Как внедрить систему KPI в вашей

компании
Вы узнаете:
Какие плюсы и минусы есть у системы KPI.
Каким сотрудникам не стоит внедрять KPI.
Какие KPI установить руководителю.
Что делать, если сотрудники саботируют внедрение KPI.
Как пересмотреть систему KPI.

Что такое система KPI

KPI представляет собой особую систему показателей, при использовании которой
работодатели могут оценивать эффективность деятельности подчиненных. При этом KPI –
ключевые показатели каждого работника – привязывают к общим индикаторам бизнеса
(уровню доходности, рентабельности, капитализации).

Материалы для скачивания

Пример KPI для отдела продаж

Пример KPI для маркетолога

Пример KPI для инженера

Выделяют разные цели KPI, но главная из них – создать такую ситуацию в компании, в
которой сотрудники из различных подразделений могли бы действовать сообща, без
противоречий своих деловых поступков друг другу. Деятельность одного специалиста не
должна мешать работе другого или замедлять ее. Все сотрудники должны стремиться к единой
цели и эффективно трудиться, получая за это бонусы.
Есть мнение, что KPI напрямую связаны с BSC (Balanced Scorecard – Сбалансированной
системой показателей), но это не так. Создатели BSC не применяли термин KPI. Они
использовали понятие «меры», «измерителя», или measure.
KPI и BSC косвенно связаны между собой. BSC наделена перспективой бизнес-процессов, где
присутствуют связанные с ними цели. Чтобы измерить, насколько эти цели достигнуты,
специалисты пользуются показателями бизнес-процессов KPI.

Материалы для скачивания

 Пример KPI для коммерческого директора

Пример KPI для генерального директора

Пример KPI для руководителя отдела маркетинга

Итак, что такое KPI простыми словами? Это определенные индикаторы, благодаря которым
становится намного проще понять, какие действия стоит выполнять для повышения
эффективности. При этом эффективность представляет собой не только количество
манипуляций, проведенных за определенный временной промежуток, но и пользу, которую
предприятие получило от работы отдельно взятого специалиста.
KPI компании являются общими. Однако в подразделениях их делят на небольшие,
именуемые персональными. Их не может быть много. Достаточно 3-5 четко обозначенных и
понятных показателей. Основное требование – возможность просто и быстро измерить их.

 Пример анализа потребности введения KPI в компании

Вот некоторые примеры KPI. Возможные KPI для менеджера по продажам следующие: «Объем
продаж не ниже…», «Число новых клиентов не меньше…», «Сумма среднего контракта по
клиенту равна примерно…», «Степень владения английским не ниже…».
Другой пример KPI. Вы являетесь собственником крупной точки по продаже бытовой техники.
На вас работает 12 менеджеров. То, насколько эффективно работает каждый из них в течение
месяца, оценивается на основании следующих показателей:

сколько людей, с которыми беседовал менеджер, купили технику (в процентах);

сумма среднего чека;
насколько выполнен план по продажам (к примеру, сумма минимальной планки
ежемесячно составляет 350 тыс. рублей; на заработную плату менеджера будет влиять
уровень перевыполнения плана в процентах).

К примеру, вам нужно продать миксеры определенной марки и производителя. В этом случае
разумной станет установка плана для каждого менеджера с минимальным количеством
миксеров равным 5. Если менеджер продает техники больше запланированного количества, то
получает 3 % стоимости с каждого «лишнего» миксера. Для специалистов это отличная
мотивация, KPI такого типа позволяет успешно реализовывать продукцию. Опыт показывает,
что оптимальное количество критериев KPI для одного специалиста составляет от 5 до 8.

3 интересных факта о KPI

Факт №1. Системой Key Performance Indicators на Западе пользуются свыше 40
лет. В странах СНГ и России ее применяют примерно 15 лет.
Факт №2. В ряде государств (Корее, Сингапуре, Гонконге, Японии, Малайзии,
Германии и США) система Key Performance Indicators является национальной
идеей. KPI там не просто концепция, а основа работы всех компаний.
Факт №3. Президент РФ Владимир Путин предложил создать систему Key
Performance Indicators, чтобы оценивать, как работают чиновники.
Как избежать ошибок при внедрении KPI
Редакция журнала «Генеральный Директор» рассмотрела 6 популярных ошибок в системе KPI
и дала совет, как их избежать.

Скачать кейс по внедрению KPI

Система KPI: плюсы и минусы внедрения

Если компания работает по системе KPI, это дает ей массу преимуществ:

Мотивация сотрудников. Как показывают исследования, если в организации действует

система KPI, персонал работает более эффективно минимум на 10% или же на 20-30% в
среднем.
Трансляция приоритетов и задач предприятия. Нередко даже
высококвалифицированные специалисты с большим опытом не осознают, какие
действия конкретно следует выполнять, чтобы достичь поставленных фирмой целей.
Если компания введет систему KPI, сотрудники точно будут знать, что им нужно делать и
какие задачи в бизнесе являются приоритетными.
Мониторинг эффективности работы предприятия. Если система KPI создана и внедрена
грамотно, намного удобнее постоянно контролировать дела в организации. Это, в свою
очередь, позволяет вовремя узнавать о сбоях и решать возникающие проблемы.
Привлечение и удержание профессиональных специалистов. Если на фирме введены
KPI, можно говорить о своеобразной социальной справедливости при расчете
заработной платы. Специалисты, работающие более усердно и эффективно, получают
больше. При таком подходе удерживаются ценные кадры, что, безусловно, хорошо для
предприятия.
Оптимальное использование фонда оплаты труда. Если в основе системы оплаты лежит
KPI, организация может переводить существенный процент выплат сотрудникам в
изменяемую часть заработной платы, зависящую от результатов деятельности. То есть
фонд оплаты труда становится не источником расходов, а средством повышения
эффективности деятельности и мотивации персонала.

Если система KPI компании выстроена грамотно, все специалисты понимают, как
взаимосвязаны между собой их личные обязанности и стратегические цели фирмы. Система
мотивации, ориентированная на стратегию, включает в себя комплекс KPI. За выполнение KPI
отвечает непосредственно работник. От того, как он их выполняет, зависит размер его
заработной платы.
Вот как выглядит стандартная мотивационная формула заработной платы: Заработная плата =
фиксированная часть (оклад) + переменная часть
Такая формула отличается от зарплаты, размер которой четко определен. Если оплата
рассчитывается по KPI, переменная составляющая мотивирует работника выполнять
обязанности более качественно. Это, в свою очередь, помогает фирме быстрее достичь
желаемых результатов.
Недостатки KPI заключаются в том, что интерпретация итогов оценки эффективности не всегда
корректна. Это основной минус KPI. Однако некорректной интерпретации можно постараться
избежать, если в самом начале при разработке системы внимательно сформировать критерии,
по которым в дальнейшем будет вестись оценка KPI.
В KPI есть еще один недостаток. Для внедрения подобных систем любые предприятия
затрачивают много времени, финансовых и трудовых ресурсов – этого требует детальная
проработка показателей. Не исключено, что всех сотрудников потребуется переобучать.
Необходимо донести до специалистов информацию о новых задачах и изменении условий
работы, рассказать менеджерам, как теперь следует оценивать KPI персонала. Не каждая
компания готова к нововведениям и располагает достаточным количеством времени на их
изучение.
О том, как преодолеть сопротивление персонала при внедрении системы KPI, вы узнаете,
пройдя курс "MBA-Intensive: Стратегический менеджмент в условиях кризиса" в Школе
генерального директора.

Для кого не стоит устанавливать показатели KPI

Вводить KPI, когда компания только начала развиваться, и у нее еще нет сформированной
системы управления, нет смысла. В подобных организациях успешное развитие определяется
усилиями Генерального Директора, который нередко по совместительству является и
специалистом по кадрам, и финансистом.
KPI не следует внедрять в работу отделов, в которых система может замедлять деятельность
других подразделений. К примеру, в IT-службы любой компании. Специалисты, работающие в
них, обязаны решать проблемы сотрудников других подразделений с компьютерами,
принтерами, различной IT-техникой. Если завис компьютер, человек, сидящий за ним,
вынужденно останавливает свою деятельность. Вместе с ним нередко останавливается и весь
отдел, а потому проблему следует решать в кратчайшие сроки. Но если в IT-службе действует
система KPI, сотрудники не бегут сразу же ремонтировать компьютер. В этом случае пишется
заявка на устранение неисправности, которую утверждает старший специалист IT-отдела.
Далее задачу ставят в очередь на исполнение и рассматривают.
То есть, если ранее работнику IT требовалось минут пять для устранения проблемы, то сейчас
это будет занимать намного больше времени. Если в компании действует система KPI, каждый
вид проводимых работ обязательно следует фиксировать. Если этого не делать, у фирмы не
будет возможности анализировать эффективность выполнения и результат деятельности. И то,
что работа других отделов на предприятии приостановится, сотрудника IT-подразделения не
волнует, ведь он заинтересован лишь в качественном выполнении поступивших заявок.

С чего начинается разработка KPI

Создавать KPI следует «сверху вниз», начиная с масштабных целей компании до задач,
стоящих перед отдельным работником. Чтобы полноценно решать задачи, необходимо, чтобы
к подготовке системы KPI был привлечен весь персонал. Речь идет о сотрудниках,
работающих в планово-экономическом, финансовом, бухгалтерском отделах, о специалистах
по управлению организацией трудовой деятельности, коллективе отделов кадров, сбыта,
технологического отдела.
Для начала организации необходимо выяснить, какой KPI в приоритете. Для этого на
предприятии уточняют и проверяют цели стратегического и оперативного характера.
Формулировка цели в идеале должна быть такой, чтобы в ней не было четкого обозначения
финансовой составляющей как главного показателя. Лучше, если финансовый показатель
будет вытекать из основной задачи. При таком подходе фирма сможет уверенно чувствовать
себя и в кризисный период.
Требуется связь цели с рыночной средой, изменениями на рынке. К примеру, компания может
поставить перед собой цель стать одной из ТОП-3 на рынке своей продукции или занять
лидерские позиции на определенной территории. После того как сформулирована главная
цель, выделяются подцели.
После постановки целей следует проанализировать, насколько эффективно сейчас работает
фирма и как она решает актуальные задачи. В это же время необходимо определить, как
будет рассчитываться заработная плата сотрудников.
При создании KPI на предприятии важно составить бюджет расходов на персонал. В данном
случае он делится по видам выплат. Кроме того, требуется учесть индексацию зарплаты и
карьерный рост специалистов.
На заключительной стадии разработки создают положения, готовят карты KPI, прописывают,
по какой методике рассчитывать каждый ключевой показатель, и согласовывают систему с
руководством всех самостоятельных единиц в компании.
Положение о KPI должно включать в себя информацию о целях и задачах, которые преследует
система:

1. Улучшение результатов и повышение эффективности деятельности специалистов.

Разработка и внедрение мотивации сотрудников.
2. Повышение доходности компании. Разработка целей и показателей результативности
для каждой должности в отделах и подразделениях фирмы.
3. Создание информационной базы, которая позволит принимать верные решения по
управлению. Обеспечение оперативного сбора информации и контроля над
функционированием системы.

Готовые решения, которые помогут вам внедрить систему KPI:

Для менеджеров высшего звена >>

Для специалистов в области строительства >>
Для маркетологов >>
Для прорабов >>

Ключевые показатели эффективности и их виды

Ключевые KPI бывают:

запаздывающими, отражающими итоги работы по завершении срока. Речь идет о

финансовых KPI, свидетельствующих о потенциале компании. Однако такие
коэффициенты не могут показать, насколько эффективно работают подразделения и
организация в целом;
оперативными (опережающими), которые позволяют управлять положением дел в
течение отчетного периода для достижения поставленных целей по его завершении.
Оперативные показатели эффективности помогают понять, как сейчас обстоят дела на
предприятии, и, вместе с этим, демонстрируют финансовые результаты в дальнейшем. На
основе оперативных KPI также можно судить, насколько качественно протекают
процессы, хороша ли выпускаемая продукция, насколько ей довольны клиенты
(потребители).

Основные условия – показатели должны способствовать реализации промежуточных и

конечных целей и все индикаторы можно быстро и просто посчитать. Коэффициенты бывают
различными – качественными (в виде рейтинга или баллов) и количественными (в виде
времени, денег, объема продукции, количества людей и т.д.).

Как избежать ошибок при внедрении KPI

Примеры KPI
KPI для работника технической поддержки. Специалист такого профиля должен
консультировать тех, кто является реальным покупателем, и помогать возможным клиентам.
Набор KPI в данном случае небольшой. Работу сотрудника оценивают на основании того,
насколько качественно он проводит консультации, в каком количестве, удовлетворены ли
клиенты обслуживанием.
Ключевые показатели эффективности для менеджера по продажам. Количество новых
покупателей не должно быть ниже определенной отметки, объем продаж не меньше
установленного предела, размер среднего договора по клиенту в обозначенных границах,
владение английским языком на том или ином уровне.
Система KPI состоит из ряда показателей, но универсальными являются:

1. Процессные, свидетельствующие о том, какой результат принес процесс, как

обрабатываются запросы от потребителей, как создаются и выводятся новые продукты в
рыночную среду.
2. Клиентские: насколько удовлетворены клиенты, как ведется взаимодействие с рынками
сбыта, сколько покупателей удалось привлечь.
3. Финансовые позволяют судить о внешнеэкономическом положении предприятия. Здесь
речь идет об уровне доходности, товарообороте, рыночной стоимости продукции,
финансовом потоке.
4. Критерии развития показывают, насколько динамично развивается компания. Это
степень производительности специалистов, уровень текучести персонала, затраты на
каждого из работников, мотивация сотрудников.
5. Показатели внешней среды: как колеблется цена, каков уровень конкуренции, какая
ценовая политика на рынке. Эти индикаторы непременно должны быть учтены при
создании KPI.

Какие KPI установить для руководителя

KPI персонала и руководства должны быть связаны с главными задачами предприятия. Нужно
точно знать, чего вы хотите достичь по истечении определенного срока. Вы можете стремиться
опередить конкурирующие компании и стать лидером в своей отрасли. Еще вариант –
руководитель фирмы хочет продать бизнес по выгодной цене. KPI для первого случая –
увеличение базы клиентов и объемов реализации, для второго – повышение капитала фирмы
и достижение максимальной стоимости продажи.
Главную цель в обязательном порядке необходимо записать и формализовать, после чего
разбить на подцели. Когда специалисты успешно выполняют подцели, они приближаются к
решению основной задачи предприятия.
Если речь идет о крупной организации или холдинге, обязателен KPI директора для каждого
подразделения и филиала. Если собственник большого предприятия планирует сравнивать
показатели эффективности Генеральных Директоров, территориально удаленных друг от
друга, требуется разработка единой системы оценки. При этом необходимо помнить, что тех
KPI, которых легко достичь в крупных регионах, не всегда бывает просто добиться в малых. В
связи с этим система может быть сформулирована примерно одинаково, но цифры
индикаторов должны быть различны для руководителей в разных регионах.
При подготовке KPI старайтесь устанавливать показатели в оптимальном количестве, чтобы
сотрудник мог без проблем отслеживать эффективность работы. Лучше, если будет пять KPI.
При установке большего количества индикаторов директор может невнимательно отнестись к
главным и сосредоточиться на незначительных.
Когда создается система KPI для руководства, оптимальным является сочетание общих и
личных показателей. Общими индикаторами называют результаты деятельности отдела в
подчинении специалиста. На основе общих показателей становится ясно, как работает
команда, насколько руководитель заинтересован в решении поставленных задач. Личными
индикаторами называют индивидуально достигнутые цели и итоги деятельности.
Если система KPI создана качественно, коэффициенты показывают, как работает каждый из
руководителей, и эта информация полезна для фирмы.

9 шагов к идеально работающей системе KPI

Расчет KPI на примере интернет-маркетолога

Для начала следует определить, какие функции возложены на интернет-маркетолога, каковы
его KPI, как рассчитать их? Следует учесть, что формулой для расчета показателей
эффективности можно успешно пользоваться только в том случае, если индикаторы по
задачам специалиста удается измерять математически, и за них отвечает непосредственно
маркетолог.
В качестве примера приведем пять показателей эффективной работы сотрудника:

расширение целевой аудитории;

привлечение новых заказчиков, увеличение их количества;
повышение уровня лояльности клиентов, где учитывается, в каком количестве люди
оставляют положительные отзывы, рекомендации и т.д.;
увеличение числа повторных покупок и выработка стратегий;
повышение узнаваемости и степени доверия к компании.

Чтобы достигать указанных целей, специалисту предоставляют ресурсы материального

характера и человеческие (маркетолог взаимодействует с дизайнерами, копирайтерами,
программистами, аналитиками и т.д.). Бюджет обязательно необходимо контролировать. Без
учета расходов установление соотношения затраченных ресурсов и достигнутых сотрудником
результатов будет невозможно.
Для запуска системы KPI следует выполнить ряд действий:

определить, какая цель для предприятия основная, на какие результаты она

рассчитывает за конкретный временной отрезок;
обозначить задачи для маркетолога;
разделить заработную плату специалиста на две части, одна из которых фиксированная,
а другая – премиальная, формирующаяся на основании его KPI (к примеру, 80% –
фиксированная часть, 20% – выплаты за достижение поставленных в плане целей);
определить KPI для оценки деятельности сотрудника;
создать план, значения KPI в котором будут оптимальными.

Если потребуется, можно воспользоваться функциями Excel или внедрить систему CMS для
грамотной организации процесса постановки целей, быстрого внесения информации и
обеспечения контроля над выполнением показателей эффективности.

Как рассчитать KPI

Этап 1. Выбор трех ключевых показателей эффективной деятельности специалиста:

число пользователей, которых удалось привлечь на сайт;

 число повторных заказов от действующих потребителей;
количество рекомендаций и положительных отзывов, появившихся после приобретения
товара или заказа услуги на сайте и в соцсетях торговой организации.

Этап 2. Определение веса каждого показателя. Вес в общей сумме равен 1. При этом
наибольшая доля принадлежит приоритетному индикатору. В результате:

количеству новых клиентов отводится 0,5;

числу повторных заказов – 0,25;
отзывам – 0,25.

Этап 3. Анализ статистических данных за прошедшие шесть месяцев по каждому KPI и

разработка плана:
Исходное значение
KPI (средние показатели за Плановое значение
месяц)
Увеличение на 20%, или
1 Прирост новых клиентов 160 новых покупателей
192 новых клиента
Доля клиентов, повторно купивших 30 клиентов совершают Увеличение на 20%, или
2
продукт повторную покупку 36 повторные покупки
Доля клиентов, оставивших Увеличение на 20%, или
35 положительных
3 положительный отзыв, рекомендацию на 42 положительных
отзывов и рекомендаций
сайте магазина отзыва
Этап 4. Расчет KPI. Пример представлен в данной таблице:
Ключевые показатели Вес KPI Цель Факт Индекс KPI
KPI 1 0,5 20% 22% 0,550
KPI 2 0,25 20% 17% 0,212
KPI 3 0,25 20% 30% 0,375
1 Коэффициент результативности 1,137
113,70%
Формула расчета KPI: Индекс KPI = Вес KPI * Факт / Цель
При этом целью является запланированный показатель маркетолога. Факт – это реальный
результат.
Становится ясно, что специалист достиг поставленных целей не до конца. Однако на
основании общего показателя 113,7 % можно с уверенностью сказать, что реальный результат
достаточно хорош.
Этап 5. Расчет заработной платы.
В общей сложности маркетологу причитается 800$, 560$ из которых – фиксированная часть, а
240$ – переменная. Полный оклад специалисту выплачивают за индекс, равный 1 (или 100 %).
Таким образом, показатель 113,7 % свидетельствует о перевыполнении плана, а значит,
маркетологу выдают заработную плату с дополнительным бонусом.
Результат:
560$ + 240$ + 32,88$ = 832,88$.
Если индекс KPI меньше 99 %, сумму премиальных снижают.
Подобная таблица позволяет увидеть проблемы в работе маркетолога, сложности, с которыми
он не справляется. Вероятно, недостаточно хорошие результаты деятельности могут быть
вызваны неверной стратегией увеличения уровня лояльности заказчиков. Вместе с тем, не
исключено, что изначально сам план составлен неграмотно. В любом случае, ситуацию нужно
контролировать. Если в дальнейшем дела не улучшатся, пересмотрите требования к
показателям эффективности.
Если вы будете придерживаться такой политики, то узнаете, что представляют собой KPI в
процессе производства, продаж и т.д. Вы лучше поймете, каким должен быть расчет
показателей и непосредственно процесс их внедрения.
Расчет может видоизменяться с учетом запланированных результатов, дополняться новыми
значениями: показателем количества решенных и нерешенных задач, системой штрафов за
плохие показатели по основным пунктам в плане.
Так, за выполнение плана менее 70 % сотрудник может вообще не получать премию.
Существует и следующая схема расчета премиальной части оклада для специалиста,
выполнившего план по продажам:
Индекс KPI (Показатель выполненного Коэффициент премии (переменной части
плана) вознаграждения)
Ниже 70 % 0
70-80 % 0,6
80-89 % 0,7
90-95 % 0,8
96-98 % 0,9
99-101 % 1
102-105 % 1,3
106-109 % 1,4
Свыше 110 % 1,5

Внедрение KPI в компании

За процесс внедрения созданной в компании системы KPI могут отвечать как сотрудники, так
и сторонние консультанты. Вместе с тем, следует принимать во внимание, какая специфика у
предприятия, как в нем протекают бизнес-процессы, какие цели и задачи фирма ставит перед
собой. Необходимо, чтобы рядовой персонал осознавал, как изменится система
формирования заработной платы. Донесите до сотрудников, что основным показателем станет
уровень их эффективности. При введении системы KPI специалистов следует обучать.
Персонал должен понимать, что изменения полезны, главным образом, для них. Внедрение
системы подразумевает разработку специальной документации: трудовых договоров,
штатного расписания, коллективного договора и других бумаг, связанных с оплатой
деятельности сотрудников.
Перед тем как ввести систему KPI, протестируйте ее посредством пилотного проекта. Возьмите
1-2 отдела и отработайте в пилотном режиме в них новые процессы и формирование оплаты
труда. В соотношение фиксированной и премиальной составляющих оплаты можно вносить
коррективы в реальном времени, учитывая целевые индикаторы для конкретных групп
персонала.
Когда новый порядок в компании протестирован и полностью откорректирован, можно
вводить его в остальные отделы. Помните, что систему KPI лучше не внедрять без
тестирования. В рамках пилотного проекта удастся четко понять, какие трудности система
вызывает у персонала, узнать о возможных недостатках и быстро их устранить. Все
специалисты предприятия должны работать на достижение общей цели. В противном случае у
сотрудников лишь появится дискомфорт, и все действия и стремления окажутся напрасными.
В процессе введения KPI в компании позаботьтесь о том, чтобы показатели можно было
скорректировать, если возникнет такая необходимость. Благодаря постоянному контролю
индикаторов появится возможность вовремя подстраиваться под изменения в рыночной
среде и редактировать рабочую стратегию. Помимо этого, каждый год следует улучшать
модель формирования премий, то есть оптимизировать ее. В рамках оптимизации
оцениваемые индикаторы меняются на другие, более актуальные для тех или иных
сотрудников и отделов.

3 KPI для производства, которые работают без потери качества

Что делать, если сотрудники саботируют внедрение KPI

1. Персонал обязан понимать, что нововведения взаимосвязаны с деятельностью, которая
велась ранее. Если сотрудники осознают это, то перестанут бояться резких перемен.
2. Система KPI – инструмент непростой. В связи с этим о ее особенностях нужно рассказывать
всем специалистам, чтобы они могли совместно обсуждать вопросы, связанные с ней,
оставлять отзывы, давать рекомендации в рамках пилотного проекта.
3. Критический фактор успеха – участие в проекте настройки мотивации на KPI директора
компании и топ-менеджеров. Если они сомневаются в пользе системы KPI, не стоит даже
начинать ее внедрение.
4. Руководителям следует привлекать к разработке KPI менеджеров среднего звена –
специалистов, в обязанности которых будет входить оценка и планирование действий в
соответствии с введенной системой. Сотрудникам необходимо совместно разрабатывать
ступенчатую стратегию внедрения KPI. Как правило, сначала систему тестируют коммерческие
отделы, а в завершении процесса – бэк-офис.
5. Нелишним будет поощрение активных специалистов при введении системы KPI. Даже
небольшие успехи должны быть отмечены.
6. Документооборот должен соответствовать корректировкам, которые вносятся при
внедрении KPI. Действующее положение дел должно плавно перетекать в новое. Так, резких
изменений не будет, а потому в отдельном порядке следует учитывать и мониторить сроки
перестройки.
7. Изменения в организации должны быть непрерывными. Но для обеспечения
преемственности и плавности лучше, если все нововведения будут вытекать из основной цели
компании.
Когда система KPI требует пересмотра
Ответственные за введение KPI специалисты должны непрерывно отслеживать степень ее
актуальности, поскольку в организации могут происходить изменения в бизнес-процессах,
стратегических целях и внешнем окружении. Управление KPI очень важно. Каждый из
показателей следует время от времени пересматривать, чтобы они сохраняли свою
актуальность. По истечении определенного срока индикаторы способны приносить компании
нежелательные плоды.
Не бывает вечных KPI. При внедрении нового коэффициента специалисты компании
начинают работать более эффективно, с повышенной мотивацией. Однако, когда этот процесс
завершается, бывает необходим пересмотр или отмена того или иного KPI. Как правило, набор
индикаторов в системе KPI меняется приблизительно раз в год. Корректировка и пересмотр
показателей осуществляются ежеквартально, в рамках ключевых отделов, чтобы оперативно
менять приоритеты для сотрудников предприятия.
Внеплановые изменения системы KPI и установка новых коэффициентов бывают вызваны
рядом причин, главные из которых:

смена обязанностей работника;

корректировка приоритетных направлений деятельности компании;
необходимость оптимизировать существующие индикаторы эффективности.

4 распространенные ошибки, которые негативно влияют на

эффективность внедрения KPI
1. Лебедь, рак и щука
Очень часто систему KPI разрабатывают непосредственно ради процесса создания, а не для
того, чтобы лучше управлять компанией. Случается и так, что применительно к каждому
отделу, службе или подразделению готовят собственные индикаторы. В итоге создают
комплекс коэффициентов, не взаимосвязанных друг с другом, исключительно для статистики,
кто что делает в организации. В сфере IT существует целый класс систем – BI (Business
Intelligence) – призванных контролировать показатели. Суть в том, что различные эксперты
для различных целей отбирают определенные индикаторы из существующего набора –
стандарта. Но возникает загвоздка: одна выборка показывает, что дела в организации идут
хорошо, а другая – что плохо. Кроме того, целостная картина отсутствует, что приводит к
явным несоответствиям между KPI разных отделов.
Так было в одной производственной компании. Приоритетом для службы снабжения было
сокращение расходов и приобретение сырья по минимальной цене. Чтобы покупать его со
скидкой, специалисты совершали закупки в больших объемах. Склады были переполнены,
выделялись огромные средства на проведение сделок, финансы замораживались в сырье.
Помимо этого, для возможности покупки сырья с большой скидкой снабженцы были
вынуждены приобретать бракованный товар, что, конечно, отражалось на загрузке
производства.
У производственного отдела был собственный KPI – коэффициент загрузки
производственного оборудования (при показателе свыше 80% начислялись премиальные,
ниже – нет). Чтобы эффективно использовать время, специалисты выпускали отдельные виды
товаров в больших объемах, чтобы ускорять переоборудование станков. Это негативно
отражалось на деятельности коммерческого отдела, индикатором эффективности для которого
было выполнение плана по продажам. Чтобы клиенты были удовлетворены, в течение
определенного времени был необходим конкретный ассортимент продукции. Ситуации, когда
сегодня покупатель может приобрести только товар одного типа, а завтра – другого, быть не
должно. В результате положение дел напоминало басню «Лебедь, рак и щука», в которой
каждый все делает хорошо, но единой картины нет.
2. Метод кнута и пряника
Еще один распространенный промах: при наличии показателей ответственных лиц за них нет,
или они четко не определены. К примеру, система финансовых поощрений не
предусматривает выплату премиальных или сокращение их размера руководителям отделов
за достижение или недостижение тех или иных результатов. И в данном случае
первоочередной становится тема полномочий руководства, а именно то, какие санкции
начальники могут применять к персоналу. Если руководитель не может повлиять на
подчиненных, следовательно, и отвечать за результаты их деятельности он не способен.
В бизнес-сфере интересы сотрудников и компании часто не совпадают, но здесь директорат
должен воздействовать на персонал. Хвалить и ругать недостаточно. Все прекрасно знают
цену деньгам, и, если KPI связаны с управленческой системой, их следует интегрировать и с
системой стимулирования специалистов.
3. Все крутится вокруг денег
Не нужно концентрироваться исключительно на материальных показателях эффективности.
Доход, маржинальная прибыль, уровень продаж – все это изначально результирующие KPI.
Пока шел месяц, мы выполняли какие-то действия, в результате сумели достичь
определенного уровня сбыта, а что мы предприняли для этого, неизвестно. Если в ваших
планах – превратить каждый индикатор в управленческий инструмент, а не только в данные
для статистического отчета, все KPI в отдельном порядке нужно «раскрутить» до ключевых
показателей нефинансового характера, то есть, упреждающих KPI.
К примеру, какие действия обязан выполнить менеджер для достижения определенных
результатов по отгрузке? Какое количество встреч должен провести, сколько подписать
договоров? Если компания поймет, от каких нефинансовых факторов зависит получение
желаемого KPI, то сможет стимулировать на них рядовой персонал. При этом на денежные
результаты должны ориентироваться только руководители отделов.
Другой пример: фирма заинтересована в повышении доходов. Как достичь этого? Выпускать
продукцию в большем объеме, пополнять линейку товаров, расширять точки продаж?
Сокращать расходы? Чтобы узнать ответы на данные вопросы, нужен системный подход к
решению задачи по увеличению прибыли. Это поможет понять, какие факторы способны
улучшить бизнес.
4. Непонимание откуда берутся цифры
Эту ошибку также нередко допускают в организациях. Специалисты разрабатывают
показатели эффективности, но не связывают их с общей учетной системой и планированием в
компании. Коэффициенты эффективности нельзя взять из системы учета. Но откуда же они
берутся и для чего их создают?
При разработке KPI в обязательном порядке следует продумывать, откуда взять тот или иной
индикатор. Местом их расположения могут быть CRM, системы оперативного или
производственного учета. Также следует учитывать связь этих показателей с системой
финансового управления. И, конечно, мы рекомендуем не пользоваться KPI, если вы не знаете,
откуда берется тот или иной индикатор эффективности, формулы, существующие для его
расчета.

Книги о системе KPI и других системах расчетах

эффективности
Дэвид Парментер «Ключевые показатели эффективности»
Какое количество KPI оптимально для успешной и эффективной работы предприятия? Каким
индикаторам следует отдавать предпочтение для оценки деятельности сотрудников на разных
уровнях? Что необходимо делать для качественного управления работой всех отделов в
границах своей ответственности? Как создать и ввести KPI, подходящие вашему
предприятию? Эти и другие темы Дэвид Парментер раскрывает в своей книге. Автор выделил
четыре основных принципа, в соответствии с которыми создаются KPI и разрабатывается 12-
ступенчатая модель этого процесса. Вы ознакомитесь с инструментарием введения KPI
(рабочими таблицами, программами семинаров, анкетами для создания и подготовки команды
из сотрудников и менеджеров, которые займутся реализацией процесса).
Уэйн У. Эккерсон «Панели индикаторов как инструмент управления»
Книга написана на основе исследований деятельности ряда предприятий, начавших работать
по KPI. Уэйн У. Эккерсон создал своеобразное пособие, с помощью которого стали возможны
оперативный запуск системы управления эффективностью на базе KPI, обеспечение
максимальной эффективности и ускорение получения результатов.
Если вы руководите предприятием, специализируетесь на IT или только учитесь и хотите
узнать о новейших технологиях улучшения бизнес-процессов, вам непременно стоит прочесть
это пособие.
Алексей Клочков «KPI и мотивация персонала: полный сборник практических инструментов»
Книга рассказывает практически обо всех инструментах системы KPI, способных принести
реальную пользу предприятиям в России. Автор отлично знает, как разрабатывать
комплексные системы мотивации и управления персоналом, внедрять стратегическое,
бюджетное, целевое, процессное и проектное управление. Обширные знания и компетенция
позволили ему собрать воедино практические данные о внедрении и использовании KPI в
организациях в России и за рубежом.
Из книги вы узнаете, как использовать в работе тот или иной инструмент. Информация в
пособии изложена подробно и понятно, приведены яркие примеры применения индикаторов,
даны рекомендации по введению и расчету KPI, освещены наиболее востребованные
показатели. Всем этим книга отличается от иных пособий о мотивационной системе и
управлении целями. После прочтения вы поймете, как создавать систему стимулирования
персонала с использованием KPI, улучшать бизнес-процессы и мотивировать специалистов на
более эффективную работу.
Материал подготовлен при поддержке редакции «Коммерческий директор»

Ссылка на полную версию: https://www.gd.ru/articles/3584-kpi