PROCEDIMIENTO DE TRAZABILIDAD

PROCEDIMIENTO DE TRAZABILIDAD PROCEDIMIENTO DE TRAZABILIDAD Estudiar los sistemas de archivos previos Consultar con proveedores y clientes Definir ámbito de aplicación Definir criterios para la agrupación de productos en relación con la trazabilidad 6.5 - Establecer registros y documentación necesaria Establecer mecanismos de comunicación inter- empresas Establecer procedimiento para localización, inmovilización y, en su caso, retirada de productos. Estudio de los sistemas de archivo propios Los primeros pasos pueden ser los más difíciles, pero también los más importantes. En primer lugar, la empresa deberá estudiar detenidamente los procedimientos (su contenido y sistemática) de archivo que está utilizando, como son libros de registro o los registros del sistema APPCC, y evaluar si con ellos se cumple el objetivo de trazabilidad. En algunos casos, las empresas pueden encontrarse con que ya están haciendo todo lo necesario para conseguir la trazabilidad. En otros, podría ser necesario generar nuevos archivos o adaptar los procedimientos existentes. Es importante destacar que un sistema de trazabilidad no tiene porqué ser complicado. El mejor sistema de trazabilidad para una empresa es aquél que encaje con sus actividades de trabajo habituales y permita registrar información necesaria a la que luego se pueda acceder de forma rápida y fácil. Estudiar detenidamente el sistema de trazabilidad de la empresa puede permitirle sacar beneficio de la información que el sistema genera. La implantación de un sistema de trazabilidad sólido, efectivo y apropiado a las necesidades de una empresa puede requerir cierto tiempo. Consulta con proveedores y clientes Previamente a la implantación del sistema es recomendable: ◗ Consultar con proveedores y clientes. ◗ Pedir consejo a otras partes implicadas: otras empresas, consultoras, auditores, autoridades de control. ◗ Solicitar sus registros a proveedores y clientes, ya que estos han de ser coherentes y acordes entre operadores. ◗ Informarse de si existen recomendaciones o guías voluntarias de trazabilidad para empresas del sector. Definición del ámbito de aplicación El sistema de trazabilidad que se implante en cada empresa desde el eslabón anterior hasta el eslabón posterior, debe ayudar a mantener la trazabilidad en toda la cadena alimentaria. Dependiendo de la actividad dentro de la cadena alimentaria, el sistema puede necesitar: 1. Trazabilidad hacia atrás: Trazabilidad de cuáles son los productos que entran en la empresa y quienes son los proveedores de esos productos. 2. Trazabilidad interna o trazabilidad de proceso: Trazabilidad de los productos dentro de la empresa (independientemente de si se producen o no nuevos productos). 3. Trazabilidad hacia delante: Trazabilidad de los productos preparados para la expedición y del cliente inmediato al que se le entregan. Debe prestarse atención a la relación entre las tres áreas, ya que lo que se pretende es que el sistema de trazabilidad no tenga quiebras y la información fluya “desde la granja hasta la mesa” a lo largo de todos los eslabones ■ Para que se cumplan los objetivos del sistema de trazabilidad, en la mayoría de actividades desarrolladas por las empresas alimentarias y de piensos, es necesario vincular lo que entra con lo que sale o, lo que es lo mismo, disponer de una trazabilidad interna de forma más o menos desarrollada. ■ El sistema de trazabilidad, entendido como prerrequisito del sistema de autocontrol, no puede funcionar sin considerar la trazabilidad del proceso. A continuación se citan, sin ánimo de exhaustividad, algunos ejemplos de ámbito de aplicación de trazabilidad: ■ Empresas dedicadas a la producción primaria: requerirán un sistema de trazabilidad basado en la trazabilidad hacia atrás (ej: recopilar información sobre piensos y proveedores de piensos, productos fitosanitarios, biocidas, etc), interna (ejemplo: administración de medicamentos o información sobre las labores de cultivo realizadas, con especial referencia a aquellas prácticas que puedan tener una repercusión sobre la higiene y seguridad de los cultivos) y trazabilidad hacia delante. ■ Empresas que procesan y distribuyen alimentos a otras empresas alimentarias: requerirán un sistema de trazabilidad basado en trazabilidad hacia atrás, interna y hacia delante. ■ Empresas que únicamente distribuyen productos (ya sea nacionales o importados) a otras empresas o establecimientos: requerirán sistemas de trazabilidad basados en trazabilidad hacia atrás, interna y hacia delante. ■ Este ejemplo está refiriéndose a empresas cuya actividad se basa en la repaletización de productos y/o disgregación de los palets para su distribución y venta. Esta categoría incluye a las plataformas de distribución comercial. ■ Cuando la plataforma distribuya a otras empresas, su plan requiere los tres elementos del sistema, incluida la trazabilidad hacia delante; pero, si se trata de una plataforma con sus propios establecimientos detallistas, es decir, forman parte de una misma empresa, el sistema de trazabilidad es único. En este último caso, al ser el consumidor final su siguiente eslabón no tiene que desarrollar, obligatoriamente, la trazabilidad hacia delante. ■ Establecimientos que sólo distribuyen alimentos al consumidor final: necesitarán probablemente sólo un sistema de trazabilidad basado en la trazabilidad hacia atrás. (Ejemplo: tiendas de ultramarinos). ■ Empresas que elaboran comidas preparadas y las distribuyen a otras empresas: requerirán un sistema de trazabilidad basado en trazabilidad hacia atrás, interna y hacia delante. (Ejemplo: empresas de catering). ■ Empresas que elaboran comidas preparadas y las distribuyen exclusivamente al consumidor final: requerirán únicamente un sistema de trazabilidad basado en trazabilidad hacia atrás e interna. (Ejemplo: bares y restaurantes). Trazabilidad hacia atrás Se refiere a la recepción de productos. En este momento los registros son la clave necesaria para que pueda seguirse el movimiento de los productos hacia su origen, esto es, desde cualquier punto a su etapa anterior. La trazabilidad de la cadena puede quebrarse por completo si no se dispone de unos buenos registros cuando se reciben los productos. Qué información conviene registrar: • De quién se reciben los productos. El origen de los mismos –no el propietario de la marca– así como los detalles del contrato. Deberá tenerse registrada una forma de contactar con el proveedor (nombre, dirección y teléfono) las 24 horas en caso de que haya problemas. • Qué se ha recibido exactamente. Deberá registrarse el número de lote y/o número de identificación de las agrupaciones de productos que entran en la empresa. Pueden servir la fecha de caducidad, la de consumo preferente o información equivalente que permita acotar el tamaño de las mismas. Asimismo, deberá archivarse cualquier otra información sobre los productos, como son los ingredientes, tratamientos a que han sido sometidos, controles de calidad, etc. • Podría ser suficiente con registrar el “albarán/documento de acompañamiento comercial”, y/o “factura”, siempre que estos documentos faciliten datos concretos sobre la identidad del producto. • Cuándo. Registrar la fecha en la que se recibieron los productos es necesario porque puede ser otro medio de identificación. • Qué se hizo con los productos cuando se recibieron, por ejemplo almacenarlos en el almacén X, mezclarlos con los productos del proveedor Z, etc. Qué puede dificultar este trabajo: • Nuevas recepciones de producto que se utilicen para completar un almacén (por ejemplo un tanque de aceite o un silo de harina). • Recepciones cuando no hay ningún operario in situ. • Dificultades para obtener la información adecuada por parte de los proveedores. En algunos casos puede ocurrir que el proveedor proporcione información pero que ésta no sea correcta. Puede ser necesario en ese caso que se realicen controles. • Información obtenida limitada, como en el caso de materias primas básicas, (ejemplo en casos de extracción en continuo o producciones de lotes muy grandes). • Dificultades, en algunos casos, para poder diferenciar individualmente los pequeños volúmenes de entrega que se registran, en momentos puntuales de recolección, para preservar la calidad de los productos o por disponibilidad de envases, transporte o de la propia organización de la recepción. Pequeñas compras de medios de producción que precisen de trazabilidad para la consecución de las producciones primarias. • Dificultades para compatibilizar la identidad del producto entregado y sus características con el proceso de producción continua o diferida con almacenamiento previo. Trazabilidad de proceso (interna) Se trata de relacionar los productos que se han recibido en la empresa, las operaciones o procesos que éstos han seguido (equipos, líneas, cámaras, mezclado, división, etc) dentro de la misma y los productos finales que salen de ella. El Reglamento no especifica ningún requisito respecto a ella, ni obliga a aplicar un sistema particular. La trazabilidad interna es algo que queda implícito para el funcionamiento del sistema. Está en manos de los operadores económicos de las empresas la organización y el grado de precisión con que la desarrollen. Muchas empresas, en el acuerdo comercial con sus proveedores, ya están pidiendo garantías relacionadas con la aplicación de un mecanismo de trazabilidad interna. Esta parte del sistema relativa al proceso interno al que es sometido el producto dentro de cada empresa puede ayudar en la gestión del riesgo y aportar beneficios para la empresa y para los proveedores. En todo caso, dentro de su capacidad de elección, los operadores económicos de empresas alimentarias y de piensos deberán desarrollar esta parte del sistema teniendo en cuenta las características de su actividad y aceptando su responsabilidad con respecto al eslabón anterior y posterior, a los cuales no podrán perjudicar por un insuficiente desarrollo de su trazabilidad interna. Que información conviene registrar: • Cuando los productos se dividan, cambien o mezclen conviene generar registros. El número de puntos en los que se necesite hacer registros depende de la actividad. • Qué es lo que se crea: – identificación de los productos intermedios, durante la actividad realizada (quizás esta identificación sea solo temporal) identificación del producto final que se entrega al cliente, mediante el código o información que corresponda como lote u otra forma de agrupación. Este código debe acompañar al producto en el momento de la entrega. • A partir de qué se crea: piensos, alimentos, sustancias y todo producto incorporado, descritos de acuerdo con los propios registros de la recepción, incluyendo los números de lote u otro sistema de identificación de la agrupación, si procede. Los registros de control de stocks podrían ser suficientes para ello. • Cómo se crea: Cuáles son las operaciones (transformación, elaboración, almacenaje, división, etc) a qué han sido sometidas los productos. • Cuándo: Registrar la fecha u hora en la que la modificación se produjo puede ser importante para ayudar a trazar el camino de los productos a lo largo de la actividad realizada. • En general, relacionar toda esta información con los datos de control de procesado (tales como registros de temperatura) pueden suponer beneficios posteriores, por ejemplo en control de calidad, o como ayuda para identificar las causas de cualquier problema que surja. Qué puede dificultar este trabajo: • Procesos en continuo sin interrupciones evidentes. • Reprocesado. • Periodos de demora para sólidos y líquidos continuos. • Almacenamiento de productos intermedios y finales en depósitos a granel (grandes tanques o silos). Trazabilidad hacia delante Qué y a quién se entregan los productos. A partir de este punto los productos quedan fuera del control de la empresa. Cuando los productos se despachan, los registros deben servir como vínculo con el sistema de trazabilidad de los clientes. Sin un adecuado sistema de registros de los productos entregados, la trazabilidad de la cadena agroalimentaria podría quebrarse completamente. Se debe dar la información sobre trazabilidad de la forma más clara posible; facilitar que el cliente relacione la identificación y otra información del producto que se entrega con su propio sistema de registros. Que información conviene registrar: • A quién se entrega: Le empresa o responsable de la recepción física del producto. Es conveniente también registrar los detalles del contrato. • Conviene tener registrada una forma de contactar con el cliente las 24 horas (nombre, dirección y telé- fono, e-mail), en caso de que haya problemas. Podría también ser conveniente tener identificada (y registrarlo) la persona a quien se entrega el producto. • Qué se ha vendido exactamente: Deberá registrarse el número de lote y/o número de identificación de las agrupaciones de productos que salen de la empresa. Entregar albaranes o documentos de acompañamiento junto con la orden de compra de los clientes puede ser todo lo necesario. • Se debe poder aportar información sobre el contenido de las agrupaciones de expedición que se remiten a los destinatarios, como son los datos relativos al número de cajas y las referencias que la integran, por ejemplo, los lotes de las mismas, las fechas de duración mínima, etc. • Cuándo guardar la fecha en la que los productos se entregaron puede ser importante como medio de identificación. • Medio de transporte: Los datos de transporte que se consideren indispensables para garantizar la trazabilidad (por ejemplo, transportista, matrícula del vehículo o contenedor, temperatura de transporte, etc.). Merece la pena destacar el caso particular de las empresas de distribución al consumidor final. Como el Reglamento obliga a identificar a las “empresas a las que se hayan suministrado sus productos”, para el sector distribuidor la obligación de trazabilidad finaliza en la última entidad económica legal responsable antes del consumidor final. Si una empresa entrega productos directamente al consumidor final no es necesario el mantenimiento de registros detallados de cada uno de los clientes individuales, aunque si es útil mantener registros de Libro corregido. Los movimientos de la mercancía que se recibe, esto es, los lotes o pedidos (agrupaciones recibidas) que se venden y cuándo. Un buen control de stock en el establecimiento puede ser útil. Además, en estas empresas, si se tiene conocimiento de que algunos clientes compran alimentos para utilizarlos en sus propios negocios –caso muy frecuente con los operadores económicos de la restauración colectiva que obtienen sus materias primas en los establecimientos de venta minorista–, convendría mantener registros separados de estas ventas. Definición de criterios para la agrupación de productos en relación con la trazabilidad ■ ¿Por qué agrupar los productos? Para poder aplicar cualquier sistema de trazabilidad, cada empresa debe agrupar de alguna forma el conjunto de unidades que produce, fabrica, envasa o, en términos amplios, maneja y, además, la agrupación debe ser identificada. Las empresas del sector primario deben ligar cada partida obtenida con los productos empleados para su obtención (piensos, productos fitosanitarios, medicamentos veterinarios, etc), lugar de captura, forma de captura, etc, y debe identificarla. La empresa transformadora debe asociar las unidades de producto elaborado, ineludiblemente, con las materias primas y los ingredientes que se han utilizado. En las operaciones de almacenamiento y distribución que desarrollan tanto las empresas primarias o transformadoras como la empresa propiamente distribuidora se pueden crear nuevas agrupaciones –distintas al lote– para componer, por ejemplo, el pedido que haga un cliente. En la cadena alimentaria, las agrupaciones de producto anteriores a la obtención del lote y las agrupaciones que combinan distintos lotes de uno o más productos también necesitan ser identificados con un código o una referencia. ■ ¿Cómo agrupar e identificar los productos? La empresa del sector primario y la transformadora pueden configurar sus agrupaciones según diferentes criterios, entre los que se pueden encontrar uno o varios de los siguientes: ◗ Periodo de tiempo: horario, diario, semanal, ◗ Línea de producción ◗ Parcela ◗ Lugar y fecha de captura Cuando se realizan operaciones de almacenamiento y distribución, se forman nuevas agrupaciones como resultado de la combinación de distintas productos identificados con sus propios códigos de agrupación. Los productos se almacenan dentro de locales o establecimientos de la misma o distinta empresa, según el criterio que se establezca –por ejemplo, la fecha de consumo preferente– Y cuando se entregan al siguiente eslabón se reagrupan (agrupación de expedición), en la mayoría de los casos según las exigencias de los clientes, resultando, probablemente, una combinación de distintos lotes y/o agrupaciones. En relación con la identificación, existe una gran variedad de sistemas disponible, desde etiquetas escritas a mano, hasta códigos de barras y chip de radio frecuencia. ■ Tamaño del lote o de la agrupación Conviene recordar que corresponde al operador económico la decisión sobre el grado de precisión con que configurar sus agrupaciones y el sistema de identificación. La precisión con que se conforma una agrupación determinará, en última instancia, el tamaño de la misma. Generalmente, cuanto más acotada esté una agrupación menor es la cantidad de producto que hay que inmovilizar o retirar en caso de problemas de seguridad alimentaria. En la práctica: ◗ Si una empresa eligiera la “fecha de fabricación” como sistema de identificación del lote o agrupación, todos los productos que lleven tal fecha deberían ser localizados, inmovilizados o retirados en caso de un incidente de seguridad alimentaria. ◗ Si una empresa eligiera “fecha de fabricación, máquina en la que se ha fabricado y hora de fabricación”, sólo la producción de esa hora, fecha y maquina debería ser localizada, inmovilizada o retirada, en caso de un incidente de seguridad alimentaria. A la hora de plantearse como elegir la agrupación de productos en una empresa deben tenerse en cuenta las ventajas y desventajas de acotar con mayor o menor precisión. Debe encontrarse el equilibrio entre el beneficio económico del manejo de agrupaciones muy precisas, y la complejidad y el coste económico que supone esta mayor precisión. En algunas ocasiones, como ocurre a los fabricantes de productos que venden a granel, sólo es posible definir el lote mediante una franja temporal, por ejemplo, la producción realizada durante el día. Otros fabricantes o restauradores llegan a definir el lote como la unidad de venta individual. La mayoría de la industria alimentaria adopta un enfoque que se encuentra entre estos dos extremos. Establecer registros y documentación necesaria Es conveniente que la documentación del sistema de trazabilidad implantado en una empresa incluya: ◗ ámbito de aplicación del sistema ◗ descripción y características del mismo ◗ registros de las operaciones efectuadas ◗ procedimiento de revisión y actualización del sistema. Entre empresas se trasladará la información necesaria y los sistemas de identificación para poder lograr el objetivo de la trazabilidad que se persiga en cada situación. ◗ Trazabilidad hacia atrás: ◗ De quién se reciben los productos / Qué se ha recibido exactamente / Cuándo / Qué se hizo con los productos cuando se recibieron. ◗ Trazabilidad de proceso (interna): ◗ Cuando los productos se dividen cambian o mezclan / Qué es lo que se crea / A partir de qué se crea / Cómo se crea / Cuándo / Identificación del producto final. ◗ Trazabilidad hacia delante: A quién se entrega / Qué se ha vendido exactamente / Cuándo. Nuevamente, conviene recordar que si se dispone de un sistema de autocontrol adecuado implantado en la empresa, éste prevé un método de mantenimiento de registros relacionados con la gestión de los riesgos alimentarios que podrá ayudar al montaje del sistema de trazabilidad. Las acciones o la información del producto útil para la trazabilidad pueden registrarse: ◗ En hojas de datos sobre papel que acompañan a cada agrupación a lo largo de todos los procesos con carácter interno dentro de una misma empresa. ◗ Mediante las Tecnologías de Información, que tienen gran capacidad de archivo en menor espacio y que, además, pueden incluir: • recogida automática de datos y • equipamiento, tal como impresoras de etiquetas y lectores de códigos de barras, que llevan consigo otras eficiencias operacionales. El sistema debe evaluarse teniendo en cuenta: ◗ la exactitud de la información almacenada. ◗ el tiempo de respuesta, que deberá ser el mínimo posible, ya que pueden existir riesgos para la salud de las personas. Es útil hacer, regularmente, un simulacro de demanda de la información sobre trazabilidad. Los inspectores, incluso los clientes, pueden participar y sugerir “casos prácticos” para comprobar que la información de trazabilidad puede recogerse de forma fiable y rápida. Por ejemplo, se tomará un producto al azar y se comprobará si se pueden conocer las materias primas y los procesos tecnológicos sufridos. También se verá si, a partir de una documentación de una materia prima, se puede conocer el producto del que ha formado parte y su distribución. También conviene valorar la posibilidad de encargar a un tercero independiente la comprobación de que el sistema de trazabilidad de la empresa funciona. No hay que olvidar que la comprobación del sistema de trazabilidad debe hacerse con clientes y proveedores, es decir, trazar desde un lote o agrupación de un producto recibido en la empresa hacia delante, así como desde un producto o agrupación que se va a expedir hacia atrás. Establecer mecanismos de comunicación inter-empresas Conseguir la trazabilidad a lo largo de toda la cadena compete a todos los eslabones. Es responsabilidad de cada uno evitar que se quiebre la trazabilidad en el eslabón que representa, porque si ello ocurriese pueden verse perjudicados operadores que estén cumpliendo suficientemente con el desarrollo del sistema de trazabilidad en su establecimiento. Muchas empresas ya piden que sus proveedores compartan con ellos la información sobre trazabilidad. Resulta muy positivo establecer protocolos o mecanismos comunes sobre cómo compartir la identificación y la información. Por ello, es muy útil mantener conversaciones con los proveedores y clientes para acordar entre todos qué información (composición, origen, etc), es crítica y para asegurar que se proporciona de una forma clara y comprensible Establecer procedimiento para localización y/o inmovilización y, en su caso, retirada de productos Los operadores económicos de empresas alimentarias y de piensos tienen como objetivo, y obligación legal, poner en el mercado productos seguros que cumplan los requisitos legales. Sin embargo, a pesar de que puedan haberse tomado todas las precauciones, hay ocasiones en que se producen incidentes. En caso de que se produzca un incidente, los operadores deben actuar rápidamente para conocer la naturaleza del incidente, tomar las medidas correctoras necesarias para proteger la salud de los consumidores y el prestigio de su empresa, eliminar la causa del incidente y evitar que vuelva a producirse. Cuando se produce un incidente se deben considerar las siguientes actuaciones, en la mayoría de ocasiones de forma simultanea: ◗ Informar a las Autoridades competentes ◗ La legislación europea y española obliga al operador económico a informar a las Autoridades Competentes en caso de que un producto importado, procesado, transformado, fabricado o distribuido no cumpla los requisitos de seguridad. ◗ Es importante colaborar con las Autoridades competentes proporcionándoles información y coordinando con ellas las actuaciones. ◗ Conocer la naturaleza del incidente ◗ Se deberá trabajar buscando cuál puede ser el motivo del incidente, si éste está en alguno de los procesos que realiza la empresa, en los materiales o ingredientes, o bien en los de los eslabones anteriores o posteriores de la cadena. ◗ Conociendo la naturaleza del incidente se podrá actuar acotando el/los lote/s o agrupación/es afectados, aplicar las medidas correctoras oportunas y evitar que el incidente se extienda a otros productos. ◗ Localizar el producto afectado ◗ Para ello es clave el tener implantado un sistema de trazabilidad adecuado. ◗ El producto puede encontrarse dentro del ámbito de gestión del operador alimentario o de piensos o bien fuera de éste, en su cliente, o eslabones posteriores, e incluso ya en el consumidor. ◗ Adoptar medidas correctoras. ◗ Una vez localizado el producto que ha sido objeto de un incidente, y valorando la naturaleza del mismo, la localización del producto, los costes económicos, etc, se procederá a adoptar las medidas adecuadas para evitar poner en riesgo la salud de los consumidores. Entre estas medidas podrá decidirse la inmovilización de los productos afectados y, en su caso, su retirada del mercado. También se decidirá el destino de la mercancía, si es necesaria su destrucción o si es posible el reprocesado. ◗ Informar a otros operadores económicos ◗ Informar a los operadores económicos que puedan estar afectados por el incidente y colaborar con ellos en cada una de las actuaciones citadas. ◗ Realizar informe post incidente y sacar conclusiones ◗ Por último es muy útil en caso de que se haya producido un incidente, elaborar un informe de lo sucedido, evaluarlo y sacar conclusiones sobre como mejorar la forma de actuar. Habitualmente, se recomienda que en caso de una incidencia en el producto, el operador económico cree un reducido Comité Interno de Gestión del incidente. Si es posible, conviene que en el Comité de Gestión este representadas diferentes funciones de la empresa, tales como calidad, logística, producción, ventas, etc. El Comité es el que evalúa la naturaleza del incidente y recomienda las medidas necesarias, manteniendo informada a la Dirección. El Comité coordina las actuaciones. Luis Andrés Palafox Ruíz Daniela Martinez Ortiz Alexander Cisneros Encinas Certificación de Bioprocesos Israel Enrique Santos Coy Castro d. Obregón, Sonora.