PR_GQ_6.3.

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PROCEDIMENTO
Revisão: 05
Data de Revisão
PROGRAMA 5S
08/08/2016

1. Objetivo

Estabelecer critérios de verificação na organização, com ênfase na qualidade dos serviços

prestados.

2. Definições

Programa 5S: A metodologia possibilita desenvolver um planejamento sistemático de

classificação, ordem e limpeza, permitindo assim de imediato maior produtividade, segurança,
clima organizacional e motivação dos funcionários, com consequente a melhoria da
competitividade organizacional.

Origem: Os 5S são as iniciais de cinco palavras japonesas - Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e
Shitsuke, que significam respectivamente: Utilização, Ordenação, Limpeza, Saúde e
Autodisciplina.

1º Senso – Seiri (Utilização): Utilização, arrumação, organização, seleção, classificação. Ter

senso de utilização é identificar materiais, equipamentos, ferramentas, utensílios, informações
e dados necessários e desnecessários, descartando ou dando a devida destinação àquilo
considerado desnecessário ao exercício das atividades.

2º Senso – Seiton (Ordenação): Ordenação, sistematização, classificação. Ter senso de

ordenação é definir locais apropriados e critérios para estocar, guardar ou dispor materiais,
equipamentos, ferramentas, utensílios, informações e dados de modo a facilitar o seu uso e
manuseio, facilitar a procura, localização e guarda de qualquer item, ou seja, “cada coisa no seu
devido lugar”.

3º Senso – Seiso (Limpeza): Limpeza, zelo. Ter senso de limpeza é eliminar a sujeira ou objetos
estranhos para manter limpo o ambiente bem como manter dados e informações atualizadas
para garantir a correta tomada de decisões. O mais importante neste conceito não é o ato de
limpar, mas o ato de “não sujar”. Isto significa que além de limpar é preciso identificar a fonte
de sujeira e as respectivas causas, de modo a podermos evitar que isto ocorra (bloqueio das
causas).

4º Senso – Seiketsu (Saúde): Asseio, higiene, saúde, integridade, padronização. Ter senso de
asseio significa criar condições favoráveis à saúde física e mental, garantir ambiente não
agressivo e livre de agentes poluentes, manter boas condições sanitárias nas áreas comuns,
zelar pela higiene pessoal e cuidar para que as informações e comunicados sejam claros, de
fácil leitura e compreensão. Mais importante do que alcançar um nível de excelência, é a
padronização deste nível.

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5º Senso – Shitsuke (Autodisciplina): Autodisciplina, educação, cortesia, compromisso,

formação de hábitos. Ter senso de autodisciplina é desenvolver o hábito de observar e seguir
normas, regras, procedimentos, atender especificações, sejam elas escritas ou informais. Este
hábito é o resultado do exercício da força mental, moral e física. Asseio significa criar condições
favoráveis à saúde física e mental, garantir ambiente não agressivo e livre de agentes
poluentes, manter boas condições sanitárias nas áreas comuns, zelar pela higiene pessoal e
cuidar para que as informações e comunicados sejam claros, de fácil leitura e compreensão.

“Dia D”: Dia destinado para a implantação dos três primeiros sensos: Utilização/Ordenação e
Limpeza. É o marco inicial para a implantação do Programa.

Comitê 5S: É formando por um grupo de colaboradores que executarão a implantação do Dia
"D". O Comitê ficará responsável também pela continuidade do Programa. Os integrantes do
grupo, no máximo 10 integrantes, deverão ser escolhidos dentre os colaboradores que tenham
predisposição para os assuntos voltados à área de qualidade.

Cartilha 5S: Material de apoio para leitura dos colaboradores, com informações sobre o
Programa 5S, definições, modo de implantar, etc.

Auditorias Internas: Tem por finalidade desenvolver um plano de ação que auxilie a
organização a alcançar seus objetivos adotando uma abordagem sistêmica e disciplinada para a
avaliação e melhoria da eficácia dos processos de gerenciamento de riscos com o objetivo de
adicionar valor e melhorar as operações e resultados de uma organização.

Eficiência: Cuida de fazer as coisas bem, resolver problemas, salvaguardar recursos, cumprir
com o seu dever e reduzir custos.

Eficácia: Cuida de fazer as coisas certas, produzir alternativas criativas, maximizar a utilização de
recursos, obter resultados e aumentar o lucro.

Efetividade: Significa atingir os padrões de eficiência e eficácia nos níveis máximos e os

objetivos forem satisfeitos.

3. Responsabilidade / Procedimento

3.1. Implantação do Programa 5S

Alta Direção/Gerencia

a) Deve estar comprometido com o programa;

b) Deve disponibilizar os recursos necessários para a implantação.

Coordenador da Qualidade:

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a) Deve levantar, pesquisar, avaliar, estudar informações sobre o programa e planejar seu
processo de implantação:

3.1.1. Pré-implantação:

a) Avaliar a percepção do Programa pelos colaboradores, antes da implantação;

b) Criar o logo oficial do Programa;
c) Elaborar a cartilha;
d) Criar e divulgar os cartazes de cada senso em locais estratégicos da empresa;
e) Fotografar cenário atual: salas, mesas, gavetas, armários, etc;
e.1) É recomendável que se evite fotografar funcionários ou objetos que os
identifiquem a fim de evitar constrangimentos.
f) Criar equipe de apoio, apresentar o programa e qual o papel deste grupo no
processo e no sucesso de sua implantação;
g) Treinar a equipe de apoio e elaborar o Cronograma de implantação de todos os Ss
(5W2H);
h) Lançar o “Programa 5S” para sensibilização de todos;
i) Colocar em prática o “Programa 5S”, começando pelos 3 (três) primeiros sensos;
j) Seguir o cronograma de implantação;
k) Deve, após a implantação do Programa, fotografar cenário atual: salas, mesas,
gavetas, armários, etc;
k.1) É recomendável que se evite fotografar funcionários ou objetos que os
identifiquem a fim de evitar constrangimentos.
l) Avaliar o cenário pós-implantação;
m) Contabilizar o descarte;
n) Divulgar aos colaboradores o resultado da implantação, através das fotos (antes x
depois), total do descarte e com os resultados dos indicadores.

3.1.2. Criação da equipe de apoio:

A equipe de apoio do “Programa 5S” foi selecionada pela Coordenadora da Qualidade

para auxiliá-la na implantação e manutenção do programa, sendo o total mínimo de
participantes por setor:
 Administrativo: 01 colaborador;
 GDOC: 05 colaboradores.

3.1.3. Atribuições do Coordenador da Qualidade:

a) Gerenciar todas as atividades de implantação do Programa;

b) Representar o Comitê junto à alta Administração/Gerencia.

3.1.3.1. Perfil do Coordenador da Qualidade:

 Possuir conhecimento do Programa 5S;

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 Possuir amplo conhecimento da Instituição;

 Ter livre acesso a gerentes/supervisores /chefes das áreas envolvidas;
 Ser respeitado tanto pessoal, quanto tecnicamente na Instituição;
 Ser formador de opinião;
 Ser comunicativo e ter empatia;
 Liderança

3.1.4. Atribuições do Comitê de apoio "5S":

a) Monitorar a execução e manutenção do Programa;

b) Multiplicar os conceitos do Programa;
c) Intermediar as informações e as orientações entre o Coordenador e os
funcionários;
d) Executar as ações previstas no planejamento de implantação do Programa;
e) Transmitir ao Coordenador as dificuldades e as oportunidades observadas junto
aos funcionários.

3.1.4.1. Perfil do Membro do Comitê de apoio "5S":

 Possuir boa capacidade de comunicação;

 Ter credibilidade;
 Ter disponibilidade para aprender;
 Ter facilidade de compreensão e comunicação;
 Ser formador de opinião.

3.2. Manutenção do Programa 5S

Alta Direção/Gerencia

a) Deve estar comprometido com o programa;

b) Deve disponibilizar os recursos necessários para a manutenção.

Colaboradores

a) Deve avaliar seu local de trabalho, averiguando se os requisitos estão implantados e

mantidos;
a.1) As evidências de não conformidades encontradas deverão ser registradas,
conforme PR_GQ_8.3 Controle de Serviço Não-Conforme;

1º Senso – Utilização (Manutenção diária):

 Procurar manter o local organizado, sem excesso de materiais;
 Informar o tempo de permanência dos documentos;

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 Verificar diariamente se os materiais sobre a mesa são os que estão

efetivamente sendo utilizados;
 Não manter materiais e objetos debaixo de mesas;
 Manter no quadro negro ou branco apenas: giz ou pincel atômico (somente
1 jogo) em condições de serem utilizados e nos devidos lugares;

2º Senso – Ordenação (Manutenção diária):

 Manter os locais identificados (corredores, passagens, salas, áreas e
equipamentos de segurança);
 Manter objetos de uso comum no seu devido lugar;
 Manter gavetas e armários identificados e de acordo com o sistema de
arquivamento;
 Manter pastas identificadas, organizadas e ordenadas conforme indicação
externa ao arquivo;
 Verificar se não há objetos impedindo passagens;
 Manter os quadros de avisos sem excesso de papel e verificar se tem
carimbo para data da colocação e data da retirado do papel fixado.

3º Senso – Limpeza (Manutenção diária):

 Manter os locais de trabalho (equipamentos, móveis, paredes, janelas,
pisos) sempre limpos;
 Manter perfeita higiene pessoal (banho diário, cabelos limpos, penteados e
presos);
 Usar uniforme limpo;
 Usar equipamento de proteção individual (EPI) quando recomendado;
 Dar suporte à equipe de limpeza para a manutenção e realização dos
serviços.

4º e 5º Senso – Saúde / Autodisciplina (Manutenção diária):

 Manter as salas arrumadas após o expediente;
 Manter as luzes apagadas após a saída do local;
 Comunicar ao se ausentar do local de trabalho;
 Manter os equipamentos de trabalho conservados;
 Verificar se os recipientes de lixo estão utilizados corretamente;
 Praticar a coleta seletiva;
 Cumprir com os horários e prazos;

Comitê de Apoio “5S”

a) Avaliar semanalmente cada etapa do programa, identificando se estão sendo atendidas;

a.1) Quando possível, realizar rodízios entre os membros do comitê durante as
avaliações semanais;

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b) Deve ao final do mês realizar uma análise crítica do seu setor de responsabilidade do
programa “5S” e comunicar ao coordenador da Qualidade o resultado obtido.

3.3. Auditoria 5S:

Coordenador da Qualidade / Auditor Interno:

a) Realizar a auditoria com ou sem aviso prévio, dando um prazo de 4 meses entre as
auditorias;
a.1) É necessário o acompanhamento do representante do comitê da área a ser
auditada;
b) Deve realizar as auditorias com base no questionário específico contido no
documento FO_GQ_050 Check List para Avaliação do Programa 5S;
b.1) As não-conformidades detectadas nas auditorias poderão ser resolvidas até o
final da mesma;
b.2) Após a tomada de ação, a área avisa o auditor para que o mesmo verifique a
ação.
c) Deve registrar no sistema LSI, as não-conformidades apontadas durante a auditoria;

4. Referências

PR_GQ_4.2.1 Elaboração de Procedimento e Instrução de Trabalho

PR_GQ_8.3 Controle de Serviço Não-Conforme

5. Registros

FO_GQ_050 Check List para Avaliação do Programa 5S

6. Fluxograma Macro do Processo

Não Aplicado

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