Informes Contables 1

LIBRO DE CURSO INFORMES CONTABLES I Enfoque integral teórico-práctico SERIE INTERVENCIÓN EDUCATIVA UNIVERSITARIA Elaborado por Dr. Luis Alejandro Garita Pacheco PROGRAMA DEL CURSO INFORMES CONTABLES I I parte: Aspectos relativos al plan de estudios 1 Datos generales Nombre del curso: Información Contable I Código: TI-1101 Tipo de curso: Teórico - práctico Electivo o no: No electivo Nº de créditos: 3 Nº horas de clase por semana: 4 Nº horas extra clase por semana: 5 % de las áreas curriculares: 70% Contabilidad, 15% Tecnologías de Información 5% Cálculo mercantil 10% Legislación mercantil, laboral, tributaria Ubicación en el plan de estudios: Primer semestre de la Licenciatura Requisitos: No solicitados Correquisitos: No solicitados El curso es requisito de: Información Contable II Asistencia: Obligatoria Suficiencia: Si Posibilidad de reconocimiento: Si Vigencia del programa: 1er bimestre del 2015 2 2 Descripción Este curso ofrece un espacio para que los aspectos teórico-prácticos sean general desarrollados en lo cognitivo, psicomotor y afectivo, los cuales se interrelacionan para facilitar la formación integral del educando. El proceso de enseñanza y aprendizaje, se fundamenta en el desarrollo de contenidos programáticos representativos del costeo en actividades de ambientes informáticos. Pertenece al bloque de administración de empresas destinado a profundizar en el área financiero-contable para generar mejor asimilación de los conceptos de contabilidad aplicados a entidades de tecnologías de información, así como la gerencia financiera de los mismos. Contiene áreas del conocimiento en contabilidad financiera - administrativa, tecnologías de información, economía, estadística, finanzas y matemática mercantil 3 Objetivos Del área básica: Preparar profesionales con el liderazgo, los conocimientos, las habilidades, las destrezas y las actitudes que les permita planificar, administrar y desarrollar el uso intensivo de las tecnologías de información en las organizaciones, como elemento fundamental para garantizar la competitividad mediante un proceso continuo de modernización e innovación sostenible, utilizando prácticas éticas, técnicas y ambientales de clase mundial. Del curso: Generar cultura financiero-contable que le permita al estudiante comprender y elaborar informes de contabilidad financiera dentro de una entidad o área de tecnología de información. 4 Contenidos A partir de acontecimientos particulares y concretos de la contabilidad administrativa y de las actividades propias de las entidades de tecnología de la información se identifica un conjunto de objetos del costo que tienen ciertas características en torno a la normativa financiero-contable y legal del país, con los cuales se crea un ordenamiento de estructuras de tipo contable con las cuales el estudiante emite expresiones y muestra comportamientos que garanticen orden, respeto, colaboración y cooperación. 1. Procedimientos básicos de la contabilidad: importancia de la documentación, las cuentas y su tratamiento, libros legales, partida 3 doble, determinación de saldos, balance de comprobación, balance general. 2. Utilidad y pérdida de la empresa: concepto, significado, tratamiento y registro de cuentas –ingresos, gastos y dividendos, estados financieros básicos -resultados, utilidades retenidas, variaciones en el capital-, impuestos. 3. Ajustes contables: concepto e importancia, ingresos y gastos acumulados, ingresos y gastos diferidos, depreciación, incobrables. 4. Operaciones con mercancías: concepto e importancia de la compraventa de mercaderías, descuentos- devoluciones- fletes, sistemas de inventarios, determinación del costo de ventas, estados financieros (resultados y utilidades retenidas) 5. Operaciones de servicios. 6. Sistemas contables 7. Software especializado para contabilidad II parte: Aspectos operativos 5 Metodología El conjunto de momentos y técnicas, lógicamente coordinados, para dirigir el de enseñanza y aprendizaje del estudiante hacia determinados objetivos se realiza mediante aprendizaje “situaciones de aprendizaje”, entendidas como formas interrelacionadas de diversos contenidos: datos, hechos, conceptos, principios, procedimientos, actitudes y valores en un proceso constructivo didáctico que permite hacer más efectivo y agradable el aprendizaje. Las situaciones de aprendizaje en este curso se expresan de las siguientes formas: 4 1. Actividades concentradas en procesos de transmisión: técnica expositiva con recursos de interrogantes y comentario del docente y auditorio. 2. Actividades de construcción o reconstrucción del conocimiento: descubrimiento –investigación, observación, análisis crítico, exploración. Estas actividades son propicias para el aprendizaje de procedimientos, actitudes y valores. 3. Actividades didácticas que incorporan situaciones de aprendizaje grupal e individual. a. Construcción social del conocimiento: trabajo en grupo. Lo que se busca garantizar el aprendizaje socializado, compartido y solidario, donde los individuos brinden su aporte personal. b. Construcción individual del conocimiento: trabajo individual. Lo que se busca es desarrollar el potencial en el aspecto académico, personal y social, las cuales permiten avanzar al ritmo individual que facilita ejercitar habilidades de pensamiento, descubrimiento, resolución de retos. El docente se identifica como un tutor que mediante la : comunicación, actuación, socialización, asesoramiento, facilitador del aprendizaje, diseñador de ambientes de aprendizaje, creador y tecnólogo, interrogador, pensador, evaluador e investigador, orienta la acción educativa para contribuir a la generación de la cultura financiero-contable que le permita al estudiante establecer parámetros en torno a la utilidad de la información contable como insumo durante el proceso de administración de entidades de tecnologías información. 6 Evaluación A nivel de licenciatura las actividades de evaluación responden a tres situaciones: 1) son requisito para aprobar el curso. 2) son inherentes a los contenidos desarrollados por los docentes y estudiantes durante las dieciséis semanas. 3) Tienen componentes sumativos y formativos. 5 A partir de herramientas tecnológicas, imprescindibles en el desarrollo de cualquier proyecto, serán requeridas al menos el uso del Dropbox, WinCmapTools, Excel, PowerPoint y Word. El uso de bases de datos y acceso a la red mundial WWW. Esta característica le da una diferenciación al programa de costos en ambientes informáticos. “La evaluación está transitando de un paradigma psicométrico a un modelo más amplio, de una cultura de los exámenes escritos y las mediciones orales a una cultura de la evaluación” (Gipps, 1994) Para los efectos sumatorios se tienen los siguientes elementos básicos: Prácticas 30% - Controles 40% - Avances 10% - Asistencia y participación 50% Exámenes 45% Examen parcial I (semana 5) 15% Examen parcial II (semana 10) 15% Examen final (semana 16) 15% Trabajo especial 7 Bibliografía 25% - Escritura (coherencia de ideas, sintaxis) 30% - Presentación de acuerdo a la normativa 20% - Presentación oral ante el docente 50% Material aportado por el docente 6 8 Profesor Nombre: Luis Alejandro Garita Pacheco Teléfono oficina: (506)2550-9053 Teléfono Móvil: (506)8502-9898 Correo electrónico: [email protected] RESUMEN: o Profesor de la Escuela de Administración de Empresas del Instituto Tecnológico de Costa Rica en niveles de Bachillerato, Licenciatura y Maestría. o Profesor de la Escuela de Ingeniería en Producción Industrial en nivel de Maestría. o Investigador Académico en la Administración de Empresas y Docencia Universitaria. o Ex Profesor de la Facultad de Economía Agrícola de la Universidad de Costa Rica en nivel de Maestría. o Profesor – Instructor “Capacitación a la Medida” o Doctor de la Universidad de Valencia España, en Intervención Educativa. o Máster en Administración de Empresas con especialización en Finanzas e Intermediarios Financieros. USanMarcos o Licenciado en Contaduría Pública. UIA. o Profesor de Estado en la Enseñanza de la Contabilidad.CIPET o Bachiller en Administración de Negocios. Veritas 7 INDICE TEMÁTICO Contenido ¿POR DÓNDE INICIAR? ......................................................................................................................... 9 LOS OBJETIVOS ..................................................................................................................................... 10 PROCEDIMENTOS BÁSICOS DE LA CONTABILIDAD .................................................................... 11 LOS AJUSTES Y CIERRE DE OPERACIONES ................................................................................... 106 CIERRE DE OPERACIONES ............................................................................................................. 122 OPERACIONES PARA DETERMINAR LA UTILIDAD O DEFICIT ................................................. 128 OPERACIONES ESPECIALES .............................................................................................................. 131 8 ¿Por dónde iniciar? Revisemos en la literatura mundial una conversación extraída del Libro Alicia en el País de las Maravillas del escritor Lewis Carroll. Alicia había entrado al país de las maravillas y se encuentra con el minino de Cheshire (el gato) y le dice… Minino de Cheshire, ¿podrías decirme, por favor, qué camino debo seguir para salir de aquí? -El gato le contesta…eso depende en gran parte del sitio al que quieras llegar -, a lo que replica Alicia -No me importa mucho el sitio... a lo que el gato dice -Entonces tampoco importa mucho el camino que tomes – vuele Alicia a decir ¡... siempre que llegue a alguna parte! – Y el gato cierra magistralmente diciendo -¡Oh, siempre llegarás a alguna parte, si caminas lo suficiente! ¿Qué comprendes de la anterior conversación? ____________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________ ¿Qué involucra dichas frases? ¿Asócialo a tu estudio en ATI? ____________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________ Y tu vida ¿asócialo? ____________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________ 9 Definitivamente caminar por caminar no tiene sentido, salvo que sea por salud. Si se camina hacia algún lugar se debe haber decidido ir a ese lugar primeramente antes de caminar. Bueno, es igual en esta carrera de ATI, si no sabes a dónde vas a llegar, cualquier camino parecerá correcto. Pero no debe equivocarte, porque solo tiene un año para recorrerlo. Por lo tanto vamos a listar lo que realmente usted necesita saber antes de seguir esta empresa -viaje-. Reflexione: Sabiduría se refiere a un entendimiento práctico de la vida, mientras que entendimiento contiene la idea de un juicio agudo. Poseer ambas cosas, sabiduría y entendimiento, no solo significa tener discernimiento acerca de los problemas de la vida; también implica la habilidad de tomar buenas decisiones en respuesta a esos problemas (Ray Pritchard Pág. 40) Los objetivos A. OBJETIVO GENERAL Al finalizar el curso, el estudiante tendrá la capacidad de elaborar los registros contables básicos, comprenderá los pasos fundamentales del ciclo contable y preparación - confección de estados financieros de una empresa de servicios y comercial B. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1. Lograr que el estudiante conozca el objetivo de la información financiera en las empresas. 2. Comprender la importancia de la información contable en las empresas. 3. Conceptualizar los aspectos teóricos de los informes derivados de la contabilidad. 4. Identificar los elementos que componen la ecuación contable. 5. Identificar el efecto que tienen las transacciones sobre la ecuación contable. 6. Confeccionar los diferentes estados financieros para empresas de servicios y comerciales 10 PROCEDIMENTOS BÁSICOS DE LA CONTABILIDAD ¿Cuál es el objetivo de la información financiera en las empresas? ____________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________ LECTURA 01 Tomado de Gerardo Guajardo Cantú: Contabilidad Financiera y ajustado al curso de Informes Contables I – Administración de Tecnologías de Información TEC. Todas las cosas tienen un sentido, démosle un vistazo a la evolución de la contabilidad para comprender el término de “empresa” de hoy. Si bien la contabilidad tiene una historia que va aparejada a la de la civilización misma, necesario es hacer un esfuerzo para resumir en unas cuantas hojas sus rasgos más evidentes, y resaltar los momentos más importantes que han influenciado los 5 000 años de su historia. La técnica de la contabilidad es tan antigua como la necesidad que tiene una persona de disponer de información para cuantificar (darle valor monetario) los beneficios obtenidos de la realización de actividades comerciales (compra-venta, servicios). La historia consigna que en la antigüedad existieron pueblos que se distinguieron por ser excelentes mercaderes, tal es el caso de los fenicios en Asia y de los venecianos en Europa. Pueblos comerciantes que desarrollaron, por necesidad, formas primitivas de contabilización de sus operaciones, basadas en los instrumentos y formas de escritura de la época en que les correspondió vivir. De tal forma que se han encontrado vestigios de este tipo de registro, correspondientes a épocas tan lejanas como 3 000 años antes de nuestra era. Sin embargo, fue hasta el siglo XV, y como consecuencia del fuerte desarrollo que se vivió durante esa época y que impactó prácticamente a todas las esferas del conocimiento, que el registro de operaciones comerciales vivió uno de sus periodos más trascendentes, quizá tan sólo comparable a los que viviría 11 intensamente hasta el siglo XX en dos momentos marcadamente importantes: la crisis financiera generalizada que se dio en la década de los treinta y la marcada tendencia de globalización de los negocios que se ha estado viviendo al final de la década de los noventa en adelante y hasta hoy. Reflexionemos sobre estos dos momentos cruciales en la evolución de la contabilidad Siglo XV: Nacimiento oficial de la contabilidad Durante el siglo XV ocurrieron acontecimientos que impactaron fuertemente a la técnica contable como para considerarse que en ese periodo se gestaron las bases de lo que se conoce hoy como contabilidad. En esa época se le atribuyó la "paternidad" de la contabilidad a un monje llamado Luca Paccioli, quien formalizó un esquema muy rudimentario para registrar las escasas operaciones mercantiles que realizaba la congregación de la cual él formaba parte. A ese primitivo y sencillo sistema de registro o contabilización de mercaderías, se le consideró, con el paso del tiempo, como la base de la contabilidad. Por esos años, una de las aplicaciones más conocidas del esquema para el registro de las operaciones comerciales y para la cuantificación de los beneficios netos obtenidos de dichas actividades, fueron las travesías emprendidas entre Europa y el Nuevo Mundo: América. Con el descubrimiento de un nuevo continente, se establecieron rutas comerciales para explotar los atractivos productos y mercaderías que se ofrecían a ambos extremos del Atlántico. Los navegantes iniciaban empresas mediante las cuales se aventuraban en búsqueda de nuevas tierras que ofrecían productos, especias y metales preciosos. Algunas de esas empresas eran patrocinadas por personajes poderosos de la época, quienes ponían a disposición del dirigente, importantes cantidades de recursos, por lo que este último, estaba obligado a rendir cuentas claras acerca del resultado de dichas travesías. En este contexto nació el concepto original de empresa al que estamos acostumbrados hoy en día. En cierto sentido, empresa significa aventura. La aventura en que se embarcaban aquellos valientes dirigentes =“empresarios” para realizar operaciones comerciales entre el viejo y el nuevo continente. Pero tanto ayer como hoy, la mejor forma para medir los beneficios netos de la operación de una empresa es el mecanismo de la contabilización. 12 En la antigüedad, se cuantificaban los recursos aportados en la empresa, que realizaban las operaciones comerciales para las cuales había sido constituida la misma, se esperaba a que terminara la travesía, se vendían las mercaderías adquiridas en uno u otro extremo del Atlántico, se pagaba a la tripulación del navío, ya sea en especie (mercaderías) o en el circulante de la época (normalmente monedas de oro), se resarcían los recursos inicialmente aportados y, si después de todo existía aún algún remanente, a este beneficio neto se le denominaba utilidad. Como se puede ver, cualquier parecido con la realidad 500 años después no es mera coincidencia. Siglo XX: La crisis financiera mundial de los treinta Otro de los momentos en los que la contabilidad ha jugado un papel protagónico es la década de los treinta en el presente siglo. Durante esa década, y específicamente en 1933, ocurrió lo que se conoce como la Gran Depresión de los treinta, periodo caracterizado por una crisis financiera de las grandes empresas norteamericanas, que trajo consigo fuertes problemas financieros en empresas más pequeñas, así como en individuos, ocasionando una crisis generalizada que se originó en Estados Unidos y tuvo repercusiones a nivel mundial. Una de las consecuencias de dicha crisis fue estandarizar, reforzar y redefinir el rol de la contabilidad para evitar, en el futuro, la generación de nuevos problemas con tales dimensiones. De ese episodio, la contabilidad salió con una personalidad más sólida y con una vocación más claramente definida. Preguntas para discusión 1. ¿Cuáles conceptos modernos se relacionan con las actividades antiguas? ______________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________ 13 2. ¿Cómo explicaría usted la importancia de la contabilidad en la actualidad? _________________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________ 3. Relacione los términos: empresa, aventura y trátelos en nuestro contexto. ______________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________ VISITEMOS EL PRESENTE Y LAS TENDENCIAS DE LA CONTABILIDAD En estos nuestros días, la contabilidad no es una disciplina aislada de un contexto o marginada de otras materias afines. Por el contrario, está incrustada en la forma misma de hacer negocios y se retroalimenta de los retos y los cambios que deben hacer las organizaciones para lograr su misión. Por eso previo al estudio y asimilación de todo lo que implica el conocimiento, la estructuración y la implementación de un sistema contable en una organización, es preciso conocer, al menos superficialmente, las variables e influencias que definen el entorno donde se gestan, operan y crecen o cierran las entidades económicas de finales del siglo XX. En vísperas del siglo XXI, los conceptos de fenómenos como globalización, competitividad, calidad, productividad, alianzas estratégicas, empresas de clase mundial, libre comercio, valor agregado y reingeniería de procesos administrativos, son términos que han venido a enriquecer el vocabulario normal de un hombre de negocios y a incrementar el grado de dificultad en la operación de las empresas. Globalización. En los albores del año 2000, se han ido arraigando en las empresas de nuestros días algunas tendencias que se pueden considerar signos de nuestro tiempo. De entre todas las tendencias que podemos visualizar en mayor o menor grado, dos de ellas quizá sean responsables de muchos de los cambios que se están gestando no sólo en los negocios sino en general en todos los órdenes de la vida económica, política y social de la historia contemporánea: la globalización y la competitividad. Para nadie pasa desapercibido que vivimos en un mundo perfectamente caracterizado por una breve frase que inmortalizaría el gran comunicador Marshall McLughan: la aldea global. Hoy cuando vamos al supermercado encontremos productos que hayan sido traídos desde diversos rincones de nuestro planeta. Lo anterior no es tan sólo aplicable a artículos de gran valor como es el caso de los automóviles, sino a mercancías cuyo valor es a veces tan ínfimo, que nos sorprende que hayan sido traídas de lugares tan lejanos. 14 En el caso de los automóviles, probablemente estemos orgullosos de la nacionalidad que ostenta la manufactura del carro que poseemos. Sin embargo, nos sorprendería conocer que en casos como ésos, las partes que componen dichos vehículos quizá provengan de más de 30 países diferentes, ubicados en los más distintos confines del mundo. A esa globalización a la que nos referimos, han sido convocados los países, sus gobiernos en diferentes esferas de autoridad, y empresas grandes, medianas y pequeñas. Competitividad. Adicionalmente a la globalización, tendencia claramente reflejada en la forma actual de hacer negocios, existe otra no menos importante, la competitividad. En términos simples y entendibles, competitividad es ofrecer al cliente de una entidad bienes y servicios con atención, calidad, oportunidad y precio que representen un valor superior a lo que le proporcionaría la competencia. La competitividad se percibe en las características distintivas del bien o servicio, en aspectos tales como reparaciones subsecuentes, precios bajos en proporción a la calidad recibida, satisfacción de las necesidades y expectativas del cliente, tiempo de entrega del bien ofrecido, etc. El que ofrezca el mejor conjunto de los factores anteriores, es el más competitivo dentro de un sistema económico. Si combinamos en alguna medida estas dos tendencias, la globalización y la competitividad, nos daremos cuenta de la magnitud que representa el reto de competir en un contexto mundial. Un reto que se siente en todas las áreas funcionales de una empresa: en sus ventas y en sus compras, en su producción y en su comercialización, en la inversión y en el financiamiento, en los recursos financieros, humanos, materiales y tecnológicos con los que cuenta. Lo anterior ha traído por consecuencia que las organizaciones en general, públicas y privadas, cualquiera que sea su nacionalidad, hayan tenido necesidad de realizar esfuerzos dirigidos hacia la productividad y la obtención de la calidad total, como una forma de poder sobrevivir y competir en un ambiente global. La calidad es un tema del que todas las personas hablan y que es de vital importancia para las empresas. En este sentido, la calidad la definiremos como la realización de una actividad con eficiencia y eficacia simultáneas. La eficiencia es hacer las cosas con el mayor aprovechamiento de los recursos disponibles. Eficacia es hacer las cosas lo más rápido posible. Se puede tener eficiencia y carecer de eficacia o viceversa, pero por más desarrollada que esté una de ellas, al no contarse con la otra no se tendrá calidad. Entonces, calidad es hacer las cosas bien a la primera vez y en el menor tiempo posible, sacándole el mayor provecho a los recursos con que se cuenta en ese momento. Los estándares de calidad día con día van cambiando por la competencia, ya que también en ellos se busca ganar la carrera. En este sentido el que no avanza, retrocede, ya que los demás van acercándose o agrandando la ventaja que tienen sobre el individuo o la organización inmóvil. 15 Los conceptos de calidad, productividad, competitividad y globalización van de la mano ya que unos determinan a los otros. Sin calidad en los procesos de producción, administración, venta, información, etc., no se da la productividad y si no se es productivo no se puede ser competitivo en un ambiente de globalización. Valor agregado La calidad en los procesos de información y más los de carácter contable, juega un papel muy importante en la competitividad de las empresas, ya que muchas de las decisiones tomadas son con base en los resultados o productos de esos procesos. En lo que se refiere a la calidad y su relación con la contabilidad, es bien conocido que una empresa tiene clientes externos e internos de la información financiera. Los primeros son los accionistas, acreedores, el fisco, etc. En cuanto a los segundos, existe una gran cantidad de usuarios que esperan esa información para realizar su trabajo y brindar a los clientes el servicio con las características necesarias para cumplir sus expectativas. Por ejemplo, la labor que hace el departamento de contabilidad recae indirectamente en el producto o servicio ofrecido por la empresa, ya que proporciona los datos para calcular los costos y determinar el precio de venta. A esto se le llama valor agregado. Aquellas funciones dentro de la organización que no ofrecen un valor agregado al bien o servicio ofrecido a los clientes deben ser eliminadas y de esta manera se eficientiza una empresa. Las características de oportunidad, objetividad y exactitud de la contabilidad son un reflejo de su calidad. Entre más oportuna, objetiva y exacta sea, más confiable y útil será. De esta manera, si los procesos de información, especialmente los contables, son productivos por medio de programas de calidad y mejora continua, se impacta a todos los usuarios internos y externos de dicha información y los hace más competitivos. Si se desea que toda la compañía cuente con la calidad suficiente para competir, es necesario que en todas las áreas se apliquen programas de mejora continua. Como ya se mencionó anteriormente, los estándares de calidad cambian día con día, o mejor dicho, los requerimientos de la información financiera de los clientes cambian diariamente, por lo que es necesario buscar cotidianamente la forma de mejorar los procesos de elaboración de la misma, para dar a los usuarios una herramienta útil para competir. En síntesis, la mejora continua en la calidad y el incremento constante en la productividad de todas sus funciones, tanto administrativas como operativas, son las herramientas con que las organizaciones hoy en día están haciendo frente al reto de la competitividad en un contexto mundial. Preguntas para discusión 1. Comente con sus palabras los términos: globalización, valor agregado, competitividad. 2. ¿Qué es la aldea global? ¿Está usted dentro o fuera de ella? 3. ¿Por qué es importante se competitivo (a) en este mundo de cambios? 16 Los siguientes son los resultados obtenidos en cada una de las cuatro líneas de producción de la Compañía Omega: Línea Costo Costo Utilidad Utilidad unitario esperado unitario real esperada real A ¢5.000 ¢5.500 ¢10.000.000 ¢10.200.000 B 7.430 7.400 8.500.000 9.000.000 C 2.250 3.000 6.500.000 5.000.000 D 10.000 9.190 20.000.000 18.000.000 Eficaz Eficiente ____________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________ 17 Vamos a crear nuestra propia definición: ____________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________. Ahora estás listo para saber que es información financiera. Sigue leyendo………. 18 El hombre descubre ante sí los bienes materiales, para sus necesidades. Establece un orden económico (mercado, socialista, mixto) y jurídico que regule su intercambio. Ese intercambio implica cuantificación de los recursos (darle valor), con el fin de conocer la equivalencia entre los diversos bienes y servicios. Establece la moneda como unidad de medida que adopta para asignar valor. Al ser cuantificados los bienes surge la necesidad de expresar este valor de una manera clara y comprensible, con el fin de controlar e informar sobre los recursos que maneja una comunidad y estar en posibilidad de tomar decisiones. La expresión escrita que describe los bienes materiales y de servicios que posee la sociedad y su correspondiente valor expresado en términos de moneda, recibe el nombre de información financiera. Describe con en forma sintética1 el concepto “información financiera”. Si prefieres dibujarlo hazlo. ________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ Método sintético: o de síntesis, es la operación intelectual que reúne las partes de un universo separado y las considera como unidad. La síntesis se considera como la meta y resultado final de análisis, razón por lo cual ambos métodos se complementan. 1 Ejemplo de un razonamiento sintético: Cualquier contador, para alcanzar su objetivo profesional, sistematiza, valúa, procesa, evalúa e informa. A esa reu ió se le o o e o o Pro eso Co ta le . 19 ¿Cómo debo comprender la importancia de la información contable en las empresas? Parece que ahora nos cambian el nombre y pasamos de información financiera a información contable, veamos de qué se trata…. Primero le denominaremos “EL SISTEMA” luego “DE INFORMACIÓN FINANCIERA”.        Dirigir un negocio es como participar en un juego y estar al tanto de su negocio es muy similar a analizar juegos como el fútbol. Los verdaderos aficionados a dicho deporte conocen cientos de estadísticas, como porcentajes de goles o de juegos realizados. De manera similar, si usted opera un negocio, deberá poder cuantificar y comprender las estadísticas que describen la operación de su negocio. La contabilidad en general y los Estados Financieros (EF) en particular, son las fichas –anotadorespara evaluar los resultados. La contabilidad traduce las acciones que se realizan en el mundo de los negocios a un conjunto de números que usted puede utilizar para tomar decisiones. La información es variada y versa sobre el funcionamiento de la empresa, los obstáculos a vencer y sus prospectos futuros. Las reglas de la contabilidad le permiten comparar su empresa con otras similares y con industrias. Estas comparaciones son importantes cuando está en busca de fondos adicionales para ampliarla, tales como préstamos o capital de nuevos inversionistas. Bajo esta perspectiva ¿Necesita usted ser contador público para utilizar la contabilidad en la toma de decisiones acertadas?   La respuesta es _____. La contabilidad…cuantifica el mundo cotidiano de la compra-venta y los servicios. Muchas empresas lo hacen año tras año. ¿Por qué? Porque no tienen información o simplemente se fijan solo en los costos visibles (directos) ignorando lo no visibles (indirectos). 20 Al llegar aquí, ¿qué haz entendido? ____________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________ _________________________ “El mal se aloja en los detalles y las finanzas y la contabilidad ayudan a mantener a los demonios en su lugar. Todos tendemos a pensar en la contabilidad como una ciencia exacta gobernada por reglas aritméticas, pero los números generados son, en realidad, estimados, - y no es ciencia es cuasiciencia-.”      Aunque las reglas, procedimientos y métodos hacen que los números parezcan hechos absolutos, no lo son. Sin embargo, los números representan y resumen la gestión gerencial y el manejo del negocio. Los EF no son mandamientos, sino guías, y tienen usos distintos así como enfoques interpretativos. La contabilidad tiene divisiones, entre las más importantes esta la financiera, la fiscal y la gerencial. La que estás estudiante se denomina contabilidad de tipo financiero y consiste en formular los EF que requieren los administradores de la empresa para observar la evolución del dinero  invertido en ella. A eso le denominamos el patrimonio o simplemente el capital. Existe una asociación entre las divisiones de la contabilidad. Ella inicia con el sistema de acumulación de los datos numéricos y transaccionales, de ahí la contabilidad gerencial toma la los datos  y los convierte en información financiera aplicando herramientas de análisis y proyectándola en el tiempo futuro (planificación presupuestaria). La Administración de Tecnologías de Información por otro lado expresa en términos cualitativos la misión y visión, y usa la información de la contabilidad financiera para expresarla en términos futuros (presupuestar). 21   Por tanto para entender la importancia de la información financiera en las empresas, inicia por comprender el fin de la contabilidad, el cual es INFORMAR mediante Estados Financieros. Luego, saber que se hace con dicha información, para ello hay que conocer, -al menos- los procesos básicos para sacarle el mayor provecho a los datos y la información y convertirlos en conocimiento. De eso trata este curso. De crear conocimiento a partir de datos e información. En resumen: 1. La información financiera es información que produce la contabilidad, la cual es indispensable para la administración y el conocimiento del desarrollo y crecimiento de la empresa, y por tanto es procesada y concentrada para uso de la gerencia y personas que trabajan en la empresa. 2. La necesidad de esta información hace que se produzcan los estados financieros. Al final la información financiera se ha convertido en un conjunto integrado de estados financieros y notas que expresan cual es la situación financiera (en un tiempo dado), el resultado de las operaciones comerciales o de servicios (entre dos fechas comparativas) y cambios en la situación financiera (de un periodo a otro). La importancia de la información financiera radica en la toma de decisión pues los usuarios se valen de ella para formular sus conclusiones sobre el desempeño financiero de la entidad. Por medio de esta información y otros elementos de juicio el usuario general podrá evaluar el futuro de la empresa y tomar decisiones de carácter económico sobre la misma. ¿Qué aspectos teóricos debo conceptualizar para comprender a la contabilidad? R/ LOS RECURSOS – DUALIDAD ECONÓMICA (LUCCA PACCIOLI) La contabilidad es gobernada por la “Dualidad Económica”. Este es un principio enuncia la existencia de “la doble dimensión” que se constituye de: 1. Los recursos de los que dispone la empresa para la realización de sus fines (activos). 2. Las fuentes de dichos recursos, que a su vez, son la especificación de los derechos que sobre los mismos existen, considerados en su conjunto(los recursos son o pasivos “deuda”, capital “capital aportado”, utilidades (reinversión de ganancias). La doble dimensión de recursos, denominadas “fuentes y usos” son la base que se expresa en todas las transacciones (intercambios), asientos de registro (diarios, mayores, auxiliares) y se observa 22 matemáticamente en un Informe Financiero denominado Balance de Comprobación (BC). También en los EF está presente en el Estado de Situación Financiera (Activo= Pasivo + Capital) y el Estado de Resultados Integral del Periodo (Ingresos - Egresos = Utilidad/Déficit). Así, cuando se desea entender una transacción se requiere de dos fases para contabilizarla (registrarlas) de manera que se cumpla el principio. En cada transacción siempre existe al menos un valor que sea origen (pasivo, capital, ingreso) y otro que sea uso (activo, gasto) y en cualquier transacción puede haber más de un origen y más de un uso. La doble dimensión es la base de la PARTIDA DOBLE que dice que TODA TRANSACCIÓN CONTABLE CONSTA DE AL MENOS DOS VALORES UNO QUE ES ORIGEN Y OTRO QUE ES USO y la suma de ambos debe ser exactamente igual es decir DEBEN RESULTAR EN SALDOS IGUALES. Las palabras debe y haber, SON DE USO COMÚN en la contabilidad, y muchos dicen que no tiene un origen específico, aunque hay una historia que nos da la idea de lo que representan dichas palabras. Su profesor se las relatará…. Empezó hace 500 años con Lucca Paccioli …. Bueno lo importante es que existen otras palabras que se usan como antónimos y sinónimos del debe y haber. Esas nuevas palabras toman sentido dependiendo del momento en que la contabilidad este siendo procesada. Ellas son: DEBE USOS APLICACIÓN DEBITOS DEBITAR CARGAR HABER FUENTES ORIGEN CRÉDITOS ACREDITAR ABONAR ACTIVO PASIVO CAPITAL SE USA EN : La creación del Estado de Flujos de Efectivo. En el análisis de las partidas del Estado de Flujo de Efectivo. Es una descripción de un área de la cuenta. Es la acción de hacer un asentamiento contable. Es la acción de la partida y su debido tratamiento en Debe o Haber - Es la expresión resumida del Estado de Situación Financiera. Los valores que ingresan (entradas de recursos) como los que egresan (salidas de recursos/intercambio de estado físico) deben clasificarse por separado. Las transacciones en una cuenta responden a un origen y un uso y a una situación matemática. Como resumen las grandes familias de cuentas tienen los siguientes movimientos y su respectivo saldo. ACTIVOS CONTRACUENTAS ACTIVO COSTOS MOVIMIENTO CONTABLE DEBE HABER + + + 23 GASTOS PASIVOS CAPITAL INGRESOS + - + + + R/ LAS CUENTAS Y SUS FAMILIAS Ahora, que sabemos que toda transacción tiene origen y su uso, se las debe distinguir con un nombre que sea representativo de lo acontecido. El darle un nombre significa que figura como “CUENTA CONTABLE” y para agruparlas se prepara un Catálogo de Cuentas. Más allá de un uso, la cuenta contable tiene cuatro componentes básicos que son: 1. 2. NOMBRE DE LA CUENTA: se refiere a la clasificación que obtiene de manera individual para obtener la denominación de cuenta. El nombre de la cuenta indica resumidamente la transacción. CODIGO: asignación de dígitos mediante números o letras que permitan una mejor identificación y control de la cuenta. Existen muchos métodos para generar un código. 3. IMPORTE: valor que se le anota a la cuenta ya sea al debe o al haber al momento que se afecta ante la ocurrencia de una transacción comercial. 4. SALDO: se denomina saldo de una cuenta a la diferencia entre DEBE y el HABER de la misma. Existen tres tipos de saldo: DEUDOR (Debe es mayor que el Haber), ACREEDOR (el Haber es mayor que Debe) y saldo NULO (ambos saldos son iguales). Saldo DEUDOR Saldo ACREEDOR Todas las “cuentas contables” se subclasifican, a ellas las llamaremos familias. Los conceptos y sus familias se denominan: CUENTA : La cuenta nace por un documento comercial que la soporta. Los documentos son amplios y variados, pero en general responden a dos situaciones: 24 aquellos denominados “títulos valores” (están contendidos en el Código de Comercio) y los “simples” de uso administrativo. Para materializarlo se recurre a un registro donde se anotan de manera ordenada los aumentos y disminuciones que dan lugar a un valor o concepto como consecuencia de una transacción contable. En forma didáctica se usa el esquema T. Es necesario llevar registro de cada cuenta (en el Libro Mayor, sería un folio). Las cuentas pueden ser de dos tipos: las reales y las nominales. Si son cuentas reales su característica la obtienen porque de un periodo contable (tiempos determinados para expresar los EF) a otro pasan sus saldos y cuentas. Se denomina cuentas nominales porque de un periodo contable a otro se elimina la cuenta y su saldo mediante el procedimiento denominado “cierre de libros”. GRUPOS DE CUENTAS: Todas las cuentas contables forman parte de un grupo genérico conocido como familias o estructuras, que sirve para determinar relaciones importantes dentro entre sus cuentas. En general, existen 6 grupos de cuentas denominados: 1. Activos: son recursos contralados por la entidad como resultado de sucesos pasados, del que la entidad espera obtener, en el futuro, beneficios económicos. 2. Pasivos: son obligaciones presente de la empresa, surgida a raíz de sucesos pasados, al vencimiento de la cual, y para cancelarla, la entidad espera desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos. 3. Patrimonio neto: conocido como capital (dependiendo del tipo de entidad retoma otros nombres ver tabla 1). Es la parte residual de los activos de la empresa, una vez deducidos todos sus pasivos. Activo Total – Pasivos Totales = Patrimonio Neto. 4. Resultados  Ingresos: incluye tanto a los ingresos ordinarios que surgen en el curso de las actividades ordinarias de la entidad, y corresponden a una variada gama de denominaciones, tales como: ventas, honorarios, intereses, dividendos, alquileres y regalías. También incluyen a las ganancias, que provienen de otras partidas fuera de lo ordinario.  Egresos=costos + gastos. Los egresos son salidas o uso de dinero, o generado resultado del principio de periodo contable. La definición de gastos incluye tanto las pérdidas (resultadas como no realizadas) como los gastos que surgen en las 25 actividades ordinarias de la entidad. Por ejemplo, el costo de ventas, los salarios y la depreciación. Las pérdidas suelen presentarse netas de los ingresos relacionados con ellas. 5. Cuentas complementarias, se consideran a aquellas que tienen a disminuir el valor de la cuenta a la cual se relacionan. Para efectos de generalización se usará las cuentas de “Estimación …..” cuando se trate de partidas de activo; “Provisión…” cuando se trate de pasivos y “Reservas ….” cuando se trate de patrimonio. 6. Cuentas de orden. Son aquellas que no son de balance ni de resultados, se crean en pares, una de naturaleza deudora y otra acreedora; sirven para el registro y control de valores ajenos, valores contingentes o de simple recordatorio. Tienen una naturaleza informativa, por lo general se ubican en las notas a los EF. SUBGRUPOS DE CUENTAS: Se refiere a una segunda división que se utiliza para definir mejor la naturaleza de cada cuenta y así poder caracterizarla mejor y más específica. Cada grupo de cuentas, posee una o más subgrupos, más adelante se profundiza en este apartado. Los subgrupos existen son: 1. Activos * 2. Pasivos * 3. Capital * 4. Resultados ** 5. Complementarias 6. Cuentas de orden 1.1. Activos corrientes 1.2. Activos no corrientes 2.1. Pasivos corrientes 2.2. Pasivos no corrientes 3.1. Capital aportado 3.2. Capital ganado 3.3. Capital pagado 4.1. Ingresos 4.2. Costos 4.3. Gastos 5.1. Por estimación 5.2. Por provisión 5.3. Por reservas 6.1. Notas a los EF En resumen, para caracterizar y denominar una cuenta implica que éstas se encuentran dentro de un grupo y un subgrupo. Es posible tener más divisiones específicas lo que ayuda a que cada una de ellas esté correctamente definida. 26 Los activos se subdividen en: a. b. ACTIVOS CORRIENTES: aquellos activos que se espera realizar, o pretenda vender o consumir, en el transcurso del ciclo normal de la operación de la entidad; se mantenga fundamentalmente con fines de negociación, o se espere realizar dentro del periodo de doce meses posteriores a la fecha del balance; o se trate de efectivo u otro medio equivalente al efectivo cuando no esté restringida, para ser intercambio o usado para cancelar un pasivo, al menos dentro de los doce meses siguientes a la fecha del balance. ACTIVOS NO CORRIENTES: incluye los activos tangibles, intangibles y financieros que por su naturaleza sean a largo plazo (más de un año, no se tenga intensión de venta y se usen para los propósitos de la entidad). Estos activos poseen una subdivisión distribuida en: PROPIEDAD PLANTA y EQUIPO Si se trata de activos fijos tangibles como vehículos, terrenos, edificios, mobiliario entre otros. INTANGIBLES Para los activos fijos que no tienen sustancia material como los derechos de autor, contratos de arrendamiento, derechos de llave. RECURSOS NATURALES si se trata de activos fijos provenientes de la naturaleza como bosques, tajos, minas. Los pasivos se subdividen así: a. b. PASIVOS CORRIENTES: aquellas deudas cuyo período de vencimiento es menor a un año donde podemos anotar las cuentas por pagar, documentos por pagar, hipotecas por pagar y todo lo que se adeude a corto plazo. PASIVOS NO CORRIENTES: deudas con un período de vencimiento superior a un año calendario e incluye las mismas cuentas que en el circulante con la caracterización anotada. DETALLE DE LAS CUENTAS BASICAS DE ACTIVO 1. 2. CAJA CHICA: fondo que se abre para cubrir gastos menores y con ello evitar la emisión de cheques por rubros que no lo necesitan. Debe ser llevada con estricto control y está a cargo de un empleado a quien se le realiza arqueos periódicos. Usa el documento “Vale”. CAJA: esta partida se compone del dinero o cualquier otro medio que un banco acepte a un valor nominal (nominal = facial) para depósito como: billetes, monedas, giros bancarios etc. Algunas veces aparece con el nombre de CAJA o simplemente EFECTIVO. 27 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 16. BANCOS: incluye el dinero en cuentas corrientes bancarias que posee la entidad. Para ingresar los valores se usa una boleta de depósito, para retirar el dinero se utiliza el cheque. También la transferencia bancaria funciona en ambos sentidos. INVERSIONES EN VALORES: compra de valores negociables de otras empresas como bonos, acciones, cuentas en monedas extranjeras, cuentas a plazo fijo. CUENTAS POR COBRAR: cuentas de los clientes que nos deben dinero normalmente por la venta de bienes o prestación de un servicio sobre promesas de pago reales o escritas (facturas). Debe llevarse una cuenta auxiliar para conocer el saldo de cada cliente. Esta cuenta es exclusiva de clientes con ventas a crédito. Se llevan también cuentas a cobrar a socios y a empleados. DOCUMENTOS A COBRAR: cuentas de clientes u otras personas/entidades que por alguna razón nos deben dinero, normalmente por la venta de bienes o prestación de servicios, préstamos o pignoraciones, pero se diferencia de las cuentas por cobrar en que quedan respaldadas con documentos legales como pagarés, letras de cambio, prendas etc. CUENTAS POR COBRAR – DOCUMENTOS VENCIDOS: Cuando un documento por cobrar vence y no se ha recibido su pago se pasa como parte de esta cuenta que incluye el valor del documento y los gastos e intereses que cubra. PRESTAMOS POR COBRAR: representa los montos de préstamos que hemos hecho a otras personas. En general se utiliza para adelantos de salarios. INVENTARIOS: artículos que la empresa tiene disponibles para la venta o materiales disponibles para la fabricación de artículos materiales en proceso de fabricación. Su valor se aplica al costo de adquisición. PAPELERÍA Y MATERIAL DE OFICINA: inventarios que se tienen de útiles de oficina como papel lápices lapiceros cintas etc. A medida que se van utilizando se convierten en gastos. MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA: máquinas de escribir, escritorios, computadores, sillas, calculadoras, sumadoras y cualquier otro implemento de larga vida utilizado para mejorar o disminuir el trabajo de oficina. EDIFICIOS: estructuras donde se alberga la empresa y también incluye otras estructuras que sean de su propiedad independiente al uso que se les dé. TERRENOS: como su nombre lo indica son las propiedades en terrenos que posee la empresa. VEHÍCULOS: autos, camiones y cualquier otro vehículo propiedad de la empresa. GASTOS PAGADOS POR ADELANTADO: gastos que por alguna razón se cancelan sin que estén realmente vencidos como por ejemplo: alquileres, intereses, comisiones. Representan Activos Corrientes/corrientes si vencen en un período menor a un año calendario. 28 17. INGRESOS ACUMULADOS POR COBRAR: ingresos que ya nos hemos ganado (o registrado) pero que aún no se ha recibido su pago. Representan una cuenta a cobrar pero como no es por la operación normal de la empresa se consideran por aparte. Representan Activos Corrientes o corrientes si vencen en un período menor a un año calendario. DETALLE DE LAS CUENTAS BASICAS DE PASIVOS 18. CUENTAS POR PAGAR: deudas de la entidad con otras entidades a corto o largo plazo certificadas mediante facturas o como una promesa de pago. 19. DOCUMENTOS POR PAGAR: deudas que tenemos y están certificadas mediante documentos legales o títulos valores. 20. PRESTAMOS POR PAGAR: representa los montos de préstamos que hemos obtenido de bancos u otras personas. 21. HIPOTECAS POR PAGAR: deudas que se contraen a largo plazo y que da como garantía que el edificio terrenos u otro activo de la empresa. Hoy se le conocen como Certificados Hipotecarios. GASTOS ACUMULADOS POR PAGAR: gastos vencidos que no hemos cancelado todavía. Son gastos atrasados. Son pasivos corrientes si su período de vencimiento es menor a un año calendario a partir de la fecha que se realiza. 22. 23. INGRESOS COBRADOS POR ADELANTADO: ingresos que no hemos consumido y ya recibimos (contabilizado).Son pasivos corrientes si su período de vencimiento es menor a un año calendario a partir de la fecha que se realiza. DETALLE DE LAS CUENTAS BASICAS DE PATRIMONIO 24. 25. 26. 27. CAPITAL SOCIAL: aportes de los socios en la empresa RETIROS: cuenta especial que se utiliza en las empresas individuales donde el dueño puede tomar valores a manera de retiros personales. En las sociedades anónimas y LTDA se denomina como Dividendos. UTILIDAD NETA: cambio incremental entre el capital contable al inicio y al final del período. Representa las ganancias netas que se han obtenido en el período fiscal. UTILIDADES RETENIDAS: dinero libre para la empresa una vez que se ha aplicado el corte contable y se han repartido parte de las ganancias entre los socios (dividendos). Es decir esta cuenta aplica sobre la ganancia libre resultante una vez descontadas todas las partidas que se aplican. 29 28. SUPERÁVIT: se aplica por cuentas extraordinarias a las operaciones normales de la empresa como el aumento en el valor de activos por efectos de la inflación y devaluación de la moneda acciones que se re obtienen propias de la empresa etc. DETALLE DE LAS CUENTAS BASICAS DE RESULTADOS 29. 30. INGRESOS: Son los dineros que recibe o contabiliza (a crédito) por los servicios que presta o los productos que vende. Pueden darse ingresos por intereses, alquileres, comisiones, servicios, ventas. Entre otros.EGRESOS: todas las erogaciones o salidas que lleva a cabo la empresa básicamente con la finalidad de generar nuevos ingresos. Se categorizan como gastos los que reducen el beneficio de la empresa. Se denomina costos los que se anotan como activos. Ejemplo de gastos y costos (ver catálogo) DETALLE DE LAS CUENTAS COMPLEMENTARIAS 31. DEPRECIACIÓN ACUMULADA: Fondo que se mantiene para reflejar la pérdida del valor por uso de un activo a través del tiempo. Se aplica solo a los activos tangibles de propiedad, planta y equipo, entre ellos vehículos, edificios, mobiliario, equipo. Los terrenos no se deprecian, se agotan, por ejemplo el caso de actividades agrícolas. Esta cuenta puede tomar los nombres de AMORTIZACIÓN ACUMULADA si la pérdida de valor aplica sobre activos intangibles o AGOTAMIENTO ACUMULADO si se trata de recursos naturales. 32. ESTIMACIÓN PARA INCOBRABLES: Estimación que se tiene para ajustar el valor de las posibles pérdidas en las partidas por cobrar. Una vez agotado el proceso de cobro legal se considera como perdidas porque los clientes no nos pagarán. Existen varios métodos para calcularlo y se analizaran posteriormente. CUENTAS DE ORDEN 30 ¿Cómo identifico los elementos que componen la ecuación contable? R/ Lo que debo y me han prestado Pasivos Lo que han aportado a la empresa y lo que ha generado la Capital Contable empresa Lo que tengo para poder usar como recursos Activos Lo que invierto para operar la empresa Gastos Lo que invierto para producir bienes o servicios Costos ¿Qué tipos de efecto tienen las transacciones sobre la ecuación contable? R/ Muchos, para ellos hay que acostumbrarse a reconocer los movimientos que se generan a partir de la siguiente tabla: DEBE HABER Activos-Gastos-Costos + - Pasivos-Capital-Ingresos- contra cuentas de - + activo Los costos tienen una subdivisión que más adelante observaremos 31 ¿Qué tipos de diseños de información financiera existen para expresar los datos financieros de una entidad? INFORMES CONTABLES Los informes contables provienen del objetivo funcional de la contabilidad, la cual se ocupa de la expresión cuantitativa de fenómenos económicos y consiste en: 1. Medir los recursos que poseen las entidades concretas. 2. Reflejar los créditos contra esas cantidades y la participación en las mismas. 3. Medir los cambios producidos en esos recursos, créditos y participaciones. 4. Asignar los cambios a un periodo de tiempo especificable. 5. Expresar lo anterior en términos monetarios como denominador común. La función y los objetivos de la contabilidad se cumplen en dos niveles: Nivel 1: función de registro; parte de la disciplina que rige la mecánica de registro y resumen de la multitud de transacciones y hechos económicos que se producen en una entidad, que pueden ser cuantificables en términos monetarios. Inicia con el sistema de partida doble, regido por el principio contable de dualidad económica. Se respeta que A = P + C. Nivel 2: función criterio; está sujeto a la opinión personal y criterio de quién realiza la contabilidad, rige los métodos, procedimientos y principios con arreglo a los cuales se miden y presentan los datos contables (normativa interna de la entidad). La contabilidad es un sistema de información financiera que tiene capacidad para emitir reportes (estados financieros e informes) que ayuden a los distintos niveles de la entidad a conocer en forma apropiada y oportuna la situación financiera y económica de la misma. Un sistema de información contable se considera aceptable cuando proporciona información sobre las distintas áreas que controla, ello involucra los movimientos de diario, los formularios, los reportes, los estados, los balances y otros que previamente fueron programados y requeridos en cada entidad, esto hace imprescindible la existencia de un generador de reportes que satisfaga la demanda. 32 Un sistema de información contable debe contar con un generador de reportes integrado por dos partes: el diseño de columnas del reporte y el diseño del cuerpo o líneas del reporte, ésta separación simplifica el uso de los reportes. La mayoría de los cuerpos de los reportes ocupan varias veces la misma estructura de columnas y de igual manera la mayoría de los diseños de columnas pueden ser ocupadas por el mismo cuerpo. ESTADOS FINANCIEROS: Son estructuras contables de cuentas organizadas con una lógica de presentación en un formato de documento que muestran información de tipo económica en un momento dado o por un periodo relacionado. El objetivo de los EF siempre será “informar” sobre la situación financiera y los resultados de sus operaciones así como los cambios en su situación por el periodo contable terminado en dicha fecha. La norma internacional N°1 indica que los estados financieros son: • Estado de Resultados Integral del Periodo: es el EF que describe el flujo de dinero y la relación entre los ingresos y los gastos de un determinado periodo. Dice cuánto dinero se generó durante un periodo. La medición de la utilidad neta es un intento por comparar el valor generado por un negocio (sus ingresos) con los recursos que consume (sus gastos). • Estado de cambios en el patrimonio neto: es el EF cuyo objetivo es mostrar los cambios en la inversión de los propietarios o administradores de la entidad. • Estado de Situación del Periodo conocido como Balance General: es el EF que muestra el equilibrio entre las posesiones (activos) y las obligaciones (pasivos) reflejando el movimiento de capital del Estado de variación de capital. • Estado Flujo Efectivo: es el EF cuyo objetivo es dar información acerca de la liquidez del negocio así como la clasificación del uso de los dineros en forma de inversión, financiamiento u operación. 33 REPORTES FINANCIEROS: Son listados organizados de información derivada de los estados financieros primarios. El objetivo de ellos es generar un informe tipo bitácora el cual puede ser ordenado desde muchas variables como: tiempo, tipo de documento, número de documento entre otras. CLASIFICACIÓN DE LOS INFORMES CONTABLES: cuando la información financiera se reporta a terceros se puede clasificar desde diversos puntos de vista y necesidades. Entre ellos están: DE ACUERDO A: TIPOS: Atendiendo a la importancia de los mismos  Básicos y  Secundarios  Normales y  Especiales  Estáticos Atendiendo a la fecha o periodo a que se  Dinámicos refieren  Estático – Dinámicos  Dinámico – Estáticos Atendiendo al grado de información que  Sintéticos y proporcionan  Detallados  Simples y  Comparativos  Encabezado, Atendiendo al aspecto material de los  Cuerpo y mismos  Pie Atendiendo a la naturaleza de las cifras  Históricos y  Presupuestales  De compras - producción Atendiendo a la gerencia o departamento a  De ventas quienes se dirigen  De finanzas Atendiendo a la información que presentan Atendiendo a la forma de presentación 34  De personal Los informes contables básicos, conocidos como principales muestran la capacidad económica de una empresa (activo total menos pasivo total), capacidad de pago de la misma (activo corriente menos pasivo corriente), o bien, el resultado de operaciones obtenidas en un periodo dado. Los informes contable secundarios, conocidos como anexos, analizan un renglón determinado de un estado financiero básico. Básicos o Principales: Secundarios Estado de Situación Financiera, Estado de movimiento de cuentas de superávit conocido antes como Balance Estado de movimiento de cuentas de déficit General Estado de movimiento de cuentas del capital contable Estado detallado de cuentas por cobrar Estado de Resultados Integral del Estado de costo de ventas Periodo, conocido antes como Estado de costo de producción Estado de Pérdidas y Ganancias Estado analítico de costos de distribución Estado de Flujo del Efectivo, Estado analítico del origen de recursos conocido como Estado de origen Estado analítico de aplicación de recursos y aplicación de recursos Estado de cambios en el patrimonio neto Los informes contables serán normales, cuando siendo básicos o secundarios la información corresponda a un negocio en marcha. 35 Los informes contables serán especiales, cuando siendo NEGOCIO EN MARCHA básicos o secundarios la información corresponda a una entidad que se encuentre en situación diferente a un negocio en marcha, por ejemplo:  Estado de liquidación (balance de liquidación)  Estado de fusión (balance de fusión)  Estado o balance de transformación La entidad se presume en existencia permanente, salvo especificación en contrario; por lo que las cifras de sus estados financieros representan valores históricos, o modificaciones de ellos, sistemáticamente Los informes contables serán estáticos cuando siendo básicos o secundarios la información se refiera a un instante dado, a una fecha fija, por ejemplo:  Estado de Situación Financiera  Estado detallado de cuentas por cobrar, cuentas por pagar, entre otros.  Estado detallado del activo fijo tangible (Propiedad, planta y equipo) Los informes contables dinámicos son aquellos que representan información correspondiente a un periodo dado, a un ejercicio determinado, por ejemplo:  Estado de Resultados Integral del Periodo  Estado de costo de ventas netas  Estado del costo de producción  Estado analítico de costos de distribución. Los informes contable estáticos – dinámicos son aquellos que presentan, en primer término, información a fecha fija y, en segundo, información correspondiente a un periodo determinado, por ejemplo:  Estado comparativo de cuentas por cobrar y ventas  Estado comparativo de cuentas por pagar y compras, etc. 36 Los informes contables dinámicos – estáticos son aquellos que presentan información, en primer lugar, correspondiente a un ejercicio y, en segundo, información a fecha fija, por ejemplo:  Estado comparativo de ventas y activo fijo tangible  Estado comparativo de utilidades y capital contable, etc. Los informes contables serán sintéticos cuando presentan información por grupos, conceptos, es decir, presentan información en forma global. Los informes contables serán simples cuando se refieran a un estado financiero, es decir, se presenta un solo estado financiero. Los informes contables serán comparativos cuando se presentan en un solo documento dos o más estados financieros, generalmente de la misma especie. Los informes contables desde el punto de vista formal están constituidos por dos elementos, el descriptivo (conceptos) y el numérico (cifras). Ahora bien, desde el punto de vista material, cualquier informe financiero se divide en tres partes: TÍTULO Encabezado (*,**) CARACTERIZADO POR: Nombre o razón social de la entidad o del propietario Nombre del estado financiero de que se trate. La fecha o periodo de formulación Cuerpo Es destinado para el contenido del reporte o estado financiero de que se trate. Contiene: código, nombre y valor de las cuentas, sean de resumen o detalle en el respectivo nivel requerido Pie Es destinado para notas a los EF, nombre y firma de quien lo confeccionan, audita e interpreta. 37 * Un reporte se considera histórico, reales, cuando el contenido corresponda a fechas o periodos del pasado. **Un reporte se considera presupuestal, pro-forma, proyectados o predeterminado, cando el contenido corresponde a periodos del futuro. CONSIDERACIONES TÉORICAS ALREDEDOR DE LOS EF 1. Por la necesidad de dar a conocer información resumida y general a la propia gerencia o a terceros interesados en el desarrollo de una entidad, se preparan los EF. 2. La razón de ser de los EF surge de una necesidad de información que los interesados en un negocio empezaron a requerir, siendo los primeros interesados la gerencia del mismo y, posteriormente, los interesados externos que, en el desarrollo de las economías más evolucionadas, es el público en general. Por lo tanto los EF han evolucionado con el entorno económico y las características de las entidades emisoras. 3. La información financiera que genera una entidad es muy amplia y extensa, pues una gran parte de ella está diseñada como herramienta administrativa. Sin embargo, no toda la información financiera que se genera dentro de la entidad es de utilidad para el usuario general de los EF, quien en términos generales requiere únicamente la información de los EF básicos. 4. Los EF básicos serán la parte esencial de la información financiera, la cual además de ser, de primera necesidad para la gerencia, se presenta al usuario general por la misma, para que éste pueda desprender sus conclusiones sobre cómo está cumpliendo la entidad con sus objetivos. 5. Los EF son un medio de comunicar información y no son un fin, ya que no persiguen el tratar de convencer al lector de un cierto punto de vista o de la validez de una posición. Dado que son un medio de transmitir información y que los requerimientos de información pueden ser muy diferentes según las personas que tengan interés en una entidad; ciertas personas tienen facultades para obtener la información que les interesa y en la forma en que les es conveniente, 38 tal como la administración, el fisco y ciertos acreedores y que se desconoce quién es el resto de las personas con interés en la entidad. 6. Los EF deben ser capaces de transmitir información que satisfaga al usuario general de la entidad, ya que éstos comprenden tanto a los accionistas como a los empleados, acreedores, diversos sectores del gobierno del país, entre otros, que no tienen acceso a la administración, por lo que la información de los EF básicos debe servirles para:  Tomar decisiones de inversión y de crédito. Los principales interesados al respecto serían los que puedan aportar financiamiento, como capital o crédito a la entidad. Este grupo estará interesado en medir la capacidad de crecimiento y la estabilidad de la entidad y su redituabilidad, para asegurar su inversión, la obtención de un rendimiento y la recuperación  de esa inversión. Aquilatar la solvencia y la liquidez de la entidad, así como su capacidad para generar recursos. Aquí tendrán interés los diversos acreedores, principalmente quienes han otorgado préstamos, así como los propietarios, quienes quieren medir el posible flujo de dinero hacia  ellos derivado de los rendimientos. Evaluar el origen y las características de los recursos financieros del negocio, así como el rendimiento de los mismos. En esta área el interés es general, pues todos están interesados en conocer de qué recursos financieros dispone la entidad para llevar a cabo sus fines, cómo  los obtuvo, cómo los aplicó, y finalmente qué rendimiento ha tenido y puede esperar de ellos. Por último formarse un juicio de cómo se ha manejado el negocio y evaluar la gestión de la administración, a través de una evaluación global de la forma en que ésta maneja la rentabilidad, solvencia y capacidad de crecimiento de la entidad. 7. Se entiende que se satisface al usuario general de la información, si los EF son suficientes para que una persona con adecuados conocimientos técnicos, pueda formarse un juicio, entre otros sobres: a) El nivel de rentabilidad; 39 b) La posición financiera, que incluye su solvencia y liquidez c) La capacidad financiera de crecimiento; d) El flujo de fondos. OBJETIVO La Norma Internacional de Contabilidad I tiene por objetivo establecer las bases para la presentación de los estados financieros con propósitos de información general, a fin de asegurar que los mismos sean comparables, tanto con los estados financieros de la misma entidad de ejercicios anteriores, como con los de otras entidades diferentes. Para alcanzar dicho objetivo, la Norma establece, en primer lugar, requisitos generales para la presentación de los estados financieros y, a continuación, ofrece directrices para determinar su estructura, a la vez que fija los requisitos mínimos sobre su contenido. Tanto el reconocimiento, como la valoración y la información a revelar sobre determinadas transacciones y otros eventos, se abordan en otras Normas e Interpretaciones. ALCANCE La Norma se aplicará a todo tipo de estados financieros con propósitos de información general, que sean elaborados y presentados conforme a las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF). 40 Los estados financieros con propósitos de información general son aquéllos que pretenden cubrir las necesidades de los usuarios que no estén en condiciones de exigir informes a la medida de sus necesidades específicas de información. Comprenden aquéllos que se presentan de forma separada, o dentro de otro documento de carácter público, como el informe anual o un folleto o prospecto de información bursátil. Esta Norma no será de aplicación a la estructura y contenido de los estados financieros intermedios que se presenten de forma condensada y se elaboren de acuerdo con la NIC 34 Información financiera intermedia. No obstante, los párrafos 13 a 41 serán aplicables a dichos estados. Las reglas fijadas en esta Norma se aplicarán de la misma manera a todas las entidades, con independencia de que elaboren estados financieros consolidados o separados, como se definen en la NIC 27 Estados financieros consolidados y separados. Párrafo 13: Los estados financieros reflejarán fielmente, la situación, el rendimiento financiero y los flujos de efectivo de la entidad. La imagen fiel exige la representación fiel de los efectos de las transacciones, así como de otros eventos y condiciones, de acuerdo con las definiciones y los criterios de reconocimiento de activos, pasivos, ingresos y gastos fijados en el Marco Conceptual. Se presumirá que la aplicación de las NIIF, acompañada de informaciones adicionales cuando sea preciso, dará lugar a estados financieros que proporcionen una presentación razonable. Párrafo 41: La NIC 8 trata específicamente de los ajustes a realizar, dentro de la información comparativa, en el caso de que la entidad cambie una política contable o corrija un error. Características de los EF según la NIC 1. Versión 2010 41 1. Utilidad: su contenido informativo debe ser significativo, relevante, veraz y comparable, y además ser oportuno. 2. Confiabilidad: deben ser estables (consistentes), objetivos y verificables. 3. Provisionalidad: contienen estimaciones para determinar la información, que corresponda a cada periodo contable. La característica esencial de los EF será por tanto el de contener la información que permita llegar al usuario general evaluar el futuro de la entidad y tomar decisiones de carácter económico sobre la misma. Limitaciones de los EF derivada de la contabilidad • La contabilidad financiera, por su carácter de ciencia social, está sujeta a muchas deficiencias, imperfecciones y limitaciones. Es una disciplina en evolución, sometida a continuos cambios e intentos de mejora, basados generalmente en la experiencia. • Algunos usuarios de datos contables, especialmente los procedentes de otras disciplinas (computación, ATI), se impacientan tanto en ocasiones por estas deficiencias, imperfecciones y limitaciones, que llegan a proponer la utilización de sustitutos. Pero no existen tales sustitutos. • La contabilidad por partida doble, ingenioso sistema de registro y contabilización creado en la Edad Media y perfeccionado desde entonces hasta convertirse en la moderna disciplina de la contabilidad, es y seguirá siendo el único sistema viable para el registro, clasificación y resumen sistemáticos de miríadas (de cantidad) de actividades mercantiles. • Incumbe a cualquiera que desee analizar inteligentemente la posición financiera y los resultados de las operaciones de una organización, estudiar la estructura contable, su terminología y sus convenciones, así como las imperfecciones y limitaciones a las que está sujeta. • Aunque la mejora de los estados y presentaciones contables es un proceso continuado, dichos estados no pueden mejorarse hasta el punto de que los usuarios sean capaces de utilizarlos sin necesidad de un estudio riguroso y un dominio previo de las complejidades de la estructura contable. Limitaciones de los datos contables 42 El reconocimiento de la importancia de los datos de la contabilidad financiera debe atemperarse con la compensación de las limitaciones a las que están sujetos y que a continuación se presentan: • Expresión monetaria: Solo pueden presentar información que se preste a una cuantificación en unidades monetarias; algunos hechos significativos relacionados con la empresa no se prestan a esa forma de medida. • Datos como: carácter, motivación, experiencia o la edad de los recursos humanos no se presentan. No contienen, salvo como resultados finales agregados, información sobre la calidad del esfuerzo de investigación y desarrollo, o la amplitud de la organización de mercadeo. • Tampoco esperaremos encontrar en los EF información detallada sobre líneas de producto, eficiencia del equipo industrial o planificación anticipada. Habrá asimismo ausencia de información sobre estructura de la organización y sobre problemas de comportamiento, como que el responsable de marketing no se hable con el director financiero o que todo el éxito de la entidad dependa del talento de una sola persona. • Sin embargo, sin una unidad de medida uniforme, los EF, tal como los conocemos, no serían posibles. Simplificaciones y rigideces inherentes a la estructura contable: • La representación mediante EF de actividades económicas sumamente variadas y complejas entraña una necesidad de simplificación y resumen, y el uso de criterios y estimaciones. • El proceso de simplificación es necesario para clasificar la gran variedad de hechos económicos en una serie manejable de categorías. Inevitablemente, esa simplificación sólo puede conseguirse a expensas de la claridad y el detalle, que en algunos casos son útiles para el usuario de datos financieros. • La necesidad de mantener el tamaño y el grado de detalle de los EF dentro de los límites razonables, así como consideraciones de costo – beneficio, obligan a un alto nivel de resumen de los hechos económicos, tanto en el registro contable inicial de los mismos como posteriormente, en la preparación de los EF. 43 • Es inevitable que, en ese proceso de resumen, los EF pierdan, tal vez con mayor frecuencia de la debida, exhaustividad en la descripción y claridad. Es un proceso que supone, en efecto, la traducción de hechos del mundo real a abstracciones numéricas. • Las simplificaciones y rigideces inherentes a la estructura contable, así como el alto grado de resumen presente en los EF, hacen imperativo que el analista sea capaz de analizar y reconstruir los hechos y transacciones económicas que reflejan dichos estados. Incluso es esencial que el analista sea capaz de recuperar, a partir de las presentaciones financieras, las realidades incrustadas en ellas y de reconocer las que no es posible recuperar para, de esta forma, tener una base sobre la que plantear preguntas válidas a quienes están en condiciones de proporcionar información adicional. Uso de criterio personal El uso del criterio personal es inevitable en la preparación de los EF. La limitación que de ello se deriva es la consiguiente variación en la calidad y fiabilidad de las presentaciones de EF. • Los EF pueden no ser de calidad y fiabilidad uniformes como consecuencias de las diferencias de carácter y calidad de los criterios aplicados por los contables en su preparación. • Los EF son presentaciones para uso general; el grado de detalle que reflejan está determinado por la opinión actual de la profesión contable sobre las necesidades y expectativas del “lector medio”. Las necesidades previstas no coinciden necesariamente con las de un usuario que tiene un propósito específico en mente. Naturaleza provisional y necesidad de estimación:  La necesidad de informar sobre periodos relativamente cortos de la vida total de una entidad es una limitación. Para que sea útil, la información contable ha de ser puntual; por tanto, hay que hacer frecuentes determinaciones de la situación financiera y los resultados de las operaciones. Pero esta frecuencia de la preparación de informes, en especial sobre los resultados de las operaciones, exige un alto grado de estimación; y cuanto mayor es ese grado de estimación, mayor es la incertidumbre que inevitablemente se introduce en los EF. Ejemplo de ello: 44 i. Importe y vencimiento de los cobros derivados de las cuentas por cobrar ii. Futuros precios de venta y volumen de ventas, de los artículos en existencias iii. Vida y valor residual de los activos fijos iv. Futuras reclamaciones de garantía. v. Grado de avance y costes de terminación de los contratos a largo plazo vi. Gasto fiscal vii. Reservas para pérdidas • Saldos a precios de adquisición: Los precios de adquisición no representan, en la mayor parte de los casos, valores actuales de mercado. Con todo, los usuarios de EF suelen buscar una determinación del valor y, para ellos, los saldos al coste histórico son de muy limitada utilidad. El analista debe tener en cuenta las bases de valoración distintas del coste que se usan en los EF. • Inestabilidad de la unidad monetaria: a lo largo de los años el valor del dinero en cuanto a capacidad adquisitiva general ha sufrido considerables fluctuaciones, y habitualmente ha seguido una pronunciada tendencia a la baja. La unidad monetaria no ha conservado su cualidad de “estándar de valor” y, en consecuencia, al sumar el costo de los bienes adquiridos y compararlos de un periodo a otro se pueden producir graves distorsiones. Se recomienda usar el índice de precios al consumir o en su defecto el índice de precios de la construcción para rehacer los datos. 45 NOTAS SOBRE EL ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA (ESF) - (The Balance Sheet) El Estado de Situación Financiera resume el monto de los recursos en activos totales que ha realizado la entidad a lo largo de un período de tiempo dado, agrupadas en cuentas de activos (corrientes y no corrientes); y por otro lado, la forma en que la empresa ha financiado los recursos que se presentan en dos cuentas: pasivo (corrientes y no corrientes) y patrimonio. Se desprende del acápite 52 de la NIC°1 que independientemente del método de presentación adoptado, la entidad revelará para cada rúbrica de activo y pasivo que se espere recuperar o cancelar dentro de los doce meses posteriores a la fecha del ESF. Antes del 2002, fecha en que inicio a regir las NIC en Costa Rica la información del ESF era presentada por el método de presentación denominado “liquidez”. El concepto de liquidez se define en la literatura como al grado o capacidad del activo de convertirse en efectivo. El Activo Corriente contiene las partidas más líquidas, que a su vez, se ordenan en forma descendente según su grado de liquidez. En ese método existen tres cuentas de activos se ordenan según el grado de liquidez: ACTIVOS CIRCULANTES/CORRIENTE, PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO(PPE), ACTIVOS INTANGIBLES, y dos del pasivo: PASIVO CIRCULANTE/CORRIENTE Y PASIVO DE LARGO PLAZO. Las partidas genéricas del Activo Corriente son el monto de efectivo, de inversiones transitorias, de cuentas por cobrar netas, de inventarios (de materia prima, en proceso y producto terminado) y de gastos diferidos. La PPE está compuesto por el monto de partidas como terrenos, edificios, planta, equipamiento, vehículos, los Activos Intagibles tienen cuentas de inversiones de más largo plazo que coadyuvan en la producción de bienes y servicios así como de inversiones a largo plazo que realiza una empresa (bonos, acciones en otras empresas, etc.) así como patentes adquiridas o generadas, entre otros activos. Los pasivos y capital contable muestran los montos de las fuentes de financiamiento a las que ha recurrido la empresa para financiar sus inversiones de activos). Los pasivos representan las fuentes de financiamiento a través de acreedores y se orden las cuentas según el grado de exigibilidad de la 46 obligación de las deudas. Primero se ubican los Pasivos Corrientes, que son las obligaciones de corto plazo, tales como: cuentas por pagar, gastos acumulados por pagar, provisiones acumuladas y préstamos por pagar, con plazos menores a un año. Luego, siguen los pasivos a largo plazo, como los documentos por pagar y las hipotecas por pagar, que son obligaciones de plazos mayores a un año. Por último, el capital contable, que al no tener exigibilidad en el tiempo se ubica al final de las partidas de pasivo y capital. Por lo general, la cuenta de capital está compuesta por capital de acciones, utilidades retenidas y superávit por revaluación. Después del 2002 las NIC´s generan un cambio estructural de la mentalidad y actitud tanto de los empresarios y socios como de los gerentes, administradores, auditores y contadores de las empresas y organizaciones en lo relativo a la elaboración y uso de la información contable. Los cambios proveen una normativa de aplicación diferente, tanto en forma como en fondo. Obliga a una gran cantidad de revelaciones para que la información no sea asimétrica. Ruptura de paradigmas en lo referente a las técnicas de registro, valuación, presentación y revelación utilizadas para la elaboración e interpretación de información contable. Equilibra la información cualitativa como cuantitativa. Apoya a la toma de decisiones gerenciales. Las notas revelatorias las hace el contador (PCGA – auditor). Las posibilidades de intercambio de información a nivel mundial ya que al día de hoy las NIF´s han sido adoptadas como la base contable en la mayor cantidad de países. La introducción de cambios en el marco jurídico del país, lo anterior en vista que la adopción de las NIF´s tiene efectos importantes tanto en la legislación comercial como tributaria vigente. En detalle la NIC 1 indica en el párrafo 68, 68ª, 69 y 70 que los EF deben revelar un mínimo de rúbricas. Si se observa lo revelado en el párrafo 68 se puede interpretar la presentación desde la el método denominado “de solvencia”, el cual parte de estructurar los activos denominados propiedad, planta y equipo en los primeros lugares del ESF y así sucesivamente hasta llegar a las cuentas de mayor liquidez. Este método es utilizado en entidades que tienen su función de producción centrado en los activos productivos más que en los resultados generados por ellos. Ejemplo una planta hidroeléctica. Para este 47 curso utilizaremos los últimos modelos presentados en la NIC°1 versión 2010 método liquidez, los cuales de detallan a continuación: Partidas genéricas de activos de un Estado de Situación Financiera de una entidad Partidas Moneda Término en inglés Funcional en colones ACTIVO ASSETS Caja y bancos Cash Cuentas por cobrar netas Accounts Receivable Net Documentos por cobrar Notes Receivable Inventarios Inventory Gastos pagados por adelantado Prepaid Expenses Total de Activo Corriente Total Current Assets Terreno Land Edificios y mejoras Buildings and Improvements Planta y Equipos Plant and Equipment Menos: Depreciación acumulada Less: Accumulated Depreciaton Total de Acitvo No Corriente Total Fixed Assets Patentes Patents Total Otros Activos Total Other Assets TOTAL ACTIVO Total Assets PASIVO Y CAPITAL LIABILITES AND OWNER´S EQUITY Cuentas por pagar Accounts Payable Documentos por pagar Notes Payable 48 Gastos acumulados por pagar Accrued Expenses Payable Dividendos por pagar Dividends Payable Impuestos por pagar Accrued Taxes Total Pasivo Corriente Total Current Liabilites Documentos por pagar a largo Long-term notes Payable plazo En Bonos a largo plazo Bonds Provisión para prestaciones sociales Provision for Severance Pay Total Pasivo No corriente Total Long-Term Liabilities Acciones Comunes Common Stock Utilidades retenidas Retained Earniings Superavit por revaluación de Revaluation of Fixed Asstes activos fijos Total Capital Contable Total Owner´s Equity Total Pasivo y Capital Total Liabilities and Owener´s Equity resumen el ESF:  Es un informe contable primario que muestra la situación financiera de una empresa a una fecha fija.  Es un EF que muestra la situación económica y capacidad de pago de una empresa a una fecha fija.  Es un EF que muestra el activo, pasivo y capital contable de una empresa a una fecha determinada.  Es un EF que presenta el resultado de conjugar hechos registrados en la contabilidad: asimismo (como afirmación de igualdad, semejanza, conformidad o relación), convenios contables y juicios personales. 49 CARACTERÍSTICAS ESF  Es un estado financiero.  Muestra el activo, pasivo y capital contable de una entidad, en la cual su propietario puede ser persona física o jurídica.  La información que proporciona corresponde a una fecha fija (estático).  Se confecciona a base del saldo de la cuentas del balance. DIVISIÓN MATERIAL: I. Encabezado: Destinado para: 1. Nombre de la entidad. 2. Denominación de tratarse de un estado de situación financiera, o bien, alguno de los siguientes: Estado del activo, pasivo y capital contable. Balance General Estado de posición financiera. Balance estático, etc. 3. La fecha a la cual se refiere la información (algunos contadores tienen por costumbre anotar además de la fecha, la hora en que se practica el balance). II. Cuerpo: Destinado para: 1. Activo (bienes, propiedades, valores) 2. Pasivo (deudas, compromisos, obligaciones) 3. Capital contable (diferencia entre activo y pasivo) III. Pie: Destinado, generalmente, para: 1. Rubro y cifras de las cuentas de orden. 2. Nombre y firma de quien lo confecciona, audita, interpreta, etc. 50 PRESENTACIÓN DEL CUERPO DE UN ESF: El cuerpo de un balance general puede presentarse en diversas formas, a continuación veremos algunas: I. En forma de cuenta: (de la fórmula del balance: A=P+C) Activos $ Sumas iguales II. $ Pasivos $ Capital Contable $ Sumas Iguales $ En forma de reporte: (de la fórmula del balance: A-P=C) Activo $ - Pasivo $ Capital Contable $ III. En forma mixta: Activo $ - Pasivo $ Capital Contable $ Sumas iguales $ $ 51 IV. Presentación financiera: Activo Corriente $ Menos: Pasivo Corriente $ Capital de trabajo $ Más: PPE e intangibles $ Suma $ Menos: Pasivos No Corrientes $ Inversión Neta $ Capital Social $ Más: Aportaciones y Superávit $ Origen de la inversión Neta $ A continuación se presentan diversos modelos de ESF, los cuales servirán para que usted comprende el alcance de la presentación de los informes contables primarios: 52 ANEXO 1A ABC, S.A. ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA al 31 de Diciembre del 2009 y 2010 (dólares) Nota ACTIVOS Activos corrientes: Efectivo y equivalentes de efectivo Activos financieros Cuentas por cobrar, netas Inventarios Gastos pagados por anticipado 3 2010 2009 4,613,430 24,500,050 83,636,496 25,080,450 10,277,787 2,802,083 33,485,000 127,196,476 19,476,620 14,853,741 148,108,213 197,813,920 147,436,200 3,200,078 54,389,000 94,980,841 375,000 55,067,000 Total de activos no corrientes 205,025,278 150,422,841 Total de activos 353,133,491 348,236,761 39,375,960 25,543,131 4,976,681 18,619,167 10,936,648 102,193,376 4,298,056 11,614,200 88,514,939 129,042,280 39,042,634 12,785,000 10,936,648 9,745,120 51,827,634 20,681,768 Patrimonio: Capital social 8 Reserva legal Superavit por revaluación Plusvalías y minusvalías por valuación AFDV Utilidades acumuladas Utilidad del período 15,000,000 3,000,000 6,668,000 -611,000 51,042,111 137,691,807 15,000,000 3,000,000 4,388,000 67,000 9,019,052 167,038,661 Total de patriminio 212,790,918 198,512,713 Total de pasivos y patrimonio 353,133,491 348,236,761 3y 4 Total de activos corrientes Activos no corrientes: Propiedades, planta y equipo Activos intangibles Activos financieros PASIVOS Y PATRIMONIO Pasivos corrientes: Documentos por pagar Cuentas por pagar Impuestos por pagar Gastos acumulados y otros pasivos 3y 5 6 7 9 9 Total de pasivos corrientes Pasivos no corrientes: Documentos por pagar Pasivo diferido por impuesto 6 Total de pasivos no corrientes Las notas adjuntas son parte integrante de los estados financieros 53 ANEXO 1B ABC, S.A. ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA al 31 de Diciembre del 2009 y 2010 (dólares) Nota ACTIVOS Efectivo y equivalentes de efectivo Activos financieros Cuentas por cobrar, netas Inventarios Gastos pagados por anticipado Propiedades, planta y equipo Activos intangibles Activos financieros Total de activos 3 3y 4 3y 5 2010 2009 4,613,430 24,500,050 83,636,496 25,080,450 10,277,787 147,436,200 3,200,078 54,389,000 2,802,083 33,485,000 127,196,476 19,476,620 14,853,741 94,980,841 375,000 55,067,000 353,133,491 348,236,761 PASIVOS Y PATRIMONIO Documentos por pagar 6 39,375,960 Cuentas por pagar 7 25,543,131 Impuestos por pagar 9 4,976,681 Gastos acumulados y otros pasivos 9 18,619,167 Documentos por pagar 6 39,042,634 Pasivo diferido por impuesto 12,785,000 Capital social 8 15,000,000 Reserva legal 3,000,000 Superavit por revaluación 6,668,000 Plusvalías y minusvalías por valuación AFDV -611,000 Utilidades acumuladas 51,042,111 Utilidad del período 137,691,807 Total de pasivos y patriminio 353,133,491 Las notas adjuntas son parte integrante de los estados financieros 10,936,648 102,193,376 4,298,056 11,614,200 10,936,648 9,745,120 15,000,000 3,000,000 4,388,000 67,000 9,019,052 167,038,661 348,236,761 54 55 Otros ejemplos los tiene en la carpeta compartida en Dropbox y es estas direcciones: http://www.nacion.com/estadosfinancieros.html http://www.vicesa.co.cr/cate.asp?Id=3 http://www.gruposama.fi.cr/index.php?option=com_content&task=view&id=102&Itemid=113 http://www.servicoop.fi.cr/estados-financieros.asp EL ESTADO DE RESULTADOS INTEGRAL DEL PERIODO (ERIP) - (The Income Statement) El Estado de Resultados Integral del Periodo resume las corrientes de ingresos, costos, gastos, otros gastos, otros ingresos y utilidades de una empresa durante un período determinado. El rubro de ventas indica el valor monetario de las ventas generadas a lo largo del período, lo mismo costos y gastos que se generan mes a mes a lo largo de un período de tiempo dado. Normalmente un Estado de Resultados Integral del Periodo mide la utilidad en cada distintos puntos del estado, con el fin de conocer la utilidad que se logra en cada tipo de operación. Las partidas genéricas de un Estado de Resultados Integral del Periodo se han incorporado en un esquema con posibles factores que afectan estas partidas a lo interno de la empresa, lo cual obliga a examinar aspectos de gestión propia de la empresa o factores externos a la empresa. La utilidad de bruta es el resultado de las ventas netas menos el costo de ventas; la utilidad de operación es obtiene restando a la utilidad bruta los gastos de operación (estos últimos se obtiene sumando los gastos de ventas y gastos administrativos). Hasta aquí se refleja el valor monetario de utilidades que producen las actividades del negocio central de una empresa. Seguidamente, se calculan las utilidades antes de intereses, que es el resultado de las utilidades operativas menos los gastos financieros, menos otros gastos y más otros gastos, estos dos últimos producto de otras inversiones que realiza la empresa en otros negocios o de patentes que adquiere o genera. A estas utilidades se aplican el cálculo del pago de impuestos y se obtiene una utilidad neta. Por lo general, se restan los dividendos preferentes ofrecer el dato de utilidades netas, pero esto es en caso de que la empresa haya abierto su capital a socios. Estado de Resultados Integral del Periodo genérico y posibles variables que afectan sus principales partidas 56 Fuente: Mora, R.(2010) CARACTERISTICAS:  Es un informe financiero primario.  Muestra la utilidad o déficit neto y el camino para obtenerla.  La información que proporciona corresponde a un ejercicio determinando (dinámico).  Se confecciona a base del movimiento de las cuentas de resultados. DIVISIÓN MATERIAL: I. Encabezado: Destinado para: 1. Nombre de la empresa. 57 2. Denominación de ser un estado de resultados integral, o bien, Estado financiero dinámico. Estado de ingreso y costos. Estado de la utilidad neta. Estado de resultados. Estado de productos y costos. Estado de rendimiento, etc. 3. Ejercicio correspondiente al período determinado. II. Cuerpo: Destinado para: 1. Ingresos netos (ventas, productos, servicios) 2. Costos de ingresos netos. 3. Costos de operación y distribución. 4. Costos de adición (otros gastos y productos; provisiones para impuestos y participación de utilidades a trabajadores). 5. Utilidad o déficit neto. III. Pie: Destinado para el Nombre y firma del contador, auditor, analista, etc. PRESENTACIÓN GENÉRICA DEL CUERPO DE UN ESTADO DE RESULTADOS: Este estado puede presentarse en varias formas (dé cuenta de reporte mixto, etc.), sin embargo, a continuación se presenta la forma más usual: Ventas Netas Menos: Costo de ventas netas Utilidad sobre ventas netas (utilidad bruta) Menos: Costo de distribución Utilidad de operación Menos: Costo de adición u operativos Utilidad neta $100 60 $40 15 $25 3 $20 58 A continuación se presentan diversos modelos de ERIP, los cuales servirán para que usted comprende el alcance de la presentación de los informes contables primarios: De acuerdo a la NIC1. Versión 2010 la presentación es así: ANEXO 2A ABC, S.A. ESTADO DE RESULTADOS INTEGRAL para el año que terminada el 31 de Diciembre del 2010 y 2009 (dólares) Nota 2010 3 744,489,855 10,222,445 21,328,974 -125,897,450 -321,879,400 -60,980,000 -11,051,890 644,891,954 19,263,914 11,548,620 -99,124,950 -232,021,000 -56,601,000 -21,320,987 Resultado de la operación 256,232,534 266,636,551 Otros Ingresos Otros Gastos Gastos financieros 1,258,900 -842,500 -59,946,353 2,140,250 -321,780 -29,828,362 Ganancia o pérdida antes de impuestos 196,702,581 238,626,659 59,010,774 71,587,998 137,691,807 167,038,661 Incremento en superavit por revaluación PPE Plusvalías y minusvalías por valuación AFDV 2,280,000 -678,000 1,238,000 67,000 Total Otro Resultado Integral 1,602,000 1,305,000 139,293,807 168,343,661 Ventas netas Variación en inventarios Trabajos realizados por la empresa y capitalizados Materias primas utilizados Gastos del personal Gastos por depreciación y amortización Otros gastos de la operación Impuesto de renta Resultado neto del período 2009 Otro Resultado Integral Resultado Integral Total Las notas adjuntas son parte integrante de los estados financieros 59 AN EXO 2B ABC DE COSTA RICA, S.A. ESTADO DE RESULTADOS para el año que terminada el 31 de Diciembre del 2010 y 2009 (dólares) Nota Ventas netas Costo de ventas Utilidad bruta 3 2010 2009 744,489,855 410,222,445 334,267,410 644,891,954 299,263,914 345,628,040 Gastos de operación: Generales y administrativos De venta De operación 29,900,678 30,803,065 17,331,133 29,628,362 32,094,721 17,268,406 Total de gastos de operación 78,034,876 78,991,489 Resultado de operación 256,232,534 266,636,551 Otros ingresos Otros gastos Gastos financieros 1,258,900 -842,500 -59,946,353 2,140,250 -321,780 -29,828,362 Ganancia o pérdida antes de impuestos 196,702,581 238,626,659 59,010,774 71,587,998 137,691,807 167,038,661 Incremento en superavit por revaluación PPE Plusvalías y minusvalías por valuación AFDV 2,280,000 -678,000 1,238,000 67,000 Total Otro Resultado Integral 1,602,000 1,305,000 139,293,807 168,343,661 Impuesto de renta Resultado neto del periodo Otro Resultado Integral Resultado Integral Total Las notas adjuntas son parte integrante de los estados financieros 60 Nombre de la entidad Estado de Resultados Por el periodo entre el 01/09/07 al 30/09/08 (+) INGRESOS Xxxxxx Detalle el ingreso xxxxxx Detalle el ingreso __xxxxxx__ (=) TOTAL INGRESOS __xxxxxx__ xxxxxx ( -) GASTOS OPERATIVOS (+) Gastos del depto. de administración (+) Gastos del depto. de ventas (+) Gastos financieros xxxxxx xxxxxx __xxxxxx__ (=) TOTAL GASTOS OPERATIVOS xxxxxx ( +/ -) Otros ingresos- otros gastos __xxxxxx__ UTILIDAD NETA DEL EJERCICIO (-) Impuesto sobre la renta UTILIDAD NO DISTRIBUIDA xxxxxx __xxxxxx__ xxxxxx 61 Si usted está en una entidad de comercial y se utiliza un sistema de inventario periódico el estado de resultados será así: Nombre de la entidad Estado de Resultados Por el periodo entre el 01/09/13 al 30/09/14 (+) Ventas brutas xxxxxx ( -) Devoluciones en ventas xxxxxx ( -) Rebajas y descuentos en Ventas __xxxxxx__ (=) VENTAS NETAS __xxxxxx__ xxxxxx COSTO DE VENTAS (+) Inventario Inicial xxxxxx (+) Compras xxxxxx (+) Fletes sobre compras xxxxxx (-) Devoluciones en compras xxxxxx (-) Rebajas/Descuentos en compras (=) Compras Netas (=) Mercadería disponible para venta (-) Inventario Final __xxxxxx__ __xxxxxx__ xxxxxx __xxxxxx__ (=) COSTO DE VENTAS __xxxxxx__ (=) UTILIDAD BRUTA EN VENTAS xxxxxx GASTOS OPERATIVOS (+) Gastos del depto. de administración xxxxxx (+) Gastos del depto. de ventas xxxxxx (+) Gastos financieros TOTAL GASTOS OPERATIVOS __xxxxxx__ xxxxxx 62 ( +/ -) Otros ingresos- otros gastos __xxxxxx__ UTILIDAD NETA DEL EJERCICIO xxxxxx (-) Impuesto sobre la renta __xxxxxx__ UTILIDAD NO DISTRIBUIDA xxxxxx Si usted está en una entidad de comercial y se utiliza un sistema de inventario perpetuo el estado de resultados será así: Nombre de la entidad Estado de Resultados Por el periodo entre el 01/09/13 al 30/09/14 (+) Ventas brutas ( -) Devoluciones en ventas ( -) Rebajas y descuentos en Ventas xxxxxx xxxxxx __xxxxxx__ (=) VENTAS NETAS __xxxxxx__ xxxxxx (-) COSTO DE VENTAS __xxxxxx__ (=) UTILIDAD BRUTA EN VENTAS xxxxxx GASTOS OPERATIVOS (+) Gastos del depto. de administración xxxxxx (+) Gastos del depto. de ventas xxxxxx (+) Gastos financieros TOTAL GASTOS OPERATIVOS ( +/ -) Otros ingresos- otros gastos UTILIDAD NETA DEL EJERCICIO (-) Impuesto sobre la renta UTILIDAD NO DISTRIBUIDA __xxxxxx__ xxxxxx __xxxxxx__ xxxxxx __xxxxxx__ xxxxxx 63 ANEXO DE COSTO DE VENTAS COSTO DE VENTAS (+) Inventario Inicial xxxxxx (+) Compras xxxxxx (+) Fletes sobre compras xxxxxx (-) Devoluciones en compras xxxxxx (-) Rebajas/Descuentos en compras (=) Compras Netas (=) Mercadería Disponible para venta (-) Inventario Final (=) COSTO DE VENTAS __xxxxxx__ __xxxxxx__ xxxxxx __xxxxxx__ __xxxxxx__ 64 MECANICA ARITMÉTICA + = + + = = +/+ - + = = = = + + = = NOMBRE DE LA EMPRESA ESTADO DE RESULTADOS INTEGRAL DEL PERIODO POR EL PERIODO COMPRENDIDO ENTRE Y 1 2 VENTAS BRUTAS Descuentos sobre ventas Rebajas sobre ventas Devoluciones sobre ventas Ventas netas COSTO DE VENTAS Inventario Inicial Compras brutas Fletes sobre compras Costo de compras Descuentos sobre compras Rebajas sobre compras Devoluciones sobre compras Compras netas Costo mercadería disponible para vender Inventario final COSTO DE VENTA TOTAL UTILIDAD BRUTA SOBRE VENTAS GASTOS OPERATIVOS (anexo 1) UTILIDAD OPERACIONAL OTROS INGRESOS Y GASTOS (anexo 2) INGRESOS FINANCIEROS (anexo 3) GASTOS FINANCIEROS (anexo 4) Utilidad antes de impuesto sobre la renta Impuesto sobre la renta Utilidad neta después de impuestos 3 65 INFORMES FINANCIEROS SECUNDARIOS DERIVADOS DEL ERIP ESTADO DEL COSTO DE VENTAS NETAS: Es el Informe financiero que muestra lo que costo vender determinados artículos en un período o ejercicio dado”. Se clasifica como informe dinámico que analiza el reglón de costo de ventas netas de un estado de resultados integral del periodo. CARACTERISTICAS:  En un informe financiero.  Muestra el costo de las ventas netas o costo de lo vendido.  La información que proporciona este estado corresponde a un ejercicio determinado (dinámico). DIVISIÓN MATERIAL: I. Encabezado: Destinado para: 1. Nombre de la empresa. 2. Denominación de ser un estado de costo de ventas netas, o bien de alguno de los siguientes: Estado del costo de lo vendido. Estado del costo de los ingresos netos. Estado del costo por servicio, etc. 3. El periodo do ejercicio correspondiente, por ejemplo: “Del 1º de julio de 20__ al 30 de junio de 20__, o bien por el año que determino el 30 de junio del 20__” II. Cuerpo: destinado para  Empresa industrial: 1. Inventarios de productos terminados. 2. Costo de producción.  Empresa comercial: 1. Inventarios de mercancías. 2. Compras netas de mercancías. 66 III. Pie: Destinado para: Nombre y firma del contador o auditor. PRESENTACIÓN DEL CUERPO DE UN ESTADO DEL COSTO DE VENTAS NETAS Las formas de presentación que puede adoptar este estado, son como sigue: I. Presentación en forma de reporte:  Entidad industrial: Inventario inicial de productos terminados $80 Más: Costos de producción $120 Suma $200 Menos: inventario final de productos $60 terminados Costo de Ventas Netas  $140 Entidad Comercial: Inventario inicial de mercancías $80 Más: Compras netas de mercancías $120 Suma $200 Menos: inventario final de mercancías Costo de Ventas Netas II. $60 $140 Presentación en forma de cuenta:  Entidad industrial: Inventario Inicial de productos terminados Inventario Final de $80 productos $60 terminados Más: Más: 67 Costo de producción $120 Costo de ventas $140 netas Suma  $200 Suma $200 Entidad comercial: Inventario Inicial de mercancías Más: Compras netas Inventario Final de $80 mercancías $60 Más: $120 Costo de ventas $140 netas Suma $200 Suma $200 ESTADO DEL COSTO DE PRODUCCIÓN: Es el informe financiero que muestra lo que ha costado producir, fabricar y elaborar determinados artículos en un período dado. Se clasifica como informe dinámico que analiza el renglón de costos de fabricación de un estado del costo de ventas netas”. CARACTERISTICAS:  Es un estado financiero.  Muestra el costo de producción.  La información corresponde a un ejercicio determinado (dinámico) DIVISIÓN MATERIAL: I. Encabezado: Destinado para: 1. Nombre de la empresa. 2. Denominación de ser un estado del costo de producción o Estado del costo de fabricación. 68 Estado del costo de manufactura, etc. 3. El ejercicio correspondiente. II. Cuerpo: Destinado para: 1. Inventario de productos en proceso. 2. Materiales directos consumidos. 3. Salarios directos empleados. 4. Cargos indirectos aplicados. III. Pie: Desatinado para: 1. Nombre y firma del contador, auditor, etc. PRESENTACIÓN DEL CUERPO DE UN ESTADO DEL COSTO DE PRODUCCIÓN. I. Presentación en forma de reporte: Inventario inicial de productos en proceso $50 Más: Materiales directos consumidos $100 Salarios directos empleados $50 Cargos indirectos aplicados $50 Suma $200 $250 Menos : Inventario final de productos en proceso $130 Costo de producción $120 69 II. Presentación en forma de cuenta: Inventario inicial de productos Inventario $50 en proceso Más: III. Final de $130 productos en proceso Más: Materiales directos consumidos $100 Salarios directos empleados $50 Cargos indirectos aplicados $200 Sumas iguales $250 Costo de producción: $120 Sumas iguales $250 Presentación en forma mixta: Inventario inicial de productos en proceso Materiales directos consumidos $50 $100 Mano de obra directa $50 Cargos indirectos aplicados $50 $200 Inventario final productos en proceso $130 Costo de producción $120 Sumas iguales 250 70 ESTADO DEL COSTO DE LOS ARTÍCULOS FABRICADOS Y VENDIDOS En ocasiones, con fines prácticos se fusiona el estado del costo de ventas netas y el estado del costo de producción, dando como resultado el estado financiero conocido con el nombre de “Estado del costo de los artículos fabricados y vendidos” Es decir, en un solo documento se presentan dos estados financieros, recibiendo también el nombre de:     Estado del costo de producción y ventas. Estado del costo de fabricación y ventas. Estado del costo de manufactura y ventas. Estado de los artículos fabricados y vendidos. Como cualquier otro informe financiero, éste, tiene tres partes: Encabezado. Cuerpo. Pie. Ahora bien, la forma de presentación del cuerpo de este estado, puede ser muy variada, es decir, puede presentarse en forma de cuenta, en forma de reporte, en forma mixta, etc., iniciando con el importe del inventario inicial de productos terminados, o bien con los tres elementos del costo de fabricación. A manera de ejemplo expondremos el siguiente estado en forma de reporte. Nombre de la empresa Estado del Costo de los Artículos Fabricados y Vendidos Por el ejercicio del 1° de enero de ____ al 31 de diciembre del ____ Inventario inicial de productos terminados $80 Mas: Inventario inicial de productos en proceso Materiales Directos Consumidos Mano de Obra Directa $50 $100 $50 71 Cargos indirectos aplicados $50 Suma $250 Menos: Inventarios final de productos en proceso $130 Costo de producción $120 Suma $200 Menos: Inventario Final de productos terminados $60 Costo de los artículos fabricados y vendidos Formuló $140 Revisór NOTAS SOBRE EL ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO NETO Es un Estado financiero primario y dinámico que muestra el resultado del ejercicio, cada una de las partidas de ingresos y gastos del ejercicio, tenedores de instrumentos de patrimonio neto de la dominante y los intereses minoritarios, los cambios en las políticas contables (cuentas y resultados), y en la corrección de errores, saldos de reservas y movimientos, que, según lo requerido por otras Normas o Interpretaciones, se haya reconocido directamente en el patrimonio neto, así como el total de las partidas. 72 CARACTERÍSTICAS:  Es un informe financiero primario.  Muestra los saldos iniciales, movimientos acreedor, deudor y saldos finales de las cuentas del capital contable.  La información corresponde a un ejercicio determinado (dinámico). DIVISIÓN MATERIAL: I. Encabezado: Destinado para: 1. Nombre de la empresa. 2. Denominación de ser un estado del movimiento de las cuentas de capital contable. 3. Período o ejercicio correspondiente. II. Cuerpo: Destinado para: 1. Saldos iniciales. 2. Movimientos acreedores del ejercicio. 3. Movimientos deudores del ejercicio. 4. Saldos finales. III. Pie: Destinado para: 1. Nombre y firma del contador, auditor, controlador, etc. PRESENTACIÓN: Nombre de la empresa Estado de cambios en el patrimonio neto Por el ejercicio del 1° de enero de ____al 31 de diciembre del ____ 73 Capital Social Saldo al iniciarse y finalizar el ejercicio $5.000.000 Reserva Legal Saldo al iniciarse el ejercicio 500.000 Más: incremento con cargo a utilidades por aplicar 50.000 Saldo al finalizar el ejercicio 550.000 Utilidades por aplicar Saldo al iniciarse el ejercicio Menos: traspaso a reserva legal Traspaso a utilidades por pagar (Pasivo) 1.500.000 50.000 200.000 Saldo de ejercicios anteriores 250.000 900.000 Más utilidad del ejercicio Según estado de resultados integral del periodo 1.000.000 Saldo al Finalizar el ejercicio Formuló $1.900.000 Revisó Nota: ahora bien, la presentación puede hacerse en forma de reporte, de cuenta, mixta, etc. 74 Otros modelos son: Nombre de la empresa Estado Movimiento de Capital Acumulado al 30 de septiembre de xxxx Capital Social Xxxxxx + Utilidades Retenidas de Períodos Anteriores Xxxxxx + Superávit ganado, pagado, asignado, donado, reval. Xxxxxx + Utilidades por distribuir Xxxxxx - Dividendos decretados __xxxxxx__ TOTAL DE PATRIMONIO NETO XXXXX __xxxxxx__ 75 Estado de Flujo de Efectivo (Ver NIC 7) Este estado muestra la relación existen entre las actividades de operación, inversión y financiamiento, se abordará como una herramienta de análisis financiero. ANEXO 4A ABC, S.A. ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO al 31 de Diciembre del 2010 y 2009 (dólares) 2010 2009 Flujo de efectivo en las actividades de operación: Cobros de clientes Pagos a proveedores y personal Efectivo neto (usado) provisto en las actividades de operación Intereses pagados Impuestos sobre las ganancias pagados Efectivo neto (usado) provisto por las actividades de operación 171,942,391 69,874,000 102,068,391 -1,025,850 -5,523,005 95,519,536 88,978,515 71,382,970 17,595,545 3,968,136 3,498,741 10,128,668 Flujo de efectivo en las actividades de inversión: Adquisición / venta Propiedad Planta y Equipo Venta Activos intangibles Efectivo neto usado en las actividades de inversión -51,413,359 -2,825,078 -54,238,437 3,093,043 -2,825,078 267,965 56,545,298 -105,000,000 -48,454,702 -21,439,310 -7,000,000 -28,439,310 -7,173,603 36,287,083 29,113,480 -18,042,677 54,329,760 36,287,083 Flujo de efectivo en las actividades de financiamiento: Pago / cobro de documentos por pagar Pago de dividendos Flujo neto provisto (usado) en las actividades de financiamiento (Disminución) aumento neto en efectivo Efectivo y equivalentes de efectivo al inicio del periodo Efectivo y equivalentes de efectivo al final del periodo 76 AN E X O 4 B ABC, S.A. ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO al 31 de Diciembre del 2010 y 2009 (dólares) Flujo de efectivo en las actividades de operación: Utilidad (pérdida) neta del período 2010 2009 137,691,807 167,038,661 65,025,850 1,260,756 6,906,213 549,870 Ajustes para conciliar la utilidad (pérdida) neta con el efectivo neto (usado) provisto en las actividades de operación: Depreciación del período Amortización del período Cambios en los activos disminución, (aumento): Incremento en cuentas por cobrar Incremento / disminución en Inventarios Incremento en gastos pagados por anticipado Cambios en pasivo (disminución), aumento: Incremento / disminución en cuentas por pagar Incremento / disminución en impuestos por pagar Incremento / disminución en gastos acumulados y otros pasivos Incremento / disminución en pasivo diferido por impuesto Total de ajustes Efectivo neto (usado) provisto por las actividades de operación: -43,559,980 5,603,830 -4,575,954 -63,259,980 -89,489,620 -2,775,954 -76,650,245 678,625 7,004,967 3,039,880 -42,172,271 95,519,536 2,650,245 -678,625 -7,500,064 -3,087,000 -156,909,993 10,128,668 Flujo de efectivo en las actividades de inversión: Adquisición / venta de Propiedad Planta y Equipo Disminución en activos intangibles Efectivo neto usado en las actividades de inversión -51,413,359 -2,825,078 -54,238,437 493,043 -225,078 267,965 56,545,298 -105,000,000 -48,454,702 -21,439,310 -7,000,000 -28,439,310 -7,173,603 36,287,083 29,113,480 -18,042,677 54,329,760 36,287,083 Flujo de efectivo en las actividades de financiamiento: Pago / cobro de documentos por pagar Pago de dividendos Flujo neto provisto (usado) en las actividades de financiamiento (Disminución) aumento neto en efectivo Efectivo y equivalentes de efectivo al inicio del periodo Efectivo y equivalentes de efectivo al final del periodo Las notas adjuntas son parte integrante de los estados financieros 77 ¿Cómo se unen los estados financieros? R/ Observe las formas. En general y para tener una perspectiva sinóptica se presenta la siguiente relación de los EF. Estado de Resultados Integral del Periodo (+) Ingresos (beneficios) 110.100 ( -) Gastos (esfuerzos) 57.500 (=) Utilidad neta 52.600 (resultado) Estado de Variación de Capital Contable (+) Saldo inicial (+) Utilidad anterior (+) Utilidad del ejercicio 215.000 35.000 52.600 ( -) Dividendos/Retiros (=) Saldo final 35.000 267.000 Estado de Flujo de Efectivo Balance General (+/-) Efectivo generado/utilizado operación (+/-) Efectivo generado/utilizado financiamiento (+/-) Efectivo generado/utilizado inversión Aum. O dism en efectivo 15.750 (9.320) (+) Saldo efectivo al inicio (=) Saldo efectivo al final del periodo 20.120 29.600 Fuente: Guajardo 2008 3.050 9.480 Activos Efectivo Inversiones temporales Inmuebles/planta/equipo neto Total Activos Pasivos Cuentas por pagar Préstamo bancario Total Pasivo Capital Capital contable Total pasivo y capital 29.600 121.500 315.200 466.300 48.700 150.000 198.700 267.600 466.300 OTROS DATOS DE INTERES PARA COMPRENDER LA CONTABILIDAD Es necesario que toda empresa posea un listado de las cuentas que utiliza y que estas estén codificadas para que se pueda llevar a cabo un mejor control y orden en la contabilidad. Con el uso de registros digitales el trabajo se vuelve más sencillo. Esta lista se conoce con el nombre de CATÁLOGO DE CUENTAS. En este curso se escogió el sistema numérico de registro, pero existen otros de uso normal en diferentes entidades. Es importante resaltar que la mayoría del software tiene predeterminados, el formato de código contable en dígitos y niveles. Esta definición estará siempre sujeta a la flexibilidad que tenga el software contable que se esté usando, y a la definición de los parámetros de las cuentas. En general se entienden así: Para elaborar el código contable de una entidad el contador debe seguir una serie de pasos mínimos con objeto de confeccionar la estructura de las cuentas: 78 Paso 1: Especificar o asignar números a los grupos de partidas. tanto del balance general como el de resultados Ejemplo 1: Balance General: Código Estado de Resultados: Grupo Código Grupo 1 Activo 5 Ingresos operacionales 2 Pasivo 6 Costo de Ventas 3 Patrimonio 7 Gastos de Operación 4 Cuentas de orden 8 Otros ingresos y egresos 9 Cuentas de cierre Ejemplo 2 Ejemplo 3 Código Grupo Código Grupo 1 Activo 1 Activo 2 Pasivo y patrimonio 2 Pasivo 3 No usado 3 Patrimonio 4 Cuentas de resultados 4 Cuentas de resultados Ejemplo 4 Código Grupo 1 Activo 2 Cuentas de orden deudoras 3 Pasivo 4 Patrimonio 5 Cuentas de orden acreedoras 6 al 9 Cuentas de resultados Paso 2: Definir o especificar el formato del código contable en dígitos y niveles. Esta definición estará siempre sujeta a la flexibilidad que tenga el software contable que se esté usando, y a la definición de los parámetros de las cuentas. Formato Característica 9-9-999 Cinco dígitos. tres niveles 9-99-99 Cinco dígitos. tres niveles 9-9-99-99 Seis dígitos. cuatro niveles 79 9-999-999 Siete dígitos. tres niveles 9-99-99-99 Siete dígitos. cuatro niveles 9-9-9-9-999-99 Nueve dígitos. seis niveles Observaciones: El número de niveles en un sistema mecanizado. siempre servirá para emitir listados por subtotales hasta el nivel que se esté requiriendo. El número máximo de dígitos estará determinado por las características del software contable. El número de niveles del código estará determinado por el grado de clasificación que se asignará al total de cuentas que utilizará la entidad. Detalle de un formato de código contable: 9 Nivel 1 (grupo básico) se puede obtener hasta 10 subdivisiones. es decir del 0 al 9 9 Nivel 2 (subgrupo 1) diez subdivisiones 99 Nivel 3 (detalle) hasta cien subdivisiones del 00 al 99 99 Nivel 4 (auxiliar) cien subdivisiones Ahora analizaremos el concepto de “detalle” y “resumen” Se le conoce como tipo a las dos clasificaciones R = resumen D= detalle. Para comprender esto suponga que tenemos tres clientes que nos adeudan dinero y que reciben débitos y créditos, estas cuentas son de detalle porque registran las facturas de crédito al debe y los recibos de dinero al haber. CLIENTE A CLIENTE B CLIENTE C D H D H D H 100 75 40 20 125 50 20 125 50 25 125 50 5 75 45 25 75 Cuando el sistema “compila” las cuentas de detalle de todos los clientes se resumen así en una sola cuenta denominada Cuentas por Cobrar – Clientes 80 CUENTAS POR COBRAR D H 295 145 150 DETALLE DE UN CATÁLOGO DE CUENTAS CON SUS RESPECTIVOS MOVIMIENTOS Cuenta 1 11 111 11101 11102 11103 1110301 1110302 11104 1110401 1110402 112 11201 1120101 1120102 11202 1120201 1120202 11203 11204 11205 11206 Nombre Activo Activo Corriente /Financieros Efectivo Caja General Caja Chica Bancos Cuenta en colones Cuenta en dólares Inversiones temporales Inversión en valores Inversión a corto plazo Cuentas por cobrar Clientes locales Nombre de los clientes Nombre de los clientes Clientes del exterior Nombre de los clientes Nombre de los clientes Empleados Asociados o socios Cobro judicial Productos acumulados por cobrar Grupo Nivel Tipo Depende A 1 R AF 2 R 1 AF 3 R 11 AF 4 D 111 AF 4 D 111 AF 4 R 111 AF 5 D 11103 AF 5 D 11103 AF 4 R 111 AF 5 D 11104 AF 5 D 11104 AF 3 R 11 AF 4 R 112 AF 5 D 11201 AF 5 D 11201 AF 4 R 112 AF 5 D 11202 AF 5 D 11202 AF 4 D 112 AF 4 D 112 AF 4 D 112 AF 4 D 112 81 11207 11208 11209 11210 113 11301 11302 11303 11304 11305 11306 11307 11308 114 11401 11402 11403 11404 11405 11406 11407 11408 11409 Anticipos a proveedores Reclamos Otras cuentas por cobrar Documentos por cobrar Inventarios Activos para la venta Software y aplicaciones Hardware y periféricos Accesorios y Repuestos Suministros oficina Herramientas especiales Papelería y documentos legales Otros inventarios Gastos diferidos Intereses Alquileres o rentas Seguros Impuestos Fletes Viajes Suministros( papeleríay útiles ) AF AF AF AF AF AF AF AF AF AF AF AF AF AF AF AF AF AF AF AF AF 4 4 4 4 3 4 4 4 4 4 4 4 4 3 4 4 4 4 4 4 4 D D D D R D D D D D D D D R D D D D D D D 112 112 112 112 11 113 113 113 113 113 113 113 113 11 114 114 114 114 114 114 114 12 121 12101 12102 12103 12104 12105 12106 12107 122 123 124 125 Activos No Corrientes Infraestructura - planta y equipos (IPE) Terrenos Edificios Maquinaria y equipo Herramientas mayores Mobiliario y equipo de oficina Equipo de transporte Vehículos Inversiones a largo plazo Deudores varios a largo plazo AF AF AF AF AF AF AF AF AF AF AF 2 3 4 4 4 4 4 4 4 3 3 R R D D D D D D D D D 1 12 121 121 121 121 121 121 121 12 12 13 Intangibles y otros activos AF 2 R 1 82 131 13101 13102 132 133 134 135 136 137 138 139 140 141 142 143 Gasto de pre-operación y organización Decoración y adecuación de espacios Otros Patentes y marcas comerciales Depósitos en garantía Terrenos no utilizados Maquinaria en desuso Relaciones Fuerza de la marca en línea o fuera de línea Clientes y experiencia Agilidad y capacidad de respuesta Propiedad intelectual Fondo de Comercio AF AF AF AF AF AF AF AF AF AF AF AF AF 3 4 4 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 R D D D D D D D D D D D D 13 131 131 13 13 13 13 13 13 13 13 13 13 2 21 2101 210101 210102 2102 2103 2104 2105 2106 2107 2108 2109 2110 22 2201 2202 2203 2204 2205 2206 Pasivo Pasivo Corto Plazo Cuentas por pagar Proveedores locales Proveedores exterior Documentos a pagar Gastos acom. a pagar Cargas sociales patro. a pagar Reten. a empleados a pagar Reservas de pasivo Préstamos bancarios Sobregiros bancarios Anticipos recibidos por adelan. Otras cuentas por pagar Pasivo Largo Plazo Préstamos bancarios Documentos por pagar Hipotecas por pagar Bonos en garantía hipotecaria Dividendos por pagar P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P 1 2 3 4 4 3 3 3 3 3 3 3 3 3 2 3 3 3 3 3 R D D D D D D D D D D D D D R D D D D D 2 21 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 22 22 22 22 22 3 Capital Contable C 1 R 83 31 3101 3102 3103 32 3201 3202 3203 3204 33 3301 3302 3303 3304 3305 3306 Capital en acciones o aportado Capital social Capital suscrito Acciones en tesorería Capital o superávit ganado Utilidades retenidas Ganancia o pérdida del período Dividendos pagados Reservas de superávit Superávit pagado Prima en suscripción de capital Descuento en suscripción de capital Superávit por donación Superávit pagado por revaluación C C C C C C C C C C C C C C 2 3 3 3 2 3 3 3 3 2 3 3 3 3 D D D D R D D D D R D D D D 3 31 31 31 3 32 32 32 32 3 33 33 33 33 4 41 4101 410101 410102 410103 410104 410105 Costos Costos de producción Costo de ventas Desarrollo de empresas Materiales y suministros Costo del equipo Investigación y desarrollo Infraestructura tecnología de información G G G G G 1 2 3 4 4 R D D D D 4 41 41 41 4102 4103 4104 4103 4104 4105 Cuentas relacionadas a compras Devoluciones y rebajas en compras Fletes y acarreos sobre compras Bonificaciones sobre compras Descuentos sobre compras G G G G G 3 3 3 3 3 D D D D D 41 41 41 41 41 42 4201 420101 420102 42010201 Gastos administrativos Salarios Gerencia general Gerencia financiera Contabilidad financiera G G G G G 2 4 5 5 6 R D D R D 4 42 4201 4201 420102 84 42010202 42010203 42010204 420103 42010301 42010302 42010303 42010304 420104 4202 420201 420202 420203 420204 4203 4204 4205 4206 4207 4208 4209 4210 4211 421101 421102 421103 421104 421105 421106 4212 4213 4214 4215 421501 421502 421503 4216 4217 4218 Contabilidad de Costos Tesorería Planillas Gerencia de personal Vigilancia Oficina de personal Recepción Cafetería Horas extraordinarias Beneficios sociales Gasto por vacaciones Gasto por aguinaldo Gasto por prestaciones sociales Cargas sociales patronales Mantenimiento de equipo Mantenimiento de planta Teléfono y otros de comunicación Fuerza y luz Viajes Papelería y útiles de oficina Alquiler de equipo Seguros Depreciación Depreciación de edificios Depreciación maquinaria y equipo Depre. de herramientas mayores Depre.mobiliario y equi. de oficina Depre. equipo de transporte Depre. de vehículos Servicio de empleados Suscripciones Servicios profesionales Gasto de vehículo Ecomarchamo Derecho de circulación Partes e infracciones Gastos de representación Equipo y suministros de limpieza Gastos de preo-peración y org. G G G G G G G G G G G G G G G G G G G G G G G G G G G G G G G G G G G G G G G 6 6 6 5 6 6 6 6 5 4 5 5 5 5 4 4 4 4 4 4 4 4 4 5 5 5 5 5 5 4 4 4 4 5 5 5 4 4 4 D D D D D D D D D R D D D D D D D D D D D D R D D D D D D R D D D D D D D D D 420102 420102 420102 4201 420103 420103 420103 420103 4201 42 4202 4202 4202 4202 42 42 42 42 42 42 42 42 42 4211 4211 4211 4211 4211 4211 42 42 42 42 4215 4215 4215 42 42 42 85 4219 4220 43 4301 430101 430102 430103 430104 4302 4303 4304 430401 430402 430403 430404 430405 430406 4305 430501 430502 430503 430504 430505 4306 4307 4308 4309 4310 4311 4312 4313 4314 4315 4316 4317 4318 4319 4320 Gastos de venta y mercadeo Salarios Gerencia de mercadeo Gerencia de venta Personal de bodega Crédito y cobro Comisiones sobre ventas Horas extraordinarias Beneficios sociales Gasto por vacaciones Pago de días feriados Pago de incapacidades Gasto por aguinaldo Gasto por prestaciones Bonificación sobre objetivos en ventas Carga social patronal Seguro social I.N.A I.M.A.S. Banco popular Asignaciones familiares Mantenimiento de equipo Mantenimiento de planta Teléfono y otros de comunicación Fuerza y luz Viajes Papelería y útiles de oficina Alquiler de equipo Seguros Depre. mobiliario y equipo de oficina Depre. de vehículos Servicio a empleados Suscripciones Donaciones y contribuciones Servicios profesionales Gastos de vehículo R D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D 3 4 5 5 5 5 4 4 4 5 5 5 5 5 5 4 5 5 5 5 5 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 R D D D D D D D R D D D D D D R D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D 4 43 4301 4301 4301 4301 43 43 43 4304 4304 4304 4304 4304 4304 43 4305 4305 4305 4305 4305 43 43 43 43 43 43 43 43 43 43 43 43 43 43 43 86 4321 4322 4323 4324 4325 4326 4327 4328 Impuestos Gastos de representación Equipo y suministros de oficina Gastos por amort. patentes comercial Publicidad o propaganda Promociones Gastos por exportaciones D D D D D D D 4 4 4 4 4 4 4 D D D D D D D 43 43 43 43 43 43 43 44 4401 4402 4403 4404 4405 4406 Gasto financieros Intereses bancarios otros intereses Comisiones Diferencias bancarias Gastos por incobrables G G G G G G 2 3 3 3 3 3 R D D D D D 4 44 44 44 44 44 45 4501 4502 4503 4504 Otros gastos Pérdida en venta de activo Pérdida en venta de valores Otros G G G G 2 3 3 3 R D D D 4 45 45 45 46 4601 4602 460201 460202 460203 4603 460301 460302 460303 460304 460305 4604 460401 460402 Estimaciones de activo Estimación para incobrables Estimación pérdida en inventario Software y aplicaciones Hardware y periféricos Otros inventarios Depreciación acumulada I.P.E Edificio Maquinaria y equipo Herramientas mayores Mobiliario y equipo de oficina Equipo de transporte Amortización de activos intangibles Gastos de organización y pre-operativo Patentes y marcas comerciales G G G G G G G G G G G G G G G 2 3 3 4 4 4 3 4 4 4 4 4 3 4 4 R D R D D D R D D D D D R D D 4 46 46 4602 4602 4602 46 4603 4603 4603 4603 4603 46 4604 4604 87 5 51 5101 5102 5103 5104 5105 5106 Cuentas de ingreso Ventas de comercio Ventas locales Ventas exteriores Descuento sobre ventas Devoluciones/bonificación ventas Fletes sobre ventas Comisión y cuotas de servicio o transacción I I I I I I I I 1 2 3 3 3 3 3 3 R R D D D D D D 5 51 51 51 51 51 51 52 5201 5202 Ingresos de contenido Cuotas de suscripción Cuotas de registro o evento I I I 2 3 3 R D D 5 52 52 53 5301 5302 54 5401 5402 5403 5404 5405 Ingresos de comunidad Publicidad, ranurar, afiliación y cuotas de referencia Cuotas de miembros Ingresos de infraestructura Venta de hardware y software Cuotas de instalación e integración Cuotas de mantenimiento y actualización Cuotas de anfitrión Cuotas de acceso I I I I I I I I I 2 3 3 2 3 3 3 3 3 R D D R D D D D D 5 53 53 5 54 54 54 54 54 55 5501 5502 5503 5504 5505 5506 Otros ingresos Ventas de desecho Ganancia en venta de activos Diferencias Cambiarias Intereses Comisiones Dividendos I I I I I I I 2 3 3 3 3 3 3 R D D D D D D 5 55 55 55 55 55 55 6 61 6101 6102 62 6201 6202 Cuentas de orden y transitorias Cuentas de orden Documentos descontados Capital Autorizado Cuentas temporales Pérdida y ganancia Planilla por distribuir O O O O O O O 1 2 3 3 2 3 3 R D D D R D D 6 61 61 6 62 62 88 EL PROCESO CONTABLE El proceso contable. diversos procesos: La contabilidad es una técnica registral que está compuesta de A. ANALIZAR Y CLASIFICAR: es el proceso de manipular los documentos (a) revisar la veracidad; (b) ordenarlos de acuerdo a la tipología del documento (c) ordenarlos cronológicamente. A continuación se le presentan considerandos importantísimos para su correcto análisis y clasificación:    En los ingresos por ventas de bienes/servicios el documento oficial es la FACTURA COMERCIAL. Debe contener un número consecutivo, fecha de expedición, condición CONTADO O CRÉDITO, el nombre del beneficiario de la transacción, las cantidades requeridas, las firmas, los sellos. Las facturas vienen en “varios tantos”, eso es un original y al menos dos copias. Una de las copias es el comprobante contable y con ello se realiza el asiento contable de resumen, el cual se hace por día, semana, quincena o mes. Cuando recibimos efectivo, el documento que se utiliza es el “recibo de dinero”, el cual debe contener: número consecutivo, fecha de expedición, nombre del cliente, valor monetario (en letras y números), firma. También se puede recibir cheques. Luego se procede a realizar un depósito bancario. Planillas: es un documento que prepara el administrador del tiempo o recursos humanos y consiste en documento donde se anota: la cédula, el nombre del empleado, el número de horas, el precio por hora y el desglose de todos los valores. Se emite un cheque para el pago sea de toda la planilla o varios cheques o simplemente se tramita una transferencia de fondos al Banco Comercial con quien la entidad tiene contrato.  Notas de débito o crédito. Es muy común entre las entidades devolver mercadería o realizar reclamos por diversas situaciones. El documento que consigna esos aumentos o disminuciones es las notas. La nota de débito dice que “hemos realizado un débito a la cuenta de una entidad/persona, en nuestros registros”, por lo general se utiliza las cuentas por pagar lo que significa que le estamos cargando la cuenta. La nota de crédito indica que “hemos realizado un crédito a la cuenta de una entidad/persona, en nuestros registros, por lo general utiliza cuentas por cobrar y significa que hemos abonado a esa cuenta. 89 o o Comprobantes de gastos: existen muchos documentos que originen el registrar de un gasto, lo importante es que cada uno de ellos debe tener un DOCUMENTO que lo pruebe. Hay documentos complejos que deben contener, membrete, fecha, origen del gasto, montos, firmas, sellos. Los de mayor uso son: facturas por servicios eléctricos, telefónicos, servicios y/o patentes municipales, compra de bienes de limpieza, servicios de transporte, servicios de comida, liquidación de viáticos entre otros. Otros documentos pueden ser sencillos y son comprobantes internos que autorizan que se realice una u otra transacción. Esos documentos deben estar debidamente autorizados y revisados por al menos dos personas (control interno). Documentos como: letras de cambio, pagarés, certificados de prenda, los certificados hipotecarios son denominados títulos valores y se utilizan como comprobante de garantía para transacciones especiales. Así el pagaré es el comprobante de la cuenta “documentos por cobrar / pagar”, las letras de cambio crean la cuenta “letras por cobrar / pagar”, los certificados de prenda crean la cuenta “Préstamos bienes tangibles”, los certificados hipotecarios originan la cuenta “Préstamos Hipotecarios” o documentos por pagar (Nota son a largo plazo) Una vez que en el departamento de Contabilidad se recibe la documentación que dio lugar a una transacción se procede a clasificar esta transacción para determinar sus componentes de la siguiente manera: Documento usado DEBE Recibo dinero/ Factura comercial – Efectivo contado Factura comercial – crédito Cuentas por cobrar Pagaré/Cheque Documentos por cobrar Letra de cambio/cheque Letras por cobrar Certificado de prenda Documentos por cobrar Cheque/Certificados hipotecarios Bancos Dinero u PPE/Acciones de Capital Efectivo/Cta.PPE HABER Ingreso por ventas Ingreso por ventas Bancos Bancos Alguna cuenta de PPE Hipotecas por pagar Capital Social Para ampliar mejor se le explican las transacciones anteriores 90 ¿Qué tipo de TRANSACCIÓN Y DOCUMENTO tengo? Ejemplos: TRANSACCION DOCUMENTO de ENTRADA DOCUMENTO DE SALIDA DEBE HABER Aporte de los socios Recibo de dinero nuestro Acciones de Capital Efectivo Capital Social Depósito bancario Boleta de depósito nuestro Factura comercial (original en espera de la cancelación) vendedor Factura comercial (copia) vendedor Liquidación caja Banco Efectivo Factura comercial (copia) vendedor Disminución del inventario Factura comercial (original) vendedor Disminución del inventario Aumento del inventario Cuentas por cobrar Ventas a crédito / Inventario Efectivo/ Caja Ventas al contado/ Inventario Comprobante cheque nuestro. Aumento del inventario Compras/ Banco Inventario Venta crédito Venta contado Compra a crédito Compra al contado (uso del cheque o en efectivo) Factura comercial del vendedor (copia para trámite de pago) Factura comercial original del vendedor Compras/ Cuentas por Inventario pagar B. RESUMIR: es el proceso de preparar asientos de diario “resumen”, ello debe entenderse así; si usted tiene 100 facturas de ventas al contado en un día, lo apropiado será registrar un solo asiento de diario y no 100 veces. Desde aquí nace el subproceso de libros auxiliares. Si fuera un software se le denominaría “módulos”. C. REGISTRAR: la pregunta es ¿adónde? Bueno, en la contabilidad existen los libros donde se asientan las partidas resumidas, pero siempre se prepara un borrador y luego cuando exista certeza razonable de la estructura y composición del asiento, se pasa al 91 libro diario. Actualmente los sistemas computadorizados pueden registrar los movimientos deudores o acreedores que alimenten los saldos de las cuentas. Realizar el asiento de diario correspondiente una vez que se ha revisado a conciencia y se tiene seguridad de los valores monetarios que incluye la transacción 1.1. Generalidades contables en Costa Rica PERIODO FISCAL  Se aplica del 1 de octubre de un año al 30 de setiembre del año inmediatamente siguiente.  Es obligación de toda entidad comercial presentar un corte de operaciones a la fecha límite y preparar el resultado del ejercicio económico para efectos legales, lo que implica actualizar valores al momento con la finalidad de que las cuentas presenten su situación financiera real.  Algunas entidades poseen períodos fiscales diferentes ya que así están autorizadas por la Administración Tributaria Nacional. ASPECTOS LEGALES DE LA CONTABILIDAD: Los aspectos normativos de la contabilidad están contemplados leyes de la República de Costa Rica. El Código de Normas y Procedimientos Tributario y el Código de Comercio (CC). Dentro ellos existen regulaciones básicas a cumplir: 1. Toda empresa debe constituirse legalmente ante Notario Público (generar una escritura constitutiva Art. 18 CC), inscribirse en el Registro Público Mercantil (Art. 19 CC). 2. La escritura pública debe consignar el tipo de entidad mercantil (Art. 9 y 17 CC). Los tipos de entidad mercantil son: Empresa individual de responsabilidad limitada, Sociedad de Responsabilidad limitada, Sociedad Anónima, Sociedad Colectiva, Sociedad en Comandita simple. Los dos factores que hacen las diferencias entre ellas son: la responsabilidad, la cual puede ser limitada o no y el capital el cual puede ser personalista o capitalista. Denominación social: nombre de fantasía Razón social: nombre o parte del nombre de una persona física (+) significa dinero que ingresa a la entidad (-) significa dinero que sale de la entidad como retribución al capital 92 Tipos Aditamento Empresa Denominación Individual de social + E.I.R.L Responsabilidad Limitada Sociedad Denominación Responsabilidad social/ razón Limitada social + S.R.L o LTDA Responsabilidad ante terceros Ej. (+) Vega J. CAPITAL ( -)Vega J. RETIROS Usa el nombre “aportes” Ej. (+)Capital Social (-)Dividendos Usa el nombre “cuotas” Limitada al monto de los aportes del propietario. Limitada al monto de valor nominal de las cuotas que es propietario cada socio Sociedad Anónima Denominación social + S.A. Ej. (+)Capital Social (-)Dividendos Usa el nombre “acciones” Limitada al monto de valor nominal de las acciones que es propietario cada socio. Sociedad Colectiva Razón social + y Compañía o simplemente & Cía. Ej. (+) Vega J. CAPITAL ( -)Vega J. RETIROS Usa el nombre “aportes” Ej. (+) Vega J. CAPITAL ( -)Vega J. RETIROS Usa el nombre “aportes” Ilimitada, subsidiaria y solidaria. Razón social + y Compañía o simplemente & Cía. Sociedad Comandita Simple 3 Capital y sus denominaciones Para los socios comanditados: subsidiaria, solidaria e ilimitada. Para los socios comanditarios: limitada al monto del capital aportado Toda empresa debe llevar los siguientes libros contables principales: Libro Diario: donde se anotan en orden cronológico las transacciones a medida que se van sucediendo a raíz de documentos de soporte como: facturas, cheques, letras de cambio, pagarés entre otros títulos valores y documentos comerciales. Con los 93 medios modernos el sistema procesa asientos de diario electrónico. (Folio Mayor) Ejemplo parcial de diario Libro Mayor: desglose específico de cada una de las cuentas que se afectan el diario para controlar sus saldos individuales. Este nos da la oportunidad de conocer en el tiempo los saldos de cada cuenta. Ej. Cuanto debemos, cuanto tenemos en la cuenta del banco. (Folio Diario) Libro de Inventarios y Balances: donde agrupamos las cuentas de Mayor una por una y se lleva a cabo el proceso de saldar las cuentas para determinar la igualdad de débitos y créditos. Implica además el desglose de existencias o inventarios de la empresa. Las sociedades Anónimas y de Responsabilidad Limitada deben llevar además libros de ACTAS como control de acuerdos y reuniones. (3 en total) Cualquier empresa que se dedique al comercio internacional debe llevar el libro de CALCULO DE MERCADERÍAS como control de la actividad de importación. Las entidades hoteleras llevan un registro de clientes, denominado de Hospedaje. Es obligatorio mantener archivos contables hasta por 4 años después del vencimiento de documentos y libros legales. Este período de vencimiento inicia el 1 de enero del año inmediatamente siguiente al cierre fiscal y finaliza el 31 de diciembre de 4 años adicionales. Mantener registros fiscales para el cálculo de impuestos de diferentes tipos especialmente en renta, venta, consumos y activos. etc. 94 ACERCA DE LA JERARQUIA EN LA CONTABILIDAD La contabilidad como cualquier otra disciplina del conocimiento tiene una serie de cánones que la rigen. Comprender la estructura jerárquica es vital para entender cómo opera. TABLA N°1 Jerarquización de los cánones contables. Son guías de acción y no verdades fundamentales a las que se les adjudica poder Principios explicativo y de predicción. Los conceptos contenidos en las guías establecen la generalment delimitación e identificación del ente económico, las bases de cuantificación de las e aceptados operaciones y la presentación de la información financiera cuantitativa por medio de los EF. Conjunto de índices que hay que seguir. Son la especificación individual y concreta de los conceptos que integran los EF. Se dividen en reglas de valuación y reglas de presentación. Las primeras se refieren a la aplicación de los principios y a la cuantificación Reglas de los conceptos específicos de los EF. Las segundas se refieren al modo particular de incluir adecuadamente cada concepto en los EF. Son de tipo prudencial de aplicación de las reglas particulares y no obedecen a un modelo rígido, sino que requiere de la utilización de un criterio general para elegir Criterios entre alternativas que se presenten como equivalencias, tomando en consideración los elementos de juicio disponibles. Este criterio se aplica al nivel de las reglas particulares Son un conjunto de supuestos generalmente aceptados sobre los que se basa el proceso de elaboración de información financiera. Se pueden agrupar en dos categorías: (1) los que captan la esencia económica, delimitan al ente y asumen su continuidad ellos serían: sustancia económica, entidad económica y negocio en marcha. (2) son los que establecen las bases para el reconocimiento contable de las Postulado operaciones y eventos económicos que afectan a la entidad, ellos son: devengación s contable, asociación de costos y gastos con ingresos, valuación, dualidad económica y consistencia. Para ampliar sobre el tema Guajardo Cantú 5ta edición McGraw Hill página38 al 42. Son los estándares de contabilidad que todas las empresas y organizaciones de nuestro país deben utilizar para la formulación de sus EF. Las Normas Internacionales Normas de Información Financiera (NIIF) y las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC´s) 95 son emitidas por Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (IASB) y para que entren en vigencia en Costa Rica se requiere de la aprobación del Colegio de Contadores Públicos (CCPCR). En anexo un resumen de las normas aplicables en el mundo. Un pronunciamiento establece un orden de relación de las fuentes a las que debe recurrirse para la elección de las normas contables adecuadas. En primer lugar aparecen los pronunciamientos del CCPCR y en segundo término las Pronunciamient Normas Internacionales de Contabilidad (NIC). Como consecuencia, en aquellos os casos en que existieran normas contables emitidas por el Colegio, las mismas tendrían primacía sobre las NICs. Además, establece otras fuentes como son las Resoluciones de las Conferencias Interamericanas de Contabilidad. Es el método de proceder, acción de ejecutar algunas cosas. En la contabilidad, el manejo de registros constituye una fase o procedimiento de la contabilidad, el mantenimiento de los registros conforma un proceso en extremo importante, toda vez que el desarrollo eficiente de las otras actividades contables depende Procedimiento en alto grado, de la exactitud e integridad de los registros de la contabilidad. H.A. s Finney (1982, p.13-24) expresa en su libro “Curso de Contabilidad” que los procedimientos contables son: Cuentas, Débitos y créditos, Cargos y créditos a las cuentas, Cuentas de activos, Cuentas de pasivo y capital Resumen del funcionamiento de los débitos y créditos, Registros de las operaciones, Cuentas por cobrar y por pagar , El diario y el mayor , Pases al mayor ,- Determinación de los saldos de las cuentas y la balanza de comprobación Modo razonado de actuar, conjunto de reglas a seguir. Técnicas Métodos Expresión de la actividad humana, medios para superar las dificultades, aplicación de lo práctico. Como cualquier proceso, la contabilidad necesita utilizar instrumentos que le Instrumentos permitan llevar el control económico de las organizaciones, a estos instrumentos se les llama instrumentos básicos. Dentro de éstos: nomenclatura de cuentas (catálogo), operaciones contables, manual de procedimientos contables. Fuente: construcción propia 96 LOS PRINCIPIOS BÁSICOS DE CONTABILIDAD 1-PRINCIPIO ENTIDAD O ENTE ECONÓMICO La actividad económica es realizada por entidades identificables las que constituyen combinaciones de recursos humanos, recursos naturales y capital, coordinados por una autoridad que toma decisiones encaminadas a la consecución de los fines de la entidad. A la contabilidad, le interesa identificar la entidad que persigue fines económicos particulares y que es independiente de otras entidades. Se utilizan para identificar una entidad dos criterios. Conjunto de recursos destinados a satisfacer alguna necesidad social con estructura y operación propios.  Centro de decisiones independientes con respecto al logro de fines específicos, es decir, a la satisfacción de una necesidad social. Por tanto, la personalidad de un negocio es independiente de las de sus accionistas o propietarios y en sus estados financieros sólo deben incluirse los bienes, valores, derechos y obligaciones de este ente económico independiente. La entidad puede ser una persona física o una persona moral o una combinación de varias de ellas. 2-PRINCIPIO DE CONTINUIDAD O NEGOCIO EN MARCHA La empresa se presume en existencia permanente salvo especificación en contrario, por lo que las cifras de sus estados financieros representarán valores históricos o modificaciones de ellos, sistemáticamente obtenidos. Cuando las cifras representen valores estimados de liquidación, esto deberá especificarse claramente y solamente serán aceptables para información general cuando la entidad esté en liquidación. 97 3-PRINCIPIO PERIODO CONTABLE Necesidad de conocer los resultados de operación y la situación financiera, que tiene una existencia continua, obliga a dividir su vida en periodos convencionales (12 meses, 6 bimestres, 4 trimestres, 3 cuatrimestres o 2 semestres). Las operaciones y eventos así como sus efectos derivados, susceptibles de ser cuantificados, se identifican con el periodo en que ocurren, por tanto cualquier información contable debe indicar claramente el periodo a que se refiere, o bien no se debe incluir una operación, en un ejercicio o periodo en la cual no correspondan. (de aquí nacen la mayoría de los ajustes contables) En términos generales, los costos y gastos deben identificarse con el ingreso que originaron, independientemente de la fecha en que se paguen. 4-EL PRINCIPIO DE LA UNIDAD DE MEDIDA (MONETARIA: Valor histórico original) Las transacciones y eventos económicos que la contabilidad cuantifica se registran según las cantidades de efectivo que se afecten o su equivalente o la estimación razonable que de ellos se haga al momento en que se consideren realizados contablemente. Estas cifras deberán ser modificadas en el caso de que ocurran eventos posteriores que les hagan perder su significado, aplicando métodos de ajuste en forma sistemática que preserven la imparcialidad y objetividad de la información contable. Si se ajustan las cifras por cambios en el nivel general de precios y se aplican a todos los conceptos susceptibles de ser modificados que integran los estados financieros, se considerará que no ha habido violación de este principio, sin embargo, esta situación debe quedar debidamente aclarada en la información que se produzca. 98 5-EL PRINCIPIO DE REALIZACIÓN La contabilidad cuantifica en términos monetarios las operaciones que realiza una entidad con otros participantes en la actividad económica y ciertos eventos económicos que la afectan. Las operaciones y eventos económicos que la contabilidad cuantifica, se consideran por ella realizados:  Cuando ha efectuado transacciones con otros entes económicos.  Cuando han tenido lugar transformaciones internas que modifican la estructura de recursos o de sus fuentes. 6- PRINCIPIO DE DUALIDAD ECONÓMICA Principio fundamental en que se basa la contabilidad, el cual nos dice, que la contabilidad descansa sobre la partida doble y que está constituida por los recursos disponibles y la fuente de esos recursos, ambos constituyen la igualdad del inventario, es decir que por cada ingreso hay un progreso. 7- PRINCIPIO DE REVELACIÓN SUFICIENTE La información contable presentada en los estados financieros debe contener en forma clara y comprensible todo lo necesario para juzgar los resultados de operación y la situación financiera de la entidad. Regula que las informaciones contables deben mostrar con claridad y comprensión todo lo necesario para determinar los resultados de las operaciones de la entidad y su situación financiera. Establece la obligatoriedad del desglose de las partidas que componen el saldo de cada cuenta de activo o pasivo, de forma tal que permita la comprobación de su existencia. 99 Los saldos de las cuentas por cobrar y por pagar deben desglosarse por clientes y proveedores y estas por facturas, edad de envejecimiento, cobro y pago efectuado. Norma que las cuentas que controlan los inventarios deben analizarse en submayores habilitados por cada producto o mercancía. 8- PRINCIPIO DE IMPORTANCIA RELATIVA La información que aparece en los estados financieros debe mostrar los aspectos importantes de la entidad susceptibles de ser cuantificados en términos monetarios. Tanto para efectos de los datos que entran al sistema de información contable como para la información resultante de su operación, se debe equilibrar el detalle y multiplicidad de los datos con los requisitos de utilidad y finalidad de la información de toda la empresa. Cuando su omisión o presentación errónea pueden influir en las decisiones económicas que los usuarios tomen a partir de los estados financieros. 9-EL PRINCIPIO DE CONSISTENCIA Este principio se refiere tanto a la consistencia en la aplicación de criterios contables de valuación de partidas y demás criterios (capitalización o no capitalización de desembolsos relacionados con activos fijos; tratamiento contable de los planes de pensiones a persona, tratamiento de mejoras de arrendamientos, entre otros.) Como a la consistencia en cuanto a la clasificación de partidas dentro de los estados financieros. Razones financieras equivocadas se obtendrán si en un ejercicio una partida se clasifica como crédito diferido y en otro se clasifica como cuenta de complementaria de activo (caso de Intereses por Realizar en ventas y en Abonos). 100 Se han dicho en plan de broma que una empresa cuyas utilidades sean deficientes debe más bien cambiar de contador y no de administrador, pues los contadores sus criterios profesionales podrán hacer variar las utilidades de las empresas sin violar los principios contables. La Dirección de Tributación Directa del Ministerio de Hacienda sí da importancia al principio de consistencia, puesto que si no lo hiciera, las empresas disminuirían su carga tributaria tan solo buscando aquellos criterios contables que arrojan menores utilidades, posiblemente sin respetar el principio de consistencia en el tratamiento contable de co-productos podrían un Contador en un período prorratear dicho costo conjunto considerando el método de valor de mercado ponderado para prorratear dicho costo conjunto. Otro caso sería diferir los gastos si el presente ejercicio fuera malo en cuanto a utilidades para posteriormente amortizar dichos gastos en los períodos con mayores utilidades y así ahorrar impuestos. LAS NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD. RESUMEN NIC 1: Se refiere a la presentación de Estados Financieros. El objetivo de esta norma es establecer las bases para la presentación de los Estados Financieros con propósitos de información general con el fin de asegurar la comparabilidad de las mismas tanto con los estados de la misma empresa en periodos anteriores como con respecto a los de otras empresas. NIC 2: Se refiere a los inventarios. El objetivo de esta norma es prescribir o definir el tratamiento contable de los inventarios dentro del sistema de medición del costo histórico. Esta norma suministra una guía práctica para la determinación del costo así como para el posterior reconocimiento como gasto del período incluyendo cualquier deterioro que rebaje el valor en libros al valor neto realizable. NIC 7: Se refiere a los Estados de Flujo de Efectivo. El objetivo de esta norma es exigir que las empresas suministren información acerca de los movimientos en el efectivo. NIC 8: Se refiere a la ganancia o la pérdida de un periodo, errores fundamentales y cambios en las políticas contables. El objetivo de esta norma es definir criterios de clasificación, información a revelar y el tratamiento contable de ciertas partidas del estado de resultados. También especifica el tratamiento contable que se debe dar a los cambios en las estimaciones y políticas contables y en la corrección de errores. 101 NIC 10: Se refiere a las contingencias y hechos ocurridos después de la fecha de Balance. Esta norma establece las reglas para la presentación en los estados financieros de las contingencias y los hechos ocurridos después de la fecha de balance entendiendo por contingencia a las condiciones o situaciones existentes al cierre del balance cuyo efecto financiero vendrá determinando hechos futuros que pueden o no ocurrir. Los hechos ocurridos después de la fecha de balance son aquellos eventos favorables o desfavorables que han ocurrido después de la fecha de balance y antes de que los estados financieros sean autorizados para su publicación. NIC 11 : Se refiere al contrato de construcción. El objetivo de esta norma es prescribir o establecer el tratamiento contable de los ingresos y los costos relacionados con el contrato de construcción. Debido a la naturaleza propia de esa actividad la fecha en que la actividad del contrato comienza y la fecha en que termina normalmente caen en diferentes periodos contables por lo tanto la cuestión fundamental al contabilizarlas es la distribución de los ingresos y los costos que cada uno de ellos genere entre los periodos contables a lo largo de los cuales se ejecuta NIC 12: Se refiere al impuesto sobre la renta. El objetivo de esta norma es definir el tratamiento contable del impuesto sobre las ganancias entendiendo que el término Impuesto sobre las ganancias incluye todos los impuestos ya sean nacionales o extranjeros que se relacionan con las ganancias sujetas a renta. NIC 14: Se refiere a la información por segmentos. El objetivo de esta norma es el establecimiento de las políticas de información financiera por segmentos que incluyen información acerca de los diferentes tipos de productos y servicios que la empresa ofrece y de las diferentes áreas geográficas en las que opera con el fin de ayudar a los usuarios de los estados financieros. NIC 15: Se refiere a la información que revelan efectos de los precios. El objetivo de esta norma es establecer los lineamientos que deben ser aplicados para reflejar los efectos de los cambios en los precios sobre la determinación de los resultados de la empresa y su posición financiera NOTA: En el caso de Costa Rica esta norma solo es recomendada, no de aplicación obligatoria NIC 16: Se refiere a la Propiedad, Planta y Equipo. El objetivo de esta norma es establecer el tratamiento contable de las propiedades, planta y equipo especialmente a lo que se refiere a los momentos de activación de las adquisiciones, la determinación del valor en libros y las cargas por depreciación que deben ser llevadas a resultados. 102 NIC 17: Se refiere a los arrendamientos o alquileres. El objetivo de esta norma es establecer para arrendatarios y arrendadores las políticas contables apropiadas para contabilizar y revelar la información correspondiente a los arrendamientos operativos y financieros. NIC 18: Se refiere a los ingresos. El objetivo de esta norma es definir el marco conceptual para la preparación y presentación en los estados financieros de los ingresos definidos estos como los incrementos en los beneficios económicos producidos a lo largo del periodo. NIC 19: Se refiere a los beneficios a empleados. El objetivo de esa norma es prescribir la formula en que los empleadores deben tratar contablemente y revelar información acerca de los beneficios a los empleados. NIC 20: Se refiere a la contabilización de subvenciones del gobierno e información a revelar sobre ayudas del gobierno. Esta norma se refiere a la contabilización e información de aquellas ayudas que ofrece el sector público con el objeto de suministrar beneficios económicos específicos a una empresa o a tipos de empresas. NIC 21: Se refiere a los efectos de las variaciones del tipo de cambio de moneda extranjera. Las empresas pueden llevar a cabo actividades en el extranjero de dos maneras: (1) Realizando transacciones en moneda extranjera, (2) Teniendo operaciones en el extranjero. El objetivo de esta norma es establecer los lineamientos para incluir las transacciones en moneda extranjera y las cuentas de las operaciones en el extranjero dentro de los estados financieros de las empresas. NIC 22: Se refiere a las combinaciones o fusiones de negocios. El objetivo de esta norma es definir el tratamiento contable de las combinaciones de negocios tanto el caso de adquisición de una empresa por otra como el caso de unificación de intereses entre dos compañías. NIC 23: Se refiere a los costos de financiamiento. El objetivo de esta norma es definir el tratamiento contable de los costos por intereses y establece como regla general el reconocimiento inmediato de los costos por intereses como gastos. NIC 24: Se refiere a informaciones a revelar sobre partes relacionadas. El objetivo de esta norma es la presentación de información sobre partes relacionadas así como de transacciones sobre la empresa que informa y los terceros relacionados con ella. 103 NIC 26: Se refiere a la contabilización e información sobre planes de beneficios por retiro, se refiere a las pensiones. El objetivo de esta norma es tratar sobre el contenido de información contable que debe suministrar los planes de beneficio o retiro, entendiendo por planes de beneficio por retiro los acuerdos en las que una empresa se compromete a suministrar beneficios a sus empleados en el momento de terminar sus servicios o después ya sea en forma de renta periódica o como pago único. NIC 27: Se refiere a Estados Financieros Consolidados y contabilización de las inversiones en Subsidiarias. El objetivo de esta norma es de la preparación y presentación de los estados financieros consolidados de un grupo de empresas bajo el control de una controladora, así como de la contabilización de las inversiones en subsidiarias dentro de los estados financieros individuales que la controladora presenta por separado. NIC 28: Se refiere a la contabilización de inversiones en empresas asociadas. Esta norma debe ser aplicada en la contabilización por parte de un inversionista en las inversiones en empresas asociadas. NIC 29: Se refiere a la información financiera en economía hiperinflacionaria. No aplica en Costa Rica. Esta norma es de aplicación en los estados financieros principales ya sea en empresas individuales o grupos consolidados siempre que se de en la economía una situación de hiperinflación. NIC 30: Se refiere a información a revelar en estados financieros del banco o instituciones financieras. Para estos efectos el término Banco incluye a todas las entidades financieras que tienen como una de sus actividades principales tomar depósitos y préstamos con el objetivo de dar créditos o préstamos y realizar inversiones y cuyas actividades se encuentren bajo el ámbito de la legislación Bancaria. NIC 31: Se refiere a la información financiera sobre los intereses en negocios conjuntos. Esta norma debe aplicarse en la contabilización de las inversiones en negocios conjuntos así como en la presentación de la información financiera sobre los activos, pasivos y gastos e ingresos independientemente de la estructura o forma jurídica bajo la cual tiene lugar las actividades del negocio conjunto. NIC 32: Se refiere a instrumentos financieros. El objetivo de esta norma es mejorar la comprensión que los usuarios de los estados financieros tienen sobre el significado de los instrumentos financieros y que se encuentran reconocidos dentro o fuera del balance de situación. NIC 33: Se refiere a la ganancia por acción. El objetivo de esta norma es establecer los principios para la determinación y presentación de la cifra de ganancias por acción de las empresas cuyo efecto será el de 104 mejorar la comparación de los rendimientos entre diferentes empresas en el mismo periodo así como entre diferentes periodos para la misma empresa. NIC 34: Se refiere a la información financiera intermedia. Establece el contenido mínimo de la información financiera intermedia y define los criterios para el reconocimiento y la medición que deben ser seguidas en los estados financieros. NIC 35: Se refiere a las operaciones discontinuas. En estas se establecen los principios que han de regir la información financiera sobre operaciones en proceso de discontinuación por parte de las empresas. NIC 36: Se refiere al deterioro de activos. El objetivo de esta norma es establecer los procedimientos que una empresa debe aplicar para asegurar que el valor de sus activos no supere el monto que puede recuperar de los mismos. NIC 37: Se refiere a las provisiones sobre pasivos y activos contingentes. Esta norma pretende asegurar que se utilicen las bases apropiadas para el reconocimiento y la medición de las provisiones de activos y pasivos de carácter contingente así como se revele la información complementaria suficiente por medio de las notas a los estados financieros. NIC 38: Se refiere a los activos intangibles. Esta norma define el tratamiento contable de los activos intangibles y especifica como determinar el valor en libros de esos activos y exige que se revele cierta información en las notas de los estados financieros. NIC 39: Se refiere al reconocimiento y medición de los instrumentos financieros. Esta norma establece los criterios para el reconocimiento. Medición y presentación de la información sobre los activos y pasivos de carácter financiero. NIC 40: Se refiere a las inversiones inmobiliarias. Esta norma establece el tratamiento contable que se debe dar a las propiedades de inversión y sus exigencias de revelación correspondiente. NIC 41: Se refiere a la agricultura. Esta norma establece el tratamiento contable que debe darse en todas las cuentas utilizadas por empresas agrícolas. 105 LOS AJUSTES Y CIERRE DE OPERACIONES Objetivo General: Conocer el proceso de registro de asientos de ajuste y cierre de operaciones, así como la preparación de estados financieros clasificados en una empresa de servicios. Objetivos Específicos: 1. Registrar ajustes por pérdida de vida útil de activos no circulantes. 2. Registrar ajustes para cuentas incobrables. 3. Realizar ajustes para ingresos adelantados. 4. Realizar ajustes para gastos adelantados. 5. Confeccionar los asientos de ajustes para ingresos acumulados. 6. Confeccionar asientos de ajustes para gastos acumulados. 7. Elaborar el Balance de Comprobación Ajustado. 8. Realizar los asientos de cierre de operaciones del período contable. 9. Elaborar el Estado de Resultados y Estado Situación Financiera, clasificados, posteriores al cierre de operaciones contables. AJUSTES DE OPERACIONES Cuando ya se tiene preparado el Balance de Comprobación por Saldos, al final de cada período (ya sea al 30 de setiembre o al corte contable que aplica la empresa, mensual, bimestral, trimestral, cuatrimestral, semestral o anual ) el documento que arroja los saldos de mayor de las transacciones realizadas durante el período, cuenta por cuenta, podemos entonces poner en práctica el primer paso para determinar las operaciones reales de éste período mediante el proceso de ajuste de operaciones. 106 Los asientos de ajuste, al igual que los de cierre, se preparan porque el Libro Mayor no ofrece la información exacta de lo ocurrido en el período ya que contiene cuentas de carácter mixto en cuanto a las de Estado Situación Financiera y las de resultados (las cuentas reales o vivas son las que clasifican dentro de los grupos de activo, pasivo y capital). Es por esto que debemos ajustar algunas cuentas, con el fin de que su saldo quede a su valor real del período en estudio, lo cual se realiza mediante asientos, anotados en el Libro Diario, que luego pasaran al Libro Mayor o Libro Auxiliar de Mayor, entre las que podemos anotar: intereses, depreciaciones, papelería, seguros, artículos de aseo, inventarios de mercancías, comisiones, alquileres, gastos generales y gastos administrativos, entre otros. (Cuentas de ingresos o gastos). Los ajustes y el cierre se preparan para presentar los estados financieros al final del período contable de manera que la información sea exacta y veraz. En general existen siete (7) clases de asientos de ajustes estándar pero en las empresas de servicios se aplican solo 6 de éstos que son los siguientes: 1. ESTIMACIÓN DE CUENTAS INCOBRABLES Como existe la probabilidad de que algunos clientes que nos deben dinero sobre las operaciones de ventas a crédito que les realizamos no nos cancelen sus deudas, en cada cierre de operaciones se destina ya sea una parte de las ventas al crédito o de las cuentas por cobrar como parte incobrable o se realiza una estimación por antigüedad de saldos de cuentas. Este cálculo nos lleva a la creación de un fondo o reserva que será utilizada en los casos que no se logre el cobro efectivo de las cuentas, siempre y cuando sea posible comprobar que se ha gestionado su cobro hasta las últimas consecuencias. Cabe mencionar que durante el siguiente período fiscal si una cuenta se va a pasar como incobrable, ésta se cierra contra la Estimación que se aplica en este ajuste hasta que la cuenta queda en cero y de allí se continúa utilizando la cuenta Pérdidas por incobrables ya que hemos agotado la reserva respectiva. El asiento general que se realiza para ajustar incobrables, independiente al método que se utilice para su cálculo de entre los mencionados es: 107 30-09 Gastos por incobrables xxxxx Estimación para Incobrables xxxxx “Estimando incobrables del período” ------------xxxxxx--------- MÉTODOS PARA ESTIMAR CUENTAS INCOBRABLES Existen 4 métodos para estimar las incobrables del período: (1) Por porcentaje de ventas al crédito, (2) por porcentaje de cuentas a cobrar, (3) por antigüedad de saldos o por (4) cancelación directa, los cuales veremos a continuación: A. POR PORCENTAJES (de cuentas a cobrar o de ventas al crédito) Consiste en calcular el porcentaje histórico de cuentas malas que se han tenido en períodos anteriores y aplicar entonces el ajuste necesario en el período actual. Este porcentaje se aplica sobre cuentas a cobrar o sobre ventas netas al crédito (una vez disminuidos los descuentos y devoluciones que incluyan). Ejemplo 1: El porcentaje histórico de incobrables que tenemos es del 3% sobre cuentas por cobrar y este año las cuentas saldan ¢5,000.000 5,000.000 x 3% = ¢150.000 Asiento: 30-09 Gastos por incobrables 150,000.00 Estimación para Incobrables “Estimando 3% de CxC. 150,000.00 “ ------------xxxxxx--------Ejemplo 2: El porcentaje histórico de incobrables que tenemos es de 1,25% y este año las ventas al rédito netas al 30 de septiembre suman ¢11, 435.000 11,435.000 x 0,0125% = ¢142.937,50 108 Asiento: 30-09 Gastos por incobrables 142.937,50 Estimación para Incobrables 142.937,50 “Estimando 1,25% de Ventas Crédito.” ------------xxxxxx--------- B. POR ANÁLISIS DE ANTIGÜEDAD DE SALDOS: Consiste en calcular la probabilidad de cobro cliente a cliente y por eso se considera como el método más científico y eficiente. El método consiste en realizar una CÉDULA DE ANTIGÜEDAD POR SALDOS donde anotamos el nombre de cada cliente, el monto de las cuentas no vencidas, las vencidas y los plazos de vencimiento, total de cuentas y luego se calcula el porcentaje de vencimiento por división lógica de saldos así: Ejemplo: Una empresa posee registros históricos de que el 2% de las cuentas vencidas a 30 días son incobrables, el 3% de los vencimientos entre 31 y 60 días, el 3,25% de 61 a 90 días y el 3,75% a más de 90 días y presenta el siguiente cuadro de clientes morosos. EMPRESAS BRISTOL CÉDULA DE ANTIGÜEDAD POR SALDOS AL 30 DE SETIEMBRE, 2000. VENCIMIENTOS CLIENTE Sin venc. 30 60 90 El Erial 180.000 200,000 175,000 José Torres 200.000 100,000 150,000 100.000 Candy Shop 50.000 75,000 10,000 25.000 110,000 100,000 Tienda Alonso Más de 90 TOTAL 555.000 80.000 630.000 160.000 210.000 109 Super Johana 35,000 Danilo Céspedes TOTALES % Vencimiento 20.000 50.000 105.000 30.000 45.000 75.000 430.000 520,000 435,000 175.000 175.000 1,735.000 24,78 29,97 25,07 10,09 10,09 100,00 2,00% 3,00% 3,25% 3,75% 10.400 13.050 5.687,50 6.562,25 % Incobrable Valor Incobr. 35.7000 Para calcular el porcentaje de vencimiento se toma cada uno de los subtotales, se divide por el valor total del renglón y se multiplica por 100. Por ejemplo, para determinar el porcentaje de cuentas sin vencimiento: (430.000 / 1,735.000) x 100 = 24,78% Para calcular el porcentaje que representa cada una de las cuentas vencidas se realiza la división de cada cuenta entre su total, luego se multiplica por 100. El valor de incobrables se calcula multiplicando el valor de las cuentas vencidas por su respectivo porcentaje de incobrables. Por ejemplo, en las cuentas a 30 días vencidas: 520.000 x 0,02 = 10.400 El asiento se realiza por el monto total del valor de las incobrables, aquí por ¢35.700 30-09 Gastos por incobrables Estimación para Incobrables 35.700 35.700 “Por antigüedad de saldos de CxC.” ------------xxxxxx--------- 110 Existe además un cuarto método para incobrables denominado de CANCELACIÓN DIRECTA y consiste en no ajustar las cuentas al cierre fiscal sino que a medida que una cuenta por cobrar se declara incobrable se va preparando un asiento como el que se anota a continuación: Ejemplo: La cuenta por cobrar de Karen Araya tiene un saldo por ¢12,500.00 y se declara incobrable legalmente. 30-09 Gastos por incobrables 12.500 Cuentas por cobrar Karen Araya 12.500 _12.500_ “cancelación directa.” --------xxxxxx-------- CANCELANDO CUENTAS CUANDO EXISTEN SALDOS EN LA ESTIMACIÓN PARA INCOBRABLES. Para cancelar una cuenta por cobrar considerada incobrable, si existe la Estimación respectiva se aplica el siguiente procedimiento: Ejemplo: El 20 de marzo la Estimación para incobrables salda ¢47.700 y se debe pasar como incobrable la cuenta de M y A en ¢27.700. Como el monto de la reserva supera el valor de la cuenta a cancelar por considerarse incobrable, se realiza el asiento así: 20-03 Estimación para incobrables 27.700 Cuentas por cobrar Mata y Arjona 27.700 _27.700_ ------------xxxxxx--------- Además, el 15 de mayo, se debe pasar como incobrable la cuenta de R.V. por ¢24.000 111 Al cancelar la cuenta de M y A el nuevo saldo de la reserva quedó en ¢20.000 y como la cuenta de Rosa Vargas supera a éste se debe pasar el valor en exceso como una pérdida. 15-05 Estimación para incobrables 20.000 Pérdidas por incobrables 4.000 Cuentas por cobrar R.V. 24.000 _24.000_ ------------xxxxxx--------- El nuevo saldo de la Estimación es de ¢0.00 y existe una pérdida por ¢4.000. Supongamos que un cliente antiguo decide pagarnos su deuda por ¢15.000 (20 junio). 20-06 Cuentas por Cobrar P.R. 15.000 _15.000_ Pérdida por incobrables 4.000 Estimación para incobrables 11.000 ------------xxxxxx--------- Luego se realiza el cobro respectivo: 20-06 Efectivo 15.000 Cuentas por cobrar P.R. 15.000 _15.000 ------------xxxxxx--------- 112 2. AJUSTES POR PÉRDIDA DE VALOR DE VIDA ÚTIL DE ACTIVOS NO CIRCULANTES. Desde el punto de vista general, grandes áreas: A. los denominados ACTIVOS NO CIRCULANTES se dividen en tres PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO: Incluye aquellos activos que comúnmente conocemos como tangibles, los cuales a medida que se van utilizando van perdiendo su valor, por lo que están sujetos a ser depreciados a medida que se van utilizando con el tiempo, entre los cuales tenemos los edificios, mobiliario, vehículos, equipo, equipo de cómputo, maquinaria, etc. Cabe mencionar que entre estas cuentas, el TERRENO no se deprecia, salvo en aquellos casos donde se utiliza para actividades agrícolas en las que va perdiendo fuerza para futuras cosechas y se deben agregar costos para su mejoramiento en la actividad. B. ACTIVOS INTANGIBLES: Se refiere a todos aquellos activos que no poseen valor material, es decir, no tienen existencia física real, como el caso de los derechos de autor, contratos de arrendamiento, derecho de llave, franquicias, etc. En estos activos el proceso de pérdida de valor se denomina Amortización. C. RECURSOS NATURALES: Activos que aun teniendo existencia física se van agotando por su extracción, como el caso de Bosques, Minas, Tajos, Plantaciones, etc. Por tanto, la pérdida de valor aplica como Agotamiento. 113 En nuestro caso utilizaremos para estudio solo los activos depreciables y los otros dos formarán parte del programa de estudios de otros niveles. DEPRECIACIÓN Por ley, debe crearse un fondo para los activos fijos que pierden su valor a medida que se usan en el paso del tiempo, como lo son los depreciables. La depreciación consiste en ir disminuyendo el valor del activo mediante la cuenta DEPRECIACIÓN ACUMULADA y se usa para aquellos activos denominados fijos que la ley permita (ver reglamento de Impuesto sobre renta), como por ejemplo: utensilios de cocina, edificios, mobiliario, equipo hotelero, maquinaria, vehículos, cortinas, camas, alfombras, equipo, etc. Esta misma forma aplica para aquellos activos sujetos a amortización o agotamiento con la diferencia que en vez de depreciación acumulada se puede utilizar la cuenta de AMORTIZACIÓN ACUMULADA o AGOTAMIENTO ACUMULADO o en todo caso disminuir el valor del activo intangible o natural según sea el caso. Al igual que en las cuentas incobrables, este asiento es permitido por la Administración Tributaria y también disminuye las utilidades y por ende disminuye los impuestos sobre rentas del período. Existen varios métodos para depreciar activos pero la ley nacional costarricense permite solo el uso de los métodos de LÍNEA RECTA y el de SUMA DE DÍGITOS . Independientemente al método, la ley del impuesto sobre rentas aplica una tabla en cuanto a los años de vida útil promedio de una lista de activos entre los cuales anotaremos algunos con fines de ejemplificar y determinar los pasos que calcularemos más adelante en cuanto al uso de los métodos de depreciación. ACTIVO AÑOS DE VIDA ÚTIL Edificios de Cemento o metal 50 Edificios de Madera de Prima clase 25 Edificios de Madera de Segunda Clase 17 Equipo de aire acondicionado 10 Alarmas 10 Ascensores 15 114 Automóviles para uso de empresa 10 Autos de alquiler 3 Centrales telefónicas 10 Computadoras 5 Mobiliario y Equipo de Oficina 10 Estantería 10 El asiento general que se prepara para depreciar es el siguiente: 30-09 Gastos por depreciación xxxxx Depreciación acumulada de ..... xxxxx ------------xxxxxx--------- El valor que aplica es por el año completo o por la porción anual que se necesite. AJUSTES POR INGRESOS Y GASTOS YA REALES 3. AJUSTES POR INGRESOS ACUMULADOS: Se le llama Producto o Ingreso Acumulado a aquellos ingresos que ya se han devengado o ganado y al momento del ajuste no se ha recibido su pago. Entre estos podemos mencionar los intereses ganados, comisiones ganadas, ingresos por alquileres, ingresos por servicios, etc. Normalmente estos rubros no se han contabilizado por no haber recibido el valor del ingreso y al ajustarlos debemos reflejar la parte que pertenece a este período. Se les puede llamar también Ingresos por Cobrar. 115 Ejemplo: Un huésped ingresa por 8 días a nuestro hotel, el 28 de septiembre, y su cuenta por ¢52,000.00 será cancelada al finalizar su estadía. Al cierre fiscal del 30 de septiembre, hemos ganado realmente el valor de 2 días de hospedaje porque se ha ofrecido pero no hemos recibido el pago. Como es un ingreso generado dentro del período fiscal que estamos contabilizando es necesario ajustar los dos días y el resto queda para el siguiente período. (52.000 / 8) x 2 = 13.000 El asiento general para esta situación queda: 30-09 Ingresos Acumulados por hospedaje 13.000 Ingresos por hospedaje 13.000 ------------xxxxxx--------Otra forma de contabilizarlos sería: 30-09 Hospedaje por cobrar 13.000 Ingresos por hospedaje 13.000 ------------xxxxxx--------- En todos los casos de ingresos acumulados el asiento es similar, con la variante del monto y el tipo o nombre de cuenta que se aplica. CUANDO SE RECIBE EL PAGO Cuando recibimos el pago por el servicio se debe contabilizar la parte que no habíamos registrado como ingreso y se cierra o disminuye el Ingreso Acumulado. En nuestro caso recibimos efectivo y aplica: 06-10 Efectivo 52.000 116 Ingresos por hospedaje 39.000 Ingresos Acumulados por hospedaje 13.000 ------------xxxxxx--------- 4. AJUSTES POR INGRESOS ADELANTADOS: Son ingresos recibidos por adelantados pero no devengados totalmente como por ejemplo los intereses, comisiones, alquileres, etc. que al momento del ajuste nos han pagado por adelantado pero una parte está vencida en este período y otra pertenece al período siguiente. Este, como todos los demás ajustes, se prepara SOLO POR LA PARTE QUE PERTENECE AL PERIODO QUE SE ESTA TRATANDO, es decir, la parte CONSUMIDA. Por ejemplo, el caso de un cobro de intereses adelantados el 12 de cada mes, sucede que al 30 del mes, solo se han vencido 18 días en ese período, por lo que se ajusta solo la parte completamente ganada para que ésta quede reflejada en el período como el ingreso. Recordemos que en temas anteriores aprendimos a contabilizar ingresos adelantados y la cuenta tenía saldo original al haber (son pasivos), por tanto se ajusta al debe lo consumido. El asiento general que se prepara para ajustar ingresos adelantados es el siguiente: 30-09 Ingresos Adelantados por xxxxx Ingresos por xxxxx xxxxxx xxxxxx ------------xxxxxx--------- Ejemplo: El 20 de enero recibimos ¢180,000.00 mediante cheque, sobre 45 días de alquiler del local. El asiento que se realizó en ese momento fue: 117 20-01 Efectivo 180,000.00 Ingresos Adelantados por alquileres 180,000.00 ------------xxxxxx--------- Al corte del 30 de enero deben ajustarse 10 días que quedan realmente ganados a la fecha: (180,000.00 / 45) x 10 = 30-01 Ingresos Adelantados por alquileres 40,000 40.000 Ingresos por alquileres 40.000 ------------xxxxxx--------- 5. AJUSTES POR GASTOS ACUMULADOS: Los gastos acumulados están representados por rubros que hemos consumido o devengado pero no hemos pagados a la fecha del ajuste y pertenecen al período en contabilización entre los que podemos mencionar los gastos por intereses, comisiones, alquileres, sueldos, agua, luz, teléfono, salarios, seguros, etc. Representan un pasivo ya que se deben a la fecha de corte y por tanto se pueden denominar Gastos por pagar y tienen saldo original al haber. El asiento general para estos casos sería: 30-09 Gastos por xxxxxx Gastos acumulados por xxxxxx xxxx Xxxx ------------xxxxxx--------- 118 También puede realizarse así: 30-09 Gastos por xxxxxx xxxx xxxxxx por pagar xxxx ------------xxxxxx--------- Ejemplo: Supongamos que al cierre del 30 de abril debimos haber cancelado intereses por ¢28,650.00. Como son intereses devengados en ese período, entonces debe pasarse el gasto en esa fecha así: 30-04 Gastos por intereses 28,650.00 Gastos acumulados por intereses 28,650.00 ------------xxxxxx--------Otra forma de hacerlo sería: 30-04 Gastos por intereses 28,650.00 Intereses por pagar 28,650.00 ------------xxxxxx--------Al realizar el pago atrasado se registra: 03-05 Gastos acumulados por intereses 28,650.00 Efectivo 28,650.00 ------------xxxxxx--------O de utilizarse el método por pagar: 03-05 Intereses por pagar Efectivo 28,650.00 28,650.00 ------------xxxxxx--------- 119 6. AJUSTES POR GASTOS ADELANTADOS: Son gastos que por alguna razón hemos efectuado por anticipado en el período contable pero no están consumidos al corte, como los casos de: seguros, papelería, intereses, comisiones, alquileres, etc. El caso más común son las primas de seguros al INS que se cancelan por adelantado en una fecha determinada y cubre una cantidad determinada de meses. Si al cierre solo se ha vencido una parte, ésta se ajusta para dejar reflejado el gasto real en ese período. Asiento general: 30-09 Gastos por xxxxxx xxxxxx Gastos adelantados por xxxxxx xxxxxx ------------xxxxxx--------Ejemplo: El 23 de junio se cancelaron ¢90,000.00 mediante cheque por prima de seguros que cubre 3 meses. El 23 de junio se realizó el asiento así: 23-06 Gastos adelantados por seguros 90,000.00 Bancos 90,000.00 ------------xxxxxx--------Al cierre del 30 de junio ya se tienen 7 días de intereses completamente gastados: (90,000.00 / 90) 30-06 Gastos por intereses Gastos adelantados por intereses x 7 = 7,000.00 7,000.00 7,000.00 ------------xxxxxx--------- 120 Cuadro básico para contabilizar productos y gastos adelantados o acumulados Hay que tener muy presente, al ajustar, dos aspectos importantes: 1. Las cuentas de GASTOS siempre tienen saldo al debe, por lo tanto cuando se van a ajustar gastos adelantados o acumulados, la parte del gasto real SIEMPRE debe quedar al debe, como se pudo observar anteriormente en cada ejemplo, y como la parte vencida de los gastos adelantados o acumulados es GASTO REAL el asiento siempre será el Gasto contra en Gasto Acumulado o Gasto Adelantado. 2. Las cuentas de INGRESOS siempre tienen un saldo al haber, por lo que al ajustar ya sea los adelantados o los acumulados, la parte del ingreso devengado real SIEMPRE debe quedar al haber. Por tanto siempre el ajuste aplica como el Ingreso Acumulado o Adelantado contra el INGRESO REAL. El siguiente cuadro pretende aclarar esta situación y es importante su dominio para poder comprender el sistema de ajustes de operaciones ya sea que se haga al final de cada mes, bimestre, trimestre, o en todo caso un solo cierre anual al final del período fiscal legal. Cabe añadir que en Costa Rica no solo existe el período fiscal que va del 1 de octubre de un año al 30 de septiembre del año inmediatamente siguiente, sino que además, en algunos casos se aplica el año calendario u otro según disposición de Tributación Directa para una empresa específica que así lo necesite. 121 SALDOS DE CUENTAS DE INGRESOS Y GASTOS ADELANTADOS Y ACUMULADOS CUENTAS DEBE Ingresos Acumulados xxx Gastos Adelantados xxx HABER Gastos Acumulados xxx Ingresos Adelantados xxx NOTAS: * Una vez que se han pasado al Diario absolutamente todos los asientos de ajuste que se han realizado, la información se traslada al Libro Mayor y Auxiliar respectivo. * Los nuevos saldos del Libro Mayor arrojan como resultado los datos para confeccionar el BALANCE AJUSTADO. * Luego se continúa confeccionando el ESTADO DE RESULTADOS con base a las cuentas de Ingresos y Gastos (en una empresa de servicios) CIERRE DE OPERACIONES Después de haber mayorizado los ajustes, o sea, tener la información necesaria para presentar el BALANCE AJUSTADO y ya habiendo preparado el ESTADO DE RESULTADOS se procede a realizar los asientos de cierre o CIERRE DE OPERACIONES, con lo que se podrá determinar con mayor exactitud lo que se hizo en el período fiscal . Estos asientos son los que cierran las cuentas de resultados, es decir, saldan las ventas y sus elementos, el costo de ventas, los ingresos y los gastos que se han ganado y devengado (REALES) para determinar la utilidad o pérdida del período mediante la cuenta de PERDIDAS Y GANANCIAS cuyo objeto es agrupar todos los ingresos y gastos en una sola cuenta cerrando estos y determinando el resultado final. 122 Los asientos de cierre tienen cuatro objetivos básicos: 1. Obtener la utilidad bruta sobre ventas. 2. Saldar los gastos reales. 3. Saldar los ingresos reales. 4. Registrar el beneficio o pérdida del período. LOS ASIENTOS A REALIZAR EN DIARIO SERÍAN: 1. CIERRE DE INGRESOS 30-09 Ingresos por Comisiones xxxx Ingresos por Alquileres xxxx Ingresos por Servicios xxxx Ingresos por .............. xxxx Pérdidas y Ganancias xxxx “Cerrando ingresos del período” -----------xxxxx------------- Recordemos que los INGRESOS TIENEN UN SALDO ORIGINAL AL HABER por lo que al cerrarlos SE PASAN AL DEBE y quedan con saldo cero. LA CUENTA DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS depende del resultado de las demás cuentas, por lo que puede aparecer al debe o al haber. En este caso como las ventas estaban con saldo original al haber y los elementos de ventas con saldo al debe se pasan al lado contrario y la diferencia se anota en la cuenta de Pérdidas y Ganancias. 123 2. CIERRE DE GASTOS 30-09 Pérdidas y Ganancias xxxx Gastos por Comisiones xxxx Gastos por Intereses xxxx Gastos por Incobrables xxxx Gastos por Depreciación xxxx Gastos por ...................... xxxx “Cerrando gastos del período” -----------xxxxx------------- El orden de cierre de ingresos o gastos es indiferente, pero dado que hemos tomado primero el cierre de gastos recordemos que los GASTOS TIENEN UN SALDO ORIGINAL AL DEBE por lo que AL CERRARLOS SE PASAN AL HABER y quedan con saldo cero. 3. REGISTRO DE PÉRDIDA O GANANCIA DEL PERÍODO Al mayorizar la cuenta PERDIDAS Y GANANCIAS, el saldo que esta arroje, sea al debe o al haber, tiene un significado contable. Si se obtiene saldo DÉBITO nos enfrentamos entonces a una PÉRDIDA EN EL PERÍODO, y por el contrario ante un saldo CRÉDITO, la cuenta arroja GANANCIA EN EL PERÍODO. PERDIDAS Y GANANCIAS PERDIDA GANANCIA Si se obtiene una pérdida el asiento queda entonces: 124 30-09 Déficit del Período xxxxx Pérdidas y Ganancias xxxxx Contabilizando Pérdida del período ------------xxxxxx--------- Si se obtiene una ganancia, o sea, que la cuenta de Pérdidas y Ganancias quedó con saldo al haber, entonces se cierra esta cuenta contra la ganancia del período. 30-09 Pérdidas y Ganancias xxxxx Utilidad del Período xxxxx Contabilizando ganancia del período ------------xxxxxx--------De la ganancia del período surgen los impuestos de rentas y sobre el exceso restante se declaran los dividendos (dinero que se entrega a los socios como ganancias de éstos). Debe aclararse que en el caso de pérdidas del período ni se paga impuestos ni se declaran dividendos a los socios. EJEMPLO: Supongamos que el Hotel Rey en Playa Panamá, obtuvo una ganancia en el período fiscal finalizado el 30 de septiembre por ¢45,000.000, debe pagar ¢6,000.000 en impuestos sobre rentas y declara el 40% de las utilidades netas como dividendos. 30-09 Ganancia del Período Utilidad Neta del período Impuesto de rentas por pagar 45,000.000. 39,000.000 6,000.000 Registra impuesto de rentas y utilidad neta del período. ------------xxxxxx--------- 125 La GANANCIA DEL PERÍODO queda con saldo cero y queda reflejado tanto el impuesto de renta por pagar y la utilidad neta sobre la cual se determina el valor de los dividendos. Tanto los dividendos como el impuesto serán cancelados en el mes de diciembre (si el período fiscal es el normal). Los asientos independientes para declarar dividendos quedan: 30-09 Utilidad Neta del Período 39,000.000 Dividendos por pagar 15,600.000 Utilidades no distribuidas 23,400.000 “Declarando dividendos del período y pasando el resto a no distribuida.” ------------xxxxxx--------- Como se observa, la parte de la utilidad neta que no se reparte como dividendos se denomina Utilidades no Distribuidas. El día de pago de dividendos y del impuesto de rentas, se aplica: 15-12 Impuesto de rentas por pagar Dividendos por pagar Bancos 6,000.000 15,600.000 21,600.000 Cancelando impuestos y dividendos ------------xxxxxx--------Una vez preparados estos asientos, se mayorizan y entonces los saldos del mayor arrojan el BALANCE GENERAL, y para dejar claro el resultado de las operaciones se prepara también el ESTADO DE RESULTADOS (también llamado Estado de Pérdidas y Ganancias) para que se pueda entender tanto el resultado de las operaciones realizadas como los saldos de las cuentas reales (activo, pasivo y capital). 126 ESTADOS FINANCIEROS (Libro de Inventarios y Balances) El orden de presentación de los Estados Financieros aplica: 1. BALANCE INICIAL: Primer estado financiero que se prepara, el cual surge a raíz del asiento de apertura al iniciar la empresa. Consiste en determinar los débitos y créditos que surgen de este primer asiento y solo se prepara una vez en la historia de la compañía. Se anota el folio #2 del Primer Libro de Inventarios y Balances que lleva la empresa. 2. BALANCE POR SALDOS: Presenta la información obtenida de las cuentas del Mayor, debidamente saldadas y listas para ser ajustadas. Se puede obtener el momento que se necesite y es una guía para saber el estado de las operaciones comerciales a una fecha dada. 3. BALANCE AJUSTADO: Al Balance por Saldos se le aplican los ajustes necesarios para dejar las cuentas perfectamente actualizadas en cuanto a lo que está completamente devengado en el período, inventarios, costo de ventas, etc. Una vez mayorizados estos ajustes, el Libro Mayor presenta nuevos saldos que dan lugar al Balance Ajustado. 4. ESTADO DE RESULTADOS o de PÉRDIDAS Y GANANCIAS: Como ya se actualizaron todas las cuentas mediante el Balance Ajustado, éste presenta la verdadera información financiera y de allí tomamos las ventas, elementos de ventas, costo de ventas, ingresos y gastos reales y preparamos el Estado de Resultados o de Pérdidas y Ganancias para determinar la utilidad o pérdida obtenida en el período y además calcular (si resultan utilidades), los impuestos de renta y dividendos que se declaren. 127 5. BALANCE GENERAL ó ESTADO DE SITUACIÓN: Del Balance Ajustado se toman todas aquellas cuentas catalogadas como de resultados y con ellas se preparan los asientos de cierre, que al mayorizarlos dejan abiertas las cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio, así como la utilidad o déficit del período. 6. ESTADO DE CAPITAL o de UTILIDADES: Utiliza las cuentas de capital contable y utilidades retenidas del período para presentar la situación del dueño o socios al cierre. OPERACIONES PARA DETERMINAR LA UTILIDAD O DEFICIT En el Estado de Movimiento de Capital aparece una cuenta denominada “Utilidad del Período” Dicha cuenta es el resultado de llevar a cabo un procedimiento denominado “cierre de libros”, el cual consiste en llevar todas las cuentas nominales a cero. El proceso se puede llevar a cabo de dos formas: 1. Si usted ha aplicado el asiento de ajuste 7, esto es el cierre de las cuentas de inventario inicial, la introducción del inventario final y el cierre de los elementos de compras, deberá realizar sólo los asientos presentados abajo. Ahora en el balance de comprobación solo utilizará dos cuentas resultantes de dicho proceso el cual son: Inventario y Costo de Ventas 2. Pero si usted no utiliza el asiento de ajuste deberá incluirlos dentro del cierre de operaciones. Antes de incluirlos en el balance de comprobación le aparecerán todas las cuentas de los elementos de compras y el inventario inicial, como nota aparte deberá tener el valor del inventario final. Procedimiento 1. Se cierran los ingresos del período que al tener saldo al haber. Para cerrarlos pasan los saldos al debe por lo que su saldo final quedará en cero. Estas cuentas también se cierran contra la cuenta PÉRDIDAS Y GANANCIAS. 128 2. Sabemos que todos los gastos tienen saldo al debe. Por lo tanto para cerrarlos los saldos deben aparecer ahora al haber por lo que su saldo final quedará en cero. Estas cuentas se cierran contra la cuenta PERDIDAS Y GANANCIAS 3. Se cierra la cuenta de Pérdidas y Ganancias de la siguiente forma:  Si el saldo de la cuenta de Pérdidas y Ganancias está al debe significa que hay una pérdida o déficit por lo que se cierra al haber, al debe anotamos la cuenta DÉFICIT DEL PERÍODO.  Si el saldo está al haber significa que hay una utilidad por lo que se cierra al debe y al haber anotamos la cuenta UTILIDAD DEL PERIODO. Lo anterior implica que se continúa el proceso de Diarización. Mayorización y Balances normales en los mismos libros de la siguiente manera. ASIENTOS DE CIERRE DE OPERACIONES 15 04 4201- Ingresos por Servicios 18 788.000 4202- Ingresos por Comisiones 19 18.000 5101- Pérdidas y Ganancias 20 806.000 Cerrando ingresos del período -------------xxxxxx----------------------- 15 04 5101- Pérdidas y Ganancias 20 226.700 4101- Gastos por Comisiones 10 8.700 4102- Gastos por Alquileres 11 100.000 4103- Gastos por Papelería 12 6.000 4104- Gastos por Artículos de Limpieza 13 3.000 4105- Gastos por Electricidad 14 5.000 4106- Gastos Telefónicos 15 12.000 4107- Gastos por Agua 16 2.000 129 4108- Gastos por Salarios 17 90.000 Cerrando los gastos del período ----------------xxxxxx-----------------15 04 5101- Pérdidas y Ganancias 20 3102- Utilidad del Período 579.300 21 579.300 Dando entrada a la utilidad del período. --------------------xxxxx------------------- En el Libro Mayor aparecen ahora dos nuevas cuentas así: 5101- Pérdidas y Ganancias 20 ______________________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ 15 04 Diario General 5 806.000 15 04 Diario General 5 226.700 579.300 15 04 Diario General 5 579.300 ------------------- 3102- Utilidad del Período 806.000 21 ______________________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ 15 04 Diario General 5 579.300 579.300 130 NOTA ESPECIAL: Todo el proceso de la columna de folio tiene como objetivo lo que se denomina CONTROL CRUZADO y se puede verificar fácilmente. OPERACIONES ESPECIALES EL IMPUESTO DE VENTAS      La legislación tributaria costarricense determina como obligatorio el que una lista de productos y servicios se les incluya el Impuesto General sobre las Ventas, el cual en la actualidad se calcula en un 13% sobre el valor final de venta de los bienes. La entidad comercial que venda este tipo de bienes, tiene la obligación de presentar al consumidor el precio con el impuesto sobre las ventas ya incluido, para que así se pueda conocer exactamente la cantidad que se va a pagar por lo que se está obteniendo. Aquellos artículos sobre los que se aplica este tributo se conocen con la denominación de BIENES GRAVADOS, como el caso de: lavadoras, refrigeradoras, ropa, perfumería, cosméticos, artículos de lujo, servicios de hospedaje en hoteles y afines, servicios de restaurante y bebidas alcohólicas, entre otros. Por otro lado, todos los bienes que no aplican a éste son llamados EXENTOS, entre los que se pueden mencionar: vegetales, frutas, verduras, medicamentos del cuadro básico según la Caja Costarricense de Seguro Social, artículos escolares básicos. etc. Su nombre da la impresión de ser un tributo solo de aplicación sobre la venta pero se da también sobre lo que se compra (ya que existe alguien que lo vende) y en el caso de la contabilidad se anotan registros en ambas situaciones con el mismo valor porcentual, lo que quiere decir que al comprar lo pagamos y al vender lo cobramos. Por otro lado, es necesario dejar bien planteado el hecho de que el comerciante que paga impuesto de ventas por las compras gravadas que realiza, que luego cobra al vender (obviamente a un precio mayor que el de compra) no se beneficia con el remanente obtenido 131 sino que debe pagarlo posteriormente al Fisco. En esta situación, la empresa actúa como AGENTE DE RETENCIÓN, concepto que conoceremos más adelante. ¿Cómo se contabilizan las mercaderías gravadas cuando se utilizan para ser revendidas? 1. Cuando se realiza una operación de esta índole debe tenerse en cuenta, si el precio de la mercancía lleva o no incluido el impuesto de ventas. 2. Si a los bienes, por alguna razón, no llevan incluido el impuesto se hace necesario calcularlo multiplicando . el precio ofrecido por el 13%. Ejemplo: Una compra de mercaderías de ¢200.000 que no incluye I.V. = Compra: Impuesto : 200.000 x 0,13 ¢ 200.000 = ¢ 26.000 3. Si los bienes se obtienen a un precio que lo lleva incluido (I.V.I.), se debe determinar tanto el valor de la mercancía como el del impuesto, separando ambos valores. Para obtener el valor real de la compra se aplica la siguiente fórmula: VALOR IVI / (1 + % Impuesto). ¿Cómo se registran las ventas cuando las compras son gravadas? En estos casos se lleva a cabo el mismo procedimiento que se explicó anteriormente para las compras ¿Cómo contabilizar las compras de bienes cuando son para uso del negocio? En los casos de que una empresa obtenga bienes que serán utilizados por la misma, ocurre que independientemente a que estén gravados o no, se obvia el registro de una cuenta aparte para el impuestos de ventas, ya que en estos casos la "compra" se toma como una adquisición de ACTIVOS ya que estos pasan a ser propiedad de la firma. Ejemplo: 132 Se obtiene una máquina con valor de ¢3.028.400 IVI pagando al momento ¢1.028.400 mediante cheque y el resto con documento a corto plazo. Como se trata de un artículo comprado para uso de la empresa no es necesario registrar el impuesto por separado sino que se le agrega el monto al valor de la máquina y se realiza el siguiente asiento: Maquinaria 3.028.400 Bancos 1.028.400 Documentos por pagar 2.000.000 ------------xxxx------------ Ventas de activos gravados con I.V. Se vende un automóvil que acabado de comprar por el cual pagamos ¢3.390.000 IVI y no hemos usado. La venta se realiza al contado al mismo precio de compra. Bancos Vehículos 3.390.000 3.390.000 ------------xxxx------------ Como nota adicional se hace necesaria anotar que como en la compra venta de activos no se aplican registros en la cuenta del impuesto sobre ventas, estos montos tampoco son tomados en cuenta para efectos de determinar débitos y créditos fiscales. 133 ¿Quién es un agente de retención o percepción tributaria?    El Código de Normas y Procedimientos Tributarios de Costa Rica anota que "son AGENTES DE RETENCIÓN O PERCEPCIÓN, las personas designadas por la ley, que por sus funciones públicas o por razón de su actividad, oficio o profesión, intervengan en actos u operaciones en los cuales deba efectuar la retención o percepción del tributo correspondiente". En otros términos, podemos definirlos como las personas a quienes la ley les otorga la potestad de cobrar tributos a nombre del Fisco. Para el caso que nos preocupa en este momento se aplica sobre quienes celebran transacciones comerciales con mercancías gravadas tanto en sus compras como en sus ventas, para lo que necesitan mantener dentro de su manual de cuentas y sus registros contables, una cuenta especial independiente para este impuesto. la cual debe manejarse de la siguiente manera: a. Al contabilizar una compra de mercancías gravadas que serán utilizadas para ser vendidas. se anota un DÉBITO en la cuenta IMPUESTO DE VENTAS POR PAGAR por el valor obtenido en este rubro. b. Cuando se registra una venta de mercancías gravadas, la cuenta del impuesto sobre ventas se afecta como un CRÉDITO por el valor respectivo. c. Si al realizar el corte contable mensual, esta cuenta arroja un saldo al DEBE, quiere decir que la empresa ha pagado en sus compras, un valor superior al que ha cobrado en sus ventas, por este impuesto ya que siempre que se debita la cuenta es porque hay compras gravadas y por tanto significa que hemos realizado un pago de impuestos. Esta situación se define como un CRÉDITO FISCAL, lo que significa que en ese mes no se tendrá que cancelar al Fisco ningún monto sino que se tiene derecho a continuar la cuenta hasta que se encuentre con saldo al Haber. d. Si al corte mensual, la cuenta de Impuesto de Ventas tiene saldo al HABER, con encontramos con que en las transacciones de ese período la empresa ha cobrado en sus ventas, un monto superior al que ha pagado por sus compras, por efecto del impuesto. A esto se le denomina como un DÉBITO FISCAL y significa que en ese mes se debe pagar ese saldo de cuenta al Fisco ya que hemos cobrado más 134 impuestos de los pagados y por tanto mantenemos en nuestra contabilidad una suma de dinero perteneciente a Tributación, lo que implica que es del gobierno, mediante el Ministerio de Hacienda, quien obtiene el beneficio final del tributo en cuestión. IMPUESTO DE VENTAS POR PAGAR Se debita por el valor Se acredita por el valor del impuesto pagado del impuesto cobrado por compras gravadas por ventas gravadas CRÉDITO FISCAL DÉBITO FISCAL El procedimiento de control para esta cuenta se realiza llevando a cabo cortes contables al último día de cada mes y una vez obtenido el saldo se realiza la declaración necesaria, independientemente a que se tenga que pagar impuestos (si la cuenta salda al haber), o que se tenga derecho a un crédito fiscal (si el saldo de la cuenta queda al debe). En el caso de un débito fiscal no solo se debe declarar el impuesto sino que además se debe hacer la cancelación monetaria respectiva, que se permite realizar dentro del mes inmediatamente siguiente al corte. CÁLCULO DEL IMPUESTO CUANDO EXISTEN DESCUENTOS O REBAJAS EN LA TRANSACCIÓN : Si al comprar o vender mercaderías gravadas existe de por medio un descuento o una rebaja, se debe entender que éstos se deben aplicar sobre el nuevo valor de la mercadería, excluido de este el impuesto de ventas. Luego sobre el nuevo valor que resulta se calcula el nuevo monto del tributo, que obviamente será menor porque el valor real de la compra o venta también es menor. 135 Como ejemplo, supongamos una venta de mercancía gravada por ¢113.000 IVI. pagarán en efectivo ofrecemos un 4% de descuento. Como nos VALORES ORIGINALES Venta: 113.000 / Impuesto: 100.000 x 1,13 0,13 = ¢100.000 = ¢ 13.000 NUEVOS VALORES Descuento: 100.000 x 0,04 = ¢ 4.000 Venta: 100.000 - 4.000 = ¢96.000 Impuesto: 96.000 x 0,13 = ¢12.480 Contabilización de Intereses Vencidos Los asientos para estas situaciones son muy sencillos porque se registran como gastos o ingresos dependiendo de las siguientes opciones que presentan: A. Cuando el interés se aplica sobre efectos a pagar: En estos casos el valor de los intereses representa un gasto al estar vencidos y cuando se van a cancelar se realiza el siguiente asiento: Gastos por intereses Bancos o Efectivo Cheque #xxxx. xxxxxx xxxxxx BCR. ------------xxxx------------ B. Cuando el interés se aplica sobre efectos a cobrar: Aquí el valor de los intereses representa un ingreso al estar vencidos y al cobrarlos se registran así: 136 Bancos o Efectivo xxxxxx Ingresos por Intereses xxxxxx Cheque #xxxx ------------xxxx------------ Asientos de Gastos Adelantados Un gasto adelantado se presenta en aquellas situaciones donde realizamos pagos por rubros que contablemente representan gastos, pero que a la fecha en que los estamos cancelando sucede que no ha habido un vencimiento o no se ha realizado el gasto real, como el caso de intereses, comisiones, seguros, salarios, papelería, artículos de aseo. etc. En algunas cuentas es eminentemente necesario que el gasto deba realizarse por adelantados ya sea: a. Porque la otra empresa lo impone entre sus políticas como sucede con las primas por seguros del INS, documentos por pagar con imposición de intereses adelantados, anuncios publicitarios. etc. b. Cuando nuestra empresa compra ciertos artículos que necesita para funcionar pero que por sus características se consideran gastos, entre los que pueden anotarse la papelería, artículos de oficina, estampillas de correo, artículos de aseo. etc. c. Cuando se nos solicita llevar a cabo el gasto por adelantado y accedemos a manera de favor como en los casos de adelantos salariales, comisiones o intereses. Pero, sin importar el tipo de transacción de que se trate, al registrar el asiento contabilizamos un débito a la cuenta en adelanto contra un crédito a la cuenta que representa la forma de pagarlo: Gastos adelantados por ______ Bancos o Efectivo xxxxxx xxxxxx ------------xxxx------------ 137 La cuenta de gastos adelantados representa un ACTIVO ya que aunque se ha entregado el dinero por el rubro respectivo, al no estar vencido se convierte en una especie de cuenta por cobrar y por tanto es de nuestra propiedad. EJEMPLO: se entregan cheques para adelantar ¢19.600 por comisiones a un vendedor ¢50.000 para cancelar papelería y ¢10.000 de adelanto salarial a un empleado. Gasto Adelantado Comisiones 19.600 Papelería y Útiles Oficina 50.000 Adelantos Salariales 10.000 Bancos 79.600 ------------xxxx------------ Contabilización de Ingresos Adelantados Suceden al momento en que se recibe dinero por algún rubro que no ha vencido a la fecha, bajo las mismas circunstancias que los gastos adelantados. El registro contable de estos ingresos recibidos antes de su vencimiento se aplica mediante el siguiente asiento: Bancos o Efectivo Ingresos Adelantados por _____ xxxxxx xxxxxx Cheque #xxxx ------------xxxx------------ 138 Aquí, al haber recibido dinero adelantado por algo que a la fecha del recibo no ha sido realmente ganado, sucede que mientras no se haya vencido es algo así como una cuenta por pagar y por tanto representa un PASIVO. EJEMPLO: se recibe un cheque por ¢17.450 por 2 meses de intereses adelantados sobre documento por cobrar de A. Marchena. Efectivo 17. 450 Ingreso Adelantado Intereses 17.450 ------------xxxx------------ Situaciones donde una parte del ingreso o gasto esta vencido y la otra no lo está En ocasiones, recibimos o pagamos rubros a manera de cuentas adelantadas pero una parte de estas ya está vencida. Ante ello se contabiliza la parte vencida como gasto o ingreso y la no vencida como adelantada. EJEMPLO 1: Si se trata de gastos El monto mensual de intereses que se cancela sobre un documento por pagar es de ¢30.000 y vence el 10 de cada mes por adelantado. Prepare el asiento si este mes tuvimos un atraso y cancelamos en efectivo el importe el día 15. Pagar ¢30.000 al mes significa que por día se vencen ¢1.000 y por tanto si se paga el 15 del mes y vencía el día 10 quiere decir que existen 5 días que se pagan vencidos y 25 adelantados: Gasto Adelantado Intereses Gastos por intereses Efectivo 25.000 5.000 30.000 ------------xxxx------------ 139 EJEMPLO 2: Si se trata de ingresos Se recibe un cheque por ¢45.000 en comisiones de las cuales solo el 40% están vencidas. El 40% vencido se registra como ingreso real y el 60% sin vencimiento es adelantado: Efectivo 45.000 Ingresos por comisiones 18.000 Comisiones recibidas adelanta. 27.000 ------------xxxx------------ FLETES SOBRE COMPRAS Cuando una empresa realiza operaciones de compras y no posee medios propios para transportar la mercancía hasta sus instalaciones, se hace necesario incurrir en gastos adicionales para llevar a cabo esta tarea, ya sea que se contrate el servicio de una empresa dedicada a la carga o que nuestros proveedores nos faciliten el transporte y nos cobren una cantidad adicional, debemos registrar este rubro en una cuenta especial que denominaremos FLETES SOBRE COMPRAS. El asiento que se prepara es muy fácil ya que al representar un gasto, siempre que debamos pagar por fletes la cuenta se va a debitar. Ejemplo: Se entregan ¢11.400 en efectivo para cancelar los fletes en la compra de mercadería. Fletes sobre Compras Efectivo 11.400 11.400 Factura #12134 ------------xxxx------------ 140 FLETES SOBRE VENTAS En casos especiales, al vender mercaderías nos encargamos de entregarla al cliente y nuestra empresa carga con el costo de estos fletes. Como cuenta, representa un gasto y por tanto debe contabilizarse como un débito cada vez que se realice una transacción de esta índole y el asiento queda de la siguiente manera: Ejemplo: Se entrega un cheque por ¢10.000 a una empresa de fletes para cancelar el transporte de mercadería vendida. Fletes sobre ventas Bancos 10.000 10.000 Cheque #____. Factura # _____ ------------xxxx------------ FLETES SOBRE COMPRAS Y VENTAS INTERNACIONALES En el caso de compras y ventas internacionales al adquirirse un producto siempre existe un costo de embarque el cual será pagado por el comprador o por el vendedor según se haya acordado antes de la transacción. Esto convenios de embarque se conocen como Incoterms (términos internacionales de transporte). Se encuentran en las facturas cuando se vende o compra del exterior. Libre a bordo (L.A.B. punto de embarque) significa que el comprador está de acuerdo en pagar todos los costos de envió. FOB (libre dentro del embarque) Libre a bordo (L.A.B. punto destino) significa que el vendedor está de acuerdo en pagar todos los costos de envió CIF (costo seguro y flete) 141 En materia de negocios todo es negociable y los fletes no son la excepción por tanto se debe tener cuidado de lo siguiente: La transacción se hace CIF (destino) ¿a quién le corresponde pagar el flete y seguro? R/ al vendedor, pero en la negociación lo paga el comprador. Por tanto en los registros contables del comprador se puede crear una cuenta por pagar como disminución a la deuda (se supone que es a crédito). La transacción se hace FOB. ¿A quién le corresponde pagar el flete y seguro? R/ al comprador, pero en la negociación lo paga el vendedor, esto representa un incremento a la cuenta por cobrar del cliente al cual se le realizó la venta. La transacción es FOB (destino), el comprador paga, el registro contable lo hace a “Fletes s/compras al exterior” La transacción es CIF (destino), el vendedor paga, el registro contable lo hace a “Fletes s/ventas al exterior” Registro Contable de Devoluciones En algunas ocasiones devolvemos mercancías compradas o nos devuelven mercancías de las vendidas ya sea por defectos, por entregas equivocadas o cualquier otra razón. El documento que se usa se denomina Nota de Débito y Nota de Crédito. En estos casos no se disminuyen las cuentas de Compras o Ventas sino que afectamos cuentas específicas para dejar registrada la transacción de devolución. DEVOLUCIONES EN COMPRAS Una devolución sobre compras representa un ingreso ya que vamos a recibir algo a cambio de la entrega de mercaderías a nuestro proveedor y por tanto se registra al Haber. Como cuenta, los nombres más comunes que utilizan las empresas son los de DEVOLUCIONES SOBRE COMPRAS o COMPRAS DEVUELTAS. La cuenta que se debita al devolver mercadería comprada depende de lo que se haya recibido y las situaciones más frecuentes son: 142 a. Se recibe el valor de la devolución en efectivo o cheque: Efectivo xxxxxx Devoluciones sobre compras xxxxxx ------------xxxx------------ b. Se recibe una promesa de pago o una futura remesa de la mercadería porque no la tienen en inventario. Cuentas por cobrar xxxxxx Compras Devueltas xxxxxx ------------xxxx------------ c. Nos entregan mercadería a cambio: En este caso no se realiza asiento ya que se ha recibido lo mismo que se ha devuelto y por tanto no hay necesidad de contabilizar la transacción ya que realmente no ocurrió nada. El cambio se realiza en los controles de inventarios. d. Nos disminuyen la cuenta o documento por pagar que tenemos con ese proveedor. Cuentas por pagar Devoluciones sobre compras xxxxxx xxxxxx ------------xxxx------------ 143 DEVOLUCIONES EN COMPRAS GRAVADAS CON EL IMPUESTO SOBRE VENTAS Si la devolución realizada implica que la mercadería es gravada con el impuesto sobre ventas, debe registrarse también esta cuenta. Recordemos que al momento de comprar debitamos el impuesto, por lo que al devolver la mercancía comprada, entonces debemos aplicar un crédito a la cuenta. Ejemplo 1: Se devuelven mercaderías compradas por valor de ¢56.500 IVI recibiendo a cambio una promesa de pago. Cuentas por cobrar 56.500 Compras Devueltas 50.000 Impuesto de ventas por pagar 6.500 ------------xxxx------------ Ejemplo 2: Devolvemos mercaderías compradas en ¢124.300 IVI y se recibe a cambio la mitad en mercaderías y la otra mitad disminuye nuestra deuda con el proveedor mediante documento. Por la parte que nos entregan mercaderías no se hace ningún registro pero por los otros ¢62.150 IVI se registra: Documentos por pagar 62.150 Devoluciones sobre compras 55.000 Impuesto de ventas por pagar 7.150 ------------xxxx------------ 144 DEVOLUCIONES EN VENTAS Cuando se recibe una devolución de mercaderías de las que habíamos vendido, se presenta una pérdida o gasto en la transacción ya que la venta original era un ingreso para nuestra empresa y es por ello que la cuenta que de devolución debe ser registrada al debe y los nombre más utilizados para ésta son DEVOLUCIONES SOBRE VENTAS o VENTAS DEVUELTAS. Las cuentas que se acreditan en estos casos aplican de manera similar a las de compras pero al revés, ya sea: Cuentas por pagar, Documentos por pagar, Efectivo, Bancos o una disminución a cuentas o documentos por cobrar. En el caso de que le entreguemos al cliente mercadería a cambio de la devolución no se contabiliza asiento. Ejemplo: Nos devuelven mercaderías exentas del IV por ¢121.000 y entregamos mercancías por ¢41.000 y disminución de cuenta a cobrar por el resto. Se registra solo la disminución de cuenta ya que por la mercadería entregada no se aplica asiento. Devoluciones sobre ventas 80.000 Cuentas por cobrar 80.000 ------------xxxx------------ DEVOLUCIONES EN VENTAS GRAVADAS CON EL IMPUESTO SOBRE VENTAS Ejemplo 1: Nos devuelven mercaderías por valor de ¢67.800 IVI y prometemos pago. Ventas Devueltas Impuesto de ventas por pagar Cuentas por pagar 60.000 7.800 67.800 ------------xxxx------------ 145 Ejemplo 2: Nos devuelven mercaderías por ¢133.340 IVI y se entrega a cambio mercaderías valoradas en ¢31.640 IVI, el resto mediante cheque. Por la parte que nos entregan mercaderías no se hace ningún registro pero por los otros ¢101.700 IVI se registra: Devoluciones sobre ventas 90.000 Impuesto de ventas por pagar 11.700 Bancos 101.700 ------------xxxx------------ Uso de Tarjetas de Crédito y Débito El mundo de hoy se caracteriza por el uso de altas tecnologías y cada vez mayor cantidad de medios que hacen posible realizar transacciones en menor tiempo y de manera más efectiva; entre lo que incluimos las denominadas tarjetas de crédito, cuyo uso se ha ido generalizando vertiginosamente y representan un medio bastante amplio para realizar compras y ventas. Para poder obtener y utilizar estas tarjetas es necesario cumplir una serie de requisitos que dependen de cada una de las muchas empresas a nivel nacional dedicadas a su oferta. Una vez obtenida la tarjeta se nos asigna un límite de crédito que consiste en el valor máximo que podemos utilizar para financiar necesidades que se van cancelando mensualmente por medio de un monto determinado que vaya disminuyendo tanto el capital utilizado como los intereses, casi siempre bastante elevados en sus condiciones. Del otro lado, las empresas que aceptan realizar ventas por medio de tarjetas también deben pagar al emisor un porcentaje de lo vendido, a manera de comisión por el uso del sistema. Lo anterior nos lleva a anotar que estos emisores obtienen sus ingresos tanto del usuario de la tarjeta (llamado tarjeta habiente) por concepto de intereses y por el valor de la tarjeta así como de los vendedores por medio de las comisiones que les cobra. Contablemente vamos a subdividir las operaciones tanto para el tarjeta habiente como para el comerciante afiliado: 146 REGISTROS DEL TARJETAHABIENTE Cuando se recibe el estado de cuenta mensual se registran los valores de las compras que hemos realizado, los intereses que nos cobran en ese período y el pago realizado como abono a cuenta. EJEMPLO: Se utiliza la tarjeta VISA - BCR por un monto de ¢209.050 de los cuales ¢163.850 se aplican como compra de mercaderías IVI. ¢20.000 en artículos de aseo y el resto en papelería. Compras 145.000 Impuesto de ventas por pagar 18.850 Artículos de Aseo 20.000 Papelería y Útiles de Oficina 25.200 Cuentas por pagar tarjetas 209.050 ------------xxxx------------ Al recibir el estado de cuenta nos incluyen intereses vencidos por ¢17.000 Gastos por intereses 17.600 Intereses por pagar 17.600 ------------xxxx------------ Al realizar el pago del mes se emite cheque en ¢165.000 y se registra así: Cuentas por pagar tarjetas Intereses por pagar Bancos 147.400 17.600 165.000 ----------xxxxx--------147 Como se observa, en el pago realizado se aplica la cancelación total de los intereses y el remanente se aplica a la cuenta por pagar. REGISTROS DEL AFILIADO Para el comercio afiliado se aplica un sistema diferente ya que en cuanto el emisor recibe los documentos de cobro emite el pago correspondiente ya descontado las comisiones que le pertenecen. EJEMPLO: Nuestra empresa realizó ventas por medio de tarjetas de Matic en ¢623.760 IVI. Cuentas por cobrar tarjetas 623.760 Ventas 552.000 Impuesto de ventas por pagar 71.760 ----------xxxxx--------- Cuando se recibe el pago por parte de Matic. Que descuenta un 5.5% de comisiones se diariza así: RECIBIDO: 623.760 / 1.055 = COMISIONES: 591.241.70 Efectivo Gastos por comisiones Cuentas por cobrar tarjetas 594.057.15 x 0.05 = 29.702.85 594.057.15 29.702.85 623.760.00 ----------xxxxx--------- TARJETAS DE DÉBITO Lo que diferencia una tarjeta de débito de otra de crédito es que la primera implica que el usuario mantiene una cantidad de dinero en una cuenta corriente o de ahorros por lo que al momento de realizar una transacción mediante su tarjeta se realiza un asiento normal como si estuviera saliendo de la cuenta Bancos o Efectivo. 148 En el caso del comerciante afiliado se aplica la misma situación que la tarjeta de crédito ya que la entidad emisora le cobra la comisión por servicios. Descuentos y Rebajas Las operaciones comerciales donde se aplican descuentos y rebajas implican normalmente que el pago por la compra o venta realizada se ha hecho por medio de efectivos o cheques y en ciertos casos, algunas empresas ofrecen descuentos a sus clientes que pagan dentro de ciertas condiciones sus operaciones al crédito. En algunas ocasiones se definen cuentas independientes para descuentos y para rebajas diferenciando estas en que el descuento implica un valor porcentual y las rebajas un monto específico monetario. Por tanto, es posible utilizar 3 nombres de estas cuentas si se aplica el sistema descrito y estas son: DESCUENTOS SOBRE COMPRAS. REBAJAS SOBRE COMPRAS o REBAJAS Y DESCUENTOS SOBRE COMPRAS. Por ejemplo, diríamos que nos aplican un descuento del 4.5% o una rebaja de ¢4.500. Para calcular descuentos, simplemente se le aplica el porcentaje sobre el valor de la compra o venta realizada. DESCUENTOS Y REBAJAS EN COMPRAS DE MERCADERÍAS EJEMPLO 1: Descuentos en Compras Exentas Se compra mercancía exenta por ¢430.000 y al pagarla mediante cheque obtenemos un 5% de descuento. VALOR ORIGINAL: DESCUENTO: 430.000 430.000 x 0.05 = 21.500 VALOR A PAGAR: 408.500 En este caso al tratarse de un descuento en compras se registra la cuenta como un crédito ya que representa un ingreso para la empresa. Compras Bancos Descuentos sobre compras 430.000 408.500 21.500 ----------xxxxx--------149 EJEMPLO 2: Rebajas en Compras Exentas Se compra mercancía exenta por ¢300.000 y al pagarla mediante cheque obtenemos rebaja por ¢15.000 VALOR ORIGINAL: 300.000 REBAJA: 15.000 VALOR A PAGAR: 285.000 Compras 300.000 Bancos 285.000 Rebajas sobre compras 15.000 ----------xxxxx--------- DESCUENTOS Y REBAJAS EN COMPRAS DE ACTIVOS Cuando se compran activos, se registran al valor que se ha pagado realmente, es decir su precio menos el descuento y por tanto no se anota la cuenta del descuento. EJEMPLO: Descuentos o Rebajas en Compras de Activos Se compra mobiliario en ¢400.000 y por pagar mediante cheque obtenemos un 4% de descuento. VALOR ORIGINAL: DESCUENTO: 400.000 400.000.00 x 0.04 = 16.000 VALOR A PAGAR: Mobiliario y Equipo Bancos 384.000 384.000 384.000 ----------xxxxx--------- 150 DESCUENTOS Y REBAJAS EN COMPRAS DE MERCADERÍA GRAVADA Si la mercadería incluye impuesto sobre ventas. el descuento o rebaja se aplica sobre el valor real de la mercancía, es decir que si en la operación se lleva control del impuesto de ventas es necesario desglosar el monto, obtener lo que vale la mercancía, se aplica el descuento y luego por el nuevo valor neto se vuelve a aplicar el impuesto. EJEMPLO: (utilizando una sola cuenta de Rebajas y Descuentos) Se compra mercancías en ¢452.000 IVI y nos aplican 4.5% de descuento por pagar con cheque. MERCANCÍA: 452.000 / 1,13 = DESCUENTO: 400.000 x 0,045 = 400.000 18.000 MERCANCÍA NETA: I.V.: 382.000 382.000 x 0,13 = Compras Impuesto de ventas por pagar Desctos. y Rebajas en compras Bancos 49.660 400.000 49.660 18.000 431.660 ----------xxxxx--------- DESCUENTOS Y REBAJAS EN VENTAS Su aplicación es similar al descuento o rebaja en compras con la diferencia de que en éste la cuenta representa un Gasto ya que somos nosotros los que ofrecemos el descuento o rebaja. 151 EJEMPLO 1: Descuentos en Ventas Exentas Se vende mercancía exenta por ¢330.000.00 y como nos pagan con cheque ofrecemos un 4% de descuento. VALOR ORIGINAL: DESCUENTO: 330.000 330.000 x 0.04 = 13.200 VALOR A COBRAR: 316.800 En este caso al tratarse de un descuento en ventas se registra la cuenta como un crédito ya que representa un gasto para la empresa. Efectivo 316.800 Descuentos en ventas 13.200 Ventas 330.000 ----------xxxxx--------- EJEMPLO 2: Rebajas en Ventas Exentas Se vende mercancía exenta por ¢150.000 y al recibir cheque aplicamos rebaja por ¢7.000 VALOR ORIGINAL: REBAJA: VALOR A COBRAR: Efectivo Descuentos en ventas Ventas 150.000 7.000 143.000 143.000 7.000 150.000 ----------xxxxx--------- 152 EJEMPLO 3: Descuentos o Rebajas en Venta de Activos Cuando se va a vender un activo ofreciendo rebaja o descuento debe tenerse presente que la cuenta original del activo tiene que cerrase completamente, por lo tanto, el valor de esta disminución en el precio se pasa como una pérdida ya que de lo contrario no saldarán correctamente las cuentas pues si tenemos un activo debitado en ¢100.000 y lo vendemos en ¢95.000 aplicaremos un débito en efectivo por el dinero recibido y un crédito al activo por su valor para que la cuenta quede cerrada y quedará una diferencia de ¢5.000 que es el valor del descuento o rebaja. Se vende vehículo en ¢2.400.000 mediante cheque con rebaja por ¢100.000. VALOR ORIGINAL: REBAJA: VALOR A COBRAR: Bancos Pérdida en Venta de Activo Vehículos 2.400.000 100.000 2.300.000 2.300.000 100.000 2.400.000 ----------xxxxx--------- La parte correspondiente a la disminución en el precio se pasa como una Pérdida en Venta de Activos dado que una cuenta específica para la rebaja o descuento ofrecido solo se afecta cuando se trata de compras o ventas de mercaderías. 153 EJEMPLO 4: Descuentos o Rebajas en Ventas Gravadas Se vende mercancías en ¢587.600 IVI y se aplica 5% de descuento por recibir cheque. MERCANCÍA: 587.600 / 1.13 = 520.000 DESCUENTO: 520.000 x 0.05 = 26.000 MERCANCÍA NETA: I.V.: 494.000 494.000 x 0.13 = Efectivo Rebajas y Descuentos en ventas Impuesto de Ventas por pagar Ventas 64.220 625.820 26.000 64.220 587.600 ----------xxxxx--------- DESCUENTOS SUCESIVOS Consisten en que al realizar una transacción existe más de un descuento como el caso de que la mercadería tenga defectos, promociones especiales por día específico. etc. Para calcular el descuento sucesivo se va tomando como base el valor que queda del descuento anterior, es decir, se toma el valor original y se le aplica el primer descuento. El valor que resulta de lo anterior se multiplica por el nuevo porcentaje y así sucesivamente hasta obtener el valor de compra o venta y la suma de los descuentos sucesivos toman el monto de la cuenta respectiva. Contablemente tiene la misma aplicación que hemos estudiado en los casos anteriores tanto para compras como para ventas de cualquier tipo. 154 EJEMPLO: Un artículo tiene un valor de ¢180.800 IVI y se aplica 4% por ser día de las madres. promoción y como se le encuentra un pequeño defecto se aplica un 4% adicional: 3% por estar en VALOR ORIGINAL: 180.800 / 1,13 = 160.000 DESCUENTO - MADRES: 160.000 x 0,04 = 4.800 NUEVO VALOR: 160.000 - 4.800 = 155.200 DESCUENTO - PROMOC.: 155.200 x 0,03 = 4.656 NUEVO VALOR: 155.200 - 4.656 = 150.544 DESCUENTO - DEFECTO: 150.544 x 0,04 = 6.021,75 VALOR FINAL: 150.544 - 6.021,75 = 144.522,25 IMPUESTO DE VENTAS: 144.522.25 x 0,13 = 18.787,90 La suma de los descuentos resulta en ¢15.477,75 ASIENTO SI SE TRATARA DE UNA COMPRA Compras Impuesto de ventas por pagar Descuentos sobre compras Bancos 160.000,00 18.787,90 15.477,75 163.310,15 ----------xxxxx--------- 155 ASIENTO SI SE TRATARA DE UNA VENTA Efectivo 163.310,15 Descuentos sobre ventas 15.477,75 Impuesto de ventas por pagar 18.787,90 Ventas 160.000,00 ----------xxxxx--------- DESCUENTOS POR PRONTO PAGO Como se anotó en páginas anteriores, algunas empresas ofrecen ciertas condiciones de descuentos en sus créditos como un medio de hacer más rápido el proceso de recuperación del dinero que otros le deben. Para ello aplican porcentajes de descuentos si la cuenta se recibe antes de su vencimiento final y pueden existir una, dos o más condiciones como por ejemplo: 3/15. n/30 Esta condición significa que la cuenta neta vence en 30 días (n/30) pero si se cancela durante los primeros quince días a partir de su inicio se aplicará un 3% de descuento por pronto pago (3/15). 4/15. 3/30. n/45 La cuenta vence en 45 días pero se aplicará un 4% de descuento si se cancela entre los primeros 15 días o un 3% si es cancelada entre los días 16 y 30 desde su inicio. 156 EJEMPLO 1: Un documento por pagar se firma el 12 de marzo por ¢300.000 y se aplican condiciones de crédito 3.5 /15, n/30. a. Si cancelamos hasta el 27 de marzo se aprovecha el descuento: Documentos por pagar 300.000 Descuentos en compras 10.500 Bancos 289.500 ----------xxxxx--------b. Si cancelamos ya vencida la condición de crédito: Documentos por pagar 300.000 Bancos 300.000 ----------xxxxx--------- EJEMPLO 2: Un documento por cobrar se firma el 10 de abril por ¢227.000 y se aplican condiciones de crédito 4/20, n/40. a. Si nos cancelan hasta el 30 de marzo se aprovecha el descuento: Efectivo Descuentos sobre ventas 217.920 9.080 Documentos por cobrar 227.000 ----------xxxxx--------b. Nos cancelan ya vencida la condición de crédito: Efectivo Documentos por cobrar 227.000 227.000 ----------xxxxx--------157 LA PLANILLA (actualizada a enero 2016) En Costa Rica, el método para contabilizar una planilla, dista mucho de ser un simple asiento donde se debita la cuenta de Gastos por Salarios contra un crédito a la forma de pago de los sueldos sea Bancos o Efectivo, o en todo caso Salarios por pagar si se quedan a deber. Esta forma se aplicó en los procedimientos que se dieron al iniciar el estudio de la contabilidad como una manera de determinar que esta cuenta representaba un gasto y fue aplicado a manera de método pedagógico inicial. En la realidad, para la preparación de una planilla. es necesario tomar en cuenta que existen diversos tipos de deducciones especiales que debe pagar tanto el trabajador como el patrono, algunas de índole legal y otras que surgen como consecuencia de operaciones personales de los empleados o empresariales. En cuanto a la cuenta en que se registran los sueldos, depende de las operaciones que realiza la empresa ya que si es comercial se puede llevar en una sola cuenta de GASTOS POR SALARIOS. Si se hace diferencia entre los departamentos generales se pueden llevar cuentas separadas como GASTOS ADMINISTRATIVOS para la planilla del personal en la parte administrativa y GASTOS DE VENTAS para el personal de esta sección. En otros casos, si se separa por cada departamento se contabiliza la cuenta de gastos de cada una como: Gerencial, Ventas, Producción, Mercadeo, Recursos Humanos. etc. En estos casos de aplica una cuenta auxiliar de Salarios o Sueldos para controlar el tipo de gasto que se está realizando. Pero independientemente a la forma en que se lleve el registro de la planilla, es aconsejable llevar cuentas auxiliares para cada uno de los rubros que se contabilizan ya que con esto es posible su control total. Antes de entrar a la contabilidad de salarios nos centraremos en las principales cargas o deducciones que se aplican en nuestro país tanto a los obreros como a los patronos ya sean de índole legal, personal o empresarial así: CARGAS OBRERAS Por ley, todos los empleados de una empresa que trabajan de forma legal deben pagar cierto monto de su salario al estado para garantizarse los servicios básicos que se ofrecen a este y a sus familiares directos. Estas instituciones y sus porcentajes son: 158 Caja Costarricense de Seguro Social Banco Popular y de Desarrollo Comunal (para operadora) Total aporte empleado 8.34% 1% 9.34% El porcentaje aplicado a la CCSS cubre el seguro por Enfermedad y Maternidad (5.50%) y el de Invalidez. Vejez y Muerte (2.84%) y el del Banco Popular cubre el ahorro obligatorio (1%). También de índole legal es el Impuesto sobre las Rentas, que aplica sobre los trabajadores que generan ingresos salariales mensuales superiores a un monto estipulado por el Ministerio de Hacienda, es decir que las personas que ganen salarios por encima del monto establecido deben pagar al estado un porcentaje de impuesto que se calcula sobre una tabla legal que se emite anualmente cada octubre. Revise www.hacienda.go.cr El patrono está obligado a descontar del salario del empleado esos valores, actuando como Agente de Retención, lo que significa que lo recoge y luego lo cancela a las instituciones respectivas. Los valores de la CCSS y Banco Popular quedan certificados por medio de la llamada Orden Patronal que se le envía periódicamente al empleado por medio de su patrono. Existen además otras deducciones a los obreros que pueden surgir de sus operaciones personales o empresariales como el caso de que exista en la empresa una Asociación Solidarista o que la persona deba pagar Pensiones Alimenticias, Planes complementarios de pensiones, Seguros, Embargos Salariales, Asociaciones Profesionales. etc. CARGAS PATRONALES Por su parte, todo patrono legalmente constituido, está en la obligación de aportar un porcentaje adicional sobre el valor de la planilla correspondiente a las cargas patronales desglosadas así: 159 Caja Costarricense de Seguro Social 14,33% CCSS - Enfermedad y Maternidad 9.25% CCSS - 5.08% Invalidez. Vejez y Muerte Banco Popular 0.25% Instituto Nacional de Aprendizaje (INA) 1.5% Instituto Mixto de Ayuda Social (IMAS) 0.5% Asignaciones Familiares 5.0% Ley de Protección al Trabajador /LPT) 4,75% Aporte patrono Banco Popular 0.25% Fondo de capitalización laboral 3.00% Fondo de pensiones complementarias 0.50% Instituto Nacional de Seguros 1,00% Total Patrono 26.33% Total de cargas empleado más aporte patronal 35.67%. Información disponible en http://www.ccss.sa.cr/calculadora. Si existiesen agrupaciones informales legales dentro de la empresa como el caso de las Asociaciones Solidaristas, el empleado normalmente aporta un 5% del sueldo y el patrono aporta al menos el mismo porcentaje, aunque en otros casos aplica el porcentaje de Cesantía que es del 8.33% como aporte patronal a éstas. Cabe añadir que como las asociaciones se caracterizan por la libre adhesión de los socios (empleados), en algunas ocasiones no se calcula el valor porcentual sobre toda la planilla sino solo sobre la de los empleados asociados. PROVISIÓNES PATRONALES La parte patronal tiene otras obligaciones legales para con sus empleados que se contemplan en la Legislación Laboral nacional y para estas se tiene la opción de calcularlas al momento que se van a pagar o crear reservas para estos pagos obligatorios como en los caso de las vacaciones, aguinaldos, 160 cesantía, feriados obligatorios. Para no tener que hacer un cálculo cada vez que se llega a estas situaciones, se crea la reserva respectiva periódicamente sobre el total de salarios. Las principales reservas patronales equivalen actualmente al menos en un 23,85% de los salarios y son: Vacaciones 4.11% Aguinaldo 8.33% Cesantía 8.33% Feriados Obligatorios 3.08% NOTA: Es importante que se estudie a la luz de las NIC`s y las estipulaciones del Ministerio de Hacienda sobre la aplicación como gasto de estos rubros. En algunas empresas se aplicarán porcentajes mayores ya que a medida que un empleado tiene mayor cantidad de años de servicio para la misma empresa se va aumentando la cantidad de días por vacaciones y asimismo la cesantía se registra para un mismo obrero hasta que éste logre 8 años de labores. La forma de calcular cada una se determina de acuerdo a los aspectos legales contenidos en el Código de Trabajo Costarricense tomando en cuenta además los días laborales totales del año que equivalen a 292 días, desglosados de la siguiente manera: Días del año 365 - Domingos 52 - Feriados Obligatorios 9 - Mínimo de días de vacaciones 12 = DÍAS LABORALES ANUALES 292 Los feriados de pago obligatorio en Costa Rica son: FECHA CELEBRACIÓN 1 de enero Año Nuevo Jueves Santo Feriado religioso 161 Viernes Santo Feriado religioso 11 de abril Día de Juan Santamaría 1 de mayo Día del Trabajo 25 de julio Anexión de Guanacaste 15 de agosto Día de las Madres 15 de septiembre Independencia de Costa Rica 25 de diciembre Navidad Para realizar el cálculo de los porcentajes de reservas patronales anotados con antelación se procede de la siguiente manera: a. VACACIONES: como el mínimo de vacaciones legales es de 12 días por año (uno por cada mes trabajado) se divide este valor entre el total de días laborales anuales y se convierte a porcentaje: (12 / 292) x 100 b. = 4.11% AGUINALDO: aplica legalmente como el pago de un mes adicional de salario al empleado y se calcula como: (1 / 12) x 100 = 8.33% c. CESANTÍA: también aplica legalmente como el pago de un mes adicional de salario al empleado y se calcula de la misma manera que el aguinaldo aunque el pago depende de ciertas condiciones que serán estudiadas en undécimo año. d. FERIADOS OBLIGATORIOS: como suman 9 días legales se calculan así: (9 / 292) x 100 = 3.08% Cuando se registran contablemente los salarios debe tenerse en cuenta un aspecto de suma importancia y es el hecho de que como normalmente el empleado gana su sueldo traducido en valor por horas con un total de horas semanales equivalente a 48. Si este labora horas extras se le paga un 50% adicional a la hora normal y si trabaja en tiempo doble (domingos y feriados) se le paga el doble por hora. ESQUEMA DE ASIENTOS PARA PLANILLA 162 1. Contabilización de salarios y Cargas Obreras 30-05 GASTOS ADMINISTRATIVOS Salarios xxxxx xxxxx GASTOS VENTAS Salarios xxxxx xxxxx RETENCIONES OBRERAS A PAGAR xxxxx CCSS xxxx Banco Popular xxxx Impuesto sobre rentas xxxx Colegios Profesionales xxxx Asociación Solidarista xxxx Fondos de Pensiones xxxx Pensiones Alimenticias xxxx Embargos xxxx Otras Retenciones obreras xxxx BANCOS (o Salarios por pagar) xxxxx ------------xxxxx----------- 2. Contabilización de Cargas y Reservas del Patrono 30-05 GASTOS PATRONALES xxxxx CARGAS PATRONALES A PAGAR xxxxx CCSS xxxx Banco Popular xxxx 163 INA xxxx IMAS xxxx Asociación Solidarista xxxx Asignaciones Familiares xxxx RESERVAS PATRONALES xxxxx Vacaciones xxxx Aguinaldo xxxx Cesantía xxxx Feriados Obligatorios xxxxx ------------xxxxx----------- En el caso que la empresa tenga asociación solidarista y el patrono decida aportar a ésta la cesantía en vez del mismo porcentaje que aporta el empleado. se elimina esta cuenta de las reservas patronales y se pasa al mismo 8,33% como parte de las cargas patronales en la cuenta de la Asociación Solidarista así: 30-05 GASTOS PATRONALES xxxxx CARGAS PATRONALES A PAGAR xxxxx CCSS xxxx Banco Popular xxxx INA xxxx IMAS xxxx 164 * Asoc. Solidarista (Cesantía) xxxx Asignaciones Familiares xxxx RESERVAS PATRONALES xxxxx Vacaciones xxxx Aguinaldo xxxx Feriados Obligatorios xxxxx ------------xxxxx----------- Impuesto sobre la Renta aplicada en la planilla. (Fuente EJEMPLO PRACTICO #1 (Patrono y empleado aportan igual porcentaje a la Asociación Solidarista) Los salarios de Miranda y Asociados para abril de 2008 sumaron un total de ¢1.000.000 de los cuales el 70% son administrativos y el resto de ventas. Además de las retenciones legales se debe descontar a empleados ¢13.025 por impuesto de rentas, pensiones alimenticias por ¢50.000, colegios profesionales en ¢7.000, embargos por ¢35.000, planes de pensiones del Banco Popular por ¢25.000 mensuales y 5% para la Asociación Solidarista (el patrono aporta 5% adicional a ésta). La planilla se paga mediante cheques contra el Banco Nacional de Costa Rica. 30-04 Gastos Administrativos Salarios 700.000 __700.000 Gastos de Ventas Salarios 300.000 __300.000 165 Retenc. obreras a pagar 271.725 CCSS 81.700 Banco Popular 10.000 Impuesto Renta a empleados 13.025 Colegios Profesionales 7.000 Fondos de Pensiones 25.000 Asociación Solidarista 50.000 Pensiones Alimenticias 50.000 Embargos __35.000 Bancos 728.275 Planilla y aportes obreros. ------------xxxxx----------30-08 Gastos Patronales 510.200 Cargas Patronales a pagar CCSS Banco Popular INA IMAS Asociación Solidarista Asignaciones Familiares 271.700 141.700 5.000 20.000 5.000 50.000 __50.000 Provisiones Patronales 238.500 Vacaciones 41.100 Aguinaldo 83.300 Cesantía 83.300 166 Feriados Obligatorios __30.800 Deducciones Patronales. EJEMPLO PRACTICO #2 (Patrono aporta 8.33% de la Cesantía a la Asociación Solidarista) Los salarios de EL ÁLAMO en julio. 2008 suman ¢3.400.000. Se retienen cargas obreras adicionales a las legales así: impuestos de renta por ¢29.000, colegios profesionales en ¢5.500, embargos por ¢89.500, planes de pensiones por ¢46.000, préstamos a empleados ¢40.000 y seguros por ¢20.000. Para la Asociación Solidarista los empleados aportan el 5% de sus salarios y la empresa aporta el 8.33% de cesantía. La planilla no se ha pagado al momento de registrarla. Las cargas y reservas se llevan en asientos separados. 30-07 Gastos Salariales 3.400.000 Retenc. obreras por pagar CCSS Banco Popular Asociación Solidarista Imp. de Renta a empleados Colegios Profesionales 711.780 277.780 34.000 170.000 29.000 5.500 Embargos 89.500 Seguros de Empleados 20.000 Planes de Pensiones 46.000 Préstamos __40.000 Salarios por pagar 2.688.220 ------------xxxxx----------30-07 Gastos Patronales 1.037.000 167 Cargas Patronales a pagar CCSS 1.037.000 481.780 Banco Popular 17.000 INA 68.000 IMAS 17.000 Asignaciones Familiares Asociación Solidarista 170.000 __283.220 Registra cargas patronales. ----------xxxxx---------30-07 Gastos Patronales 527.680 Provisiones Patronales 527.680 Vacaciones 139.740 Aguinaldo 283.220 Feriados Obligatorios __104.720 Contabilizando reservas patronales ------------xxxxx----------- LIBRO INVENTARIOS Y BALANCES Para efectos de registro en el LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES se debe cumplir con varios requisitos a saber:  Al ser un libro legal en éste anotamos en el primer folio la legalización respectiva. LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES 168 1 ______________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ La Tributación Directa, por medio de oficina de de su Legalización de Libros Contabilidad. Hace Constar: Que aquí inicia el ____PRIMER_____ Libro _INVENTARIOS Y BALANCES___________ que llevará __HOTEL_LA_MARINERA_____ _E.I.R.L._______________________________ en sus operaciones comerciales con domicilio en esta ciudad. Está debidamente empastado, consta de __100__ folios numerados del 1 al __CIEN____ todos en perfecto estado de conservación y limpieza de acuerdo a la ley de contabilidad #3284 del 30 de abril de 1964. Capítulo V. artículos 251-252-263 y 269 de Código de Comercio. Se le ha puesto el sello de esta oficina a cada uno de los folios. Dado en la ciudad de __PUNTARENAS____ 169 a los __2____ días del mes de __ABRIL____ de ___1997___________________________ Se agregan y cancelan timbres de ley. SELLO _____________________ Firma  Si estamos en nuestro primer Libro de Balances e Inventarios es deseable que en el folio 2 preparemos un Balance Inicial. que consiste en tomar del folio 2 del Diario la información contable que dio lugar a la apertura de la empresa. es decir los aportes contra el capital aportado. BALANCE INICIAL 2 ______________________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ 02 04 11001- Efectivo 2 3.750.000 12001- Mobiliario y Equipo 6 600.000 12002- Edificios 7 2.600.000 31001- Susana Vega- Cuenta Capital 9 TOTALES  6.950.000 6.950.000 6.950.000 A partir del siguiente folio se anotan las existencias de inventarios y los Balances que queremos preparar a la fecha que estamos haciendo el corte. 170 Los saldos se toman exactamente como aparecen en los Mayores. Los Estados Financieros a preparar son: 1. 2. 3. 4. 5. Balance de Comprobación por Saldos (Balance Inicial) Estado de Resultados de Pérdidas y Ganancias (Incluye los Ingresos y Gastos) Estado de Movimiento del Capital Balance General Registro del inventario en bodega. MATEMATICAS CONTABLES INTERÉS SIMPLE Generalidades: Cuando se recurre a una institución bancaria o de crédito, en procura de dinero para cancelar obligaciones contraídas o para utilizar ese dinero en propósitos de naturaleza inversora, se está realizando una típica operación financiera, es decir, se está solicitando crédito a base de un préstamo de CAPITAL ( P - C ), que se debe reconocer en un TIEMPO (n - t) determinado, ya sea mediante el reintegro de una sola vez o bien a través de cuotas periódicas , por un MONTO ( S ) mayor al capital original, pagando en virtud de ese servicio, una suma de INTERESES ( I ) que se derivan de la aplicación del porcentaje o tanto por ciento, que a título de TASA DE INTERÉS ( i ) se cobra sobre el capital primitivo, durante todo el tiempo que permanezca en vigencia la operación. Los elementos financieros que se han señalado con mayúscula en el párrafo anterior, constituyen los factores en que descansa el tema de interés simple y cuya simbología es la siguiente: 171 CAPITAL DEFINICIÓN: Es la suma o cantidad de dinero que invertimos en un momento determinado. ( P)o(C) OTROS NOMBRES: Se le conoce como capital original, capital primitivo o simplemente capital TIEMPO DEFINICIÓN: Es la duración expresada en años, meses o días de cualquier operación financiera. Se denomina con una (n) cuando la unidad de tiempo se refiere a cierto número de años completos. Cuando esta unidad está referida a meses, se puede hacer la reducción en tal forma que se pueda usar una fracción de (n), en la siguiente forma: 6 meses = ½; 4 meses = 1/3; 2 meses = 1/6; y así con el resto de aquellas fracciones de tiempo en donde se pueda utilizar este procedimiento. Ahora bien, si el tiempo está expresado en días, digamos que la operación ha sido sujeta a un plazo de 187 días, entonces recurrimos a utilizar la siguiente fracción: t/360, dejando la “t” para anotar como numerador de esta fracción justamente el número considerado de días. En este caso escribiremos 187/360 = n. Si ( n)o(t) MONTO SIMPLE (S) INTERES GANADOS ( I) n = 360 se llama tiempo ordinario (TO), si n=365 se llama tiempo exacto (TE). OTROS NOMBRES: Se le conoce como tiempo, plazo o frecuencia tiempo DEFINICIÓN: Es justamente la suma que se recibe al final de la operación financiera e incluye por supuesto, el capital original más los intereses devengados. OTROS NOMBRES: Se le conoce como monto DEFINICIÓN: Se denomina con este nombre el beneficio que obtiene el capital, en virtud de su uso por terceras personas. Quien lo toma para ese alquiler y quien lo presta recibe ese beneficio. Es preciso destacar que los intereses ganados al final de la unidad de tiempo, no se acumulan para producir nuevos intereses, como sucede en el capítulo de interés compuesto. OTROS NOMBRES: Se le conoce como interés simple 172 TASA DE INTERÉS (i) FÓRMULAS DEFINICIÓN: La tasa de interés, tanto por ciento o tipo de interés. Es el número de unidades pagadas como rédito, en la unidad de tiempo, por cada cien unidades de la suma prestada. OTROS NOMBRES: Se le conoce como tasa de interés o tasa de interés efectiva. Y VARIABLES Por medio de fórmulas es posible encontrar cualquiera de los elementos del interés simple que deseamos calcular de la siguiente manera: a. Para calcular el valor monetario de los intereses: I = Px i x t Al realizar cálculos de intereses es necesario que las variables tiempo y tasa de interés estén traducidas en los mismos términos cronológicos ya sea días meses o años. b. Para encontrar el monto final S que se va a recibir (valor futuro) que se compone del capital inicial así como de los intereses generados en la transacción. S = P (1 + (i x t)) c. Si el elemento que falta es I y tenemos el valor actual (P) y el monto futuro o final (S) aplicamos: I = S - P d. En un caso donde queremos conocer el valor de la inversión (valor actual) ya que sabemos el valor final y demás componentes se aplica: P = S / (1 + i x t) e. Para determinar la tasa de interés: i = I / (P x t) f. Si lo que se necesita es calcular el tiempo transcurrido: t = I / (P x i) 173 Aplique las fórmulas de Interés Simple: Caso 1: Cálculo de intereses monetarios Se realiza una transacción mediante un documento con vencimiento a 9 meses plazo por valor de ¢400. 000 La tasa de interés es del 25% anual pagadero mensual. Caso 2: Calcule los intereses totales. Cálculo del Valor Final (S) Documento por ¢650 000 a una tasa de interés del 19,75% anual durante 288 días. total al final del período. Use n=360 y luego n=365. Caso 3: Calcule el valor Cálculo del Valor Presente (P) Un amigo suyo le pide cancelar un documento e intereses en su nombre. El valor que usted paga es de ¢682 500 y la deuda generó una tasa de interés del 18,25% anual durante 2 años. Calcule el valor inicial del documento. Caso 4: Cálculo de la tasa de interés (i) Un documento se firma por ¢255 000 a 54 días plazo y al final de este período se deben cancelar ¢261 885 en total. Caso 5: Determine la tasa de interés que aplica. Use n=365 Cálculo de tiempo (t) Un documento se firma por ¢250 000 al 20% anual y al cancelarlo nos cobran ¢2 500 de intereses. Calcule el tiempo transcurrido. Como el valor encontrado al calcular la variable tiempo normalmente resulta en un número con decimales es necesario realizar cálculos adicionales para determinar su valor real en años meses y días e incluso hasta en horas minutos segundos si se quiere. 174 Para esto se siguen los siguientes pasos: a. Al valor original encontrado se le quita el número entero el cual representa los años y se continúa trabajando con la parte decimal. b. El decimal restante del paso anterior se multiplica por transcurridos. c. Se elimina el entero encontrado en el punto b representando los meses y el valor decimal se multiplica por 30 para determinar los días transcurridos. d. Si el paso c salda con enteros y decimales esta parte decimal representa las horas por lo que si se necesita se multiplica este valor por 24 para calcular las horas transcurridas. Se prosigue multiplicando las demás partes decimales por 60 para encontrar las horas y luego minutos y segundos. En nuestro ejemplo 12 para determinar los meses el cálculo quedaría así: t = 0,05 Como no hay enteros antes de los decimales significa que no hay años transcurridos. 0,05 x 12 = 0,6 El nuevo valor encontrado quiere decir que el tiempo es de 0,6 meses un mes de tiempo. 0,6 x 30 = o sea que no ha transcurrido ni 18 Este nuevo valor significa que el tiempo es de 18 días. Para constatar la veracidad de este dato aplicamos otra de las fórmulas cuyo resultado ya conocemos dentro del mismo ejercicio. Por ejemplo: Sabemos que el interés es de ¢2 500 pero para corroborar lo calculamos: 175 I = P* i *t I = 250 000 * 0,2 * (18 / 360) I = 250 000 * 0,2 * 0,05 I = ¢2 500 Y con esto nos aseguramos que realmente transcurrieron 18 días en esta transacción. OTROS EJEMPLOS RESUELTOS DE TRANSFORMACIÓN DE TIEMPO A continuación se presentan diferentes valores suponiendo que cada uno fue el resultado de aplicar la fórmula de tiempo en una transacción y lo que se necesita es el cálculo de esta variable en forma de años meses y días transcurridos. 1. 2,4575 El número entero representa los años y en el orden lógico se continúa con meses (12 meses del año) luego con días (30 días de un mes) así: 2 años 0,4575 x 12 = 5,49 meses 5 meses 0,49 x 30 = 14,7 días 15 días aproximadamente Por tanto el tiempo transcurrido es de 2 años 5 meses y 15 días. 2. 0,6525 0 años 0,6525 x 12 = 7,83 meses 176 7 meses 0,83 x 30 = 24,9 días 25 días aproximadamente Por tanto el tiempo transcurrido es de 7 meses y 25 días. CÁLCULO DEL TIEMPO ENTRE FECHAS CRONOLÓGICAS TIEMPO ORDINARIO 360 En el variable tiempo además de los casos que analizamos en las páginas anteriores es común que se presenten situaciones donde debemos calcular el tiempo transcurrido de una fecha específica a otra dentro del mismo año o en años diferentes para con ello poder determinar el valor de otra de las variables del cálculo de intereses. Cuando se presentan estas situaciones se procede tomando la fecha mayor y restando la fecha menor de manera que en la operación queden años restando años meses a meses y días a días. Al realizar los cálculos de la sustracción matemática es posible que todos los valores sean susceptibles de ser operados pero pueden darse casos donde alguno no pueda ser restado y haya que aplicar un procedimiento especial. Para esto se desarrollan ejemplos bajo diferentes circunstancias así: Ejemplo 1: Calcular el tiempo transcurrido entre el 12 de enero de 2002 y el 20 de junio de 2007. La fecha mayor se define en términos de y la fecha menor se define como 20 - 06 - 2007 12 - 01 - 2002 Se realiza la resta así: 177 DÍA MES AÑO 20 06 2007 12 01 2002 8 5 5 El tiempo transcurrido en este caso es de 5 años 5 meses y 8 días. Ejemplo 2: Calcular el tiempo transcurrido entre el 10 de junio de 05 y el 11 de marzo de 08. DÍA MES AÑO 11 03 08 10 06 05 1 -3 3 El tiempo transcurrido es de 2 años 9 meses y 1 día. (3 años x 12 – 3 meses) Ejemplo 3: Calcule el tiempo transcurrido entre el 25 de abril de 04 y el 21 de julio de 08. DÍA MES AÑO 178 21 07 08 25 04 04 El tiempo transcurrido es de 4 años 2 meses y 26 días. Ejemplo 4: Calcule el tiempo transcurrido entre el 16 de mayo de 05 y el 14 de marzo de 08. DÍA MES AÑO 14 03 08 16 05 05 El tiempo transcurrido es de 2 años 9 meses y 28 días. TABLA PARA EL CALCULO DE LOS DÍAS EXACTOS NUMERO DE CADA DIA DEL AÑO CONTADO A PARTIR DEL 1º ENERO (AÑO NO BISIENTO) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic 1 1 32 60 91 121 152 182 213 244 274 305 335 2 2 33 61 92 122 153 183 214 245 275 306 336 3 3 34 62 93 123 154 184 215 246 276 307 337 4 4 35 63 94 124 155 185 216 247 277 308 338 5 5 36 64 95 125 156 186 217 248 278 309 339 6 6 37 65 96 126 157 187 218 249 279 310 340 Numérico Día/Mes 179 7 7 38 66 97 127 158 188 219 250 280 311 341 8 8 39 67 98 128 159 189 220 251 281 312 342 9 9 40 68 99 129 160 190 221 252 282 313 343 10 10 41 69 100 130 161 191 222 253 283 314 344 11 11 42 70 101 131 162 192 223 254 284 315 345 12 12 43 71 102 132 163 193 224 255 285 316 346 13 13 44 72 103 133 164 194 225 256 286 317 347 14 14 45 73 104 134 165 195 226 257 287 318 348 15 15 46 74 105 135 166 196 227 258 288 319 349 16 16 47 75 106 136 167 197 228 259 289 320 350 17 17 48 76 107 137 168 198 229 260 290 321 351 18 18 49 77 108 138 169 199 230 261 291 322 352 19 19 50 78 109 139 170 200 231 262 292 323 353 20 20 51 79 110 140 171 201 232 263 293 324 354 21 21 52 80 111 141 172 202 233 264 294 325 355 22 22 53 81 112 142 173 203 234 265 295 326 356 23 23 54 82 113 143 174 204 235 266 296 327 357 24 24 55 83 114 144 175 205 236 267 297 328 358 25 25 56 84 115 145 176 206 237 268 298 329 359 26 26 57 85 116 146 177 207 238 269 299 330 360 27 27 58 86 117 147 178 208 239 270 300 331 361 28 28 59 87 118 148 179 209 240 271 301 332 362 29 29 88 119 149 180 210 241 272 302 333 363 30 30 89 120 150 181 211 242 273 303 334 364 180 31 31 90 151 212 243 304 365 Para año bisiesto, agregue un día a partir del 29 de febrero. LAGAPA/2009 BIBLIOGRAFÍA 181