MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO

UNIVERSIDADE FEDERAL DE GOIÁS – UFG

DIRETORIA DE CONTABILIDADE E FINANÇAS – DCF

MANUAL DE DESPESAS DE EXERCÍCIOS ANTERIORES

1. OBJETIVO

Este manual tem por objetivo orientar e padronizar os procedimentos relacionados

ao enquadramento e pagamento de Despesas de Exercícios Anteriores (DEA) não pagas
no exercício de competência, bem como facilitar e dar maior segurança na execução da
atividade, evitando variações indesejáveis no resultado das demonstrações contábeis.

2. CAMPO DE APLICAÇÃO

Este procedimento se aplica a todas as unidades que precisem reconhecer dívidas

referentes a outros exercícios, assim como à Diretoria de Contabilidade e Finanças – DCF
responsável pelo registro e pagamento da DEA.

3. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA

a) Lei nº 4.320, de 17 de março de 1964;

b) Decreto nº 93.872, de 23 de dezembro de 1986;
c) Lei Complementar nº 101/2000;
d) Constituição Federal de 1988;
e) Manual de Despesa Nacional, aprovado pela Portaria Conjunta STN/SOF nº
03/2008;
f) Manual de Contabilidade Aplicada ao Setor Público – MCASP;
g) Normas Brasileiras de Contabilidade Aplicadas ao Setor Público – NBCASP
h) Manual SIAFI – Macro funções 021140 e 021141.

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4. Siglas

✓ DCF – Diretoria de Contabilidade e Finanças

✓ DEA - Despesas de Exercícios Anteriores
✓ CG/UFG – Contabilidade Geral da UFG
✓ CO - Coordenação de Orçamento
✓ SEO - Setor de Execução Orçamentária e Empenho
✓ SLP – Setor de Liquidação e Pagamento
✓ Setor de Conferência e Contabilidade/DCF
✓ SIAFI – Sistema Integrado de Administração Financeira
✓ SICAF - Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores

5. ENQUADRAMENTO COMO DESPESA DE EXERCÍCIO ANTERIOR

As Despesas de Exercícios Anteriores referem-se às dívidas reconhecidas para as

quais não existe empenho inscrito em Restos a Pagar, seja pela sua anulação ou pela não
emissão da nota de empenho no momento oportuno. Originam-se, assim, de
compromissos gerados em exercício financeiro anterior àquele em que deva ocorrer o
pagamento, para o qual o orçamento continha crédito próprio, com suficiente saldo
orçamentário, mas que não tenham sido processados naquele momento.
Assim, conforme especifica o Art. 37 da Lei nº 4.320/64, poderão ser pagas a
conta de dotação específica consignada no orçamento da entidade devedora e
discriminadas por elemento, obedecida, sempre que possível, a ordem cronológica:
• As despesas de exercícios encerrados, para os quais o orçamento respectivo
consignou crédito próprio, com saldo suficiente para atendê-las, que não se
tenham processado na época própria;
• Os restos a pagar com prescrição interrompida;
• Os compromissos reconhecidos após o encerramento do exercício financeiro.

De acordo com o § 2º do Art. 22 do Decreto 93.872/86, considera-se Despesas de

Exercícios Anteriores, aquelas:
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• Despesas que não tenham sido empenhadas em época própria – aquelas cujo o
empenho tenha sido considerado insubsistente e anulado no encerramento do
exercício correspondente, mas que, dentro do prazo estabelecido o credor tenha
cumprido sua obrigação;
• Restos a Pagar com prescrição interrompida – a despesa cuja inscrição em Restos
a Pagar tenha sido cancelada, mas em relação à qual ainda vige o direito do credor;
• Compromisso reconhecido após o encerramento do exercício – a obrigação de
pagamento criada em virtude de lei, mas somente reconhecido o direito do reclamante
após o encerramento do exercício correspondente.

Ressalta-se que o Ordenador de Despesas será responsabilizado pelas

consequências advindas da inobservância do disposto na legislação e que a despesa não
poderá ser realizada se não houver comprovada e suficiente disponibilidade de dotação
orçamentária para atendê-la, sendo vedada a adoção de qualquer procedimento que
viabilize a sua realização sem observar a referida disponibilidade.
É importante destacar que, de acordo com o disposto no artigo 60 da Lei nº
4.320/64, é vedada a realização de despesa sem prévio empenho.

6. FORMA DE SOLICITAÇÃO E COMPOSIÇÃO DO PROCESSO DE

RECONHECIMENTO DE DÍVIDA

Cabe ao Ordenador de Despesas reconhecer a dívida a ser paga à conta de recursos

alocados no elemento de despesa 92 - Despesas de Exercícios Anteriores.
No processo de reconhecimento de dívidas são indispensáveis os seguintes
documentos (checklist disponível no Anexo II), através do qual o gestor formaliza o
reconhecimento da dívida:
- Causa da inobservância do empenho ou justificativa de anulação de empenho;
- Relatório da despesa ocorrida;

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- Documentação que originou tal situação (se for o caso);

- Importância a pagar;
- Dados do credor (nome, CPF ou CNPJ e endereço)
- Data de vencimento do compromisso (se for o caso);
- Termo de reconhecimento de dívida, elaborado pelo ordenador de despesa,
conforme modelo do Anexo III;
- Autorização de pagamento realizada pelo ordenador de despesa.

7. PROCEDIMENTOS

7.1 Reconhecimento da Dívida

Formalização da solicitação e composição do processo de reconhecimento da
dívida cabe ao Ordenador de Despesas responsável, conforme mencionado no item
anterior.

7.2 Solicitação de crédito orçamentário

Após o reconhecimento da dívida e cumpridas todas as exigências expostas acima,
o Ordenador de Despesas deverá encaminhar o processo para solicitação de crédito
orçamentário à Diretoria de Orçamento/ PROAD.

7.3 Registrar o passivo

Após a indicação do crédito orçamentário, à Diretoria de Orçamento/ PROAD
encaminhará o processo para a Contabilidade Geral da UFG/DCF para que seja efetuado
o registro do passivo no SIAFI. A apropriação do passivo deverá ser realizada seguindo
os procedimentos abaixo:
Visando o correto registro do passivo referente ao reconhecimento da DEA no
SIAFI, abaixo são mencionados os procedimentos para os lançamentos contábeis de
responsabilidade do Setor de Contabilidade e Contador Geral /DCF.

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1. Verificar o enquadramento da dívida como DEA;

2. Conferir a composição documental do processo para reconhecimento da
dívida;
3. A apropriação do passivo será efetuada no Sistema SIAFI WEB por meio
do Documento Hábil PA, gerando uma Nota de Sistema - NS.
A situação a ser incluída, que deve ser utilizada no momento do
reconhecimento da obrigação com o elemento 92 - Despesas de Exercícios Anteriores
é:
LPA330 - APROPRIAÇÃO DE PASSIVO CIRCULANTE - AJUSTES DE
EXERCÍCIOS ANTERIORES
4. As Contas Contábeis a serem afetadas no momento do registro do passivo
dependem da dívida e das informações a que referem o processo, podendo ser, a título de
exemplo:
Servidor: 2.1.1.1.1.01.01 - Salários, Remunerações e Benefícios;
Pessoa Física/Jurídica: 2.1.3.1.1.04.00 - Contas a Pagar Credores
Nacionais;
Diárias: 2.1.8.9.1.02.00 - Diárias a Pagar.

5. Após o registro da NS, inserir cópia dos lançamentos contábeis no

processo, para posterior verificação documental e dos registros contábeis visando a
implementação de mecanismo de controle.
Obs.: A apropriação do passivo deverá ser realizada seguindo as orientações
contidas na Macro função SIAFI – 021140, disponível no link
http://manualsiafi.tesouro.fazenda.gov.br/020000/021100/021140.

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7.4 Registrar o empenho no SIAFI

Efetuado o reconhecimento do passivo, a Contabilidade Geral da UFG enviará
o processo para o Setor de Execução Orçamentária e Empenhos/DCF, indicando a conta
contábil do registro do passivo anterior, para que este emita a nota de empenho no SIAFI.

7.5 Emissão do Empenho e Conferência do Empenho

O Setor de Execução Orçamentária e Empenhos do DCF emitirá o empenho
indicando a existência de passivo anterior na conta contábil informada pela Contabilidade
Geral.
Posteriormente, o Setor de Execução Orçamentária e Empenhos/DCF, confere
se a Nota de empenho foi emitida corretamente e se contém todos os elementos
necessários para a identificação da despesa.
Estando o empenho correto, o Setor de Execução Orçamentária e Empenhos/DCF
aprova e encaminha à Diretoria de Contabilidade e Finanças para assinatura em conjunto
com a PROAD. Caso contrário, devolve para proceder aos ajustes necessários.

7.6 Composição do processo para liquidação e pagamento

Após a assinatura do empenho, o processo é encaminhado pela Diretoria de
Contabilidade e Finanças ao Setor de Liquidação e Pagamento/DCF, que deverá verificar
se foi anexado ao processo:
✓ Os documentos comprobatórios da despesa, conforme exposto no item 6 deste
manual;
✓ O ateste que serviço/material foi recebido e “achado conforme” por servidor da
unidade; e
✓ A autorização de pagamento pelo ordenador de despesas.
✓ Depois de verificada toda a documentação deverá ser inserida a consulta ao SICAF
e providenciada a liquidação, a retenção de tributos e contribuições, prevista na
legislação, para apurar o valor líquido a ser pago; e

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✓ Caso contrário, o Setor de Liquidação e Pagamentos/DCF devolverá o processo à

unidade responsável para proceder aos ajustes que se fizerem necessário.

7.7 Conferência Contábil e de Gestão

O processo é encaminhado ao Setor de Contabilidade/DCF, que realiza a análise
documental e dos lançamentos registrados no SIAFI e posterior validação.
Estando todos os procedimentos e documentação correta é efetuado o registro de
“sem restrição” na Conformidade dos Atos e Fatos de Gestão no SIAFI e o processo é
enviado para a Diretoria de Contabilidade e Finanças/DCF para autorizar/liberar o
pagamento.
Caso precise de ajustes, o processo retorna ao Setor de Liquidação e Pagamento
para realização dos devidos ajustes.

8. Acompanhamento dos saldos de DEAS

A Diretoria de Contabilidade e Finanças da UFG tem registrado e acompanhado

tempestivamente os reflexos orçamentários e patrimoniais provocados pelos
reconhecimentos de Despesas de Exercícios Anteriores, com o auxílio da ferramenta
TESOURO GERENCIAL, e vem divulgando os resultados em seus relatórios trimestrais
de notas explicativas.

Goiânia, 01 de outubro de 2020.

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9. FLUXO DA ATIVIDADE

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Reposta ao Relatório de Auditoria nº 20190008, processo SEI 23070.031586/2019-44

ANEXOS

Anexo I - Checklist para Enquadramento como Despesa de Exercício Anterior

Para a dívida ser considerada como Despesa de Exercício Anterior, ela deve se
enquadrar em um dos itens abaixo listados, conforme Art. 37 da Lei nº 4.320/64 e § 2º do Art 22
do Decreto 93.872/86:

Despesas cujo empenho tenha sido considerado insubsistente e anulado no exercício a

que correspondeu, mas que o credor já tenha cumprido sua obrigação.

Restos a pagar cancelados, mas ainda vigente o direito do credor.

Compromissos reconhecidos após o encerramento do exercício financeiro.

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Reposta ao Relatório de Auditoria nº 20190008, processo SEI 23070.031586/2019-44

Anexo II - Checklist da Composição Processual

Documentos indispensáveis ao processo de reconhecimento da dívida, conforme Manual
SIAFI – Macro função 021140:

Causa da inobservância do empenho ou justificativa de anulação de empenho.

Relatório da despesa ocorrida (ateste).

Documentação que originou tal situação (se for o caso) (Nota fiscal, fatura...).

Importância a pagar.

Dados do credor (nome, CPF ou CNPJ e endereço).

Data de vencimento do compromisso (se for o caso).

Termo de reconhecimento de dívida, elaborado pelo ordenador de despesas.

Autorização de pagamento realizada pelo ordenador de despesas.

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Reposta ao Relatório de Auditoria nº 20190008, processo SEI 23070.031586/2019-44

Anexo III - Termo de Reconhecimento da Dívida

Termo de Reconhecimento de Dívida

Em conformidade com art. 100 da Lei nº 4.320 de 17 de março de 1964, reconheço a

dívida no valor de R$ __________________________ (por extenso) junto a
_____________________ (especificar o credor), CNPJ/CPF nº ____________________,
situada à ____________________ (especificar endereço comercial) pelos
________________________ (especificar os serviços/aquisições que motivaram o pagamento).
Informo que o passivo foi reconhecido sem o correspondente recurso orçamentário
devido _____________________________________________________________________
(justificativa dos motivos pela ausência de cobertura orçamentária).
Memória de cálculo da estimativa do valor contábil do passivo (se for o caso)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

Local, ___ de ___________________ de __________.

_______________________________
Ordenador de Despesas
Assinatura e carimbo

Anexo IV - Procedimentos para Registro do Reconhecimento do Passivo