriétés du formulaire. Choisissez la table Personnel comme source de données. Choisissez comme Légende du formulaire F_Liste_Personnel_bis. Une fois la table sélectionnée, ses champs apparaissent et il suffit de glisser/déplacer les champs sur le formulaire pour l’instancier. Reproduisez alors manuellement le formulaire automatique, obtenu précédemment, et enregistrez le sous le nom de F_Liste_Personnel_bis.  Maintenant que vous vous êtes familiarisé avec les composants, reproduisez avec des boutons la barre de déplacement qu’offre Access à la création d’un formulaire. Utilisez pour cela le composant “Boutons de commande” de la boîte à outils. Verrouillez le champ N˚ employé afin qu’il ne puise pas être modifié par le formulaire. Pour cela, sélectionnez le champ, allez dans propriétés (cliquez sur le bouton ou Affichage > propriétés) puis l’onglet Données. Mettez la valeur du champ Verrouillé à Oui. Ajoutez au formulaire, `a l’aide des boutons de la boîte à outils, un bouton qui permet de fermer le formulaire. Remarques : On peut aussi créer un formulaire instantané à partir d’une table ou d’une requête. Pour cela, sélectionnez la table ou la requête et cliquez sur le bouton nouvel objet : formulaire automatique. Les états Les formulaires permettent d’afficher les données à l’écran, de naviguer dans une base de données et de modifier ou d’ajouter des données dans des tables. Une autre fonction importante est l’´edition des états. Un état permet de mettre en forme le contenu d’une base de données pour des fins d’impression. Nous allons illustrer l’utilisation des états dans ce qui suit. Créez un Etat à l’aide de l’assistant, reprendre les informations de la table Personnel. Dans la fenêtre Etats, choisissez Créer un état à l’aide de l’assistant, glissez l’ensemble des champs de la table Personnel dans la fenêtre “Champs sélectionnés” (bouton ).  Choisissez ensuite la disposition des données et le mode de présentation. Choisissez un affichage Tabulaire et nommez votre Etat E_Liste_Personnel.  Vous obtenez alors un état contenant toutes les informations du personnel et prêt à l’impression. La présentation de l’état peut être modifiée en passant en mode création (position des contrôles, étiquettes, formules, etc.).     Chapiter02 : Manipuler les bases de données avec ACCESS2010 Chapiter02 : Manipuler les bases de données avec ACCESS2010 Chapiter02 : Manipuler les bases de données avec ACCESS2010 49 60 72