Aplicação do gerenciamento de projetos com auxílio do MS PROJECT

em uma empresa produtora de móveis para escritório

Francisco Pires da Cruz Júnior (UFG) [email protected]

Vinícius Silva Lemos Bernardes (UFG) [email protected]
Naiara Faiad Sebba Calife (UFG) [email protected]

Resumo: Atualmente o mercado das empresas de móveis para escritório vem se verticalizando devido
à grande rapidez e qualidade com que produtos inovadores vão surgindo no mercado, obrigando um
maior investimento das empresas do ramo para se tornarem competitivas no mercado. Portanto, o
artigo tem como objetivo propor a implantação da gestão de projetos, integrado com o MS Project em
uma empresa com a finalidade de realizar uma gestão da produção eficiente sem a necessidade de
grandes investimentos. Na empresa estudada foi desenvolvido e implantado um sistema de auxílios
computacionais no gerenciamento de um projeto de construções de um novo modelo de cadeira para
escritório, A pesquisa realizada demonstrou resultados alcançados satisfatórios, no qual os programas
apresentaram dados quantitativos e qualitativos importantes no gerenciamento da produção do novo
modelo a ser fabricado pela empresa. O MS-Project revelou o valor para o novo produto de R$
1.213,07, o tempo de duração projeto que foi de 8,41 dias.
Palavras chave: Gestão de projetos, MS PROJECT, custos.

Project management application with the help of MS PROJECT in an

office furniture company

Abstract: This article aims to propose the implementation of Project Management integrated with MS
Project in a company in order to perform an efficient production management without the need for
large investments for a company that produces office furniture. The market of this company has been
frantically verticalizing due to the great speed and quality with which the new technologies are
emerging, forcing a bigger investment of the companies of the branch to become competitive in the
market. In the studied company was developed and implemented a computer aid system in the
management of a construction project of a new office chair model. The research showed satisfactory
results, in which the programs presented important quantitative and qualitative data in production
management. of the new model to be manufactured by the company. The MS-Project revealed the
value for the new product of $ 1,213.07, the project lifetime which was 8.41 days.
Key-words: Project management, MS PROJECT, costs.

1. Introdução
O ambiente empresarial está em constante transformação, se tornando cada vez mais
competitivo, de modo a ser de fundamental importância conhecer e aprimorar os projetos
realizados dentro de uma empresa, se atentando a elementos como prazos, custos e
atendimento das expectativas dos clientes, obtendo maior eficácia no gerenciamento de todos
os projetos realizados dentro da empresa.
Portanto a compreensão e aplicação de uma eficaz gestão do projeto é de suma importância
para a organização, podendo ser aplicada aos mais variados tipos, desde pequenos, como o
planejamento de compras de matérias-primas para a construção de uma casa, a complexos a
exemplo expansão de uma filial.
De acordo com Vargas (2009), O gerenciamento de projetos é um conjunto de ferramentas
gerenciais que permitem que a organização desenvolva uma gama de habilidades, incluindo
conhecimento e capacidades individuais, destinados ao controle de eventos não repetitivos,
únicos.
Há muito tempo são estudadas as formas de satisfazer as necessidades da sociedade
rotineiramente da forma mais satisfatória e eficiente. Com isso, a competitividade que o
mercado mundial tem demandado das empresas junto do potencial competitivo que representa
o desenvolvimento de novas tecnologias e de gestão de projetos, trouxe a tona a necessidade
de achar meios para que uma empresa obtivesse vantagens comerciais diante dos seus
concorrentes, que tornaram-se cada vez mais exigentes ao mercado, que por sua vez, busca
melhorar a forma de atender aos anseios e necessidades dos clientes.
Ainda de segundo Soderlund e Lenfle (2013) estudar as práticas de projetos do passado e seu
desenvolvimento, poderia auxiliar no enfrentamento dos desafios encontrados atualmente,
permitindo, assim, uma visão mais ampla das práticas da gestão de projetos e maior eficiencia
do mesmo.
A gestão de projetos detem como objetivo promover a qualidade e a velocidade na entrega do
produto aos clientes, aumentando o lucro e diminuindo os custos. Este objetivo, por sua vez,
pode ser alcançado através das ferramentas de gestão de projetos, produzindo projetos com
menores custos, cumprindo prazos estabelecidos e atentando-se a satisfação dos clientes. De
modo a controlar com maior eficácia os custos do projeto, conduzir o projeto no prazo
estabelecido, promover um melhor gerenciamento dos projetos em execução e que virão a ser
conduzidos, praticar o diálogo e buscar continuamente o aperfeiçoamento.
Desta forma, o presente artigo tem como objetivo aplicar o gerenciamento de projetos com o
auxílio do MS PROJECT para definir, planejar e controlar todas as atividades para a produção
de um novo modelo de cadeira para escritório, em uma empresa localizada em Anápolis-GO.
Além disso, o artigo também tem como objetivo, apresentar o prazo para conclusão das
atividades e também o custo total do novo projeto.
2. Referencial Teórico
2.1. Gestão de Projetos
Correa et. al. (2014) afirmam que projetar é “planejar um futuro que seja diferente do
passado, por causas sobre as quais se tem controle”. Através do planejamento inicial, se torna
possível controlar e organizar as variáveis de um processo produtivo.
A gestão de projetos é, portanto, uma nova concepção de gerenciamento empresarial de forma
a assegurar a permanência da organização num mercado de alta competitividade. É definida
como o planejamento, programação e controle de uma série de tarefas integradas de forma a
atingir seus objetivos com êxito (Kerzner, 2002).
Segundo Heldman (2006, p. 51) Gerenciamento de Projetos consiste na “aplicação de
conhecimento, competências, ferramentas e técnicas às atividades do projeto, com vista ao
cumprimento dos requisitos em pauta”. Porém, o Guiado PMBOK (2004), dispõe que
Gerenciamento de Projetos é a arte de coordenar atividades com o objetivo de atingir as
expectativas dos indivíduos e das organizações, diretamente envolvidos no projeto ou aqueles
cujos interesses podem ser afetados de forma positiva ou negativa, no decorrer do projeto ou
após sua conclusão. Sendo assim, cada projeto é constituído por várias etapas, devendo ser
diferenciado de uma atividade contínua, pois o projeto é uma situação inovadora, a qual
possui tempo e recursos determinados a acabar, possuindo, portanto, um ciclo de vida, e seus
objetivos são mais específicos
Para se alcançar o sucesso de um projeto é necessário para a organização o cumprimento do
prazo e dos custos orçados, devendo este satisfazer o cliente final. Mas é muito importante
para obter o sucesso, a clareza dos objetivos, um bom fluxo de informação, uma boa
comunicação, planejamento das tarefas, recursos humanos adequados e motivados,
acompanhamento e uma boa liderança.
Para uma melhor gestão de projetos o PMBOK é utilizado como um guia para atender as
necessidades dos projetos por meio de tecnicas gerenciais que permitam maior controle sobre
a execução dos mesmos, capaz de abranger uma variadade de projetos em seu guia e deve ser
adaptado para as condições e realidades de cada projeto ou organização o qual será aplicado.
Analisando com cautela o nivel de profundidade o qual será trabalhado, uma vez que existem
42 processos presentes dentro deste guia, que possibilita atingir uma infinidade de projetos de
diferentes niveis de maturidades e especificidades.
O MS PROJECT é um software amplamente empregado no gerenciamento de projetos, uma
vez que auxilia na administração de recursos, atividades, subatividades, materiais, alocação e
gerenciamento dos custos. Permite o planejamento das necessidades para execução do
projeto, programação das atividades a serem desempenhados, acompanhamento e
monitoramento da execução do projeto, possibilitando um controle eficiente dos tempos,
cronogramas, custos e cargas de trabalho. De acordo com Barra et al (2013), o MS PROJECT
é uma ferramenta computacional que permite informações a cerca de tempos para cada tarefa,
alocação dos custos tanto para mão de obra quanto para materiais, logo possibilita o
cumprimento dos prazos previamente estabelecidos, sem exceder o orçamento atribuido,
concluindo o projeto com uma eficiencia maior.
3. Metodologia
Para dar início a este artigo foi necessária a realização de uma pesquisa para que novos
conhecimentos fossem adquiridos para execução prática de técnicas empregadas na resolução
do problema específico. Miguel, et al. (2012), apresenta que o objetivo de um pesquisador é
modificar conhecimentos que já existem utilizando de ferramentas disponíveis e refinar
informações com o intuito de compreender a razão de um determinado problema e ser capaz
de resolvê-lo.
Sucedente a esse passo foi realizada uma pesquisa bibliográfica, que de acordo com Lakatos
(2010) abrange todos os trabalhos já publicados sobre o conteúdo estudado, de artigos, livros,
periódicos, trabalhos de conclusão de curso até outros meios de comunicação. Essa pesquisa
foi realizada a fim de ampliar conhecimentos sobre a aplicabilidade da gestão de projetos com
a finalidade de promover a qualidade e a velocidade na entrega do produto aos clientes.
A abordagem de pesquisa desse estudo em relação à metodologia usa o conceito de pesquisa
quantitativa dispondo do procedimento de pesquisa experimental. Segundo Figueiredo (2008)
compreende-se por quantitativa um método que trata estudos estatísticos utilizando modelos
matemáticos, ou seja, a conjuntura atual inclui valores numéricos para obter resultados.
Mencionando Costa e Costa (2009), a pesquisa experimental tem como singularidade o
desdobramento de hipóteses através do manejo de aspectos que sejam capazes de influenciar
as variáveis e gerenciar suas possíveis relações.
Para coletar os dados necessários foi realizada uma entrevista informal com o gerente da
empresa, com a finalidade de levantar as principais etapas para a elaboração do novo produto,
sendo elas desde a definição de quanto, quando e onde comprar para cada material para dar
início à produção, ao processo final de inspeção do produto acabado. Ainda sobre a entrevista,
verificou-se que a empresa opera de segunda a sexta-feira das 9 horas às 12 horas e das 13
horas às 18 horas.
Após a organização e coleta de todos os dados deu-se início a parte do seqüenciamento de
todas as atividades com uma estimativa de duração para finalizar cada atividade com o intuito
de definir o cronograma das atividades.
Com o cronograma de todas as atividades finalizadas, a próxima etapa será a alocação de
todos os recursos disponíveis para dar início a produção, sendo eles classificados de dois
modos, o do tipo trabalho e do tipo matéria prima.
4. Resultados e Discussões
4.1. Definição das tarefas e estimativa de tempo para cada atividade
Antes de iniciar um monitoramento de um projeto é necessário que as etapas e atividades que
precedem o início de um projeto estejam bem definidas e estruturadas. No processo de
definição das atividades, realizou-se um levantamento de todas as possíveis etapas necessárias
para a realização de um projeto para um novo produto de uma empresa de móveis de
escritório.
Para o levantamento das possíveis etapas do projeto utilizou-se a técnica de brainstorm, bem
como para a estimativa de tempo para condução de cada atividade baseamos num processo de
analogia, onde realizou-se comparações do período de duração de atividades em projetos
semelhantes. Posteriormente, foi realizada uma triagem dos dados. As etapas levantadas e a
estimativa de duração de cada tarefa podem ser resumidas conforme a seguinte Tabela 1.

Nome da tarefa Duração

Projeto Cadeira 8,41 dias
Fase de pedidos 8,13 dias
fase pré-pedido 3 dias
definir quantidade de cada pedido 4 hrs
escolher fornecedores 8 hrs
contatar fornecedores 16 hrs
fase de pedidos 5 dias
pedido para o fornecedor (chapa de aço) 36 hrs
pedido para o fornecedor (tintas) 24 hrs
pedido para o forncedor (arruela) 24 hrs
pedido para o fornecedor (parafusos) 24 hrs
pedido para o fornecedor(peças para encosto/assento ) 40 hrs
fase pós-pedido 2,13 dias
receber e alocar pedidos chapas de aço 1 hr
receber e alocar pedidos de tintas 1 hr
receber e alocar pedidos de arruela 1 hr
receber e alocar pedidos de parafusos 1 hr
receber e alocar pedidos encosto/assento 1 hr
Fase de fabricação 0,62 dias
 fabricação do assento/ encosto 0,62 dias
preparar matéria prima 20 mins
preparar maquina de corte 15 mins
cortar peça 10 mins
retirada de rebarbas 8 mins
aferir medidas 5 mins
Armazenamento 20 mins
fabricação base metálica 0,35 dias
preparar matéria prima 5 mins
preparar máquina de corte 10 mins
cortar chapa 5 mins
preparar máquina de furo 5 mins
furar chapa 3 mins
preparar máquina de dobra 5 mins
dobrar a chapa 2 mins
preparar máquina de polimento 5 mins
polir a chapa 15 mins
preparar máquina de solda 5 mins
soldar chapa 35 mins
tempo de resfriamento 15 mins
preparar máquina de pintura 5 mins
pintar base metálica 15 mins
tempo de secagem 30 mins
aferir medidas 5 mins
Armazenamento 5 mins
Fase de montagem 0,17 dias
buscar peças fabricadas que foram armazenadas 30 mins
parafusar assento/encosto na base metálica 20 mins
Armazenamento 30 mins
Fase de inspeção 0,02 dias
inspeção final 10 mins

Fonte: Autores
Tabela 1 – Descrição das tarefas e duração do projeto

4.2. Sequenciamento das atividades

Para o processo de sequenciamento das atividades, todas as etapas do projeto levantadas
foram sintetizadas no software Microsoft Project, de forma a facilitar o monitoramento das
atividades, uma vez que este software é uma ferramenta automatizada que auxilia na gerência
de projetos.
A relação de atividades predecessoras e sucessoras foi realizada no software, assim como o
tipo de relação: Término-Início (TI), após terminar a atividade predecessora será iniciado a
atividade sucessora; Inicio-Inicio (II), onde as atividades se iniciam na mesma data; Término-
Término (TT), onde as atividades são finalizadas na mesma data; Início-Término (IT), onde a
atividade predecessora só inicia após o término da atividade sucessora, porém este tipo de
relação não é frequentemente usada. Além de indicar o tipo de relação entre as atividades,
também é possível indicar um retardo no inicio da atividade, como no caso de o projeto ser
interrompido para uma viajem da equipe de projeto em um período de férias, condições
meteorológicas, atrasos de terceiros, falhas, avarias de equipamentos e casos imprevisíveis.
4.3. Calendário do projeto
Após iniciar a inserção dos dados do projeto, criaou-se um calendário padrão para a equipe de
projeto. Na construção do calendário a semana de trabalho é de segunda-feira a sexta-feira,
possuindo dois períodos de trabalho diários, o primeiro período com a hora padrão de inicio
às 9:00 horas e a de término às 12:00 horas, e o segundo período com a hora padrão de inicio
às 13:00 horas e a de término às 18:00 horas.
4.4. Desenvolvimento do Cronograma
O desenvolvimento do cronograma foi realizado no software Microsoft Project, que após a
inserção das atividades e do período de duração foi realizado o sequenciamento das mesmas,
sendo gerado um padrão de visualização do cronograma de fácil e rápida compreensão.
Depois de ter inserido as etapas, suas respectivas durações e já ter realizado o sequenciamento
das atividades, foi inserida a data de inicio do projeto na primeira etapa como sendo a data
24/01/2018, tendo dessa maneira o seu cronograma com as datas de realização estimada de
cada tarefa, e a data de término estimada como sendo 05/02/2018.
4.5. Definição dos custos e alocação de recursos
Durante a descrição dos recursos que iriam ser utilizados no projeto foi necessário inserir os
custos dos recursos, que dependiam do período de tempo necessário para completar uma
tarefa do projeto e a quantidade de materiais a ser utilizado. Com estes dados foi possível
realizar analises de custos do projeto, assim como análise de atividades que poderiam ter mais
recursos alocados de modo a diminuir a duração de atividades ou a garantir a realização de
tarefas consideradas como críticas no cronograma do projeto.
Na planilha de recursos do software MS Project, foram cadastrados todos os recursos
utilizados no projeto, sejam estes pessoas, locais e itens necessários para conclusão de uma
determinada tarefa do projeto. A figura abaixo ilustra a tela de inserção dos dados do projeto
em estudo. Após a identificação dos recursos que iriam ser utilizados no projeto, foram
vinculados os recursos para cada tarefa, de modo a facilitar o controle da quantidade de
trabalho desenvolvido pelos recursos de cada tarefa, com isso facilitando os controles do
andamento do projeto.

Fonte: Autores
Figura 1 – Custo mão de obra e materiais
 Fonte: Autores
Figura 2 – Custo da carga de trabalho
Os Custos permitiram informações sobre o custo do projeto, disponibilizando dados sobre os
recursos alocados dos tipos trabalho e materiais

Fonte: Autores
Figura 3 - Custos dos tipos de recursos
Determinou-se através da alocação dos custos os gastos com mão de obra, atribuindo para
Vinícius um custo de R$ 79,00 reais, trabalhando 2,63 horas, para o Francisco um custo de R$
352,00 reais, trabalhando 176 horas, para o Gabriel um custo de R$ 155,00 reais, trabalhando
5,17 horas e para funcionário um custo de R$ 56,67 reais, trabalhando 2,83 horas.
Representando a mão de obra um custo R$ 642,67 reais, correspondente a 52,97% dos custos
do projeto e custo total do projeto foi de R$ 1213,07 reais.
4.6. Duração do projeto
Após a definição da linha de base foi possível gerar informações do projeto, como a sua
duração total, através das estatísticas do projeto fornecidas pelo MS Project. Neste campo
observávamos as datas de inicio e término do projeto, suas variações, a duração o trabalho em
horas dos recursos e o custo do projeto, conforme figura abaixo. Estas informações foram
acessadas durante o projeto de modo fornecer um melhor controle do andamento das
atividades.
 Fonte: Autores
Figura 4 – Prazo e custo total do projeto

5. Conclusão
O MS PROJECT é uma ferramenta com recursos poderosos, os principais focos desse
aplicativo são o controle do tempo gasto para elaboração de todo o projeto, os custos e
variáveis do projeto. No controle das datas como destaque podemos citar a opção
predecessores que é a criação de uma interdependência cronológica das atividades. Se
alterarmos a duração de uma atividade, todas as atividades vinculadas por predecessores terão
as datas atualizadas automaticamente, mantendo assim a lógica sucessiva dos acontecimentos.
Além de ser uma ferramenta muito importante o MS PROJECT juntamente com
gerenciamento de projetos trazem soluções que toda empresa procura para continuar forte e
rendendo no mercado, a fim de cortar custos, manter qualidade e ainda assim, entregar o
cronograma de todas as atividades no prazo determinado.
Portanto, observa-se que o objetivo do artigo foi alcançado, uma vez que foram definidas,
planejadas e controladas todas as etapas de produção, e também foram apresentados os gastos
totais e os prazos para o termino de todas as estapas das atividades para um novo produto de
uma empresa de móveis localizada em Anápolis-GO.
Como sugestão de pesquisa futuras, sugere-se um estudo mais aprofundado em MS
PROJECT, com a finalidade de explorar todas as ferramentas do relátorio que o software
pode oferecer.
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