Modelagem de Processos com o BPMN para a Melhoria de

Processos Acadêmicos do IFS

Ana Carla do Nascimento Santos¹, Fabrício Oliveira Libório², Adriana de Melo
Fontes³
¹Instituto Federal de Tecnologia, Educação e Ciência de Sergipe - Campus Lagarto -
Pov. Carro Quebrado, S/N. Lagarto - SE - Brasil
Coordenadoria de Bacharelado em Sistemas de Informação - Lagarto - SE - Brasil
1
[email protected], [email protected],
³[email protected]

Abstract. In a organization, for your process be well defined and easily

visualized for everyone, is essential the use of process modelling. In this
context, the process modelling and the use of a notation allows that a process
be mapped and them improved. This paper shows a case study relative to the
Business Process Management methodology application for modeling the
Instituto Federal de Sergipe - campus Lagarto registration and registration
locking processes. Based on the analysis and mapping of the current process,
it was proposed improvement resulting the activities automatization, better
understanding of the processes.
Resumo. Em uma organização, para que seus processos sejam bem definidos
e facilmente visualizados por todos os membros, a utilização da modelagem
de processos é essencial. Neste contexto, a modelagem de processos e o uso de
uma notação permite com que os processos sejam mapeados e assim
aprimorados. Este trabalho apresenta um estudo de caso referente à
aplicação da metodologia Business Process Management para modelagem
dos processos de matrícula e trancamento de matrícula do Instituto Federal
de Sergipe - campus Lagarto. A partir do mapeamento e análise dos processos
atuais foram propostas melhorias que resultaram na automatização de
atividades e no melhor entendimento dos processos.

1. Introdução
A administração e o controle de processos em entidades ou empresas definem com
precisão o sucesso ou o fracasso das mesmas. Em cada organização, deve ser detalhada
as atividades e as tarefas que devem ser atribuídas e cumpridas, para que desta forma,
obtenha uma produção de qualidade [Gómez, 2017].
A gestão adequada dos processos torna possível estabelecer a capacidade e rentabilidade
do negócio, detalhar os objetivos e, portanto, é um fator determinante para o
crescimento da organização. Por esta razão, as empresas procuram mecanismos que
permitem, acelerar e automatizar os processos objetivando progresso contínuo.
Para manter a organização dos processos, sendo eles bem definidos ou não em uma
organização, há normas e métricas que definem esse controle, para facilitar não só a
visualização de seus processos, mas também permitindo uma melhoria contínua deles,
para isso existe a Modelagem de Processos de Negócio.
Segundo [Magdaleno et al., 2007], a modelagem de negócio é um conjunto de métodos
e técnicas que auxiliam a organização na formalização do seu negócio, oferecendo uma
representação uniforme da empresa.
Congruente a Modelagem de Processos de Negócio surge o Business Process
Management Notation (BPMN), que é um padrão de linguagem gráfica desenvolvido
pelo Business Process Management Initiative (BPMI). De acordo com [White, 2004], o
objetivo do BPMN é disponibilizar uma notação que seja compreensível para todos os
usuários, desde o analista de negócio que cria o desenho inicial do processo, aos
desenvolvedores técnicos responsáveis pela tecnologia destes processos, e finalmente,
para o responsável por gerenciar e monitorar os processos.
Este trabalho apresenta a aplicação da metodologia Business Process Management
(BPM) para a modelagem dos principais processos acadêmicos do Instituto Federal de
Sergipe (IFS). Foram modelados e analisados os processos atuais referentes à realização
de matrícula e trancamento. Posteriormente, foram propostos novos modelos contendo
as melhorias identificadas por meio da aplicação dos conceitos estudados sobre BPM.
O trabalho está estruturado da seguinte forma. Na seção 2, é exposta a fundamentação
teórica. Na seção 3 se refere à contextualização do estudo de caso, contendo os
processos modelados e as melhorias sugeridas a estes. Na seção final 4 são apresentados
os resultados e discussões.

2. Fundamentação Teórica
A fundamentação teórica apresenta uma breve introdução dos conceitos e tecnologias
abordados neste trabalho, são elas:

2.1. Business Process Management

Segundo [Back, 2016], o termo Business Process Management (BPM) é a área de

conhecimento que serve para definir, criar esboços, realizar a execução, criar registros,
fazer a medição, monitoramento, controle e atualização dos processos de negócio,
informatizados ou não, para alcançar resultados de acordo com os objetivos da
organização. Com a finalidade de atingir a sincronização dos recursos da empresa,
elevar a organização das operações rotineiras e a transparência na direção estratégica o
gerenciamento de processos de negócio envolve todos os setores e níveis de uma
empresa, do começo ao fim, buscando alcançar a definição, a melhoria e a gestão dos
processos de negócio.
O ciclo do BPM proposto por [Baldam et al., 2009] está estruturado em 4 fases, são
elas:
• Planejamento: Nesta etapa são definidos quais são os processos mais importantes para
a estratégia da organização, e levantados seus pontos fracos, ou seja, verificação de
falha nos processos que causam danos à organização. É realizada a definição dos planos
de ação para implantação e uma hierarquização dos processos que necessitam uma ação
imediata [Baldam et al., 2009]. Conforme [Davenport, 1994], antes de seguir para a
implantação e o gerenciamento, é preciso alinhar o processo de negócio, de forma que
este atenda aos objetivos estratégicos da empresa.
• Modelagem e otimização de processos: A modelagem de processos é a fase mais
visível do BPM. Esta fase engloba atividades que permitem obter informações sobre o
processo atual (AS IS) e sobre o modelo de processo futuro (TO BE). Para isso, é
necessário compreender e documentar os processos e coletar informações como custo,
recursos e tempo necessários para a sua realização [Baldam et al., 2009].
• Execução de processos: São atividades que garantirão a implementação e a execução
dos processos. São atividades dessa fase: a implantação dos planos de transferência de
tecnologia, treinamentos, ajustes de equipamentos, métodos e, se necessários, softwares.
O acompanhamento dos processos implantados, monitoria e controle da execução de
instâncias de processo, também, são realizados nessa etapa.
• Controle e análise de dados: O ideal é que o controle esteja presente durante todas as
etapas da aplicação do BPM, desde o planejamento até a análise pós-conclusão da
execução. Nessa etapa é importante o uso de indicadores, gerando informações que
posteriormente realimentarão as atividades de otimização e planejamento [Baldam et al.,
2009]. A etapa será responsável pela realimentação do processo de aplicação do BPM,
pois, informa o andamento de cada critério necessário para a qualidade da operação.
O BPM tem como finalidade fazer existir uma percepção holística da gestão estratégica
orientada a processos, procurando visualizar todos os seus elementos e todas as áreas
envolvidas na sua realização. Onde o objetivo é encontrar a eficiência e
incontestabilidade dos negócios, criando um mapa de melhoria contínua e aplicando a
tecnologia como instrumento para propiciar rapidez e reconhecimento.
Segundo [Smith; Fingar, 2007], com a aplicação do BPM nas organizações, reformula-
se toda a estrutura da organização, desde tarefas mais simples até as mais complexas.
Suas ferramentas monitoram o andamento dos processos de uma forma rápida, com
baixo custo e fácil entendimento. O BPM permite modelar o processo existente, testar
inúmeras variações, gerenciar melhorias e/ou inovações que a organização pretenda
seguir e entregar os resultados com rapidez.

2.2 Notação de Modelo de Processo de Negócios

Business Process Model and Notation (BPMN) é uma notação gráfica que descreve a
lógica das etapas de um processo comercial. Esta notação foi especialmente projetada
para coordenar a sequência de processos e as mensagens que fluem entre os
participantes de diferentes atividades. A simbologia usada pela BPMN é muito ampla,
mas basicamente representa: eventos, atividades e decisões [Calle et al., 2014].
A notação BPMN tornou-se um padrão para modelagem de processos de negócio em
iniciativas de BPM devido a simplicidade nas suas formas de representação que
permitem a rápida compreensão pelos especialistas do negócio e a facilidade de
comunicação com os responsáveis pela tecnologia de informação da empresa, aliada às
tecnologias que permitem a automatização dos processos modelados [Tolfo et al.,
2013].

3. Contextualização do Estudo de Caso

O IFS está vinculado ao Ministério da Educação e possui natureza jurídica de autarquia,
sendo detentor de autonomia administrativa, patrimonial, financeira, didático-
pedagógica e disciplinar. O IFS é, atualmente, constituído de 08 (oito) campi. Dentre
estes, o campus Lagarto foi selecionado para este estudo de caso devido ao fácil acesso
dos autores aos documentos e profissionais que executam os processos no campus.
A Coordenadoria de Registro Escolar (CRE), diretamente subordinada à Gerência de
Apoio e Inclusão, é responsável pelo recebimento, controle, verificação, registro e
guarda da documentação acadêmica dos discentes do campus Lagarto.
Os processos que serão modelados neste trabalho estão atrelados à documentos e
regulamentos da instituição, não seria diferente com o processo de Registro Escolar, os
quais são mantidos pelo Regulamento de Organização Didática (ROD).
O mapeamento de processos do IFS foi iniciado pela CRE devido à dificuldade
apresentada pelos discentes referentes ao entendimento, periodicidade, clareza e
dificuldades encontradas na realização dos processos de Matrícula e Trancamento de
Matrícula. Os quais foram modelados o processo atual (AS IS) e a proposta e melhoria
(TO BE).

3.1. Classificação da Pesquisa

O presente artigo é definido como um estudo de caso, pois possui uma pesquisa de
natureza aplicada, que envolve uma metodologia sugerida para esclarecer e propor
melhoria de uma situação específica. Dispõe de uma abordagem qualitativa, no qual foi
realizado através de análise de documentos, de processos existentes e interpretações de
editais.
O levantamento de requisitos para a modelagem dos processos de negócio do IFS foi
realizado por meio de documentos (ROD e editais que prevê as normas estabelecidas
pela instituição), entrevista com os responsáveis pelos processos e visita in loco.

3.2. Coleta e Análise dos Dados

3.2.1. Processo de Matrícula

De acordo com o levantamento de requisitos realizado, o IFS possui dois tipos de
processo seletivo: ingresso por meio do resultado do SISU e pelo processo seletivo
realizado pelo IFS.
O processo de Matrícula é normatizado pelo ROD e também pelo edital do processo
seletivo publicado semestralmente. Após a realização de ambos os processos seletivos
os candidatos são notificados para que compareçam no IFS para a realização da
matrícula. Para a realização da matrícula, uma série de documentos são necessários.
Dependendo do tipo de reserva de vaga solicitada pelo candidato, documentos
adicionais são necessários. Caso os candidatos convocados não compareçam dentro do
prazo estipulado, estes serão considerados desistentes, com isso, as vagas destes
candidatos serão substituídas por outros, sendo estes nomes vindo de uma lista de
excedente que é gerada pelo resultado do processo seletivo em questão.
Conforme apresentado na Figura 1, o processo de matrícula atual (AS IS) inicia após o
resultado dos processos seletivos SISU e do vestibular do IFS. Após o resultado do
processo seletivo, o sistema gera automaticamente uma lista contendo os candidatos
aprovados e excedentes. Com a lista pronta, está será divulgada no site da instituição
para que os candidatos aprovados realizem a matrícula.
 Figura 1: Processo As Is de Realização de Matrícula. Fonte: Autor

A matrícula será realizada mediante apresentação dos documentos pessoais dos

candidatos aprovados no processo seletivo. Além dos documentos pessoais, também
será necessário apresentar documentos específicos de acordo com a natureza da reserva
de vaga escolhida pelo candidato (negro, pardo ou indígena; baixa renda e deficiência).
Além destes documentos, todos os candidatos devem apresentar documentos pessoais,
certificado de alistamento militar (para homens maiores de 18 anos) e a certificação de
quitação eleitoral (no caso de eleitores). Para candidatos menores de idade, a matrícula
deverá ser realizada pelos pais ou por um procurador com documento de identificação
(RG) e procuração.
Antes de efetivar a matrícula, a CRE checa se o candidato se encontra aprovado no
processo seletivo, dentro do prazo e se os documentos apresentados correspondem aos
exigidos para a vaga em que o candidato foi aprovado. O não comparecimento para
realização da matrícula dentro do prazo ou o descumprimento dos critérios de matrícula
implicará na desistência do candidato e convocação do próximo excedente na lista. Este
processo será repetido até que todas as vagas sejam preenchidas ou não exista mais
candidatos excedentes, conforme apresentado na Figura 1.

Figura 2: Melhoria proposta para convocar os candidatos antes da abertura de matrícula,

onde irá convocar os candidatos selecionados. Fonte: Autor
A melhoria proposta para este processo, indicada na Figura 2, se refere à notificação dos
candidatos convocados, contendo todas as informações necessárias para a realização da
matrícula, tais como: local de entrega dos documentos, lista de documentos necessários,
de acordo com a reserva de vaga solicitado por ele, o prazo e outras informações que
poderão ser úteis para o processo de matrícula, conforme apresentado na Figura 3. Outra
melhoria se refere à utilização de sistemas automatizados, onde caso o candidato
convocado não trazer os documentos no prazo estipulado, o sistema automaticamente o
exclui desta lista, incluindo alunos considerados excedentes.

Figura 3: Subprocesso de Convocação dos Candidatos, que irá notificar os candidatos

selecionados com informações sobre a realização da matrícula. Fonte: Autor

3.2.2. Processo de Trancamento de Matrícula

De acordo com a Figura 4, o processo de trancamento de matrícula é definido pelo ROD
e normatiza o trancamento para alunos de nível técnico integrado, subsequente,
graduação e pós-graduação.

Figura 4: Processo de Realização de Trancamento de Matrícula. Fonte: Autor.

De acordo com o levantamento de requisitos realizado, o trancamento de matrícula pode

ser solicitado até um mês após o início do semestre letivo. Após esse período, o
processo só poderá ser solicitado em caso de doença, licença maternidade, ou prestação
serviço militar, ambos com documentação comprobatória. Para alunos menores de
idade, se faz necessário a presença de um responsável legal para realizar o trancamento
da matrícula.
Neste processo se faz necessário o preenchimento do requerimento de solicitação de
trancamento anexando um documento de identificação e motivo (para caso de doença).
A CRE realiza o arquivamento do formulário e do documento comprobatório
apresentado e emite um comprovante de recebimento para o aluno ou responsável legal.
Posteriormente, a CRE altera a situação da matrícula do aluno para trancada no sistema
acadêmico.

Figura 5: Subprocesso que verifica os critérios de aprovação da solicitação realizada

pelo funcionário do setor. Fonte: Autor.

A melhoria sugerida para este processo está ligada diretamente a inserção de atividades
automatizadas. O processo dá-se início pela solicitação de trancamento realizada pelo
aluno no sistema acadêmico do IFS. Por meio de processos automatizados serão
realizadas as validações: verificação da idade do aluno, validação do motivo e
efetivação do trancamento de forma automático, caso o motivo tenha sido deferido.
 Figura 6: Melhoria proposta no processo de Trancamento de Matrícula. Automatização
de algumas atividades e inserção de novos atores. Fonte: Autor
Outra melhoria proposta foi a inserção de dois novos atores no processo de trancamento
de matrícula denominados coordenador e secretário. Conforme apresentado na Figura 6,
o secretário atua na recepção e emissão dos comprovantes referente aos documentos
recepcionados. Posteriormente, o coordenador válida e efetiva o trancamento. Para os
trancamentos realizados por motivos médicos, o sistema enviará uma notificação
automática para a Coordenação de Inclusão Estudantil (CDI). Esta notificação
possibilitará que a CDI tenha ciência e possa prestar acompanhamento ao aluno.
 Figura 7: Subprocesso automatizado proposto para verificar informações do aluno.
Fonte: Autor

4. Considerações Finais e Discussões

A modelagem dos processos acadêmicos do IFS - campus Lagarto foi realizada
objetivando suprir as dificuldades apresentadas pelos discentes na realização dos
processos de matrícula e trancamento de matrícula. Os processos atuais (AS IS) foram
modelados conforme regulamentado no ROD e informações adquiridas na entrevista e
visita realizada in loco.
O mapeamento dos processos existentes possibilitou maior visibilidade de todo o
processo, dos setores envolvidos, dos documentos necessários e o fácil entendimento de
todas as atividades que o compõem. Os processos AS IS facilitaram o entendimento das
atividades e documentos envolvidos no processo e possibilitaram a realização da análise
crítica que culminou na identificação de pontos de melhoria.
Por meio da análise dos processos AS IS, percebeu-se que algumas atividades poderiam
ser realizadas utilizando sistemas automatizados. Outra proposta de melhoria sugerida
no modelo TO BE foi a adição atividades aos processos com a finalidade de notificar os
discentes com informações específicas sobre o processo que estão realizando.
Outro resultado relevante se refere à agilidade e redução da burocracia associada aos
processos. Diferente do ambiente encontrado, no qual as regras e processos eram
divididos em documentos distintos. Os processos modelados encontram-se disponíveis
em um único documento que contemplam todas as suas atividades e acessíveis a todos
os funcionários e discentes.
Embora os modelos deste trabalho tenham sido elaborados para os processos
acadêmicos do IFS - campus Lagarto, os resultados obtidos referentes à modelagem e
melhorias aplicadas aos processos são válidas e aplicáveis para outros processos e
organizações.
5. Referências
Gómez E. F., Rodríguez M. C. y Almeida O. B. (2017): “Descripción y modelamiento
de los procesos administrativos en la Educación superior mediante BPMN (modelo y
notación de procesos de negocio)”, Revista Atlante: Cuadernos de Educación y
Desarrollo (Setembro de 2017).
Calle X., Mayorga F., et al. (2014): “Aplicación de la metodología BPM: RAD en una
institución de educación superior”. Disponivel em :
<http://dspace.ucuenca.edu.ec/bitstream/123456789/21407/1/TIC.EC_19_Calle%20et%
20al.pdf>. Acesso em: 01 jul. 2018.
Tolfo C., Medeiros T.S., Mombach J. G. (2013): “Modelagem De Processos Com Bpmn
Em Pequenas Empresas: Um Estudo De Caso”. Disponível em:
<http://www.abepro.org.br/biblioteca/enegep2013_TN_STO_177_013_22720.pdf>.
Acesso em: 01 jul. 2018.
Magdaleno A. M. et al.(2007): “Uma Estratégia Para Gestão Integrada De Processos E
Tecnologia Da Informação Através Da Modelagem De Processos De Negócio Em
Organizações”. Publicado em researchgate, disponível em:
<https://www.researchgate.net/profile/Andrea_Magdaleno/publication/242773518_uma
_estrategia_para_gestao_integrada_de_processos_e_tecnologia_da_informacao_atraves
_da_modelagem_de_processos_de_negocio_em_organizacoes>. Acesso em: 01 jul.
2018.
Back T. J.I. (2016): “A Importância da Modelagem dos Processos de Negócio
Utilizando Business Process Model and Notation (BPMN): Um Estudo de Caso”.
Disponível em: <https://repositorio-aberto.up.pt/handle/10216/84651>. Acesso em: 01
jul. 2018.
Smith, H.; Fingar, P. Business Process Management: the third wave. Tampa: Meghan-
Kiffer Press, 2007.
White, S. A. Introduction to BPMN. 2004. Disponível em: <http://www.bpmn.org>.
Acesso em: 01 jul. 2018.
Baldam, R.; Valle, R.; Pereira, H.; Hilst, S.; Abreu, M.; Sobral, V. Gerenciamento de
processo de negócios: BPM – Business Process Management. 2a Ed. São Paulo: Érica,
2009.
Davenport, T. H. Reengenharia De Processos. Rio De Janeiro: Campus, 1994.
Gonçalves, J. E. L. As empresas são grandes coleções de processos. RAE - Revista de
Administração de Empresas. São Paulo, v. 40, n. 1, Jan./Mar., 2000.
Mariano I. C., Muller C.J. (2012). Melhoria de Processos pelo BPM: Aplicação no Setor
Público. Disponivel em: <http://www.lume.ufrgs.br/handle/10183/65643>. Acesso em:
01 jul. 2018.