PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO Código:

Política de Pagamentos pelo Contas a Pagar POP-FIN-002

Emitido por:
Aprovado por:
Qualidade/Processos Revisão 01 Data:10/05/2022
Ivanira Vasconcelos

1. HISTÓRICO DE REVISÕES
DATA REVISÃO RESUMO DE ALTERAÇÕES
Emissão Inicial – Adequação a NBR ISO 9001:2015 e Sassmaq
29/10/2021 00
edição 2014.
23/03/2022 00 Revisão
10/05/2022 01 Revisão

2. OBJETIVO

Este documento tem o objetivo de definir as normas a serem seguidas pelos colaboradores da
TranSul, no que se refere aos tipos de pagamentos, sejam eles custos, despesas, adiantamentos,
reembolsos e outros compromissos de forma a assegurar que sejam efetuados conforme
diretrizes descritas abaixo.

3. CAMPO DE APLICAÇÃO

Todos os colaboradores da TranSul devem estar familiarizados com os princípios e regras

contidos no presente documento.

4. RESPONSABILIDADES

Cabe ao Contas a Pagar

Gerir todo processo de pagamento;

Garantir que não ocorra incidência de cobrança de juros ou
qualquer outro encargo que vá penalizar financeiramente a empresa; salvo por decisão superior
por motivos estratégicos;
Acompanhar todo o processo de remessa e retorno de arquivos assegurando que todos os
pagamentos foram efetuados corretamente;
Solicitar esclarecimento de dúvidas e zelar para que estas diretrizes sejam cumpridas.

Cabe a área de Suprimentos (Lançamento de notas)

Verificar a validação do documento pelo Gestor da área contratante;

Lançar documentos em sistema GW (informando no campo quem autorizou a compra e/ou
serviço);
Solicitar esclarecimentos das áreas contratantes referente aos pagamentos que serão lançados,
sempre que houver necessidade.

Cabe a área Contratante

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Garantir que os documentos fiscais cheguem no prazo determinado pata o setor de suprimentos
fazer o lançamento;
Conferir os documentos fiscais antes de encaminhar para o Suprimentos;
Validar autorização de pagamentos;
Assegurar o cumprimento dos serviços contratados.

Cabe a Diretoria

Exigir o cumprimento das regras descritas neste documento.

Analisar e/ou autorizar exceções a esse procedimento.

5. DESCRIÇÃO DO PADRÃO
a) Todos os pagamentos de produtos e/ou serviços deverão ser realizados pela área de
Contas a Pagar da matriz. Com exceção da filial de Guarulhos que possui área financeira
independente. Qualquer exceção a esta regra, deverá ser encaminhada a gerencia
administrativa da matriz.
b) As áreas contratantes dos produtos e/ou serviços devem concentrar e programar as
datas de vencimentos com os fornecedores conforme as datas específicas: 20 a 30 de
cada mês. Com exceção de negociações com descontos/prazos ou compra pelo cartão
corporativo e contratos de prestação de serviços fixos.
c) A área contratante deve acompanhar e cobrar o recebimento das notas fiscais pelos
fornecedores dentro dos prazos estipulados e capturar as notas na plataforma
Vianuvem logo após o recebimento da nota fiscal;
d) Diariamente os Gestores deverão verificar as notas inseridas no vianuvem,
independente da data de vencimento e já validar;
e) É responsabilidade do Gestor conferir as notas fiscais e demais documentos para
pagamento dos fornecedores, certificando-se que estão de acordo com o contratado;
f) O Financeiro realizará a provisão dos pagamentos sempre com um dia de antecedência
ao seu vencimento. Portanto, todas as notas deverão ser devidamente capturadas no
vianuvem até as 10h da manhã do dia anterior ao seu vencimento;
g) A área de suprimentos tem até as 15h para fazer os lançamentos de notas capturadas
no Vianuvem com vencimento para o dia seguinte. Sendo passível do colaborador
responsável pelo atraso no envio das informações arcar com as taxas e encargos
referente ao atraso.
h) As áreas devem encaminhar imediatamente as notas recebidas dentro da conformidade
ao setor responsável pelo lançamento no sistema, referenciando os centros de custos
correspondentes. Caso tenham dúvidas, poderão consultar o setor de contabilidade.
i) As Notas Fiscais devem ser entregues pelos fornecedores até 02 dias após a data de
emissão, não podendo ultrapassar o último dia útil do mesmo mês em que foram
emitidas, por conta dos impostos sobre a nota;
j) O pagamento via cheque só poderá ocorrer em casos emergenciais
com autorização do Gerente da área;

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k) Só serão feitos pagamentos para fornecedores com depósito em conta, no qual a conta
pertença ao fornecedor, ou seja, conta e nota pertencente ao mesmo CNPJ/CPF da nota
emitida;
l) É vedado o pagamento de quaisquer valores em conta corrente que não tenha como
titular a Pessoa Física/ Pessoa Jurídica do serviço prestado, salvo mediante
apresentação de declaração do representante da empresa fornecedora autorizando o
pagamento na conta corrente da pessoa física.
m) Pagamentos de títulos de boletos não reconhecidos ou não processados pelo banco,
deverão ter a autorização da empresa para deposito em conta corrente;
n) Em nenhuma hipótese serão realizados pagamentos que não estejam cadastrados no
sistema GW;
o) Todos os processos de pagamento devem estar suportados por documentação
devidamente autorizada (notas fiscais, faturas, recibos, dentre outros);
p) É vedado o lançamento de qualquer título no sistema GW pelo setor de suprimentos sem
ter a autorização formal do Gestor;
q) É vedado o lançamento de quaisquer títulos no sistema pelo setor do Contas a Pagar,
exceto a Coordenadora de financeiro que tem autonomia para o lançamento de
pequenas despesas;
r) As guias que vencem dia 20 de cada mês devem ser entregues ao financeiro até o dia
10;
s) Os contratos de serviços que já tem data pré definidas ficam fora dos datas de
pagamento pré estabelecidas no item b deste procedimento.
5.1 Pagamentos para Funcionamento das Operações de Transporte:

As áreas deverão fazer uma programação diária de carregamento referente a

adiantamento do dia, descarga de contêiner, diárias, vale transporte e comissões,
enviar por email para o financeiro no período da manhã, e os saldos deverão ser
solicitados até as 16h. Após o horário estabelecido, o pagamento será efetuado
somente no próximo dia útil;
t) Após ás 16h serão aceitos para pagamento somente socorro de motoristas nas estradas
e adiantamento de fretes, não podendo ultrapassar o horário das 18h, senão só será
efetuado no dia seguinte.

6. DISPOSIÇÕES GERAIS

As situações não previstas neste procedimento devem ser relatados a Gerência Financeira,
que ficará responsável tomar as decisões cabíveis para resolução do problema e por
submetê-los aos demais envolvidos conforme a pertinência;

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Caso as áreas não respeitem os prazos estabelecidos acima, a empresa poderá agir
administrativamente para corrigir o desvio do processo, podendo, para tanto, empregar
advertência formal, por escrito e outras medidas cabíveis aos funcionários e/ou gestores
responsáveis.

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